AAN DE SLAG MET CIRCULAIR INKOPEN EN AANBESTEDEN IN DE METROPOOLREGIO AMSTERDAM

Transcriptie

1 AAN DE SLAG MET CIRCULAIR INKOPEN EN AANBESTEDEN IN DE METROPOOLREGIO AMSTERDAM Resultaten van de Community of Practice Circulair inkopen Metropoolregio Amsterdam Jacqueline Cramer i.s.m. leden van de Community of Practice, juni 2017 Begeleiding vanuit de Amsterdam Economic Board: Marjolein Brasz, Connector Circulaire Economie. Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 1

2 Inhoudsopgave Samenvatting 3 1. Inleiding 5 2. Doelstellingen 7 3. Integrale benadering van thema s 8 4. Kansrijke inkooptrajecten Keuze van een beperkt aantal gezamenlijke inkooptrajecten Marktconsultatie Aanpak en KPI s Creeren van draagvlak binnen de eigen organisatie 19 Bijlage: Participanten 21 Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 2

3 Samenvatting De Amsterdam Economic Board heeft de transitie naar een circulaire economie benoemd als één van de vijf Uitdagingen voor de Metropoolregio Amsterdam. Deze transitie houdt in dat producten en materialen zo hoogwaardig mogelijk teruggebracht worden in de kringloop. Doel hiervan is om de voorzieningszekerheid van grondstoffen (energie, water en grondstoffen) veilig te stellen, werkgelegenheid en duurzame economische groei te bevorderen, innovatie en R&D te stimuleren en milieuvervuiling te voorkomen. Een belangrijke stimulans om bovenstaande ambitie te realiseren is circulair inkopen en aanbesteden. Om circulair inkopen te bevorderen binnen de Metropoolregio Amsterdam is een Community of Practice opgezet, waaraan zeven gemeenten, de provincie Noord- Holland, de Regio Gooi & Vechtstreek, de UvA/ HvA en Schiphol hebben deelgenomen. Er zijn zes bijeenkomsten georganiseerd in de periode december juni De belangrijkste resultaten van deze Community of Practice Circulair inkopen en aanbesteden zijn: Circulair inkopen past binnen de bredere strategie van duurzaam inkopen. De nadruk ligt daarbij op circulair ontwerpen, producthergebruik en hoogwaardige recycling van grondstofstromen en in stand houden van het herstelvermogen van natuurlijke systemen. Negatieve effecten op mens en milieu dienen vermeden te worden. Inmiddels is er landelijk en ook binnen de Community of Practice Metropoolregio Amsterdam voldoende kennis en ervaring uitgewisseld om aan de slag te gaan. Afgesproken is om gezamenlijk vijf inkoop- en aanbestedingstrajecten voor te bereiden in 2017 en uiterlijk begin januari 2018 deze trajecten ten uitvoer te brengen. Er is een onderlinge taakverdeling afgesproken wie welk traject voorbereidt. De vijf inkoop- en aanbestedingstrajecten zijn geselecteerd op basis van de prioriteiten die de deelnemers zelf naar voren hebben gebracht, te weten: 1. Bouwen en slopen; 2. Kantoormeubilair; 3. Speelmeubilair in de buitenruimte; 4. Bewegwijzering en 5. ICT. Als KPI is geformuleerd dat elke organisatie voor eind 2018 twee tot drie van de vijf geselecteerde inkoop- en aanbestedingstrajecten circulair heeft aanbesteed, de haalbaarheid daarvan is afhankelijk van recente en aankomende trajecten bij elke organisatie. Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 3

4 Gekozen is voor innovatiegericht inkopen en aanbesteden. Daarmee stimuleert de organisatie de markt om innovatieve, duurzame oplossingen te ontwikkelen en te leveren. De essentie van innovatiegericht inkopen is de dialoog met de markt. Deze dialoog start ver voor het aanbestedingstraject, bij voorkeur door budgethouder én inkoper gezamenlijk. Om startups/nieuwkomers in de markt een kans te bieden in het kader van circulair inkopen en aanbesteden, committeren deelnemers zich tot het betrekken van startups bij hun inkooptrajecten. Dit kan zijn bij marktconsultaties en/ of door het geven van ruimte in de samenwerking met hoofdaannemers. Hiervoor organiseert de Amsterdam Economic Board in het najaar van 2017 een bijeenkomst waar circulaire startups zich kunnen presenteren. Om circulair inkopen en aanbesteden te verankeren binnen de eigen organisatie is een stappenplan opgesteld, bestaande uit de volgende vijf stappen: - Het formuleren van een visie en missie t.a.v. circulair inkopen; - Het ontwikkelen van een strategie voor de korte en langere termijn en op grond daarvan het opstellen van een actieplan en KPI s; - Het borgen van de voortgang via verankering van circulair inkopen in de bestaande systemen en procedures; - Het monitoren van de voortgang; - Het intern en extern communiceren over de aanpak en behaalde resultaten. Naast de procedurele inbedding van circulair inkoopbeleid binnen de organisatie, staat of valt dit beleid met draagvlak binnen de organisatie. Binnen de organisatie dient het belang van het thema te worden onderschreven en de betekenis ervan voor de organisatie te worden begrepen. Om dit te kunnen realiseren is commitment van het management/bestuur van elke organisatie nodig. Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 4

