1.2 Wat houdt een projectmatige aanpak in?

Transcriptie

1 Inleiding Waarom een klus projectmatig aanpakken? 1.2 Wat houdt een projectmatige aanpak in? 1.3 Hoe is het boek opgebouwd? 1.4 Voor wie is het boek bedoeld? 1.5 Hoe kun je het boek gebruiken? Projectmatig werken betekent gericht aan de slag gaan met een vooraf vastgesteld doel. Daarbij wordt gewerkt met fasen, trajecten en standaarddocumenten. De vraag naar een meer projectmatige aanpak is de laatste jaren in alle branches gegroeid. Vroeger kon een lichtplan nog aan de lichttechnicus worden overgelaten en konden docenten de eigen lessen zonder schriftelijke verantwoording inrichten. Vandaag de dag zijn de eisen en verwachtingen rond taakuitvoering echter zo groot geworden, dat het werken zonder een projectmatige planning in bijna geen enkele branche nog langer volstaat. Instellingen en bedrijven hebben de laatste jaren te maken met ingrijpende veranderingen in hun omgeving: een haperende economie, bezuinigingen, strengere regelgeving en een terugtredende overheid. Maar ook een toenemende concurrentie, een grotere nadruk op de output en een steeds kritischer wordend publiek. Deze ontwikkelingen vragen om een toenemende marktgerichte houding, meer kwaliteitsbewustzijn, een grotere aandacht voor de eigen bedrijfsvoering en efficiëntere omzetting van ideeën naar producten. Veel instellingen en bedrijven hebben daarom in de laatste jaren een professionaliseringsslag moeten maken waarbij werk minder ad hoc en steeds meer projectmatig ingepland en uitgevoerd moest gaan worden. Deze manier van werken stelt mensen in staat projecten flexibel en tijd- en kosteneffectief te realiseren om daarmee problemen te voorkomen en om, als het alsnog misgaat, daadkrachtig op te kunnen treden. Aangejaagd door de maatschappelijke trends maken hbo en universiteit steeds vaker gebruik van integrale leerprojecten die projectmatig doorlopen moeten worden. Studenten maken zich op deze manier competenties eigen

2 12 Projectmatig werken die in bedrijven en bedrijfstakken tot de standaardvereisten beginnen te behoren. Dit boek behandelt een projectmatige aanpak die gericht is op deze kerncompetentie. Het boek is opgedeeld in vier delen. In het eerste deel, deel A, wordt de theorie behandeld en gekeken naar de projectlevenscyclus, trajecten, aspecten, fasen en stappen. In deel B kun je aan de hand van stappen met de theorie aan de slag. Daarbij worden stappenplannen voor een onderzoeks-/adviesproject en voor een ontwikkelproject gegeven. In deel C wordt het harde instrumentarium toegelicht: de marketing, communicatie, organisatie, planning en financiering van een project. In deel D wordt tot slot het zachte instrumentarium besproken: het teamfunctioneren, projectleiderschap, projectoverleg, de schriftelijke projectrapportage en projectpresentaties. 1.1 Waarom een klus projectmatig aanpakken? Regelmatig kun je in de krant lezen dat projecten te maken krijgen met enorme tegenslagen. Het meest zichtbaar zijn de tegenslagen bij grotere projecten zoals de Amsterdamse Noord-Zuidlijn, het Rijksmuseum, de Betuwelijn of de aanleg van natuurgebieden, waar maatschappelijke belangen en publieke gelden in het geding zijn. Maar dergelijke problemen spelen in alle gebieden en op alle niveaus. De besluitvorming blijkt ondoorzichtig, de financiering komt niet rond, deadlines of kwaliteitsniveaus worden niet gehaald, budgetten worden overschreden en communicatieproblemen verstoren de samenwerking dusdanig dat projecten vertragen of geheel worden afgeblazen. Veel van deze problemen kunnen worden voorkomen door projecten efficiënter op te zetten en te beheren. De sleutel voor het succes is daarbij bewust plannen, stapsgewijze uitvoering en monitoren van de gedefinieerde stappen. Hierdoor kan snel en flexibel worden ingespeeld op de vragen en uitdagingen van de snel veranderende interne en externe omgeving van de organisatie. 1.2 Wat houdt een projectmatige aanpak in? De keuze om zaken projectmatig aan te pakken, de organisatie projectmatig in te richten en aan te sturen op projectmanagementbasis moet worden gemaakt door de leiding van een instelling of organisatie. Deze keuze bepaalt hoe de organisatie wordt ingericht en gemanaged. Het managen in zijn algemeenheid heeft betrekking op het sturen van allerlei processen in een organisatie. Hierbij kun je denken aan het sturen van productieprocessen, communicatieproces-

