Parallelsessie kerntaak juridische zaken verslag

Transcriptie

1 Parallelsessie kerntaak juridische zaken verslag Secretariaat: tel Datum: 7 maart 2012 Aanvang: Locatie: uur Atrium, Antwerpseweg 5 Gouda 1. Opening De heer Tetteroo opent de parallelsessie betreffende de kerntaak juridische zaken en geeft aan dat met juridische zaken vooral de beroep- en bezwaarschriften worden bedoeld. Het is de bedoeling om na de discussie vijf punten terug te koppelen naar de plenaire bijeenkomst. Vervolgens geeft hij het woord aan mevrouw De Cloe, hoofd juridische zaken van de gemeente Gouda. Mevrouw De Cloe geeft een korte toelichting op wat de Centraal juridische afdeling doet. De beroepen bezwaarschriften vormen slechts een onderdeel van deze afdeling. Per is hier ook het team inkoop en aanbesteding bijgekomen. Ongeveer 12 fte is bezig met juridisch werk, waarvan 5 fte met het onderdeel beroep- en bezwaarschriften (inclusief administratie). Het gaat hier echt om een kerntaak. De gemeente is wettelijk verplicht om bezwaren te behandelen en dient dit ook goed en tijdig te doen. Dat geldt ook voor het horen van de bezwaarmakers. Een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie brengt advies uit aan het bestuur. Hieromheen zit een heel werkproces, zoals de voorbereiding van ambtelijke adviezen. Mensen zijn ook bezig met het verweren, pleiten voor de gemeente en om het verhaal uit te leggen aan de Bezwaarschriftencommissie. Behalve op de juridische afdeling is nog 2 fte werkzaam met bezwaar en berop bij Bouw- en woningtoezicht. In totaal gaat het om 7 fte. Met name gaat het om zaken inzake de sociale zekerheid, werk, inkomen en zorg en ruimtelijke ordening. Er komen ongeveer 400 bezwaarschriften per jaar binnen. Vooral op het moment dat beleid verandert, zijn de effecten meteen te merken in het aantal bezwaarschriften. Denk hierbij aan de aanscherping van de bijstandsregels en de verhoging van de parkeertarieven. Dit kost veel ambtelijke inzet in verband met bezwaren die worden ingediend tegen dit nieuwe beleid. De heer Tetteroo dankt mevrouw De Cloe en geeft gelegenheid voor discussie. Er kunnen vragen worden gesteld aan mevrouw De Cloe die deze vragen vervolgens zal beantwoorden. Is er een schifting te maken van grote munt naar kleine munt? Antw.: Dit kost tijd en geld en moet zorgvuldig gebeuren. Kwaliteit in deze is belangrijk. Deze selectie maken wij natuurlijk ook. Hoe doen we dit dan? Bijna de helft lossen we op door persoonlijk in contact te gaan met mensen met behulp van mediationvaardigheden: het luisterend oor. Sinds 2009 zijn we gestart met het opbellen van bezwaarmakers en vragen wat er aan de hand is. Door persoonlijk in contact te treden met mensen die bezwaar maken, komen we veel meer te weten dan dat we schriftelijk te werk gaan. Huren jullie mensen in voor specifieke onderwerpen? Antw.: Heel soms, om pieken op te vangen. 1

2 Hoeveel mediation zaken zijn er geweest en zijn deze uit te drukken in fte? Ongeveer de helft van de bezwaarschriften doen we met mediation af. Door het werken met mediationvaardigheden en door slimmer te werken is de afgelopen jaren een besparing van ,00 gerealiseerd, dat is ruim 1 fte. Er wordt voortdurend gevraagd naar fte s. Om hoeveel mensen gaat het hier? Het juridische deel van de afdeling bestaat uit 15 mensen, 12 fte. Inclusief management en administratieve ondersteuning. Wat kost de Bezwaarschriftencommissie per jaar? Antw.: Hij kost ,00. Enkele jaren geleden wat