Informatieset voor nieuwe zorgaanbieders Wlz

Transcriptie

1 Informatieset voor nieuwe zorgaanbieders Wlz

2 Inleiding U heeft zich ingeschreven als nieuwe zorgaanbieder in de Wlz. In dit document vindt u informatie met zaken die voor u belangrijk zijn. Wij vragen u om de punten 1 t/m 5 voor aanvang van het nieuwe jaar gereed te hebben. Voor de andere punten vragen wij u om deze door te nemen en waar nodig actie te ondernemen. 2

3 1. NZa-nummer 4 2. AGB-code 4 3. VECOZO-certificaat 4 4. Bankrekeningnummer (IBAN) 5 5. Overzicht belangrijke data 5 6. EWS aanlevering 5 7. Declareren via AW NZa webportaal 7 9. iwlz Belangrijke telefoonnummers Beleid Maatregelen en Sancties Contactpersoon Menzis Zorgkantoor Aanvullende afspraken Contracteerruimte Tandheelkunde Rolstoelen/hulpmiddelen Zorgatlas ZorgkaartNederland Voorschrift Zorgtoewijzing en Rekenmodule 11 3

4 1. NZa-nummer Elke zorgaanbieder heeft een uniek NZa-nummer nodig voor informatie uitwisseling met zowel het Zorgkantoor als de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Een NZa-nummer is nodig om met Menzis Zorgkantoor productieafspraken te kunnen maken en om in te loggen op het NZa-portaal. Op basis van de gegevens in het NZa-portaal wordt een beschikking afgegeven. Via onderstaande link kunnen nieuwe zorgaanbieders zich bij de NZa aanmelden: Aanmeldformulier nieuwe zorgaanbieder 2. AGB-code De AGB-code is een unieke sleutel en staat geregistreerd in het AGB-register. Dit is een identificerend register in de zorg. Menzis Zorgkantoor zorgt voor de aanvraag van de AGB-code voor nieuwe zorgaanbieders op basis van de afspraken die zijn gemaakt met het Zorgkantoor. U wordt via een geïnformeerd over uw nieuwe AGB-code. 3. VECOZO-certificaat Als nieuwe zorgaanbieder heeft u een VEZOCO-certificaat nodig om de administratie te kunnen uitvoeren. Het certificaat is bedoeld voor: iwlz-berichtenverkeer; melding aanvang zorg/mutatiebericht Declaratieverkeer; AW319 Notitieverkeer ZOTO-web VECOZO beheert de volgende communicatie kanalen: Het VECOZO-schakelpunt (VSP) voor het iwlz-berichtenverkeer en notitieverkeer. Het Elektronisch Declaratie Portaal (EDP) voor het declaratieverkeer. Op vindt u alle informatie over het aanvragen van certificaten en contactgegevens van VECOZO. Om de zorgaanbieder te ondersteunen bij het werken met iwlz heeft Menzis Zorgkantoor ZOTO Web ontwikkeld. ZOTO Web biedt de volgende toepassingen: Op de hoogte houden van ontwikkelingen door het tonen van nieuwsberichten. Inzien en beheer van wachtlijstgegevens. Het aanmaken van melding aanvang zorg- en mutatieberichten (MAZ/MUT). Het inzien van cliëntgegevens. 4

5 Naast een overeenkomst met Menzis Zorgkantoor is er ook een VECOZO-certificaat nodig, omdat de getoonde informatie privacygevoelig is. Als het certificaat geïnstalleerd is, is ZOTO Web te bereiken via deze link. Op kunt u een VECOZO-certificaat aanvragen. 4. Bankrekeningnummer (IBAN) Voor de verwerking van (toekomstige) betalingen heeft het Menzis Zorgkantoor de volgende gegevens nodig: Naam zorgaanbieder Bankrekeningnummer (IBAN) met de tenaamstelling Vermelding van de AGB-code en het NZa-nummer Het geheel moet op origineel briefpapier van uw organisatie en ondertekend zijn door een tekenbevoegde. Dit kunt u inscannen en mailen naar uw eigen zorginkoper of beheersmedewerker. 5. Overzicht belangrijke data Op de website van Menzis Zorgkantoor is een overzicht met belangrijke aanleverdata gepubliceerd. Dit overzicht wordt jaarlijks aangepast. Let op: dit overzicht kan ook tussentijds aangepast worden. Controleer dus regelmatig het overzicht op onze website, 6. EWS aanlevering Early Warning System (EWS) wordt gebruikt als hulpmiddel om te beoordelen of een zorgaanbieder financieel gezond is. De basis voor EWS is de jaarrekening. De gegevens in de jaarrekening geven inzicht in de positie van de zorgaanbieder en of er reden is voor Menzis Zorgkantoor om nader in gesprek te gaan met de betreffende zorgaanbieder. Menzis Zorgkantoor hanteert, ter voorkoming van vele administratieve lasten, een formule waarin de zorgaanbieders met een hogere solvabiliteit minder frequent informatie hoeven aan te leveren. Nu de risico's toenemen, ontkomt Menzis Zorgkantoor er niet aan om intensiever binnen het concessiegebied te monitoren wat de ontwikkelingen ten aanzien van eigen vermogen/budgetratio's, begroting en exploitatie zijn. 5

