Rapport van het inspectiebezoek aan Stichting Oogzorg Opticus op 9 juni 2016 te Amsterdam V

Transcriptie

1 Rapport van het inspectiebezoek aan Stichting Oogzorg Opticus op 9 juni 2016 te Amsterdam V Utrecht, juni 2016

2 Inhoudsopgave 1 Aanleiding Onderzoeksvragen Conclusies en te nemen maatregelen Resultaten inspectiebezoek Inleiding Algemene informatie instelling Bestuurlijke verantwoordelijkheid Incidentenmanagement en patiëntenrechten Kwaliteit en Veiligheid Dossiervoering Zorgproces Infectiepreventie Medicatieveiligheid Medische Technologie Bijlage 1: Wetgevend kader en relevante richtlijnen Bijlage 2: Algemene toelichting scorekwalificaties Bijlage 3: Overzicht documenten die zijn ingezien Pagina 2 van 17

3 1 Aanleiding In het kader van haar toezichthoudende taak heeft de Inspectie voor de Gezondheidszorg (hierna: de inspectie) op 9 juni 2016 een onaangekondigd bezoek gebracht aan de Stichting Oogzorg Opticus te Amsterdam (hierna: de zorgaanbieder). Doel van dit bezoek was te beoordelen of de zorgaanbieder voldoet aan de voorwaarden voor goede zorg, zoals bedoeld in de artikelen 2, 3, 4, eerste lid, onderdelen a en b, en 5 tot en met 10 Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Om tot een verantwoord oordeel te kunnen komen, maakt de inspectie onder andere gebruik van de vragenlijst en het bezoekinstrument Risicogestuurd Toezicht particuliere klinieken. De vragen zijn gebaseerd op de wet, richtlijnen, normen, toetsingskaders en (verenigings)standpunten die de koepelorganisaties en beroepsverenigingen hebben ontwikkeld (zie bijlage 1). Pagina 3 van 17

4 2 Onderzoeksvragen In dit rapport leest u de resultaten van het onderzoek naar de kwaliteit van de zorg. Voor dit onderzoek waren de volgende vragen leidend: 1. Voldoet de zorgaanbieder op de getoetste onderdelen aan de voorwaarden voor goede zorg? 2. Geeft de kwaliteit van zorg aanleiding tot handhavingsmaatregelen en zo ja, waarom en welke? Pagina 4 van 17

5 3 Conclusies en te nemen maatregelen De zorgaanbieder voldoet op de getoetste onderdelen in voldoende mate aan de voorwaarden voor goede zorg. De inspectie blijft Oogzorg Opticus monitoren in het reguliere toezicht. Een onaangekondigd inspectiebezoek kan hiervan deel uitmaken. Pagina 5 van 17

6 4 Resultaten inspectiebezoek 4.1 Inleiding In dit hoofdstuk leest u hoe de zorgaanbieder scoort op de criteria voor goede zorg, zoals bedoeld in de artikelen 2, 3, 4, eerste lid, onderdelen a en b, en 5 tot en met 10 Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Er zijn acht aandachtgebieden en per aandachtsgebied vindt u een tabel met scores. Deze scores zijn weergegeven op een vierpuntsschaal:onvoldoende, matig, voldoende, goed. De omschrijving van deze scores vindt u in bijlage 2. De scores zijn gebaseerd op: - gesprekken met de praktijkmanager, tevens technisch oogheelkundig assistent(toa) en voorzitter raad van bestuur; - documenten die zijn ingezien (bijlage 3); - inzage patiëntendossiers (N=3); - de antwoorden op de kwaliteitsindicatoren Particuliere Klinieken; - instrument PK 2016: Vragen bij rondgang en observatie in Particuliere Klinieken; - informatie verkregen van de website. 4.2 Algemene informatie instelling Oogzorg Opticus is gevestigd, inpandig bij Eye Wish opticiens binnen in het winkelcentrum, aan het Gelderlandplein 117,1082 LV te Amsterdam. De zorgaanbieder heeft één locatie. De zorgaanbieder beschikt over een WTZi toelating. Door de zorgaanbieder wordt verzekerde zorg en onverzekerde zorg (bijvoorbeeld rijbewijskeuringen) aangeboden. In Oogzorg Opticus werken twee oogartsen, een praktijkmanager, tevens technisch oogheelkundig assistent (TOA) en voorzitter raad van bestuur en een TOA in opleiding. De zorgaanbieder richt zich op oogheelkundige zorg en voert binnen dit specialisme voornamelijk diagnostiek en medicamenteuze behandelingen uit. Voor (oog)chirurgische behandelingen worden patiënten doorverwezen naar het ziekenhuis. Oogzorg Opticus verhuurt geen ruimtes aan derden. De zorgaanbieder beschikt over een behandelkamer met medische apparatuur. Oogzorg Opticus is geopend op dinsdag t/m vrijdag van tot uur. Pagina 6 van 17

