FACTSHEETS KOSTENCATALOGUS. Interreg V-A Euregio Maas-Rijn. Versie 1.7 april 2017

Transcriptie

1 FACTSHEETS Versie 1.7 april 2017 KOSTENCATALOGUS Interreg V-A Euregio Maas-Rijn 1

2 Inhoud Factsheet 1 Factsheet 2 Factsheet 3 Factsheet 4 Factsheet 5 Factsheet 6 Factsheet 7 Factsheet 8 Factsheet 9 Personeelskosten Kantoor- en administratieve kosten (indirecte kosten) Afschrijving van uitrusting en infrastructuur Leasen Projectmanagement (WP1) en communicatie (WP2) Vereenvoudiging (forfaitair bedrag) Netto-inkomsten Staatssteun Openbare aanbestedingen 2

3 FACTSHEET 1 PERSONEELSKOSTEN Versie: 1 Geldig vanaf: 1 maart 2016 Referentie: Kostencatalogus hoofdstuk 1 Definitie van personeelskosten Personeelskosten zijn de kosten van het personeel dat in dienst is bij de partnerorganisatie. Dit personeel moet zijn vermeld in het aanvraagformulier en moet voltijds of deeltijds aan het project werken. De personeelskosten omvatten de bruto-arbeidskosten van de partnerorganisatie, d.w.z.: - salaris (vastgelegd in een arbeidsovereenkomst) - andere kosten van de partnerorganisatie die direct verband houden met de salarisbetalingen en door de werkgever niet kunnen worden teruggevorderd, zoals loonbelasting en sociale zekerheidspremies (inclusief werkgeversdeel van ziektekostenpremies en pensioenpremies). Overheadkosten en andere kantoor- en administratieve kosten mogen niet onder deze begrotingslijn worden opgevoerd, maar moeten worden opgevoerd onder indirecte kosten (factsheet 2) of uitrusting (factsheet 3). Personeelskosten zijn van toepassing op: - medewerkers die in dienst zijn van de partnerorganisatie; - gedetacheerde medewerkers; de term detachering betreft de situatie waarbij een medewerker of groep medewerkers tijdelijk aan de partnerorganisatie wordt toegewezen om projectactiviteiten uit te voeren; - medewerkers van verbonden ondernemingen/organisaties; dit betreft de situatie waarbij medewerkers volgens het aanvraagformulier niet bij de partnerorganisatie op de loonlijst staan, maar bijvoorbeeld bij een verbonden onderneming (die bijv. onder dezelfde holding opereert) of bij een andere afdeling van dezelfde (onderzoeks)organisatie. In al deze gevallen moeten de kosten van de betrokken personen worden berekend als personeelskosten (en bijvoorbeeld niet als externe kosten) volgens een van de twee hieronder beschreven methoden (a of b). Deze vereenvoudigde kostenopties betekenen meer rechtszekerheid en minder administratieve lasten. Berekening van personeelskosten Overeenkomstig de Gedelegeerde Verordening zijn er de volgende opties voor personeelskosten: a) personeelskosten die worden berekend als vast percentage (20%) van alle directe kosten anders dan personeelskosten; b) personeelskosten die worden berekend op basis van een standaarduurtarief. Elke partnerorganisatie dient voor een van de bovenstaande opties te kiezen en deze keuze aan te geven in het aanvraagformulier. De gekozen optie is van toepassing op alle medewerkers van de deelnemende partnerorganisatie. De optie geldt voor de gehele looptijd van het project (het is niet mogelijk dit later nog te veranderen). 3

4 a) Personeelskosten berekend als vast percentage (20%) van alle directe kosten anders dan personeelskosten De berekening van personeelskosten is gebaseerd op een vast percentage van maximaal 20% van de directe kosten anders dan personeelskosten. Het subsidiabele bedrag voor personeelskosten bedraagt 20% van het totaal begrote subsidiabele bedrag dat onder alle andere begrotingslijnen wordt gedeclareerd, exclusief kantoor- en administratieve kosten. Voorbeeld: A Totale subsidiabele bedrag dat door de partner onder alle andere begrotingslijnen is opgevoerd (excl. kantoor- en administratieve kosten): B Vast percentage voor personeelskosten: 20% C Subsidiabele personeelskosten (A x B): Projectpartners hoeven geen onderbouwing of ondersteunende documenten aan te leveren. Projectpartners hoeven dus ook niet te documenteren dat de uitgaven hebben plaatsgevonden of dat het forfaitaire percentage overeenkomt met de werkelijkheid. Urenstaten zijn niet verplicht. De eerstelijnscontrole (ELC) concentreert zich op de juiste rapportage van de andere begrotingslijnen en op de vraag of er in de andere begrotingslijnen geen uitgaven zijn opgenomen die samenhangen met personeelskosten. b) Personeelskosten berekend op basis van het standaarduurtarief De personeelskosten worden voor iedere medewerker berekend aan de hand van de volgende formule: personeelskosten = standaarduurtarief x aantal gewerkte uren Berekening van het standaarduurtarief De berekening van het standaarduurtarief (SUT) voor iedere medewerker kan per regio verschillen, maar het uitgangspunt is altijd hetzelfde: het bruto-maandsalaris. Dit bedrag staat vermeld op de loonstrook van iedere medewerker en is eenvoudig te vinden. Hierbij dienen de volgende regels in aanmerking te worden genomen: - Het uitgangspunt is het bruto-maandsalaris op de loonstrook van januari van het kalenderjaar waarin activiteiten worden uitgevoerd. Voor medewerkers die na januari in dienst zijn gekomen, moet worden uitgegaan van het bruto-maandsalaris van de eerste volledige maand na indiensttreding bij de organisatie. - Alleen het bedrag onder het kopje brutosalaris mag worden gebruikt. In de berekening mogen geen andere salariskosten worden meegenomen. Dergelijke extra salariskosten zijn reeds verdisconteerd in de berekeningsmethode (bijv. de factor 1,2). - Bij een deeltijdcontract dient de berekening te worden gebaseerd op het voltijdsequivalent van het bruto-maandsalaris. - Wanneer iemand meerdere arbeidscontracten heeft, wordt de berekening gebaseerd op het totale bruto-maandsalaris van alle contracten samen, tenzij de EFRO-werkzaamheden slechts met één specifiek arbeidscontract samenhangen. 4

5 Uitgaande van het bruto-maandsalaris wordt het standaarduurtarief in de diverse regio s als volgt berekend: Vlaanderen: standaarduurtarief = 1,2 / 100 x bruto-maandsalaris / deeltijdfactor Nederland: standaarduurtarief = 1,2 / 100 x bruto-maandsalaris / deeltijdfactor Duitsland: standaarduurtarief = 0,893 / 100 x bruto-maandsalaris / deeltijdfactor Duitstalige Gemeenschap: standaarduurtarief = 1,1 / 100 x bruto-maandsalaris / deeltijdfactor Wallonië: standaarduurtarief = 12 / 1,72 x bruto-maandsalaris / (1720 x deeltijdfactor) De deeltijdfactor wordt gedefinieerd als het contractuele aantal uren van een medewerker gedeeld door het totale aantal uren bij een fulltime-contract. Bij een fulltime-dienstverband is deze factor 1. Elke projectpartner moet het standaarduurtarief berekenen volgens de regel die geldt in de regio waar hij is gevestigd. Bij de berekening volgens deze formules wordt automatisch rekening gehouden met: - een billijk en redelijk percentage salariskosten bovenop het brutosalaris, waaronder werkgeversbelastingen - eventuele salariskostenreducties voor de werkgever/werknemer - alle niet-projecturen zoals vakantie, ziekteverlof e.d. Voorbeelden: Het bruto-maandsalaris van een werknemer van een bedrijf in Aken is bij een fulltimedienstverband. Het standaarduurtarief is: 0,893 / 100 x / 1= 31,25 Het bruto-maandsalaris van een medewerker van de gemeente Hasselt is bij een contract van 36 uur, terwijl een volledig dienstverband 40 uur is. Het standaarduurtarief is: 1,2 / 100 x / 0,9 = 42,67 Het bruto-maandsalaris van een projectmanager van een kennisinstelling in Luik is bij een contract van 32 uur per week, terwijl een volledig dienstverband 40 uur is. Het standaarduurtarief is: 12 x 1,72 x / (1.720 x 0,8) = 57,00 Daarnaast gelden de volgende regels: - Aanpassing van het standaarduurtarief: het hele kalenderjaar moet hetzelfde uurtarief worden toegepast. Aan het begin van het volgende kalenderjaar kan het uurtarief worden aangepast. - Maximumgrens voor uurtarieven: aangenomen wordt dat iemands bruto-maandsalaris in verhouding staat tot zijn of haar kwalificaties. Het subsidiabele uurtarief is daarom gebonden aan een maximum van 100,00 per uur. - Bij gesubsidieerde arbeidscontracten (bijv. BVA in de Duitstalige Gemeenschap) moet deze steun eerst van het bruto-maandsalaris worden afgetrokken voordat de formule wordt toegepast. Partners uit de Duitstalige Gemeenschap zal worden verzocht om bij hun eerste declaratie een verklaring ten aanzien van de overheidssubsidie voor elke afzonderlijke medewerker van het project over te leggen. Het specifieke soort personeelskosten zoals beschreven in paragraaf 1.3 van de Kostencatalogus dient eveneens in aanmerking te worden genomen. Berekening van het aantal aan het project bestede uren Het aantal uren dat aan het project wordt besteed, moet worden bijgehouden op (digitale) urenstaten. Daarbij gelden de volgende regels: 5

