Bijlage 1 bij besluit III

Transcriptie

1 Bijlage 1 bij besluit III Aangelegenheden welke ingevolge artikel 6, tweede lid van het Mandaatbesluit griffieaangelegenheden Dordrecht 2004 blijven voorbehouden aan de raad en in specifiek genoemde gevallen aan het presidium. B. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden Publiekrecht 1. Het doen van voorstellen aan de raad (door het presidium). 2. Het vaststellen van regels omtrent de griffieorganisatie. 3. Het nemen van een beslissing op bezwaar in rechtspositionele kwesties (voor de griffier: door de raad voor zover het bezwaren tegen beslissingen van het presidium betreffen; voor de overige zaken: het presidium). Privaatrecht Aanbestedingen 1. Het doen van aanbestedingen in het kader van het aan de raad ten dienste staande instrumentarium en daaraan gekoppelde budgetten. Contracten 1. Het besluit tot het aangaan van convenanten, intentieverklaringen, bestuursovereenkomsten etc. 2. Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten met een financiële waarde van Euro of meer 3. Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten indien: a. op grond van de Gemeentewet de raad vooraf over de overeenkomst dient te zijn geïnformeerd en/of omdat de raad daarom heeft verzocht; b. de raad op grond van bepalingen in de Gemeentewet in overeenkomstige situaties door het college in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst kenbaar kan maken omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben; c. de raad terzake om informatie heeft gevraagd; d. redelijkerwijs moet worden aangenomen dat over de overeenkomst negatieve publiciteit zal kunnen ontstaan. Civiele procedures N.v.t. Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen 1. Het besluit tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen. 2. Het aanvragen van surséance van betaling en faillissement 3. Het afgeven van borgstellingen, met dien verstande dat de raad met betrekking tot borgstellingen voor meer dan 1 miljoen Euro vooraf in de gelegenheid wordt gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

2 Machtiging Het ondertekenen van overeenkomsten met een ander bestuursorgaan, waarbij de wederpartij wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, met dien verstande dat in dat geval de burgemeester een machtiging kan verlenen aan de plaatsvervangend voorzitter(s). B. Personeelsaangelegenheden Bevoegdheden t.a.v. individuele personeelsleden (t.a.v. de griffier: de raad en t.a.v. de griffiemedewerkers: het presidium; m.u.v. de bevoegdheden onder 7 en 8 waarvoor het presidium voor allen bevoegd is) 1. Het aanhouden van een ontslagverzoek als strafontslag wordt overwogen; 2. Het aanhouden van een ontslagverzoek totdat er een uitspraak is van de strafrechter of het besluit tot disciplinaire bestraffing onherroepelijk is geworden; 3. Het verlenen van ontslag wegens reorganisatie of verminderde behoefte aan arbeidskrachten; 4. Het verlenen van ontslag op andere gronden dan genoemd in de Basisregeling Arbeidsvoorwaarden Ambtenaren, inclusief het treffen van een ontslagregeling; 5. Het verlenen van strafontslag; 6. Het opleggen van een schorsing. 7. Het (gedeeltelijk) inhouden van salaris tijdens een schorsing; 8. Het inzetten van ambtenaren in geval van een staking bij een particulier bedrijf;

