SECRETARESSEN OVER DE INHOUD VAN HUN FUNCTIE VERSLAG VAN EEN ENQUÊTE VOOR FNV BONDGENOTEN, SAMSOM EN SCHOEVERS

Transcriptie

1 SECRETARESSEN OVER DE INHOUD VAN HUN FUNCTIE VERSLAG VAN EEN ENQUÊTE VOOR FNV BONDGENOTEN, SAMSOM EN SCHOEVERS Kea G. Tijdens Amsterdam Instituut voor ArbeidsStudies, AIAS Universiteit van Amsterdam Marian van Vliet Profiel Select, Den Haag FEBRUARI 2000

2 Inhoudsopgave Het onderzoeksproject...1 A) Opleiding en cursussen...4 De opleidingen van secretaressen...4 Dag- of avondopleidingen tot secretaresse...4 Cursussen...6 Cursussen voor de computer...7 B) De functie...2 De functiebenaming...2 Functiebeschrijving en functiewaardering...2 C) De inhoud van de functie...4 Postverwerken...10 Correspondentie en tekstverwerking...11 Agenda beheer...13 Vergaderen...14 Archiveren...16 Administreren...17 Organiseren...19 Organiseren werkzaamheden op secretariaat...20 Communiceren...21 Functioneren in sociale situaties...23 Beheer apparatuur...24 Computer...25 D) De organisatie van het werk...26 De planning van werkzaamheden van het secretariaat...27 Uw opinie over het werk op uw secretariaat...27 E) De loopbaan...29 Arbeidsgeschiedenis...29 Arbeidscontract en promotie...30 Toekomstverwachtingen...31 Mobiliteit...32 Opinie...32 F) Arbeidstijden en beloning...33 G) De organisatie waar u werkt...37 H) Het beroep van secretaresse...38 I) De deelnemers aan het onderzoek...40 Bijlage Functienamen...42 I

3 HET ONDERZOEKSPROJECT In 1994 liet de toenmalige FNV Dienstenbond een onderzoek verrichten naar de functie-inhoud van secretaressen. Dat resulteerde in het boek EEN FUNCTIE MET INHOUD, dat in 1994 door uitgeverij Samsom werd gepubliceerd. In 1999 ontstond het idee om een nieuw boek te publiceren, omdat het vorige boek uitverkocht was en niet herdrukt werd omdat het niet meer actueel was. Daarvoor werd opnieuw een zogenaamd Deskundigenoverleg in het leven geroepen. Een belangrijk onderdeel van het nieuwe boek was een enquête, zoals ook in bij de vorige versie het geval was. Dit rapport bevat het verslag van deze enquête. In december 1999 is deze vragenlijst bijgevoegd bij het vakblad Management Support Magazine en aan alle abonnees toegestuurd. Bovendien heeft FNV Bongenoten nog eens enquêtes aan haar leden gestuurd waarvan bekend was dat ze secretaresse waren. Aan de secretaressen werd gevraagd de vragenlijst in te vullen. Dat duurde naar schatting ongeveer 30 minuten. Geadviseerd werd om een kopie te maken als een collega ook de vragenlijst wilde invullen. Dit is in grote aantallen gebeurd. Naar schatting een kwart van de geretourneerde vragenlijsten waren gekopieerde exemplaren. In totaal zijn 1712 enquêtes geretourneerd en verwerkt. De enquête is gefinancierd door FNV Bondgenoten, Uitgeverij Samsom en Schoevers (Bedrijfs)Opleidingen. Het Deskundigenoverleg -bestaande uit vertegenwoordigers namens genoemde financiers, het LOSV (Landelijk Overleg Secretaressenverenigingen) en het BCE (Stichting Bureau voor Certificering en Examinering)- heeft constructief commentaar geleverd op de vragenlijst. De resultaten zijn verwerkt in het nieuwe boek EEN FUNCTIE MET INHOUD, dat is gepresenteerd op de Landelijke Secretaresse Dag in april Een functie met inhoud Samsom, 2000, ISNB , prijs fl. 19,90 1

