STICHTING BEDRIJFSTAKPENSIOENFONDS ZORGVERZEKERAARS TRANSPARANTIEDOCUMENT

Transcriptie

1 STICHTING BEDRIJFSTAKPENSIOENFONDS ZORGVERZEKERAARS TRANSPARANTIEDOCUMENT Een beschrijving van hoe SBZ de organisatie van het fonds heeft ingericht.

2 Voorwoord In dit document beschrijft het bestuur van Stichting Bedrijfstakpensioenfonds Zorgverzekeraars (SBZ) hoe zij de organisatie van het fonds heeft ingericht. De formele vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en samenstelling van de organen van het fonds staan in de statuten van het fonds en in de reglementen van de door het bestuur ingestelde organen. Dit transparantiedocument is door het bestuur van het fonds vastgesteld in de vergadering van 18 april 2016, en is gepubliceerd op de website van het fonds: Inhoud Voorwoord 2 1. Algemeen 3 2. De besturing van het pensioenfonds BESTUUR COMMISSIES GESCHIKTHEID NEVENACTIVITEITEN VAN HET PENSIOENFONDS VERANTWOORDING INZAKE HET BELEGGINGSBELEID TRANSPARANTIE, OPENHEID EN COMMUNICATIE EVALUATIE FUNCTIONEREN CONTRACTPARTIJEN 8 3. Verantwoording VERANTWOORDINGSORGAAN BEVOEGDHEID WERKWIJZE RAPPORTAGE Intern toezicht INRICHTING INTERN TOEZICHT Klachten- en geschillenprocedure 14

3 1. Algemeen SBZ is het pensioenfonds voor organisaties werkzaam in- of verwant aan de verzekerings- en de financiële sector in de breedste zin van het woord en die zich hebben aangesloten bij SBZ. Het pensioenfonds heeft als doel om pensioenen te verlenen aan deelnemers, gewezen deelnemers en nabestaanden. Dat doet het pensioenfonds door premies te innen en pensioengelden te beleggen en te beheren. Het pensioenfonds werkt op basis van pensioenreglementen. Het pensioenfonds keert uit bij ouderdom, overlijden en arbeidsongeschiktheid. Ook zorgt het pensioenfonds voor een goede voorlichting over de pensioenregelingen. In onderliggend document is vastgelegd hoe het bestuur de besluitvorming, de verantwoording en het intern toezicht heeft ingericht. Daarbij is gehandeld binnen het kader van de Pensioenwet en de Code Pensioenfondsen.

4 Organogram

5 2. De besturing van het pensioenfonds Het bestuur stelt zich bij het uitoefenen van zijn bestuurstaak onafhankelijk op. Bij de vormgeving van het beleid richt het bestuur zich naar de belangen van de bij het fonds betrokkenen. Dit zijn de deelnemers, gewezen deelnemers, pensioengerechtigden, werkgevers en overige belanghebbenden. Het bestuur beoogt dat de genoemde groepen zich op evenwichtige wijze vertegenwoordigd kunnen voelen. Het bestuur zorgt er daarnaast voor dat de bestuursleden te allen tijde geschikt zijn om SBZ adequaat te kunnen besturen. 2.1 Bestuur Het bestuur van SBZ is verantwoordelijk voor de uitvoering van de pensioenregeling. Dit houdt in dat zij verantwoordelijk is voor alle activiteiten van het fonds, waaronder de administratie, communicatie en het beheer van de pensioengelden. Aantal Het bestuur bestaat uit negen leden: - Er is één onafhankelijke voorzitter. - Het aantal uitvoerende bestuurders is vastgesteld op twee onafhankelijke bestuurders. - Het aantal niet-uitvoerende bestuurders bedraagt zes bestuursleden. Van de zes niet-uitvoerende bestuurders worden: o drie leden voorgedragen door Zorgverzekeraars Nederland; o twee leden voorgedragen door de bij de CAO Zorgverzekeraars betrokken vakorganisaties (FNV, CNV, De Unie); o één lid voorgedragen door de gekozen vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan. In afwijking hiervan zijn voor de bestuurszetel namens pensioengerechtigden begin 2014 eenmalig verkiezingen gehouden l. Benoeming, schorsing en ontslag van bestuursleden en geschiktheid Het bestuur heeft in de statuten vastgelegd langs welke procedure bestuursleden kunnen worden benoemd, geschorst of ontslagen. Bij de voordracht en de benoeming zijn diversiteit in de samenstelling naar leeftijd en geslacht en complementariteit in geschiktheid belangrijke uitgangspunten. Bestuursleden worden voor de duur van vier jaar benoemd, tenzij het bestuur anders besluit. De niet uitvoerend bestuurders zijn, op het lid namens pensioengerechtigden na, benoemd in de termijn die gold op 1 juli Alle bestuursleden treden af volgens een door het bestuur opgesteld rooster. De aftredende leden zijn onmiddellijk herbenoembaar voor één termijn van vier jaar. Indien het bestuur

