Functieboek Griffie 2016

Transcriptie

1 1 Functieboek Griffie 2016 Inleiding Het presidium heeft in zijn rol als werkgeverscommissie van de raad op 13 november 2015 de griffier opdracht gegeven om een voorstel voor nieuwe functieprofielen en bijbehorende waardering (samen het functieboek) op te stellen voor de griffie. Aanleiding voor de opdracht zijn: - de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen die gevolgen hebben voor wat van de raad en daardoor van de griffie wordt verwacht; - het huidige functieboek dat incompleet en niet meer actueel is; - de brief van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, Raadslid.Nu, van 12 oktober 2015, waarin aandacht wordt gevraagd voor de werkgeversrol van de raad als het gaat om inpassing van het functieprofiel van de griffier volgens het voor gemeenten aanbevolen systeem HR21. In deze notitie worden achtereenvolgens de huidige situatie beschreven en de stand van zaken op het gebied van functiebeschrijvingen en functiewaarderingen (waaronder HR21). Vervolgens de gewijzigde en verwachte wensen en behoeften van de raad, de Purmerendse uitgangspunten, de aanpak van het nieuwe functieboek inclusief het voorstel, de procedure en de rol van het presidium als werkgeverscommissie van de raad. Huidige situatie De functiebeschrijvingen voor de griffie staan in het functieboek van de griffie en hebben als peildatum 1 juli Op dat moment bestond de griffie nog slechts uit de griffier en twee notulisten. In het functieboek zijn daaraan in 2009 de functies raadsadviseur/locogriffier en raadsadviseur toegevoegd. In de periode tot nu toe is er veel veranderd, zowel wat de omvang van de taken en verantwoordelijkheden van de griffie betreft als het niveau waarop wordt geacteerd. Dat was aanleiding om al enkele jaren geleden het functieboek te actualiseren. Bij de uitwerking daarvan stuitten we echter op problemen met het bestaande systeem dat sinds januari 2004 in de organisatie wordt gehanteerd (RATO, ontwikkeld door Buitenhek). De generieke functiebeschrijvingen daarin bleken voor de functies bij de griffie niet goed bruikbaar. De relatie met de politiek als opdrachtgever kwam daarin niet voor en de beschrijvingen waren zo algemeen dat er op geen enkele wijze een griffiemedewerker in te herkennen viel. Eigengemaakte beschrijvingen pasten niet in het systeem en gaven problemen bij het waarderen van de functies volgens het waarderingssysteem. Omdat toen al de verwachting was dat de gemeente Purmerend naar een ander systeem zou overstappen, is er in overleg met de griffiemedewerkers en de afdeling P&O voor gekozen om daarop te wachten met aanpassing van het functieboek van de griffie. Inmiddels heeft ook de college-organisatie zelf in toenemende mate problemen met het huidige systeem en wordt daar in voorkomende gevallen van afgeweken. Het systeem voldoet niet (meer) en wordt ervaren als een keurslijf en als niet meer van deze tijd. Men is op zoek naar een ander systeem, dat flexibeler is en meer passend bij de werkwijze van Purmerend. Het landelijk aanbevolen systeem voor gemeenten, HR21, kent naar de mening van Purmerend een aantal bezwaren waardoor vooralsnog niet voor dat systeem wordt gekozen. De organisatie is weliswaar al geruime tijd op zoek naar een alternatief, maar er is nog steeds geen zicht op een termijn waarop daadwerkelijk een keuze wordt gemaakt. Voor de griffiemedewerkers, en zeker voor degenen die geen of een sterk verouderd profiel hebben (notulist), is langer wachten met aanpassing van het functieboek een ongewenste situatie met het oog op hun rechtspositie. Bezwaren toepassing HR21 HR21 is een functiebeschrijvings- en waarderingssysteem dat is ontwikkeld in opdracht van de VNG door twee bureaus: BuitenhekPlus en Leeuwendaal. RATO, het systeem dat gemeente Purmerend gebruikt, kan als een voorloper van HR21 worden gezien.