4 A) DE FUNCTIE De functiebenaming In de enquête is natuurlijk gevraagd naar de functiebenaming (zie tabel 1). De grootste groep respondenten is de directiesecretaresse (29%), gevolgd door de secretaresse (21%). Dan is er een groep die we de combi-functie noemen (17%). Dat zijn respondenten die meer dan één functie uitoefenen. Veel voorkomende combinaties zijn management-assistente en directiesecretaresse, office manager en directiesecretaresse, en secretaresse en administratief medewerkster. Als vierde is er een groep met een andere secretaressse-functie, zoals juridisch, medisch, europees secretaresse, telefoniste, receptioniste, assistant to the manager, personal assistant en dergelijke (12%). Deze zijn tot één grote categorie gerekend, omdat in elke functie afzonderlijk erg weinig respondenten werkten. In de bijlage is de precieze verdeling van de respondenten over de functies te zien. Een vijfde, even grote groep, wordt gevormd door de management-assistenten (12%). De office managers sluiten met 6% en de afdelingssecretaressen met 4% de rij. Tabel 1 Functienaam (aantal respondenten en percentages) (N=1712) 1 secretaresse % 5 directiesecretaresse % 2 management-assistente % 6 anders % 3 office manager 106 6% 7 combi-functie % 4 afdelingssecretaresse 62 4% Totaal % Functiebeschrijving en functiewaardering Ruim zeven op de tien respondenten hebben een functiebeschrijving voor hun functie (70%). Ruim twee op de tien hebben geen functiebeschrijving (23%). De resterende groep weet niet of er een functiebeschrijving is. De afdelingssecretaresse heeft veruit het vaakst een functiebeschrijving (79%), gevolgd door de management-assistente en de directiesecretaresse (76% en 74%). Daarentegen heeft de office manager opvallend vaak geen functiebeschrijving (56%). Gevraagd is of de inhoud van het werk overeen komt met datgene waarvoor de respondent is aangenomen. Ruim vier op de tien zeggen dat dit inderdaad het geval is (42%). De overigen zeggen vooral dat ze meer doen (52%). Slechts een zeer kleine groep zegt dat ze minder doet (3%) en een iets grotere groep doet andere dingen dan waarvoor ze aangenomen zijn (4%). 2

5 Vooral de management-assistente zegt meer te doen dan waarvoor ze aangenomen is (60% zegt dat ze meer doet), terwijl vooral de afdelingssecretaresse aangeeft andere dingen te doen (6%) en de secretaresse aangeeft minder te doen (5%). Tenslotte is gevraagd of de functie is ingedeeld via een functiewaarderingssysteem. Ja, zeggen zes op de tien respondenten (62%). Nee, zeggen bijna drie op de tien (26%), terwijl de resterende groep dit niet weet (12%). Het zal niemand verbazen dat functiewaarderingssystemen vooral in de grote bedrijven aanmerkelijk vaker voorkomen. De respondenten die zeggen dat hun functie gewaardeerd is, werken in een bedrijf dat gemiddeld iets meer dan werknemers telt. Daarentegen werken de respondenten wier functie niet gewaardeerd is, in een bedrijf met gemiddeld slechts 560 medewerkers. De respondenten die niet weten of hun functie gewaardeerd is, zitten hier tussenin, want in hun bedrijven werken gemiddeld bijna medewerkers. Opvallend is dat vooral de office managers aangeven niet ingedeeld te zijn in een functiewaarderingssysteem (54%), terwijl de management-assistente juist wel vaak is ingedeeld (73%). 3

6 B) OPLEIDING EN CURSUSSEN De opleidingen van secretaressen De grootste groep secretaressen heeft een opleiding van het middelbaar beroepsonderwijs, gevolgd door secretaressen met een havo- of mms-opleiding (29% en 26%). Berekenen we het gemiddeld aantal opleidingsjaren na de basisschool, dan blijkt dat de functiegroep anders met 6,3 jaren de langste opleiding heeft genoten, op de voet gevolgd door de management-assistenten en de office managers. De afdelingssecretaresse heeft met 5,8 opleidingsjaren na de basisschool de kortste opleidingsduur, gevolgd door de secretaresse met 5,9 jaren. Tabel 2 Secretaressen naar opleidingstype en gemiddeld aantal opleidingsjaren na de basisschool (N=1712) lbo mavo mulo mbo havo mms vwo hbs ath. hbo wo anders totaal gemid deld secretaresse 1% 12% 34% 27% 11% 11% 3% 2% 100% 5,9 management-assistente 1% 9% 31% 24% 11% 21% 2% 2% 100% 6,2 office manager 0% 8% 29% 20% 21% 17% 4% 1% 100% 6,2 afdelingssecretaresse 2% 16% 45% 11% 10% 8% 3% 5% 100% 5,8 directiesecretaresse 2% 11% 23% 29% 14% 17% 3% 2% 100% 6,0 anders 1% 10% 24% 23% 16% 23% 3% 2% 100% 6,3 combi-functie 1% 9% 29% 28% 10% 17% 5% 2% 100% 6,1 Totaal 1% 10% 29% 26% 13% 17% 3% 2% 100% 6,1 Dag- of avondopleidingen tot secretaresse In de enquête is uitgebreid gevraagd welke dag- of avondopleidingen tot secretaresse men heeft gevolgd. De respondenten hadden de mogelijkheid meerdere opleidingen aan te kruisen. Gemiddeld hebben ze 1,17 dag- of avondopleidingen tot secretaresse gevolgd. De office manager heeft met gemiddeld 1,25 het hoogste aantal en de afdelingssecretaresse met 1,02 het laagste aantal opleidingen gevolgd. Ruim een kwart van de respondenten heeft een opleiding tot management-assistente gevolgd (27%). Het zal niet verbazen dat de respondenten die de functie van management-assistente uitoefenen het vaakst zo n opleiding hebben gevolgd (38%). Ook de directiesecretaressen hebben vaak een opleiding tot management-assistente gevolgd (30%). De chikwadraat toets, een statistische toets, laat zien dat er een zodanig groot verschil is tussen de functiegroepen, dat dit niet meer aan toeval kan worden toegeschreven. Sommige functiegroepen hebben dus significant vaker dan andere een opleiding tot management-assistente gevolgd. 4

