Secretariaat Jaap de Bijl Provincialeweg 5 B-9 29 november PG Oudkarspel

Transcriptie

1 Onderwerp: Notulen ALV d.d. 19 oktober 2011 Bladzijde: 1 van 7. Plaats : HofStaete - Alkmaar Tijdstip : 19:15 uur Aanwezig : Margriet van Beusekom, Riet Bierman, Jaap de Bijl, Helen Bommels, Jeanet Bos, Tiny Boschman, Jacqueline Croes, Gerrit Dijkema, Piet de Dood, Leo van Eis, Corry en Toon Grandia, Marian Grandiek, Carla de Groot, Rens 't Hart, Mijnie Hendriks, Bep Hessels, Nikos Karabinis, Nel Kentrop, Piet Koedijker, Piet Koolhaas, Hanny Kruisman, Joke Kuilboer, Sam Kuilboer, Maud Kürten, Henk Laarman, Wim de Lange, Jan Liefting, Truus Limbach, Gerard van der Linden, Wilma Mohrs, Diny Neefjes, Bram Niezen, Cora en Dolf Oudolf, Corrie en Thijs van Polen, Marjan Rebel, Fred Ruiterman, Gré Sassen, Annemiek Schaaf, Wil en Gerard Schaap, Anja Schilder, Joop Schornagel, Miep en Rob van Seeters, Jan Stuifbergen, Sita Swierenga, Marlies Tijman, Wim Tijms, Truus Verduin, Ries Vernooij, Margreet Visser, Trijntje de Vries, Henk van Wel, Jos en Sip de Witte. (58 = 74,4%) Afwezig : Thea Bruinsma, Greet Coersen, Riet 't Hart, Nel Karabinis, Paula Kooy, Willy van de Kraats, Gerda Kuijs, Peter Kuijs, Adri van Langen, Tonny Lankhorst, Jaap Leijte, Ans Louter, Trudi Plug, Teddy Reinders, Tini Schornagel, Carla van Weert, Nico van Weert, John Wijngaarden, Berthie Wittink en Bep van Woudenberg (20 = 25,6%) 0 Agenda: 1. Opening en mededelingen. 2. Vaststellen van de Agenda. 3. Ingekomen stukken. 4. Notulen van de ALV van Jaarverslag van de Secretaris 6. Financieel verslag van de Penningmeester. - Actueel versus Begroting Toelichting bij Actueel en Begroting Balans per Verslag van de Kascommissie. 8. Bestuurszaken. - Aftredend en herkiesbaar Annemieke Schaaf - Vacature voor een bestuurslid (zie uitnodiging) - Stemming over wijzigingen in het Competitie Reglement - Afscheid van oud-voorzitter Frans Post 9. Vaststellen van de Begroting voor het Verenigingsjaar en dus de contributie en het entreegeld voor Speelschema Benoeming van de Leden van de: - Kas Controle Commissie - Bar Commissie - Feest Commissie - L&L Commissie - Lotto Commissie - ZA-drive Commissie 12. Technische Commissie - Bridgekoffer - NBB districts 4-tallen - Spelverdelingen maken van de competitiespellen. - Arbitrages - CLA/CLB Cursus 13. Benoeming van onze Webmaster: 14. Rondvraag 15. Sluiting.

