Innovation through coordinated and optimized Patient, Supply and information flows in Hospitals

Transcriptie

1 Innovation through coordinated and optimized Patient, Supply and information flows in Hospitals Prof. dr. Paul Gemmel CSI UGENT Dhr. Ben Devis B.WARE Dhr. Patrick Catthoor AUCXIS Dhr. Jan Van Ooteghem AMARON

2 SITUERING: het 5 P& I Model

3 SITUERING: POSITIONERING Manufacturers Distributor Laundry Kitchen Pharmacy Printing Laboratories Recovery Treatment Radiology Prevention Point-of-care Diagnostic Paul Gemmel Source: H. Rivard-Royer, M. Beaulieu and T. Friel, «Healthcare Ecosystem: Linking logistical Flows and Clniical Flows» Cahiers de recherche no. 03_04, Mars 2003, HEC Montréal..

4 SITUERING: POSITIONERING

5 SITUERING: PERFORMANCE 5

6 SITUERING: PROCESSEN Materials Transport & logistics Inventory Information Patient Staff Rooms Equipment and tools 6

7 SITUERING: INNOVATIE Transport & logistics Track & tracing Inventory Data & event logging KPI analysis 3 rd parties Supply Information Patient Staff Equipment Materials 7

8 SITUERING: INNOVATIE: ONZE OPLOSSING Supply Information Patient Transport Het project Track & heeft Inventorygeleid Data & tot event een KPI analysis & logistics tracing logging effectieve methodologie en toolbox voor het coördineren en optimaliseren van de performantie van een ziekenhuis. De case focust zich op het proces van de totale heup prothese. 3 rd parties Staff Equipment Materials 8

9 SITUERING: INNOVATIE: ONZE OPLOSSING Transport & logistics Track & tracing Inventory Data & event logging KPI analysis 3 rd parties Supply Information Patient Staff Equipment Materials 9

10 PROJECT Complementair consortium bestaande uit IT en logistieke partners, ziekenhuizen en onderzoekscentra 10

11 PROJECT: METHODOLOGIE AS IS SCOPING PROCESS DECOM- POSITION PROCESS MODELING EVALUATION D? TO BE SPECIFI- CATION DESIGN FEASIBILITY EVALUATION

12 AS IS - Analyse Eenvoudige procesbeschrijving inzicht in variaties Conclusie: 12 verschillende processen om goederen van leverancier tot in OK-zaal te brengen veel variatie in processen voor gelijkaardige producten 12

13 AS IS - Analyse Eenvoudige evaluatie 5 KPI s Scores bepaald adhv - inzicht door eenvoudige procesbeschrijving - co-creatie en aftoetsing met betrokken medewerkers 13

14 AS IS - Analyse Onderzoeksvraag: welke producten worden verbruikt per ingreep? Is het mogelijk het verbruik per ingreep te bepalen op basis van de registratie van de lege verpakkingen? 1. Meeste steriele goederen en verbruiksgoederen hebben individuele verpakking. Uitzonderlijk (<2%) hebben producten uitsluitend een bulkverpakking. Producten uit de Custom Packs hebben geen individuele verpakking. 2. Individuele verpakkingen en bulkverpakkingen hebben een herkenbare idenficatie (productnummer) 3. De lege verpakkingen kunnen risico vrij behandeld worden na de ingreep indien ze door de VK gescheiden worden gehouden van de gebruikte producten. 4. Een voorafgaand herlabelling van de verpakkingen is niet noodzakelijk om verbruik te kunnen registreren 14

15 AS IS - Analyse Verpakkingen steriele verbruiksgoederen verzameld van 50 THP ingrepen Conclusie: Verbruik = gemiddeld 28 stuks per ingreep +/- 100 verschillende artikels gebruikt bij 50 THP ingrepen door 3 chirurgen 15

