OPRICHTING BEDRIJFSVOERINGSEXPERTISECENTRUM (BEC) EN VASTSTELLEN INRICHTING

Transcriptie

1 RIS OPRICHTING BEDRIJFSVOERINGSEXPERTISECENTRUM (BEC) EN VASTSTELLEN INRICHTING Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag, overwegende dat: - in het Coalitieakkoord Vertrouwen op Haagse Kracht is opgenomen dat de ondersteunende diensten op het gebied van personeel en organisatie, financiën, inkoop, ICT, communicatie en juridische zaken gezamenlijk georganiseerd worden, aangestuurd door de Bestuursdienst; - in 2015 het programma Vernieuwing Bedrijfsvoering is gestart, waarin is opgenomen dat de reorganisaties en de bijbehorende efficiencytaakstelling uiterlijk per 1 januari 2018 moeten zijn gerealiseerd; - de commissie Bestuur in oktober 2015 en december 2016 door middel van een brief van de portefeuillehouder SWWS is geïnformeerd over de voortgang van het programma Vernieuwing Bedrijfsvoering; - de gemeentelijke organisatie erbij gebaat is dat de gebundelde advies- en expertisetaken zich als gemeentelijk bedrijf in een zelfstandig organisatieonderdeel, het Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC), kunnen doorontwikkelen tot een professionele bedrijfsvoeringsdienstverlener; - het BEC conform de algemene concernkaders geleid wordt door een eindverantwoordelijke directeur, waartoe een apart mandaathoofdstuk (hoofdstuk 1.17) kan worden toegevoegd aan de bestaande mandaatregeling; - de feitelijke start van het BEC conform de planning is voorzien met de afronding van het SBKtraject (plaatsingsbesluiten) van de eerste reorganisatie (P&O) per 1 juli 2017; - door de programmaorganisatie Vernieuwing Bedrijfsvoering, direct aangestuurd door de plv. gemeentesecretaris, na uitvoerige afstemming met de kerndiensten, een goed beeld van de taken, verantwoordelijkheden en werkwijze van het BEC is verkregen, zoals beschreven in het hierbij gevoegde toelichting, wat voldoende onderbouwing biedt om tot oprichting van het gemeentelijk bedrijf BEC over te gaan; - deze inrichting tevens voldoende basis biedt voor de hiermee samenhangende reorganisaties en voldoet aan de eisen die voortvloeien uit het SBK; - op de voorgestelde inrichting, in de vorm van een oprichtingsvoorstel BEC, gekoppeld aan de reorganisatieplannen van de in te brengen bedrijfsvoeringsonderdelen, op 5 april 2017 positief is geadviseerd door het betrokken medezeggenschapsorgaan, namelijk de COR; - voor de oprichting van het BEC Collegebesluitvorming vereist is; besluit: I. over te gaan tot de oprichting per 1 juli 2017 van het gemeentelijk bedrijf Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC), waarin de bedrijfsvoeringsadvies- en expertisetaken van de afzonderlijke diensten op het gebied van personeel en organisatie, financiën/control, inkoop, ICT en juridische zaken worden gebundeld; Gemeente Den Haag Postbus Telefoonnummer Spui DJ Den Haag Den Haag

2 II. de functie van directeur BEC in te stellen, die belast wordt met de uitvoering van dit besluit, waartoe hij het benodigde mandaat krijgt, vast te leggen in hoofdstuk 1.17 van de bestaande mandaatregeling; de directeur BEC rapporteert aan de plv. gemeentesecretaris; III. het BEC in te richten volgens de bij dit besluit gevoegde toelichting; IV. positie en hoofdindeling van het BEC per 1 juli 2017 voor een periode van tenminste twee jaar te handhaven en dit te verwerken in de organisatieregeling en het uitvoeringsbesluit organisatie bij de eerstvolgende wijziging. Den Haag, 16 mei 2017 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Annet Bertram Pauline Krikke 2/5