7 4.3 Bestuurlijke verantwoordelijkheid Onvoldoende Matig Voldoende Goed Zorgbrede governancecode (module Governance alleen voor ketens) (V1,2,3) Beleidsplan/organisatiestructuur (directeur en medisch eindverantwoordelijke) (V4,5) Functioneringsgesprekken / regeling disfunctioneren (V6,7,8) Samenwerking met ziekenhuis (V9,10) Verhuur ruimten aan derden met duidelijke verantwoordelijkheidtoedeling (V11,12,13) n.v.t. Kwaliteitsbeleid (V14,15,16) Toelichting: Zorgbrede governancecode De zorgaanbieder beschikte over een governancecode en een heldere organisatiestructuur. Er was sprake van een eenhoofdige (externe) raad van toezicht en een raad van bestuur bestaande uit drie leden. Het bestuur werd ondersteund door een praktijkmanager verantwoordelijk voor de gehele administratie. Beleidsplan/ organisatiestructuur De zorgaanbieder beschikte over een beleidsplan. In het kwaliteit-en veiligheidshandboek was onder meer visie en missie en zorgaanbod omschreven. De medische eindverantwoordelijkheid was belegd bij een van de oogartsen, werkzaam binnen Oogzorg Opticus. Twee keer per jaar vonden werkoverleggen plaats tussen het bestuur, medisch specialisten en medewerkers, inclusief agenda en notulen. Functioneringsgesprekken / regeling disfunctioneren Met alle medewerkers werden één keer per jaar functioneringsgesprekken gevoerd. De functioneringsgesprekken met medisch specialisten vonden volgens het Individueel Functioneren van Medische Specialisten (IFMS) systeem plaats. De zorgaanbieder beschikt over een regeling disfunctioneren. Samenwerking met ziekenhuis De zorgaanbieder gaf aan schriftelijke afspraken te hebben met het VU medisch centrum te Amsterdam voor de opvang van patiënten bij calamiteiten en complicaties te hebben. Pagina 7 van 17

8 Verhuur ruimten aan derden Oogzorg Opticus deelt samen met Eye Wish Opticien de ruimte in het pand. De zorgaanbieder beschikte over eigen personeel, inclusief medische apparatuur. Op de website stond vermeld dat de zorgaanbieder ondersteuning (met name in de service aan patiënten) van de medewerkers van het team van Eye Wish Opticien krijgen. Hierover waren, volgens de zorgaanbieder, duidelijke afspraken gemaakt. Kwaliteitsbeleid De zorgaanbieder heeft het ZKN keurmerk, de laatste audit was in september De zorgaanbieder gaf tijdens het inspectiebezoek aan van ZKN naar HKZ te willen overstappen. Nieuwe en gewijzigde protocollen/ richtlijnen worden binnen Oogzorg Opticus via en werkoverleg geïmplementeerd. De patiëntentevredenheid werd gemeten middels een enquête. 4.4 Incidentenmanagement en patiëntenrechten Onvoldoende Matig Voldoende Goed Klachtenregeling (V17,18,19) Incidentenbeleid (V20,21,23) Calamiteitenbeleid (V20,21,22,23) Recallprocedures (V24) Toelichting: Klachtenregeling De zorgaanbieder had een klachtenregeling. Op de website van de zorgaanbieder stond vermeld waar de patiënten met een klacht terecht kunnen. Indien nodig konden de patiënten onder andere een beroep doen op de klachtenfunctionaris, onafhankelijke klachtencommissie de Stichting Klachtencommissie Extramurale Medisch Specialisten (EMS) of een klacht indienen bij de geschillencommissie. Door het ZKN- lidmaatschap is de zorgaanbieder ook aangesloten bij de Geschillencommissie. Incidentenmanagement Middels het veilig incidenten melding (VIM) systeem werden (bijna) incidenten en calamiteiten gemeld. Deze meldingen werden vier keer per jaar geanalyseerd en geëvalueerd in de bestuursvergadering met beide oogartsen. Proactief werden prospectieve risico inventarisaties, onder andere over cornea beschadiging, gemaakt. Calamiteitenbeleid Pagina 8 van 17

