Dit gebruikersreglement regelt de toegang tot en het gebruik van het e-loket Landbouw en Visserij van de bevoegde entiteit.

Transcriptie

1 Gebruikersreglement e-loket Landbouw en Visserij 1 De wettelijke bepalingen omtrent het e-loket Landbouw en Visserij zijn opgenomen in hoofdstuk 6 van het Besluit van de Vlaamse Regering (BVR) van 24 oktober 2014 tot vaststelling van de voorschriften voor de rechtstreekse betalingen aan landbouwers in het kader van de steunregelingen van het gemeenschappelijk landbouwbeleid. 1. Definities Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder: a) De bevoegde entiteit: het Departement Landbouw en Visserij; b) E-loket: het elektronisch loket dat wordt ontwikkeld en beheerd door de bevoegde entiteit; c) Elektronische identiteitskaart: de elektronische identiteitskaart bedoeld in de artikelen 6 en volgende van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, waarop de identiteits- en de handtekeningscertificaten zijn geactiveerd; d) Federal Authentication Service (FAS): de service van de Federale Overheidsdienst voor Informatie- en Communicatietechnologie die toelaat om personen te authentiseren zodat ze toegang kunnen krijgen tot beveiligde online overheidstoepassingen; e) Aanmeldmogelijkheden: alle door FAS aangeboden en door de bevoegde entiteit ondersteunde aanmeldmethoden die toegang verlenen tot het e-loket. f) Gebruiker: iedere fysieke persoon, met uitzondering van een medewerker van een externe beheersdienst, die toegang heeft tot het e-loket; g) Volmacht: de overeenkomst tussen de volmachtgever en de volmachthouder waarbij de volmachtgever de volmachthouder machtigt om in zijn naam en voor zijn rekening de in de volmacht aangeduide verrichtingen op het e-loket uit te voeren; h) Organisatie: de onderneming die als volmachthouder aangeduid wordt door een volmachtgever. Een organisatie moet geregistreerd zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen en moet verplicht een verantwoordelijke en een lokale beheerder aanduiden; i) Volmachtgever: iedere natuurlijk persoon of onderneming die geregistreerd is bij het Departement Landbouw en Visserij en die een volmacht verleent aan een volmachthouder; j) Volmachthouder: de natuurlijke persoon of organisatie die van de volmachtgever een volmacht heeft gekregen; k) Verantwoordelijke: de fysieke persoon die een organisatie, voorziening, vormingscentrum, inschrijver, instandhouder, KRATOS-adviesdienst of koper van melk vertegenwoordigt. Hij wijst de werknemers aan wie rechten kunnen toegekend worden voor het verrichten van taken op het e-loket; l) Lokale beheerder: de fysieke persoon die de aangeduide verantwoordelijke kan vervangen; m) Medewerker van een school: de fysieke persoon die een school vertegenwoordigt; n) Medewerker van een externe beheersdienst: de fysieke persoon aangeduid door de verantwoordelijke van de externe beheersdienst om handelingen te verrichten uit naam van de externe beheersdienst op het e-loket. 2. Toepassingsgebied Dit gebruikersreglement regelt de toegang tot en het gebruik van het e-loket Landbouw en Visserij van de bevoegde entiteit. 1 Versie 6.3 van 11 februari

2 3. Toegang tot en gebruik van het e-loket De gebruiker of medewerker van een externe beheersdienst moet beschikken over een door FAS aangeboden en door de bevoegde entiteit ondersteunde aanmeldmogelijkheid en over de nodige infrastructuur om op het internet te gaan. De gebruiker of medewerker van een externe beheersdienst heeft toegang tot het e-loket zodra zijn persoonsgegevens bij de bevoegde entiteit zijn geregistreerd. De gebruiker of medewerker van een externe beheersdienst verklaart zich akkoord met het gebruikersreglement en verbindt zich tot naleving ervan. 