3 Toelichting: oprichting Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC) en vaststellen inrichting 1. Inleiding Een speerpunt in het Collegeprogramma is de ontwikkeling naar een compacte, resultaatgerichte en flexibele organisatie. Een helder ingerichte en professioneel opererende bedrijfsvoering is een belangrijke voorwaarde om dit te kunnen bereiken. Op de bedrijfsvoeringstaken zelf rust daarbij een taakstelling van 9 mln. die per 1 januari 2018 moet zijn gerealiseerd. De bedrijfsvoering wordt daarom in deze collegeperiode gebundeld, vernieuwd en verbeterd. Lijnsturing, integrale en meer strategische advisering, efficiënte organisatie en professionele proactieve dienstverlening zijn daarbij de uitgangspunten. Om dit te kunnen realiseren is begin 2015 het Programma Vernieuwing Bedrijfsvoering ingericht. Na afronding van het Programma zijn alle bedrijfsvoeringstaken met een strategisch en kaderstellend karakter organisatorisch bij de Bestuursdienst belegd. Taken met een operationeel, uitvoerend karakter worden uitgevoerd door het IDC. Advies en expertisetaken worden belegd bij het Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC) Met het voorliggende besluit worden de formele oprichting, de hoofdstructuur en organisatorische inbedding van het organisatieonderdeel BEC geregeld. 2. Bundeling van de advies- en expertisetaken in het BEC De advies- en expertisetaken die nu nog bij de afzonderlijke diensten zijn ondergebracht worden gebundeld. Dit betreft de onderdelen personeel en organisatie, financiën/control, ICT, inkoop en juridische zaken. De gemeentelijke organisatie is erbij gebaat dat de gebundelde advies- en expertisetaken zich gezamenlijk kunnen doorontwikkelen tot een professionele bedrijfsvoeringsdienstverlener. Om goed op die ontwikkeling te kunnen sturen worden deze taken ondergebracht in een zelfstandig organisatieonderdeel: het Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC). 3. Doelstelling van het BEC Het BEC is verantwoordelijk voor de efficiënte professionele ondersteuning van de lijnorganisatie door het leveren van advies en expertise op de vakgebieden personeel & organisatie, financiën/control, ICT, inkoop en juridische zaken. De toegevoegde waarde van het BEC is dat alle specialistische kennis is gebundeld, waardoor de toegang tot expertise wordt vergroot. Het BEC zorgt ervoor dat direct de juiste ingang wordt geboden voor de meest passende dienstverlening. Het BEC zorgt voor een betere samenwerking tussen verschillende expertises die binnen het BEC zijn gepositioneerd. Hierdoor kan het BEC een toegesneden advies geven, gerelateerd aan gemeentebrede afwegingen. Het BEC kan daardoor op een consistente en professionele manier inspelen op de behoefte van de lijnorganisatie. Centraal in de visie van het BEC staan de termen opgavegericht werken en partnerschap. Er ontstaat zo meer flexibiliteit in de inzet van mensen en middelen en dit vergroot de wendbaarheid van de bedrijfsvoering en van de hele organisatie. 4. Mandaathoofdstuk 1.17 Oprichting van het BEC per 1 juli 2017 houdt in dat vervolgens gefaseerd per BEC-onderdeel de feitelijke en administratieve overdracht van taken, bevoegdheden, budgetten en formatieplaatsen van de desbetreffende diensten zal plaatsvinden. Hiervoor zullen op verschillende momenten aanpassingen in de mandaatregeling benodigd zijn. Op basis van advies van BSD/JZ is gekozen voor een apart mandaathoofdstuk (1.17) van de mandaatregeling, als specifiek op het BEC gerichte aanvulling van het mandaat van de gemeentesecretaris. Plaatsing in een apart hoofdstuk komt de duidelijkheid en toegankelijkheid van de mandaatregeling ten goede. 3/5

4 5. Oprichtingsvoorstel Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC) De werkwijze, inrichting en aansturing van het BEC zijn nader uitgewerkt in het thans voorliggende Oprichtingsvoorstel Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC). Werkwijze Het BEC start als de gebundelde organisatie voor de advies- en expertisetaken van vijf verschillende bedrijfsvoeringsdisciplines die nu decentraal binnen de diensten zijn ondergebracht. Globaal gesteld, wordt binnen het BEC advies georganiseerd bij de diensten (gedeconcentreerd) en expertise voor de diensten (geconcentreerd). Daarnaast hanteert het BEC intern vier domeinen om de dienstverlening op in te richten: sociaal, fysiek, dienstverlening/bestuur, bedrijfsvoering. Deze indeling sluit aan op de ontwikkelingen en vraagstukken in het primair proces, waarbij de groeiende noodzaak tot opgavegericht werken zich steeds vaker afspeelt in de context van een domein. Het hanteren van domeinen, die overigens voor wat betreft de afbakening mee kunnen veranderen met de prioriteiten in het primair proces, stelt het BEC in staat de interne sturing gaandeweg meer te richten op integraal opgavegericht werken. Vooralsnog, gedurende de transitieperiode, staat de continuïteit van de dienstverlening centraal. Inrichting Bij de inrichting van het BEC is gekozen voor een eenvoudige hoofdstructuur, waarin de kerntaken vooraleerst zijn ondergebracht in vijf vakgebieden onder leiding van een verantwoordelijke manager, aangevuld met de ondersteunende taken in een stafbureau, onder de éénhoofdige leiding van de directeur. De directeur is eindverantwoordelijk voor de professionele vakuitoefening en dienstverlening aan de vakdiensten en het concern. Hij is het gezicht van de organisatie en vertegenwoordigt het BEC. Afbeelding: hoofdindeling BEC Directeur BEC Staf + MO P&O Control/Inkoop ICT Juridische Zaken Aansturing De portefeuillehouder SWWS is als wethouder Personeel en Organisatie bestuurlijk verantwoordelijk voor het procesmatig goed functioneren van het BEC. De systeemverantwoordelijkheid voor de gehele bedrijfsvoeringsorganisatie en daarmee ook voor het BEC, berust bij de plv. gemeentesecretaris. 4/5

