Raadsbijlage Voorstel inzake huisvesting stadsdeelkantoor Woensel-

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Dienst Algemene en Publiekssaken Raadsbijlage nummer xao lnboeknummer oxjoosga4 Beslisdatum BBcW xx juni aoox Dossiernummer x Raadsbijlage Voorstel inzake huisvesting stadsdeelkantoor Woensel- Noord 1 Inleiding Ons beleid is erop gericht om de Stadsdeelkantoren zo spoedig mogelijk "op locatie" te huisvesten. Hiertoe hebben wij in onze vergadering van 29 augustus 2000 per stadsdeel een strategie vastgesteld op basis waarvan een locatie moest worden gezocht met als algemene kwaliteitsvoorwaarden: gebouw met uitstraling; centrale ligging; goede bereikbaarheid (ook per auto en openbaar vervoer); instemming vanuit het stadsdeel zelf. Per Stadsdeelkantoor gaan wij uit van gemiddeld 500 m2 en een jaarlastenniveau van gemiddeld f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,0xl). Hierbij is vooralsnog geen rekening gehouden met een jaarlijkse indexering als gevolg van gewijzigde marktomstandigheden. De Stadsdeelkantoren Tongelre, Woensel-Zuid, Strijp en Gestel zijn reeds op locatie gehuisvest, voor een overzicht van de huisvestingslasten verwijzen wij u naar bijlage 1 (ligt voor u ter inzage). Deze notitie bevat een huisvestingsvoorstel voor Woensel-Noord. 2 Probleemstelling Na een uitvoerige zoektocht naar geschikte locaties wordt voor het Stadsdeelkantoor Woensel-Noord een pand voorgesteld in het Winkelcentrum Blixembosch. Als de gemeente op de huurvoorwaarden wil ingaan dient er uiterlijk medio juni 2001 (18 juni 2001) een besluit te worden genomen. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Door het aangaan van de huurovereenkomst en het geschikt maken van het pand kan door het stadsdeelteam Woensel-Noord daadwerkelijk invulling worden gegeven aan het raadsbesluit met betrekking tot stadsdeelgericht werken. Hiermede zal de gemeente letterlijk en figuurlijk dichter bij de burger kunnen opereren, een aspect waar de betreffende buurtorganisaties veel belang aan hechten.

2 Raadsbijlage nummer rao 4 Wijze van aanpak/oplossingsrichting Ruimtelijke behoefte stadsdeelteam Woensel-Noord. Woensel-Noord is een stadsdeel met woningen, inwoners, veel verkeer en veel groen. Qua aard en grootte wijkt Woensel-Noord dan ook duidelijk af van de andere stadsdelen die qua opbouw en structuur zijn gebaseerd op de voormalige dorpen. Dit heeft in beperkte mate geleid tot afwijkingen (maatwerk) van de zogenaamde basisformatie. Zo is bijvoorbeeld de medewerkster klachtencentrale bij Woensel-Noord gestationeerd alsmede de secretarissen van de Dorpsraad Acht en de Wijkraad Vaartbroek-Heesterakker-Bokt. In totaliteit werken er in het team Woensel- Noord 20 mensen waarvan twee personen een duobaan hebben. Het gaat dus om 19 werkplekken die op basis van een gemiddelde bezetting van 15 personen per stadsdeel (= 500 m2) ongeveer 630 m2 ruimte nodig zouden hebben. Zoektocht naar geschikte locaties. Vanaf de oprichting van de Stadsdeelkantoren is indringend gezocht naar passende huisvesting. Hierbij is met name gekeken of er aansluiting kon worden gevonden bij de voorgenomen renovatie van het Winkelcentrum Woensel. Uit gesprekken met de projectontwikkelaar is echter gebleken dat een van de twee beoogde locaties op z n vroegst medio 2002 beschikbaar zou komen en dat er derhalve toch extra (hoge) kosten dienden te worden gemaakt voor tijdelijke huisvesting in de nabijheid van deze locatie. Afgezet tegen de gestelde criteria blijkt dat een locatie in het Winkelcentrum Woensel uiteindelijk niet haalbaar is gezien de beschikbaarheid en de financiele middelen. De huurprijs van een pand in het Winkelcentrum Woensel ligt minimaal 509o per m2 hoger dan de huurprijs van de beoogde locatie. In bijlage 2 treft u een uitvoerige beschrijving aan van de 11 onderzochte mogelijkheden, te weten: 1 Winkelcentrum Woensel: pand gedeeltelijk gelegen boven Wibra-pand. Resume: beschikbaar medio 2002, zeer hoge huurprijs (+ verhoogd BTW-verhaal), dure noodhuisvesting noodzakelijk, beperkte publieksruimte, betaald parkeren in de toekomst (bijlage 2, blz. 1); 2 kantoor annex woning Luxemburglaan 119. Resume: pand is kantoor annex woonruimte met een te geringe oppervlakte (bijlage 2, blz.2); 3 Vaartbroek: object Amandelpoort. Resume: geen pand meer beschikbaar (bijlage 2, blz. 3); 4 nieuwbouw kantorencomplex Avignonlaan. Resume: geen centrale ligging, bereikbaarheid, pand ligt in industriegebied (bijlage 2, blz. 4); 5 Vaalserbergweg 313. Resume: geen centrale ligging, bereikbaarheid, pand ligt in autopark, 800 m2 (bijlage 2, blz. 5);

