Inlichtingenbureau Privacyjaarverslag Mr. J.P.R. Bergfeld Privacyfunctionaris

Transcriptie

1 Inlichtingenbureau Privacyjaarverslag 2013 Mr. J.P.R. Bergfeld Privacyfunctionaris Utrecht, 6 juni 2013

2 1 Inleiding Juridisch kader Inleiding Inlichtingenbureau als bewerker Relatie met Cbp en Inspectie SZW Privacyregelgeving- en beleid Algemeen Verwerking van persoonsgegevens Doelspecificatie en doelbinding Proportionaliteit en subsidiariteit Verzamel- en gebruiksbeperking Transparantie Inzagerecht Gegevenskwaliteit Informatiebeveiliging Database Inleiding Kwaliteit aanlevering (upload) Kwaliteit database Informatieproducten Inleiding Productgroep rechtmatigheidscontrole Productgroep bevorderen gebruik van inkomensondersteuning Bevorderen re-integratie Administratieve lastenverlichting Adviesfunctie Inleiding Algemeen Specifieke advieswerkzaamheden Conclusie Privacyjaarverslag

3 1 INLEIDING In dit jaarverslag geef ik aan hoe ik als privacyfunctionaris in 2013 invulling heb gegeven aan mijn werkzaamheden bij de stichting Inlichtingenbureau (IB). Het jaarverslag besteedt in hoofdstuk 2 aandacht aan het juridisch kader van het Inlichtingenbureau. In hoofdstuk 3 beschrijf ik in algemene zin de impact van de belangrijkste privacy-uitgangspunten op de dienstverlening van het Inlichtingenbureau. Hoofdstuk 4 beschrijft het informatieverwerkend proces aan de hand van input, verwerking, output. Een beoordeling van de verschillende informatieproducten maakt dit jaar geen onderdeel uit van dit privacyjaarverslag. De reden hiervoor is dat in 2013 veel aandacht uitging naar de ontwikkeling van een nieuw informatiesysteem en de aanpassing van de organisatie op een nieuwe werkwijze waarbij het gehele ontwikkelproces in eigen huis wordt uitgevoerd. Als gevolg hiervan zijn in 2013 niet of nauwelijks nieuwe informatieproducten in beheer genomen en was er ook weinig capaciteit om bestaande informatieproducten te verbeteren. De bevindingen uit mijn privacyjaarverslag 2012 zijn daarom grotendeels nog actueel. De wijze waarop ik mijn adviesfunctie als privacyfunctionaris in 2013 heb ingevuld licht ik toe in hoofdstuk 6. Hoofdstuk 7 bevat een korte conclusie. 2 JURIDISCH KADER 2.1 Inleiding De stichting Inlichtingenbureau is een rechtspersoon met een wettelijke taak. Intern gelden de bij de oprichting opgestelde statuten. Extern is de wettelijke taak terug te vinden in de WWB en in de SUWIregelgeving. Het meest concreet is die wettelijke taak uitgewerkt in het IB-GR. 2.2 Inlichtingenbureau als bewerker Het regelgevend kader voor het Inlichtingenbureau bestaat uit de WWB, de Wet SUWI, de Wbp en lagere regelgeving zoals Besluit en Regeling SUWI en de bijlagen bij die Regeling. Het Besluit SUWI merkt in paragraaf 5.7, artikel 5.24 het Inlichtingenbureau aan als bewerker in de zin van de Wbp. Dit houdt in dat de verantwoordelijke(n) in een bewerkersovereenkomst afspraken met de bewerker zou(den) moeten maken over de invulling van diens bewerkersrol. Volgens het ministerie van SZW zijn gemeenten (gezamenlijk) verantwoordelijke in de zin van de Wbp voor de gegevensverwerking bij het Inlichtingenbureau. Dit is echter een fictie die bij strikte hantering zou leiden tot een onwerkbare situatie. Het Inlichtingenbureau zou slechts informatieproducten mogen leveren aan die gemeenten die hiertoe een bewerkersovereenkomst met het IB hebben gesloten en ook slechts persoonsgegevens van gemeenten aan derden mogen verstrekken indien hierover in een bewerkersovereenkomst afspraken zijn gemaakt. Op deze wijze geregeld zal de idee van landelijk dekkende uniforme dienstverlening niet snel worden gerealiseerd. Dat is door het ministerie van SZW onderkend en bij wijze van oplossing is gekozen voor de figuur van een wettelijke bewerkersovereenkomst die door de minister van SZW periodiek wordt vastgesteld. Dit IB-GR, bijlage XVIII bij de Regeling SUWI, beschrijft de uitwisselingen die via het Inlichtingenbureau lopen voor wat betreft inhoud en werkwijze. In 2012 is een geactualiseerde versie (2.7) van het IB-GR vastgesteld door de minister van SZW. Daarin is onder andere een verkorte bewaartermijn opgenomen (zie 3.7.2). Het IB-GR wordt periodiek geactualiseerd, in 2013 was hiervoor echter geen aanleiding. Voor wat betreft de dienstverlening die het Inlichtingenbureau levert aan de Landelijke stuurgroep interventieteams (Lsi) is inmiddels duidelijk geworden dat de minister van SZW als verantwoordelijke kan Privacyjaarverslag