6 - Tijdregistratie, door middel van: o sluitende urenstaten, waarin alle uren van een medewerker worden bijgehouden, waaronder de uren voor het project, maar ook uren voor andere projecten en nietgewerkte uren (vakantie, ziekteverlof e.d.), of: o urenstaten waarin alleen de daadwerkelijk aan het project bestede uren worden vermeld; uren voor andere projecten en niet-gewerkte uren (vakantie, ziekteverlof e.d.) worden niet opgenomen. - Voor projectpartners in Vlaanderen, Nederland en Duitsland is tijdregistratie altijd verplicht. Voor projectpartners in Wallonië gelden andere regels. Voor medewerkers die slechts een gedeelte van hun tijd aan het project besteden, is tijdregistratie verplicht. Voor medewerkers die uitsluitend aan het project werken op basis van hetzij een fulltime- hetzij een parttime-contract is tijdregistratie echter niet nodig. Een originele ondertekende verklaring van de betreffende partner is dan voldoende. Een model voor deze verklaring is te vinden op de website. - De tijd wordt per maand bijgehouden. Dit levert een maandelijks overzicht op van het aantal projecturen en het contractuele aantal uren van een medewerker. Zie ook Vereiste bewijsstukken hieronder. - Uren kunnen worden bijgehouden met behulp van geprinte urenstaten of een digitaal tijdregistratiesysteem. Ongeacht welk systeem er wordt gebruikt, moet er echter een duidelijk, zichtbaar onderscheid zijn tussen de registratie van de uren (door de medewerker) en de goedkeuring van de uren door een manager / leidinggevende / directeur. Goedkeuring van uren moet uiterlijk binnen zes weken na registratie door de medewerker plaatsvinden. - Maximaal aantal uren: het gerapporteerde aantal projecturen mag niet hoger zijn dan het contractuele aantal uren per maand. - Uitzonderlijke projecturen buiten de normale werkdagen (weekends) kunnen worden gerapporteerd volgens dezelfde systematiek als andere projecturen; hierbij gelden dezelfde regels voor het maximale aantal werkuren. - Inzet voor meerdere EU-projecten: medewerkers die worden ingezet voor meerdere door de EU gesubsidieerde projecten tegelijkertijd, dienen één tijdregistratie bij te houden waarin onderscheid wordt gemaakt tussen de uren voor de verschillende projecten. Werkzaamheden die niet met een EU-project samenhangen, worden niet geregistreerd. Kosten voor overuren waarbij er meer uren worden gedeclareerd dan het contractuele aantal werkuren per jaar zijn niet subsidiabel. Vereiste bewijsstukken - Arbeidsovereenkomst (1x bij start van project) - Tijdregistratie, ondertekend door de werknemer (projectmedewerker) en de werkgever (leidinggevende). De tijdregistratie bevat het feitelijke aantal uren dat in een maand aan het project is besteed. Ook het contractuele aantal uren per maand wordt hierin bijgehouden. Voor de tijdregistratie dient een door de Managementautoriteit verstrekte urenstaat te worden gebruikt. De originele urenstaten moeten door de begunstigde worden bewaard voor controledoeleinden en mogen niet naar het GS worden gestuurd. - Loonstrook van januari voor ieder kalenderjaar waarin de medewerker aan het project werkt. Voor medewerkers die in januari nog niet in dienst zijn: de loonstrook van de eerste volledig gewerkte maand. - Detacheringsovereenkomst in geval van gedetacheerde medewerkers - Verklaring inzake medewerkers die aan het project zijn toegewezen (partners in Wallonië) - Andere documenten met dezelfde bewijskracht (in overleg met de eerstelijnscontroleur) 6

7 Regelgeving - Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 houdende gemeenschappelijke bepalingen, artikel Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014 van de Commissie van 4 maart 2014, artikel 3 7

8 FACTSHEET 2 KANTOOR- EN ADMINISTRATIEVE KOSTEN (INDIRECTE KOSTEN) Versie: 1 Geldig vanaf: 1 maart 2016 Referentie: Kostencatalogus hoofdstuk 2 Definitie van indirecte kosten Indirecte kosten zijn de kosten die een partnerorganisatie moet maken voor het functioneren van de organisatie en dus ook voor de uitvoering van het Interreg-project, maar die niet rechtstreeks aan een bepaald project kunnen worden gekoppeld. Onder de indirecte kosten vallen dus alle algemene administratieve uitgaven die een partnerorganisatie moet doen voor de projectactiviteiten. Berekening van indirecte kosten Alle kantoor- en administratieve kosten (indirecte kosten) worden vergoed als vast percentage van de goedgekeurde personeelskosten. Dit is de enige manier om dit soort kosten te declareren. Posten die samenhangen met normale kantoor- en administratieve kosten, mogen niet onder een andere begrotingslijn worden opgevoerd. Op basis van artikel 68, lid 1 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 moeten kantoor- en administratieve kosten als volgt worden berekend aan de hand van een vast percentage: kantoor- en administratieve kosten (indirecte kosten) = 15% van de personeelskosten Onder het vaste percentage van 15% vallen de kostenposten in de onderstaande lijst. Bij het opstellen van de projectbegroting en het declareren van personeelskosten wordt het vaste percentage van 15% automatisch berekend en ingevuld door het online-monitoringsysteem. Daarom hoeven deze kosten niet te worden gedocumenteerd of onderbouwd met extra boekhoudkundige bewijsstukken. NB: veranderingen in de personeelskosten leiden dus automatisch tot een herberekening van de kantoor- en administratieve kosten. Een begunstigde kan ervoor kiezen om de berekening van indirecte kosten niet toe te passen. Het is echter niet toegestaan om een hoger of lager percentage dan 15% te hanteren. Het percentage voor indirecte kosten is dus ofwel 15% ofwel 0% van de personeelskosten. Het enige wat nodig is ter onderbouwing van deze kosten, is een goede onderbouwing van de personeelskosten (zie factsheet 1). Bij de controle van andere begrotingslijnen moeten de eerstelijnscontroleurs echter nagaan of daar geen kosten zijn opgenomen die hadden moet worden vergoed als onderdeel van het vaste percentage. 8

9 Lijst van indirecte kosten De volgende kostenposten worden gezien als indirecte kosten: kantoorbenodigdheden (bijv. gebruik van meubilair, briefpapier, kopieerapparaat); kantoorhuur; verzekeringen en belastingen in verband met de gebouwen waarin het personeel is gevestigd en de uitrusting van het kantoor (bijv. brand- en diefstalverzekeringen); nutsvoorzieningen (bijv. elektriciteit, verwarming, water); algemene boekhouding van de begunstigde organisatie; archieven; onderhoud, schoonmaak en reparaties; beveiliging; IT-ondersteuning; communicatie (bijv. telefoon, fax, internet, postdiensten, visitekaartjes); bankkosten voor het openen en beheren van rekeningen wanneer voor de uitvoering van een project een afzonderlijke rekening moet worden geopend; kosten voor internationale financiële transacties. Alle bovenstaande kostenposten worden uitsluitend als indirecte kosten beschouwd en mogen niet elders worden opgevoerd. Een uitzondering hierop vormen kosten die rechtstreeks met het ondersteunde project samenhangen en die alleen daarvoor worden gemaakt. Ten opzichte van de algemene / reguliere kosten van de organisatie zijn dit dus bijkomende kosten. Er zijn twee soorten kosten die in principe onder kantoor- en administratieve kosten zouden kunnen vallen maar die toch onder andere begrotingslijnen kunnen worden gedeclareerd: Specialistische apparatuur, computerhardware en -software, meubilair en andere inventaris die essentieel zijn voor het project en geen deel uitmaken van de vaste kantoorvoorzieningen van de begunstigde, kunnen worden opgevoerd onder de begrotingslijn Uitrusting. Deze moeten in de aanvraag worden gespecificeerd. Controle- en auditkosten met betrekking tot het project (eerstelijnscontrole) kunnen worden opgevoerd onder de begrotingslijn Externe expertise en diensten. Indien een contract met een externe deskundige ook administratieve kosten omvat, moeten deze kosten worden opgevoerd onder de begrotingslijn Externe expertise en diensten, omdat zij onderdeel uitmaken van het expertisecontract. Voorbeelden: - De kosten van een laptop of software die specifiek voor het project nodig is (bijv. voor complexe monitoringactiviteiten) kunnen worden opgevoerd onder uitrusting. De kosten van een laptop die tot de vaste voorzieningen van een kantoor/werkplek behoort, vallen onder indirecte kosten. - (Vaste) huurkosten voor het gebouw waarin personeel werkzaam is, behoren tot de indirecte kosten. Huurkosten voor (een deel van) een gebouw of een ruimte of cleanroom die samenhangen met een bepaalde activiteit van het project, zijn (volledig) subsidiabel onder externe kosten. 9

