GMR Proloog. Activiteitenplan

Transcriptie

1 GMR Proloog

2 Vastgesteld 12 juni 2017 Inhoud Inleiding 3 1. Doelstelling 4/5 2. Samenstelling 6 3. Samenwerking 6/7 4. Doelen voor Organisatie en inzet uren 7/8 6. Professionalisering/scholing 8 7. Begroting Bijlagen: Bijlage 1: Jaarplanning thema`s, onderwerpen en prioriteiten 9/12 Bijlage 2: Inzet uren 13 Bijlage 3: Begroting GMR /15 Bijlage 4:Vergaderschema

3 Inleiding De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) van Proloog presenteert hierbij het activiteitenplan voor het schooljaar In dit activiteitenplan beschrijft de GMR de werkwijze voor het schooljaar Het geeft duidelijkheid over de interne organisatie van de GMR, de planning van de werkzaamheden en de prioriteiten die de GMR voor het komende schooljaar stelt. Daarnaast geeft het aan welke middelen/inzet er nodig zijn voor de GMR en daarmee inzicht in welke faciliteiten de GMR nodig heeft. De GMR informeert hiermee belanghebbende partijen over de voorgenomen activiteiten voor het schooljaar Een van die partijen is het College van Bestuur (CvB). De GMR verzoekt CvB kennis te nemen van de inhoud van het voorliggende activiteitenplan, inclusief de erbij horende begroting, en de benodigde faciliteiten beschikbaar te stellen. Behalve als leidraad voor de GMR-leden, is dit activiteitenplan ook bedoeld voor onze achterban. Ouders en medewerkers van Proloog worden op de hoogte gebracht van de speerpunten voor het komende jaar. Ter bevordering van de openbaarheid zal het op het openbaar toegankelijke deel van de site van Proloog worden gepubliceerd. Ten slotte wordt ook de Raad van Toezicht van de stichting geïnformeerd over de werkzaamheden. Dit activiteitenplan is onderdeel van de cyclus van verantwoording van de GMR. Daartoe behoort ook het jaarverslag, dat in september 2017 zal worden gepresenteerd. Daarin kunt u lezen wat er van de plannen terecht is gekomen en hoe de financiële middelen zijn aangewend die in door het CvB ter beschikking werden gesteld. Mocht u naar aanleiding van dit activiteitenplan nog vragen hebben, kunt u deze stellen aan de GMR via gmr@proloog.nl. 3

4 1. Doelstelling De GMR vervult zijn rol als medezeggenschapsorgaan middels advies-, instemmings- en initiatiefrecht en draagt daardoor bij aan het scheppen van voorwaarden voor goed onderwijs binnen Proloog. Een goed lopende organisatie en goede arbeidsomstandigheden zijn hierbij van essentieel belang. De GMR wil op een constructieve manier de ontwikkelingen binnen Proloog volgen en toetsen. We dienen immers hetzelfde doel: zorgen voor goed gefaciliteerd onderwijs dat garandeert dat leerlingen in een prettige en uitdagende omgeving optimaal kunnen presteren. Om dat te bewerkstelligen is het nodig dat de GMR ogen en oren goed open houdt om signalen uit het werkveld op te vangen. Het betekent ook dat de GMR niet alleen volgt wat door het CvB wordt voorgelegd, maar ook zelf initiatieven neemt. De doelstelling van de GMR is om als een proactief, constructief en goed geïnformeerd orgaan te fungeren. Een orgaan dat door een transparante communicatie de belangen behartigt van kinderen, ouders en personeel. 2. Samenstelling De GMR van Proloog bestaat 12 leden: 6 ouders. 6 personeelsleden Het voorzitterschap wordt bij voorkeur door een ouder bekleed. De penningmeester en de secretaris komen (bij voorkeur) uit de personeelsgeleding. Op het moment van publicatie van dit activiteitenplan heeft de GMR een vacante personeelszetel. De GMR kent de volgende samenstelling 1. ouder vacature e termijn 2. personeel vacature e termijn 3. ouder Jan Stienstra e termijn 4. personeel vacature ouder Remon Kortman e termijn 6. personeel Petra Torenga e termijn 7. ouder Moniek Duijster e termijn 8. personeel Ankie Keizer e termijn 9. ouder Jellie Moed e termijn 10. personeel Petra Veenstra e termijn 11. ouder Astrid Krol e termijn 12. personeel Anette Trampe e termijn 4

