Notulen Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering

Transcriptie

1 Notulen Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering 7 maart Aanwezig: Ludo Bolling, Clémence Fonville, Stijn Foppen, Fleur Gommers, Frances van Tilborg (Bestuur), Marloes Hoobroeckx, Diederik Ingen Housz, Stan Loontjens, Roselies Piersma (Beleids Advies Commissie), Florian Maas, Thomas Rümke, Daan de Vries (Kas Commissie), Bart van Baal, Kristan van Baal, Sabine van den Berg, Marijke van Dijk, Vera van Gerwen, Jan Jaap Loos, Ruud Moers, Vincent van Moorselaar, Carlijn Poelstra, Annet Vliegenthart, Robbert- Jan Wanna Afwezig: Julia van Heukelom (Beleids Advies Commissie) Veel Voorkomende Afkortingen ALV BAC BALV HALV KasCo MOL Never Less WALV BHF Algemene Ledenvergadering Beleids Advies Commissie Bijzondere Algemene Ledenvergadering Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering Kascommissie More or Less, de wekelijkse nieuwsbrief Erasmus Hockey Vereniging Never Less Wisselings Algemene Ledenvergadering Bredaasch Hockey Festival Opening Dhr. Bolling opent de Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering om uur. 2. Mededelingen Dhr. Bolling vraagt of iedereen zich heeft ingeschreven op de intekenlijst. Er liggen documenten op de tafel naast de deur deze kunnen de aanwezigen gebruiken. Dhr. Loos heeft een opmerking over het bier, het bestuur krijgt een compliment voor het regelen van A merk bier, maar vraagt zich af of het bier wel koud blijft. Mej. Gommers geeft aan dat het bier in de koelkast mag worden gezet om het koud te houden. Dhr. Bolling geeft aan dat de frituur vanavond door Dhr. Loos verzorgd zal worden. En of iedereen zorgvuldig met het pand wil omgaan. Dhr. Loos vindt dat het bestuur de bestuursopdracht goed heeft uitgevoerd. De outfits zijn mooi. 3. Vaststellen agenda Dhr. Bolling wil punt 9 (geld bijdrage van bestuur aan activiteiten) graag van agenda schrappen. Het standpunt van de vereniging is hier over duidelijk en daarom hoeft het bestuur het op de HALV niet nog een keer te bespreken. Dhr. De Vries wil dit punt graag als nog kort bespreken. Mej. Piersma wil verslag van de BAC na het verslag van het bestuur doen. Dhr. De Vries wil het KasCo verslag na het verslag van de penningmeester doen, zo kunnen ze meteen reageren op wat er vlak voor gezegd wordt. 1

2 40 Dhr. Rümke wil deze verandering, het verslag van de KasCo na het verslag van de penningmeester, graag bij alle andere ALV s zo houden. Mej. Piersma vindt het mooier om de KasCo niet na het verslag van de penningmeester aan het woord te laten. 4. Goedkeuren notulen WALV ( ) Mej. Piersma zou graag een verslag willen van de actiepunten die het bestuur heeft gekregen na de WALV. Of alle punten zijn uitgevoerd en hoe het uitvoeren is verlopen. Dhr. Bolling leest de actiepunten voor en legt per punt uit wat ze inhouden en hoe het bestuur ze heeft uitgevoerd. Actiepunten WALV Lijst actiepunten binnen 2 weken na ALV naar BAC Mej. Vliegenthart schriftelijke beantwoording geven op haar ingezonden brief KasCo moet stukje in sturen voor site. Teamcaptains meer informeren en vragen of zij hun team willen aanspreken over het naartoe gaan naar de activiteiten: Er is een aparte Facebookgroep aangemaakt voor de teamcaptains waarin zij worden aangespoord dit te doen. Het bestuur gaat regelmatig naar de teamcaptains toe op de hockeyavonden om ze te vragen hoe het gaat binnen het team en om ze op de hoogte te brengen van de activiteiten. Daarnaast is er ook het teamcaptainsetentje wat de band tussen het bestuur en de teamcaptains versterkt. Gala naar externe locatie waar je kan eten en feesten. De rode lantaarn voor het team dat laatste wordt moet weer komen. Overige materialen ook behandelen in het verslag van de commissaris Hockey technische zaken. Bestuursopdrachten. Betere vormgeving aan publiciteit van Never Less: Het prikbord bij Erasmus Sport is weer geupdate en er zijn flyers op verschillende plekken gelegd. In de privé Facebookgroep wordt regelmatig gepost en ook de Never Less pagina wordt goed bijgehouden. Bart en oud- bestuursleden gaan pagina Wikipedia maken: Het is meerdere keren geprobeerd om een Never Less pagina te maken op Wikipedia. Helaas wordt deze elke keer weer verwijderd omdat de pagina niet als relevant voor de site wordt beschouwd. Scheidsrechters beter laten worden, regels beter communiceren en het leuker maken voor scheidsrechters: Er is dit jaar twee keer een scheidsrechtercursus geweest om de regels beter te kunnen communiceren. Ook is er wekelijks in de MOL een nieuwe hockeyregel te lezen. Meer teams inschrijven voor toernooi. Never Less truien dit jaar, Jan- Jaap wil hierbij helpen. Percentage MOL gelezen presenteren bij BALV en HALV. Mej. Piersma vindt het actiepunt over de pionnen niet terug in het verslag, daar wil ze het graag later over hebben. Dhr. Loos wil graag weten naar welk hockeytoernooi Never Less dit jaar gaat. Dhr. Bolling geeft aan dat we dit jaar naar Het Blauwe Ballen toernooi in Tilburg zullen gaan. Het BHF toernooi zal dit jaar niet lukken omdat het samenvalt met tentamens van Bedrijfskunde en Economie. Het Blauwe Ballen Toernooi is een week 2

3 eerder dan het BHF toernooi. Het MOL verslag is tijdens de BALV aan de orde geweest, dit zal dus gedurende de HALV niet herhaald worden. Wel zal Mej. Fonville kort bespreken wat momenteel het lees percentage van de MOL is. Om zijn de notulen van de WALV goedgekeurd. 5. Goedkeuren notulen BALV ( ) Dhr. Ingen Housz geeft aan dat dhr. den Uijl niet op de aanwezigheidslijst staat. Dhr. Den Uijl is van de lijst gehaald aangezien hij geen lid meer is van Never Less. Omdat hij geen lid meer is van Never Less, is het niet nodig om hem als aanwezige op te geven bij de ALV van Never Less. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af of de punten van Dhr. Den Uijl dan ook zijn geschrapt. Het idee van de aanwezigheidslijst is dat de hele naam van de personen die spreken gedurende de ALV wordt gegeven. De naam van Dhr. Den Uijl zal als aanwezige worden vermeld met er achter tussen haakjes geen lid. Mej. Piersma verwijst naar regel 133 in de BALV notulen en vraagt zich af of de vrouwelijke opinie van haar niet geldt. Waarschijnlijk is er bedoeld geweest dat de vrouwelijke opinie van het bestuur op dat moment niet gold. Om zijn de notulen van de BALV goedgekeurd. 6. Verslag Bestuur tot dusver a. Voorzitter Verslag Dhr. Bolling Waarde leden van Never Less, Ontzettend fijn dat u naar deze Algemene Ledenvergadering gekomen bent. Dit wordt door mij zeker gewaardeerd. Ik zal u vanavond verslag uit brengen over het afgelopen halve verenigingsjaar vanuit mijn functie. Het verenigingsjaar waarin we nu zitten begon turbulent, met het wegvallen van mejuffrouw Dolmans als beoogd secretaris. Inmiddels is dit wegvallen helemaal opgevangen door mejuffrouw Fonville, die haar taken ondertussen op een goede wijze uitvoert. Ondertussen maakt zij volledig deel uit van ons bestuur, niet alleen officieel sinds de bijzondere algemene ledenvergadering van 11 december, maar ook gevoelsmatig heeft zij haar plek binnen het bestuur zeker gevonden. Daarnaast heb ik aan het begin van dit jaar een aantal doelen gesteld. De eerste daarvan is het structureel faciliteren van groei van de vereniging. Dit is zo moeilijk als het klinkt. Waar de mogelijkheden op het veld zeker voldoende te noemen zijn, blijkt extra zaalruimte een lastige. Voor dit jaar was er niets meer te realiseren, maar ook voor volgend jaar is dit lastig. Het volgende doel was ledenbinding. Dit is al jaren een lastig punt. En hoe meer doorstroming de vereniging heeft, hoe lastiger dit is. Dit jaar hebben we te maken met een percentage van boven de 50% aan nieuwe leden. Dit is een zo groot deel van de vereniging dat de bindende factor die zogenaamd gebonden leden hebben verwaterd. Wij hebben als bestuur geprobeerd door actief te promoten voor de verenigingsactiviteiten zoveel mogelijk mensen op een niet teamgebonden activiteit te laten komen. Hoeveel leden we uiteindelijk binden zal natuurlijk pas deze zomer blijken. 3

