De maatregelen in het plan van aanpak om de informatiebeveiliging te verbeteren richten zich op drie aspecten: mens, techniek en organisatie.

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "De maatregelen in het plan van aanpak om de informatiebeveiliging te verbeteren richten zich op drie aspecten: mens, techniek en organisatie."

Erna Hendrickx
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W onderwerp Pasfoto op toegangspas Portefeuilehouder Adam Elzakatai, Tom Horn Collegevergadering 25 Oktober 2016 inlichtingen Yos Hopman ( ) Registratienummer Samenvatting Op 17 mei 2016 hebben wij besloten tot vaststelling van het plan van aanpak ( ) dat ertoe moet leiden dat de basis informatiebeveiliging op orde is. Met de vaststelling van dit plan van aanpak is onder meer besloten dat medewerkers hun toegangspas zichtbaar dragen. Hierdoor is duidelijker wie in het gebouw medewerker is en wie een bezoeker is. Tot op heden was de pasfoto op de toegangspas niet verplicht. Alhoewel veel medewerkers hun toegangspas al hebben voorzien van een pasfoto heeft een kleine groep die stap nog niet gezet. Dit maakt de identificatie van de drager van de pas niet dan wel alleen met aanvullende maatregelen mogelijk. Het opleggen van een dergelijke, algemeen geldende verplichting is een bevoegdheid van het college. Met dit besluit wordt de pasfoto op de toegangspas voor alle medewerkers verplicht. Afweging De gemeente Haarlemmermeer beschikt over veel vertrouwelijke informatie van burgers en bedrijven. De ouderwetse verwerking van gegevens kende zijn risico's. De huidige digitale verwerking van gegevens heeft ook zijn risico's. Geregeld wordt in de landelijke pers mededeling gedaan over privacygevoelige gegevens die op straat zijn komen te liggen of door een hack (het vinden van toepassingen die niet door de maker van het middel bedoeld zijn) in verkeerde handen zijn gekomen. Oorzaak kunnen technische onvolkomenheden zijn dan wel menselijk handelen. De maatregelen in het plan van aanpak om de informatiebeveiliging te verbeteren richten zich op drie aspecten: mens, techniek en organisatie. Ten aanzien van het aspect 'mens' worden er verschillende maatregelen getroffen. Zoals de verplichting voor alle medewerkers met toegang tot systemen/gegevens van de gemeente ongeacht de aard van hun dienstbetrekking om de ibewust training te volgen en de behaalde certificaten te overleggen. Ook is met het vaststellen van het plan van aanpak besloten de toegangspas zichtbaar te dragen. Alhoewel veel medewerkers hun toegangspas al hebben voorzien van een pasfoto heeft een kleine groep die stap nog niet gezet. Dit maakt de identificatie van de drager van de pas niet dan wel alleen met aanvullende maatregelen mogelijk. Het is dan ook wenselijk dat alsnog alle medewerkers ertoe overgaat om zijn toegangspas te voorzien van een (recente) pasfoto van zichzelf.

onderwerp Volgvel 2 Pasfoto op toegangspas In artikel 13 van de Wet bescherming persoonsgegevens is geregeld: De verantwoordelijke legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer

2 onderwerp Volgvel 2 Pasfoto op toegangspas In artikel 13 van de Wet bescherming persoonsgegevens is geregeld: De verantwoordelijke legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. Een pasfoto op de toegangspas mag vanwege beveiliging en toegangscontrole geëist worden. Het doel is gebruik met het oog op de identificatie van de betrokkene. De werkgever heeft daarmee een aantoonbare noodzaak dan wel gerechtvaardigd belang (art. 8, sub f. Wbp) dat zwaarder weegt dan de privacy van de medewerker. Wij achten het verplicht stellen van de pasfoto op de toegangspas proportioneel aan het belang van beveiliging en toegangscontrole. Met dit besluit leggen wij daarom de verplichting op aan alle medewerkers en andere gebruikers van het raadhuis, waaronder inhuur, die op regelmatige basis werkzaamheden verrichten bij de gemeente Haarlemmermeer en daarom beschikken over een eigen toegangspas, om via de werkgever gefaciliteerde kanalen een (recente) pasfoto (van zichzelf) op de toegangspas te doen opnemen. Deze verplichting gaat met onmiddellijke ingang in met dien verstande dat de medewerkers die ten tijde van dit besluit reeds in dienst zijn gelegenheid krijgen tot uiterlijk 1 januari 2017 om een (recente) pasfoto (van zichzelf) op de toegangspas te doen opnemen. Communicatie en vervolgproces 1. De OR heeft reeds ingestemd met de verplichte pasfoto op de toegangspas (brief 29/8/16). 2. De nota gaat na vaststelling door B&W naar de werkgeverscommissie van de gemeenteraad om te laten besluiten dat de wijzigingen ook van toepassing zijn op de griffier en de medewerkers van de griffie. 3. Het management zal worden geïnformeerd door een mededeling tijdens de managementbijeenkomst en een aan hen gericht mailbericht. 4. De medewerkers worden geïnformeerd via intranet en de salarisbijsluiter.