6 van oordeel is dat zwaarwegende belangen aanwezig zijn, kan het bestuur hiervan afwijken. Onafhankelijk en integer De taken en bevoegdheden van het bestuur zijn bepaald in de statuten van het fonds. Het bestuur stelt zich bij het uitoefenen van haar taak onafhankelijk op en zorgt dat het fonds uitsluitend handelt ten behoeve van al haar belanghebbenden. Het bestuur inventariseert daartoe jaarlijks de (neven)functies van de bestuurs- en commissieleden. Hierover wordt gerapporteerd in het bestuursverslag van het fonds dat ook op de website wordt geplaatst. Tevens hebben bestuursleden en leden van het verantwoordingsorgaan een gedragscode ondertekend. Doel van deze gedragscode is het geven van regels en richtlijnen voor bestuursleden ter voorkoming van conflicten tussen belangen van het fonds en de privé-belangen van betrokkenen, alsmede ter voorkoming van het gebruiken van vertrouwelijke informatie van het fonds voor privé-doeleinden. Het uitgangspunt daarbij is om transparantie te bevorderen en ervoor te zorgen dat alle betrokkenen, ook voor hun eigen bescherming, duidelijk weten wat wel en wat niet geoorloofd is. De gedragscode draagt mede bij tot het integer functioneren van het fonds ten behoeve van al diegenen die bij het fonds belang hebben en tot het waarborgen van de goede naam en reputatie van het fonds als marktpartij. 2.2 Commissies Om zijn werkzaamheden optimaal te kunnen uitvoeren heeft het bestuur commissies ingesteld die onder meer tot taak hebben besluiten die het bestuur moet nemen voor te bereiden. Zij kunnen ook toezien op de uitvoering van door het bestuur genomen besluiten. Het bestuur kan besluiten dat externe deskundigen deel uit maken van een commissie. Het bestuur heeft drie (vaste) bestuurlijke commissies ingesteld: Een beleggingscommissie (met name ten behoeve van de monitoring van de uitvoering van het beleggingsbeleid). Een audit- en compliancecommissie (met name ten behoeve van de monitoring van de pensioenuitvoering en jaarverslaglegging, compliance en risicobeheersing). Een Commissie Bestuurlijke Aangelegenheden die zich richt op een adequate personele bezetting van de bestuurlijke gremia van het fonds, waaronder begrepen ook de opvolging, de beloning en de rol van de niet-uitvoerende bestuursleden als intern toezichthouder Naast deze vaste commissies kan het bestuur ook ad hoc commissies instellen. Eén daarvan is een crisiscommissie. Wanneer sprake is van een crisis is vastgelegd in een financieel crisisplan. De wijze waarop in geval van een crisis wordt gehandeld is vastgelegd in het reglement crisiscommissie. Tevens kent het fonds een verkiezingscommissie die wordt belast met de organisatie van de verkiezingen voor pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan (en in 2014 eenmalig in het bestuur). Om te komen tot een grotere mate van professionaliteit en efficiency heeft het bestuur voor iedere commissie een reglement vastgesteld. In die reglementen zijn werkwijze, samenstelling van de commissie, alsmede taken en bevoegdheden vastgelegd.

