De Teamrollen Gespreksleider / voorzitter Schrijver Notulist Algemeen groepslid

Transcriptie

1 De Teamrollen Gespreksleider / voorzitter Tijdens een OGO-groep bijeenkomst heeft één van de studenten als taak het gesprek in goede banen te leiden. De functie van de gespreksleider is: het voorbereiden van de groepsbijeenkomst; taakgerichte functie: structurerende, coördinerende en planningsactiviteiten die ertoe bijdragen dat de groep op gang komt en de informatie-invoer en -verwerking zo goed mogelijk plaats kan vinden; groepsgerichte functie: het bevorderen van het werkklimaat. Schrijver Tijdens een groepsbijeenkomst maakt iedereen zelf aantekeningen over wat besproken en besloten wordt, om te weten wat tussen de OGO-groepsbijeenkomsten aan studieactiviteiten ondernomen moet worden. Tijdens het werken aan een casus is het nuttig om informatie vast te leggen en deze toegankelijk te maken voor de gehele groep. De schrijver doet dit door belangrijke zaken (opsommingen, schema's) te noteren op een bord of een flap-over. De activiteiten van de schrijver zorgen ervoor dat gemaakte opmerkingen niet onder tafel verdwijnen en dat een kader wordt vastgelegd waarin de groep effectief verder kan werken aan een probleem. Notulist De informatie die in de OGO-groep aan bod komt moet in de notulen opgenomen worden. Dit vergemakkelijkt de verslaglegging met betrekking tot een casus. Bij het rouleren van de rollen blijkt het in de praktijk nuttig te zijn dat de notulist in de volgende bijeenkomst als gespreksleider optreedt. De notulist heeft immers goed bijgehouden welke afspraken zijn gemaakt. Algemeen groepslid Van de groepsleden die geen specifieke rol vervullen tijdens een OGO-groepsbijeenkomst, wordt wel een zeer actieve deelname verwacht. Vaak wordt de gespreksleider gezien als de persoon die verantwoordelijk is voor het hele reilen en zeilen van het groepsgesprek. Wanneer het misloopt, wordt dan naar haar of hem gewezen: hij of zij heeft niet ingegrepen, niet samengevat of niet doorgevraagd. Hoewel de gespreksleider een belangrijke rol speelt in het stimuleren en bewaken van de voortgang, moet ieder groepslid hieraan een bijdrage leveren. Dit betekent dat de andere groepsleden ook actief moeten zijn als ze geen gespreksleider zijn: als de discussie moeilijk verloopt of belangrijke punten vergeten worden, is het voor ieder groepslid van belang dat te signaleren en te verhelpen. De specifieke taken van de gespreksleider, zoals richting geven en samenvatten komen pas goed tot hun recht als ook de andere groepsleden hun bijdrage leveren. De vraag kan gesteld worden waarom er dan nog een gespreksleider nodig is als toch alle leden gelijktijdig inhoudelijk deelnemen aan de discussie èn de wijze waarop deze gevoerd wordt. De praktijk wijst echter uit dat deze combinatie erg moeilijk is. Er moet dus iemand zijn die minder direct betrokken is bij de inhoudelijke discussie, maar wel de grote lijn en het groepsproces in de gaten houdt.

