MODEL REGLEMENT FINANCIEEL BELEID EN BEHEER

Transcriptie

1 MODEL REGLEMENT FINANCIEEL BELEID EN BEHEER Status: Vastgesteld door het Bestuur d.d.: Goedgekeurd door de Raad van Commissarissen d.d.: Goedgekeurd door de Autoriteit woningcorporaties d.d.:

2 Inhoud 0. Inleiding Status van het Reglement financieel beleid en beheer Doelstellingen financieel beleid en beheer Reikwijdte reglement financieel beleid en beheer MeerJarenBegroting (MJB) Streefwaarden en prestatieindicatoren Mandatering Interne kaders Managementinformatie Risicobeheersing Proces- en functiebeschrijvingen Organisatiestructuur financieel beleid en beheer Eindverantwoordelijkheid m.b.t. financiële- en controlfunctie Betrokkenheid financiële- en controlfunctie De controlfunctie Kennisniveau Raad van Commissarissen t.a.v. financieel beleid en beheer Auditcommissie Bespreken financiële risico`s Financiële jaarplan Controleaanpak Specifieke Treasury-bepalingen Algemene bepalingen Derivaten Beleggingen

3 0. Inleiding Stichting Plavei (hierna: Plavei) is een Toegelaten instelling (T.i.) op basis van Hoofdstuk IV, artikel 19 en volgende van de Woningwet. Artikel 55a van de Woningwet bepaalt dat Plavei een reglement financieel beleid en beheer opstelt teneinde inzichtelijk te maken op welke wijze zij haar financiële continuïteit borgt. In het Besluit Toegelaten instellingen Volkshuisvesting (hierna: BTiV) en de ministeriële regeling toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015 (hierna: regeling) zijn nadere eisen gesteld aan dit reglement. De eisen die aan het reglement van Plavei zijn gesteld hebben onder meer betrekking op de uitgangspunten van het financieel beleid en beheer, de organisatie en jaarlijkse monitoring en de betrokkenheid van het intern toezicht op het beheer. Ook worden regels gesteld voor beleggingen en derivaten. Het reglement financieel beleid en beheer wordt beheerd door de beleidsmedewerker financiën en wordt continue gemonitord. Toekomstige wijzigingen worden vastgesteld door het bestuur van Plavei en zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Autoriteit Woningcorporaties (hierna: Aw). Hiermee zorgt Plavei ervoor dat het reglement financieel beleid en beheer actueel blijft, dat het een feitelijke beschrijving van de processen is en dat zij toeziet op de naleving daarvan. Plavei heeft elementen van het reglement die periodiek herziening vereisen, zoals parametrisering en jaarlijkse aanpassing van streefwaarden, niet opgenomen in het reglement financieel beleid en beheer zelf. Deze worden in de vorm van verwijzingen in dit reglement naar het desbetreffende document weergegeven. Hiermee voorkomt Plavei dat het reglement jaarlijks moet worden voorgelegd aan de Aw. Indien Plavei tussentijds merkt dat ze haar streefwaarden onvoldoende kan halen en mogelijk de financiële continuïteit in gevaar komt, dan zal ze dat conform artikel 29 Woningwet dit terstond aan de Aw melden. De goedkeuring door de Aw is de (formele) toetsing dat het reglement financieel beleid en beheer in opzet aan de wettelijke kaders voldoet. Naleving en werking van het reglement zal de Aw in een later stadium bij de uitoefening van zijn toezicht toetsen. Het reglement financieel beleid en beheer heeft in beginsel een permanente geldigheid en werkingsduur. Het reglement financieel beleid en beheer is enerzijds een omschrijving van de werkwijze, anderzijds is in het reglement financieel beleid en beheer vastgelegd hoe wordt toegezien op de werkwijze. De extern accountant zal op de naleving van het reglement financieel beleid en beheer toezien. 3

