Begeleiding militair uitzonderlijk transport in Europa

Transcriptie

1 Programma van Eisen Begeleiding militair uitzonderlijk transport in Europa Assortiment Versie 1.6 Datum 23 mei 2017 Status Definitief

2 Definitief 23 mei 2017 (Begeleiding militair uitzonderlijk transport in Europa) Colofon Divisie Facilitair & Logistiek Commando DienstenCentra Assortimentsmanagement Herculeslaan AB Utrecht Postbus AA Utrecht Contactpersoon Status Opdrachtgever Auteur(s) Projectnummer R. Soemodipoero Assortimentsmanager T +31 (0) MDTN * M +31 (0) DR.Soemodipoero@mindef.nl Definitief DF&L/VAM/ASSM R. Soemodipoero Pagina 2 van 11

3 Inhoud Colofon 2 1 Definities en afkortingen Afkortingen 4 2 Bijbehorende documenten Algemene en bijzondere documenten die deel zijn van dit PVE Tegenstrijdigheid Geldigheid documenten Algemene Documenten 4 3 Inleiding Algemeen 5 4 Functionele beschrijving dienstverlening begeleiding militair uitzonderlijk transport in Europa Uitgangspunten dienstverlening Beschrijving dienstverlening Uitvoering dienstverlening Categorieën en routes: Locaties van waaruit de begeleiding militair uitzonderlijk transport dient plaats te vinden. 6 5 Logistieke eisen begeleiding militair uitzonderlijk transport in Europa 6 6 Personele eisen bij begeleiding militair uitzonderlijk transport in Europa. 9 7 Rapportage Rapportage 9 8 Communicatie en managementinformatie Overlegstructuren Verslaglegging 10 Pagina 3 van 11

4 Definitief 23 mei 2017 (Begeleiding militair uitzonderlijk transport in Europa) 1 Definities en afkortingen 1.1 Afkortingen B&TCO CDC CLAS DVVO ERK PVE SSM TBB : Bevoorradings- en Transportcommando : Commando Diensten Centra : Commando Landstrijdkrachten : Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie : Europees Referentiekader : Programma van Eisen : Single Service Management : Te Beschermen Belangen 2 Bijbehorende documenten 2.1 Algemene en bijzondere documenten die deel zijn van dit PVE Bij de omschrijving van bepaalde eisen wordt verwezen naar de hierna genoemde documenten. Deze documenten zijn onlosmakelijk verbonden en maken deel uit van dit PVE. Indien in een document naar andere voorschriften wordt verwezen zijn deze ook van toepassing. 2.2 Tegenstrijdigheid Indien bepaalde eisen van dit PVE in strijd zijn met het gestelde in voornoemde documenten of voorschriften moet de opdrachtgever om uitsluitsel worden gevraagd, zodat kan worden vastgesteld welke eisen bindend zijn. 2.3 Geldigheid documenten Van toepassing is de uitgave van de documenten, welke van kracht is op de datum van de offerte aanvraag, tenzij uit de vermelde revisiedatum, nummer of letter anders blijkt. 2.4 Algemene Documenten Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van transportdiensten inclusief post en verhuisdiensten, versie 26 januari Dit document is te downloaden via Pagina 4 van 11