4 worden aangemerkt voor deze dienstverlening. Ook hier is een aparte bewerkersovereenkomst gesloten, waarbij de minister van SZW in zijn rol als Wbp-verantwoordelijke afspraken maakt over de werkzaamheden die IB als bewerker verricht. Ook in het kader van de uitwisseling en verdere verwerking van persoonsgegevens bij pilots en maatwerkverzoeken sluit het Inlichtingenbureau altijd een bewerkersovereenkomst met de deelnemende partijen. Bij de pilot Gastouders en WWB (zie hierover nader 5.2.2) hebben de pilotgemeenten gebruik gemaakt van de mogelijkheid om de privacyfunctionaris van het IB voor deze specifieke tijdelijke verwerking aan te wijzen als Functionaris voor de Gegevensbescherming. Op deze wijze hoeven de gemeenten niet aan allerlei verplichtingen bij het Cbp te voldoen, terwijl toch de privacy goed wordt geborgd. 2.3 Relatie met Cbp en Inspectie SZW De privacyfunctionaris van het Inlichtingenbureau onderhoudt goede contacten met het College bescherming persoonsgegevens (Cbp) en de Inspectie SZW. Er vindt periodiek overleg plaats over zowel nieuwe voornemens en ontwikkelingen binnen de sociale zekerheid als over juridische vragen met betrekking tot de positionering van het Inlichtingenbureau in relatie tot de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de SUWI-regelgeving. De Inspectie SZW houdt toezicht op de rechtmatigheid en doelmatigheid - waaronder begrepen doeltreffendheid - van de uitvoering van de bij of krachtens wet aan het Inlichtingenbureau opgedragen taken. De inspectie is signalerend toezichthouder en rekent het tot haar taak om in haar toezicht op de verwerking van persoonsgegevens door het Inlichtingenbureau ook de toepassing van de Wbp te betrekken. 3 PRIVACYREGELGEVING- EN BELEID 3.1 Algemeen In dit hoofdstuk wordt aan de hand van een aantal algemene privacy-uitgangspunten geschetst op welke wijze het Inlichtingenbureau met persoonsgegevens omgaat. De uitgangspunten zijn ontleend aan de Grondwet (artikel 10), de Wbp, de Europese privacyrichtlijn en aan het Verdrag van Straatsburg inzake de bescherming van personen in verband met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. 3.2 Verwerking van persoonsgegevens Het Inlichtingenbureau fungeert voornamelijk als intermediair in een informatieketen tussen gemeenten en andere organisaties. Zowel het Inlichtingenbureau, de gemeenten en die andere organisaties moeten op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens omgaan. Het Inlichtingenbureau voegt zo mogelijk waarde toe aan persoonsgegevens van bronnen door deze te combineren met gegevens van andere bronnen en/of er bepaalde logische beslisregels op toe te passen. Zoals hierboven bleek wordt het Inlichtingenbureau niet als zelfstandig verantwoordelijke wordt aangemerkt voor de informatieproducten die in het IB-GR worden genoemd maar als bewerker. Via de gekozen figuur van wettelijke bewerkersovereenkomst en met name in de vorm van onze Productencatalogus wordt invulling gegeven aan de hieronder nader te beschrijven privacy-uitgangspunten. Privacyjaarverslag