7 Ruim een kwart van de respondenten heeft een opleiding tot directiesecretaresse gevolgd (27%). Ook hier is er een significant verschil tussen de functiegroepen. De directiesecretaressen hebben uiteraard het vaakst een opleiding gevolgd tot directiesecretaresse (33%). Daarentegen hebben secretaressen het minst vaak zo n opleiding gevolgd (21%). Bijna een kwart van de respondenten heeft een opleiding tot secretaresse gevolgd (23%). Hier is er geen significant verschil tussen de functiegroepen. Weliswaar hebben de secretaresse en de afdelingssecretaresse het vaakst deze opleiding gevolgd (28% en 27%), de andere functiegroepen doen hier niet veel voor onder. Zo heeft 23% van de office managers deze opleiding gevolgd en 25% van de groep met de combinatiefuncties. Ruim één op de tien respondenten heeft een opleiding MBO-secretarieel gevolgd. Ook hier is er geen significant verschil tussen de functiegroepen. Verder heeft 8% een opleiding tot office manager gevolgd. Hier is er wel een significant verschil tussen de functiegroepen, want de office managers hebben beduidend vaker zo n opleiding gevolgd dan de anderen. Daarnaast heeft 6% een opleiding tot Europees secretaresse gevolgd, 5% een opleiding tot medisch secretaresse, 4% een opleiding tot receptioniste, 3% een opleiding tot medisch secretaresse en 2% een opleiding HBO-secretarieel. Eén op de zes respondenten heeft geen enkele dag- of avondopleiding tot secretaresse gevolgd (16%). Ook hier is er geen significant verschil tussen de functiegroepen. Het valt op dat de respondenten die in de gecombineerde functies werken, het vaakst geen opleiding tot secretaresse hebben gevolgd (20%). We kunnen niet nagaan of nu voor dergelijke gecombineerde functies nu juist werknemers worden aangetrokken zonder adequate opleiding, of dat juist andersom secretaressen zonder opleiding vaker allerlei andere taken erbij krijgen. Tabel 3 Percentage respondenten dat een dag- of avondopleiding tot secretaresse heeft gevolgd en gemiddeld aantal dag- of avondopleiding tot secretaresse, uitgesplitst naar functiegroep(n=1712) NB *** significant op 0,1%, ns = niet significant secr europ secr direct secr hbo secr mbo secr recept jurid secr secretaresse 28% 6% 21% 1% 15% 5% 3% management-assistente 20% 4% 23% 3% 13% 3% 1% office manager 23% 11% 27% 0% 14% 0% 3% afdelingssecretar 27% 2% 20% 3% 10% 7% 3% directiesecretar 20% 7% 33% 3% 9% 4% 2% anders 25% 5% 26% 3% 11% 3% 4% combi-functie 25% 7% 29% 2% 12% 4% 2% Totaal 23% 6% 27% 2% 12% 4% 3% Chi-kwadraat ns ns *** ns ns ns ns 5

