Vastgoedrekenen met Excel

Transcriptie

1 Vastgoedrekenen met Excel

2 Doelstelling van deze cursus Cijfers op zich zeggen niets en zijn ook niet interessant. Het gaat om het verhaal achter de cijfers, om zinvolle informatie, waarmee het management strategieën kan uitzetten. MS Excel is een krachtig middel geworden voor diegenen die zich bezig houden met analyses en berekeningen voor vastgoedprojecten. Deze cursus voorziet u van de juiste vaardigheden om gebruik te kunnen maken van Excel als hulpmiddel om de gegevensstroom te verhelderen en duidelijk weer te geven, uw rapportages te verbeteren en uw management bij de besluitvorming optimaal te kunnen ondersteunen. Deze cursus onderscheidt zich van de gewone Excel-cursussen, doordat het speciaal toegesneden is op personen die zich vooral bezig houden met vastgoedberekeningen en analyses. Enige ervaring met Excel is gewenst. Symbolen, tekens en verklaring In deze cursus wordt gebruik gemaakt van de Nederlandse versie van Excel 2013 voor Windows. De cursus bevat vele hands-on opdrachten. U kunt werken aan de hand van de gegeven instructies en uitleg. Dit boek is later ook als referentie te gebruiken. Gebruik van symbolen in het boek: - Dit symbool geeft aan dat een handeling uitgevoerd dient te worden. Tekst: De Italic opgemaakte menuopties zijn voor de Engelse versie van Excel. - Dit symbool wordt gebruikt om de bijzonderheden voor de Mac versie van Excel aan te duiden. Oefenbestanden De in de syllabus genoemde oefenbestanden ontvangt u digitaal. Heel veel succes! Pagina 2

3 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE Het opzetten van een Excel-werkboek Inleiding Werken met bereiknamen Bereiken een naam geven (methode I): Cellen een naam geven (methode II): Namen bewerken Gegevensinvoer valideren Voorwaardelijke opmaak van gegevens Een werkboek beveiligen Een werkboek beveiligen op werkboekniveau Beveiliging op werkbladniveau Basisbegrippen financiële wiskunde Inleiding Enkelvoudige intrestberekening Samengestelde intrestberekening Meer dan één intrestberekening per jaar Annuïteiten De functie Huidige Waarde (HW / PV) De functie TW / FV toekomstige waarde De functie NHW / NPV Netto huidige waarde De functie NHW2 / XNPV De functie BET / PMT De functie IBET / IPMT De Functie PBET / PPMT De functie Interne Rentabiliteit (IR) De functie IR.SCHEMA / XIRR Financiële analyses Doelzoeken Het gebruik van gevoeligheidsanalyse in Excel De Oplosser / Solver Investeringsanalyses met Excel Oefening A Milieuvriendelijke investering Oefening E Financiering van een appartementsblok Intermezzo Intrestrisico s Oefening L - Huur van radiostudio s Functies van Excel Datum- en tijdfuncties Tekstfuncties Logische functies Zoekfuncties De functie Vert.Zoeken De functie Index Overige functies De functie REST/MOD Een SomProduct formule Pagina 3

4 De functie Transponeren / Transpose Werken met data in Excel Filters gebruiken Werken met Subtotalen Subtotalen kopiëren Werken met draaitabellen Een draaitabel maken Sorteren en filters in een draaitabel Datumvelden groeperen Werken met percentages (optioneel) Grafieken in Excel Een simpele grafiek maken Een aangepaste titel maken Een trendlijn toevoegen Een grafiek opmaken Een aangepast grafiektype definiëren Optionele opdrachten Een bereiknaam variabel maken Het grafiekbereik variabel maken Printinstellingen in Excel Gebruikte afkortingen Excel-sneltoetsen Pagina 4

5 1. Het opzetten van een Excel-werkboek 1.1. Inleiding Bij het opzetten van een Excel-model voor vastgoedcalculaties en berekeningen spelen de volgende vragen een belangrijke rol: a. Waar dient het bestand voor? b. Waar moeten gegevens ingevoerd worden? c. Welke gegevens zijn toegestaan? d. Bij wie kan de eindgebruiker met eventuele vragen terecht? e. Is het bestand voldoende beveiligd? f. Wordt het bestand goed geprint? a. Waar dient het bestand voor? Als u even snel een aantal gegevens wilt invoeren in Excel en een aantal simpele berekeningen eenmalig moet uitvoeren, zult u veel minder over na hoeven te denken over de vragen b t/m f. Maar als u een bestand gaat opzetten die regelmatig gebruikt moet worden door u (en collega s van u) dan is het belangrijk om een antwoord op de andere vragen te hebben. Anders is de kans aanwezig dat u al een tijd bezig met het opzetten van het bestand en komt u later tot de conclusie dat de hele opzet niet helemaal goed is. U moet dan meestal opnieuw beginnen. b. Waar moeten gegevens ingevoerd worden? Bij het openen van een bestand moet voor de eindgebruiker vrij snel duidelijk zijn waar hij gegevens mag/moet invoeren en waar formules en tekst die niet gewijzigd mag worden zich bevinden. Dit kunt u realiseren door een combinatie van opmaak en beveiliging. Met afwijkende soorten opmaak (bijvoorbeeld lichtgeel voor cellen die ingevuld moeten worden en lichtgroen voor cellen die formules bevatten) en een duidelijke handleiding voor de eindgebruiker zorgt u ervoor dat er snel duidelijkheid is over in welke cellen gegevens ingevuld moeten worden. Door daarnaast het bestand voldoende te beveiligen zorgt u ervoor dat de eindgebruiker alleen de cellen die hij moet invullen, ook daadwerkelijk mag invullen. c. Welke gegevens zijn toegestaan? Met opmaak kunt u, zoals gezegd, aangeven waar gegevens ingevuld moeten worden. Maar misschien wilt u een stap verder gaan en in bepaalde cellen de invoer deels beperken. De mogelijkheden die Excel hiervoor biedt, worden in een latere paragraaf uitgelegd. d. Bij wie kan de eindgebruiker met eventuele vragen terecht? Deze vraag mag niet onbeantwoord blijven als u bestanden opzet waar (ook) andere gebruikers mee moeten werken. De informatie die antwoord geeft op deze vraag kunt u op een apart werkblad in uw bestand opnemen. In de figuur hieronder vindt u een mogelijke indeling van dit werkblad. Pagina 5

6 Het belangrijkste aan dit werkblad is dat de eindgebruiker antwoord vindt op de vragen met betrekking tot het gebruik van het bestand. e. Wordt het bestand goed geprint? Vergeet niet, voordat u de definitieve versie van het bestand in gebruik neemt, te controleren of de printinstellingen goed staan. Kies hiervoor in tab Beeld / View groep Werkmapweergaven / Workbook views groep Pagina-indeling / Page layout. Op het scherm verschijnt de afdrukweergave van alle pagina s in het bestand. De printmogelijkheden zijn beschreven in hoofdstuk 9, par Werken met bereiknamen Verwijzingen naar cellen in Excel-formules kunt u op twee manieren maken: - Via de kolom-rij verwijzing (bijvoorbeeld A1, B10, M100, etc.) - Via eigen gedefinieerde namen (bijvoorbeeld huur, winst, omzet, etc.). Beide mogelijkheden hebben voor- en nadelen. Een voordeel van het gebruik van de kolom-rij verwijzing is de snelheid waarmee u een cel in een formule invoegt. U hoeft niets anders te doen dan de betreffende cel (of cellen) aan te klikken of te selecteren. Nadeel is dat u op een later tijdstip niet meer snel kunt zien welke gegevens (met welke betekenis) in de formule zijn gebruikt. Dit nadeel lost u op door cellen namen te geven. In deze paragraaf leert u hoe u namen kunt maken en gebruiken in uw Excel-berekeningen. Open het werkboek Namen gebruiken.xlsx. Maak in cel C10 een verwijzing naar cel B3. Maak in cel C11 een verwijzing naar cel B4. Als u later naar deze formule kijkt, zult u alleen zien dat deze formules verwijzen naar twee cellen. Wat de betekenis van de waarde van de cellen is, wordt hieruit niet duidelijk. Om formules te verduidelijken maken we gebruik van bereiknamen. Excel kent verschillende manieren om cellen van een logische naam te voorzien. In de volgende paragrafen worden deze methodes toegelicht. Pagina 6

7 Bereiken een naam geven (methode I): Selecteer cel B3. Ga naar de menutab Formules / Formulas Gedefinieerde namen / Defined names Naam definiëren / Define name. Ga naar de menu-optie Invoegen / Insert Naam / Name Definieren / Define. Het volgende venster verschijnt: Gebruik Huuropbrengsten als naam. Geef (eventueel) een toelichting (opmerking) bij de naam. Klik op OK. Maak opnieuw in cel C10 een verwijzing naar cel C3. Zoals u ziet, wordt nu gewerkt met de logische naam van cel C10, waardoor de verwijzing logischer te verklaren is Cellen een naam geven (methode II): We willen nu de cellen B4, B5 en B6 als volgt benoemen: - B4 Exploitatiekosten - B5 Inflatie - B6 - Rendementseis Dit kan per cel uitgevoerd worden, maar Excel kent ook de mogelijkheid om alle cellen in een keer van een naam te voorzien. Dit gaat als volgt: Selecteer de cellen A4 t/m B6 Ga naar de menutab Formules / Formulas Gedefinieerde namen / Defined names Maken op basis van selectie / Create from selection. Ga naar de menu-optie Invoegen / Insert Naam / Name Maken / Make. Het volgende venster verschijnt: Pagina 7

8 Kies hier voor Linkerkolom / Left column. Klik op OK. Selecteer nu cel B5 en kijk naar het Naamvak (links boven in beeld). Bereken nu in cel D10 de geïndexeerde huur van jaar 2. Bekijk de formule. Bereken in cel D11 de exploitatiekosten van jaar 2. Bekijk de formule. Kopieer beide formules naar jaar 3 t/m jaar Namen bewerken Om een bereiknaam te bewerken of te verwijderen, gaat u naar de optie Namen beheren / Name manager (via Formules / Formulas Gedefinieerde namen / Defined names Namen beheren / Name manager). Op de Mac gebruikt u de optie Invoegen / Insert Naam / Name Definieren / Define. Het scherm met de namen ziet er als volgt uit: U selecteert de naam die u wilt bewerken, past eventueel de verwijzing aan (via Verwijst naar: / Refers to:) of u klikt op het knopje Verwijderen / Delete om de naam te verwijderen. Let op: Het verwijderen van een naam die in een formule gebruikt is resulteert in de foutmelding #NAAM? / #NAME?. Gebruik in dat geval de optie Ongedaan maken om de fout te herstellen. Opmerking: in paragraaf 9.1 wordt beschreven hoe een variabele bereiknaam gemaakt kan worden. Pagina 8

9 1.3. Gegevensinvoer valideren Als Excel-gebruiker wilt u voorkomen dat uw werkboeken fouten bevatten. De eerste stap die u kunt ondernemen om ervoor te zorgen dat uw werkboeken geen foutieve informatie bevatten, is de invoer in bepaalde cellen of bereiken beperken tot gegevens die aan de juiste voorwaarden voldoen. Dit doet u met behulp van gegevensvalidatie. Voorbeeld: Voor een projectcalculatie is een begin gemaakt met het volgende werkboek: Dit werkboek vindt u op uw computer onder de naam Validatie gegevens.xlsx. In dit werkboek gaan we de invoer van de volgende cellen als volgt beperken: - In cel B3 mag alleen een datum na systeemdatum (vandaag) ingevoerd worden - In cel B4 mag alleen een gemeente uit de lijst met gemeenten geselecteerd worden. De lijst met gemeenten vindt u op werkblad Lijsten. - In de cellen B6 en B7 mogen allen positieve geheel getallen ingevoerd worden. Open het werkboek Validatie gegevens.xlsx. Selecteer cel B3 en kies op menutab Gegevens / Data Hulpmiddelen voor gegevens / Data tools Gegevensvalidatie / Data validation. Ga naar de menu-optie Gegevens / Data Validatie / Data validation (of via de lint: Gegevens / Data Valideren / Validation Gegevensvalidatie/ Data validation). Geef de volgende validatie-instellingen mee: Pagina 9

10 Opmerking: we hebben in het veld invoerdatum in dit geval gebruik gemaakt van de Excel-functie =Vandaag( ) / =Today( ). Deze functie geeft als resultaat de huidige datum (de systeemdatum van uw desktop of laptop). Kies nu het tabblad Invoerbericht / Input message en verander de instellingen zoals hieronder: Verander op het tabblad Foutmelding /Error Alert de instellingen zoals hieronder: Pagina 10

11 In dit scherm kunt u bij Stijl / Style voor de volgende opties kiezen: Stoppen, Waarschuwing of Info. Wilt u dat de gebruiker alleen een datum na vandaag kan invoeren, dan kiest u voor de optie Stoppen. Kiest u voor een van de andere twee opties, dan zal de gebruiker een waarschuwing krijgen. Hij/zij kan toch een andere waarde invoeren. Kies voor de stijl Stoppen. Klik op OK. Probeer nu diverse waarden in cel B3 in te voeren en kijk wat er gebeurt. Verander bij Gegevensvalidatie / Data validation de Stijl / Style van de foutmelding en kijk wat er gebeurt. Selecteer nu cel B4 en verander de Validatie-instellingen zoals hieronder: Verander eventueel de instellingen op het tabblad Invoerbericht / Input Message en Foutmelding / Error Alert. Klik op OK. Test de gemaakte instellingen. Pagina 11

12 Versieverschil: In de oudere versies van Excel (t/m versie 2007) was het niet mogelijk om te verwijzen naar een lijst op een andere werkblad. Werkt u met Excel 2007 of ouder, dan zult u eerst de lijst met gegevens uit een ander blad een naam moeten geven (zoals in de vorige paragraaf, via Formules / Formulas Gedefinieerde namen / Defined names Naam bepalen / Define name). Daarna kunt u in het validatie-scherm bij Bron / Source de naam van de lijst intypen. Opdracht: Zorg ervoor dat de cellen B6 en B7 de juiste validatie-instellingen krijgen. Dit betekent dat alleen gehele positieve getallen ingevoerd mogen worden. Test de gemaakte instellingen. Sla het werkboek op en sluit het Voorwaardelijke opmaak van gegevens Excel kent tal van mogelijkheden om de gegevens op te maken. Zo kunt u de gegevens opmaken met valutateken ervoor of niet, u kunt bepaalde kleuren aanbrengen, u kunt uw eigen opmaak definiëren, etc. Maar dit is niet alles. Excel beschikt ook over de mogelijkheid om de opmaak aan bepaalde voorwaarden te koppelen. Stelt u eens voor: u hebt een investeringsmodel opgesteld, en u wilt dat afhankelijk van bijvoorbeeld de waarde van de Netto Contante waarde of IR dat de cel met deze waarde een rode of een groene achtergrond krijgt. Deze functionaliteit gaan we in deze paragraaf beschrijven. Open het werkboek Voorwaardelijke opmaak.xlsx. In dit werkboek wordt voor een investering van die de komende 5 jaar een cashflow van genereert de netto contante waarde en de interne rentabiliteit berekend. De directie stelt als eis dat de netto contante waarde minimaal moet zijn en de interne rentabiliteit minimaal 20 procent. We moeten ervoor zorgen dat de opmaak van cel E3 zich als volgt aanpast: als de waarde van cel E3 kleiner is dan de vereiste NCW (cel B4) dan moet cel E3 een rode achtergrond krijgen en anders een groene achtergrond. Dit doet u als volgt: Selecteer cel E3 Ga naar de menutab Start / Home Stijlen / Styles Voorwaardelijke opmaak / Conditional formatting Nieuwe regel / New rule. (zie later in het paragraaf de Mac-menuopties). Selecteer optie Alleen cellen opmaken met / Format only cells that contain, verander bij Bewerk de regelbeschrijving / Edit the rule description de instellingen zoals hieronder: Pagina 12

13 Klik nu op knop Opmaak / Format Kies op tab Opvulling / Fill een rode achtergrond. Klik op OK. Klik nogmaals op OK. Geef op dezelfde manier aan dat cel E3 een groene achtergrond moet krijgen als de waarde uit deze cel groter is dan de vereiste NHW (in cel B4). Klik op OK. Verander nu de Disconteringsvoet en/of de cashflow per periode en kijk wat er met de opmaak van de cel gebeurt. Pagina 13