7 2.3 Geschiktheid Aandachtspunt van het bestuur is het kwalitatief goed functioneren als bestuur. Het bestuur heeft hiertoe een geschiktheidsplan opgesteld. Dat plan voorziet erin dat het bestuur als collectief en de bestuursleden individueel voldoen aan de wettelijk gestelde eisen ten aanzien van kennis, vaardigheden en professioneel gedrag (geschiktheid). Bij elke mutatie in het bestuur gaat het bestuur na of geschiktheid nog voldoende aanwezig is en hoe hierin moet worden voorzien in geval een vacature is ontstaan. Tenminste éénmaal per jaar gaat het bestuur na of zij als collectief actuele ontwikkelingen op pensioengebied in voldoende mate volgt. Het bestuur stelt jaarlijks een gezamenlijk opleidingsplan vast. In dit plan staat op welke onderdelen de bestuursleden hun kennis en vaardigheden op peil willen houden dan wel willen uitbreiden. Onderdeel van het geschiktheidsplan zijn tevens de functieprofielen en de toetsingsprocedure voor bestuursleden. 2.4 Nevenactiviteiten van het pensioenfonds SBZ oefent geen nevenactiviteiten uit. Wel speelt SBZ een rol in de door de werkgeversorganisatie met ABN AMRO gesloten netto collectieve pensioenregeling ten aanzien van: a) de signalering van de deelnemers met een salaris boven het maximum pensioengevend salaris; b) het innen en doorbetalen van de premie van de premie van de werkgever naar ABN AMRO. 2.5 Verantwoording inzake het beleggingsbeleid SBZ is zich bewust van de maatschappelijke rol die zij als belegger vervult. Die rol dwingt het pensioenfonds tot grote zorgvuldigheid in haar handelen. Het pensioenfonds is te allen tijde bereid verantwoording af te leggen over zijn beleggingsgedrag en de gevolgen die dit heeft voor de samenleving. SBZ neemt ook deel aan de jaarlijkse VBDO enquête. Informatie over het beleggingsbeleid van het fonds is opgenomen in de verklaring inzake beleggingsbeginselen. Op de website van het fonds zijn documenten te vinden waarmee inzicht wordt gegeven in het beleggingsbeleid van het fonds. Dit betreft in ieder geval: - corporate governance en verantwoord beleggen bij SBZ; - verantwoord beleggen in Alternative Investments; - beleid verantwoord beleggen vermogensbeheerder bij SBZ 2014; - mission statement impact investing; - de samenvattende Rapportage Engagement Actieve dialoog & uitoefening stemrechten (ieder kwartaal een update); - stemverslag (ieder kwartaal een update).

8 2.6 Transparantie, openheid en communicatie Het bestuur informeert de aangesloten werkgevers, de deelnemers, de gewezen deelnemers en de pensioengerechtigden via de website en het bestuursverslag over algemene zaken SBZ die betreffen. Het gaat hierbij onder meer over ontwikkelingen in: de pensioenregeling; het premie-, beleggings- en toeslagenbeleid. Daarnaast ontvangen (gewezen) deelnemers jaarlijks een uniform pensioenoverzicht. Geïnteresseerden kunnen het bestuursverslag, de statuten en de reglementen van SBZ downloaden via de website. In het bestuursverslag is de samenstelling van het bestuur en de commissies opgenomen. 2.7 Evaluatie functioneren Het bestuur bespreekt jaarlijks zijn eigen functioneren en het functioneren van de door het bestuur ingestelde commissies. Bovendien legt het bestuur verantwoording af aan het Verantwoordingsorgaan waarbij het Verantwoordingsorgaan zich ook een oordeel kan vormen over het handelen van het bestuur en de vorm en inrichting van het intern toezicht. Het Verantwoordingsorgaan kan ook aanbevelingen doen aan het bestuur om het functioneren te verbeteren. 2.8 Contractpartijen Uitbesteding Het bestuur heeft er voor gekozen om de uitvoering van het pensioen- en vermogensbeheer, de beleidsvoorbereiding hiervoor en de ondersteuning van het bestuur uit te besteden aan de daarin gespecialiseerde uitvoeringsorganisaties: - Syntrus Achmea voor pensioenuitvoering, bestuursondersteuning; - Achmea Investment Management voor monitoring van het vermogensbeheer; - BNP Paribas, Russell Investments en Northern Trust voor het vermogensbeheer. Adviseurs Het bestuur laat zich bijstaan door een externe adviseur op ALM-terrein (Ortec). Tevens maakt het bestuur gebruik van actuarieel- en juridisch advies van Syntrus Achmea. Tevens wordt het bestuur bij het vormgeven en uitvoeren van het beleid op het gebied van verantwoord beleggen en voting ondersteund door de engagement manager, Robeco. Door de beleggingscommissie wordt gebruik gemaakt van een extern adviseur. Voor de uitvoering van een aantal taken, benoemd in het complianceprogram, alsmede advisering over voor het bestuur relevante compliancethema s is het Nederlands Compliance Instituut als externe compliance officer aangesteld. Het bestuur blijft evenwel te allen tijde eindverantwoordelijk voor alle activiteiten van SBZ en houdt dan ook toezicht op zijn adviseurs.

