Briefen en debriefen, voorbereiden en uitvoeren

Transcriptie

1 Briefen en debriefen, voorbereiden en uitvoeren Het procesmodel, de procesbeschrijvingen en de productbeschrijvingen Programmabureau Abrio IGO-proeftuin Tilburg, ism Delft en Zuid-Twente Woerden, 13 november 2003 O M penbaar inisterie

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Doelstelling Te verwachten resultaten Projectorganisatie Leeswijzer Het briefings- en debriefingsproces Inleiding Definitiebepaling Het werkproces Voorbereiden briefen Uitvoeren briefen en debriefen Conclusies en aanbevelingen Conclusies... 7 Bijlage 1 Werkproces, procesbeschrijvingen en productbeschrijvingen... 8 Bijlage 2 Kader voor briefen en debriefen: RWOV

3 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Criminaliteitsbeheersing wordt in het project Informatie Gestuurde Opsporing (IGO) als kerntaak van de politie en het Openbaar Ministerie gezien. Vanuit de probleemanalyse van de samenleving wordt gekomen tot keuzes in de opsporing, die leiden tot een optimale inzet van mensen en middelen met duidelijke benoemde resultaten. Uiteindelijk moeten de resultaten bijdragen tot een veiligere, leefbaardere en integere samenleving. Het resultaat van het project IGO is het ontwerpen, beschrijven en testen van een nieuw sturingsmodel voor de opsporing. 1 Dit in opdracht van de Raad van Hoofdcommissarissen en Board Opsporing. De kern van het sturingsmodel IGO is een sterke koppeling tussen enerzijds het informatie en intelligence proces en anderzijds het proces opsporen. De gedachte hierbij is dat informatie van de omgeving leidend moet zijn voor de interne organisatie van de politie, hier de opsporing. 2 Op deze wijze is het mogelijk heldere keuzes te maken, met name voor, maar ook tijdens en zelfs na een onderzoek, waardoor een maximaal resultaat in de opsporing wordt bereikt. Het project IGO moet antwoord geven op de vraag: doen we de juiste dingen en doen we de juiste dingen goed? Met dit model wordt het lijnmanagement inzicht en ondersteuning gegeven ten behoeve van de besluitvorming bij de sturing van hun organisatie. Voor de uitvoerende medewerkers betekenen de aangereikte hulpmiddelen een ondersteuning van hun vakmanschap. In de visie van IGO is het idee dat er gericht gestuurd wordt op informatie. Dit gericht sturen heeft zowel betrekking op het verzamelen van informatie als ook op het beslissen op grond van informatie(producten). Eén van de meest concrete vertalingen van dit idee is het proces van briefen (welke informatie moet worden verzameld), maar vooral ook debriefen (voldoet de verzamelde informatie in de zin van volledigheid (de 7 gouden W s), betrouwbaarheid, etc). 3 Het briefen heeft nog geen standaard vorm gekregen in de zin van geïdentificeerde processtappen en de daarbij behorende producten en debriefen is momenteel nog geen gemeengoed. Binnen het project IGO van het programma Abrio is daarom dit briefings- en debriefingsproces, voor niveau 1, beschreven en getest. Met name de proeftuin Tilburg (regio Midden en West-Brabant) heeft dit onderwerp in samenspraak met de andere twee level 1-proeftuinen Delft (regio Haaglanden) en Zuid- Twente (regio Twente) en na consultatie van enkele regio s in het land vorm gegeven. 4 Opgemerkt moet worden dat hier het zogenoemde wenkend perspectief van IGO een rol speelt. Het wenkend perspectief houdt in dat IGO een sturingsmodel is dat ook geschikt is voor andere werkprocessen van de politie dan alleen de opsporing, zoals het proces toezichthouden en handhaven (Visiedocument IGO, 2000: 33). Concreet betekent dit dat het briefen en debriefen zowel voor de opsporing als voor proces toezichthouden en handhaven, noodhulp en intake is vormgegeven. In dit briefen en debriefen is een eerste verschuiving van IGO naar Informatie Gestuurde Politie te herkennen. Daar waar het sturingsmodel toepasbaar wordt gemaakt voor andere werkprocessen dan de opsporing vraagt dit met name van het strategische en tactische management actieve participatie bij de weging en toewijzing van activiteiten. Door de verschillende werkprocessen gezamenlijk te belasten met de aanpak van gekozen problemen ontstaat synergie, waardoor het resultaat merkbaar beter wordt dan bij de aanpak in gescheiden processen. En juist het strategisch en tactisch management is gepositioneerd op het snijvlak van die processen en kan als geen ander die synergie bewerkstelligen. 1 Een sturingsmodel maakt het verband zichtbaar tussen strategie, doelen, processen en middelen van een organisatie. Vanuit de strategie worden resultaatdoelstellingen geformuleerd en middelen toegewezen ten behoeve van de verscheidene processen (hier opsporing- en informatieproces), zodat deze processen gestuurd kunnen worden. Wanneer de processen effectief of efficiënt worden uitgevoerd, zal de organisatie haar doelstellingen (resultaten) bereiken. 2 Het sturingsmodel IGO kan ruimer worden toegepast dan sec de opsporing. Opgemerkt wordt, dat in het visiedocument IGO wordt aangegeven, dat IGO een sturingsmodel is dat ook geschikt is voor andere werkprocessen van de politie dan alleen de opsporing, zoals bij voorbeeld het proces toezicht houden en handhaven. Het sturingsmodel IGO is een sturingsmodel dat zowel voor de totale politieorganisatie als voor de ketenorganisatie kan worden ingezet. In het visiedocument IGO wordt dit het wenkend perspectief genoemd (Stuurgroep IGO, 2000:33). De keus die is gemaakt, omwille van de beheersbaarheid van het project IGO, is om het sturingsmodel allereerst alleen uit te werken voor de opsporing. 3 Het briefen houdt in het geven van opdrachten en instructies aan de medewerkers voor wat betreft de activiteiten die, die dag moeten worden uitgevoerd, alsmede de wijze waarop. Het debriefen houdt het controleren of de opdracht op een juiste wijze is volbracht en de informatie die daaruit voortkomt op een juiste wijze is verwerkt, alsmede het eventueel formuleren van een nieuwe opdracht. 4 Er is vooral gebruik gemaakt van het voorbeeld briefen en debriefen Noodhulp van de regio Zuid-Holland-Zuid. Rapportage briefen en debriefen 1