14 Op de Mac voert u de volgende handelingen uit: Ga naar de menu-optie Opmaak / Format Voorwaardelijke opmaak / Conditional formatting Kies bij Stijl / Style voor Klassiek/Classical. Kies vervolgens de optie Alleen cellen opmaken die deze waarde bevatten. Kies celwaarde kleiner dan en selecteer bij bereik cel B4. Verander de opmaak mbv optie aangepaste indeling bij Opmaak/Format. Geef op dezelfde manier aan dat cel E3 een groene achtergrond moet krijgen als de waarde uit deze cel groter is dan de vereiste NHW (in cel B4) Een werkboek beveiligen Door een werkboek te beveiligen zorgt u dat alleen degenen die hiervoor bevoegd zijn, het werkboek kunnen openen, bewerken en/of opslaan. Excel biedt verschillende mogelijkheden om een werkboek te beveiligen: 1. U beveiligt het werkboek zodat alleen degenen die een wachtwoord kennen het werkboek kunnen openen en bewerken. 2. U beveiligt de indeling van het werkboek zodat alleen degenen die het wachtwoord weten de indeling van het bestand kunnen wijzigen (o.a. het toevoegen of verwijderen van bladen). 3. U beveiligt het werkboek zodat iedereen het kan openen, maar alleen een deel van het werkboek kunnen bewerken. Met opties 1 en 2 zet u beveiliging op werkboekniveau, met optie 3 zet u beveiliging op werkbladniveau Een werkboek beveiligen op werkboekniveau In deze paragraaf laten wij u zien hoe u de beveiliging op werkboekniveau kunt toepassen op uw Excel-bestanden. Open hiervoor het werkboek Beveiliging.xlsx. Ga naar Bestand / File en kies optie Werkmap beveiligen / Protect workbook Versleutelen met wachtwoord / Protect with password. Ga naar Bestand / File Wachtwoorden / Passwords. U krijgt het volgende scherm te zien: Pagina 14

15 Geef een wachtwoord op. Het opgegeven wachtwoord is iedere keer bij het openen van het bestand noodzakelijk. Klik op OK. Sluit het bestand en open het opnieuw. Zoals u ziet, is het bestand alleen na het ingeven van het juiste wachtwoord te openen Beveiliging op werkbladniveau Door beveiliging op werkbladniveau (of beter gezegd op celniveau) toe te passen zorgt u ervoor dat sommige delen van het werkblad bewerkt en aangepast kunnen worden en andere niet (of alleen na het intypen van een wachtwoord). Deze manier van beveiligen is handig als u wilt dat u (of uw collega s) niet per ongeluk bijvoorbeeld formules kunnen wijzigen. De beveiliging van een cel hangt samen met de eigenschap Geblokkeerd J/N. Deze eigenschap is te raadplegen via rechtermuistoets op de cel, optie Celeigenschappen / Cells tab Bescherming / Protection: Als het werkblad niet beveiligd wordt, heeft het aan of uitzetten van dit veld geen nut. Bij het beveiligen van het werkblad gebeurt het volgende: Alle cellen waarvan de eigenschap Geblokkeerd / Protection uit staat, kunnen gewijzigd worden. Alle cellen waarvan de eigenschap Geblokkeerd / Protection aan staat (vinkje aan) kunnen niet gewijzigd worden. In deze paragraaf laten wij u zien hoe u de formules en de vaste tekst in een werkboek kunt beveiligen. Open (eventueel) opnieuw het werkboek Beveiliging.xlsx. Selecteer het hele werkblad (door linksboven in het werkblad te klikken): Klik met de rechtermuistoets op een cel in het geselecteerde werkblad en kies optie Celeigenschappen / Cells, tabblad Bescherming / Protection. Pagina 15

16 Zet het vinkje bij Geblokkeerd / Locked uit: Klik op OK. Selecteer nu als volgt alle formules uit het werkblad: Selecteer het hele werkblad Ga via menutab Start / Home Bewerken / Edit Zoeken en selecteren / Find and select. Ga naar Bewerken / Edit Ga naar / Go to Speciaal / Special OF (afhankelijk van uw versie) naar Wijzig Zoeken Ga naar Speciaal. Het volgende venster verschijnt: Kies in dit scherm voor Formules / Formula s en klik op OK. Zoals u ziet, zijn alle formules uit het werkblad geselecteerd. Klik met de rechtermuistoets op een van de geselecteerde cellen en kies optie Celeigenschappen / Cells, tabblad Bescherming / Protection. Zet het vinkje bij Geblokkeerd /Locked aan en klik op OK. Herhaal (eventueel) de laatste stappen (vanaf het selecteren van het hele werkblad) als u ook de vaste tekst wilt beveiligen. Hiervoor kiest u in het scherm Selecteren speciaal / Go to special de optie zoals hieronder aangegeven: Pagina 16

17 Ga nu naar de menutab Controleren / Review Wijzigingen / Changes Blad beveiligen / Protect sheet. U komt in het volgende venster terecht: Geef hier de gebruikers van het bestand (eventueel) meer bevoegdheden (door extra opties aan te vinken). Geef (eventueel) een wachtwoord op en klik daarna op OK. Test de beveiliging. Als u het goed gedaan heeft, kunt u de cellen die formules bevatten niet meer wijzigen! Op de hierboven beschreven manier zorgt u ervoor dat een werkblad op celniveau beveiligd wordt. Deze beveiliging geldt alleen voor het huidige werkblad. Wilt u deze beveiliging voor het hele werkboek hebben, dan zult u op alle werkbladen de bovengenoemde werkzaamheden moeten verrichten. Let op: de eindgebruiker kan nog steeds een werkblad toevoegen of een beveiligd werkblad verwijderen. Wilt u ook deze mogelijkheid beperken, volg dan de volgende stappen: Ga naar de menutab Controleren / Revieuw Wijzigingen / Changes Werkmap beveiligen / Protect workbook Structuur en vensters beveiligen / Protect structure and windows. U komt in het volgende venster terecht: Pagina 17

18 Kies alleen voor de eerste optie (Structuur / Structure) als u wilt dat de gebruiker geen werkbladen kan toevoegen of verwijderen. Kiest u ook voor de tweede optie (Vensters / Windows) dan kan de gebruiker de menuopties Beeld / View Venster / Windows Nieuw venster / New Window, Splitsen / Split en Deelvensters blokkeren / Synchronous Scrolling niet meer kiezen. Klik op OK. Test de instellingen. U heft de beveiliging van een werkblad als volgt op: Ga naar de menutab Controleren / Review Wijzigingen/ Changes Beveiliging blad opheffen / Unprotect sheet en/of Beveiliging werkmap / Unprotect workboek. Typ (eventueel) het juiste wachtwoord in. Klik op OK. Sla het werkboek op. Pagina 18

19 2. Basisbegrippen financiële wiskunde 2.1. Inleiding Tussen de ruim 400 functies van Excel vindt u verschillende financiële functies. Deze paragraaf laat u kennis maken met een aantal functies die het beoordelen van vastgoedinvesteringen makkelijker maken. Deze functies zijn: - HW - Huidige waarde / PV Present Value - TW Toekomstige waarde / FV Future Value - NHW Netto huidige waarde / NPV Net Present Value - NHW2 Netto huidige waarde rekening houdend met tijdstip cashflows / XNPV X Net Present Value - BET Betaling / PMT - IBET Te betalen rente / IPMT - PBET Periodieke betalingen / PPMT - IR Interne rentabiliteit - IR.SCHEMA Interne rentabiliteit, rekening houdend met de tijdstip cashflows. Hoewel het door deze beschikbare functies zeer eenvoudig is om complexe berekeningen in een oogwenk uit te voeren, is het toch nuttig om even een stap terug te zetten. Daarom zullen we in wat volgt enkele basisformules van financiële wiskunde aanleren en de uitkomst van de Excel-functie vergelijken met de uitkomst van de zelf samengestelde formule Enkelvoudige intrestberekening De intrest wordt enkel berekend op de hoofdsom (het kapitaal). De intresten verworven na ieder jaar worden niet herbelegd en brengen op hun beurt dus geen intresten op. De algemene formule luidt: TW HW 1 n i waarbij: Voorbeeld: TW = Future value / Toekomstige waarde HW = Present Value / Huidige waarde i = jaarlijkse intrestvoet n = aantal jaar dat HW wordt belegd 100 EUR is na 4 jaar enkelvoudige intrest te hebben opgebracht aan 5% per jaar, aangegroeid tot 120 EUR. Toepassing: De intrestaanrekening op vaste voorschotten wordt berekend op basis van deze formule. De gehanteerde rentevoeten (excl. rentemarge) voor korte termijn vaste voorschotten worden dagelijks op de kapitaalmarkt vastgelegd. Pagina 19

20 2.3. Samengestelde intrestberekening De verworven intresten worden na elk jaar tegen dezelfde voorwaarden herbelegd, en brengen dus op hun beurt intrest op. De algemene formule luidt: TW HW 1 i n waarbij: Voorbeeld: TW = Future value / Toekomstige waarde HW = Present Value / Huidige waarde i = jaarlijkse intrestvoet n = aantal jaar dat HW wordt belegd 100 EUR is na 4 jaar samengestelde intrest te hebben opgebracht aan 5% per jaar, aangegroeid tot 121,55 EUR Meer dan één intrestberekening per jaar Soms gebeurt het dat de intresten worden berekend per maand, per trimester of per semester (soms zelfs per dag). Algemeen kan men spreken van een periodieke rentevoet zonder dat deze periode gelijk hoeft te zijn aan één jaar. De algemene formule luidt: TW HW 1 m n i m waarbij: TW = Future value / Toekomstige waarde HW = Present Value / Huidige waarde i m = periodieke intrestvoet m = aantal perioden / intrestbetalingen per jaar n = aantal jaar dat HW wordt belegd Voorbeeld: 100 EUR is na 4 jaar (samengestelde) intrest te hebben opgebracht aan 2,5% per semester, aangegroeid tot 121,84 EUR Pagina 20

21 2.5. Annuïteiten Annuïteiten zijn een reeks constante bedragen, die met constante intervallen worden betaald of ontvangen, en dit gedurende een welbepaalde looptijd. Indien deze looptijd oneindig wordt, spreekt met van een perpetuïteit. Belangrijkste formule: waarbij: a n i i i a n i= de huidige waarde van een annuïteit van 1EUR betaald of uitgekeerd op het einde van n perioden i = (samengestelde) intrestvoet n = aantal perioden n Voorbeeld: De huidige waarde van een annuïteit van 1EUR betaald gedurende 3 jaar tegen een jaarlijkse intrestvoet ad 10% bedraagt 2,49 EUR De functie Huidige Waarde (HW / PV) Deze functie berekent de contante waarde van betalingen (inkomsten en/of uitgaven). De huidige waarde is het totale bedrag dat een reeks toekomstige periodieke betalingen op dit moment waard is. Deze functie ziet er als volgt uit: HW (Rente; Aantal_termijnen; Bet; TW; type_getal) / PV (Rente; Aantal_termijnen; Bet; TW; type_getal) De verplichte argumenten van deze functie zijn: Rente (i): dit is het rentepercentage per termijn. Let op: als u maanden als termijn gebruikt, moet u een rentepercentage dat betrekking heeft op een jaar ook vertalen naar een maandrente (door deze te delen door 12). Aantal termijnen (n): hier geeft u het totale aantal termijnen aan. Bet: geeft het bedrag aan dat elke periode betaald wordt. Dit bedrag is voor elke periode gelijk. De optionele argumenten die gebruikt kunnen worden, zijn: Tw: dit is de toekomstige waarde. Als u Tw weglaat, wordt uitgegaan van de waarde nul. Als u het argument Bet gebruikt, kunt u dit argument weglaten. Type_getal: u geeft 1 aan als de betalingen telkens aan het begin van een periode voldaan worden. Als u 0 aangeeft (of dit argument leeg laat) betekent dit dat de betalingen telkens aan het eind van een periode voldaan worden. In geval TW=0, en Type_getal=0, komt deze functie overeen met: HW Bet a n i Pagina 21

22 Voorbeeld 1: U wilt weten wat de huidige waarde is van een maandelijkse inleg van 270 euro op een spaarrekening tegen 4%, als u dit vijf jaar doet, en u veronderstelt dat de intrest maandelijks wordt bijgeschreven. Deze gegevens zijn opgenomen in het bestand Financiële functies.xlsx. Uitwerking: Open het bestand Financiële functies.xlsx Selecteer het tabblad HW - PV. Selecteer hier cel B6. Typ hier de functie HW/PV als volgt in: =HW(B2/12;B3*12;B4;0;1) of =PV(B2/12;B3*12;B4;0;1) Het resultaat ziet u in het scherm hieronder. In dit voorbeeld zijn we ervan uitgegaan dat de inleg telkens aan het begin van een maand plaatsvindt. Omdat sprake is van maandelijkse betalingen moet de gegeven jaarrente worden aangepast naar een maandrente (4%/12 ofwel B2/12) en moet het aantal termijnen in jaren worden aangepast naar een aantal termijnen in maanden (5 x 12 ofwel B3*12). Op deze wijze zijn alle gebruikte gegevens intern consistent, namelijk gebaseerd op maanden. Voorbeeld 2: U verwacht over drie jaar een positieve cashflow te ontvangen van Uitgaande van een rente van 10% is deze cashflow op dit moment ,44 waard. Dit berekent u als volgt: Selecteer cel B15 Typ hier de formule als volgt in: = HW(B11;B12;0;B13) of =PV(B11;B12;0;B13) In dit voorbeeld is geen sprake van maandelijkse betalingen, maar van een eenmalige betaling op een moment in de toekomst. In dat geval wordt niet het argument Bet gebruikt, maar het argument Tw. Het argument Type-getal is in dit voorbeeld weggelaten. Dit betekent dat ervan wordt Pagina 22

23 uitgegaan dat de ontvangst van het bedrag van aan het einde van jaar drie zal plaatsvinden De functie TW / FV toekomstige waarde Deze functie berekent de toekomstige waarde van een lening of een investering als we het rentepercentage kennen, het aantal termijnen en de (gelijkblijvende) betaling per termijn. De functie ziet er als volgt uit: =TW(rente; aantal_termijnen; betaling; huidige_waarde, type_getal) of =FV(rente; aantal_termijnen; betaling; huidige_waarde, type_getal) De argumenten hebben dezelfde betekenis als bij de functie HW (zie hiervoor). Voorbeeld: Als u tien jaar lang elke maand 200,00 op een spaarrekening zet tegen 4% rente per jaar, hebt u na tien jaar ,13 gespaard. Dit berekent u als volgt: Selecteer het tabblad TW - FV Selecteer cel B6 Typ hier de volgende formule in: =TW( B2/12; B3*12; B4; 0; 1) of =FV (B2/12; B3*12; B4; 0; 1) Het resultaat ziet u hieronder. Let op: we zijn ervan uitgegaan dat de betalingen in het begin van de maand plaatsvinden (type_getal=1) De functie NHW / NPV Netto huidige waarde Deze functie berekent de netto huidige waarde (ofwel de netto contante waarde) van een investering met een reeks kasstromen, bestaande uit toekomstige uitgaven (negatieve waarden) en inkomsten (positieve waarden). Excel gaat ervan uit dat de cashflows ontvangen worden aan het eind van de periodes. Als de eerste cashflow aan het begin van de eerste termijn plaatsvindt (ofwel op tijdstip t 0), moet u deze waarde apart bij de berekening van de NHW van de overige cashflows optellen en NIET in de functie als waardeargument meenemen. De functie ziet er als volgt uit: =NHW(rente; waarde1; waarde2;...; waarde29) of =NPV(rente;waarde1;waarde2; ;waarde29) De (verplichte) argumenten van deze functie zijn: Pagina 23