4 1. Status van het Reglement financieel beleid en beheer Het reglement financieel beleid en beheer is getoetst aan de wettelijke bepalingen zoals opgenomen in de Woningwet (artikel 29, artikel 55a), het BTiV (artikelen 103 tot en met 108) en regeling (artikel 41 tot en met 46). Conform BTiV artikel 103 heeft het Bestuur geconstateerd dat dit reglement voldoet aan de wettelijke bepalingen en heeft het op d.d 12 juli 2016 voorgelegd ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen. De Raad van Commissarissen heeft het d.d. 21 juli 2016 goedgekeurd. Op grond van artikel 14 van de BTIV maakt Plavei in het reglement financieel beheer en beleid inzichtelijk welke feiten, omstandigheden en bepalingen afzonderlijk betrekking hebben op hetzij haar daeb-tak, hetzij haar nietdaeb-tak, hetzij haar gehele organisatie. De bepalingen, opgenomen in het reglement financieel beleid en beheer hebben in principe betrekking op de gehele organisatie (dus zowel de daeb-tak alsook de niet daeb-tak), tenzij er expliciet wordt vermeld dat hier van wordt afgeweken Doelstellingen financieel beleid en beheer Conform BTiV artikel 104 lid 2 sub a zijn de doelstellingen van het financiële beleid en beheer van Plavei ondersteunend aan de realisatie van de volkshuisvestelijke doelstellingen en financiële continuïteit. De financiële continuïteit van Plavei wordt in samenhang met de verbonden onderneming Woonbeheer Montferland B.V. en eventuele toekomstige samenwerkingsvennootschappen beschouwd Reikwijdte reglement financieel beleid en beheer Het reglement financieel beleid en beheer van Plavei heeft mede betrekking op verbonden ondernemingen. Bij Plavei betreft het de volgende verbonden onderneming: Woonbeheer Montferland B.V MeerJarenBegroting (MJB) Plavei en de verbonden onderneming Woonbeheer Montferland B.V. stellen jaarlijks een MJB op voor ten minste vijf jaar volgend op het laatst afgesloten boekjaar, conform BTiV artikel 104 lid 2 sub b. De meest actuele MJB van Plavei betreft document Jaarplan 2016 en meerjarenbegroting versie 2.0 en deze is d.d. 16 december 2015 goedgekeurd door de Raad van Commissarissen. Alleen voor de initiële goedkeuring van dit reglement stuurt Plavei de meest actuele en door de Raad van Commissarissen goedgekeurde MJB aan de Aw toe Streefwaarden en prestatieindicatoren Plavei neemt in de MJB tevens voor ten minste vijf jaar volgend op het laatst afgesloten boekjaar, streefwaarden en prestatieindicatoren op, die betrekking hebben op de in die jaren te verwachte financiële situatie en financiële risico s, conform BTiV artikel 104 lid 2 sub c. De minimale streefwaarden uit de MJB sluiten aan bij die van het WSW en de Aw. Plavei neemt een samenvatting van de streefwaarden en prestatieindicatoren in een apart hoofdstuk / paragraaf op in de MJB. Plavei heeft vier financiële doelstellingen waar ze op stuurt: 1. Sturen op Vermogen 2. Sturen op Kasstromen 3. Sturen op Rendement 4. Sturen op Risico Plavei heeft op deze vier financiële doelstellingen een aantal financiële ratio s voor zowel de DAEB- als de niet-daeb tak benoemd. Naast een aantal financiële ratio s die worden opgelegd door het Aw en het WSW hanteert Plavei eveneens een aantal interne financiële ratio s. Bij de opgelegde normen van de financiële ratio s door de Aw en het WSW hanteert Plavei altijd een interne signaalwaarde als een early warning systeem. Deze interne signaalwaarden zijn allen stringenter dan de externe opgelegde normen en worden jaarlijks geactualiseerd. Plavei zal na initiële goedkeuring van het reglement door de Aw wijzigingen in streefwaarden en prestatieindicatoren niet meer afzonderlijk ter goedkeuring voorleggen aan de Aw. 4

