Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Loppersum. Rapportage KPI-meting 2014

Transcriptie

1 Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Loppersum Rapportage KPI-meting

2 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 a Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Ja De archiefverordening is aangepast op basis van de modelverordening van Door de raad vastgesteld op 24 nov Als het antwoord ja is: Raadsbesluit wanneer is de archiefverordening vastgesteld?: Besteedt deze aandacht aan (het zorg dragen voor): het laten vaststellen van beheervoorschriften: het aanwijzen van beheerders: de aanstelling van voldoende deskundig personeel: de beschikbaarstelling van voldoende middelen: de vervaardiging en bewaring van de archiefbescheiden (nader uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer): de aanwijzing van de archiefbewaarplaats: Dient thans te worden opgenomen in het Besluit Informatiebeheer de periodieke verslaglegging aan de raad over de uitvoering van de zorg: 2

3 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 b Verordening archiefzorg Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Nee Er kan niet worden vastgesteld of de archiefverordening is meegedeeld aan Gedeputeerde Staten. Nieuwe verordening toezenden aan Gedeputeerde Staten 3

4 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.2 a Verordening toezicht archiefbeheer Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Nee In de Archiefverordening van 25 januari 1999 was een bepaling opgenomen m.b.t. toezicht op nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. In het nieuwe model archiefverordening voor gemeenten zonder benoemde archivaris wordt niets geregeld t.a.v. het toezicht op de zorg. In de nieuw vastgestelde archiefverordening / besluit informatiebeheer is geen artikel opgenomen m.b.t. het toezicht op informatiebeheer en de archiefbewaarplaats. De streekarchivaris gaat met ingang van het verslagjaar 2014 de KPI verslaglegging tesamen met DIV coördinatoren uitvoeren. Voorstel om de vorm van het toezicht in DEALverband formeel te regelen. Een voor de hand liggende keuze is om m.b.t. de toezichthoudende taak de streekarchivaris aan te wijzen. In dat geval zal de taakomschrijving moeten worden uitgebreid. Hierover zal in 2016 duidelijkheid zijn. Als het antwoord ja is: wanneer is de archiefverordening vastgesteld?: Besteedt deze aandacht aan: het zorg dragen voor het aanwijzen van de toezichthouder: de informatieverstrekking van beheerders aan de toezichthouder: de informatieverstrekking door de toezichthouder aan de beheerder: de informatieverstrekking door de toezichthouder aan het college?:

5 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.2 b Verordening toezicht archiefbeheer Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Niet van toepassing Zie antwoord bij 1.2.a 5

6 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.3. Besluit informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Beheer van de archiefbewaarplaats Als het antwoord ja is: wanneer is het besluit vastgesteld?: besteedt dit besluit aandacht aan: de dagelijkse leiding, indien relevant ook in relatie tot de functie van gemeentearchivaris: het laten vaststellen van beheersvoorschriften: - de overbrenging van archiefbescheiden en indien relevant de verwerving van archieven, collecties en andere documenten: de bewaring en het beheer van archiefbescheiden: de beveiliging van archiefbescheiden tegen calamiteiten, diefstal e.d.: de raadpleging en het gebruik van archiefbescheiden: het onderzoek in de archiefbescheiden: het beschikbaar stellen van de archiefbescheiden: de periodieke verslaglegging aan het college betreffende de uitvoering van het beheer? Ja Vastgesteld bij collegebesluit van

7 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden Als het antwoord ja is: - wanneer is het besluit vastgesteld?: Besteedt dit besluit aandacht aan: het toekennen van bevoegdheden en het beleggen van de taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het informatiebeheer: de organisatorische inrichting van de informatiebeheerfunctie: het vaststellen van beheervoorschriften: (het waarborgen van) de ordening, duurzaamheid, de authenticiteit en de integriteit en toegankelijkheid van de informatie: de informatiebeveiliging: de (ver)bouw, inrichting en het beheer van de archiefruimte: de vervanging van informatie: de overdracht, ter beschikking stelling en vervreemding van informatie: de bewaartermijnen van informatie: de vernietiging van informatie: de overbrenging van informatie naar de archiefbewaarplaats?: 7

8 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Ja In voorkomende gevallen zijn of worden afspraken vastgelegd en bij overdracht van dossiers worden verklaringen van vervreemding / ter beschikking stelling officiële ontvangstbewijzen enz. opgemaakt. Toekomstige ontwikkelingen blijven volgen. Denk aan overdracht van taken aan Veiligheidsregio en RUD. Systeem ontwikkelen waarbij gesignaleerd kan worden dat archiefbescheiden die (tijdelijk) zijn overgedragen na afloop van de termijn terug worden gehaald / geplaatst. Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden?: Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? - sociale zaken: Cliëntendossiers sociale dienst zijn geplaatst bij de ISD Noordoost te Delfzijl. Dit is formeel geregeld bij gemeenschappelijke regeling (samenwerking Delfzijl, Loppersum, Appingedam) - ICT: In het kader van de samenwerking op ICT gebied worden archiefbescheiden m.b.t. aanschaf van hardware en software / applicaties, licenties etc. gearchiveerd bij het GEMCC in Appingedam. - Vaststellen of door het GEMCC niet ten onrechte documenten worden gearchiveerd. In de regeling is niet vastgelegd over het archiefbeheer 8

