Beleidsregel Meerjarenbudgetten EOP: beleidsregel EOP-budget

Transcriptie

1 RIS.5203 Beleidsregel Meerjarenbudgetten EOP: beleidsregel EOP-budget Collegebesluit d.d. reg.nr. Publicatiedatum: Programma: Inwoners en bestuur Regeling: Verordening op de Overlegstructuren in de gemeente Emmen Begripsomschrijvingen Erkende Overlegpartner: een dorps- of wijkraad: een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, waarvan de leden rechtstreeks door de bewoners van een dorp worden gekozen zoals bedoeld in artikel 87 lid 5 van de Gemeentewet en een belangenvereniging: een rechtspersoonlijkheid bezittende vereniging van bewoners van een dorp, kern, wijk of buurtschap, die naar de mening van de raad voldoet aan de bepalingen van de Verordening Overlegstructuren en als zodanig door de raad is erkend. Budget: een financiële bijdrage voor drie jaar voor de uitvoering van activiteiten zoals vastgelegd in het driejarenplan. Driejarenplan: het te overleggen document, waarin beschreven is welke activiteiten de Erkende Overlegpartner voornemens is met het budget uit te voeren, hoe de uitvoering van deze activiteiten vorm krijgt en welke doelen er met de uitvoering van deze activiteiten nagestreefd worden. Budgetplafond: het totale bedrag dat per drie jaar beschikbaar is voor het verstrekken van bijdragen. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Emmen. Verslag van verrichte activiteiten: het bij de afloop van de driejaren termijn te overleggen document, waarin beschreven is hoe de activiteiten waarvoor budget is aangevraagd verlopen zijn en in welke mate de doelstellingen die met het uitvoeren van de activiteiten beoogd waren, behaald zijn. Uit het verslag van de verrichte activiteiten moet blijken of aan de voorwaarden is voldaan. 2. Doelgroep en doel Uitsluitend een Erkende Overlegpartner komt in aanmerking voor de bijdrage uit het EOP-budgetten. Het doel van de bijdrage is het bevorderen van de zelfredzaamheid en betrokkenheid van de bewoners alsmede het verbeteren van het woon- en leefklimaat in het werkgebied van de Erkende Overlegpartner. 1

2 3. Budgetplafond en verdeelregels 1. Het budget wordt verstrekt uit het Fonds Kwadranten en Erkende Overlegpartners volgens de verdeling: o een vast bedrag per Erkende Overlegpartner o van het resterende bedrag wordt 50% verdeeld op grond van het inwonertal per Erkende Overlegpartner o en 50% verdeeld over de vier Kwadranten waarbij 50% gelijk wordt verdeeld over de vier Kwadranten en 50% op basis van het inwonertal per Kwadrant. 2. Het inwonertal op het moment van de verdeling is bepalend. 3. Binnen de kaders van de door de raad geaccordeerde programmabegroting en op basis van de verdeling in lid 2 stelt het college het budget per Erkende Overlegpartner vast. 4. Het Driejarenplan en voorwaarden 1. De Erkende Overlegpartner stelt ter besteding van het toegekende budget in overleg met de gemeente een Driejarenplan op met de activiteiten, de tijdsplanning en de kostenraming. 2. De activiteiten moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: a. de activiteit moet bijdragen aan het instandhouden of verbeteren van de leefbaarheid b. de activiteit mag geen gemeentelijk beleid of beleid van andere overheden doorkruisen c. er vindt zelfwerkzaamheid van de bewoners plaats bij de activiteiten ter vergroting van het verantwoordelijkheidsgevoel voor de woon- en leefklimaat en de betrokkenheid van bewoners d. een deel van de activiteiten moet een duurzaam, blijvend karakter hebben, zoals het aanpassen van infrastructuur, het plaatsen van straatmeubilair en het oplossen knelpunten in het grijs en groen. 3. Na drie jaar vervalt het budget, tenzij er sprake is van overmacht. 5. Uitvoering van het Driejarenplan 1. De Erkende Overlegpartner draagt zorg voor de voortgang van de uitvoering van het Driejarenplan. 2. De Erkende Overlegpartner neemt initiatief tot voorbereiding, zonodig aanbesteding van de activiteiten. 3. De Erkende Overlegpartner is gerechtigd binnen de planperiode van het driejarenplan activiteiten die niet tijdig aanbesteed of gerealiseerd kunnen worden, te vervangen door andere activiteiten. 4. Het is de Erkende Overlegpartner toegestaan om voor activiteiten in het Meerjarenplan zelf een aanbestedingsprocedure uit te voeren mits het aan te besteden bedrag onder de gemeentelijke drempelwaarde van ,- euro ligt en tenminste drie partijen worden uitgenodigd een offerte uit te brengen. 5. Bij werken in grijs en groen vindt de offerte-aanvraag plaats op basis van een programma van eisen dat door de gemeente is opgesteld hetzij goedgekeurd 6. De gunning vindt plaats op voorstel van de Erkende Overlegpartner door de 2

