Handleiding Departementale Begrotingsadministratie

Transcriptie

1 Handleiding Departementale Begrotingsadministratie De Regeling departementale begrotingsadministratie 1997, zoals deze regeling van toepassing was vanaf 18 april 2003, is bij de nieuwe Regeling departementale begrotingsadministratie 2007 van 2 juli 2007, ingetrokken. De nieuwe regeling is anders van opzet en bevat meer output-gerichte bepalingen, dat wil zeggen bepalingen aan de hand waarvan kan worden vastgesteld welke informatie aan de departementale (begrotings)administratie moet kunnen worden ontleend. De oude regeling bevatte ook veel input-gerichte bepalingen, dat wil zeggen bepalingen aan de hand waarvan kon worden vastgesteld hoe de (begrotings)administratie ingericht moest worden. Deze input-gerichte benadering is grotendeels losgelaten, omdat de centraal voorgeschreven (gedetailleerde) inrichting van de departementale (begrotings)administratie steeds meer de toepassing van in de markt verkrijgbare standaard financiële administratiesystemen in de weg stond. Thans wordt dus niet meer centraal voorgeschreven hoe de (begrotings)administratie ingericht moet worden. Desalniettemin is de beschrijving van de inrichting van de departementale (begrotings)administratie - en in casu van een geïntegreerde verplichtingen-kasadministratie zeer instructief om de ins and outs van zo n administratie te kunnen doorgronden. De oude regeling kan daarom nog goed als een handleiding voor een geïntegreerde verplichtingenkasadministratie dienst doen. Om die reden is besloten de oude regeling als een informatief document in Hafir te handhaven. 1

2 2

3 Regeling departementale begrotingsadministratie 1997 Inhoudsopgave 1. Een terreinafbakening Inleiding De begrippen administratie en begrotingsadministratie Het begrotingsstelsel en het boekhoudstelsel De structuur van de departementale begrotingsadministratie De geïntegreerde verplichtingen-kasadministratie De administratie van een agentschap De organisatie van de financiële functie bij een ministerie De relatie met de overige financiële regelgeving Begrotingsregistratie Administratie van begrotingsbedragen en meerjarenramingen Een continu ramingsproces Eisen aan de begrotingsregistratie Verplichtingenramingen Begrotingsboekhouding Algemeen De verplichtingenboekhouding: administratie van realisaties van verplichtingen Algemeen Rekeningen van verplichtingen binnen begrotingsverband Rekeningen van verplichtingen buiten begrotingsverband De uitgaven- en ontvangstenboekhouding Algemeen Rekeningen van uitgaven en ontvangsten binnen begrotingsverband Rekeningen van uitgaven en ontvangsten buiten begrotingsverband (derdenrekeningen) Rekeningen van liquide middelen Rekening-courant met de Rijkshoofdboekhouding Sluitrekeningen met kasbeheerders Overige administraties Algemeen Administraties van vorderingen Administratie van rechten Extra-comptabele vorderingen- en schuldenadministratie Voorschottenadministratie

4 4.4 Administratie van leningen Garantie-administratie Deelnemingenadministratie Projectadministratie Overige volume-administraties Salarisadministratie Administratie van niet-geldelijke zaken (materiële zaken) Administraties van risico afdekkende transacties bij betalingen of ontvangsten Informatieverstrekking Algemeen (Wijzigingen van) begrotings- en meerjarenramingen Realisatiecijfers van verplichtingen en kas Realisatiecijfers per begrotingsartikel Gecorrigeerde saldibalans ultimo verslagmaand Ramingen van uitgaven voortvloeiend uit aangegane verplichtingen Prognoses van uitgaven en ontvangsten in de eerstkomende vier maanden Onderbouwingen van begrotings- en meerjarenramingen en van realisatiecijfers met prijs- en volumefactoren Overige volume-informatie in de sfeer van kengetallen en prestatiegegevens Coderingen die betrekking hebben op begrotingsartikelen of onderdelen van begrotingsartikelen Ontwerp-begrotingen, suppletore begrotingen en financiële verantwoordingen die aan de Staten-Generaal worden gezonden Agentschappen Algemeen De administratie van een agentschap Algemeen Uitgangspunten De inrichting van het rekeningstelsel Het overzicht van kapitaaluitgaven en -ontvangsten De rekening-courantverhouding en renteberekening bij agentschappen De informatieverstrekking van een agentschap Algemeen Begroting en financiële verantwoording Prognoses van het saldo op de rekening-courantverhouding met de Rijkshoofdboekhouding Coderingen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4

5 1. Een terreinafbakening 1.1 Inleiding In deze Regeling is vastgelegd aan welke algemene eisen de begrotingsadministratie van een departement dient te voldoen. De Regeling strekt zich uit tot de gehele begrotingsadministratie van een departement. Tevens geeft deze Regeling aan welke algemene informatie ten behoeve van de Algemene Rekenkamer en de minister van Financiën aan de begrotingsadministratie van een ministerie dient te kunnen worden ontleend. De informatieverstrekking aan de Staten-Generaal alsmede de interne informatieverstrekking op een departement maken geen deel uit van de onderhavige Regeling. Veelal zal een departement aanvullende eisen aan de begrotingsadministratie stellen en zal de interne informatiebehoefte gedetailleerder zijn. De Regeling departementale begrotingsadministratie is gebaseerd op artikel 33, eerste lid, aanhef en onder a en b, van de Comptabiliteitswet (CW). De begrotingsadministratie omvat het geheel van administraties dat gevoerd wordt ter ondersteuning van het beheer en ten behoeve van de verantwoording die over het gevoerde financiële beheer dient te worden afgelegd. De structuur van de begrotingsadministratie wordt nader uitgewerkt in paragraaf 1.4. De Regeling maakt in principe geen onderscheid tussen de administratie bij de directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) en de administratie bij de onder een ministerie ressorterende min of meer zelfstandige diensten. Wel wordt apart (in hoofdstuk 6) ingegaan op de administratie van agentschappen. In de Regeling is de informatieverstrekking door een vakdepartement aan het ministerie van Financiën geregeld. Uitgegaan is van (deels) geautomatiseerd gegevensverkeer. Voorts geeft de Regeling een algemene indruk van de plaats van de begrotingsadministratie binnen een ministerie. Daarbij wordt geen beschrijving van concrete (geautomatiseerde) administratieve systemen gegeven. Immers de eisen waaraan de administratie dient te voldoen, kunnen - afhankelijk van de administratieve organisatie van een departement - op verschillende wijze hun neerslag vinden in fysieke - geautomatiseerde en handmatige - administratieve systemen. De administratie dient afgestemd te zijn op de specifieke organisatie. In deze terreinafbakening van de Regeling departemenatele begrotingsadministratie zullen achtereenvolgens aan de orde komen: 1.2. De begrippen administratie en begrotingsadministratie; 1.3. Het begrotingsstelsel en het boekhoudstelsel; 1.4. De structuur van de departementale begrotingsadministratie; 1.5. De geïntegreerde verplichtingen-kasadministratie; 1.6. De administratie van een agentschap 1.7. De organisatie van de financiële functie bij een ministerie; 1.8. De relatie met de overige financiële regelgeving. 1.2 De begrippen administratie en begrotingsadministratie Onder administreren wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een huishouding, en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Met de administratie worden zowel het gehele complex van handelingen rond het verstrekken van bovengenoemde informatie en de neerslag in de vorm van vastgelegde gegevens aangeduid als de afdeling die met de administratie is belast. Het onderwerp van de onderhavige Regeling is de departementale begrotingsadministratie. Dat is de administratie bij een departement ten behoeve van de begrotingsvoorbereiding, de begrotingsuitvoering en de begrotingsverantwoording in ruime zin. Het gaat daarbij niet alleen om financiële gegevens in de vorm van grootheden die op een periode betrekking hebben en balansgrootheden maar ook om volumina. Het specifieke van de administratie van de rijksoverheid is dat deze gericht is op de verdeling en besteding van (beschikbaar te stellen en beschikbaar gestelde) budgetten. Gelden worden uitgetrokken voor te voeren beleid. De administratie bij een ministerie zal dan ook zorg moeten dragen voor een adequate informatieverstrekking op elk niveau ter ondersteuning van de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van dat beleid. In grote lijnen komt dit proces aan de uitgavenkant neer op het continu doorlopen van het trajekt: begroten, reserveren, verplichten, betalen en verantwoorden. Deze fasen van het proces komen in het algemeen tot uitdrukking door van elk uitgavenartikel achtereenvolgens vast te leggen de meerjarenramingen, de begrotingsbedragen, de reserveringen (soms ook plannen, projecten of 5