24 Rente: dit is het rentepercentage dat als disconteringsvoet moet worden toegepast op de cashflows. Bij een investeringscalculatie vertegenwoordigt dit rentepercentage de vermogenskosten van het bedrijf. Waarde1, waarde2 (tot en met maximaal waarde29) zijn de kasstromen die elke periode plaatsvinden. In tegenstelling tot bij de functie HW mogen de kasstromen bij gebruik van de functie NHW per periode verschillen. De gebruikte waarden kunnen zowel negatieve waarden (als per saldo in een periode sprake is van uitgaven) als positieve waarden (als per saldo in een periode sprake is van inkomsten) zijn. Excel gebruikt de volgorde van deze waarden om de volgorde van de cashflows te bepalen. Met andere woorden, Excel veronderstelt dat waarde 1 valt aan het einde van periode 1, waarde 2 aan het einde van periode 2, enzovoort. De cashflows moeten dus in de juiste volgorde aangegeven worden. Let er ook nu op dat de termijn die wordt gehanteerd voor de rente en de waarden overeenkomen, dat wil zeggen bij bijvoorbeeld maandelijkse kasstromen hoort een maandelijks rentepercentage, bij jaarlijkse kasstromen hoort een jaarlijks rentepercentage, enzovoort. Voorbeeld: Een investering van genereert over de komende vijf jaar de onderstaande cashflows. De vermogenskosten van het betreffende bedrijf zijn 10% per jaar. Wat is de netto contante waarde van deze investering? Selecteer hiervoor het tabblad NHW - NPV Selecteer cel B12 Typ hier de volgende formule in: =NHW(B4;B6:B10)+B2 of =NPV(B4;B6:B10)+B2 In de NHW-functie gaat Excel ervan uit dat de periodes gelijk zijn, bijvoorbeeld altijd maanden of jaren waarbij de kasstroom telkens aan het einde van elke maand respectievelijk elk jaar valt. In de praktijk hoeft dit niet altijd het geval te zijn. Om de netto huidige waarde van een investering met onregelmatige cashflows te berekenen, beschikt Excel over de functie NWH2/XNPV De functie NHW2 / XNPV De syntaxis van deze functie ziet er als volgt uit: NHW2 (rente, waarden, datums) / XNPV (rente, waarden, datums) De (verplichte) argumenten van deze functie zijn: Rente: dit is het rentepercentage dat als disconteringsvoet moet worden toegepast op de cashflows en vertegenwoordigt de vermogenskosten van de organisatie. Pagina 24

25 Waarden: dit zijn de inkomende (positief) of de uitgaande (negatieve) cashflows. Datums: dit zijn de datums waarop de cashflows gegenereerd worden. Voorbeeld: Een investering van op 1 juni 2003 genereert over vijf jaar de volgende cashflows: Om de netto contante waarde voor dit voorbeeld te berekenen doet u de volgende handelingen: Selecteer het tabblad NHW2 - XNPV Selecteer cel C13 Typ hier de volgende formule in: =NHW2(B3;C6:C11;B6:B11) / =XNPV(B3;C6:C11;B6:B11) De omvang van het celbereik dat verwijst naar de cashflows moet even groot zijn als de omvang van het celbereik dat verwijst naar de datums, anders levert de functie een foutmelding op De functie BET / PMT Deze functie berekent het bedrag dat periodiek betaald moet worden op een lening uitgaande van vaste (gelijkblijvende) periodieke betalingen en een vast rentepercentage voor de hele periode. Deze betaling vertegenwoordigt het periodieke bedrag aan rente en aflossing. De functie ziet er als volgt uit: =BET(Rente; Aantal_termijnen; Huidige_waarde; Toekomstige_waarde; Type_getal) of =PMT(Rente; Aantal_termijnen; Huidige_waarde; Toekomstige_waarde; Type_getal) De verplichte argumenten van deze functie zijn: Rente: dit is het rentepercentage per termijn. Let op: als u maanden als termijn gebruikt, moet u een rentepercentage dat betrekking heeft op een jaar ook vertalen naar een maandrente (door deze te delen door 12). Aantal termijnen: hier geeft u aan het totale aantal termijnen (periodes) aan. Huidige_waarde: geeft het bedrag aan dat als lening is verstrekt aan het begin van de eerste periode. Dit wordt ook wel de hoofdsom van de lening genoemd. Het is het totaalbedrag dat alle toekomstige betalingen op dit moment waard zijn. Pagina 25

26 De optionele argumenten die gebruikt kunnen worden zijn: Toekomstige_waarde: dit is de toekomstige waarde, ofwel het saldo dat u wilt bereiken als de laatste betaling is verricht. Als u Tw weglaat, wordt uitgegaan van de waarde nul (immers, de toekomstige waarde van bijvoorbeeld een volledig afgeloste lening is 0). Type_getal: u geeft 1 aan als de betalingen telkens aan het begin van een periode voldaan worden. Als u 0 aangeeft (of dit argument leeg laat) betekent dit dat de betalingen telkens aan het eind van een periode voldaan worden. Voorbeeld: U leent vandaag voor een periode van tien jaar tegen een rente van 5% per jaar. Hoeveel moet u dan per maand betalen om de lening volledig af te lossen? Uitwerking: Om dit bedrag te berekenen voert u de volgende handelingen uit: Selecteer in het bestand 2.1 Financiële functies.xlsx het tabblad BET - PMT. Selecteer hier cel B6. Typ in deze cel de volgende formule in: =BET(B2/12;B3*12;B4;0;0) of =PMT(B2/12;B3*12;B4;0;0) Het resultaat ziet u hieronder. Merk op dat we er hier van uitgaan dat de betaling aan het einde van elke periode plaatsvindt. Zoals reeds in de inleiding aangegeven, is het wenselijk dat u deze zelfde berekening ook eens maakt op basis van de formule voor de berekening van een annuïteit. U bekomt een identiek resultaat door volgende handelingen uit te voeren: Selecteer opnieuw in het bestand Financiële functies het tabblad BET - PMT. Selecteer hier cel B9. Typ in deze cel de volgende formule in: =B2/12 Selecteer vervolgens cel B10. Typ in deze cel de volgende formule in: =B3*12 Selecteer cel B13 voor de berekening van de annuïteit. Typ in deze cel de volgende formule in: =(1-1/(1+B9)^B10)/B9 Pagina 26

27 Selecteer cel B14 voor de berekening van de maandelijkse betaling. Typ in deze cel de volgende formule in: =-B11/B De functie IBET / IPMT Deze functie berekent de te betalen rente over een bepaalde termijn voor een investering op basis van periodieke, vaste betalingen en een vast rentepercentage. De functie ziet er als volgt uit: =IBET (rente; termijn; aantal-termijnen; hw; tw; type_getal) of =IPMT (rente; termijn; aantal-termijnen; hw; tw; type_getal) De definitie van deze argumenten is dezelfde als bij de hierboven besproken functies. Voorbeeld: Stel dat uw bedrijf ,- leent gedurende een periode van 5 jaar tegen 10% rente. Gevraagd wordt om te berekenen hoeveel rente ieder jaar betaald moet worden. Uitwerking: Selecteer in het bestand 2.1 Financiële functies.xlsx het tabblad IBET IPMT en PBET - PPMT. Selecteer hier cel E3. Typ hier de volgende formule in: =IBET($B$3;D3;$B$4;$B$5) of =IPMT($B$3;D3;$B$4;$B$5) Kopieer deze formule naar de cellen E4 t/m E7. Het resultaat van de berekening ziet u hieronder: Pagina 27

28 Dit betekent dat uw bedrijf over het eerste jaar ,- aan rente moet betalen, en over het 5 e jaar 2.398, De Functie PBET / PPMT De functie PBET / PPMT is te vergelijken met de functie IBET / IPMT, maar de functie PBET / PPMT berekent de betaling op een hoofdsom op basis van periodieke, vaste betalingen en een vast rentepercentage. Als u zowel IBET / IPMT als PBET / PPMT berekent voor dezelfde termijn, kunt u de resultaten optellen om de totaalbetaling te verkrijgen. De functie PBET / PPMT ziet er als volgt uit: = PBET (rente; termijn; aantal-termijnen; hw; tw; type_getal) of = PPMT (rente; termijn; aantal-termijnen; hw; tw; type_getal) De definitie van deze argumenten is dezelfde als bij de hierboven besproken functies. Voorbeeld: Stel dat uw bedrijf ,- leent gedurende een periode van 5 jaar tegen 10% rente. Gevraagd wordt om de betaling van de hoofdsom voor ieder jaar te berekenen. Uitwerking: Selecteer in het bestand Financiële functies het tabblad IBET IPMT en PBET -PPMT. Selecteer hier cel F3. Typ hier de volgende formule in: =PBET($B$3; D3; $B$4; $B$5) of =PPMT($B$3; D3; $B$4; $B$5) Kopieer deze formule naar de cellen F4 t/m F7. Het resultaat van de berekening ziet u hieronder. Analoog kunt u ook deze (en voorgaande) oefening maken zonder gebruik te maken van de ingebouwde Excel-functies. Tracht, ter afsluiting, een gelijke aflossingstabel maken met behulp van de basisformules. Het resultaat van de berekening ziet u hieronder: Pagina 28

29 Zoals uit het bovenstaande blijkt, bestaat elke betaling uit een rentebestanddeel (zijnde de verschuldigde intrest over de voorbije periode op het uitstaand saldo op het vorige moment) dat afneemt in de tijd, en een aflossingsbestanddeel dat voor de delging van het kapitaal wordt aangewend. Vermits de som van beide bestanddelen constant is, stijgt het aflossingsbestanddeel in de tijd. Wanneer het uitstaande saldo van een lening jaarlijks afneemt met een constant bedrag, spreekt men van terugbetaling met vaste kapitaalschijven. Maak vervolgens van de gelegenheid gebruik om een analoge aflossingstabel te maken volgens het principe van vaste kapitaalschijven. Opnieuw bestaat elke jaarlijkse betaling bestaat uit een rentebestanddeel (zijnde de verschuldigde intrest over de voorbije periode op het uitstaand saldo op het vorige moment) dat afneemt in de tijd, en een aflossingsbestanddeel dat voor de delging van het kapitaal wordt aangewend. Vermits in dit geval het aflossingsbestanddeel constant is in de tijd, vermindert de som van beide bestanddelen in de tijd De functie Interne Rentabiliteit (IR) De interne rentabiliteit van een investering geeft het rentepercentage weer waarmee de kasstromen gedisconteerd moeten worden om een Netto Contante Waarde van 0 te krijgen. De functie ziet er als volgt uit: = IR(waarden, schatting) / = IRR(waaden;schatting) Waarden (1 t/m n) is een verwijzing naar de cellen die de periodieke kasstromen bevatten. De kasstromen moeten ten minste een positieve en een negatieve waarde bevatten. De volgorde van deze waarden wordt gebruikt in de berekening van de Interne rentabiliteit. Zorg dus voor dat de kasstromen in de juiste tijdsvolgorde staan. Pagina 29

30 Het optionele argument schatting kunt u gebruiken bij investeringsprojecten met meer dan één interne rentabiliteitspercentage. Laat u dit argument weg, dan gebruikt Excel 10% als schattingswaarde. Voorbeeld: Een investering van genereert over 10 jaar de volgende kasstromen: Gevraagd wordt om de interne rentabiliteit van de investering te berekenen. Selecteer werkblad IR in het bestand Financiële functies.xlsx Bereken in cel B16 de interne rentabiliteit van deze investering. De formule ziet er als volgt uit: =IR(B4:B14) of =IRR(B4:B14) Merk op dat we in dit voorbeeld de investering (uitgaande kasstroom) als negatief bedrag ingevoerd hebben en de inkomende kasstromen als positieve bedragen De functie IR.SCHEMA / XIRR De functie Interne rentabiliteit gaat ervan uit dat de periodes van de inkomende en uitgaande kasstromen gelijk zijn (bijvoorbeeld jaren). Dit hoeft niet in alle praktijksituaties het geval te zijn. Om dit probleem te omzeilen, beschikt Excel over een tweede IR-functie, namelijk de functie IR.Schema of XIRR De functie ziet er als volgt uit: =IR.SCHEMA (waarden, datums, schatting) of =XIRR (waarden; datums; schatting) - Waarden is een bereik met de kasstromen. - Datums is een bereik met de data van de kasstromen. - Schatting heeft dezelfde betekenis als bij de functie IR / IRR. Opmerking: Werkt u met een oudere versie van Excel (t/m Excel 2007), dan is deze functie pas beschikbaar als u de invoegtoepassing Analysis ToolPack aangezet heeft. Dit doet u via Officeknop Opties voor Excel / Excel options Invoegtoepassingen / Add-ins Start / Go Analysis ToolPack (aanvinken). Pagina 30

31 Voorbeeld: Een investering van ,- genereert op de volgende data de volgende kasstromen: Open (eventueel) het werkboek Financiële functies.xlsx Selecteer het werkblad IR.Schema. Maak in cel B16 de volgende formule: =IR.SCHEMA(B4:B14;A4:A14) of =XIRR(B4:B14;A4:A14) Opmerking: Excel gaat er vanuit dat de datum die als eerste in het bereik met data voorkomt (in ons voorbeeld cel A4), de datum van de eerste kasstroom is (de investering). De rest van de data mogen ook in een andere volgorde dan de tijdvolgorde ingevoerd zijn. Pagina 31

32 3. Financiële analyses Microsoft Excel heeft een aantal geavanceerde hulpmiddelen die kunnen worden gebruikt bij het analyseren van gegevens. U moet hierbij denken aan het gebruik van de tool Doelzoeken of aan een hulpmiddel als de Solver. Aan de hand van voorbeelden laten wij u zien hoe u de tools Doelzoeken / Goal seek, Tabel / Table en de Oplosser / Solver kunt gebruiken Doelzoeken In verschillende berekeningen komt u voor de volgende vraag te staan: Wat moet de inputwaarde zijn als het resultaat (de output) de waarde x moet hebben? Dit soort vragen kunt u met Excel snel beantwoorden door gebruik te maken van het tool Doelzoeken / Goal seek. Open hiervoor het bestand Lening.xlsx. In dit bestand wordt de maandelijkse betaling berekend van een lening op basis van annuïteitberekening. Het bestand ziet er als volgt uit: Stel, u wilt weten wat het maximaal te lenen bedrag is als de maandelijkse aflossing niet meer dan mag zijn. Dit doet u als volgt: Selecteer cel B7. Ga naar de menutab Gegevens / Data Hulpmiddelen voor gegevens / Data tools Wat als analyse / What if analysis Doelzoeken / Goal Seek. Ga naar de menu-optie Extra / Tools Doelzoeken / Goal Seek Het volgende venster verschijnt: Verander in dit scherm de instellingen zoals hierboven. Klik nu op OK. Het volgende venster verschijnt: Pagina 32

33 Zoals u ziet, zijn ook de waarden in het bestand aangepast. Het maximaal te lenen bedrag is in dit geval ,68. Sla het werkboek op en sluit het Het gebruik van gevoeligheidsanalyse in Excel De optie Gegevenstabel van Excel is een krachtig middel dat complexe gevoeligheidsanalyseberekeningen mogelijk maakt. Om deze functionaliteit uit te leggen gebruiken we het volgende voorbeeld: Een investeringsproject kost 1.200,00 en genereert over 7 jaar de volgende cash flow (CF): - In jaar 1 is de CF 234,00. - In jaar 2 t/m 7 groeit de CF met een percentage van 10%. De CF voor jaar t kan dus met de volgende formule berekend worden: CF(t)=234*(1+10%) t-1. Open het bestand Gevoeligheidsanalyse.xlsx. Bekijk de structuur van dit bestand. In de cellen B8 en B9 zijn de Netto Huidige Waarde en de Interne Rentabiliteit van het investeringsproject berekend. Het bestand ziet er als volgt uit: Interessant is om te weten wat er met de NHW (Netto Huidige Waarde) gebeurt bij veranderende waarden van de disconteringsvoet. Hiervoor dient u eerst de volgende tabel op te zetten: Pagina 33

34 In kolom B staan alleen maar waarden, dus geen formules. Let op: cel C12 bevat wel een formule, namelijk een verwijzing naar cel B8 (=B8). Selecteer nu de gehele tabel (B12 t/m C22). Ga naar de menutab Gegevens / Data Hulpmiddelen voor gegevens / Data tools Wat als - analyse / What if analysis Gegevenstabel / Data table. Ga naar de menu-optie Gegevens / Data Gegevenstabel / Data table U krijgt het volgende scherm te zien: Verander in dit scherm de instellingen zoals hierboven. Opmerking: We verwijzen naar cel B2 omdat deze cel gebruikt is als basiswaarde in de Netto Huidige waarde-formule. Klik op OK. Zoals u ziet, wordt de tabel ingevuld met de juiste NCW bij iedere disconteringsvoet. Verander eventueel de opmaak van de tabel. De tabel ziet er nu als volgt uit: Pagina 34

35 In het vorige voorbeeld is de Gegevenstabel-optie gebruikt voor analyse met één variabele. De Gegevenstabel-optie kunt u ook gebruiken om de gevoeligheid te bekijken bij verandering van twee variabelen. Laten we kijken wat er met de NCW gebeurt bij het veranderen van zowel het groeipercentage als de disconteringsvoet. Maak hiervoor de volgende tabel: Maak in cel F14 een verwijzing naar de cel B8 (= B8). Selecteer de tabel (F14 t/m J18). Ga naar de optie Gegevens / Data Hulpmiddelen voor gegevens / Data tools Wat als - analyse / What if analysis Gegevenstabel / Data table en vul de gegevens zoals hieronder in: Klik op OK en verander eventueel de opmaak van de getallen. De uitkomst ziet u hieronder: Sla het werkboek op en sluit het. Pagina 35