2 2 Kenmerkend is dat er een beperkt aantal functies wordt onderscheiden dat op hoofdlijnen is beschreven, vanuit de gedachte dat ambtenaren dan flexibeler kunnen worden ingezet zonder dat er telkens een nieuwe omschrijving moet worden gemaakt. Bovendien wordt zo het overstappen van de ene naar de andere (sub)functie gemakkelijker. Er is geen apart HR21 voor de griffie, omdat men het aantal functies zo beperkt mogelijk wilde houden. Wel is na de nodige discussie de griffier in het functiewaarderingssysteem in een aparte kolom ingedeeld, genaamd Politiek. Alle overige functies bij de griffie moeten worden gevonden bij de functies die in het systeem voor de college-organisatie zitten. Het grote bezwaar daar tegen is dat de politieke component daarin niet is meegewogen en dat doet geen recht aan de functies bij de griffie. Dat is ook de reden dat de raden over het algemeen niet zo geneigd zijn om HR21 toe te passen (constatering van de VNG). Van de griffier en de medewerkers van de griffie worden in het algemeen meer en andere vaardigheden gevraagd dan van ambtenaren in de college-organisatie (de griffieorganisatie is platter, het afbreukrisico is hoger, men moet nee kunnen zeggen tegen hoger geplaatsten, moet kunnen schakelen tussen en verbinden op veel niveaus). Het college opereert op basis van een gezamenlijke verantwoordelijkheid (collegiaal bestuur). De politieke samenstelling van de raad is anders (besturen door verscheidenheid) en er is een krachtenveld aanwezig tussen raadsleden van partijen die een wethouder hebben afgevaardigd en raadsleden van partijen die niet deelnemen aan het college. De meeste ambtenaren werken alleen voor het college, terwijl de griffie voor alle raadsleden werkt. Daarmee functioneert die op het grensvlak tussen college en raad en dat maakt griffie en griffier kwetsbaar. Het afbreukrisico is relatief groot, omdat de griffier en het griffieteam uiteindelijk worden beoordeeld binnen de specifieke politiek-bestuurlijke context waarin zij werkzaam zijn. Het betekent dat ambtenaren op de griffie een grote mate van politieke sensitiviteit aan de dag moeten leggen. Die specifieke context wordt in HR21 niet genoemd en dus ook niet meegewogen in de functiewaarderingen. Een groot bezwaar tegen de bestaande systemen, of dat nu RATO of HR21 is, is dat het draait om het toegepaste puntensysteem dat in een beloning resulteert: hoe meer punten een functiebeschrijving weet te scoren hoe hoger de waardering uitpakt. Om te scoren moeten bepaalde elementen in de tekst voorkomen. In de praktijk levert dat een spanningsveld op: De werkgever raakt verzeild in discussies over de woordkeus; de neiging is om zoveel mogelijk naar de gewenste score toe te schrijven. In die situatie is het voor een griffiemedewerker nadelig dat bijvoorbeeld het element politiek niet voorkomt in de beschrijvingen en niet in de puntenlijst. En omdat de systemen niet van ons zijn, kan dat ook niet worden toegevoegd. Behoeften In een moderne gemeentelijke organisatie veranderen de taken en werkzaamheden van medewerkers sneller dan vroeger, waardoor er behoefte is aan meer flexibiliteit bij het beschrijven en waarderen van de gemeentelijke functies. Voor de griffie geldt daarnaast dat het om een kleine organisatie gaat, waar de breedte van de inzet per medewerker een grote flexibiliteit kent (pure specialisten zijn er niet). De wensen en behoeften die de raad heeft, lopen binnen de raad uiteen en kunnen per raadsperiode verschillen en andere eisen aan kennis en kunde van medewerkers stellen. Dat betekent dat de medewerkers relatief veel in huis moeten hebben om als griffie aan de opdrachten van de raad te kunnen voldoen en de raad de gevraagde ondersteuning te bieden. De gemeenteraad van Purmerend functioneert nu heel anders dan pakweg 10 jaar geleden en dat geldt ook voor de griffie. Gemeenteraden krijgen steeds meer en zwaardere taken en verantwoordelijkheden en hebben met steeds complexere problematiek te maken. Niet in de laatste plaats als het gaat om regionale taken en verantwoordelijkheden. Voor Purmerend komt daar de rol in de SRA/MRA-samenwerking nog bij. Voor de griffier als eerste adviseur