6 De budgetratio-grens is vastgesteld op 20% en wordt berekend door het Eigen Vermogen te delen door de Som der Bedrijfsopbrengsten. Menzis Zorgkantoor berekent de budgetratio op basis van de gegevens uit uw meest recente geconsolideerde jaarrekening. U ontvangt van Menzis Zorgkantoor bericht of u verplicht bent om EWS aan te leveren. Budgetratio is groter of gelijk aan 20%: U hoeft geen EWS-informatie aan te leveren. Budgetratio is kleiner dan 20% of geen jaarrekening aanwezig: Wij verwachten van u dat u uiterlijk 28 dagen na afloop van elk kwartaal informatie aanlevert. Meer informatie vindt u op de pagina over EWS op onze website. 7. Declareren via AW319 Zorgaanbieders die Zorg in Natura leveren declareren op cliëntniveau. Hiervoor is een landelijke standaard voor declareren afgesproken, de AW319. De AW319 is een door Vektis opgestelde digitale standaard die wordt uitgewisseld via VECOZO. VECOZO is een communicatieportaal dat ervoor zorgt dat declaraties veilig uitgewisseld kunnen worden. De zorgaanbieder declareert via de AW319 per verzekerde de geleverde zorg. De zorgaanbieder dient de declaratie in, binnen maximaal 17 werkdagen na afloop van de declaratieperiode. Correcties over voorgaand kalenderjaar kunnen uiterlijk de 17e werkdag van februari worden gedeclareerd. Meer informatie over declareren via de AW319 vindt u in het declaratieprotocol op onze website. Ook op de pagina Declareren vindt u meer informatie over de AW319. De AW319 is ook een onderdeel van het Beleid Maatregelen & Sancties Menzis Zorgkantoor. Meer informatie over het Beleid Maatregelen & Sancties verwijzen we u door naar punt 11 in dit document. Voor vragen over de verwerking van en eventuele afkeur van uw declaraties kunt u contact opnemen met de afdeling Zorgregistratie. U kunt de afdeling Zorgregistratie bereiken op het telefoonnummer Zij helpen u graag op werkdagen van 8:30 tot 17:00 uur. U kunt uw vragen ook stellen via het Notitieverkeer. 6

7 8. NZa webportaal In het NZa webportaal kunt u aanvragen en verantwoordingen indienen en aan u gerichte beschikkingen inzien. Hiervoor logt u in op het NZa-portaal Uw gebruikersnaam is het NZa-nummer van uw instelling (bijvoorbeeld: 300-xxxx ). Uw wachtwoord heeft u per van de NZa ontvangen. Als u geen heeft ontvangen neem dan contact op met de Informatielijn via het telefoonnummer of stuur een naar info@nza.nl. Op de website van de NZa vindt u meer informatie over het NZa webportaal. Via het NZa webportaal wordt na overeenstemming door Menzis Zorgkantoor de volgende Wlzformulieren ingediend bij de NZa. Budgetformulier Vóór 1 november Herschikkingsformulier Vóór 1 november Nacalculatie-opgave Vóór 1 juni U ontvangt te zijner tijd een informati van Menzis Zorgkantoor over het betreffende formulier. 9. iwlz iwlz is de istandaard om cliënten in alle fasen van de Wlz-keten te volgen. Van de indicatie via zorgtoewijzing en -levering tot de vaststelling van de eigen bijdrage en declaratie. Elke ketenpartij geeft via iwlz informatie door die belangrijk is voor de volgende partij. Zo is de informatie die gevraagd wordt in de AW319 mede gebaseerd op zorggegevens zoals deze uitgewisseld worden via de iwlz. Het informatieverkeer verloopt via elektronische berichten, en op basis van landelijk gemaakte afspraken en vastgestelde regels. Het is noodzakelijk dat u beschikking heeft over de iwlz informatie en voldoet aan de verplichte aanleveringen vanuit iwlz. Als u geen software heeft die iwlz conform de vigerende versie kan verwerken en aanmaken, kunt u gebruik maken van de Menzis-applicatie ZOTO-web. Hiervoor heeft u naast een overeenkomst met Menzis Zorgkantoor ook een VECOZO-certificaat nodig. ZOTO-web is te bereiken via deze link. Een tijdig en juist iwlz-berichtenverkeer is nodig om de zorgbemiddeling voor onze gezamenlijke klant goed uit te voeren en om tijdige oplegging van de eigen bijdrage door het CAK te bewerkstelligen. Om die reden is uw prestatie op het iwlz-berichtenverkeer onderdeel van onze overeenkomst en het bijbehorende Beleid Maatregelen & Sancties. 7