5 Ad 1) Sturen op Vermogen Voor het sturen op vermogen hanteert Plavei de volgende ratio s: a. Solvabiliteit op basis van bedrijfswaarde. b. Solvabiliteit op basis van marktwaarde in verhuurde staat c. Loan-to-value (LTV) op basis van bedrijfswaarde d. LTV op basis van marktwaarde in verhuurde staat e. LTV op basis van WOZ-waarde a. Solvabiliteit op basis van bedrijfswaarde Zowel het WSW als Plavei hanteren de solvabiliteit op basis van de bedrijfswaarde. Voor Plavei is het noodzakelijk om aan deze externe minimumnorm te blijven voldoen, om zodoende de borging van leningen zeker te stellen. Deze externe minimum norm geldt voor de DAEB tak. Voor de niet-daeb tak is deze nog niet vastgesteld. Solvabiliteit bedrijfswaarde Minimumnorm Maximumnorm DAEB 20% Nvt Niet-DAEB Nvt Nvt b. Solvabiliteit op basis van marktwaarde in verhuurde staat Plavei waardeert vanaf jaarrekening 2016 haar vastgoed op basis van marktwaarde in verhuurde staat. De waardering van haar vastgoed in de begroting is eveneens op basis van marktwaarde in verhuurde staat. In de MJB wordt de solvabiliteit op basis van marktwaarde in verhuurde staat inzichtelijk gemaakt. Solvabiliteit marktwaarde Minimumnorm Maximumnorm DAEB 30% Nvt Niet-DAEB 40% 60% De bovengrens van 60% voor de niet-daeb portefeuille geldt alleen in de startsituatie bij scheiding. De ondergrenzen zijn van toepassing voor de gehele horizon. c. Loan-to-value (LTV) op basis van bedrijfswaarde Plavei stuurt net zoals het WSW op de LTV op basis van bedrijfswaarde. LTV obv bedrijfswaarde Minimumnorm Maximumnorm DAEB Nvt 75% Niet-DAEB Nvt Nvt Een overschrijding van deze maximale norm betekent, dat het WSW van de corporatie eist dat de omvang van de leningenportefeuille moet dalen. In de beoordeling van de niet-daeb-tak wordt dit kengetal niet gehanteerd, omdat de vormgeving van de bedrijfswaarde is afgestemd op specifieke kenmerken van vastgoed in de DAEB-tak. Specifieke kenmerken zijn de zekerheidsstructuur en afwijkende beleidskasstromen ten opzichte van marktconforme kasstromen. d. Loan-to-value (LTV) op basis van marktwaarde in verhuurde staat Plavei stuurt op de LTV op basis van marktwaarde in verhuurde staat. LTV obv marktwaarde in verhuurde Minimumnorm Maximumnorm staat DAEB Nvt 70% Niet-DAEB Nvt 70% Vanaf 2016 is Plavei volgens de Woningwet verplicht om haar vastgoed te waarderen op basis van marktwaarde in verhuurde staat. Plavei zorgt ervoor dat haar leningenportefeuille niet meer bedraagt dan 70% van de totale waarde van haar vastgoed. 5

6 e. Loan-to-value (LTV) op basis van WOZ-waarde Zowel het WSW als Plavei sturen op de LTV op basis van WOZ-waarde. LTV obv marktwaarde obv WOZ Minimumnorm Maximumnorm waarde DAEB Nvt 50% Niet-DAEB Nvt Nvt De onderbouwing van deze norm is dat het WSW deze maximumnorm voor elke corporatie oplegt. Bij een overschrijding van deze norm wordt geen borging afgegeven en moet een corporatie binnen 6 maanden een herstelplan indienen. De normen gelden niet voor de niet-daeb omdat hier geen geborgde leningen voor mogen worden aangetrokken. Ad 2) Sturen op Kasstromen Voor sturen op kasstromen hanteert Plavei de volgende ratio s: a. Interest Coverage Ratio (ICR). b. Debt Service Coverage Ratio (DSCR). c. Investerings/financieringsratio. d. Betrouwbaarheid van de investeringskasstromen. a. Interest Coverage Ratio (ICR) Plavei stuurt op de ICR, omdat deze financiële ratio inzicht geeft in hoeverre Plavei in staat is om haar rentelasten te betalen aan de banken vanuit haar operationele kasstromen. De ICR is één van de belangrijkste ratio s waar het WSW en de externe vermogensverschaffers op monitoren. ICR Minimumnorm Maximumnorm DAEB 1.4 Nvt Niet-DAEB 1.8 Nvt b. Debt Service Coverage Ratio (DSCR) Plavei stuurt op de DSCR, omdat deze financiële ratio inzicht geeft in hoeverre Plavei in staat is om haar rentelasten en aflossingen te betalen uit haar operationele kasstromen. De DSCR is één van de belangrijkste ratio s waar het WSW en de externe vermogensverschaffers op monitoren. DSCR Minimumnorm Maximumnorm DAEB 1.0 Nvt Niet-DAEB 1.0 Nvt c. Financierings/investeringsratio De financierings/investeringsratio, is de verhouding tussen het aan te trekken geld in een bepaald jaar en de investeringen. Deze ratio draagt bij aan de beheersing van de LTV van Plavei en zorgt voor een dempend effect zodat de LTV zodanig niet wordt overschreden. d. Betrouwbaarheid van de investeringskasstromen Plavei benoemt een ratio om de betrouwbaarheid van de kasstromen te vergroten. De betrouwbaarheid van de investeringskasstromen is de verhouding van de gerealiseerde investeringskasstromen saldo desinvesteringen en investeringen in enig jaar en de geprognosticeerde investeringskasstromen in het betreffende jaar. De investeringskasstromen zijn qua omvang groot en hebben een behoorlijke impact. Indien deze niet betrouwbaar zijn dan heeft dit een groot effect op de betrouwbaarheid van de liquiditeitsprognose en de daarmee samenhangende liquiditeitsrisico s. 6