4 Dan als laatste doel had ik nog opgesteld de contacten met Erasmus Sport te verbeteren en hen te houden aan hun credo. Dat laatste en dat eerste blijken lastig samen te gaan. Communicatie bij Erasmus Sport blijkt voor hun een bijzonder lage prioriteit te hebben. Later deze vergadering zullen we hier dieper op in gaan. Wij doen in ieder geval ons best hun aan hun credo te houden: groei voor hun sportverenigingen te faciliteren. Dan wil ik als laatste nog even de BAC, de beleidsadviescommissie vernoemen in mijn verslag. Het lijkt een jaarlijks terugkerend probleem te zijn dat het bestuur de BAC als een vervelend orgaan binnen de vereniging ziet. De BAC heeft daarvoor een aantal kleine veranderingen ondergaan. Echter hebben we de laatste vergaderingen met hen weer als zeer negatief ervaren, waardoor mijn motivatie en enthousiasme voor de vereniging ondertussen tot een dieptepunt gedaald zijn. Hierover heb ik in het begin van deze week contact gehad met de voorzitter van de BAC, maar over het resultaat zijn wij als bestuur ontevreden. Vergis u niet, wij willen graag advies, heel graag zelfs, maar het gaat ons om de onnodig negatieve toonzetting. Toch wil ik niet negatief eindigen, want dat past niet bij mij en al zeker niet bij onze vereniging. Ik heb er vertrouwen in dat wij als bestuur allemaal het beste voor hebben met de vereniging en dat dat tot goede resultaten gaat leiden. Ik heb ook de hoop dat ik door het gesprek met u vanavond mijn motivatie weer zal hervinden en het is daarom dat ik u nogmaals wil bedanken voor uw aanwezigheid. Uw voorzitter, Ludo Bolling Dhr. Loos vraagt hoe de ledenbinding tot dusver is volgens de voorzitter. Dhr. Bolling ziet het aansturen van promotie als zijn taak. Dhr. Rümke vraagt of niet team gebonden activiteiten ook niet team gebonden worden bezocht of gedaan. Dhr. Bolling vindt dat dit per team verschilt, maar de drempel bij deze activiteiten ligt laag en dus kunnen leden van verschillende teams elkaar mengen. De ALV heeft een vraag over de relatie tussen het bestuur en de BAC. Op het moment van het telefoongesprek stond Dhr. Bolling zeker nog open voor advies, alleen per mail werd dit niet bevestigd, wat het bestuur jammer vond. Het bestuur staat zeker nog open voor advies van de BAC maar er moet eerst nog het een en ander besproken worden voordat er verder zal worden vergaderd. De gehele BAC is hiervan op de hoogte en Mej. Piersma heeft met Dhr. Bolling hierover gesproken. Dhr. De Vries denkt dat het misschien komt doordat het bestuur de evaluaties verkeerd heeft geïnterpreteerd. Omdat evaluaties van evenementen op details worden geëvalueerd wat niet zeer nuttig is. Kritiek is nuttig en daar staat het bestuur voor open alleen men moet naar de toekomst kijken bij het evalueren, momenteel wordt er te veel tijd gestoken in activiteiten die al zijn geweest. Dhr. De Vries zou het mooi vinden als het contact wordt hersteld. Dhr. Bolling vindt dat het op dit moment vanuit de BAC moet komen. Dhr. Ingen Housz geeft aan dat de communicatie aan het begin van het jaar goed is verlopen. De BAC moet wel zijn mening kunnen blijven geven alleen het zou wellicht anders verwoord kunnen worden. De BAC is in ieder geval op zoek naar een andere 4

5 manier van aanpakken. Mej. Piersma geeft aan dat hier maandag over is gebeld en dat dinsdag de BAC hier over heeft vergaderd en hierna is er meteen een mail naar het bestuur gestuurd. Zij vindt het jammer dat het bestuur niet eerder heeft laten weten dat de evaluatie negatief ervaren was en dat dit pas op de ALV duidelijk wordt. Dhr. Bolling vindt dat het via de telefoon al duidelijk was besproken en nu wilt het bestuur het graag met de ALV bespreken. Mej. Piersma vindt het raar dat er niet met haar valt te praten, dit is blijkbaar eerder zo gezegd door Dhr. Bolling. Dhr. Rümke vindt dat de daadwerkelijke problemen niet heel duidelijk zijn dus het is lastig om er nu een goed oordeel over te kunnen hebben. Dhr. Bolling wilt het er niet nu heel erg graag over hebben maar wil het hebben over het feit dat het bestuur het graag over de toekomst wil hebben gedurende vergaderingen met de BAC. Hierover wil het bestuur input vanuit de ALV. Dhr. Loos vindt dat het bestuur als nog met de BAC rond de tafel moet gaan zitten om het uit te praten en eventueel met een tussenpersoon als eventuele bemiddelaar. Dhr. De Vries stelt voor om een keer te gaan zitten met de BAC, KasCo en het bestuur, want momenteel zit het niet helemaal lekker en we willen graag naar de toekomst kunnen kijken. De communicatie van de afgelopen maanden stond op een laag pitje. Het gala is een leuke avond geworden alleen alles voor het gala is in een redelijk korte tijd besloten. De BAC heeft geen advies kunnen geven omdat de meeste punten voor het feest al waren vastgelegd. Volgens de ALV is actiepunt 1 dat gedurende de WALV is besproken is niet correct geïnterpreteerd. Dhr. Bolling begrijpt het punt van de ALV en wil hier graag verder op in gaan gedurende het verslag van Mej. Gommers. Daarnaast vindt hij het prima om een keer met alle organen van de vereniging rond een tafel te gaan zitten. Mej. Piersma denkt dat de communicatie tussen het bestuur en de BAC stroef is geworden sinds het gala. Dit bespreken vindt Mej. Piersma een goed punt, maar wil dit graag binnen een korte tijd in plannen. Dhr. Loos geeft aan dat het contact met Erasmus Sport redelijk stroef verloopt, en vraagt zich af hoe het bestuur dat in de tweede helft van het jaar een boost wil geven. Het credo van Erasmus Sport is de groei voor hun sportverenigingen te faciliteren. Dhr. De Vries vraagt zich af hoe de relatie is met Erasmus Sport en staat het bestuur nog open voor advies. Dhr. Bolling vindt dit een lastig punt en is er wat dat betreft niet erg hoopvol in. Er zijn een paar punten die tot ergernis leiden; zaalruimte gebruik en het meerdere malen eerder worden weggestuurd terwijl de zaal tot 12 uur is gehuurd. Als er vooraf werd g d naar Erasmus Sport dat we er die avond weer zouden zijn en dat we tot 12 uur de zalen zouden gebruiken dan verliep alles meestal vlekkeloos, werd er niet g d dan ging het weer mis. Daarnaast was de ledenlijst bij de balie nooit actueel, hier hebben we meerdere keren over moeten mailen voordat het eindelijk helemaal in orde was. Dhr. Loos vraagt zich af of Erasmus Sport vertegenwoordigd wordt door mensen zoals achter de balie. Het contact is met de directeur van Erasmus Sport, Jon de Ruijter, en er is contact met Gaby Dijkstra over de agenda (zaalruimte) en de ledenlijst. Hierboven staat de Bestuur Stichting, daar zou het bestuur eventueel contact mee kunnen zoeken. Dhr. Loos stelt voor dat het bestuur contact zoekt met besturen van andere sportverenigingen. b. Secretaris 5

