Overzicht artikelen en publicaties over informatiebeheer. De lijst is aangemaakt op: Gegevens zijn geregistreerd tot en met de maand: juli 2011

Transcriptie

1 Overzicht artikelen en publicaties over informatiebeheer De lijst is aangemaakt op: Gegevens zijn geregistreerd tot en met de maand: juli 2011 Dit overzicht bevat titels en 'samenvattingen' van berichten, berichtjes, artikelen en publicaties die het terrein van het informatiebeheer raken. Ze zijn gerubriceerd op basis van de lifecycle of documents uit het rapport Management of electronic records: Issues and guidelines; Prepared by the Advisory Committee for the Coordination of Information Systems (ACCIS), United Nations, New York, (blz 27-34). Als laatste is een overzicht van termen opgenomen die zijn gerelateerd aan de onderwerpen van de geregistreerde titels. Het begrip 'informatiebeheer' omvat het geheel van de informatievoorziening en het archiefbeheer. Synoniem aan 'Informatiebeheer' is het begrip 'Records management'. De berichtjes etc. zijn binnen de rubrieken gesorteerd op titel. zondag 7 augustus 2011 Registratuur De waarde der registratuur zit niet in de nummering, maar in de systematische rangschikking der onderwerpen. J. Lakeman, Het praktijksysteem der Nederlandsche registratuur ter dienste van de gemeente-administratie, F.W. Salomons, Amsterdam, Pagina 1 van 13

2 0 Algemeen :-) 9416 Universele verklaring over archieven <Geen auteur geregistreerd of bekend> (Publicatie) Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, Leeuwarden, Vastgestelde vertaling Archief Nederlandse vertaling van de Universal declaration on archives, vastgesteld tijdens de ledenvergadering van de KVAN op 7 juni 2011 in Leeuwarden. Bewaarbelang; Cultureel belang; Erfgoed; Ethiek; Gedragscode; Vernietigingsbelang. Verwijzing (URL of bestandsnaam) Engelse tekst ~ Tekst op internet ~ Zie ook ~ Pagina 2 van 13

3 1 Ontstaan 9415 Digital standards bibliography version 3.0 Claire McClelland (Rapport) Collections Council of Australia Ltd, Rundle Mall SA 5000, ISSN Number: Standaard This bibliography was initially developed in preparation for the CCA s Summit on Digital Collections in 2006, and was revised, updated and expanded throughout Comments were sought from the collections sector until early 2009, and our thanks go to our colleagues who contributed. Our thanks are also extended to consultant Claire McClelland, who has compiled and edited this bibliography. The CCA is confident that the bibliography will prove a valuable resource for the sector. It directs the user to manuals and guidelines on issues including digital recordkeeping, preservation, accessibility, security, metadata, and copyright, among others. Continual improvement and expansion of the Bibliography and the Standards And Guidelines E-directory will help the collections sector embrace the potential of digital technologies in preserving and providing access to all kinds of collections. Collectie; Informatieobject; Metadata; Project; Records Management. Verwijzing (URL of bestandsnaam) Bibliografie op internet ~ Toelichting op de site van CCA ~ Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ); onderdeel van de GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA) <Geen auteur geregistreerd of bekend> (Rapport) Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, Den Haag, Versie 1.0 (in gebruik) september 2010 RGBZ Het model specificeert de gegevens en hun samenhang die gemeenten, daarmee samenwerkende organisaties en hun klanten minimaal nodig hebben om voldoende op de hoogte te zijn van lopende en afgeronde zaken. Op basis van het model kunnen betrokkenen bij, en geïnteresseerden in een zaak geïnformeerd worden. Dit loopt van ex- en interne initiatoren van een zaak via medebehandelaars daarvan en belangstellenden in de publicatie van de zaak of het resultaat daarvan, tot management dat behoefte heeft aan sturingsinformatie. Met de gegevens in het model moet men ook (achteraf) een zaak kunnen verantwoorden, zowel inhoudelijk (is de zaak goed afgehandeld) als qua proces (is de zaak op de juiste wijze afgehandeld), en desgewenst de (behandeling van de) zaak kunnen reconstrueren. Referentiemodel; Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken. Verwijzing (URL of bestandsnaam) Tekst op internet ~ Pagina 3 van 13