7 Ad 3) Sturen op rendement Sturen op rendement is noodzakelijk voor: het realiseren van de maatschappelijke doelstellingen van Plavei. het genereren van toereikende kasstromen om aan de verplichtingen te voldoen die aan het eigen vermogen (voldoende risicobuffer) en vreemd vermogen (rentelasten) worden gesteld. benchmarking. Plavei hanteert de volgende ratio s voor het sturen op rendement: a. Weighted Average Cost of Capital (WACC). b. Direct rendement. a. WACC Plavei stuurt op rendement. De WACC is het absoluut minimaal vereiste rendement wat gegenereerd moet worden om het eigen vermogen in stand te houden en de rente op de leningen te betalen. De WACC is de gewogen gemiddelde vermogenskostenvoet van het eigen vermogen en vreemd vermogen en wordt jaarlijks geactualiseerd. b. Direct rendement Plavei stuurt op een direct rendement, omdat uit het direct rendement minimaal de totale vermogenslasten (eigen vermogen en vreemd vermogen) betaald moeten worden (WACC). Een te hoog rendement kan betekenen dat Plavei te weinig investeert in haar maatschappelijke doelen en hiermee haar bewoners tekort doet. Bij een te hoog rendement ontstaat het risico van overcompensatie en afroming. Tevens wordt het direct rendement als een belangrijke graadmeter gezien voor benchmarking. Ad 4) Sturen op risico In het treasuryjaarplan herkent Plavei de volgende risico s: kredietrisico, renterisico, liquiditeitsrisico, beschikbaarheidsrisico, valutarisico, juridisch risico en operationeel risico. In de MJB neemt Plavei een gevoeligheidsanalyse op. Voorafgaand aan de begroting wordt door het Bestuur, Raad van Commissarissen en Bedrijfscontroller meerdere scenario s benoemd, waarvoor een analyse plaats vindt. De uitkomsten van deze analyse worden getoetst aan de ratio s van het WSW (solvabiliteit, LTV, ICR en DSCR) Mandatering Plavei hanteert een procuratieregeling uitgewerkt in het document Procuratieregeling Plavei. In deze procuratieregeling zijn minimaal opgenomen bepalingen ten aanzien van de, door de Raad van Commissarissen vast te stellen, bedragen die ten hoogste met een besluit van het Bestuur gemoeid mogen zijn zonder dat het onderworpen is aan goedkeuring van de Raad van Commissarissen, en de criteria voor die goedkeuring. Dit conform BTiV artikel 104 lid 2 sub d. 7