5 Wie Scholen Petra Torenga De Wester De Oldenije Annette Trampe IKC Wiarda Uniaskoalle Petra Veenstra De Twamester De Finne De Plataan Anky Keizer Oud Oost Twa Fisken vacature It Tredde Sté Remon Kortman De Pionier Trije Doarpen Skoalle Het Palet Jellie Moed De Vossenburcht Prof. Wassenberghskoalle Vacature De Trilker Montessori Moniek Duijster De Wynwyzer De Weide Astrid Krol De Potmarge De Wielen Jan Stienstra De Eestroom Trianova Ieder GMR lid is aanspreekpunt voor twee of drie scholen: 5

6 3. Samenwerking In het schooljaar is door de GMR en CvB verder gewerkt aan het ingezette traject in het kader van `Advies goede medezeggenschap`. Het doel is om de onderlinge samenwerking binnen de GMR en tussen GMR en CvB te verbeteren. Daarvoor zijn de GMR en CvB het afgelopen jaar ondersteunt door een technisch voorzitter en een ambtelijk secretaris en zijn er met name in de procesbegeleiding en bewaking en het structureren van de vergaderingen belangrijke stappen gezet. De samenwerking is verbeterd, maar is nog niet optimaal. Aan het onderlinge vertrouwen zal verder gewerkt worden. In het schooljaar heeft de GMR verdere stappen gezet. Het werken met portefeuillegroepen en efficiënter vergaderen heeft dit schooljaar verder vorm gekregen. De technisch voorzitter zette zijn werkzaamheden in voort. De ambtelijk secretaris is per oktober 2016 door een nieuwe ambtelijk secretaris opgevolgd. De GMR zit in een stijgende lijn, maar blijft in gesprek over informatiestromen en werkwijze met behulp van. portefeuilles. Verdere evaluatie zal laten zien hoe de GMR volgend jaar verder gaat. De nieuwe ambtelijk secretaris is met ingang van oktober 2016 gestart met de werkzaamheden voor de GMR van Proloog. Voor het schooljaar wordt er bij het vaststellen van de vergaderdata rekening gehouden met het tijdstip waarop stukken aangeleverd moeten worden. In het vergaderjaar werden stukken soms op een laat tijdstip aangeleverd waardoor een goede besluitvorming onder druk kwam te staan. Er zijn dus nog wat hiaten hier en daar, maar daar wordt aan gewerkt. 4. Doelen voor Voor het schooljaar heeft de GMR het volgende speerpunten geformuleerd: De GMR denkt graag mee over de toekomst van Proloog en wil een bijdrage leveren in ontwikkel-werkgroepen binnen de organisatie. Vanuit Proloog kunnen hier nog stappen in worden genomen. De GMR wil graag in een zo vroeg mogelijk stadium haar expertise inbrengen in de beleidsvormende processen. Verder benoemt de GMR een aantal aandachtspunten: Verdere verbetering van de (onderlinge) samenwerking en organisatie van de GMR in portefeuillegroepen en een andere vergaderstructuur. Er naar streven dat passend onderwijs binnen de organisatie zo vorm wordt gegeven dat de werkvloer er het meest baat bij heeft en voor de kinderen een zo optimaal mogelijk resultaat wordt behaald. IKC, vlekkenplan en de verdere ontwikkeling binnen Proloog. Onderwerpen voor komend jaarplan of verder in de toekomst: a) onderwijs voor hoogbegaafde kinderen; b) ICT-ontwikkelingen; c) ouderbetrokkenheid; d) huisvesting; e) Arbobeleid; f) leeftijdsbestendig personeelsbeleid. 6