dat ,00. We kijken nog steeds of we deze kosten verder naar beneden kunnen brengen door minder gebruik te maken van verslagbureaus, met de Bezwaarschriftencommissie meer digitaal te doen en samen te werken met Waddinxveen. Huren jullie ook echt expertise in? Zouden de juridische afdelingen van de gemeenten Gouda en Waddinxveen kunnen worden samengevoegd? Antw.: Expertise wordt nauwelijks ingehuurd. In de meeste gevallen is het goedkoper om je eigen mensen goed op te leiden dan mensen in te huren. Gezamenlijk met Waddinxveen een Bezwaarschriftencommissie hebben, dat werkt. De vraag is wat Gouda nog te winnen heeft bij het maken van één juridische afdeling. Dit heeft vaker voordelen voor een kleine gemeente dan voor een grotere gemeente. Heeft het zin om juristen op decentrale plekken in de organisatie toe te voegen aan één juridische afdeling? Is dit ooit overwogen? Antw.: Dit hebben we zeker overwogen. Per zijn bijvoorbeeld de juridisch medewerkers van de oude dienst WIZ (werk, inkomen en zorg) bij de afdeling gekomen. Dit levert voordelen op. Mensen vinden het leuk, kunnen aan meer vakgebieden ruiken en het levert flexibiliteit op. Bij verandering van beleid komen er meer bezwaarschriften. Als deze veranderingen van het Rijk komen, gaan bezwaren dan richting het Rijk? Als dit veranderingen van de gemeente zijn, is er dan verschil tussen gemeenten onderling? Antw.: Als het Rijk de regels van bijvoorbeeld de Wet werk en bijstand verscherpt, merkt de gemeente dat in de uitvoering. En dus ook aan het aantal bezwaarschriften, die naar de gemeente gaan en niet naar het Rijk. Zijn er mogelijkheden tot regionalisering? Antw.: We kijken met o.a. Waddinxveen waar winst is te behalen met samenwerken. Met andere gemeenten wordt ook regelmatig kennis en ervaring uitgewisseld. Denk bijvoorbeeld ook aan het uitlenen van mensen als in de eigen gemeente (tijdelijk) capaciteit over is.. Er is ook synergievoordeel. Antw. van de heer Cornelis: Dan zou je over de gehele linie afspraken moeten maken en niet alleen op die onderdelen waar het goed uitkomt. Dus dan zou je kiezen voor één afdeling juridische zaken voor beide gemeenten. Kleinere gemeenten zijn dan vaak duurder uit, want ze betalen wel mee aan een bepaald kwaliteitsniveau. Aan de andere kant maakt het hun kwetsbaarheid en afhankelijkheid een stuk minder. Maar hiertussen zit vaak een stuk frictie. Wil je toch breder samenwerken dan zul je ook samen een visie moeten hebben voor de toekomst en een eindpunt moeten bepalen. In zijn algemeenheid geldt dat we altijd op zoek zijn naar mogelijkheden van samenwerking en daarmee op zoek zijn naar winst. 2

3 Door gewijzigd beleid meer bezwaarschriften: hoeveel bezwaarschriften worden gegrond verklaard en hoe verhoudt zich dat tot andere gemeenten? Antw.: Deze cijfers heb ik nu niet paraat, die staan in het jaarverslag van de bezwaarschriftencommissie, maar in het algemeen doen we het redelijk goed. We hebben niet zo veel gegrond verklaringen en niet overmatig veel beroepszaken. Het aantal bezwaarschriften zegt iets over hoe je het doet, dat klopt, maar is ook afhankelijk van (landelijke) strengere regels. Je kunt echter niet helemaal het proces aan de voorkant beïnvloeden. We willen ook hier de mediation vaardigheden gaan inzetten. Is er een slag te maken met Europese aanbesteding, want je kunt nooit alle juridische kennis in huis hebben, bijvoorbeeld naar andere gemeenten of via de VNG? Antw.: We doen allebei. We investeren in