Referentiemodel voor toetsing niet-financiële informatie in jaarverslagen

Transcriptie

1 Auditing Door inz et internal auditor meer z ekerheid over MVO-verslagen Referentiemodel voor toetsing niet-financiële informatie in jaarverslagen Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is een actueel thema waarmee veel bedrijven bezig zijn. Bij het opstellen van een MVO-jaarverslag blijkt het vaststellen van de betrouwbaarheid door de externe accountant tot nu toe een lastige opgave. Remco Bosma en Frank Jan de Graaf beschrijven in dit artikel hoe de interne auditor betrokken kan worden bij de MVO-verantwoording en welke invloed dit kan hebben op het vaststellen van de betrouwbaarheid van de verantwoorde prestaties. DOOR REMCO BOSMA EN FRANK JAN DE GRAAF In de Transparantiebenchmark (opgesteld in opdracht van het ministerie van Economische Zaken) is te zien dat in de afgelopen paar jaar één op de drie bedrijven op een of andere wijze inzicht heeft gegeven in haar MVO-prestaties. Meestal gebeurt dit door middel van een jaarverslag, maar er is ook steeds meer informatie te vinden op bedrijfswebsites. Hoewel de kwaliteit van de verantwoording beter wordt, blijkt het nog steeds zeer moeilijk om de betrouwbaarheid van MVO-prestaties vast te stellen. In dit artikel laten we zien dat MVO niet alleen moet worden beoordeeld op basis van een set indicatoren, maar dat de management control-cyclus van een bedrijf als geheel centraal moet staan. Bij MVO-auditing wordt primair een oordeel gegeven over bedrijfsprocessen. Indicatoren zijn hierbij belangrijk, voor zover ze bijdragen aan het oordeel over de kwaliteit van het proces waarin de onderneming maatschappelijke doelstelling incorporeert. Een eerste inbedding van MVO blijkt vaak uit het hebben van een gedragscode. Helaas blijkt bij het opstellen van een MVO-jaarverslag dat een verdere inbedding van MVOdoelstellingen in de reguliere planning control-cyclus vaak niet heeft plaatsgevonden. Daar waar het gaat om een gecombineerd financieel en MVO-verslag, waarbij inbedding dus verondersteld mag worden, blijkt dat MVO niet met dezelfde volledigheid en juistheid tot stand komt als de financiële verslaglegging. De accountant aan wie gevraagd wordt de betrouwbaarheid van het MVO-jaarverslag te beoordelen, heeft dan vaak geen andere keus dan het geven van beperkte zekerheid. Omdat veel ondernemingen mede door groepsdruk vanuit de eigen branche om transparant te zijn al een MVO-verslag publiceren voordat MVO is geïncorporeerd binnen de organisatie, is het de vraag of deze vorm van beperkte assurance op de langere termijn voor december

2 de markt volstaat. Daarom is de behoefte aan een adequate werkwijze groot. Voor MVO bestaan de nodige standaardisatie-initiatieven, waardoor het lijkt alsof de accountant behulpzaam kan zijn bij het beoordelen van een MVO-verslag. De standaardisatie-initiatieven zijn echter niet voldoende om de externe accountant te helpen bij het vormen van zijn oordeel, of de uitwerking met prestatie-eisen ontbreekt. Voor MVO bestaat namelijk geen standaardreceptuur, zodat voor elke onderneming afzonderlijk het spanningsveld in de driehoek people planet profit zal moeten worden opgelost. Dit levert dus voor elke onderneming een andere uitkomst voor MVO op. Een generieke normatieve benadering voor MVO is daarom ondoenlijk. MVO komt niet met dezelfde volledigheid en juistheid tot stand komt als de financiële verslaglegging MVO benaderen als proces Omdat een normatieve toets niet goed werkt, stellen wij een procesbenadering voor. Hierbij sluiten we aan bij wetenschappelijke inzichten. De definitie van MVO van Wood omzeilt een normatieve benadering door in te steken op een procesbenadering. Hij verwoordt dit als volgt: MVO = een configuratie van uitgangspunten van maatschappelijke verantwoordelijkheid, processen van sociale responsiviteit en het beleid van uitkomsten van beleid zoals ze gerelateerd zijn aan maatschappelijke relaties van een onderneming (zie figuur 1). Door het proces niets meer en niets minder dan de management control cyclus als leidraad te nemen, ontstaat wel een relatief normerend kader: Er