4 2.3 Bepalen van de grondslag en de betrouwbaarheid 9414 Auditing van recordsmanagement B.J. Glashouwer (Artikel) Archiefbeheer in de praktijk, Audit Informatie is grondstof, olie of smeermiddel om de organisatie adequaat te doen functioneren. De bedrijfsvoering van organisaties kan sterk verbeterd worden door het efficiënt inrichten van de digitale documenthuishouding. Ook valt er geld te besparen en het milieu kan qua duurzaamheid worden ontlast door de juiste gegevens (niet te veel, niet te weinig) voor de juiste werkprocessen toe te snijden en waar verplicht geschoonde (digitale) dossiers tijdig (niet te vroeg, niet te laat) over te dragen aan een archiefinstelling. Voor de uitvoering van ondernemingsrisicomanagement wordt veelal gebruikgemaakt van de COSO-ERM (Enterprise Risk Management) methodiek of de nieuwere standaard ISO De toepassing van CobiT 4.1 (Control Objectives for Information and related Technology) of verwante systemen zorgt er dan ook voor dat de IT aansluit bij de business; de IT de bedrijfsvoering mogelijk maakt, IT-systemen op verantwoorde wijze worden ingezet en IT-risico s worden beheerst. Het reguliere management van een organisatie onderkent niet vaak zelfstandig de tekortkomingen in de informatievoorziening en de informatiesystemen. Bij vraagstukken rondom een adequate informatievoorziening, toegesneden informatiesystemen, records- en informatiemanagement is de assistentie van een IT-auditor onontbeerlijk. In het kader van digitaal archiefbeheer kunnen bijvoorbeeld relevant zijn een toets of advies ten aanzien van de compliance aan de regelgeving, bewaarbeleid, storage management of kosten. Voor dit gebied zijn aanvullende toetskaders voorhanden als ISO (organisatie), NEN 2082 (software) of NEN-ISO (informatiebeveiliging). De overheid besteedt momenteel veel aandacht aan de kwaliteit van de informatie. Na een inventarisatie van de stand van zaken hebben de nieuw aangestelde CIO s (Chief Information Officers) van het rijk nu de handen ineengeslagen om in een gezamenlijk aanpak meters te maken. Een essentieel element daarbij is dat de best practices voor een bepaalde situatie of technische omgeving van het ene departement aan andere departementen ter beschikking worden gesteld, zodat deze ze kunnen inpassen in hun eigen werkwijzen. Auditors kunnen toegevoegde waarde bieden door toetsing aan kaders als de opgestelde Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (BIR). Archiefinspectie; Baseline; ISO 31000; NEN-ISO (nl); NEN-ISO/IEC 27002; Toezicht. Pagina 4 van 13