9 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.5. a Gemeenschappelijke regelingen Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Ja In gemeenschappelijke regelingen worden bepalingen t.b.v. archiefvoorzieningen opgenomen. De gemeente is echter voor geen enkele regeling aangewezen als centrumgemeente. Toekomstige ontwikkelingen blijven volgen. Overdracht van taken onder gemeenschappelijke regeling: - Veiligheidsregio - RUD Heeft er in de laatste 5 jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? Zo ja, welke voorziening(en) is/zijn getroffen Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen bepalingen op over het archiefbeheer? Voorbeeld: - Vaststelling gemeenschappelijke regeling ISD van Vaststelling gemeenschappelijke regeling VTH DEAL samenwerkingsverband in 2010/2011. (zie bijlage 1.5.a) - Vaststelling gemeenschappelijke regeling GEMCC; dateert uit 2003 In de gemeenschappelijke regelingen zijn bepalingen opgenomen omtrent de archiefzorg Onbekend In voorkomende / toekomstige gevallen hier rekening mee houden. Met juridische zaken overleggen hoe dit in de organisatie, bij opstellen samenwerkingsovereenkomsten, geregeld kan worden. Dit zou ook in een AO vastgelegd kunnen worden 9

10 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.5. b Gemeenschappelijke regelingen Houdt de zorgdrager een register bij van gemeenschappelijke regelingen? Bevat het register per gemeenschappelijke regeling Ja in ieder geval?: de deelnemers: de wettelijke voorschriften waardoor de Ja bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst: de bevoegdheden die bij de regeling zijn Ja overgedragen: het adres en de plaats van vestiging: Ja of een openbaar lichaam of een Ja gemeenschappelijk orgaan is ingesteld: Ja Er wordt een nota verbonden partijen Loppersum, tevens register ex artikel 27 Wet gemeenschappelijke regelingen door de gemeente vastgesteld, bijgehouden en wordt eens per vier jaar geactualiseerd. (zie bijlage 1.5.b) Voorstel om in het register op te nemen welke gemeente voor de regeling centrumgemeente is. Dit onder andere i.v.m. toezicht / veilig stellen van archieven. 10

11 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Ja In 2012 is een mandaatregeling vastgesteld. Voor archiefzorg is gemandateerd: - uitvoering van archiefwet - uitvoering archiefverordening - vernietiging archiefbescheiden - verlenen toestemming gebruik archiefruimten Mandaatverlening van college aan afdelingshoofd (beheerseenheid) (Zie bijlage 1.6) Er op letten dat verklaringen omtrent vernietiging van archiefbescheiden door de bevoegde personen worden ondertekent. Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen?: Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren?: Voor zover bekend wel Ja Juridisch laten toetsen of mandatering in een mandaatbesluit correct (dubbel op) is. In het besluit Informatiebeheer is het hoofd van de beheerseenheid belast met uitvoering van archiefzorgtaken 11

12 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten, waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? DEELS Er worden / zijn geen (aspecten van) het archiefbeheer en archiefbeheerstaken uitbesteed. Werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de gemeentelijke organisatie. De DAL gemeenten kennen een shared service centrum. Daarin wordt op tal van terreinen samengewerkt. Alle documenten worden digitaal opgenomen in het zaaksysteem DECOS maar er wordt niet digitaal gearchiveerd. Het werkproces verloopt wel digitaal. De neerslag van de werkprocessen wordt analoog gearchiveerd. Dit gebeurt voornamelijk in een numerieke serie. De data van het zaaksysteem wordt opgeslagen bij het GEMCC in Appingedam. Deze data zijn tot op heden niet meer dan een hulpadministratie. Nagaan of gemeentelijke gegevens/data extern worden opgeslagen en of daarvoor dienstverleningsovereenkomsten zijn gesloten Website De website wordt gehost door de SIM-groep. WOZ Uitvoering van de WOZ vindt plaats in de gemeente Groningen. De beheerstaken liggen bij die organisatie, al blijft de verantwoordelijkheid voor de gegevens op basis van de dienstverleningsovereenkomst liggen bij de gemeente Loppersum. Maatregelen treffen om te kunnen voorzien in archivering website. Er kan worden volstaan met de wetenschap dat de gegevens in Groningen worden opgeslagen. Dit kan in een DSP vastgelegd te worden. 12 Ruimtelijke plannen De bestemmingsplannen worden opgeslagen in de landelijke database. Het is niet bekend op welke wijze de verantwoordelijkheid voor deze gegevens is geregeld. Maatregelen treffen om Ruimtelijke Plannen op te kunnen slaan in het E-depot.