2 Tutor Het is de taak van de tutor het probleemgericht functioneren van de studenten en het samenwerkingsproces tussen hen te bevorderen. Uitgangspunt is dat de groep zelf verantwoordelijk is voor zowel het groepsproces als voor de technisch inhoudelijke oplossingen. Samengevat heeft de tutor een aantal rollen: - De rol van stimulator van het probleemgericht functioneren: hij of zij zal op daartoe geëigende momenten de groep stimuleren dieper op de leerstof in te gaan. - De rol van stimulator van het samenwerkingsproces in de OGO-groep: hij of zij houdt de organisatorische voorwaarden die nodig zijn om goed samen te kunnen werken via de probleemgestuurde methode, in het oog. - De rol van beoordelaar van de bijdrage die individuele studenten leveren aan het groepsproces en het inhoudelijk werken aan de casus: hij of zij beoordeelt elk groepslid op verschillende aspecten gerelateerd aan het methodisch aanpakken van problemen en aan het vervullen van de vijf rollen (zie kopje Beoordeling op de site). Door duidelijke afspraken vooraf, door na elke OGO-vergadering te evalueren en feedback te geven over de wijze waarop de groep inhoudelijk en procesmatig samenwerkt, kan de tutor de groepsleden helpen optimaal te functioneren in de OGO-groep. De tutor dient er steeds actief op toe te zien dat duidelijke en relevante zelfstudie-opdrachten worden geformuleerd en dat de terugrapportage niet alleen het voorlezen is van aantekeningen, maar dat de studenten zich trainen in het helder uitleggen en presenteren van de gegevens in de OGO-groep. Voor studenten is dit een goede training voor het toekomstig presenteren in vakkringen. Daarnaast moet de tutor de studenten trainen in het inhoud geven en goed vervullen van de specifieke rollen van gespreksleider, notulist, schrijver en afgevaardigde. Hij of zij moet ervoor zorgen dat de algemene omgangsregels in de groep juist worden gehanteerd en dat er duidelijke afspraken worden gemaakt. Dit biedt studenten een goede voorbereiding op het leiden van vergaderingen en deelnemen aan discussies in toekomstige banen.

3 Vaardigheden voor het succesvol vervullen van de rollen Samenvatten Waarom samenvatten? OGO-groepen kenmerken zich bij het werken aan verschillende soorten casussen door een levendige uitwisseling van gedachten en meningen, vooral bij discussie over nieuwe onderwerpen. Deze situatie kan voor groepsleden erg complex worden door de snelle opeenvolging van wat er gezegd wordt en door onbekendheid met het onderwerp. Vermindering van aandacht door vermoeidheid, afdwalen en het sterk bezig zijn met eigen gedachten zijn van invloed op de mate waarin het besprokene nog gevolgd kan worden. Het is moeilijk om veel informatie tegelijkertijd op te nemen of om onderwerpen uit elkaar te houden (interferentie). Informatie wordt pas goed in het geheugen opgenomen, als de samenhang en betekenis van die informatie duidelijk is. Dit maakt samenvatten noodzakelijk. Een samenvatting is een beknopte weergave van een discussie of een gedeelte van een discussie. Ze bevat in het kort en zo accuraat mogelijk de feiten en ideeën, die in de direct eraan voorafgaande discussie door de verschillende groepsleden naar voren zijn gebracht. Een samenvatting herhaalt wat er aan de orde is geweest en organiseert de informatie. Zo bevordert een samenvatting het leren. Daarnaast werkt samenvatten stimulerend en motiverend. Effecten van samenvatten Een samenvatting richt de aandacht van de studenten op de belangrijkste punten. Een samenvatting stimuleert de belangstelling en werkt belonend voor degene die samengevat wordt. Door samen te vatten ontstaat er een gevoel van betrokkenheid en deelname bij de studenten. Door samen te vatten wordt structuur aan de discussie gegeven en zien de studenten de discussie als een geheel van met elkaar verbonden onderdelen. De samenvatting maakt nadere toelichting van een afzonderlijk groepslid mogelijk wanneer diens inbreng niet goed begrepen is. Samenvatten is belangrijk omdat het stimuleert en structureert. Het kan in een OGO-groep niet vaak genoeg gebruikt worden. Wanneer samenvatten en hoe vaak? Wanneer en hoe vaak er wordt samengevat hangt af van een aantal zaken. Het aantal samenvattingen hangt af van de abstractheid en de mate van structuur van de leerstof. Een samenvatting is op zijn plaats wanneer de aandacht van de groepsleden vermindert. Het geeft de studenten, die iets gemist hebben de gelegenheid weer bij te komen. De aandacht moet dus speciaal op deze momenten gericht worden. Wanneer een samenvatting nodig is hangt af van de logische plaats binnen het gesprek. Een samenvatting is op zijn plaats als een deelonderwerp afgehandeld is. Het is goed om de stof in korte stukken onder te verdelen, waardoor er regelmatig ruimte ontstaat voor een tussentijdse afsluiting. Wat en hoe wordt er samengevat? Een samenvatting moet de essentiële punten van het voorgaande bevatten: Het kan een verkorte weergave zijn van wat er aan de orde was. Bij het oplossen van problemen kan het ook een herhaling van het probleem zijn, waarbij aangegeven wordt welke facetten van het probleem opgelost zijn. Soms kan in het licht van het behandelde een nieuwe formulering van het probleem gevonden worden. De samenvatting hoeft niet alleen te gaan over de afgelopen periode, maar kan ook elementen bevatten van eerdere samenvattingen. Daarnaast kan men zich richten op het samenvatten van wat één groepslid heeft gezegd of wat meerdere groepsleden hebben gezegd. Het is verstandig aan de andere groepsleden te laten merken, dat men een samenvatting wil geven. Begin daarom met zinnetjes als: Als ik de discussie nu probeer samen te vatten:... ; Samengevat:... ; Laten we eens bekijken wat we tot nu toe besproken hebben:.... Een belangrijk punt bij samenvattingen is dat ze eenvoudig en kort van duur moeten zijn. Aan de groepsleden moet duidelijk zijn dat hun bijdragen samengevat worden. De samenvatting behoort dan ook recht te doen aan ieders uitspraken. Als ze langer duurt dan de hele discussie verliest ze haar functie. Concentreer je op de kerngedachte. Ze mag ook niets bevatten dat niet gezegd is.