9 Controle en certificering Het pensioenfonds heeft voor de controle en certificering van de jaarrekening met de volgende partijen een overeenkomst gesloten: Certificerend actuaris Towers Watson Certificerend accountant PriceWaterhouseCoopers

10 3. Verantwoording 3.1 Verantwoordingsorgaan Het bestuur heeft een verantwoordingsorgaan ingesteld, waarin de deelnemers, de pensioengerechtigden en aangesloten werkgevers zijn vertegenwoordigd. Het verantwoordingsorgaan bestaat uit acht leden. De samenstelling is als volgt: vier leden namens de deelnemers; twee leden namens de pensioengerechtigden; twee leden namens werkgevers. De leden namens de deelnemers zijn benoemd door de werknemersorganisaties. De leden namens de werkgever zijn benoemd door de werkgeversorganisatie. De leden namens pensioengerechtigden zijn door het bestuur benoemd op basis van de uitslag van de verkiezing door de pensioengerechtigden van het fonds. De leden zijn benoemd voor een periode van vier jaar. Het bestuur en het verantwoordingsorgaan komen tenminste twee maal per jaar in vergadering bijeen. 3.2 Bevoegdheid Het verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid een oordeel te geven over het handelen van bestuur. Dit gebeurt onder andere aan de hand van het bestuursverslag, vastgelegde beleidskeuzes voor de toekomst en de bevindingen van het intern toezicht over het uitgevoerde beleid. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan zijn vastgelegd in de statuten van het fonds en in het reglement verantwoordingsorgaan. Het bestuur stelt het verantwoordingsorgaan in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit over: a. het beleid inzake beloningen; b. de vorm en inrichting van het intern toezicht; c. het vaststellen en wijzigen van een interne klachten- en geschillenprocedure; d. het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid; e. gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichtingen van de stichting of de overname van verplichtingen door de stichting; f. liquidatie, fusie of splitsing van de stichting; g. het sluiten, wijzigen of beëindigen van een uitvoeringsovereenkomst; en h. de samenstelling van de feitelijke premie en de hoogte van de premiecomponenten; i. het omzetten van het pensioenfonds in een andere rechtsvorm, bedoeld in artikel 18 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

11 3.3 Werkwijze Het bestuur en het verantwoordingsorgaan komen ten minste twee maal per kalenderjaar in vergadering bijeen. Tijdens deze vergaderingen worden zaken besproken waarover het bestuur of het verantwoordingsorgaan overleg wenselijk acht. 3.4 Rapportage Het verantwoordingsorgaan rapporteert haar bevindingen in het bestuursverslag van het fonds.