6 bestemde begrotingsruimte genoemd), de verplichtingen en de betalingen. Deze vastleggingen in de administratie kunnen in het algemeen eerst dan in dienst staan van een adequaat beheer van de overheidsgelden indien bij de totstandkoming van een bepaalde fase de informatie uit de daaraan voorafgaande fase wordt gebruikt. Met andere woorden, in het trajekt van het meerjarig ramen tot het betalen, doen de geregistreerde bedragen in een bepaalde fase dienst als "budget" waaraan een volgende fase wordt getoetst. Afhankelijk van de betrokkene in dit proces zal de gewenste informatie qua vorm en soort verschillen. Voor het nemen van operationele beslissingen is veelal gedetailleerde informatie over een beperkt aantal onderwerpen nodig, terwijl voor het nemen van beslissingen met strategische aspecten de gewenste gegevens veelal divers en globaal zullen zijn. Ook maakt het verschil of de informatie bestemd is voor de directie Financieel-Economische Zaken van een ministerie, de minister van Financiën of de Staten-Generaal. Welk verschil er ook is, de begrotingsadministratie dient het leeuwedeel van de gegevens routinematig te kunnen genereren. Daarnaast moet aanvullende informatie ook via ad hoc-procedures kunnen worden verschaft. Andere algemene eisen die aan de begrotingsadministratie gesteld worden, zijn de eisen van doelmatigheid en controleerbaarheid (artikel 20, lid 1, CW). De administratieve organisatie behoort van dien aard te zijn dat de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de in de begrotingsadministratie voorkomende gegevens zijn gewaarborgd. 1.3 Het begrotingsstelsel en het boekhoudstelsel Een belangrijke invloed op de inrichting van de begrotingsadministratie gaat uit van het begrotingsstelsel. De keuze van het begrotingsstelsel bepaalt op welke wijze de financiële gevolgen van aktiviteiten aan een periode moeten worden toegerekend. Zo richt het baten-lastenstelsel zich op het verbruik van goederen en diensten en het kasstelsel zich op de betaling van goederen en diensten. De keuze van het begrotingsstelsel is bepalend voor de in begroting en meerjarenramingen op te nemen bedragen, de toerekening van de gerealiseerde bedragen aan opeenvolgende perioden en voor het afleggen van verantwoording daarover. Deze bedragen dienen dus in de begrotingsadministratie voor te komen. Het begrotingsstelsel voor het Rijk is verankerd in artikel 4 CW. Lid 1 luidt: "Het begrotingsjaar is het kalenderjaar." En de eerste zin van lid 2 luidt: "De begrotingen bevatten de ramingen van de verplichtingen, de uitgaven en de ontvangsten." Daarmee ligt ook (een deel van) de financiële verantwoording vast. Deze omvat onder meer "de rekening van verplichtingen, uitgaven en ontvangsten" (artikel 65, lid 2, CW). Het begrotingsstelsel bij de rijksoverheid is het verplichtingenkasstelsel. Daarnaast is voor een onderdeel van een ministerie de instelling van een agentschap met een baten-lastenstelsel mogelijk. De begroting en financiële verantwoording van deze agentschappen worden in dat geval in termen van baten en lasten opgesteld. Het begrotingsstelsel is van invloed op de wijze van administreren. Zo ligt het kameralistische boekhouden het meest voor de hand voor budgethuishoudingen waarin de ontvangsten en uitgaven in een bepaalde periode centraal staan 1. De toevoeging van de verplichtingen heeft in deze lijn geen verandering gebracht. Nu het voor bepaalde onderdelen van ministeries mogelijk is een batenlastenstelsel te voeren, doet bij sommige diensten het commerciële stelsel zijn intrede. 1.4 De structuur van de departementale begrotingsadministratie Tot nu toe is gesproken over de begrotingsadministratie in totaliteit. In de Regeling departementale begrotingsadministratie is een structuur aangebracht waarbij in de begrotingsadministratie de volgende gegevensverzamelingen worden onderscheiden: de begrotingsregistratie; de begrotingsboekhouding; de overige administraties. Met deze indeling is aansluiting gezocht bij de indeling in ramingen, realisaties en overige onderdelen van de begrotingsadministratie. De in deze verzamelingen vastgelegde gegevens staan ten dienste van zowel de interne als externe informatieverstrekking op een departement. Het deel van de externe 1 Voor marktgeoriënteerde huishoudingen is het commerciële boekhouden de meest geëigende administratiewijze. In deze huishoudingen wordt met een resultatenrekening gewerkt. In het commerciële boekhouden staat de rentabiliteit van het vermogen centraal. 6

7 informatieverstrekking dat bestemd is voor de minister van Financiën en voor de Algemene Rekenkamer is beschreven in hoofdstuk 5 en uitgewerkt in de bijlagen 1 en 2. De begrotingsregistratie dient informatie te verschaffen over - in ieder geval - de actuele stand van de door de Staten-Generaal geautoriseerde begrotingsbedragen en van de meerjarenramingen, de eventuele mutaties in de begrotingsbedragen en meerjarenramingen waarover met de Inspectie der Rijksfinanciën overeenstemming bestaat en in samenhang met de begrotingsboekhouding, informatie over de beschikbare begrotingsruimte. Uit de begrotingsregistratie en -boekhouding dient afgeleid te kunnen worden welke bedragen nog beschikbaar zijn voor het aangaan van verplichtingen en het doen van betalingen. Dit onderdeel is een kenmerk van de administratie van de rijksoverheid waar de verdeling van budgetten over beleidsterreinen zo'n grote rol speelt. De begrotingsboekhouding bevat de grootboekrekeningen. Ten aanzien van de term grootboek dient opgemerkt te worden dat hiermee wellicht ten onrechte het beeld wordt opgeroepen van de traditionele handmatig bijgehouden boekhouding, zeker nu de administraties in vrijwel alle gevallen geautomatiseerd zijn. De kaarten van grootboekrekeningen hebben plaats gemaakt voor records in een database-structuur en het in evenwichtsverband boeken op een credit- en debetzijde van twee verschillende rekeningen komt veelal neer op het vastleggen van verschillende rubrieken binnen één record. Niet zozeer de systematiek volgens welke de gegevens worden vastgelegd, als wel de relatie tussen de vast te leggen gegevens staat centraal. Toch zal omwille van de duidelijkheid gesproken worden van grootboekrekeningen. In ieder geval dienen de volgende grootboekrekeningen voor te komen: rekeningen voor uitgaven en ontvangsten ten laste respectievelijk ten gunste van de begrotingsartikelen (rekeningen voor uitgaven en ontvangsten binnen begrotingsverband); rekeningen voor uitgaven en ontvangsten buiten begrotingsverband; financiële rekeningen zoals rekeningen van liquide middelen en de rekening-courant-verhouding van een ministerie met de Rijkshoofdboekhouding van het ministerie van Financiën; sluitrekeningen die de financiële verhouding (van FEZ) met kasbeheerders weergeven. De begrotingsboekhouding wordt ook wel de intra-comptabele administratie genoemd, omdat in de begrotingsboekhouding de financiële gegevens van een transactie altijd in dwingend evenwichtsverband op twee rekeningen geboekt en in directe relatie met de kasstromen worden bijgehouden. Zo vinden betalingen en ontvangsten die ten laste respectievelijk ten gunste van een rekening van een begrotingsartikel of een rekening buiten begrotingsverband worden geboekt altijd hun neerslag in een tegenboeking op de financiële rekeningen of sluitrekeningen. Deze vaste relatie in de boekhouding vergemakkelijkt de controle van deze gegevens. Vanuit de begrotingsboekhouding liggen er verbindingen naar de begrotingsregistratie en de overige administraties. De overige administraties zijn ondersteunende administraties die in samenhang met en als aanvulling op de overige delen uit de begrotingsadministratie worden gevoerd. Deze administraties worden niet in een dwingend evenwichtsverband bijgehouden en worden ook wel, in tegenstelling tot het begrip intra-comptabel, extra-comptabele administraties genoemd. Een deel van de in de begrotingsregistratie en begrotingsboekhouding opgenomen bedragen is in de overige administraties naar een ander gezichtspunt, en zonodig met aanvullende gegevens, vastgelegd. Daarbij kan gedacht worden aan administraties van debiteuren, crediteuren, rechten, garanties, deelnemingen, voorraden en voorschotten. Deze administraties zijn onder andere nodig omdat het beheer zich veelal uitstrekt over een langere periode dan een begrotingsjaar. In het diagram zijn de begrotingsregistratie, de begrotingsboekhouding en de overige administraties weergegeven als verzamelingen van aan elkaar gerelateerde gegevens. 7

8 Departementale begrotingsadministratie Begrotingsregistratie Meerjarenramingen / beschikbare begrotingsbedragen van verplichtingen, uitgaven en ontvangsten Begrotingsboekhouding Realisaties van verplichtingen, uitgaven en ontvangsten / Liquide middelen / Rekening-courant Rijkshoofdboekhouding/ Derdenrekeningen / Tussenrekeningen / Sluitrekeningen Overige administraties Debiteuren / Crediteuren / Rechten / Garanties / Voorschotten / Voorraden / Deelnemingen/ Leningen De verzamelingen overlappen elkaar voor een deel. Daarmee wordt tot uitdrukking gebracht dat gegevens in de verschillende verzamelingen aan elkaar gerelateerd moeten kunnen worden. In de praktijk kan de relatie tussen de gegevens uit de onderscheiden onderdelen van de administratie op verschillende wijzen tot stand komen. Een voorbeeld vormen de verrichte begrotingsuitgaven. Deze moeten in ieder geval voorkomen op de grootboekrekening van een begrotingsartikel maar zij komen daarnaast bij verschillende ministeries ook voor in het "begrotingsregistratie-systeem". De begrotingsboekhouding en de overige administraties vormen tezamen met de door de Staten- Generaal goedgekeurde begrotingsbedragen uit de begrotingsregistratie, de beheersadministratie waaruit de financiële verantwoording wordt samengesteld en waarop accountantscontrole wordt uitgeoefend. Opgemerkt zij bovendien dat uit de begrotingsregistratie, de begrotingsboekhouding en de overige administraties gegevens gehaald moeten kunnen worden die betrekking hebben op één project. In dat verband wordt gesproken van een projectadministratie. Uiteindelijk gaat het erom dat de gewenste informatie aan de begrotingsadministratie, met inachtneming van artikel 20 CW, ontleend kan worden. 1.5 De geïntegreerde verplichtingen-kasadministratie De geïntegreerde verplichtingen-kasadministratie is hiervoor niet als een apart onderdeel van de begrotingsadministratie onderscheiden. Omdat bij de verbeteringen van het comptabele bestel vanaf 1986 zo'n grote nadruk op de invoering van een dergelijke administratie is gelegd, verdient dit enige toelichting. Van een geïntegreerde verplichtingen-kasadministratie kan worden gesproken als de begrotingsadministratie aan een aantal eisen voldoet. De belangrijkste zijn opgenomen in artikel 23, lid 5, CW dat inhoudt dat aan de bijgehouden administraties onder meer moet kunnen worden ontleend: 8