wordt duidelijk hoe een bedrijf specifiek zijn verantwoordelijkheden heeft gedefinieerd, hoe verantwoordelijkheden zijn geïmplementeerd en hoe verantwoording wordt afgelegd. Deze processtappen moeten duidelijk worden gemaakt. Om dat mogelijk te maken zullen de opgelegde kaders per overgang minimaal voor de proces- eigenaar inzichtelijk dienen te zijn. Woods categorieën zijn misschien vaag geformuleerd, maar ze zijn wel allemaal terug te vinden in de reguliere management control-cyclus van een bedrijf. In deze procesbenadering heeft de operational auditor in het bedrijf een rol te vervullen, want procesbeheersing is zijn domein. Hij kan een bijdrage leveren aan het verschaffen van aanvullende zekerheid over de verantwoorde MVOprestaties. De rol van de internal auditor is dan het in kaart brengen van de aangetroffen situatie en het vergelijken ervan met de opgelegde beheersingskaders en aan breed geaccepteerde criteria van verantwoord managen. Wil een onderneming haar MVO-prestaties laten beoordelen, dan zal zij dus een kader moeten stellen waaraan zij haar prestaties afmeet. Uit de toename van het aantal MVO-jaarverslagen mag afgeleid worden dat het onderwerp door de top van veel bedrijven belangrijk wordt gevonden. Dat dit nog niet geleid heeft tot een operationeel uitvoeringskader voor de ondernemingen, betekent dat de procesfase na het formuleren van de missie visie gezien mag worden als een kritische fase die de aandacht van de auditor verdient. Deze kritische fase bestaat uit: ~ een externe en een interne analyse; ~ een sterkte zwakte kansen bedreigingen (SWOT)- analyse om vast te stellen wat de mogelijkheden zijn van de onderneming om te anticiperen op resultaten van de interne en externe analyse; ~ de strategie van de leiding van de onderneming over hoe zij wil omgaan met de uitkomsten van de analyses om de ondernemingsdoelen te realiseren. De strategie van de leiding (indien bijvoorbeeld gecommuniceerd in beleidsstukken) kan gezien worden als het operationele uitvoeringskader voor de betreffende onderneming en geeft MVO een concreet gezicht. Externe en interne analyse Een belangrijk hulpmiddel bij de externe analyse is het vijfkrachtenmodel van Porter in relatie tot het macromilieu (zie figuur 2), waarin ook een rol is weggelegd voor stakeholders (sociale context) van de onderneming. Het model Uitgangspunten op institutioneel, organisatie- en individueel niveau Processen van ontvankelijkheid: stakeholder-management, issuemanagement, omgevingsanalyse Beleid, beleidsprogramma(s) en beleidsuitkomsten Figuur 1 Het MVO-model van Wood 36 december 2008

3 Politiek en wetgevende omgeving Technologische mogelijkheden Risico toetreding concurrenten Sociale context is ook relevant voor de onderneming om na te kunnen gaan in hoeverre nieuwe ontwikkelingen (waaronder MVO) zelfstandig doorgevoerd kunnen worden. De Global Reporting Initiatiev geeft voor de externe analyse aanwijzingen via de verslaggevingsprincipes voor het bepalen van de inhoud. Via die aanwijzingen worden er kwaliteitseisen gesteld aan materialiteit, betrokkenheid van belanghebbenden (c.q. stakeholders) en duurzaamheidscontext. Onderhandelingsmacht leveranciers Intensiteit van rivaliteit onder gevestigde ondernemingen Onderhandelingsmacht afnemers Macro-economische omstandigheden Bedreiging van subsituties Demografische omstandigheden Figuur 2 Het vijfkrachtenmodel van Porter De interne analyse is van belang, omdat deze ingaat op de activiteiten die direct bijdragen tot de waardecreatie van de onderneming. Omdat het bij MVO niet alleen gaat over de creatie van financiële waarden, maar ook over ethisch handelen, is dit ook te benoemen als een te verkrijgen waarde. De activiteiten die bijdragen aan de waardecreatie van de onderneming, gerangschikt van ontwerp tot eindproduct, worden in samenhang ook wel aangeduid als de value chain van de onderneming. Daarbij is het goed te realiseren dat door de Value chain-fase Productontwikkeling Productie Marketing sales Aftersales Invloed op waardecreatie Door superieur productontwerp neemt de functionaliteit toe en daardoor de toegevoegde waarde, zodat dit product