BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE VRAGEN van het raadslid de heer W. van der Velden

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE VRAGEN van het raadslid de heer W. van der Velden sv RIS Regnr.: BSD/ Den Haag, 29 september 2009 Inzake: Vragen over de financieel verslaglegging en rapportage van de kosten en investeringen van de investering en het gebruik van Eos De gemeenteraad Het raadslid de heer Willem van der Velden heeft op 25 augustus 2009 een brief met daarin vijf vragen aan de voorzitter van de gemeenteraad gericht. Ingevolge het bepaalde in artikel 38, van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, antwoorden wij als volgt. 1) graag verneem ik de reden waarom ik nog geen antwoord heb mogen ontvangen op de genoemde brief (25 juni 2008)? Ons om onbekende reden zijn de vragen van 25 juni 2008 tussen wal en schip gekomen. Onze excuses daarvoor. 2) Kan het College zich vinden in de door mij in betreffende brief geconstateerde gebreken over de wijze van verslaglegging en presentatie van de kosten van een investering in, het Eos systeem? De verslaglegging en presentatie van de kosten van het Eos-systeem is gedurende de jaren inderdaad op twee grondslagen gebaseerd. Gemeenten hadden voor 2004 te maken met de comptabiliteitsvoorschriften van het Burgerlijk Wetboek 2 en vanaf 2004 met voorschriften van het BBV. Het BBV heeft een stelselwijziging doorgevoerd op het onderdeel sofware/automatisering. Daarin zijn nieuwe bepalingen opgenomen omtrent het activeren van (gedeeltelijk) in eigen beheer ontwikkelde systemen/software. In combinatie met nadere toelichtingen van de Cie BBV is in 2007 pas volledige helderheid ontstaan omtrent de wijze van activeren en afschrijven van systemen/software. De gemeente Den Haag heeft door de stelselwijziging in 2004 inderdaad op twee methodes de kosten van Eos verantwoord in de afgelopen jaren. (Zie de bijlage de voorschriften die de gemeente hanteerde tot 2004 en vanaf 2004). Dit betreft dus geen gebrek maar heeft wel geleid tot onduidelijkheid.

2 BSD/ ) Is het College is in staat en bereid om de Gemeenteraad op korte termijn alsnog een overzicht te verstrekken over de kosten en investeringen in verband met de invoering en onderhoud van Eos? Het overzicht van kosten en investeringen in verband met de invoering en onderhoud van Eos: - De aanschaf van het financieel ERP pakket (Oracle), licentiekosten, de bouw van het systeem, inrichten van het Kenniscentrum Eos, de uitrol naar diensten heeft in totaal 17,7 mln gekost tot en met Incidentele kosten die vanaf 2004 extra zijn gemaakt, met name bij de grote diensten, betreffen kosten voor extra inhuur voor conversies van systemen, (her)definiëren van rapportages en herinrichten van bedrijfsprocessen, bedragen circa 14 mln in de afgelopen negen jaren. - Het beheer door het Kenniscentrum houdt in ondersteuning aan alle diensten en kost gemiddeld ongeveer 2,5 mln per jaar vanaf Eenmalige programma Eos concern Eenmalige kosten diensten Kenniscentrum beheerskosten (per jaar) exploitatie geactiveerd exploitatie exploitatie (raming) Totaal Achtergrondinformatie Binnen de gemeente Den Haag was begin deze eeuw de organisatie en inrichting van de bedrijfsvoeringinformatie niet meer toegesneden op de eisen van de tijd. Alle diensten maakten gebruik van eigen systemen waarbij het accent lag op registratie en niet op informatie. De financiële administraties - veelal de kernadministraties voor bedrijfsvoering - stonden op zichzelf waardoor ieder jaar veel werk verricht moet worden om tot een voldoende jaarafsluiting te komen (afstemmen van bronadministraties met de financiële administraties). Bovendien wordt veel extracomptabel geadministreerd in spreadsheets en andere min of meer persoonlijke systemen. Daarnaast is het uiterst tijdrovend en arbeidsintensief om uit die administraties informatie te halen ten behoeve van de algehele besturing.