8 Prestatiemeting iwlz De prestatiemeting iwlz wordt maandelijks gemeten vanaf januari tot en met december. Zowel voor de MAZ als de MUT is de norm 5 werkdagen. De prestaties worden op stichtingsniveau gemeten. De norm van 5 werkdagen mag één keer overschreden worden, ongeacht de AGB-code en berichtsoort. De eerste overschrijding van de norm wordt als waarschuwing gezien. Vanaf de tweede overschrijding vindt sanctionering plaats. Bezwaar De scores zijn maandelijks terug te vinden op ZOTO-web. Deze zijn uiterlijk de tweede werkdag na afloop van de maand zichtbaar. Bezwaar maken tegen de prestatiemeting is mogelijk tot en met de 15e van de maand waarin de prestatiemeting is gepubliceerd. Het bezwaar kan alleen ingediend worden via het VECOZO Notitieverkeer. Reacties na de 15e van de maand worden niet meer in behandeling genomen. Heeft u nog vragen over uw resultaat of wilt u uw proces verbeteren, zoekt u dan contact met de afdeling Zorgregistratie. Dit kan via het VECOZO Notitieverkeer of via telefoonnummer Belangrijke telefoonnummers Menzis Zorgkantoor Afdeling Inkoop Wlz Afdeling Zorgregistratie Afdeling Verstrekkingen Groningen Afdeling Verstrekkingen Twente Afdeling Verstrekkingen Arnhem Overig NZa informatielijn Vektis AGB-code Beleid Maatregelen en Sancties Bij het maken van afspraken hanteert Menzis Zorgkantoor de stelregel High Trust, High Penalty. Onderling vertrouwen tussen Menzis Zorgkantoor en de zorgaanbieder is hierbij het uitgangspunt. Maatregelen en sancties kunnen volgen wanneer blijkt dat de zorgaanbieder de gemaakte afspraken niet nakomt. Het Beleid Maatregelen & Sancties kunt u vinden op onze website. 8

9 12. Contactpersoon Menzis Zorgkantoor Elke zorgaanbieder heeft een eigen (Senior) zorginkoper en beheersmedewerker. Voor alle zorginhoudelijke vragen kunt u terecht bij uw zorginkoper. Voor alle administratieve en financiële vragen kunt u terecht bij uw beheersmedewerker. 13. Aanvullende afspraken Als u gedurende het jaar een afspraak wilt maken voor prestaties waarvoor geen initiële afspraak is gemaakt, moet u dit te overleggen met uw zorginkoper. De zorginkoper beoordeelt vervolgens of de nieuwe prestatie door u mag worden geleverd. Declaraties op deze prestaties kunnen alleen plaatsvinden na schriftelijke toestemming van de verantwoordelijk zorginkoper. 14. Contracteerruimte Gedurende het jaar informeren we u via onze website over het verloop van de benutting van de contracteerruimte. Ook in de overleggen tussen zorgaanbieder en zorginkoper wordt de contracteerruimte besproken. Menzis Zorgkantoor bespreekt periodiek de stand van zaken met onder andere VWS, de NZa en overige zorgkantoren. Mede op basis van deze besprekingen adviseert de NZa VWS over de toereikendheid van het totale Wlz-kader. Indien nodig zal de NZa aan VWS adviseren extra middelen ter beschikking te stellen. Menzis Zorgkantoor kan hierbij niet op voorhand garanties geven. Als de contracteerruimte wordt overschreden en er onvoldoende middelen zijn om het totale volume te bekostigen wordt de prijs integraal met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2018 aangepast met een gelijk percentage voor alle zorgaanbieders over de drie regio s. Wanneer de contracteerruimte niet volledig wordt benut zal de prijs integraal en met terugwerkende kracht voor alle zorgaanbieders naar boven worden aangepast met maximaal 0,5%. 15. Tandheelkunde Voor het declareren van tandheelkunde kennen we aparte afspraken. Voor klanten die intramuraal wonen in een Wlz-instelling worden de tandheelkundige kosten 100% vergoed vanuit de Wlz. Hiervoor moet er een geldige indicatie voor de functies behandeling en verblijf verzilverd worden bij een instelling die een toelating heeft voor behandeling met verblijf. Het declaratieproces vindt plaats tussen de mondzorgprofessional en Menzis Zorgkantoor. De mondzorgprofessional declareert via de MZ301, de declaratiestandaard die ook in de Zvw gebruikt wordt. Voor het aanvraag/machtigingenproces wordt gebruik gemaakt van het machtigingenportaal van VECOZO. Meer informatie kunt u vinden op onze website. 9