16 AS IS - Analyse Effectief verbruik per ingreep Resultaten van 50 THP ingrepen Dokter A Conclusie: Dokter B Veel variatie in verbruik per ingreep, zowel tussen artsen onderling als bij dezelfde arts Bevestigd met controle meting ander AZ Dokter C Geen doel om variatie te elimineren Rekening houden met variatie in verbruik 16

17 AS IS - Analyse Onderzoeksvraag: hoe dikwijls openen deuren tijdens ingreep (omwille van voorraadtekort?) 17

18 PROJECT: METHODOLOGIE AS IS SCOPING PROCESS DECOM- POSITION PROCESS MODELING EVALUATION D? TO BE SPECIFI- CATION DESIGN FEASIBILITY EVALUATION

19 TO BE - Specificaties Randvoorwaarden Planning: Planning ingrepen is autonomie arts(engroep) Planning ingrepen is slechts vast op dag X-1 Volgorde op dag X kan wijzigen Constraints: Logistiek: Maximum aantal ingrepen per dag per arts (bv. 5 THP door arts A) OK-zaal beschikbaarheid Variabiliteit in verbruik per ingreep, per arts Verschillende zones ( vuil - proper - steriel ) Opslagruimte in OK-zaal is beperkt very-slow-movers groot in aantal Voorspelbaarheid is relatief 19

20 TO BE - Specificaties Doelstellingen Aantal herbevoorradingsprocessen Aantal handelingen Voorraadverlies door veroudering Incidenten (stockbreuken, look-alike ) Kostprijs Traceerbaarheid Verbruikrapportering 20

21 TO BE - Ontwerp Starten vanuit concept Verbruik per ingreep registreren op basis van lege verpakkingen Lege verpakkingen verzamelen per ingreep Bevoorraden op basis van verbruik Bevoorraden van mobiele voorraad kar op basis van verbruik Lege verpakkingen tellen met behulp van RFiD en visie Verbruiklijsten verzenden naar betrokken partijen Bevoorraden van OK-voorraad op basis van verbruik 21

22 TO BE - Proces CENTRALE VOORRAAD MOBIELE VOORRAADKARREN KLINISCH DASHBOARD VOORRAAD VERY SLOW MOVERS TRACERING IN OK ERP WMS RFID LOCALE REGISTRATIE LEVERANCIERS PROCES WORKFLOWER Verbruiklijst alle producten Naschrift componenten RFID BARCODE VISIE CENTRALE REGISTRATIE

23 TO BE Proces: HIPS Realisatie Animatie 23

24 TO BE Proces: HIPS Realisatie Lokale en centrale registratie: Hoe foutvrij tellen? 24

25 TO BE Proces: HIPS Realisatie Coördinatie platform voor het stroomlijnen en optimaliseren van de patiënten-, materiaalen informatiestromen BOUWSTENEN Gemeenschappelijke taal Controle centrum Monitoring van activiteiten Implementatie omgeving Interactie 25

26 TO BE Proces: HIPS Realisatie Uitdagingen voor een toekomstgerichte architectuur UITDAGINGEN Procesgeörienteerd werken op dagdagelijkse basis Toekomstgerichte investeringen Snelle veranderende markt nood aan flexibiliteit Aversie voor grote IT investeringen nood aan standardizatie en openheid Zeer verdeelde markt nood aan openheid ONZE OPLOSSING Inhaken in de bestaande omgeving Stapsgerichte migratie Omgaan met huidige en nieuwe standaarden en technologieën (logistiek en proces automatisatie) Generiek en schaalbaar platform Gebaseerd op open standaarden Beschikbaarheid van data over de verschillende niveaus en actoren KMEHR

27 TO BE Proces: HIPS Realisatie Architectuur Doelstellingen Eisen a/d architectuur (preferred HiPS architectuurmodel) Verschillende technologieën hybride inzetbaar Open protocollen Globale standaards (indoor outdoor) Ziekenhuisbreed hardware integreren (IoT) Meerdere (alle) processen hebben toegang Procesbewaking, processturing, proces modellering Logistiek, technisch + klinische visualisatie en alarmering Traceerbaarheid (assets, people, componenten ) GS1 EPCGlobal architecture