10 Regelgeving Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 houdende gemeenschappelijke bepalingen, artikel 67, lid 1d en artikel 68, lid 1b Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014 van de Commissie van 4 maart 2014, artikel 4 10

11 FACTSHEET 3 AFSCHRIJVING VAN UITRUSTING EN INFRASTRUCTUUR Versie: 1 Geldig vanaf: 1 maart 2016 Referentie: Kostencatalogus paragraaf en Wat is afschrijving? Afschrijvingskosten zijn kosten voor het gebruik van activa (goederen) binnen een project. De toerekening van het gebruik is nodig omdat de activa een levensduur van meerdere jaren hebben en meestal langer meegaan dan de duur van het project. Daarom is het reëel om de kosten toe te rekenen aan die jaren waarin ze voor het project worden gebruikt. Specifieke voorwaarden Artikel 69, lid 2 van Verordening 1303/2013 bevat een aantal specifieke voorwaarden voor afschrijvingskosten: a. de aanschafkosten moeten worden onderbouwd met ondersteunende documenten met dezelfde bewijskracht als facturen; b. de kosten mogen uitsluitend betrekking hebben op de subsidieperiode voor het project. Dit moet blijken uit de administratie van het project; c. er mag geen overheidssubsidie zijn verleend voor de aanschaf van de afgeschreven activa. Er moet een verklaring worden overgelegd dat er geen nationale of Europese steun is ontvangen. Ad a. Wanneer de goederen reeds in uw bezit zijn en op uw balans zijn geactiveerd, dan is het ter onderbouwing van de aanschafprijs voldoende om aan te sluiten bij de administratie en jaarrekening van de begunstigde. Er zijn ook tussenvormen denkbaar, bijvoorbeeld als er nog geen jaarrekening is opgesteld. Dan dient u met de Managementautoriteit te overleggen welke van de bovenstaande methoden u moet hanteren. Ad b. Deze voorwaarde betreft de toerekening van de afschrijvingskosten aan het project. Hierbij dient u onderscheid te maken tussen twee elementen: Voor de afschrijving van de activa moet u uitgaan van de gangbare afschrijvingstermijn (in de betreffende lidstaat) op basis van algemeen aanvaarde bedrijfseconomische principes. U dient gebruik te maken van de afschrijvingstermijnen in de onderstaande tabel. 11

12 België Duitsland Nederland Gemetselde/bakstenen gebouwen Andere onroerende zaken Roerende zaken PC s, laptops en randapparatuur Afschrijvingskosten moeten worden toegerekend naar rato van de periode waarin de activa worden gebruikt voor het project, uitgaande van normaal gebruik. Het gebruik van de activa gedurende het project moet aangetoond kunnen worden. Het is raadzaam om vóór de start van het project afspraken te maken met de Managementautoriteit over de bewijsmethode. Het tweede punt is alleen van toepassing wanneer de activa die binnen de projectperiode reeds in uw bezit zijn, niet uitsluitend voor het project worden ingezet. Voorbeeld 1 Een machine met een commerciële levensduur van vijf jaar wordt gebruik voor een project met een looptijd van twee jaar. De afschrijvingskosten mogen dan slechts voor een periode van maximaal twee jaar aan het project worden toegerekend. Omwille van goed financieel beheer en vanwege de voorwaarde van directe toerekening aan het project is het nodig om het gebruik van de machine op de hierboven beschreven wijze toe te rekenen aan het tweejarige project. Dit is hieronder uitgewerkt in voorbeeld 2. Voorbeeld 2 Op een 8-urige werkdag wordt een machine 4 uur ingezet voor het project. De overige 4 uur wordt hij ingezet voor andere activiteiten. De kosten voor het gebruik van de machine ten behoeve van het project worden in dat geval toegerekend aan het project naar rato van het aantal uren dat de machine voor het project wordt gebruikt. Bij het berekenen van het uurtarief voor de machine wordt uitgegaan van normaal gebruik. Dit verwijst naar het aantal prestatie-eenheden (in dit geval uren) dat de machine volgens een realistische inschatting van de begunstigde gedurende zijn totale levensduur wordt gebruikt. NB: Als het bij uw organisatie gebruikelijk is om naast afschrijvingskosten ook nog andere componenten op te nemen in het uurtarief voor de machine, dan mogen daarbij geen financieringskosten in de vorm van rente worden meegenomen. Op grond van artikel 69, lid 3a van Verordening (EU) nr. 1303/2013 komt rente niet in aanmerking voor subsidiëring. Ad c. De eenvoudigste manier om aan deze voorwaarde te voldoen, is een eigen verklaring waarin u verklaart dat u geen overheidssubsidie hebt ontvangen voor de aanschaf van de activa. Aanschaf ten behoeve van het project Wanneer u activa specifiek voor het project aanschaft, is de situatie anders. Kapitaalgoederen kunnen volledig subsidiabel zijn als ze gegarandeerd duurzaam overeenkomstig het doel en de doelstellingen van het project zullen worden gebruikt. In dat geval kan het zijn dat de aanschaf volledig subsidiabel is en dat u deze kosten niet hoeft af te schrijven. 12

13 Om te bepalen of u de activa specifiek voor het project hebt aangeschaft, zal de Managementautoriteit nagaan of ze ook voor uw overige bedrijfsactiviteiten kunnen worden gebruikt. Voorbeelden: Een draaibank die een machinefabriek heeft aangeschaft voor een project, kan na afloop van de projectperiode ook nog gebruikt worden voor de normale werkzaamheden van de fabriek. De draaibank heeft een restwaarde omdat deze na afloop van het project gewoon kan worden verkocht. In aanmerking voor subsidie komen daarom alleen de afschrijvingskosten gedurende de projectperiode voor zover ze samenhangen met het project. U dient deze afschrijvingskosten te onderbouwen op basis van uw administratie en jaarrekening. Een vorkheftruck die specifiek voor het project wordt aangeschaft en na afloop van het project zal worden verkocht omdat hij niet te gebruiken is voor andere werkzaamheden. De nieuwwaarde min de restwaarde kan worden opgevoerd als afschrijvingskosten gedurende de projectperiode. Een freesmachine die een machinefabriek specifiek voor het project heeft aangeschaft maar die gedurende het project ook voor andere projecten wordt gebruikt. U dient deze kosten te onderbouwen met de betreffende factuur. Verder moet u uitgaan van de gangbare afschrijvingstermijn op basis van algemeen aanvaarde bedrijfseconomische principes. Afschrijvingskosten moeten worden toegerekend naar rato van de periode waarin de activa worden gebruikt voor het project, uitgaande van normaal gebruik. Het gebruik van de activa gedurende het project moet aangetoond kunnen worden. Het is raadzaam om vóór de start van het project afspraken te maken met de Managementautoriteit over de bewijsmethode. Een spuitgietmatrijs die specifiek voor het project is gemaakt en na de projectperiode alleen kan worden gebruikt voor activiteiten die voortvloeien uit het project, is niet verkoopbaar als die activiteiten niet doorlopen. De kosten voor de aanschaf van de matrijs zijn dan volledig subsidiabel. Gebruik van materialen uit eigen voorraad Gebruik van materialen uit eigen voorraad is toegestaan als het gebruik ten behoeve van het project aantoonbaar is en als de waarde ervan controleerbaar is. Het is raadzaam om van tevoren met de Managementautoriteit te bespreken hoe dit kan worden aangetoond. Onderhoudsplicht Op grond van artikel 71, lid 1 van Verordening 1303/2013 geldt een onderhoudsplicht. Deze is alleen van toepassing voor projecten waarbij sprake is van een investering in infrastructuur of een productieve investering. Veranderingen in functie of eigendom kunnen gevolgen hebben voor het vastgestelde bedrag. Van belang is of een dergelijke verandering in de aard, functie of eigendom: in strijd is met de aard van het project of de uitvoeringsvoorwaarden dan wel een onrechtmatig voordeel oplevert voor een onderneming of overheidsinstantie; het gevolg is van een wijziging in de eigendom van een infrastructurele voorziening of van het staken van een productieactiviteit. Kortom, een verandering in de aard of eigendom leidt op zichzelf niet tot een neerwaartse bijstelling van het vastgestelde bedrag; het gaat om de hierboven beschreven gevolgen. Wanneer een gebouw 13