3 3 en ondersteuner van de raad en voor de medewerkers van de griffie heeft die ontwikkeling vanzelfsprekend gevolgen. Dat wordt ook landelijk gesignaleerd. Tijdens het VNG-congres in juni 2016 zijn rapporten gepresenteerd over onderzoeken waarin het functioneren van de raad onder de aandacht wordt gebracht. Daarin wordt samengevat o.a. gesteld dat de raad en de raadsleden om goed en effectief te kunnen functioneren en in positie te worden gebracht, een kwalitatief goede ondersteuning nodig hebben. Een sterke positie van de griffier (en de griffie) is daarvoor noodzakelijk, zo wordt geconcludeerd. Uitgangspunten De raad heeft eerder al (juni 2009) gekozen voor een eigen functieboek voor de griffie. Die keuze blijft onveranderd. Waar het nu om gaat is een eigentijdse benadering van functiebeschrijving en waardering te bepalen die tegemoet komt aan a. de nieuwe werkwijze van de gemeente Purmerend en b. de specifieke kenmerken van de (politiek georiënteerde) griffie-organisatie. Daarbij moeten de valkuilen van de bestaande systemen worden vermeden. Dat neemt niet weg dat daar waar mogelijk aansluiting bij de collegeorganisatie wordt gezocht. Een eigentijdse benadering betekent a. dat rekening wordt gehouden met de boeiende, maar ook onzekere omgeving waarin de griffiemedewerkers werken en b. dat aan de wisselende behoeften die leven bij de raad, het college, de organisatie en de burgers van Purmerend tegemoet wordt gekomen. Een systemische benadering met strakke functiebeschrijvingen past daar niet bij. Het functieboek van de griffie kan daarom niet meer dan een hulpmiddel zijn om functies en functieniveaus in samenhang te positioneren. Het moet ruimte bieden voor taak- en beloningsdifferentiaties, zodat elke medewerker wordt gewaardeerd en beloond naar zijn eigen bijdrage. Het betekent dat taken flexibel worden verdeeld en dat wordt beloond op basis van professioneel functioneren. Dat vergt regelmatig overleg in een open relatie, waarin van beide kanten (raad/werkgeverscommissie-griffier, griffier- griffiemedewerker) verwachtingen en wensen duidelijk worden gemaakt en vertrouwen en veiligheid worden ervaren. Aanpak Functieboek Griffie Het functieboek van de griffie bestaat uit beschrijvingen van de te onderscheiden functies en de waardering van die functies. Beschrijving van de functies Voor de functiebeschrijvingen voor de griffie van Purmerend hebben we aansluiting gezocht bij HR21, het nieuwe systeem voor gemeenten. Het HR21-profiel voor de Griffier (strategische procesgriffier) is als basis gebruikt De raad kiest dan voor een sterke griffier die strategisch-tactisch kan opereren, volwaardige partner is in de driehoek met de burgemeester en de gemeentesecretaris en initiatieven toont. De griffier is strategisch adviseur, procesmanager en netwerkmanager. Dit is zoals op aangeven van de raad de functie in Purmerend wordt ingevuld. Met het oog op de uitbreiding van het aantal raadszetels en de lokale en regionale situatie valt niet te verwachten dat er in de nabije toekomst sprake zal zijn van een lichtere invulling van de functie. De overige griffiefuncties zijn afgeleid van de beschrijving van de functie van de griffier, omdat alle griffiewerkzaamheden daarvan afgeleid zijn. Op deze wijze ontstaat een samenhangend geheel in de functiereeks Politiek. Waardering van de functies De relatie met het loongebouw van de organisatie wordt gelegd door de functiewaardering van de gemeentesecretaris leidend te laten zijn voor de waardering van de griffier. De waardering voor de overige griffiefuncties wordt vervolgens afgeleid van de griffiersfunctie.

