Hulpverleningszone Vlaams-Brabant Oost

Transcriptie

1 Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Algemene Directie Civiele Veiligheid Brandweerinspectie Hulpverleningszone Vlaams-Brabant Oost Verslag inspectiebezoek

2 Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Algemene Directie Civiele Veiligheid Brandweerinspectie Colofon Hulpverleningszone: Vlaams-Brabant Oost Overzicht bezoeken: - 20/04/2017: onderhoud zonecommandant - 11/05/2017: onderhoud verantwoordelijke VTO - 22/05/2017: bezoek post Landen Dit verslag is het resultaat van een aantal bezoeken uitgevoerd door de brandweerinspectie, ressorterend onder de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, in uitvoering van de artikelen van de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid. Onderhavig verslag geeft de stand van zaken weer met betrekking tot een aantal kernaspecten binnen de context van de hulpverleningszones. De kernthema s die besproken worden in dit verslag zijn: Bedrijfsvoering, Meerjarenbeleidsplan en de verschillende aspecten van de Veiligheidsketen. Onze referentie: Contactpersoon: Joris Bouckaert T: joris.bouckaert@ibz.fgov.be F: Bijlagen: / Bestemmelingen rapport: - De heer Gouverneur - De leden van de zoneraad van de HVZ Vlaams-Brabant Oost - De heer Zonecommandant - De heer postoversten van de post Landen - De heer verantwoordelijke VTO

3 Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Algemene Directie Civiele Veiligheid Brandweerinspectie Inhoud 1 Situering, methodologie en rapportering 5 2 Management Vaststellingen Personeelsplan Meerjarenbeleidsplan Operationeel Organisatieschema Bemerkingen 7 3 Bedrijfsvoering Vaststellingen Personeelsbeleid Communicatiebeleid Welzijn op het werk 9 4 Veiligheidsketen Proactie Vaststellingen Risicoanalyse Voorafgaande Interventieplannen (VIP) Bemerkingen Preventie Vaststellingen Technische brandpreventie in kader adviezen Sensibiliserende brandpreventie Bemerkingen Preparatie Opleiding & oefenen Fysieke conditie Persoonlijke Beschermingsmiddelen Materiaal Kazernering Bemerkingen Uitvoering 12

4 Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Algemene Directie Civiele Veiligheid Brandweerinspectie Vaststellingen Dispatching Alarmering Bemerkingen 12 5 Besluit 12

5 5 1 Situering, methodologie en rapportering Naar aanleiding van de hervorming van de Civiele Veiligheid, die sinds 01/01/2015 op kruissnelheid kwam, met de installatie van de hulpverleningszones, bezocht de brandweerinspectie in de periode alle hulpverleningszones. Deze bezoeken resulteerden in een stand van zaken met betrekking tot een aantal geïdentificeerde kerndomeinen binnen de zonale structuur. Dit verslag bevat een nieuw overzicht met betrekking tot de geïdentificeerde kernaspecten, gebaseerd op de hogervermelde bezoeken. Uitgangspunt is een monitoring van de evolutie betreffende de effectieve ontwikkeling en implementatie van een zonaal beleid doorheen de verschillende onderdelen van de organisatie. Wijze van rapportering: Per thema worden de belangrijkste vaststellingen vermeld, deze zijn gebaseerd op zowel de informatie aangeleverd door de zonecommandant en de zonaal verantwoordelijken, als op basis van de steekproefsgewijs uitgevoerde bezoeken aan de hulpverleningsposten en de controle van opgevraagde documenten. Aan het eind van elk hoofdstuk worden een aantal bemerkingen weergegeven en worden eventuele aanbevelingen ter realisatie van een bepaald objectief gedaan.