8 VERVOLG TABEL medisch secr secr pz Office manag manag assist an ders geen opl gemid deld secretaresse 8% 1% 5% 27% 14% 15% 1,16 management-assistente 3% 1% 7% 38% 14% 14% 1,16 office manager 5% 0% 22% 21% 12% 13% 1,25 afdelingssecretar 5% 2% 2% 25% 13% 15% 1,02 directiesecretar 2% 2% 8% 30% 12% 16% 1,21 anders 7% 0% 8% 24% 18% 16% 1,12 combi-functie 8% 1% 8% 21% 12% 20% 1,18 Totaal 5% 1% 8% 27% 13% 16% 1,17 Chi-kwadraat *** ns *** *** ns ns Cursussen In de enquête is ook gevraagd welke cursussen de respondent heeft gevolgd. Men had de mogelijkheid meerdere cursussen aan te kruisen. Gemiddeld hebben de respondenten 2,91 cursussen gevolgd. De management-assistente heeft met gemiddeld 3,34 het hoogste aantal en de secretaresse met 2,62 het laagste aantal cursussen gevolgd. Ruim de helft van de respondenten heeft een cursus typen gevolgd (27%). De afdelingssecretaressen hebben het vaakst zo n cursus gevolgd, terwijl de office manager daarentegen het minst vaak een cursus typen gevolgd (73% en 43%). De chikwadraat toets, een statistische toets, laat zien dat er een zodanig groot verschil is tussen de functiegroepen, dat dit niet meer aan toeval kan worden toegeschreven. Sommige functiegroepen hebben dus significant vaker dan andere een cursus typen gevolgd. Ruim een derde van de respondenten heeft een cursus notuleren gevolgd (34%). Ook hier is er een significant verschil tussen de functiegroepen. De afdelingssecretaressen hebben het vaakst en de office manager het minst vaak een cursus notuleren gevolgd (47% en 24%). Een kwart van de respondenten heeft een cursus steno gevolgd (25%). Opnieuw is er een significant verschil tussen de functiegroepen. De directiesecretaressen hebben het vaakst en de afdelingssecretaressen het minst vaak deze cursus gevolgd (30% en 15%). Er is ook gevraagd naar cursussen die meer algemeen zijn en niet uitsluitend met het beroep van secretaresse verbonden zijn. Daarbij valt op dat bij de meeste van deze cursussen geen significant verschil tussen de functiegroepen is. Cursussen om een vreemde taal te leren, managementcursussen, cursussen voor public relations, voor marketing, of voor personeel en organisatie zijn door veel respondenten gevolgd (36%, 25%, 13%, 12% en 12%). Ook is gevraagd naar cursussen om het persoonlijk functioneren te verbeteren. De respondenten hebben 6

9 ook hier in groten getale cursussen persoonlijke groei, time management, assertiviteit en conflicthantering gevolgd (31%, 29%, 14% en 12%). Opnieuw zijn er weinig verschillen tussen functiegroepen. Een zeer kleine groep respondenten heeft geen enkele cursus gevolgd (3%). Een analyse welke groepen geen cursus hebben gevolgd laan zien dat er eigenlijk maar één belangrijke factor is, en dat is de werkervaring (niet in tabelvorm). Des te korter de werkervaring, des te groter de kans dat men nog geen cursus heeft gevolgd. Andere factoren, zoals sector, bedrijfsgrootte, functiegroep of leeftijd zijn in dit verband niet relevant. Tabel 4 Percentage respondenten dat een cursus heeft gevolgd en gemiddeld aantal cursussen, uitgesplitst naar functiegroep(n=1712) NB *** significant op 0,1%, ns = niet significant typen notu leren Steno vreemde taal publ relat marke ting persoonl groei secretaresse 55% 32% 22% 31% 10% 10% 28% management-ass. 55% 38% 25% 36% 15% 14% 35% office manager 43% 24% 19% 32% 17% 14% 30% afdelingssecretar 73% 47% 15% 41% 8% 7% 31% directiesecretar 52% 37% 30% 39% 14% 12% 31% anders 56% 35% 30% 41% 11% 12% 32% combi-functie 50% 30% 22% 36% 13% 11% 29% Totaal 53% 34% 25% 36% 13% 12% 31% Chi-kwadraat *** *** *** ns ns ns ns VERVOLG TABEL p&o asserti viteit conflict hantering Time mana gement managem ent cursus andere cursus geen cursus gemid delde secretaresse 9% 17% 10% 27% 17% 45% 4% 2,62 managementassistente 18% 23% 14% 36% 34% 45% 3% 3,34 office manager 15% 11% 10% 34% 38% 49% 5% 2,83 afdelingssecretar 12% 15% 14% 36% 24% 64% 0% 3,06 directiesecretar 12% 12% 11% 29% 27% 44% 3% 3,01 anders 9% 12% 15% 27% 22% 47% 3% 3,01 combi-functie 12% 13% 12% 25% 25% 50% 4% 2,74 Totaal 12% 14% 12% 29% 25% 47% 3% 2,91 Chi-kwadraat * ** ns ns *** ns ns Cursussen voor de computer Gemiddeld werken de respondenten 5,19 uren per dag met de computer. Daarbij zijn er weinig verschillen tussen de functiegroepen. De directiesecretaresse werkt met gemiddeld 4,9 uur het minst met de computer en de afdelingssecretaresse met 5,6 uur het meest. Gemiddeld hebben de respondenten 3,7 cursussen gevolgd. Er is een kleine groep van 5% van de 7