8 2. Interne kaders In dit hoofdstuk volgen de bepalingen rondom de administratie, de administratieve organisatie, de interne beheersing en governance van Plavei. Deze bepalingen zijn vastgelegd in statuten, regelementen, beleidsnotities en andere documenten. Het gaat o.a. om: a. Statuten Plavei b. Strategisch beleidsplan c. Portefeuillestrategie d. Strategisch voorraadbeleid e. Treasurystatuut f. Treasuryjaarplan g. Investeringsstatuut h. Verbindingenstatuut i. Reglement auditcommissie j. Procuratieregeling k. Interne controle en auditplan 2.1. Managementinformatie De administratie van Plavei is zodanig ingericht dat op ieder gewenst moment op basis van adequate managementinformatie (sturingsinformatie) inzicht kan worden verkregen in de uitkomsten van de te hanteren streefwaarden en prestatieindicatoren zoals die worden gehanteerd door de toezichthouders en zijn opgenomen in de MJB. Dit conform BTiV artikel 105 lid 1 sub a. Om steeds zicht te hebben stelt Plavei per tertiaal sturingsinformatie op. De sturingsinformatie omvat de volkshuisvestelijke en financiële aspecten die Plavei hanteert bij de sturing van haar bedrijfsactiviteiten en biedt inzicht in de belangrijkste risico s die Plavei heeft onderkend, alsmede de maatregelen die zijn genomen ter beheersing van de risico s Risicobeheersing De beheersing van de financiële risico s maakt onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering conform BTiV artikel 105 lid 1 sub b. Bij de inrichting van het risicomanagement bij Plavei maken we gebruik van de volgende documenten en commissies:: Plavei beschikt over een treasurystatuut. Alle financiële transacties (leningen, beleggingen en renterisicoinstrumenten) worden getoetst aan de normen zoals vervat in het treasurystatuut. Daarnaast heeft Plavei conform treasurystatuut een treasurycommissie benoemd met een onafhankelijke externe adviseur. In het treasurystatuut zijn de taken en verantwoordelijkheden van de treasurycommissie vastgelegd. Plavei beschikt over een auditcommissie. De doelstelling, taken en bevoegdheden van de auditcommissie zijn beschreven in de reglement auditcommissie. Plavei beschikt over een investeringsstatuut. Alle investeringen worden getoetst aan de vastgestelde en goedgekeurde normen zoals vervat in het investeringsstatuut. Plavei beschikt over verbindingenstatuut. Bij het aangaan van verbindingen worden deze getoetst aan de criteria zoals vervat binnen het verbindingenstatuut 8

9 2.3. Proces- en functiebeschrijvingen Plavei hanteert t.a.v. het beheersen van de financiële risico`s een controletechnische functiescheiding t.a.v. de treasuryfunctie (lenen, geldmiddelenbeheer, het aantrekken en gebruiken van financiële derivaten en ten aanzien van beleggingsactiviteiten). Binnen Plavei zijn dan ook de volgende functies t.a.v. leningen, geldmiddelenbeheer, derivaten en beleggingsactiviteiten te onderscheiden: Beschikkende functie: deze is toegewezen aan het Bestuur. Registrerende functie: deze wordt uitgevoerd door de Financiële Administratie waar de administratie plaats vindt van alle transacties zoals die door Treasury worden uitgevoerd. Beherende functie: deze functie ligt bij Beleidsmedewerker financiën. Bewarende functie: beheer van de bank- en giromiddelen is bij de Financiële Administratie. Controlerende functie: Controller. Rond treasuryactiviteiten zijn de volgende processen te onderscheiden: 1. Liquiditeitenbeheer en beleggen 2. Risicomanagement 3. Financiering Voor een uitgebreide toelichting van deze processen inclusief de bevoegdheden verwijzen we naar het treasurystatuut. Alleen voor de initiële goedkeuring van het reglement financieel beleid en beheer stuurt Plavei de Aw de separate documenten rond de bovengenoemde proces- en functiebeschrijvingen toe. Plavei draagt er zorg voor dat dit reglement ook bij toekomstige wijzigingen, met betrekking tot bovengenoemde proces- en functiebeschrijvingen rond treasuryactiviteiten, compliant blijft aan wet- en regelgeving. Echter Plavei zal na initiële goedkeuring van het reglement door de Aw wijzigingen in het organigram, de proces- en functiebeschrijvingen niet meer afzonderlijk ter goedkeuring voor leggen aan de Aw. Dit alles conform BTiV artikel 105 lid 1 sub c. 9