3 Bijlage 2 bij besluit III Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, vijfde lid van het Algemeen mandaatbesluit Dordrecht 2003 blijven voorbehouden aan de griffier A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden Publiekrecht Het nemen van besluiten op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, indien het verzoek om informatie geheel of gedeeltelijk wordt geweigerd. Privaatrecht Aanbestedingen Het nemen van een besluit tot het uitsluiten van een inschrijver terzake van een aanbestedingsprocedure. Contracten Het opleggen van sancties aan opdrachtnemers, anders dan kortingen en boetes die voortvloeien uit de bepalingen van het contract. B. Personeelsaangelegenheden Bevoegdheden t.a.v. individuele griffiemedewerkers: 1. Het aanstellen van medewerkers; 2. Het nemen van arbeidsrechtelijke besluiten ten aanzien van de griffiemedewerkers, inclusief de adjunct-griffier; 3. Het vaststellen van functieniveaus; 4. Het toepassen van de hardheidsclausule van de bezoldigingsregeling; 5. Het toekennen van een waarnemingsvergoeding in bijzondere situaties; 6. Het weigeren van verzoek om roostervrije uren te mogen sparen (functies vanaf schaal 11). 7. Het vaststellen van een overwerkvergoeding en het toekennen van overwerkvergoeding in bijzondere situaties (oorlog, rampen e.d.); 8. Het verlenen van ontslag wegens arbeidsongeschiktheid; 9. Het verlenen van ontslag wegens onbekwaamheid of ongeschiktheid 10. Het verlenen van ontslag op overige gronden, o.a. wegens verlies van vereiste gesteld bij aanstelling; 11. Het verlenen van ontslag indien er geen werk meer is voor ambtenaar na afloop van de bekleding van zijn publiekrechtelijke functie; 12. Het verlenen van tussentijds ontslag uit een tijdelijke aanstelling op een van de andere gronden; 13. Het weigeren van toestemming om nevenwerkzaamheden te verrichten; 14. Het overplaatsen naar een ander organisatieonderdeel;

4 15. Het opleggen van de volgende disciplinaire straffen: a. Het ontzeggen van de toegang tot de kantoren, werkplaatsen of andere arbeidsterreinen, dan wel het verblijf aldaar. b. overplaatsing; c. schorsing zonder of met gedeeltelijk behoud van salaris;schriftelijke berisping. d. Oplegging extra werk. e. Vermindering vakantietegoed. f. Geldboete. g. Inhouding deel salaris. h. Niet toekennen periodieke salarisverhoging, i. Tijdelijke vermindering van salaris 16. Het toepassen van hardheidsclausules van alle door het college vastgestelde (uitvoerings)regelingen, inclusief de Basisregeling arbeidsvoorwaarden gemeentepersoneel Dordrecht; 17. Het aangaan van arbeidsovereenkomsten; 18. Het inlenen van uitzendkrachten.

5 TOELICHTING Mandaatbesluit griffieaangelegenheden Dordrecht Inleiding Er is een aantal redenen waarom er behoefte is aan een nieuwe algemene mandaatregeling, die betrekking heeft op alle organisatieonderdelen van de gemeente Dordrecht en een specifieke regeling voor griffieaangelegenheden. Zo is op 7 maart 2002 is de Wet dualisering gemeentebestuur in werking getreden. Door deze wet is een aantal bevoegdheden van de gemeenteraad overgeheveld naar het college van burgemeester en wethouders. Daarnaast is met ingang van 1 januari 2003 de organisatiestructuur van de gemeente ingrijpend gewijzigd. De laatste op de hele gemeente betrekking hebbende mandaatregeling dateert van december Daarna is een aantal wijzigingsbesluiten vastgesteld. De mandaatregeling is echter nog niet aangepast aan de gevolgen van de dualisering noch aan de gevolgen van de reorganisatie. Daarnaast is de griffie een zelfstandige onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad functionerende eenheid. Deze maakt derhalve geen onderdeel uit van de ambtelijke organisatie in de organisatieverordening maar heeft een specifieke plaats als stafafdeling van de gemeenteraad. Een aspect van een andere orde is dat in de dagelijkse gemeentepraktijk publiek- en privaatrecht niet altijd even consequent van elkaar worden onderscheiden. In deze mandaatregeling worden zowel publiekrechtelijke - als privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen toegekend. Dat betekent dat mandaat wordt verleend om publiekrechtelijke beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (art Awb). In het vervolg van deze toelichting wordt gemakshalve verder echter uitsluitend over mandaat gesproken, tenzij er specifiek aanleiding is om over volmacht of machtiging te spreken. Methodiek De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de methodiek die tot nu toe in de gemeente werd gehanteerd. Tot nu toe is het in de gemeente gebruikelijk om in de mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend positieve en negatieve gevolgen. Positieve gevolgen zijn dat vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke functionaris welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling (bijvoorbeeld uitvoeringsbesluiten op grond van de Destructieverordening Dordrecht 1995) dan is dus uitsluitend het college bevoegd om die besluiten te nemen. Negatieve gevolgen van deze methodiek zijn dat dergelijke mandaatbesluiten snel 'verouderen' en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten of wetten worden juist ingetrokken.