10 respondenten die geen enkele cursus heeft gevolgd. Daarentegen heeft 20% wel vijf of meer cursussen gevolgd. Opnieuw zijn er weinig verschillen tussen de functiegroepen. De management-assistente heeft met gemiddeld 4,0 de meeste cursussen gevolgd, terwijl de office manager met 3,4 cursussen het laagst scoort. In de enquête is ook gevraagd welke computercursussen gevolgd zijn (zie tabel 5). De meest gevolgde cursussen zijn voor tekstverwerking. Zo heeft bijna driekwart van de respondenten een cursus voor Word gevolgd (73%), terwijl meer dan de helft met WP kan werken (54%). Ook nieuwe programmatuur wordt snel geleerd. Zo heeft al bijna een derde van de respondenten een cursus gevolgd voor het recente programma Outlook (32%) en bijna een kwart een cursus voor het gebruik van Internet (22%). Daarentegen hebben slechts weinig respondenten cursussen gevolgd om te werken met boekhoudprogramma s, presentatieprogramma s, DTP-programma s of het onderhouden van een homepage. Evenals bij het gebruik van de computer is er ook bij het volgen van cursussen weinig verschil tussen de functiegroepen. Opvallend is dat de office manager minder vaak een cursus heeft gevolgd voor Outlook (31%), maar wel veel vaker dan de anderen een cursus heeft gevolgd om homepages te maken (8%) of voor een boekhoudprogramma (15%). Tabel 5 Cursussen om de computer te gebruiken (N=1712) tekstverwerking voor Word 73% Databaseprogramma (bijv. Access) 22% Windows 60% Boekhoudprogramma s 7% spreadsheetprogramma (bijv. Excel) 54% Homepage onderhouden 4% tekstverwerking voor WP 53% Presentatieprogramma (bijv. Powerpoint) 4% Outlook ( ) 32% DTP-programma 2% gebruik van Internet 22% 8

11 C) DE INHOUD VAN DE FUNCTIE In de enquête zijn een groot aantal taken opgesomd die tot het takenpakket van de respondent zouden kunnen behoren. Gevraagd is of men per taak wilde aangeven hoe vaak men deze taak uitvoerde: dagelijks, wekelijks, maandelijks, hooguit paar keer per jaar, of nooit. Dit heeft een score gekregen van 1=dagelijks oplopend naar 5=nooit. Voor iedere taak wordt de gemiddelde score gepresenteerd. Let op, een score van 3,0 kan betekenen dat alle respondenten de taak wel uitvoeren, maar weinig frequent, óf dat slechts een kleine groep de taak dagelijks uitvoert en de anderen nooit. Hierna volgen de resultaten. Deze zijn steeds uitgesplitst naar functiegroep. Om te toetsen in hoeverre de taken verschillen tussen functiegroepen, is een discriminant analyse uitgevoerd. Daarmee wordt gemeten of de scores op de taken meer verschillen tussen de functiegroepen dan binnen iedere functiegroep. Dit wordt aangeduid met de gestandaardiseerde waarde voor iedere taak. Naarmate deze waarde hoger is, verschilt de taak meer tussen de functiegroepen. Dan is de taak dus geconcentreerd bij enkele functies en niet bij anderen. Een lage score betekent dat alle functiegroepen de taak in dezelfde mate uitoefenen. In deze analyse zijn de functiegroepen anders en combi-functies niet betrokken, omdat deze twee een scala aan functies bevatten. Daardoor wordt het nutteloos om te meten in hoeverre de taken rond de functiegroep clusteren. Hierna worden per functiegroep ook de resultaten gepresenteerd van de mate van verantwoordelijkheid waarmee de taak wordt uitgevoerd: volgens instructie, dat wil zeggen dat het werk een uitvoerend karakter heeft met voornamelijk standaard werkzaamheden; zelfstandig, dat wil zeggen dat het werk een voorbereidend en verantwoordelijk karakter heeft, toestemming is slechts noodzakelijk bij ingrijpende veranderingen; leidinggevend, dat wil zeggen dat het werk een zelfstandig karakter heeft, terwijl ook (bege)leiding wordt gegeven aan één of meer personen; als een taak nooit wordt uitgevoerd, kon uiteraard ook niet worden aangegeven onder welke verantwoordelijkheid dat gebeurde; daarom kon voor de mate van verantwoordelijkheid geen discriminant analyse worden uitgevoerd. 9

