Handreiking benoemingsprocedure burgemeester

Transcriptie

1 Handreiking benoemingsprocedure burgemeester R.J.J. Notermans griffier gemeente Roerdalen H.P.R. Spiertz Kabinet commissaris van de Koningin provincie Limburg J. Vervuurt griffier gemeente Roermond mr. M.H.R.M. Wolfs-Corten griffier gemeente Weert 1/24

2 Inhoudsopgave Voorwoord 1. Fase 1. Voorbereidingsproces 1.1 Inleiding 1.2 Profielschets 1.3 Vertrouwenscommissie 2. Fase 2. Selectieproces 2.1 Openstelling vacature 2.2 Opstart vertrouwenscommissie 2.3 Overleg met de commissaris van de Koningin 2.4 Voorbereiding selectiegesprekken 2.5 Selectiegesprekken 2.6 Assessment 2.7 Nabespreking 3. Fase 3. Benoemingsproces 3.1 Rapport van bevindingen 3.2 Aanbeveling 3.3 Organisatie extra raadsvergadering ter vaststelling aanbeveling 3.4 Versturen aanbeveling 3.5 Benoeming 3.6 Ingangsdatum benoeming en beëdiging 3.7 Installatie 3.8 Introductie 3.9 Overig 4. Herbenoeming burgemeester 5. Waarneming burgemeestersambt 6. Bijlagen 2/24

3 Voorwoord. Aa nleiding voor deze handreiking is de behoefte aan een helder en praktisch naslagwerk over de benoemingsprocedure van de burgemeester. Een handreiking die inzicht verschaft in de regels omtrent de benoemingsprocedure en meer duidelijkheid geeft over de rollen en taken van de bij het proces betrokken personen en organen. Daarnaast is relevante informatie, zoals wettelijke kaders en voorbeelddocumenten, in de handreiking opgenomen. De handreiking moet vooral worden gezien als een praktisch hulpmiddel voor met name griffiers van gemeenten die voor de taak staan invulling te geven aan de benoemingsprocedure van de burgemeester. Het is dus een hulpmiddel, niet meer en niet minder, waarmee u mogelijk uw voordeel kunt doen. Naast de benoemingsprocedure die moet leiden tot een door de Kroon benoemde burgemeester wordt in de handreiking ook nog kort ingegaan op de herbenoeming van burgemeesters en het waarnemerschap van het burgemeestersambt. Enkel uit oogpunt van leesbaarheid is er voor gekozen om in het rapport consequent de mannelijke persoonsvorm te hanteren. De onderhavige handreiking is op initiatief van de griffierskring Noord- en Midden-Limburg en in samenwerking met het Kabinet van de commissaris van de Koningin van de provincie Limburg tot stand gekomen. Ook is de handreiking voorgelegd aan het bureau van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters. In deze handreiking vindt u een beschrijving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waarbij wordt aangegeven hoe deze in de Limburgse praktijk wordt toegepast. De actuele digitale versie van de handreiking inclusief bijlagen kunt u vinden op de webpagina van de commissaris van de Koningin in de provincie Limburg ( Tevens wordt de handreiking met bijlagen gepubliceerd op de website van de Vereniging van Griffiers ( Deze handreiking wordt aan de hand van de wetsgeschiedenis en voortschrijdend inzicht zoveel mogelijk actueel gehouden. De handreiking dateert van 2007 en is bijgewerkt in maart /24

4 1. Fase 1. Voorbereidingsproces. 1.1 Inleiding. Op enig moment ontstaat er in elke gemeente een burgemeestersvacature. Doorgaans ziet men dit aankomen, bijvoorbeeld omdat de zittende burgemeester al lang tevoren heeft aangekondigd dat hij stopt als hij 65 jaar wordt, maar soms komt het afscheid van de burgemeester ook abrupt en onverwacht. Op het moment dat duidelijk is dat er een burgemeestersvacature komt, ontstaat er -in meer of mindere mate- onrust en onzekerheid. Wat is wettelijk geregeld? Wie moet waartoe initiatief nemen, op welk moment en met wie moet overleg gevoerd worden? Is het wenselijk dat er een waarnemend burgemeester wordt benoemd of juist niet? Dit soort vragen komt dan naar voren. In artikel 61, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester op voordracht van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties bij koninklijk besluit voor de tijd van zes jaar wordt benoemd. Artikel 61 van de Gemeentewet vormt het uitgangspunt van de benoemingsprocedure van een burgemeester. In de circulaire Procedureregels benoeming burgemeester van 4 november 2005 (zie bijlage A2) en de Procedure benoeming burgemeesters van het ministerie van BZK (mei 2006) (zie bijlage A3) is de benoemingsprocedure nader uitgewerkt. In oktober 2007 is van het ministerie van BZK de handreiking benoemingsproces burgemeester verschenen (zie bijlage A4). Deze handreiking is in boekvorm verkrijgbaar via het kabinet van de commissaris van de Koningin. In deze handreiking wordt verder ingegaan op het opstellen van een profielschets, de toetsing van kandidaat-burgemeesters door de commissaris van de Koningin en de selectieprocedure bij en het selectiegesprek door de vertrouwenscommissie. Omdat in een procedure voor een nieuwe burgemeester uiteindelijk de gemeenteraad besluit welke kandidaten bij de minister worden aanbevolen voor het burgemeesterschap, is het aan de eerste medewerker van de raad -de griffier- om ervoor te zorgen dat de raad de procedure op de juiste wijze doorloopt. De griffier is ambtelijk de eerstverantwoordelijke voor de burgemeestersprocedure. Hij neemt bij het ontstaan van een burgemeestersvacature contact op met de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad en brengt hem op de hoogte van de stappen die genomen moeten gaan worden. In de tussentijd heeft de griffier al overleg gevoerd met het Kabinet van de commissaris der Koningin van de provincie. De griffier nodigt namens de plaatsvervangend voorzitter van de raad de fractievoorzitters uit voor overleg en op deze wijze wordt het gehele traject in gang gezet. 1.2 Profielschets. De formele benoemingsprocedure van de burgemeester start feitelijk met het opstellen en het vaststellen van een eisenpakket, een profielschets, waaraan de te benoemen burgemeester moet voldoen. Het wettelijk referentiekader is neergelegd in artikel 61, tweede lid. In de praktijk wordt een vertegenwoordiging uit de raad, veelal bestaande uit de fractievoorzitters, daarbij ondersteund door de griffier, belast met het opstellen van een concept profielschets. Het college van burgemeester en wethouders kan worden geraadpleegd bij het opstellen van de profielschets. Eventueel kan het managementteam of directieteam worden geconsulteerd, De profielschets wordt als een belangrijk onderdeel van de benoemingsprocedure beschouwd. Desgewenst kan worden overwogen om externe expertise in te huren. De profielschets heeft ook na de selectie van de burgemeester een belangrijke functie. Deze 4/24