5 1. Inleiding De Amsterdam Economic Board heeft de transitie naar een circulaire economie benoemd als één van de vijf Uitdagingen voor de Metropoolregio Amsterdam. Deze transitie houdt in dat producten en materialen zo hoogwaardig mogelijk teruggebracht worden in de kringloop. Doel hiervan is om de voorzieningszekerheid van grondstoffen (energie, water en grondstoffen) veilig te stellen, werkgelegenheid en duurzame economische groei te bevorderen, innovatie en R&D te stimuleren en milieuvervuiling te voorkomen. De drie hoofdrichtingen in de transitie naar een circulaire economie zijn: 1) Transitie naar een duurzame energievoorziening; 2) Herontwerpen van producten zodat deze na gebruik weer geheel teruggebracht kunnen worden in de kringloop en zo energie zuinig mogelijk zijn; 3) Hergebruiken van producten of recyclen van materialen op zo hoogwaardig mogelijk wijze. Alle drie hoofdrichtingen hangen nauw met elkaar samen. Wanneer we producten dusdanig herontwerpen dat ze geheel teruggebracht kunnen worden in de kringloop (Cradle to Cradle producten) en zo energiezuinig mogelijk zijn, dan biedt dit ook voor hoofdrichting drie enorme mogelijkheden. Om de circulaire economie van de grond te krijgen, zullen we dus aan alle drie hoofdrichtingen tegelijkertijd moeten werken. De huidige, reeds op de markt gebrachte producten moeten we zo hoogwaardig mogelijk hergebruiken of recyclen. Tegelijkertijd moeten we productketens uitdagen om hun ketens circulair en energiezuinig te ontwerpen (Cradle to Cradle). Een belangrijke stimulans om de drie hoofdrichtingen met elkaar te verbinden, is circulair inkopen en aanbesteden. Bij circulair inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. Het circulair inkopen omvat de hele economie: van het moment van winnen van de grondstoffen tot het moment waarop de grondstof weer wordt hergebruikt (Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) ). Circulair Inkopen is een belangrijk onderdeel van het bredere begrip maatschappelijk verantwoord inkopen dat gericht is op het vinden van een verantwoorde balans tussen people, planet en profit. De essentie van circulair inkopen is dat de inkoper borgt dat producten en diensten ingekocht worden die zo ontworpen zijn dat er zo veel mogelijk hernieuwbare en duurzaam geproduceerde grondstoffen zijn gebruikt, die Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 5

6 duurzaam gebruikt gaan worden en die vervolgens herbruikbaar zijn of te recyclen zijn tot nieuwe grondstof. Vanuit de Green Deal Circulair Inkopen is circulair inkopen gedefinieerd als: "de inzet van het inkoopinstrument om productie en (her)gebruik van circulaire producten en diensten te stimuleren en daarmee het aanjagen van de circulaire economie". Circulair inkopen vraagt om een meer functionele kijk op de behoefte, waarbij het voornamelijk gaat om de prestatie en er anders wordt gekeken naar het begrip 'eigendom'. Nieuwe verdienmodellen hebben hierin een plaats, zoals het aanbieden van een product als dienst en het maken van afspraken over koop en terugkoop. Daarnaast kan er gedacht worden aan maatregelen om de levensduur van producten te verlengen (bijvoorbeeld deze repareerbaar en renoveerbaar maken) en het tegen gaan van verspilling. In de Tweede Kamer is een motie aangenomen van de leden Cegerek en van Veldhoven. Deze motie vraagt de overheid om 10% circulair in te kopen (Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) ). Om circulair inkopen te bevorderen binnen de Metropoolregio Amsterdam is een Community of Practices opgezet, waaraan 7 gemeenten, de provincie Noord-Holland, de Regio Gooi & Vechtstreek, de UvA/ HvA en Schiphol hebben deelgenomen (zie bijlage: deelnemers). Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 6

7 2. Doelstellingen De doelstellingen van de Community of Practice Circulair inkopen Metropoolregio Amsterdam zijn door de deelnemers als volgt geformuleerd: 1) Via inspirerende voorbeelden circulair inkopen onder de aandacht brengen en hiervoor draagvlak creëren in de eigen organisatie ( wie is verantwoordelijk voor wat? ); 2) Inzicht krijgen in circulair inkopen, daarop de MVI criteria aanpassen en andere manieren van samenwerken met marktpartijen ontwikkelen via nieuwe vormen van contracteren en beheren; deze aanpassingen doorvoeren/geaccepteerd krijgen in de eigen organisatie; 3) Elkaar inspireren door het delen van best practices op het gebied van concrete inkooptrajecten en inbedding in de eigen organisatie en na afloop van de Community of Practice het opgezette netwerk informeel te continueren en indien gewenst gezamenlijke inkooptrajecten voorbereiden. Bovenstaande punten dienen goed afgestemd te worden op lopende landelijke activiteiten, met name de Green Deal Circulair Inkopen en het Manifest Maatschappelijke Verantwoord Inkopen en de landelijke academy circulair inkopen van Pianoo. Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 7