12 Postverwerken Het ontvangen, verspreiden, beoordelen prioriteit en afhandelen van de post wordt vrijwel dagelijks gedaan door de respondenten. Toezien op postafhandeling en bewaken follow-up wordt vooral wekelijks gedaan, terwijl post inschrijven in een brievenboek gemiddeld weinig wordt gedaan. De management-assistenten, de office managers en de directiesecretaressen houden zich het vaakst bezig met de taken in die cluster postverwerken. De vijf onderzochte functiegroepen verschillen aanzienlijk in de mate waarin ze taken in dit cluster uitvoeren. Alleen de taak post inschrijven in een brievenboek discrimineert niet tussen de functies. Over het algemeen worden alle taken met betrekking tot de post zelfstandig uitgevoerd door de respondent. Ze worden in gelijke mate van verantwoordelijkheid uitgevoerd, met uitzondering van de taak zelf post afhandelen, die vaker volgens instructie wordt uitgevoerd. Gemiddeld heeft de office manager de hoogste en de secretaresse en de afdelingssecretaresse de laagste score op verantwoordelijkheid (2,3 en 1,9). POSTVERWERKEN HOE VAAK (1=dagelijks, 2=wekelijks, 3=maandelijks, 4=jaarlijks, 5=nooit) sec. man. off. afd. and com gem. coeffi tar. ass. man. sec. dir. sec. ers bi cient ontvangen en verspreiden van de post 1,3 1,4 1,5 1,2 1,3 1,6 1,4 1,3-0,49 inschrijven post in (elektronisch) brievenboek 3,6 3,6 3,5 3,3 3,4 3,5 3,3 3,5-0,09 beoordelen post op relevantie en prioriteit 1,5 1,1 1,3 1,7 1,2 1,6 1,4 1,3 0,56 zelf afhandelen post 1,6 1,2 1,3 1,8 1,4 1,6 1,5 1,5 0,32 toezien op postafhandeling en bewaken follow-up 2,3 1,7 1,8 2,9 1,9 2,5 2,2 2,1 0,48 gemiddeld 2,1 1,8 1,9 2,2 1,8 2,2 1,9 1,9 VERANTWOORDELIJKHEID (1= volgens instructie, 2=zelfstandig, 3 = leidinggevend) ontvangen en verspreiden van de post 1,9 2,1 2,3 2,0 2,1 2,1 2,1 2,1 inschrijven post in (elektronisch) brievenboek 1,9 2,2 2,3 2,0 2,1 2,1 2,1 2,1 beoordelen post op relevantie en prioriteit 1,9 2,1 2,2 2,0 2,1 2,1 2,1 2,1 zelf afhandelen post 1,8 2,0 2,1 1,8 1,9 2,0 1,9 1,9 toezien op postafhandeling en bewaken follow-up 1,9 2,1 2,4 2,0 2,1 2,2 2,0 2,1 gemiddeld 1,9 2,1 2,3 1,9 2,1 2,1 2,0 2,0 10

13 Correspondentie en tekstverwerking In het cluster correspondentie worden de taken bewerken brieven of teksten in het Nederlands en zelf opstellen brieven of teksten in het Nederlands het meest frequent verricht, wel enkele keren per week. Daarentegen worden de taken in steno brieven of notities opnemen en opnemen en uitwerken brieven in een andere taal dan Nederlands of Engels vrijwel nooit uitgevoerd. Bij de meeste taken is sprake van aanzienlijke verschillen tussen functiegroepen. Vooral bij de taak zelf opstellen van brieven of teksten in het Nederlands is het grootste verschil tussen de groepen te zien. Daarentegen wordt een taak als bewaken huisstijl niet vaker door de ene of door de andere functiegroep uitgevoerd. Gemiddeld worden de taken in het cluster correspondentie en tekstverwerking minder zelfstandig uitgevoerd dan die in het cluster postverwerken. Dat komt vooral omdat de taak opnemen en bewerken van brieven of teksten veelal volgens instructie geschiedt. Net als in het vorige cluster heeft de office manager de hoogste en de afdelingssecretaresse de laagste score op verantwoordelijkheid (2,1 en 1,7). CORRESPONDENTIE EN TEKSTVERWERKING HOE VAAK (1=dagelijks, 2=wekelijks, 3=maandelijks, 4=jaarlijks, 5=nooit) sec. man. off. afd. and com gem. coeffi tar. ass. man. sec. dir. sec. ers bi cient in steno brieven of notities opnemen 4,6 4,4 4,7 4,8 4,3 4,7 4,5 4,5 0,31 opnemen en uitwerken brieven in het Nederlands 2,7 2,9 3,1 3,1 2,6 3,3 2,6 2,8-0,46 opnemen en uitwerken brieven in het Engels 4,2 3,9 4,1 4,2 3,7 4,1 3,7 3,9 0,45 opnemen en uitwerken brieven in een andere taal 4,7 4,4 4,6 4,9 4,3 4,7 4,4 4,5 0,32 bewerken brieven/teksten in het Nederlands 1,6 1,8 1,8 1,9 1,6 1,9 1,8 1,7-0,34 bewerken brieven/teksten in het Engels 3,7 3,3 3,3 3,5 3,3 3,3 3,2 3,4-0,29 bewerken brieven/teksten in een andere taal 4,5 4,2 4,3 4,5 4,2 4,4 4,2 4,3 0,23 zelf opstellen brieven/teksten in het Nederlands 1,9 1,5 1,6 2,0 1,6 1,7 1,6 1,7 0,70 zelf opstellen brieven/teksten in het Engels 3,8 3,2 3,3 3,5 3,3 3,2 3,2 3,4 0,05 zelf opstellen brieven/teksten in een andere taal 4,6 4,2 4,4 4,7 4,2 4,4 4,2 4,3-0,25 vertalen brieven en nota s 4,4 3,9 4,1 4,4 4,1 4,2 4,0 4,2 0,25 toezien op afhandeling van correspondentie 2,2 2,0 1,8 2,7 2,1 2,4 2,0 2,1 0,16 bewaken huisstijl 2,0 1,9 1,5 2,4 2,1 2,3 2,0 2,0 0,01 gemiddeld 3,5 3,2 3,3 3,6 3,2 3,4 3,2 3,3 VERANTWOORDELIJKHEID (1= volgens instructie, 2=zelfstandig, 3 = leidinggevend) in steno brieven of notities opnemen 1,7 1,9 2,0 1,7 1,6 2,0 1,8 1,7 opnemen en uitwerken brieven in het Nederlands 1,6 1,7 1,9 1,6 1,7 1,8 1,7 1,7 opnemen en uitwerken brieven in het Engels 1,6 1,7 1,8 1,5 1,6 1,7 1,7 1,7 opnemen en uitwerken brieven in een andere taal 1,7 1,8 1,9 1,6 1,6 1,8 1,6 1,7 11