4 Diagrammen: deze ordeningsvormen zijn vooral van belang wanneer men spreekt over systemen en componenten van systemen. Bijvoorbeeld een organisatiestructuur en -hiërarchie. Schema s: deze ordeningsvormen worden vooral gebruikt voor het illustreren van relaties. Ook worden ze gebruikt voor het tonen van een sequentie (bijvoorbeeld flow-chart). Wie vat er samen? Samenvattingen zijn niet uitsluitend het privilege van de gespreksleider. Men moet voorkómen dat bij de overige studenten de indruk ontstaat dat zij niet mogen of hoeven samen te vatten. Iedere gespreksdeelnemer mag samenvatten. Naast het verminderen van de dominantie van de gespreksleider kan dit ook een functie hebben in het verdelen van de bijdragen van de studenten. De gespreksleider moet er dan wel op letten, dat er inderdaad samengevat wordt. Hierbij is het belangrijk om de nauwkeurigheid van zo n samenvatting goed te bewaken, omdat juist de samenvatting onthouden (en genotuleerd) moet worden. Actief deelnemen In een OGO-groep die werkt aan een bepaalde casus is er, als het goed gaat, steeds één groepslid tegelijk aan het woord; de andere groepsleden luisteren. Ook hier zou kunnen staan: als het goed gaat. Uit het simpele feit dat iemand niets zegt kunnen we immers niet afleiden dat hij of zij luistert! Actief luisteren Actief luisteren naar de bijdragen van de groepsgenoten is een middel om communicatieproblemen te voorkomen of te beperken. Daarbij moet zowel aandacht geschonken worden aan de inhoud als aan de intenties van de spreker. Hieronder volgen enkele tips die kunnen helpen beter naar elkaars bijdragen in de groep te luisteren. Heb regelmatig oogcontact met de spreker. De gebaren en de gelaatsuitdrukking geven extra informatie over de bedoelingen van de spreker. Concentreren op wat de spreker zegt. Veel mensen hebben de neiging om na enkele zinnen van een betoog al eigen argumenten te gaan verzinnen. Daardoor missen ze een deel van de aangeboden informatie. Ga na of je de spreker goed begrijpt. Dit kan door te zeggen: Als ik het goed begrijp, dan bedoel je... of door een vraag te stellen. De oorspronkelijke spreker krijgt hierdoor de gelegenheid om te bevestigen, te ontkennen of te verduidelijken wat hij of zij eerder bedoeld heeft. Laat zien dat je luistert. Een onbewogen pokerface maakt de spreker vaak zenuwachtig. Reageer bijvoorbeeld met hoofdknikjes of een glimlach. Ga niet met een potlood zitten spelen of uit het raam zitten staren. Informatie geven en vragen Het grootste deel van de tijd die in een OGO-groep besteed wordt aan de behandeling van casussen, wordt gevuld met het geven van en het vragen om informatie. Het goed hanteren van informatie in een OGO-groep is van belang om de discussie over een probleem in goede banen te houden en om het inzicht in de leerstof te verdiepen. Het is belangrijk dat wanneer informatie gegeven wordt, deze aansluit op datgene wat daarvoor in het gesprek aan de orde is geweest. Enige richtlijnen kunnen daarbij behulpzaam zijn. - Probeer je in te leven in de gedachtenwereld (referentiekader) van je toehoorders. - Probeer aan te sluiten op die gedachtenwereld. - Orden het verhaal in hoofd- en bijzaken. - Overweeg of visuele ondersteuning (op bord of flap-over) de informatie kan verhelderen. - Kijk tijdens het spreken de medegroepsleden regelmatig aan en probeer van hun gezicht af te lezen of ze het nog kunnen volgen. - Geef duidelijk aan wanneer je je persoonlijke interpretatie geeft (eigen mening) van bijvoorbeeld een bestudeerde tekst of dat je deze tekst zo objectief mogelijk samenvat. - Geef de andere groepsleden de gelegenheid vragen te stellen. Enige oefening kan helpen deze richtlijnen uit te voeren. Probeer bijvoorbeeld, wanneer een tekst bestudeerd is naar aanleiding van een zelfstudieopdracht, thuis na te denken over de wijze waarop deze informatie het beste overgedragen zou kunnen worden. De keerzijde van het geven van informatie is het vragen om informatie. Het stellen van goede vragen opent vaak perspectieven in een discussie waar die van te voren niet waren. In dat kader is het onderscheid tussen open en gesloten vragen van belang. Gesloten vragen zijn niet zo geschikt om