aantrekkelijker wordt voor consumenten. Tevens biedt goed productontwerp mogelijkheden voor een efficiënte productie Door de activiteiten zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, ontstaan in de productiefase minder kosten. Tevens biedt een efficiënte productie mogelijkheden om een zo consistent mogelijke kwaliteit te leveren Marketing sales kunnen waarde toevoegen door het ontdekken van klantbehoeften en deze terug te geven aan productontwikkeling, zodat deze producten kunnen ontwikkelen die beter aansluiten bij de klantbehoeften Aftersales het oplossen van problemen van een klant die een product heeft gekocht draagt bij aan de perceptie bij klanten dat dat product superieur is Figuur 3 De invloed van de value chain op de waardecreatie december

4 Processtap Doel Verantwoordelijke Risico Maatregel Inrichten corporate governance Formuleren waarden voor de onderneming Opstellen van code of conduct (gedragscode). Formuleren van ondernemingsdoelen Het uitvoeren van een externe analyse Het uitvoeren van een interne analyse Het maken van een strategische keus Toezicht op Raad van Bestuur door onafhankelijke toezichthouders die (kunnen) bepalen of de onderneming binnen de acceptabele grenzen opereert De visie van de ondernemingsleiding over de wijze van omgaan in concrete situaties waarbij vooraf directe kaders niet voor handen kunnen zijn Geeft uiting aan impliciete verwachtingen van gedrag van aan de onderneming verbonden personen Richting geven aan de ondernemingsactiviteiten op korte en lange termijn, zodat de verschillende onderdelen binnen de organisatie in synergie opereren Het ontdekken van het speelveld (duurzaamheidscontext), waarbinnen de onderneming opereert door onder meer contact te zoeken met haar omgeving (stakeholders), zodat de onderneming weet op welke ontwikkelingen zij dient te anticiperen Door het uitvoeren van de value chain-analyse wordt in beeld gebracht waarmee de onderneming waarde (materialiteit) creëert en hoe de verschillende waardecreërende onderdelen dienen samen te werken om tot een zo grootst mogelijke waardecreatie te kunnen komen. NB. Aanpak veronderstelt kwaliteitszorg als randvoorwaarde Het kiezen van de optimale koers voor de onderneming om waarde te creëren, rekening houdend met de aanwezige kansen en bedreigingen en de sterkten en zwakten van de onderneming Formuleren van missie visie Raad van commissarissen. Formuleren strategie Beleid Figuur 4 Benodigde processtappen om te komen tot geïntegreerd ondermeningsbeleid Specifieke besluiten van de raad van bestuur kunnen vooraf niet worden gecorrigeerd. Raad van bestuur kan opereren zonder rekening te houden met anderen De centrale keuze wordt gemaakt die alleen rekening houdt met lokale ondernemingsbelangen, waarbij ethische kwesties voor de onderneming in zijn geheel kunnen ontstaan Doordat expliciete verwachting ontbreekt, kan hierop niet worden aangestuurd. Schandalen dwingen achteraf om maatregelen die dan pas na reputatieschade tot stand komen Oplopende inefficiënties, waardoor onderneming verlies maakt. Vergoeding geïnvesteerd kapitaal wordt daardoor onmogelijk en bestaansrecht onderneming komt in gevaar Onderneming verliest aansluiting met maatschappij, waardoor zij niet in staat is te anticiperen op de veranderde omgeving Aandeelhouders waarderen opbrengsten onderneming als te gering, waardoor belangstelling voor onderneming als investering afneemt (verlies mogelijkheden aantrekken extern kapitaal) De onderneming kiest een koers die niet past bij haar marktmacht en zal daardoor haar doelstellingen niet kunnen realiseren. Als dit langer duurt, bestaat de kans dat de ondermening verdwijnt Code corporate governance (Tabaksblat), Regels van de beurs Vragen van aandeelhouders, stakeholders en derden om transparantie over waarden Control self assesment die periodiek wordt gehouden over het in control zijn van de onderneming, governance audits. Benchmarks. Initiatie door audit committee Toezicht door raad van commissarissen Toezicht van raad van commissarissen die periodiek geïnformeerd wil worden over de oriëntatie van de onderneming (zowel m.b.t. ondernemingsklimaat als m.b.t. maatschappelijk speelveld). Periodieke beoordeling door concerncontroller of waardecreatie overeenkomstig gewenste maatstaven plaatsvindt. Aansluitend discussie tussen verantwoordelijk management en controller over verklaringen bij te geringe waardecreatie Periodieke evaluatie van het gevoerde beleid door de resultaten beschreven in de voortgang-rapportages te vergelijken met de doelstellingen van de onderneming. Uitvoering door externe accountant, controller of internal auditor in opdracht audit committee 38 december 2008