5 3 Inleiding 3.1 Algemeen De Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie (DVVO) is een uitvoerend dienstencentrum van het Commando Diensten Centra (CDC) en verzorgt voor opdrachtgever het wereldwijd transport van personen en goederen en de fysieke postverwerking. Daarnaast levert Het Bevoorradings- en Transportcommando (B&TCo) de militair logistieke transport bijdrage aan het primaire proces van het CLAS en in sommige gevallen ook Defensie breed (operationele catering en transportdiensten). De doelstelling van het B&TCo is onder operationele omstandigheden zorg te dragen voor de Bevoorrading, en Transportdiensten. Tevens het in Single Service Management (SSM) plannen en uitvoeren van het niet operationeel goederenvervoer over de weg binnen Nederland, België, Luxemburg en Duitsland. Het Ministerie van Defensie heeft voor de begeleiding van het militair uitzonderlijk transport in Europa, behoefte aan een nieuwe raamovereenkomst. 4 Functionele beschrijving dienstverlening begeleiding militair uitzonderlijk transport in Europa 4.1 Uitgangspunten dienstverlening De opdrachtnemer dient bij de dienstverlening minimaal te voldoen aan vigerende Nederlandse en Europese wet en regelgeving. 4.2 Beschrijving dienstverlening De dienstverlening dient te bestaan uit het begeleiden van het militaire uitzonderlijk transport in Europa (Zie bijlage 10B, voor de definitie van de landen in Europa). 4.3 Uitvoering dienstverlening De opdrachtnemer dient zorg te dragen voor de begeleiding van eigen Defensie militaire speciaal/zwaar transporten, middels het leveren van begeleidingsvoertuigen met chauffeur/begeleiders. De opdrachtnemer dient de dienstverlening te verrichten in de navolgende categorieën en routes: Pagina 5 van 11

6 Definitief 23 mei 2017 (Begeleiding militair uitzonderlijk transport in Europa) Categorieën en routes: Begeleiding binnen Nederland conform de regeling verkeersregelaars Zowel start, route als eindlocatie in Nederland; Begeleiding Buitenland BF2 voertuig. Start, route en/of eindlocatie in buitenland; Begeleiding Buitenland BF3 voertuig. Start, route en/of eindlocatie in buitenland. Het BF2 en BF3 voertuig is standaard uitgevoerd met de benodigde middelen conform de eisen van het betreffend land om de begeleiding te kunnen/mogen uitvoeren. De begeleiding van het transport kan indien noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht, worden onderbroken voor (meerdere) overnachtingen. De redelijke additionele kosten hiervan, worden door opdrachtgever vergoed. Hiervoor dient een origineel betalingsbewijs te worden overlegd. 4.4 Locaties van waaruit de begeleiding militair uitzonderlijk transport dient plaats te vinden. Locatie in Nederland naar een locatie in Nederland; Locatie in Nederland naar een andere locatie binnen Europa; Locatie binnen Europa, (niet zijnde Nederland) naar een locatie binnen Nederland; Locatie binnen Europa naar een locatie binnen Europa, niet zijnde Nederland. 5 Logistieke eisen begeleiding militair uitzonderlijk transport in Europa 1. De opdrachtnemer dient alle wettelijke vergunningen te bezitten benodigd ter uitvoering van de begeleiding van het uitzonderlijk transport in Europa. Indien nieuwe vergunningen vereist zijn, zal opdrachtnemer, zelf zorgdragen voor het verkrijgen van de vereiste vergunningen (eventuele kosten die hieruit voortvloeien, komen ten laste van de opdrachtnemer). 2. De opdrachtnemer dient ook lading te begeleiden, die TBB is gekwalificeerd. 3. De opdrachtnemer dient zowel enkelvoudige als meervoudige begeleidingsaanvragen te kunnen uitvoeren. 4. De opdrachtnemer dient de dienstverlening te kunnen uitvoeren binnen heel Europa. 5. De opdrachtnemer dient zorg te dragen voor de begeleiding van Militaire speciaal/zwaar transporten, middels het per dag leveren van 1 tot maximaal 25 begeleidingsvoertuigen met chauffeur/begeleiders. Pagina 6 van 11