3 Raadsbij lage nummer rao 6 Vlokhoven: Unitas-wijkgebouw. Resume: beschikbaar in 2003 (bijlage 2, blz. 6); 7 Winkelcentrum Woensel: pand Carpetti. Resume: pand voldoet niet aan ARBO-eisen, kosten voor eventuele verbouwing zijn te hoog en niet te overzien (bijlage 2, blz. 7); 8 kantoorruimte Ukkelstraat 2. Resume: ligging en herkenbaarheid niet goed, publieksruimte geen daglicht, publiekruimte geen verbinding met overig kantoor (bijlage 2, blz. 8); 9 Winkelcentrum Woensel: nieuwbouwpand bibliotheek/ing-bank. Resume: beschikbaarheid afhankelijk van komst derden, beschikbaar eind 2002, hoge huurpijs+ verhoogd BTW-verhaal, extra hoge kosten voor noodzakelijke noodhuisvesting, toekomst betaald parkeren, extra verhuiskosten (bijlage 2, blz. 9); 10 Winkelcentrum Woensel: nieuwbouwpand bij boekhandel Doornen. Resume: beschikbaar eind 2004/2005, beperkte publieksruimte, hoge huurprijs+ verhoogd BTW-verhaal, extra hoge kosten voor noodzakelijke noodhuisvesting, toekomst betaald parkeren, extra verhuiskosten (bijlage 2, blz. 10); 11 hoek Marathonloop/Huizingalaan: pand Kids playground. Resume: ligging niet centraal, ligt binnen sportgebied, in het pand is gevestigd speelpaleis en kinderopvang (bijlage 2, blz. 11). Kerngegevens locatie Winkelcentrum Blixembosch. Tijdens de zoektocht naar een goede locatie zijn ook de mogelijkheden onderzocht van het Winkelcentrum Blixembosch. Qua ligging uitermate geschikt, ook in de ogen van onze partners (buurt- en bewonersorganisaties). Eind maart 2001 is daar onverwacht een permanente locatie vrijgekomen doordat de Rabobank om organisatorische redenen een pand niet zal gaan betrekken. De eigenaar ziet in een Stadsdeelkantoor meerwaarde voor het door hem ontwikkelde winkelcentrum. De functie past perfect in het totale concept; de locatie voldoet aan de gestelde criteria. Het nieuwbouwpand is geheel gelegen op de begane grond, geheel toegankelijk voor mindervalide personen, is 550 m2 groot, heeft optimale inrichtingsmogelijkheden en is circa juni 2001 beschikbaar. De bereikbaarheid is goed, er zijn meer dan voldoende gratis parkeerplaatsen. Het pand heeft een uitermate representatieve en aantrekkelijke uitstraling. Het gebruik van het pand als Stadsdeelkantoor is niet strijdig met het vigerende bestemmingsplan. Voorwaarden. De huurprijs bedraagt f 325,ÃćâĆňâĂİ (f 147,48) per m2 inclusief BTW. De totale huurprijs is 550 m2 x f 325,ÃćâĆňâĂİ = f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,21) op jaarbasis (voor het gehele pand casco opgeleverd).