4 1.2 Doelstelling De doelstelling van de gezamenlijke proeftuinen level 1 is, te bereiken dat: het briefen en debriefen, alsmede de voorbereiding van dit briefen en debriefen wordt verbeterd door het beschrijven en testen van zowel de voorbereiding als de uitvoering van het briefen en debriefen. Uitgangspunten bij het ontwerpen en beschrijven van het briefings- en debriefingsproces zijn: De visie, zoals beschreven in Informatie Gestuurde Opsporing van de stuurgroep IGO (2000); De niveaus uit het National Intelligence Model (NCIS, 2000); Procesgericht werken; Referentiekader Werkproces Opsporing en Vervolging (RWOV 1.0); Referentiekader Bedrijfsprocessen Politie (versie voorjaar 2002); Rapportage sturingsmodel IGO (Werkgroep Delta Task, september 2002); Rapportage ordeningskader criminaliteitsanalyse (Werkgroep Criminaliteitsanalyse, september 2002); Rapportage informatie en intelligence (Werkgroep informatie en intelligence, september 2002); Notitie één informatiehuishouding (Programmabureau Abrio, concept mei 2003). 1.3 Te verwachten resultaten Het te bereiken resultaat is een rapportage waarin is beschreven: het procesmodel, de procesbeschrijvingen en productbeschrijvingen van het voorbereiden en uitvoeren van het briefen en debriefen. Opgemerkt moet worden dat het hier specifiek het lokale niveau (district/team) betreft. Verder wordt opgemerkt dat het label dat aan deze beschrijving is gehangen, is: het briefings- en debriefingsproces. 1.4 Projectorganisatie De proeftuinen van niveau 1 vallen binnen het project IGO, dat onderdeel is van het Programma Abrio. Het project IGO kent drie deelprojecten: Project sturingsmodel; o Beschrijven van de rol van de probleemeigenaar / proceseigenaar, stuurploegen en typen criminaliteit dat voor de verantwoordelijkheid is van de drie onderscheiden organisatorisch niveaus. o Procesmodellering RWOV 2.0. Project criminaliteitsanalyse; Project informatie en intelligence. De proeftuinen niveau 1 vallen, voor zover zij betrekking hebben op het beschrijven van de systematiek van het briefings- en debriefingsproces onder het project sturingsmodel, procesmodellering RWOV 2.0. Het uitvoeren van het briefings- en debriefingsproces zelf, valt onder de lijnverantwoordelijkheid van de verschillende korpsen. 1.5 Leeswijzer In het volgende hoofdstuk wordt ingegaan op het proces briefen en debriefen dat is ontwikkeld. In dit hoofdstuk worden de verschillende activiteiten en actoren besproken. Tot slot worden in hoofdstuk drie enkele conclusies en aanbevelingen gedaan. De opstellers van de rapportage hebben ervoor gekozen een aantal zaken als bijlage op te nemen. Bijlage 1 geeft het procesmodel, de procesbeschrijvingen en de productbeschrijvingen weer en in bijlage 2 staat het kader voor briefen en debriefen (RWOV 2.0) beschreven. In deze bijlage wordt ingegaan op de relaties met andere reeds beschreven processen. Rapportage briefen en debriefen 2

