Bijlagen Uw kenmerk Ons kenmerk Datum Drie EA96/U oktober Departementsonderdeel

Transcriptie

1 Aan de regionale korpsbeheerders i.a.a. de regionale korpschefs de korpsverantwoordelijke BIS de hoofden FEB Bijlagen Uw kenmerk Ons kenmerk Datum Drie EA96/U oktober 1996 Inlichtingen bij Doorkiesnummer P.F.W. Rutten Onderwerp BIS: aanlevering begrotingscijfers 1997 Departementsonderdeel directie Politie Doelstelling : verzoek om medewerking Juridische grondslag : Politiewet 1993, artikel 45, Besluit beheer regionale politiekorpsen, artikel 17, Besluit financië regionale politiekorpsen, artikel 8. Relatie met andere circulaires : nr. EA95/U2152, d.d. 20 juli 1995 Gaat in per : datum dagtekening Geldt tot : 1 januari 1997 Geachte mevrouw/heer, Voor 15 november as. dient de begroting 1997 te zijn vastgesteld door het Regionaal College. Eveneens d deze datum de begroting en desbetreffende BIS-informatie aan mij te worden toegezonden. Evenals vorig jaar bied ik u ten behoeve van de verstrekking van gegevens voor het BIS de mogelijkheid gebruik te maken van een invoerprogramma. Het desbetreffende programma stel ik beschikbaar aan de projectleider BIS van het korps. Met behulp hiermee kan de begroting 1997 worden ingevoerd en gevalid bijbehorende gebruiksaanwijzing en een kwaliteitsformulier heb ik eveneens bijgevoegd. (bijlage 1 en 2) u mij de BIS-gegevens over de begroting 1997 gelijktijdig met de inzending van de (papieren) begroting t zenden Dit verzoek geldt voor het eerst ook voor het Korps Landelijke Politiediensten.

2 De BIS-rapportages van de afgelopen jaren laten zien dat er relatieve verschillen in uitkomsten tussen kor Deels zijn deze te verklaren uit het gegeven dat een aantal korpsen in de begroting en rekening behalve eigen kosten ook de kosten van een administratief bij hun ondergebracht samenwerkingsverband verantwoorden. Het landelijk overleg van hoofden FEZ heeft daarom verzocht om ook de kosten van SV beeld te brengen. Tegelijkertijd moet er een totaalbeeld blijven bestaan van de kosten die worden gemaakt door de politieko Om deze reden treft u twee diskettes aan. 1. Alle korpsen dienen gebruik te maken van het programma "begroting en meerjarenraming" om daarin de totalen van de regio op te nemen. 2. Korpsen die de administratie voor een SVB voeren, wordt verzocht, middels het programma "begrotin meerjarenraming samenwerkingsverband", de gegevens van het SVB op te nemen. Ten behoeve van het inzicht in de bestaande SVB's verzoek ik de korpsen die een bestand aanleveren voo SVB, op een bijlage toe te lichten op welke onderwerpen/taken de SVB's betrekking hebben en welke reg van deel uitmaken. Met betrekking tot de verantwoording van gelden die omgaan in een SVB, verwijs ik naar mijn brief van 8 juli 1996, kenmerk EA96/U1514, over het onderwerp 'Uniformering toepassing CR nadruk zij erop gewezen dat deze werkwijze alleen geldt voor de SVB's met een structureel karakter, zoal kernteams. In de genoemde brief van 8 juli 1996 werd de afspraak van de hoofden FEB verwoord om categorie 3.4 richten voor een aantal specifieke kostensoorten. De onderverdeling is, i.v.m. de daarvoor benodigde systeemwijzigingen, op dit moment niet te verwerken in de structuur van het BIS. Ik verzoek u in bijlage onderverdeling schriftelijk aan te geven.

3 Invoer en validatie programma Bis versie 2.0 bijlage 1 Betreft: Beschrijving invoer en validatie programma ten behoeve van de aanlevering Bis betreffend begroting 1997 en meerjarenramingen 1998,1999 en Inlichtingen: Infobalie Bis, tel Wijzigingen in de programmatuur t.o.v. de aanlevering 1996 Op verzoek van een aantal korpsen zijn er aanpassingen in de functionaliteit van het validatie programma aangebracht. Ten eerste is het mogelijk om tijdens de invoer de tussentellingen en de totaaltellingen te controleren. D gedaan om de gevolgen van de invoer direct vertaald te zien in de (sub)totalen. Ten tweede bleek bij de aanlevering van de BIS-gegevens over de jaarrekening 1995 dat een aantal kor resultaat van het boekjaar niet in de balans konden verwerken. Deze korpsen nemen het resultaat afzon in de staat van baten en lasten. Het is dan vervolgens aan het regionaal college om een bestemming te g het resultaat. Gelet op de comptabele regelgeving is dit de juiste wijze van verwerking. In verband hierm invoerprogramma aangepast. Het saldo van de staat van baten en lasten wordt automatisch ingevuld on 'Resultaat boekjaar'. Het resultaat heeft daarmee een vaste plaats in de balans gekregen en mag niet lang worden opgenomen onder de algemene reserves of bestemmingsreserves van het betrokken jaar. Bijgevoegd treft u twee diskettes aan. Korpsen die de administratie voor een SVB voeren, wordt verzoch het programma begroting en meerjarenraming, de gegevens van het eigen korps incl. SVB op te nemen e middels het programma begroting en meerjarenraming samenwerkingsverband, uitsluitend de gegevens v SVB. Korpsen die bijdragen aan een SVB, maar daar niet de administratie van voeren, vullen uitsluitend programma begroting en meerjarenraming in. Hierbij moet worden opgemerkt dat beide programma's ee indentieke functionaliteit bezitten. Alleen het opstartcommando, de lokatie (directory) en het aangemaakte verschillen van elkaar. Dit wordt hieronder beschreven.