4 4 Daar hoeft geen puntensysteem aan te pas te komen. Op basis van de praktijk in gemeenten met griffies van vergelijkbare omvang en met vergelijkbare taken en verantwoordelijkheden kan daar een verstandig besluit over worden genomen. Op deze manier heeft de griffie zijn eigen loongebouw. In verreweg de meeste gemeenten wordt de griffier twee schalen lager beloond dan de gemeentesecretaris, al zijn er enkele uitschieters naar boven en naar beneden. De raadsadviseur/locogriffier zit daar twee schalen onder en het verschil tussen de raadsadviseur/locogriffier en de raadsadviseur is in de meeste gevallen een schaal. De functie secretaris/onderzoeker rekenkamercommissie is een specialistische functie, die naar zijn aard (onafhankelijkheid) vergelijkbaar is met de functie controller en qua niveau met de functie raadsadviseur. Als het om de overige, niet adviserende griffiefuncties gaat, zijn de werkzaamheden erg divers en hangt de inschaling vooral af van het gewenste niveau van functioneren. Van de griffiemedewerker communicatie wordt in dat opzicht een grotere zelfstandigheid en verantwoordelijkheid gevraagd als het om politiek gevoel gaat. De functie griffiemedewerker kent uiteenlopende werkzaamheden en daarin heeft zich waarschijnlijk de grootste aanpassing voorgedaan, mede als gevolg van de digitalisering en het papierloos werken. Het gaat al lang niet meer om eenvoudig administratief werk, maar bijvoorbeeld om webbeheer, het organiseren en begeleiden van activiteiten en het verwerken van alles wat binnenkomt via de website. Een dergelijk niveau van werkzaamheden betekent dat bij de griffie geen lage schalen voorkomen. Het voorgaande vertaald in het functiegebouw van de griffie van Purmerend ziet er dan als volgt uit: Functie naam schaal formatie bijzonderheden Raadsgriffier Gem.secr. -2 Raadsadviseur/locogriffier Griffier -2 Raadsadviseur Locogriffier -1 Secretaris/onderzoeker RKC Griffiemedewerker communicatie (+ 0,12 vacatureruimte) Griffiemedewerker Procedure vaststelling functieboek De raad is het bevoegd gezag voor de griffier en de griffiemedewerkers. Op grond van de Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtbesluit griffie Purmerend 2014 is het presidium gemandateerd om besluiten te nemen over de toepassing en uitvoering van lokale arbeidsvoorwaardenregelingen voor de griffier en de griffiemedewerkers (artikel 5). In artikel 13 van de Verordening staat dat de raad een functieboek vaststelt met daarin de functiebeschrijving en functiewaardering van de functies van de griffier en de griffiemedewerkers met gebruikmaking van dezelfde methode als van toepassing voor de functies in de collegeorganisatie. Nu het functiesysteem van de gemeente Purmerend verouderd is en er nog geen zicht is op een nieuw systeem, is het niet reëel dat voor de griffie de verordening nog steeds op dit punt wordt toegepast. Dat neemt niet weg dat de Gemeenschappelijke Ondernemingsraad (GOR) van de gemeente Purmerend betrokken moet worden in de procedure. Overleg met de afdeling P&O over de in dit geval te volgen procedure levert het volgende traject op.

5 Nadat het presidium het voorstel (voorlopig) heeft vastgesteld, het voorgenomen besluit, wordt het advies van de GOR gevraagd. Bovendien vindt overleg plaats met de professionele partner in het GO (het GO zelf heeft zijn werkzaamheden tijdelijk stopgezet). Hierna kan de definitieve besluitvorming plaatsvinden, wat inhoudt dat het functieboek van de griffie voor een definitief besluit aan de raad wordt voorgelegd. Daarmee is het Functieboek Griffie 2016 (functieprofielen en de waardering) vastgesteld. 5

6 6

7 FUNCTIEPROFIELEN GRIFFIE

8 8 Functiereeks Politiek De griffie ondersteunt de gemeenteraad en bewaakt de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces. De taken worden uitgevoerd in een omgeving die wordt gekenmerkt door politieke dynamiek en waarin sprake is van tegenstrijdige belangen, zowel intern (de raad kent geen collegiaal bestuur, maar heeft als democratisch gekozen bestuur per definitie belangentegenstellingen) als extern. De politieke omgeving waarin de taken worden uitgevoerd, stelt specifieke eisen aan medewerkers. De griffie kent de volgende functies: 01. griffier 02. raadsadviseur/loco-griffier 03. raadsadviseur 04. secretaris/onderzoeker Rekenkamercommissie 05. griffiemedewerker communicatie 06. griffiemedewerker

