Datum vergadering gemeenteraad Voorstelnummer Agendapunt

Transcriptie

1 Datum vergadering gemeenteraad Voorstelnummer Agendapunt 1 maart 2016 RV/16/00655 Z Voorstel ingebracht door Portefeuillehouder Begrotingsprogramma Beheerproduct Onderwerp M.J. van Olderen A.M. Vreman Samenlevingszaken Brede School Maurik Kredietaanvraag voor het oplossen van de klimaatproblemen Brede School Maurik Geacht raadslid, Voorgesteld besluit (alle bedragen zijn inclusief BTW): 1. Een krediet van ,-- beschikbaar te stellen voor het oplossen van de problemen met de klimaatinstallatie. Daarbij te kiezen voor aanpassing van de bestaande klimaatinstallatie, inclusief de warmte koude opslag (WKO). 2. De investering af te schrijven in 15 jaar (de kapitaalslasten zijn opgenomen in de meerjarenbegroting 2016). 3. Een bedrag beschikbaar te stellen van ,-- voor werkzaamheden voor achterstallig onderhoud, opleveringszaken en bijkomende werkzaamheden en deze te dekken uit de voorziening Integraal Huisvestings Plan (IHP). 4. Een bedrag beschikbaar te stellen van ,-- voor de kosten van inhuur en het voorbereiden en uitvoeren van de aanbesteding. Een bedrag van ,-- te dekken uit de post onvoorzien en het bedrag van ,-- te dekken uit de voorziening IHP. 5. Vast te stellen de begrotingswijziging 2016, nummer 4. Samenvatting van het voorstel De gemeente kampt al enige jaren met problemen met de klimaatinstallaties in de Brede School Maurik. Voor het herstel en weer goed laten functioneren van de installaties is een investeringskrediet nodig van ,--. Voor bijkomende werkzaamheden, achterstallig onderhoud en oplevingszaken is ,-- nodig. Dit bedrag wordt gedekt uit het IHP. Om alle herstelwerkzaamheden, de aanbesteding en overige werkzaamheden in goede banen te leiden, wordt voorgesteld de kosten van inhuur ,-- te dekken uit de post onvoorzien. De kosten van de aanbestedingsprocedure ,-- te dekken uit de voorziening IHP. HOOFDLIJNEN 1. Wat is de aanleiding van dit voorstel en wat is het (wettelijk) beleidskader? In de raadsvergadering van 19 januari 2016 is het volgende amendement aangenomen: het college op te dragen om op zeer korte termijn te komen met een kwalitatieve en financiële onderbouwing van de oplossingsrichtingen voor de klimaatinstallatie en deze voor te leggen aan de raad. Voorstel raad nr. RV/16/

2 De gemeente is eigenaar van de Brede School. En dus formeel eindverantwoordelijk voor de opleverstaat van het gebouw en de daarbij behorende installaties. Als uitvoering van het amendement is een Matrix opgesteld. Daarin aangegeven de oplossingen (technisch en financieel) voor het aanpassen van de bestaande klimaatinstallatie, inclusief WKOopslag en de ombouw naar een conventionele klimaatinstallatie met warmteopwekking door CVketels en toevoeging van een koelmachine voor de noodzakelijke koeling. Onder punt 2 wordt de keuze uitgelegd waarom wordt gekozen voor aanpassing van de bestaande klimaatinstallatie, inclusief WKO-opslag. De bedragen voor de werkzaamheden in de Matrix zijn gebaseerd op realiteit en inschatting op basis van tot nu toe bekende gegevens en aannames uit ervaring. De kosten voor het aanpassen en het herstellen van de klimaatinstallatie, inclusief WKO-opslag worden geraamd op ,--. Andere kosten behalve het herstel van de klimaatinstallatie zijn: - De opleverpunten inclusief achterstallig onderhoud, zoals vermeld in eerdere raadsvoorstellen, zijn afgerond. Met de schoolbesturen is hierover overeenstemming (bouwkundig) bereikt. Nog twee werkzaamheden worden uitgevoerd. Het plaatsen van nieuw glas in de entree en het actualiseren van de meerjarenonderhoudsplanning. Beide zijn reeds in opdracht gegeven. Naar verwachting wordt begin maart 2016 het glas geplaatst. De meerjarenonderhoudsplanning wordt opgesteld nadat er duidelijkheid