5 een gesprek op gang te houden, maar zijn wel een goed middel om na te gaan of je eerder gegeven informatie juist geïnterpreteerd hebt. In een OGO-groep zijn beide soorten vragen van belang om de discussie levendig en gestructureerd te laten verlopen. Net als bij informatie geven kunnen we bij informatie vragen een aantal spelregels omschrijven die het vragen stellen in een OGO-groep vergemakkelijken. Sluit de vraag aan bij het gespreksonderwerp? Zijn de vragen als vraag herkenbaar? Zijn de vragen kort, helder en ondubbelzinnig geformuleerd? Het leiden van een groepsgesprek Het functioneren als gespreksleider is een complexe vaardigheid. Het gespreksleiderschap is belangrijk voor een efficiënt gebruik van OGO-groepsbijeenkomsten. Het leiden van een OGO-groep is een activiteit waarmee slechts weinig studenten aan het begin van hun studie vertrouwd zullen zijn. De meeste vaardigheden in het (bege)leiden en voeren van een groepsgesprek hebben vooral te maken met de inhoud, de logische opbouw van het gesprek en het effectief hanteren van procedures. Daarnaast is het echter van belang, als gespreksleider aandacht te besteden aan het proces: datgene wat er tussen individuen gebeurt tijdens het gesprek. De gespreksleider zal aandacht moeten besteden aan de wijze waarop de groepsleden aan het gesprek deelnemen. Een goed samenwerkende groep ontstaat niet zomaar. Meestal duurt het enige bijeenkomsten voordat een groep een min of meer stabiele vorm van samenwerking heeft ontwikkeld. De gespreksleider kan ook aan die ontwikkeling van de groep een bijdrage leveren. Zo kan hij/zij erop letten of iemand zich wel op zijn gemak voelt, of tegenstellingen die aan de oppervlakte komen zich afspelen op het zakelijk of persoonlijk vlak en of er aandacht is voor ieders bijdrage. De gespreksleider kan door het optreden het samenwerkingsverband ook beïnvloeden door bijvoorbeeld groepsleden bij de discussie te betrekken, te vermijden dat iemand platgewalst wordt in een discussie en door de wijze van samenwerking te bespreken. Op die manier kan de gespreksleider ervoor zorgen dat de groepsleden zich niet alleen maar inhoudelijk betrokken voelen bij het thema dat aan de orde is, maar de OGO-groep ook gaan beleven als een samenwerkingsverband dat meer kan opleveren dan alleen kennis. Hieronder volgen een aantal aanwijzingen om de vaardigheden die nodig zijn voor het leiden van een groepsgesprek aan te leren. Voorbereiding van een OGO-groepsbijeenkomst Welke onderwerpen moeten aan de orde komen; wat is de agenda voor die middag. Op de agenda staan de twee hoofdactiviteiten van de OGO-groep: - de uitwisseling van inzichten die verkregen zijn door het uitvoeren van de vorige zelfstudieopdrachten: de rapportage. Als voorbereiding hierop is het nuttig om vlak vóór de bijeenkomst de zelfstudierapportages in OASE door te nemen; - de verdere analyse van de casus, uitmondend in de formulering van nieuwe zelfstudieopdrachten en uiteindelijk leidend tot conclusies. Als er met een nieuwe casus zal worden gestart, is het van belang om de betreffende teksten en de eventuele toelichting in de OGO-informatiemap door te lezen. Kiezen van een werkwijze, maak een globaal verloop van de middag, hoe worden de agendapunten besproken. Geef in de agenda aan hoeveel tijd beschikbaar is voor de bespreking van de verschillende zelfstudieopdrachten en de nieuwe casussen. Wie is de notulist? Natuurlijk moet ook de gespreksleider, net als alle andere groepsleden, aan de zelfstudieopdrachten gewerkt hebben.

