Mutatieprocedure en patiëntveiligheid

Transcriptie

1 Mutatieprocedure en patiëntveiligheid Jan Cool Projectleider KHLim Quadri Hasselt Tot december 2009 Kwaliteitscoördinator P.C. Sint-Jan-Baptist ZELZATE Structuur 1. Aanleiding tot deze presentatie 2. Methodiek 2.1. VBT: Infomut 2.2. VBT: Mutaties 3. Conclusies 1

2 structuur 1. Aanleiding tot deze presentatie 2. Methodiek 2.1. VBT: Infomut 2.2. VBT: Mutaties 3. Conclusies 1. Aanleiding In de cultuurmeting zat een outcomedimensie overdracht en transfer In Zelzate deden we 2 verbeteracties voordien Kan inspirerend zijn voor anderen Is lang geleden: opfrissing nodig Cultuurmeting SJB 2008: Totaal dimensie +33.7% N34.8% -31.5% 2

3 structuur 1. Aanleiding tot deze presentatie 2. Methodiek 2.1. VBT: Infomut 2.2. VBT: Mutaties 3. Conclusies Verbeterteam VBT 1: Informatieoverdracht bij mutaties VBT 2: Mutaties (werd in de vorige procedure ingepast) 3

4 Hoe een thema kiezen? Factor tijd acute problemen chronische problemen Factor niveau van voorkomen éénmalige actie systematisch binnen afdeling (dienst) systematisch afdelingoverschrijdend managementproblemen Hoe een thema kiezen? Factor belangrijkheid en haalbaarheid Is het onderwerp duidelijk af te bakenen (in één zin). Op ongeveer 6 maand resultaat mogelijk? Resultaten meetbaar? Kan iedereen dit ondervinden? Is er verbeterpotentieel? Heeft het een grote impact op de belangengroep? Is er betrokkenheid van de medewerkers? Is het beheersbaar? 4

5 Hoe werken we? Werken met: voorzitter = inhoud coach = proces (na opleiding ) 7 stappenmodel: Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 probleemdefiniëring nulmeting oorzaken zoeken oplossingen formuleren en evalueren oplossingen plannen en uitvoeren resultaten evalueren Oplossingen standaardiseren 2.1. Verbeterteam VBT 1: Informatieoverdracht bij mutaties Samenstelling: 2 VPK 3 afdelingshoofden (1 = coach) 1 Maatschappelijk werker Hoofd REVA 1 stafmedewerker (voorzitter) 5

6 Stap 1 Probleem definiëren Probleemstelling bij S.J.B. gerelateerde mutaties steeds betrouwbare en accurate informatie schriftelijk en mondeling tijdig en geschikt moment en plaats bij juiste persoon (of dienst) vlot toegankelijk zorgvraag geïmplementeerd 6

7 Stap 2 Gegevens verzamelen Nulmeting Naam patiënt / bewoner: Naam invuller: Verwijzende afdeling: Is de overdracht gebeurd door de verantwoordelijk verpleegkundige Was bij deze overdracht melding van Was de informatieoverdracht Functie: Ontvangende afdeling: van de verwijzende afdeling? van de ontvangende afdeling? Mutatiedatum: een anamnese? een diagnose? de zorgvraag van de patiënt / bewoner? de zorgvraag door de hulpverleners gesteld? de reeds ondernomen acties? een evolutieschets van de patiënt / bewoner? duidelijk? volledig? te uitgebreid? schriftelijk? mondeling? op een voor u geschikt moment? op een voor u geschikte plaats? te vroeg? tijdig? te laat? Werden er bij deze informatieoverdracht andere diensten betrokken? Reva Psychomotore therapie Kiné Muziektherapie Pastorale en levensbeschouwelijke dienst Vrijetijdconsulent andere zo ja: welke:. 7

8 100% 80% 60% 40% 20% 0% Informatieoverdracht mutaties Resultaten 08/2001 nulmeting Meer blauw in S.J.B. Volledig Duidelijk Evolutie Acties Zorgvr.HV Zorgvr.pat. Diagnose Anamnese VV ontvang VV verw ijs Kiné PMT Reva Tijdig Gesch. Plaats Gesch. Moment Mondeling Schriftelijk Te uitgebreid Formeel Weerslag Informeel Makkelijk Andere DVT Pastoraal Muziek Ja Neen Stap 3 Oorzaken zoeken 8