4 Infobalie, Directie Politie, Binnenlandse Zaken Pagina 1 Invoer en validatie programma Bis versie 2.0 Functionaliteit: Met het programma kunnen de volgende functies worden uitgevoerd: - Invoeren van bedragen betreffende de begroting 1997 en meerjarenraming 1998, 1999 en Interactief tonen van (sub)totalen - Aanmaken van een bestand conform het aanleverformaat BIS - Validatie van een door het korps zelf aangemaakt bestand - Aanmaken van een overzicht van de rekening met tussentellingen en totaalbedragen. Installatie: De benodigde programmatuur voor beide programma's kan vanaf de diskette worden opgestart of met ee commando naar een andere schijf en/of diskette worden gekopieerd. Aan te raden is om voor beide progr een aparte directory te gebruiken waarnaar per diskette alle bestanden worden gekopiëerd. Gebruik: Wanneer u de installatie heeft gedaan kan het programma voor de regionale begroting worden opgestart m commando 'BEGROT'. Het programma voor de begroting van de samenwerkingsverbanden wordt opge het commando 'BEGR_SVB'. BELANGRIJK: DE EERSTE MAAL DAT HET PROGRAMMA WORDT OPGESTART WORDT ER EEN INITIALISATIE UITGEVOERD OP HET GEGEVEN REGIOKORPS EN PERIODE VAN AANLEVERING. WANNEER DIT IN DE PROGRAMMATUUR WORDT VASTGELEGD KAN NIET MEER WORDEN GEWIJZIGD. WANNEER U ZELF EEN AANLEVERBESTAND HEBT AANGEMAAKT, DUS NIET VIA DE INVOER MODULE VAN DIT PROGRAMMA, KUNT U DE OPTIE 'AANMAKEN ASCII-BEST NIET GEBRUIKEN OMDAT ANDERS UW ZELF AANGEKAARTE ASCII-BESTAND WORDT OVERSCHREVEN.

5 Infobalie, Directie Politie, Binnenlandse Zaken Pagina 2 Invoer en validatie programma Bis versie 2.0 Na het opstarten van het programma krijgt u het Bis logo te zien. Met behulp van een toetsaanslag komt u maal in een scherm waar u de periode opgeeft en voor welk regiokorps de invoer en/of validatie wordt uit Wanneer u de periode en het korps hebt opgegeven worden deze gegevens opgeslagen en verder in het pr gebruikt om een ascii-bestand aan te maken. De naam van dit ascii-bestand is Bkk_jj_a.dat (voor de versi samenwerkingsverband Ckk_jj_a.dat) waarbij kk=code korps en jj=periode. Wanneer u een toets aanslaa de tweede maal het programma hebt opgestart, komt u in het hoofdmenu. Hier ziet u de volgende opties: behulp van de pijltjestoetsen kunt u naar de gewenste optie gaan en met behulp van de enter toets deze opt aanroepen ) - Invoer In het veld bedrag kunnen de gewenste bedragen worden ingevuld. U kunt hier met de pijltjestoe toe. Om in te kunnen voeren geeft u een enter waarna u het bedrag kunt invoeren. U ziet in het veld bedra vierkante cursor. Om de invoer op een bedrag af te sluiten, geeft u weer een enter. Met de escape-toets ku invoer afsluiten. De ingebrachte data worden automatisch opgeslagen. Uiteraard kunnen deze data in deze invoermodule weer worden gewijzigd. - Aanmaken ASCII-bestand - Deze optie kunt u gebruiken wanneer de gehele invoer is afgerond of wann tussendoor een validatie en uitvoer wilt plegen. Met deze optie wordt een ASCII- bestand aangemaakt me comma delimited formaat en de naam Bkk_jj_a.dat (voor de versie samenwerkingsverband Ckk_jj_a.dat staan de bedragen zoals door u ingevoerd. - Validatie Met deze optie kunt u een door het korps zelf aangemaakt ASCII-bestand of een bestand aang met behulp van de vorige optie ( aanmaken ASCII-bestand ) controleren. Wanneer het een ASCII-bestan door het korps buiten dit programma om aangemaakt moet de naam zijn conform Bkk_jj_a.dat (voor de samenwerkingsverband Ckk_jj_a.dat) Tevens genereert het programma een overzicht van de begroting ( begrotin.txt ) met daarin opgenomen alle posten met tussentellingen en totalen. Het programma geeft na h uitvoeren van de validatie aan of er afwijkingen zijn opgetreden. Wanneer er geen afwijkingen zijn gecons het ASCII-bestand gereed voor verzending. In het andere geval wordt een foutenlijst gegenereerd ( foutly uitgeprint zodat u het resultaat van de validatie kunt inzien. Onder het kopje fouttypen ( volgende pagina ) beschrijving van de mogelijke foutboodschappen. Beide *.txt bestanden kunt u afprinten onder DOS met opdracht print <bestandsnaam>of met een tekstverwerker of dos-editor inlezen en vanuit daar uitprinten. Infobalie, Directie Politie, Binnenlandse Zaken Pagina 3