7 CvB heeft de ambitie om in het najaar een nieuwe strategische beleidsagenda te maken. De GMR vindt dit een belangrijk onderdeel en wil hier actief aan bijdragen. 5. Organisatie en inzet uren De GMR kent de volgende vergaderingen: GMR-vergadering: het overleg van de gehele GMR om de stukken die er liggen onderling te bespreken en besluiten voor te bereiden. GMR-vergadering met overleg CvB: het overleg met CvB en de hele GMR samen. Dit overleg wordt vooraf gegaan door een kort overleg van de GMR zelf. Portefeuillehouders: De GMR heeft zich georganiseerd in portefeuilles waarin stukken en onderwerpen worden voorbereid. De GMR kent op dit moment vier portefeuilles: Personeel, Financiën, Kwaliteit en Communicatie. Bijeenkomst raad van toezicht: Jaarlijks zijn er twee bijeenkomsten met de raad van toezicht en de GMR. Agendacommissie: De voorzitter of secretaris en de ambtelijk secretaris of technisch voorzitter hebben voorafgaand aan elke GMR-vergadering een agenda-overleg met CvB. De vergaderplanning is als bijlage 1 opgenomen. Voor dit jaar zijn gepland: 5 GMR-vergaderingen 5 GMR-vergaderingen met CvB 3 extra bijeenkomsten (themabijeenkomst, overleg met raad van toezicht/ evaluatie/brainstormavond). 1 of 2 scholingsavonden (ook voor MR-leden) en/of basiscursus Wms De overige overleggen, waaronder die van de portefeuillehouders, worden niet vooraf vastgelegd. De volgende functies binnen de GMR worden vervuld: Voorzitter: Rémon Kortman. Vicevoorzitter: nog nader te bepalen. Secretaris: Petra Torenga. Penningmeester: nog nader te bepalen. De GMR van Proloog kent de volgende portefeuillehouders: Profilering en communicatie: Rémon Kortman, Moniek Duijster Astrid Krol. Kwaliteit: Petra Veenstra, Jellie Moed, Jan Stienstra. Personeel: Annette Trampe, Petra Torenga, Jellie Moed. Financiën: Anky Keizer, Rémon Kortman. Uitgaande van het reglement GMR is een beschikbaarheid van 100 uur per PGMR-lid. Voor de secretaris wordt nog 20 uur extra ingezet. De urenverantwoording voor dit jaar laat zien dat ieder PGMR-lid nog steeds 100 uur nodig heeft en de secretaris voor aanvullende werkzaamheden 20 uur extra nodig heeft Van de personeelsuren komt per personeelslid 60 uur ten laste van de taakuren. De scholen die een PGMR-lid leveren, krijgen de overige uren bovenschools gecompenseerd met formatie. Het PGMR-lid geeft na overleg met de eigen directeur aan hoe de invulling van de uren plaats vindt. 7

8 De GMR werkt ook komend jaar aan het verbeteren van de eigen organisatie en efficiëntere vergaderstructuur. Uit evaluatie is gebleken dat, mede door het gebruikmaken van de inzet van de portefeuillegroepen, de 100 uren reëel zijn. De OGMR-leden ontvangen per aanwezige vergadering een vacatievergoeding van 50,-. Deze geldt voor alle vergaderingen van de gehele GMR, GMR-vergaderingen met CvB en bijeenkomsten van GMR met de raad van toezicht. Voor zijn 10 vergaderingen begroot. De GMR-leden krijgen van Proloog een ipad in bruikleen. Daardoor behoeven de vergaderstukken alleen nog digitaal te worden verzonden naar het Proloog adres van de leden. Daarnaast kunnen de GMR-leden gebruik maken van een digitale omgeving om stukken te kunnen archiveren en delen. Voor de vergaderdata wordt verwezen naar bijlage 4. De inzet van de uren is opgenomen als bijlage 2. Praktisch gezien, werkt het vergaderen zonder papier nog niet optimaal! Leden met een `oude` ipad ondervinden problemen tijdens vergaderingen. Het is wenselijk dat er een regeling komt waarin staat aangegeven wanneer de ipad wordt vervangen. De ambtelijk secretaris van de GMR speelt een belangrijke rol in de GMR en vervult de belangrijkste taken van de secretaris: De ambtelijk secretaris is belast met alle administratieve werkzaamheden waaronder de agenda, de verslaglegging van de vergadering en jaarstukken. De ambtelijk secretaris verzorgt de communicatie binnen de GMR en tussen de GMR en CvB. De ambtelijk secretaris bewaakt de voortgang van de bespreking/behandeling van de onderwerpen die aan de orde zijn en de jaarplanning. 6. Professionalisering/scholing Jaarlijks wordt er de basiscursus medezeggenschap van 1 avond door Proloog aangeboden voor MR- en GMR-leden. Ouders of personeelsleden die belangstelling hebben maar nog geen deel uitmaken van een MR of GMR kunnen hier ook aan deelnemen. Nieuwe GMR-leden volgen deze basiscursus medezeggenschap. In het najaar wordt er geïnventariseerd wie er het jaarlijkse WMS-congres willen bijwonen. Dit jaar is het onderwerp voor de scholing van de GMR-leden (en MR-leden) effectief vergaderen en inzet digitale hulpmiddelen daarbij. 7. Begroting (bijlage 3) In de begroting is uit gegaan van reëel te verwachten kosten. De GMR behoudt zich het recht voor om in onvoorziene omstandigheden indien nodig van de begroting af te wijken. Voor de post externe deskundigheid & advies is een PM opgenomen. In het AOb-service abonnement en het VOO-lidmaatschaap zit een stukje advies. Mocht het nodig zijn om meer advies of gerichte deskundigheid in te huren, behoudt de GMR die mogelijkheid. Het college van bestuur zal vooraf over de reden van inhuur deskundigheid en de inschatting van de kosten worden geïnformeerd. 8