9 9 FUNCTIEBESCHRIJVING Naam functie: Code: Griffier Eindverantwoordelijk voor het ondersteunen van de gemeenteraad en het bewaken van de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces. Geeft functioneel sturing aan functiehouders en de kwaliteit van producten/diensten buiten de directe hiërarchische invloedssfeer. Er is sprake van politieke dynamiek en veelal tegenstrijdige belangen. Overwegende functiekenmerken: - is eindverantwoordelijk voor de griffie - adviseert en ondersteunt de gemeenteraad en raadscommissies inhoudelijk, procesmatig en logistiek in het kader van de vertegenwoordigende, controlerende en kaderstellende taken en neemt daarin initiatief - levert als eerste adviseur strategisch/tactisch advies en bijstand aan de gemeenteraad en raadscommissies - ontwikkelt, innoveert en bewaakt complexe en bestuurlijke procedures, passend binnen de randvoorwaarden van de instructie voor de griffier - geeft (integraal) leiding aan de medewerkers van de griffie.

10 10 Generieke taken Resultaatgebied 1: Advisering raad - initieert, volgt en evalueert bestuurlijke ontwikkelingen en vertaalt deze in initiatieven, uitvoeringsplannen en voorstellen - bevordert en draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van beleids- en beheersinstrumenten - adviseert over en draagt zorg voor de ontwikkeling en uitvoering van het communicatiebeleid - stuurt en adviseert de raad over strategisch/tactische processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie en begeleidt onderzoeken - draagt zorg voor de integrale toetsing van de aan de raad en raadscommissies voorgelegde adviezen Resultaatgebied 2: Ontwikkeling - ondersteunt de raad bij de totstandkoming van de termijnagenda en de invulling van de beleids- en beheercyclus - draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van procedures en werkprocessen - bevordert en bewaakt de professionele facilitering en invulling van de rol van de raad - bevordert en bewaakt de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces en doet verbetervoorstellen Resultaatgebied 3: Procesmanagement - stuurt, bewaakt en ondersteunt bij de afdoening/naleving van afspraken - draagt zorg voor de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van vergaderingen - realiseert en bewaakt secretariële, administratieve, logistieke en facilitaire ondersteuning - verzorgt en bewaakt de afstemming tussen gemeenteraad en ambtelijke organisatie - voert de regie bij interactieve processen met burgers, bedrijven en/of instellingen Resultaatgebied 4: Netwerken - ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk binnen en buiten de gemeente - initieert en bevordert samenwerking met (externe) organisaties/partijen - beheert contracten met partijen/belanghebbenden - creëert draagvlak voor beleid en treedt op als verbinder van politieke, bestuurlijke en ambtelijke processen - vertegenwoordigt de raad in externe overlegsituaties Resultaatgebied 5: Management - draagt zorg voor het management van de griffie - draagt zorg voor de inzet van mensen en middelen ter realisatie van de producten en diensten - draagt zorg voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van prestaties - draagt zorg voor de deskundigheidsbevordering en innovatie van de organisatie - is bestuurder in de zin van de WOR voor de medewerkers van de griffie Opleidings- en ervaringsniveau - academisch werk- en denkniveau - ruime ervaring met strategisch en tactisch opereren in een complexe politiekbestuurlijke omgeving, bij voorkeur als raadsgriffier, en leidinggevende ervaring

11 11 FUNCTIEBESCHRIJVING Naam functie: Code: Raadsadviseur/Loco-griffier Functiereeks Politiek Overwegende functiekenmerken: - ondersteunt inhoudelijk, procesmatig en logistiek de gemeenteraad en raadscommissies in het kader van de vertegenwoordigende, controlerende en kaderstellende taken - levert tactisch en operationeel advies en bijstand aan de gemeenteraad en raadscommissies - bewaakt bestuurlijke procedures, passend binnen de geldende randvoorwaarden - vervangt de griffier bij diens afwezigheid en verricht specifieke werkzaamheden als locogriffier