5 3.3 Doelspecificatie en doelbinding Volgens het doelbindingsbeginsel mogen persoonsgegevens alleen worden verzameld en gebruikt voor doeleinden waartoe het belang van het Inlichtingenbureau en de organisaties waaraan het Inlichtingenbureau persoonsgegevens verstrekt redelijkerwijs strekken. De doelstellingen van het Inlichtingenbureau zijn in feite afgeleid van de doelstellingen van sociale diensten, gemeenten en (overige) ketenpartners. Het Inlichtingenbureau hanteert onder meer als doelstellingen: Het ondersteunen van rechtmatigheidscontrole door sociale diensten. Het ondersteunen van berichtenverkeer in het kader van administratieve lastenverlichting, maatschappelijke ondersteuning en activering. Het verstrekken van persoonsgegevens van cliënten van sociale diensten aan ketenpartners die deze gegevens nodig hebben voor hun eigen taakuitoefening. Om doelbinding te kunnen vormgeven moet er eerst een zo concreet en specifiek mogelijk doel worden geformuleerd: doelspecificatie. Hoe concreter het doel, hoe beter vervolgens kan worden aangegeven of een bepaalde gewenste vorm van gebruik daarmee wel of juist niet in overeenstemming is. In het Productenboek van het Inlichtingenbureau wordt ingegaan op het specifieke doel en het bijpassende gebruik. Het Inlichtingenbureau hanteert voor de eigen dienstverlening een opt-in model. Alleen dienstverlening inzake rechtmatigheidscontrole wordt standaard aan alle gemeenten geleverd. Voor andere diensten moeten gemeenten een bewuste keuze maken via een elektronische opt-in verklaring, inclusief de daarbij behorende gebruiksvoorwaarden, waar de doelbinding een belangrijk onderdeel van is. Het Inlichtingenbureau kan uiteindelijk niet garanderen dat gemeenten de geleverde persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor doeleinden die verenigbaar zijn met de grondslag voor de verstrekking. Wel ziet het Inlichtingenbureau het als zijn taak om de gemeenten op dit punt adequaat voor te lichten. Accountmanagers besteden hier in hun contacten met gemeenten structureel aandacht aan. 3.4 Proportionaliteit en subsidiariteit Voor de beoordeling van de noodzakelijkheid van gegevensverwerking moet (onder andere) worden getoetst aan de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit. Een gegevensuitwisseling moet in een redelijke verhouding staan tot het belang waarop zij is gericht (proportionaliteit). Er moet ook niet een alternatief bestaan dat tot vergelijkbare resultaten kan leiden maar de privacy minder aantast (subsidiariteit). 3.5 Verzamel- en gebruiksbeperking Een organisatie mag niet méér persoonsgegevens verzamelen dan redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor het beoogde doel. Ook het gebruik mag niet verder gaan dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het realiseren van het gespecificeerde doel (of in voorkomende gevallen daarmee verenigbare doelstellingen) Verzamelbeperking Het IB-GR bevat een overzicht van de gegevens die gemeenten aan het Inlichtingenbureau verstrekken, de persoonsgegevens die het Inlichtingenbureau van bronnen zoals UWV, RDW en Belastingdienst ontvangt, en van de persoonsgegevens die, doorgaans in de vorm van samenloopsignalen, aan gemeenten en andere afnemers worden uitgeleverd. Privacyjaarverslag

6 Naast de verzamelbeperking intern draagt het Inlichtingenbureau ook zorg voor verzamelbeperking door gemeenten. Alleen indien de gemeente expliciet aangeeft prijs te stellen op de betreffende dienstverlening en akkoord gaat met de gebruiksvoorwaarden, worden de betreffende gegevens ter beschikking gesteld aan die gemeente (zie hierboven). Een zorgpunt hierbij is dat inmiddels vrijwel alle gemeenten voor vrijwel alle diensten voor opt-in hebben gekozen en de betreffende gebruiksvoorwaarden hebben geaccepteerd, maar in de praktijk de gegevens lang niet altijd (meer) afnemen. Daarom zullen de betreffende gemeenten na ingebruikname van het nieuwe informatiesysteem IBis de opt-in verklaring periodiek moeten verlengen Gebruiksbeperking Gegevens worden voor een specifiek doel verstrekt en kunnen in beginsel niet voor andere doelen worden gebruikt door de gemeenten en derden die deze gegevens van het IB ontvangen. Het IB maakt op verschillende manieren kenbaar voor welke doeleinden gegevens worden verstrekt: Productbeschrijvingen geven helder aan waarvoor (en eventueel op welke wijze) het product kan en mag worden gebruikt De opt-in verklaring geeft gebruiksvoorwaarden die moeten worden geaccepteerd door de betreffende gemeente. Accountmanagers besteden in hun contacten met gemeenten gevraagd en ongevraagd aandacht aan de gebruiksmogelijkheden en gebruiksbeperkingen van de producten van het Inlichtingenbureau. 3.6 Transparantie De dienstverlening van het Inlichtingenbureau is op hoofdlijnen transparant te noemen. Zowel het IB- Gegevensregister als het Productenboek zijn via internet op de website van het Inlichtingenbureau te raadplegen. Mede in het kader van transparantie kunnen sociale diensten cliëntenfolders bestellen bij het Inlichtingenbureau, als pdf en in print. Verder wordt via de website en in overige publicaties zoals (privacy)jaarverslagen aandacht besteed aan de doelstellingen en werkwijze rond de verwerking van persoonsgegevens en de rechtswaarborgen die daarbij gelden. 3.7 Inzagerecht Burgers kunnen bij het Inlichtingenbureau navraag doen of, en zo ja welke, persoonsgegevens zijn verwerkt. Het Inlichtingenbureau geeft - met name via de website - informatie over de wijze waarop burgers een inzageverzoek kunnen indienen. In 2013 zijn 33 inzageverzoeken ontvangen en afgehandeld. Overzicht inzageverzoeken per jaar Inzageverzoeken De afhandeling van een inzageverzoek vindt plaats door te toetsen of verwerkingen hebben plaatsgevonden in het kader van de in het IB-GR genoemde dienstverlening. In de praktijk wordt daarbij vooral gekeken of een huishouden een bijstandsuitkering ontvangt of recent ontving en of een huishouden is beoordeeld op ambtshalve verlenging van kwijtschelding. Bij de afhandeling van inzageverzoeken wordt niet (standaard) betrokken de dienstverlening aan Lsi en gegevensverwerking in het kader van pilots. Privacyjaarverslag

