vragenlijst Erasmus MC Vragenformulier voor Nota van Inlichtingen

Transcriptie

1 vragenlijst Vragenformulier voor Nota van Inlichtingen Nr. Uw vraag heeft betrekking op 1 discrepantie in vraagstelling perceel 2, vraag 1.1 wens= automatische drukinstelling Hoe moeten we deze wens interpreteren i.c.m. de wensen beschreven in , en Kunt u dit voor ons nader toelichten? 2 Verificatiefase Aanbestedingsdocument pagina 11 3,5,1 en pagina 16 van Wanneer zal de verificatiefase plaatsvinden? 3 Checklist Bijlage A - Checklist in te dienen documenten In het aanbestedingsdocument staat beschreven dat per perceel een aparte aanbieding gedaan dient te worden. In de checklist staan onderdelen die alleen voor perceel 1 of perceel 2 aangeleverd moeten worden. Betekent dit dat bij aanbieden op beide percelen een aantal tabbladen niet gevuld zijn? 4 Pakket van Eisen Algemeen Wij hebben in ons assortiment meerdere systemen, zowel pomploos als met pomp die aan de eisen van perceel 1 voldoen. Mogen wij beide opties uitwerken zodat u hier zelf een keuze uit kunt maken? De wens is dat het systeem een automatische drukinstelling heeft. Daarnaast is de wens dat het zitgedeelte en hielzone apart op druk kan worden ingesteld. Indien het matras een automatische drukinstelling heeft én het matras is voorzien van een hielzone en zitstand, dat deze onderdeel uitmaken van deze automatische instelling. Voor de voorlopige gunning. Ja dat klopt, indien er een inschrijving wordt gedaan van alleen perceel 1 blijven de tabbladen 17 en 18 leeg. Bij inschrijving van alleen perceel 2 blijft tabblad 4 leeg. Ja dat mag. Voor de in te dienen documenten wordt verwezen naar Bijlage A checklijst in te dienen documenten per systeem. 5 Pakket van Eisen Perceel 1, vraag en perceel 2, vraag Wat is de geadviseerde matrasmaat voor dit bed volgens de fabrikant? Het houdt de maat aan die is vermeldt in het PvE (1.1.1 van perceel 1 en van perceel 2) 6 Pakket van Eisen Perceel 1, vraag en perceel 2, vraag Het pomploze matrassysteem is op iedere gewenste Ja, dat is mogelijk matrasmaat te produceren. Is het mogelijk van de bij u in gebruik zijnde bedden de maat van het matras zelf op te meten? 7 Pakket van Eisen Perceel 1, vraag Het matras heeft geen ondermatras nodig. Interpreteren wij het goed als we de vraag met Ja Terechte opmerking. Dit klopt. De KO geldt voor een matras die een ondermatras nodig heeft. Als uw matras beantwoorden dat we bevestigend antwoorden dat er geen ondermatras nodig heeft dan vult u "Ja" in. geen ondermatras nodig is? 8 Pakket van Eisen Perceel 1, vraag 2.9 U geeft aan dat er een blokkade op de bedieningstoetsen moet kunnen. Is onze interpretatie juist dat u de wens heeft om te voorkomen dat de matrasinstellingen worden gewijzigd? Indien wij aan de onderliggende functionele eis op een andere manier kunnen voldoen, hoe geven we dat dan aan? Indien wij de functionele eis niet goed interpreteren verzoeken wij u aan te geven wat de achterliggende wens is bij deze vraag. Ja, dat klopt. We willen voorkomen dat instellingen ongewenst kunnen worden gewijzigd. Toelichting kan gegeven worden volgens bijlage A onder tabblad 6. 9 Pakket van Eisen Perceel 1, vraag 14.2 Hoe wenst u aangetoond te zien dat het matras niet statisch elektrisch is? Wij vragen in het PvE een toelichting te geven van de inschrijver om dit aan te tonen.