12 12 Generieke taken Resultaatgebied 1: Advisering raad en raadscommissies - ontwikkelt en implementeert beheersinstrumenten - adviseert de raad en de raadscommissies over tactische en operationele processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie - toetst de aan de raad en raadscommissies voorgelegde adviezen op kwaliteit, compleetheid en volledigheid van de stukken Resultaatgebied 2: Uitvoering - ondersteunt de raad bij de totstandkoming van de termijnagenda en de invulling van de beleids- en beheercyclus - draagt mede zorg voor de ontwikkeling en implementatie van procedures en werkprocessen - bewaakt de kwaliteit van het bestuurlijke besluitvormingsproces en doet verbetervoorstellen - coördineert en bewaakt de opstelling van beleidsvoorstellen en nota s van de raad Resultaatgebied 3: Procesmatige ondersteuning - verzorgt de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van commissievergaderingen - verzorgt de secretariële, administratieve, logistieke en facilitaire ondersteuning - ondersteunt bij interactieve processen met burgers, bedrijven en/of instellingen Resultaatgebied 4: Netwerken - onderhoudt contacten met partijen/belanghebbenden en zorgt voor afstemming - bevordert en bewaakt samenwerking met (externe) organisaties/partijen Resultaatgebied 5: Management - geeft bij afwezigheid van de griffier leiding aan de medewerkers van de griffie - ondersteunt en adviseert de griffier Opleidings- en ervaringsniveau - academisch werk- en denkniveau - enige jaren ervaring met strategische advisering en procesmanagement in een complexe politiek-bestuurlijke werkomgeving

13 13 FUNCTIEBESCHRIJVING Naam functie: Code: Raadsadviseur Functiereeks Politiek Overwegende functiekenmerken: - ondersteunt inhoudelijk, procesmatig en logistiek de gemeenteraad en raadscommissies in het kader van de vertegenwoordigende, controlerende en kaderstellende taken - levert tactisch en operationeel advies en bijstand aan de gemeenteraad en raadscommissies - bewaakt bestuurlijke procedures, passend binnen de geldende randvoorwaarden

14 14 Generieke taken Resultaatgebied 1: Advisering raad en raadscommissies - ontwikkelt en implementeert beheersinstrumenten - adviseert de raad en de raadscommissies over tactische en operationele processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie - toetst de aan de raad en raadscommissies voorgelegde adviezen op kwaliteit, compleetheid en volledigheid van de stukken Resultaatgebied 2: Uitvoering - ondersteunt de raad bij de totstandkoming van de termijnagenda en de invulling van de beleids- en beheercyclus - draagt mede zorg voor de ontwikkeling en implementatie van procedures en werkprocessen - bewaakt de kwaliteit van het bestuurlijke besluitvormingsproces en doet verbetervoorstellen - coördineert en bewaakt de opstelling van beleidsvoorstellen en nota s van de raad Resultaatgebied 3: Procesmatige ondersteuning - verzorgt de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van commissievergaderingen - verzorgt de secretariële, administratieve, logistieke en facilitaire ondersteuning - ondersteunt bij interactieve processen met burgers, bedrijven en/of instellingen Resultaatgebied 4: Netwerken - onderhoudt contacten met partijen/belanghebbenden en zorgt voor afstemming - bevordert en bewaakt samenwerking met (externe) organisaties/partijen Opleidings- en ervaringsniveau - Academisch werk- en denkniveau - Enige jaren ervaring met strategische advisering en procesmanagement in een politiek-bestuurlijke werkomgeving

15 15 FUNCTIEBESCHRIJVING Naam functie: Code: Secretaris/onderzoeker Rekenkamercommissie Functiereeks Politiek Overwegende functiekenmerken: - ondersteunt inhoudelijk, procesmatig en logistiek de Rekenkamercommissie Purmerend en Beemster bij de uitvoering van haar onafhankelijke onderzoekstaak - voert onderzoeken uit en adviseert de Rekenkamercommissie daarover - bewaakt bestuurlijke procedures, passend binnen de geldende randvoorwaarden