14 zonder winst wordt verkocht en de functie ervan behouden blijft, is er niets aan de hand en hoeft de vastgestelde subsidie niet neerwaarts te worden bijgesteld. Bij een project dat investeringen in infrastructuur of productieve investeringen omvat, dient de begunstigde de subsidie terug te betalen indien: a) binnen vijf jaar na de eindbetaling aan de begunstigde (of binnen drie jaar in geval van een kmo 1 ) of, in voorkomend geval, binnen een in de staatssteunregels gespecificeerde periode, het project te maken krijgt met een van de volgende gebeurtenissen: - een productieactiviteit wordt beëindigd of verplaatst naar een locatie buiten het programmagebied; - er is een verandering in de eigendom van een infrastructurele voorziening die een onrechtmatig voordeel oplevert voor een onderneming of overheidsinstantie; of - er is sprake van een substantiële verandering in de aard, de doelstellingen of de uitvoeringsvoorwaarden van het project waardoor de oorspronkelijke doelstellingen worden ondermijnd. b) binnen tien jaar na de eindbetaling aan de begunstigde de productieactiviteit wordt verplaatst naar een locatie buiten de EU, tenzij de begunstigde een kmo 2 is. Terugbetaling geschiedt altijd naar rato van de periode waarin de omstandigheid zich voordeed. Als u bij uw project gebruik wilt maken van een van deze kostensoorten, is het algemene advies om zo snel mogelijk te overleggen met de Managementautoriteit. Zo komt u niet alleen te weten of u deze kosten volledig kunt begroten of moet afschrijven, maar kunt u ook vroegtijdig eventuele problemen signaleren en oplossen. NB: Als algemene voorwaarde geldt dat kosten voor uitrusting en infrastructuur alleen subsidiabel zijn als ze noodzakelijk zijn voor het grensoverschrijdende project. Regelgeving Verordening (EU) nr. 1303/2013, artikel 69 Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014 van de Commissie van 4 maart 2014, artikel 7 1 Zie de definitie van een kmo in Verordening (EU) nr. 651/2014, bijlage I 2 Idem 14

15 FACTSHEET 4 LEASEN Versie: 1 Geldig vanaf: 1 maart 2016 Referentie: Kostencatalogus paragraaf Operationele lease Bij een operationele lease worden activa in feite gehuurd. De nadruk ligt op de mogelijkheid om een object gedurende een bepaalde periode te gebruiken. Als het om activa gaat, voorziet de lease dus in de tijdelijke behoefte aan die activa. Operationeel leasen is dan ook vergelijkbaar met huren. Het leasen van auto s is een goed voorbeeld van een operationele lease. Het risico voor onderhoud e.d. ligt volledig bij de leasemaatschappij. Daarom worden de activa niet opgenomen in uw balans en worden de leasebetalingen in uw jaarrekening volledig als kosten verantwoord. Deze operationele leasekosten zijn in principe subsidiabel en vallen onder externe kosten. U hebt echter wel een factuur of document met gelijkwaardige bewijskracht nodig. Deze kosten worden niet als afschrijvingskosten gezien. Als de activa slechts gedeeltelijk voor het project worden gebruikt, moeten ze naar rato aan het project worden toegerekend. Financiële lease Bij een financiële lease ligt het risico voor onderhoudskosten e.d. bij u. Dit blijkt vaak uit de looptijd van de lease-overeenkomst en uit de huurtermijnen in relatie tot de aanschafkosten van de activa. Verder kunt u aan het einde van de contractperiode de activa tegen een bepaalde waarde overnemen. Bij een financiële lease worden de activa geactiveerd op uw balans en afgeschreven. De waarde van de lease-overeenkomst wordt op de balans opgenomen als lening. In deze gevallen gelden dezelfde regels die zijn beschreven onder afschrijving (zie hoofdstuk 5 en 6 van de Kostencatalogus en Factsheet 3). De leasebetalingen kunnen niet als kosten worden opgenomen omdat ze niets meer zijn dan aflossingen op de lening en deels rentekosten voor de eigenlijke financiering. De aflossingen en de rente zijn niet subsidiabel maar de afschrijvingskosten wel. Bij aanschaf van activa dient u in het aanvraagformulier expliciet te vermelden waar het precies om gaat, zodat vooraf voldoende duidelijk is welke methode de basis vormt voor het opnemen van de kosten in het project. Bij vragen of twijfels over leasen en de subsidiabiliteit van kosten adviseren wij u om tijdig contact op te nemen met de MA. Regelgeving Verordening (EU) nr. 1303/2013, artikel 69 Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014 van de Commissie van 4 maart 2014, artikel 7 15

16 FACTSHEET 5 PROJECTMANAGEMENT (WP M), FIRST LEVEL CONTROL (WP FLC) EN COMMUNICATIE (WP C) Versie: 3 Geldig vanaf: 8 september 2016 Referentie: x Activiteiten en kosten bij WP M, WP FLC en WP C Om grensoverschrijdend te kunnen werken en aan de communicatievoorschriften te kunnen voldoen, heeft ieder project activiteiten en kosten op het gebied van projectmanagement en communicatie. Daarnaast moet, voor het indienen van de betaalaanvraag door de begunstigden, de subsidiabiliteit van de door de projectpartner gemaakte en betaalde kosten gecontroleerd worden. Deze activiteiten en kosten zijn ondergebracht in WP M (projectmanagement), WP FLC (First Level Control) en WP- C (communicatie). Deze drie werkpakketten maken verplicht deel uit van een officiële aanvraag. In principe kunnen alle partners kosten maken voor projectmanagement en communicatie. Denk bijvoorbeeld aan personeelskosten voor het bijwonen van bijeenkomsten met de projectpartners (projectgroepen, werkgroepen, stuurgroepen e.d.), communicatiekosten, kosten voor het organiseren van evenementen, enz. Voor alle duidelijkheid: als we het over projectmanagement en communicatie hebben, bedoelen we geen kostensoorten zoals in de diverse hoofdstukken van de Kostencatalogus. Projectmanagement en communicatie zijn activiteiten waarvoor kostensoorten kunnen worden begroot, bijv. personeelskosten en externe kosten. Boekhoudkundig gesproken gaat het hier om het verschil tussen kostensoorten en kostenposten. Wat gaat er veranderen? Tijdens het Interreg IV-A-programma is gebleken dat de verantwoording van de externe kosten voor WP M en WP C extra ingewikkeld en tijdrovend is. Een van de redenen daarvoor is dat facturen voor deze activiteiten door een partner aan andere projectpartners worden doorberekend. Dat betekent dat een bepaalde factuur in feite meerdere keren (door meerdere partners) wordt gedeclareerd en al deze declaraties moeten worden gecontroleerd. Bovendien is dit niet beperkt tot één factuur maar moet een aantal facturen op deze manier worden gecontroleerd. Voor de projectpartners levert dit extra administratief werk op en voor de programmaorganen extra controlewerk. Verder varieerde het bedrag aan managementkosten aanzienlijk tussen de projecten, niet alleen in absolute zin maar ook als percentage van de totale kosten. Dat kan niet zo blijven en er moeten regels komen om de managementkosten te beperken. Wat betreft de communicatiekosten is er geen reden om deze in de toekomst te beperken omdat ze bij eerdere projecten redelijk waren. Uiteraard zijn de kosten van projectmanagement (WP M) en communicatie (WP C) alleen subsidiabel als ze aan de subsidiabiliteitscriteria in de Kostencatalogus voldoen. Hierin verandert niets. Managementkosten 16

17 Hoogte Hoewel het management van projecten belangrijk is en daarvoor een redelijk budget moet worden uitgetrokken, is de speelruimte op dit moment te groot. Eigenlijk zijn de managementkosten en -activiteiten vergelijkbaar met die van de technische bijstand voor het programma als geheel, waarvoor een maximum van 6% geldt. Anderzijds hebben projecten te maken met administratieve kosten, en soms is het aantal partners of de behoefte aan coördinatie zo groot dat een hoger percentage redelijk lijkt. Bij een kleiner project met meer partners moeten de managementkosten in ieder geval een groter percentage van de subsidiabele kosten vormen dan bij een groot project met minder partners. Daarom is besloten om, afhankelijk van het bedrag aan subsidiabele kosten van het project, de volgende maximumpercentages te hanteren: - maximaal 10% van de totale subsidiabele kosten voor WP M voor projecten met totale subsidiabele kosten tot 1,5 mln euro; - maximaal 8% van de totale subsidiabele kosten voor WP M voor projecten met totale subsidiabele kosten tussen 1,5 en 3 mln euro; - maximaal 6% van de totale subsidiabele kosten voor WP M voor projecten met totale subsidiabele kosten van meer dan 3 mln euro, met een absoluut maximum van De hierboven genoemde percentages zijn maximumpercentages die niet behandeld mogen worden als flat rates, omdat alle kosten noodzakelijk en passend voor de uitvoering van het project moeten zijn, en de relatie met het project duidelijk moet zijn. De hierboven genoemde percentages gelden niet voor de projecten van call 1, omdat deze regeling pas van kracht is geworden na de indiening en beoordeling van de projecten in het kader van call 1. Financiering en declaraties Om administratieve redenen en om problemen zoals in het verleden te voorkomen, moeten de managementkosten worden gecentraliseerd. Dit betekent dat één partner (gewoonlijk de lead partner) verantwoordelijk is voor de activiteiten van WP M en de kosten daarvan. Uiteraard moeten alle partners bijdragen in deze kosten. Hoe deze kosten tussen de projectpartners worden verdeeld, moet worden geregeld in de Partnerschapsovereenkomst van het project. Om deze kosten te financieren, moeten ze in de financiële tabellen van de partners staan. Dit gaat als volgt: - De lead partner vermeldt in zijn financiële tabel de totale kosten van WP M. De totale kosten van WP M zoals hier beschreven zullen worden gefinancierd uit het EFRO, de publieke cofinanciering en de eigen financiering zoals beschreven in het financieel plan. Publieke financiering is niet alleen afkomstig van de regio waar de lead partner is gevestigd maar ook van de andere regio s die hun projectpartners cofinancieren. Dit dient ook te worden vermeld in de cofinancieringsverklaring van de betreffende publieke partners. Alle overige partners vermelden geen kosten in hun tabel onder WP M. De eigen bijdragen van de partners aan de totale kosten van WP M worden geregeld in de Partnerschapsovereenkomst van het project. First Level Control kosten Voordat uitbetaling van EFRO of eventuele regionale bijdrage plaatsvindt, dient de subsidiabiliteit van de door de begunstigden gemaakte kosten voor de uitvoering van het project gecontroleerd te worden door de FLC instantie. 17