2 10 Pakket van Eisen Perceel 2, vraag Wat is voor u de reden om de verschillende cyclus tijden anders te waarderen aangezien er in onze optiek en ervaring geen onderbouwd verschil is in klinische effectiviteit? In de optiek van het is de wisseldrukcyclus een belangrijke factor in patiëntcomfort en preventieve effecten. Daarom wegen wij deze wens afhankelijk van de wisseldrukcyclus. 11 Pakket van Eisen Perceel 2, vraag Is de interpretatie juist dat u de wens heeft de druk onder de cliënt op een display te kunnen zien, Deze intepretatie is juist. De continue monitoring van de interface druk verdeling is waardoor u de druk indien gewenst kunt aanpassen? één van de nieuwe ontwikkelingen en heeft bewezen Als wij aan de onderliggende functionele eis op een andere manier kunnen voldoen, hoe geven we dat effect op preventie van decubitus (Sakai, 2009). Dit kunt u toelichten volgens de checklist (bijlage A). dan aan? Indien de interpretatie niet juist is, verzoeken wij u aan te geven wat de achterliggende wens is bij deze vraag. 12 Perceel 1 13 Perceel 2 14 Service en kwaliteit 9.1 Uw firma levert een technisch rapport bij het matrassysteem 15 Bijlage 1_ Programma van eisen algemeen 16 Hoeveelheid/omvang perceel Document: Aankondiging van een opdracht, Bijlage B, pagina 5. Wat is het gemiddeld aantal ligdagen in het laag segment? Wat is het gemiddeld aantal ligdagen in het hoog segment? welke informatie wilt u gepresenteerd krijgen in het door u gevraagde technisch rapport (9.1)? De dropdownfunctie functioneert niet in het tabblad perceel 2. Kunt u een nieuwe versie sturen? In bijlage B wordt de hoeveelheid of omvang van het perceel aangegeven. Voor perceel 1 staat hier 3465, bij perceel 2 staat Kunt u uitleg geven over deze cijfers? Het spreekt niet over laag of hoog-segment, maar over risico (perceel 1) en hoog-risico (perceel 2) segment. In het hoog-risico segment (perceel 2) is de ligduur niet normaal verdeeld, vandaar dat wij de mediaan ligduur (interquartiele range, IQR) geven; is dit 9 dagen (IQR 4-16) per patiënt in het en 7 dagen (IQR 4-14) op de klinische unit. In het risico segment (perceel 1) is de gemiddelde ligduur 10 dagen. De standaard technische specificaties van uw product. Wij verwijzen u naar de laatste versie op Tenderned (publicatiedatum ) Zie aanbestedingsdocument pagina 4 paragraaf 1.3 voor de juiste opdrachtbeschrijving. 17 Aanbestedingsdocument N.v.t. Kunt u aangeven wat de regeling is aan het einde van Bij overname door een andere leverancier gaan de het momenteel lopende contract voor de op dit moment door u gehuurde en in gebruik zijnde systemen? Kunt u daarnaast toelichten hoe dat voor huidige matrassen retour naar de leverancier m.u.v. de op dat moment in gebruikte matrassen. Na ontslag van de patiënt gaan ook deze matrassen retour. Het gaat in toekomstige contracten geregeld is? Is er sprake van dit contract om huurmatrassen en niet om koop. overname, vervanging of een zgn. 'sterfhuisconstructie'? 18 Hoofdstuk 1 Aanbestedingsdocument Pagina 4 Kunt u aangeven wat het aantal uitstaande matrassen In de laatste week van mei was het totale aantal is per (bijv.) einde mei en het aantal leveringen voor uitstaande matrassen in perceel 2 ongeveer 180. Voor de twee percelen (ook m.b.t. de speciale systemen en kinderen was dit 5. In 2013 was het totale aantal systemen voor kinderen) in 2013? patiënten in perceel 2 was 3711, waaronder 378 kinderen. Voor de kinderenmatrassen was dit 124. Er zijn in Air fluidized bedden ingezet 21 bariatrische bedden en 67 zitkussens.