16 16 Generieke taken Resultaatgebied 1: Advisering Rekenkamercommissie - adviseert de Rekenkamercommissie over de uitvoering van haar onafhankelijke onderzoekstaak - doet voorstellen voor de onderzoeksopzet en adviseert de Rekenkamercommissie daarover Resultaatgebied 2: Uitvoering - ondersteunt de Rekenkamercommissie bij de totstandkoming van de (dynamische) groslijst met onderzoeksonderwerpen - voert onderzoek uit op basis van de door de Rekenkamercommissie vastgestelde onderzoeksopzet en schrijft onderzoeksrapporten - verzorgt de informatievoorziening en communicatie over de werkzaamheden van de Rekenkamercommissie Resultaatgebied 3: Procesmatige ondersteuning - verzorgt de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten - organiseert het ambtelijk en bestuurlijk hoor - zorgt voor een adequate interne organisatie van de Rekenkamercommissie - bewaakt het budget en de inzet van middelen en legt daarover periodiek verantwoording af aan de Rekenkamercommissie - ondersteunt bij interactieve processen met burgers, bedrijven en/of instellingen Resultaatgebied 4: Netwerken - onderhoudt contacten met de gemeenten Purmerend en Beemster en overige partijen/belanghebbenden en zorgt voor afstemming - bevordert en bewaakt samenwerking met (externe) organisaties/partijen Opleidings- en ervaringsniveau - Academisch werk- en denkniveau - Enige jaren ervaring met het doen van bedrijfsvoerings- of beleidsonderzoek bij de overheid en met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving en kennis van overheidsfinanciën.

17 17 FUNCTIEBESCHRIJVING Naam functie: Code: Griffiemedewerker Communicatie Functiereeks Politiek Overwegende functiekenmerken: - adviseert over en zorgt voor de uitvoering van werkzaamheden op het gebied van communicatie - voert complexe inhoudelijke, secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit op het eigen vakgebied

18 18 Generieke taken Resultaatgebied 1: Advies - adviseert de griffier en de raadsadviseurs met betrekking tot de communicatie met burgers en organisaties - adviseert over de content van de webpagina van de gemeenteraad en de inzet van (sociale) media Resultaatgebied 2: Inhoudelijke ondersteuning - ondersteunt de griffier en de raadsadviseurs bij de communicatie met burgers en organisaties - signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen voor de uitvoering van het communicatiebeleid Resultaatgebied 3: Uitvoering - schrijft teksten voor de lokale en regionale media - voert de redactie op de inhoud van de pagina s van de gemeenteraad en griffie op internet en intranet - zorgt voor berichten in sociale media - organiseert bijeenkomsten en activiteiten Resultaatgebied 4: Procesbewaking - bewaakt en draagt zorg voor het proces omtrent de periodieke publicaties in het weekblad - bewaakt en draagt zorg voor de videoverslaglegging en uitzending van vergaderingen en bijeenkomsten van de raad en raadscommissies Resultaatgebied 5: Relatiebeheer - onderhoudt contacten met in- en externe partijen/belanghebbenden en zorgt voor afstemming Opleidings- en ervaringsniveau - HBO-niveau - ervaring in een politiek-bestuurlijke werkomgeving

19 19 FUNCTIEBESCHRIJVING Naam functie: Code: Griffiemedewerker Functiereeks Politiek Overwegende functiekenmerken: - voert complexe en/of vakspecialistische inhoudelijke, secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit op het werkterrein van de griffie

20 20 Generieke taken Resultaatgebied 1: Inhoudelijke ondersteuning - biedt inhoudelijke ondersteuning op het werkterrein van de griffie - stelt rapportages en overzichten op - signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen over de dienstverlening van de griffie - draagt zorg voor het functioneel en technisch beheer van het raadsinformatiesysteem Resultaatgebied 2: Secretariaat - draagt zorg voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten - verricht representatieve taken - organiseert bijeenkomsten en activiteiten - organiseert de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda s - verwerkt correspondentie gericht aan de raad en de griffie Resultaatgebied 3: Procesbewaking - bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van besluiten - verricht voortgangscontroles en bewaakt planningen en afspraken - bewaakt en verzorgt de vergoedingssystemen voor raads- en commissieleden Resultaatgebied 4: Administratie - draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) bestanden en systemen - draagt zorg voor de kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van (digitale) informatiestromen en administraties Resultaatgebied 5: Relatiebeheer - onderhoudt contacten met partijen/belanghebbenden en zorgt voor afstemming Opleidings- en ervaringsniveau - MBO-niveau - ervaring in een politiek-bestuurlijke werkomgeving