9 a. het deel van de raming van de aan te gane verplichtingen dat daadwerkelijk is aangegaan (stand verplichtingen raming in begrotingsregistratie versus stand van aangegane verplichtingen in de verplichtingenboekhouding); b. het deel van de raming van de uitgaven dat daadwerkelijk tot uitgaven heeft geleid (stand uitgavenraming in de begrotingsregistratie versus stand van de verrichte uitgaven in de uitgavenen ontvangstenboekhouding); c. per individueel aangegane verplichting het deel dat nog niet tot uitgaven heeft geleid (saldo per lopende verplichting in de administratie van individuele verplichtingen - hierna verplichtingen subadministratie genoemd); d. het deel van de raming van de uitgaven waarvoor nog geen verplichtingen zijn aangegaan. Hieruit is af te leiden dat een geïntegreerde verplichtingen-kas-administratie gevormd wordt door de in samenhang en in controleverband met elkaar gevoerde: verplichtingen-subadministratie(s) begrotingsregistratie verplichtingen-boekhouding en uitgaven- en ontvangstenboekhouding Met de term controleverband wordt bijvoorbeeld bedoeld dat: de in de sub-administratie van de verplichtingen geboekte aangegane verplichtingen in totaal gelijk zijn aan de in de verplichtingenboekhouding op artikelniveau geboekte verplichtingen; de aan de verplichtingen gerelateerde betalingen steeds in totaal gelijk moeten zijn aan de in de uitgaven- en ontvangstenboekhouding geboekte uitgaven. Om een goed beheer te bewerkstelligen en om een adequate controle mogelijk te maken, verdient het aanbeveling aangegane verplichtingen in evenwichtsverband te boeken met de uitgaven. Op die manier wordt gewaarborgd dat tegenover begrotingsuitgaven voldoende verplichtingen staan. Tevens moet de administratie zo worden ingericht dat iedere uitgave kan worden gerelateerd aan een verplichting 1. Dit geeft een extra waarborg dat van alle begrotingsuitgaven wordt getoetst of hiertegenover voldoende verplichtingen staan. Ongeacht de wijze van boeken van aangegane verplichtingen - al dan niet in evenwichtsverband - dient volgens artikel 65, lid 3 CW in de rekening van verplichtingen, uitgaven en ontvangsten het totaal van de aangegane verplichtingen per begrotingsartikel per begrotingsjaar opgenomen te worden. In de jaarlijkse saldibalans dient het totaal van de openstaande verplichtingen opgenomen te worden. De volgende hoofdstukken van deze Regeling bevatten de volledige opsomming van de eisen waaraan de begrotingsadministratie dient te voldoen opdat gesproken kan worden van een geïntegreerde verplichtingen-kasadministratie. Hierbij is er vanuit gegaan dat de aangegane verplichtingen in de begrotingsboekhouding worden vastgelegd. De uitwerking van deze eisen in de fysieke begrotingsadministratie kan per departement verschillen. De wijze waarop de integratie van de verplichtingen en de uitgaven gestalte krijgt, hangt af van wat met het oog op de inrichting van de financiële functie bij een ministerie een doelmatige inrichting van de administratie is. In de moderne administraties komt integratie tot stand door een mix van administratief-organisatorische voorzieningen en voorzieningen in apparatuur en programmatuur. Voor elke administratieve handeling zijn verschillende combinaties denkbaar. De voorwaarde is dat de informatie die door de administratie moet worden gegenereerd betrouwbaar, aktueel en controleerbaar is. Veelal zullen geautomatiseerde oplossingen de voorkeur verdienen. Denkbaar is ook dat in sommige gevallen de doelmatigheid het best gediend is met handmatige oplossingen. 1 Door een bepaalde methode van boeken, uiteengezet op blz. 45 en volgende van "De departementale begrotingsadministratie" van december 1993 (geheel herziene druk), een publikatie van de Directie Accountancy Rijksoverheid van het ministerie van Financiën, kan de volledigheid van deze toetsing worden nagegaan, omdat vanuit de controle van de liquide middelen de volledigheid van de geboekte begrotingsuitgaven kan worden vastgesteld. Mocht vervolgens bij de toetsing blijken dat tevoren geen of onvoldoende verplichtingen waren ingebracht terwijl de verschuldigdheid toch blijkt, dan dient alsnog via een aanvullende boeking in de verplichtingensfeer deze onjuistheid te worden hersteld. 9

10 1.6 De administratie van een agentschap Voor bepaalde onderdelen van een ministerie kan een afgezonderd en afwijkend beheer wenselijk zijn. In dat geval kan aan die onderdelen de status van agentschap worden verleend. In hoofdstuk 6 wordt op de administratie en de informatieverstrekking van agentschappen ingegaan. 1.7 De organisatie van de financiële functie bij een ministerie In de afgelopen decennia heeft de directie Financieel-Economische Zaken, die deel uitmaakt van de centrale organisatie van een ministerie, zich ontwikkeld van een louter registrerende boekhoudafdeling tot beleidsdirectie voor het financiële management. Deze plaats van FEZ ligt verankerd in het Besluit taak FEZ. Naast toezicht op de begrotingsuitvoering en het uiteindelijke beheer van de begrotingsadministratie vervult de directie FEZ ook een belangrijke rol bij de begrotingsvoorbereiding. Tevens oordeelt de directie FEZ over de financiële aspecten van beleidsvoorstellen. De ontwikkelingen op het gebied van geautomatiseerde administraties hebben er (mede) toe geleid dat de begrotingsadministratie niet meer (alleen) bij FEZ hoeft plaats te vinden. Op een departement zal dan ook veelal geen sprake zijn van één centraal gevoerde administratie bij de directie FEZ, maar van meerdere bij verschillende beleidsdirecties decentraal gevoerde administraties. In die situatie kan het in de rede liggen dat de primaire vastlegging van gegevens in de zogenaamde basisadministraties bij de beleidsdirecties plaats vindt en dat FEZ, om op centraal niveau toezicht te kunnen uitoefenen, de gegevens op geaggregeerd niveau bijhoudt in de zogeheten hoofdadministratie. Zo'n fysieke splitsing in basis- en hoofdadministratie, waarbij het verschil zit in het aggregatieniveau van de gegevens, hoeft overigens niet parallel te lopen met de organisatorische indeling FEZ/beleidsdirecties. Vooral als gevolg van verschillen in de gehanteerde financieel-organisatorische beheersconcepten zijn uiteenlopende fysieke inrichtingen van de departementale administratie mogelijk. Het gaat erom dat adequate informatie in elke fase van het beleidsproces aan de administratie ontleend kan worden. Daarom is de fysieke inrichting van de administratie in deze Regeling van ondergeschikt belang. Wel zullen de verschillende fysieke onderdelen van een administratie naadloos op elkaar dienen aan te sluiten. Bij de inrichting van de administratie dient een departement zorg te dragen voor een adequate beveiliging van de (geautomatiseerde) administraties. Als concerncontroller van een departement behoort de centrale directie Financieel-Economische Zaken van de beleidsdirecties informatie te ontvangen over de begrotingsvoorbereiding, -uitvoering en -verantwoording. Periodiek en incidenteel, als de informatie daartoe aanleiding geeft, zal er overleg plaatsvinden tussen FEZ en de betrokken (beleids)directies. Bij agentschappen zal het zwaartepunt van het overleg tussen FEZ en het agentschap zich in beginsel richten op de begrotingsvoorbereiding en op de verantwoording achteraf over een jaar. Indien de verkregen informatie daartoe echter aanleiding geeft, zal ook overleg plaatsvinden over de begrotingsuitvoering. 1.8 De relatie met de overige financiële regelgeving De basis voor de onderhavige Regeling is gelegen in artikel 33, eerste lid, aanhef en onder a en b, van de Comptabiliteitswet. De verantwoordelijkheid voor de inrichting van de departementale begrotingsadministratie berust bij de directeur Financieel-Economische Zaken van een ministerie. Daarvoor zij verwezen naar het Besluit taak FEZ. Volgens artikel 37, lid 1, CW is de minister van Financiën belast met het toezicht op de inrichting van de administraties en op de wijze waarop deze wordt bijgehouden. De gehele comptabele regelgeving van het ministerie van Financiën is opgenomen in het Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid. Te verwachten is dat in de komende jaren een stroomlijning van de verschillende regelingen zal plaatsvinden door overlappingen in verschillende regelingen te elimineren. Bij de onderhavige Regeling is hiermee in zoverre reeds rekening gehouden dat de bepalingen over het betalingsverkeer tot een minimum beperkt zijn. Verwezen zij naar de Beschikking Kasbeheer. Ten overvloede, dit betekent dat één onderwerp in verschillende regelingen behandeld kan worden. Zo komt de vraag of voorschotten verleend mogen worden aan de orde in het Besluit Verlening Voorschotten 1994, terwijl de bepalingen over de in de administratie op te nemen gegevens over verleende voorschotten zijn opgenomen in de Regeling departementale begrotingsadministratie. Bij de Regeling departementale begrotingsadministratie gaat het steeds om de vraag welke gegevens in de administratie voor dienen te komen en welke informatie op gezette tijden aan de minister van Financiën en aan de Algemene Rekenkamer moet worden verstrekt. 10