5 3 Gebruik, afstemming en toezicht 9415 Digital standards bibliography version 3.0 Claire McClelland (Rapport) Collections Council of Australia Ltd, Rundle Mall SA 5000, ISSN Number: Standaard This bibliography was initially developed in preparation for the CCA s Summit on Digital Collections in 2006, and was revised, updated and expanded throughout Comments were sought from the collections sector until early 2009, and our thanks go to our colleagues who contributed. Our thanks are also extended to consultant Claire McClelland, who has compiled and edited this bibliography. The CCA is confident that the bibliography will prove a valuable resource for the sector. It directs the user to manuals and guidelines on issues including digital recordkeeping, preservation, accessibility, security, metadata, and copyright, among others. Continual improvement and expansion of the Bibliography and the Standards And Guidelines E-directory will help the collections sector embrace the potential of digital technologies in preserving and providing access to all kinds of collections. Collectie; Informatieobject; Metadata; Project; Records Management. Verwijzing (URL of bestandsnaam) Bibliografie op internet ~ Toelichting op de site van CCA ~ Vaststellen verantwoordelijkheden 9414 Auditing van recordsmanagement B.J. Glashouwer (Artikel) Archiefbeheer in de praktijk, Audit Informatie is grondstof, olie of smeermiddel om de organisatie adequaat te doen functioneren. De bedrijfsvoering van organisaties kan sterk verbeterd worden door het efficiënt inrichten van de digitale documenthuishouding. Ook valt er geld te besparen en het milieu kan qua duurzaamheid worden ontlast door de juiste gegevens (niet te veel, niet te weinig) voor de juiste werkprocessen toe te snijden en waar verplicht geschoonde (digitale) dossiers tijdig (niet te vroeg, niet te laat) over te dragen aan een archiefinstelling. Voor de uitvoering van ondernemingsrisicomanagement wordt veelal gebruikgemaakt van de COSO-ERM (Enterprise Risk Management) methodiek of de nieuwere standaard ISO De toepassing van CobiT 4.1 (Control Objectives for Information and related Technology) of verwante systemen zorgt er dan ook voor dat de IT aansluit bij de business; de IT de bedrijfsvoering mogelijk maakt, IT-systemen op verantwoorde wijze worden ingezet en IT-risico s worden beheerst. Het reguliere management van een organisatie onderkent niet vaak zelfstandig de tekortkomingen in de informatievoorziening en de informatiesystemen. Bij vraagstukken rondom een adequate informatievoorziening, toegesneden informatiesystemen, records- en informatiemanagement is de assistentie van een IT-auditor onontbeerlijk. In het kader van digitaal archiefbeheer kunnen bijvoorbeeld relevant zijn een toets of advies ten aanzien van de compliance aan de regelgeving, bewaarbeleid, storage management of kosten. Voor dit gebied zijn aanvullende toetskaders voorhanden als ISO (organisatie), NEN 2082 (software) of NEN-ISO (informatiebeveiliging). De overheid besteedt momenteel veel aandacht aan de kwaliteit van de informatie. Na een inventarisatie van de stand van zaken hebben de nieuw aangestelde CIO s (Chief Information Officers) van het rijk nu de handen ineengeslagen om in een gezamenlijk aanpak meters te maken. Een essentieel element daarbij is dat de best Pagina 5 van 13

6 3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden practices voor een bepaalde situatie of technische omgeving van het ene departement aan andere departementen ter beschikking worden gesteld, zodat deze ze kunnen inpassen in hun eigen werkwijzen. Auditors kunnen toegevoegde waarde bieden door toetsing aan kaders als de opgestelde Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (BIR). Archiefinspectie; Baseline; ISO 31000; NEN-ISO (nl); NEN-ISO/IEC 27002; Toezicht. 3.7 Beveiliging 9414 Auditing van recordsmanagement B.J. Glashouwer (Artikel) Archiefbeheer in de praktijk, Audit Informatie is grondstof, olie of smeermiddel om de organisatie adequaat te doen functioneren. De bedrijfsvoering van organisaties kan sterk verbeterd worden door het efficiënt inrichten van de digitale documenthuishouding. Ook valt er geld te besparen en het milieu kan qua duurzaamheid worden ontlast door de juiste gegevens (niet te veel, niet te weinig) voor de juiste werkprocessen toe te snijden en waar verplicht geschoonde (digitale) dossiers tijdig (niet te vroeg, niet te laat) over te dragen aan een archiefinstelling. Voor de uitvoering van ondernemingsrisicomanagement wordt veelal gebruikgemaakt van de COSO-ERM (Enterprise Risk Management) methodiek of de nieuwere standaard ISO De toepassing van CobiT 4.1 (Control Objectives for Information and related Technology) of verwante systemen zorgt er dan ook voor dat de IT aansluit bij de business; de IT de bedrijfsvoering mogelijk maakt, IT-systemen op verantwoorde wijze worden ingezet en IT-risico s worden beheerst. Het reguliere management van een organisatie onderkent niet vaak zelfstandig de tekortkomingen in de informatievoorziening en de informatiesystemen. Bij vraagstukken rondom een adequate informatievoorziening, toegesneden informatiesystemen, records- en informatiemanagement is de assistentie van een IT-auditor onontbeerlijk. In het kader van digitaal archiefbeheer kunnen bijvoorbeeld relevant zijn een toets of advies ten aanzien van de compliance aan de regelgeving, bewaarbeleid, storage management of kosten. Voor dit gebied zijn aanvullende toetskaders voorhanden als ISO (organisatie), NEN 2082 (software) of NEN-ISO (informatiebeveiliging). De overheid besteedt momenteel veel aandacht aan de kwaliteit van de informatie. Na een inventarisatie van de stand van zaken hebben de nieuw aangestelde CIO s (Chief Information Officers) van het rijk nu de handen ineengeslagen om in een gezamenlijk aanpak meters te maken. Een essentieel element daarbij is dat de best practices voor een bepaalde situatie of technische omgeving van het ene departement aan andere departementen ter beschikking worden gesteld, zodat deze ze kunnen inpassen in hun eigen werkwijzen. Auditors kunnen toegevoegde waarde bieden door toetsing aan kaders als de opgestelde Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (BIR). Archiefinspectie; Baseline; ISO 31000; NEN-ISO (nl); NEN-ISO/IEC 27002; Toezicht. Pagina 6 van 13