7 De jaarlijkse aantallen inzageverzoeken zijn relatief laag, gelet of de grote aantallen BSN die het IB jaarlijks verwerk. Voor de WWB c.s. betreft dat ruim BSN en voor toetsing kws zelfs ca BSN, waarvan jaarlijks ca. 50% niet voor automatische verlenging in aanmerking komt. 3.8 Gegevenskwaliteit De kwaliteit van de samenloopsignalen is nog steeds niet optimaal. Dat heeft vooral te maken met de kwaliteit van de door gemeenten beschikbaar gestelde bestanden en deels ook met ontwikkelingen bij de zogenoemde bronnen. Een graadmeter voor de kwaliteit van de door het Inlichtingenbureau verstrekte gegevens vormt het percentage ongeldige signalen. Hierop wordt in het volgende hoofdstuk nader ingegaan. Hieronder wordt op twee specifieke kwaliteitsaspecten ingegaan Toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig Artikel 11 van de Wbp bepaalt dat persoonsgegevens slechts mogen worden verwerkt voor zover zij toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld en/of vervolgens voor worden verwerkt. Het Inlichtingenbureau voert een marginale toetsing uit met betrekking tot de vraag of de gegevensset enerzijds voldoende is, maar anderzijds ook niet meer dan de noodzakelijke gegevens bevat, gelet op de doeleinden waarvoor de gegevens gevraagd en verstrekt worden. Het resultaat wordt vastgelegd in het IB-GR. Voor de productmanagers van het Inlichtingenbureau ligt hier een belangrijke taak om de informatieproducten enerzijds zo goed mogelijk te laten aansluiten op de klantwens maar er anderzijds ook voor zorg te dragen dat deze producten (blijven) voldoen aan de eisen die er vanuit privacyperspectief aan worden gesteld Bewaartermijn Ieder jaar rond de jaarwisseling voert de servicedesk een geautomatiseerde actie uit die ervoor zorgt dat op dat moment uitkeringen die buiten de geldende bewaartermijn vallen, inclusief alle bijbehorende samenloopsignalen, uit de database worden verwijderd. Door de ingekorte bewaartermijn in het IB-GR is het aantal BSN met een beëindigde uitkering in de database aanzienlijk teruggebracht. Zie hiervoor paragraaf 4.3. Eind 2013 golden de volgende bewaartermijnen: Uitkeringsperioden die we via onze DKD-database beschikbaar stellen voor raadpleging via Suwinet-Inkijk, DKD-Inlezen en/of Voorinvullen worden verwijderd indien op 31 december van enig jaar geldt dat de betreffende uitkering vijf jaar of langer geleden is beëindigd. De reden hiervoor is dat in het kader van (nieuwe) intake WWB een overzicht van de mate van arbeidsparticipatie of uitkering over een dergelijke periode noodzakelijk is om de juiste begeleiding op het gebied van werktoeleiding te kunnen bieden. Uitkeringsperioden in de samenloopdatabase worden verwijderd indien ze op 31 december van enig jaar langer dan een jaar geleden zijn beëindigd. Zowel de uitkeringsperioden en de eventueel bijbehorende samenloopsignalen worden uit onze database verwijderd. De bewaartermijn voor de dienstverlening in het kader van het bepalen van recht op geautomatiseerde voortzetting van kwijtschelding wordt vastgesteld op 31 december van het kalenderjaar waarop de kwijtschelding betrekking heeft. Dit betekent dat met name in het laatste kwartaal van een jaar inzageverzoeken over twee jaren zullen worden afgehandeld en in andere kwartalen alleen over de meest recente aanvraag. Privacyjaarverslag