5 2 Het briefings- en debriefingsproces 2.1 Inleiding Doelstelling van de proeftuinen niveau 1 van het project IGO is het verbeteren van het aansturen van de primaire werkprocessen (toezicht houden en handhaving, opsporing en noodhulp) zodat betere resultaten kunnen worden geboekt. Eén van wijze waarop zij dat willen bereiken, is door te investeren op de lokale intelligence-organisatie, de veelplegeraanpak en het briefings- en debriefingsproces. Deze rapportage betreft het briefings- en debriefingsproces. Dit proces is een onderdeel van het gehele sturingsmodel 5 zoals dat momenteel is beschreven. In het sturingsmodel wordt een onderscheid gemaakt tussen strategische, tactische en operationele sturing. Het briefings- en debriefingsproces is een onderdeel van de operationele sturing en wordt aangestuurd door de tactische keuzen die worden gemaakt. Eén deel van het briefings en debriefingsproces speelt zich af binnen de intelligence-organisatie, namelijk het voorbereiden van het briefen. Een tweede deel speelt zich af binnen de uitvoeringsorganisatie, namelijk het uitvoeren van het briefen en debriefen. Het ondersteunen van het debriefen kan een activiteit zijn van een medewerker van de intelligence-organisatie. In onderstaande paragrafen wordt nader op het werkproces ingegaan. 2.2 Definitiebepaling In het project zijn de volgende definities gekozen voor briefing en debriefing 6 : Briefing is het geven van essentiële informatie en duidelijke instructies voorafgaand aan de uitvoering van het werk. Debriefing is het leren en verantwoorden van uitgevoerd werk door het terugkoppelen van het resultaat van uitgevoerde acties c.q. werkopdrachten en van verworven informatie, alsmede het terugkoppelen van ervaren verbeterpunten in de dienstuitoefening en van ervaringen bij ernstige of emotioneel aangrijpende incidenten. 2.3 Het werkproces Het briefings- en debriefingsproces bestaat uit twee processtappen: 1. voorbereiden briefen; 2. uitvoeren briefen en debriefen. Deze stappen zijn onder te verdelen in verschillende activiteiten. Onderstaande twee paragrafen gaan in op de twee processtappen en onderliggende activiteiten. De voorbereidingsactiviteiten dienen niet gezien te worden als een toename van de overhead of de bureaucratie, maar als activiteiten die onlosmakelijk verbonden zijn met het primaire proces, sterker geformuleerd, het is het begin van het primaire proces. 5 werkgroep Sturingsmodel, rapportage sturingsmodel, september De definitie is overgenomen van het project informatiesturing van de politieregio Rotterdam-Rijnmond. Rapportage briefen en debriefen 3

6 casescreening tactisch besturen RBP tak 1, 2, en 3 RBP tak 3 infoproces: analyseren RBP tak 2 team-agenda analyseproduct doorgecoordineerde zaken informatiemedew. ander team informatimedew. ander team bedrijfsprocessensysteem actueel bedrijfsprocessensysteem 1. voorbereiden briefen werkopdracht (inclusief informatieset) (digitale) briefing 2. uitvoeren briefen en debriefen mutaties in bedrijfsprocessensysteem projecvoorstel lokale criminaliteit capaciteits/activiteitenoverzicht bedrijfsprocessensysteem tactisch besturen Figuur 1: briefings- en debriefingsproces (zie ook bijlage 1) Voorbereiden briefen 7 De voorbereiding van de briefing wordt, in opdracht van bijv. een lijnchef 8 of een probleemeigenaar, uitgevoerd door een medewerker van de lokale intelligence-organisatie (gemakshalve noemen we hem in de rapportage: de medewerker intelligence organisatie). Het daadwerkelijk voorbereiden van het briefen begint met de activiteit intake. Ter voorbereiding van de briefing ontvangt (passief dan wel actief) de medewerker intelligence organisatie dagelijks verschillende (informatie)opdrachten van verschillende personen uit verschillende processen: 1. Doorgecoördineerde zaken; Vanuit de casescreening (in een district is dit vaak een bedrijfsbureau) ontvangt de medewerker intelligence organisatie doorgecoördineerde zaken. Dit zijn niet-speerpunt zaken die toch in een team moeten worden opgepakt. Opgemerkt moet worden dat in de proeftuin afstemming heeft plaatsgevonden met de casescreening. Op de prioriteiten worden geen zaken meer doorgecoördineerd zonder dat de medewerker intelligence organisatie deze had gezien en beoordeeld. Prioritaire zaken worden meteen in het team uitgerechercheerd. 2. Informatieopdrachten; Een is een verzoek tot het uitvoeren van werkzaamheden. Van elke politiefunctionaris kan de medewerker intelligence organisatie en ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld een zijn van: een wijkagent die graag op een bepaald tijdstip extra surveillance wil hebben; een ander team (ook een rechercheteam) waar een bepaalde informatiebehoefte is. Via de medewerker intelligence organisatie van het eigen team kan een worden ingediend bij de medewerker intelligence organisatie van een ander team waar de opdracht zou moeten worden uitgevoerd; de operationeel leidinggevende. Als uit de debriefing bijvoorbeeld vervolg of nieuwe opdrachten voortkomen worden deze bij de medewerker intelligence organisatie ingediend. een probleemeigenaar; Dit zijn opdrachten die voortkomen uit het plan van aanpak zoals de probleemeigenaar die heeft gemaakt om het probleem aan te pakken. Een analist die extra informatie nodig heeft voor een bepaalde analyse. 3. Analyseproducten; Van een analist, of via een probleemeigenaar, kan de medewerker intelligence organisatie tevens een analyseproduct (bijvoorbeeld hotspots en hotshots) ontvangen. Hierbij zijn de analyses die worden gemaakt op de aangiften en de meldingen op de prioriteiten van groot belang. Juist door deze analyses kunnen patronen en profielen van delicten dan wel daders worden herkend. Nadat de medewerker intelligence organisatie een overzicht heeft van alle en raadpleegt hij verschillende documenten om de (netto) capaciteit goed te kunnen inschatten, zoals: 7 Processtap in het informatie en intelligence proces. 8 Bijvoorbeeld een wijkteamchef, districtschef of divisiechef. Rapportage briefen en debriefen 4

