NOTULEN VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 30 MEI 2016 OPENBARE ZITTING

Transcriptie

1 NOTULEN VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 30 MEI 2016 OPENBARE ZITTING Aanwezig: : raadsleden; Guido Goossens: OCMW-secretaris Verontschuldigd: Ursula Bervoets: raadslid Afwezig: De voorzitter opent de vergadering. Alvorens over te gaan tot de bespreking van de agendapunten stelt de voorzitter voor om, gelet op artikel 2 van het huishoudelijk reglement van 9 december 2013, het volgende punt bij dringende noodzakelijkheid aan de agenda toe te voegen: hp 1. Intentieverklaring projectoproep geïntegreerd breed onthaal. Motivatie: Het OCMW ontving in april 2016 een projectoproep van de Vlaams minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin voor pilootprojecten inzake het realiseren van een geïntegreerd breed onthaal. Stad/OCMW Diest stelt voor om als trekker een pilootproject geïntegreerd breed onthaal op te maken voor de regio Diest-Scherpenheuvel-Zichem in een samenwerkingsverband met het OCMW Scherpenheuvel-Zichem, het CAW Oost-Brabant en de Christelijke Mutualiteit. Aangezien de projectaanvragen uiterlijk op 14 juni 2016 moeten ingediend worden, pas op 17 mei 2016 een eerste keer hierover overleg plaatsvond en op 18 mei 2016 een eerste ontwerp van doelstellingen werd ontvangen, wordt voorgesteld om aan de raad van 30 mei 2016 bij hoogdringendheid een intentie voor het indienen van een eventuele projectaanvraag voor te leggen, vermits er voor de uiterlijke indieningsdatum van 14 juni 2016 geen nieuwe bijeenkomst van de raad voorzien wordt. De raad gaat akkoord met het voorstel van de voorzitter. Dit punt wordt aan de agenda van de openbare zitting toegevoegd als 7 de punt. Openbare zitting 1. Goedkeuring van de notulen van de vorige openbare zitting. De raad keurt de notulen van de vergadering van 25 april 2016 (openbare zitting) goed.

2 2. Tussenkomst van het OCMW in de werkingskosten van vzw De Vlaspit voor Gelet op het verzoek van 25 april 2016 van vzw De Vlaspit, Basilieklaan 53 te 3270 Scherpenheuvel-Zichem voor een tussenkomst in de werkingskosten van 2016; Overwegende dat de nodige kredieten voorzien zijn in het budget van het OCMW van 2016 (AR ); Gelet op het visum van de financieel beheerder afgeleverd op 2 mei 2016; Gelet op de bespreking; Artikel 1: De tussenkomst van het OCMW in de werkingskosten van vzw De Vlaspit, Basilieklaan 53 te 3270 Scherpenheuvel-Zichem voor 2016 ten bedrage van ,44 euro wordt goedgekeurd. 3. Goedkeuring van facturen. Gelet op het raadsbesluit van 9 december 2013 houdende de vaststelling van budgethouders en latere Gelet op de bespreking; Artikel 1: De volgende te betalen factuur wordt goedgekeurd: 2016/239/ALFC IGO div 1 625,00 EUR Tweede schijf ATB 2016 besluit Raad 21/12/ /246/ALFC Diest Uitbreiding cvba 1 200,00 EUR Prestaties 2015

3 4. Rapport van de secretaris over de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. wijzigingen, inzonderheid de artikelen 98 tot en met 100; Gelet op het raadsbesluit van 24 maart 2014 houdende de opheffing van het raadsbesluit van 26 februari 2014 houdende de goedkeuring van het algemeen kader van het intern controlesysteem en goedkeuring van een nieuw algemeen kader van het intern controlesysteem; Gelet op het besluit van de secretaris van 25 maart 2014 houdende de vaststelling van het intern controle systeem; Gelet op het raadsbesluit van 26 april 2010 houdende het akkoord met de nota Toekomstvisie voor het OCMW van Scherpenheuvel-Zichem. Op naar een geïntegreerd management ; Gelet op het rapport interne controle van de secretaris van 17 mei 2016; Gelet op de bespreking; NEEMT KENNIS: Artikel 1: van het rapport van de secretaris over de organisatie en de werking van het intern controle systeem: RAPPORT INTERNE CONTROLE 1. Op basis van voornoemd algemeen kader en van het besluit van de secretaris van 25 maart 2014 houdende de vaststelling van het intern controle systeem heeft het zelfevaluatieteam van het OCMW een evaluatie uitgevoerd in het kader van organisatiebeheersing waarvan de raad heeft kennis genomen op 21 maart De aandachtspunten in deze zelfevaluatie worden opgenomen het algemeen verbeteractieplan van het OCMW en vandaar vertaald naar de individuele verbeteractieplannen per proces. Elke procesverantwoordelijke is belast met de opvolging van de verbeterpunten die aan zijn verbeteractieplan zijn gekoppeld. 3. Via het geïntegreerd managementsysteem realiseert het OCMW de doelstellingen zoals deze zijn opgesomd in artikel 98 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de OCMW s. Onderstaande tabel maakt dit duidelijk. Doelstellingen interne controle Geïntegreerd managementsysteem Het bereiken van doelstellingen - meerjarenplan met prioritaire en nietprioritaire doelstellingen met acties en indicatoren - algemene en individuele verbeteractieplannen - boordtabellen - tevredenheidsmetingen - kwaliteitshandboek gericht op voortdurend verbeteren - kwaliteitssysteem en kwaliteitsstructuur (procesverantwoordelijken en