6 Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is. Bovendien past de methodiek niet goed bij de uitgangspunten van integraal management. Die uitgangspunten houden onder meer in dat bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken. In deze mandaatregeling wordt de omgekeerde methodiek toegepast. Alle collegebevoegdheden worden gemandateerd tot op het laagste leidinggevend niveau (teamleider), tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan een ander leidinggevend niveau. Bovendien wordt in de mandaatregeling zo min mogelijk verwezen naar wetsartikelen e.d. Het directe gevolg van deze methode is natuurlijk dat alle bevoegdheden die niet zijn uitgezonderd van het mandaat, zijn gemandateerd tot op teamleiderniveau en dus, zo laag mogelijk in de organisatie. Daarnaast wordt de mandaatregeling minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder gevoelig is voor wijziging in wet- en regelgeving. Soorten mandaat In juridische zin zijn er meerdere vormen van mandaat. Voor deze mandaatregeling is slechts het onderscheid tussen beslismandaat en ondertekeningsmandaat van belang. Deze mandaatregeling regelt het beslismandaat. Dat wil zeggen dat door deze mandaatregeling aan functionarissen de bevoegdheid wordt verleend om namens het college of de burgemeester beslissingen te nemen. Met beslissingen worden hier overigens zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit of het besluit een mandaat aan een functionaris te verlenen of een verleend mandaat juist weer in te trekken. Tegen de laatstgenoemde beslissingen kan geen bezwaar worden aangetekend. Naast het beslismandaat bestaat er ook een ondertekeningsmandaat. Een ondertekeningsmandaat houdt in dat aan een persoon de bevoegdheid wordt verleend om stukken te ondertekenen, waarbij het besluit dat in het stuk is opgenomen door het bestuursorgaan zelf is genomen. De wijze waarop het beslismandaat in de organisatie is geregeld hoeft dus niet noodzakelijkerwijs identiek te zijn aan de wijze waarop het ondertekeningsmandaat is geregeld. Naast deze mandaatregeling zal daarom een apart mandaatbesluit ter ondertekening van stukken worden vastgesteld. Het uitgangspunt daarbij is overigens wel om beide mandaatvormen zoveel mogelijk op gelijke wijze te regelen. 10

7 Integraal management Op 6 augustus 2003 heeft de Raad van State uitspraak gedaan in een zaak tegen de gemeente Maasbree. In die uitspraak heeft de Raad van State zich uitgelaten over een onderdeel van de mandaatregeling van Maasbree in die zin dat een daarin opgenomen passage door de Raad van State "voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk" werd gekwalificeerd, "waardoor zij aanleiding kan geven tot misverstanden". Ook in deze mandaatregeling komen formuleringen voor waarvan een rechter zou kunnen oordelen dat zij voor velerlei uitleg vatbaar zijn en aanleiding kunnen geven tot misverstanden. Daarover kan worden opgemerkt dat dit inherent is aan de behoefte en noodzaak aan enige flexibiliteit in de mandaatregeling om de uitoefening van de taken in de praktijk enigszins uitvoerbaar te houden. De gemeente Dordrecht hanteert de uitgangspunten van Integraal Management als sturingsfilosofie. Dat houdt in dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd, dat de integraal managers (de directeuren) maar ook de onder hen ressorterende functionarissen over die bevoegdheden moeten beschikken om de hen toegekende taken adequaat en efficiënt uit te voeren. Dat impliceert tevens dat het bestuur haar medewerkers het vertrouwen schenkt dat zij op gepaste en verstandige wijze gebruik maken van en omgaan met hun bevoegdheden. De leidinggevende functionarissen worden geacht te kunnen beoordelen wanneer een aangelegenheid hun verantwoordelijkheidsniveau te boven gaat. Waar dat in een incidenteel geval verkeerd wordt ingeschat, heeft dat naar derden geen gevolgen. Immers, de betreffende functionaris was formeel bevoegd. Intern kan de functionaris echter aangesproken worden op een onjuist of onterecht gebruik van zijn bevoegdheden. Artikelgewijze toelichting Artikel 1 Spreekt voor zich. Artikel 2 Lid 1: In dit artikel worden de bevoegdheden die bij de raad berusten, gemandateerd aan het presidium, voor zover het het functioneren en de ondersteuning van de raad en het bestuurlijk gezag over de griffie betreft. Het presidium is op grond van artikel 3 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad belast met deze aangelegenheden. Lid 2: Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het presidium) het mandaat te allen tijde intrekken. Dit maakt het mogelijk dat het presidium beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en geldt 11