6 Verslag Mej. Fonville Never Less telt op dit moment 229 leden, dit jaar zijn er tot nu toe 135 inschrijvingen en 80 uitschrijvingen. Het percentage leden dat de MOL leest ligt gemiddeld op de 68.7%. Dhr. Rümke wil weten hoe de percentage gemeten wordt, want het openen van een mail betekent niet meteen dat de mail ook gelezen wordt. Dhr. Van Workum had gedurende de BALV met Mej. Fonville afgesproken dat als hij een minimum aantal fouten in de MOL zouden ontdekken dan zou Mej. Fonville ook meedoen aan de bestuursopdracht die gedurende de WALV was afgesproken met bestuur. Toen was Mej. Fonville nog niet geïnstalleerd, dus gold de opdracht nog niet voor haar. Dhr. Van Moorselaar vraagt zich af of hier actief op is ingegaan. Mej. Fonville geeft aan dat zij afgelopen week een mail van Mej. Piersma en Dhr. Van Workum heeft gehad. Dhr. De Vries wil graag weten hoe het komt dat Mej. Fonville er later bij het bestuur is gekomen. Dhr. Bolling wil hier maar kort op ingaan want dit is al gedurende de BALV besproken. Dhr. Loos vraagt zich af wat Mej. Fonville aan de staat van haar das gaat doen, wellicht een klein bezoek aan de stomerij brengen? Voor de WALV zal de das er goed uit zien dat belooft Mej. Fonville. Mej. Vliegenthart stelt voor om de MOL toch weer op zondag te versturen in plaats van vrijdag. Mej. Fonville geeft aan dat ook dit gedurende de BALV al is besproken en dat aangezien het lees- percentage nog steeds hoger ligt dan vorig jaar. De MOL zal dus nog steeds elke vrijdag worden verstuurd. Mej. Vliegenthart vraagt zich af of dit ook wordt terug gezien in een hoger aantal aanmeldingen voor de verschillende activiteiten van Never Less. Dhr. Bolling geeft aan dat ook dit al gedurende de BALV is besproken. Dhr. Rümke zou hier graag de cijfers van willen zien. c. Commissaris pr & Activiteiten Verslag Mej. Gommers Het ledenweekend was een heel geslaagd weekend. De locatie was groot en mooi en de feesten waren erg leuk. Het hockeyfeest was in de Witte Aap. Er was een erg grote opkomst waardoor de leuke locatie wat aan de kleine kant was. Iedereen was goed verkleed. Het gala was wat anders dan andere jaren, onder andere omdat de ALV tijdens de WALV had geadviseerd alles op één locatie te houden, het diner en het feest. Hierdoor zijn we opzoek gegaan naar één locatie. Helaas was het bijna nergens mogelijk om met een groep van boven de 100 man te dineren en te feesten op één locatie. Van de locaties die er waren boden de meesten een walking dinner aan of hadden ze absurd hoge prijzen. Uiteindelijk heeft het bestuur voor Club BED als locatie gekozen omdat zij nog redelijk waren in hun prijzen en het mogelijk was om het diner en het feest op één locatie te houden. Wij vonden het een erg leuk idee om een walking dinner te houden, zo kon je tijdens het eten met meerdere mensen praten. In plaats van dat je alleen contact hebt met de vijf personen die bij jou zitten aan tafel. Wel zal ik aan mijn opvolger volgend jaar meegeven het gala niet weer bij Club BED te houden en in plaats daarvan weer twee locaties te zoeken. Eén voor 6

7 het diner en één voor het feest. Om zo een betere deal te kunnen regelen en dus minder uit te geven aan het gala. Helaas is Villa Kakelbont dicht gegaan dit jaar. De nieuwjaarsborrel is dit jaar in Apartt gehouden en wij vonden dit een groot succes. Ook zijn we heel erg tevreden over de nieuwe borrellocatie café Divoza. Qua sponsoren is er aan het begin van het jaar te weinig tijd ingestoken. Wel hebben we een vervanging voor Masq gevonden, JaWa sport. Daarnaast lopen er momenteel onderhandelingen met Integrand. Verder heb ik door het jaar heen al veel mails gestuurd maar zijn er tot nu toe geen bedrijven geïnteresseerd. De komende tijd wil ik dit gaan intensiveren door bedrijven ook te bellen en langs te gaan. Dhr. De Vries vindt het goed dat Mej. Gommers zo bezig is met de sponsoring ondanks de vele negatieve reacties. Ook is het goed dat er aan het volgende bestuur wordt geadviseerd om het gala weer op twee locaties te houden. De interpretatie van het diner en het feest onder één dak was niet helemaal goed. Er werd eigenlijk bedoeld een catering in te huren en na het diner de tafels aan de kant te kunnen zetten en dan daar het feest te houden. Dit zou waarschijnlijk een goedkope oplossing zijn, want de deal met Club BED was zeer prijzig. De bijdrage van de leden was aan de hoge kant en de vereniging moest zelf ook veel bijleggen. Het feit dat de vereniging moest opdraaien voor de flessen prosecco vindt de KasCo niet goed en ze vinden ook dat Club BED had kunnen bijdrage aan het extra drankje. Dhr. Bolling begrijpt wat de KasCo vindt, maar het probleem was dat de verschillende opties niet veel voordeliger waren. In eerste instantie had de vereniging een deal bij het NRC Café, dit was helaas een mondelinge deal die anderhalve week later is afgezegd. Hierdoor is het bestuur in tijd nood gekomen. Het houden van het diner en het feest op één locatie was onze houvast. Deze is verkeerd geïnterpreteerd en waarschijnlijk is er ook te veel gefocust op het houden van het gala op één locatie. Dhr. De Vries vindt dat het bestuur had moeten overwegen om het dan maar misschien toch op twee locaties te houden. Een goede locatie vinden was lastig en al helemaal voor een redelijke prijs, die de vereniging ook kan betalen. Mej. Gommers is het eens met Dhr. De Vries en geeft aan het bestuur van volgend jaar aan te moedigen om het op twee locaties te houden. Daarnaast was het onderhandelen met Club BED erg moeilijk. Dhr. De Vries hoopt dat dit een leerpuntje is en dat het bestuur verder in het jaar beter over de kosten zal nadenken. Dhr. Loos vraagt zich af of de avond er precies zo uit zag zoals het bestuur het in gedachten had. Het walking dinner heeft volgens het bestuur niet aan de verwachtingen voldaan. Mej. Gommers: Club BED heeft ons niet ingelicht over het feest dat er beneden gehouden zou worden, hier was het bestuur pas van op de hoogte nadat de BAC dit had g d. In eerste instantie is het niet verlopen zoals het bestuur het in gedachte had. Dhr. Loos vraagt zich af of het bestuur Club BED met dit soort redenen niet nog meer onder druk had kunnen zetten. Dhr. Bolling: we zijn nog naar Club BED gegaan om het hier over te hebben. Toen wij het hier over wilden hebben, hebben ze er geen gehoor aan gegeven en aangezien we al een aanbetaling hadden gedaan, stonden we minder sterk in onze schoenen. Als deze nog niet was gedaan hadden we er misschien wat uit kunnen halen. Dhr. De Vries vindt dat de bijdrage wel aan de hoge kant was. Dhr. Bolling vindt dit ook, het bestuur had dit anders aan moeten pakken. Dhr. De Vries wil graag weten hoe dit 7

8 proces binnen het bestuur verliep. Het bestuur dacht eigenlijk dat er geen andere optie was. Het is dan lastiger om goed te onderhandelen. Mej. Piersma geeft aan dat de kosten erg omhoog zijn geschoten door in plaats van zeven drankjes, acht gratis drankjes te geven per kaartje. Het bestuur kreeg juist kritiek dat de leden veel moesten betalen maar er zo weinig voor terug kregen. Vandaar dat het bestuur er een extra drankje bij heeft gedaan. Dhr. Van Moorselaar voegt hier aan toe dat de leden indirect dus eigenlijk wel voor dat extra drankje betalen. Mej. Piersma vindt dit ook geen goede oplossing. Dhr. Bolling weet niet wat hij hier over kan zeggen. Dhr. Loos merkt op dat het aantal bezoekers dit jaar bij het gala redelijk gelijk is met het aantal bezoekers van vorig jaar. Dhr. Rümke geeft aan niet naar het eten te zijn geweest maar wel naar het feest dus hij is niet meegeteld. Dhr. De Vries vindt dat het gala anders had moeten lopen. Het extra drankje en de flessen prosecco daar draait de vereniging steeds voor op. Dhr. De Vries wil graag dat het bestuur wat meer besef van geld krijgt voor de rest van het jaar. Elke euro die wordt uitgegeven moet een goede bestemming hebben. Er moet over worden nagedacht. Dhr. Bolling vindt dat er een beeld wordt geschetst alsof het bestuur te veel uitgeeft, dit klopt niet. Het aantal aanmeldingen voor het gala was laag dus om meer aanmeldingen te krijgen, hebben we het idee met de flessen prosecco gekregen. Daarnaast was het potje voor het gala nog niet op, dus was het voor ons ook nog mogelijk om dit te doen. Dhr. De Vries legt uit dat je moet kijken naar het bedrag dat wordt ingelegd voor het aantal leden dat naar de activiteit komt. Komen er minder leden dan verwacht dan moet dat gat dus naar beneden worden gebracht. Het beschikbare geld wordt dus minder als er minder leden komen. Dhr. Bolling snapt dat dit voor de financiën heel fijn is maar in de praktijk is het een ander verhaal. Want het lage aantal inschrijvingen wilde het bestuur graag omhoog brengen. Het aanbieden van de flessen prosecco heeft effect gehad en de vereniging heeft uiteindelijk niet extra hoeven te betalen. Dat minimum was niet voor niets zeer hoog geplaatst maar de opmerking van Dhr. De Vries is wel goed en het bestuur snapt zijn punt. Mej. Piersma vindt dat het vertrouwen in het eigen bestuur wel wat hoger mag. Veel leden komen naar alle activiteiten en dat is erg mooi. Ook zonder de drie flessen prosecco hadden we alsnog een groot aantal leden naar het gala gekregen. Dhr. Bolling bedankt Mej. Piersma voor het compliment. Dhr. Ingen Housz vindt ook dat het geld er makkelijk uit gaat, en er is veel geld uitgegeven voor het gala. Als er daadwerkelijk 150 mensen naar het gala waren gekomen dan waren de kosten erg hoog geweest. Zoveel geld voor één avondje is wel erg veel. Dhr. Loos geeft aan dat het gala bij de kern activiteiten van de vereniging hoort, er vindt veel ledenbinding plaats. Veel meer dan gedurende de maandelijkse borrels. Mej. Piersma vindt dat het gala nu wel erg veel besproken is en vraagt of de ALV hier verder op in wil gaan gedurende het financieel verslag. Dhr. Bolling: We maken even de punten van Mej. Gommers af. Dhr. Loos heeft een tip voor het komend bestuur, als het ledenweekend weer in een bossige omgeving is, graag dan een sleepwagen ter beschikking stellen. Het hockeyfeest in de Witte Aap was volgens Dhr. Loos wat aan de kleine kant, en hij voelde zich in zijn outfit niet helemaal op zijn plaats. Mej. Gommers geeft aan dat we juist deze keer voor een bar hadden gekozen die niet bij Sfeerhoreca hoort. Daarnaast was er voor een kleinere locatie gekozen omdat bij het vorige feest de ruimte veels te 8