2 Onderwerp: Notulen ALV d.d. 19 oktober 2011 Bladzijde: 2 van 7. 1 Opening en mededelingen. Om precies uur opent voorzitter ad interim Annemieke Schaaf de vergadering met de mededelingen: - Ans Louter heeft op het laatste moment afgebeld vanwege een griepje. Daarom zitten we maar met z n drieën achter de bestuurstafel; - voor Greet Coersen ligt er een kaart. Zij heeft een nieuwe heup en de revalidatie verloopt voorspoedig - Paula Kooy bedankt de leden voor de leuke kaart. Zij hoopt volgend seizoen weer de oude te zijn; - en voorts worden Cobi en Frans Post hartelijk verwelkomd. Zij zijn hier, omdat BCAN op gepaste wijze afscheid wil nemen van haar oud-voorzitter. 2 Vaststelling van de Agenda. De agenda hoeft niet te worden aangepast. 3 Ingekomen stukken. Het belangrijkste ingekomen stuk is het huurcontract van Het Rekerheem. Voor het komend seizoen blijven wij 37,50 per speelavond betalen. 4 Notulen van de ALV van De notulen worden zonder wijzigingen en aanvullingen door de ALV goedgekeurd. 5 Jaarverslag van de secretaris Er zijn geen op- of aanmerkingen en er worden ook geen vragen gesteld. 6 Financieel verslag van de Penningmeester. - Actueel versus Begroting Jacqueline Croes vraagt over de aanschaf van de BridgeMate-II of het bestuur vooraf geen toestemming aan de leden had moeten vragen voor zo n grote uitgave. Annemieke verklaart, dat nergens in de statuten noch in het huishoudelijk reglement staat, dat dit nodig is. Jaap voegt daar nog aan toe, dat vervanging van de bridgemates noodzakelijk was, omdat de oude het steeds slechter gingen doen: toetsenborden die steeds slechter reageren op de toets indrukken en bridgemates die slecht communiceren met het basisstation. Tevens is het de taak van het bestuur om er voor te zorgen, dat de leden zonder problemen kunnen bridgen. Bovendien kreeg BCAN 31,50 per bridgemate terug en dat was meer dan de boekwaarde. Voorts had BCAN ervoor gespaard; er was 2.050,00 op de bankrekening. Het tekort van 350,00 is aangevuld vanuit de algemene reserves. Wel is Jaap het met Jacqueline eens, dat wanneer het bestuur voor de 2.050,00 een andere bestemming had, hiervoor de toestemming van de ALV nodig is. Maar dat was nu niet het geval. - Toelichting bij Actueel en Begroting Geen vragen - Balans per Geen vragen 7 Verslag van de Kascontrolecommissie (KCC) Omdat de leden van de KCC (Kees van Gennip en Jacques Loomans) geen lid meer zijn van BCAN, leest Jaap de verklaring van de KCC voor waaruit blijkt, dat de penningmeester zijn werk goed heeft gedaan. De KCC stelt dan ook voor om het bestuur voor het gevoerde beleid over te dechargeren. Dit voorstel wordt met applaus begroet.

3 Onderwerp: Notulen ALV d.d. 19 oktober 2011 Bladzijde: 3 van 7. 8 Bestuurszaken. - Aftredend en herkiesbaar Annemieke Schaaf Volgens het rooster van aftreden was de voorzitter aan de beurt om af te treden en omdat Annemieke Schaaf voorzitter ad interim is, treedt zij in de plaats van de voorzitter. Zij treedt dus af, maar stelt zich herkiesbaar. Vanuit de leden zijn er geen tegenkandidaten. Annemieke wordt met applaus tot onze nieuwe voorzitter gekozen voor de komende 3 jaar. - Vacature voor een bestuurslid Vanwege het terugtreden van Frans Post en Carla Dinkla is er een vacature voor een 5 e bestuurslid. Sip de Witte verklaart zich bereid om deze vacature voor de komende 3 jaar te vervullen. Er wordt hem toegezegd, dat er met de vakantieplannen van de familie De Witte rekening zal worden gehouden. - Stemming over wijzigingen in het Competitie Reglement Alle door het bestuur voorgestelde wijzigingen worden door de ALV aangenomen. Jacqueline Croes stelde nog wel, dat zij het complete Competitie Reglement wilde zien, met name vanwege het laatste artikel over datum van goedkeuring. De secretaris legt uit, dat de overige artikelen blijven zoals ze zijn en dat het bestuur alleen de wijzigingen aan de ALV heeft voorgelegd. Alle leden hebben ooit een op naam gesteld boekwerkje uitgereikt gekregen met de teksten van Statuten, Huishoudelijk en Competitie Reglement. Wanneer dit boekwerkje niet meer in het bezit van een lid is, is dit geen verantwoordelijkheid van het bestuur. Bovendien staan alle reglementen op de website. - Afscheid van oud-voorzitter Frans Post Annemieke geeft het woord aan Jaap de Bijl om Frans Post te bedanken voor het vele werk dat hij voor BCAN heeft gedaan. Jaap memoreert dat Frans samen met Cobi per lid van BCAN is geworden en dat hij in de ALV van tot het bestuur is toege-treden om de penningmeesterstaak van Joop Schornagel over te nemen. Jaap was toen voorzitter en secretaris en dat is geen gelukkige combinatie. Vandaar dat er binnen het bestuur een functieruil plaats vond, waarbij Frans voorzitter werd en Jaap secretaris/pen-ningmeester. Dit