10 16. Rolstoelen/hulpmiddelen Menzis Zorgkantoor verzorgt het totale aanvraag-, machtiging- en declaratietraject voor onderstaande hulpmiddelen. Voordat er kan worden overgegaan tot levering wordt bij aanvragen beoordeeld of aan de regelgeving wordt voldaan: Verzekerde moet geïndiceerd zijn voor de Wlz functies Verblijf en Behandeling en te verblijven op een voor Verblijf met Behandeling geoormerkte plaats. Het hulpmiddel moet persoonsgebonden of voor individueel gebruik zijn. Er moet een duidelijke relatie zijn tussen de inzet van het hulpmiddel en de opnameindicatie/ te verlenen zorg van de gebruiker. De verstrekking van persoonsgebonden hulpmiddelen binnen Wlz-instellingen wordt geregeld door de zorgkantoren. Het zijn bovenbudgettaire verstrekkingen die op basis van Wlz, artikel kunnen worden verstrekt. Onder de persoonsgebonden hulpmiddelen vallen: Rolstoelen Prothesen Orthesen Therapeutisch elastische kousen Orthopedische schoenen Persoonsgebonden kleding Maatwerk tilbanden Ligorthesen De indicatiestelling voor persoonsgebonden hulpmiddelen is geobjectiveerd en geprotocolleerd waardoor voor verzekerden altijd de meest optimale voorziening wordt aangevraagd en er een snelle inzet van het hulpmiddel wordt gerealiseerd. U als gecontracteerde zorgaanbieder kunt het protocol rolstoelverstrekking en protocol bovenbudgettaire Hulpmiddelen downloaden. In de protocollen vindt u informatie met betrekking tot wet en regelgeving, leveranciers, het standaardpakket en andere relevante informatie over de Rolstoelverstrekking en Hulpmiddelen die vanuit de Wlz verstrekt worden. Meer informatie en de protocollen vindt u op onze website. Ook op de pagina Declareren vindt u meer informatie. 10

11 17. Zorgatlas Menzis Zorgkantoor heeft een Zorgatlas waarin informatie over het door u geleverde en door ons gecontracteerde zorgaanbod staat. U kunt zelf via de website uw gegevens controleren, wijzigen, opvoeren en beheren. U ontvangt een automatisch gegenereerde mail met inloggegevens. Heeft u vragen dan kunt u een sturen naar zorgatlas@menzis.nl. 18. ZorgkaartNederland ZorgkaartNederland is een onafhankelijk initiatief van de Patiëntenfederatie NPCF. Zij helpen patiënten en zorgconsumenten een sterke positie in te nemen ten opzichte van zorgverleners en zorgverzekeraars. Ervaringen van mensen met de zorg zijn daarvoor belangrijk. Het helpt bij het maken van keuzes voor de beste zorg. Voor zorgverleners en zorginstellingen is ZorgkaartNederland een betrouwbaar platform waar zij zich kunnen presenteren, gevonden én gewaardeerd kunnen worden, terwijl ze door de recensiecode van ZorgkaartNederland waar mogelijk worden beschermd tegen oneigenlijk gebruik van het medium. Staat u nog niet op deze site, en wilt u vermeld worden op ZorgkaartNederland? Meldt u zich dan nu aan. 19. Voorschrift Zorgtoewijzing en Rekenmodule Het Voorschrift Zorgtoewijzing is een uniek voorschrift dat onderdeel uitmaakt van de overeenkomst tussen zorgaanbieder en Zorgkantoor. Het Voorschrift Zorgtoewijzing geldt voor alle zorgkantoren, heeft een uniforme uitvoering van het zorgtoewijzingsproces tot doel en geeft een beschrijving van onder andere het proces Meerzorg en zorgweigering en -beëindiging. De werkwijze versterkt de positie van de cliënt en komt tegemoet aan de professionele rol van zorgaanbieders. Om meer maatwerk te realiseren is rekening gehouden met het verschil tussen de sectoren binnen de Wlz. Het Voorschrift Zorgtoewijzing is te vinden op onze website. Zorg thuis voor mensen met een Wlz indicatie Klanten die geïndiceerd zijn voor zorg vanuit de Wlz kunnen deze Wlz-indicatie op meerdere manieren verzilveren. Naast het wonen in een instelling (volledige opname) is het mogelijk om het totale pakket zorg af te nemen in een geclusterde woonvorm op basis van een Volledig Pakket Thuis (VPT). Klanten huren dan zelf een appartement, maar ontvangen dezelfde zorg die ze in een zorginstelling zouden ontvangen. Klanten kunnen er ook voor kiezen om hun indicatie in de thuissituatie te verzilveren. In dat geval nemen ze de zorg af in losse modules, zoals Persoonlijke Verzorging, Verpleging en/of Dagbesteding. Zorg die thuis afgenomen wordt in losse modules wordt een Modulair Pakket Thuis (MPT) genoemd. Daarnaast kunnen Klanten er ook voor kiezen om de zorg zelf in te kopen door middel van een Persoonsgebonden Budget (PGB). 11