9 De zorgaanbieder had een regeling voor het melden van calamiteiten aan de inspectie. De regeling was volgens de oude Wet klachtrecht cliënten zorgsector (WKCZ) opgesteld. De zorgaanbieder zal zich verdiepen in de nieuwe Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz), die op 1 januari 2016 in werking was getreden, en haar beleid conform de nieuwe wet aanpassen. Recallprocedures In het geval van een recallprocedure is de betrokken patiënt via het individuele patiëntendossier traceerbaar. 4.5 Kwaliteit en Veiligheid Onvoldoende Matig Voldoende Goed Externe toetsing (audits) (V25,26) Gestandaardiseerde en geprotocolleerde zorg (V27,28) Voorbehouden handelingen (V29,30) n.v.t. Medisch specialisten en basisartsen (V31,32) Verpleegkundigen (V31,32) n.v.t. Assisterende beroepen (V31,32) Toelichting: Externe toetsing (audits) De zorgaanbieder werd regelmatig onderworpen aan externe audits, onder andere ZKN en Nederlands Oogheelkundig Gezelschap (NOG). Deze kwaliteitsvisitaties werden uitgevoerd bij de zorgaanbieder in bedrijf. Verbeterpunten van de audit konden tijdens het inspectiebezoek worden benoemd. Gestandaardiseerde en geprotocolleerde zorg De zorgprocessen waren gestandaardiseerd en in protocollen beschreven en toegespitst op Oogzorg Opticus. De zorgaanbieder herziet protocollen eens per jaar. Bij een aantal protocollen ontbrak de herzieningsdatum. Voorbehouden handelingen De voorkomende voorbehouden handelingen werden door de oogarts uitgevoerd. Medisch specialisten en basisartsen Pagina 9 van 17

10 De zorgaanbieder beschikte over een inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers. De oogartsen volgden regelmatig (verplichte) bij- en nascholingen. Assisterende beroepen Een TOA en een TOA in opleiding volgden relevante bij- en nascholing. 4.6 Dossiervoering Onvoldoende Matig Voldoende Goed Dossiervorming en beheer (dossieronderzoek incl. informed consent) (V33,34,37,38 R1,2 D1t/m9) Overdracht/ontslagbericht (V35,36) Bewaartermijn (V39) Toelichting: Dossiervorming en beheer De dossiervoering was deels op papier en deels via een elektronisch patiëntendossier (EPD). De zorgaanbieder streeft er naar om oude patiëntendossiers volledig te digitaliseren. Het papieren patiëntendossier werd in een afgesloten kast bewaard. In de dossiers zijn onder meer de decursus rapportage, inclusief Time Out procedure, medicatie voorgeschiedenis, een (getekend) informed consent, informatie over de uitgevoerde diagnostiek/behandeling, verwijsbrief en een ontslagbrief opgenomen. Voorafgaand aan het gezichtsveldonderzoek werd om de toestemming van de patiënt gevraagd. Het papieren patiëntendossier werd na de behandeling gescand en aan het EPD toegevoegd. De patiëntendossiers zijn ook buiten kantoortijden beschikbaar voor de oogarts. Overdracht/ontslagbericht Na het consult/onderzoek en/of de behandeling werd een ontslagbericht of huisartsenbrief opgesteld. Afhankelijk van de behandeling ontvangt de huisarts binnen 24 uur of 14 dagen een bericht. Het ontslagbericht werd per post verstuurd. Bewaartermijn De zorgaanbieder bewaarde de dossiers minimaal 15 jaar. De wet zegt dat patiëntendossiers minimaal 15 jaar bewaard moeten blijven. Volgens de wet zouden patiëntengegevens minimaal 15 jaar moeten worden bewaard om vervolgens 15 jaar na het beëindigen van de behandelovereenkomst vernietigd moeten worden tenzij er redenen zijn om het dossier langer te bewaren. Pagina 10 van 17