3 BSD/ Na een uitvoerige voorbereidingsfase waarin veel tijd besteed is aan het ontwikkelen van een visie op de bedrijfsvoeringinformatie, is na aanbesteding medio 2002 gestart met het programma EOS. EOS heeft tot doel om te komen tot een gestandaardiseerde en uniforme inrichting van de financiële bedrijfsvoering bij alle diensten waarbij gebruik gemaakt wordt van het ERP-pakket van de leverancier Oracle. Dit pakket is wereldwijd in gebruik bij een groot aantal bedrijven en instellingen. Bij de start van het programma is de ambitie uitgesproken dat met EOS juist ook de dienstoverstijgende bedrijfsprocessen ondersteund gaan worden; daar zit voor een groot deel de winst. Hiervoor zijn de processen begroten (van voorbereiding tot en met begrotingswijzigingen), consolideren/aggregeren van de begrotingsuitputting en onderling verrekenen benoemd. Immers, de echte winst van een gemeenschappelijk uniform instrument treedt pas op als alle diensten er gebruik van maken. Binnen de gemeente is besloten om EOS in tranches in te voeren. Dit omdat vooraf al duidelijk was dat gelijktijdige implementatie bij alle diensten irreëel was, en dat er zo een proces zou ontstaan waar diensten kunnen leren van diensten die hen zijn voorgegaan. Sinds 2005 is het systeem EOS operationeel binnen DSO en OCW, vanaf 2008 ook bij de andere gemeentelijke diensten. In 2005 is door Het Expertisecentrum (HEC) een tussenevaluatie gedaan over de voortgang van het project (zie RIS , alsmede de brief van de toenmalige wethouder SISS, RIS ). Het Expertisecentrum gaf onder andere aan dat de synergie en kostenbesparende effecten pas echt optreden als alle diensten gebruik maken van EOS. Immers, dan werpen de dienstoverstijgende functies (tussen diensten onderling en tussen diensten en concern) pas echt hun vruchten af, en ontstaat er gemeentebreed gedragen kennis over het hoe en waarom van de inrichting van de financiële processen. Daarnaast biedt gemeentebrede invoering van EOS de mogelijkheid om in de toekomst verdere concentratie van de financiële dienstverlening te bewerkstelligen. Voor de diensten zelf biedt EOS de mogelijkheid om de vele extracomptabele administraties te reduceren, en tegelijkertijd de kwaliteit van management informatie te verbeteren. 4) Indien ja, wanneer? Zie beantwoording vraag 3 5) Indien neen, graag de redenen. Zie beantwoording vraag 3 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, mw. A.W.H. Bertram J.J. van Aartsen