4. Registratie en wijzigingen van aanvragen 2 De gebruiker mag zijn verrichting slechts als geregistreerd beschouwen wanneer hij op het e-loket bevestiging krijgt dat zijn aanvraag succesvol is ingediend omdat het dossier weergegeven wordt als ingediend in het dossieroverzicht. Als een gebruiker een verrichting uitvoert via het e-loket en hij wenst ná elektronische indiening nog iets te wijzigen aan deze verrichting, dan kan hij zijn eerst gestelde verrichting niet meer ongedaan maken. De gebruiker start, als mogelijk voor dit aanvraagtype, een wijzigingsaanvraag op van de ingediende aanvraag. Als dit niet mogelijk is neemt de gebruiker best contact op met de bevoegde entiteit. 5. Volmacht 5.1 Algemene bepalingen Elke gebruiker die zijn verrichtingen op het e-loket niet zelf wil uitvoeren, kan dit overlaten aan een derde via een volmacht. Een volmachtgever moet steeds geregistreerd zijn in de identificatiedatabank van de bevoegde entiteit. De bevoegde entiteit is niet gehouden controle te verrichten op de draagwijdte van de volmacht. Als de volmachtgever een volmacht heeft gegeven, blijft hij volledig verantwoordelijk voor de rechtshandelingen die onder de volmacht vallen. Dit houdt onder meer de verantwoordelijkheid in voor het correct invullen en beheren van dossiers en voor de indiening van aanvragen binnen de voorziene termijn. Een volmachthouder wordt geacht te kunnen optreden namens de volmachtgever zolang de volmacht niet wordt herroepen (zie punt 5.3 Einde van de volmacht ). Door het verlenen van een volmacht verliest de volmachtgever noch het recht, noch de mogelijkheid zelf de nodige verrichtingen te stellen via het e-loket of via formulieren. De bevoegde entiteit kan echter nooit aansprakelijk gesteld worden voor eventueel nadelige gevolgen die uit dergelijke verrichtingen voor de volmachtgever of de volmachthouder zouden voortvloeien. In geval er zich conflicten voordoen tussen verrichtingen uitgevoerd door de volmachtgever en de volmachthouder, wordt voorrang gegeven aan de verrichting die eerst geregistreerd werd bij de 2 voor de relatie tot papieren formulier: zie artikel 70 van hoofdstuk 6 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 24 oktober

3 bevoegde entiteit, tenzij uitdrukkelijk de tweede handeling als wijziging van de eerste wordt aangemerkt. Een volmachthouder kan een volmacht krijgen van verschillende volmachtgevers. De volmacht kan door de volmachthouder niet overgedragen worden aan derden. Voor zover bepaalde aspecten van de volmacht niet geregeld worden in dit gebruikersreglement zijn de regels van het Burgerlijk wetboek onverkort van toepassing. 5.2 Verlenen van een volmacht Een volmacht wordt elektronisch verleend via het e-loket of wordt verleend door middel van formulieren die de bevoegde entiteit ter beschikking stelt of die downloadbaar zijn van de pagina Help op Op de elektronische aanvraag of het formulier duidt de volmachtgever zijn volmachthouder aan voor het uitvoeren van één of meerdere verrichtingen via het e-loket. Als een volmacht op een andere wijze dan via de elektronische aanvraag of het formulier is verleend, moet toch nog een volmacht via de hierboven bedoelde elektronische aanvraag of formulier worden verleend. De handtekening van de volmachtgever blijft noodzakelijk als reeds gedekt door een andere overeenkomst. De bevoegde entiteit zal dus geen rekening houden met volmachten die op een andere wijze zijn verleend. 5.3 Einde van een volmacht Volmachten kunnen worden beëindigd mits de volgende procedure wordt nageleefd: De volmachtgever kan op elk moment de volmacht beëindigen. Hij brengt hiertoe de bevoegde entiteit op de hoogte van het feit dat hij deze volmacht stopzet via de elektronische aanvraag op het e-loket of via het formulier dat de bevoegde entiteit ter beschikking stelt of dat downloadbaar is van de pagina Help op De volmachthouder kan op elk moment zijn volmacht beëindigen. Hij brengt daartoe de bevoegde entiteit op de hoogte van het feit dat hij deze volmacht stopzet via de elektronische aanvraag op het e-loket of via het formulier