18 De programma instanties hebben besloten om deze controletaken toe te wijzen aan een speciale afdeling van het Joint Secretariat en om gebruik te maken van een flat rate van 2% van de subsidiabele kosten om deze FLC activiteiten te financieren. Om een transparante verdeling van de FLC kosten binnen het projectbudget te waarborgen, is besloten dat er een specifiek WP FLC moet worden opgenomen in het werkplan van ieder project. Dit specifieke WP FLC moet worden toegevoegd als het laatste implementatie work package met de naam First Level Control (FLC). Verdere informatie of omschrijving in het tekstveld van dit work package is niet vereist. Bij het opstellen van het budget van een projectaanvraag wordt de aanvrager verzocht op de volgende manier te handelen: Stap 1: Stel het budget op van alle work packages met uitzondering van het work package FLC. Stap 2: Bereken 2% van het totale budget dat is bepaald in stap 1. Stap 3: Maak een kostenregel aan met de naam First Level Control onder de kostencategorie Externe expertise en Diensten. Stap 4: Voeg het berekende bedrag (2%) in de kostenregel First Level Control in, onder work package FLC. Communicatiekosten De kosten van communicatie (WP C) hoeven niet te worden gecentraliseerd. Dit betekent dat iedere partner ze mag opnemen in zijn begroting. Omdat veel communicatiekosten gezamenlijke kosten zijn (bijv. een gezamenlijke website), moeten de partners uiteraard besluiten hoe ze deze kosten en activiteiten verdelen. Om een en ander eenvoudiger te maken, adviseren wij om deze gezamenlijke activiteiten als geheel tussen de partners te verdelen, d.w.z. dat de ene partner zich bezighoudt met één gezamenlijk element van de communicatie en dat een andere partner verantwoordelijk is voor een ander element. Op die manier zijn activiteiten en budgetten, inclusief financiering, het best gewaarborgd. 18

19 FACTSHEET 6 VEREENVOUDIGING (FORFAITAIRE BEDRAGEN) Versie: 1 Geldig vanaf: 1 maart 2016 Referentie: Kostencatalogus paragraaf Wat is een forfaitair bedrag? De mogelijkheid om met een forfaitair bedrag ( lump sum ) te werken een toepassing van het proportionaliteitsbeginsel is bedoeld om de administratieve lasten voor kleine projecten te verminderen en organisaties (bijv. MKB/KMO) meer toegang te geven tot Europese subsidies. Het doel is om de Europese fondsen aantrekkelijker en beter toegankelijk te maken voor bedrijven en andere kleine organisaties. Een forfaitair bedrag is een vaste bijdrage die kan worden toegekend aan concrete acties die relatief weinig kosten. De limiet voor dergelijke acties is aan overheidssubsidie. Dit bedrag komt overeen met de totale overheidsbijdrage die aan of door de begunstigde is betaald voor de actie die met het forfaitaire bedrag is ondersteund (exclusief eventuele private inbreng). Voorwaarden voor een forfaitair bedrag Kenmerkend voor een forfaitair bedrag is dat het wordt betaald op basis van de uitgevoerde activiteiten en behaalde resultaten van een project en niet op basis van de kosten die subsidiabel zijn. De uitbetaling is daarom gebaseerd op een (ex-post) audit van de uitgevoerde activiteiten en behaalde resultaten en niet op de gemaakte subsidiabele kosten. Dit betekent dat er niets wordt uitbetaald wanneer de resultaten niet zijn bereikt. Het is dan ook van belang om te zorgen voor een gedegen ex-ante-beoordeling en zo nodig bijbehorende documentatie van de methode, aangezien achteraf alleen de resultaten worden gecontroleerd. Voor de berekening van een forfaitair bedrag geldt een aantal algemene principes: Het moet eerlijk zijn: de berekening moet redelijk zijn, d.w.z. gebaseerd op de werkelijkheid, niet excessief of extreem (bijv. gebruik van percentages voor specifieke behoeften of omstandigheden); Het moet billijk zijn: de berekening moet zorgen voor gelijke behandeling van begunstigden en/of projecten (bijv. verschillen in percentages of bedragen die niet zijn onderbouwd); Het moet verifieerbaar zijn: de vaststelling van een forfaitair bedrag moet berusten op bewijsstukken die kunnen worden gecontroleerd (bijv. beschrijving van berekeningsmethode en bronnen van gegevens die zijn gebruikt voor analyse). Het is de taak van de projectpartner om ondersteunende documenten en/of andere bewijsstukken aan te leveren voor de berekening van het forfaitaire bedrag. Het is de taak van de Managementautoriteit en de auditors om het bedrag van het aangevraagde forfaitaire bedrag te onderzoeken op basis van de algemene principes in combinatie met de ondersteunende stukken van 19

20 de projectpartner. De Managementautoriteit zal achteraf verifiëren of de projectpartner heeft voldaan aan de vooraf gestelde voorwaarden voor uitbetaling van het gevraagde bedrag. De Managementautoriteit moet vooraf toestemming geven voor het hanteren van een forfaitair bedrag voor een bepaalde concrete actie. Dit wordt gedaan op basis van het ingediende projectvoorstel. Een projectaanvraag kan diverse concrete acties omvatten, waarbij meerdere forfaitaire bedragen kunnen worden gecombineerd. Aangezien het subsidiebedrag wordt uitbetaald nadat de resultaten zijn gerealiseerd, bestaat er in de tussentijd geen recht op uitbetaling van (een deel van) de subsidie. Voorbeeld 1 Werken met forfaitaire bedragen is ideaal voor kleinschalige projecten, zoals de people-to-people - projecten in het kader van Interreg. Op basis van duidelijke, vooraf vastgestelde voorwaarden kunnen deze projecten subsidie krijgen tot een maximale overheidsbijdrage van zonder dat de partners op een ingewikkelde manier verantwoording hoeven af te leggen. Voorbeeld 2 Om lokale producten te promoten wil een groep kleine ondernemingen gezamenlijk deelnemen aan een beurs. Gezien de lage kosten van de actie besluit de Managementautoriteit om een forfaitair bedrag te hanteren voor de subsidie. Daarvoor wordt de groep ondernemingen gevraagd een begroting te maken van de kosten van het huren, opzetten en bemensen van de stand. Op basis van die begroting wordt een forfaitair bedrag van vastgesteld. Dit wordt aan de begunstigde uitbetaald op basis van het bewijs van deelname aan de beurs. Het afgesproken bedrag van dient te worden bewaard voor auditdoeleinden (verificatie van de voorafgaande berekening van het forfaitaire bedrag). Regelgeving Verordening (EU) nr. 1303/2013, artikel 67 en 68 Richtsnoeren betreffende vereenvoudigde kostenopties (SCO s), Europese Commissie (september 2014) 20