4 BSD/ Bijlage 1 Tot 2004 Tot 2004 hanteerde de gemeente de volgende waarderingsgrondslagen voor materiele vaste activa:.materiele vaste activa met een aanschafwaarde lager dan ,- of een verwachte gebruiksduur van vier jaar of minder, worden niet als materiële vaste activa verantwoord, doch rechtstreeks ten laste van de exploitatierekening gebracht. Op bedrijfsactiva in uitvoering wordt niet afgeschreven. (bron: jaarrekening 2003, gemeente Den Haag) Methode:: de kosten van o.a. automatisering kwamen in één keer ten laste van de exploitatie. Vanaf 2004 Met de komst van het BBV in 2004 is door de commissie BBV lang nagedacht over het eenduidig verwerken van software op de balans: immateriële of materiële vaste activa. In mei 2007 kwam de definitieve notitie van de commissie met als besluit dat software onder materieel vast actief valt en dat geactiveerd en afgeschreven moet worden (art BBV). Methode: software valt onder materiele vaste activa en wordt op afgeschreven. De gemeentelijke interne richtlijn a.g.v het BBV van 2005 De gemeente ging na introductie van het BBV aan de slag met de vertaling van de BBV-artikelen en de aanpassing van de gemeentelijke waarderingsgrondslagen. Zie hieronder de interne richtlijn van de directie Financiën d.d Volgens de verordening financieel beheer en beleid worden grote investeringen in automatisering geactiveerd. Activering van zelf-ontwikkelde systemen gebeurt tegen vervaardigingsprijs (bij inkoop van derden tegen verkrijgingsprijs). Voorwaarde hierbij is dat het gaat om een automatiseringssysteem met een meerjarig economisch nut. Om duidelijkheid te krijgen over wat wel en wat geen onderdeel van de vervaardigingsprijs is, heeft de klankbordgroep gekeken naar de richtlijnen over de jaarverslaggeving van de stichting voor de jaarverslaggeving 1 en naar een handleiding van KPMG hierover. De klankbordgroep heeft een onderscheid gemaakt tussen nieuwe systemen en al bestaande systemen. Nieuwe systemen De richtlijnen over de jaarverslaggeving geven duidelijk aan dat de kosten in de onderzoeksfase niet geactiveerd mogen worden. Dit komt er op neer dat alle kosten die gemaakt worden tot aan het moment dat een keuze wordt gemaakt voor een bepaald systeem, niet geactiveerd worden. Op het moment dat de keuze gemaakt is, komen de volgende kosten in beeld: kosten voor ontwerpen, bouwen, testen en specifiek maken voor de betreffende onderneming (dienst). De volgende kosten moeten geactiveerd worden: - uitgaven voor verbruikte materialen en diensten bij het vervaardigen van het actief; - loon- salaris- en andere personeelskosten die direct zijn toe te rekenen aan het vervaardigen van het actief; 1 Richtlijnen voor de jaarverslaggeving, voor grote en middelgrote rechtspersonen. Van het bestuur van de Stichting voor de Jaarverslaggeving. Juni 2004.

5 BSD/ alle overige kosten die direct zijn toe te rekenen aan het vervaardigen van het actief, zoals honoraria om een wettelijk recht te registreren, de afschrijving van patenten en licenties die zijn aangewend om het actief te vervaardigen; - overheadkosten die noodzakelijk zijn om het actief te vervaardigen en die op een redelijke en consistente basis kunnen worden toegerekend aan het actief (bijvoorbeeld een deel van de afschrijvingen van onroerend goed, machines en inventaris, alsmede verzekeringspremies en rente). Hierbij gelden enkele voorwaarden: uren die direct zijn toe te rekenen moeten wel aantoonbaar zijn. Voor overhead geldt dat het kosten moeten zijn die noodzakelijk en aantoonbaar voor het actief gemaakt zijn.in gevallen waarbij de bovengenoemde kosten niet aan te tonen zijn zal de accountant constateren dat er onzekerheid is bij het vaststellen van de vervaardigingsprijs. Deze onzekerheid kan van invloed zijn op de strekking van de accountantsverklaring Al bestaande systemen Voor systemen die al bestaan, zoals Socrates bij SZW, geldt allereerst dat uitgaven die in eerdere jaarrekeningen als kosten zijn verantwoord, niet alsnog mogen worden geactiveerd. Alle kosten die gemaakt zijn tot en met 2004 zijn/worden dus niet geactiveerd. Bij Socrates is een zeer groot deel van de kosten al voor 2005 gemaakt. Het relatieve kleine bedrag dat SZW in 2005 nog investeert in Socrates hoeft ook niet geactiveerd te worden. Bij Eos geldt dat enkele diensten het systeem al gebruiken sinds 2004 (DSO en OCW). Bij die diensten hoeft niets meer geactiveerd te worden. (Hierbij wil ik opmerken dat nieuwe updates en releases onder onderhoud vallen en niet geactiveerd worden). Andere diensten hebben het systeem nog niet in gebruik genomen. Daarvoor gelden dus dat de regels zoals genoemd bij nieuwe systemen.