8 Voor de dienstverlening die niet in het IB-GR is opgenomen gelden de bewaartermijnen zoals opgenomen in de betreffende bewerkersovereenkomst. Voor de gegevensverwerking die het Inlichtingenbureau als bewerker ten behoeve van de Landelijke Stuurgroep Interventieteams uitvoert betekent dit dat de CEO inspectie SZW de datamanager IB periodiek informeert over de status van de projecten. Van beëindigde projecten vernietigt de datamanager IB de bij het IB berustende gegevens. Controle hierop vindt plaats door de beveiligingsmedewerker van het IB, die tevens zorgt dat er een externe audit plaats kan vinden. 3.9 Informatiebeveiliging In 2013 is het informatiebeveiligingsbeleid integraal toegepast. Controles hebben maandelijks plaatsgevonden en het beleid is daar waar nodig up-to- date gebracht of aan nieuwe situaties aangepast. De service- en beveiligingsprocessen zijn naar behoren toegepast. De interne en externe audits over 2013 laten zien dat de werking en effectiviteit als voldoende worden beoordeeld. Het beheer van (beveiligings)incidenten heeft in werking en effectiviteit een positief resultaat laten zien. Mede daardoor zijn mogelijke beveiligingsincidenten in 2013 vroegtijdig gesignaleerd en/of voorkomen. Zoals eerder opgemerkt vormt het Inlichtingenbureau slechts een schakel in een keten die zich uitstrekt van bron tot afnemer. Met name de wijze waarop de afnemers (veelal maar niet uitsluitend gemeenten) omgaan met de ontvangen persoonsgegevens, zowel voor wat betreft het invulling geven aan de in dit hoofdstuk besproken privacy-uitgangspunten als met name het beginsel van informatiebeveiliging onttrekt zich grotendeels aan de waarneming (en overigens ook aan de verantwoordelijkheid) van het Inlichtingenbureau. 4 DATABASE 4.1 Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de wijze waarop de database van het Inlichtingenbureau wordt gevuld en het beheer van de database. De verstrekkingen uit de database vormen de informatieproducten die in het volgende hoofdstuk worden beschreven. Het IB beheert een unieke landelijke database met informatie over WWB-gerechtigden. De vulling vindt plaats vanuit de verschillende gemeentelijke databases met gerechtigden voor WWB, IOAZ en IOAW. De database van het IB functioneert als landelijke voorziening in twee richtingen. Ten behoeve van gemeenten vormt de database het startpunt voor bestandsvergelijking met als doel de ondersteuning van diverse gemeentelijke werkprocessen, met name op het gebied van rechtmatigheid. De andere kant op werkt de database als antwoordservice voor derden t.a.v. de vraag of een persoon een uitkering heeft of recentelijk had, en zo ja in welke gemeente. In de fase van gegevensverwerking worden koppelingen gelegd met andere registraties van andere organisaties om eventuele samenloop te bepalen en op basis daarvan de verschillende informatiediensten aan gemeenten en derden te kunnen leveren. Een deel van de cliëntgegevens in de database wordt ook, namens gemeenten, ter beschikking gesteld aan SUWI-partners en derden. Met andere organisaties waarmee het Inlichtingenbureau (persoons)gegevens uitwisselt worden afspraken gemaakt over juridisch kader (inclusief privacy), organisatie en techniek van de uitwisselingen. Doorgaans vindt tenminste eenmaal per jaar evaluatie van de uitwisseling plaats. Privacyjaarverslag

9 De meeste organisaties verstrekken gegevens op basis van een wettelijke plicht. De tussenkomst van het Inlichtingenbureau is wettelijk geregeld in de Wet SUWI en in de WWB. Gemeenten mogen de gegevens die via het Inlichtingenbureau beschikbaar zijn doorgaans niet meer zelf bij de bron uitvragen. 4.2 Kwaliteit aanlevering (upload) Conform het bepaalde in het IB-GR wordt van gemeenten verwacht dat zij minimaal maandelijks op elektronische wijze hun actuele cliëntenbestand aanleveren bij het Inlichtingenbureau. De cliëntgegevens worden opgenomen in de database van het Inlichtingenbureau. In onderstaande tabel wordt het percentage gemeenten weergegeven dat correct gegevens aan IB heeft aangeleverd ten behoeve van samenloopsignalering. Dit percentage geeft aan of de gemeenten goed aanleveren bij het Inlichtingenbureau. Gemeten wordt het aantal gemeenten dat minimaal eenmaal (succesvol) heeft aangeleverd in het betreffende kwartaal gedeeld door het totaal aantal gemeenten dat gegevens aanlevert. Het jaarpercentage is het gemiddelde van de vier kwartalen. Aanlevergedrag gemeenten Percentage gemeenten dat in betreffende kwartaal correct aanlevert ,8 99,5 Het Inlichtingenbureau monitort het aanlevergedrag actief en spoort slecht presterende gemeenten via accountmanagement en de servicedesk aan tot resultaatverbetering. Dit heeft de afgelopen drie jaar tot een aanzienlijke verbetering van het aanlevergedrag geleid. Daarbij moet worden aangetekend dat de hier gehanteerde norm van tenminste eenmaal in het betreffende kwartaal correct aanleveren de lat aanzienlijk lager legt dan in de praktijk als wenselijk wordt ervaren. 4.3 Kwaliteit database Hieronder wordt eerst in algemene zin ingegaan op de inhoud van de database van het Inlichtingenbureau per ultimo 2013 in relatie tot de cijfers van voorgaande jaren. Soort uitkeringsperiode Eind 2010 Eind 2011 Eind 2012 Eind 2013 zonder einddatum (lopend) met einddatum Aantal BSN s Aantal BSN s in database Het aantal uitkeringsperioden zonder einddatum blijft een stijgende lijn vertonen. Voor de beëindigde uitkeringsperioden geldt juist een sterke daling vanaf 2012 die kan worden verklaard door het hanteren van een verkorte bewaartermijn. Ook het totaal aantal BSN in de database is daardoor sterk gedaald. Het verdient overigens opmerking dat het aantal uitkeringsperioden niet direct kan worden vergeleken met het aantal BSN. Enerzijds kunnen aan een BSN meerdere uitkeringsperioden zijn gekoppeld. Anderzijds kan één uitkeringsperiode betrekking hebben op meerdere BSN aangezien een uitkering aan een huishouden wordt verstrekt en niet per individu wordt vastgesteld. Privacyjaarverslag