is in de ALV van geformaliseerd. Nu lijkt de taak van voorzitter een gemakkelijke, maar dat is beslist niet zo. Je moet je bestuursleden aansturen, ideeën bedenken en voorstellen en controleren of ze goed worden uitgevoerd. En je moet de club vertegenwoordigen bij allerlei officiële evenementen. Een minder aangename taak heb je als voorzitter, wanneer je definitief afscheid moet nemen van je leden. In de periode van tot heb je dat 9x moeten doen. Wij hadden geen betere persoon kunnen hebben dan Frans Post. Maar in jouw regeer -periode is de club ook gegroeid van 62 leden naar 80 leden. Op dit moment hebben we 78 leden, 2 kandidaat-leden en twee personen op de wachtlijst. In ieder geval kunnen we zeggen, dat we nog nooit zo n goede voorzitter hebben gehad. En omdat Frans zo n bijzonder goede voorzitter is geweest, hebben wij ook gemeend om hem een bijzonder cadeau te geven. Dit cadeau is vervaardigd door de dochter van Ans Louter. Het is een mooie grote kaars met het logo van BC Alkmaar Noord, aldus Jaap. Jaap besluit zijn speech met de wens, dat de kaars van Frans nog maar lang mag branden. In zijn antwoord bedankt Frans Jaap voor zijn vriendelijke woorden, maar tevens doet hij een oproep aan de leden om zich beschikbaar te stellen voor een van de vele taken die Jaap af wil stoten. Door wat voor de club te doen, vergroot men de eigen betrokkenheid en het geeft ook een zekere voldoening, zeker binnen zo n gezellige vereniging als BC Alkmaar Noord.

4 Onderwerp: Notulen ALV d.d. 19 oktober 2011 Bladzijde: 4 van 7. 9 Vaststellen van de Begroting voor het Verenigingsjaar en dus de contributie en het entreegeld voor Jaap geeft een korte toelichting op zijn begroting en zegt, dat hij er in is geslaagd om een sluitende begroting op te stellen, ondanks het afschaffen van het entreegeld. Dit is mogelijk, omdat we nu 80 leden hebben. Het bestuur stelt dan ook voor om de contributie voor het verenigingsjaar op 60,00 te handhaven en het entreegeld af te schaffen. De ALV gaat hiermee akkoord. 10 Speelschema De ALV heeft geen op- en aanmerkingen op het speelschema en daarmee is deze goedgekeurd. 11 Benoeming van de Leden van de volgende commissies: - Kas Controle Commissie Annemieke legt uit, dat Jeanet Bos nu 1 e KCC-lid is en dat we door het vertrek van Kees van Gennip en Jacques Loomans nu 2 nieuwe KCC-leden nodig hebben. Voor de KCC melden zich aan: Margriet van Beusekom en Fred Ruiterman. - Bar Commissie Jaap legt uit wat de werkzaamheden voor de BC inhouden. Dat zijn het inkopen van de versnaperingen, het noteren van de genuttigde consumpties, het vaststellen van de gerealiseerde omzet, het tellen van het geld, het afrekenen met Mary, het afdragen van het deel van de HofStaete aan Het Rekerheem, het afdragen van het verschil aan de penningmeester. Dit kan gedaan worden met het Excel-programma dat Jaap heeft ontwikkeld of thuis, zoals Piet Kruisman en Gerard van der Linden het vroeger deden. Deze taak hoeft niet door één persoon te worden uitgevoerd. Per slot, zegt Jaap, bestaat een commissie niet uit één personen. Er is geen lid dat deze taak over wil nemen. Dus voorlopig zal Jaap de Bijl dit nog blijven waarnemen. Hanny Kruisman assisteert hem hierbij met het doen van de inkopen. - Feest Commissie Annemieke zegt, dat zij Bep van Woudenberg en Greet Coersen benaderd heeft voor de FC, maar dát willen ze niet. Zij gaan alleen de prijsjes inkopen voor de Kerstdrive. Annemieke roept verder leden op zo zij het regelen van prijsjes eens voor hun rekening willen nemen, dit aan het bestuur kenbaar te maken. Zo kan het bestuur per activiteit een beroep doen op diverse leden en dat is weer goed voor de teambuilding. - L&L Commissie Corrie van Polen gaat Hannie Kruisman assisteren bij de L&L-commissie. - Lotto Commissie Helaas is er ook niemand die het leuk vindt om de Lotto te gaan doen. Dus voorlopig blijft Jaap de Bijl ook dit nog doen. - ZA-drive Commissie Jaap zegt, dat hij in de maanden mei en juni in Frankrijk is voor de organisatie van een zes weken durende bridgerally. Hij kan dus wel assisteren bij de voorbereiding van de Zomeravonddrive, maar hij kan niet aanwezig zijn bij de uitvoer ervan. Vorig seizoen bestond de ZAD-commissie uit Trijntje de Vries, Wim de Lange, Wim Tijms en Jaap de Bijl. Tijdens de ZAD werden zij geassisteerd door o.a. Ans Louter en Annemieke Schaaf bij de inschrijving van leden en het administreren van de inkomsten. Het draaiboek ligt klaar en kan zo uit de kast worden gehaald. De volgende leden hebben zich aangemeld om in de ZAD-commissie zitting te nemen: Trijntje de Vries, Wim de Lange, Wim Tijms, Sam Kuilboer, Hannie Kruisman en Annemieke Schaaf. Dit betekent dat in 2012 de ZAD gewoon doorgaat en dat stemt het bestuur zeer tevreden.

