Infosessie Verhuis E-gebouw Departement Financiën 0 & +1. Welkom!

Transcriptie

1 Infosessie Verhuis E-gebouw Departement Financiën 0 & +1 Welkom! 1

2 Inhoudstafel 1 - Verhuisinfo Christian Vidts FM- verhuiscoördinator 1. Werkplek Roosevelt +4, +5 en verdieping Standaard kantoormeubilair 3. Interieur 4. Wat gebeurt er vóór de verhuis 5. D-day! de eigenlijke verhuis 6. Uitwijkmogelijkheden 7. Hoe verhuisdozen vouwen, kleven en labelen 8. Na de verhuis 9. Meer info? - Contactgegevens 2

3 2 Locatie- en handbibliotheken Veroniek Lammertyn Documentalist - Archief 1. Visie 2. Stappenplan 3 Poolfietsen en poolwagens Stephanie Vermeulen Dienstverplaatsingen- FM Service & Logistiek 4 Begeleidingstraject Wijs Werken Nina De Blieck Wijs Werken 1. Doel van het begeleidingstraject 2. Ambassadeurs Eigen werkomgeving - Gemeenschappelijke zone - Resultaat 3. Traject leidinggevenden 4. Tijdslijn 3

4 Deel 1 Verhuisinfo Christian Vidts FM-verhuiscoördinator 4

5

6

7 Fietsenparking -1 7

8 Gezamenlijk archief -1. 8

9 2. Standaard kantoormeubilair 9

10 ClickShare De onzichtbare kabel 1 Steek de USB-knop in de laptop 2 Ga naar de USB-drive op de laptop en dubbelklik op de ClickShare software 3 Druk op de knop op uw beeldscherm te delen Meer weten? Servicedesk Digipolis, , servicedesk@digipolis.gent,

11 3. Interieur Inrichting gemeenschappelijke delen work in progress Voor atrium en inkom, Voor bibliotheek en het documentatiecentrum, voorbereidings- en interviewlokalen (Dienst Selectie) Voor de confidentiële ruimtes (Dienst HR, IDPBW) Voor de huiskamers en de brainstormruimtes Sta/zit meubilair Fotoposters

12 Franklin D vaste elementen signalisatie Barneys E Hofstraat F

13 franklin overzicht

14

15 losse elementen huiskamers brainstormruimtes vergaderzalen...

16 4. Wat gebeurt er vóór de verhuis? 27/02 Levering verhuisdozen Voor de eigenlijke verhuis: de werken zijn voltooid; Het ontbrekende standaardmeubilair is geleverd o.a. bureaus, lockers, zit/sta bureaus; 13 & 20/03 plaatsen bureau s 14 & 21/03 telefonie, wifi & bekabeling; 16

17 D-day minus 1. de dag vóór de verhuis 15 & 22/03 Bestaande locatie Voor 12 u : Alle verhuisdozen zijn ingepakt; Vanaf 12 u: Kasten worden verhuisd; Digipolis pakt schermen in; Laptop, muis en toetsenbord zelf meeverhuizen; 17

18 5. D-day - Dag van de eigenlijke verhuis 16 & 23/03 Toekomstige locatie 9u: Verhuisfirma verhuist verhuisdozen, schermen en gelabeld meubilair; Ten laatste vanaf 14u: Digipolis sluit schermen aan; Ten vroegste 14u: Werkplekken zijn beschikbaar voor het personeel; 18

19 6. Uitwijkmogelijkheden tijdens de verhuis van dag -1 vanaf 12u tot dag verhuis tot 14u. Telewerken Vergaderzalen reserveren Teamactiviteit 19

20 7. Hoe verhuisdozenkleven en labelen? Verhuisdozen Hoe kleven Hoe labelen 20

21 Stap 1 : doos plooien Bovenkant doos Stap 2 : kleven lange zijde onderaan Stap 3 : kleven korte zijde onderaan Stap 4 : kleven lange zijde bovenaan Hoe verhuisdozen kleven? Stap 5 : etiket korte zijde