7 1. capaciteitsoverzicht en activiteitenkalender; Voor de planning maakt de medewerker intelligence organisatie gebruik van het capaciteitsoverzicht. In dit overzicht staat aangegeven hoeveel capaciteit dagelijks op het team beschikbaar is. Tevens raadpleegt hij de activiteitenkalender om te zien welke activiteiten gepland staan. 2. teamagenda; De medewerker intelligence organisatie maakt voor de planning tevens gebruik van de teamagenda. In deze agenda staan alle afspraken die door de politiefunctionarissen zijn gemaakt. Het is erg belangrijk dat deze agenda door de politiefunctionarissen zorgvuldig worden geactualiseerd. Naast het ontvangen van verschillende en en het raadplegen van verschillende documenten raadpleegt de medewerker intelligence organisatie dagelijks het bedrijfsprocessensysteem en voert dagelijks een kwaliteitscontrole en gegevensbeheer uit op aangiften met betrekking tot speerpunten. Op basis van de en, documenten en overige informatie gaat de medewerker intelligence organisatie de briefing voorbereiden. Enerzijds moet hij, mede op grond van de analyses, de en omzetten in te ondernemen activiteiten, bijvoorbeeld het uitrechercheren van een aangifte / melding, buurtonderzoek, aanhouding et cetera. Dit worden de werkopdrachten genoemd. De werkopdrachten worden ter goedkeuring aangeboden aan de operationeel leidinggevende die de briefing verzorgt. Indien deze leidinggevende (operationeel chef/chef van dienst) de werkopdracht heeft goedgekeurd maakt de medewerker intelligence organisatie bijbehorende informatiesets op orde en stelt hij de nodige middelen beschikbaar. Anderzijds maakt de medewerker intelligence organisatie de (digitale) briefing en stelt deze ter beschikking aan de operationeel leidinggevende. Samenvattend heeft de medewerker intelligence organisatie, in het kader van het briefings- en debriefingsproces, de volgende taken: Voorbereiden van de briefing; Uitvoeren van de dagelijkse kwaliteitscontrole en gegevensbeheer speerpuntaangiften; Maken werkopdrachten inclusief daarbij behorende informatiesets; Maken van (digitale) briefing; Verwerken van de informatie uit de debriefing en (vervolg) opdrachten; Geven van ondersteuning in sturing op dagelijkse werkzaamheden; Afstemmen met medewerkers van andere intelligence organisaties m.b.t. de mogelijkheid tot linken Uitvoeren briefen en debriefen 9 Het uitvoeren van de briefing en debriefing is primair de taak van de operationeel leidinggevende. Van de medewerker intelligence organisatie krijgt hij alle uit te zetten werkopdrachten, de informatiesets en de (digitale) versie van de briefing. De politiefunctionarissen worden aan het begin van de dienst, door middel van een (centrale) briefing, op de hoogte gebracht van de aandachtspunten en hun persoonlijk aandeel daar in. Met name de risico s en bijzondere omstandigheden worden besproken. De uit te voeren werkopdrachten en (hulp)middelen worden op naam uitgereikt en/of aangegeven. Tevens wordt de informatieset uitgereikt. Na en/of tijdens ieders dienst vindt (decentraal) bij de operationeel leidinggevende debriefing plaats. Tijdens de debriefing wordt het verkregen werkresultaat besproken. De operationeel leidinggevende bepaalt of de werkopdracht voldoende is uitgevoerd en bepaalt eventueel vervolgacties (bijvoorbeeld opdracht geven aan de politiefunctionaris tot nadere uitwerking van het werkresultaat, het uitzetten van vervolg en bij de medewerker intelligence organisatie of het opstellen van een projectvoorstel voor een teamoverschrijdende zaak). Na de debriefing muteert de politiefunctionaris de informatie (het werkresultaat) in het bedrijfsprocessensysteem. In de debriefing loopt de operationeel leidinggevende tevens langs lopende onderzoeken waaruit ook nieuwe en kunnen komen. Briefen en debriefen is dus geen onderdeel van een sociale gebeurtenis, maar een taak met een zakelijk karakter, uitmondend in werkopdrachten met een verzoek om actie. Over dat laatste wordt terugrapportage verwacht, die kan worden gezien als intern product geleverd door betrokkenen. Dit is ook een onderdeel van zijn activiteiten 9 De operationele aansturing heeft hier niet alleen betrekking op de opsporing maar kan tevens betrekking hebben op toezichthouden en handhaving, noodhulp en intake. Wanneer naar de uitvoeren van de opsporing wordt gekeken (RWOV 1.0) dan moet worden geconstateerd dat operationele aansturing betrekking heeft op twee processtappen, namelijk plannen en monitoren voortgang onderzoek. Het daadwerkelijke briefen en debriefen is onderdeel van de processtap uitvoeren onderzoeksactiviteit. Rapportage briefen en debriefen 5

8 Concreet heeft de operationeel leidinggevende, in het briefings- en debriefingsproces, de volgende taken: beslissen over de dagelijkse uit te zetten Werkopdrachten en werkzaamheden; leiden van briefing en uitzetten werkopdrachten; uitvoeren van debriefing en uitzet vervolgacties; sturen op kwaliteit van informatie en aangifte aan de hand van de 7 W s; aansturen van de medewerker intelligence organisatie en het wijksecretariaat op hun informatietaak; afstemmen over aanpak teamoverschrijdende zaken; permanent afstemmen met de medewerker intelligence organisatie en eigenaren over onderzoeken en projecten; Rapportage briefen en debriefen 6