10 2.4. Organisatiestructuur financieel beleid en beheer Binnen Plavei zijn de functies met betrekking tot het financiële beleid en beheer gepositioneerd binnen de Eenheid Strategie, support & specialisme. De volgende functies zijn hiervoor benoemd: Beleidsmedewerker financiën: De beleidsmedewerker financiën is verantwoordelijk voor het opstellen en implementeren van het financiële beleid van Plavei. Daarnaast is de beleidsmedewerker financiën verantwoordelijk voor de meerjarenbegroting en de financiële passages uit het jaarverslag en beheert de beleidsmedewerker financiën de fiscaliteit en Treasury. Financieel Beheerder Klant: De Financieel Beheerder Klant is verantwoordelijk voor het beheer van en de rapportage over de klant gerelateerde financiële administratie. Daarnaast voert de financieel beheerder Klant de meer complexe klant gerelateerde financiële processen uit. Financieel Beheerder: De Financieel Beheerder is verantwoordelijk voor de inrichting en de beheersing van de gehele financiële administratie, inclusief activa administratie, en is verantwoordelijk voor de financiële rapportages. Daarnaast doet de financieel beheerder de btw aangiftes en bewaakt de verzekeringsportefeuille. Voor de control op alle vastgoedinvesteringen (projecten) heeft Plavei een Vastgoedbeheerder. De bedrijfscontroller ziet toe op naleving van dit reglement en toetst of de besluitvorming conform het financieel beleid is en of het beheer is uitgevoerd conform de vastgestelde processen en functiescheidingen. Dit is ook onderdeel van de externe accountantscontrole. 10

11 2.5. Eindverantwoordelijkheid m.b.t. financiële- en controlfunctie Bij Plavei is de bestuurder, m.b.t. de financiële- en controlfunctie, eindverantwoordelijk. Conform BTiV artikel 105 lid 1 sub e Betrokkenheid financiële- en controlfunctie Bij voorgenomen besluiten met verstrekkende financiële gevolgen zal Plavei de financiële- en controlfunctie (Bedrijfscontroller) altijd betrekken. Conform BTiV artikel 105 lid 1 sub e. 2. Voor de specifieke besluiten met verstrekkende gevolgen van Plavei zijn deze besluiten opgenomen in de statuten van Plavei. In de statuten van Plavei zijn een aantal bestuursbesluiten specifiek benoemd die voorafgaande goedkeuring behoeven van de Raad van Commissarissen. Tenminste bij deze besluiten zal de bedrijfscontroller worden betrokken De controlfunctie De controlfunctie bij Plavei wordt uitgevoerd door de Bedrijfscontroller en omvat ook de aspecten van de interne bedrijfsvoering alsmede de effectiviteit en efficiency van de organisatie. Dit conform BTiV artikel 105 lid 1 sub e. 3. De controlfunctie (Bedrijfscontroller) is als afzonderlijke organisatie-eenheid gepositioneerd naast de organisatie. De Bedrijfscontroller kan zowel gevraagd als ongevraagd het Bestuur en de Raad van Commissarissen adviseren. Conform BTiV artikel 105 lid 1 sub e. 4. Tussen Raad van Commissarissen en Bedrijfscontroller vindt structureel overleg plaats over de invulling van de rol van Bedrijfscontroller Kennisniveau Raad van Commissarissen t.a.v. financieel beleid en beheer De Raad van Commissarissen van Plavei heeft voldoende kennis van het financieel beleid en beheer. Dit wordt geoperationaliseerd in bijscholing van de commissarissen om zo kennis op dit vlak te vergaren, danwel op peil te houden. Dit conform BTiV artikel 105 lid 1 sub f. Voldoende kennis van de leden van de Raad van Commissarissen wordt geborgd door: De Raad van Commissarissen stelt bij de periodieke zelfevaluatie vast of en in hoeverre haar kennis toereikend is. Plavei neemt toereikende budgetten op in de begroting voor de kennisontwikkeling van de Raad van Commissarissen. Alle leden van de Raad van Commissarissen laten zich minimaal twee keer per jaar adequaat informeren door hun huisaccountant over zijn visie op het financieel beleid en beheer van de corporatie. Een jaarlijkse controle achteraf op het behaalde aantal PE-punten en het voldoen aan de Governance-code Auditcommissie De Raad van Commissarissen van Plavei heeft een auditcommissie ingesteld. Conform BTiV artikel 105 lid 1 sub g. De werkwijze van de auditcommissie is vastgelegd in het reglement auditcommissie Bespreken financiële risico`s Het Bestuur en de Raad van Commissarissen bespreken minimaal twee keer per jaar de belangrijkste financiële risico's a.d.h.v. een bestuursrapportage. Conform BTiV artikel 105 lid 1 sub h. Tevens bespreekt de Raad van Commissarissen de financiële risico's met de controlerend accountant en met de Bedrijfscontroller die belast is met de beheersing van de risico`s. Deze bespreking vindt jaarlijks plaats aan de hand van de door de controlerend accountant opgestelde management letter. Op basis van overleg tussen de auditcommissie en de controlerend accountant wordt besloten of het bestuur bij deze bespreking aanwezig of vertegenwoordigd is. Conform BTiV artikel 105 lid 1 sub i.. 11