13 BRP De BRP gegevens worden opgeslagen volgens de landelijk geldende normen bij het GEMCC. Per geval: Is er een dienstverleningsovereenkomst?: Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?: Zijn er maatregelen getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen? In het archief van Loppersum was geen DVO te vinden waarin bovenstaande was beschreven. - Het GEMCC is geen private partij, maar een samenwerkingsverband van 3 gemeenten. Dit is dus niet aan de orde. In voorkomende gevallen dienstverleningsovereenkomsten vaststellen 13

14 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.1. a Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als archiefzorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? NEE Er zijn geen kwaliteitseisen vastgesteld voor de producten en diensten afdeling DIV. Wel zijn er een aantal documenten vastgesteld die onderdeel (kunnen) zijn van een kwaliteitssysteem. Documenten c.a. die als onderdeel van een kwaliteitssysteem wel aanwezig zijn: - archiefverordening; - besluit informatiebeheer; - aanwijzing archiefbewaarplaats - overzicht gemeenschappelijke regelingen / verbonden partijen - regeling electronische post (zie bijlage 2.1.a) - informatie op gemeentelijke website voor informatie over raadpleging van gemeentelijke archivenraadpleging - Informatie beveiligingsplan (zie bijlage 2.1.a) In 2015 zijn stappen gezet om te komen tot een kwaliteitssysteem. D.m.v. de aanschaf van Zaaktypen.nl zal een zaaktypencatalogus worden ingericht. Deze zal worden aangevuld met een overzicht van digitale en analoge archiefbestanden die in de organisatie aanwezig zijn zodat een DSP ontstaat. Het streven is in 2016 een geactualiseerd DSP te hebben. In kaart brengen van alle componenten die tot een kwaliteitssysteem gerekend kunnen worden Vaststellen in welke vorm een kwaliteitssysteem ontwikkeld kan worden. Zo mogelijk in DEAL verband regelen. Een kwaliteitssysteem geeft weer hoe een correctie uitvoering van vastgestelde procedures / protocollen plaats vindt. Risico: Bij het ontbreken van een kwaliteitssysteem kan niet gestuurd worden op kwaliteit, bewaking en of dat procedures nog correct gevolgd worden. 14

15 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.1. b Kwaliteitssysteem archiefbeheer Zo ja, welk systeem? - Zie actie bij 2.1.a Besteedt het systeem aandacht aan de volgende punten, en zo ja, hoe uitgebreid? de organisatie van het informatiebeheer (strategisch, tactisch en operationeel) in relatie tot (het informatiebeleid van) de totale organisatie, haar werkprocessen, en (externe) ontwikkelingen die het informatiebeheer raken: de periodieke toetsing van de stand van zaken van het informatiebeheer en verbeterplannen: het beleggen en vastleggen van bevoegdheden inclusief (onder)mandatering, verantwoordelijkheden en taken op het terrein van informatiebeheer vastgelegde procedures voor informatiebeheer, zoals voor documentenbehandeling, dossiervorming, en vernietiging of overbrenging er zijn procedures vastgelegd m.b.t. postbehandeling en archivering: (voldoende en voldoende geschoolde) mensen en middelen om het informatiebeheer uit te voeren een correcte uitvoering van het informatiebeheer conform procedures - Op basis van incidenten worden maatregelen genomen / acties uitgevoerd ter verbetering tekortkomingen - (zie vastgestelde procedures genoemd onder 2.1.a) In principe zijn er voldoende geschoolde mensen om het informatiebeheer uit te voeren. De formatie is, gelet op het doorontwikkelen van het zaakgericht werken, beperkt. deels (zie vastgestelde procedures genoemd onder 2.1.a) 15

16 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? het bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de informatie, met een beschrijving van die informatie, de relatie met de werkprocessen waarop de informatie betrekking heeft, de vindplaats of de applicatie waarin de informatie is opgeslagen, de onderlinge relatie(s) Denk aan dossiervorming of de relatie tussen analoge en digitale informatie die op eenzelfde zaak betrekking heeft, de bewaartermijn en andere metadata noodzakelijk voor het beheer op de lange(re) termijn: de duurzaamheid, zorg voor authenticiteit en beveiliging van de informatie In 2015 zijn strappen gezet om te komen tot een DSP. Middels de aanschaf van Zaaktypen.nl zal een zaaktypencatalogus worden ingericht. Deze zal worden aangevuld met een overzicht van digitale en analoge archiefbescheiden. In 2016 zal dit zijn beslag krijgen. Zie actie onder