6 6 2 Management 2.1 Vaststellingen Personeelsplan In juni 2016 werd het personeelsplan voor de zone goedgekeurd. Dit plan omvatte o.a. een uitbreiding van het aantal vrijwilligers, voornamelijk om professionaliseringen te compenseren. Het aantal beroepskrachten wordt opgetrokken om een grondige wijziging in het arbeidsregime (38 urenweek) te trachten op te vangen. Ook het aantal onderofficieren wordt opgetrokken om te kunnen voldoen aan de minima vooropgesteld door het KB SAH. Bovendien wordt er geanticipeerd op het beëindigen van de overeenkomst met de stad Leuven over het ter beschikking stellen van administratieve krachten aan de zone Meerjarenbeleidsplan Er werd nog steeds geen meerjarenbeleidsplan goedgekeurd zoals besproken in het verslag van het vorige bezoek op 14/04/2016. Momenteel is men bezig een nieuwe risicoanalyse af te werken die bepalend zal zijn voor het finaliseren van het meerjarenbeleidsplan. Een eerste draft werd reeds voorgelegd aan het bestuur maar dit werd nog niet uitvoerig besproken. Einde 2017 zou een volwaardig meerjarenbeleidsplan goedgekeurd moeten kunnen worden. Over de toekomst van Dringende Medische Hulp (DMH) bestaat er nog geen consensus binnen de zone. Dit dient echter dringend uitgeklaard te worden aangezien de impact op de operationele werking aanzienlijk is. De minimale bezetting van posten en/of de belasting van vrijwilligers zijn hier immers van afhankelijk. Een visie hieromtrent dient opgenomen te worden in het meerjarenbeleidsplan Operationeel Organisatieschema Het operationeel organisatieschema werd nog niet opgesteld conform de reglementaire bepalingen 1. De noodzakelijke gegevens zijn wel beschikbaar in andere plannen en analyses maar zoals reeds aangehaald in het punt over het meerjarenbeleidsplan zal een afzonderlijk plan op basis van zo veel mogelijk nieuwe gegevens noodzakelijk zijn om op termijn een transparant en doelgericht beleid te kunnen voeren. Er werd een risicoanalyse gemaakt waarin een voorstel voor de toekomst werd uitgewerkt. Dit voorstel werd ter kennisgeving naar het college gestuurd maar nog niet voorgelegd aan de raad. Dit voorstel omvat een plan om met de huidige posten de in de prezonale periode vooropgestelde normtijden te behalen met een uitruk die voldoet aan de reglementaire minima. Momenteel rukt men vanuit een aantal posten systematisch niet uit conform de vooropgestelde reglementaire minima inzake personeel. 1 Koninklijk Besluit van 25 april 2014 tot vaststelling van de minimale inhoud en de structuur van het operationeel organisatieschema van de hulpverleningszones en tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 10 november 2012 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de snelste adequate hulp en van de adequate middelen.

7 Organisati eschema Meerjarenbeleidsplan Personeelsplan Bemerkingen Toelichting Gezien de precaire situatie in bepaalde onderdelen van de (al dan niet operationele) organisatie heeft men er alle belang bij het vooropgesteld plan zo nauwgezet mogelijk uit te voeren. Het principe van de snelste en adequate hulp is één van de uitgangspunten van de hervorming van de Civiele Veiligheid. Ongeacht de uiteindelijk definitieve inwerkingtreding van alle bepalingen van het koninklijk besluit ter zake, wordt de zone opgeroepen de hieromtrent ingeslagen weg verder te zetten en toe te werken naar een vertrek in het kader van de SAH met een autopomp met zes manschappen waarvan één bevelvoerder. Het ontbreken van een meerjarenbeleidsplan is problematisch! Een meerjarenbeleidsplan en jaaractieplannen zijn niet enkel een wettelijk verplichting 2, maar vormen eveneens de basis van een goede en transparante organisatie. Zoals gesteld in het Verslag aan de Koning bij het koninklijk besluit inzake de inhoud en structuur van het meerjarenbeleidsplan 3 : Het meerjarenbeleidsplan houdt rekening met de bestaande situatie en de risicoanalyse. Het laat toe om te bepalen en uit te werken wat de opdrachten, de visie en de waarden van de zone zijn, evenals de strategische doelstellingen, de niveaus van dienstverlening en de middelen die nodig zijn om deze doelstellingen en deze niveaus van dienstverlening te bereiken. Het opstellen van een meerjarenbeleidsplan en jaaractieplannen zou een prioriteit moeten zijn. Bij een substantiële wijziging van externe omstandigheden (cf. gewijzigde financiering DMH) kan dit plan bijgesteld worden. Aanvullend op de absolute noodzaak om een meerjarenbeleidsplan op te stellen (cf. supra) wordt de hulpverleningszone opgeroepen om een operationeel organisatieschema op te stellen conform de regelgeving 4. Het voornoemde schema bevat meer concrete doelstellingen, prioriteiten en beschrijft de praktische werking van de hulpverleningszone. 2 Artikel 23 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid. 3 Koninklijk Besluit van 24 april 2014 tot vaststelling van de minimale inhoud en de structuur van het meerjarenbeleidsplan van de hulpverleningszones. 4 Artikel 22 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid & Koninklijk Besluit van 25 april 2014 tot vaststelling van de minimale inhoud en de structuur van het operationeel organisatieschema.