8 3. Integrale benadering van thema s Circulair inkopen en aanbesteden is een containerbegrip. Circulair inkopen kan gezien worden als een concretisering van duurzaam inkopen. Het richt zich op de bevordering van het gebruik van hernieuwbare grondstoffen (biobased grondstoffen), op het in de kringloop houden van nietvernieuwbare grondstoffen, zoals metalen en het behouden van het herstelvermogen van natuurlijke systemen. Daarbij dient afwenteling naar andere milieuterreinen te worden vermeden. Om tot een nadere afbakening te komen is het onderscheid in typen circulariteit behulpzaam. Hoog Laag Grofweg zijn er 10 niveaus van circulariteit te onderscheiden: de 10 R s : Niveaus van circulariteit (10 R s) Refuse Reduce Redesign Re-use Repair Refurbish Remanufacture Re-purpose Recycle Recover (energy) De hoogste trappen op de ladder zijn het meest wenselijk uit het oogpunt van spaarzaam omgaan met grondstoffen (refuse, reduce). Vervolgens heeft het prioriteit om producten te herontwerpen en hergebruiken (redesign, reuse, repair, refurbish, remanufacture, repurpose), dan om materialen hoogwaardig te recyclen (recycle) en tot slot om het restafval te verbranden met energieterugwinning. In een langlopend inkoop- of aanbestedingscontract kan meegenomen worden dat de prestatie van het product in de looptijd met een bepaald percentage moet worden verbeterd. Op deze wijze wordt de leverancier gelegenheid geboden om tijdens de looptijd zijn ambitieniveau te verhogen. Circulair inkopen heeft allereerst betrekking op het zo hoogwaardig mogelijk verwaarden van producten en grondstofstromen. Daarbij spelen naast ecologische aspecten ook sociale en economische aspecten een rol ( People, Planet en Profit ). Een voorbeeld hiervan is Social return on Investment (SROI): het creëren van extra banen, werkervaringsplekken of stageplekken voor mensen met een afstand tot de markt. Afhankelijk van het inkooptraject en het belang van andere maatschappelijke thema s dan circulariteit dient de inkoper een integrale keuze te maken in de Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 8

9 thema s (en daaraan gekoppelde inkoopeisen) die de organisatie prioriteit wil geven per inkooptraject. Ook is het relevant om de gehele productketen in de beschouwing te betrekken, dus ook de productiewerkzaamheden die elders in de wereld gebeuren. Meegenomen worden dan ook de Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) die sinds 2013 onderdeel zijn van het duurzaam inkoopbeleid van de Rijksoverheid en van toepassing voor alle rijksopdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempel. De ISV, welke vergelijkbaar zijn met de OESO richtlijnen voor multinationale ondernemingen, zijn gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de ILO4 en relevante mensenrechtenverdragen. Daaronder valt onder andere vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen, afschaffing van dwangarbeid en slavernij, effectieve afschaffing van kinderarbeid en vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep). Er zijn diverse organisaties die bedrijven en instellingen ondersteunen in het borgen van naleving van bovenstaande internationale richtlijnen. Een voorbeeld hiervan is Stichting Electronics die kan ondersteunen bij het inkooptraject elektronica/ict keten. Circulair inkopen en aanbesteden kan gebaseerd zijn op diverse business modellen. Het kan gaan om de aankoop van het product maar ook om de levering van de dienst, die het product kan vervullen. Bijvoorbeeld in plaats van LED lampen te kopen, wordt een hoeveelheid licht als dienst op de markt gebracht. Het business model verschuift dan van een aankoopnaar een gebruikscontract (bijvoorbeeld een lease contract) oftewel van kopen naar uitbesteden. Ecologisch en financieel kunnen dergelijke gebruikscontracten vaak gunstiger uitpakken dan traditionele aankoopcontracten. Bovendien behoudt de leverancier de verantwoordelijkheid om het product in goede staat te houden en daarmee de levensduur van het product te verlengen met behoud van kwaliteit. In praktisch alle gevallen heeft circulair inkopen en aanbesteden echter tot gevolg dat de verhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer verandert, evenals de regie in de specifieke productketen. Het opstellen van een programma van inkoopeisen per inkooptraject en een inkoopprotocol is daarmee een activiteit die allerlei keuzes vergt t.a.v. prioritering en scope. Om de markt een duidelijke richting mee te geven, is het gewenst dat niet elke gemeente een andere set van eisen formuleert, maar onderling afstemt. Vandaar dat samenwerking op regioniveau ook vanuit deze optiek nuttig is. Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 9