7 6. De opdrachtnemer dient de dienstverlening op alle dagen van het jaar uit te voeren, ook op zon- en (inter) nationale feestdagen, mits deze niet in strijd zijn met wet en regelgeving. 7. De opdrachtnemer dient 24/7 telefonisch bereikbaar te zijn op één telefoonnummer en het dienstdoende personeelslid van opdrachtnemer dient Beslissingsbevoegd te zijn. Tevens dient het personeelslid in het Nederlands, Duits of in het Engels op het ERK niveau B1, te kunnen communiceren. 8. De opdrachtnemer dient 24/7 een opdracht, wijziging of annulering in behandeling te nemen en de opdrachtgever binnen 2 uur hiervan per een bevestiging te sturen. 9. De opdrachten kunnen ad hoc, telefonisch worden aangemeld dan wel worden gewijzigd. De opdrachtgever dient de opdracht, achteraf per aan de opdrachtnemer te bevestigen. 10. De opdrachtnemer stelt tijdens kantooruren een vast aanspreekpunt aan voor de opdrachtgever. 11. Voor het kunnen doorgeven van een opdracht, wijziging of annulering dient opdrachtnemer buiten kantooruren, een point of contact (POC) inclusief een mobiel telefoonnummer aan opdrachtgever bekend te stellen. 12. De opdrachtnemer dient de dienstverlening uit te voeren conform aanvraag opdrachtgever, eventuele afwijkingen (bijvoorbeeld wijzigingen en/of vertragingen) altijd in overleg met de opdrachtgever. 13. De opdrachtnemer dient op elk gewenst moment de opdrachtgever een actuele update, te kunnen geven aangaande de locatie van de begeleiding van het uitzonderlijk transport. 14. De opdrachtnemer dient de opdrachtgever te allen tijde achteraf, van een (digitale) uitvoeringsbevestiging te voorzien. 15. Indien de opdrachtgever zijn aanvraag tenminste 48 uur voor aanvang transport (tijdstip aanvang begeleiding) indient, dan heeft de opdrachtnemer een leveringsplicht. Indien de aanvraagtermijn korter is dan 48 uur, dan heeft de opdrachtnemer een inspanningsverplichting. 16. Indien er sprake is van grensoverschrijdende transporten en de opdrachtgever tenminste 120 uur voor aanvang transport (tijdstip aanvang begeleiding) zijn aanvraag indient, dan heeft de opdrachtnemer een leveringsplicht. Indien de aanvraagtermijn korter is dan 120 uur, dan heeft de opdrachtnemer een inspanningsverplichting. 17. Indien er sprake is van transporten welke geheel plaatsvinden in het buitenland en de opdrachtgever zijn aanvraag tenminste 240 uur voor aanvang transport (tijdstip aanvang begeleiding) indient, dan heeft de opdrachtnemer een leveringsplicht. Indien de aanvraagtermijn korter is dan 240 uur dan heeft de opdrachtnemer een inspanningsverplichting. Pagina 7 van 11

8 Definitief 23 mei 2017 (Begeleiding militair uitzonderlijk transport in Europa) 18. De opdrachtgever mag tot 24 uur voor aanvang transport (tijdstip aanvang begeleiding) een aanvraag kosteloos wijzigen of annuleren. Dit met uitzondering van al gemaakte kosten die direct verband houden met de uitvoering, zoals bijvoorbeeld: vergunning toestemming, ferry, etc. Hiervoor dient een origineel betalingsbewijs te worden overlegd. 19. De opdrachtnemer dient in staat te zijn een begeleidingsopdracht voor meerdere dagen uit te voeren, afhankelijk van de af te leggen afstand tussen de start- en eindlocatie. De start- en eindlocaties worden aangegeven op de individuele aanvraag. 20. De opdrachtnemer dient bij onvoorzien oponthoud, verkeer geleidende maatregelen te nemen. 21. De opdrachtnemer dient de dienstverlening in Nederland uit te voeren conform de Beleidsregel Ontheffing Verlening Exceptionele Transporten RDW en de Regeling Verkeersregelaars En in het buitenland conform de daar geldende wet en regelgeving. 22. De opdrachtgever verstrekt aan opdrachtnemer, alle noodzakelijke documenten (vergunningen) ten behoeve van de begeleiding van het uitzonderlijk transport. 23. De opdrachtnemer dient zorg te dragen voor alle noodzakelijke documenten die voor de uitvoering van de opdracht benodigd zijn. 24. De opdrachtnemer dient voertuigen in te zetten waarvoor geldt, dat zij tenminste moeten voldoen aan Euro norm 5, In geval er locaties zijn die een hogere Euro norm eisen, dan dient de opdrachtnemer voertuigen in te zetten welke aan deze hogere Euro norm voldoen. Zie ook het document, Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van transportdiensten inclusief post en verhuisdiensten, versie 26 januari Dit document is te downloaden via De prijs van de begeleiding dient te zijn gebaseerd op de afstand tussen postcode vertrekplaats en postcode bestemmingsplaats, op basis van de route welke door Defensie Bureau Verkeer wordt bepaald en aangeleverd. Pagina 8 van 11