is over de klimaatinstallatie. De kosten van de werkzaamheden voor beide klussen bedragen totaal ,--. - Het onder punt 4 gevraagde bedrag van ,-- is voor beide varianten gelijk en wordt als volgt gespecificeerd: o ,-- is nodig voor de inhuur van specialistische kennis. Deze kennis zal worden ingezet op het gebied van inhoudelijk vormgeven van de aanbesteding, herschrijven technisch werktuigbouwkundig bestek en enginering (gedetailleerde uitwerking) van de werkzaamheden inclusief eindcontrole bij oplevering; o ,-- is nodig voor de procesmatige begeleiding en coördinatie tussen gemeente en uitvoerende partijen gedurende het aanbestedingstraject, de technische voorbereiding en de uitvoering - In overleg met de gebruikers worden de noodzakelijke voorzieningen voor het acceptabel houden van de binnenklimaatomstandigheden, voor zover dit reëel en mogelijk is onder de huidige omstandigheden door de gemeente bekostigd. Dit uitsluitend gedurende de periode dat de installatie niet naar behoren functioneert. - Zoals blijkt uit het Memorandum Raadsonderzoek gemeente Buren van 6 januari 2016 zijn er verschillende oorzaken aangewezen waardoor er geen goede oplevering heeft plaatsgevonden. Met de gebruikers is een lijst met opleverpunten gemaakt. Deze opleverpunten zijn inmiddels verholpen. Dit geldt ook voor de bouwkundige punten van onderhoud dat had moeten plaatsen. Eventuele overige punten met betrekking tot het onderhoud lossen we op via een nog te bepalen onderhoudsbudget in het meerjarenonderhoudsprogramma. Deze punten worden dan meegenomen in de financiële verdeling van het onderhoud tussen de gemeente en de scholen in de nog op te richten beheerstichting. De bedragen in het voorgestelde besluit onder punt 3 zijn veranderd in vergelijk met eerdere voorstellen. De motivering daarvan is verwerkt in de financiële paragraaf. 2. Wat is het beoogde effect; wat willen we bereiken? En waarom op deze manier? Het effect van de gevraagde besluitvorming tweeledig: - het uitvoeren van herstelwerkzaamheden aan de klimaatinstallatie en het aanbesteden van deze werkzaamheden zodat de installatie weer spoedig naar behoren functioneert; Voorstel raad nr. RV/16/

3 - de kosten van herstel van de installatie en aanbestedingskosten zijn hoog. Dat kunnen we niet uit het bestaande budget betalen. Daarom vragen we de raad voor dit onderdeel om een apart krediet. Waarom op deze manier? Op verzoek van de raad is onderzocht of een alternatieve oplossing voor handen is voor de klimaatproblemen Brede School Maurik. Dit onderzoek heeft zich gericht op een vergelijk tussen het herstellen van de huidige klimaatinstallatie met gebruik van warmte en koude opslag versus het ombouwen van de huidige installatie naar een conventionele installatie zonder gebruik te maken van de warmte en koude opslag. Uitgangspunt bij het ombouwen naar een conventionele installatie zijn de geldende eisen voor het binnenklimaat scholen, zoals vastgelegd in het Bouwbesluit. Belangrijk aspect hierbij is dat de conventionele installatie naast het voorzien in voldoende warmteafdracht ook moet voorzien in voldoende koeling en ventilatie. Om een duidelijk beeld te krijgen tussen de diverse voor-en nadelen is een Matrix opgesteld. Die Matrix is als achtergrondinformatie bijgevoegd. Opmerking vooraf bij de Matrix is dat de ramingen, zoals vermeld bij het aanpassen van de huidige klimaatinstallatie, voortkomen uit een bestaande offerte. De bedragen die genoemd worden bij het aanpassen van de huidige installatie zijn gebaseerd op de bedragen uit een eerder aangeboden offerte. Dat zijn dus feitelijke kosten. Bij de conventionele versie zijn het puur ramingen en ligt er geen prijsaanbieding aan ten grondslag. De ramingen zijn gebaseerd op best guess en inschatting op basis van tot nu