9 Bijlage 1: Jaarplanning; Thema s, onderwerpen en prioriteiten Augustus 2017 Stukken vanuit algemeen directeur GMR GMR GMR GMR i-recht GMR Communicatieplan aanpassen GMR i-recht Maart 2018 GMR Maken en verspreiden jaarverslag GMR i-recht Maart 2018 GMR Website actueel GMR i-recht continu September 2017 CvB Ziekteverzuim percentages P&O informatief CvB Kwartaalbespreking Fin. informatief CvB Stand van zaken functiemix P&O informatief CvB Samenstelling bevoegd gezag CvB informatief CvB Managementstatuut; hoofdpunten CvB informatief van reeds vastgesteld beleid. Stukken van de directeur-bestuurder CvB Stand van zaken Passend CvB Informatief Onderwijs CvB Stand van zaken vlekkenplan CvB Infor/i-recht GMR GMR Communicatieplan aanpassen GMR i-recht Maart/april GMR Maken en verspreiden jaarverslag GMR i-recht Maart/april GMR Website actueel GMR i-recht continu Oktober 2017 CvB Leerlingenaantallen per P&O Informatief 9

10 Stukken vanuit het bestuur GMR Thema-avond bestuur/cvb/gmr GMR informatief X oktober GMR Themabijeenkomst voor MR-en GMR informatief X november voorbereiden GMR Nascholingsbijeenkomst GMR informatief X oktober November 2017 CvB Begroting 2018 Proloog CvB a-recht CvB Evaluatie Arbozorg P&O i-recht Stukken vanuit het bestuur CvB Hoe gebruik maken van BMW? p-gmr i-recht GMR Thema bijeenkomst met MR-en GMR informatief GMR Etentje met GMR-leden en de GMR n.v.t. X nov. jaarlijks afgetreden leden GMR Terugblik thema-avond GMR bestuur/ad/gmr GMR WMS-congres GMR deelname 11 nov December 2017 Stukken vanuit het bestuur Januari 2018 CvB Verslag ARBO-evaluatie P&O i-recht Vaststellen 10

11 Stukken vanuit het bestuur CvB formatiesleutels CvB informatief GMR Deeljaarverslag GMR GMR informatief Opstellen GMR Evaluatie GMR GMR informatief Februari 2018 CvB Kwartaalbespreking Fin. informatief Stukken vanuit het bestuur GMR Evaluatie activiteitenplan P-GMR Opstellen activiteitenplan inclusief begroting GMR p-gmr vaststellen Maart 2018 CvB Formatieplan op bestuursniveau CvB i-recht P-GMR Stukken vanuit het bestuur CvB Vakantierooster inclusief planning studiedag Proloog CvB a-recht GMR GMR Lijst van aftreden en werving nieuwe GMR-leden GMR informatief April 2018 CvB Meerjarenformatieplan CvB a-recht CvB Stand van zaken advies goede CvB informatief medezeggenschap Stukken vanuit het bestuur 11

12 GMR Werving nieuwe GMR-leden GMR informatief GMR Terugblik thema-avond GMR Mei 2018 CvB Kwartaalbespreking fin informatief CvB Jaarrekening 2017 fin a-recht CvB Beleidsvoornemens voor komend schooljaar CvB informatief Voor 1 juni Stukken vanuit het bestuur CvB statuut (2018) CvB i-recht CvB Vergaderdata GMR GMR i-recht Nascholingsplan GMR bespreken en aanpassen GMR informatief Juni 2018 CvB + GMR Evaluatie verbetertraject GMR-CvB CvB&G informatief MR CvB Jaarverslag/jaarrekening CvB a-recht Voor 1 juli CvB Sociaal jaarverslag CvB a-recht Stukken vanuit het bestuur CvB Bovenschoolse informatiegids o-gmr i-recht CvB Beleid arbeidsomstandigheden. (Terugkoppeling) p-gmr i-rechtt GMR Nascholingsmoment plannen GMR informatief 12