3 19 Eisen aan de inschrijving Pagina 9, paragraaf 'zonder voorbehoud' U geeft hier aan dat inschrijvers onvoorwaardelijk akkoord dienen te gaan met alle voorwaarden gesteld in de aanbesteding en bijbehorende bijlagen. Is onze veronderstelling juist dat een gegadigde door het doen van een inschrijving voldoet aan deze eis? Ja, dat klopt. 20 Bewijsstukken uitsluitingsgronden Pagina 12, paragraaf en Is onze veronderstelling juist dat u hier de bewijsdocumenten bedoelt die genoemd staan in paragraaf 4.4? Zo niet, kunt u aangeven welke bewijsstukken tijdens de verificatiefase overlegd moeten kunnen worden? 21 GVA Pagina 16, paragraaf 4.4 Wettelijk is vastgesteld dat een GVA 2 jaar geldig is. Graag uw bevestiging dat de door u genoemde termijn van 6 maanden terug te rekenen van de sluitingstermijn die de verklaring oud mag zijn, op dit document niet van toepassing is. 22 Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid Pagina 16, paragraaf 4.4 Het is ons niet duidelijk welke verklaring u bedoelt met 'Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid conform bijlage 2a deel 2'. Graag uw toelichting. 23 Rechtsgeldige vertegenwoordiging/ondertekening Pagina 16, paragraaf 'Rechtsgeldige vertegenwoordiging' De inschrijving inclusief bijlagen dienen rechtsgeldig te zijn ondertekend. Is onze veronderstelling juist dat er geen pagina's geparafeerd hoeven te worden? 24 Rechtsgeldige vertegenwoordiging/ondertekening Pagina 16, paragraaf 'Rechtsgeldige vertegenwoordiging' Dient de digitale versie ook ondertekend te worden? Ja Ja, dat klopt Klopt dit is een omissie. Geldigheid is inderdaad twee jaar. Zie antwoord op eis 34 Dit is correct. 25 Hoofdstuk 5 Aanbestedingsdocument Pagina 17, beoordeling van de inschrijving U geeft aan dat op het onderdeel prijs in beide De beoordeling van het onderdeel prijs staat benoemd in percelen maximaal 100 punten behaald kunnen het aanbestedingsdocument op pagina 18 paragraaf 5.3. worden door de inschrijver. Punten worden bepaald door: laagste prijs die is a. Kunt u aangeven hoe het aantal punten op het aangeboden / prijs uw aanbieding x 100. Er wordt per onderdeel prijs tot stand komt en hoe de aangeboden systeem beoordeeld dus de aantal verschillende systemen met all-in huurprijzen worden beoordeeld? aangeboden systemen spelen hierbij geen rol. In het Prijsinvulformulier (bijlage 3) staat geen weging o.i.d. aangegeven (o.b.v. bijv. uitstaande aantallen) en ook geen totaaltelling van de inschrijving op basis waarvan de inschrijvingen worden beoordeeld. b. Kunt u aangeven hoe u de aangeboden systemen met bijbehorende all-in huurprijs per dag van de verschillende inschrijvers met elkaar gaat vergelijken? Weegt bijvoorbeeld het aantal verschillende aangeboden systemen een rol in de beoordeling (keuzemogelijkheid)? 26 Hoofdstuk 5 Aanbestedingsdocument Pagina 18, beoordeling van de inschrijving "De gevraagde prijstelling in het PvE van speciale systemen/bedden van perceel 2 worden niet meegewogen in de gunningscriterium prijs maar zijn alleen ter informatie." Geldt dit ook voor de prijsstelling voor de levering van systemen voor kinderen? Ja, dat klopt.