toe bekende gegevens en aannames uit ervaring. Wezenlijk verschil tussen de beide varianten is dat bij het ombouwen naar een conventionele installatie er moet worden voorzien in een koelinstallatie. Naast de extra kosten en werkzaamheden is dit esthetisch ingrijpend. Afhankelijk van de situering van de koelinstallatie ten opzichte van de afstand naar de bestaande technische ruimte zullen ook de kosten hoger uitvallen naarmate deze afstand groter wordt. Uit de Matrix blijkt dat ombouwen naar een conventionele klimaatinstallatie met cv-ketels en koelmachine een aantal nadelen kent. Dit zijn: De geraamde meerkosten bedragen minimaal ,--; De uiteindelijke veilige opstelplaats voor de koelmachine (incl. koeltoren en geluidwerende schermen) kan de prijs beïnvloeden; Het energieverbruik zal beduidend hoger uitvallen wanneer geen gebruik wordt gemaakt van warmte koude opslag; Huidige componenten dienen verzwaard c.q. verwijderd te worden, waaronder de huidige bronnen die volgens voorschriften gedempt moeten worden hetgeen extra overlast voor de gebruikers geeft; Het aspect van duurzame energieopwekking (primaire argument om te kiezen voor warmte-koude opslag) komt te vervallen; Er wordt afgeweken van het oorspronkelijke programma van eisen en van het verwachtingspatroon van de gebruikers voor de energielasten en gebruikerscomfort. Met inachtneming van de resultaten van het vergelijk tussen het herstellen van de huidige klimaatinstallatie, inclusief warmte-en koudeopslag en het ombouwen naar een conventionele installatie met cv-ketels en koelmachine handhaven wij de kredietaanvraag om de huidige klimaatinstallatie te herstellen. Er zijn twee varianten voor de kredietaanvraag bij uw raad. 1. Het voorstel om het krediet in één keer aan te vragen. Dat is dus voor de aanbestedingsprocedure, de gunning en de uitvoering. Als de offertes hoger zijn, dan het beschikbaar gestelde krediet, wordt er sowieso weer een besluit van uw raad gevraagd om het krediet aan te vullen. Dan is uitvoering overeenkomstig de offerte mogelijk. Een negatief raadsbesluit leidt dan tot aanpassing van de opdracht en een nieuwe aanbesteding. Dus vertraging. 2. Fasering van de kredietaanvraag. Nu krediet voor de voorbereiding en de aanbestedingsprocedure tot aan het maken van de offertekeuze. Vervolgens op basis van Voorstel raad nr. RV/16/

4 de offertes door uw raad een keuze laten maken en het krediet beschikbaar stellen. Het hoeft geen motivering, dat deze variant langere tijd in beslag neemt voordat tot herstelwerkzaamheden wordt overgegaan. 3. Wat zijn de nadelen en/of mogelijke risico s als de raad het voorstel overneemt? De voorgestelde aanpak de huidige klimaatinstallatie te herstellen vereist een forse investering. Ondanks alle zorgvuldigheid is het vooraf niet mogelijk om onvoorziene risico s uit te sluiten. Bouwkundige risico s (bijv. extra hak- en breekwerk) die het optimaal functioneren van de installatie in de weg staan, zijn op dit moment niet te voorzien. De raming is hiervoor niet voldoende te beargumenteren, waardoor we in dit voorstel er geen bedrag aan koppelen. De kans hierop achten wij niet groot, maar wel aanwezig. De bij het project betrokken deskundigen volgen het uitvoeringsproces op de voet, zodat we hier in een vroeg stadium duidelijkheid over krijgen. Door een zorgvuldig tot stand gekomen aanbesteding, waarin de nodige garanties worden gevraagd, zullen die risico s zoveel mogelijk worden uitgesloten. Een tweede nadeel is de overlast voor de gebruikers die de aanpassingen met zich mee brengen. Deze overlast willen we door een zorgvuldige en gefaseerde planning tot een minimum beperken. Tenslotte zal door het te volgen aanbestedingstraject en de nodige voorbereiding het feitelijke herstel niet direct kunnen plaats vinden. Naar