5 kan dienst doen bij de voortgangs- en herbenoemingsgesprekken met de burgemeester. Maar de profielschets kan ook gebruikt worden door de burgemeester om te werken aan zijn of haar persoonlijke ontwikkeling. Waaruit bestaat een profielschets? In dit verband is van belang op te merken dat er niet zoiets bestaat als een standaardprofielschets. Van gemeente tot gemeente, mede afhankelijk van de taakstelling, cultuur, gemeentegrootte, geografische ligging, etc. etc., zal het profiel worden opgesteld. Een profielschets kan uit meerdere elementen bestaan, zoals de karakteristiek en globale taakstelling van de gemeente, de rol en taakstelling van de burgemeester, de gevraagde bestuurscompetenties, de gezochte kwaliteit en ervaring, alsmede de gevraagde persoonlijke eigenschappen. Deze opsomming is niet limitatief, doch dient slechts als voorbeeld. In de handreiking van het ministerie van BZK (bijlage A4) wordt nader ingegaan op de opbouw van de profielschets. Het onderdeel bestuurscompetenties wordt alom als een vrij wezenlijk onderdeel van de profielschets beschouwd. De bestuurscompetenties vormen een set van bestuursstijlen en vaardigheden die voor het burgemeestersambt belangrijk zijn. Hiermee ontstaat een scherper beeld van de specifieke eisen die aan de burgemeester van de gemeente in kwestie worden gesteld. De bestuurscompetenties bieden een houvast voor een objectief en transparant benoemingsproces. In de handreiking benoemingsproces burgemeester van het ministerie van BZK (bijlage A4) wordt ingegaan op de bestuurscompetenties. Deze set bestaat uit zes basisvaardigheden, vier bestuursstijlen en twintig bestuursvaardigheden. De handreiking biedt een overzicht van de verschillende soorten bestuurscompetenties en de manier waarop zij kunnen worden gebruikt. Indien bij gelijke geschiktheid de voorkeur uitgaat naar een vrouw zal dit in de profielschets vermeld dienen te worden. Dit geldt ook indien een assessment onderdeel kan uitmaken van de selectieprocedure. Door deze twee elementen, voor zover van toepassing, op te nemen in de profielschets spreekt de raad zich hierover expliciet uit. De commissaris van de Koningin neemt dit mee in de advertentietekst in de Staatscourant. De Gemeentewet geeft aan dat de commissaris van de Koningin met de raad overlegt over de eisen die aan de te benoemen burgemeester worden gesteld. De datum van deze zogenaamde profielschetsvergadering wordt in overleg met het kabinet van de commissaris van de Koningin vastgesteld. Vóór de vergadering ontvangt de commissaris van de Koningin een afschrift van de concept profielschets, zodat hij zich kan voorbereiden. In de raadsvergadering overlegt de commissaris met de raad over het profiel van de nieuwe burgemeester en de procedure. Het is verstandig dat bijvoorbeeld de plv. voorzitter van de raad of een fractievoorzitter die nauw betrokken is geweest bij de totstandkoming van de concept profielschets, ter vergadering een toelichting geeft op de inhoud van de concept profielschets. Eventuele vragen van de commissaris van de Koningin kunnen ook door hem of haar worden beantwoord. De gemeenteraad stelt de profielschets doorgaans vast in de raadsvergadering waarin de profielschets ook met de commissaris van de Koningin wordt besproken. Het staat gemeenten vrij om in een raadsvergadering eerst een concept profielschets vast te stellen en deze vervolgens in de profielschetsvergadering met de commissaris van de Koningin te bespreken en formeel vast te stellen. De gemeente dient een verslag van de profielschetsvergadering op te stellen, dat door het Kabinet van de commissaris van de Koningin op verzoek van belangstellenden, tezamen met de profielschets, ter beschikking wordt gesteld. De profielschets en het verslag van de vergadering worden ook gepubliceerd op Commissaris_van_de_Koningin/Burgemeesters_benoemingen. 5/24

6 Het belang om de betrokkenheid van de burger bij het openbaar bestuur te vergroten wordt breed gedragen. Op lokaal niveau kan dat onder andere door de burger te betrekken bij de benoemingsprocedure van de burgemeester, bijvoorbeeld door de bevolking te betrekken bij het opstellen van de profielschets. De betrokkenheid van de burger bij het opstellen van de profielschets kan op diverse manieren inhoud worden gegeven. In de praktijk betekent dat dat de burger de mogelijkheid wordt geboden invloed uit te oefenen op de inhoud van de profielschets. Invloed door de burger te consulteren over de kwaliteiten en eigenschappen waarover de nieuwe burgemeester volgens hem/haar dient te beschikken. Dat kan door de burger open vragen of meer gerichte vragen voor te leggen. Daartussen zijn allerlei varianten denkbaar. 1.3 De Vertrouwenscommissie. De gemeenteraad stelt uit zijn midden een vertrouwenscommissie in welke belast is met de beoordeling van de kandidaten. De raad regelt via een verordening op de vertrouwenscommissie de taak, samenstelling en de werkwijze van deze commissie, alsmede de geheimhouding. De provincie Limburg heeft een modelverordening op de vertrouwenscommissie gemaakt (zie bijlage B1). Grofweg kan gesteld worden dat 90% van deze modelverordening in elke gemeente zo overgenomen kan worden. Bij de overige 10% is discussie mogelijk en moeten -afhankelijk van de plaatselijke situatie- keuzes gemaakt worden. Een onderwerp dat in dit kader bijzondere aandacht verdient is de samenstelling van de vertrouwenscommissie. Het is mogelijk in de verordening met naam en toenaam op te nemen welke personen deel uitmaken van de vertrouwenscommissie. Voor de bezetting van de vertrouwenscommissie kan echter ook een afzonderlijk raadsbesluit genomen worden. Vaak worden fractievoorzitters in de vertrouwenscommissie benoemd en wijzen zij één van hen aan als voorzitter. Soms is dit de fractievoorzitter van de grootste partij, dat hoeft echter niet. Als de vertrouwenscommissie van mening is dat een ander lid meer geschikt is om het voorzitterschap op zich te nemen, dan kan dat ook. Er kan zelfs overwogen worden om vanuit de gemeenteraad een afzonderlijke voorzitter in de vertrouwenscommissie te benoemen. Op dat moment is de fractie waarvan de voorzitter lid is, in de vertrouwenscommissie met twee leden vertegenwoordigd. Dit hoeft echter geen probleem te zijn omdat in een dergelijke situatie de voorzitter geen stemrecht heeft. De griffier is secretaris van de vertrouwenscommissie en verantwoordelijk voor de ambtelijke ondersteuning. Daarnaast kan de gemeenteraad besluiten één of meer wethouders als adviseur(s) aan de besprekingen van de vertrouwenscommissie te laten deelnemen. Zowel de wethouder(s) als de griffier zijn geen lid van de vertrouwenscommissie en hebben dan ook geen stemrecht. Het toevoegen van de gemeentesecretaris als adviseur aan de vertrouwenscommissie is wettelijk niet toegestaan. Wel kan de gemeentesecretaris als ambtelijke ondersteuning toegevoegd worden. Hiertegen bestaat geen wettelijk beletsel. Er kan ook voor worden gekozen de gemeentesecretaris geen rol te geven bij het proces van de benoeming van een burgemeester. Participatie in een vertrouwenscommissie vraagt een behoorlijke (tijds)inspanning. Kandidaten voor deelname aan de vertrouwenscommissie moeten in staat zijn om de benodigde tijd daarvoor vrij te maken. Als een kandidaat onvoldoende tijd kan vrijmaken voor het werk van de vertrouwenscommissie, dan is het beter het lidmaatschap over te laten aan een ander lid van de fractie. 6/24