12 Modulair pakket thuis In de Wet langdurige zorg is vastgelegd dat de zorg in een MPT doelmatig en verantwoord moet zijn en dat een MPT of een MPT in combinatie met een PGB niet meer mag kosten dan het totale budget dat een klant zou kunnen verkrijgen in een PGB voor het betreffende zorgprofiel. Om de doelmatigheid te beoordelen hebben zorgkantoren een rekenmodule ontwikkeld. Deze rekenmodule is te vinden op onze website: In de rekenmodule moet het zorgprofiel van de klant ingevuld worden. Vervolgens moet ingevuld worden welke klant de zorg nodig heeft. De prestaties die in de thuissituatie ingezet kunnen worden, zijn: Persoonlijke verzorging Verpleging Begeleiding individueel Begeleiding groep Behandeling individueel Behandeling groep Logeren Huishoudelijke verzorging Alleen de zorg die de klant daadwerkelijk nodig heeft wordt in de rekenmodule ingevuld, in minuten of dagdelen per week. De rekenmodule laat vervolgens zien of de zorg past binnen het geïndiceerde zorgprofiel. Wanneer de zorg binnen de doelmatigheid valt, hoeft de rekenmodule niet ingestuurd te worden naar Menzis Zorgkantoor. De zorgaanbieder kan de zorg zelf aanvragen via VECOZO. Als er sprake is van een combinatie van MPT en PGB, dan moet dit aangegeven worden in de rekenmodule. Wanneer de zorgaanbieder het PGB budget van de klant weet, kan dit ingevuld worden in de rekenmodule. Als het PGB weekbedrag onbekend is, kan dit veld leeggelaten worden. De rekenmodule moet in het geval van een combinatie van MPT en PGB altijd naar Menzis Zorgkantoor verstuurd worden. 12

13 De zorg thuis moet naast doelmatig, ook verantwoord zijn. Zorgaanbieders kunnen in principe zelf beoordelen of het verantwoord is dat een klant thuis blijft wonen. Zorgkantoren hebben gezamenlijk een Adviesformulier ontwikkeld om zorgaanbieders te ondersteunen bij het beoordelen van verantwoorde zorg thuis. Als de zorg thuis doelmatig en verantwoord is, hoeven er geen documenten naar Menzis Zorgkantoor verstuurd te worden. Als de zorg thuis niet doelmatig is, ontvangt Menzis Zorgkantoor naast de rekenmodule ook graag een ingevuld adviesformulier, ter onderbouwing van de zorgvraag. Ook wanneer de zorgaanbieder twijfelt over een verantwoorde thuissituatie kan het adviesformulier ingestuurd worden naar Menzis Zorgkantoor. Voor vragen over de rekenmodule en/of het adviesformulier kunt u contact opnemen met de afdeling Zorgregistratie van Menzis Zorgkantoor via Een volledige beschrijving van het aanvragen van een MPT, overbruggingszorg (zorg tussen indicatiestelling en opname) en de rekenmodule is te vinden in het Voorschrift Zorgtoewijzing. Dit document is ook te vinden op onze website, via de hiervoor genoemde link. 13