10 In de tabel hieronder zijn de BSN met een lopende uitkering uitgesplitst naar rechtsgrond. Aantal BSN s per Eind 2010 Eind 2011 Eind 2012 Eind 2013 rechtsgrond WWB IOAW IOAZ WWIK WIJ In de rechtsgrond WWB zijn mede begrepen de uitkeringen die in het kader van de Aanvullende inkomensondersteuning ouderen (Aio-regeling) van de SVB worden verstrekt. De kwaliteit van de database kan mede worden beoordeeld op basis van de kwalificatie geldig/ongeldig die aan de signalen wordt toegekend. Ongeldige signalen komen voort uit het (achteraf) terugtrekken van een bepaalde periode van bijstand of van een periode vanuit een bron, waardoor er eerst wel overlap leek te bestaan maar later niet meer. In het verleden waren er serieuze problemen met zeer hoge aantallen en percentages ongeldige signalen. Inmiddels wordt langs verschillende wegen actief gewerkt aan het terugdringen van ongeldige signalen door kwaliteitsverbetering bij zowel de upload als de registraties waarmee wordt vergeleken. Het percentage ongeldige signalen zegt daarmee vooral iets over de kwaliteit (met name actualiteit) van de bestanden die worden geraadpleegd voor het maken van signalen. Pct. ongeldige signalen Totaal aantal signalen Ongeldige signalen Percentage ongeldig 16,2 11,8 9,92 9,35 Hoewel het percentage ongeldige signalen een forse daling laat zien blijft het absolute aantal ongeldige signalen hoog. Het totaal aantal signalen laat juist een forse stijging zien. Een belangrijk deel van de stijging ten opzichte van 2010 moet worden toegerekend aan de levering van signalen met betrekking tot heffingskortingen aan gemeenten. Deze worden niet per BSN of per huishouden aangeleverd (zie hierna 5.2.1) maar per heffingskorting. In 2011 werden hierover signalen aan gemeenten verstrekt en in In 2013 ging het zelfs om signalen, maar dat komt vooral omdat in het.csv bestand (ook) alle vervallen heffingskortingen maandelijks opnieuw werden getoond. In 2010 werd informatie over heffingskortingen via het clearing house verstrekt, zonder dat de signalen in de rapportages werden meegenomen. Een verdere stijging van de aantallen signalen in 2013 werd onder andere veroorzaakt doordat over 2013 veel meer signalen met betrekking tot vermogenstoets zijn gerapporteerd dan in voorgaande jaren. Ook hier wordt niet één overzicht per BSN of huishouden gerapporteerd, maar telt iedere bankrekeningsaldo apart mee als (nieuw) signaal. Overigens lijken in de telling ook de bankrekeningen zelf te zijn meegenomen. Het verdient aanbeveling om de signalen zoveel mogelijk direct te koppelen aan BSN, of huishouden. Daardoor kan naar verwachting ook het aantal signalen aanzienlijk worden gereduceerd. Ten aanzien van vermogenstoetsing blijkt het aantal signalen over 2013 van betrekking te hebben op unieke BSN. Privacyjaarverslag