7 In de verordening op de vertrouwenscommissie wordt bepaald dat elk lid één stem heeft. Dit is in overeenstemming met het gestelde in de brief van het ministerie van BZK van 9 april 2008, waarin met zoveel woorden wordt gesteld dat bij stemming in raadscommissies, en dus ook vertrouwenscommissies, het principe geldt van one man, one vote. Een gewogen stemming is dus niet toegestaan. Aanbevolen wordt te streven naar een unaniem advies aan de raad. Er kan, in verband met de privacy van de sollicitanten, niet genoeg aandacht worden gevestigd op het feit dat de vertrouwenscommissie zeer omzichtig te werk moet gaan. Iedereen is geïnteresseerd in de voortgang van de procedure om een nieuwe burgemeester aan te trekken: familie, vrienden, kennissen, fractiegenoten en zeker ook de pers. Natuurlijk is het de taak van de pers om nieuws te brengen. Aan de andere kant is het de taak van de vertrouwenscommissie om zaken geheim te houden. De vertrouwenscommissie opereert dus in een bepaald spanningsveld. De vertegenwoordigers van de pers zijn professioneel geschoold en hebben al vaker met dit bijltje gehakt; zij kennen vele manieren om aan informatie te komen. Het komt niet vaak voor dat iemand lid is van een vertrouwenscommissie. Een waarschuwing aan het adres van de leden van de vertrouwenscommissie is daarom op zijn plaats: wees op uw hoede en praat met niemand over de inhoud van het werk van de vertrouwenscommissie, dus ook niet met fractiegenoten! Vaak haalt de pers zijn informatie niet rechtstreeks bij de leden van de vertrouwenscommissie maar wordt juist hun oor te luister gelegd bij diegenen waarmee de leden van de vertrouwenscommissie contact hebben, bijvoorbeeld fractiegenoten. Het is aan te bevelen aan de gemeenteraad een budget te vragen voor de activiteiten van de vertrouwenscommissie. Dit budget kan vervolgens worden aangewend voor uitgaven waarvoor de vertrouwenscommissie zich geplaatst ziet, bijvoorbeeld eventuele kosten van opleiding en/of externe ondersteuning van de vertrouwenscommissie, vergaderkosten (reis- en verblijfkosten, huur accommodatie voor sollicitatiegesprekken) en kosten voor assessments. Afhankelijk van de keuzen die de vertrouwenscommissie hierin maakt, kan de hoogte van het benodigde budget worden bepaald. De gemeenteraad dient de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie zo te regelen dat vóór, tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden door de vertrouwenscommissie volstrekte geheimhouding is gegarandeerd. De geheimhouding geldt ook voor de griffier, die ambtelijke bijstand verleent, en de wethouder, die als adviseur aan de commissie is verbonden. De geheimhouding geldt ook ten opzichte van de raadsleden die geen lid zijn of lid zijn geweest van de vertrouwenscommissie. De geheimhouding brengt met zich mee dat door de vertrouwenscommissie, anders dan door de tussenkomst van de commissaris van de Koningin, geen inlichtingen -schriftelijk of mondeling- kunnen worden ingewonnen over de sollicitanten en dat overleg met derden is uitgesloten. De beraadslagingen in de raad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie vinden plaats met gesloten deuren. Er wordt een afzonderlijk niet openbaar verslag gemaakt. Ten aanzien van de beraadslagingen en de stukken geldt geheimhoudingsplicht. Als er toch informatie naar buiten komt, m.a.w. als er wordt gelekt, kan door daarvan aangifte worden gedaan. Het schenden van een opgelegde geheimhoudingsplicht is een misdrijf, strafbaar gesteld in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Indien een raad of vertrouwenscommissie naar het oordeel van de commissaris der Koningin onvoldoende zorg aan het bepaalde in de procedureregels besteedt, met name wat betreft het aspect van de geheimhouding, dan zal de commissaris van de Koningin de minister informeren over zijn bevindingen. De minister bepaalt na overleg met de commissaris hoe verder wordt gehandeld. 7/24

8 2. Fase 2. Selectieproces. 2.1 Openstelling vacature. Na het vaststellen van de profielschets stuurt de griffier deze aan (het kabinet van) de commissaris van de Koningin, evenals het verslag van de profielschetsvergadering. Tevens draagt de griffier er zorg voor dat de commissaris van de Koningin de beschikking krijgt over een informatieset van de gemeente, met daarin relevante documenten, zoals de meest actuele begroting, een visie-document, belangrijke beleidsnota s, enzovoort. De commissaris van de Koningin verzoekt de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties om de vacature open te stellen en daarvan in de Staatscourant mededeling te doen. Daarbij staat de datum vermeld waarop de sollicitaties gericht aan Hare Majesteit de Koningin uiterlijk aan de commissaris van de Koningin moeten worden gezonden. De termijn waarbinnen de sollicitaties moeten worden ingezonden bedraagt doorgaans drie weken. Gedurende een vakantieperiode kan deze termijn eventueel worden verlengd. Van een eventueel assessment wordt in de advertentie melding gemaakt. Het ministerie stelt naast de Staatscourant ook enkele andere relevante media in kennis van de openstelling van de vacature, zoals Binnenlands Bestuur en het VNG-magazine. Een gemeente heeft de mogelijkheid om (onder verwijzing naar de officiële vacaturetekst in de Staatscourant) in de media (bijv. dag- en/of weekbladen) potentiële sollicitanten attent te maken op de vacature. De kosten komen voor rekening van de gemeente zelf. Ook kan de vacature met onderliggende informatie geplaatst worden op de gemeentelijke website. De vacature wordt door de Gouverneur ook op zijn webpagina bekend gemaakt ( Zoals reeds gemeld, richten kandidaten hun sollicitatie aan Hare Majesteit de Koningin en sturen de brief binnen de gestelde termijn naar de commissaris van de Koningin. Deze is ook hun aanspreekpunt voor aanvullende informatie, niet de gemeente. Ze krijgen van de commissaris van de Koningin een ontvangstbevestiging, de profielschets, het verslag van de profielschetsvergadering en de eerdergenoemde informatieset toegezonden. Op basis van de binnengekomen reacties selecteert de commissaris van de Koningin de meest geschikte kandidaten, onder meer door het inwinnen van inlichtingen en een gesprek met betreffende kandidaat. Dit is de reden waarom de vertrouwenscommissie pas enkele weken na het verstrijken van de reactietermijn door de commissaris van de Koningin benaderd wordt om geïnformeerd te worden over de uitkomst van deze eerste selectie (zie paragraaf 2.3) 2.2 Opstart vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie kan de tijd tussen het openstellen van de vacature en het bericht van de commissaris van de Koningin over de uitkomst hiervan en van zijn eerste selectie nuttig gebruiken door haar werkzaamheden rondom de aanstaande selectiegesprekken voor te bereiden. Hierbij gaat het onder meer om het kiezen van een voorzitter (voorzover in het voortraject niet door de raad bepaald bij het vaststellen van de bemensing van de vertrouwenscommissie), het nader uitwerken van het selectieproces en het doorspreken van de rol van de vertrouwenscommissie. Overwogen kan worden om ook een training voor de vertrouwenscommissie te laten plaatsvinden, toegespitst op selectiegesprekken voor burgemeesters. Hiervoor zijn enkele gespecialiseerde bureaus actief. Het belang van een goede voorbereiding onder begeleiding van een gespecialiseerd bureau is zeker geen overbodige luxe. In de handreiking 8/24