8 8 3 Bedrijfsvoering 3.1 Vaststellingen Personeelsbeleid Er werd finaal beslist om het beroepspersoneel te laten werken in een systeem met shiften van 24 uren en werkweken van 38 uren. Om deze omschakeling op te vangen werden 30 beroepskrachten extra aangeworven wat niet voldoende is om de voormalige dienstverlening te blijven garanderen. Een verdere reorganisatie dringt zich op en zal opgenomen moeten worden in het meerjarenbeleidsplan. Het huishoudelijk reglement voor vrijwilligers 5 goedgekeurd. werd onder de naam beschikbaarheidsreglement Er is een zonaal personeelsbeleid maar een aantal zaken die op zonaal niveau zouden moeten gebeuren, worden nog steeds in de posten gedaan. Lokale regelingen lopen vaak gewoon door Communicatiebeleid Interne communicatie: Het voormalige postoverstenoverleg werd omgedoopt tot Technische Commissie en komt maandelijks samen volgens de wettelijk voorziene samenstelling. In de Technische Commissie wordt voornamelijk de operationele werking van de posten besproken. De inspectie wijst op de wettelijk 6 vastgelegde taken voor dit orgaan. o Art. 66. De technische commissie staat de zonecommandant bij voor het opstellen van het beleidsplan bedoeld in artikel 23, hierin inbegrepen de opstelling van het aankoopprogramma voor materieel zoals bedoeld in artikel 118. De commissie heeft bovendien een adviesbevoegdheid inzake de operationele organisatie van de zone, op verzoek van de organen van de zone. De voormalige Technische commissie heet momenteel het managementteam en bevat alle majoors aangevuld met de verantwoordelijke personeel, de verantwoordelijke van de (interne) financiële dienst, de zonecommandant en de voorzitter van de zoneraad. De leden van het zonecollege kregen allen een verschillend beleidsdomein toegewezen dat ze in het bijzonder kunnen opvolgen. Op deze manier wordt de betrokkenheid en het begrip van het college verhoogt. De zone beschikt over een communicatieverantwoordelijke en er werd een beleid uitgewerkt dat voorligt ter goedkeuring. Momenteel verzorgt ze voornamelijk de interne communicatie in de vorm van een maandelijkse nieuwsbrief en het intern delen van documenten door de ingebruikname van een online service voor bestandsopslag. Dit bleek een enorme meerwaarde te zijn voor de zonale samenwerking in werkgroepen en de opvolging van het opleidingsbeleid in het bijzonder. Externe communicatie: Men is bezig met een project om een zonale website te bekomen. Hiervoor wenst men gebruik te maken van een project van Brandweer Vereniging Vlaanderen (BVV). Het project wordt echter verruimd met een volwaardig intranet en mogelijk een zonale dispatching. Voor aanwervingsprocedures die verplicht op een zonale website gepubliceerd dienen te worden, wordt momenteel gebruik gemaakt van een pagina op de website van het BVV. 5 Artikel 177 van het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 tot bepaling van het administratief statuut van het operationeel personeel van de hulpverleningszones. 6 Wet 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid.