6 Invoer en validatie programma Bis versie 2 0 Fouttypen: Tijdens de validatie wordt een bestand aangemaakt 'foutlyst.txt'. Dit bestand geeft per regel aan welke afw opgetreden. Fout in korpsnummer: Korpscode in aanleverbestand komt niet overeen met opgegeven korpscode. Fout in Begrotingsjaar: Begrotingsjaar in aanleverbestand komt niet overeen met opgegeven begrotingsja Combinatie soort fin. post en fin. code bestaat niet: Het betreft hier een verzameling van fouten op de com van code financieel verslag, financiële staat, soort post en code financiële post. Ter inzage is meege bijlage 2 waarin staan opgenomen alle posten waaruit de totale aanlevering kan bestaan. Wanneer foutmelding niet direct is af te leiden, waar in de combinatie van eerder genoemde coderingen een is opgetreden kunt u met behulp van bijlage 2 de juiste post opzoeken. Tevens is dit bestand elektr meegeleverd op de diskette met de naam bgr_vbld.txt. Verkeerde code in fin. verslag: De codering financieel verslag is niet geldig en komt niet overeen met de g code. Verkeerde code in fin. staat: De codering financiële staat is niet geldig en komt niet overeen met de gevraa Scheidingsteken aangetroffen in bedrag: In de bedragen in het aanleverbestand komen scheidingstekens v bijvoorbeeld duizendtallen aan te geven. Het bedrag moet zonder scheidingstekens worden aangel Infobalie, Directie Politie, Binnenlandse Zaken Pagina 4

7

8 Kwaliteitaformulier Gegevensaanlevering Financiële Begroting 1997 BIS TOELICHTING KWALITEITSFORMULIER FINANCIËLE BEGROTING 1997 Hier wordt aangegeven hoe de regiokorpsen het kwaliteitsformulier voor de financiële begroting 1997 in vullen. Het formulier wordt op papier en in elektronische vorm aan de regionale politie korpsen ter besch gesteld. Het invullen van het kwaliteitsformulier dient te gebeuren onder de verantwoordelijkheid van de korpsverantwoordelijke, zie schrijven EA94/U2002. Het formulier en diskette met het gegevensbestand worden verzonden naar: Het Ministerie van Binnenlandse Zaken Directie Politie, infobalie BIS, Postbus 20011, 2500 EA Den Haag. Tabel Regiokorps: Korpsverantwoordelijke: Handtekening: Contactpersoon: Datum: Datum verzending: Afmetingen bestand: Algemene gegevens naam of code van het betreffende regiokorps. de korpsverantwoordelijke volgens schrijven EA94/U2002. korpsverantwoordelijke. de persoon die benaderd kan worden indien zich problemen voordoen bij het inlezen van de gegevens in het BIS. datum opstellen kwaliteitsformulier datum verzending van het kwaliteitsformulier en de diskette met het bestand. De grootte van het bestand in bytes. Tabel Financiële Begroting 1997 Per financieel verslag: Staat van Lasten en Baten, Geprognotiseerde balans , Investerings-desinvesteringsoverzicht 1997, en de Meerjarenramingen voor 1998, 1999 en 2000, kan het regiokorps aangeven welke zaken van belang zijn voor de inhoudelijke of technische verwerking van de aangeleverde gegevens door het BIS. Verder kan het regiokorps aangeven of deze begroting goedgekeurd is door het regionaal college of dat he voorlopige begroting betreft. Bij vragen over het invullen van het kwaliteitsformulier kunt u contact opnemen met de "lnfobalie Bis, Di Politie", telefoon

9 Betreft: Uitsplitsing post 3.48 Overige lasten/baten Gelieve de onderstaande tabel in te vullen en gelijk met de aanlevering begroting 1997 te zenden aan: Het Ministerie van Binnenlandse Zaken Directie Politie, infobalie BIS, Postbus 20011, 2500 EA Den Haag. De bedragen dienen in hele guldens te worden opgegeven. code omschrijving post lasten baten post bedrag bedrag Administratie, kopiëren enz Dienstreizen: reis- en verblijfskosten Kantinevoorzieningen Bijdragen aan/van interregionale samenwerkingverbanden Overige baten en lasten Infobalie, Directie Politie, Binnenlandse Zaken