21 FACTSHEET 7 NETTO-INKOMSTEN Versie: 1 Geldig vanaf: 1 maart 2016 Referentie: Kostencatalogus hoofdstuk 7 Algemene uitgangspunten In geval van inkomsten moet aan de volgende drie basisprincipes van Europese grensoverschrijdende samenwerking worden voldaan: 1. Additionaliteit: het gebruik van EFRO moet een aanvulling vormen op de beschikbare nationale middelen om een bepaald doel te bereiken. Als er aanvullende financiële middelen beschikbaar zijn om hetzelfde doel te bereiken, mogen EFRO-middelen alleen worden gebruikt om de kloof tussen totale subsidiabele kosten en bijdragen te dichten. 2. Duurzaamheid: projecten moeten zorgen dat hun outputs en resultaten voldoen aan het bepaalde in artikel 71 van Verordening (EU) nr. 1303/ Geen winst: EFRO-subsidie mag geen financieel gewin opleveren voor de begunstigden van een project. Overeenkomstig lid 1 van artikel 61 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt onder netto-inkomsten verstaan: de instroom van kasmiddelen die gebruikers genereren door rechtstreeks te betalen voor de door middel van het project verstrekte goederen of diensten, zoals rechtstreeks door gebruikers betaalde vergoedingen voor het gebruik van infrastructuur, de verkoop of verhuur van grond of gebouwen, of betalingen voor diensten, minus alle operationele kosten en kosten voor de vervanging van uitrusting met een korte levensduur die in de overeenkomstige periode zijn gemaakt. Verschillende soorten netto-inkomsten Verordening (EU) nr. 1303/2013 maakt onderscheid tussen: a) projecten die na voltooiing (en mogelijk ook tijdens de uitvoering) netto-inkomsten genereren, welke projecten onder artikel 61 vallen; b) projecten die alleen tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren, waarop lid 1 t/m 6 van artikel 61 niet van toepassing zijn, maar die wel onder artikel 65, lid 8 vallen. a) Projecten die na voltooiing (en mogelijk ook tijdens de uitvoering) netto-inkomsten genereren Overeenkomstig lid 2 t/m 5 van artikel 61 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 dienen de subsidiabele uitgaven van het project van tevoren te worden verminderd door de verlaagde netto-inkomsten van het project te berekenen. Als een project na afronding inkomsten genereert of verwacht te genereren, moet hier liefst vanaf het begin rekening mee worden gehouden, nl. door de verwachte inkomsten te berekenen en deze van de projectbegroting af te trekken. Daarvoor bestaan verschillende methoden. Projecten die hiermee te maken hebben, dienen contact op te nemen met het Gezamenlijk Secretariaat voor nader advies. Om de netto-inkomsten vooraf te berekenen bestaan de volgende methoden: 21

22 Toepassing van een vast netto-inkomstenpercentage voor de betreffende sector. Als het bijv. de energiesector betreft, dan moet het vaste percentage voor de energiesector worden toegepast. Berekening van de verlaagde netto-inkomsten van het project, waarbij rekening wordt gehouden met de betreffende referentieperiode voor de sector waarin het project wordt uitgevoerd. De gehanteerde methode om de netto-inkomsten af te trekken van de subsidiabele uitgaven moet voldoen aan de nationale regelgeving van de lidstaat waar de netto-inkomsten worden gegenereerd. Indien ook tijdens de uitvoering van het project netto-inkomsten worden gegenereerd die voortvloeien uit inkomstenbronnen waarmee in de oorspronkelijke raming geen rekening was gehouden, dienen deze uiterlijk in de laatste betalingsaanvraag van de begunstigde te worden afgetrokken. Artikel 61, lid 7 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 bepaalt onder meer in punt b) dat artikel 61 niet van toepassing is op projecten waarvan de totale subsidiabele kosten niet meer dan 1 miljoen bedragen. Projecten die verwachten na afloop van het project netto-inkomsten te genereren, moeten in het oorspronkelijk ingediende aanvraagformulier de verlaagde netto-inkomsten aftrekken van hun begroting. Er zijn echter twee situaties denkbaar waarin dit vooraf lastig uitvoerbaar is: 1. Projecten waarvoor het objectief onmogelijk is de netto-inkomsten vooraf in te schatten Overeenkomstig artikel 61, lid 6 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 geldt dat wanneer het objectief gezien niet mogelijk is de inkomsten vooraf te schatten, begunstigden alle netto-inkomsten die binnen drie jaar na voltooiing van het project of, als dit eerder is, tot aan de afsluiting van het programma zijn gegenereerd, moeten opgeven aan de Managementautoriteit. De opgegeven netto-inkomsten worden afgetrokken van de uitgaven die bij de Commissie worden gedeclareerd. Zo nodig zal door de Management- en de Certificeringsautoriteit een procedure worden gestart om ten onrechte betaalde EFRO-subsidie terug te vorderen van de begunstigde. In het kader van de beheerscontroles zal het programma specifieke procedures invoeren om te controleren of de door begunstigden opgegeven netto-inkomsten kloppen. 2. Projecten waarvoor de afgetrokken verlaagde netto-inkomsten aanvankelijk te laag waren ingeschat Het kan voorkomen dat begunstigden vóór afsluiting van het project hun oorspronkelijke berekening van de netto-inkomsten moeten herzien en hun raming van de na afloop van het project te genereren netto-inkomsten moeten bijstellen (bijv. bij een verandering in de geschatte exploitatiekosten waardoor de geraamde netto-inkomsten ook veranderen). Indien het bijgestelde bedrag aan netto-inkomsten hoger is dan het bedrag dat in eerste instantie was afgetrokken, dient het verschil in één keer te worden afgetrokken van de laatste declaratie die de begunstigde indient. Als een project pas na goedkeuring voorziet dat het na afloop netto-inkomsten zal genereren, dient de berekening van de netto-inkomsten zo spoedig mogelijk aan het Gezamenlijk Secretariaat te worden gestuurd, in ieder geval uiterlijk vóór indiening van de laatste declaratie. Het op basis van de berekening geraamde bedrag aan netto-inkomsten moet vóór afsluiting van het project worden afgetrokken van de gedeclareerde kosten. 22

23 b) Projecten die alleen tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren Overeenkomstig artikel 65, lid 8 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 geldt dat de subsidiabele uitgaven van het project uiterlijk op het tijdstip van de door de betreffende partner ingediende laatste betalingsaanvraag moeten worden verminderd met de uitsluitend tijdens de uitvoering van het project rechtstreeks gegenereerde netto-inkomsten waarmee geen rekening is gehouden op het tijdstip van goedkeuring van dat project. De formule voor de berekening en uitbetaling van EFRO-subsidie uit het programma is altijd: subsidiabele kosten (netto)inkomsten = netto subsidiabele kosten Wanneer niet alle kosten subsidiabel zijn, worden de netto-inkomsten pro rata afgetrokken. Dit betekent dat slechts een deel van de netto-inkomsten wordt afgetrokken van de totale subsidiabele kosten. Voorbeeld: - Totale kosten: Totale subsidiabele kosten: (75%) - Totale netto-inkomsten: Totale af te trekken netto-inkomsten: 75% x = In de formule: subsidiabele kosten (netto)inkomsten = netto subsidiabele kosten = De meest gangbare projectinkomsten zijn entreegelden voor evenementen, vergoedingen voor films, dvd s, boeken, publicaties, enz. Inkomsten kunnen ook voortvloeien uit vergoedingen voor het gebruik van infrastructuur, de verkoop of verhuur van grond of gebouwen, of het verlenen van diensten door het project. Projecten die alleen tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren, dienen deze inkomsten in hun declaraties te rapporteren. Met het oog op artikel 65, lid 8 zullen de gerapporteerde inkomsten automatisch worden afgetrokken van de subsidiabele kosten. Het is niet nodig om de geraamde inkomsten reeds vooraf bij indiening van het aanvraagformulier af te trekken. Alle inkomsten die in de declaraties van de partners worden gerapporteerd, zullen worden afgetrokken van de gerapporteerde kosten. De af te trekken inkomsten die tijdens de projectuitvoering zijn gegenereerd, zijn gelijk aan de bruto-inkomsten (omdat de exploitatiekosten die nodig zijn voor de instandhouding van de outputs, niet vóór afsluiting van het project in aanmerking kunnen worden genomen). Indien niet alle kosten voor medefinanciering in aanmerking komen, worden de netto-inkomsten na rato toegerekend aan de wel en de niet subsidiabele delen van de kosten. Deze bepaling geldt niet voor projecten waarvoor de totale subsidiabele kosten ten hoogste euro bedragen. Regelgeving Verordening (EU) nr. 1303/2013, artikel 61 t/m 65, lid 8 en bijlage V Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 480/2014, artikel 15 t/m 19 23

24 Revised Guidance Note on Article 55 for ERDF and Cohesion Funds of Council Regulation (EC) No 1083/2006: Revenue-Generating Projects, def. versie van 30 nov. 2010, COCOF 07/0074/09 24