6 Taken tijdens de OGO-groeps bijeenkomst Zorgen dat de agendapunten van de middag voor iedereen duidelijk zijn. Werkwijze aangeven. Afspraak maken over discussietijd. Voor zover nog niet in schema vastgelegd: afspreken wie schrijft en wie notuleert. Rapportage van zelfstudie-opdrachten: het is beter om als gespreksleider nog even kort de discussie van de vorige keer te schetsen, die leidde tot het formuleren van de zelfstudieopdrachten, deze opdrachten zelf te noemen en aan te geven op welke wijze de zelfstudieopdrachten besproken gaan worden. Voor een nieuwe casus: Geef in een inleiding aan, waarover de nieuwe casus gaat. Spreek duidelijk af op welke manier de casus aangepakt zal worden. Houd de gekozen werkprocedure ook in de hand. Tijd en agenda bewaken. Eenzijdige discussies en afdwalingen afkappen. Regelmatig korte samenvattingen (laten) geven: per agendapunt een samenvatting en afsluiting. Vergroten informatie-invoer: door te stimuleren dat er vragen gesteld worden, door aandacht te besteden aan afwijkende meningen, door de inbreng van sommige groepsleden te temperen en van andere te stimuleren kan de gespreksleider voorkómen dat de groep te snel naar eenduidige verklaringen of oplossingen zoekt. Doorvragen op vage antwoorden. De bespreking van een nieuwe casus dient uit te monden in de formulering van zelfstudieopdrachten. Afhankelijk van het tijdstip en het jaar: de gespreksleider of de tutor evalueert samen met de groep het inhoudelijk werken aan de casus en het samenwerkingsproces Afsluiting van de bijeenkomst: besluiten en afspraken samenvatten of de notulist laten oplezen. Wanneer de student voor het eerst met de taak van gespreksleider geconfronteerd wordt, zal deze merken dat het niet eenvoudig is alles tegelijkertijd goed in de gaten te houden. Het is dan ook goed om direct daarna met de OGO-groep en de tutor te bespreken wat wel en niet zo goed ging. De reacties van anderen kunnen nuttige informatie bevatten voor een verbetering van de vaardigheden als gespreksleider. Notuleren De informatie die in de OGO-groep aan bod komt, moet in de notulen worden opgenomen. De notulen hoeven geen letterlijk verslag te zijn van de bijdragen van de verschillende groepsleden. Wel heeft de notulist de volgende taken: noteren van aanwezigen; noteren van afspraken en besluiten n.a.v. de afgewerkte agendapunten; beknopt weergeven van de doorlopen stappen van het stappenplan; vanaf het begin van de casus ervoor zorgen dat (delen) van de notulen gebruikt kunnen worden voor de verslaglegging over de casus (verslag, poster, presentatie en dergelijke); notulen beschikbaar maken voor groepsleden en tutor door ze tijdig in je folder in OASE te zetten (zie bijlage).