9 Risicoanalyse Welzijn op het werk Voor een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk wordt nog steeds beroep gedaan op de intercommunale Interleuven. Een voorstel om te kunnen beschikken over een eigen preventieadviseur werd geschrapt uit de begroting. Hoewel dit een bevoegdheid is van de Fod Waso wijst de brandweerinspectie op het belang van het welzijn van het personeel. Er werd nog geen volwaardig dynamisch risicobeheersingssysteem geïmplementeerd. Het jaaractieplan werd niet specifiek opgemaakt op maat van de zone. De zone kan zelf vragen om op een paar aandachtspunten verder in te gaan of beslissen in te gaan op een algemeen aanbod. De wettelijke verplichtingen worden naar verluidt vervuld. Om te beschikken over een externe dienst Preventie en Bescherming op het Werk werd er een contract afgesloten met IDEWE en Mensura. 4 Veiligheidsketen 4.1 Proactie Vaststellingen Risicoanalyse Een herwerkte risicoanalyse werd voorgesteld aan het college maar nog niet goedgekeurd. Uit de risicoanalyse concludeerde men dat er in de komende 10 jaar, 100 beroepspersoneelsleden bij zullen moeten komen om gegarandeerd met de wettelijke voorziene personele middelen te kunnen vertrekken. Het afsluiten van een nieuwe Service Level Agreement (SLA) is van belang om een zinvolle analyse te kunnen maken. Momenteel wordt gebruik gemaakt van de normtijden die vooropgesteld werden tijdens de prezonale fase Voorafgaande Interventieplannen (VIP) Er werd wegens een gebrek aan prioriteit nog een beleid hieromtrent uitgewerkt Bemerkingen Toelichting De risicoanalyse vormt de basis bij het opstellen van een meerjarenbeleidsplan en het operationeel organisatieschema. Er dienen stelselmatig accurate gegevens te worden gegenereerd (zie zonale dispatching) waarop deze analyse gebaseerd kan worden. Verschillende statistisch relevante analyses worden hierdoor mogelijk.

10 10 VIP Hoewel er begrip kan worden opgebracht voor de grote werklast die de eerste fase van de zonevorming met zich meebracht, kan het belang van deze interventieplannen, zeker in de context van de hulpverleningszone, en zoals aangegeven in het Verslag aan de Koning bij het Koninklijk Besluit van 19 december 2014, niet onderschat worden. De nieuwe verantwoordelijke wordt dan ook aangemoedigd om spoedig een beleid hieromtrent uit te werken en te implementeren. 4.2 Preventie Vaststellingen Technische brandpreventie in kader adviezen Er zijn vier burgers preventionisten in dienst die een groot deel van het werk voor hun rekening nemen. Het verdelen van de preventiedossiers wordt zonaal aangestuurd en de verantwoordelijke voor dit beleidsdomein probeert de kwaliteit te bewaken. Om de werking te versnellen is men bezig met aanpassingen zoals o.a. het voorzien van de mogelijkheid om digitale handtekeningen en de digitale afhandeling van dossiers. Er wordt gewerkt aan een eenvormig politiereglement voor horeca Sensibiliserende brandpreventie De zonale trekker van sensibiliserende brandpreventie zal een volwaardig beleid hieromtrent uitwerken voor de zone Vlaams- Brabant Oost en mogelijk ook voor andere zones via het brandweernetwerk Bemerkingen 4.3 Preparatie Opleiding & oefenen Een globaal beleid rond VTO (Vorming Training en Opleiding) wordt stelselmatig verder uitgewerkt en ingevoerd. Vanaf 2017 zal volgens nieuwe principes gewerkt worden en vanaf 2018 zal het plan strikt uitgevoerd worden. Men zal in de zone kunnen blijven voldoen aan de wettelijk opgelegde minima aangaande opleiding en oefenen. De VTO verantwoordelijke volgt de oefenmomenten van de personeelsleden op. Er wordt echter nog niet in alle posten gewerkt met hetzelfde registratiesysteem, wat het werk bemoeilijkt. Voor de permanente opleiding worden een aantal zonale thema s (18 uren) opgelegd en worden er een aantal oefeningen volledig lokaal uitgewerkt (6 uren). De oefenkalenders worden jaarlijks naar de zonale werkgroep VTO gestuurd voor goedkeuring. De oefenkalenders worden gedeeld met de andere posten zodat dezelfde oefeningen ook in andere posten gevolgd kunnen worden. De lokale verantwoordelijke voor VTO regelt de organisatie en de registratie van de oefeningen. Om het half jaar wordt een stand van zaken gevraagd van de opvolging van de gevolgde oefeningen.