11 5 INFORMATIEPRODUCTEN 5.1 Inleiding Bij een aantal informatieproducten van het Inlichtingenbureau moeten vanuit privacyperspectief kanttekeningen worden gemaakt omdat deze producten - op de wijze waarop ze nu worden geleverd - niet (geheel) voldoen aan een aantal van de uitgangspunten uit hoofdstuk 3. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste producten met privacytekortkomingen kort nader besproken. In aanvulling op deze core business verricht het Inlichtingenbureau ook andere diensten voor gemeenten en derden. Alle dienstverlening van het Inlichtingenbureau is beschreven in het Productenboek, dat tweemaal per jaar wordt geactualiseerd. De meest recente versie is te vinden op onze website Productgroep rechtmatigheidscontrole Rapportage per huishouden i.p.v. per BSN (juistheid en volledigheid) Als belangrijkste uitdaging geldt nog steeds het koppelen van de signalering aan uitkeringen in plaats van uitsluitend aan BSN. Vaak gelden afhankelijk van het type huishouden verschillende grenzen. Door alleen per BSN te rapporteren kan hier niet goed rekening mee worden gehouden. In sommige gevallen wordt te snel een signaal afgegeven en in andere situaties blijven signalen mogelijk achterwege omdat geen optelling plaatsvindt Rapportage per toetsgrond In het vorige hoofdstuk bleek dat samenloopsignalen niet altijd onder de juiste noemer (toetsgrond) worden geleverd en aan gemeenten. Dit punt moet in relatie met het vorige punt worden gezien. Gegevens over bankrekeningnummers, dus nog zonder dat sprake is van een vermogenssignaal, worden verstrekt in het kader van controle op naleving op de informatieplicht burgers. Idealiter wordt per huishouden, zo mogelijk reeds vanaf de aanvraag, een overzicht van bij de Belastingdienst geregistreerde bankrekeningnummers geleverd. Dit overzicht wijzigt bij de Belastingdienst slechts een keer per jaar, waardoor maandelijks of per kwartaal een update voor nieuwe uitkeringsgerechtigden kan worden uitgevoerd, zolang dit informatieproduct nog niet aan het aanvraagproces kan worden gekoppeld. Vervolgens zijn alleen wijzigingen relevant. Een vermogenssignaal zou idealiter betrekking moeten hebben op alle beschikbare vermogenscomponenten van een huishouden, waarbij rekening wordt gehouden met de geldende normen voor vrij te laten vermogen (voor alleenstaanden ca euro en voor gehuwden het dubbele). Hier zouden naast saldo ook andere box 3 componenten en voertuigwaarde deel van moeten uitmaken Pilot WWB Registratie als gastouder in LRKP (proportionaliteit en subsidiariteit) In 2013 is op verzoek van SZW in het kader van de Fraudewet een pilot uitgevoerd waarbij een relatie is gelegd tussen de WWB-populatie en inschrijving in het Landelijk register kinderopvang en peuterspeelzalen (LRKP). Een zeer klein deel van de WWB-populatie was tevens ingeschreven als gastouder. In de pilot is helaas niet onderzocht of de gastouders ook daadwerkelijk inkomsten hadden genoten en zo ja, of die Privacyjaarverslag

12 wellicht gewoon waren opgegeven aan de sociale dienst. Het gaat hier om een reguliere controle, zonder dat op voorhand sprake is van verdenking van inkomensfraude o.i.d. Omdat er enerzijds slechts een zeer kleine overlap bleek te zijn in populaties en anderzijds het verband tussen het ontvangen van een uitkering en het ingeschreven staan als gastouder op zichzelf genomen niet relevant is voor uitkeringsverstrekking kan niet op voorhand worden gesteld dat deze koppeling voldoet aan de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit. Dit laatste mede in verband met het feit dat eventuele inkomsten in de praktijk veelal ook via de Belastingdienst (box 1) beschikbaar komen voor sociale diensten als controle-instrument. In overleg met het ministerie van SZW is daarom afgesproken de pilot te herhalen en daarbij alsnog expliciet onderzoek te doen naar de vraag of ook daadwerkelijk inkomsten zijn genoten gedurende de uitkeringsperiode en zo ja, of deze al dan niet bekend waren bij de betreffende sociale dienst. De uitkomsten hiervan zullen worden meegewogen bij de beoordeling van proportionaliteit en subsidiariteit die zal plaatsvinden alvorens eventueel tot reguliere koppeling zal worden overgegaan. 5.3 Productgroep bevorderen gebruik van inkomensondersteuning Rapportage deel AOW zonder Aio (proportionaliteit en subsidiariteit) Het Inlichtingenbureau verstrekte gemeenten maandelijks een overzicht van personen met een deel AOW. De gedachte hierachter was dat deze personen mogelijk in aanmerking zouden komen voor algemene of bijzondere bijstand. Inmiddels is de bijstand voor personen met deel AOW in de vorm van de AIO-regeling ondergebracht bij de SVB en wordt ook door de SVB actief aandacht besteed aan de mogelijkheden om gebruik te maken van gemeentelijke minima-voorzieningen. Vanaf 1 maart 2013 worden deze deel AOW-gegevens zonder AIO nog slechts op aanvraag van gemeenten uitgeleverd. In de periode van 1 maart tot 1 juli ontving het Inlichtingenbureau van drie gemeenten verzoeken om dit overzicht te leveren. In overleg met VNG/KING, een aantal gemeenten en de SVB is vervolgens besloten dit informatieproduct per eind 2013 uit te faseren. 5.4 Bevorderen re-integratie Rapportage Anw ers (proportionaliteit en subsidiariteit) Ook voor dit informatieproduct is in goed overleg met de SVB besloten om het per 1 maart niet meer maandelijks te verstrekken. In de praktijk bleken gemeenten hier nauwelijks gebruik van te maken. Onder andere omdat gemeenten doorgaans voorrang wensen te geven aan re-integratietrajecten voor eigen uitkeringsgerechtigden en daarom niet proactief op zoek gaan naar Anw ers om hen erop te wijzen dat ook zij aanspraak kunnen maken op ondersteuning bij re-integratie. Overigens geldt ook hier, net als bij AIOregeling hierboven, dat de SVB de betrokkenen hier ook reeds over informeert. In het najaar van 2013 is het informatieproduct geëvalueerd. Op basis van de resultaten is in goed overleg met VNG/KING, een aantal gemeenten en de SVB besloten het informatieproduct uit te faseren. 5.5 Administratieve lastenverlichting Toets op geautomatiseerde verlenging kwijtschelding (doelbinding) In het vorige privacyjaarverslag is uitvoerig aandacht besteed aan deze toets. Een van de gesignaleerde knelpunten betrof de doelbinding. Het product is (oorspronkelijk) bedoeld voor administratieve lastenverlichting, maar wordt in de praktijk met name ook gebruikt voor rechtmatigheidscontrole. In 2013 is een productaanpassing getest waarbij ook reeds in de aanvraagfase geautomatiseerd kan worden getoetst en waarbij die toetsing ook expliciet een doelstelling van het (nieuwe) product wordt. Privacyjaarverslag