12 4. Intern toezicht 4.1 Inrichting intern toezicht Het bestuur heeft ervoor gekozen op 1 juli 2014 over te stappen naar op het omgekeerd gemengd model. In het omgekeerd gemengd model is het intern toezicht geïntegreerd in het bestuur door splitsing in uitvoerende en niet uitvoerende bestuursleden. Bij de inrichting van het omgekeerd gemengd model zijn de niet -uitvoerende bestuurders verplicht om een auditcommissie in de zin van de Pensioenwet in te richten. Omdat bij SBZ vanaf 1 juli 2014 voldoende deskundigheid op bedrijfseconomische aspecten en risicobeheer aanwezig is bij de niet-uitvoerend bestuursleden heeft SBZ van DNB, onder voorwaarden, ontheffing gekregen van het instellen van een auditcommissie. DNB verbindt aan de ontheffing het voorschrift dat de ontheffing vervalt indien er wijzigingen optreden in de samenstelling van het niet uitvoerend deel van het bestuur. Three Lines of Defence bij SBZ In de organisatie van SBZ als pensioenfonds zijn aanvullende maatregelen genomen om de beheersing van risico s te organiseren. Ook die organisatie heeft de vorm van drie verdedigingslagen en kan dan ook beschouwd worden als The Three Lines of Defence van SBZ zelf. De 1e lijn betreft het operationeel management: het uitvoerende deel van het bestuur dat verantwoordelijk is voor het beheerst uitvoeren van zijn eigen processen (waaronder het zicht houden op de risicobeheersing van de uitvoeringsbedrijven). Daarnaast bieden de audit- en compliancecommissie, de beleggingscommissie en de commissie bestuurlijke aangelegenheden de 2 e lijn. Zij ondersteunen en adviseren de 1 e lijn, en bewaken of de 1 e lijn zijn verantwoordelijkheden ook daadwerkelijk neemt. Ook bepaalde beleidsvoorbereidende taken (het opzetten van het risicobeheerraamwerk) en het organiseren van integrale risk assessments zijn taken van de tweede lijn. Het niet-uitvoerende deel van het bestuur heeft een overkoepelende 2 e lijnfunctie: het nietuitvoerende deel van het bestuur beoordeelt immers het uitvoerende deel van het bestuur in zijn totaal over de verschillende aandachtsgebieden heen en rapporteert aan het verantwoordingsorgaan over het intern toezicht. Het niet-uitvoerende deel van het bestuur heeft als bevoegdheid het aanstellen en ontslaan van de leden van het uitvoerende deel van het bestuur en de onafhankelijk voorzitter. De 3 e lijn wordt gevormd door het verantwoordingsorgaan die immers controleert of het samenspel tussen de eerste en tweede lijn soepel functioneert en daarover een objectief, onafhankelijk oordeel velt met mogelijkheden tot verbetering. Het verantwoordingsorgaan bekijkt of de inrichting adequaat is en of er geen overlapping is, of, erger, blinde vlekken bestaan. Deze derdelijns functie dient altijd voldoende los te staan van de eerste en de tweede lijn. Bij het verantwoordingsorgaan is dat geregeld via hun positie buiten de bestuurlijk processen van de 1 e en 2 e lijn. Het verantwoordingsorgaan heeft escalatiemogelijkheden

13 naar het totale bestuur en waar dat onvoldoende is kan het verantwoordingsorgaan terecht bij de Ondernemingskamer.

14 5. Klachten- en geschillenprocedure Het bestuur van SBZ heeft een klachten-en geschillenprocedure opgesteld, op grond waarvan deelnemers en werkgevers een klacht kunnen indienen of bezwaar kunnen maken tegen een besluit van het bestuur. Deze klachten- en geschillenprocedure is vastgelegd in het klachten- en geschillenreglement en uitvoeringsovereenkomst van het fonds. Deelnemers kunnen de klachten- en geschillenprocedure ook downloaden via de website van het fonds. Het bestuur van de Stichting Bedrijfstakpensioenfonds Zorgverzekeraars heeft het transparantiedocument vastgesteld in de vergadering van xxxxxx. A.W.I.M. van der Wurff Voorzitter J.B. Koomans Uitvoerend bestuurder