10 4. Kansrijke inkooptrajecten Het proces van circulair inkopen kan het best gestart worden met een selectie van inkooptrajecten die kansrijk zijn. D.w.z. trajecten waarop binnen de organisatie energie zit en waarvoor draagvlak lijkt te zijn, waar de meerwaarde (People, Planet en Profit) zichtbaar is en waar een inkooptraject binnen 6 maanden gaat starten. De geselecteerde inkooptrajecten kunnen ingedeeld worden in vier kwadranten: (deel)activiteiten in kern- en niet-kerncompetenties en in reguliere of innovatieve activiteiten. Innovatieve activiteiten gaan verder dan wat er nu regulier gebeurt. Hierbij richt de aandacht zich op het nog hoogwaardiger in de kringloop terugbrengen dan te doen gebruikelijk is. In het inkoopcontract wordt daarom ruimte gecreëerd om innovatie uit te lokken. De vier kwadranten zijn: Kwadrant 1: niet-kern innovatief Activiteiten in dit kwadrant vragen om bijzondere aandacht, maar hebben een beperkte relatie met de publieke opgaven van een aanbestedende dienst. Er zijn kansen voor overheden om gebruik te maken van de innovatieve gespecialiseerde kennis van het bedrijfsleven. Kwadrant 2: kern innovatief Activiteiten in dit kwadrant zijn innovatief en vragen om zeer gespecialiseerde kennis. Het bedrijfsleven kan moeite hebben de gevraagde kwaliteit op consistente wijze te leveren. Het zelf uitvoeren van deze activiteiten kan de kwaliteit verhogen (meer expertise in huis dan in de markt) en de risico's beperken. In de regel voert men deze activiteiten zelf uit, maar er kan ook besloten worden deze activiteit uit te besteden aan innovatieve bedrijven. De beslissing om deze activiteiten uit te besteden wordt meestal gemaakt op basis van een kosten/baten analyse. Kwadrant 3: niet kern regulier Activiteiten in dit kwadrant zijn gemakkelijk te standaardiseren en beschikbaar van een relatief groot aantal bedrijven. In de regel is het bedrijfsleven beter in staat deze activiteiten uit te voeren dan de overheid zelf. Kwadrant 4: kern - regulier Activiteiten in dit kwadrant staan centraal tot de publieke taak en het publieke imago van een aanbestedende dienst. Het succesvol uitvoeren van deze activiteiten hebben direct impact op het functioneren van de aanbestedende dienst. Bedrijven kunnen in staat zijn deze activiteiten Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 10

11 beter uit te voeren. Deze beslissing wordt meestal gemaakt op basis van een kosten/baten analyse. Selectie van mogelijke circulaire inkooptrajecten De participanten van de Community of Practice hebben intern geïnventariseerd welke inkooptrajecten binnen hun organisatie al lopen. Dat bleek vaak motiverend om te doen aangezien er meestal meer gebeurt binnen de organisatie dan men weet. Deze inventarisatie voorleggen aan het management en vragen om steun voor vervolgactiviteiten helpt enorm, was de ervaring van enkele participanten. Op basis van de inventarisatie en de toetsing binnen de organisatie is intern geïnventariseerd welke inkooptrajecten reeds aandacht krijgen en op welke manier (regulier/innovatief). Dit leidde tot het volgende overzicht per participant: Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 11

12 Kansrijke inkooptrajecten: Niet kern / innovatief NH/SCHIP olifantengras/bermmaaisels ** ALM reststromenverwaarding NH/HLM koffiedrap oo UVA dienstfietsen (SE) oo UVA merchandise (SE) oo GV E-waste oo HM/HLM dienstauto s/wagenpark oo Kern / innovatief ALM speeltoestellen oo GV rolstoelen oo SCHIP verlichting als dienst ** SCHIP bagagebanden ** GV/ALM bewegwijzering ** AMS hardware/servers ** Niet kern / regulier NH/HLM koffiebekers oo NH kantoorartikelen oo NH/AMS kantoormeubilair oo NH/AMS papier oo /** NH scheepswrakken oo UVA meubilair op maat (start-ups Mushbin & Two Asian Guys) SCHIP pier (in ontwikkeling) ** HM/UVA schoonmaak oo Kern / regulier NH/AMS asfalt oo/** NH/AMS beton (en cement) oo/** NH gebouwen (of delen ervan) oo VEL Brak ** HLM GWW ** HLM onderhoud oo Legenda: * Innovatief 0 Regulier SE Social Enterprise NH Provincie Noord Holland VEL Velsen/IJmond UvA UvA / HVA ALM Almere GV Gooi en Vechtstreek SCH Schiphol HM Haarlemmermeer AMS Amsterdam HLM Haarlem Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 12