36 3.3. De Oplosser / Solver In de vorige paragrafen is uitgelegd hoe de tools Doelzoeken en Gegevenstabel in Excel-berekeningen toegepast kunnen worden. Beide tools zijn goed bruikbaar voor berekeningen waar verder geen voorwaarden (beperkingen) voor de oplossing meegegeven moeten worden. Voor diepgaandere analyses waarbij ook rekening gehouden moet worden met voorwaarden, heeft Excel de Oplosser. Het gebruik van deze tool wordt in deze paragraaf uitgelegd aan de hand van een voorbeeld. Een vastgoedbelegger moet kiezen uit een aantal investeringsprojecten. Voor deze projecten zijn de kosten en de berekende netto contante waarde in het bestand Oplosser opgenomen. Het totale maximale bedrag dat geïnvesteerd kan worden is ook hierin opgenomen. De vraag waar antwoord op gevonden moet worden is: Welke projecten moeten er gekozen worden? Open het bestand Oplosser.xlsx. Het bestand ziet er als volgt uit: Bestudeer de structuur van dit bestand. De Oplosser/Solver is een additionele toepassing van Excel. Om deze tool te gebruiken, moet u het eerst activeren. Dit doet u als volgt: In Excel 2013 en Excel 2010 gaat u naar Bestand / File Opties/Options Invoegtoepassingen /Add-ins. (In Excel 2007 klikt u op de Office-knop en kies u de optie Opties voor Excel / Excel options, aan de linkerkant van het scherm kiest u voor Invoegtoepassingen). Ga naar de menu-optie Extra / Tools Invoegtoepassingen / Add-ins. Het volgende venster verschijnt: Pagina 36

37 Kies onder in het scherm de optie Beheren Excel-invoegtoepassingen / Manage Excel- add ins en klik op Start / Go: U komt in het venster met Invoegtoepassingen: Vink hier de optie Oplosser-Invoegtoepassing / Solver add-in aan en klik op OK. Vanaf nu is de Oplosser te raadplegen en te gebruiken via menutab Gegevens / Data Analyse / Analyse Oplosser / Solver. Kies nu Gegevens / Data Analyse / Analyse Oplosser / Solver. Pagina 37

38 Ga naar de menu-optie Extra / Tools Oplosser / Solver. U komt in het volgende venster terecht: Verander de instellingen zoals hierboven (door cel I21 te selecteren bij Doelfunctie bepalen / Set cell en de cellen F8 t/m F19 te selecteren bij Door verandering van variabele cellen / By changing cell). Klik op knopje Toevoegen / Add om beperkingen toe te voegen: Geef de eerste beperking op (totale kosten kleiner of gelijk aan het maximale investeringsbedrag): Pagina 38

39 Klik op toevoegen om de tweede beperking op te geven (de cellen F8 t/m F19 mogen alleen de waarde 0 of 1 bevatten): Klik op OK. U komt in het ingevulde scherm van de oplosser, dat er als volgt eruitziet: Kies bij Selecteer oplossingsmethode voor Simplex LP. Kies bij Klik op Oplossen / Solve. Na enig rekenwerk verschijnt het volgende scherm: Pagina 39

40 Klik hier op Oorspronkelijke waarden herstellen /Restore original values en bij Rapporten / Reports op Antwoord / Answer. Zoals u ziet, maakt Excel een extra werkblad aan (Antwoordrapport 1) met hierop het antwoord van de oplosser, dat er als volgt eruitziet: Uit de berekening van de oplosser valt op te maken dat projecten 7 t/m 10 op basis van de opgegeven voorwaarden niet meegenomen moeten worden. Sla het werkboek op en sluit het. Pagina 40

41 4. Investeringsanalyses met Excel Tijdens de cursusdagen wordt uitgebreid aandacht geschonken aan behandeling van diverse vraagstukken. Enkele oefeningen worden evenwel van naderbij bekeken in dit hoofdstuk Oefening A Milieuvriendelijke investering Onderstel volgende situatie waarbij u eigenaar bent van een kantoorgebouw, en u door uw huurder gevraagd wordt om een klassieke airconditioning te installeren. U bent hiertoe uiteraard enkel bereid voor zover uw huurder een bijkomende huur wil betalen. Echter hoeveel moet u bijkomend aanrekenen? Eenmaal deze bijkomende huur aanvaard is door uw huurder, kan u misschien trachten nog een betere deal af te sluiten door bijvoorbeeld een milieuvriendelijke airconditioning te installeren, die weliswaar wat duurder zal zijn in de aankoop, maar veel lagere gebruikskosten met zich meebrengen. Om op zulke (overigens zeer eenvoudige) vraagstukken een antwoord te bepalen is een rekenblad als Excel uw trouwe bondgenoot. Onderstel volgende uitgangspunten: Investeringskost Exploitatiekost p.a. Exploitatiekoststijging p.a. Gehanteerde IRR door eigenaar Huurindexatie p.a. Levensduur installatie (in jaar) Klassiek Milieuvriendelijk ? ,50% 7,50% 2,50% En bereken dan: A. Welke bijkomende huur betaald moet worden om de klassieke airco kostendekkend te exploiteren? B. Indien dezelfde bijkomende huur betaald wordt, welke zijn de maximale investeringskosten voor een milieuvriendelijke airco? Indien gewenst, kunt u hiervoor beroep doen op de bijgevoegde Excel spreadsheet A Milieuvriendelijke investering.xlsx waar één en ander al is voorbereid. Oplossing A: Het eenvoudigste is om voor de periode van 20 jaar (overeenstemmend met de levensduur van de installatie) een cashflow tabel op te maken, gebaseerd op een fictieve huur (bv EUR per jaar zoals in de gekleurde cel J8 in onderstaand rekenblad). U zorgt ervoor dat de huur en de exploitatiekosten geïndexeerd worden, en tot slot berekend u de Netto Huidige Waarde van de (netto) kasstromen gedurende de volgende 20 jaar (cfr NHW/ NPV formule in cel M28 in onderstaand rekenblad). Desgewenst mag u dit echter ook doen door van elke toekomstige cashflow de actuele waarde te berekenen, en al deze resultaten vervolgens samen te tellen (cfr kolom CW in onderstaand resultaat). Pagina 41

42 Bij correcte uitvoering van het bovenstaande komt u tot onderstaand resultaat: Vervolgens moet u de huur nu zo begroten dat de zopas berekende Netto Huidige Waarde gelijk is aan de initiële investering (cfr. definitie IRR). Hoewel u dit zelf kan trachten te bepalen via de Trial & Error methode, is het veel handiger hiervoor van de in Excel ingebouwde functie Doelzoeken / Goal Seek gebruik te maken. U vult hierbij onderstaand invulscherm in waarbij u aan Excel vraagt de huur zodanig aan te passen dat de cel M28 (de huidige waarde van de cashflows van de volgende 20 jaar) exact gelijk is aan 1 mio EUR. In een oogwenk heeft Excel deze berekening gemaakt, en krijgt u onderstaand resultaat te zien. Pagina 42

43 U zal m.a.w. een jaarlijkse bijkomende huur van EUR moeten aanrekenen aan uw huurder. Oplossing B: Vermits we ervan uitgaan dat de huurder inderdaad bereid is om een jaarlijkse bijkomende huur van EUR te betalen, ligt dit deel van de cashflow vast. Verschillend t.o.v. de oplossing onder A), is evenwel dat de exploitatiekost nu lager ligt, en voor het eerste jaar nu slechts op EUR bedraagt. Op analoge wijze berekenen we de netto cashflow voor het eerste jaar, verrekenen we de indexatie van de huur en de exploitatiekost voor de volgende 19 jaar. Tot slot berekenen we opnieuw de Netto Huidige Waarde voor al deze kasstromen, en komen we tot de maximale investering die (uiteraard) hoger uitkomt dan voor een klassieke installatie. Het verschil is het bedrag dat u bijkomend mag besteden voor een milieuvriendelijke installatie. Pagina 43

44 In onderstaande tabel ziet u de volledige berekening: 4.2. Oefening E Financiering van een appartementsblok Zoals algemeen geweten kan het aantrekken van vreemd vermogen (door middel van bankleningen) zorgen voor een verhoogd rendement op eigen middelen. Bij vastgoedinvesteringen is dit niet anders. Om dit te illustreren, beschouwen we de situatie waarbij u als investeerder een appartementsgebouw kan aankopen, met daarin 24 appartementen, allen verhuurd. Voor deze oefening gaan we ervan uit dat op het einde van de evaluatieperiode, het gebouw terug verkocht wordt. Volgende cijfermatige uitgangspunten zijn hierbij van toepassing: Investeringskost (v.o.n.) Jaarhuur Huurindexatie p.a. Exploitatiekost p.a. Exploitatiekoststijging p.a. Waardestijging p.a. Aankoopkosten Financieringsrente Verkoop op het einde van jaar Initiële LTC Aflossingstermijn ,5% ,5% 2,0% 11,0% 6% 10 70,0% 25 Pagina 44

45 En bereken dan: A. De kasstromen Bereken hiertoe eerst de kasstromen van het project Bereken vervolgens de kasstromen van de financiering Maak tot slot een combinatie van beide B. De IRR van het project C. De IRR op het eigen vermogen ná financiering D. Indien de investeerder een IRR op eigen vermogen van 15% wenst, wat zou dan de financieringsgraad moeten zijn? Indien gewenst, kan u ook hiervoor beroep doen op een bijgevoegde Excel spreadsheet, nl. E - Financiering van een appartementsblok.xlsx waar één en ander reeds is voorbereid. Oplossing A: Zoals aangegeven in de opgave, is het wenselijk te starten met de opmaak van een tabel met de kasstromen zoals gerealiseerd door het project, zonder rekening te houden met een eventuele financiering. We berekenen hiertoe de netto opbrengst (geïndexeerde huur geïndexeerde exploitatiekost) van ieder jaar, en vervolledigen de kasstromen met de initiële aankoop (op tijdstip nul parameter Invest0 in de spreadsheet), en met de geplande verkoop op het einde van jaar 10. Om tot de netto verkoopopbrengst te komen op het einde, rekenen we met enkele tussenstappen. Vooreerst berekenen we de marktwaarde bij start van de investering door het totale investeringsbedrag te verminderen met de aankoopkosten (parameter KKf in de spreadsheet). Vervolgens passen we jaarlijks deze marktwaarde aan volgens de jaarlijkse waardestijging (parameter Windex in de spreadsheet). De bekomen marktwaarde in jaar 10 wordt dan bij het netto huurinkomen bijgeteld. In tweede instantie maken we een tabel op met de kasstromen die het gevolg zijn van de financiering; dit is eigenlijk een klassieke aflossingstabel. Tot slot hoeft u enkel nog maar beide kasstromen samen te tellen om tot de uiteindelijke kasstromen op niveau eigen vermogen te komen. Uiteraard is het steeds opletten geblazen met de tekens van elk bedrag. Om hier geen vergissingen te maken is het aangewezen om uitgaven van een negatief teken te voorzien, en inkomsten positief te maken. Pagina 45

46 Het resultaat ziet u in onderstaande spreadsheet: Oplossing B) & C): Door gebruik te maken van de Excel-functie IRR, kan op eenvoudige wijze de Interne Rendabiliteit van de kasstromen van het project, dan wel van de kasstromen van het project rekening houdende met de financiering worden berekend. De resultaten hiervan zijn reeds vermeld in de afgebeelde spreadsheets. Oplossing D): De vraag die gesteld wordt is om te berekenen onder welke financieringsgraad ( leverage ) de interne rendabiliteit van het project ná financiering uitkomt op 15% (ipv de hierboven berekende 10,87%). Ook hiervoor maken we weer gebruik van het in Excel ingebouwde Doelzoeken. Het resultaat wordt opnieuw in een oogwenk berekend, en ziet u in onderstaande spreadsheet: de initiële LTC zou dan 88,9% moeten bedragen. Pagina 46

47 De aandachtige lezer zal echter opmerken dat de kasstromen gedurende de eerste 3 jaren na de initiële investering nog steeds negatief zijn. M.a.w. de huur uit het project brengt niet genoeg op om de financieringsverplichtingen bij de bank te voldoen. We moeten dan ook besluiten dat deze financieringsgraad te hoog ligt, en dat het eventueel beoogde rendement van 15% niet gehaald kan worden zonder bijkomende (eigen) middelen Intermezzo Intrestrisico s. In voorgaande oefening werd voor de intrest gedurende de ganse periode geopteerd voor een vaste rente ad 6%. Dit is evenwel geen verplichting. Veel investeerders opteren immers vaak voor een vlottende rente die per definitie slechts zal gelden voor een korte periode van bv 3 maanden. Aan het einde van deze periode, zal de bank dan de rente opnieuw vastleggen voor een volgende periode van 3 maanden, en dit op basis van de dan geldende marktomstandigheden. In de praktijk betekent dit doorgaans dat bij aanvang de rente lager zal zijn dan de vaste rente die voor langere termijn geldt, maar dat de kredietnemer daarentegen een marktrisico loopt. Of concreet: als de vlottende rente stijgt over de looptijd van het krediet is het niet uitgesloten dat een liquiditeitstekort ontstaat. Om dit te vermijden kan een financiering op basis van de vlottende rente gecombineerd worden met het afsluiten van intresthedging. We illustreren e.e.a. aan de hand van historische intrestniveaus van de EURIBOR 3 maanden voor de periode Pagina 47

48 jan-06 apr-06 jul-06 okt-06 jan-07 apr-07 jul-07 okt-07 jan-08 apr-08 jul-08 okt-08 jan-09 apr-09 jul-09 okt-09 jan-10 apr-10 jul-10 okt-10 6,00% Euribor 3 maand 5,00% 4,00% 3,00% 2,00% 1,00% 0,00% Intrestcap Stel dat je begin 2006 een vastgoedinvestering wil financieren aan de hand van een lange termijn investeringskrediet, en de vooruitzichten zijn dat de korte termijnrente (op dat moment afgerond 2,5%) nog substantieel zal stijgen in de loop van de volgende maanden en jaren. Aangezien de terugbetalingscapaciteit vanuit de vastgoedinvestering bepaalde limieten stelt aan het intrestniveau, zal je interesse hebben in het beperken van het intrestniveau. Je zal bv interesse hebben in een intrest cap op een niveau 4,25%. Gegeven dat de rente over de volgende 5j evolueerde zoals in bovenstaande grafiek aangegeven, zou je, mits dergelijke cap aangekocht te hebben, rente betalen op basis van de rode lijn in de onderstaande grafiek. Anders gesteld, op moment dat de rente zou stijgen boven de 4,25%, treedt de cap in werking en wordt de rente beperkt. Pagina 48

49 jan-06 apr-06 jul-06 okt-06 jan-07 apr-07 jul-07 okt-07 jan-08 apr-08 jul-08 okt-08 jan-09 apr-09 jul-09 okt-09 jan-10 apr-10 jul-10 okt-10 6,00% 5,00% 4,00% 3,00% 2,00% 1,00% Rente-indekking aankopen van een cap op 4,25% 0,00% Enig nadeel van dergelijke cap is evenwel de hoge kostprijs van dergelijke cap, die, al naargelang de hoogte en looptijd, kan oplopen tot meer dan 10% van het bijhorende kredietbedrag. Intrestfloor Een enigszins tegenovergesteld effect is het gevolg van de aankoop van een floor. In de praktijk komt dit erop neer dat de koper ( schrijver genoemd) van zulke floor naar de bank toe garandeert dat ten allen tijde een bepaalde minimale rente zal betaald worden. Of, in geval van een floor op 2,5%, zou gedurende de periode een intrestniveau overeenkomstig de groene lijn betaald worden in onderstaande grafiek. Het spreekt voor zich dat de bank hiervoor een vergoeding betaald aan de schrijver van de floor, die al naargelang de hoogte en looptijd, aanzienlijk kan zijn. Pagina 49

50 jan-06 apr-06 jul-06 okt-06 jan-07 apr-07 jul-07 okt-07 jan-08 apr-08 jul-08 okt-08 jan-09 apr-09 jul-09 okt-09 jan-10 apr-10 jul-10 okt-10 jan-06 apr-06 jul-06 okt-06 jan-07 apr-07 jul-07 okt-07 jan-08 apr-08 jul-08 okt-08 jan-09 apr-09 jul-09 okt-09 jan-10 apr-10 jul-10 okt-10 6,00% 5,00% 4,00% 3,00% 2,00% 1,00% 0,00% Rente-indekking - schrijven van een 'floor' op 2,50% Intrestcollar Interessant wordt het evenwel als beide producten gecombineerd worden. Men spreekt dan van een intrestcollar. De koper van zulke collar, zal dan een intrest betalen overeenkomstig de blauwe lijn in onderstaande grafiek. 6,00% 5,00% 4,00% 3,00% 2,00% 1,00% Rente-indekking - collar = 'cap' + 'floor' 0,00% Pagina 50