5 samenhang van de activiteiten ook beperkingen door de eerste activiteit worden opgelegd aan de volgende activiteit in de value chain. Dit betekent dat in een zo vroeg mogelijke fase van de value chain, dus al bij het ontwerp van de producten, aandacht moet zijn voor MVO. In de vier fasen van de value chain (zie figuur 3) zijn de mogelijkheden opgenomen om competitievoordeel voor de onderneming te verkrijgen door superieure efficiency, kwaliteit, innovatie en aansluiting op klantbehoeften. Hoewel iedere onderneming aan deze generieke onderdelen kan werken, kan de onderneming niet alleen optimaliseren. Echte meerwaarde ontstaan uit een supply chain met een unieke samenhang. Door de toegenomen transparantie gedurende het proces indien de genoemde werkwijze wordt gevolgd en daarover intern wordt gerapporteerd kan de auditor nu wel een oordeel vormen over het terugkomen van de in de mission statement genoemde waarde bij het afleiden van de strategie voor de onderneming. In figuur 4 zijn de te nemen processtappen samengevat om te komen tot dit geïntegreerde ondernemingsbeleid. Na het afleiden van een geïntegreerd beleid, zal die strategie ook gebruikt moeten worden om de organisatie te (her) inrichten, teneinde de gestelde organisatiedoelen te realiseren. Dat vervolgtraject viel buiten de scope van ons onderzoek en zullen we dan ook niet behandelen. Toepassen referentiemodel in de praktijk De werkbaarheid van een norm c.q. het referentiemodel is Processtap ABN-AMRO TNT Post Inrichten corporate CG wordt beschreven in het MVO-verslag en via externe governance (CG) documentatie is de compliance met de GC-code gedocumenteerd. Tussen MVO en CG wordt een relatie gelegd door aan te geven dat CG kritisch is voor het bereiken van de langetermijndoelstellingen en de relatie met de stakeholders Formuleren waarden De waarde van de onderneming staat beschreven in de voor de onderneming Corporate Values and Business Principles en wordt op de internetsite verder toegelicht Opstellen van Code of De code of ethics worden in het MVO-verslag genoemd. conduct (gedrags De code of ethics worden gevormd in de Corporate code). Values and Business Principles Formuleren van Zie daarvoor het financiële verslag van de betreffende ondernemings-doelen onderneming Kwaliteits zorg Op kwaliteitszorg in de zin van ISO -systemen wordt (= rand-voorwaarde) niet ingegaan binnen het MVO-verslag. Wel werkt de bank met Equator Principles, welke worden aangehaald als een industriestandaard om het onderzoeken, benoemen en managen van milieu- en sociale risico s te benoemen bij financieringsprojecten. Toepassing van Equator Principles wordt continu uitgebouwd Het uitvoeren van een De externe analyse wordt genoemd in het MVO-verslag externe analyse en heeft betrekking op het gebied van politiek, economie, milieu en sociale zaken. Het groepsonderdeel Public Affairs is hiervoor verantwoordelijk met het oog op het creëren van meer waarde voor de bank, alsmede de stakeholders Figuur 5 Vergelijking referentiemodel beste Nederlandse MVO-verslagen uit 2006 CG wordt beschreven in het MVO-verslag, almede de relatie tussen CG en MVO De waarde van de onderneming wordt in het MVOverslag vermeld door hierin te melden dat de onderneming de United Nations Global Compact onderschrijft Het MVO-verslag meldt dat er een ondernemingsbrede code of ethics wordt opgesteld en dat de implementatie daarvan tot de verantwoordelijkheid van de divisies behoort. De code of ethics wordt ook van toepassing verklaard op leveranciers en onderaannemers Zie daarvoor het financiële verslag van de betreffende onderneming Het MVO-verslag meldt dat ten aanzien van kwaliteit, milieu, werknemersrechten, gezondheid en veiligheid zorgsystemen zijn ingevoerd die alle activiteiten van de onderneming dienen af te dekken De externe analyse wordt niet expliciet genoemd in het MVO-verslag. Wel zijn er stakeholder-dialogen uitgevoerd om na te gaan welke nieuwe ontwikkelingen er gaande zijn. Periodiek wordt de stakeholder-dialoog herhaald volgens een afgesproken schema, waarbij aandacht is voor zowel intern gerichte als extern gerichte onderwerpen december