11 11 Enkel gunstig beoordeelde oefeningen tellen mee als een gevolgde oefening. Er is een reglement van kracht dat het eventuele inhalen van oefeningen en de gevolgen bij tekorten regelt. Er zijn zonaal fiches, opleidingskaarten, lesbrieven en PowerPointpresentaties beschikbaar. Er is geen (georganiseerde) kwaliteitsbewaking van de lesgevers. De meesten kregen echter een specifieke opleiding (FOROP) en (onder)officieren volgen elkaars oefeningen. De software voor de opvolging van de permanente vorming is voor verbetering vatbaar. Voortgezette opleiding (waaronder 8 uren warme praktijk), die voornamelijk doorgaat in de brandweerschool (Pivo), wordt steeds beoordeeld door de lesgever. Deze resultaten zijn beschikbaar op een computerplatvorm dat gedeeld wordt met de brandweerschool. Indien er problemen zijn wordt de postverantwoordelijke ingelicht zodat hieraan gevolg gegeven kan worden. Indien men niet voldoet voor bepaalde opleidingen of oefeningen zal de inzetbaarheid van het personeelslid beperkt worden. Over de lijst met taken voor beperkte inzetbaarheid moet nog een consensus bekomen worden. O.a. of bepaalde taken door beroepspersoneel in dagdienst dan wel in shiften uitgevoerd dienen te worden is nog een bron van discussie. Ook voor vrijwilligers zal een dergelijke lijst opgemaakt worden Fysieke conditie Er ligt een voorstel omtrent een beleid op tafel maar de discussies zijn nog niet rond Persoonlijke Beschermingsmiddelen Er is een zonale werkgroep die opvolgt of iedereen over de nodige PBM kan beschikken. Er werd nieuwe interventiekledij aangekocht waarvan het onderhoud geregistreerd wordt Materiaal Rollend materieel: Voor de aankoop en het onderhoud van nieuwe voertuigen werd een plan opgesteld. Alle aankoopdossiers worden zonaal behandeld. Een beleid voor het onderhoud van het rollend materieel moet nog uitgewerkt worden. Zo is het nog niet duidelijk wat men in eigen beheer wenst te doen en wat men zal uitbesteden. Er is een samenhang met de onduidelijkheid over de toekomst van de verschillende kazernes binnen de zone. Niet-rollend materieel: Kazernering Er werden reeds verschillende zonale onderhoudscontracten afgesloten maar dit kan nog verder uitgewerkt worden. Er werd nog geen definitieve beslissing genomen omtrent de locaties voor het onderhoud van perslucht. Het meeste nieuwe materiaal wordt centraal geleverd en dan verdeeld over de posten. Een verhuis van de ondersteunende diensten wordt overwogen door een plaatsgebrek in de huidige post Leuven. Mogelijk kan een deel van de administratie ondergebracht worden in gebouwen van de gemeente Herent, waar dan ook een centraal magazijn gehuurd zou kunnen worden. Deze mogelijkheid wordt nog onderzocht. Er is nog geen financiële overeenkomst voor het onroerend goed van de zone, wat betekent ook dat er nog grote onduidelijkheid is met betrekking tot de locatie en functionaliteiten van de verschillende posten. Voor 1 september dient een oplossing gevonden te worden voor de huisvesting van de financiële dienst Bemerkingen Toelichting