17 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.1. c Kwaliteitssysteem archiefbeheer voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Nee Er is geen kwaliteitssysteem. Zie onder 2.1.a. Is het interne toezicht op het informatiebeheer geregeld? Zo ja, hoe? In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften? Welke functionarissen/ vakdisciplines zijn bij het interne toezicht betrokken? Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats? Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken? nee Veel werkafspraken / huishoudelijke regels / procedures zijn formeel niet vastgelegd Praktisch gezien worden tekortkomingen m.b.t. informatievoorziening / archiefbeher gesignaleerd door de medewerkers DIV nee Er worden wel knelpunten gesignaleerd en op basis daarvan maatregelen genomen In voorkomende gevallen wordt daar ad hoc op gereageerd Zie actie onder 1.2.a Inventariseren welke werkafspraken / huishoudelijke regels gelden. Suggestie om dit formeel vast te leggen en te bundelen in een handboek 17

18 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.2. a Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel overgebrachte? Voor de DEAL gemeenten is een streekarchivaris aangesteld. Per in dienst van de Regioraad. Na opheffing van de Regioraad is aanstelling voortgezet. Thans in dienst bij Delfzijl. Tot de taakuitvoering behoort: - inventariseren archieven - helpen bezoekers / houden lezingen / organiseren tentoonstellingen c.a. - betrokken zijn bij archiefvorming / collectievorming c.a. - veilig stellen streekgebonden waardevolle archieven en collecties. De gemeenschappelijke streekarchivaris heeft formeel gezien geen toezichthoudende taak op beheer overgebrachte- en niet overgebrachte archieven. Overeenkomstig de archiefwet en op grond daarvan vastgestelde archiefverordening wordt de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheerd door de gemeentesecretaris. Zie bijlage 2.2.a Zie beantwoording en actie onder 1.2.a 18

19 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.2. b Gekwalificeerde gemeentearchivaris Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Zo nee, is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd? n.v.t. Door de gemeenschappelijke streekarchivaris zijn opleidingen gevolgd bij de archiefschool en de Thorbecke Academie De streekarchivaris is in het bezit van het diploma Archivistiek B (Middelbaar archiefambtenaar) Deelvraag: 19

20 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.3. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Nee Verslagen van het toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden zijn niet aangetroffen. Door de streekarchivaris worden wel jaarlijks verslagen opgemaakt. Echter is de streekarchivaris niet belast met het toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden M.i.v. verslagjaar 2013 zal in het kader van de horizontale verantwoording jaarlijks verslag worden gedaan Zo ja, op welke facetten en hoe diep wordt op de materie ingegaan? Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht? - M.i.v wordt in het kader van het horizontale toezicht jaarlijks verslag gedaan van gevoerde archiefbeheer. De KPI vragenlijst wordt daarbij als uitgangspunt genomen. - M.i.v wordt jaarlijks de KPI vragenlijst actueel gehouden. Een actielijst van uit te voeren werkzaamheden maakt daar deel van uit. Op basis van de KPI vragenlijst zal een jaarverslag worden opgemaakt en door tussenkomst van het college worden aangeboden aan de gemeenteraad - M.i.v zal voldaan worden aan de jaarlijkse verslaglegging 20

21 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.4. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Ja Door de streekarchivaris wordt jaarlijks verslag uitgebracht van de door hem uitgevoerde activiteiten voor de gemeente Loppersum. Zo ja, op welke facetten en hoe diep wordt op de materie ingegaan? Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht? In de verslaglegging wordt o.a. gerapporteerd over - behoud en beheer van de archieven en collectievorming - publicatie, educatie en voorlichting - bezoekersaantallen ca. Bezoekersregistratie wordt door de streekarchivaris bijgehouden in eigen administratie maar wordt niet gearchiveerd (zie als voorbeeld bijlage 2.4) Jaarverslagen worden d.m.v. een collegevoorstel aan het college en vervolgens aan de gemeenteraad aangeboden Ja, jaarlijkse verslaglegging 21

