Zonder training geen verandering

Transcriptie

1 Zonder training geen verandering Chris van der Kaaden Wilco Visser Master Black Belts, RaboLean Center of Excellence WHITEPAPER gratis download over veranderen met Lean

2 Zonder training geen verandering Chris van der Kaaden en Wilco Visser // Master Black Belts, RaboLean Center of Excellence Trainingen bepalen het succes van een veranderprogramma. Daarom wordt ook in Lean programma s die continu verbeteren propageren veelvuldig gebruik gemaakt van trainingen. Het creëren van een gezamenlijke verandertaal en bewustwording zijn belangrijke beoogde effecten van training. Het is onze ervaring dat als een organisatie breed inzet op het vergroten van bewustwording bij haar werknemers, de effectiviteit van de verandering veel groter wordt. Een training Lean YellowBelt helpt daar uitstekend bij. Training helpt In de arbeids- en organisatiepsychologie is veel onderzoek gedaan naar theorieën over leren en trainen. De resultaten zijn positief waar het gaat 2

3 Zonder training geen verandering om het effect van trainen op de zogenaamde self-efficacy (= het vertrouwen dat iemand heeft dat hij beoogde doelen zal halen), maar ook op de groepseffectiviteit en op het vermogen om kennis vast te houden. Veel organisaties zetten trainingen in om vaardigheden te ontwikkelen. Training draagt bij aan het succes van een verandering, verkort de doorlooptijd en helpt om veranderdoelen te halen. Er zijn dus louter voordelen aan het structureel inbedden van trainen in verandertrajecten. We gaan nu nader in op de beoogde effecten van trainen en we laten zien welke factoren een training succesvol maken. Training draagt bij aan het succes van een verandering De effecten van training Vaak worden Lean trajecten gestart vanuit de behoefte om één aspect van de huidige manier van werken te veranderen. Denk aan: een laag kwaliteitsniveau; lange doorlooptijden; een lage klanttevredenheid; onvoldoende samenwerking; een lage productiviteit; te hoge kosten. In de eerste projecten die wij begeleidden, vormde training geen vast onderdeel van onze aanpak: om de verandering tot stand te brengen, bun- 3

4 delden we expertise zodat het voor teams en management makkelijker werd om zich de nieuwe manier van werken eigen te maken. De begeleiders maakten een analyse en een plan en er werd gestart. Gaandeweg werden bij teams en management termen geïntroduceerd als Kaizen, VSM, Policy Deployment en SOP. Teams begonnen hun werkdag voortaan met de bekende dagstarts. KPI s (= key performance indicatoren) werden geformuleerd en resultaten en procesprestaties werden gemeten. Een team zette de eerste stappen in operationeel management en continu verbeteren. Na vier á vijf maanden werden de eerste resultaten geboekt. Maar het budget voor externe ondersteuning raakte langzaamaan op en dus werd de begeleiding afgebouwd. De teams gingen op eigen kracht verder. Een half jaar later beoordeelde het management de situatie en concludeerde dat een aantal teams een echte verandering doorgemaakt had, terwijl andere teams in de oude manier van werken waren teruggevallen. Opnieuw werd externe expertise ingeroepen om de volgende stap in Lean te gaan zetten. Een van de belangrijke lessen die we leerden, is dat het loonde om voor aanvang van een project te investeren in een Gezamenlijke verandertaal en het Leren zien. Beide zijn gerealiseerd door de betrokken medewerkers te gaan trainen en vervolgens te begeleiden het geleerde zelf in praktijk te brengen. In projecten die we op die manier aanpakken, is de manier van werken wezenlijk en voorgoed veranderd. 4

5 Zonder training geen verandering Het loont om te investeren in een gezamenlijke verandertaal Gezamenlijke verandertaal Voordat een team aan de gang gaat met Lean, bepalen we de aanpak. Een belangrijke vraag hierbij is: Hoe zorgen we dat wat we leren ook echt beklijft?. We stellen in de aanpak vast hoe we de interne expertise gaan opbouwen (vaak naast begeleiding door externe experts). Dus: Wie zijn de belangrijkste stakeholders voor het succes van de verandering (sponsors)? Wie worden de (interne) Lean-experts (BlackBelt) die de externe experts op termijn gaan vervangen? Wie worden de facilitators en analisten (GreenBelt) die teams begeleiden en uitdagen in operationeel management en verbeteren? En hoe zorgen we ervoor dat iedereen goed begrijpt wat Lean inhoudt (YellowBelt)? Er moeten dus vier groepen getraind worden: 1. managers om sponsor te worden; 2. 1 op de 100 medewerkers krijgt een BlackBelt training; 3. 1 op de 15 medewerkers krijgt GreenBelt training; 4. iedereen krijgt een YellowBelt training. Naast het feit dat op deze manier in de organisatie expertise opgebouwd wordt, wordt er vooral ook geïnvesteerd in Lean als de leidende verandertaal. Door middel van de trainingen leert iedereen wat Lean is en is voor iedereen duidelijk wat een VSM, Kaizen of Dagstart is. 5

