Inhoudsopgave. Aareon

Transcriptie

1 Routing 2015

2 Inhoudsopgave Instructie: Facturen specificeren met Routing Algemeen beheer facturen 3 Projectfacturen (inkooporder) specificeren 4 Projectfacturen (onkosten) specificeren 6 Onderhoudsfacturen specificeren 7 Technische facturen specificeren 9 Combinatiefacturen specificeren 10 Aareon

3 Instructie: Facturen specificeren met Routing 2015 In deze brochure zijn korte werkinstructies opgenomen van de meest voorkomende scenario s: Algemeen beheer facturen - Grootboek Projectfacturen specificeren - Projectopdrachten Onderhoudsfacturen specificeren - Onderhoudsopdrachten Technische facturen specificeren - Werkbonnen (Tobias) Combinatiefacturen specificeren - Combinatie van type opdrachten/grootboek Algemene uitgangspunten Specificatie inzichtelijk Voortgang inzichtelijk Routestructuur Instructie per scenario De stappen in Routing tot aan en volgend op de specificatiestap zijn onveranderd en beschrijven wij hier niet. U vindt het programma Taken routing in het menu bij Leveranciers - Posities - Taken routing. Aareon

4 Algemeen beheer facturen 1. Klik in het lint op de knop Grootboek: Het scherm Specificeren op grootboek verschijnt: 2. Controleer het voorstel dat automatisch is gegeven op basis van de factuur. 3. Vul het juiste rekeningnummer en de eventuele dimensies en transactietekst in. Aareon

5 Projectfacturen (inkooporder) specificeren 1. Klik in het lint op de knop Inkooporder(s): 2. Zoek de inkooporders op door bij Inkooporders zoeken (een gedeelte van) het inkoopordernummer in te vullen en klik vervolgens op de knop Zoek of druk op <Tab>. 3. Selecteer de inkooporders door erop te dubbelklikken of op de knop Selecteren te klikken. 4. Klik op OK. Het scherm Specificeren op inkooporders verschijnt: Aareon

6 5. Controleer het voorstel dat automatisch is gegeven op basis van de factuur. Op het tabblad Inkooporderregels (afbeelding hieronder) ziet u de eventueel laatste foutmelding, de gekoppelde facturen en de inkoopordergegevens: Aareon

7 Projectfacturen (onkosten) specificeren 1. Klik in het lint op de knop Projectonkosten: Het scherm Specificeren op onkosten verschijnt: 2. Controleer het voorstel dat automatisch is gegeven op basis van de factuur. 3. Vul het project en de categorie in, en eventueel ook de dimensies en transactietekst. Aareon

8 Onderhoudsfacturen specificeren 1. Klik in het lint op de knop Inkooporder(s): 2. Zoek de inkooporders op door bij Inkooporders zoeken (een gedeelte van) het inkoopordernummer in te vullen en klik vervolgens op de knop Zoek of druk op <Tab>. Gebruik de toetscombinatie <Ctrl>+<G> (filter op raster) om te filteren op de opdrachtsoort Onderhoud. 3. Selecteer de inkooporders door te dubbelklikken of op de knop Selecteren te klikken. 4. Klik op OK. Het scherm Specificeren op inkooporders verschijnt: Aareon

9 5. Controleer het voorstel dat automatisch is gegeven op basis van de factuur. Wanneer op de factuur een ander btw-tarief staat dan op de inkooporder, wordt de bestaande inkooporder bijgewerkt met een nieuwe regel. De nieuwe regel zal pas definitief worden aangemaakt wanneer de factuurboeking is uitgevoerd. Aareon

10 Technische facturen specificeren 1. Klik in het lint op de knop Grootboek: Het scherm Specificeren op grootboek verschijnt: 2. Wanneer de specificatiegroep en rekeningcode op Technisch staan, wordt de knop Toewijzen Tobias zichtbaar. Klik op deze knop om Tobias te openen en een werkbon te selecteren. Aareon

11 Combinatiefacturen specificeren Het is ook mogelijk om combinatiefacturen te specificeren, zoals een deel grootboek en een deel inkooporder of een deel onderhoud en een deel voorraad. Door middel van het specificatieoverzicht kunt u eenvoudig de voortgang van de specificatie bijhouden: Bij het specificeren op meerdere soorten inkooporders is in het tussenscherm te zien welke opdrachtsoorten zijn geselecteerd: Wanneer er zowel op inkooporder en grootboek wordt gespecificeerd, maakt de volgorde niet uit en kunnen verschillende medewerkers dit los van elkaar doen. Het systeem onthoudt de specificatie. Aareon