9 groot was. Het bestuur vond de Witte Aap een erg leuke locatie en omdat iedereen verkleed was, was je in je outfit in principe op je plaats. Dhr. Moers vraagt het bestuur of ze het niet meer op een borrel dan op een hockeyfeest vonden lijken. Dhr. Bolling vindt dat dit aan je oren ligt. Dhr. Loos vond dat de muziek niet heel hard stond, want je kon nog op een redelijk normale toon met elkaar praten. Mej. Gommers neemt dit mee voor het volgende hockeyfeest. Dhr. Loos vraagt zich af of de borrellocatie Café Divoza blijft. Dit blijft inderdaad de borrellocatie. Want Villa Kakelbont wordt veranderd in iets nieuws wat niet geschikt zal zijn als borrellocatie voor Never Less. Tevens blijft het bestuur liever op dezelfde locatie de rest van het jaar en de prijzen zijn ook zeer goed. Never Less zit niet gebonden aan Café Divoza voor volgend jaar, daar zal het beoogd bestuur dan over moeten beslissen. Dhr. Loos vindt dat we bij Café Divoza limonadeglaasjes als bierglas krijgen. Bij Villa Kakelbont kregen we een vaasje. En de huisgenoot van Dhr. Loos heeft betere prijzen bij Café Divoza. Mej. Gommers legt uit dat dit komt omdat B&R bijlegt bij hun borrels en dat ze twee keer in de maand komen borrelen met een grote groep. Dhr. Loos vindt als nog dat er een groot verschil is tussen wat zij betalen en wat wij betalen. Dhr. Bolling vindt van niet, zij komen vaker met een grotere groep en een grotere bijdrage daar kan het bestuur niks aan doen dat zij lagere prijzen krijgen. Dhr. Loos vindt verder ook dat het is alsof je in een restaurant staat te borrelen. Dhr. Wanna vindt het een top locatie. Je kunt er goed borrelen, er is ruimte genoeg, er is een tuin en de prijs van 1.80 is redelijk goed. Als er voor wordt gezorgd dat de groep die maandelijks komt borrelen een grote groep is steeds dan kun je zeker wat proberen aan die prijs te doen. Mej. Piersma vindt ook dat het een hartstikke goede borrel is, de borrelsfeer is top en je kunt er goed babbelen. Dhr. Bolling geeft aan dat er zeer waarschijnlijk ruimte is voor onderhandeling, dus dat willen we zeker proberen. Dhr. Loos weet dat Villa Kakelbont ons sponsorde en vraagt zich af of Café Divoza dat ook doet. Krijgt de vereniging van Café Divoza wat of krijgen we nog een deel van het geld dat Villa Kakelbont ons qua sponsoring verschuldigd is nog ooit te zien. Mej. Gommers legt uit dat Villa Kakelbont ons niks meer zal geven, ze hebben zichzelf failliet verklaard. Met Café Divoza is er ook over sponsoring gepraat. Voor nu zit er nog niks in maar de borrels zullen elke keer worden geëvalueerd en misschien krijgen we hier nog wat extra voor terug. Zo is het nu al zeker dat er gedurende elke borrel bittergarnituur zal zijn. De vergadering wordt om geschorst en om heropend d. Commissaris Hockey Technische Zaken Verslag Dhr. Foppen Voor u ligt het halfjaarlijkse verslag over de Hockey Technische Zaken binnen onze vereniging. In dit verslag krijgt u een inzicht in de actuele ballenstand tot dusver, de bezoekers van onze website en andere dingen die in het belang kunnen zijn wat hockey betreft. Mochten zaken niet duidelijk zijn of heeft u vragen of opmerkingen? Dan hoor ik dit graag van u en doe ik mijn best deze zo zorgvuldig mogelijk te beantwoorden. 9

10 Stijn Foppen Commissaris Hockey Technische Zaken Materiaal Ballenstand Tijdens de laatste Algemene Leden Vergadering is gebleken dat de actuele ballenstand destijds 261 ballen betrof. De huidige actuele ballenstand is 258. Dit is een lichte daling in vergelijking met 5 maanden geleden maar het zal geen verschil maken tijdens de trainingen. Fluitjes Onze vereniging is sinds deze week in het bezit van vier handfluitjes. Deze zijn tijdens de open avond uitvoerig getest. Deze hebben wij aangeschaft na de tip van Dhr. de Vries. De reden voor het aanschaffen is het verbeteren van de hygiëne binnen onze vereniging. Wij hadden als bestuur onze twijfels of deze buiten op het veld goed hoorbaar zijn. Nadat we ze afgelopen maandag getest hebben zijn we van mening dat de fluitjes te weinig geluid produceren om op het veld te kunnen gebruiken. We zullen hierover op de eerste competitie dag naar de mening van onze leden vragen. Als de handfluitjes niet bruikbaar worden bevonden voor op het veld, is het uiteraard geen weggegooid geld. De handfluitjes kunnen heel goed gebruikt worden tijdens de zaalcompetitie. Sticks Na de open avonden in september hebben wij met de "overgebleven" grips van vorig jaar 30 sticks van nieuwe grips voorzien. Verder hebben wij afgelopen maand voor een voordelige prijs 12 nieuwe kunststof sticks gekocht. Nu deze nieuwe sticks in het bezit van Never Less zijn hebben wij een aantal ernstig beschadigde houten sticks weggegooi. De competities Veldcompetitie Wij hebben tijdens de najaarscompetitie het, door het vorige bestuur ingevoerde, sportiviteitklassement voortgezet. Wij zullen deze tijdens de voorjaarscompetitie ook weer bijhouden. Tijdens de najaarscompetitie konden niet alle teams elke maandag 3 wedstrijden spelen. Dit zal tijdens de voorjaarscompetitie wel gebeuren. Hierdoor zijn de wedstrijden wel om pas om klaar maar wij, als bestuur, denken dat de leden dat er wel voor over zullen hebben. We maken dit jaar weer, naast veld 5 en 6, gebruik van veld 4 op Leonidas, omdat onze vereniging nog verder is gegroeid hebben wij dit veld nog harder nodig. We zijn mede hiervoor met de directeur van Erasmus Sport om de tafel gaan zitten. Daarmee hebben we kunnen regelen dat het volledige bedrag voor de veldhuur van veld 4 door Erasmus Sport betaald wordt. Zaalcompetitie Dit jaar hadden we weer een zeer beperkte hoeveelheid zaaluren. Aangezien we onze leden niet voor twee wedstrijden en lange wachttijden naar het sportgebouw willen laten komen hebben we het dit jaar anders aangepakt. We hebben de competitie in twee poules verdeeld. Dit werd bepaald naar aanleiding van de eindstand van de najaarscompetitie. Halverwege de competitie konden er twee teams promoveren/degraderen, zodat je tijdens de zaalcompetitie toch tegen de meeste teams van de vereniging kon spelen. We hebben 10

