Baanzinnig b.v. Privacy reglement versie

Transcriptie

1 Baanzinnig b.v. Privacy reglement versie Als gevolg van de herziene richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens, De zieke werknemer, Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers, hebben we het bestaande privacy reglement (versie ) aangepast. Doel van dit privacy reglement: Het doel Van dit document is om vast te leggen hoe Baanzinnig bv omgaat met persoonsgegevens van mensen. Dit kunnen zijn medewerkers van werkgevers, zelfstandigen en werkgevers. Wetgeving Autoriteit Persoonsgegevens, De zieke werknemer, Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers, hebben we het bestaande privacy reglement aangepast. Toepassingsgebied Dit privacyreglement is van toepassing op de kerntaken als arbodienst. Autorisatiebeleid In dit reglement is een autorisatieschema opgenomen, welk inzicht verschaft in welke van de betrokken partijen welke persoonsgegevens mag inzien en/of verwerken. Medewerkers Baanzinnig bv De medewerkers van Baanzinnig bv zijn bekend met de richtlijnen en hebben zich via een persoonlijke verklaring gecommitteerd aan dit geactualiseerde reglement. Houder persoonsgegevens: Baanzinnig bv Roode Wildemanweg PZ Wormerveer Statutair vertegenwoordigd door R. Gruijs, directeur Bewerkersovereenkomst Baanzinnig bv heeft een bewerkersovereenkomst met Medisoft Dossier Manager bv t.a.v. het gebruik van de verzuimapplicatie DossierManager bv. ICT samenwerking overeenkomst Baanzinnig bv heeft een overeenkomst met Oaktree bv welke ISO gecertificeerd is t.a.v dataverkeer.

2 Betrokken partijen; Werknemer van werkgever Degene waarvan de persoonsgegevens worden beheerd Werkgever/Manager Degene waar Baanzinnig bv een overeenkomst mee heeft voor het uitvoeren van kerntaken zoals verzuimbegeleiding en keuringen. Bedrijfsarts Degene die verantwoordelijk is voor het beheer van het medisch dossier. De bedrijfsarts kan administratieve taken delegeren naar de coach inzetbaarheid of medewerkers verzuimteam. Coach Inzetbaarheid Degene die op verzoek van werkgever of medewerker gesprekken voert over factoren die van invloed zijn op (duurzame inzetbaarheid). Dit is ook degene die indicatie stelt voor een medische beoordeling. Medewerker verzuimteam Degene die communicatie, logistiek over afspraken en terugkoppeling verzorgt tussen werkgever, medewerker, coach inzetbaarheid en bedrijfsarts. Degene die namens de bedrijfsarts inkomende medische informatie ( papier en mail) verwerkt in het medisch dossier. Doktersassistente Degene die keuringsgegevens verwerkt in het medisch dossier.. Arbeidsdeskundige Degene die uitspraken doet over de verhouding belasting - belastbaarheid in relatie tot (passende) arbeid Begeleider spoor 2 Degene die de werknemer begeleidt in een onderzoek naar arbeidsmogelijkheden bij een andere werkgever. UWV Degene die beoordeelt of de werknemer (verzekerde) in aanmerking komt voor inkomensderving uitkering als gevolg van werkeloosheid of arbeidsongeschiktheid. Verzuimverzekeraar Degene waar de werkgever een loondervingsverzekering heeft afgesloten en uitkering van ontvangt voor zieke medewerkers. Volandis Degene die medewerkers vallend onder de bouw CAO in de gelegenheid stelt om een preventief arbeidsgeneeskundig onderzoek te ondergaan. Er is een aparte overeenkomst met Volandis over het delen van de medische informatie van keurlingen.