22 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.1. Geordend overzicht Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? 22 Nee Deze vraag duidt op het hebben van een Documentair structuurplan (DSP) De gemeente beschikt over een ingevuld maar niet geactualiseerd DSP. Deze is sinds 2004 niet meer geactualiseerd In 2015 zijn strappen gezet om te komen tot een DSP. Middels de aanschaf van Zaaktypen.nl zal een zaaktypencatalogus worden ingericht. Deze zal worden aangevuld met een overzicht van digitale en analoge archiefbescheiden. In 2016 zal dit zijn beslag krijgen zodat de gemeente dan beschikt over een geactualiseerde DSP. Gaat het om één overzicht of meer overzichten? Een overzicht (database) In dat laatste geval, om hoeveel overzichten gaat Een overzicht (database) het? Op welk niveau (documenten, dossiers, procesniveau bedrijfssystemen, databases etc.) worden ze bijgehouden? Bestaan er relaties tussen de overzichten. In het DSP zijn gegevens over applicaties niet Zo ja, welke? opgenomen. Deze zijn (destijds) in de applicatie Powerfuse (overzicht applicaties) opgenomen. Welke soorten metadata worden geregistreerd in welke overzichten(en)? In het DSP is daarnaar verwezen. De verplichte metadata die in het DSP opgenomen zijn waren op basis van de destijds geldende regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden Navraag doen bij het GEMCC of inzichtelijk is welke applicaties aanwezig zijn / gebruikt worden en welke gegevens / data daarin opgeslagen worden. Dit als onderdeel van een DSP gebruiken of over nemen in een op te maken DSP. Hierin aangeven of de gegevens / data te bewaren dan wel te vernietigen zijn. Aandacht besteden aan: - geluidsopnamen raadsvergaderingen en relatie met besluitenlijst gemeenteraad. - ruimtelijke plannen - website archivering - digitale documenten die niet in het zaaksysteem DECOS worden opgenomen - databases met te bewaren data / documenten

23 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.2. Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: Heeft de organisatie de beschrijving van - metagegevens vastgelegd in een metagegevensschema conform NEN-ISO 23081? Zo ja, is dit schema vastgesteld en - geïmplementeerd? Geef per overzicht, systeem, database etc. zoals - 23 DEELS De gemeente registreert een deel van de ingekomen en uitgaande documenten in het zaaksysteem Decos. Van de geregistreerde stukken worden metagegevens vastgelegd. Het zaaksysteem Decos wordt gebruikt voor digitale afhandeling w.o.a het proces van besluitvorming. Digitale zaakdossiers worden nog niet definitief gearchiveerd. In Decos worden wel relaties gelegd tussen stukken betreffende een zaak. Het fysieke / papieren archief is (nog) leidend. Decos wordt tevens als toegang voor de vindplaats van documenten in het fysieke archief gebruikt. Decos wordt ook gebruikt als dossierbeheersysteem. De gemeente heeft in 2015 Join (de nieuwe versie van Decos) en zaaktypen.nl aangeschaft. In zaaktypen.nl zal een zaaktypencatalogus worden ingericht. Hierin zullen op gestructureerde wijze metagegevens worden vastgelegd. In 2016 zal dit zijn geïmplementerd. Het college dient een metagegevensschema vast te stellen. Met een dergelijk schema kan eenvoudig worden vastgesteld of de toegepaste metadata voldoet aan de gestelde eisen.

24 bedoeld onder 3.1 aan, of dit voor de punten 3.2a.1 t/m 3.2a.5 het geval is. 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.2. a.1 Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: de inhoud, structuur en verschijningsvorm DEELS Fysiek archief: Inhoud, structuur en verschijningsvorm kan uit de fysieke (zaak)dossiers herleid worden Digitaal archief: Decos voldoet aan de gestelde normen. Aan de hand van de metagegevens binnen Decos kan dit worden vastgesteld. Het schema is echter niet binnengemeentelijk vastgelegd. Omdat het digitale archief het papieren nog niet vervangt kan hiermee worden volstaan. Zie ook onder 3.2. Voordat overgegaan wordt naar digitaal archiveren dient een metagegevensschema worden vastgesteld. Worden archiefbescheiden/dossiers inhoudelijk beschreven? Gaat het om (wat betreft de originele archiefbescheiden/dossiers) analoge of digitale informatie? Ingeval van digitale archiefbescheiden: wordt het opslagformaat vastgelegd? De fysieke dossiers in het statisch archief tot 1990 zijn inhoudelijk beschreven en opgenomen in archiefinventarissen. Digitaal worden de documenten inhoudelijk beschreven. Het gaat hier om fysieke dossiers. Het opslagformaat wordt binnen Decos per document vastgelegd. Alle documenten worden opgeslagen in het formaat PDF-A. Door opslag in PDF-A kan de functionaliteit van documenten veranderen. Als er volledig digitaal gewerkt gaat worden zal nagedacht moeten worden over het opslaan van documenten in andere, duurzame formaten. 24

25 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.2.a.2 Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt DEELS Fysiek archief: wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt is redelijkerwijs te herleiden uit de fysieke dossiers. Digitaal archief: Decos voldoet aan de gestelde normen. Aan de hand van de metagegevens binnen Decos kan dit worden vastgesteld. Het schema is echter niet binnengemeentelijk vastgelegd. Omdat het digitale archief het papieren nog niet vervangt kan hiermee worden volstaan. Zie ook onder 3.2. Wanneer? Door wie? Uit hoofde van welke taak of werkproces? Fysiek archief: wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt is redelijkerwijs te herleiden uit de documenten / dossiers Digitaal archief Dit is te herleiden uit de metadata die door Decos geautomatiseerd wordt aangemaakt. Het schema is echter niet binnengemeentelijk vastgelegd. De gemeente Loppersum heet zaaktypen.nl aangeschaft waarin metagegevens zullen worden opgenomen. Overstap naar zaaktypen.nl kan zorgen voor een goede structuur en het verbeteren van de metadata. Het inrichten van een ZTC kan intensief zijn en daar moet wel capaciteit beschikbaar voor zijn om dit op een juiste wijze in te kunnen voeren. 25