verwachting zullen wij gedurende dit winterseizoen en komend zomerseizoen rekening moeten houden met extra maatregelen om respectievelijk bij te verwarmen c.q. te koelen. Uiteraard alleen wanneer de weersomstandigheden dit vereisen. Het inregelen van de bronnen heeft een winter- en zomerseizoen nodig. Het geraamde bedrag voor het herstellen van de klimaatinstallatie met warmte- en koudeopslag ligt onder de Europese aanbestedingsdrempel ( ,-- excl. btw). Volgens de bij de gemeente Buren geldende aanbestedingsregels wordt dan meervoudig onderhands aanbesteed. In de aanbesteding wordt een maximale aanneemsom opgenomen als criterium. Dit borgt dat de gemeente binnen de aanbestedingskaders blijft. Mocht onverhoopt tijdens de aanbesteding blijken dat het niet mogelijk is om onder de maximale aanneemsom te blijven, dan komen wij daarop bij de raad terug. 4. Wat betekent het als de raad dit voorstel niet overneemt? Wanneer de raad besluit het gevraagde krediet niet te verstrekken, blijven de problemen met het binnenklimaat van de school voortbestaan. De meest kwetsbare doelgroep blijft hier hinder van ondervinden en de klachten zullen voortduren of zelfs toenemen. De gebruikers zullen de afweging maken over te gaan tot het indienen van schadeclaims of zullen anderszins maatregelen treffen. Ook spreken de schoolbesturen niet meer met de gemeente over het oprichten van een beheersstichting, zolang er geen oplossing is voor de klimaatinstallatie. 5. Is het een begrotingswijziging? Ja, begrotingswijziging 2016 nummer 4. TOELICHTING EN UITVOERING 6. Beleidskader De gemeente is krachtens de Wet op het Primair Onderwijs is in financiële zin (eind)verantwoordelijk voor het huisvesten van scholen voor Primair Onderwijs. Ook moet het gebouw voldoen aan de eisen van het Bouwbesluit. 7. Effectmeting, planning en evaluatie Het effect van de werkzaamheden is na de afronding van de werkzaamheden direct te meten. De installaties worden op dat moment gekeurd en de meetresultaten zijn dan eveneens bekend. De planning van de werkzaamheden is nog niet bekend. Nadat de raad het krediet heeft goedgekeurd start het college met de aanbestedingsprocedure. Voor het inregelen van de bronnen is een warmte- en een koude seizoen nodig. Wanneer de installatie hersteld is, zal het dus nog een jaar duren voordat de volledige duurzaamheid van de installatie (lees koude warmte opslag) benut kan worden. Voorstel raad nr. RV/16/

5 8. Financiën (bedragen zijn incl. BTW) In november 2015 stelde u via het aanvullend voorstel bij de begroting 2016 (RV/15/00608) structureel ,-- aan kapitaallasten beschikbaar. Hiermee is dekking ter hoogte van het gevraagde krediet van ,-- aanwezig in de meerjarenbegroting Waarom is het eerder gevraagde bedrag van ,-- lager? Ten opzicht van het vorige raadsvoorstel vroegen we u ,-- beschikbaar te stellen voor uitgevoerde werkzaamheden voor achterstallig onderhoud, opleveringszaken en bijkomende werkzaamheden en deze te dekken uit de voorziening Integraal Huisvestings Plan (IHP). Omdat u in 2015 geen besluit nam over de dekking, mochten we deze kosten niet ten laste van de voorziening IHP brengen. Dit is conform de begrotingsvoorschriften. De gemaakte kosten (ca ,--) maken nu onderdeel uit van het rekeningresultaat De uitgevoerde werkzaamheden zijn o.a. ophalen bestrating, vervangen kitwerk, schuren en aflakken kozijnen binnenkant, afmaken bliksembeveiliging, aanbrengen trapleuningen en revisie splitunit serverruimte. Wat is het effect van het voorstel voor de voorziening IHP? Doordat een groot gedeelte van de kosten voor uitgevoerde werkzaamheden voor achterstallig onderhoud, opleveringszaken en bijkomende werkzaamheden in 2015 zijn verantwoord, blijft het restant bedrag in de voorziening IHP beschikbaar. We stellen u voor om de