4 Raadsbijlage nummer xao Diverse investeringskosten van bouwkundige en installatietechnische aard komen voor rekening van de verhuurder, doch zullen worden doorberekend in de huurprijs voor een bedrag van f ,ÃćâĆňâĂİ (< ,01) (inclusief BTW) per jaar. Afhankelijk van de huurperiode zal de verhuurder bij vertrek tegemoetgekomen worden in de resterende boekwaarde van de gedane investeringen. Inrichtingskosten. Door het Facilitair Bedrijf van de dienst Algemene en Publiekszaken is aan de hand van ervaringscijfers, mede verkregen uit eerdere realisatie van de Stadsdeelkantoren, een totale inrichtings- en verbouwingsbegroting opgesteld. Onafhankelijk daarvan heeft projectontwikkelingsburo Haagdijk een begroting gemaakt volgens gestelde standaardnormen. Beide begrotingen ontliepen elkaar nauwelijks. Een deel kan worden opgenomen in de huurprijs; de eenmalige investering ten laste van het Stadsdeelkantoor Woensel-Noord bedraagt circa f ,ÃćâĆňâĂİ (< ,51). Bezuinigen op het inrichtingsniveau worden tenietgedaan door extra onderhoudskosten op termijn. Huurovereenkomst. Met de eigenaar, de heer F. Tielemans c.s., insulindelaan 113, 5642 CV Eindhoven, zijn principeafspraken gemaakt met betrekking tot het aangaan van een huurovereenkomst aangaande het pand gelegen in het Winkelcentrum Blixembosch, Ouverture 85-89, zulks voor een totale huurprijs van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,22) per jaar (inclusief BTW en bijdrage in de investeringskosten) voor een huurperiode van vijf jaar met vijf optie jaren onder de gebruikelijke bepalingen en voorwaarden die van toepassing zijn bij de huur en verhuur van bedrijfsonroerend goed. Een en ander onder voorbehoud van goedkeuring van de raad met betrekking tot het beschikbaar stellen van de benodigde middelen. Nadere beschouwing en conclusies. In het Winkelcentrum Blixembosch is een locatie beschikbaar voor het Stadsdeelkantoor Woensel-Noord waarbij de onderhandelingen over de huurprijs van het casco een bodem hebben bereikt van f 325,ÃćâĆňâĂİ (E 147,48) inclusief BTW zonder indexering gedurende twee jaar. Andere huurders betalen dit bedrag exclusief BTW en met indexering. De locatie/het pand is met 550 m2 geschikt voor een omvorming tot Stadsdeelkantoor; gelet op de geraamde behoefte van het team Woensel-Noord (630 m2) is verlaging van het aantal m2 (door bijvoorbeeld een unit van 99 m2 af te splitsen) niet mogelijk. Goedkopere andere direct beschikbare locaties zijn niet voorhanden en zijn naar verwachting op korte termijn ook niet beschikbaar; ter illustratie kan worden opgemerkt dat het huurprijsniveau van vergelijkbare kantoorruimte in het Winkelcentrum Woensel, casco opgeleverd, voor een begane grondsituatie momenteel

5 Raadsbijlage nummer xao f 773,50 (E 351,00) inclusief BTW en f 357,ÃćâĆňâĂİ (6 162,00) inclusief BTW bedraagt op de 1 verdieping, exclusief servicekosten en met direct ingaande indexering. De verhuurder wenst op zeer korte termijn uitsluitsel van de gemeente; niet akkoord gaan met de condities betekent dat de onderhandelingen zullen worden gestopt en dat verhuurder met derden in zee gaat. 5 Financiele gevolgen en risico s De totale investering voor het Stadsdeelkantoor Woensel-Noord bedraagt circa f ,ÃćâĆňâĂİ (E ,46). Hiervan wordt circa f ,ÃćâĆňâĂİ (E ,04) gedekt door de dienstverleningsovereenkomst met het Facilitair Bedrijf, waardoor een investering resteert van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,41). Hiervan wordt f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,90) gefinancierd door de verhuurder, waardoor een eenmalige investering moet worden gedaan door de sector Stadsdeelkantoor van circa f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,51). De kosten van de financiering door de verhuurder worden opgenomen in de huurprijs, hierbij zijn - gelet op een beperking van de jaarlasten en rekening houdend met een huurtermijn van 5 of 10 jaar - drie varianten mogelijk. Variant 1 is financieel niet aantrekkelijk. Er dient een keuze gemaakt te worden uit variant 2 en 3. Variant 1: bijlage 3, ligt voor u ter inzage. Variant 2. Hierbij wordt uitgegaan van een huurtermijn van vijf jaar (plus 2 x 5 optiejaren), waarbij de eigen investering (f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,51)) in vijf jaar wordt afgeschreven. Na opzegging van het huurcontract dient een afkoopsom voor de gedane investering van de verhuurder betaald te worden door de gemeente aan de verhuurder van fl ,ÃćâĆňâĂİ ( ,23). (Telefonische afspraak 17 mei 2001met de heer F. Tielemans). Hierbij zullen de jaarlasten gedurende vijf jaar f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,53) bedragen vermeerderd met de uitgaven voor gas, water, licht e.d. geschat op f ,ÃćâĆňâĂİ (< ,01) derhalve totaal ongeveer f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,54) per jaar. Variant 3. Hierbij wordt uitgegaan van een huurtermijn van vijf jaar (plus 2 x 5 optiejaren), waarbij de eigen investering (f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,51)) in 10 jaar wordt afgeschreven. Na opzegging van het huurcontract, na 10 jaar, behoeft geen afkoopsom voor de gedane investering van de verhuurder betaald te worden door de gemeente. (Opzegging van de huurovereenkomst na vijf jaar blijft mogelijk, echter dan dient aan verhuurder het door hem gedane, nog niet afgeloste deel van de investering, afgekocht te worden voor een bedrag van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,23)).