13 5. Keuze van een beperkt aantal gezamenlijke inkooptrajecten Besloten is om gezamenlijk die inkooptrajecten op te pakken die voor de meeste participanten interessant zijn. Op deze wijze kan een grotere inkoopmacht in de markt georganiseerd worden en daarmee meer maatschappelijke impact gerealiseerd worden. Volgens de participanten ligt de meerwaarde daarvan vooral in het gezamenlijk formuleren van eisen en wensen in aanbestedingen en op die manier de markt op gang brengen. Dit is met name interessant voor inkooptrajecten die nieuw en innovatief zijn en waar een onderneming launching customers nodig heeft om een zekere schaalgrootte te creëren om te kunnen starten en de investering te kunnen doen. Met het formuleren van eisen en wensen voor dergelijke inkooptrajecten zijn de inkooporganisaties over het algemeen niet vertrouwd. Ook het inzicht in de kosten/baten van circulair inkopen ontbreekt. De verwachting van veel inkopers is dat circulair inkopen duurder is, terwijl dit veel genuanceerder ligt. Vandaar dat het belangrijk is om op bovenstaande punten gezamenlijk op te trekken. Ditzelfde geldt voor het beoordelen van de biedingen die op grond van de geformuleerde prestatie-eisen worden gedaan. Om te voorkomen dat elke organisatie voor ieder afzonderlijk inkooptraject vergelijkbare beoordelingen uitvoert tegen hoge kosten, is het gewenst een vliegende brigade op te richten die (semi-) overheidsinstellingen hierin kan ondersteunen. Bovenstaande wordt onderschreven door de deelnemers en heeft geleid tot een prioritering van productketens die als eerste gezamenlijk innovatief en circulair aanbesteed kunnen worden. Deze zijn: 1. GWW en bouwsector, circulair slopen en bouwen, daarbinnen specifieke aandacht voor asfalt en beton (geënt op Betonakkoord) 2. Kantoormeubilair 3. Speelmeubilair 4. Bewegwijzering en 5. ICT Afgesproken is om voor deze 5 thema s trekkers te benoemen. Zij zullen binnen een half jaar een uitgewerkt programma van eisen en aanbestedingsprotocol m.b.t. dat thema hebben uitgewerkt en een marktconsultatie (zie hieronder) daarop hebben gedaan. De resultaten worden eind december 2017 gedeeld met de andere participanten van de CoP en met andere geïnteresseerden. Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 13

14 De volgende taakverdeling is afgesproken: (rood is trekker) 1. Bouw: Jeroen van der Waal (Amsterdam) i.s.m. Reinier Kalmijn (UvA), Heleen de Mul (IJmond) Amsterdam Metropolitan Solutions (AMS) sluit graag aan. 2. Kantoor Meubilair: Keke Schipper (provincie Noord-Holland) 3. Speelmeubilair: Heleen de Mul, Monique Lippens (Almere) en Rudie de Vries (Haarlem) 4. Bewegwijzering: Gert-Jan Wendrich (Gooi en Vechtstreek), Heleen de Mul (IJmond) 5. ICT: In oprichting. Rudie de Vries (Haarlem), Jules Boterman (Purmerend). CTO office sluit aan. Marjolein checkt hoe deze groep tot stand kan komen en wat precies de focus is. Daarnaast is afgesproken om startups/nieuwkomers op de markt een kans te bieden in het kader van circulair inkoopbeleid. Omdat het bij inkoop- en aanbesteding veelal gaat om een gegarandeerd, stabiel aanbod van grotere hoeveelheden producten, vallen nieuwkomers op de markt buiten de boot. Zij zijn nog te klein om mee te dingen in een generiek circulair inkoop- en aanbestedingsproces. Juist deze nieuwkomers kunnen met radicalere innovaties en disruptieve business modellen komen, die heel goed passen in de circulaire economie. Door deze nieuwkomers een specifieke impuls te geven in het inkoop- en aanbestedingsproces kunnen zij door de Valley of Death komen en opschalen. Afgesproken is dat de Amsterdam Economic Board in de tweede helft van 2017 een middag organiseert waarbij nieuwkomers op de markt zich kunnen presenteren aan de deelnemers van de Community of Practice en andere geïnteresseerden. Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 14