kennis in Gouda en daarnaast onderhouden we intensief contact met andere gemeenten. Is er iets meer te zeggen over wat de andere 7 fte van de afdeling juridische zaken doen? Wat betreft het inhuren van advocaten, in hoeverre kun je al in een overeenkomst vastleggen dat, indien bij ongelijk, deze kosten voor rekening van de aanvrager van de vergunning komen? Antw.: Bij deze overige 7 fte zijn managementtaken en administratieve taken inbegrepen. Het gaat daarnaast om juridisch advies op allerlei gebied. Juridische vragen nemen namelijk ook toe. De komende tijd komt er ook decentralisatie vanuit het Rijk naar de gemeente op ons af, wat ook juridisch werk oplevert. Hetzelfde geldt voor gemeentelijke samenwerking en er is, ook vanuit de raad, steeds meer aandacht voor regelgeving. Dus aan de ene kant deregulering, maar aan de andere kant ook nieuwe regelgeving. De burger wordt mondiger. Om bij iemand kosten in rekening te brengen als hij geen gelijk krijgt, lijkt me niet handig. Wat gaan we doen bij decentralisatie van overheidstaken? Welke voorlichting gaan we geven aan hen, die in aanmerking komen om een bezwaarschrift in te dienen, om duidelijk te maken dat bezwaarschriften geen zin hebben? Antw.: Zoveel mogelijk aan de voorkant proberen de communicatie duidelijk te doen. Hoeveel fte zijn jullie kwijt aan het beantwoorden van vragen van de Raad? Antw.: Ik heb geen exact getal, maar bij vlagen kan dit wel opspelen. We ondersteunen ook de Raad, met name de griffie. De heer Tetteroo merkt op dat een algemene toelichting is gegeven op het taakveld juridische zaken. Er is uitleg gegeven over het doel van pre-mediation, mediation, en de beslissing op een bezwaar. Dit betreft de producten van 5 fte. Daarnaast wordt algemeen juridisch advies gegeven voor alle vakorgafdelingen en is er toetsing en implementatie van regelgeving. Aan ons is gevraagd om vooral te focussen op bezwaar en beroep en opmerkingen te maken hoe het anders zou moeten. Kunnen we met elkaar sleutels vinden om het anders te gaan doen? Kleine aanvulling op de samenvatting van de heer Tetteroo. Bij de uitvoering van de nieuwe Wet werk en bijstand worden mediation vaardigheden toegepast en worden met deze mensen persoonlijke gesprekken gevoerd, om een verdere toename van bezwaarschriften te voorkomen. Sleutels in deze discussie zijn er niet zo veel. Ik zie alleen mogelijke voordelen van regionalisering. Minder zware mensen breder regionaal inzetten en dan niet alleen met Waddinxveen. Bij de Raad van State heb je buiten zitting zaken waarmee iemand zich bezighoudt. Dit bespaart enorm. 3

4 Controleren jullie iedere brief en elk stuk dat wordt verzonden op juridische consequenties? Antw.: Dit is onmogelijk met onze bezetting. We werken met juridisch adviseurs die tijdig weten wat er speelt en worden betrokken bij nieuw beleid. Is er ruimte om met elkaar systematisch na te denken om bepaalde dingen beter, sneller en slimmer te doen? Antw.: Dit doen we ook, bijvoorbeeld juristen centraal zetten vanuit de WIZ. Op verschillende manieren wordt hier wel systematisch naar gekeken. Mijn ervaring is dat bij veel organisaties het systematisch kijken naar hoe iets beter kan, er maar een beetje bij hangt. Is er tijd voor mensen beschikbaar om naar bepaalde verbeteringen te kijken? Antw.: Dit doen we, maar we hebben niet één medewerker die alleen maar daar mee bezig is. Kansloze bezwaarschriften en mediation: misschien moet je nog eerder in het proces zitten om dingen te