12 Dispatching Kazernering VTO 12 Een beleid rond VTO krijgt stelselmatig uitgerold binnen de zone en krijgt stilaan vorm. De technische ondersteuning (ICT) wordt nog als een belemmerende factor beschouwd en verdient de nodige aandacht. Het ontbreken van beslissingen over een plan rond kazernering maakt het zeer moeilijk om een toekomstgericht beleid uit te werken aangaande logistiek, personeel, materieel, 4.4 Uitvoering Vaststellingen Dispatching Er wordt nu in eerste instantie uitgekeken naar een zonale dispatching. Een capaciteitsprobleem wordt aangehaald als voornaamste reden waarom dit dossier nauwelijks vordert. Een project dat reeds in de prezonale fase werd opgestart is nooit afgewerkt. Een zonale dispatching is noodzakelijk om te kunnen uitrukken in een netwerk van posten en om een degelijk zicht te krijgen op de reële beschikbare middelen en uitrukgegevens binnen de zone Alarmering Een zonale dispatching vereist overal zelfde werking. De beschikbaarheidssystemen werken nog niet overal met dezelfde principes. Oproepprocedures verschillen nog van post tot post Bemerkingen Toelichting De brandweerinspectie dringt erop aan om spoedig een visie te ontwikkelen en goed te keuren om tot een zonaal of supra zonaal aangestuurde dispatching te kunnen komen. Zonder een permanent zicht op de beschikbare middelen (zowel personele- als materiele middelen) en de mogelijkheid om deze centraal aan te sturen is een volwaardige werking in een netwerk van posten niet mogelijk. Een netwerk van posten biedt de enige garantie op het daadwerkelijk versturen van de snelst beschikbare adequate middelen wat noodzakelijk is om een zo groot mogelijke graad van veiligheid voor uw burgers te kunnen garanderen. Een zonale dispatching is echter niet enkel van belang voor de veiligheid van de burger, het is bovendien de beste manier om accurate en betrouwbare gegevens te verzamelen die een doordacht en onderbouwd beleid mogelijk maken. 5 Besluit Het ontbreken van een meerjarenbeleidsplan hypothekeert in grote mate de zonale werking. Het nemen van een aantal cruciale beslissingen is essentieel om op alle beleidsdomeinen op een zinvolle manier aan een nieuwe zonale organisatie te werken. Belangrijk hierbij zijn o.a. een overeenkomst over het vastgoed binnen de zone, een daaraan verbonden visie over de toekomstige kazernes, een beleidskeuze aangaande de dringende medische hulpverlening en de installatie van een zonale dispatching. De zoneraad zal bij het goedkeuren van een

13 13 meerjarenbeleidsplan moeten kiezen welke dienstverlening ze wil aanbieden aan zijn burgers en dit in relatie tot de bijhorende financiële kost. Er dienen dus dringend knopen doorgehakt te worden want de veiligheid van de manschappen en de burgers dreigen in het gedrang te komen. Momenteel wordt er immers nog niet altijd uitgerukt volgens de vooropgestelde minima, die als doel hebben om de veiligheid van de manschappen en de kwaliteit van de dienstverlening te garanderen. Deze minima voor uitrukken in het kader van de Snelste Adequate Hulp 7 kwamen tot stand onder impuls van de brandweer. Momenteel is het voor de zone Vlaams-Brabant Oost nog niet duidelijk hoe men zich zal organiseren om er toe te komen dat deze minima gerespecteerd zullen kunnen worden. 7 Koninklijk Besluit van 10 november 2012 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de snelste adequate hulp en van de adequate middelen.