4 27 Toekenning punten perceel 1 Bijlage 1: Programma van eisen, Perceel 1 U geeft aan dat er max. 63 punten voor systemen met In perceel 1 worden de volgende nummers niet pomp te behalen zijn en 39 punten voor pomploze systemen. We verzoeken u aan te geven welke nummers (van eisen of wensen, eerste kolom) meegeteld bij een pomploos systeem: hoofdstuk 2, hoofdstuk 3.1 en hoofdstuk 11. Bij een systeem met pomp wordt hoofdtuk 3.2 niet meegeteld. meetelllen in de beoordeling van het systeem met of zonder pomp. 28 Wens pomploos systeem Document: NIEUW Bijlage 1 Programma van eisen. Tabblad 'perceel 1' en 'perceel 2' eis QR code Document: NIEUW Bijlage 1 Programma van eisen. Tabblad 'perceel 1' en 'perceel 2' eis Levering buiten kantooruren Document: NIEUW Bijlage 1 Programma van eisen. Tabblad 'perceel 1' en 'perceel 2' eis Registratie op patiëntenniveau Document: NIEUW Bijlage 1 Programma van eisen. Tabblad 'perceel 1' en 'perceel 2' eis Verwijzing toelichtingen perceel 2 en de checklist Bijlage 1: Programma van eisen, perceel 2 en Bijlage A - Checklist. De verwijzingen uit de checklist ( H1.2, H 2 en H 6) naar het PvE komen niet overeen voor perceel 2 33 Verwijzing toelichtingen perceel 2 en de checklist Bijlage 1: Programma van eisen, perceel 2 en Bijlage A - Checklist. De verwijzingen uit de checklist ( H1.2, H 2 en H 6) naar het PvE komen niet overeen voor perceel 2 Mogen wij ervan uitgaan dat bij een pomploos systeem wens 11.2 van het Programma van Eisen niet van toepassing is? Welke functie heeft de QR code die op het matras en de pomp wordt geplakt? In het PvE wordt gesproken over de levering buiten kantooruren ( uur). Hierover hebben wij een aantal vragen: a. Betekent dat dat elke levering buiten deze tijden door de leverancier moet worden gedaan, inclusief installatie? b. Ook indien in het depot van de locatie waar de aanvraag vandaan komt voldoende matrassen op voorraad liggen, of is deze situatie alleen van toepassing als er sprake is van een spoedsituatie of uitzonderlijk matras? c. Kunt u aangeven hoe vaak dit voorkomt? Op basis waarvan is het noodzakelijk om een registratie op patiëntenniveau te laten plaatsvinden? Bij 3 van de hoofdstukken in Bijlage A (Checklist) staat dat het hoofdstuk van toepassing is op perceel 1 en 2. Deze informatie lijkt echter niet overeen te komen met de informatie in het Programma van Eisen (Bijlage 1). De beschrijving van tabblad 5 op de checklist gaat over H 1.2 Hoes, in perceel 2 is dit H 1.3. Mogen wij er vanuit gaan dat de informatie in Bijlage 1 leidend is voor de documenten die wij bij inschrijving dienen aan te leveren? U geeft in bijlage A aan welke informatie achter welk tabblad moet worden aangeleverd. Mocht informatie waar in bijlage 1 om gevraagd wordt niet op de checklist staan, mogen wij daar dan zelf een tabblad voor kiezen? Ja, daar mag u vanuit gaan. Naast de wens 11.2 is ook 6.3 niet van toepassing bij pomploze systemen. In de puntentelling wegen deze eisen voor de pomploze systemen niet mee, net als de wensen onder 2. Zie ook antwoord op eis 27. Interne ordercommunicatie (interne logistiek) A: ja dat klopt. B: Sommige units hebben een eigen depot, dan geldt dit niet (IC's, thorax, trauma) voor andere afdelingen met centraal depot moet de levering wel door de leverancier worden gedaan. C: Ongeveer 2 á 3 keer per maand Om de gemiddelde ligduur per patiënt te berekenen. De checklist is aangepast. Hoofdstuk 1.3 en hoofdstuk 2 van perceel 2 zijn apart benoemd in tabblad 18 en 19. Hoofdstuk 6 heeft een kleine aanpassing. De checklist is aangepast. We vragen u deze indeling aan te houden. 34 Verwijzing naar bijlage Bijlage 2b Overige verklaringen, deel 1, verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid U geeft hier aan dat indien inschrijver deel uitmaakt van een concern, de hoogste moedermaatschappij tijdens de verificatie bijlage 2a, deel 2 dient in te vullen en te ondertekenen. Is onze veronderstelling juist dat u hier bedoelt bijlage 2b, deel 2? Klopt. Dit is een terechte opmerking.