13 Bijlage 2: Inzet uren De vergaderingen van de GMR vinden plaats op het stafbureau. Voorafgaand aan iedere GMR-vergadering met de directeur-bestuurder vindt er op een school een vergadering plaats waarbij de directeur-bestuurder niet aanwezig is. De secretaris en ambtelijke secretaris hebben voorafgaand aan elke GMR-vergadering waarbij de directeur-bestuurder aanwezig is een agendacommissie vergadering, waarbij ook de directeur-bestuurder aanwezig is. Het aantal vergaderingen per jaar is gesteld op 10. Waar nodig worden extra GMRvergaderingen gepland. Jaarlijks is er een themabijeenkomst met de MR`en en GMR. Twee maal per jaar is er een overleg tussen GMR en de raad van toezicht. De GMR-leden krijgen van Proloog een i-pad in bruikleen daardoor behoeven de vergaderstukken alleen nog digitaal te worden verzonden naar het Proloog adres van de leden. Overzicht inzet uren personeelsgeleding: Onderwerp Uren Vergaderingen en bijeenkomsten Aantal vergaderingen GMR 10 (5 GMR + 5 overleg)* 2.5 uur en 2 uur 270 voorbereidingstijd voor personeel (6)*. Reserve vergadering (1) 2.5 uur en 2 uur voorbereidingstijd voor personeel 27 (6)*. 12 overleg portefeuillehouders (2 PGMR-leden per overleg) 2 leden * 2 uur 48 Thema-avond brainstorm (voeten op tafel) en overleg met de raad van 24 toezicht * 2 uur personeel X 2. Thema-avond met MR`en 2.5 uur. 15 Deelname cursus/congres 20 uur per lid. 120 Uren secretaris 20 Totaal aantal uren

14 Bijlage 3 begroting GMR Inzet: uren en kosten GMR Uren kosten Totaal Scholing Basiscursus GMR individueel of op maat 750 Cursussen op maat 500 Conferenties/congressen/seminars/workshops 500 Publicaties/abonnementen Subtotaal Advies en ondersteuning AOB service abonnement 500 VOO-lidmaatschap 100 Reservering externe deskundigheid & advies PM Subtotaal 600 Vergaderingen en bijeenkomsten Aantal vergaderingen GMR 10 (5 GMR + 5 overleg)* 2.5 uur en 2 uur voorbereidingstijd voor personeel (6)*. Reserve vergadering (1) 2.5 uur en 2 uur voorbereidingstijd voor personeel (6)*. 12 overleg portefeuillehouders (2 PGMR-leden per overleg) leden * 2 uur Thema-avond brainstorm (voeten op tafel) en overleg met RvT * 2 uur personeel X 2. Thema-avond met MR`en 2.5 uur Deelname cursus/congres 20 uur Uren secretaris 20 *Uren met loonkosten (gemiddelde 39 per uur) Subtotaal Ondersteuning Onafhankelijk voorzitter (extern): 5 GMR vergaderingen 5 x uur x 150 Externe ambtelijk secretaris voor 4 uur per week. 52 X 4 uur X 35 (ex btw) Subtotaal Communicatie Communicatie diverse 250 Onderhouden/actualiseren website 5 uur x Ontwikkelen nieuwe website PM Subtotaal 445 Overig Afschrijving ipads Kantoorbenodigheden PM Lief en leed

15 Jaarlijks etentje/extra vergaderconsumpties 750 Subtotaal Totaal PGMR Bedrag conform Cao PO voor de PGMR Kosten ouders: Vergoeding ouders 50 x 6 leden x 10 vergaderingen 3000 Vergadering reserve vergadering (1) voor ouders à euro per vergadering, per ouder. Thema-avond brainstorm (voeten op tafel) en overleg met 600 de raad van toezicht *ouders x 2. Thema-avond met MR`en 300 Subtotaal Begroting PGMR Begroting GMR totaal In bovenstaande begroting is uit gegaan van reëel te verwachten kosten. De GMR behoudt zich het recht voor om wanneer nodig, in onvoorziene omstandigheden af te wijken van bovenstaande begroting. 15

16 Bijlage: 4 Vergaderschema GMR vergadering zonder CvB* Vergadering met CvB** Maandag 11 september 2017 Woensdag 4 oktober 2017 Dinsdag 31 oktober 2017 Dinsdag 21 november 2017 Woensdag 17 januari 2018 Maandag 12 februari 2018 Maandag 5 maart 2018 Dinsdag 3 april 2018 Dinsdag 15 mei 2018 Woensdag 6 juni 2018 Jaarafsluiting: woensdag 11 juli 2018 * De voorvergadering is op een school ** De GMR-vergadering is op het stafbureau 16