9 benoemingsproces burgemeester van het ministerie van BZK (bijlage A4) wordt ook nader ingegaan op de selectieprocedure bij de vertrouwenscommissie. Nadat de commissaris van de Koningin, op basis van de ontvangen sollicitatiebrieven, een eerste selectie van gekwalificeerde kandidaten heeft doorgevoerd (gesproken) en zijn bevindingen ter kennis heeft besproken met de vertrouwenscommissie, maakt hij via een persbericht het aantal en de afkomst van de sollicitanten bekend. In andere provincies vindt dat direct na de sollicitatie sluitingstermijn plaats.. Zodra de datum van dit overleg bekend is, kan ook alvast een voorlopige datum voor de selectiegesprekken gepland worden alsmede een optie voor de datum voor de raadsvergadering waarin over de aanbeveling besloten wordt en eventuele data voor voorbereidende en eventueel afrondende vergaderingen van de vertrouwenscommissie. Het is wenselijk om de termijn tussen de selectiegesprekken en deze raadsvergadering zo kort mogelijk te houden, vanwege de geheimhouding. Afhankelijk van het vergaderschema van de raad kan worden aangesloten bij een reguliere vergadering (met dien verstande dat dan een gedeelte van de vergadering achter gesloten deuren dient plaats te vinden) of moet een aparte vergadering gepland worden. In overweging wordt gegeven om, met inachtneming van het bepaalde in het reglement van orde, de termijn tussen de aankondiging/kennisgeving van de vergadering en het daadwerkelijk plaatsvinden van de raadsvergadering zo kort mogelijk te houden. Naast een datum voor de selectiegesprekken kan door de vertrouwenscommissie ook alvast nagedacht worden over een locatie voor deze gesprekken. Omwille van het maximaal waarborgen van de geheimhouding is het raadzaam om dit over te dragen aan voorzitter en de griffier (zie paragraaf 2.4). Tenslotte kunnen vooraf afspraken worden gemaakt over de werkwijze rondom geheime stukken, zoals de binnenkort te ontvangen sollicitatiebrieven met cv s van kandidaten. Krijgen bijvoorbeeld alle leden van de vertrouwenscommissie alsmede de adviseurs hiervan een (gewaarmerkte) kopie of komen de stukken bij de griffier ter inzage te liggen? Tenslotte kan alvast begonnen worden met het plannen van de externe communicatie voor het moment waarop de uiteindelijke aanbeveling van de raad bekend gemaakt wordt. 2.3 Overleg met de commissaris van de Koningin. Aansluitend aan zijn selectiewerkzaamheden nodigt de commissaris van de Koningin de vertrouwenscommissie uit voor overleg. Daarin verstrekt de commissaris van de Koningin de vertrouwenscommissie een opgave in alfabetische volgorde van degenen die naar het ambt van burgemeester hebben gesolliciteerd, vergezeld van zijn oordeel over kandidaten die hij in beginsel geschikt acht voor benoeming in de burgemeestersvacature. De commissaris van de Koningin laat zich bij zijn selectie doorgaans leiden door de door de raad opgestelde profielschets. Daarnaast betrekt hij de bestuurlijke kennis en maatschappelijke achtergrond van de kandidaten bij zijn selectie. De commissaris van de Koningin maakt via een persbericht het aantal, het geslacht, de politieke kleur en de bestuurlijke achtergrond van de sollicitanten bekend. De commissaris van de Koningin stelt de kandidaten die hij heeft geselecteerd hiervan schriftelijk op de hoogte. De niet geselecteerde kandidaten worden door hem schriftelijk op de hoogte gesteld van het feit dat zij niet tot zijn selectie behoren. Een niet-geselecteerde kandidaat kan zich rechtstreeks tot de vertrouwenscommissie wenden met het verzoek om door de commissie voor een sollicitatiegesprek te worden uitgenodigd. Als de vertrouwenscommissie besluit naast de door de commissaris van de Koningin geselecteerde kandidaten ook andere kandidaten die gesolliciteerd hebben bij haar beoordeling te betrekken, doet zij daarvan 9/24