51 jan-06 apr-06 jul-06 okt-06 jan-07 apr-07 jul-07 okt-07 jan-08 apr-08 jul-08 okt-08 jan-09 apr-09 jul-09 okt-09 jan-10 apr-10 jul-10 okt-10 De intrest zal zich dan gedurende de looptijd van zulke collar binnen een bepaalde bandbreedte blijven, waarbij met maximum bepaald wordt door de cap, en het minimum door de floor. Bijkomend voordeel is dat de kostprijs hiervan veel beperkter is aangezien ook hier beide producten elkaar (gedeeltelijk) compenseren. Zero-cost collar Als we er bovendien in slagen om de kost van de cap, integraal te compenseren door de opbrengst van de floor, spreken we van een zero-cost collar. 6,00% 5,00% 4,00% 3,00% 2,00% 1,00% 0,00% Rente-indekking - zero cost collar = 'cap' + 'floor' Bovendien zijn er oneindig veel combinaties mogelijk, die steeds leiden tot een zero cost. Immers, bij een hogere cap zal de kostprijs hiervan lager zijn, zodat een compenserende floor minder moet opbrengen, wat het gevolg zal zijn van een lagere gegarandeerde rente, of dus een lagere floor. Een extreme situatie hiervan doet zich voor wanneer de hoogte van de floor en van de cap identiek zijn. In dat geval bekomt men de facto een vast rente. Men heeft de vlottende rente dan geruild ( geswapt ) voor een vast rente. Deze combinatie noemt men in het jargon een IRS ( Intrest rate swap ). Onderstaande grafiek geeft deze situatie weer: Pagina 51

52 jan-06 apr-06 jul-06 okt-06 jan-07 apr-07 jul-07 okt-07 jan-08 apr-08 jul-08 okt-08 jan-09 apr-09 jul-09 okt-09 jan-10 apr-10 jul-10 okt-10 6,00% 5,00% 4,00% 3,00% 2,00% 1,00% 0,00% Rente-indekking - IRS (Intrest Rate Swap) Belangrijk aandachtspunt bij het eventueel afsluiten van de IRS (of meer algemeen het vastleggen van de rente voor een langere periode), is de koppeling van de rentestrategie aan de vastgoedstrategie. Anders gesteld, in geval van vroegtijdige verkoop van het gefinancierd onroerend goed, is het gebruikelijk dat de bank bij vervroegde aflossing van het krediet nog een zogenoemde funding loss / wederbeleggingsvergoeding aanrekent. Stel dat zulke verkoop in januari 2009 zou gebeuren, en de lange termijn rente op dat moment nog slechts 1,80% zou zijn, én de IRS werd afgesloten op een niveau van 3,80%, dan zal de bank afgerond het verschil tussen beide renteniveau s aanrekenen voor de resterende periode, of dus afgerond een wederbeleggingsvergoeding van 4% (hetzij 2% renteverschil gedurende nog 2 jaar) Oefening L - Huur van radiostudio s In de praktijk gebeurt het vaak dat bepaalde gebouwen op maat van de toekomstige gebruiker moet worden ontwikkeld. In zulke situaties is het meestal nodig om dit maatwerk, de specifieke uitrusting die ervoor zorgt dat het gebouw niet meer marktconform is, te laten vergoeden door middel van een extra huurcomponent. Tevens moet op nog worden bekeken in hoeverre op het einde van het initiële huurcontract het gebouw al dan niet terug marktconform kan worden gemaakt door het verwijderen van specifieke uitrusting. Om dit te illustreren beschouwen de situatie van een vastgoedpromotor die een nieuw kantoorgebouw wenst te ontwikkelen dat voor een periode van 20 jaar zal worden verhuurd aan een private radio-omroep. Het lag dan ook in de lijn van de verwachtingen dat een deel van het gebouw dient te worden ingericht als radiostudio s. Volgende uitgangspunten zijn hierbij van toepassing: Pagina 52

53 Oppervlakte (# m² NVO) Meerkost Markthuur per m² NVO Huurindexatie p.a. Verbouwingskosten (in prijzen van nu) Kostenindexatie p.a. Gewenst rendement (IRR) Aankoopkosten Looptijd huurengagement ,0% % 7,2% 11,0% 20 Vraag is te berekenen: A. In geval de specifieke uitrusting kan worden behouden, 1. Wat de bijkomende huur (bovenop de markthuur) moet zijn om deze extra kost te compenseren? 2. Wat de annuïteit moet zijn om deze extra kost terug te betalen. Gebruik hierbij de gewenste rendabiliteit als rentevoet. B. In geval de specifieke uitrusting moet worden verwijderd, 1. Wat de bijkomende huur (bovenop de markthuur) moet zijn om deze extra kost te compenseren? 2. Wat de annuïteit moet zijn om deze extra kost terug te betalen. Gebruik hierbij de gewenste rendabiliteit als rentevoet. Oplossing A1) en B1) Het komt er nu op aan om deze extra kost te vertalen in een bijkomende huur, die wanneer ze wordt geïnd gedurende een periode van 20 jaar, het gewenste rendement (fr vooropgestelde IRR) oplevert. Daartoe wordt weerom een cashflow tabel opgesteld (zoals reeds gedaan in 4.1.2). Men vertrekt hiervoor opnieuw van een fictieve huur, die men via Doelzoeken aanpast tot de totale NPV van alle kasstromen op nul uitkomt. Men maakt deze oefening één keer zonder rekening te houden met de verbouwingskosten na 20 jaar, en voor wat betreft opgave B1) één keer mét deze kosten. De eindresultaten worden hieronder weergegeven: Pagina 53

54 Oplossingen A1) en B1): A1) jaar extra huur NHW doelzoeken 0 naar nul B1) jaar extra huur NHW doelzoeken 0 naar nul Oplossingen A2) en B2): Om de meerkost terug te verdienen op basis van een annuïteitenschema, kan gebruik gemaakt worden van de Execel-functie BET/PMT, met onderstaande formule (in geval de specifieke uitrusting behouden kan worden): of, in geval de specifieke uitrusting verwijderd moet worden, op basis van de meerkost, vermeerderd met de huidige waarde van de verbouwingskosten: Pagina 54

55 Pagina 55

56 5. Functies van Excel Excel2013 beschikt over ruim 400 ingebouwde functies die ingewikkelde berekeningen snel en eenvoudig uitvoeren. In dit hoofdstuk zullen we een aantal functies van Excel bespreken, ingedeeld in o.a. de volgende categorieën: - Datum- en tijdfuncties - Tekstfuncties - Logische functies - Zoekfuncties - Financiële functies (reeds behandeld in hoofdstuk 2) 5.1. Datum- en tijdfuncties Voordat we een aantal datum en tijdfuncties van Excel gaan bespreken, is het belangrijk om te weten dat voor Excel een datum niets anders is dan een getal. Datum 01-jan-1900 wordt in Excel gezien als dag 1. Wilt u weten hoeveel dagen verstreken zijn na deze datum, dan doet u het volgende: Typ in een cel de datum van vandaag (bij het schrijven van dit stukje: 06 februari 2010). Verander de opmaak van de datum in getal (door met de rechtermuistoets op de cel te klikken en de optie Celeigenschappen te kiezen). Kies op het tabblad Getal / Number voor de categorie Standaard / General. Excel verandert de datum in getal Doordat Excel een datum als een getal ziet, kunnen we bijvoorbeeld data uit elkaar trekken om het aantal tussenliggende dagen te berekenen. Hieronder volgen een aantal datum- en tijdfuncties van Excel met een korte uitleg. =VANDAAG( ) =TODAY( ) deze functie geeft de huidige datum weer. =NU( ) = NOW( ) deze functie geeft de huidige datum en de huidige tijd weer. =WEEKDAG (datum, type_getal) = WEEKDAY (datum, type_getal) deze functie zal de weekdag van de ingevoerde datum weergeven. Als type_getal=2 betekent dat Excel maandag als eerste dag van de week zal beschouwen. Opmerking: Het resultaat van deze functie is een getal. Ziet u liever de weekdag volledig uitgeschreven als resultaat, gebruik dan de opmaak: dddd bij Celeigenschappen / Cells Aangepast / Custom. =JAAR (datum) =YEAR (datum) deze functie zal het jaartal uit de ingegeven datum weergeven. Pagina 56

57 =MAAND (datum) = MONTH (datum) geeft als resultaat de maand van de ingegeven datum (als getal). =DAG(datum) =DAY (datum) geeft als resultaat de dag van de datum weer. =DATUM(jaar; maand; dag) =DATE (jaar; maand; dag) deze functie geeft als resultaat een datum. =LAATSTE.DAG(Begindatum; Aantal_maanden) =EOMONTH (Begindatum; aantal_maanden) deze functie geeft als resultaat de laatste dag van een bepaalde maand. =ZELFDE.DAG(Datum; Aantal_maanden) =EDATE (datum; aantal maanden) deze functie geeft dezelfde dag weer voor of na het aantal aangegeven maanden. =NETTO.WERKDAGEN(Begindatum; Einddatum; Vakantiedagen) / = NETWORKDAYS (Begindatum; Einddatum; Vakantiedagen) deze functie berekent het aantal werkdagen tussen de twee ingegeven data, rekening houdend met eventuele vakantiedagen of feestdagen. =WERKDAG (begindatum; aantal_dagen; vakantiedagen) =WORKDAY(begindatum; aantal dagen; vakantiedagen) deze functie berekent de datum x werkdagen na de ingegeven begindatum, rekening houdend met de eventueel opgegeven vakantieof feestdagen. =DATUMVERSCHIL (begindatum; einddatum, interval) =DATEDIF (begindatum; einddatum; interval) deze functie berekent het aantal jaar, maanden of dagen tussen twee data. De variabele interval kan de volgende waarden hebben: - m het aantal volledige maanden tussen begindatum en einddatum - d het aantal dagen tussen begin- en einddatum - y het aantal volle jaren tussen begin- en einddatum - ym het aantal maanden tussen begin- en einddatum. Dit interval sluit de volle jaren uit, u krijgt dus het verschil in maanden na een vol jaar - yd het aantal dagen tussen begin- en einddatum. Dit interval sluit de volle jaren uit, u krijgt dus het verschil in dagen na een vol jaar. - md het aantal dagen tussen begin- en einddatum. Dit interval sluit zowel de volle jaren als de volle maanden uit, u krijgt dus het verschil in dagen na een volle maand. Let op: in de functie zet u het interval tussen dubbele aanhalingstekens (voorbeeld: y of ym, etc.). Opdracht: Open het bestand Functies van Excel.xlsx. Uit een projectadministratiesysteem zijn de volgende gegevens over de einddatum van projecten in Excel geïmporteerd: Pagina 57

58 Bereken in kolom D de einddatum. Gebruik hiervoor de functie =DATUM (jaar; maand; dag) of = DATE (jaar; maand; dag) De ingevulde formule ziet er als volgt uit: =DATUM (A2; B2; C2) of =DATE (A2;B2;C2) Opdracht: Bereken in cel B11, met behulp van de functie LAATSTE.DAG /EOMONTH, de laatste dag van de maand april gegeven de begindatum: Bereken daarna in cel B15, met behulp van de functie NETTO.WERKDAGEN / NETWORKDAYS het aantal werkdagen in de maand april van dit jaar. Let op: 27 april is geen werkdag. Opmerking: De functies LAATSTE.DAG / EOMONTH en NETTO.WERKDAGEN / NETWORKDAYS vindt u in oudere versie van Excel niet standaard tussen de functies van Excel. Deze functies maken deel uit van de invoegtoepassing Analysis ToolPack. Om deze functies te kunnen gebruiken moet u deze invoegtoepassing aanzetten via Officeknop / Office button Opties voor Excel / Excel options Invoegtoepassingen / Add-ins Start / Go Analysis ToolPack (aanvinken) Tekstfuncties Voor het bewerken van teksten zijn de functies van Excel een heel handig hulpmiddel. In deze paragraaf laten wij u kennismaken met de volgende tekstfuncties van Excel: = LINKS(Tekst; Aantal_tekens) =LEFT (Tekst; Aantal_Tekens) deze functie gebruikt u om uit een tekst de eerste x tekens van links uit te halen. In onderstaand voorbeeld wordt deze functie gebruikt om de voorletter uit de voornaam te verkrijgen: = RECHTS(Tekst; Aantal_tekens) = RIGHT (Tekst; Aantal_tekens) deze functie kunt u gebruiken om een x aantal tekens uit de rechterkant van een tekst uit te halen. Pagina 58

59 = LENGTE(tekst) = LEN (tekst) deze functie retourneert het aantal tekens in een tekst. = DEEL(Tekst; begin_getal; Aantal_tekens) = MID (tekst; begin_getal; Aantal_tekens) deze functie kunt u gebruiken om een gedeelte uit een tekst te verkrijgen. = SPATIES.WISSEN (tekst) = TRIM (tekst) deze functie wist de overbodige spaties uit het ingegeven stukje tekst. = HOOFDLETTERS (tekst) = UPPER (tekst) deze functie geeft de tekst weer in hoofdletters. = KLEINE.LETTERS(tekst) = LOWER (tekst) deze functie geeft de tekst weer in kleine letters. = BEGINLETTERS (tekst) = PROPER (tekst) deze functie geeft de tekst weer met de eerste letter als hoofdletter. = TEKST.SAMENVOEGEN (tekst1; tekst 2; etc) = CONCATENATE (tekst 1;tekst2;etc) deze functie voegt de ingegeven teksten samen. Opmerking: in plaats van deze functie kunt u ook het &-teken gebruiken. Opdracht: Gebruik de tekstfuncties van Excel om in het bestand Functies van Excel, op blad Tekstfuncties, in kolom D de voorletter (altijd in hoofdletter) gevolgd door een. weer te geven, in kolom E het tussenvoegsel in kleine letters en in kolom F de volledige naam weer te geven met de achternaam met beginhoofdletter. Het uitgewerkte bestand ziet er als volgt uit: In cel D2 is de volgende formule gebruikt: =HOOFDLETTERS (LINKS (C1;1))&. =UPPER(LEFT(C2;1))&"." In cel E2 is de volgende formule gebruikt : =KLEINE.LETTERS (B2) =LOWER(B2) In cel F2 is de volgende formule gebruikt: =SPATIES.WISSEN (D2&" "&E2& " " & BEGINLETTERS (A2)) =TRIM(D2&" "&E2& " " &PROPER(A2)) Kopieer deze cellen naar de overige cellen. Sla het werkboek op. Pagina 59

60 5.3. Logische functies Deze categorie functies kan gebruikt worden om bepaalde voorwaarden te testen. De meest gebruikte logische functie is de functie ALS / IF. De structuur van deze functie ziet er als volgt uit: = ALS(logische_test; Waarde_als_Waar; Waarde_als_onwaar) of = IF (logische_test; Waarde_als_Waar; Waarde_als_onwaar) Voorbeeld: De prijslijst van de woningen uit een project, ziet er als volgt uit: Voor rapportagedoeleinden dienen de bouwnummers ingedeeld te worden in 3 categorieën, op basis van de verkoopprijs. De indeling ziet er als volgt uit: Bovenstaande gegevens vindt u in het bestand Functies van Excel, werkblad Logische functies. Opdracht: Laat in kolom G de juiste categorie van de type woning zien. Uitwerking: Selecteer cel G6. Kies de functie ALS/IF via Formules / Functiebibliotheek/Function libray Logisch/Logical Als / If). Het functie-venster verschijnt. Geef hier als volgt de argumenten van de functie in (met functietoets F4 maakt u cellen vast ): Pagina 60

61 Klik in het veld Waarde-als-onwaar / Value_if_false, en kies vanaf hier de functie Als/If via de pull-down menu links boven in het scherm: Een nieuw ALS-functievenster verschijnt. Vul hier de argumenten als volgt in: Pagina 61