dat de bevoegde entiteit ter beschikking stelt of dat downloadbaar is van de pagina Help op Online stopgezette volmachten zijn onmiddellijk van kracht: voor de volmachthouder is het technisch onmogelijk nog verrichtingen uit te voeren uit naam van de ex-volmachtgever. Volmachten stopgezet via het formulier vereisen enige dagen verwerkingstijd tussen het moment waarop de bevoegde entiteit de kennisgeving van de beëindiging ontvangt en de effectieve aanpassing van de nodige gegevens in de informatiesystemen van de bevoegde entiteit. De bevoegde entiteit verbindt er zich toe de uitoefening van de beëindigde volmachten technisch onmogelijk te maken, en dit zo spoedig mogelijk nadat ze de kennisgeving heeft ontvangen. Als op het moment van de stopzetting de elektronische verrichting al werd uitgevoerd, en als deze niet meer elektronisch kan worden gewijzigd, kan de volmachtgever, als hij nog wijzigingen wil aanbrengen aan zijn aanvraag, contact opnemen met de bevoegde entiteit. In overeenstemming met artikel 2003 uit het Burgerlijk Wetboek wordt in geval van overlijden, onbekwaamverklaring, faillissement of kennelijk onvermogen, hetzij van de volmachtgever hetzij van de volmachthouder, van rechtswege een einde gesteld aan de volmacht. Beide partijen verbinden er 3

4 zich toe de bevoegde entiteit zo snel mogelijk op de hoogte te brengen als zij kennis hebben van dergelijke feiten. 6. Verantwoordelijke en lokale beheerder Elke organisatie, voorziening, vormingscentrum, inschrijver, instandhouder, KRATOS-adviesdienst of koper van melk die toegang wil hebben en gebruik wil maken van het e-loket moet een verantwoordelijke aanduiden, die vervolgens via het e-loket werknemers kan registreren. De werknemers die geregistreerd zijn voeren de taken uit waarvoor ze zijn aangewezen door de verantwoordelijke of de lokale beheerder(s). Er kunnen twee lokale beheerders aangesteld worden door de verantwoordelijke worden om de continuïteit te garanderen. De verantwoordelijk kan eveneens de aanstelling ongedaan maken. De verantwoordelijke en in voorkomend geval de lokale beheerder(s) zijn gehouden elke wijziging van de identiteit van de verantwoordelijke, de lokale beheerders en de werknemers die toegang gekregen hebben voor het verrichten van bepaalde taken, binnen vijf werkdagen aan de bevoegde entiteit meedelen, rekening houdend met de onderstaande voorwaarden: De gegevens van elke nieuwe verantwoordelijke of lokale beheerder moeten aan de bevoegde entiteit meegedeeld worden met een formulier (waarvan de vorm bepaald wordt door de bevoegde entiteit). Het formulier is te verkrijgen bij de bevoegde entiteit of is downloadbaar van de pagina Help op Als er werknemers aan het personeelsbestand worden toegevoegd en zij moeten toegang krijgen tot het e-loket, moeten hun gegevens aan de bevoegde entiteit bezorgd worden via het e-loket of via formulieren. Als er werknemers uit het personeelsbestand worden geschrapt, moet dat aan de bevoegde entiteit meegedeeld worden via het e-loket of via formulieren. Deze taak kan uitsluitend verricht worden door de verantwoordelijke of lokale beheerder(s) en kan niet verricht worden door werknemers die overeenkomstig het eerste lid zijn aangewezen voor het verrichten van taken namens de verantwoordelijke. Onverminderd de toepassing van artikel 16 moeten de verantwoordelijke of lokale beheerder(s) de toegang tot het e-loket ontzeggen aan gebruikers die door hen geregistreerd zijn als die het gebruikersreglement overtreden. 7. Privacy De geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die via het e-loket gebeurt, is in overeenstemming met de bepalingen over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, opgenomen in de wet van 8 december 1992, alsook in de Richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens. In het kader van administratieve vereenvoudiging kunnen de persoonsgegevens echter worden overgemaakt aan derde voor zover deze vallen onder wettelijke bepalingen of als er een machtiging werd toegekend door de Vlaamse Toezichtscommissie. 