3 Vertrekpunten: Wat is het medisch dossier van de arbodienst? Het medisch dossier van een medewerker wat beheerd wordt door een arbodienst bevat informatie die de bedrijfsarts in staat stelt om de werkgever te adviseren bij zijn reintegratie verplichting. Wat zijn bijzondere persoonsgegevens? Onder bijzondere persoonsgegevens valt medische informatie van de werknemer. Wat mag opgeslagen worden in het kader van reintegratie en verzuimbegeleiding? Die informatie die relevant is en een onderbouwing geeft voor de uitspraak over de mate van arbeidsgeschiktheid voor eigen of andere arbeid. Wat mag verzonden/gedeeld worden? In principe mag er geen enkele vorm van medische informatie gedeeld of opgeslagen worden dan noodzakelijk om een uitspraak te doen over arbeidsgeschiktheid. Indien een werkgever medische informatie verstuurd die relevant is voor de bedrijfsarts kan deze worden opgeslagen in het medisch dossier. De drager/ het medium van verzenden dient na het opslaan direct verwijdert te worden. Wat mag opgeslagen worden in het kader van aanstelling en gezondheidskeuringen? Die informatie die relevant is voor het beantwoorden van de vraag of er medische redenen zijn waarom een medewerker zijn gezondheid in gevaar brengt bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst. Die informatie die relevant is om een werknemer door te verwijzen naar de huisarts voor aanvullend medisch onderzoek ter voorkoming van medische problemen en gezondheidsschade.

4 Procedures: Inkomende informatie verwerking De bedrijfsarts geeft de medewerker verzuimteam toestemming om inkomende informatie met medische gegevens namens de bedrijfsarts in het medisch dossier digitaal op te slaan. Dit kan informatie per mail zijn. De bedrijfsarts krijgt een signaal van nieuw opgeslagen medische info zodat hij dit ook gelezen heeft (en eventuele vervolgacties uitzet). De medewerker verzuimteam/ doktersassistente heeft na invoeren geen inzagemogelijkheid meer tot het medisch dossier. Medische informatie per post wordt voor de bedrijfsarts klaar gelegd met een papieren dossier met het verzoek tot beoordeling en advies. De bedrijfsarts verleent de medewerker verzuimteam om deze gegevens in het medisch dossier te plakken. Terugkoppelingen Terugkoppelingen geven antwoord op de volgende vragen: - Kan de medewerker een aantal uren aanwezig zijn - Kan de medewerker een aantal taken uitvoeren - Is de oorzaak van de afgenomen inzetbaarheid bekend - Is de oplossing op de oorzaak van de afgenomen inzetbaarheid adequaat - Welke acties dienen ondernomen te worden en door wie - Verwachting werkhervatting Opvragen medische informatie Het opvragen van medische informatie geschiedt met een zgn machtigingsformulier, waarmee de werknemer de bedrijfsarts machtigt om medische informatie op te vragen. Voorlichting Als een werkgever medische informatie mailt naar de medewerker verzuimteam dan dient deze die informatie in het medisch dossier te plakken en de de mail daarna verwijderen. We zullen tevens de werkgever informeren over de privacy regels en deze tevens vragen om de gegevens te verwijderen en ons daarvan in kennis te stellen. We gebruiken daarvoor de volgende tekst: Geachte., In goede orde hebben we informatie van u ontvangen met betrekking tot uw medewerker (naam..). In de regels rondom privacy is beschreven dat er geen persoonsgebonden gegevens gedeeld mogen worden. Zeker niet als het medische informatie betreft. Wij hebben de gegevens in het medisch dossier verwerkt en uw mail verwijderd. We vragen u de informatie ook te verwijderen. Mocht in de toekomst voor deze of andere medewerkers het nodig zijn om relevante medische informatie te delen dan willen we u vragen dit door de medewerker zelf te laten doen of via een brief in een gesloten enveloppe, welke ter attentie van de bedrijfsarts is geadresseerd. Dank u voor de medewerking.

5 Archivieren De medische informatie van medewerkers wordt gearchiveerd conform de geldende richtlijnen. Autorisatie schema Inzicht Dossiersysteem Bedrijfsarts Doktersassistente Coach Inzetbaarheid Medewerker verzuimteam Medisch dossier Verwerken medische informatie behandelaars Verwerken medische info werkgever en werknemer Terugkoppelingen P&O dossier Invoeren Keuringsgegevens Ingangsdatum: Directie: Raymond Gruijs