11 geen sportiviteitsklassement bijgehouden tijdens de zaalcompetitie, omdat er twee competities waren. De website Host Sinds december is Never Less van host veranderd voor de website. We zaten eerst bij mijndomein. Zij zijn heel goedkoop maar wij waren niet te spreken over de stabiliteit. Er zitten bij mijndomein heel veel sites op een server. Sommige van deze websites hadden hun beveiliging niet op orde. Als hun site dan werd gehackt dan ging onze website ook uit de lucht. Dit is in een halfjaar tijd twee keer gebeurd. Een keer was aan het begin van het jaar, wanneer de site belangrijk is voor inschrijvingen. We hebben daarom besloten om over te stappen naar LetUsLook. Zij leveren buiten het hosten ook services. Zij zorgen er dus voor dat onze website altijd in de lucht is en ik kan bij hun terecht met vragen. Statistieken Doordat we van host zijn veranderd hebben wij alleen de statistieken van de afgelopen twee maanden. Bezoekers Het aantal unieke bezoekers in januari en februari is veel hoger dan in Toen bezochten respectievelijk 184 en 288 unieke bezoekers de site van Never Less. Uiteraard komen de meeste bezoekers van onze website uit Nederland. Verrassend is dat Groot- Brittannië op de tweede plaats staat. De reden hiervoor is waarschijnlijk dat Dhr. Kock mijn adres hoopte te vinden op onze site zodat hij zijn bestuurscadeau naar mij kon sturen. Deze is waarschijnlijk nog steeds verdwaald Dhr. Loos huldigt Dhr. Foppen voor het hoge aantal unieke bezoekers, of ligt het aan de host die misschien anders telt. Dhr. Foppen weet niet hoe het aantal unieke bezoekers wordt geteld. Dhr. Loos vraagt zich af waarom de statistieken er van oktober, november en december 2013 niet zijn. Daar kan Dhr. Foppen niet bij, nu worden ze beter bijgehouden. Dhr. Wanna vindt dat de handfluitjes moeten worden afgeschaft. Dhr. De Vries vindt het juist mooi dat ze zijn aangeschaft, het idee is erg goed want we zijn met veel leden die zes fluitjes met elkaar moeten delen. Ziektes kunnen snel worden doorgegeven. Dhr. Wanna kan de handfluitjes amper horen op het veld. Dhr. De Vries weet zelf niet hoe hard ze klinken, maar de handfluitjes zijn voor in de zaal zeker een goede oplossing. Het bestuur heeft in totaal vier handfluitjes aangeschaft zodat ze sowieso in de zaal gebruikt kunnen worden. Dhr. Ingen Housz stelt voor om ieder nieuw lid een fluitje te geven. Mej. Van Tilborg wil graag weten wat er gebeurt als je je fluitje vergeet. Dhr. Ingen Housz zegt dat je dan een smerig fluitje moet gebruiken. Dhr. Bolling vindt dit zeker een punt om over na te denken. Om nu gelijk een besluit daar over te maken is wat te overhaast, maar het bestuur neemt dit punt mee. Dhr. Wanna vindt dat de vereniging ieder team zes fluitjes moet geven, de teamcaptains worden dan verantwoordelijk voor de fluitjes van het eigen team. Mej. Piersma vindt dit niet een hele goede oplossing omdat niet iedere teamcaptain er iedere hockeyavond bij is. Dhr. Rümke wilt dat dit als actiepunt wordt meegenomen. 11

12 Dhr. Van Moorselaar merkt op dat er bij het gala er een heel probleem van werd gemaakt dat er een extra biertje werd bekostigd, wat ongeveer op 200 euro neer kwam. En nu smijt de vereniging weer 200 euro zomaar over de bank voor een fluitje. Dhr. Ingen Housz vindt het fluitje een goede investering. Dhr. Van Moorselaar heeft op het moment nog geen betere oplossing maar denkt dat er vast nog wel mogelijkheden voor zullen zijn. Mej. Piersma geeft aan dat de leden ook op hun vingers kunnen fluiten. Dat is hygiënisch, efficiënt en goedkoop. Dhr. De Vries vindt dat je 200 euro voor een biertje gedurende een gala niet kunt vergelijken met 200 euro voor fluitjes die een verbetering zijn voor de hygiëne van de vereniging. Dhr. Loos is blij met de aanschaf van de nieuwe sticks. Dhr. Loontjens vindt dat de hesjes niet zo fris zijn. Dhr. Rümke vraagt zich af of de hesjes worden gewassen. Mej. Gommers heeft de hesjes voor de zaalcompetitie elke week gewassen. Dhr. Loos heeft een vraag over de sportiviteitscompetitie en de stand van de najaarscompetitie. De Top 9 is binnen een range van 12 punten gebleven en is dus eigenlijk verwaarloosbaar. De sportiviteitscompetitie in zijn huidige vorm werkt niet, Dhr. Loos vindt hem redelijk subjectief. De Nummer 1 heeft in de allerlaatste wedstrijden het verschil kunnen maken om eerste te worden. De competitie zou meerdere richtlijnen moeten krijgen en/of een andere vorm. Dhr. Foppen geeft aan dat de competitie altijd subjectief zal blijven aangezien je om een mening vraagt. Dhr. Loos zou graag betere richtlijnen zien en wellicht een andere vorm geven aan de sportiviteitscompetitie. Dhr. Bolling geeft aan dat ook al is het verschil tussen de teams klein, iedereen denkt wel na over hun sportiviteit op het veld en het halen van de prijs is dus niet ondenkbaar, aangezien je op het allerlaatste moment als nog als nummer 1 kunt eindigen. Dhr. Foppen voegt hier aan toe dat het uiteindelijk draait om de sportiviteit. Mej. Piersma geeft aan dat het punt niet is dat de teams qua punten zo dicht bij elkaar liggen maar dat de sportiviteit omhoog moet worden gebracht. Het verschil tussen de sportiviteit in voorgaande jaren is aanzienlijk maar moet nog steeds omhoog. Dhr. Van Moorselaar vindt dat het kleine verschil tussen de teams onderdeel is van sport, je kunt winnen in de 100 ste seconde van een wedstrijd. Dhr. Loos vindt dat het systeem verkeerd is, alle teams zijn ongeveer even sportief over de gehele competitie. Het is een lastig punt want het blijft een subjectief onderwerp. Dhr. Moers wil graag weten hoe Dhr. Loos punten geeft aan de teams na het fluiten. Dhr. Loos doet dit volgens eigen inzicht. Dhr. Bolling voegt hier aan toe dat iedereen een keer moet fluiten en ook steeds een ander team. Gedurende de zaalcompetitie is er geen sportiviteitscompetitie geweest omdat daar niet ieder lid zou kunnen fluiten. Uiteindelijk kom je als nog redelijk objectief uit met de beoordeling. Dhr. Moers voegt hier aan toe dat bijna niemand negens uitdeelt als de wedstrijd goed verliep. De leden zijn dan meer geneigd om een zeven te geven. Dhr. Loos vindt dat het bestuur richtlijnen zou moeten geven om zo aan te geven wanneer een negen gepast is en wanneer een zeven. Mej. Vliegenthart vindt dat iedereen redelijk gelijk heeft. Zij ervaart zelf dat beginners aan haar vragen wat voor cijfer ze zouden moeten geven en dus eigenlijk geen idee hebben van welk cijfer bij de wedstrijd zou moeten horen. Dus het is een goed idee om richtlijnen te geven aan de leden zodat ze weten waar ze op moeten letten en hoe ze een score aan de wedstrijd moeten geven. 12

13 Deze richtlijnen zouden in de MOL kunnen worden vermeld, aan de teamcaptains kunnen worden doorgegeven en op Facebook geplaats worden. De richtlijnen zijn vooral voor nieuwe leden belangrijk. Dhr. Bolling vindt dit een goed idee. Dhr. De Vries vindt de invoering van een sportklassement goed en zou een verbetering kunnen zijn. De mogelijke oplossing zou een 5 punt of 4 punt schaal kunnen zijn, zodat het verschil tussen een goede en slechte wedstrijd beter zichtbaar wordt. De punten zullen dichter bij elkaar liggen maar zodra een goede wedstrijd wordt gefloten zal die er ook echt uit springen. Mej. Vliegenthart vindt dat het bestuur het zou moeten uitproberen om te kijken hoe het gaat en halverwege het seizoen analyseert of het helpt. Dhr. De Vries vindt het misschien ook een idee om maar 2 cijfers te geven, een goed of een slecht cijfer, of cijfers voor verschillende onderdelen. Dhr. Bolling vindt dat het klassement niet te ingewikkeld moet worden gemaakt. Mej. Hoobroeckx denkt dat de scheidsrechters dan misschien wel beter gaan opletten. Maar Dhr. Bolling denkt dat er dan veel onrust zal ontstaan, omdat alles moet worden bijgehouden. Tevens is het ok niet praktisch om uit te voeren. Dhr. Moers vraagt zich af of het team dat als laatste eindigt in het klassement daar ook op wordt aangesproken. Dhr. Bolling geeft aan dat het bestuur dat niet heeft gedaan, we nemen aan dat de teams hier wel op kunnen anticiperen. Het bestuur spreekt wel de leden aan als er incidenten plaatsvinden. Dhr. Van Moorselaar vindt sowieso dat er geen sprake is van ernstige onsportiviteit. Dhr. Loos is met zijn team nog niet aangesproken door de tuchtcommissie. Dhr. Foppen geeft aan dat het bestuur gaat evalueren of de sportiviteitscompetitie een andere vorm zou kunnen krijgen en de mening van de ALV zal hierin worden meegenomen. Mej. Piersma mist de grafiek van de ballenstand in het verslag. Deze zal Dhr. Foppen er bij de WALV bij inzetten. De speeltijden van de voorjaarscompetitie zullen lopen van kwart voor negen tot kwart over elf. Iedereen kan dan precies 3 wedstrijden spelen en na de training is er dan even rust voordat de wedstrijden beginnen. Leonidas is hierover ingelicht, dat we langer doorgaan. Het contact met Leonidas is goed. e. Penningmeester Verslag Mej. Van Tilborg Beste leden, Dit is het halfjaarlijks financieel verslag van Erasmus Hockey Vereniging Never Less, in dit verslag kunt u de financiële resultaten van 1 augustus 2013 tot en met 28 februari 2014 zien. Een aantal uitgaven en opbrengsten zullen extra toegelicht worden. Activiteiten De activiteiten die ik zal toelichten zijn: 1. Eurekaweek 2. Ledenweekend 3. Hockeyfeest 4. Overige Activiteiten 5. Gala 13