kosten (ad ,- -) voor de laatste opleverpunten ten laste van de voorziening IHP te brengen. Ook de kosten voor het uitvoeren van de aanbestedingsprocedure ad ,- stellen we voor ten laste van de voorziening IHP te brengen. In de voorziening IHP resteert na het uitvoeren van deze werkzaamheden nog een bedrag van ,--. Stand voorziening IHP per 01/01/ lopende verplichtingen uit /- (overige scholen binnen gemeente) Restant na verplichtingen Kosten Brede school: - opleveringszaken - aanbestedingsprocedure /- Restant na kosten Brede school In een eerder raadsvoorstel stelden we u voor de kosten voor het uitvoeren van de aanbestedingsprocedure ten laste van het rekeningresultaat 2016 te brengen. Hiermee zou het verwachte rekeningresultaat ,-- negatief zijn. Dit is niet wenselijk, maar een andere dekking was eerder niet mogelijk. Doordat een gedeelte van de kosten in 2015 zijn verantwoord kunnen we nu een andere dekking voorstellen. Het verwachte rekeningresultaat 2016 van ,-- blijft hierdoor beschikbaar. Wat is het effect van het voorstel voor de post onvoorzien? We stellen u voor de kosten voor inhuur ad ,-- ten laste van de post onvoorzien 2016 te brengen. De post onvoorzien bedraagt na akkoord ,--. Stand post onvoorzien per 01/01/ Raadsvoorstel Brede School (01/03/2016): - kosten inhuur /- Stand post onvoorzien na besluitvorming Voor de resterende negen maanden is er nog een kleine buffer van ,-- voor onvoorziene uitgaven beschikbaar. Samen met het verwachte rekeningresultaat 2016 ad ,-- is de totale buffer voor ,--. Voorstel raad nr. RV/16/

6 9. Communicatie Alle gebruikers zijn geïnformeerd over de voorgenomen renovatie en aanpassingen van de klimaatinstallatie. Zodra het gevraagde krediet door de raad is verstrekt worden alle gebruikers nader geïnformeerd over de planning. 10. Burgerparticipatie Met de hoofdgebruikers van de school vond en vindt regelmatig overleg plaats over de opleverings- en verwarmingsperikelen. De schooldirectie, de ouders en de overige gebruikers worden voordat de werkzaamheden plaatsvinden eveneens geïnformeerd over de start, de planning en de voortgang. 11. Deregulering Dit besluit heeft geen invloed op de hoeveelheid regelgeving in de gemeente. 12. Achtergrondinformatie - Matrix met kwalitatieve en financiële onderbouw van oplossingsrichtingen klimaatinstallatie. - Aanbesteding. - Begrotingswijziging 2016, nummer 4. Bijlagen: - Raadsbesluit Inlichtingen bij: Naam Afdeling B. Rothuizen Ruimte Voorstel raad nr. RV/16/

7 Datum vergadering gemeenteraad Voorstelnummer Agendapunt 1 maart 2016 RV/16/ Onderwerp Kredietaanvraag voor het oplossen van de klimaatproblemen Brede School Maurik De Gemeenteraad van Buren; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 16 februari 2016; Besluit (alle bedragen zijn inclusief BTW): 1. een krediet van ,-- beschikbaar te stellen voor het oplossen van de problemen met de klimaatinstallatie. Daarbij te kiezen voor aanpassing van de bestaande klimaatinstallatie, inclusief de warmte koude opslag (WKO). 2. De investering af te schrijven in 15 jaar (de kapitaalslasten zijn opgenomen in de meerjarenbegroting 2016). 3. Een bedrag beschikbaar te stellen van ,-- voor de uitgevoerde werkzaamheden voor achterstallig onderhoud, opleveringszaken en bijkomende werkzaamheden en deze te dekken uit de voorziening Integraal Huisvestings Plan (IHP). 4. Een bedrag beschikbaar te stellen van ,-- voor de kosten van inhuur en het voorbereiden en uitvoeren van de aanbesteding. Een bedrag van ,-- te dekken uit de post onvoorzien en het bedrag van ,-- te dekken uit de voorziening IHP. 5. Vast te stellen de begrotingswijziging 2016, nummer 4. Vastgesteld in de openbare vergadering van 1 maart 2016 De griffier, De voorzitter, G. van Droffelaar J.A. de Boer MSc Voorstel raad nr. RV/16/