8. Juridische waarde van de verrichtingen gesteld via het e-loket Het authenticeringscertificaat op de elektronische identiteitskaart wordt gebruikt voor de authenticatie en voor het plaatsen van een elektronische handtekening, bedoeld in artikel 1322, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek. De gebruikers zijn er zich van bewust en gaan ermee akkoord dat aan deze handtekening dezelfde juridische waarde wordt toegekend als aan een handgeschreven handtekening. 4

5 De gebruikers erkennen dan ook uitdrukkelijk dat alle berichten en gegevens die worden verstuurd via het e-loket, en die voorzien zijn van voornoemde elektronische handtekening, dezelfde wettelijke bewijskracht hebben als een onderhandse akte in de zin van het Burgerlijk Wetboek. De gebruikers erkennen bovendien uitdrukkelijk dat berichten en gegevens die door de bevoegde entiteit op een duurzame en niet te wijzigen manier worden opgeslagen, wettelijke bewijskracht hebben als een onderhandse akte in de zin van het Burgerlijk Wetboek, tot bewijs van het tegendeel. 9. Onderbreking van de dienstverlening De gebruiker of medewerker van een externe beheersdienst heeft toegang tot het e-loket, zonder dat evenwel gewaarborgd wordt dat de toegang tot het e-loket te allen tijde is verzekerd, vrij is van fouten of van technische storingen. De toegang tot het e-loket en tot de diensten die via het systeem worden geleverd, kunnen te allen tijde geheel of gedeeltelijk worden afgesloten (o.m. voor onderhoudsdoeleinden). Waar redelijkerwijze mogelijk, zal de gebruiker van een dergelijke onderbreking op voorhand op de hoogte worden gebracht. De bevoegde entiteit is in geen geval verantwoordelijk voor de gevolgen van een dergelijke onderbreking. 10. Intellectuele eigendomsrechten De gebruiker of medewerker van een externe beheersdienst erkent en aanvaardt dat het e-loket en de software die in verband met het e-loket zijn ontwikkeld, beschermd worden door intellectuele eigendomsrechten (auteursrecht, merkenrecht, octrooirecht, enz.), waarvan de aanbieders van het e- loket (of haar licentieverstrekkers) de houder(s) zijn. Behoudens uitdrukkelijke toestemming is het de gebruiker of medewerker van een externe beheersdienst niet toegelaten om op welke wijze dan ook het e-loket geheel of gedeeltelijk te kopiëren (op welke manier of op welke drager dan ook), aan te passen, te vertalen, te verkopen, te verhuren, uit te lenen, mee te delen aan het publiek, noch afgeleide werken van voormelde elementen te creëren. 11. Recht om het e-loket aan te passen De bevoegde entiteit behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan de informatie, het design en de dienstverlening die op het e-loket Landbouw en Visserij worden aangeboden. Ze kan dit doen zonder dat ze voor eventuele gevolgen verantwoordelijk kan worden gesteld. Ze zal alle inspanningen leveren om op voorhand de wijzigingen mee te delen. 12. Recht om het gebruikersreglement van het e-loket aan te passen De bevoegde entiteit behoudt zich het recht voor om dit gebruikersreglement aan te passen (elementen toevoegen, corrigeren of wijzigen). Bij wijziging van het gebruikersreglement zal iedere gebruiker het vernieuwde reglement opnieuw moeten goedkeuren alvorens te kunnen werken op het e-loket. 13. Recht om de toegang tot het e-loket te ontzeggen De bevoegde entiteit behoudt zich het recht voor om een gebruiker of medewerker van een externe beheersdienst de toegang tot het e-loket te ontzeggen bij schending van het gebruikersreglement door die persoon. 5