12 2.11. Financiële jaarplan Na het opstellen van het financiële jaarplan wordt dit afgestemd met de auditcommissie. De auditcommissie adviseert de Raad van Commissarissen over het financiële jaarplan. Vervolgens legt het Bestuur van Plavei het financiële jaarplan ter goedkeuring voor aan de Raad van Commissarissen. Conform BTiV artikel 105 lid 1 sub j Controleaanpak De Bedrijfscontroller stelt jaarlijks het interne controleplan op en benoemt daarbij de speciale aandachtspunten voor het komend jaar. De Raad van Commissarissen stelt dit interne controleplan en de speciale aandachtspunten voor de interne controle vast, in samenspraak met het Bestuur, de Bedrijfscontroller en de controlerend accountant. Conform BTiV artikel 105 lid 1 sub k. 12

13 3. Specifieke Treasury-bepalingen 3.1. Algemene bepalingen Het lenen van gelden met het doel deze uit te zetten bij dezelfde of een andere partij ( near banking ) is niet toegestaan. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub d Derivaten Plavei hanteert t.a.v. derivaten de volgende bepalingen en maakt in haar treasurystaat inzichtelijk hoe zij de handhaving binnen haar organisatie geborgd heeft: Plavei en de verbonden ondernemingen hanteren geen rentevisie voor derivaten. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub a. Het aantrekken en afstoten van derivaten uitsluitend geschiedt om de risico's van het financiële beleid en beheer te beperken. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub b. Het vervreemden van derivaten, anders dan met het doel om derivaatposities te sluiten, is niet toegestaan. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub c. Toezichtbelemmerende bepalingen zijn niet toegestaan. Conform BTiV artikel 106 lid 2 sub e. Dat Plavei en de verbonden ondernemingen geen andere financiële derivaten aantrekt dan rentecaps of payer swaps: o ter hedging van variabele leningen die voor of tegelijk met het tijdstip van aantrekken van dat derivaat zijn aangetrokken, o welke payer swaps geen langere looptijd hebben dan 10 kalenderjaren, o waarvan het kalenderjaar waarin zij worden aangetrokken het eerste is, o of basisrenteleningen indien zij uitsluitend tot doel hebben om daarin derivaten in te laten doorzakken om te kunnen voldoen aan de buffereis of het sluiten/unwinden van contracten met toezichtbelemmerende bepalingen. Conform BTiV artikel 107 lid 1 sub a en b. Dat Plavei en de verbonden ondernemingen uitsluitend financiële derivaten aantrekt, als de financiële instelling bij wie ze aankoopt haar heeft aangemerkt als een niet-professionele belegger. Conform BTiV artikel 107 lid 2 sub a. Dat Plavei en de verbonden ondernemingen uitsluitend financiële derivaten aantrekt, nadat zij met de instelling van welke zij die derivaten aantrekt een Raamovereenkomst interest rate swaps (bijlage 6 bij de regeling) en een zogenaamd " ISDA Master Agreement" (zie ook onderdeel B van bijlage 7: "Schedule to 2002 Master Agreement") heeft afgesloten. Conform BTiV artikel 107 lid 2 sub b en c. Dat Plavei en de verbonden ondernemingen uitsluitend financiële derivaten aantrekt die in euro's luiden. Conform BTiV artikel 107 lid 2 sub d. De bank, waarbij een dochtermaatschappij financiële derivaten afsluit of middelen uitzet, voldoet aan de eisen, genoemd in BTiV artikel 13, eerste lid. Conform BTiV artikel 107 lid 3. Dat Plavei en de verbonden ondernemingen die financiële derivaten gebruiken voldoende liquiditeitsbuffer aanhouden om een daling van 2% van de vaste rente in de markt te kunnen opvangen. Conform BTiV artikel 108 lid 1 sub a. Dat Plavei en de verbonden ondernemingen als de liquiditeitbuffer geen 2% rentedaling kan opvangen, dit terstond mededelen aan de Aw en na overleg met de Aw maatregelen vaststelt. Conform BTiV artikel 108 lid 1 sub b. Dat Plavei en de verbonden ondernemingen als de liquiditeitbuffer geringer wordt om 1% rentedaling op te vangen, geen payer swaps aantrekt. Conform BTiV artikel 108 lid 1 sub c. 13