11 Om het gebruik van de Regeling te vergemakkelijken is een lijst met gebods- en verbodsbepalingen opgenomen. Begrippen zijn opgenomen in de begrippenlijst van het Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid (R 1). 2. Begrotingsregistratie 2.1 Administratie van begrotingsbedragen en meerjarenramingen Bij de rijksoverheid speelt de verdeling van budgetten een belangrijke rol. De Staten-Generaal autoriseren begrotingen waarmee maxima voor aan te gane verplichtingen en voor uitgaven ten laste van een bepaald begrotingsartikel vastliggen. Daarnaast verschaffen de meerjarenramingen zicht op de financiële consequenties van het bestaande en voorgenomen beleid in latere jaren. Binnen een departement zijn de per begrotingsartikel beschikbare begrotingsbedragen en meerjarenramingen toegewezen aan budgethouders die in eerste instantie verantwoordelijk zijn voor het financiële deel van de uitvoering van het beleid, onverlet latend de verantwoordelijkheid van de directeur Financieel- Economische Zaken. De begrotingsadministratie zal steeds inzicht moeten kunnen verschaffen in de stand van de begrotingsbedragen, de meerjarenramingen en de realisaties op de verschillende niveaus, zoals het niveau van een begrotingsartikel en van een budgethouder. De op te nemen gegevens bij de meerjarenramingen verschillen in essentie niet van de gegevens behorend bij de begrotingsbedragen. Het enige verschil is dat de begrotingsbedragen bij de artikelen door de Staten-Generaal worden geautoriseerd en de meerjarenramingen niet. 2.2 Een continu ramingsproces Volgens artikel 8 CW zenden de ministers, ieder met betrekking tot de begrotingen waarover hij het beheer voert, jaarlijks de voorstellen van wet tot vaststelling van die begrotingen, alsmede de meerjarenramingen bedoeld in artikel 7 CW, aan de minister van Financiën. De ramingen hebben betrekking op de verplichtingen, de uitgaven en de ontvangsten. De meerjarenramingen betreffen vier op het begrotingsjaar volgende jaren. De regels voor het opstellen van de begrotings- en meerjarenramingen worden jaarlijks opgenomen in de Geïntegreerde Rijksbegrotingsaanschrijving en -voorschriften waarvan de zogeheten extrapolatieregels, dat zijn de specifieke regels voor het opstellen van meerjarenramingen, deel uitmaken. Een vakminister is dus verantwoordelijk voor het opstellen van de ramingen en nadat overeenstemming met de minister van Financiën over de ramingen is bereikt, worden de ramingen op artikelniveau voorgelegd aan de Staten-Generaal. Daarnaast worden de ramingen per artikelonderdeel in de artikelsgewijze toelichting bij een begroting opgenomen. Eenmaal vastgestelde ramingen zullen als gevolg van mee- en tegenvallers bij de uitvoering van een begroting en als gevolg van beleidsmatige verhogingen of verlagingen wijziging ondergaan. Daarnaast kunnen de ramingen ook om min of meer technische redenen - te weten desalderingen en overboekingen - veranderen. In wezen is er sprake van een continu proces van het opstellen van nieuwe en het bijstellen van eerdere ramingen. Daarover vindt overleg plaats tussen een vakdepartement en het ministerie van Financiën. De administratie van de begrotingsbedragen en meerjarenramingen dient zodanig te worden ingericht en bijgehouden dat daaraan op doelmatige wijze adequate informatie kan worden ontleend zowel ten behoeve van een geordende begrotingsvoorbereiding als ten behoeve van een beheersbare begrotingsuitvoering. Aangezien er sprake is van een continu proces van het opstellen en bijstellen van ramingen zal het veelal niet doenlijk zijn fysieke administratieve systemen te onderscheiden voor de begrotingsvoorbereiding en voor de begrotingsuitvoering. Deze processen vloeien in elkaar over. Bij de begrotingsvoorbereiding wordt een nieuw jaar toegevoegd aan de meerjarenramingen. Voorts is de begrotingsvoorbereiding bij uitstek de gelegenheid om nieuw beleid aan de orde te stellen dan wel te concretiseren. In het zogeheten maandstaatoverleg over de begrotingsuitvoering gaat het veeleer om aanpassing van de (meerjaren)ramingen als gevolg van de uitvoering van de lopende begroting. 2.3 Eisen aan de begrotingsregistratie De begrotingsregistratie staat ten dienste van de budgetbewaking bij een ministerie en van het genoemde overleg tussen een vakdepartement en het ministerie van Financiën. Dit brengt met zich dat de begrotingsregistratie aan de volgende eisen behoort te voldoen: De begrotingsramingen van de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten dienen zodanig vastgelegd te worden dat deze steeds kunnen worden geconfronteerd met realisatiecijfers. In ieder geval 11

12 dienen de ramingen op artikelniveau vastgelegd te worden. Ten behoeve van intra-departementale doeleinden zullen de ramingen van begrotingsbedragen veelal worden uitgesplitst naar artikelonderdelen, beschikbare budgetten, kostensoorten, kostenplaatsen en/of kostendragers. Indien begrotingsbedragen en meerjarenramingen aan budgethouders worden toegedeeld zal dit in de begrotingsregistratie vastgelegd behoren te worden. Voor de bewaking van begrotingsbedragen ten behoeve van het autorisatiecircuit blijft echter het artikelniveau maatgevend. In het geval een begrotingswet niet voor 1 januari van het jaar waarop deze betrekking heeft, in werking is getreden, zal hiervan conform artikel 18 CW in de administratie aantekening moeten worden gemaakt totdat de wet is aangenomen. De begrotingsregistratie dient de onderbouwingen van de ramingen te bevatten, zoveel mogelijk in termen van hoeveelheden en prijzen. Deze onderbouwing, die geconfronteerd moet kunnen worden met gerealiseerde volumina en prijzen, zal in veel gevallen opgenomen worden in geautomatiseerde administratieve systemen voor de begrotingsregistratie. Dit ligt bij voorbeeld in de rede bij verplichtingen met een index-clausule of bij verplichtingen in vreemde valuta. De ramingen kunnen dan langs automatische weg worden aangepast. Denkbaar is echter ook dat in de geautomatiseerde begrotingsregistratie volstaan wordt met een verwijzing naar onderliggende stukken waaruit blijkt hoe de ramingen tot stand zijn gekomen. De onderbouwing van de ramingen met prijs- en volume-eenheden zal doorgaans betrekking hebben op de verplichtingenraming, dat wil zeggen de raming van in een jaar aan te gane verplichtingen. De verplichtingenraming dient, eventueel via een betaalsleutel, gekoppeld te worden aan bijbehorende kasramingen. Deze betaalsleutel behoort in de begrotingsregistratie vastgelegd te worden. Soms verwacht men, bij voorbeeld op grond van ervaringscijfers, dat een bepaald percentage van de aan te gane verplichtingen niet tot betaling zal komen, zonder dat dit van elke individuele verplichting vooraf is in te schatten. Dit zal bij voorbeeld het geval zijn bij garantieverplichtingen. Wanneer dit het geval is, dient op artikelniveau expliciet tot uitdrukking te worden gebracht het deel van de verplichtingen dat waarschijnlijk niet tot betaling zal komen. De begrotingsadministratie dient inzicht te verschaffen in de mate waarin uitgavenramingen voortvloeien uit reeds aangegane verplichtingen en in de mate waarin uitgavenramingen voortvloeien uit in verschillende jaren nog aan te gane verplichtingen. Langs deze weg kan een indicatie verkregen worden over de flexibiliteit van de uitgaven omdat uitgavenramingen behorende bij reeds aangegane verplichtingen in het algemeen minder gemakkelijk te beïnvloeden zijn dan uitgavenramingen die behoren bij nog aan te gane verplichtingen. Daarenboven zullen verplichtingenramingen voor jaren die verder weg liggen veelal minder nauwkeurig bepaald zijn dan voor de nabije toekomst. Concreet betekent dit dat de begrotingsadministratie bij het begin van een begrotingsjaar dient te bevatten: 1. (Meerjaren)ramingen van de uitgaven voor het net begonnen, lopende jaar en voor vier jaren volgend op het lopende jaar, voortvloeiend uit in voorgaande jaren aangegane verplichtingen. 2. Een raming van verplichtingen die in het lopende begrotingsjaar al zijn en nog zullen worden aangegaan met daaruit voortvloeiende (meerjaren)ramingen van de uitgaven voor het lopende jaar en voor vier daaropvolgende jaren. 3. Verplichtingenramingen voor vier op het lopende begrotingsjaar volgende jaren met daaruit voortvloeiende uitgavenramingen voor deze jaren. Bij de voorbereiding van een nieuwe begroting dient aan de meerjarenramingen een jaar te worden toegevoegd, zodat vanaf februari/maart de begrotingsadministratie de hiervoor genoemde ramingen bevat voor vijf jaren volgend op het lopende begrotingsjaar. Om te bepalen welk deel van de uitgavenramingen voor het lopende jaar en de daaropvolgende jaren behoort bij reeds aangegane verplichtingen dienen uitgavenramingen gemaakt te worden bij aangegane verplichtingen. Dit kan geschieden door via een betaalsleutel op artikel- of artikelonderdeelniveau uitgavenramingen te koppelen aan de aangegane verplichtingen. Indien toepassing van de betaalsleutel op artikel- of artikelonderdeelniveau tot onjuiste ramingen leidt, kan uiteraard geen gebruik worden gemaakt van de bestaande betaalsleutel. Zonodig behoren meerjarige uitgavenramingen bij individuele aangegane verplichtingen gemaakt te worden. Dit zal met name het geval zijn bij aangegane verplichtingen die een substantieel deel vormen van een artikel(onderdeel) en die geen vast betaalpatroon kennen. Dit hoeft overigens niet te betekenen dat de meerjarige kas- en verplichtingenramingen op het niveau van individuele verplichtingen moeten worden opgesteld. 12