4 kwaliteitsvergaderingen) Het naleven van wetgeving en procedures - lijst met de belangrijke wet- en regelgeving aangaande het OCMW met controle op conformiteit - documentaire basis (kwaliteitsdocumenten) met kwaliteitshandboek, risicoanalyses veiligheid en gezondheid en ethiek, verbeteractieplannen,, functioneringsnota s, functiebeschrijvingen, procesmap, procedures (beschrijvingen moeten geactualiseerd worden, werden on hold gezet omdat digitale workflows niet werden gerealiseerd omdat de kredieten van het project zijn opgebruikt), procesfiches, projectfiches - meldingssysteem - risicoanalyses - interne audit om de realisatie van het kwaliteitsbeleid te bewaken - risico s die per proces bewaakt worden - klachtenmanagement - zelfevaluatie - managementsysteem met managementbeoordeling De beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie Het efficiënte en economisch gebruik van middelen - rapporteringen: jaarrekening met verslag, jaarverslag met statistieken - documentenbeheer (elektronisch dossier in sociale dienst en thuisdiensten, elektronisch dossier in HRM in voorbereiding, e-facturatie in voorbereiding) - budgetopvolging met budgethouderschap - veiligheid (risicoanalyses) en integriteit (handreiking) - procedures (beschrijving moet geactualiseerd worden zie hoger) De bescherming van activa - facilitymanagement - beheer van externe documentatie en abonnementen d.m.v. lijst van externe informatiebronnen en documentatie - beheer van externe processen (contracten) - procedures (beschrijvingen moeten geactualiseerd worden zie hoger) Het voorkomen van fraude - deontologische code - informatieveiligheid (elektronische postregistratie, intern documentenbeheer in voorbereiding, veiligheidsplan) - handreiking integriteit - verantwoordelijke voor ethiek - werkgroep interne fraude - functiescheiding

5 5. Aanstelling van een vertegenwoordiger voor de gewone algemene vergadering van Ethias Gemeen Recht van 17 juni Gelet op de uitnodiging van 27 april 2016 van Ethias Gemeen Recht voor deelname aan de algemene vergadering van Ethias Gemeen Recht op vrijdag 17 juni 2016 te Marche-en-Famenne; Gelet op de agenda van voornoemde vergadering: 1. verslag van de raad van bestuur over boekjaar goedkeuring van de jaarrekeningen afgesloten op 31 december 2015 en bestemming van het resultaat 3. kwijting van de bestuurders voor hun mandaat 4. kwijting aan de commissaris voor zijn opdracht 5. statutaire benoemingen; Overwegende dat de afgevaardigde van het OCMW volmacht wordt gegeven om deel te nemen aan de beraadslagingen, om te stemmen, om akten en beslissingen te ondertekenen, in het algemeen, om alles te doen wat nodig zal zijn, met belofte van bekrachtiging indien deze vereist wordt; Artikel 1: Het OCMW vaardigt niemand af voor de algemene vergadering van Ethias Gemeen Recht op vrijdag 17 juni 2016 te Marche en Famenne. 6. Aanstelling van een afgevaardigde voor de algemene vergadering van de afdeling OCMW's van VVSG vzw. Gelet op de uitnodiging van 3 mei 2016 voor deelname aan de algemene vergadering van de afdeling OCMW s van VVSG op donderdag 9 juni 2016 te Mechelen; Gelet op de agenda van voornoemde algemene vergadering: - Deel I Statutaire vergadering van de afdeling OCMW s: toelichting en goedkeuring van het jaarverslag Deel II Thematische vergadering: 2 thematische werkgroepen, nl. Smart Cities, betaalbaar en kwaliteitsvol wonen, samenleven, een radicale keuze; Overwegende dat een volmacht kan gegeven worden aan één persoon die namens het bestuur kan tussenkomen of stemmen; GAAT OVER TOT GEHEIME STEMMING