10 onverwijld mededeling aan de commissaris van de koningin. Deze brengt zijn oordeel over laatstgenoemde kandidaten ter kennisname van de commissie. De commissaris van de Koningin zal een eigen oordeel hebben over de al dan niet benoembaarheid van kandidaten. Indien de commissie besluit een door de commissaris van de Koningin geselecteerde kandidaat niet te ontvangen, worden de commissaris van de Koningin en de kandidaat door haar schriftelijk, met vermelding van redenen van die beslissing, op de hoogte gesteld. Het ligt in de rede dat de vertrouwenscommissie dit direct kenbaar maakt bij het overleg met de commissaris van de Koningin over diens selectie. 2.4 Voorbereiding selectiegesprekken. Het is voor de vertrouwenscommissie raadzaam om direct aansluitend aan het overleg met de commissaris van de Koningin een vergadering van de vertrouwenscommissie te beleggen. Daarin wordt bepaald welke kandidaten wanneer worden uitgenodigd en wordt de eerder gemaakte concept-planning (waaronder de datum voor de selectiegesprekken) tegen het licht van de ontvangen informatie heroverwogen en definitief gemaakt. Daarbij moet nadrukkelijk gekeken worden hoeveel kandidaten men op een dag wil ontvangen en of een tweede datum nodig is. Als uitgegaan wordt van gesprekken van maximaal 1 à 1,5 uur en telkens een aansluitende pauze van circa 15 minuten, alsmede een afrondende bespreking door de commissie op dezelf-de dag, dan ligt het voor de hand om in een gecombineerde ochtend- en middagsessie niet meer dan 4 tot 5 kandidaten uit te nodigen. Aansluitend aan de vergadering van de vertrouwenscommissie met de commissaris van de Koningin worden, afhankelijk van de eerder hierover gemaakte afspraken, de sollicitatiebrieven beschikbaar gesteld of ter inzage gelegd. Aan het einde van deze vergadering van de vertrouwenscommissie is er duidelijkheid over de datum of data voor de selectiegesprekken, inclusief beschikbaarheid van de commissieleden en adviseurs. Vervolgens kunnen voorzitter en/of griffier de locatie voor de selectiegesprekken definitief vastleggen. Het is raadzaam om dit onder een gefingeerde naam te doen, om ruchtbaarheid te voorkomen. Verder is het aan te raden om deze gesprekslocatie buiten de eigen regio te zoeken. Bij de keuze van de locatie is het verstandig mee te laten wegen de mate waarin de locatie bijdraagt aan het bewaren van de geheimhouding en de vertrouwelijkheid van de kandidaten. Het is goed om vooraf de locatie te gaan bekijken en ter plekke afspraken te maken over de organisatie rondom de dag. Ook geen naamsaankondiging op het activiteitenbord bij de ingang van de vergaderaccommodatie (of een fictieve naam). Als datum/data en locatie definitief zijn, moet een indeling van de dag(en) gemaakt worden. Om praktische redenen ligt het voor de hand om dit op te dragen aan voorzitter en griffier. Mocht namelijk blijken dat een kandidaat op het voorgestelde tijdstip echt niet kan, dan is het makkelijker om e.e.a. aan te passen. Na deze voorbereidingen is het moment gekomen waarop de kandidaten uitgenodigd kunnen worden. Alvorens hiermee te beginnen is het raadzaam om eerst bij het kabinet van de commissaris van de Koningin te informeren of deze inmiddels sollicitanten heeft geïnformeerd of ze al dan niet geselecteerd zijn. Doorgaans gebeurt dit op de dag na het overleg van de commissaris van de Koningin met de vertrouwenscommissie. Het benaderen namens de vertrouwenscommissie kan door de voorzitter gebeuren, maar ook door de griffier. Het spreekt voor zich om hierin (maar ook bij overige onderdelen van de procedure) derden (d.w.z. anderen dan leden en adviseurs van de vertrouwenscommissie, alsmede de griffier, enzovoort) geen rol te geven omwille van het inbouwen van waarborgen voor geheimhouding. Het is raadzaam om het eerste 10/24

11 contact telefonisch te doen, bij voorkeur op het privé-nummer of het mobiele nummer van de kandidaat. Ook hierbij spreekt het voor zich om alleen tegenover de kandidaat persoonlijk de precieze reden van het gesprek aan te geven, alsmede de gemeentenaam, enzovoort. Als de kandidaat aan de lijn is, kan hij mondeling geïnformeerd worden over het feit dat hij/zij uitgenodigd wordt voor gesprek met de vertrouwenscommissie en over de datum en het tijdstip. Denkbaar is dat datum en/of tijdstip slecht uitkomen, omdat kandidaten vaak nu ook al een drukke agenda hebben. Een optie zou kunnen zijn om bij iedere kandidaat het reeds geplande tijdstip te noemen, maar ook te informeren of het ook op andere momenten die dag/dagen zou kunnen. Daardoor heeft de voorzitter of griffier aan het einde van alle gesprekken in beeld bij welke kandidaat het gesprek qua tijdstip slecht uitkomt en welke mogelijkheden er zijn om met andere kandidaten te schuiven. Als het plaatje passend is, is het moment gekomen om datum, tijdstip, locatie en gefingeerde naam waaronder de reservering heeft plaatsgevonden schriftelijk te communiceren, alsmede om aan te geven tot wie men zich tussentijds dient te wenden met vragen. Het ligt voor de hand om hiervoor de griffier aan te merken. Denk ook aan het meesturen van een routebeschrijving, een contact telefoonnummer bij eventuele calamiteiten (bijv. reisvertraging) alsmede bijvoorbeeld een overzicht van de samenstelling van de vertrouwenscommissie, eventueel in de vorm van een smoelenboek. Dit bespaart een voorstelrondje tijdens de gesprekken. Tevens is dit een goed moment om het declaratieformulier voor de reiskosten die voortvloeien uit het selectiegesprek mee te sturen, dat via de provincie te verkrijgen is en door kandidaten naar het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties dient te worden gestuurd. Het is raadzaam om bij correspondentie met kandidaten met blanco-enveloppen te werken, post zonder uitzondering naar hun privé-adres te sturen en dit alles bij voorkeur vanaf het huisadres van doorgaans de voorzitter of de griffier van de vertrouwenscommissie. Dit ook om te voorkomen dat derden onbedoeld aanwijzingen krijgen over een mogelijke sollicitatie. Volledigheidshalve wordt nog opgemerkt dat de vertrouwenscommissie alleen maar door tussenkomst van de commissaris van de Koningin inlichtingen over de kandidaten kan inwinnen, mede ter waarborging van de geheimhouding. Natuurlijk is het niet verboden om open bronnen (bijvoorbeeld Google) te raadplegen. 2.5 Selectiegesprekken. Langzaam maar zeker nadert de dag van de selectiegesprekken. Het is verstandig om één of twee dagen vóór die datum een laatste voorbereidende bijeenkomst van de vertrouwenscommissie te beleggen, om daarin de gesprekken goed voor te bereiden. Hoe zijn de gesprekken opgebouwd? Welke thema s moeten in ieder geval in elk gesprek aan de orde komen (mede naar aanleiding van de profielschets)? Welke specifieke vragen leven er bij de commissieleden voor de afzonderlijke kandidaten (mede naar aanleiding van de cv s)? Is het wenselijk om één of twee casussen te formuleren? Wie stelt welke vragen, wie pakt de rol van observant, eventueel welk ander lid gaat kritisch doorvragen of kiest voor de rol van advocaat van de duivel? Is het een idee om leden de taak te geven om op specifieke kenmerken te letten? Werken we met een beoordelingsformulier, en hoe ziet dat er uit? Hebben we dit zodanig doorgesproken, dat alle leden dit op dezelfde wijze interpreteren? Wat is de rol van de adviseurs tijdens de gesprekken? Wie haalt de kandidaten op en brengt ze weer terug? De griffier kan dit uitwerken in een notitie, die alle leden en adviseurs krijgen als leidraad voor de dag(en) van de selectiegesprekken. 11/24