5 Onderwerp: Notulen ALV d.d. 19 oktober 2011 Bladzijde: 5 van Technische Commissie - Bridgekoffer Fred Ruiterman heeft zich opgegeven om de bridgekoffer te gaan doen. Jaap zal hierover kontakt met hem opnemen. - NBB districts 4-tallen Jaap vertelt, dat BCAN voor het eerst in haar geschiedenis deelneemt aan het districts 4- tallen. Ons eerste team bestaat uit Jacqueline Croes (captain) met partner Gerrit Dijkema en Riet en Rens t Hart als nevenpaar. Jan Liefting en Jaap de Bijl zijn vaste reserves. Het is namelijk prettig om vast invallers te hebben, zodat ingeval een paar niet kan, niet geleurd hoeft te worden wie kan en wil invallen. Naar aanleiding hiervan vraagt Dolf Oudolf, waarom wij geen 4-tallen competitie houden. Hij zegt dat bij RKABC gedurende 1 periode een 4-tallen competitie wordt gehouden en daar doet iedereen aan mee. Jaap zegt dat er meer verenigingen zijn waar zij dit doen, o.a. BC Oudorp, maar uit een peiling naar de belangstelling hiervoor bij BCAN is gebleken, dat die er niet is. Daarom doen wij hier geen 4-tallen competitie. En daarom is Jaap dus heel blij en trots, dat BCAN nu een eerste team naar het districts 4-tallen heeft af kunnen vaardigen. Hopelijk is dit voor andere leden een reden om een tweede 4-tal te vormen, zodat we volgend jaar met 2 teams kunnen meedoen. - Spelverdelingen maken van de competitiespellen. Jaap heeft voor het district een uit 3 sessies bestaande workshop over het NBB-Rekenprogramma gemaakt en hierbij is het fenomeen spelverdeling aan de orde gebracht. Het voordeel van het hebben van een spelverdeling is, zegt Jacqueline, dat ingeval van verkeerd teruggestoken spellen (12/14 verdeling bijvoorbeeld) het voor de arbiter zeer eenvoudig is om zo n spel te herstellen. Een ander voordeel is, zegt Jaap, dat wanneer men thuis nog eens rustig op het internet gaat bekijken hoe er geboden en gespeeld is, dan naast de biedingen ook de spelverdeling staat. Velen van ons en daar is Jaap er één van, weten aan het einde van de avond echt niet meer alle spelverdelingen. Dus dan is zo n geheugensteuntje wel fijn. Om de spelverdeling te maken, moeten de spelers in de eerste ronde, nadat zij een spel geschud en gespeeld hebben, op een papiertje noteren hoe hun hand eruit ziet, voordat zij de kaarten terug in het board plaatsen. Jaap heeft er geen moeite mee om die spelverdelingen dan in een speciaal daarvoor ontworpen programma in te voeren. De vraag is nu alleen of de leden dit ook een leuk idee vinden. En helaas is dat niet zo. - Arbitrages Jaap houdt een vurig pleidooi voor het inroepen van de assistentie van een arbiter, wanneer er een onregelmatigheid aan tafel gebeurt. Hij denkt hierbij bijvoorbeeld aan een onvoldoende bod, een bod voor de beurt, voor de beurt uitkomen en een verzaking. Wanneer zoiets gebeurt, is dat natuurlijk niet opzettelijk. Maar er zijn wel spelregels die regelen, hoe je zo n onregelmatigheid kan herstellen. Het is absoluut niet de bedoeling om te straffen. Personen die deze gedachte hebben, leven nog in het verleden. Voor de arbiters van BCAN, Tiny Boschman, Net Kentrop en Jaap de Bijl is het ook goed, dat zij hun kennis hierdoor op peil kunnen houden. Je hebt hiervoor gewoon praktijkervaring nodig. Per slot van rekening heeft dit drietal hiervoor geleerd. Dus lieve leden, gebeurt er aan uw tafel iets dat volgens u niet correct is, roep dan de arbiter. Niet door hard ARBITRAGE..!!!! te roepen, maar door even naar de arbiter van uw lijn (staat linksboven op uw gidsbriefje) te gaan en haar of hem te vragen om even met u mee te komen. Dat haalt ook de agressie weg bij degene die de onregelmatigheid geheel per ongeluk heeft begaan.