7 4 Bewaren 9415 Digital standards bibliography version 3.0 Claire McClelland (Rapport) Collections Council of Australia Ltd, Rundle Mall SA 5000, ISSN Number: Standaard This bibliography was initially developed in preparation for the CCA s Summit on Digital Collections in 2006, and was revised, updated and expanded throughout Comments were sought from the collections sector until early 2009, and our thanks go to our colleagues who contributed. Our thanks are also extended to consultant Claire McClelland, who has compiled and edited this bibliography. The CCA is confident that the bibliography will prove a valuable resource for the sector. It directs the user to manuals and guidelines on issues including digital recordkeeping, preservation, accessibility, security, metadata, and copyright, among others. Continual improvement and expansion of the Bibliography and the Standards And Guidelines E-directory will help the collections sector embrace the potential of digital technologies in preserving and providing access to all kinds of collections. Collectie; Informatieobject; Metadata; Project; Records Management. Verwijzing (URL of bestandsnaam) Bibliografie op internet ~ Toelichting op de site van CCA ~ Pagina 7 van 13

8 De rubrieken 0 Algemeen <geen> 1 Ontstaan Ontstaan en identificatie 1.1 Definitie Creation and identification Definitie van het begrippen als informatiebeheer, archief, archiefbescheiden etc, beschrijving van de toepassing en reikwijdte daarvan. Defining electronic records 1.2 Benoeming informatiesysteem Begrenzing van het informatiesysteem waarbinnen de gegevens (archiefbescheiden) opgemaakt etc. worden. 1.3 Benoemen bestanddeel Identifying electronic records systems Begrenzing van de eenheid die als enkelvoudig bestanddeel te beschouwen is (archiefbestanddeel, archiefstuk, item, object, archiefblok, informatie-object). Bijvoorbeeld: Document of registratie. 2 Waarderen Identifying electronic records Het bepalen van de functie en de waarde van een gegeven of gegevens in een bepaalde context of samenhang en het bepalen van de uiteindelijke bestemming van de archiefbescheiden. Appraisal 2.1 Bepalen van de waarde Het vaststellen van de waarde van gegevens in een bepaalde context. Appraising 2.2 Bepalen van de bewaartermijnen Het vaststellen van de bewaartermijnen ten behoeve van overbrenging of vernietiging. Scheduling 2.3 Bepalen van de grondslag en de betrouwbaarheid Het vaststellen van de juridische waarde van de gegevens, garanderen van de authenticiteit en de betrouwbaarheid (volledigheid, juistheid, beschikbaarheid en controleerbaarheid). Assuring legality 3 Gebruik, afstemming en toezicht Opslag, ontsluiting en beschikbaarstelling van informatie op basis van informatiebehoefte van de organisatie, burgers, politiek, bestuur, controllers, juristen en archiefbewaarplaats. Control and use Pagina 8 van 13