26 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.2.a.3 Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: de samenhang met andere archiefbescheiden DEELS Fysiek archief: de samenhang met andere archiefbescheiden is te herleiden uit de fysieke dossiers. (zaakgerichte dossiervorming) Digitaal archief: Binnen Decos wordt zaakgericht gewerkt. Hierdoor is er altijd een samenhang met andere archiefbescheiden. Er is echter geen metadataschema vastgesteld waardoor niet is vast stellen op welke wijze er nog andere samenhang tussen de archiefbescheiden wordt vastgelegd. Zie ook onder 3.2. Voordat overgegaan wordt naar digitaal archiveren dient een metagegevensschema worden vastgesteld. Worden archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming / zaakvorming? Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd? Fysiek archief; Ja Digitaal archief: Ja, d.m.v. zaakvorming Nee. Dit kan vastgelegd worden in een DSP en moet voor digitale documenten vastgesteld worden in een handboek vervanging. Decos fungeert informeel al als het archief. Het complete proces verloopt digitaal en ook op papier ondertekende documenten worden achteraf gescand en toegevoegd aan het zaakdossier in Decos. 26

27 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.2.a.4. Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: de uitgevoerde beheeractiviteiten DEELS Fysiek archief: Beheersactiviteiten zijn te herleiden uit dossiers, dossierregistratieprogramma Digitaal archief: beheersactiviteiten zijn enkel te herleiden in de audittrail van Decos. Niet met behulp van een metadataschema. Wordt vastgelegd: de bewaartermijn van de archiefbescheiden; of archiefbescheiden zijn gewijzigd, vernietigd, overgedragen, vervreemd, overgebracht? Fysiek archief; - vernietigingstermijnen worden in het dossierregistratieprogramma Decos vastgelegd. - wijziging van archiefbescheiden: n.v.t. - overdragen/vervreemding: in voorkomende gevallen bevinden verklaringen daarvan zich in het archief - van overbrenging: worden overbrengingsbesluiten opgemaakt Digitaal archief: In de ZTC zijn geen vernietigingstermijnen gehangen aan de zaaktypen. In 2016 zal daar een verbeterslag in worden gem,aakt d.m.v. het inrichten van een ZTC in zaaktypen.nl. In Decos wordt in de audit trail wel vastgelegd als een document wordt gewijzigd. Vernietiging van bestanden uit Decos heeft nog niet plaats gevonden. 27

28 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.2.a.5 Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden DEELS Fysiek archief: - dossierregistratiessysteem DECOS - postregistratiesysteem DECOS Digitaal archief: Dit zou vast moeten liggen in een DSP. Uiteraard is wel bekend met welke versies van Decos gewerkt is en wordt. Wellicht worden deze gegevens in Decos automatisch in de metadata vastgelegd. De archiefzorgdrager heeft dat niet in een metagegevens(schema) vastgelegd. Zorg dragen voor een actueel DSP waarin deze gegevens worden vastgelegd. Zie verder onder

29 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.3. Systeem voor toegankelijkheid Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Ja Statische archieven De toegankelijke staat. v.w.b. de fysieke archiefbescheiden (papieren documenten en dossiers) van het statisch archief wordt gewaarborgd doordat elk dossier of archiefbestand te benaderen is d.m.v. een archiefinventaris. Deze inventarissen zijn zowel in papieren vorm als digitaal bestand aanwezig. Semi statisch archief Het semi statisch archief van Loppersum (vanaf 1990) zijn toegankelijk d.m.v. DECOS en gedeeltelijk ook d.m.v. het oude post- en dossierbeheersysteem PC PostManager. Dynamisch archief Het dynamisch archief is toegankelijk door het dossierbeheersysteem DECOS. Tevens ook rechtstreeks toegankelijk doordat de dossiers gerangschikt zijn op archiefcodes Digitaal archief Ja, Decos voorziet hierin. Er dient echter wel voldaan te worden aan de genoemde zaken onder 3.2 Heeft de archieforganisatie de wachttijd voor de inzage van stukken opgenomen in een Handvest Nee Er is geen Handvest Dienstverlening of ander 29