62 Klik op OK. Kopieer de functie naar de andere cellen en bekijk het resultaat. Sla het werkboek op. Andere twee veel gebruikte logische functies van Excel zijn: De functie EN / AND geeft als resultaat WAAR als aan alle voorwaarden voldaan is, anders geeft deze functie het resultaat ONWAAR. De functie OF / OR geeft als resultaat WAAR als een van de voorwaarden waar is. Als geen van de voorwaarden waar is, geeft deze functie het resultaat ONWAAR Zoekfuncties De zoekfuncties van Excel geven u de mogelijkheid om uit grote Excel tabellen de juiste gegevens te zoeken en in andere overzichten of samenvattingen te gebruiken De functie Vert.Zoeken De functies Vert.Zoeken / VLOOKUP en Horiz.Zoeken / HLOOKUP zijn bijna identieke functies die informatie opzoeken in Excel-lijsten. Deze functies zoeken, zoals de naam het eigenlijk ook aangeeft, in verticale en horizontale richting. Op het tabblad Projectgegevens van het bestand Functies van Excel.xlsx vindt u een lijst met projecten die op dit moment in uitvoering zijn. Uit deze lijst willen we, per project, een aantal projectgegevens op het werkblad Projectoverzicht zien. Het enige wat we moeten ingeven is het projectnummer. Dit kunnen we realiseren met de functie Vert.zoeken. Selecteer cel B4 op het werkblad Projectoverzicht en kies via menutab Formules / Formulas Functiebibliotheek / Function library Zoeken en verwijzen / Lookup & reference Vert.zoeken / Vlookup. Het volgende venster verschijnt: Pagina 62

63 Deze functie heeft de volgende argumenten: - De zoekwaarde: hierin geven we de waarde die we in de tabel zoeken. In dit geval is deze waarde het projectnummer. - Tabelmatrix: hierin geven we de lijst met gegevens waarin Excel naar de juiste zoekwaarde (projectnummer) moet zoeken. Let op: de kolom waarin de zoekwaarde zich bevindt, moet als eerste kolom in deze tabel zijn opgenomen. - Kolomindex_getal: Excel verwacht op deze plek een getal dat aangeeft in de hoeveelste kolom (van links naar rechts) de waarde die teruggegeven moet worden, zich bevindt. - Benaderen: hier kunt u aangeven of een benadering mag worden gezocht wanneer de exacte waarde niet gevonden wordt. Laat u dit argument leeg, dan zal Excel, als een projectnummer niet gevonden wordt, het dichtstbijzijnde projectnummer zoeken. Wilt u dit niet, dan geeft u hier als waarde ONWAAR / FALSE in. Vul deze argumenten in. Selecteer bij het argument Tabelmatrix / Table_array blad Projectgegevens en hierin de cellen A1 t/m F28. Klik op OK. Kopieer de functie naar cel B5 en pas het kolomindex_getal aan zodat Excel in de juiste kolom de gegevens opzoekt. Opmerking: Is cel B3 leeg, dan geeft de functie Vert.Zoeken / VLOOKUP een foutmelding (#N/B). Foutmeldingen in de Excel-formules onderdrukken we door gebruik te maken van de functie ALS.FOUT / IFERROR. De structuur van de formule ziet er als volgt uit: =ALS.FOUT(formule); ) of = IFERROR(formule; ). Opmerking: deze functie is nieuw vanaf Excel Werkt u met een oudere versie van Excel, dan kunt u gebruik maken van de functies Als/IF en ISFOUT/ISERROR. Deze constructie passen we als volgt op in onze formule: Selecteer cel B4. Pagina 63

64 Typ voor de formule maar na het = teken het volgende is: ALS.FOUT( Ga naar het eind van de formule en typ in: ; ) Geef Enter. Maak nu cel B3 leeg en kijk wat er gebeurt met het resultaat van de formule. Pas dezelfde formule ook in cel B5. Zijn uw gegevens horizontaal opgesteld, dan gebruikt u de functie Horiz.Zoeken / HLOOKUP (met dezelfde argumenten) De functie Index Deze bijzondere functie van Excel gebruikt u om een gegeven uit een (of meerdere) tweedimensionale tabel(len) te zoeken. Voorbeeld: De verkopen van een projectontwikkelaar van vorig jaar zijn opgenomen in het volgend overzicht: Voor diverse vergelijkingsrapportages (o.a. Year to Date) is het wenselijk om de juiste gegeven per type woning en per regio te kunnen selecteren. De hierboven genoemde gegevens vindt u in het (geopende) bestand 5.1 Functies van Excel.xlsx. U wordt gevraagd om cel B7 het juiste aantal woningen te plaatsen. Uitwerking: Open (eventueel) het bovenstaand bestand en selecteer werkblad Index. Selecteer cel B7 en kies menutab Formules / Formulas Functiebibliotheek / Function library Zoeken en verwijzen / Lookup & reference Index / Index. Het volgende venster verschijnt: Pagina 64

65 Kies de eerste variant van deze functie en klik op OK. Vul de argumenten als volgt in: Let op: we selecteren alleen de aantallen en niet de kolomkoppen en/of de rij-namen. De functie Index zoekt de cel op die op de zoveelste rij (rij_getal) en de zoveelste kolom (Kolom_getal) in de matrix zit. Klik op OK. Verander eventueel de woningtype of de regio (cellen B4 en B5) en kijk wat er gebeurt met het resultaat. Opmerking: Omdat deze functie een getal verwacht voor Rij_getal en voor Kolom_getal hebben we zowel bij type woning als bij Regio een getal ingevoerd. Veel netter is natuurlijk om het bestand te veranderen zodat bij Type woning een omschrijving gekozen kan worden en bij Regio de regionaam. Dit kunnen we als volgt realiseren: Selecteer cel B4 en zorg met behulp van Gegevens / Data Hulpmiddelen voor gegevens / Data tools Gegevensvalidatie / Data validation dat u hier alleen een waarde uit de cellen A11 t/m A16 kunt kiezen Selecteer cel B5 en zorg met behulp van Gegevens / Data Hulpmiddelen voor gegevens / Data tools Gegevensvalidatie / Data validation dat u hier alleen waarden uit de cellen B10 t/m F10 kunt selecteren. Kies nu in cel B4 de waarde 2.Appartement. Kies in cel B5 waarde Regio 5 Zoals u ziet, geeft nu de functie Index een foutmelding. Dit probleem lossen we op met behulp van de functie Vergelijken /MATCH. Deze functie geeft het volgordenummer van een waarde aan, uit een reeks met waarden. Selecteer cel C4 en kies de menutab Formules / Formulas Functiebibliotheek / Function library Zoeken en verwijzen / Lookup & reference Vergelijken / Match. Vul de argumenten als volgt in: Pagina 65

66 Klik op OK. Zoals u ziet, is waarde 2. Appartement als tweede in de reeks met woningtypes. Gebruik deze functie in cel C5 om ook de positie van de Regio te vinden. De formule ziet er als volgt uit: =VERGELIJKEN(B5;B10:F10;0) / =MATCH(B5;B10:F10;0) Verander nu de functie Index uit cel B7 als volgt: =INDEX(B11:F16;C4;C5) Verander eventueel de opmaak van de cellen C4 en C5 (witte letter) zodat deze cellen niet zichtbaar zijn op het werkblad. Opmerking: u kunt er ook voor kiezen om de functie index als volgt aan te passen: =INDEX(B11:F16;VERGELIJKEN(B4;A11:A16;0);VERGELIJKEN(B5;B10:F10;0)) Hiervoor kopieert u de inhoud (formule) uit cellen C4 en C5 en plakt u deze in de functie Index in plaats van de verwijzingen C4 en C5. De twee extra formules zijn op deze manier niet meer nodig. Sla het werkboek op Overige functies De functie REST/MOD In veel vastgoedprojecten (zeker als het gaat om bestaande gebouwen) zult u periodiek (iedere x jaar) rekening moeten houden met bijzondere uitgaven. Voorbeelden hiervan zijn projecten waarbij periodieke onderhoudswerkzaamheden gefinancierd moeten worden. Voorbeeld: Voor een gebouw dat u in beheer heeft, dienen de raamkozijnen iedere 5 jaar geschilderd te worden. De volgende gegevens zijn van toepassing: Pagina 66

67 De kozijnen gaan 30 jaar mee. Aan u de vraag om een cashflow tabel te maken waarin de geïndexeerde kosten die met de verfbeurten te maken hebben, inzichtelijk worden. Voor het bepalen in welk jaar (variabel) de kosten gemaakt worden, gebruiken we de functie Rest / Mod. De syntax van deze functie ziet er als volgt uit: =REST (getal, deler) De functie geeft als resultaat het restgetal bij de deling van een getal door een deler. Stel, in ons voorbeeld is het getal het jaar (uit de cashflow tabel), de deler is 5. In jaar 1 zal de functie als resultaat 1 geven, immers 1 gedeeld door 5 is 0, restwaarde is 1. In jaar 2 zal de functie als resultaat 2 geven, dit omdat 2 gedeeld door 5 nul is, de restwaarde is 2. In jaar 5 zal de functie als resultaat 0 geven, 5 gedeeld door 5 is 1, restwaarde is 0. In jaar 10 zal de functie als resultaat 0 geven, 10 gedeeld door 5 is 2, restwaarde is 0. Om dit zelf te berekenen, gaat u in het bestand 5.1 Functies van Excel.xlsx naar blad Rest Selecteer cel E3 en bereken hierin m.b.t. functie REST/MOD de restwaarde van de deling van het jaar door de periode. De formule ziet er als volgt uit: =REST(D3;$B$3), voor de Engelse versie van Excel =MOD (D3;$B$3) Kopieer de formule tot het einde van de cashflow tabel. Verander in cel B3 het interval (vul bijvoorbeeld een 7 in). Kijk wat er gebeurt met de waardes uit kolom E. Voor onze verdere berekening (indexering van de kosten), zijn we alleen geïnteresseerd in de jaren die bij deling met 5 (in het voorbeeld) 0 als resultaat geven. In kolom F maken we de formule voor de geïndexeerde kosten als volgt: =ALS(E3=0;$B$2*(1+$B$4)^D3;0) of =IF((E3=0;$B$2*(1+$B$4)^D3;0) voor de Engelse versie van Excel. Door deze formule tot het einde van de tabel te kopiëren berekent u de kosten per schilderbeurt in het juiste jaar Een SomProduct formule Een SomProduct-formule is een formule die als volgt eruit kan zien: =x 1*y 1 + x 2*y 2+x 3*y 3+ +x n*y n. Er zijn in Excel diverse manieren dit soort formules te maken. Aan de hand van een voorbeeld laten wij u zien hoe u dit kunt doen. Open hiervoor (eventueel) het bestand Functies van Excel.xlsx. Selecteer werkblad SomProduct. Dit blad ziet er als volgt uit: Pagina 67

68 In dit bestand zijn de voorcalculatiegegevens van een ontwikkelingsproject opgenomen. In de cellen C11, C12, C13 en C15 willen we op een eenvoudige manier de gevraagde gegevens berekenen. Bereken in cel C11 het totaal aantal woningen (met behulp van de SOM / SUM functie). In cel C12 willen we op een eenvoudige manier het totale projectomzet berekenen Er zijn verschillende manieren om dit totale bedrag te berekenen: 1. U berekent in kolom F het totale omzet per type woning en in cel C12 berekent u het totaal van deze totalen. 2. of u maakt in cel C12 de volgende formule: =B4*C5+B5*C5+ +B8*C8. Zoals u ziet, geen eenvoudige opgave. Een derde manier is door gebruik te maken van de functie SOMPRODUCT van Excel. Met deze formule kunt u van minimaal 2 en maximaal 30 matrices (die dezelfde dimensies hebben, dwz hetzelfde aantal rijen en kolommen) het SOMPRODUCT berekenen. De formule ziet er als volgt uit: =SOMPRODUCT(B4:B8; C4:C8) of =SUMPRODUCT(B4:B8; C4:C8) Neem deze formule over in cel C12. U kunt hetzelfde totaal berekenen door de functie SUM van Excel op een bijzondere manier te gebruiken. Door de formule als volgt in te typen: =SOM(B4:B8*C4:C8) of =SUM (B4:B8*C4:C8) en daarna niet op Enter te drukken maar op de toetsencombinatie CTRL+SHIFT + ENTER maakt u een zogenaamde matrixformule. Een matrixformule herkent u aan de accolades waarmee de formule begint en eindigt. Maak in cel D12 deze formule. Let op: deze accolades ({ }) dient u m.b.v. bovengenoemde toetsencombinatie in te zetten en niet in te typen! Pagina 68

69 Voordeel van deze formule is de snelheid van berekenen die behaald wordt in grote werkboeken. Nadeel is dat bij iedere bewerking van de formule de toestencombinatie CTRL+SHIFT+ENTER ingegeven moet worden, anders krijgt u een foutmelding! Bereken op een van de hierboven beschreven manieren de totale projectkosten en de totale projectmarge (in de cellen C13 en C15). Sla het werkboek op en sluit het De functie Transponeren / Transpose De functie Transponeren verandert de horizontale of verticale stand van een matrix en heeft één argument, matrix. Als het argument verwijst naar een verticaal bereik, is de resulterende matrix horizontaal. Als het bereik horizontaal is, is de resulterende matrix verticaal. Met behulp van een voorbeeld beschrijven we de werking van deze functie. Open hiervoor (eventueel) het bestand 5.1 Functies van Excel.xlsx. Selecteer werkblad Transponeren. In dit voorbeeld wordt de Netto contante waarde van een investering berekend. Selecteer het bereik dat u wilt transponeren (in ons voorbeeld de cellen A6 t/m B11). Kopieer dit bereik. Selecteer nu de cel waar het bereik naar toe gekopieerd moet worden (in ons voorbeeld cel A15). Klik met de rechtermuistoets op deze cel en kies de optie Plakken speciaal / Paste special. Vink hier de optie Transponeren / Transpose aan en klik op OK. Het bereik is nu getransponeerd, maar zonder koppeling. Als in het oorspronkelijke bereik iets aangepast wordt, zal de aanpassing niet doorgevoerd worden in het nieuwe bereik. Om dit te bereiken, gebruikt u de functie Transponeren / Transpose. Pagina 69

70 Selecteer eerst het bereik waar het resultaat van de functie Transponeren naar wilt laten verwijzen (de zojuist geplakte gegevens). Ga, terwijl het bereik geselecteerd is, naar de menutab Formules / Formulas Functiebibliotheek / Function library Zoeken en verwijzen en kies hier de functie Transponeren / Transpose. Het functiescherm verschijnt: Selecteer nu als argument het oorspronkelijke bereik (in ons voorbeeld A6 t/m B11) Druk niet op Enter maar tegelijkertijd op de toetsencombinatie CTRL+Shift+Enter (om een matrix-functie te maken). Zoals u ziet, zorgt nu de functie Transponeren dat uw gegevens uit de oorspronkelijke tabel ook in de nieuwe tabel staan, met koppeling. Pagina 70

71 6. Werken met data in Excel Microsoft Excel is heel goed geschikt om lijsten met gegevens (databases) op te slaan, te beheren en van data informatie te maken. In dit hoofdstuk gaan we in op de volgende functies van Excel die betrekking hebben op databases of lijsten met gegevens: - Filteren van gegevens - Subtotalen maken en kopiëren - Draaitabellen maken en gebruiken 6.1. Filters gebruiken Als u regelmatig met lijsten in Excel werkt zult u vaak alleen bepaalde gegevens uit een lijst willen bekijken en/of afdrukken. Hiervoor kunt u de filterfunctionaliteit van Excel gebruiken. Open hiervoor het bestand Filters.xlsx. In dit bestand zijn gegevens van medewerkers opgenomen. We willen uit deze lijst alleen de medewerkers zien die bij de afdeling Verkoop werken. Dit doet u als volgt: Selecteer een cel in de lijst met gegevens. Ga naar de menutab Gegevens / Data Sorteren en filteren / Sort & filter Filter / Filter. Ga naar de menu-optie Gegevens / Data Filteren / Filter. Naast de veldnamen verschijnen knopjes met daarop een driehoek. Als u op een dergelijk knopje drukt, krijgt u het volgende scherm te zien: Hiermee kunt u gegevens sorteren (ook op kleur, nieuw vanaf Excel 2010) en filteren op één of meerdere waardes. Daarnaast kunt u bij Tekstfilters diverse filtercriteria opgeven. Zet u de optie Alles Selecteren aan dan worden er alle waardes in de lijst getoond. Pagina 71