14 Eurekaweek De kosten van de Eurekaweek dit jaar waren De kosten bevatten de flyers, stickers, een 2de zending van flyers en materialen. Er was begroot voor de Eurekaweek en dat is ook gerealiseerd. Ledenweekend In totaal waren er56 leden aanwezig gedurende het hele ledenweekend en 15 leden voor de helft van het weekend. Er was 4300 begroot voor het weekend en er is in totaal uitgegeven. Hockeyfeest Voor de twee hockeyfeesten is er in totaal 200 begroot. Dit is aangepast naar 352. Tot nu toe is er al 52 gerealiseerd. Het bedrag is aangepast naar 352 omdat voor het volgende hockeyfeest 2.50 per lid zal worden betaald en we verwachten 120 leden op het tweede hockeyfeest. Dit zal dan een bedrag van 300 opleveren. Overige activiteiten De overige activiteiten van dit jaar zijn het sportfeest en twee teamcaptainsetentjes. Het sportfeest heeft 175 opgeleverd. In totaal waren de overige activiteiten op 750 begroot, dit is aangepast naar 800 euro. De opbrengsten van deze post is 455 en de subtotale kosten zijn Door het sportfeest heeft Never Less wat geld over voor deze post Gala In totaal waren er 108 leden aanwezig op het gala. De totale opbrengsten van het gala zijn 4050 en de totale kosten zijn uiteindelijk 5123 geweest. Voor het gala was 4000 begroot en dit is aangepast naar De eerstejaarssubsidie is dit jaar zeer hoog. We hebben dit jaar 60 eerstejaars. De andere subsidie waar we nog voor in aanmerking komen is de subsidie voor de hockeyclinic, deze zal aankomende week aangevraagd worden en we hopen op een bedrag van tenminste Toelichting: Opbrengsten Contributie: de contributie is veel hoger dan vorig jaar, dit komt door de sportkaarten die inbegrepen zitten bij de contributie. (van 7.205,50 naar ,00) Veld huur: de veld huur staat niet meer op de begroting, dit wordt rechtstreeks betaald door Erasmus sport. Kosten Trainerskosten: de kosten van de trainers zijn dit jaar lager omdat de hockeyclinic hier niet bij zit, hier is een aparte post voor. Materiaalkosten: Er zijn 12 sticks en 4 handfluitjes aangeschaft voor 310, hier krijgen wij nog een factuur van, vandaar dat het bij aangepast staat en niet bij gerealiseerd. Opbrengsten en kosten: Never Less trui: de truien zijn al besteld maar nog niet betaald door Never Less en door de leden. 14

15 Opmerkingen: Er is nog maar 1 lid die de contributie moeten betalen. Dhr. Loos ziet dat de truien 300 euro aan opbrengsten zullen brengen, de vereniging zal dus 150 euro moeten bijleggen. Mej. Van Tilborg legt uit dat het aan de kosten van het aantal truien dat er wordt besteld ligt, voor nu hebben nog maar weinig leden de trui besteld. Dhr. Loos vraagt zich af waarom de vereniging niet sowieso 25 truien besteld en die dan in een webshop aanbieden als ze nog niet verkocht zijn. Dhr. De vries geeft aan dat dat lastig is, want de kosten worden nu gemaakt en je weet niet welke mater er dan nog zouden moeten worden besteld. En er is niet echt behoefte aan een trui blijkbaar. Mej. Vliegenthart vindt het gek dat de truien zo duur zijn en dat er zo weinig van zijn besteld. Mej. Van Tilborg vindt wel dat er goed promoot is voor de trui. Veel oud- leden hoefde de trui niet want ze hebben er al één. Het hele bestuur behalve Dhr. Foppen heeft een trui besteld. Mej. Vliegenthart verbaast zich er over dat er maar 35 leden naar het sportfeest waren. Er waren in totaal 41 leden aanwezig maar er hebben er tot nu toe nog maar 35 leden betaald. Voor de sponsoring hebben we van Interim Resources twee keer 150 euro ontvangen. Beide bedragen vallen onder het bestuursjaar van Dhr. Ingen Housz vraagt zich af of Interim Resources volgend jaar ook weer zo sponsort. Dat is nog niet bevestigd. Dhr. Ribberink is wel op de mailinglijst van de Vrienden van Never Less gezet waardoor het contact met hem beter is. Dit was vorig jaar namelijk zeer verwaarloosd. Mej. Van Tilborg voegt hier aan toe dat Dhr. Ribberink zich nog niet van de mailinglijst heeft afgehaald en de mailtjes dus waarschijnlijk waardeert. Twee leden zijn van de aardbodem verdwenen en het is dus verstandig alleen leden op te geven voor een sportkaart als ze op het teamvormingsetentje aanwezig zijn. Dhr. Ingen Housz vindt dat de vereniging een incassobureau moet inschakelen, de kosten zijn namelijk voor de niet- betalende. Mej. Van Tilborg wilt dit wel doen maar het lid is onbereikbaar dus het heeft waarschijnlijk geen nut. De kosten van de trainers zijn hoger. Dit komt doordat de kosten van HockeyFactory erbij zijn gekomen. HockeyFactory is niet opgezegd door het vorige bestuur, dus die hebben we als nog moeten betalen zonder er echt gebruik van te maken. Dhr. Ingen Housz wil weten of HockeyFactory inmiddels wel is opgezegd. Volgens Dhr. Foppen is de site is nu nog wel actief, maar het wachtwoord is niet bekend bij de voorgangers van het bestuur. Dhr. Ingen Housz zegt dat hij het wachtwoord wel weet. Dhr. De Vries wil dat HockeyFactory leeg wordt gehaald. Alle informatie moet in een Dropbox worden gezet en dan aan de trainers worden doorgegeven. Mej. Van Tilborg geeft aan dat de kosten voor het hockeymateriaal nog niet is betaald. Bij het tweede hockeyfeest van dit jaar zal er een drankje gratis worden aangeboden aan de leden die hun kaartje van te voren kopen. Dhr. De Vries vindt dit een goed idee en wil dat het bestuur een goede en leuke deal van probeert te maken. De kosten voor de hockeyclinic zat eerst bij de trainingskosten maar daar is nu een aparte post voor aangemaakt. Dhr. Loontjes vraagt zich af hoe het zit met de subsidie voor de hockeyclinic. Mej. Van Tilborg weet nog niet het precieze bedrag en er is maar één soort subsidie waar de vereniging aanspraak op kan maken. Verder hoeft er nog maar één lid contributie te betalen. Dhr. Ingen Housz wil graag weten hoe het met de voorzieningen gaat, de balans van de spaarrekening. Mej. Van Tilborg zal deze aan het einde van het 15