15 6. Marktconsultatie Na selectie van kansrijke circulaire inkooptrajecten dient via een globale marktverkenning onderzocht te worden of en hoe de markt zich op de geselecteerde trajecten inzet om circulair te worden. Afhankelijk daarvan kan de specifieke strategie bepaald worden (regulier of innovatief aanbesteden). Door marktconsultatie krijg je als inkooporganisatie het programma van eisen scherper. Maar je zult uiteindelijk zelf wel het definitieve programma van eisen met daarbij behorende doelstellingen moeten opstellen. Wanneer het inkooptraject als regulier beschouwd kan worden, zijn er vele aanbieders die kunnen voldoen aan circulair inkopen. Het is dan afhankelijk van de specifieke inkoopeisen die je als opdrachtgever wilt aanhouden. De aanbestedingswet heeft concurrentiestelling als centraal doel. De aanbestedingswet kent voor waarden boven de inkoopprocedures zoals de openbare procedure en de niet openbare procedure, die geschikt zijn voor inkoop van producten en diensten waarmee inkopers ervaring hebben. Omdat die kennis van de producten en diensten aanwezig is en ervaring bestaat, kan een programma van eisen worden opgesteld. Ook kan dan door vaststelling van gunningscriteria vooraf worden bepaald hoe de winnaar zal worden aangewezen. Voor het inkopen van innovaties zijn deze twee procedures niet geschikt omdat voorafgaand aan de inkoopprocedure het programma van eisen en de gunningscriteria niet goed zijn op te stellen. De veel minder vaak toegepaste inkoopprocedures concurrentiegerichte dialoog en mededingingsprocedure met onderhandeling bieden veel meer mogelijkheden om nadat de inkoopprocedure is gestart de eisen samen met leveranciers op te stellen. Innovatiegericht inkopen vergt een andere aanpak. Hier gaat het over het kunnen beschikken over innovaties van de toekomst. Met innovatiegericht inkopen stimuleren overheden de markt om innovatieve, duurzame oplossingen te ontwikkelen en te leveren, zodat maatschappelijke vragen worden opgelost en overheden hun publieke taken beter uitvoeren. De essentie van innovatiegericht inkopen is de dialoog met de markt. Deze dialoog start ver voor het aanbestedingstraject, bij voorkeur door budgethouder én inkoper gezamenlijk. De dialoog kan ook plaatsvinden gedurende de aanbesteding via bijvoorbeeld de concurrentiegerichte dialoog (gezamenlijk de vraag bepalen) of de meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure. Met de recente wijziging van de Aanbestedingswet worden de mogelijkheden voor marktdialoog uitgebreid. Ideeën van het bedrijfsleven worden meegenomen. Zo n dialoog gaat verder dan het verkennen van de stand van de techniek of het voorleggen van een probleem. Het omvat ook het versterken van de keten in het bedrijfsleven via samenwerking, het Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 15

16 stimuleren van onderzoek en ontwikkeling en in een later stadium consortiumvorming. Innovatiegericht inkopen omvat naast het aanbestedingstraject dan ook andere trajecten die nodig zijn voor een succesvolle inkoop van innovaties. Dit strekt van strategisch beleid tot en met de implementatie en herhaald inkopen van innovaties. Dit is niet complex, maar vraagt om vroeg te beginnen met de vraagarticulatie, inzicht in marktuitdagingen en het consulteren van de markt. (Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) ). De participanten van de Community of Practice gaven de volgende adviezen mee m.b.t. marktconsultatie: - Beschouw het als een vormvrije interactie met marktpartijen - Altijd toetsend van karakter - Zorg voor een marktbeschrijving door (voor)onderzoek te doen - Beschrijf met interne stakeholders de (circulaire) opdracht - Bepaal de vraagstelling van de markconsultatie - Kies de vorm van de marktconsultatie - Maak een verslag en deel de informatie en deel publiekelijk. Een veel voorkomende misvatting is dat aanbesteden betekent dat niet met de markt mag worden gepraat. Dat is onjuist, zeker voorafgaand aan de start van de inkoopprocedure. Binnen het aanbestedingsrecht geldt dat voordat wordt gestart met de daadwerkelijke inkoopprocedure aanbestedende diensten zich mogen, en wellicht zelfs moeten, oriënteren op wat de markt te bieden heeft (marktoriëntatie, wat is het aanbod?) en de markt kunnen consulteren op wat haalbaar is (marktconsultatie). In die fase bestaat heel veel vrijheid voor inkopers om van alles te wisselen, ook vertrouwelijke informatie. De juridische grens is dat de marktconsultatie niet een speler een ongerechtvaardigde informatievoorsprong tijdens de later te starten inkoopprocedure mag opleveren. Immers dat zou de concurrentie oneerlijk maken. Een dilemma met innovaties is dat marktoriëntatie en -consultatie opleveren dat deze inkopen vaak door Intellectueel eigendomsrechten leiden tot overeenkomsten waar maar één leverancier op kan inschrijven. Ook in het geval van launching customerschap is de concurrentie inherent beperkt. Immers de aanbestedende dienst streeft er nu juist net naar een kraamkamer te creëren waar een start tot stand kan komen, en daarbinnen is concurrentie nu juist net niet een eerste doel. Juist dan komt het aan op de periode voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure. Bij een marktoriëntatie is de interactie met marktpartijen volledig vrij omdat de marktpartij en het aanbod centraal staat. Er zijn bij deze informatievergaring geen verslagleggingsverplichtingen. Dit soort globale marktverkenning kunnen de State of the Art rond circulariteit goed inzichtelijk maken. Wellicht bieden elders geslaagde circulariteitsinkopen over te nemen programma s van eisen en wensen, die vervolgens in een marktconsultatie te toetsen zijn. Te overwegen valt deze toets Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 16