14 bewerken brieven/teksten in het Nederlands 1,8 2,0 2,0 1,6 1,9 1,9 1,9 1,9 bewerken brieven/teksten in het Engels 1,7 1,9 1,9 1,6 1,8 1,8 1,8 1,8 bewerken brieven/teksten in een andere taal 1,8 1,9 2,0 1,6 1,8 1,8 1,9 1,8 zelf opstellen brieven/teksten in het Nederlands 1,9 2,1 2,2 1,8 2,0 2,0 2,0 2,0 zelf opstellen brieven/teksten in het Engels 1,9 2,1 2,0 1,8 1,9 2,0 2,0 1,9 zelf opstellen brieven/teksten in een andere taal 1,9 2,0 2,1 1,7 1,9 1,9 1,9 1,9 vertalen brieven en nota s 1,8 2,0 2,0 1,6 1,9 1,9 1,9 1,9 toezien op afhandeling van correspondentie 2,0 2,2 2,4 1,9 2,1 2,1 2,1 2,1 bewaken huisstijl 1,9 2,2 2,5 1,8 2,1 2,1 2,1 2,1 gemiddeld 1,8 2,0 2,1 1,7 1,8 1,9 1,9 1,9 12

15 Agenda beheer Het bijhouden van de agenda is een taak die de respondenten vrijwel dagelijks uitvoeren (1,4). Ook gemaakte afspraken worden vrijwel dagelijks bewaakt. Daarentegen vindt het organiseren van afspraken of het overleggen over geschikte data veel minder vaak plaats. De managementassistenten voeren de taken in dit cluster het meest frequent uit, terwijl de groep andere functies dit het minst vaak doet. Vooral de taak bewaken van gemaakte afspraken maakt verschil tussen de functies. De taken in dit cluster worden vrijwel steeds zelfstandig uitgevoerd. Er is in dit opzicht weinig verschil tussen taken. Net als in de vorige clusters heeft ook hier de office manager de hoogste score op verantwoordelijkheid (2,2). Nu hebben de secretaresse en de afdelingssecretaresse de laagste score (1,9). AGENDABEHEER HOE VAAK (1=dagelijks, 2=wekelijks, 3=maandelijks, 4=jaarlijks, 5=nooit) sec. man. off. afd. and com gem. coeffi tar. ass. man. sec. dir. sec. ers bi cient bijhouden agenda 1,5 1,4 1,7 1,5 1,2 1,6 1,4 1,4 0,02 organiseren afspraken/overleggen geschikte data 2,8 2,2 2,5 2,2 2,8 3,0 2,6 2,7-0,22 bewaken gemaakte afspraken 1,6 1,2 1,5 1,6 1,3 1,7 1,5 1,5 0,65 bijhouden elektronische agenda 1,6 1,2 1,4 1,8 1,3 1,7 1,5 1,5 0,48 gemiddeld 1,9 1,5 1,8 1,8 1,6 2,0 1,8 1,7 VERANTWOORDELIJKHEID (1= volgens instructie, 2=zelfstandig, 3 = leidinggevend) bijhouden agenda 1,9 2,1 2,2 1,9 2,0 2,0 2,0 2,0 organiseren afspraken/overleggen geschikte data 1,9 2,1 2,2 1,9 2,0 2,0 2,0 2,0 bewaken gemaakte afspraken 1,9 2,0 2,2 1,8 2,0 1,9 1,9 1,9 bijhouden elektronische agenda 2,0 2,1 2,3 1,9 2,1 2,1 2,0 2,0 gemiddeld 1,9 2,1 2,2 1,9 2,0 2,0 2,0 2,0 13