13 6 ADVIESFUNCTIE 6.1 Inleiding Als privacyfunctionaris heb ik in 2013 zowel intern als extern geadviseerd inzake privacygerelateerde onderwerpen. Hieronder is een beknopt overzicht opgenomen van de reguliere advieswerkzaamheden. Een aantal specifieke adviestrajecten wordt daaronder kort toegelicht. 6.2 Algemeen Beoordeling voorstellen voor nieuwe dienstverlening in overleg met productmanagers. Aandacht besteden aan de aandachtspunten privacy en beveiliging bij de uitvoering van zogenoemde U-toetsen op verzoek van SZW naar de impact van nieuwe wetgeving. Tweedelijns support privacyvragen t.b.v. accountmanagement en servicedesk. Advisering en ondersteuning bij (aanpassen van) overeenkomsten met gegevensleveranciers en gemeentelijke en overige afnemers, onder andere in kader pilots. Bespreking van juridische- en privacy-gerelateerde ontwikkelingen in het SUWI-juristenoverleg met collega s van UWV, BKWI en SVB. 6.3 Specifieke advieswerkzaamheden Deelname aan begeleidingscommissie PIA Suwinet & PIA Frauderegister Ik was in 2013 lid van de begeleidingscommissie die de privacy impact assessments voor Suwinet en het Frauderegister heeft voorbereid (opdrachtomschrijving). In dat kader was ik in 2013 bij de uitvoering betrokken en is eind 2013 in de begeleidingscommissie gesproken over de bevindingen en de wijze waarop deze bevindingen zouden kunnen of moeten worden vertaald naar maatregelen. Deze fase was eind 2013 nog niet afgerond Begeleider en auteur van Onderzoek Naar een goed werkend frauderegister? Het Inlichtingenbureau heeft in opdracht van het ministerie van SZW een onderzoek uitgevoerd naar de werking van het frauderegister (pagina fraudevorderingen op Suwinet-Inkijk). Dit vloeide voort uit de bevindingen van de PIA Frauderegister. In het onderzoek is zowel naar de te ondersteunen processen gekeken als naar de randvoorwaarden op het gebied van privacybescherming en informatiebeveiliging. Het onderzoeksrapport bevat een aantal aanbevelingen voor verbetering. Het ministerie van SZW heeft daar nog geen reactie op gegeven. Privacyjaarverslag

14 7 CONCLUSIE Privacybescherming is en blijft een belangrijk kwaliteitsaspect van de dienstverlening van het Inlichtingenbureau. De afgelopen periode was er met name veel inspanning nodig voor het realiseren van een nieuwe Inlichtingenbureau informatiesysteem (IBis) en voor nieuwe ontwikkelingen in het sociaal domein. Als gevolg hiervan was er minder mogelijkheid om informatieproducten te verbeteren opdat deze optimaal (blijven) aansluiten op gemeentelijke werkprocessen. Daardoor kunnen ook de met de informatieproducten beoogde maatschappelijke beleidseffecten nog niet optimaal worden gerealiseerd. Wel is een aantal informatieproducten dat niet (meer) in een gemeentelijke behoefte voorzag inmiddels uitgefaseerd. Voor mij als privacyfunctionaris ligt er dus een belangrijke taak om in nauwe samenspraak met accountmanagers, productmanagers en andere betrokkenen te blijven werken aan verdere professionalisering van de dienstverlening van het Inlichtingenbureau. De dubbele doelstelling daarbij is om de verschillende gemeentelijke werkprocessen zo goed mogelijk te (blijven) ondersteunen op een wijze die tevens adequaat invulling blijft geven aan privacybescherming. Privacyjaarverslag