9 3 Conclusies en aanbevelingen 3.1 Conclusies Tijdens de proeftuinperiode is duidelijk gebleken dat het briefings- en debriefingsproces niet los kan worden gezien van het intelligence-proces. Zonder intelligence heb je namelijk geen inhoud. Het is het laatste stukje van informatie gestuurd politiewerk. Tactische sturing gaat eraan vooraf en deze leidinggevenden dienen operationele en tactische keuzen te maken die tijdens de briefing dagelijks moeten worden uitgezet. Leiderschap is hierin dus cruciaal. De leidinggevenden dienen resultaatgericht aan te sturen op werkzaamheden, te debriefen en weer de besluiten nemen die nodig zijn om het werk wat te doen staat uit te voeren. Dit is voor leiderschap toch een bepaalde cultuur omslag. Men moet zich weer bezig houden met de operatie wil men een goede briefing doen; Deze opzet van briefing met de hulpmiddelen is voor alle processen te gebruiken. Dit vraagt met name van het strategische en tactische management actieve participatie bij de weging en toewijzing van activiteiten. Door de verschillende werkprocessen gezamenlijk te belasten met de aanpak van gekozen problemen ontstaat synergie, waardoor het resultaat merkbaar beter wordt dan bij de aanpak van gescheiden processen. En juist het strategisch en tactisch management is gepositioneerd op het snijvlak van die processen en kan als geen ander die synergie bewerkstelligen. De standaardisatie van hulpmiddelen is van groot belang wil de Nederlandse politie kunnen stapelen, koppelen, doorsturen en geen dubbele werkzaamheden gaan verrichten; Het voorbereiden van de briefing dient gezien te worden als de start van het primaire proces en niet als overhead. De voor de briefing specifiek ingerichte ruimte heeft de gewenste cultuuromslag een versnelling gegeven. Beelden, een spreekgestoelte en collegestoelen geven een uitstraling dat het anders gaat dan normaal. Het is niet even het gezellig bakje koffie en bijkletsen. Rapportage briefen en debriefen 7

10 Bijlage 1 Werkproces, procesbeschrijvingen en productbeschrijvingen Model : briefings- en debriefingsproces Versie : 1.2 Datum : 09 oktober 2003 Auteurs : Abrio Status : Concept Briefings- en debriefingsproces casescreening tactisch besturen RBP tak 1, 2, en 3 RBP tak 3 infoproces: analyseren RBP tak 2 team-agenda analyseproduct doorgecoordineerde zaken informatimedew. ander team informatiemedew. ander team bedrijfsprocessensysteem actueel bedrijfsprocessensysteem 1. voorbereiden briefen werkopdracht (inclusief informatieset) (digitale) briefing 2. uitvoeren briefen en debriefen mutaties in bedrijfsprocessensysteem projecvoorstel lokale criminaliteit capaciteits/activiteitenoverzicht bedrijfsprocessensysteem tactisch besturen Rapportage briefen en debriefen 8

11 Processtap 1: Voorbereiden briefen Doel: Te bereiken dat de en worden gecoördineerd naar de briefing. Datum: 09 oktober 2003 Procesbeschrijving: Korte toelichting: RBP tak 1, 2 en debriefen info-medew. ander team casescreening tak 3 RBP tak 2 RBP infoproces: analyseren doorgecoordineerde zaken teamagenda capaciteit- en activiteitenoverzicht analyseproduct 1.1 Intake, voorbereiden en coordineren werkopdracht (inclusief informatieset) digitale briefing info-medew. ander team 2.1 briefen 2.1 briefen 1.1 De en en analyses worden ontvangen door de medewerker intelligence organisatie. Hij kijkt in de planning wat mogelijk is. Vervolgens vertaalt hij relevante en en analyses in werkopdrachten en stuurt deze ter goedkeuring naar de operationeel leidinggevende. Indien de operationeel leidinggevende akkoord is maakt de medewerker intelligence organisatie informatiesets klaar en maakt hij de (digitale) briefing in orde. De medewerker intelligence organisatie kan ook en bij een ander team uitzetten. BPS actueel bedrijfsprocessensysteem (laatste 24 uur) 1.2 Verzamelen en verwerken gegevens / informatie werkopdracht (inclusief informatieset) info-medew. ander team 2.1 briefen 1.2 Dagelijks leest de medewerker intelligence organisatie de laatste 24 uur van het bedrijfsprocessensysteem en voert kwaliteitscontrole en gegevensbeheer op de speerpuntaangiften uit. Deze activiteiten kunnen leiden tot en naar een ander team en/of werkopdrachten naar het eigen team. Rapportage briefen en debriefen 9