6 Onderwerp: Notulen ALV d.d. 19 oktober 2011 Bladzijde: 6 van 7. 12v - CLA/CLB Cursus Het is voor een club heel belangrijk dat zij wedstrijdkader heeft. Hiertoe organiseert de NBB ieder jaar CLA- en CLB cursussen. Dit is ook komend jaar het geval. Jaap roept leden die aan zo n cursus deel willen nemen, op om zich bij hem te melden. De kosten bedragen 40,00 per cursist en deze worden door de club betaald. En wanneer men slaagt, krijgt de club dat geld van het bridgedistrict NH terug. Mooi hè?? 13 Benoeming van onze Webmaster Onze website moet regelmatig up-to-date gehouden worden. Vorig seizoen werd deze taak door Kees van Gennip uitgevoerd, maar ja, Kees is geen lid meer. Op de vraag wie van de leden deze taak op zich wil nemen, meldt Wim de Lange zich aan. Jaap zal Wim de Lange vast webmaster-rechten geven. 14 Rondvraag. Jacqueline Croes mist bij de stukken de notulen van Jaap zegt, dat ieder lid op naam deze notulen ruim voor de korte ALV van uitgereikt heeft gekregen en wanneer iemand er niet was, dan zijn de notulen per post toegestuurd. Wanneer men deze dan niet bewaart, is dat niet de verantwoording van het bestuur. Maar Jaap was wat te voorbarig met zijn commentaar, want het enige dat Jacqueline wilde zeggen is, dat zij het zeer gewaardeerd heeft, dat Jaap haar de notulen per heeft toegestuurd. Sita Swierenga vraagt of de notulen van de jaarvergadering niet op de website gepubliceerd zijn. Jaap zegt, dat hij dat na het telefoontje van Jacqueline meteen op de website heeft gezet. Ook zal hij de notulen van deze vergadering op de website zetten, zodra de ALV van december 2011 die met eventuele correcties en amendementen heeft goedgekeurd. Annemieke voegt hier nog aan toe, dat zij dit onderwerp in de volgende bestuursvergadering aan de orde zal stellen. Cora Oudolf vraagt of er geen microfoon is. Annemieke zegt dat die niet meer wordt uitgeleend, omdat de ervaring van de HofStaete is, dat deze vaak stuk terugkomt. En daar heeft De HofStaete geen zin meer in. Dus nee, geen microfoon. Jaap Jaap 15 Sluiting. Met dank aan alle aanwezigen sluit Annemieke om uur de vergadering met de woorden: en nu gaan we gezellig bridgen. Annemieke Schaaf Voorzitter Jaap de Bijl Secretaris/Penningmeester

7 Onderwerp: Notulen ALV d.d. 19 oktober 2011 Bladzijde: 7 van 7. A C T I E L I J S T Nr. Start Actie Door Streefdatum Werkelijk Gereed Gereed Webmaster rechten aan Wim de Lange geven Jaap de Bijl Notulen van deze ALV op de website zetten na goedkeuring door de ALV van december Jaap de Bijl B E S L U I T E N L I J S T Nr. ALV van: Besluiten Uitgevoerd Handhaven van de contributie voor het verenigingsjaar op 60, Afschaffen van het entreegeld