3 Inleiding 13 sen, de stroom van schriftelijke en mondelinge informatie, samenwerking tussen mensen en de beheersing van budgetten en tijd. De manager zorgt ervoor dat het bedrijfsproces zich blijft richten op de doelstelling van het bedrijf of de afdeling. Projectmanagement kan daarbij helpen, omdat het ontwikkelingsproces systematisch en integraal gestuurd wordt. Een dergelijk proces start met een creatief idee, wordt uitgevoerd binnen gegeven randvoorwaarden en eindigt met een concreet eindresultaat (plan of product). De projectmanager zorgt voor een structuur, fasering, adequate besluitvorming en een juiste afstemming van het project op de omgeving. De projectleider moet bovendien beschikken over algemene managementvaardigheden, zoals vergader- en onderhandelingstechnieken, het vaardig omgaan met de belanghebbenden, het motiveren en aansturen van teamleden, het hanteren van conflicten, het oplossen van problemen, het effectief verdelen van rollen binnen het team en het sturen van de teamontwikkeling. Er zijn grofweg twee soorten organisaties te onderscheiden. De eerste soort is de permanente organisatie, waarbij de organisatie een doorlopend proces uitvoert, monitort en begeleidt. Hierbij gaat het traditioneel om het draaiend houden van een ziekenhuis, fabriek, school, bouwbedrijf of overheidsorganisatie. De tweede soort organisatie is de projectorganisatie. Deze is gericht op het oplossen van problemen of het realiseren van een concreet product en is altijd tijdelijk van karakter. Bij een projectorganisatie gaat het vaker om bijvoorbeeld automatisering, onderzoek, de nieuwbouw van een kantoor, een buurtproject voor een probleemwijk of een evenement. Binnen een permanente organisatie kan ervoor worden gekozen om het werk alsnog op te delen in projecten. Deze trend is op het moment in veel organisaties zichtbaar. Om een concreet doel te realiseren vormen medewerkers uit diverse afdelingen van een permanente organisatie dan een team (tijdelijke organisatie) en verbinden zich op die manier voor de duur van het project aan elkaar. 1.3 Hoe is het boek opgebouwd? Het boek is onderverdeeld in vier delen die samen een eenheid vormen en nagenoeg alle facetten van het professioneel managen van projecten bestrijken. Deel A Het concept van projectmatig werken In deel A gaat het over de professionele methodiek om een project projectmatig aan te pakken. We gaan in op het fenomeen project, beschrijven het ontwikkelproces van een project en presenteren een algemeen toepasbaar projectma-

4 14 Projectmatig werken nagementconcept. Het advies is deze hoofdstukken eerst te lezen voordat je aan een project begint. Deel B Zelf aan de slag In deel B wordt de professionele aanpak van een project vertaald in twee praktische stappenplannen. Het eerste richt zich op onderzoeksprojecten, het tweede op ontwikkelprojecten. Het stappenplan voor een onderzoeksproject begint met een probleem of vraag en eindigt met jouw oplossing. Het gaat daarbij meestal om projecten die een vooraf vastgestelde vraag beantwoorden. Daarbij kun je denken aan projecten in opdracht of aan onderzoeksonderdelen van je studie, zoals stages en afstuderen. Het stappenplan voor een ontwikkelproject begint niet met een probleem of vraag, maar met een vaag idee. En het ontwikkelproject eindigt niet met een oplossing, maar met een concreet product. Deel C Het harde instrumentarium In deel C worden specifieke instrumenten, theorieën en modellen uitgediept. In de twee stappenplannen uit deel B vind je geregeld verwijzingen naar deze hoofdstukken die nodig zijn om een project professioneel uit te kunnen voeren. In de hoofdstukken is aandacht voor projectmarketing, -communicatie, -organisatie, -planning en -financiën. Deze thema s worden in de vorm van stappenplannen, schema s of formats op een praktische wijze behandeld, zodat er direct mee gewerkt kan worden. Deel D Het zachte instrumentarium In deel D word ingegaan op een aantal algemene managementvaardigheden voor leidinggevenden. Er wordt gesproken van het zachte instrumentarium, omdat het nu niet om tijd, geld en efficiency gaat, maar om samenwerking tussen teamleden en met bijvoorbeeld de opdrachtgever. In de hoofdstukken worden verschillende thema s op praktische wijze beschreven. Waar nodig wordt een en ander voorafgegaan door een korte theoretische of beschouwende inleiding. Bij elk thema staan praktische tips en checklists voor de projectleider centraal. Werkdocumenten In de bijlagen staan werkdocumenten met praktische gereedschappen, zoals testjes, formulieren en overzichten. De bijlagen zijn te downloaden vanaf de productpagina van dit boek op