22 Hoe verhuisdozen labelen Elke kast is genummerd > RK 5.01 Elk bureau is genummerd > RB 5.01 Als er geen kast- of bureau nr. is > Brainstorm Kelder > Kelder K36 Niet meer nodig > FM 22

23 Hoe verhuisdozen en meubilair labelen? 23

24 Labels nummers lockers 5 x 3 cm 24

25 7. Na de verhuis Lege verhuisdozen verzamelen op één zelfde plek; Verwittigen wanneer deze mogen opgehaald worden; 25

26 8. Meer info? Contactpersonen: Verhuiscoördinator van Dienst Vastgoedbeheer: Christian Vidts Verhuiscontactpersoon van je dienst: Nadine De Potter 0476/ Beheer van het gebouw: Michel De Maesschalck 0475/ Belangrijke linken: Op vind je : De verhuisfolder Onder Wijs Werken vind je: de interieurgids de werkplekcataloog ikv het activiteitsgebonden werken 26

27 Deel 2 - Locatie- en handbibliotheken Naar een optimale informatieservice voor Groep Gent 27

28 Visie De fusie biedt een opportuniteit om BIDOC (bibliotheek- en documentatiecentrum) en het bibliotheek- en documentatiebeheer van het OCMW Gent op elkaar af te stemmen en samen te werken aan een optimale documentaire informatieservice. - Managen van werkprocessen: aan de documentaire informatiebehoeften voldoen - Informatiediensten op maat: toegang en ondersteuning verzekeren + inzetten op digitale informatiebronnen - Beheren van locatie- en handbibliotheken vanuit 1 centraal documentatiecentrum

29 Locatie- en handbibliotheken: stappenplan 1. Algemene communicatie: nieuwsbrieven + infomomenten 2. Rondgang op de diensten 3. Huiswerk: selectie handbib locatiebib weg 4. Tweede rondgang: digitale alternatieven? 5. Invoer handbib in catalogus + tips rond beheer 6. Verhuizing en invoer locatiebib Vragen? Piet.Temmerman@stad.gent Veroniek.Lammertyn@ocmw.gent

30 3 Poolfietsen en poolwagens Stephanie Vermeulen Dienstverplaatsingen FM 30

31 Fietspunt Zuid: poolfietsen voor AC Zuid + E-gebouw Poolbestand Reserveren - 18 gewone fietsen - 1 E-bakfiets + 15 E-fietsen + 2 plooifietsen (vanaf februari 2017) - Met Ultimo-reserveringstool via - Handleiding op intranet onder faciliteiten voertuigen fietsen Fietsenstallingen - E-gebouw: 267 afgesloten plaatsen op verdieping -1 Lockers - E-gebouw: 128 kleine lockers - Vragen: beheer.sitezuid@stad.gent

32 Poolwagens site Zuid Parking Seniotel - Hofstraat Poolbestand - 7 poolwagens Reserveren - Met Ultimo-reserveringstool via - Handleiding op intranet onder faciliteiten voertuigen poolwagens site Zuid Sleutels, boordocumenten, badge Seniotel - Ophalen en afgeven aan dezefde balie (of AC Zuid of E-gebouw) Gebruik Parking Seniotel - Handleiding op intranet onder faciliteiten voertuigen poolwagens site Zuid

33 7 poolwagens in parking Seniotel (Hofstraat) Ligging E-gebouw - Plannetje invoegen - Supprimeren parkeerplaats Toegang Seniotel - Hfstr 47 In/uitrit Seniotel

34 CONTACT Stephanie Vermeulen Elke De Dekker

35 Deel 4 Departement Financiën Begeleidingstraject 2017 Groep Gent

36 ACTIVITEITS GEBONDEN STERK LEIDERSCHAP VERTROUWEN RESULTAAT WIJS WERKEN PLAATSON- AFHANKELIJK KENNISDELING & ONTWIKKELING DIGITALE WERKPLEK & DIA* HUISVESTING WAARDEN GROEP GENT (WORTELS) * Digitaal informatie- en archiefbeheer WIJS WERKEN 36 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 36