9 Mogelijke oorzaken Techniek: brainstorm visgraatdiagram Mogelijke oorzaken KENNIS COMMUNICATIE cultuurverschillen overschatten We kennen de hulpvraag niet Zorgvraag wordt niet gevraagd Geberek aan vaardigheden Hulpvraag is niet gesteld Andere diensten vergeten De info is er al Andere gewoonten onderschatten Zorgvraag (etc) niet bevraagd andere afdeling niet gekend Zorgvraag niet gekend niet systematisch handelen Slechte informatieoverdracht Schriftelijke neeslag afwezig Anamnese niet gebeurd I.O. vergt veel tijd niet de gewoonte hebben Behandelplan niet opgesteld geen overdrachtsformulier ongeschikt moment foute voorstelling niet de juiste persoon ongeschikte plaats INHOUD WERKWIJZE 9

10 Stap 4 Oplossingen formuleren en evalueren Oplossingen Techniek: brainstorm en prioriteitenkruis Mutatieprocedure Mutatieformulier Adviezenlijst aan de directie 10

11 Adviezenlijst aan de directie Systematisch handelen Onderlinge voorstelling van afdelingen Huishoudelijk reglement Lijst van mutaties voor andere diensten Stap 5 Oplossingen plannen en uitvoeren 11

12 Mutatieprocedure Standaardprocedure Procedure bij crisisinterventie Procedure bij mutatie indien patiënt gekend is door beide afdelingen Standaardprocedure 1. Teambeslissing tot voorstelling van een kandidaat aan een andere afdeling Doel: verder realiseren van de behandeldoelen op een meer geschikte afdeling 12

13 Standaardprocedure 2. Aanmelding Doel: Ontvangende afdeling informeren over een potentiële kandidaat Standaardprocedure 3. Voorstelling van de patiënt Doel: ontvangende afdeling informeren over doel van de verwijzing, hulpvraag van de patiënt, ondernomen acties, evolutieschets,... 13

14 Standaardprocedure 3. Voorstelling van de patiënt VV vult mutatieformulier in als handleiding Overleg indien afwezigheid van VV Toegankelijke infomap op ontvangende afdeling Timing waarbinnen beslissing zal gecommuniceerd worden Standaardprocedure 4. Kennismaking Doel: drempelverlaging voor de patiënt beeldvorming over de patiënt en de afdeling 14

15 Standaardprocedure 4. Kennismaking VV bereidt voor en begeleidt De ontvangende afdeling informeert de patiënt met afdelingsbrochure en huishoudelijk reglement De ontvangende afdeling peilt naar verwachtingen en geeft rondleiding Standaardprocedure 5. Beslissen tot het al dan niet muteren van de patiënt Doel: wordt uitgewerkt in ander verbeterteam (VBT 2) 15

16 Standaardprocedure 6. Mededeling van de beslissing en het maken van praktische afspraken Doel: informeren van de verwijzende afdeling over de beslissing plannen van het verdere verloop van de mutatie 7. Mutatie Standaardprocedure Administratieve formaliteiten VV van verwijzende afdeling informeert centrale therapeuten Mutatieformulier van map naar dossier Mutaties kunnen geraadpleegd worden op PC 16

17 Samenvatting standaardprocedure 1. Teambeslissing 2. Aanmelding 3. Voorstelling 4. Kennismaking 5. Beslissing 6. Mededeling 7. Mutatie Procedure bij crisisinterventie 1. Agressie 2. Alarm = beslissing tot afzondering 3. Interventie 4. Afzondering 5. Korte en onmiddellijke voorstelling van de patiënt door verwijzende afdeling 6. Beslissing van al dan niet mutatie naar de ontvangende afdeling Indien beslissing positief Mutatieformulier en MPG Voorstelling punt 3 standaardprocedure Indien korte termijn: VV van de verwijzende afdeling blijft contactpersoon Indien beslissing negatief: VV blijft contactpersoon en maakt afspraken mbt verblijfsduur en voorwaarden tot einde afzondering. Na afzondering terug naar afdeling Geen MPG en mutatieformulier 17

18 Procedure indien patiënt gekend is door beide afdelingen 1. Teambeslissing tot voorstelling van een kandidaat aan een andere afdeling 2. Aanmelding 3. Korte voorstelling (recente feiten) van de pt. 4. Beslissing tot al dan niet muteren van de pt. 5. Mededeling van de beslissing en maken van praktische afspraken 6. Mutatie Overzicht procedures Standaard Crisis Gekend 1.Teambeslissing 2. Aanmelding 3. Voorstelling 4. Kennismaking 5. Beslissing 6. Mededeling 7. Mutatie 1. Agressie 2. Alarm 3. Interventie 4. Afzondering 5. korte voorstelling 6. Beslissing Negatief Positief Zie standaard Korte voorstelling Geen kennismaking 18

19 Mutatieformulier Vast gedeelte bijlage(n) naar keuze 19

20 Stap 6 Resultaten evalueren 20

21 Resultaat controlemeting Vergelijking meting 1 en 2 21

22 Stap 7 Oplossingen standaardiseren Oplossingen standaardiseren Procedureboek bijsturing op één afdeling sociale controle tussen afdelingen onderling + bijsturing controlemeting na 1 jaar 22