16 jaar geven. Dhr. De Vries vindt het wel belangrijk dat er ook bij de HALV een balans wordt toegevoegd. Dhr. Ingen Housz vraagt waar de lang lopende schuld is, die zou namelijk na vijf jaar vrij moeten komen volgens de wet. Mej. Van Tilborg legt uit dat deze niet op de begroting staat omdat het geen inkomst is, maar hij zal wel op de balans komen. Dhr. De Vries geeft aan dat het nog niet duidelijk is wat er met de opbrengsten zal worden gedaan, het is dus beter om deze eerst binnen te laten komen en dan pas te bedenken wat er mee gedaan zal worden. Er staat namelijk nergens dat het in één jaar moet worden uitgegeven. Dhr. Ingen Housz geeft wel aan dat er op de balans staat dat we er kosten voor maken. Het is dus wel handig als er een beslissing wordt gemaakt over wat er met dit geld gaat gebeuren. Dhr. Bolling vindt dat het bestuur nu niet kan beslissen over wat het volgende bestuur daadwerkelijk gaat doen met het geld dat nu nog niet binnen is. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af wat we er dan aan hebben aan die post. Mej. Van Tilborg vindt dat we nu alvast kunnen kijken naar waar het bedrag heen zou kunnen gaan. Mej. Van Tilborg geeft aan dat er nog redelijk wat dingen moeten worden geïncasseerd. Dhr. Ingen Housz wil weten of het bestuur veel moeite heeft gehad met het incasseren. Mej. Van Tilborg vond het nieuwe systeem wel even wennen maar op zich valt het allemaal reuze mee. Dhr. Loos komt met het voorstel om per jaar een klein bedrag in een potje te doen om over een x aantal jaren een nieuwe batch dassen te kunnen kopen. Dit bedrag zal dan rond de 600 euro zijn. Dhr. De Vries vindt dit een goed punt. Bijvoorbeeld dat elk bestuur ieder jaar 100 euro in een potje doet. Dhr. Loontjens wil weten waarom de post Bezoek Antwerpen nog op de begroting staat. Dit komt doordat het bestuur nog wel het idee had om een uitwisseling te doen, maar vanuit Antwerpen komt er amper gehoor en ze reageren altijd heel erg laat. Mej. Vliegenthart weet dat Antwerpen niet makkelijk te bereiken is maar de vereniging zou kunnen proberen contact op te nemen met Eindhoven, Utrecht of Tilburg. De vergadering wordt om geschorst en om heropend. 7. Verslag Kascommissie tot dusver Beste leden, Hierbij presenteert de Kascommissie haar halfjaarlijkse overzicht. In dit overzicht komt aan bod: 1. Het eten bij de penningmeester. 2. Evaluatie van het eerste afgelopen half jaar, van kennismaking tot controle. 3. Omgaan met geld. Zoals de traditie het omschrijft wordt er eerst een kijkje in de keuken van penningmeester genomen, alvorens de feitelijke halfjaarlijkse controle begint. Dit keer bestond de delicatesse uit een soort bladerdeeg met allemaal lekkernijen zoals, kaas, tomaat, salami en nog veel meer. Jawel dames en heren het waren pizza s. Ze smolten werkelijk weg in 16

17 onze mond. Nadat onze buikjes eindelijk gunstig gezind waren begonnen we met de controle Om een beeld te krijgen van het contact tussen de Penningmeester en de KasCo zullen we het afgelopen half jaar doorlopen. Allereerst is de Penningmeester ingewerkt door de penningmeester van afgelopen jaar (J.M. van Heemst) en zijn de digitale bestanden aan haar overgedragen. Na de WALV heeft de heer J.M. van Heemst vervolgens ook alle mappen en papieren en dergelijke aan F. Van Tilborg overgedragen. Het eerste echte contact en overleg tussen de nieuwe Penningmeester en de KasCo heeft plaatsgevonden in aanloop van de WALV bij het opstellen van de begroting voor dit jaar. Vervolgens is er gedurende de daarop volgende weken regelmatig contact via mail, whatsapp en/of op de hockeyavonden zelf geweest in het geval er vragen of onduidelijkheden waren waar de Penningmeester mee zat. Dit contact is naar onze mening goed verlopen en we hadden het idee dat we wat financiële kwesties betreft goed op de hoogte waren. Het belangrijkste contact tussen de Penningmeester en de KasCo is het maandelijkse financiële overzicht dat de Penningmeester opstuurt en waar de KasCo vervolgens opmerkingen en tips bij kan geven. In eerste instantie was er onzekerheid omtrent het boekhoudprogramma Davilex. Erasmus Sport betaalde voorheen namelijk het service contract, maar heeft dit afgelopen jaar opgezegd. Daarom heeft de Penningmeester in eerste instantie de kosten en opbrengsten per activiteit bijgehouden in Excel en hiervan hebben we vanaf december regelmatig updates over ontvangen. In februari zijn we meerdere keren bijeengekomen om Davilex bij te werken. Na wat opstartproblemen, zoals we dit elk jaar ervaren, is het gelukt om de boekhouding ook in Davilex bij te werken. Bij de controle voor de HALV is gebleken dat de financiën correct zijn bijgewerkt en het kwam ook overeen met de financien die in eerste instantie zijn bijgehouden in Excel. Daarnaast is de boekhouding gecontroleerd door steekproefsgewijs de map met bonnen en facturen door te nemen. Deze map is goed geordend en bij de controle is gebleken dat de map volledig en correct is bijgehouden. Onze complimenten hiervoor. We zijn er zelfs achter gekomen dat de Penningmeester 1,95 teveel gestort heeft. Daarnaast onze complimenten voor het herstellen van het contact met sponsor Interim Resources, het van Erasmus sport verkrijgen van de extra financiele middelen om het extra veld te kunnen huren en de debiteurenadministratie is goed bijgehouden. Zo goed als alles is goed verlopen, alleen rondom het gala kwamen er toch een paar zaken aan het licht waarvan we graag eerder op de hoogte waren gesteld. We vinden het namelijk verontrustend hoe er bijvoorbeeld bij het gala met geld is omgegaan. Ondanks dat het gala een zeer geslaagde avond was, vonden we het gala te prijzig. Niet alleen was de bijdrage van de leden aanzienlijk, daarnaast is er door de vereniging ook nog eens veel geld op bijgelegd. Dit is zonde, omdat dit geld op vele andere manieren gebruikt had kunnen worden, zoals het idee aan het begin van het jaar dat er extra geld wordt bijgelegd op de borrels. Daarnaast is het idee van een extra drankje of het krijgen van flessen prosecco als veel mensen uit je team zich inschrijven leuk en een goede manier om te proberen meer leden naar het gala te laten komen, maar zeker als er al veel geld op een activiteit wordt bijgelegd dan is dat iets teveel van het goede. Als de deal met club Bed gesloten was dat zij het extra drankje zouden betalen of de flessen zouden leveren dan was dit natuurlijk geen probleem geweest. Daarnaast is ook voor een persoon het gala door de vereniging betaald in ruil voor het maken van foto s tijdens het gala. Dit is in principe ook een leuk idee, alleen moeten dit soort beloningen niet te ver doorschieten. 17

18 Daarom zijn we vervolgens vrij snel om tafel gegaan met de penningmeester en de KasCo om dit soort taferelen gedurende de rest van het jaar te voorkomen en hebben we afgesproken dat wanneer er twijfel is over een bepaalde uitgave dat de KasCo hierover wordt ingelicht om eventueel advies te geven. Het is namelijk erg belangrijk dat er goed wordt nagedacht over elke euro die wordt uitgegeven, omdat de Penningmeester hierover verantwoording af moet leggen. Ondanks de opbouwende kritiek met betrekking tot het omgaan met geld voornamelijk bij het gala zijn we tevreden over de gang van zaken van het afgelopen half jaar en we hebben er het volste vertrouwen in dat het komende half jaar ook goed zal verlopen. Met vriendelijke, doch smakelijke groet, De kascommissie , Daan, Thomas, Florian en Timo Dhr. Ingen Housz mist een fundamenteel punt en dat is of de penningmeester kan koken. Dhr. De Vries kan hier geen oordeel over geven want ze hebben die avond pizza s besteld. De KasCo hoopt voorafgaand aan de WALV te kunnen genieten van een maaltijd bij Mej. Van Tilborg. Mej. Gommers zegt dat de KasCo een leuke foto op de site van Never Less mag plaatsen. Mej. Piersma wil graag dat de KasCo de historie van lekker eten met de penningmeester verteltt. Dhr. De Vries legt uit dat het over het algemeen de bedoeling is dat voorafgaand aan de controle er lekker wordt gekookt door de penningmeester, voorheen was dit meestal biefstuk (Tip!). Dhr. Ingen Housz voegt hier aan toe dat het drankspel van de KasCo is geclaimd door Dhr. De Ruijter. Dhr. De Vries heeft over het drankspel gehoord maar het nog nooit gespeeld dus dat zal Dhr. De Ruijter een keer moeten uitleggen. Dhr. Ingen Housz wil graag weten hoe de communicatie tussen de penningmeester en de KasCo verloopt. Dhr. Rümke legt uit dat dit verschillend is. Mej. Van Tilborg geeft aan dat dringende vragen door de hele KasCo worden beantwoord. Dhr. Loontjens wil weten of er verschillende specialiteiten zijn binnen de KasCo. Dhr. Maas legt uit dat de som meer is dan de aparte delen. Dhr. De Vries geeft aan dat Dhr. Maas en Dhr. Rümke meer over de algemene kennis beschikken en dat Dhr. De Vries de kennis over Davilex beschikt. Mej. Vliegenthart wil weten hoe het is om een vrouw in te mogen werken. Dhr. De Vries was niet degene die Mej. Van Tilborg mocht inwerken maar qua contact en omgang is er geen verschil tussen een vrouw of een man. Dhr. Rümke voegt toe dat de communicatie dit jaar moderner is geworden. Veel wordt via Whatsapp besproken. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af of KasCo samen uitjes organiseren. Dhr. De Vries vraagt of hij insmeren met olie en dan worstelen bedoelt. Dhr. Ingen Housz heeft het meer over gezellig burgerlijk eten. Dhr. De Vries geeft aan dat er de laatste tijd wel meer contact is dan aan het begin en het is de bedoeling dat de KasCo binnenkort gaat afspreken. Ze gaan dan met z n allen bowlen en spareribs eten. Dhr. Ingen Housz zou hier graag een verslag van willen krijgen. Dhr. Loontjens vraagt zich af of de KasCo ook contact heeft met het gehele bestuur. Dhr. De Vries vindt dat een goede vraag, het contact is voornamelijk met de penningmeester maar het zou wel een keer goed zijn om met het gehele bestuur af te spreken. 18