12 Processtap 2: Uitvoeren briefen en debriefen Doel: Te bereiken dat de politiefunctionarissen gestuurd hun werkzaamheden verrichten en de resultaten worden vastgelegd. Datum: 28 juli 2003 Procesbeschrijving: Korte toelichting: 1. voorbereiden briefen 1. voorbereiden briefen (digitale) briefing werkopdracht (inclusief informatieset) 2.1 briefen 2.2 uitvoeren werkopdrachten werkopdracht (inclusief informatieset) 2.1 De politiefunctionarissen worden aan het begin van de dienst door middel van een (centrale) briefing, op de hoogte gebracht van de aandachtspunten en hun persoonlijk aandeel daar in. Met name de risico s en bijzondere omstandigheden worden besproken. De uit te voeren werkopdrachten en (hulp)middelen worden uitgereikt en/of aangegeven. Tevens wordt de informatieset uitgereikt. 2.2 De activiteiten worden door de politiefunctionarissen uitgevoerd. 2.3 debriefen 2.4 rapporteren projectvoorstel lokale criminaliteit mutaties in bedrijfsprocessensysteem 1. voorbereiden briefen tactisch besturen bedrijfsprocessensysteem 2.3 Na en/of tijdens ieders dienst vindt (decentraal) bij de operationeel leidinggevende de debriefing plaats. Tijdens de debriefing worden de verkregen resultaten besproken. De operationeel leidinggevende bepaalt of de werkopdracht voldoende is uitgevoerd en bepaalt eventueel vervolgacties. 2.4 Het werkresultaat wordt door de politiefunctionaris in het bedrijfsprocessensysteem gemuteerd. Rapportage briefen en debriefen 10

13 Productbeschrijvingen Productnaam Eventuele bijzonderheden 1 Analyseproduct Wordt beschreven in de werkgroep Analyse 2 (digitale) Briefing - 3 Capaciteits-/activiteitenoverzicht - 4 Doorgecoördineerde zaak - 5 Informatieopdracht - 6 Teamagenda Wordt beschreven binnen tak 4 RBP 7 Projectvoorstel lokale criminaliteit Is beschreven in de werkgroep projectvoorstel 8 Werkopdracht - Rapportage briefen en debriefen 11

14 (digitale) Briefing Doel Te bereiken dat de politiefunctionarissen gestuurd hun werkzaamheden verrichten. Minimale inhoud Informatie (naam, foto, adres, plaats, terzake) over persoon als: o Aandachtsvestiging; o Vermissing; o Vrijheidsstellingen; o Verzochte aanhoudingen; o Reeds aangehouden; Informatie (merk, type, kleur, naam/adres eigenaar, terzake, foto) voertuig als; o Ontvreemd voertuig; o Aangetroffen voertuig; Informatie (naam team, naam locatie, terzake) locatie; o Aandachtsvestiging locatie; Informatie over wijkaandachtspunt; Informatie over aandachtsvestiging MO; Overige bijzonderheden. Vereisten - Opmerkingen Deze briefing moet gedurende 24 uur binnen de organisatie te raadplegen zijn. Actoren Producent Medewerker intelligence organisatie (verantwoordelijk voor de voorbereiding van de briefing) op de organisatieonderdeel waar de opdracht moet worden uitgezet Controleur - Goedkeurder Operationeel leidinggevende Afnemer Operationeel leidinggevende; Politiefunctionarissen in een team. Archiveerder Medewerker intelligence organisatie (verantwoordelijk voor de voorbereiding van de briefing) op de organisatieonderdeel waar de opdracht moet worden uitgezet Hulpmiddel - Rapportage briefen en debriefen 12

15 Capaciteits- en activiteitenoverzicht Doel Te bereiken dat de beschikbare capaciteit en de geplande activiteiten van het betreffende organisatieniveau inzichtelijk zijn. Minimale inhoud Dagelijks overzicht van de geplande activiteiten met de daaraan gekoppelde capaciteit; Beschikbare capaciteit; Vereisten Met betrekking tot de automatisering is het wenselijk dat het capaciteitsoverzicht automatisch gegenereerd wordt; Opmerkingen Dit overzicht moet breed binnen de organisatie te raadplegen zijn. Actoren Producent Daartoe aangewezen (administratief) medewerker op het niveau waarop het besluit wordt genomen Controleur - Goedkeurder - Afnemer Iedere medewerker, in het bijzonder de tactische stuurploeg en de probleemeigenaar Archiveerder Daartoe aangewezen (administratief) medewerker op het niveau waarop het besluit wordt genomen Hulpmiddel capaciteitsoverzicht Rapportage briefen en debriefen 13

16 Doorgecoördineerde zaak Doel Te bereiken dat de informatiebehoefte voor een niet-speerpunt zaak wordt vertaald naar concrete werkopdrachten ten hoeve van de dagelijkse uitvoering. Minimale inhoud Korte omschrijving van het uit te voeren werk; Registratie middels.; Relevante informatie ten behoeve van de uitvoering. Vereisten - Opmerkingen Binnen BPS is momenteel een module beschikbaar waarmee deze actie wordt uitgevoerd. Actoren Producent Medewerker casescreening Controleur - Goedkeurder - Afnemer Medewerker intelligence organisatie (verantwoordelijk voor de voorbereiding van de briefing) op de organisatieonderdeel waar de opdracht moet worden uitgezet Archiveerder Medewerker intelligence organisatie Hulpmiddel - Rapportage briefen en debriefen 14