12 Dan is uiteindelijk de dag van de selectiegesprekken gekomen. Omwille van de geheimhouding van de locatie van de gesprekken is het een suggestie om deze ook niet vooraf binnen de commissie te hebben gecommuniceerd, maar deze pas op de dag zelf bekend te maken, en hier gezamenlijk naar toe te gaan. Kies er voor om ruim van te voren aanwezig te zijn. Als de selectiegesprekken goed zijn voorbereid, loopt de dag soepel volgens het draaiboek. Als de griffier telkens de kandidaten ophaalt en wegbrengt, kan de voorzitter bevorderen dat in de tijd tussen de gesprekken het beoordelingsformulier wordt ingevuld. Ongetwijfeld zullen leden van de commissie al tussentijds met elkaar de kandidaten gaan beoordelen en vergelijken, maar als aan het einde van de dag(en) een plenaire sessie hierover belegd is, is het niet raadzaam om dit als voorzitter te stimuleren. Het verdient de voorkeur om enkele kandidaten uit te nodigen voor een tweede gesprek. Gelet op de belangrijke positie die de burgemeester inneemt in het lokale bestuur, is het niet vreemd om met een beperkter aantal kandidaten (2 hooguit 3) een tweede gesprek te voeren. Een gesprek waarin meer de diepgang kan worden gezocht. Tevens kunnen in een tweede gesprek (aanvullende) vragen van beide kanten aan de orde komen die na het eerste gesprek zijn blijven liggen of zaken aan de orde worden gesteld die vragen om een meer breedvoerige gedachtewisseling. Voorts kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid tot het ondergaan van een assessment. Dit laatste is overigens alleen maar mogelijk indien dit vooraf bekend is gemaakt en met tussenkomst van de commissaris van de Koningin. 2.6 Assessment. Indien daartoe vooraf door de gemeenteraad is besloten kan de vertrouwenscommissie besluiten dat enkele kandidaten een assessment zullen ondergaan. Daarbij gaat de voorkeur uit naar een ontwikkelassessment en niet naar een assessment dat dient ter onderbouwing van de keuze voor een van de kandidaten. Het doel van een assessment is de daarvoor geselecteerde kandidaten op één of enkele elementen van de profielschets nader te testen. Het verdient aanbeveling het aantal kandidaten dat een assessment moet ondergaan te beperken tot maximaal twee. De commissaris van de Koningin ziet toe op de kwaliteit van het assessment en de zorg voor de geheimhouding. Een assessment dient plaats te vinden door tussenkomst van de commissaris van de Koningin. In de Procedureregels benoeming burgemeester is immers bepaald dat de geheimhouding met zich meebrengt dat, anders dan door tussenkomst van de commissaris, door de vertrouwenscommissie geen inlichtingen -schriftelijk of mondeling- kunnen worden ingewonnen over de sollicitanten en dat overleg met derden is uitgesloten. Het uitvoeren van een assessment kan alleen met instemming van de betreffende sollicitant(en). Stemt een sollicitant hiermee niet in, dan is het aan de vertrouwenscommissie om te bepalen hoe met deze weigering wordt omgegaan, waarbij de kans bestaat dat de vertrouwenscommissie de betreffende kandidaat uitsluit van verdere deelname aan het sollicitatieproces. In de advertentie was immers al mededeling gedaan van de mogelijkheid dat een assessment zou plaatsvinden. Stemmen de kandidaten in, dan leidt de commissaris van de Koningin het verzoek van de vertrouwenscommissie voor een assessment door naar een extern assessmentbureau. Voor welk bureau gekozen wordt hangt af van overleg hierover tussen de 12/24

13 vertrouwenscommissie en de commissaris van Koningin. Het assessementbureau informeert als eerste de kandidaten over de uitkomst van het assessment dat op hen betrekking heeft. De kandidaten hebben de mogelijkheid om te kiezen of de rapportage over de uitkomst aan de vertrouwenscommissie wordt gezonden of niet. Wordt hiermee ingestemd dan zendt het assessmentbureau door tussenkomst van de commissaris van Koningin de uitkomst van het assessment aan de vertrouwenscommissie. Let bij de selectie van een bureau er op of een bureau werkt met psychologen die zich conformeren aan de beroepscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen. Daarbij is het ook van belang of de assessoren thuis zijn in en ervaring hebben met het beoordelen van kandidaten voor het openbaar bestuur. Van de mogelijkheid van een assessment moet melding worden gemaakt bij de openstelling van de vacature in de Staatscourant. De kosten van het assessment komen voor rekening van de gemeente. 2.7 Nabespreking. Na het laatste gesprek is het moment gekomen om de balans op te maken. Zorg er voor dat hiervoor na afloop van de sollicitatiegesprekken nog voldoende tijd beschikbaar is, want de gesprekken liggen de leden nu nog vers in het geheugen. De beoordelingsformulieren (die gebaseerd zijn op de profielschets) bieden een prima hulpmiddel voor het opmaken van de balans, maar ook andere argumenten en belangen kunnen hierbij een rol spelen. Om die reden is het verstandig om aan het begin van deze slotsessie een procedure af te spreken. Een goed streven is verder om te komen tot unanimiteit over de aanbeveling. Als alles goed is, is er aan het einde van de slotsessie duidelijkheid over het advies van de vertrouwenscommissie aan de raad: welke twee kandidaten komen in welke volgorde in de aanbeveling. Daarbij zijn ook al de argumenten geïnventariseerd om de beoordeling richting commissaris van de Koningin (voor wat betreft alle kandidaten) en de raad (voor wat betreft de aanbeveling van twee kandidaten) te onderbouwen. Vanuit de vertrouwenscommissie vindt geen terugkoppeling plaats richting de kandidaten. Wel informeert (de voorzitter en de griffier van) de vertrouwenscommissie uiteraard de commissaris van de Koningin. Doorgaans gebeurt dit in een (telefonisch) overleg met de commissaris van de koningin, waarin uitgebreider kan worden ingegaan op het verloop en de uitkomst van het selectieproces en het waarom van de keuze voor de kandidaten 1 en 2 op de concept-aanbeveling. 13/24