19 Mej. Van Tilborg voegt toe dat het mailen altijd vanuit de bestuursmail gebeurt, dus de bestuursleden zijn wel op de hoogte van wat er gecommuniceerd wordt met de KasCo. Dhr. Loontjens wil graag weten wat de rest van het bestuur vindt. Mej. Gommers geeft aan dat gedurende de vergaderingen Mej. Van Tilborg aan het bestuur vertelt wat er met de KasCo is besproken. Dhr. De Vries vraagt zich af of het nodig is om met het bestuur af te spreken. Dhr. Bolling vindt niet dat het nu als nodig wordt ervaren, omdat het redelijk goed loopt maar zodra dit wel nodig zou zijn, zou het wel prettig zijn dat het ook mogelijk is. Dhr. Maas geeft aan dat de KasCo graag met het geld dat Never Less ontvangt via de Vrienden van Never Less een laptop zou willen aanschaffen voor de vereniging. Zo kan op deze laptop Davilex worden geïnstalleerd, kan er mee worden genotuleerd en zou de bestandsoverdracht beter verlopen. Alles zou dan namelijk op 1 laptop staan. Zo n laptop zou al voor euro kunnen worden aangeschaft. Dhr. Loontjens wil graag weten hoe vaak Davilex verandert. Momenteel is Davilex bijna onveranderd. Het overzetten van Davilex van de ene op de andere laptop is veel gedoe dit komt vooral door de licentie. Volgens Dhr. Rümke loop je niet veel data mis want alles is centraal. Mej. Gommers voegt er aan toe dat Davilex niet op een MacBook werkt. Dhr. Loos geeft wel aan dat als de laptop kapot gaat dan is alles weg. Er zal dus wel een back up moeten worden gemaakt één keer in de zoveel tijd. Mej. Van Tilborg vindt dat er dus ook een externe harde schijf zou moeten worden aangeschaft. Dhr. Maas stelt voor om alles in de Cloud op te slaan, want als de harde schijf crasht dan heb je weer hetzelfde probleem. Dhr. De Vries geeft aan dat Davilex automatisch back ups maakt. Dhr. Ingen Housz wil graag weten wanneer de laptop zal worden aangeschaft. Dat maakt niet veel uit wanneer deze wordt aangeschaft, als het maar voor de WALV is, want dan kan alles er al meteen op worden gezet voor de WALV en dan is er minder hectiek na de WALV. Dhr. Ingen Housz vindt dat er dus een voorziening voor de laptop moet worden gemaakt. Dhr. De Vries legt uit dat de voorziening Vriend van Never Less hiervoor zal worden gebruikt. Dhr. Moers wil graag weten waarom deze voorziening hiervoor wordt gebruikt. Dhr. De Vries legt uit dat deze voorziening een potje van geld is waar de vereniging geen standaard activiteiten mee mag financieren. Dus dit betekent dat Never Less geen voorziening heeft voor het financieren van een laptop maar Vriend van Never Less wel. Mej. Piersma voegt hier aan toe dat het ook met de Vrienden van Never Less is afgesproken dat hun geld naar dit soort dingen toe kan. Dhr. Moers wil graag de hoogte van het bedrag weten. Dhr. Maas zegt dat je voor 350 euro al een goede laptop kunt kopen met genoeg geheugen. Dhr. Rümke vindt dat voor meer geld een laptop kopen niet veel nut heeft. Dhr. Van Moorselaar vraagt zich af of er al is nagedacht over de bescherming van de laptop, bijvoorbeeld een hoes. Er zal een hoes worden aangeschaft. Dhr. De Vries geeft aan dat de laptop niet voor zware bestanden zal worden gebruikt maar voor wat hij moet doen, Davilex en notuleren en dergelijke zal de laptop prima werken. Dhr. Bolling wil graag een stemming houden. Mej. Vliegenthart wil weten of de stemming voor de aanschaf van de laptop is of voor wanneer de laptop gekocht moet worden en voor welk bedrag. Dhr. Bolling wil een stemming voor wel of geen laptop en voor een bepaald bedrag. De laptop zal er voor de WALV moeten zijn. Dhr. Loos stelt voor om een maximum bedrag van 500 euro te geven voor de aanschaf van de laptop inclusief hoes en muis. Dhr. Bolling geeft aan dat een laptop voor 500 euro inclusief muis en hoes dit jaar kan worden aangeschaft, de voorziening is er. 19

20 De stemming is maximum 500 euro voor een laptop inclusief muis en hoes of helemaal geen laptop Dhr. Van Moorselaar zou graag willen weten of er nog andere ideeën zijn voor wat er met de voorziening van de Vrienden van Never Less zou kunnen worden gedaan. Dhr. Bolling wil graag nu de stemming houden. Optie 1: een richtprijs van 400 euro voor de laptop met een maximum van 500 euro inclusief de hoes en de muis Optie 2: geen laptop Om is unaniem besloten voor optie 1: 15 stemmen voor Mej. Piersma zou graag willen dat er drie soorten Never Less stickers op de laptop worden geplakt zodat het een echte Never Less computer wordt. Mej. Hoobroeckx stelt voor de stickers er gedurende de WALV op te plakken. Mej. Vliegenthart wil graag dat er besloten wordt wat er precies met de laptop wordt gedaan. Welke programma s er op mogen en dergelijke. Mej. Piersma vindt dat het bestuur dit zelf wel kan bedenken. Mej. Vliegenthart vindt dat één keer per maand alles up to date moet worden gebracht en er een back up moet worden gemaakt. 8. Verslag Beleids Advies Commissie tot dusver Beste ALV, beste bestuur, Bij deze willen wij, de heer Loontjens, mejuffrouw Hoobroeckx, de heer Ingen Housz, mejuffrouw Van Heukelom en mejuffrouw Piersma, graag ons halfjaarlijkse verslag presenteren. We zullen eerst uiteenzetten hoe wij als BAC hebben gefunctioneerd om vervolgens in te gaan over de prestaties van het bestuur van afgelopen halfjaar. De heer Loontjens, mejuffrouw Hoobroeckx, de heer Ingen Housz en mejuffrouw Piersma zaten vorig jaar ook al in de Beleids Advies Commissie. Mejuffrouw Van Heukelom is er dit jaar bij gekomen en dat is goed bevallen. De kennis van de heer Ingen Housz en mejuffrouw Piersma is handig omdat zij beide in het bestuur hebben gezeten. De andere leden van de Beleids Advies Commissie zijn actief binnen Never Less en kunnen de onbegrijpelijkheid van leden goed verwoorden. Allen willen we graag helpen het beste van onze mooie studenten hockeyvereniging te maken! De keuze om weer met 5 leden in de Beleids Advies Commissie te zitten bevalt ons ook dit jaar goed. Ieder heeft zijn of haar eigen mening. Voor elke vergadering met het bestuur zitten we bij elkaar en bespreken we de aangekondigde agenda. Daarbij denken wij ook na over andere onderwerpen die wij graag met het bestuur willen bespreken. Met het bestuur bespreken we de afgelopen activiteiten en periodes, hebben we het over de samenwerking onderling, vragen we naar de relatie met Stichting Erasmus Sport, kijken we vooruit naar de komende activiteiten. En nu hebben we het bijvoorbeeld over leden die mogelijk volgend jaar in het bestuur van EHV Never Less willen plaatsnemen. Naast deze vergaderingen hebben we als Beleids Advies Commissieleden ook veel contact met elkaar op de hockey, de activiteiten, maar ook daarbuiten. We zijn niet gebonden om alleen over het beleid van EHV Never Less na te denken op de vaste momenten, maar juist altijd! Zo geven wij ook geregeld ongevraagd advies, maar vraagt het bestuur ook regelmatig advies buiten de vergaderingen om. Om een zo duidelijk mogelijk advies te geven, spreken we eerst als Beleids Advies Commissieleden met elkaar om een eenduidig advies aan het bestuur te kunnen geven. 20