8 de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd en ter informatie aan de raad wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig. Artikel 3 Lid 1: In concrete situaties kan het voorkomen dat de griffier een afweging moet maken. Het is zeer goed voorstelbaar dat een kwestie bijvoorbeeld politiek zeer gevoelig ligt. In zo'n situatie kan het zijn dat de griffier op grond van de mandaatregeling bevoegd zou zijn om het besluit te nemen maar dat de politieke aspecten van de kwestie maken dat het in dat geval verstandiger is dat de raad zelf het besluit neemt. De griffier kan immers geen politieke verantwoordelijkheid dragen. Het uitgangspunt van deze mandaatregeling is dat de bevoegdheden zodanig zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau. In artikel 5, derde lid is een niet limitatieve opsomming gegeven van omstandigheden waaronder het mandaat niet van toepassing is. Aangezien de griffier als Integraal Resultaatgericht Manager taken uitvoert van het presidium moet hij ook beschikken over de bevoegdheden van het presidium. Dit lid brengt de hiërarchische positie van de griffier tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden namelijk niet naast de griffier maar via hem verder gemandateerd. Lid 3: In de artikelen 102 tot en met 105 van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan de gemeentesecretaris opgedragen, die van overeenkomstige toepassing zijn op de griffier. Dit lid is opgenomen om er geen misverstand over te laten bestaan dat de bevoegdheden die uit die taken voortvloeien niet onder het mandaat vallen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bevoegdheid om stukken die van de raad uitgaan mede te ondertekenen. Artikel 4 Er zijn bevoegdheden die slechts aan een enkele functionaris in de organisatie worden toegekend. Deze bevoegdheden zijn opgenomen in dit artikel en bijlage 2. Voor een aantal regelingen op het gebied van P&O is het van belang dat er één functionaris bevoegd is om uitvoeringsbesluiten te nemen die gemeentebreed gelden. Deze bevoegdheden worden via de griffier aan het hoofd P&O gemandateerd, zoals vergelijkbare bevoegdheden die de onder het college resorterende organisatie betreffen via de gemeentesecretaris aan het hoofd P&O zijn gemandateerd en dus niet rechtstreeks vanuit het college. Ook voor het hoofd P&O geldt dat zij zich altijd de vraag moéten stellen of zij een concreet geval zelf kan afdoen of dat er redenen zijn om dit aan de griffier of het presidium over te laten. Wanneer in een concrete situatie het algemeen personeelsbeleid geschaad dreigt te worden wordt van het hoofd P&O een onafhankelijk advies aan het presidium verwacht op basis waarvan zo nodig de voorzitter van het presidium en de 12

9 portefeuillehouder P&O in overleg treden om een voor het college en presidium aanvaardbare oplossing overeen te komen. 13