5 De verantwoordelijkheid voor het ondersteunen van de diensten, het GMT en het College met advies en expertise op de terreinen personeel en organisatie, financiën/control, inkoop, ICT en juridische zaken - binnen door de functioneel verantwoordelijken bij de Bestuursdienst beleidsmatig aangegeven/afgesproken kaders - berust bij de directeur BEC. De directeur BEC rapporteert aan de plv. gemeentesecretaris. De verantwoordelijkheid voor het aangeven van de jaarlijkse behoefte aan bedrijfsvoeringsondersteuning berust bij de diensten. Afstemming over de kwantiteit en kwaliteit van dienstverlening vindt plaats in het Bedrijfsvoeringsberaad. Deelnemers aan het Bedrijfsvoeringsberaad zijn de diensten vanuit gebruikersperspectief, de plv. gemeentesecretaris als systeemverantwoordelijke en het BEC en het IDC als dienstverlener. Het Bedrijfsvoeringsberaad is verantwoordelijk voor het opstellen van geoptimaliseerde bedrijfsvoeringsjaarplannen voor het BEC en het IDC. 6. Financiën De programmabegroting van de gemeente Den Haag is overeenkomstig de BBV ingedeeld naar programma s gekoppeld aan de betreffende beleidsportefeuillehouder. In de meerjarenbegroting is voor het eerst een overzicht Overhead opgenomen. In het overzicht Overhead zijn reeds de activiteiten van de diensten in het kader van de overhead gebundeld. De budgetten voor het BEC zijn hier een onderdeel van. In de praktijk betekent dit dat de budgetten voor de bedrijfsvoering die toebedeeld zijn naar verschillende diensten binnen het overzicht Overhead, verschuiven naar het BEC. Deze budgetverschuiving zal zich effectueren bij het Halfjaarbericht 2017/Programmabegroting Het financieel kader waaraan het BEC gehouden is, is de Verordening Financieel Beheer en Beleid. Dit kader zal in 2017 worden herijkt. Hierin zullen ook wijzigingen binnen de bedrijfsvoering worden meegenomen. Frictiekosten De bundeling van de bedrijfsvoering en de vorming van het BEC gaan gepaard met frictiekosten. Jaarlijks worden bij de jaarrekening de werkelijke frictiekosten opgemaakt. In de Programmarekening 2016 is beschreven hoe wordt omgegaan met frictiekosten als gevolg van deze besparing. Voor de frictiekosten geldt het volgende: allereerst wordt het rekeningresultaat op het programma overhead aangewend. Vervolgens komen de dienstcompensatiereserves/ centrale bedrijfsvoeringreserve in beeld. 7. Toekomstige organisatie van de bedrijfsvoering Het BEC krijgt tenminste twee jaar de tijd om zelfstandig de gebundelde advisering en expertise effectief en efficiënt te laten functioneren. Pas als de effecten van het bundelen zijn uitgekristalliseerd bij zowel het BEC als bij de BSD en het IDC, breekt het moment aan om te evalueren hoe de gemeente zijn gehele bedrijfsvoeringsorganisatie definitief vorm wil geven. Daarbij is op voorhand het combineren van onderdelen niet uitgesloten, maar evenmin een onontkoombare conclusie. Een effectieve en efficiënte organisatie van de bedrijfsvoering, gedragen door de diensten voor wie de bedrijfsvoering werkt, blijft het einddoel. 5/5