5 35 Verwijzing naar bijlage Bijlage 2b Overige verklaringen, deel 1, verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid Is onze veronderstelling juist dat u in de laatste alinea Klopt zie antwoord op vraag 34. van de verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid bijlage 2b, deel 2 bedoelt ipv deel 1 zoals nu vermeld? 36 Bijlage 3, Prijsinvulformulier Bijlage 3, beide werkbladen U heeft een aantal regels omlijnd waar de systemen Nee, deze zijn er niet. met bijbehorende all-in huurprijs per dag kan worden ingevuld. Is er een minimum en/of een maximum aan het aantal in te vullen systemen verbonden? Zo ja, wat zijn deze per perceel? 37 Bijlage 4a, Conceptovereenkomst, prijs meerwerk Bijlage 4a, pagina 14 "Op de meerwerk prijs wordt een korting verleend overeenkomstig de korting welke is opgenomen in Bijlage 2". Naar welke bijlage of korting refereert u hier? Graag uw toelichting? Dit is een standaard tekst (concept overeenkomst). Niet op deze aanbesteding van toepassing. 38 Bijlage 4b, Algemene inkoopvoorwaarden, artikel 5.1 Bijlage 4b, pagina 2 Al onze kostencomponenten die verdisconteerd zijn in de huurbedragen, hebben te maken met indexatie. Wij willen u daarom vragen om de indexatie van de huurprijzen van toepassing te laten zijn. Gaat u ermee akkoord dat de gecontracteerde leverancier jaarlijks (per 1/9/2015) het CBS consumentenprijsindexcijfer (CPI) toepast? Nee, daar gaan wij niet mee akkoord. De prijzen staan vast gedurende de looptijd van deze overeenkomst. 39 Gebruik prestatiemonitor Bijlage 4c Prestatiemonitor Kunt u aangeven op welke wijze u voornemens bent de prestatiemonitor uit bijlage 4c te gaan gebruiken tijdens de uitvoering van de overeenkomst? Zie punt 13.1 uit het PvE. Dit wordt na gunning nader uitgewerkt. 40 Vertrouwelijkheid Bijlage C Aanbestedingsvoorwaarden, artikel 6.13 In beginsel is alle informatie die u van inschrijvers ontvangt vertrouwelijk. We verzoeken u dit artikel te verwijderen of te wijzigen en op te nemen dat u in het kader van de vertrouwelijkheid geen gegevens uit de inschrijving met derden deelt zonder toestemming van de inschrijver. 41 Ongeldige inschrijving Bijlage C Aanbestedingsvoorwaarden, artikel 8.1 Onze inschrijving dient door twee personen ondertekend te worden om deze rechtsgeldig te laten zijn. Is het toegestaan daar waar nodig het ondertekeningsvak aan te passen of te kopiëren? 42 Vertrouwelijkheid Bijlage C Aanbestedingsvoorwaarden, artikel 18.6 In beginsel is alle informatie die u van inschrijvers ontvangt vertrouwelijk. We verzoeken u dit artikel te verwijderen of te wijzigen en op te nemen dat u in het kader van de vertrouwelijkheid geen gegevens uit de inschrijving met derden deelt zonder toestemming van de inschrijver. 43 Aansluitvoorwaarden netwerk AIV Bijlage A In dit document wordt verwezen naar de aansluitvoorwaarden op het netwerk. Onze producten hebben geen internetverbinding nodig. Mogen wij er vanuit gaan dat deze voorwaarden niet van toepassing zijn? Zo wel, kunt u aangeven waar deze voorwaarden precies op van toepassing zijn? Artikel 6.13 wordt niet gewijzigd. U kunt handmatig de tweede persoon erbij vermelden. Artikel 18.6 wordt niet gewijzigd. De aansluitvoorwaarden zijn van toepassing op eis 12.1 van het PvE.