9 3.1 Bewaken kosten Bewaken van de kosten die beheershandelingenmet zich meebrengen. Kosten/baten en risico's. Controlling costs 3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden Bepaling van de organisatieonderdelen, overheidsorganen, die verantwoordelijk zijn voor de gegevens. Dit kan zijn als als eigenaar of houder. Ook bepaling herkomst. 3.3 Fysiek beheer Assigning responsability Fysieke opslag van de archiefbescheiden en aanwijzing van verantwoordelijken voor het fysiek beheer. 3.4 Integratie Storing Standaardisatie en uitwisseling. De opslag van gegevens in verschillende formaten mag geen barriere zijn voor de toegankelijkheid en uitwisseling. 3.5 Documentatie Integrating access Beschrijving van gegevens en systemen (metadata). Bepaling van standaarden voor documentatie. Ook ten behoeve van het bewaren van de context. Documenting 3.6 Beschikbaarstellen Het feitelijk gebruik en het vaststellen van regels en afspraken voor het gebruik. Ook beschikbaarheid. 3.7 Beveiliging Providing for use Het waarborgen van logische en fysieke beveiliging, ten behoeve van de continuiteit van de organisatie, de vertrouwelijkheid van informatie en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. 4 Bewaren Assuring security Betreft het landurig bewaren vanuit het gezichtspunt van de archiefbewaarplaats. Vanuit het gezichtspunt van de archiefvormer is het verwijderen. Was: Verwijderen (overdragen of vernietigen) Selectie en vernietiging van de informatie volgens de selectielijst die is vastgesteld in de waarderingsfase. Tevens overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Was: Overdragen (of vernietigen) 4.1 Duurzaamheid Disposition Het garanderen van de duurzame toegankelijkheid van de betrokken informatieobjecten. Was: "Het garanderen van de duurzaamheid van de betrokken gegevensdragers. " Preserving media Pagina 9 van 13

10 4.2 Bewaren context Bewaren van de originele functionaliteit en de documentatie daarover. Ook in geval van conversie. Preserving functionality 5 Wegwerken van mijn achterstand Er liggen nog publicaties en dergelijke die ik nog niet had opgenomen. Voor de duidelijkheid komt die achterstand ook hier te staan. Een deel heb ik ook via delicious beschikbaar: <geen> 999 Websites / webpagina's Interessante websites ofpagina's op websites <geen> Pagina 10 van 13