6 Leren zien Tijdens de training leren we deelnemers vanuit de Lean-concepten te kijken naar hun eigen praktijk. We leren hen de Waarom? -vraag te stellen en zich te verwonderen over de dagelijkse werkzaamheden en processen. We leren ze in te zien wat van waarde is voor een klant en belemmeringen en verspilling ( waste ) te herkennen. The most dangerous kind of waste is the waste you don t recognize Shigeo Shingo Om te illustreren wat dat betekent, halen we even de vrouw van een van de auteurs erbij: Mijn vrouw is zeer geïnteresseerd in de natuur. Wanneer ik een uur met haar wandel in het bos, heb ik een paar vogels en een eekhoorn gezien. Mijn vrouw heeft ook de sporen van reeën gezien, 12 soorten bloemen die ze bij naam kan noemen en een bijzondere, weinig voorkomende specht. Wat we hier maar mee willen zeggen is: als je veel van iets weet, zie je ook meer. Het effect van trainen in Lean is dat je op een andere manier leert kijken naar wat je elke dag doet. Het zet aan tot het in kleine stappen verbeteren van je werk. Wanneer een training succesvol is, voelt men daarna meer urgentie om te veranderen, zonder bemoeienis van een manager of verandercoach. Vraag is nu: wat maakt een training dan succesvol? 6

7 Zonder training geen verandering Als je veel van iets weet, zie je ook meer Succesfactoren van een training We weten als organisatie steeds beter hoe een training eruit moet zien en, meer algemeen, hoe we trainingen succesvol kunnen inzetten. Aanvankelijk was er niet veel aandacht voor. Vervolgens introduceerden we een aantal losse trainingen en een geaccrediteerd trainingsprogramma. En nu gaan we aan de slag met een geaccrediteerde trainingspartner met de inzet van blended learning. De volgende zeven punten zorgen ervoor dat een training succesvol bijdraagt aan het veranderingstraject: 1. Leer door simuleren en spelen Vervang slides en toelichting op de theorie door simulaties en spelen. Behalve dat je door het inzetten van meer zintuigen ook meer leert, maakt het de training leuk en dynamisch. Doorspek het spel met korte uitstapjes naar de concepten die men zich moet eigenmaken. 2. Maak gebruik van blended learning Een handige manier om de theorie niet dominant te laten zijn, is het inzetten van e-learning met een afsluitende toets, voorafgaand aan het klassikale deel. De theoretische basis van de deelnemers is dan al op orde, zodat je het klassikale deel kunt richten op ervaren en praktische toepassing. 3. Vertaal het geleerde naar de eigen praktijk Laat de simulatie niet op zich staan. Maak regelmatig een uitstapje naar de praktijk en laat de deelnemers bedenken hoe ze het geleerde concept in de praktijk toepassen. 7

8 4. Leg samenhang en structuur uit Bij veel onderwerpen (zoals Lean) is een groot aantal tools en concepten beschikbaar. Biedt een heldere kapstok die de verschillende elementen overzichtelijk ordent. Dat helpt om snel tot een gezamenlijke verandertaal te komen. 5. Pas het toe op je eigen werk Ontwerp de training zo dat de deelnemers uitgedaagd worden het geleerde in de praktijk toe te passen. Bijvoorbeeld door het certificaat afhankelijk te maken van toepassing in de praktijk. 6. Zorg voor actieve begeleiding na de training De training is onderdeel van de verandering. Zorg dus dat de deelnemers direct na de training actief worden begeleid door GreenBelts en BlackBelts in de eigen omgeving en dat sponsors gerichte opdrachten geven die duidelijke refereren aan de organisatiedoelen. 7. Beantwoord de vraag: Wat heb ik eraan? Een deel van de betrokkenen zal niet meteen gemotiveerd zijn om de verandering aan te gaan en in een training te investeren. In dat geval helpt het om een internationaal erkende, geaccrediteerde training aan te bieden. Veel medewerkers zijn namelijk wel gemotiveerd om een certificaat te behalen dat bijdraagt aan hun persoonlijke ontwikkeling en waarmee ze hun kansen op de arbeidsmarkt vergroten. 8

9 Zonder training geen verandering Het is onze ervaring inmiddels dat het door de inzet van trainingen die voldoen aan de voorgaande zeven succesfactoren, makkelijker wordt om Lean te gaan werken. Hoewel niet altijd bewust, beschikken medewerkers namelijk zelf over de kennis om verbeteringen te herkennen (om te leren zien ) en aan te pakken en kunnen ze samen in kleine stapjes veranderingen en verbeteringen tot stand brengen (een gezamenlijke verandertaal creëren ). Tenslotte is de begeleiding effectiever doordat collega s met een Greenof Blackbelt direct aan de slag kunnen omdat mogelijke weerstand al gedurende de training grotendeels is weggenomen. Zo worden de eerste tastbare resultaten vaak al na 6-8 weken zichtbaar, terwijl dat aanvankelijk pas na minimaal vier maanden het geval was. Wanneer je vragen hebt over onze aanpak en ervaring met trainen, neem dan contact op via LinkedIn. Chris van der Kaaden Master Black Belt, Rabo Lean Center of Excellence linkedin.com/in/chris-van-der-kaaden / Wilco Visser Master Black Belt, Rabo Lean Center of Excellence linkedin.com/in/visserwilco/ 9

10 Lean boekentips SUCCESVOL LEAN John Maes, Vincent Wiegel KENNISMAKEN MET LEAN Jan Wijnand Hoek e.a. DE KLEINE LEAN VOOR DUMMIES Natalie Sayer e.a. LEAN VERTAALD NAAR PROJECTEN Rudy Gort Lean training ACTIVE LEAN YELLOW BELT John Maes, Vincent Wiegel De 1e geaccrediteerde online training in Nederland. Reeds meer dan 400 cursisten.