5 Inleiding Voor wie is het boek bedoeld? Dit boek is bedoeld voor mensen die een project projectmatig wensen te organiseren. Dit kan een organisatie betreffen die meer projectmatig wil gaan werken, een individu dat of groep die een idee wil gaan verwezenlijken, of een student binnen het hoger onderwijs (hogescholen en universiteiten). Het boek geeft de lezer inzicht en richtlijnen in hoe een project professioneel aan te pakken. Daarnaast kun je het boek ook gebruiken om meer grip te krijgen op onderdelen van de uitvoering. Voor projectleiders is bovendien het boek Managementvaardigheden voor projectleiders van Verhaar verschenen, waarin de nodige vaardigheden van projectleiders worden beschreven en toegelicht. Heb je een leuk voorbeeld uit de praktijk, zijn er zaken in het boek die volgens jou beter kunnen of heb je een vraag over de stof? Schroom niet en mail naar Boom Lemma uitgevers: De voorbeelden of vragen komen dan bij de auteurs terecht. Wij stellen feedback op prijs en nemen die graag mee bij een volgende druk. 1.5 Hoe kun je het boek gebruiken? Dit boek werkt volgens een methodiek met een groot aantal modellen, figuren en stappen. Het is belangrijk je te realiseren dat elke papieren weergave een versimpeling van de levende werkelijkheid is. Zelden doorloopt een project of product keurig stapsgewijs een model. Dit komt doordat de stappen zich feitelijk ontwikkelen in voortdurende wisselwerking met elkaar. Bovendien spelen in de besluitvorming ook allerlei niet-rationele motieven een rol. Toch is het belangrijk om de fasen, trajecten en stappen te volgen om daarmee het proces in de hand te houden en bij te kunnen sturen. Het toepassen van de methodiek via het stappenplan is een professionele vaardigheid die je moet oefenen, net als autorijden en pianospelen. De methodiek hoef je daarbij niet rigide toe te passen. Het format laat ruimte voor een eigen nadruk, en het is aan te bevelen om tijdens het doorlopen van een project aantekeningen te maken. Met de aantekeningen kunnen bij een volgend project eventueel aanpassingen in de formats worden gemaakt die specifiek op jezelf, je organisatie of het eindproduct zijn gericht. Projectmatig werken moet een hulpmiddel zijn bij het uitvoeren van een project, het moet geen doel op zich worden. Voor de docent: via de praktijk naar de theorie Docenten krijgen het advies de student direct aan het werk te zetten, dus de weg te volgen via de praktijk naar de theorie. Een beperkte opdracht zou kun-

6 16 Projectmatig werken nen luiden: leg in teamverband het fundament voor een project, in de vorm van een projectvoorstel. Ook een uitgebreidere opdracht is mogelijk, bijvoorbeeld een heel project voorbereiden, dus vanaf het eerste idee tot en met een uitvoeringsprogramma. In een leerbedrijf of tijdens een stage kan zelfs de realisatiefase worden opgenomen in de opdracht. In alle gevallen begint het team met een van de twee stappenplannen die in deel B zijn opgenomen. Vooraf bestudeert de student de drie hoofdstukken uit deel A, waarin het projectmanagementconcept wordt gepresenteerd. Terwijl de student samen met zijn medestudenten al doende het project ontwikkelt, kan hij door middel van de verwijzingen die in het desbetreffende stappenplan zijn opgenomen de relevante teksten in de ondersteunende hoofdstukken uit de delen C en D raadplegen. Het is wenselijk dat hij, parallel aan het werken aan het project, een serie begeleidende colleges krijgt aangeboden die nader ingaan op de aspecten die in dat stadium van het project spelen. De ervaring heeft geleerd dat de student op deze wijze, in relatief korte tijd, zeer vaardig wordt in de professionele projectmatige aanpak. Tot slot wensen we jou, de lezer, veel plezier en inspiratie toe bij het lezen van en werken met Projectmatig werken.