9 6 Personele eisen bij begeleiding militair uitzonderlijk transport in Europa. 26. De chauffeurs belast met de begeleiding van het uitzonderlijk transport, moeten tijdens de uitvoering van een opdracht, telefonisch bereikbaar zijn. 27. De opdrachtnemer is verplicht om in geval van technisch mankement of uitval van de chauffeur tijdens de uitvoering van de opdracht, zo spoedig mogelijk voor gelijkwaardig vervangend vervoer en/of personeel te zorgen en stelt de opdrachtgever hiervan op de hoogte. 28. De chauffeurs van de opdrachtnemer welke zijn belast met de begeleiding van het uitzonderlijk transport, moeten op het ERK niveau B1, in het Nederlands, Duits of in het Engels communiceren. 29. De chauffeurs van de opdrachtnemer moeten in het bezit zijn van een schriftelijke of digitale officiële ritopdracht (niet handgeschreven). 7 Rapportage 7.1 Rapportage De opdrachtnemer levert twee maal per jaar, uiterlijk één maand na afloop van de zesde en twaalfde kalendermaand, een evaluatie aan over de opzet en het functioneren van de dienstverlening in de afgelopen zes maanden. De evaluatie gaat minimaal in op de volgende aandachtspunten: uitvoering conform raamovereenkomst; klanttevredenheid; leverbetrouwbaarheid; klachtenregistratie en behandeling; (financiële) rapportages en toelichting. Er dient een performance report met daarin minimaal het overzicht van de opdrachten, de behaalde levertijden, afwijkingen of meerkosten, reden van vertraging, manco s en schades te worden opgeleverd. Opdrachtnemer dient daarom de informatie hierover bij te houden en conform te rapporteren. Pagina 9 van 11

10 Definitief 23 mei 2017 (Begeleiding militair uitzonderlijk transport in Europa) 8 Communicatie en managementinformatie 8.1 Overlegstructuren De communicatie tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer van de dienstverlening, zal op tactisch en operationeel niveau plaats vinden, overeenkomstig de navolgende frequenties en deelnemers. Communicatiestructuur Niveau Frequentie Deelnemers Tactisch Tweemaal per jaar Assortimentsmanager, contractmanager DF&L/VAM, vertegenwoordiger DVVO, vertegenwoordiger B&TCO en accountmanager opdrachtnemer. Operationeel Eenmaal per kwartaal Contactpersoon opdrachtgever, en contactpersoon opdrachtnemer. Minimaal eenmaal per kwartaal vindt operationeel overleg plaats waarbij onder andere de dienstverlening wordt geëvalueerd en toekomstige aandachtspunten worden afgestemd. Tijdens het tactisch overleg wordt het functioneren van de dienstverlening besproken en komen aan de hand van de rapportage genoemd in punt 7.1 minimaal de navolgende onderwerpen aan de orde: kwaliteit en dienstverlening; leverbetrouwbaarheid; klachtenregistratie en behandeling; (financiële) rapportages en toelichting, facturering en het performance report. Escalatieniveaus Niveau 1 Planner afroeper Planner opdrachtnemer 2 Leidinggevende afroeper Manager opdrachtnemer 3 Assortiment manager en Contract manager DF&L/VAM Managing Director opdrachtnemer 8.2 Verslaglegging De opdrachtnemer maakt een schriftelijk verslag van het genoemde overleg. Het verslag dient binnen vijf werkdagen na het overleg aan opdrachtgever ter accordering te worden aangeboden. Pagina 10 van 11

11