13 Bij besluitvorming over een nieuwe begroting en meerjarenramingen kan het van belang zijn dat bekend is in hoeverre nog aan te gane verplichtingen technisch noodzakelijk samenhangen met verplichtingen die in een eerder jaar zijn of worden aangegaan. Om deze informatie te verkrijgen, verdient het aanbeveling gebruik te maken van een projectadministratie. Indien deze gegevens niet in de begrotingsadministratie worden bijgehouden, zal deze informatie zonodig apart vervaardigd dienen te worden. Vooral ten behoeve van het overleg met het ministerie van Financiën en ten behoeve van informatieverstrekking aan de Staten-Generaal behoren wijzigingen in de (meerjarige) ramingen van verplichtingen, uitgaven en ontvangsten per begrotingsartikel vastgelegd te worden ten opzichte van een eerdere door het ministerie van Financiën geaccordeerde stand, met een verwijzing naar onderliggende stukken. Naast de gewijzigde bedragen dienen ook toelichtende gegevens te worden opgenomen zoals de oorzaak van de mutatie, de budgettaire verwerking, de status van de wijziging (accoord/niet accoord) en bij welke (suppletore) begroting de wijziging gemeld is c.q. zal worden gemeld dan wel of het een amendement of nota van wijziging betreft. De aldus vastgelegde mutaties, evenals de oorspronkelijke bedragen, dienen vastgehouden te worden totdat de slotwet/rekening is vastgesteld van het jaar waarop de mutaties betrekking hebben. Hoofdstuk 5 van deze Regeling bevat de uitwerking van de informatieverstrekking van een ministerie aan het ministerie van Financiën. 2.4 Verplichtingenramingen Gelet op het sterkere accent dat de Comptabiliteitswet legt na de vierde wijziging van deze wet (Stb. 1991, 752) op de verplichtingen wordt hieronder, tot slot van dit hoofdstuk, kort ingegaan op de verplichtingenramingen. Artikel 4, lid 5, CW is de hoofdregel die aangeeft wat als verplichting van een jaar geraamd dient te worden. De juridische invalshoek is bepalend. Dat betekent dat aangegane verplichtingen doorgaans zullen blijken uit documenten zoals overeenkomsten en beschikkingen. De verplichtingenraming zal dan ook in veel gevallen betrekking hebben op de bedragen van de in het begrotingsjaar af te geven beschikkingen en te sluiten overeenkomsten. Opgemerkt zij dat in de verplichtingenraming tevens rekening moet worden gehouden met (eventuele) positieve bijstellingen van reeds in eerdere jaren aangegane verplichtingen (zie hiervoor par over het bijstellen van aangegane verplichtingen). In sommige situaties zal de concretisering van beleid in verplichtingen pas in een laat moment gestalte krijgen. Verplichtingenramingen voor jaren die verder weg liggen kunnen dan met meer onzekerheden omgeven zijn dan voor nabije jaren, gegeven bij voorbeeld de fasering van een project, waarvan de juridische vormgeving voor de uitvoering nog niet bekend is. Zo kan de onzekerheid over verplichtingenramingen groter zijn dan over uitgavenramingen voor de betrokken jaren. Er zullen dan toch zo goed mogelijke verplichtingenramingen opgesteld dienen te worden. In die gevallen moet er in ieder geval een projectadministratie zijn die de totale uitgaven van het project bevat met een spreiding van die uitgaven over de betrokken jaren. Uitgaande van bepaalde veronderstellingen kunnen daaruit verplichtingenramingen worden afgeleid. Artikel 4, lid 6, CW bevat uitzonderingen op de hoofdregel genoemd in artikel 4, lid 5, CW. Voor de genoemde categorieën dienen de uitgaven als verplichtingen te worden geraamd en dus in de begrotingsregistratie te worden vastgelegd. Zoals de toelichting bij artikel 4, lid 5, CW vermeldt, vallen periodieke subsidieverplichtingen onder de hoofdregel. Ingeval van subsidiëring van een instelling door de overheid wordt er van uitgegaan dat een verplichting ten opzichte van de instelling is aangegaan op het moment dat de beginselen van behoorlijk bestuur met zich brengen dat de voor een instelling gunstige beschikking moet worden afgegeven. De beschikking is dan de basis voor de verplichting. 3. Begrotingsboekhouding 3.1 Algemeen Binnen de begrotingsboekhouding zijn twee delen te onderscheiden: de verplichtingenboekhouding (zie paragraaf 3.2.) en de uitgaven- en ontvangstenboekhouding (zie paragraaf 3.3.). Beide delen dienen met de begrotingsregistratie in nauwe samenhang te worden gevoerd zodanig dat er zowel voor verplichtingen als uitgaven, informatie kan worden verschaft over de nog beschikbare begrotingsruimte. Verder zullen de verplichtingen- en uitgavenboekhouding in nauwe samenhang met elkaar moeten worden bijgehouden zodanig, dat inzicht ontstaat in de openstaande verplichtingen. Op 13

14 de onderlinge integratie tussen beide delen van de begrotingsboekhouding wordt in paragraaf 3.2. nader ingegaan. Met de begrotingsboekhouding zijn weer verbonden de overige administraties, welke behandeld worden in hoofdstuk 4. Voor beide bovengenoemde delen van de begrotingsboekhouding geldt dat de vastlegging van een beheershandeling (waarmee in dit verband wordt bedoeld het aangaan van een verplichting, het verrichten van een betaling of het verkrijgen van een ontvangst) dient plaats te vinden aan de hand van boekingsstukken. Deze zullen onder meer voorzien dienen te worden van boekingsstempels of andere aanduidingen waaruit de wijze van boeken blijkt. In het algemeen geldt dat de vastlegging van de gegevens in de begrotingsboekhouding chronologisch en systematisch dient te geschieden. Dit laatste is ook van toepassing op het bewaren van de gegevens. Financiële bewijsstukken vormen een onderdeel van de begrotingsadministratie. Als financiële bewijsstukken kunnen worden beschouwd zowel facturen, declaraties, dagafrekeningen van giro of bank en andere betaalbewijzen als verklaringen van prestaties, betalingsopdrachten en bescheiden waaruit blijkt welke bedragen moeten worden ontvangen en welke zijn ontvangen. Dergelijke bewijsstukken kunnen ook in niet-schriftelijke vorm voorkomen, bij voorbeeld computerbescheiden en andere informatiedragers. Op grond van de artikelen 307 t/m 311 van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek geldt - ook voor vorderingen van derden op de rijksoverheid - een verjaringstermijn van vijf jaar. Uit dien hoofde is het noodzakelijk financiële bewijsstukken in elk geval niet binnen die termijn te vernietigen, teneinde te voorkomen dat bewijzen van betaling vroegtijdig verloren gaan. Bovendien mogen financiële bewijsstukken niet worden vernietigd, voordat de Algemene Rekenkamer de rekening van het Rijk over het jaar waarop de stukken betrekking hebben, heeft goedgekeurd. Beide delen van de begrotingsboekhouding dienen met behulp van een grootboeksysteem te worden ingericht en bijgehouden. Eisen van doelmatigheid en controle zijn daarbij bepalend voor de wijze waarop dit gebeurt. Minimaal dient per begrotingsartikel of per artikelonderdeel (indien dit artikelonderdeel in de toelichting bij de begroting wordt gepresenteerd) een grootboekrekening c.q. een sub-grootboekrekening te worden geopend. 3.2 De verplichtingenboekhouding: administratie van realisaties van verplichtingen Algemeen In dit deel van de begrotingsboekhouding worden de aangegane verplichtingen vastgelegd, zowel per begrotingsartikel ten laste van de periode (ter bewaking van het begrotingsbedrag) als op de rekeningen buiten begrotingsverband. Uit controle-overwegingen verdient het de voorkeur om (evenals bij de uitgaven- en ontvangstenboekhouding) de aangegane verplichtingen in evenwichtsverband te boeken. Het boeken in evenwichtsverband kan een middel zijn om de noodzakelijke integratie tussen de verplichtingen- en de uitgavenboekhouding te bewerkstellingen. Deze integratie houdt namelijk in dat nagegaan wordt of voor iedere gedane begrotingsuitgaaf vooraf een (voldoende) verplichting is aangegaan en of deze verplichting ook juist en volledig in de verplichtingenboekhouding was vastgelegd, waarbij het voor de in artikel 4, lid 6, CW genoemde categorieën van verplichtingen niet altijd noodzakelijk is om voorafgaande aan iedere betaling eerst de bijbehorende individuele verplichting te boeken. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van controlerende tussenrekeningen, waardoor de verplichtingen- en de uitgavenboekhouding als het ware met elkaar worden verbonden. Het is voor verplichtingen evenwel toegestaan om op andere wijze te verzekeren dat voor iedere begrotingsuitgaaf tijdig, juist en volledig een verplichting in de administratie werd opgenomen. Bedacht moet echter worden dat ook voor de verplichtingen een perioderekening en een standenrekening moet worden opgesteld hetgeen met zich brengt dat het boeken in evenwichtsverband, evenals bij de uitgaven, voor de hand ligt 1. In de verplichtingenboekhouding worden in ieder geval de volgende grootboekrekeningen onderscheiden: verplichtingenrekeningen binnen begrotingsverband (voor verplichtingen die ten laste van een begrotingsartikel worden geboekt; zie paragraaf ); verplichtingenrekeningen buiten begrotingsverband (voor verplichtingen die conform artikel 23, lid 2, CW ten grondslag liggen aan uitgaven die op een rekening buiten begrotingsverband geboekt kunnen worden; zie paragraaf ). 1 Voor een boekingsmodel zij verwezen naar "De departementale begrotingsadministratie" geheel herziene druk, december 1993, blz. 45 en verder, publikatie van de Directie Accountancy Rijksoverheid van het ministerie van Financiën. 14