6 lastig vast te stellen wanneer er sprake is van een onvolledig of onbetrouwbaar MVO-verslag. Daarom hebben we het referentiemodel vergeleken met de beste MVO-verslagen van dat moment. Om de vraag op basis waarvan moet de selectie van het beste MVO-verslag plaatsvinden? te omzeilen, hebben we gekozen om gebruik te maken van de Nederlandse MVO-verslagen die volgens de standaardisatieinitiatieven het beste zijn, namelijk die van ABN-AMRO Holding N.V. en van TNT Post. We gebruiken de jaarverslagen over 2006 omdat deze respectievelijk via de Readers Choise Awards (Global Reporting Initiative) en Sector Leader 2007 (Dow Jones Sustainability Index) als de beste Nederlandse verslagen zijn aangemerkt. Het referentiemodel blijkt bij de onderzochte MVO-verslagen bruikbaar te zijn om de totstandkoming van de strategische keus na te gaan. De meeste elementen uit het referentiemodel zijn namelijk expliciet terug te vinden in de verslagen (zie figuur 5). De interne analyse is van belang, omdat deze ingaat op de activiteiten die direct bijdragen tot de waardecreatie van de onderneming Omdat deze analyse van de verslagen plaatsvindt in de rol van externe verificateur en niet in de rol van internal auditor, zijn niet alle beschikbare gegevens toegankelijk. Ten aanzien van enkele elementen, die niet direct verwoord staan in de verslagen, kan wel impliciet afgeleid worden dat daarvoor aanvullende informatie binnen de organisatie beschikbaar zal moeten zijn. Verondersteld mag worden dat deze informatie voor de internal auditor wel raadpleegbaar is. Ondanks deze beperking lijkt het model na deze korte toetsing bruikbaar. Conclusie Er blijkt een referentiemodel op te stellen waarmee inzichtelijk wordt hoe een bedrijf invulling geeft aan zijn maatschap- pelijke verantwoordelijkheid. Op basis hiervan wordt inzicht verkregen op welke wijze de onderneming de omgeving betrekt en respecteert. Hiermee wordt het door Wood geformuleerde processes of responsiviness, als definitie van MVO, zichtbaar en toetsbaar binnen de onderneming. Bedrijven kunnen met het referentiemodel toetsbaar maken hoe ze omgaan met hun omgeving. Het model blijkt bij de onderzochte MVO-verslagen die beide gelden als best practices praktisch bruikbaar om de totstandkoming van de strategische keus na te gaan. De internal auditor heeft met dit referentiemodel de mogelijkheid gekregen om vast te stellen in hoeverre de door de leiding geformuleerde MVO-ambities van de organisatie feitelijk worden gebruikt om de interne organisatie aan te sturen. Nadat de interne auditor heeft vastgesteld dat er aansluiting is tussen de MVO-ambities en de feitelijke aansturing van de organisatie, biedt dit de externe accountant na verificatie daarvan de mogelijkheid om bij toetsing van het MVO-jaarverslag een hogere waardering te geven dan die van beperkte zekerheid. Hiermee lijken we nu een werkwijze in handen te hebben die kan leiden tot meer zekerheid over MVO. Ir. Remco Bosma is lid van de provinciale staten van Flevoland en werkzaam als senior auditor bij de inspectie Verkeer en Waterstaat. Het beschreven onderzoek maakte deel uit van zijn postacademische opleiding Operational Auditing aan de Universiteit van Amsterdam. Dr. Frank Jan de Graaf is lector International Business aan de International Business School Groningen, onderdeel van de Hanzehogeschool. Verder is hij verbonden aan de Universiteit van Amsterdam Business School. BASE Dit artikel is gebaseerd op het onderzoek Wie levert assurance over het MVO-jaarverslag? Het onderzoek is opgenomen in de PE Finance ControlBase. ONDERZOEK 40 december 2008