16 Vergaderen De taken in het cluster vergaderen worden veel minder vaak uitgevoerd dan de taken in de voorgaande clusters. Gemiddeld worden ze minder dan eens per maand uitgevoerd. Het organiseren van vergaderingen vindt het meest frequent plaats, terwijl het organiseren van een telefonische vergadering of van een video-conferentie gemiddeld vrijwel nooit plaatsvindt. Ook het leiden van een vergadering of werkoverleg vindt zelden plaats. Bij de taak notuleren zijn de grootste verschillen tussen functiegroepen te zien. Gemiddeld worden de taken in dit cluster iets minder zelfstandig uitgevoerd dan de taken in het cluster agendabeheer. Het organiseren, inhoudelijk voorbereiden van vergaderingen, en samenstellen vergadermappen worden van alle taken in dit cluster het minst zelfstandig uitgevoerd. Daarentegen wordt het leiden van een vergadering of werkoverleg zelfstandig uitgevoerd door degenen die aangeven deze taak te verrichten. Opnieuw heeft de office manager de hoogste score op zelfstandigheid (2,1) en de afdelingssecretaresse de laagste score (1,7). VERGADEREN HOE VAAK (1=dagelijks, 2=wekelijks, 3=maandelijks, 4=jaarlijks, 5=nooit) sec. man. off. afd. and com gem. coeffi tar. ass. man. sec. dir. sec. ers bi cient bijhouden vergaderagenda 2,8 2,2 2,7 2,9 2,2 2,9 2,7 2,5 0,16 organiseren vergaderingen 2,7 2,1 2,7 2,3 2,1 2,7 2,5 2,4 0,23 organiseren telefonische vergadering/videoconf. 4,5 4,3 4,5 4,4 4,3 4,3 4,2 4,4 0,02 inhoudelijk voorbereiden agendapunten 3,8 2,9 3,3 4,0 3,2 3,5 3,4 3,4 0,18 samenstellen vergadermappen 3,6 3,0 3,6 3,8 2,9 3,6 3,4 3,3 0,20 rondsturen vergaderstukken 2,9 2,4 3,1 2,7 2,4 3,0 2,8 2,7-0,10 notuleren 3,2 2,5 3,0 3,0 2,6 3,1 3,1 2,9 0,52 uitwerken notulen 3,0 2,5 3,0 2,9 2,5 3,0 2,9 2,8-0,29 opstellen besluitenlijsten 3,5 2,7 3,2 3,4 2,8 3,3 3,2 3,1 0,17 bewaken uitvoering van besluiten 3,7 2,8 3,1 3,8 2,9 3,4 3,3 3,2 0,33 deelnemen aan vergadering of werkoverleg 3,0 2,4 2,5 2,6 2,8 2,8 2,8 2,8-0,42 leiden van een vergadering of werkoverleg 4,7 4,2 3,9 4,7 4,3 4,3 4,3 4,4 0,20 deel uitmaken van werkgroepen/commissies 4,2 3,6 3,7 4,3 3,9 3,8 3,8 3,9 0,05 gemiddeld 3,5 2,9 3,3 3,4 3,0 3,4 3,3 3,2 VERANTWOORDELIJKHEID (1= volgens instructie, 2=zelfstandig, 3 = leidinggevend) bijhouden vergaderagenda 1,8 1,9 2,0 1,7 1,9 1,9 1,9 1,9 organiseren vergaderingen 1,8 1,9 2,0 1,6 1,8 1,8 1,8 1,8 organiseren telefonische vergadering/videoconf. 1,8 1,9 1,9 1,4 1,7 1,7 1,9 1,8 inhoudelijk voorbereiden agendapunten 1,7 1,8 2,1 1,5 1,7 1,8 1,8 1,8 samenstellen vergadermappen 1,7 1,9 2,0 1,5 1,9 1,9 1,8 1,8 rondsturen vergaderstukken 1,8 2,0 2,1 1,9 1,9 1,8 1,9 1,9 14

17 notuleren 1,9 2,0 2,1 1,9 2,0 2,0 2,0 2,0 uitwerken notulen 1,9 2,0 2,1 1,8 2,0 1,9 2,0 2,0 opstellen besluitenlijsten 1,9 2,0 2,1 1,8 1,9 1,9 1,9 1,9 bewaken uitvoering van besluiten 1,8 1,9 2,2 1,8 1,9 2,0 1,9 1,9 deelnemen aan vergadering of werkoverleg 1,9 2,0 2,2 1,9 2,0 2,0 2,0 2,0 leiden van een vergadering of werkoverleg 2,1 2,3 2,4 1,9 2,3 2,2 2,3 2,3 deel uitmaken van werkgroepen/commissies 1,8 2,0 2,1 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 gemiddeld 1,8 2,0 2,1 1,7 1,9 1,9 1,9 1,9 15