6 Raadsbij lage nummer rao Hierbij zullen de jaarlasten gedurende 10 jaar f ,ÃćâĆňâĂİ (< ,39) bedragen vermeerderd met de uitgaven voor gas, water, licht e.d. geschat op f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,01) derhalve totaal ongeveer f ,ÃćâĆňâĂİ (E ,41) per jaar. Zie bijlage 3 variant 1, 2 en 3. Zoals in bijlage 1 is te lezen is het budget voor huisvestingslasten Stadsdeelkantoor in de begroting 2001 opgenomen voor f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,48) gebaseerd op zes kantoren op locatie en een centrale staf gehuisvest in het Stadskantoor. Zeer nauwgezet zijn de afgelopen 1,5 jaar alle mogelijkheden per stadsdeel in nauw overleg met het Facilitair Bedrijf bezien. Daarbij is zowel het aantal m2 als het totaalbudget steeds als richtlijn meegenomen. Niet onvermeld mag blijven dat in de nota Stap voor Stap van begin 1999 een financiele opstelling voor de huisvesting van Stadsdeelkantoren op locatie is gemaakt gebaseerd op een ruimer budget. Gelet op de discussies rondom het Beleidsplan is volstaan met de opgenomen middelen. De budgetten zijn voor de begroting 2000 en 2001 niet aangepast rekening houdend met de marktontwikkelingen voor te huren kantoorpanden. Ook is met een differentiatie ÃćâĆňâĂİ gelet op de omvang van de stadsdeelteams ÃćâĆňâĂİ bij de voorcalculatie geen rekening gehouden. En: bij vertrek uit het Stadskantoor ontstaat ruimte die in de totale huisvestingsbalans moet worden meegenomen. 6 Overige gevolgen van de aanpak Door het aangaan van de huurovereenkomst wordt de beschikbaarheid van het pand zeker gesteld en kan de verdere realisatie ter hand genomen worden. Vooruitlopend op de beslissing is reeds gekeken naar de mogelijke indeling van het Stadsdeelkantoor. Een tekening hiervan ligt voor u ter inzage. 7 Resultaten van overleg / inspraak Allerlei partners in het stadsdeel, zoals buurt- en bewonersorganisaties, zijn op de hoogte over de ontwikkelingen rondom de huisvesting van het Stadsdeelkantoor Woensel-Noord. Op het Winkelcentrum Blixembosch als locatie zijn in een eerder stadium geen negatieve reacties binnengekomen. Over het gehele stadsdeel gezien lijkt er voldoende draagvlak voor deze locatie, zeker gegeven de beperkte mogelijkheden binnen het stadsdeel. Het personeel van het Stadsdeelkantoor Woensel-Noord is enthousiast over de locatie en het beoogde pand. Met de eigenaar van het pand, de heer F. Tielemans, is constructief overleg en hij geeft blijk van een volledige medewerking voor realisatie van het Stadsdeelkantoor Woensel-Noord in het Winkelcentrum Blixembosch. 8 Communicatie Met in- en externe direct betrokkenen is veelvuldig overleg. Alle doelgroepen van het Stadsdeelkantoor zullen over het besluit worden geinformeerd.

7 Raadsbij lage nummer rao m ++ 9 Advisering raadscommissie(s) De commissie middelen hebben wij over dit voorstel gehoord. Haar advies ligt voor u ter inzage. Een minderheid van de commissie gaat akkoord met het voorstel. Een andere minderheid van de commissie gaat niet akkoord met het voorstel en weer een andere minderheid van de commissie behoudt haar stem voor tot raadsbehandeling. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, R. Welschen, burgemeester. C. Tetteroo, secretaris.

8 Raadsbijlage nummer xao Besluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 juni 2001, nr. 120; gelet op het advies van de commissie middelen; besluit: ten behoeve van de inrichting van het stadsdeelkantoor Woensel-Noord een eenmalig krediet ter beschikking te stellen van f ,ÃćâĆňâĂİ (E ,51) inclusief BTW. en de daaruit voortvloeiende kapitaallasten ad f ,ÃćâĆňâĂİ (< ,18) per jaar inclusief BTW ten laste te brengen van de post huisvesting Stadsdeelkantoren, gebaseerd op een afschrijvingsperiode van 10 jaar. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 18 juni N. van der Spek, voorzitter. C. Tetteroo, secretaris. ES def