3 gemeente. 7. Bij aanbesteding door de Erkende Overlegpartner gelden de volgende aanvullende regels: a. De gemeente keurt het bestek van werken goed. b. Bij de uitvoering van werken houdt de gemeente wettelijk toezicht c. De gemeente doet bij werken de opname. De Erkende Overlegpartner informeert de gemeente over wanneer de opname kan plaatsvinden d. Als tijdens een werk of bij een opnamemoment meerkosten ontstaan, moet de partij die verantwoordelijk is voor de meerkosten, deze kosten bestrijden. Als de Erkende Overlegpartner verantwoordelijk is, worden de meerkosten van het budget afgetrokken. Als dat ontoereikend is, kan het van het budget van het daaropvolgende jaar worden afgetrokken. 6. De verslaglegging na de planperiode Na afloop van de driejaarlijkse planperiode stelt de EOP een inhoudelijk en financieel verslag op met overzicht van de gerealiseerde activiteiten. De gemeente ondersteunt de EOP daarbij. 7. Budgetbeheer, financiële administratie en betalingen 1. Het budgetbeheer en de financiële administratie wordt uitgevoerd door de gemeente. 2. De Erkende Overlegpartner verdeelt het budget over de activiteiten waarbij rekening gehouden wordt met de compensabele en niet-compensabele BTW, zoals toegelicht in bijlage Zodra een activiteit is uitgevoerd, stuurt de Erkende Overlegpartner een gespecificeerde factuur van de activiteit naar de gemeente. 4. Op basis van de factuur wordt de betaling verricht door de gemeente. 8. Inwerkingtreding en Citeertitel Deze beleidsregel treedt in werking op 1 januari 2012 en kan worden aangehaald als Beleidsregel EOP-budget. Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Emmen, gehouden op De gemeentesecretaris, De burgemeester, A.J. Mewe C.Bijl 3

4 Bijlage 1 (Niet-)compensabele BTW in EOP-budgetten Bij de EOP-budgetten moet de Erkende Overlegpartner in de projectenaanvraag rekening moeten houden met het al dan niet compensabel zijn van de BTW. Voor de Erkende Overlegpartner is met name het onderscheid tussen overheidstaak en geen overheidstaak van belang. Zodra een activiteit kan worden aangemerkt als overheidstaak is de BTW in principe verhaalbaar en kan het project netto worden ingediend. Voor activiteiten die niet als overheidstaak kunnen worden aangemerkt kan de BTW niet worden verhaald en moet het project inclusief BTW worden ingediend. Vaak gaat het in deze gevallen om activiteiten die zijn gericht op (een groep van) individuele derden en niet direct ten goede komen aan alle burgers. Onderstaand een lijst met voorbeelden van compensabele overheidstaken en kostprijsverhogende niet-overheidstaken: Voorbeelden overheidstaak Voorbeelden niet-overheidstaak Aanleg speelvoorziening (ook Opknappen buurthuis (indien geen bijvoorbeeld een tafeltennistafel) gemeentelijk eigendom) Aanleg parkeervakken Snoeien beplanting in openbaar gebied Onderhoud voet- en fietspaden Aanleg op- en inritten Plaatsen afvalbakken Aanleg openbare verlichting Plaatsen straatmeubilair schoonmaakacties Aanleg verkeersremmers Aanleg oversteekplaatsen Plaatsen kunstwerk in de openbare ruimte Aanleg jeu de boulebaan in openbare ruimte Wandel- en fietsroutes Welkomstborden bij ingang dorp Onderhoud bij natuurzwembad Organiseren buurtfeest Culturele activiteiten Aanschaf computers buurthuis Bewonerscommunicatie Activiteiten historische commissie Aanschaf laptops Reflecterende huisnummerbordjes Hekwerk rondom schoolplein Bewonersinitiatieven (kijk in de wijk, helpende hand etc) kunnen betrekking hebben op verschillende activiteiten en moeten per soort worden beoordeeld of dit wel of geen overheidstaak betreft. In twijfelgevallen moet er vanuit worden gegaan dat de BTW niet compensabel is. Er zal in voorkomende gevallen moeten worden overlegd met een fiscalist. Bovenstaande lijst is niet limitatief, en slechts bedoeld als voorbeeld. De contactpersoon van de gemeente kan de Erkende Overlegpartner hierover adviseren. 4

5 Het bovenstaande geldt voor fakturen gericht aan de Gemeente. Als een EOP zelf aanbesteedt en de faktuur wordt gestuurd aan de EOP, dan is de BTW kostprijsverhogend. 5