6 14. Correctheid van de informatie De bevoegde entiteit levert grote inspanningen opdat de ter beschikking gestelde informatie en gegevens volledig, juist, nauwkeurig en bijgewerkt zouden zijn. Ondanks deze inspanningen kunnen zich toch onjuistheden voordoen in de ter beschikking gestelde informatie. Als de via het e-loket verstrekte informatie onjuistheden zou bevatten, zal de bevoegde entiteit de grootst mogelijke inspanning leveren om dit zo snel mogelijk recht te zetten. De bevoegde entiteit kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die ontstaat uit het gebruik van het e-loket of van de op het e-loket ter beschikking gestelde informatie. Als de gebruiker onjuistheden zou vaststellen in de informatie of gegevens die via het e-loket ter beschikking worden gesteld, kan hij de bevoegde entiteit contacteren (zie de contactgegevens op Verbintenissen van de gebruiker Met betrekking tot het gebruik van het e-loket, is elke gebruiker ertoe gehouden: 1. volledige, accurate, waarachtige en niet-misleidende informatie te verstrekken; 2. zich te onthouden van het manipuleren van de geleverde informatie, op welke wijze dan ook of met gebruik van eender welke techniek; 3. via het e-loket geen gegevens, berichten of documenten te versturen op eender welke wijze, hetzij gegevens of documenten via het e-loket op te laden: a) waarbij de rechten (waaronder persoonlijkheidsrechten of intellectuele eigendomsrechten) van derden of de bevoegde entiteit worden geschonden; b) waarvan de inhoud onwettig, schadeberokkenend, lasterlijk, gewelddadig, obsceen of onterend is of waarbij de privacy van derden wordt geschonden; c) waarvan het gebruik of het bezit door de gebruiker bij wet of bij overeenkomst verboden is; d) die virussen of instructies bevatten die schade kunnen toebrengen aan de aanbieders van het e- loket en/of de werking van het e-loket in het gedrang zouden kunnen brengen of verstoren. De gebruiker is bovendien verantwoordelijk voor de controle van de inhoud van de berichten die hij via het e-loket verstuurde,en voor de opvolging daarvan naar aanleiding van berichten die door de aanbieders van het e-loket aan de gebruiker worden verstuurd, en die betrekking hebben op de (het) door de gebruiker verstuurde bericht(en). 16. Verbintenissen van de medewerker van een externe beheersdienst Met betrekking tot het gebruik van het e-loket, is elke medewerker van een externe beheersdienst ertoe gehouden: 1. als een goede huisvader en naar eer en geweten om te gaan met de aan haar of hem toevertrouwde informatiesystemen en hun informatie; 2. zich geen toegang te verschaffen of proberen te verschaffen tot informatiesystemen of informatie waarvoor geen expliciete toegangsmogelijkheid voor haar/hem is gecreëerd; 3. de aan hem of haar verstrekte wachtwoorden of andere authenticatie-middelen persoonlijk te houden en niet aan anderen mee te delen; 4. de aangeboden informatiesystemen en hun informatie uitsluitend te gebruiken in het kader van de samenwerking met de bevoegde entiteit; 5. alle informatie waarmee de medewerker door de uitvoering van zijn taak in contact komt met de nodige vertrouwelijkheid (volgens de bepalingen van de eigenaar) te behandelen; 6

7 Het is de medewerker verboden de door de bevoegde entiteit ter beschikking gestelde toepassingen, databestanden en documentatie te kopiëren of ter beschikking te stellen van derden, behoudens daartoe verleende schriftelijke toestemming. Als de medewerker vaststelt of vermoedt dat de informatie of informatiesystemen van de bevoegde entiteit worden misbruikt, moet hij daar bovendien direct melding van maken via zijn contactpersoon bij de bevoegde entiteit. 17. Toepasselijk recht Deze website en het e-loket is gevestigd in België en zal beheerd worden volgens de wetten van dit land. Door deze site te gebruiken, aanvaardt de gebruiker dat het gebruik van deze site en alle informatie op deze site onder de Belgische wetten vallen. 18. Bevoegde rechtbank De gebruiker aanvaardt dat in geval van een geschil over het gebruik van deze site of de informatie die er zich op bevindt, de Belgische rechtbanken bevoegd zijn. 7