28 TO BE Proces: HIPS Realisatie Geprefereerde HIPS architectuur PROCES STURING Workflower Track & Trace Data Mining Supply Chain Management Resources / Planning Dashboard / Alarmering KOPPELVLAK MIDDLEWARE EPCIS Maatwerk in ALE-layer Filters-drivers Algoritmes Intelligentie DATA READERS DATA CARRIERS Vast Mobiel Wifi Passief (high volume) Actief (high value) 28

29 TO BE Proces: HIPS Realisatie Architectuur (meerdere technologieën) UHF LABELS UHF MOBIELE SCANNERS UHF + MIFARE BADGE UHF WRIST TAGS BARCODE SCANNERS UHF AREA SCANNERS MIDDLEWARE KOPPELVLAK Amaron Workflower HL7 BARCODE UHF PORTALEN Aucxis R-Track LEGE VERPAKKINGEN SAP ACTIEVE TAGS VISIE SCANNING

30 TO BE Proces: HIPS Realisatie Toepassingen BLOEDTRANSFUSIE T&T VERBRUIK METEN IN OK HR OPTIMALISATIE PATIËNT BEGELEIDING IN POLIKLINIEK IMPLANTATEN TRACEREN TRACEREN INSTRUMENTARIUM IN CSA LOKALISATIE HIGH VALUE MATERIALEN ASSET TRACKING REAL TIME & LAST SEEN RFID ENABLED KANBAN MODELEREN BESTELPROCEDURES GOEDKEURING ORGAANTRANSPORT PROCES INFO VERTREKKEND VAN MOBILITEIT PATIËNT MRSA TRACERING VAN MEDISCHE INSTRUMENTEN STOCK INVENTARISATIE DOCKSHELTER BEHEER RFID SMART CABINETS RECONCILIATIE VAN STALEN T&T VOEDSEL KARREN MEDICATIE SCANNING IN OK 30

31 CONCLUSIE - TO BE - Evaluatie Gedetailleerde evaluatie ABC-studie (= activity based costing) Logistieke kosten om goederen van leverancier tot in OK-zaal te brengen? Berekening obv verzamelde data: Aantal verbruikte stuks per ingreep +/- 150 kosten generende logistieke activiteiten Tijdsinschatting en bijhorende loonkost Andere financiële kosten Totale logistieke kosten verdeeld over alle ingrepen 31

32 CONCLUSIE - TO BE - Evaluatie Costing SCOPING PROCESS DECOM- POSITION PROCESS MODELING EVALUATION SPECIFI- CATION 8 DESIGN FEASIBILITY EVALUATION 32

33 CONCLUSIE - TO BE - Evaluatie Gerealiseerde doelstellingen Eén herbevoorradingsproces Handelingen OK-voorraad Voorraadverlies OK-voorraad Incidenten OK-voorraad Kostprijs (-30%) Volledige Traceerbaarheid (RFiD) Volledige Verbruikrapportering 33

34 CONCLUSIE- TO BE - Evaluatie Werkelijke meerwaarde: METEN = WETEN De laatste verbruikstap (van afdeling tot patiënt) voor de meeste goederen is een black box voor het merendeel van gezondheidsorganisaties. Door registratie van verbruiken kan deze black box vermeden worden en kunnen logistieke processen gestroomlijnd worden en kunnen verdere optimalisatie projecten opgezet worden. De methodiek kan toegepast worden voor alle afdelingen die voorraad voeren binnen de organisatie. 34

35 CONCLUSIE- TO BE - Evaluatie Transport & logistics Track & tracing Inventory Data & event logging KPI analysis 3 rd parties Supply Information Patient Staff Equipment Materials

36 Innovation through coordinated and optimized Patient, Supply and information flows in Hospitals Prof. dr. Paul Gemmel CSI UGENT Dhr. Ben Devis B.WARE Dhr. Patrick Catthoor AUCXIS Dhr. Jan Van Ooteghem AMARON