30 Dienstverlening document waarin dit geregeld is. De praktijk leert dat informatievragen doorgaans direct of binnen de gevraagde tijd geleverd of beantwoord worden (resultaatonafhankelijk) 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.4. Duurzame materialen en gegevensdragers Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Ja Bij het opmaken en beheren van (te bewaren) fysieke documenten wordt gebruik gemaakt van duurzame materialen. Nagaan of andere collecties (dragers) (beeldmateriaal, geluidsbanden etc.) dan papieren dossiers op voorgeschreven wijze worden bewaard. Zo ja, kort aangeven welke: 30 - papier: NEN2728 Op dit moment wordt geen NEN2728 papier gebruikt Dat wil zeggen tot voor kort wel en op zeer korte termijn ook weer wel. Om nog onverklaarbare reden hebben is niet NEN gecertificeerd papier geleverd. Dit wordt dus weer rechtgezet. - printer-kopiers / multi functionals Deze voldoen aan certificering COT Zowel de leverancier (Veenman) als de meeste machines zijn gecertificeerd. Zie ook: De gemeente heeft een groot aantal Xerox machines staan welke ook gecertificeerd zijn. Daarnaast zijn er aantal HP machines (Veenman). Daarvan is niet bekend of ze gecertificeerd zijn. Omdat ze door Veenman geleverd zijn wordt er vanuit gegaan dat dit wel het geval is. Zie ook bovenstaande link. In de gaten houden of het papier bij volgende levering NEN gecertificeerd is. Er dient vastgelegd te worden hoe geluidsopnamen van raadsvergaderingen duurzaam (in een e-depot) bewaard kunnen worden.

31 - printers burgerzaken toner / inkt voldoet aan gestelde eisen - schrijfmiddelen burgerzaken pennen voldoen aan ISO geluidopnamen raadsvergaderingen onbekend 31

32 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van (te bewaren) archiefbescheiden? Fysiek archief: Ja Vaststellen welke bestanden in de archiefbewaarplaats (bewaardeel) nog verpakt moeten worden in duurzame verpakkingsmaterialen. vaststellen of tabstroken moeten worden vervangen Inventarisatie / controleslag uitvoeren en voor uitvoering een planning maken Digitaal archief: Er is (nog) geen sprake van een digitaal archief. Derhalve spelen de gebruikte materialen van opslag op basis van de Archiefwet nog geen rol. Voordat wordt overgegaan tot digitaal archiveren dient vastgesteld te worden of de gegevens op een duurzame wijze opgeslagen worden. Zo ja, kort aangeven welke: - archiefdozen archiefdozen: Amsterdams model, folio, 395 x 260 x 110 Zuurvrij golfkarton- ICN4 goedgekeurd. -dossieromslagen Jalema, ICN2 (ISO 9706) produktnr Clipexmap Folio - etiketten op tabstroken worden geen etiketten geplakt. - hechtmechaniek: 32

33 Jalemaclip buismechaniek, petrol, zuurvrij, Voldoet aan de eisen voor permanente bewaring van de overheid. Zonder weekmakers, pvc- en zuurvrij. - tabstroken: zuurvrij Lyreco premium dividers (120x2030) ICN eis 1 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.6. Systeem voor duurzaamheid Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 3.4. en 3.5. zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Fysiek archief: Ja te bewaren documenten worden standaard in materiaal opgeborgen en ingepakt dat 100 jaar mee zal moeten gaan. Bij achteruitgang van archiefbescheiden en/of het verpakkingsmateriaal, zullen maatregelen moeten worden genomen en middelen vrijgemaakt om de achteruitgang te stoppen. Bijvoorbeeld: bij de inventarisatie en beschrijving van de archieven worden deze archieven voorzien van zuurvrij opberg- en inpakmateriaal. Zie ook antwoorden bij 3.4. en 3.5 Vaststellen hoe ervoor gezorgd kan worden dat achteruitgang van materiële staat gewaarborgd blijft of geconstateerd wordt? Gegevens over klimaatbeheersing van de archiefbewaarplaats worden d.m.v. een datalogger bijgehouden door de streekarchivaris De gegevens worden niet in het archief bewaard maar voor de DAL gemeenten bij de administratie van de streekarchivaris. Digitaal archief: Er is geen sprake van digitaal archief. Derhalve spelen de gebruikte materialen van opslag op basis van de Archiefwet geen rol. Voordat wordt overgegaan tot digitaal archiveren dient vastgesteld te worden of de gegevens op een duurzame wijze opgeslagen worden. 33

34 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.1. Opbouw digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer? De gemeente werkt nog niet volledig digitaal met het zaaksysteem DECOS. Documenten worden ook nog op traditionele wijze in papieren vorm gearchiveerd. Documenten / zaken worden wel geregistreerd op basis van de zaaktypecatalogus. Nog niet alle zaaktypes zijn uitgewerkt De gemeente heeft (nog) geen specifieke keus gemaakt voor RODIN, de Baseline of een ander referentiekader voor (Digitaal) Informatiebeheer. Op termijn een keuze maken en invoeringsplan Baseline Gemeenten en / of RODIN. Is er vastgesteld beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden ( digitale beheeromgeving )?: Als de gemeente niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer werkt: is de gemeente hiermee bekend of gebruikt ze een alternatief?: Alleen voor elektronische post / berichtenverkeer is een regeling vastgesteld (zie bijlage 2.1.a) Binnen de organisatie is wel geregeld dat behorend bij een zaak door de ontvanger opgeslagen wordt in Decos en gekoppeld aan de zaak. Verder is geen beleid vastgesteld. RODIN is bekend maar er wordt geen gebruik van gemaakt. 34