17 publiekelijk te delen. Na marktconsultatie kan een reguliere aanbestedingsprocedure volgen. Als de marktoriëntatie oplevert dat circulariteit inderdaad innovatief is, en die innovatie leidt naar slechts één aanbieder, of een zeer beperkte kring van mogelijke aanbieders, dan komt aan de marktconsultatie nog meer gewicht toe. Zeker als de innovatie in de vorm van een launching customerschap moet worden gerealiseerd is toetsing van de haalbarheid voorafgaand aan de start van een aanbestedingsprocedure belangrijk. Die haalbaarheidstoets omvat ook faciliteren van samenwerking tussen ketenpartners en daarmee mengt de aanbestedende dienst zich inherent in de concurrentieposities binnen een soms nog kwetsbare en wellicht te verstoren markt. Prudentie is geboden, zeker rond issues als staatssteun en andere concurrentieverstoring. Het realiseren van maatschappelijke circulariteitsdoelstellingen botst dan met de vrij verkeersbepalingen die de welvaart in Europa borgen. Deze botsing is op te lossen en dat vergt lef, kennis, wijsheid en ervaring. De Community of Practice stelt zich ten doel hiermee ervaringen op te doen, bijvoorbeeld rond de concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandeling, en deze ervaringen binnen de Metropoolregio te delen in de vorm van peer reviews en peer feedback. Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 17

18 7. Aanpak en KPI s De participanten van de Community of Practice richten hun gezamenlijke aanpak van een circulair inkoop- en aanbestedingsbeleid met name op het geven van een extra stimulans aan de innovatieve bedrijven (koplopers en voorhoede van het peloton met voldoende afzetvolume) in een sector. Door een positieve prikkel in te voeren voor meer circulaire producten en diensten kan de afzetmarkt ervan vergroot worden. Dit bevordert bovendien dat de volgers in de markt in eenzelfde, meer circulaire richting gaan bewegen. Deze koploper aanpak laat ruimte aan de aanbieders op de markt om aan te tonen hoe circulair hun product of dienst is. Het uitgangspunt daarbij is de beste prestatie op de circulariteitsladder in combinatie met de impact op het gebied van People, Planet en Profit. De uitvraag van de opdrachtgever is op deze wijze geen vastgelegde prestatie maar de beste prestatie op circulariteit binnen een aangegeven budget en een aantal andere, nader te bepalen randvoorwaarden. Dit betekent wel dat de opdrachtgever drie uitgangspunten serieus in acht moet nemen: objectiviteit, transparantie en non- discriminatoir gedrag ( vrije markt principe). De Metropoolregio kan via circulair inkoop en aanbestedingsbeleid een enorme boost geven aan de circulaire economie. Omdat nieuwkomers (startups) nog geen track record hebben en te weinig volume kunnen zij niet meedingen. Afgesproken is dat elke participant van de Community of Practice nieuwkomers betrekt bij de inkoopprocessen. Om de ambitie en voortgang van circulair inkoopbeleid in de organisatie te borgen, zijn Kritische Prestatie Eisen van belang. Hiervoor wil de Community of Practice de volgende KPI s hanteren: Als KPI is geformuleerd dat elke organisatie voor eind 2018 twee tot drie van de vijf geselecteerde inkoop- en aanbestedingstrajecten circulair heeft aanbesteed, de haalbaarheid daarvan is afhankelijk van recente en aankomende trajecten bij elke organisatie. Om startups/nieuwkomers in de markt een kans te bieden in het kader van circulair inkopen en aanbesteden, committeren deelnemers zich tot het betrekken van startups bij hun inkooptrajecten. Dit kan zijn bij marktconsultaties en/ of door het geven van ruimte in de samenwerking met hoofdaannemers. Hiervoor organiseert de Amsterdam Economic Board in het najaar van 2017 een bijeenkomst waar circulaire nieuwkomers zich kunnen presenteren. Niet alleen de participanten van de Community of Practice kunnen via hun inkoop en aanbestedingsbeleid de transitie naar een circulaire economie stimuleren. Andere stakeholders kunnen ditzelfde doen, bijvoorbeeld andere gemeenten, kennis- en onderwijsinstellingen, zorginstellingen, andere (semi)-overheidsdiensten en ook bedrijven. De Amsterdam Economic Board zal haar netwerk van bedrijven en overheidsinstanties aansporen om elk afzonderlijk een intentieverklaring te tekenen geënt op het geformuleerde circulair inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Community of Practice in de Metropoolregio Amsterdam. Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 18