14 3. Fase 3. Benoemingsproces. De raad dient in een besloten raadsvergadering het volgende te doen: 1. het rapport van bevindingen van de vertrouwenscommissie bespreken (artikel 61 lid 4 Gemeentewet; zie bijlage A1); 2. de aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna: de minister) als bedoeld in artikel 61 lid 5 van de Gemeentewet (zie bijlage A1) vaststellen (raadsbesluit). 3.1 Rapport van bevindingen. In een rapport van bevindingen brengt de vertrouwenscommissie verslag uit van de door haar ingenomen standpunten over de kandidaten. De griffier of voorzitter van de vertrouwenscommissie maakt dit rapport. Het bevat een korte omschrijving van het doorlopen proces en beknopte schets ( een alinea ) per kandidaat, die op gesprek is geweest. De door de vertrouwenscommissie na elk selectiegesprek in te vullen scoretabel kan een goed uitgangspunt zijn voor de samenvatting van de bevindingen per kandidaat. Het verdient de voorkeur om vanwege de geheimhouding in het rapport voor de raad de namen van de kandidaten die niet op nummer 1 of 2 zijn gezet in de concept-aanbeveling niet te noemen. Deze kandidaten kunnen eventueel wel geanonimiseerd worden genoemd. Als de raad de namen van de andere opgeroepen kandidaten ook wil weten en hierover wil spreken, kan dat. In het rapport voor de minister en de commissaris van de Koningin worden alle kandidaten genoemd met de conclusies per kandidaat. Hierbij kan aangegeven worden dat de volgorde vanaf de nummer 3 willekeurig is, bijvoorbeeld omdat geen van deze kandidaten geschikt werd bevonden door de vertrouwenscommissie of allemaal even geschikt. De raad kan er ook voor kiezen dat een lid van de vertrouwenscommissie mondeling verslag doet in de raadsvergadering. Afhankelijk van de cultuur binnen de gemeente kan het noodzakelijk zijn de procedure vooraf met de raad of het presidium te bespreken. 3.2 Aanbeveling. De raad zendt een aanbeveling inzake de benoeming aan de minister binnen vier maanden nadat de gelegenheid tot sollicitatie voor de functie is gegeven. Bij het opstellen van de aanbeveling betrekt de raad de bevindingen van de vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie voegt bij het rapport van bevindingen de concept-aanbeveling van tenminste twee kandidaten, die naar haar oordeel voor benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van beide kandidaten de motieven die tot haar oordeel hebben geleid. De vertrouwenscommissie geeft in haar verslag tevens een beredeneerde volgorde van de kandidaten aan. De raad stelt de aanbeveling meteen na het bespreken van het rapport van bevindingen vast. De aanbeveling moet minimaal twee personen omvatten (artikel 61 lid 5 Gemeentewet; zie bijlage A1). De raad mag afwijken van het advies van de vertrouwenscommissie. Alleen in bijzondere gevallen mag de raad een enkelvoudige aanbeveling vaststellen (artikel 61 lid 6 Gemeentewet; zie bijlage A1). Van een bijzonder geval kan alleen sprake zijn bij herindeling (alleen als er sprake is van een meest gerede kandidaat ), indien er maar één, door de commissaris van de Koningin benoembaar geachte, sollicitant is of indien er maar één kandidaat heeft gesolliciteerd en bij aan overmacht grenzende situaties, zoals de omstandigheid dat een kandidaat overlijdt of ernstig ziek wordt, of wanneer een kandidaat zich terugtrekt nadat de 14/24

15 aanbeveling is vastgesteld, zodat de facto maar een kandidaat overblijft. Politieke, beleidsmatige of bestuurlijke overwegingen zijn geen reden voor een enkelvoudige aanbeveling. De minister zal geen acht slaan op een enkelvoudige aanbeveling indien naar zijn oordeel geen sprake is van een bijzonder geval. De minister kan overwegen de kandidaat die de raad in de aanbeveling op nummer 2 heeft geplaatst voor benoeming voor te dragen. Indien de raad dit niet wenselijk acht, kan in de brief aan de minister de reden hiervan wordt aangegeven. In de praktijk van de laatste jaren is de minister nooit van de aanbeveling van de raad afgeweken (artikel 67 lid 7 Gemeentewet; zie bijlage A1). 3.3 Organisatie extra raadsvergadering ter vaststelling aanbeveling. De datum van de extra raadsvergadering moet zo spoedig mogelijk aan het kabinet van de commissaris van de Koningin worden doorgegeven. De beraadslagingen in de raad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie zijn van rechtswege niet-openbaar (artikel 61 lid 4 Gemeentewet; zie bijlage A1) en er geldt van rechtswege geheimhouding ten aanzien van beraadslagingen en stukken (artikel 61c eerste lid Gemeentewet; zie bijlage A1). Het is verstandig om de uitnodiging en agenda zo kort mogelijk voor de vergadering naar de raadsleden te zenden. Het reglement van orde kan omzeild worden door de raadsleden te berichten rekening te houden met een extra besloten vergadering in de komende weken. Het RvO biedt verder de mogelijkheid om in spoedeisende situaties de oproep uiterlijk 48 uur voor de raadsvergadering te verspreiden. Bij de uitnodiging moet duidelijk worden aangegeven dat de vergadering in beslotenheid plaatsvindt en er met betrekking tot beraadslagingen en vergaderstukken van rechtswege eeuwigdurende geheimhoudingsplicht geldt. De besloten raadsvergadering dient openbaar bekend gemaakt te worden, welke wordt gevolgd door een openbare raadsvergadering. Het raadsvoorstel wordt ondertekend door de vertrouwenscommissie of de voorzitter daarvan. Gelet op de geheimhoudingsplicht is het raadzaam de vergaderstukken niet naar de raadsleden toe te sturen, maar op de dag van de raadsvergadering ter inzage te leggen bij de griffier en de raadsleden, die ze komen inzien, te registreren (een handtekening laten zetten). Een andere mogelijkheid is om de stukken ter plekke uit te delen, een leespauze te houden en de stukken weer in te nemen. Er kan ook voor worden gekozen geen stukken te hanteren. Overigens verdient het aanbeveling bij alle schriftelijke bescheiden de namen van sollicitanten te versleutelen : er bijvoorbeeld een nummer aan te geven en geen namen te noemen. Als de geheimhouding niet in acht wordt genomen, kan daarvan aangifte worden gedaan (zie hierboven bij de paragraaf over de verordening op de vertrouwenscommissie). De raadsleden moeten worden gewaarschuwd voor de pers die, zodra de datum en het onderwerp van de raadsvergadering bekend is, zal gaan rondbellen om te proberen informatie los te krijgen (vooral de leden van de vertrouwenscommissie lopen risico). De pers kan de griffier vragen om vanwege deadlines voor kranten- of televisie-items onder embargo alvast informatie omtrent de nummer 1 te verkrijgen. Dit mag de griffier niet doen, want daarmee schendt hij zijn geheimhoudingsplicht en kan hij strafrechtelijk vervolgd worden. Tijdens de besloten vergadering moet ervoor gezorgd worden, dat de geluidsinstallatie buiten de raadzaal uit staat, evenals verbindingen met radio, televisie en sociale media. Indien mogelijk 15/24