14 3.3. Beleggingen Plavei hanteert t.a.v. beleggingen de volgende bepalingen en maakt in haar treasurystatuut inzichtelijk hoe zij de handhaving binnen haar organisatie geborgd heeft: Plavei en de verbonden ondernemingen hanteren geen rentevisie voor beleggingen. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub a. Het lenen van gelden met het doel deze uit te zetten bij dezelfde of een andere partij ( near banking ) niet is toegestaan. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub d. Het aantrekken en afstoten van beleggingen uitsluitend geschiedt om de risico's van het financiële beleid en beheer te beperken. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub b. In Treasurystatuut zijn bepalingen opgenomen rond beleid en uitvoering ten aanzien van het beleggen. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub a. In Treasurystatuutzijn mogelijke soorten beleggingen en omvang daarvan opgenomen. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub b. In Treasurystatuutzijn bepalingen opgenomen rond mogelijke looptijden van beleggingen. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub c. In Treasurystatuut zijn bepalingen opgenomen (voor t.i's en de verbonden ondernemingen) rond de gelden die in aanmerking komen voor beleggingen (alleen tijdelijk overtollige middelen). Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub d. Plavei en de verbonden ondernemingen doen slechts beleggingen bij financiële ondernemingen die zijn gevestigd in een lidstaat met een AA-rating (door tenminste twee van de drie ratingburo's). Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub e. 1. Plavei en de verbonden ondernemingen doen slechts beleggingen bij financiële ondernemingen, die voor zichzelf en voor de door hen uitgegeven waardepapieren beschikken over minimaal een A-rating (door tenminste twee van de drie ratingburo's). Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub e. 2. Plavei en de verbonden ondernemingen slechts beleggingen doen met een hoofdsomgarantie op de einddatum. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub f. Plavei en de verbonden ondernemingen samenwerkingsvennootschap doen slechts beleggingen in euro s. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub g. Plavei en de verbonden ondernemingen doen geen beleggingen in aandelen en achtergesteld papier. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub h. Plavei en de verbonden ondernemingen doen geen beleggingen met een looptijd > 5 jaar. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub i. De middelen die zijn gemoeid met de beleggingen, gedurende de looptijd van de belegging, zijn niet nodig om te voldoen aan lopende financiële verplichtingen (zoals blijkend uit de kasstroomprognose). Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub j. De beleggingen worden zoveel mogelijk aangehouden tot de bij aanvang van de belegging vastgestelde looptijd. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub k. Plavei en de verbonden ondernemingen gaan geen beleggingsovereenkomsten met toezichtbelemmerende clausules aan. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub l. Plavei en de verbonden ondernemingen voldoet op 1 juli 2015 aan deze regeling, Bij niet voldoen stelt Plavei een plan van aanpak op dat is gericht op het zo spoedig mogelijk beëindigen van die beleggingen. Conform RTiV artikel 41 lid 2. 14