19 8. Creëren van draagvlak binnen de eigen organisatie De algehele aanpak staat of valt bij goede beleidsaansturing, transparante communicatie en breed draagvlak. Om de inkoper beleidsruimte te geven in de onderhandelingen met de opdrachtnemer, is het van belang om op bestuurlijk niveau binnen de organisatie een duidelijke visie ( stip op de horizon ) en ambitie te formuleren voor korte en langere termijn. Deze geven de kaders aan waarbinnen de inkoper kan handelen. Borging van die beleidskaders is vervolgens nodig om circulair inkopen te verankeren in de beleidsprocessen van de organisatie. Tenslotte dient een intern en extern communicatiebeleid te worden opgezet om de voortgang te communiceren en successen te vieren. Het inbedden van circulair inkoopbeleid in de organisatie vereist kortom de volgende procedurele stappen: - Stappenplan circulair inkopen - Het formuleren van een visie en missie t.a.v. circulair inkopen - Het ontwikkelen van een strategie voor de korte en langere termijn en op grond daarvan het opstellen van een actieplan - Het borgen van de voortgang via verankering van circulair inkopen in de bestaande systemen en procedures - Het monitoren van de voortgang - Het intern en extern communiceren over de aanpak en behaalde resultaten. Bovengenoemd beleid dient geborgd te worden binnen de organisatie. Dat betekent dat de betrokken afdelingen hun beleid en uitvoering daarop afstemmen. De belangrijkste afdelingen die betrokken dienen te zijn, zijn: - Directie/management (missie, strategie en KT en LT beleid) - Beleidsafdeling (voorbereiden missie, strategie en beleid) - Financiën (financiële bewaking en controle) - Inkoop directie/afdelingen (coördinatie en faciliterende rol in het inkoop- en aanbestedingsbeleid) - Communicatie (uitdragen van het circulair inkoopbeleid binnen en buiten de organisatie). Wanneer de inkoopfunctie verspreid belegd is binnen de organisatie, vergt dit tenminste coördinatie van het hoofd inkoop en aanbestedingsbeleid. Wanneer de prioritaire inkooptrajecten zijn benoemd, is afstemming hierover tussen de verschillende verantwoordelijken op inkoopgebied noodzakelijk. Naast de procedurele inbedding van circulair inkoopbeleid binnen de organisatie, staat of valt dit beleid met draagvlak binnen de organisatie. Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 19

20 Binnen de organisatie dient het belang van het thema te worden onderschreven en de betekenis ervan voor de organisatie te worden begrepen. Wat zijn de mogelijkheden om dit draagvlak te vergroten? Tien tips: 1. Sluit aan bij de cultuur en wijze van werken en communiceren van de eigen organisatie. Werk met de genade mee. 2. Start het proces met die procedurele activiteiten (zie stappenplan hierboven) die passend binnen de cultuur het beste als eerste opgepakt kunnen worden. En zorg ervoor dat uiteindelijk alle stappen worden gezet. 3. Start het implementatieproces op een pragmatische wijze en stel prioriteiten. 4. Begin met de aanpak van circulair inkoopbeleid daar waar binnen de organisatie reeds energie op het thema is en waar men aan de hand van voorbeelden het belang ervan zichtbaar kan maken. Bij voorkeur met positieve voorbeelden die mensen aanspreken en baten opleveren. 5. Zorg ervoor dat er een koppeling gemaakt wordt tussen beleid en uitvoering met de betrokken afdelingen. Zoek als eerste verbinding met de afdelingen die enthousiast zijn om mee te werken en zorg voor commitment van de directie/management/b&w. 6. Maak andere personen binnen de organisatie die medetrekker willen zijn van circulair inkoopbeleid, een co-champion. Zoek naar mogelijkheden om deze medewerkers/afdelingen die positief meewerken in welke vorm dan ook te belonen. 7. Betrek in het geval van overheidsorganisaties de gemeenteraad of provinciale staten op een vroegtijdig maar geschikt moment. Er moet een positief verhaal te vertellen zijn. 8. Draag op transparante wijze de resultaten intern en extern uit, bij voorkeur via de champions in de organisatie (bijvoorbeeld een wethouder of andere voormannen/-vrouwen). 9. Laat via marktconsultaties of andere manieren de markt weten, dat je organisatie geïnteresseerd is in circulair inkopen. 10.Zoek verbinding en eventueel samenwerking met andere organisaties die circulair inkopen prioriteit willen geven. Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 20

21 Bijlage: Participanten Vertegenwoordiger regio/gemeente 1 Gert-Jan Wendrich Gooi en Vechtstreek 2 Marco van der Spek Gooi en Vechtstreek 3 Jeroen van der Waal Amsterdam 4 Rudie de Vries Haarlem 5 Sander van de Loosdrecht Haarlemmermeer 6 Keke Schipper Noord Holland 7 Odile Uijlenbroek Noord Holland 8 Monique Lippens Almere 9 Age Salverda Almere 10 Peter Bakker Lelystad 11 Harmen Ebbinge Schiphol 12 Heleen de Mul Velsen, Heemskerk, IJmond 13 Sanne Knijn Purmerend 14 Jules Boterman Purmerend 15 Reinier Kalmijn UvA Community of Practice Circulair Inkopen Metropoolregio Amsterdam 21