sturen. Bijvoorbeeld een bijsluiter toevoegen om te wijzen op de mogelijkheid van mediation en van wat wettelijk is vastgelegd. Daarmee is misschien te voorkomen dat mensen bezwaar gaan maken. Antw.: In de bijsluiter wordt al gesproken over mediation. We zouden wel digitaal meer informatie beschikbaar kunnen stellen over het werk van de Bezwaarschriftencommissie, zoals het op internet zetten van uitspraken over bezwaarschriften. Op internet kunnen kijken naar uitspraken van bezwaarschriften. Is er in gemeenteland bekend of er gemeenten zijn die alles uitbesteden? Antw. van de heer Cornelis: Dit is bekeken in het kader van Optima Forma, maar zowel financieel als inhoudelijk is gebleken dat het uitbesteden van juridische taken niet voordeliger zou zijn dan hoe we het nu doen. De winst die we hebben behaald is met name de methodiek. De helft van de bezwaarschriften kunnen wij afvangen met mediation. Maar er komt een grens aan van wat het meest haalbaar is. Extern met andere partijen iets opzetten is volgens mij de enige winst die nog te behalen is. Straks komen er door decentralisatie taken van het Rijk naar de gemeenten. Krijgen we dan ook meer geld op de begroting van de gemeente? Verwacht de juridische dienst met deze taakverschuiving een vermeerdering van het aantal formatieplaatsen? Antw: Dit is nog niet bekend; zo concreet is het nog niet. Wat bij het Openbaar Ministerie wordt gedaan met eenvoudige zaken, dat doen wij binnen de afdeling juridische zaken natuurlijk ook, die worden gefilterd. Een afweging maken tussen hoeveel tijd de inzet kost en waar de zaak zelf om gaat. Als iemand bezwaar maakt tegen iets dat 50,00 kost maar de afhandeling van het bezwaarschrift kost vervolgens 1.000,00,, dan kun je beter de bezwaarmaker zijn zin geven. Procederen jullie ook zelf bij de rechtbank? Hebben jullie geaccrediteerden die mogen pleiten voor de rechtbank? Antw.: Dit hangt van de zaak af. Maar het mag niet bij civiele procedures. Dan heb je echt een advocaat nodig. In een enkel geval huren we een advocaat in voor een zaak bij de bestuursrechter, waarbij het gaat om een besluit dat de gemeente genomen heeft, maar we procederen meestal zelf. Onlangs bijvoorbeeld over een tijdelijk huisverbod dat de burgemeester had opgelegd. Communiceren over de uitspraak. Je kunt wel afdekken uit welke hoeken bezwaarschriften te 4

5 verwachten zijn. Dus aan die kant gericht voorlichtingbeleid geven, en daarmee het aantal vragen indammen.. Antw.: Het jaarverslag van de bezwaarschriftencommissie geeft hier inzicht in. Na deze sessie concludeert de heer Tetteroo dat de volgende punten kunnen worden meegenomen naar het plenaire gedeelte: 1. Regionalisering 2. Front office met snelle afdoening/buiten zitting zaken. Kansloze gevallen zo snel mogelijk uit het systeem. 3. Meer info over uitspraken van de Bezwaarschriftencommissie (bijsluiter) zodat je weet hoe kansrijk je bezwaar is en of het überhaupt zin heeft om bezwaar te maken. 4. Belang van het geval in beeld brengen. Soms iets gunnen, maar dan gevaar van precedenten. 5. Voorlichting. De vaste kern van bezwaarmakers proberen te ontmoedigen. Sluiting De voorzitter sluit om uur de parallelsessie in afwachting van de plenaire afronding. Raadsadviseur: Van het college: Van de gemeente: Van de Raad: Verslag: mw drs B. Lubbers dhr W.M. Cornelis mw A. de Cloe, hoofd juridische zaken 10 raadsleden en burgerraadsleden mw T. Sluijs, Verslagbureau HBS Verslagbureau HBS Tonny Sluijs, 14 maart