7 De notulen bevatten een uitwerking volgens de zeven stappen van het stappenplan waarin alle ideeën, conclusies, gemaakte afspraken, informatie uit de literatuur en dergelijke worden vermeld. Het gebruik van bord en flap-over Tijdens een groepsbijeenkomst maakt iedereen zelf aantekeningen over wat besproken en besloten wordt, om te weten wat tussen twee OGO-groepsbijeenkomsten in aan studieactiviteiten ondernomen moet worden. Tijdens het werken aan een casus is het nuttig om informatie vast te leggen en deze toegankelijk te maken voor de gehele groep. De schrijver doet dit door belangrijke zaken te noteren op een bord of een flap-over: mogelijke probleemstellingen inventariseren en de uiteindelijk gekozen formulering vastleggen; ideeën in brainstorm-fase inventariseren en tijdens de fase van het uitdiepen of uitwerken de ideeën in schema brengen; zelfstudie-opdrachten eenduidig vastleggen; resultaten van zelfstudie-opdrachten in schema brengen; hoofdpunten voor de verslaglegging vastleggen. De activiteiten van de schrijver zorgen ervoor dat gemaakte opmerkingen niet onder tafel verdwijnen en dat een kader wordt vastgelegd waarin de groep effectief verder kan werken aan een probleem. Een paar tips voor het gebruik van bord of flap-over: schrijf groot en duidelijk; gebruik trefwoorden die de essentie van de gegeven informatie weergeven gebruik gangbare afkortingen; probeer zoveel mogelijk de informatie die ter tafel komt te structureren via schema's of diagrammen. De groep vertegenwoordigen Voor elk studentenoverleg (zie rooster op Semesterinfo) moet de groep vertegenwoordigd zijn door een afgevaardigde. Aanwezigheid is verplicht! Specifieke taken van de afgevaardigde zijn: voorafgaand aan het studentenoverleg in eigen OGO-groep: vragen en opmerkingen van de groepsleden inventariseren; tijdens het studentenoverleg: deze vragen en opmerkingen inbrengen; opmerkingen en antwoorden op vragen van andere afgevaardigden noteren, met het oog op het belang van de eigen groep; na studentenoverleg in eigen OGO-groep: antwoorden op vragen van de eigen groep en andere relevante zaken rapporteren. Het evalueren van OGO-groepsbijeenkomsten Het is verstandig om in een OGO-groep regelmatig aandacht te schenken aan wat er tot dan toe bereikt is. Dit terugblikken op wat de groep gedaan heeft en op de manier waarop zij inhoudelijk en procesmatig voortgang boekt, wordt evalueren genoemd. De groepsleden en de tutor analyseren wat goed en minder goed gegaan is, proberen oorzaken van knelpunten op te sporen en afspraken te maken over hoe het in de toekomst beter kan gaan. Willen evaluaties vruchtbaar zijn, dan moet aan de volgende vereisten voldaan worden. Er moet een duidelijk onderwerp zijn dat geëvalueerd wordt, bijvoorbeeld de inhoudelijke voortgang of de wijze van samenwerken. Ieder groepslid moet geactiveerd worden om zijn mening te geven. Er moeten duidelijke beslissingen tot handhaving of wijziging van afspraken, gedrag of regels uit de evaluatie voortvloeien. Indien wordt afgesproken iets te veranderen, moeten de effecten van deze wijziging bij een volgende evaluatie besproken worden. Het is belangrijk ook de tutor in de gelegenheid te stellen zijn of haar evaluatie te geven. De tutor kan namelijk meer dan de groepsleden- aandacht schenken aan het observeren van de werkwijze in de groep. Er zijn geen vaste regels te geven over het moment waarop een OGO-groep moet evalueren. Wel is het belangrijk dat de groep bij het begin van de casus afspraken maakt over de manier waarop en de frequentie waarmee er geëvalueerd wordt. In de loop van het de casus kunnen deze afspraken

8 eventueel bijgesteld worden, afhankelijk van de voortgang die de groep boekt en de behoefte aan evaluatie van de groepsleden. Gedurende het 1 e semester, waarin kennis gemaakt wordt met OGO, is het aanbevelenswaardig om aan het eind van iedere bijeenkomst te evalueren. Daarna zal het in het algemeen zinvol zijn na elke twee of drie bijeenkomsten een pas op de plaats te maken.