17 (Informatie)opdracht Doel Te bereiken dat informatiebehoeften vertaald worden naar concrete werkopdrachten ten hoeve van de dagelijkse uitvoering. Minimale inhoud Korte omschrijving van het uit te voeren werk; Registratie middels.; Relevante informatie ten behoeve van de uitvoering. Vereisten De opdracht kan alleen door een probleemeigenaar worden uitgezet als het plan van aanpak door de stuurploeg is geaccordeerd. Vast aan te leveren format welke meteen in de briefing kan worden ingelezen. Opmerkingen Wenselijk is dat de opdracht digitaal wordt uitgezet en indien nodig voorzien van beelden. Actoren Producent Iedere politiefunctionaris binnen het organisatieonderdeel waar de opdracht moet worden uitgezet; Probleemeigenaar; Medewerker intelligence organisatie van een ander team Controleur - Goedkeurder - Afnemer Medewerker intelligence organisatie (verantwoordelijk voor de voorbereiding van de briefing) op de organisatieonderdeel waar de opdracht moet worden uitgezet Archiveerder Medewerker intelligence organisatie Hulpmiddel Opdracht (digitaal) Rapportage briefen en debriefen 15

18 Werkopdracht Doel Te bereiken dat de (informatie)opdrachten worden vertaald naar concreet uit te voeren opdrachten. Minimale inhoud Datum van uitgifte; Naam opdrachtgever (operationeel leidinggevende); Naam uitvoerende politiefunctionaris Korte omschrijving van de werkopdracht (7 W s); Eventuele bijzonderheden; Informatieset (als bijlagen de relevante informatie ten behoeve van de uitvoering; Wijze van registratie/terugkoppeling. Vereisten - Opmerkingen - Actoren Producent Medewerker intelligence organisatie (verantwoordelijk voor de voorbereiding briefing) op de organisatieonderdeel waar de opdracht moet worden uitgezet Controleur - Goedkeurder Operationeel leidinggevende Afnemer Uitvoerende politiefunctionaris Archiveerder Medewerker intelligence organisatie Hulpmiddel werkopdracht Rapportage briefen en debriefen 16

19 Bijlage 2 Kader voor briefen en debriefen: RWOV 2.0 Inleiding Het programma Abrio kent het project RWOV 2.0. RWOV 2.0 is een beschrijving van de opsporing (en vervolging) in de vorm van procesmodellen, procesbeschrijvingen, producten en de daarbij behorende hulpmiddelen. Leidend is het idee van het sturingsmodel IGO. Het RWOV 2.0 is daarmee het kader waarin het briefings- en debriefingsproces moet worden geplaatst. Om het RWOV 2.0 goed te begrijpen en daarmee de plaats van het briefings- en debriefingsproces goed te begrijpen, is het van belang kennis te krijgen van het Referentiekader Bedrijfsprocessen Politie (RBP), in het bijzonder ook van de ideeën die er zijn met betrekking tot het organisatiemodel en proces aangaande het genereren en coördineren van informatie en intelligence. Beide onderdelen zullen in dit hoofdstuk worden toegelicht. Referentiekader Bedrijfprocessen Politie (RBP) Al enige tijd is er een landelijke werkgroep, onder leiding van H.J. Heijsman, plaatsvervangend korpschef regionaal politiekorps Utrecht, bezig om het RBP vorm te geven. Het RBP is een hiërarchisch processchema dat de besturing van het politiebedrijf inzichtelijk maakt. Het RBP is eveneens van belang voor het inrichten van de ICT vernieuwing binnen de Nederlandse Politie. Procesmodellen bestaan er in vele soorten en maten. Elk procesmodel beschrijft -in meer of in mindere mate- hoe de bedrijfsresultaten verwezenlijkt worden: via welke activiteiten en welke mensen en middelen. Het RBP is een hiërarchisch processchema en benoemd de hoofdprocessen en de onderverdeling in processen. Het RBP maakt de besturing van het politiebedrijf inzichtelijk. Voor de lezer is het van belang om kennis te nemen van het RBP, omdat het inzicht geeft waar de hier beschreven procesmodellen hun plaats hebben in het hiërarchisch processchema van de politie, als ook de wijze waarop zij zich verhouden tot andere procesmodellen. Vandaar dat onderstaand wat uitgebreider stil wordt gestaan bij het RBP. Wel moet de opmerking worden gemaakt dat het RBP nog steeds in een ontwikkelfase is. Het RBP benoemt de hoofdprocessen (takken). Tot maart 2000 kende het RBP vier takken, namelijk het besturen, het voorbereiden, het uitvoeren en het verbeteren. In de versie van 17 april 2002 is het RBP gewijzigd en kent het vijf takken. Tak 1 en 2 beschrijven het besturen (richten) en het voorbereiden (inrichten) ofwel de strategische en tactische besturing. Tak 4 omvat de ondersteunende processen rondom mensen en middelen en tak 5 omvat de verbeterprocessen (leren en herinrichten). Tak 3 beschrijft de politiespecifieke uitvoerende of operationele processen. Voor de politie zijn dat: intake; noodhulp; handhaving; opsporing (RWOV 1.0) en operationele ondersteunende processen, zoals arrestantenzorg (CIP, 2002). In figuur 1 wordt het concept RBP 2003 getoond. Figuur 1: RBP Bedrijfsprocessen POLITIEWERK 1. BESTUREN richten 2. VOORBEREIDEN inrichten 3. UITVOEREN verrichten 4. ONDERSTEUNEN verrichten 5. VERBETEREN (her)inrichten 1.1 Ontwikkelen strategie & beleid 2.1 Genereren en coordineren informatie en intelligence 3.1 Intake 4.1 Personeels management 5.1 Verbeter management 1.2 Strategisch afspraken maken met partners 2.2 Tactische afspraken maken met artners 3.2 Noodhulp 4.2 Middelen management 1.3 Strategisch besturen 2.3 Tactisch besturen 3.3 Handhaving 3.4 Opsporing 3.5 Arrestanten zorg 3.6 Nazorg Rapportage briefen en debriefen 17