11 4.7 Zorgproces Onvoldoende Matig Voldoende Goed Voorlichting patiënten (V40) Risicoselectie en preoperatief onderzoek (V41,42,43,44,45,46) Sedatie en anesthesie (V47,48,49,50,51,53,54) n.v.t. (Post)operatieve zorg (V52,55,56,57,58, R3, 31 t/m 33) n.v.t. Nazorg (V59) Continuïteit van zorg (V60,61) Reanimatiebeleid (V62,63). Toelichting: Voorlichting patiënten De oogarts en/ of TOA (in opleiding) zijn verantwoordelijk voor het geven van voorlichting aan de patiënt. De patiënten worden zowel mondeling als via informatiefolders over de behandeling voorgelicht. Risicoselectie en preoperatief onderzoek De zorgaanbieder voert geen operatieve en/of invasieve ingrepen uit. De zorgaanbieder voert bij kinderen onder de 18 jaar alleen diagnostiek uit en verwijst voor behandeling door naar het ziekenhuis. Bij patiënten ouder dan 18 jaar voert de zorgaanbieder medicamenteuze oogbehandelingen uit. De indicatiestelling voor het onderzoek en de behandeling wordt uitgevoerd door de oogarts. Sedatie en anesthesie De zorgaanbieder maakte gebruik van lokale verdoving, in de vorm van oogdruppels. Nazorg Na afloop van de behandeling krijgen patiënten een afspraak voor controle bij de oogarts. Continuïteit van zorg Buiten reguliere tijden is Oogzorg Opticus 24 uur per dag, 7 dagen per week telefonisch bereikbaar. De patiënten kunnen bij spoedgevallen rechtstreeks een oogarts spreken. Alle patiënten krijgen standaard na een onderzoek en/ of behandeling een afsprakenkaart met telefoonnummers mee. Pagina 11 van 17

12 Reanimatiebeleid De zorgaanbieder beschikte over een reanimatiebeleid. Het personeel werd eens per twee jaar getraind in basic life support (BLS) vaardigheden. De instelling beschikte over een automatische externe defibrillator(aed). 4.8 Infectiepreventie Onvoldoende Matig Voldoende Goed Beleid, MRSA/BRMO, Hepatitis B en surveillance (V64,65,66,67,68,69) Infectiepreventie: gedrag (R4,5,6,7) Infectiepreventie: bouwkundige voorzieningen (rondgang) (V70,71,72,73, R8 t/m 19) Reiniging, desinfectie en sterilisatie instrumentarium (V74,75,76,77,78,79,80 R20 t/m 23) Toelichting: Beleid, MRSA/BRMO, Hepatitis en surveillance De zorgaanbieder voert geen invasieve behandelingen uit. De meest voorkomende infecties, inclusief postoperatieve (wond) infecties, werden bijgehouden. Alle zorgverleners van de Oogzorg Opticus waren ingeënt tegen Hepatitis-B. De zorgaanbieder beschikte over een protocol met betrekking tot persoonlijke hygiëne- en kledingvoorschriften. Infectiepreventie: gedrag De oogarts had een schoon, wit uniform met korte mouwen aan. Infectiepreventie: bouwkundige voorzieningen Tijdens de rondleiding zag Oogzorg Opticus opgeruimd en ordelijk uit. De zorgaanbieder beschikte over voorzieningen voor het reinigen van de handen conform de Werkgroep Infectie Preventie (WIP) richtlijnen. Reiniging, desinfectie en sterilisatie instrumentarium De zorgaanbieder gebruikte alleen disposables. Pagina 12 van 17

13 4.9 Medicatieveiligheid Onvoldoende Matig Voldoende Goed Voorraadbeheer, opslag, controle en toezicht (V81,82,83,84,85, R25,26,27,29) Dubbelcheck medicatie (V86, R24,28) n.v.t. Propofol (V87) n.v.t. Toelichting: Voorraadbeheer, opslag, controle en toezicht De benodigde medicatie werd geleverd door apotheek. De apotheker van deze apotheek treedt op als toezichthoudend apotheker voor de zorgaanbieder. De apotheker had op 11 juni 2015 een audit uigevoerd. Tijdens het inspectiebezoek heeft de inspectie een medicatiekast aan de muur, welke zich in een behandelkamer bevindt, geïnspecteerd. De kast was overzichtelijk ingericht met receptplichtige medicatie (voornamelijk oogdruppels) en kan worden afgesloten. De hoeveelheden medicatie wordt afgestemd op het gebruik binnen een beperkte periode. Medicijnen, waarvan de uiterste houdbaarheid datum in de nabije toekomst gaat verlopen, werden vooraan gezet en gemarkeerd. De controle op de medicijnvoorraad en de vervaldata zijn vastgelegd. Een oogarts houdt eens per maand hierop toezicht. Met een logboek wordt het gebruik van medicijnen uit de noodset bijgehouden. De zorgaanbieder beschikte over een regeling voor het sleutelbeheer Medische Technologie Onvoldoende Matig Voldoende Goed Implementatie nieuwe medische hulpmiddelen, apparatuur en technieken (V88,89,90) Onderhoud apparatuur (V91,92,R30) Straling (V93,94) n.v.t. Pagina 13 van 17