15 3.2.2 Rekeningen van verplichtingen binnen begrotingsverband Vastlegging van aangegane verplichtingen ten laste van een begrotingsartikel Voor een effectieve begrotingsbewaking kan veelal niet volstaan worden met het registreren van verplichtingen op het moment dat zij worden aangegaan. Een voorlopige vastlegging als concrete aan te gane verplichting is aan te bevelen zodra bekend is dat een verplichting zal worden aangegaan en het bedrag daarvan vast staat of kan worden geraamd. Dit betekent, dat voordat verplichtingen worden aangegaan, een deel van de beschikbare ruimte om verplichtingen aan te gaan daarvoor reeds wordt gereserveerd. Bij het boeken van aangegane verplichtingen wordt aangesloten bij het juridische verplichtingenbegrip conform artikel 4, lid 5, CW. Voorop staat dat geen enkele betaling onverplicht zal mogen geschieden. Het is uit het oogpunt van begrotingsbeheer niet altijd noodzakelijk om voorafgaande aan iedere betaling eerst de bijbehorende individuele verplichting te boeken. Het gaat daarbij om de in artikel 4, lid 6, CW genoemde categorieën van verplichtingen. In deze gevallen vindt uiterlijk op het moment van de betaling, de vastlegging van de verplichting plaats. Indien doelmatig, kan ook volstaan worden met het vooraf boeken van "collectieve" verplichtingen, die bij voorbeeld overeen zouden kunnen komen met het uitgavenbudget voor de betrokken post. In ieder geval dient vanuit controleoverwegingen tegenover elke betaling de corresponderende verplichting in de begrotingsadministratie voor te komen. Indien de uiteindelijke verplichting jegens een begunstigde niet door de minister (het departement) wordt aangegaan, maar door een ander (uitvoerend) bestuursorgaan, dan wordt in de departementale administratie alleen de relatie met het desbetreffende bestuursorgaan vastgelegd. Wanneer er sprake is van een uitvoeringsorgaan dat uitsluitend fungeert als doorgeefluik of administratiekantoor ten behoeve van de minister dan moet in beginsel de relatie met de begunstigde(n) als verplichting worden vastglegd. Voor de bepaling van het jaar ten laste waarvan een verplichting moet worden geboekt zijn dezelfde regels als bij de ramingen van toepassing (artikel 24, lid 1, CW). Veelal zal de datum van een afgegeven beschikking of van een aangegane verbintenis bepalend zijn voor het begrotingsjaar ten laste waarvan een verplichting moet worden geboekt. Gewaarborgd dient te zijn dat van dergelijke documenten tijdig een aantekening is gemaakt in de begrotingsadministratie. In het proces voorafgaand aan het definitief aangaan van een verplichting zal sprake dienen te zijn van een adequate voortgangscontrole om de volledigheid van de registratie van de verplichtingen te waarborgen. De aangegane verplichtingen worden, behoudens hiervoor genoemde uitzonderingen, post voor post binnen de begrotingsadministratie in een verplichtingensubadministratie geboekt. Een betrouwbare administratie staat of valt met een doeltreffende administratie op het laagste niveau. Voor een adequate informatieverstrekking aan de hogere beheersniveaus zullen de gegevens geaggregeerd en doorgeboekt moeten worden naar de bovenliggende informatiesystemen. In de verplichtingensubadministratie dienen per aangegane verplichting vastgelegd te worden een uniek verplichtingennummer, artikelnummer, het begrotingsjaar waarin de verplichting wordt aangegaan en een verwijzing naar het document waaruit het aangaan van een verplichting blijkt. Naast deze gegevens kunnen aanvullende gegevens worden vastgelegd zoals projectnummer, kostenplaats, kostensoort etc. Via de relatie met het begrotingsartikel worden de gegevens geaggregeerd en doorgeboekt naar de bovenliggende informatiesystemen. Zoals in paragraaf 2.3. is vermeld dient bij aangegane verplichtingen een meerjarige kasraming gemaakt te worden. Dit kan geschieden door via een betaalsleutel op artikel- of artikelonderdeelniveau uitgavenramingen te koppelen aan de aangegane verplichtingen. Indien toepassing van de betaalsleutel op artikel- of artikelonderdeelniveau tot onjuiste ramingen leidt, kan uiteraard geen gebruik gemaakt worden van de bestaande betaalsleutel. Zonodig behoren meerjarige uitgavenramingen bij individuele aangegane verplichtingen gemaakt te worden. Dit zal met name het geval zijn bij aangegane verplichtingen die een substantieel deel vormen van een artikel(onderdeel) en die geen vast betaalpatroon kennen. Bij verplichtingen die waarschijnlijk niet geheel tot betaling komen, wordt, naast de kasbedragen voor de verschillende jaren ook, een bedrag dat waarschijnlijk niet tot betaling komt, vastgelegd. Bij het inbrengen van een verplichting dient een toetsing plaats te vinden aan de beschikbare verplichtingenruimte (artikel 23, lid 5, CW). Indien in het traject voorafgaand aan het definitief aangaan van een verplichting een reservering is vastgelegd, kan de ingebrachte verplichting ook hieraan 15

16 getoetst worden. In het algemeen is het uit een oogpunt van doelmatigheid gewenst om bij de totstandkoming van een bepaalde fase in het traject van begroten naar betalen het bedrag te toetsen aan het "budget" dat in een vorige fase is ingebracht. Dit brengt met zich dat de verschillende fasen in het traject aan elkaar gerelateerd moeten kunnen worden door middel van unieke codes per traject. Hierbij kan gedacht worden aan "zaaknummers", kostenplaats/ kostensoort-combinaties, reserveringsnummers, verplichtingennummers etc. Hiervoor is aangegeven dat bij de aangegane verplichtingen een meerjarige kasraming moet worden gemaakt. Er dient dan ook niet alleen getoetst te worden aan de beschikbare verplichtingenruimte maar ook aan de beschikbare kasruimte en aan de meerjarenramingen. Als de nog beschikbare kasruimte voor het begrotingsjaar en de meerjarenramingen op artikelniveau niet voldoende is om daaruit te zijner tijd de uit de verplichting voortvloeiende betaling te voldoen, zal het administratieve systeem de dreigende kasoverschrijding moeten (kunnen) signaleren voordat de verplichting(en) word(t)(en) aan gegaan. Overigens is hiervoor reeds op de mogelijkheid gewezen dat niet alle aangegane verplichtingen tot volledige betaling leiden, zonder dat dit per individuele verplichting te duiden is. De in de reserveringsfase eventueel vastgelegde aan te gane verplichtingen zullen niet altijd tot één aangegane verplichting leiden. In het administratieve systeem moet rekening worden gehouden met de volgende verbandsproblematiek: één aan te gane verplichting kan tot meer aangegane verplichtingen leiden; meerdere aan te gane verplichtingen kunnen tot één of meer aangegane verplichtingen leiden. Overigens dient ook rekening gehouden te worden met de mogelijkheid dat een aangegane verplichting wordt gesplitst in sub-verplichtingen. In bepaalde situaties kan gelden dat op het moment dat de beschikkingen worden verzonden de totale omvang van de verplichtingen en de begunstigden bekend zijn. De bedragen voor de individuele verplichtingen zijn dan echter nog niet bekend. In dit geval behoeven niet de individuele verplichtingen te worden geboekt, maar kan worden volstaan met de vastlegging van de collectieve verplichting Bijstelling van aangegane verplichtingen Zowel de eenmaal in de begrotingsadministratie vastgelegde aangegane verplichtingen als de hieraan gekoppelde kasramingen kunnen in de loop van de tijd bijstelling behoeven. Met name bij verplichtingen met een meerjarige kasafwikkeling zal het moeilijk zijn om vooraf een exacte inschatting van de kasafwikkeling te maken. Minimaal eenmaal per jaar dient een departement na te gaan of openstaande verplichtingen waarop in lange tijd geen betalingen hebben plaats gehad, uit de lopende administratie kunnen worden verwijderd. Deze opschoningsoperatie kan tot een bijstelling van aangegane verplichtingen leiden. Met het bijstellen van een aangegane verplichting wordt bedoeld dat het bedrag van de aangegane verplichting en van de raming van de uit deze verplichting voortvloeiende betaling(en) aangepast worden zonder dat er in juridische zin sprake is van een nieuwe verplichting. Deze bijstellingen kunnen voortvloeien uit koersrisico's, indexclausules, etc. Opgemerkt zij dat een negatieve bijstelling nooit groter mag zijn dan het bedrag van de nog openstaande verplichting. Bijstellingen van in het lopende begrotingsjaar aangegane verplichtingen en bijstellingen van verplichtingen die in voorgaande jaren zijn aangegaan, komen tot uitdrukking in de rekening van aangegane verplichtingen van het lopende begrotingsjaar. Deze bijstellingen worden beschouwd als aangegane verplichtingen in het jaar waarin de bijstelling plaatsvindt. Vindt er een negatieve bijstelling plaats op een verplichting die in een voorgaand jaar is aangegaan, dan kan naar keuze de negatieve bijstelling op dezelfde wijze als een positieve bijstelling in de rekening worden verwerkt, dan wel niet worden opgenomen in de rekening van aangegane verplichtingen van enig begrotingsjaar. Alle bijstellingen (dus zowel positieve als negatieve) van in een voorgaand jaar aangegane verplichtingen komen wel tot uitdrukking op de saldibalans onder de post openstaande verplichtingen. Overigens moet het ook mogelijk zijn de bij aangegane verplichtingen behorende meerjarige kasramingen te wijzigen zonder dat de omvang van deze verplichtingen verandert. Voor de vastlegging van de bijstelling van een aangegane verplichting in de begrotingsadministratie gelden dezelfde regels als voor de vastlegging van aangegane verplichtingen en maakt het moment van bijstelling geen verschil. In alle gevallen dient de bijstelling aan de oorspronkelijk aangegane verplichting te worden gerelateerd. De bijstelling wordt onder hetzelfde verplichtingennummer als de oorspronkelijke aangegane verplichting vastgelegd. Naast het bedrag van de bijstelling worden nog aanvullende gegevens vastgelegd, waaronder de reden van de bijstelling met een verwijzing naar de onderliggende stukken. De bijstelling van aangegane verplichtingen heeft ook consequenties voor de 16