11 Overzicht termen Archief Bevat : In plaats van : Onderdeel van: Synoniem : Zie ook : Afgesloten archief; Archiefafdeling; Archiefbescheiden; Archiefblok; Archive group; Bedrijfsarchief; Bedrijfsinformatie; Centraal archief; Datawarehouse; Deelarchief; Dienstarchief; Dynamisch archief; -archief; Familiearchief; Geheim archief; Huisarchief; Kabinetsarchief; Open archief; Persoonlijk archief; Schaduwarchief; Semi-statisch archief; Softwarearchief; Statisch archief; Verenigingsarchief; Virtueel archief; Webarchief; Werkarchief. Overheidsdocumentatie. Collectie; Informatiehuishouding. Administratie; Archiv; Archive. Archiefbewaarplaats; Archiefdienst; Archiefsysteem; Archival bond; Archival fonds; Archives; Bronnen; Cultureel erfgoed; Datadomein; Fonds; Informatieinfrastructuur; Information management compliance; Legacydatabase; Orde; Procesgebonden informatie; Record group; Record Keeping System; Records management compliance; Registratuur. Audit Bevat : Onderdeel van: Zie ook : Audit van beheersprocessen; DRAMBORA; EDP-audit; Information audit; IT- Audit; SISA. Identiteitsbeheer; Toezicht. Functiescheiding; Horizontaal toezicht. RGBZ In plaats van : Onderdeel van: Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken. GEMMA; Referentiemodel. Standaard Bevat : Onderdeel van: ANSI; ANSI X3.23; AS1; AS2; ASCII; Atom; Attention Profile Markup Language; Basic Semantics Register; Beschrijvingsstandaard; Blocks Extensible Exchange Protocol; CALS; CDF; CGM; Character set; CIDOC-CRM; CMIS; Common Communications Format; DDF; De facto-standaard; De jurestandaard; Descriptive standards; DIDL; DIN ; DIN 31644; DIRKS; DOD5015.2; DRCP; DSS; Dublin Core Metadata Element Set; EAD; ebms; EDI; EDRM; HTML; Internationale Financiële Rapportage Standaarden; IPTC; ISIL; ISO 10149; ISO 10303; ISO 11108; ISO 11798; ISO ; ISO 13490; ISO ; ISO 14721:2003; ISO 15511:2003; ISO 15836:2009; ISO :2005; ISO 28500:2009; ISO 30300; ISO 30301; ISO 31000; ISO 38500; ISO 6199; ISO 8211; ISO 8601:2004; ISO 8824; ISO 8825; ISO 8879; ISO 8879:1986; ISO 9660; ISO 9706; ISO/IEC ; ISO/IEC 13250:2000; ISO/IEC 27002; ISO/IEC ; ISO/IEC 8879; ISO/ISEC 10918; ISO/ISEC ; ISO/TR :2001; ISO/TR 26122; ISO/TS (E); ISO- DIS ; ITIL; ITU; JPEG; METS; MIReG; MODS; MoReq; MoReq2; NEN 2082; NEN 2728; NEN 2748; NEN 3434:2007; NEN-ISO (nl); NEN- ISO :2006; NEN-ISO :2009 (en); NEN-ISO/IEC 27002; NEN- ISO/IEC (nl); Netwerkprotocol; NLCS; NPR-ISO/TR (nl); NPR- ISO/TS :2004 en; OAI; OAI-ORE; OAI-protocol; ODA/ODIF; ODF; Open Archival Information System; Open standaard; OpenDoc; Operationele standaard; ORE; OSI-model; OXML; PDF; PDF/A; Premis; ReMANO; RFC3335; RFC4122; RSS; Semantic IS Standard; Semantische standaard; SGML; SKOS; SLD; Specificatie; SPOTS; SQL2; STEP; STP; Technische standaard; TIFF; UDC; UML; Universal Preservation Format; UOF; Webprotocol; WMS; X.500; Xades; XAM; XBRL; Z ; Z39.50; Z ; Z Kwaliteitssysteem. Pagina 11 van 13

12 Standaard Zie ook : AGLS; Archiveringsformaat; DURP; Ethernet; GILS; GPRS; GSM; Inkapselingsformaat; IP; Koppelvlak; Metadataformaat; MMS; Normen; NPR; OWMS; OWMS 3.5; Referentiekader; RFC; SMS; TCP/IP; Topic maps; Uitwisselingsformaat; UMTS; W3C recommendation; WAP. Pagina 12 van 13

13 De gegevens komen uit een met behulp van MS-Access ontwikkelde Reference Manager. Mijn waardering van de publicaties: :-)) = zeer interessant :-) = interessant :-( = matig, maar juist daarom geschikt om op te nemen. De overzichten staan ook op mijn eigen site ( Inlichtingen over deze lijst bij: Rienk Jonker rienkjonker@gmail.com Website Del.icio.us Copyright Creative Commons Licence 3.0 Naamsvermelding-NietCommercieel-GelijkDelen 3.0 Generiek Pagina 13 van 13