3 onderwerp Pasfoto op toegangspas Volgvel 3 Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: 1. de verplichting op te leggen aan alle medewerkers en andere gebruikers, waaronder inhuur, die op regelmatige basis werkzaamheden verrichten bij de gemeente Haarlemmermeer en daarom beschikken over een eigen toegangspas, om via de werkgever gefaciliteerde kanalen een pasfoto (van zichzelf) op de toegangspas te doen opnemen; 2. deze verplichting gaat per onmiddellijk in, met dien verstande dat medewerkers die ten tijde van dit besluit reeds in dienst zijn gelegenheid krijgen tot uiterlijk 1 januari 2017 hun pas te voorzien van een (recente) pasfoto; 3. deze nota ter informatie te zenden aan de raad. Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer,

4 gemeente Haarlemmermeer Aanbiedingsformulier plus document van de Ondernemingsraad voor de verzending aan de WOR-bestuurder, de heer Carel Brugman O : Nieuwe zaak : X : Behorend bij zaak : AUG Cluster Ingediend door : Ondernemingsraad : P. Stal Datum : 29 augustus 2016 Onderwerp : Pasfoto op de toegangspas Status bijgevoegd stuk ten behoeve van de Ondernemingsraad. Ter advies : adviesverzoeken aan Ondernemingsraad X Ter instemming : instemmingsverzoeken aan Ondernemingsraad Ter initiatief : initiatieven van de Ondernemingsraad Ter informatie : informatieverzoeken van de Ondernemingsraad Aanvullende opmerkingen: Info : Paul Stal: 6563 ( ambtelijk secretaris Ondernemingsraad )

5 ONDERNEMINGSRAAD gemeente Haarlemmermeer Aan de bestuurder, de heer C.H.J. Brugman van de ondernemingsraad Datum 29 augustus 2016 onderwerp Instemmingsverzoek pasfoto op toegangspas Geachte heer Brugman, Op 18 mei 2016 ontving de Ondernemingsraad ter informatie van u "BW-besluit en Plan van aanpak Basis informatiebeveiliging op orde" waarin aanbevelingen gedaan door de Rekenkamercommissie met betrekking tot informatiebeveiliging, zijn verwerkt. U gaf aan, dat het verplicht stellen van een pasfoto op de toegangspas per abuis geen onderdeel uitmaakt van de BW-nota, maar dat alsnog zo spoedig mogelijk een instemminsverzoek aan de Ondernemingsraad zal worden aangeboden. In het Plan van Aanpak is onder punt de volgende frase opgenomen: "het zichtbaar dragen van toegangspassen met als doel om onderscheid te maken tussen bezoeker en medewerkers. Dit om onbevoegde personen uit de gemeentelijke panden te weren." De Ondernemingsraad heeft uw instemmingsverzoek van 20 juli 2016 ontvangen en is van tevoren al kort behandeld in een Overlegvergadering. U gaf aan dat een pasfoto op een toegangspas gewettigd is en dat een gerechtvaardigd belang, artikel 8 sub f. Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) zwaarder weegt dan de privacy van de medewerker. Anders gezegd; het blijven weigeren, ondanks het ondergaan van een disciplinair traject, om een pasfoto op de toegangspas te laten zetten zal tot ontslag leiden. Dit omdat de veiligheid van medewerkers in het geding komt. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan onder Toegangscontrole "Handreiking VrijstelIingsbesluit Paragraaf 8 Beheer en Beveiliging: Vrijstelling 33 ( artikel 35 Vrijstellingsbesluit) bij punt 2 dat" een afbeelding van het personeelslid ten behoeve van de uitreiking van een toegangspas, voor zover het toegangscontrole tot gebouwen betreft" gewettigd is. De Ondernemingsraad wil de medewerker vrij laten in het zichtbaar dragen van de pas. Wel dient hij deze ter identificatie bij zich te dragen om indien gewenst direct te tonen.

6 Onderwerp Volgvel 2 Medewerkers die nog geen pasfoto hebben en weigeren om deze alsnog op de toegangspas te laten plaatsen, dienen, anders dan u voorstelt, wel de mogelijkheid te krijgen om alsnog tegen het voornoemde plichtsverzuim bezwaar te kunnen maken. Overigens verwacht de Ondernemingsraad dat elke medewerker zich door recente negatieve gebeurtenissen die in openbare ruimtes op diverse plaatsen hebben plaatsgevonden, de noodzaak van een pasfoto op de toegangspas inziet, juist om de veiligheid in de gemeentelijke gebouwen te waarborgen en rekent er op dat een ieder binnen kort voorzien is van een pas met pasfoto. Belangstellenden, die solliciteren op functies binnen de gemeente, maar ook tijdelijke passanten, zullen met ingang van heden alleen een contract aangeboden krijgen, indien zij voldoen aan de verplichting een pasfoto op hun toegangspas te laten plaatsen. Bij wijzigingen van eisen waaraan een pasfoto moet voldoen en dit medewerkers in gewetensconflict zou kunnen brengen; worden er dan aparte voorwaarden gesteld aan de pasfoto of betekent dit ook plichtsverzuim? Denk hierbij aan het weglaten van de hoofddoek op de pasfoto, iets waar nu op diverse plekken in Europa al over wordt gediscussieerd. Verder adviseert de Ondernemingsraad u een zelfde termijn te hanteren voor het vernieuwen van de pasfoto op de toegangspas zoals gebruikelijk bij identiteitsbewijzen, namelijk 10 jaar. Gezien bovenstaande kan de Ondernemingsraad instemmen met het verzoek tot plaatsing van een pasfoto op de toegangspas van iedere bij en voor de gemeente werkzame medewerker. ca rt- Cee.tr\ec éco', t/ticé-

Vergelijkbare documenten

# # beveiligen passende technische en organisatorische maatregelen maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau rekening houdend met stand van techniek en kosten van tenuitvoerlegging