17 eerder vastgelegde kasramingen; deze dienen dan ook te worden aangepast. Indien een negatieve bijstelling van een verplichting gepaard gaat met de terugvordering van een te veel betaald voorschot, dient het te veel betaalde in de vorderingenadministratie te worden opgenomen. Evenals bij de initiële vastlegging van een aangegane verplichting zullen ook de positieve bijstellingen aan de beschikbare ruimte moeten worden getoetst. Uitgangspunt voor de toetsing zijn de beschikbare verplichtingen- en uitgavenbedragen op artikelniveau voor het lopende begrotingsjaar alsmede de meerjarenramingen voor de uitgaven. Zoals reeds in paragraaf 2.4. is opgemerkt, wordt in de verplichtingenramingen ook rekening gehouden met (eventuele) positieve bijstellingen. Opgemerkt zij overigens dat door negatieve bijstellingen van aangegane verplichtingen onderschrijdingen kunnen optreden van (meerjarige) kasramingen. Toepassing van de budgetdisciplineregels, die aangrijpen op het niveau van de begrotingsartikelen, kan ertoe leiden dat deze vrijkomende (meerjarige) kasruimte kan worden benut voor het opvangen van tegenvallers of voor het intensiveren van nieuw beleid. Dat zou bijvoorbeeld kunnen door extra nieuwe verplichtingen aan te gaan Afsluiting van rekeningen van verplichtingen binnen begrotingsverband Evenals de verrichte uitgaven en de verkregen ontvangsten dienen de in het begrotingsjaar aangegane verplichtingen ook in de perioderekening van het desbetreffende jaar te worden opgenomen. In de saldibalans per 31 december wordt niet het totaal van de aangegane verplichtingen opgenomen, maar de stand van de openstaande verplichtingen. De opbouw van deze stand dient in de begrotingsadministratie te worden bijgehouden en in de toelichting bij de saldibalans in de jaarlijkse financiële verantwoording te worden opgenomen Rekeningen van verplichtingen buiten begrotingsverband Op grond van artikel 23, lid 2, CW kan de minister van Financiën verplichtingen, uitgaven en ontvangsten aanwijzen die op een rekening buiten het begrotingsverband kunnen worden geboekt. Dit zijn de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten die met een ander onderdeel van het Rijk dan wel met een derde worden verrekend. Indien een departement (A) louter gelden aan een ander departement (B) of een derde doorgeeft, is het niet noodzakelijk bij departement (A) een verplichting buiten begrotingsverband vast te leggen. Bewaking via de rekening van uitgaven en ontvangsten binnen begrotingsverband is dan voldoende. Indien er niet louter gelden worden doorgegeven, maar wanneer een departement (A) ten behoeve van bijvoorbeeld departement (B) een verplichting jegens een derde aangaat, is vastlegging van deze verplichting via een rekening van verplichtingen buiten begrotingsverband bij departement (A) noodzakelijk. Bewaking van jegens een derde aangegane verplichting vindt immers plaats via de rekeningen van verplichtingen buiten begrotingsverband. De boeking van verplichtingen buiten begrotingsverband gebeurt op een zelfde wijze als bij de verplichtingen binnen begrotingsverband. Naast de vastlegging van bedragen moeten gegevens over derden worden opgenomen. Veelal zal voor de financiële verhouding met derden een vast bestand met namen zijn aangelegd. Een verwijzing met behulp van een debiteuren- of crediteurennummer zal dan veelal voldoende zijn. De eventuele bijstellingen van verplichtingen buiten begrotingsverband worden op eenzelfde wijze geboekt als de oorspronkelijke verplichting en worden dan ook net als alle andere bijstellingen op de saldibalans onder de post openstaande verplichtingen verantwoord. Minimaal eenmaal per jaar dient een departement na te gaan of openstaande verplichtingen waarop in lange tijd geen betalingen door het departement zijn verricht, uit de lopende administratie kunnen worden verwijderd. Rekeningen van verplichtingen buiten het begrotingsverband worden gecrediteerd als de verplichtingen zijn afgewikkeld. 3.3 De uitgaven- en ontvangstenboekhouding Algemeen In de uitgaven- en ontvangstenboekhouding worden de volgende grootboekrekeningen onderscheiden: uitgaven- en ontvangstenrekeningen binnen begrotingsverband (voor uitgaven en ontvangsten die ten laste respectievelijk ten gunste van begrotingsartikelen worden geboekt; zie paragraaf ); 17

18 uitgaven- en ontvangstenrekeningen buiten begrotingsverband (derdenrekeningen; zie paragraaf ); financiële rekeningen (zie paragraaf en ); sluitrekeningen met kasbeheerders (zie paragraaf ) Rekeningen van uitgaven en ontvangsten binnen begrotingsverband Betaalbaarstelling van uitgaven Het traject dat bij de afwikkeling van een aangegane verplichting voorafgaat aan de betaling wordt de betaalbaarstelling genoemd. Een deel van dit traject wordt met behulp van tussenrekeningen in de begrotingsboekhouding vastgelegd. De tussenrekeningen hebben hierbij een interne controlefunctie om een doelmatige en controleerbare afwikkeling van de verplichtingen te bevorderen. Deze tussenrekeningen dienen bij de afsluiting van een begrotingsjaar geen saldo meer te bevatten. Een voorbeeld van een dergelijke tussenrekening is de rekening betalingsopdrachten in behandeling. Een betalingsprocedure wordt in gang gezet door een betalingsdocument in de vorm van een factuur, een beschikking of een soortgelijk document. Ten behoeve van het uitoefenen van voortgangscontrole dient de ontvangst van een betalingsdocument in de departementale administratie te worden vastgelegd. De voortgangscontrole dient gericht te zijn op het verschaffen van informatie, zoals welke declaraties van een declarant zijn ontvangen en welke daarvan betaalbaar zijn gesteld. Bij de voortgangscontrole in het traject van betaalbaarstelling zijn de volgende fasen te onderkennen: de controle op de aanwezigheid van een aangegane verplichting en de toetsing aan de hoogte van het bij die verplichting behorende bedrag; indien bij een individuele verplichting een kasraming is gemaakt, dan een toetsing aan de bij de aangegane verplichting behorende kasraming; de toetsing aan de beschikbare begrotingsruimte voor uitgaven op artikelniveau. Van belang is dat het niet mogelijk is om betalingen te verrichten als er geen verplichting is aangegaan. Hierop richt zich de eerstgenoemde controle. Er dient dan ook zoveel mogelijk voor gezorgd te worden dat de controle en ook het boeken van de bij deze controle geaccepteerde betalingen gebeurt voor het verzenden van de betalingsopdrachten. Bij betalingen ten laste van artikelen waarvoor ex artikel 4, lid 6, CW vooraf geen individuele verplichtingen behoeven te worden vastgelegd, kan om doelmatigheidsredenen eventueel een andere procedure gewenst zijn, zoals hiervoor (in paragraaf ) is vermeld. Bij de laatste twee genoemde vormen van toetsing dient zowel "harde" als "zachte" bewaking mogelijk te zijn. Het is mogelijk dat de administratieve organisatorische procedures hierin voorzien Betalingen, vastlegging en procedure De uitgangspunten voor het ramen van de uitgaven gelden ook voor het boeken van de betalingen (artikel 4, lid 4 en artikel 24, lid 1, CW). De onderhavige voorschriften hebben dan ook zowel betrekking op de geldelijke en de niet-geldelijke betalingen bedoeld in artikel 25 CW als op de verrekeningen tussen onderdelen van het rijk, waarvan de begrotingsartikelen niet tot eenzelfde begroting behoren (artikel 26 CW). Betalingen worden in de begrotingsboekhouding vastgelegd en dienen via het verplichtingennummer gerelateerd te worden aan een eerder vastgelegde verplichting. Door het relateren van betalingen aan aangegane verplichtingen, inclusief eventuele bijstellingen, zal uit de administratie het nog openstaande bedrag per verplichting en per artikel kunnen worden afgeleid. Dit is een van de essentiële elementen van een geïntegreerde verplichtingen-kasadministratie. Voor het uitoefenen van controle dient in de begrotingsadministratie een verwijzing naar de onderliggende stukken te worden vastgelegd. Tevens dient, in dit verband, uit de begrotingsadministratie te blijken of het uitgaven betreft welke ten laste komen van een ontvangstenartikel conform artikel 23, lid 4, CW. Veelal zal het doelmatig zijn om de desbetreffende uitgaven op afzonderlijke sub-grootboekrekeningen te boeken waardoor saldering wordt voorkomen. Bij het boeken van betalingen moet tevens met de betaling de aard van de betaling worden gegeven bij voorbeeld een voorlopige (voorschot-)betaling of een finale betaling. Nadat een laatste betaling is verricht dient de afwikkeling van een verplichting te worden vastgehouden zowel ten behoeve van de verantwoording als ten behoeve van het traceren van gerealiseerde betaalsleutels. 18