20 Het RWOV 2.0 bestaat uit de volgende procesmodellen: Ontwikkelen beleid in strategie; Strategische afspraken maken met partners; Strategisch besturen (bepalen beleid); Genereren en coördineren informatie en intelligence 10 ; Tactische afspraken maken met partners; Tactisch besturen opsporing (voorbereiden opsporing); Uitvoeren opsporing (RWOV 1.0); Verbeteren (opsporing) Elk organisatorisch niveau (1, 2 en 3) kent een RWOV 2.0. Met andere woorden het RBP is van toepassing op elk organisatorisch niveau: lokaal (districtelijk en teams), regionaal en nationaal. De procesmodellen die van belang zijn voor het beschrijven van het briefings- en debriefingsproces zijn de volgende: - Genereren en coördineren informatie en intelligence; - Uitvoeren opsporing (RWOV 1.0). Het proces genereren en coördineren informatie en intelligence wordt in onderstaande paragraaf nader toegelicht, omdat dit niet alleen op elk organisatorisch niveau van belang is maar ook tussen de niveaus. Procesmodel genereren en coördineren informatie en intelligence In de inleiding is al aangegeven dat vanuit de probleemanalyse van de samenleving wordt gekomen tot keuzes in de opsporing, die leiden tot een optimale inzet van mensen en middelen met duidelijke benoemde resultaten. Wil er zicht zijn op de verschillende organisatorische niveaus ten aanzien van de verschillende problemen dan zal er zicht moeten zijn / komen op deze problemen. Binnen het project IGO betekent dit, zoals aangegeven, investeren op het informatie en intelligence proces. Het verzamelen van de gegevens en het produceren van informatie en intelligence is core business, dit in tegenstelling tot een gangbare gedachte dat zij overhead is. Vandaar dat de stelling is dat er op elk organisatorisch niveau een politiële intelligence-organisatie, eerder genoemd intelligence-eenheid (werkgroep informatie en intelligence, 2002:13) moet bestaan. Deze intelligence-organisaties moeten tezamen de landelijke ruggengraat van de Nederlandse politiële informatiehuishouding gaan vormen. Binnen de gewenste situatie worden de informatie en de intelligence op lokaal, op regionaal en op (inter)nationaal niveau éénduidig opgebouwd en gecoördineerd (vraag en aanbod) tussen de niveaus. Met andere woorden: de intelligence-organisaties houden zich zowel met het genereren als het coördineren van informatie en intelligence bezig (Programma Abrio, concept 2003). Figuur 2: politiële intelligence-organisaties op elk niveau genereren en coördineren informatie en intelligence. Samenleving Openbare orde en veiligheid Opsporing Internationaal niveau Politie Niveau 3 Niveau 2 Niveau 1 (Inter)nationale politiële intelligence organisatie Regionale politiële intelligence organisatie Lokale politiële intelligence organisatie Resultaat 10 Het procesmodel intelligence is de invulling van tak 2.1. Afgesproken naam van het procesmodel is genereren en coördineren informatie en intelligence in de nieuwe release van het RBP september Voorheen was de naam van dit proces monitoren omgeving. Rapportage briefen en debriefen 18

21 Het voorgestelde procesmodel genereren en coördineren informatie en intelligence dat de intelligence organisaties gaan hanteren, kent zes stappen, te weten: 1. Bepalen werkplan informatie en intelligence; 2. Intake, voorbereiden en coördineren; 3. Verzamelen en verwerken; 4. Analyseren, interpreteren en rapporteren; 5. Monitoren werkplan informatie en intelligence; 6. Verspreiden informatie en intelligence. Kijkend naar het briefings- en debriefingsproces vinden activiteiten plaats in stap 2: intake, voorbereiden en coördineren en stap 3: verzamelen en verwerken. Procesmodel uitvoeren opsporing (RWOV 1.0) Het proces uitvoeren opsporing houdt in het doen van een onderzoek. Leidend voor dit onderzoek is de keus die is gemaakt in het vorige procesmodel (kiezen en vaststellen zaak) ten aanzien van de reikwijdte van het onderzoek (de doelstelling van het onderzoek). Een uitwerking van die keuze is het projectplan. Dit projectplan geeft een uitwerking van de aanpak van het onderzoek. Ook hier zijn beslismomenten ingebouwd in het procesmodel. Het procesmodel uitvoeren opsporing bestaat uit de volgende processtappen: 1. Plannen onderzoek; 2. Voorbereiden onderzoeksactiviteiten; 3. Uitvoeren onderzoeksactiviteiten; 4. Monitoren voortgang onderzoek; 5. Afronden onderzoek en samenstellen procesdossier. Kijkend naar het briefings- en debriefingsproces vinden activiteiten plaats in stap 3: uitvoeren onderzoeksactiviteiten. Zoals al eerder aangegeven vindt het briefings- en debriefingsproces niet alleen plaats binnen de opsporing. Ook binnen de processen handhaving en noodhulp vindt briefing en debriefing plaats. Beide processen zijn identiek aan het proces uitvoeren opsporing. Het briefings- en debriefingsproces hoeft in dit kader niet te worden aangepast. Rapportage briefen en debriefen 19