72 Selecteer in de kolom Afdeling de waarde Verkoop. Zoals u ziet, krijgt u een lijst met alleen 8 records. Selecteer nu in de kolom Afdeling bij de Filter de optie Alle categorieën / All. Alle gegevens zijn weer zichtbaar. Door de optie Gegevens / Data Sorteren en filteren / Sort & filter Filter/ Filter uit te zetten verwijdert u alle filters. Op de Mac zet u de filters uit via Gegevens / Data Filteren/ Filter. Opdracht: Laat alleen de gegevens van de medewerkers zien die tussen 3 en 5 jaar in dienst zijn. Sla het werkboek op en sluit het Werken met Subtotalen Excel beschikt over meerderde mogelijkheden om grote lijsten met gegevens snel samen te vatten tot de gewenste informatie. Een van deze mogelijkheden is de Subtotalenfunctionaliteit. U hoeft hiervoor geen rijen toe te voegen of formules te schrijven. Excel voegt zelf de rijen toe, maakt de formules voor de subtotalen en totalen en deelt de gegevens automatisch in. Het resultaat kunt u dan snel opmaken, kopiëren, afdrukken of in een grafiek weergeven. Open het werkboek Subtotalen.xlsx. Dit werkboek bevat gegevens over de orders die de afgelopen drie jaar door het bedrijf Sale This zijn verwerkt. We willen de totale omzet per Verkoper berekenen. Dit doet u als volgt: Bereken in cel H2 het totaal per orderregel. Kopieer deze formule als volgt tot het einde van de lijst: Selecteer cel H2. Klik dubbel op het vierkantje rechts onder de cel. De formule wordt tot aan het eind van de lijst gekopieerd (tot aan de eerste lege rij). Sorteer de gegevens op Verkoper en daarbinnen op Bedrijf in oplopende volgorde. Dit doet u als volgt: Ga naar de menutab Gegevens / Data Sorteren en filteren / Sort & Filter Sorteren / Sort. Verander hierin de instellingen als volgt: Pagina 72

73 Bereken nu voor iedere Verkoper het totale orderbedrag. Hiervoor doet u de volgende stappen: Ga naar de menuoptie Gegevens / Data Overzicht / Outline Subtotaal / Subtotal. Op de Mac gebruikt u de menu-optie Gegevens / Data Subtotalen / Subtotals Verander de instellingen zoals hieronder: Klik op OK. Opmerking: we willen totalen berekenen, daarom hebben we voor de functie Som / Sum gekozen. U kunt ook kiezen voor andere berekeningen, zoals maximum, minimum, gemiddelde, etc. In de linkerkant van uw werkblad is een balk verschenen met daarop drie knopjes. Met deze knopjes kunt u: - Met knopje 3: alle gegevens en de subtotalen zien. - Met knopje 2: alleen de subtotalen zien. Pagina 73

74 - Met knopje 1: alleen het eindtotaal zien. Wilt u de subtotalen uit een lijst verwijderen, dan doet u dit als volgt: Ga naar de menu-optie Gegevens / Data Overzicht / Outline Subtotalen / Subtotals Kies de opties Alles verwijderen / Remove All Opdracht: Bereken met behulp van de functie Jaar en met behulp van Subtotalen de omzet per jaar. Als u het goed heeft gedaan, krijgt u het volgende als resultaat te zien: 6.3. Subtotalen kopiëren Zoals u in de vorige paragraaf heeft gezien, is het werken met subtotalen makkelijker dan u misschien heeft gedacht. De samenvattingen die we met behulp van Subtotalen maken, willen we vaak naar een ander werkblad kopiëren. Op deze manier kunnen we dan verdere bewerkingen op toepassen of de samengevatte gegevens in een grafiek weergeven. Als u subtotalen op de bekende manier probeert te kopiëren, zult u teleurgesteld zijn. Er worden niet alleen subtotalen gekopieerd, maar ook de tussenliggende rijen. Wilt u allen de subtotalen naar een andere locatie kopiëren, dan doet u dit als volgt: Verberg eerst alle kolommen behalve de jaar-kolom en de kolom met het Orderbedrag. Deze twee kolommen zijn de kolommen die interessante samengevatte informatie bevatten. Het verbergen kunt u als volgt doen: Selecteer de kolommen B t/m G. Klik, terwijl u in de selectie staat, op de rechtermuistoets. Selecteer de optie Verbergen / Hide. De kolommen zijn nu verborgen. Let op: Selecteer eerst het hele bereik met subtotalen (A1 t/m H2149). Dit kunt u doen met de toetsencombinatie CTRL+Shift+* (knopje met $-teken erop) Ga dan naar de menutab Start / Home Bewerken / Editing Zoeken en selecteren / Find & select Selecteren speciaal / Go to special. Op de Mac gaat u naar de menu-optie Bewerken/ Edit Ga naar / Go To Speciaal / Special Pagina 74

75 U krijgt het volgende scherm te zien: Met behulp van dit scherm kunt u cellen (of objecten) uit een werkblad selecteren die aan bepaalde voorwaarden voldoen. Kies de optie Alleen zichtbare cellen / Visible cells only. Alle zichtbare cellen zijn nu geselecteerd. (Sneltoets: Alt+;). Kopieer de subtotalen naar het tweede werkblad en pas eventueel de breedte van de kolommen aan. Tip: Met de optie Start / Home Bewerken / Editing Zoeken en selecteren / Find & select Zoeken en vervangen / Replace kunt u snel het woord Totaal uit de gekopieerde lijst verwijderen. Ga naar het werkblad Subtotalen en verwijder de subtotalen uit dit werkblad. Maak de verborgen kolommen weer zichtbaar. Sla het werkboek op (eventueel onder een andere naam) en sluit het. Pagina 75

76 7. Werken met draaitabellen Als u met grote hoeveelheden data werkt, wilt u op een snelle en eenvoudige manier uw gegevens tot overzichten en samenvattingen toveren. De draaitabelfunctionaliteit van Excel helpt u hiermee. Met behulp van een draaitabel bepaalt u de organisatie van de gegevens heel nauwkeurig door aan te geven welke velden en onderdelen in de draaitabel moeten verschijnen. Bij het maken van een draaitabel vertelt u Excel welke velden in rijen en kolommen of op paginaniveau gerangschikt moeten worden. De positie van de velden in de draaitabel kunt u heel snel wijzigen Een draaitabel maken Met behulp van het bestand Draaitabel.xlsx gaan we ons verdiepen in deze Excel-functionaliteit. Open dit bestand. Een deel van de gegevens ziet er als volgt uit: Voordat u een draaitabel gaat maken, moet u zich afvragen welke samengevatte gegevens u wilt zien. In dit geval is het interessant om te weten hoeveel woningen en hoeveel diversen per gemeente gebouwd worden. Het kan ook interessant zijn om te weten hoeveel projecten ieder jaar in verkoop zijn gegaan. Of bijvoorbeeld het aantal projecten per projectsoort. We maken als volgt de eerste draaitabel: Selecteer een cel in de gegevens en kies de menutab Invoegen / Insert Tabellen / Tables Draaitabel / Pivottable. Op de Mac gebruikt u de menu-optie Gegevens / Data Draaitabel / Pivottable Pagina 76

77 Het volgende venster verschijnt: Omdat u een cel in het bereik heeft geselecteerd, vult Excel voor u het bereik in. Klik op OK om de draaitabel op een nieuw werkblad te maken. Het volgende venster verschijnt: Dit is het ontwerpscherm van de draaitabel. Hierin kunnen we de indeling van de draaitabel bepalen. In de Lijst met Draaitabelvelden / Pivot Table Field List ziet u de velden uit de lijst met gegevens. Door middel van slepen naar de gebieden Rijlabels / Rowlabels, Kolomlabels / Columnlabels, Rapportfilter / Reportfilter, bepaalt u hoe de draaitabel eruit zal zien. Het veld dat u sleept naar het gebied Waarden / Values moet gegevens bevatten die u wilt samenvatten. In ons geval kan dat het veld Aantal woningen, aantal divers of Projectnr zijn (of alle drie). Pagina 77

78 Sleep het veld Gemeente naar het Rijlabels / Rowlabels gedeelte. Sleep de velden Aantal woningen en Aantal divers naar het Waarden / Values - gedeelte. U ziet gelijk links boven in de draaitabel dat de gegevens van het veld dat op Waarden / Values -niveau zitten, opgeteld zullen worden (Som van Aantal woningen, Som van aantal divers). U krijgt de volgende draaitabel te zien: Wilt u niet een optelling, maar bijvoorbeeld een Gemiddelde, Maximum, etc., dan kunt u dit als volgt doen: Klik met de rechtermuistoets op de eerste waarde van het totaal (bijvoorbeeld 258) en kies de optie Waardeveldinstellingen / Value field settings. U krijgt het volgende scherm te zien: Hierin kunt u het veld anders noemen, een berekening kiezen en de manier van weergeven (opmaak) van de getallen kiezen (met behulp van het knopje Getalnotatie / Number ). Geef het veld de naam: Totaal aantal woningen, kies de functie Som / Sum en klik op OK. U ziet gelijk het resultaat in de draaitabel. Pagina 78

79 Geef het veld Totaal aantal divers de naam Totaal diversen. Het overzicht ziet er nu als volgt uit: Wilt u alleen de gegevens zien die bij een bepaalde gemeente horen klik dan met de linkermuistoets op het pulldown menu (driehoek) naast Rijlabels / Rowlabels en zet de vinkjes uit bij de gegevens die u niet wilt zien: Let op: Bij het aanpassen van de gegevens in het Excel-blad, wordt de Draaitabel niet automatisch aangepast. Wilt u dit doen, dan kunt u met de rechtermuistoets in de draaitabel klikken en de optie Vernieuwen / Refresh kiezen. U kunt ook het knopje met het rode uitroepteken in de werkbalk kiezen. Dit knopje is allen actief als u een cel in de draaitabel geselecteerd heeft. Pagina 79

80 Opdracht: Maak nu de volgende draaitabel (zie plaatje): Hierin is het veld Projectsoort op Rapportfilter- niveau genomen en het veld Gemeente op rijlabels-niveau. Zoals u ziet, kunt u in het veld Projectsoort kiezen om in de draaitabel alleen de gegevens die bij één of meerdere projectsoorten horen, te zien. Om een lijst met de records met gegevens waarop een totaal (berekening) in de draaitabel is gebaseerd te zien, hoeft u niets anders te doen dan dubbel te klikken op dat totaal. Excel maakt voor u een extra werkblad met daarop alleen de gegevens die opgenomen zijn in de berekening. Selecteer cel B5 uit de draaitabel. Klik dubbel op deze cel en kijk wat er gebeurt. U krijgt het volgende overzicht te zien: 7.2. Sorteren en filters in een draaitabel Wilt u in een draaitabel op een veld sorteren, dan kan dat. Selecteer eerst een cel uit de draaitabel. Door te klikken op Rijlabels / Rowlabels kunt u kiezen voor aflopend sorteren, oplopend sorteren of voor Meer sorteeropties / More sort options. Het volgende venster verschijnt: Pagina 80

81 Nieuw hierbij is de optie Handmatig. Als u deze optie kiest, dan kunt u items in een eigen volgorde neerzetten (slepen). Druk op OK om de draaitabel op het veld Gemeente op alfabetische volgorde oplopend te sorteren. Excel beschikt ook over mogelijkheden om een draaitabel te filteren. Deze optie gebruikt u als u bijvoorbeeld de gemeenten wilt zien die met een bepaalde letter beginnen of de twee gemeenten met de meeste bouwnummers. Om een draaitabel te filteren klikt u op de pijl naast de Rijlabels / Rowlabels. De volgende keuzelijst verschijnt: Optie Labelfilters / Label filters gebruikt u als u bijvoorbeeld alleen de gemeenten wilt zien die met een bepaalde letter beginnen. Pagina 81

82 Optie Waardefilters / Value filters gebruikt u als u op de bijbehorende waarden wilt filteren (de twee gemeenten met de meeste woningen). Kies hier optie Waardefilters / Value filters Top 10 / Top 10. Het volgende venster verschijnt: Kies hier top 2 op het veld Totaal aantal woningen en klik op OK. Het resultaat ziet u in de draaitabel (alleen de twee gemeenten met het grootste aantal woningen in aanbouw). Zet nu de filter weer uit door te klikken op het filterteken naast de Rijlabels en optie Filter uit Gemeente wissen / Clear filter from gemeente te kiezen. Pagina 82

83 7.3. Datumvelden groeperen Maak nu de volgende draaitabel: Zoals u ziet, is het veld Start verkoop in de draaitabel opgenomen en is veld Gemeente Gemeente verwijderd (door deze weg te slepen uit de Rijlabels-gebied). Maar: bij een grote hoeveelheid gegevens is een dergelijk overzicht niet echt veelzeggend. Het management wil meestal gegevens niet op dagniveau zien maar op maandniveau, kwartaal- of jaarniveau. Hebben we de gegevens in Excel, dan is een dergelijk opdracht heel erg snel in de praktijk te brengen. U gaat als volgt te werk: Selecteer een cel in de kolom met de data (kolom A). Klik op de rechtermuistoets. Kies de optie Groeperen / Group. U krijgt het volgende scherm te zien: Pagina 83

84 Selecteer de opties Maanden, Kwartalen en Jaren en klik daarna op OK. Het resultaat ziet u in de draaitabel: Let op: als u met jaar overschrijdende data werkt, moet u altijd ook op Jaar groeperen. Anders telt Excel de gegevens uit januari jaar 1 bij de gegevens uit januari jaar 2, etc. Pagina 84

85 7.4. Werken met percentages (optioneel) Naast de standaard functies Som /Sum, Aantal /Count, Max/Max, Min/Min, etc, die in een draaitabel gebruikt kunnen worden, beschikt Excel over een aantal aangepaste berekeningen. Deze aangepaste berekeningen kunt u gebruiken om bijvoorbeeld de waarde van elk item weer te geven als een percentage van het totaal. Om deze paragraaf te kunnen uitvoeren, moet u eerst de draaitabel aanpassen zodat het als volgt eruit komt te zien: Zoals u ziet, is het totaal aantal woningen twee keer in de draaitabel opgenomen. Dit is bewust gedaan. Het eerste veld zullen we als totaal laten staan. Het tweede veld geven we weer als percentage van het totaal aantal woningen (voor alle gemeenten). Dit doet u als volgt: Klik met de rechtermuistoets op een cel in kolom C en kies de optie Waardeveldinstellingen / Value field settings. In het venster dat verschijnt selecteert u tab Waarde weergeven als / Show values as. Verander de instellingen als hieronder: Pagina 85

86 Klik op OK. De verandering is meteen in de draaitabel zichtbaar. Opmerking: Diverse draaitabelinstellingen vindt u door met de rechtermuistoets op een cel in de draaitabel te klikken en optie Opties voor draaitabel / PivotTable options te kiezen. U kunt o.a. aangeven dat de draaitabel bij het openen van het bestand bijgewerkt moet worden. Sla het werkboek op en sluit het. Pagina 86

87 8. Grafieken in Excel Excel biedt u de mogelijkheid om op een simpele manier uw gegevens grafisch weer te geven. Niet voor niets beschikt Excel over diverse soorten grafieken met daarin verschillende subsoorten om maar te zwijgen over de grote hoeveelheid aangepaste grafiektypes. In dit hoofdstuk laten wij u een aantal van de niet voor de hand liggende mogelijkheden zien. We zullen onder andere gegevens gaan toevoegen aan een reeds bestaande grafiek, trendlijnen gaan toevoegen, een 3-D grafiek maken en naar de opmaakmogelijkheden gaan kijken. Na het uitvoeren van deze module bent u in staat om grafieken te maken die u in elke directiekamer kunt presenteren Een simpele grafiek maken Open het bestand Grafieken.xlsx. In dit bestand is een overzicht gemaakt van het aantal ontvangen en opgeloste klachten per maand. Tip: Om snel een grafiek te maken, selecteert u de gegevens en klikt u op de functietoets F11. Excel maakt in no time een grafiek op een apart grafiekblad. We maken als volgt een eerste grafiek: Selecteer (eventueel) blad Grafiek1. Selecteer de cellen A3 tot en met C8, ga naar de menutab Invoegen / Insert Grafieken / Charts Kolom / Column en kies voor een 2D-kolom. De volgende grafiek wordt gemaakt: Op basis van deze eerste grafiek worden er een aantal instellingen aangepast, zodat de grafiek beter presenteerbaar wordt. Maak (eventueel) de grafiek iets groter. Klik met de rechtermuistoets op de maanden onder de grafiek. Pas hier (op de tabkaart Lettertype / Font) het lettertype aan. Meestal wordt een te klein lettertype gebruikt. Pagina 87