6 De stemming geeft volgende uitslag: Ursula Bervoets Maria Boven Marie Jeanne Hendrickx Jozef Lemmens Kathleen Lemmens Xavier Lesenne Peter Cras Omer Mievis Marlene Swinnen Margaretha Van Meeuwen Benny Vangelder 1 0 Blanco-stemmen: 0 Ongeldige stemmen: 0 Artikel 1: Marie Jeanne Hendrickx wordt aangesteld als afgevaardigde die namens het OCMW kan tussenkomen of stemmen op de algemene vergadering van de afdeling OCMW s van VVSG op donderdag 9 juni 2016 te Mechelen. 7. Intentieverklaring projectoproep geïntegreerd breed onthaal. Gelet op de projectoproep van de Vlaams minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin aan de OCMW s van april 2016 voor pilootprojecten inzake het realiseren van een geïntegreerd breed onthaal ; Overwegende dat deze projectoproep als doel heeft om de toegankelijkheid van de hulp te verhogen door intersectoraal de krachten te bundelen, zodat iedereen, en in het bijzonder de meest kwetsbaren (ouderen, zieken, personen met een handicap, personen in armoede), snel en binnen een aanvaardbare afstand, de weg vinden naar hulp; Overwegende dat de kernactoren in dit breed onthaal de sociale diensten van het OCMW en de gemeente, de Centra Algemeen Welzijnswerk (CAW) en de Diensten Maatschappelijk Werk van de ziekenfondsen (DMW) zijn en dat minstens deze actoren dienen deel te nemen aan het project; Overwegende dat projecten uiterlijk 14 juni 2016 moeten ingediend worden en dat bij goedkeuring projecten lopen van uiterlijk 1 september 2016 tot 1 mei 2018; Overwegende dat er geen projectmiddelen kunnen ontvangen worden voor het project maar dat de pilootprojecten wel kunnen rekenen op ondersteuning onder de vorm van wetenschappelijke opvolging, evaluatie, coaching, intervisie en praktische ondersteuning van het project;

7 Overwegende dat de opgedane expertise uit de pilootprojecten en de resultaten van het wetenschappelijk onderzoek de Vlaamse Regering moeten toelaten om de verdere uitrol van een geïntegreerd breed onthaal in Vlaanderen in 2019 voor te bereiden in afwachting van een nieuw decreet lokaal sociaal beleid; Overwegende dat de stad/ocmw Diest voorstelt om als trekker een pilootproject geïntegreerd breed onthaal op te maken voor de regio Diest-Scherpenheuvel-Zichem in een samenwerkingsverband met het OCMW Scherpenheuvel-Zichem, het CAW Oost-Brabant en de Christelijke Mutualiteit, waarbij ook andere ziekenfondsen kunnen deelnemen; Overwegende dat in de eventuele projectaanvraag als doelstellingen worden voorgesteld : We willen een zo kort mogelijke keten organiseren naar het aanbod van de verschillende indienende partners, vanuit een gemeenschappelijk gedefinieerde en omschreven vraagverduidelijking en dit voor de doelgroepen: personen in kansarmoede en/of, personen met een handicap, met een psychiatrische problematiek, senioren, personen met zorgnoden in het algemeen. Ten eerste wensen we op het niveau van Diest en Scherpenheuvel-Zichem de lokale vindplaatsen te definiëren. Het gaat om die plaatsen waar de personen die met een potentiële hulpvraag zitten aangetroffen kunnen worden. Op niveau van de vindplaats (buurtrestaurant, dienstencentrum, inloopcentrum, ontmoetingshuis, andere laagdrempelige ontmoetingsplaatsen,.) zullen we vanuit de bestaande relaties en vertrouwenspersonen de brug proberen te leggen naar de vraagverduidelijking. De vindplaatsen zijn voor het pilootproject ook deze plaatsen waar vanuit de verschillende doelgroepen mee vorm gegeven kan worden aan de hulpverlening (participatie op individueel niveau, meso niveau en op vlak van sociaal beleid). Op de lokale realiteit wordt een afgestemd gemeenschappelijk onthaal voorzien met de verschillende partners, rekening houdend met de functies, de doelgroepen en de organisaties zelf. We lijsten hiervoor de specifieke kerntaken van iedere partner op, zoeken naar manieren om overlap in werking lokaal te voorkomen en zoeken geleidelijk oplossingen voor die functies en taken waaraan iedere partner zich toch wenst vast te houden. De winst zit hier in het voorkomen van dubbele intake en dubbel werk en bij doorstroom naar het achterliggend aanbod in afstemming van de zorg rond de individuele gebruiker. ; Overwegende dat - gezien het project uiterlijk 14 juni 2016 moet ingediend worden - wordt voorgesteld om reeds een intentieverklaring af te leveren om een projectaanvraag in te dienen; Gelet op de bespreking; Artikel 1: Het OCMW gaat akkoord met de intentie om een projectaanvraag geïntegreerd breed onthaal op te maken en in te dienen bij de Vlaamse gemeenschap, Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, Afdeling Welzijn en samenleving uiterlijk op 14 juni 2016.

8 Artikel 2: De projectaanvraag wordt ingediend door stad/ocmw Diest in een samenwerkingsverband met het OCMW Scherpenheuvel-Zichem, het CAW Oost-Brabant en de Christelijke Mutualiteit. Namens de raad OCMW-secretaris OCMW-voorzitter G. Goossens M.J. Hendrickx