23 Samenvatting probleem gedefinieerd nulmeting: meer blauw in SJB oorzaken gezocht: visgraatdiagram 3 oplossingen 3 procedures mutatieformulier adviezenlijst voor directie uitvoering controle en bijsturing borgen van de oplossingen 2.2. Verbeterteam VBT 2: mutaties (werd in de vorige procedure ingepast) Samenstelling: 3 artsen (1 = voorzitter) 1 psycholoog 1 maatschappelijk werker 1 VPK 1 afdelingshoofd 1 stafmedewerker (coach) 23

24 Stap 1 Probleem definiëren Bij mutatie tussen 2 ziekenhuisafdelingen van SJB duidelijkheid krijgen aan de hand van criteria over de motivatie en de communicatie van zowel de verwijzing enerzijds als de aanvaarding of weigering van de mutatie anderzijds We willen een procedure, een beslissingsboom bij onenigheid tussen de verzendende en de kandidaat ontvangende afdeling aan de hand van criteria hoe een oplossing kan gevonden worden wie hierbij betrokken is met welke timing dit moet verlopen. 24

25 Stap 2 Gegevens verzamelen Nulmeting 25

26 Een heel grote ontevredenheid over mutaties Vooral de besluitvorming tot al of niet muteren en de daaropvolgende communicatie naar het verwijzende en het (kandidaat) ontvangende team moest verbeterd worden Vooral de groepen van basiswerkers en leidinggevenden scoorden ontevredener dan de andere groepen. 26

27 Stap 3 Oorzaken zoeken Duidelijke (communiceerbare) criteria om patiënten te aanvaarden of te weigeren ontbraken meestal Andere problemen waren: de snelheid van beslissen én uitvoeren de aanvaardbaarheid voor de betrokken partijen en wat er moest gebeuren als een mutatie niet doorging (ontbrekende alternatieven). 27

28 Stap 4 Oplossingen formuleren en evalueren Clusteren aantal actieterreinen a.d.h.v. een brainstorm. De actieterreinen waren: Besluitvorming rond mutaties Weigering/ blokkering van mutatie Attitudeverandering Opnamecriteria en voorstellen Opnamebeleid (dichtslibben, moeilijke patiënten, voordeur, harmreduction, trajectdenken) 28

29 Stap 5 Oplossingen plannen en uitvoeren Antwoordformulier toegevoegd aan het bestaande mutatieformulier. Afdelingen kunnen eisen dat ze spoedig een antwoord krijgen van de andere betrokken afdeling. Beslissingsboom die bij problematische mutaties een beslissing kan afdwingen. Deze is ingepast in de reeds bestaande mutatieprocedure en is wederzijds afdwingbaar. + Een voorbeeld van een opnamecontract + Een voorbeeld behandelcontract. 29

30 30

31 Stap 6 Resultaten evalueren Globaal een lichte verbetering in de tevredenheid over mutaties. Vooral motivatie bij verwijzend en ontvangend team werd een significante verbetering bereikt. De grootste problemen blijven bij: Of de aanwezige patiënten beantwoorden aan het afdelingsprofiel wat moet gebeuren bij een weigering en de aanwezige alternatieven 31

32 Stap 7 Oplossingen standaardiseren Antwoordluik bij het mutatieformulier en de beslissingsboom zijn geïntegreerd in de mutatieprocedure en voldoende verankerd De voorgestelde oplossingen zijn goed, maar: nog te weinig gekend. weinig uitgevoerd (slechts 1 mutatiecel opgericht) 32

33 structuur 1. Aanleiding tot deze presentatie 2. Methodiek 2.1. VBT: Infomut 2.2. VBT: Mutaties 3. Conclusies Cultuur!! (alle andere aspecten binnen het ZH) Opnamebeleid: belangrijke aanvulling op wie moet wanneer waar naartoe? (nu geïntegreerd opname-mutatie-ontslagbeleid) DOEN! ( wat afgesproken werd) Verder uitwerken van opname- en behandelcontracten. Acties om afdelingen af te stemmen op hun cliënteel en andersom (vele afdelingen zeggen dat ze niet de juiste patiënten bereiken. Dit zou de onvrede over mutaties en het weigeren van mutaties kunnen wegnemen) 33

34 afdelingen laten werken met inclusieen exclusiecriteria dichtslibbing voorkomen / Starten met trajectontwikkeling. Wat als een mutatie geweigerd wordt? Wat zijn de alternatieven? Directie en geneesheren: afstemmen van het instellingsbeleid en een homogeen medisch beleid. PVT heeft eigen gewoontes en cultuur Veiligheid beter? Met dank 34