35 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.2. Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Doordat Decos nog niet beschouwd wordt als archiefapplicatie wordt nog voldaan aan de norm. Er zijn geen functionele eisen vastgesteld. Bij de implementatie van Decos heeft men bepaald dat alle documenten opgeslagen worden als PDF-a. Dit gebeurt ook voor bijvoorbeeld.xls documenten. Die verliezen hiermee hun gedrag. Er is geen voorziening getroffen om andere dan tekstdocumenten op een juiste wijze op te slaan. Voordat overgegaan wordt naar digitale archivering hier een voorziening voor treffen. Zo ja: Alleen voor tekstdocumenten Dit regelen voor overige documenten Qua inhoud?: Qua structuur?: Alleen voor tekstdocumenten Dit regelen voor overige documenten Qua verschijning?: Alleen voor tekstdocumenten Dit regelen voor overige documenten Qua gedrag?: Alleen voor tekstdocumenten Dit regelen voor overige documenten 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.3. Aanvullende metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 3.2.) Zo ja: welke? n.v.t Alleen metagegevens zoals die in de standaard Decos applicatie zijn opgenomen worden door de gemeente gebruikt.. Bij het vaststellen van een metagegevensschema bezien of de standaard metadata in Decos volstaat. 35

36 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.4. Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd? Voor tekstdocumenten wordt voldaan aan de norm: PDF-a. Voor overige documenten gebeurt dat niet. Zie ook 4.2. Voorafgaand aan overgang naar digitaal werken dient hierin voorzien te zijn. Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor?: Welke? Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom niet? Nee, maar binnen Decos heeft men geen keuze. Voor documenten die via het OLO binnenkomen is binnen de landelijke voorziening een regeling getroffen. Er is geen beleid op gemaakt. Voorafgaand aan overgang naar digitaal archiveren dient hierin voorzien te zijn. 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.5. a Voorzieningen compressie en encryptie Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Niet van toepassing. De digitale documenten worden (nog) niet als archiefdocumenten beschouwd. Zo ja, welke? - 36

37 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.5. b Voorzieningen compressie en encryptie En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd is tegen inbreuk door derden? Niet van toepassing. De digitale documenten worden niet als archiefdocumenten beschouwd. Hoe? Sluit de gemeente daarin aan op de informatiebeveiligingsnormen NEN-ISO/IEC 27001, en 27005? - 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.5. c Voorzieningen compressie en encryptie Wordt in geval van encryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? Niet van toepassing. De digitale documenten worden niet als archiefdocumenten beschouwd. Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) encryptie toegepast? - 37

38 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.6.a Converteren en migreren Wordt er tijdig geconverteerd / gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Ja, indien nodig zal men dat doen. Hierop beleid maken, bij voorkeur voorafgaand aan de overgang naar digitaal archiveren. Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) conversie/migratie toegepast?: Is dit in het beleid zoals bedoeld onder 4.1 meegenomen?: Indien conversie of migratie niet is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan?: Ja, er is een conversie gedaan van gegevens en documenten vanuit Postmanager naar Decos. Er is geen specifiek beleid voor gemaakt. Beleid ontwikkelen t.b.v. toekomstige conversie 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.6.b Converteren en migreren Is er een verklaring van de conversie/migratie opgemaakt? Nee, er is geen verklaring opgemaakt. Er zijn wel uitgebreide steekproeven gedaan.. Zo ja, maakt documentatie over de conversie/migratie deel uit van de verklaring?: - 38

39 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 5.1. a Archiefselectielijst en stukkenlijst Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden? Ja Wordt van archiefbescheiden de bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen in het metadataschema?: Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd? Op welk moment, direct of later?: Op dossierniveau wordt in Decos de bewaartermijn c.q. V-termijn vastgelegd. Op dossierniveau wordt in Decos het vernietigingsjaar vastgelegd. Dit gebeurt direct op het moment dat het dossier in de V-serie wordt geplaatst. Er wordt niet vastgelegd in welk jaar de dossiers vernietigd worden. In de verklaring (met specificatie) van vernietiging wordt wel vastgelegd in welk jaar vernietigd wordt. Voor permanent te bewaren dossiers wordt niet vastgelegd in welk jaar ze worden geplaatst in het semi statisch archief dan wel worden overgebracht. 39