25 FACTSHEET 8 STAATSSTEUN Versie: 1 Geldig vanaf: 1 maart 2016 Referentie: Kostencatalogus paragraaf 7 Wat is staatssteun? In artikel 107 (ex artikel 87) van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie definieert de Europese Unie staatssteun zeer ruim als steunmaatregelen, met staatsmiddelen bekostigd, die de mededinging door begunstiging van bepaalde ondernemingen (zie definitie hieronder) vervalsen (of dreigen te vervalsen), voor zover deze steun het handelsverkeer tussen de lidstaten ongunstig beïnvloedt. Uitgaande van deze definitie kan al meteen een aantal kernelementen worden aangegeven, zoals: overdracht van staatsmiddelen, concurrentievervalsing, begunstiging van bepaalde ondernemingen (selectiviteit), beïnvloeding van het handelsverkeer tussen de lidstaten. Dit vormen de hoofdpunten waarop men moet controleren om na te gaan of er bij een project sprake kan zijn van problemen met staatssteun. Met deze elementen als uitgangspunt kunnen wij concluderen dat er alleen sprake is van staatssteun indien aan ALLE vijf onderstaande criteria is voldaan (cumulatieve voorwaarden): 1. Onderneming en economische activiteit: een onderneming is iedere entiteit die een economische activiteit uitoefent (= het op de markt brengen van goederen en diensten), ongeacht de rechtsvorm, de eigendomsstructuur en de wijze waarop zij wordt gefinancierd. Ook indien de rechtspersoon goederen of diensten kosteloos levert of volledig door de staat wordt gefinancierd, kunnen de staatssteunregels van toepassing zijn. 2. Selectiviteit: De steun dient selectief ten goede te komen aan bepaalde ondernemingen of de productie van bepaalde goederen of diensten. In deze context zal dat altijd het geval zijn. 3. Overdracht van staatsmiddelen: de steun moet worden verstrekt door de lidstaat / uit staatsmiddelen (hetgeen van toepassing is in deze context). 4. Voordeel: de maatregel moet voor de ontvanger voordeel of profijt opleveren dat deze anders niet zou hebben gehad (in deze context de EFRO-steun). Levert de maatregel een economisch voordeel (profijt) op dat een onderneming onder normale marktomstandigheden niet zou hebben gehad? Of is er geen sprake van een voordeel, d.w.z. is het gewoon dienstverlening tegen een marktprijs (bijv. verkregen via een aanbesteding of door een dienst van algemeen economisch belang (DAEB), mits de DAEB aan de Altmark-criteria 3 voldoet)? Als er geen sprake is van een voordeel, is er geen sprake van steun. 5. (Potentieel) verstorend effect op de mededinging en de handel binnen de Unie: de verleende steun moet de mededinging vervalsen of dreigen te vervalsen. Deze voorwaarde wordt veelal als overbodig beschouwd vanwege het voorgaande criterium; als een maatregel een onderneming begunstigt, wordt deze immers al beschouwd als een maatregel die de 3 DAEB s die aan de zogenoemde Altmark-criteria voldoen, worden niet geacht te worden bevoordeeld door overheidssteun. 25

26 mededinging kan dreigen te vervalsen. Door de mededinging te verstoren, heeft de maatregel dus ook invloed op de handel tussen lidstaten. Wat betreft het effect op de handel binnen de Unie, is de interpretatie ook hier heel ruim, want om aan deze voorwaarde te voldoen, is het al voldoende dat de goederen of diensten verhandeld kunnen worden (zonder dat de begunstigde ze daadwerkelijk exporteert). Bovendien is er geen minimumdrempel en zijn er dus slechts weinig gevallen waarin de handel tussen lidstaten niet wordt beïnvloed. Ten aanzien van ETS-projecten wordt ervan uitgegaan dat altijd aan criteria 2 en 3 is voldaan. Bovendien betekent de sterke samenhang tussen criteria 4 en 5 dat als aan criterium 4 is voldaan, er altijd van uitgegaan wordt dat eveneens aan criterium 5 is voldaan. Denk eraan dat de begunstigde uiteindelijk zelf verantwoordelijk is voor de naleving van de staatssteunregels. De Managementautoriteit is verantwoordelijk voor het beoordelen van staatssteun en kan de begunstigde alle relevante informatie geven, maar het is de begunstigde die zich aan deze regels moet houden. Wanneer er fouten worden ontdekt, zijn de consequenties voor de begunstigde. Wie heeft te maken met staatssteun? Iedere organisatie die overheidssubsidie ontvangt, heeft in principe met staatssteun te maken. De staatssteunregels gelden echter alleen als een entiteit als onderneming opereert. Ondernemingen 4 zijn entiteiten die een economische activiteit uitoefenen, ongeacht hun rechtsvorm (het kunnen overheidsinstanties, liefdadigheidsinstellingen, ngo s, verenigingen, universiteiten of particuliere bedrijven zijn) en ongeacht of ze een winstoogmerk hebben of niet. De indeling als onderneming hangt samen met een activiteit, NIET met het publieke of private karakter van een entiteit. Het enige relevante criterium is of de entiteit in de context van het ETS-project een economische activiteit uitoefent. Meer in het bijzonder wordt een onderneming in het kader van mededingingsrecht omschreven als een entiteit die een economische activiteit verricht waarbij goederen en diensten worden aangeboden in (feitelijke of mogelijke) concurrentie met andere marktpartijen die economische activiteiten verrichten, met het oog op de productie en marketing van goederen en diensten in de markt. Het concept 'onderneming' is dus zeer ruim en kan zowel private als publieke organisaties omvatten. Activiteiten die in het kader van wettelijke taken worden verricht, en normaal gesproken door de overheid worden uitgevoerd, vallen niet binnen dit concept, aangezien zij geen handelsdoeleinden dienen en geen handelsprocedures volgen. In veel gevallen kunnen lokale overheids- of bestuursorganen echter wél vergelijkbaar met ondernemingen worden geacht. Wel wordt onderscheid gemaakt op basis van de omvang van organisaties 5. Ondernemingen zijn in te delen in twee groepen: MKB/KMO s en grote ondernemingen. 4 In de Europese wet- en regelgeving worden de termen onderneming en bedrijf door elkaar gebruikt. 5 Dit onderscheid heeft gevolgen voor regels in de AGVV die van toepassing kunnen zijn voor kmo s en grote ondernemingen. 26

27 Kleine en middelgrote ondernemingen (MKB/KMO s) vormen een bepaalde categorie ondernemingen waarvoor net als bij andere ondernemingen NIET de rechtsvorm bepalend is. MKB/KMO s 6 zijn ondernemingen die voldoen aan de criteria dat er minder dan 250 personen werkzaam zijn en dat de jaaromzet minder dan 50 miljoen euro en/of het jaarlijkse balanstotaal minder dan 43 miljoen euro bedraagt. Deze definitie is nogal ruim en de volgende kenmerken zijn niet relevant: de rechtsvorm als private of publieke rechtspersoon (ook economische activiteiten van gemeenten kunnen onder de staatssteunregels voor MKB/KMO s vallen!) en het al dan niet hebben van een winstoogmerk (ngo s, non-profitorganisaties e.d. kunnen ook MKB/KMO s zijn!). Onder de definitie vallen ook zelfstandigen, familiebedrijven, personenvennootschappen en verenigingen die regelmatig een economische activiteit uitoefenen. Grote ondernemingen zijn ondernemingen die niet onder de definitie van kleine en middelgrote ondernemingen vallen. De staatssteunregels maken onderscheid tussen kleine en grote ondernemingen. Sommige regels in de AGVV zijn verschillend voor MKB/KMO s en grote ondernemingen. Zo heeft artikel 20 van de AGVV (Steun voor samenwerkingskosten gemaakt door aan ETS-projecten deelnemende MKB/KMO's) geen betrekking op grote ondernemingen. Bij het beantwoorden van de vraag of er sprake kan zijn van een staatssteunprobleem, is de aard van de begunstigde dus niet relevant, aangezien zelfs een organisatie zonder winstoogmerk zich kan bezighouden met economische activiteiten. Het belangrijkste element is de aard van de projectactiviteiten die de partnerorganisatie met behulp van de overheidsfinanciering (d.w.z. de staatssteun) wil uitvoeren. Omgaan met staatssteun In geval van staatssteun zijn er drie opties: 1. het economisch voordeel kan teniet worden gedaan (moet worden toegepast op het hele partnerschap); 2. als er een klein steunbedrag is toegekend (minder dan ) kan de de-minimis-regel van toepassing zijn; 3. als het bedrag hoger is dan , kan de steunmaatregel worden vrijgesteld op grond van de algemene groepsvrijstellingsverordening (AGVV). OPTIE 1: Het economisch voordeel tenietdoen Als de deelname van een bepaalde partner aan een project een risico van staatssteun oplevert, kan het programma het partnerschap adviseren om de aanvraag zodanig te herzien dat er geen sprake meer is van een eventueel economisch voordeel en dat het risico van staatssteun dus vervalt. Daarvoor moet het project aan vier eisen voldoen: Absoluut alle resultaten moeten kosteloos beschikbaar worden gesteld. Daarbij gaat het ook om achtergronddocumenten, gegevens en methoden. Op basis van het beschikbare materiaal moet het voor iedere organisatie of onderneming buiten het partnerschap mogelijk zijn om het werk van het project te kopiëren. Begunstigden en het project kunnen geen aanspraak maken op intellectuele-eigendomsrechten. Het project of een begunstigde kan wel eisen dat het/hij wordt vermeld als de oorspronkelijke bron 6 In de context van staatssteun wordt de definitie van kmo gegeven in bijlage I van de AGVV. 27