88 Voeg nu in het werkblad de gegevens van juni toe: We willen op een snelle manier deze gegevens in de grafiek toevoegen. Dit doen we als volgt: Selecteer de grafiek. De brongegevens worden omkaderd: Sleep het rechterblokje onder de gegevens een rij naar beneden. Laat de muistoets los. De gegevens zijn in de grafiek toegevoegd Een aangepaste titel maken Wilt u dat de grafiek een titel heeft die gekoppeld is aan een cel (en dus bij verandering van de celinhoud ook de grafiektitel mee verandert) dan doet u de volgende handelingen: Selecteer de grafiek (door een keer erop te klikken). Pas eventueel de indeling van de grafiek aan zodat deze ook een grafiektitel heeft (via menutab Hulpmiddelen voor grafieken / Chart tools Grafiekindeling /Chart layouts Indeling 1 / Layout 1). Selecteer de grafiektitel. Ga naar de formule-balk en typ het is-teken (=) in. Selecteer dan cel A1 en druk daarna op Enter. De inhoud van de geselecteerde cel komt in de grafiektitel te staan Een trendlijn toevoegen Een trendlijn is een lijn die de richting waarin een reeks zicht ontwikkelt weergeeft. In Excel kunt u in alleen in een tweedimensionale grafiek een trendlijn invoegen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld voorspellingen doen. Pagina 88

89 We gaan een trendlijn toevoegen op de reeks Ontvangen klachten. Selecteer dus deze reeks door een keer hierop te klikken. Klik nu met de rechtermuistoets op deze reeks en kies de optie Trendline toevoegen / Add trendline. In dit scherm kunt u zien welke soorten trendlijnen u kunt kiezen. Kies voor het type Lineair / Linear. Kies bij Voorspelling / voor 2 periodes vooruit: Zorg ervoor dat de vergelijking van de trendlijn in de grafiek weergegeven wordt (door de optie Vergelijking in de grafiek weergeven / Display equation on chart aan te zetten). Pagina 89

90 Hieronder ziet u het resultaat. Opmerking: Om een trendlijn op te maken kiest u de optie Trendlijn opmaken / Format trendline, terwijl u met de rechtermuistoets op de trendlijn klikt. Tip: Als u grote getallen in de grafiek weer moet geven dan kunt u kiezen om de gegevens op de y-as in honderdtallen, duizendtallen, enz. te zien. Voor reeksen met veel waardeverschil (aantallen/bedragen en percentages bijvoorbeeld) kunt u ervoor kiezen om met primaire en secondaire assen te werken. Dit wordt uitgelegd aan de hand van een voorbeeld. Op werkblad Grafiek2 vindt u het hierboven gebruikte voorbeeld, aangevuld met het percentage opgeloste klachten: Maak van deze gegevens een grafiek (cellen A3 t/m D9). Afhankelijk van het gekozen grafiektype kan de grafiek verschillend eruitzien: Pagina 90

91 In deze weergave zijn de waarden van kolom % opgelost niet leesbaar. Om hier een leesbare grafiek van te maken gaat u als volgt te werk: Selecteer de grafiek (door erop te klikken) Ga naar menutab Indeling/Layout en kies bij Huidige selectie/current selection optie Reeks % Opgelost/ Series % Opgelost. Klik met de rechtermuistoets op de selectie in de grafiek en kies de optie Gegevensreeks opmaken/ Format Data series. Pagina 91

92 Kies in het venster dat verschijnt optie Secundaire as / Secondary axis. De grafiek verandert als volgt: Om de grafiek leesbaar te houden kunt u ervoor kiezen om de gegevens die op de secondaire as geplot zijn in een lijn te tonen (dit is alleen mogelijk in een 2D grafiek). Dit doet u als volgt: Selecteer opnieuw de reeks % opgelost in de grafiek. Klik met de rechtermuistoets op de reeks en kies de optie Ander type grafiekreeks / Change series Chart type. Kies in het venster dat verschijnt voor een lijn. In Excel 2013 kunt u in dit scherm voor alle reeksen uit de grafiek de weergavetype opgeven: Pagina 92

93 Sla het werkboek op Een grafiek opmaken Een grafiek is samengesteld uit verschillende gebieden. Wilt u dus de opmaak van een grafiek veranderen, dan zult u dit per onderdeel moeten doen. Een onderdeel van de grafiek selecteert u door op dit onderdeel te klikken. In het naamvak van Excel ziet u de benaming van het geselecteerde deel. Maak in het werkblad Grafiek1 de volgende grafiek: Pagina 93

94 Tip: u selecteert alleen deze gegevens met de CTRL-toets ingedrukt. Klik in verschillende delen van de grafiek met de rechtermuistoets en bekijk de laatste optie. U krijgt namelijk altijd eerst het woord de naam van het onderdeel gevolgd door het woord Opmaken / Format. Klik met de rechtermuistoets in het grafiekgebied en kies de optie Grafiekgebied opmaken / Format Chart Area. Het volgende venster verschijnt: Kies bij Opvulling / Fill voor Opvulling met kleurovergang / Gradient fill en kies een van de beschikbare opties. Klik op OK. Uw grafiek ziet er ineens professioneler uit. Verander naar eigen inzicht ook de opmaak van de andere grafiek-onderdelen. De opgemaakte grafiek kan er als volgt eruitzien: Pagina 94

95 Sla het werkboek op Een aangepast grafiektype definiëren Stelt u eens voor: u heeft uw grafiek van een mooie opmaak voorzien. U heeft aan alles gedacht: de rasterlijnen, de achtergronden, de lettertype voor de legenda, etc. Zou het niet mooi zijn als u deze opmaak zou kunnen opslaan zodat u het vaker ook op andere grafieken snel kunt toepassen? Dit is in Excel mogelijk als u de grafiek als een sjabloon opslaat. Bent u nieuwsgierig? Volg dan onderstaande stappen: Selecteer de grafiek die u als sjabloon wilt gebruiken Klik met de rechtermuistoets op de grafiek en kies optie Opslaan als sjabloon / Save as Template. Geef de sjabloon een naam naar keuze en klik op Opslaan / Save. Let op: in Excel 2010 gaat u als volgt te werk: Ga naar de menutab Hulpmiddelen voor grafieken / Chart tools Ontwerpen/ Design Type / Type Opslaan als sjabloon / Save as Template. Geef de sjabloon een naam naar keuze en klik op Opslaan / Save. Het nieuwe type wordt toegevoegd aan de lijst met de grafiektypen en kan op dezelfde wijze gebruikt worden als alle andere grafiektypen. Als u naar de menutab Invoegen / Insert Grafieken / Charts Grafiek / Chart maken gaat selecteert u de optie Sjablonen en kiest u de sjabloon dat u wilt gebruiken: Pagina 95

96 Opdracht: Gebruik het net gemaakte sjabloon-grafiek om een grafiek voor de ontvangen klachten te maken. Pagina 96

97 9. Optionele opdrachten 9.1. Een bereiknaam variabel maken U hebt in een eerder paragraaf gezien hoe u een vast bereik met gegevens een naam kunt geven. Deze namen kunnen in formules gebruikt worden. De namen die u op deze manier ingeeft, zijn statisch. Ze veranderen niet als het bereik verandert. Een manier om ervoor te zorgen dat het bereik zich aanpast aan de extra toegevoegde gegevens bespaart u veel tijd en uitzoekwerk. Deze manier beschrijven we hier aan de hand van een voorbeeld. Voorbeeld: Stelt u zich de volgende situatie voor: u hebt in een tabel ordergegevens staan, met in de laatste kolom de orderbedragen. Onder aan deze kolom wilt u het totaalbedrag van alle orders berekenen. Dit doet u normaal gesproken met de functie Som. Het probleem doet zich voor als u onder aan de lijst extra rijen met gegevens wilt invoegen. U moet dan de Som-formule aanpassen, zodat ook de orderbedragen van nieuw toegevoegde orderregels worden meegeteld in het totaal. Hiervoor gebruiken we de volgende Excel-functies: De functie AANTALARG(bereik) / COUNTA (bereik): deze functie telt het aantal gevulde cellen in een bereik. Het resultaat van deze functie zullen we gebruiken om de (variabele) hoogte van onze bereiknaam weer te geven. De functie VERSCHUIVING (verwijzing; rijen; kolommen; hoogte; breedte) / Offset (verwijzing; rijen; kolommen; hoogte; breedte): deze functie geeft als resultaat een verwijzing naar een cel of een bereik. De argumenten zijn: Verwijzing: geeft het beginpunt (referentiepunt) aan. Rijen: geeft het aantal rijen aan waarnaar de uitkomst van de formule moet verwijzen. Door gebruik te maken van een positief getal geeft u aan dat de verwijzing naar beneden moet plaatsvinden, een negatief getal geeft aan dat de verwijzing naar boven moet plaatsvinden. Kolommen: heeft op vergelijkbare wijze betrekking op het aantal kolommen naar links (negatief getal) of naar rechts (positief getal) waarnaar moet worden verwezen. De argumenten hoogte en breedte zijn optioneel. Ze kunnen worden gebruikt om de grootte van het celbereik te bepalen die de uitkomst is van de functie Verschuiving, en mogen alleen positieve getallen bevatten. Aan de hand van de hierboven genoemde voorbeelden laten wij u zien hoe deze functies gebruikt kunnen worden. Pagina 97

98 Uitwerking voorbeeld : Open het bestand Verschuiving.xlsx. Bereken in cel C12 het totale bedrag van alle orders met behulp van de Som-functie: = SOM(C2:C11) / SUM (C2:C11). Selecteer nu cel C12 Ga nu naar de menutab Formules / Formulas Gedefinieerde namen / Defined Names Naam bepalen / Define name. Typ bij Naam / Name de naam NextUp Typ bij Verwijst naar / Refers to: =VERSCHUIVING(Orders!C12;-1;0;1;1) / = OFFSET (Orders!C12;-1;0;1;1) Klik op OK Verander nu de formule in cel C12 als volgt: =SOM(C2:NextUp) / = SUM (C2:NextUp) Op deze manier geven we aan dat we alle cellen willen optellen vanaf cel C2 tot de cel net boven de actieve cel (in ons voorbeeld C12). Als nu extra rijen worden toegevoegd aan de lijst, hoeft de Som-functie op de totaalregel niet te worden aangepast. Dit gebeurt namelijk automatisch via de functie Verwijzing die in de Som-functie is opgenomen. In het Excel-bestand bij deze paragraaf wordt de functie Verschuiving op deze manier gebruikt Het grafiekbereik variabel maken Als u een grafiek maakt, dan moet u heel vaak het gegevensbereik voor de grafiek aanpassen. Bijvoorbeeld als er nieuwe maandgegevens bekend zijn. Dit kunt u altijd handmatig doen, maar u zult zeker blij zijn te weten dat er ook een mogelijkheid bestaat om deze handelingen te automatiseren. Stelt u eens voor: u voegt u maandgegevens in Excel toe en de grafiek wordt automatisch aangepast. Om dit uit te voeren, moet u de volgende handelingen een keer (per grafiek) uitvoeren: - De bereiken die we in de grafiek gebruiken een naam geven en variabel maken. - De bereiknamen in de grafiek gebruiken. Om de bereiken variabel te maken gebruiken we de functie Verschuiving. Deze functie ziet er als volgt uit: =Verschuiving(verwijzing; rijen; kolommen;hoogte;breedte). De uitleg van deze functie vindt u bij de paragraaf Bereiknaam variabel maken. Open het bestand GrafiekVar.xlsx. Ga naar de menutab Formules / Formulas Gedefinieerde namen / Defined names Naam bepalen / Define name. Typ bij Naam / Name de naam: Maanden en typ bij Verwijst naar: / Refers to: de volgende formule: =Verschuiving( Voor de Engelse versie van Excel: = OFFSET( Selecteer cel B3 Pagina 98

99 Vul de formule met de volgende argumenten aan: ; 0; 0; 1; AANTALARG( Voor de Engelse versie van Excel: ;0; 0; 1; COUNTA( Selecteer nu de cellen B4 t/m M4 Typ als afsluiting van de formule twee keer een hakje sluiten: )) Klik op OK. De formule is toegevoegd en ziet er als volgt uit: = VERSCHUIVING(Grafiek!$B$3;0;0;1;AANTALARG(Grafiek!$B$4:$M$4)) = OFFSET(Grafiek!$A$3;0;0;1;COUNTA(Grafiek!$A$4:$M$4)) Let op: als de functies Verschuiving / Offset en Aantalarg / CountA niet in hoofdletters verschijnen, betekent dat u een fout gemaakt heeft. In dit geval moet u de formule opnieuw proberen te maken. Voeg op dezelfde manier de namen Omzet, Kostprijs en Winst. Hieronder vindt u de formules: Omzet: =VERSCHUIVING(Grafiek!$B$4; 0; 0; 1; AANTALARG(Grafiek!$B$4:$M$4)) of voor de Engelse versie van Excel: =OFFSET(Grafiek!$B$4; 0; 0; 1; COUNTA(Grafiek!$B$4:$M$4)) Kostprijs: =VERSCHUIVING(Grafiek!$B$5; 0; 0; 1; AANTALARG(Grafiek!$B$5:$M$5)) of voor de Engelse versie van Excel =OFFSET(Grafiek!$B$5; 0; 0; 1; COUNTA(Grafiek!$B$5:$M$5)) Winst: =VERSCHUIVING(Grafiek!$B$6; 0; 0; 1; AANTALARG(Grafiek!$B$5:$M$5)) of voor de Engelse versie van Excel =OFFSET(Grafiek!$B$6; 0; 0; 1; COUNTA(Grafiek!$B$5:$M$5)) Sluit nu het venster Namen beheren / Name manager. Maak nu een grafiek (type naar keuze) met de gegevens uit de cellen A3 t/m M6. Selecteer in de grafiek de reeks Omzet (door een keer erop te klikken). Verander in de formulebalk de verwijzing zodat het als volgt eruitziet: =REEKS(Grafiek!$A$4;GrafiekVar.xlsx!Maanden;GrafiekVar.xlsx!Omzet;1) of voor de Engelse versie van Excel: =SERIES(Grafiek!$A$4;GrafiekVar.xlsx!Maanden;GrafiekVar.xlsx!Omzet;1) Selecteer nu de reeks Kostprijs en verander weer in de formulebalk de verwijzing als hieronder: =REEKS(Grafiek'!$A$5; GrafiekVar.xlsx!Maanden; GrafiekVar.xlsx!Kostprijs; 2) of voor de Engelse versie van Excel: =SERIES(Grafiek'!$A$5; GrafiekVar.xlsx!Maanden; GrafiekVar.xlsx!Kostprijs; 2) Selecteer nu de reeks Winst en verander weer in de formulebalk de verwijzing als hieronder: =REEKS('Grafiek II'!$A$6; Grafieken.xlsx!Maanden; Grafieken.xlsx!Winst; 3) of voor de Engelse versie van Excel =SERIES('Grafiek II'!$A$6; Grafieken.xlsx!Maanden; Grafieken.xlsx!Winst; 3) Voeg bij de omzet en bij de kostprijs gegevens voor de maand juni toe en bekijk het resultaat in de grafiek. Sla het werkboek en sluit het. Pagina 99

100 9.3. Printinstellingen in Excel De instellingen die bepalen hoe het bestand op papier zal verschijnen zijn te vinden op tab Paginaindeling / Page layout, groep Pagina-instelling / Page setup. De meeste instellingen die u hier vindt, zijn redelijk bekend tussen de gebruikers van Excel. De volgende opties zijn minder bekend: - Het opnemen van het volledige pad van het Excel-bestand in de kop- of voettekst. - De mogelijkheid om de eerste regel(s) of kolom(men) op alle pagina s te laten terugkomen. - De mogelijkheid om kop- en voetteksten op de eerste pagina of op de even/oneven pagina s afwijkend te laten zijn. Voor het opnemen van het volledige pad van het bestand in de voettekst voert u de volgende stappen uit: Open het bestand Printvoorbeeld.xlsx. Ga maar Pagina Indeling / Page Layout. Kies hier Pagina-instelling / Page Setup. Kies vervolgens in het venster dat verschijnt tab Koptekst/Voettekst / Header & Footer Selecteer de optie Aangepaste voettekst/custom footer Selecteer de linkerkant van de voettekst. Klik op optie Bestandspad invoegen / Insert File Path Pagina 100

101 Klik op OK. Het volledige pad wordt ingevoerd. In de afdrukweergave en bij het printen zal de locatie van het bestand afgedrukt worden. Om ervoor te zorgen dat de eerste regel(s) van uw lijst met gegevens op iedere pagina afgedrukt worden voert u de volgende acties uit: Ga naar de menutab Pagina-indeling / Page Layout en kies optie Titels afdrukken / Print Titles uit de groep Pagina-instelling / Page Setup. Klik in het dialoogvenster in het vakje Rijen bovenaan op elke pagina / Rows to repeat at top en selecteer rij 1 uit het werkblad: Pagina 101