14 Toelichting: Implementatie nieuwe medische hulpmiddelen, apparatuur en technieken De zorgaanbieder was niet op de hoogte van het ZKN standpunt dat onlangs was ingenomen over het Convenant Medische Technologie. De zorgaanbieder beschikte over een procedure voor introductie van nieuwe medische hulpmiddelen. De zorgaanbieder beschikte over aanschafdossiers van alle medische apparatuur. Onderhoud apparatuur De medische apparatuur die tijdens de rondgang was bekeken, was voorzien van een sticker waarop de datum van het volgend onderhoud was weergegeven. De medische apparatuur was tijdig onderhouden. Pagina 14 van 17

15 Bijlage 1 Wetgevend kader en relevante richtlijnen de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi); de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG); de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO); de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz); de Wet op de medische hulpmiddelen (Wmh); Besluit medische hulpmiddelen (Bmh); Convenant Veilige toepassing van medische technologie in het ziekenhuis (2011, NFU, NVZ en Revalidatie Nederland); de Leidraad Verantwoordelijkheid medisch specialist bij onderhoud en beheer van medische apparatuur (2008, OMS); Handreiking verantwoordelijkheidstoedeling bij samenwerking in de zorg (KNMG, V&VN, KNOV, KNGF, KNMP, NIP, NVZ, NFU,GGZ Nederland en NPCF); Geneesmiddelenwet; Opiumwet; Richtlijn Het Preoperatieve Traject (2010, NVA en NVvH); Richtlijn Het Peroperatieve Traject (2011, NVA en NVvH); Richtlijn Postoperatieve traject (2013, NVA, NVvH, NVOG en NOV); Toetsingskader sedatie en/of analgesie buiten de operatiekamer (IGZ 2012); VeiligheidsManagementSysteem (VMS); Richtlijn Voor Toediening Gereed Maken (2009 NVZA, V&VN en WIP); NEN 7510 Informatiebeveiliging voor de zorg; NEN D61103b-1 Valideren van stoomsterilisatoren voor medische hulpmiddelen; NEN R3210 Verpakken van te steriliseren medische hulpmiddelen in instellingen en sterilisatiebedrijven; NEN R5340 Opslag van steriele medische hulpmiddelen; NEN R5301 Houdbaarheid van gesteriliseerde medische hulpmiddelen in instellingen; Europese norm EN/ ISO Sterilisation of health care products- Moist heat- Part 1: Requirements for the development, validation and routine control of a sterilization process for medical devices; Voorkomen van wondinfecties na een operatie (2009 praktijkgids VMS); WIP richtlijn Postoperatieve wondinfecties (2011); Op weg naar aantoonbaar verantwoord functionerende beroepsbeoefenaren in de zorg (2013, IGZ); Landelijke richtlijn Preventie iatrogene Hepatitis B (2007, RIVM); WIP Richtlijn Bijzonder Resistente Micro-Organismen (2012); Methicilline-resistente Staphylococcus aureus (2012 WIP); WIP richtlijn Luchtbehandeling in operatiekamer en opdekruimte in operatieafdeling klasse 1 (2014); Beroepsspecifieke richtlijnen van de relevante wetenschappelijke verenigingen, de V&VN en de KNMG; Richtlijn Algemene Voorzorgsmaatregelen Persoonlijke hygiëne medewerker(wip 2014). Pagina 15 van 17

16 Bijlage 2: algemene toelichting scorekwalificaties Onvoldoende Matig Voldoende Goed Afwezigheid van de norm; de norm wordt onvoldoende nageleefd. Norm aantoonbaar aanwezig, maar niet consequent nageleefd; schriftelijke procedures zijn niet voldoende algemeen bekend. Norm operationeel; norm wordt consequent nageleefd; schriftelijke procedures zijn algemeen bekend. Norm geborgd; norm wordt consequent nageleefd en schriftelijke procedures zijn algemeen bekend. Bovendien is er sprake van regelmatige evaluatie en zo nodig bijstelling. Pagina 16 van 17

17 Bijlage 3: Overzicht documenten die zijn ingezien Patiëntendossiers met daarin onder meer opgenomen: decursus rapportage, inclusief Time Out procedure, informed consent, verwijsbrief en ontslagbrief Audit apotheker 11 juni 2015 Klachtenregeling patiënten Diverse protocollen o.a. persoonlijke hygiëne- en kledingvoorschriften Pagina 17 van 17