16 wordt er vergaderd zonder geluidsversterking. Alleen voorzitter, griffier, raad en eventueel de notulist zijn in de raadzaal aanwezig; uiteraard geen pers en publiek, maar ook geen bodepersoneel. De notulist maakt het verslag van de besloten vergadering en valt ook onder de geheimhouding. Desgewenst kan het college ook aanwezig zijn (art. 21 Gemeentewet). De aanbeveling van de raad is openbaar voor zover het de naam van de eerste kandidaat op de aanbeveling betreft. Om te waarborgen dat de naam van de tweede kandidaat geheim blijft, dient de gemeenteraad zijn meervoudige aanbeveling in beslotenheid vast te stellen. Tijdens de hierop volgende openbare raadsvergadering wordt vervolgens alleen de naam van de eerst aanbevolen kandidaat openbaar gemaakt. De naam van de nummer 2 op de aanbeveling wordt niet in de openbaarheid gebracht. Op grond van artikel 31 van de Gemeentewet moeten stemmingen over personen geheim zijn. Deze stemmingen moeten dus schriftelijk gebeuren. Het reglement van orde bevat hiervoor een procedure. Tussen de besloten vergadering waarin de aanbeveling wordt vastgesteld en de openbare vergadering waarin de naam van de nummer 1 bekend wordt gemaakt worden alle kandidaten die op gesprek zijn geweest bij de vertrouwenscommissie gebeld door de voorzitter van de vertrouwenscommissie (en eventueel griffier). Kandidaten kunnen ook uitsluitend schriftelijk op de hoogte worden gesteld, maar bellen heeft de voorkeur omdat daarmee wordt voorkomen, dat kandidaten via de pers vernemen wie de gelukkige is. De kandidaten wordt alleen medegedeeld dat zij niet op de aanbeveling zijn geplaatst. Zij ontvangen geen verdere uitleg; indien zij die wel wensen, dienen zij zich te richten tot de commissaris van de Koningin. Om te voorkomen dat reeds voor de openbare vergadering informatie naar buiten lekt wordt aanbevolen om de tijdsspanne tussen de besloten en de openbare vergadering zo kort mogelijk te houden. Het is raadzaam om erop toe te zien dat raadsleden in de hiervoor genoemde tijdspanne geen gebruik maken van technische hulpmiddelen (mobiele telefoons e.d.) om langs die weg informatie met derden te delen. Omdat de griffier zo spoedig mogelijk na afronding van de burgemeestersbenoemingsprocedure de stukken in een verzegelde enveloppe voor 75 jaar in het archief opbergt (zie hierna), zit in deze enveloppe dus een niet-vastgesteld verslag. In overweging wordt gegeven het verslag in een besloten gedeelte van de eerstvolgende raadsvergadering vast te stellen. Het is verstandig om vooraf te zorgen voor informatie over de voorkeurskandidaat ten behoeve van een persbericht, dat op de website wordt geplaatst en aan de pers wordt verstrekt. Het persbericht geeft op hoofdlijnen informatie over de beoogd burgemeester (cv, foto e.d.). Hierover kan de griffier (zonder namen te noemen) vooraf al overleg voeren met de gemeentelijke persvoorlichter. In veel gevallen zijn op internet foto s te vinden. Er kan ook voor worden gekozen de sollicitanten te verzoeken een foto bij hun brief te voegen. Een aardig alternatief is de sollicitanten te vragen een persbericht met foto aan te leveren, waarmee ze moeten laten zien hoe zij zich zouden willen profileren als burgemeester. 3.4 Versturen aanbeveling. De raad zendt binnen 4 maanden na openstelling van de vacature zijn aanbeveling van twee personen aan de minister (art. 61 lid 5 Gemeentewet; zie bijlage A1). Op basis van paragraaf XI punt 6 van de circulaire Procedureregels benoeming burgemeester (zie bijlage A2) worden de navolgende bescheiden als bijlage bij de aanbeveling gevoegd, de sollicitatiebrieven van de 16/24

17 aanbevolen kandidaten, de lijst van sollicitanten, de namen van de door de commissaris van de Koningin geselecteerde kandidaten, de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering, het rapport van bevindingen en het advies van de vertrouwenscommissie, het verslag van de beraadslagingen in de raadsvergadering waarin de aanbeveling is vastgesteld, alsmede overige voor de beoordeling van de aanbeveling relevante informatie. Ten aanzien van de stukken die bij de aanbeveling door de raad aan de minister worden gezonden geldt geheimhoudingsplicht. De aanbeveling, het rapport van bevindingen van de vertrouwenscommissie (betreffende alle kandidaten, die op gesprek zijn geweest) en de notulen van de besloten vergadering worden door de raad in afschrift naar de commissaris van de Koningin gezonden. De commissaris van de Koningin ontvangt deze stukken ten behoeve van diens rapportage aan de minister over de inhoud en het verloop van de procedure. Nadat de aanbeveling is vastgesteld stelt de raad de op de aanbeveling geplaatste kandidaten ook schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij op de aanbeveling staan die aan de minister wordt gezonden. De raad stelt de andere door de vertrouwenscommissie ontvangen sollicitanten schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij niet op de aanbeveling zijn geplaatst. De (plv. of waarnemend) raadsvoorzitter en griffier of de voorzitter van de vertrouwenscommissie en de griffier zenden namens de raad brieven naar alle kandidaten. De nummers 3 en volgende wordt alleen medegedeeld, dat ze niet op de aanbeveling zijn geplaatst. Zij krijgen geen verdere uitleg en geen verder bericht. Indien gewenst kunnen zij zich tot de commissaris van de Koningin wenden voor uitleg. De nummers 1 en 2 ontvangen bericht, dat zij op de aanbeveling zijn geplaatst en op welke plaats. Zij ontvangen verder bericht van de minister. 3.5 Benoeming. De minister toetst na binnenkomst of de aanbeveling aan alle wettelijke vereisten voldoet. De minister beslist of hij de kandidaat die als eerste op de aanbeveling van de gemeenteraad staat, uitnodigt voor een gesprek. Dit gesprek wordt zo spoedig mogelijk na de beslissing van de minister belegd. Na dit gesprek beslist de minister over zijn voordracht aan de Koningin. Indien het gaat om een vacature in een gemeente met meer dan inwoners, zal de voor-dracht, na het gesprek met de kandidaat, eerst in de ministerraad behandeld dienen te worden. Na instemming van de ministerraad draagt de minister de kandidaat voor bij de Koningin. De minister stelt de niet ter benoeming voorgedragen kandidaat telefonisch op de hoogte van het feit dat hij niet voor benoeming is voorgedragen. De Koningin ondertekent vervolgens het benoemingsbesluit dat daarna door de minister wordt gecontrasigneerd. De benoeming is dan definitief. In het benoemingsbesluit wordt ook de ingangsdatum van de benoeming genoemd. De griffier geeft van tevoren aan de commissaris van de Koningin de beoogde benoemings-datum door (voorkeur van de raad); de minister bespreekt de ingangsdatum met de voorkeurskandidaat. De minister informeert de commissaris van de Koningin telefonisch zodra het Koninklijk Besluit is genomen. De commissaris van de Koningin op zijn beurt informeert de kandidaat, de voorzitter van de vertrouwenscommissie en de huidige/waarnemend burgemeester of plaatsvervangend raadsvoorzitter. Het ministerie van BZK geeft een persbericht uit en stuurt het Koninklijk Besluit naar de commissaris van de Koningin; deze stuurt het door naar de kandidaat en het gemeentebestuur. 17/24