37 Wat willen we bereiken? 1. Draagvlak vergroten voor en optimaliseren van het gebruik van de activiteitsgebonden werkomgeving 2. Bijsturen afspraken mbt gebruik van de werkplekken van de teams 3. Opmaken van afspraken voor de gemeenschappelijke zones 4. Voorbereiden van leidinggevenden op hun veranderende rol binnen de context van het Wijs Werken afgestemd op IAOtraject WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 37

38 Begeleidingstraject Operationele voorbereiding van de verhuis TASKFORCE Hoe gaan we werken in de nieuwe omgeving? AMBASSADEURS Ondersteunen van leidinggevenden OPLEIDINGSTRAJECT WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 38

39 Ambassadeurs - opdracht Hoe gaan we werken in de activiteitsgebonden werkomgeving? Samen uitwerken van afspraken rond het gebruik van de werkomgeving Bepalen van het gebruik en inrichting van de werkplekken Informeren en begeleiden van de collega s Uitwisselen van informatie m.b.t. het project (ondersteunen interne communicatie up/down) WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 39

40 Ambassadeurs eigen werkomgeving Sessie 1: voorstel meubilair Bespreken voorstel keuze meubilair voor alternatieve werkplekken (in lijn met catalogus) DATUM: 24/01/ u-12u Hoe gaan we werken in de activiteitsgebonden werkomgeving zone Financiën? 2 sessies Sessie 2: afstemmen afspraken op nieuwe werkomgeving Evalueren en bijsturen van de bestaande werkplekmatrix en samenwerkingsafspraken Hoe alle medewerkers informeren over de gewijzigde/nieuwe afspraken DATUM: 9/02/ u-12u WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 40

41 Ambassadeurs gemeenschappelijke zones Samenstelling: Vertegenwoordigers/ambassadeurs uit alle teams die gebruik zullen maken van het gebouw Hoe gaan we werken in de activiteitsgebonden werkomgeving gemeenschappelijke zones? 3 sessies => Vertegenwoordiging van de ambassadeurs Financiën Opdracht: Uitwerken van een set afspraken rond het gebruik van de atrium omgeving (inclusief leeszaal en cafetaria) Timing: start in maart WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 41

42 Resultaat van het ambassadeurstraject Medewerkers zijn op de hoogte van praktische afspraken verhuis + evolueren verder in werken volgens principes wijs werken Medewerkers vinden snel hun draai in de nieuwe werkomgeving na de verhuis Aandacht voor personaliseren en gezelliger maken van de werkplek Ambassadeurs informeren en betrekken spontaan de collega s WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 42

43 Traject leidinggevenden Financiën Doelgroep: leidinggevenden Inhoud: Sessie 1: leidinggeven binnen het activiteitsgebonden werken - Visie wijs werken - Gebruik en gedrag werkplekken - Uitwisselen van ervaringen Sessie 2: leidinggeven op afstand - Do s en dont s rond telewerken - Gebruik van de checklist telewerken - Uitwisselen van ervaringen Wijs werken als leidinggevende 2 sessies van 3u WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 43

44 Overzicht traject Wijs Werken januari februari maart Financiën verdiep 2 2 feb Financiën verdiep 1 16 maart Financiën gelijkvloers 23 maart Ambassadeurs sessie 1 24 jan Ambassadeurs sessie 2 9 feb Infosessie + rondleiding fin 0 en 1 Interieurgids + gedrag/gebruik 22 feb Infosessie + rondleiding fin 2 e Interieurgids 9 jan Leidinggevenden 2 sessies Sessie 1 ATRIUM WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 44

45 Vragen? 45

46 Open Bedankt voor uw aandacht! 46