28 van het materiaal, maar mag geen beperkingen stellen aan de toegang tot het materiaal of daar op enige wijze kosten voor in rekening brengen. Alle begunstigden, ook particuliere ondernemingen, moeten bij alle projectactiviteiten zonder winstoogmerk werken. Dit betekent dat alle uitgaven tegen kostprijs en zonder winst bij het project moeten worden gedeclareerd. Bij de inkoop van externe expertise, diensten of goederen voor het project moeten alle aanbestedingsprocedures van de EU, de eigen lidstaat en de eigen organisatie worden gevolgd. Dit geldt ook voor ondernemingen en organisaties in de private sector, die normaal gesproken niet onder de aanbestedingsregels vallen. Omdat de resultaten van projecten altijd voortkomen uit samenwerking, moet het bovenstaande gelden voor het hele partnerschap: het is uiteraard niet mogelijk dat de ene partner alle resultaten openbaar maakt en de andere partner ze voor commerciële doeleinden vasthoudt. Als een project gebruikmaakt van deze optie, moet de lead partner een eigen verklaring overleggen waarin hij bevestigt dat alle projectpartners zich aan deze voorwaarden zullen houden. Wanneer bij de uitvoering van het project een van deze voorwaarden niet wordt nageleefd, vormt dit een ernstige onregelmatigheid. OPTIE 2: De-minimis-regel De-minimis-steun is staatssteun die aan een onderneming wordt verleend voor een zodanig laag bedrag dat men ervan uitgaat dat de mededinging hierdoor niet wordt of dreigt te worden verstoord. De Europese Commissie heeft dit bedrag vastgesteld op per onderneming over een periode van drie jaar. Bij de aanvraag moet een project aangeven of één of meerdere begunstigden gebruikmaken van de de-minimis-regeling. Voor deze begunstigde(n) moet dan samen met het aanvraagformulier ook de Verklaring De-minimissteun worden ingediend. Volgens de de-minimis-regel moeten de betreffende partners een eigen verklaring bij het programma indienen om zeker te stellen dat de totale de-minimis-steun in de laatste drie boekjaren niet meer bedraagt dan Hoewel de AGVV (zie optie 3) vrijstellingen toestaat per project en per MKB/KMO (in geval van artikel 20), kan de de-minimis-regel toch een alternatieve oplossing bieden voor bepaalde partners die niet onder een van de artikelen van de AGVV vallen. Om in aanmerking te komen voor toepassing van de de-minimis-regel, dient de steunmaatregel aan de volgende voorwaarden te voldoen: het plafond voor steun onder de de-minimis-regel is (equivalent van de steun in contanten) over een periode van drie boekjaren; het plafond geldt per lidstaat; het plafond is van toepassing op het totaal aan overheidsbijstand die kan worden beschouwd als de-minimis-steun; het plafond is van toepassing op alle soorten steunmaatregelen, ongeacht de vorm of het beoogde doel; de regeling is uitsluitend van toepassing op transparante vormen van steun, waarmee steunmaatregelen worden bedoeld waarvan vooraf het bruto-steunequivalent kan worden vastgesteld zonder dat daarvoor een risicobeoordeling nodig is. Omdat het plafond van per lidstaat geldt, kan het zijn dat begunstigden in het kader van het EMR-programma meer dan aan de-minimis-steun kunnen ontvangen. Aanvragers wordt geadviseerd tijdig contact op te nemen met de Managementautoriteit om de mogelijkheden en het bedrag aan de-minimis-steun te onderzoeken. 28

29 OPTIE 3: Algemene groepsvrijstellingsverordening (AGVV) In het kader van een administratieve vereenvoudiging heeft de Commissie de algemene groepsvrijstellingsverordening (AGVV) ingevoerd, die de lidstaten toestaat een aantal steunmaatregelen niet bij de Commissie aan te melden. Deze verordening consolideert en harmoniseert de bestaande regels en verruimt de staatssteuncategorieën die onder de vrijstelling vallen. Vergeleken met de vorige AGVV 7 is er een specifiek nieuw artikel 20 opgenomen, dat direct betrekking heeft op ETS. Artikel 20 van de AGVV (Steun voor samenwerkingskosten gemaakt door aan projecten voor Europese territoriale samenwerking deelnemende MKB/KMO's) geldt alleen voor MKB/KMO s die aan de volgende voorwaarden voldoen: criteria van de MKB/KMO-definitie 8, drempels, transparantie, stimulerend effect, steunintensiteit, in aanmerking komende kosten, cumulering, publicatie en informatie. Indien aan al deze voorwaarden is voldaan, kunnen de volgende kosten als subsidiabel worden aangemerkt: Kosten voor organisatorische samenwerking 9, met inbegrip van: de kosten van personeel en kantoren voor zover die verband houden met het samenwerkingsproject; kosten voor door consultants en dienstverrichters verleende advies- en ondersteuningsdiensten met betrekking tot samenwerking; reiskosten, kosten van uitrusting en investeringsuitgaven die rechtstreeks met het project verband houden, afschrijving van werktuigen en uitrusting voorzover deze exclusief voor het project worden gebruikt; de hierboven bedoelde diensten zijn niet van permanente of periodieke aard, noch behoren zij tot de gewone bedrijfsuitgaven van de onderneming, zoals routinematig belastingadvies, gangbare juridische dienstverlening of routinematige reclame. Organisatorische samenwerking wordt gedefinieerd als de ontwikkeling van gezamenlijke bedrijfs- of managementstrategieën, het aanbieden van gemeenschappelijke diensten of diensten die samenwerking moeten bevorderen, gecoördineerde activiteiten zoals onderzoek of marketing, de ondersteuning van netwerken en clusters, het verbeteren van toegankelijkheid en communicatie, het gebruik van gedeelde instrumenten om het ondernemerschap en de handel met MKB/KMO's te bevorderen. Op grond van artikel 20 van de AGVV mag de steun niet meer dan 50% (alle soorten publieke middelen inbegrepen) van de in aanmerking komende kosten bedragen. Daarnaast mag de steun voor MKB/KMO s voor de kosten van samenwerking in het kader van ETS-projecten niet meer dan 2 miljoen euro per MKB/KMO per project bedragen. Hoewel artikel 20 specifiek van toepassing is op de ETS-programma's, kunnen andere artikelen van de AGVV ook relevant zijn voor projectpartners. Vooral omdat artikel 20 alleen voor MKB/KMO s geldt. Alle artikelen van de AGVV beschrijven voorwaarden en steunintensiteiten voor bepaalde categorieën steun. Omdat sommige artikelen van de AGVV niet relevant zijn voor het EMR-programma, worden hieronder niet alle delen en artikelen genoemd. De belangrijkste categorieën steun zijn steun aan 7 Zie Verordening (EG) nr. 800/2008 van 6 augustus Zie bijlage I van de AGVV (algemene groepsvrijstellingsverordening) Verordening (EU) nr. 651/2014 van de Commissie 9 Zie artikel 2, lid 63 van de AGVV (algemene groepsvrijstellingsverordening) Verordening (EU) nr. 651/2014 van de Commissie 29

30 MKB/KMO s (deel 2 AGVV) en steun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (deel 4 AGVV). De volgende artikelen kunnen relevant zijn (geen uitputtende opsomming): Investeringssteun voor MKB/KMO s (artikel 17) Consultancysteun voor MKB/KMO s (artikel 18) Steun voor scoutingkosten (artikel 24) Steun voor onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten (artikel 25) Investeringssteun voor onderzoeksinfrastructuur (artikel 26) Steun voor innovatieclusters (artikel 27) Innovatiesteun voor MKB/KMO s (artikel 28) Steun voor proces- en organisatie-innovatie (artikel 29) In de projectaanvraag moeten de projectpartners beschrijven en onderbouwen welk artikel van de AGVV op hun project van toepassing is (indien relevant). Hoe kan het risico van staatssteun bij een projectvoorstel worden vastgesteld? De beoordeling van het risico van staatssteun bij een project omvat vier stappen: A. STAP 1: Informatie van de aanvragers: eigen beoordeling en eigen verklaring In de aanvraagfase dienen alle projectpartners zelf een beoordeling te maken van de aard van de activiteiten die zij in het kader van het project uitvoeren. Zij moeten beoordelen of de activiteiten in het kader van het project als economische activiteiten worden aangemerkt en of de organisatie dankzij het project een voordeel verkrijgt dat zij anders niet zou hebben verkregen. Deze eigen beoordeling kan worden uitgevoerd aan de hand van de vragen in het aanvraagformulier, die vergezeld gaan van een toelichting. Er moeten meerdere vragen worden beantwoord om te kunnen beoordelen of het project voldoet aan de vijf criteria die aan het begin van deze factsheet zijn genoemd. Is de conclusie dat er een laag risico van staatssteun is, dan gelden er geen specifieke restricties of begrotingsbeperkingen voor de partner. Is de conclusie echter dat er een hoog risico van staatssteun is, dan wordt de organisatie in het kader van het project aangemerkt als onderneming en zijn de staatssteunregels van toepassing. In dit laatste geval dienen de betreffende partners informatie te verstrekken om te kunnen beoordelen of het om een grote onderneming of een MKB/KMO gaat. Daarbij kan de aanvrager aan de hand van een reeks aanvullende vragen bepalen wat de meest geschikte financiële regeling is voor de financiering van het project. De beschikbare regelingen zijn ofwel de de-minimis-regel ofwel een van de vrijstellingen van de 30