10 Artikels De bedoeling van dit artikel spreekt voor zich. Zonder limitatief te kunnen zijn, worden hier bedoeld de budgetten voor: Werkzaamheden en activiteiten van raadscommissies; Communicatie-activiteiten van/namens de gemeenteraad; ICT-faciliteiten voor raad en griffie, waaronder het raadsinformatiesysteem, hardware en Internetabonnementen; De bedrijfsvoering van de griffie, zoals afdelingskosten, Vorming Opleiding en Training, kwaliteitszorg (alleen aan de adjunct-griffier); Artikel 6 Er is een aantal uitzonderingen op het mandaat, te onderscheiden in algemene uitzonderingen en bijzondere uitzonderingen. De algemene uitzonderingen zijn opgenomen in artikel 6, de bijzondere in artikel 9 en in de bijlagen. Lid 1: De algemene uitzonderingen van het eerste lid hebben vooral betrekking op correspondentie met de Kroon, Hoge Colleges van Staat en andere overheidslichamen. Het spreekt voor zich dat officiële correspondentie op dit niveau tussen de bestuursorganen zelf plaatsvindt. Er is overigens geen bezwaar tegen dat niet-officiële correspondentie door ambtenaren wordt ondertekend. Daarbij kan worden gedacht aan uitnodigingen voor vergaderingen, toezending van stukken ter informatie etc. Lid 2: In dit lid wordt verwezen naar de bijzondere uitzonderingen in artikel 9 en in de bijlagen. Lid 3: Gegeven de hiervoor, in de paragraaf Integraal Management aangehaalde uitspraak van de Raad van State is in het derde lid een aantal omstandigheden benoemd waarbij het mandaat in ieder geval niet van toepassing is. Hiermee wordt een poging gedaan om onduidelijkheden zoveel mogelijk te voorkomen. Niettemin worden ook hier begrippen gehanteerd die verschillend kunnen worden geïnterpreteerd, zoals "kritische berichtgeving" en "ingrijpende gevolgen". Dit wordt enerzijds als onvermijdelijk gezien omdat het redelijkerwijs niet mogelijk is om dergelijke begrippen sluitend te omschrijven en anderzijds moeten dergelijke begrippen in hun context worden geïnterpreteerd. In het licht van de ruime ervaring met (de uitvoering van) beleidsprocessen bij de gemeente, mag van de leidinggevende medewerkers van de gemeente worden verwacht dat zij dergelijke begrippen op hun juiste waarde weten te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee kunnen omgaan. Ook hier geldt dat een eventueel onjuiste inschatting geen gevolgen naar derden kan hebben. Lid 4: Dit is een herhaling van artikel 10:6 Awb en hier vooral voor de volledigheid en duidelijkheid naar de eigen organisatie opgenomen. 14

11 Artikel 7 In dit artikel ligt de basis voor het volgen van een mandaatbesluit van het college dat betrekking heeft op het ondertekenen van stukken. Artikel 8 Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen. Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om tarieven vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente. Artikel 9 Lid 1: Om te voorkomen dat over ieder bezwaarschrift van griffiemedewerkers in en door de raad moet worden besloten en om de betrokkenheid van het presidium bij hun bestuurlijke gezagstaak over de griffie tot uitdrukking te brengen, is besloten om de bevoegdheid tot het beslissen op bezwaar aan het presidium op te dragen. Lid 2: De gemeente kent een adviescommissie voor de beroep- en bijzondere bezwaarschriften. Dit is een onafhankelijke commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb. Deze commissie adviseert het college over daartoe in het bijzonder aangewezen bezwaarschriften en het is daarom vanzelfsprekend dat de beslissingen op dergelijke bezwaarschriften in en door het college worden genomen. Dit lid regelt dat bezwaarschriften m.b.t. bevoegdheden van de raad ook worden voorgelegd aan deze commissie, waarna het presidium - of zo nodig de raad - kan beslissen. Artikel 10 Spreekt voor zich. Artikel 11 Spreekt voor zich. 15