19 Bij het boeken van betalingen zal van verschillende tussenrekeningen gebruik gemaakt kunnen worden. Tussenrekeningen hebben hierbij een interne controlefunctie. Van de verschillende stappen die in een betalingsprocedure kunnen worden onderscheiden dienen in de begrotingsadministratie standen te worden bijgehouden. Het als gevolg hiervan in evenwichtsverband bijhouden van de verschillende fasen in de betalingsprocedure biedt aangrijpingspunten om tot een adequate functiescheiding rond het kasbeheer te komen. De beschikkende, uitvoerende, bewarende, registrerende en controlerende functies zijn verantwoordelijk voor verschillende fasen in de betalingsprocedure. De functie van de tussenrekeningen komt hierbij het best tot zijn recht indien de belasting en ontlasting van deze rekeningen door verschillende functionarissen plaatsvindt. Als voorbeeld van tussenrekeningen kunnen worden genoemd: posten in onderzoek en betalingsopdrachten in behandeling bij de banken. Bij de afwikkeling van aangegane verplichtingen in de onderscheiden fasen van betaalbaarstelling en betaling kan het voorkomen dat een declaratie wordt gesplitst in meerdere betalingen of dat een betaling betrekking heeft op meerdere declaraties. Ook los hiervan behoeft een declaratie niet noodzakelijkerwijs betrekking te hebben op één aangegane verplichting. In de begrotingsadministratie moeten de volgende verbanden tussen een aangegane verplichting en de uiteindelijke betaling kunnen worden gelegd: een aangegane verplichting kan leiden tot meerdere betalingen; meerdere aangegane verplichtingen kunnen leiden tot één betaling. De factuur zal dan administratief gesplitst moeten worden in betalingen die betrekking hebben op de verschillende verplichtingen Ontvangsten, vastlegging en procedure De uitgangspunten voor het ramen van de ontvangsten gelden ook voor het boeken van de verkregen ontvangsten (artikel 4, lid 4 en artikel 24, lid 1, CW). De onderhavige voorschriften hebben dan ook zowel betrekking op de geldelijke en de niet-geldelijke ontvangsten bedoeld in artikel 25 CW als op de verrekeningen tussen onderdelen van het rijk, waarvan de begrotingsartikelen niet tot eenzelfde begroting behoren (artikel 26 CW). In het grootboeksysteem dient minimaal voor ieder ontvangstenartikel van de begroting een aparte rekening te worden opgenomen. In het geval een ontvangen bedrag niet direct aan een begrotingsartikel kan worden toegewezen, zal allereerst een boeking op een tussenrekening dienen plaats te vinden. Zo spoedig mogelijk na de ontvangst zal onderzocht behoren te worden op welk beleidsterrein de ontvangst betrekking heeft om dan alsnog ten gunste van het desbetreffende artikel te kunnen worden geboekt. Bevat de tussenrekening aan het einde van een maand een saldo dan zal een specificatie hiervan moeten kunnen worden gegeven, waarin onder meer de data en de nummers van de boekingsstukken worden vermeld. Voor de ontvangsten als bedoeld in artikel 23, lid 4a, (terugbetalingen aan het Rijk) zal het veelal doelmatig zijn deze ontvangsten op een sub-grootboekrekening van het desbetreffende uitgavenartikel te verantwoorden waardoor saldering wordt voorkomen. Uit de begrotingsaministratie dient te blijken welke ontvangsten conform artikel 23, lid 4, CW, in mindering zijn gebracht op de uitgaven. Naast de boeking van het ontvangen bedrag wordt tevens de aard van de ontvangst aangegeven, bij voorbeeld belastingheffing, retributie, e.d., maar ook een afrekening van een te veel betaald voorschot of een terugontvangst op een eerder gedane uitgaaf of een vergoeding voor verleende diensten. In de administratie dient tevens een verwijzing te worden opgenomen naar de onderliggende ontvangstdocumenten Afsluiting van rekeningen van uitgaven en ontvangsten binnen begrotingsverband De rekeningen van de begrotingsartikelen zullen aan het einde van een begrotingsjaar moeten worden afgesloten. De totalen van deze rekeningen van uitgaven en ontvangsten worden overgeboekt naar rekeningen, welke op de saldibalans opgenomen worden met een verwijzing naar het desbetreffende begrotingsjaar. De grootboekrekeningen binnen begrotingsverband vormen een jaarafhankelijke administratie. Dit betekent dat de afzonderlijke saldi van deze rekeningen niet worden meegenomen naar het volgende begrotingsjaar. Zijn de rekeningen afgesloten en is het totaal van de rekeningen van uitgaven en ontvangsten overgeboekt naar de saldibalansrekeningen, dan kunnen de bedragen op de perioderekeningen voor de begrotingsartikelen buiten het grootboek worden 19

20 bewaard. De perioderekeningen voor de begrotingsartikelen zullen dan aan het begin van een begrotingsjaar geen bedragen bevatten. Zonodig zal deze afsluitprocedure in verband met correcties ten behoeve van het opstellen van de jaarlijkse financiële verantwoording herhaald moeten worden. De definitieve afsluiting van een begrotingsjaar vindt plaats nadat de Staten-Generaal de slotwet hebben aangenomen. De eindbedragen voor de uitgaven en ontvangsten die op de saldibalans met betrekking tot het afgesloten begrotingsjaar zijn opgenomen, zullen dan zo spoedig mogelijk met het ministerie van Financiën in rekening-courant worden verrekend ten behoeve van het opstellen van de Rijksrekening. De Rijkshoofdboekhouding van het ministerie van Financiën neemt hiertoe het initiatief. De eindsaldi van de verschillende tussenrekeningen van posten in behandeling worden evenmin naar het volgende begrotingsjaar meegenomen. Als deze rekeningen bij het sluiten van de boekhouding van het afgelopen jaar niet "glad lopen" zal dit alsnog via correctieboekingen bereikt dienen te worden. Dit betekent dat overboeking plaats vindt ten laste of ten gunste van de rekeningen van de desbetreffende begrotingsartikelen danwel als het posten betreft inzake een categorie ex artikel 23, lid 2, CW ten laste of ten gunste van een rekening buiten het begrotingsverband. Voor het overboeken naar een rekening van een begrotingsartikel zij erop gewezen dat verantwoord dient te worden ten laste c.q. ten gunste van het jaar waarin de uitgaven zijn gedaan danwel de ontvangsten zijn verkregen Rekeningen van uitgaven en ontvangsten buiten begrotingsverband (derdenrekeningen) Op grond van artikel 23, lid 2, CW kan de minister van Financiën categorieën uitgaven en ontvangsten aanwijzen, die op een rekening buiten het begrotingsverband kunnen worden geboekt, indien deze met een ander onderdeel van het Rijk dan wel met een derde worden verrekend. Deze uitgaven en ontvangsten worden ook wel intra-comptabele vorderingen respectievelijk schulden genoemd. De boeking van uitgaven en ontvangsten buiten begrotingsverband gebeurt op zogenaamde derdenrekeningen. Op deze rekeningen wordt de financiële verhouding met derden danwel met andere onderdelen van het Rijk geregistreerd. Deze derdenrekeningen zijn grootboekrekeningen in de begrotingsboekhouding en worden op een zelfde wijze bijgehouden als de rekeningen van begrotingsartikelen van uitgaven en ontvangsten. Naast de vastlegging van bedragen moeten gegevens over derden opgenomen worden. Veelal zal voor de financiële verhouding met derden een vast bestand met namen, adressen en overige gegevens zijn aangelegd. Een verwijzing met behulp van een debiteuren- of c Bditeurennummer zal dan veelal voldoende zijn. Om een volledig beeld van de uitgaven en ontvangsten per beleidsterrein te krijgen, verdient het aanbeveling de grootboekrekeningen van de derdenrekeningen naar hetzelfde gezichtspunt als de grootboekrekeningen van de begrotingsartikelen in te richten. Dit vergemakkelijkt een overboeking naar de grootboekrekeningen van de begrotingsartikelen indien bij voorbeeld de voorziene verrekening met derden niet blijkt plaats te vinden. De administratieve organisatie dient waarborgen te bevatten dat het conform de toelichting bij artikel 23, lid 3, CW niet mogelijk is bedragen jarenlang op een derdenrekening te laten staan. Om dit te bereiken dienen de boekingen op derdenrekeningen jaarafhankelijk te zijn. Dit kan geschieden door de derdenrekeningen voor uitgaven en ontvangsten in jaarlijkse sub-grootboekrekeningen op te splitsen. Op deze wijze kan per jaargang de stand van de uitgaven en ontvangsten op subgrootboekrekeningen worden bijgehouden zonder dat hierdoor het aantal grootboekrekeningen in de begrotingsboekhouding toeneemt. Een mogelijkheid is ook op basis van de boekingsdata de openstaande saldi te specificeren naar jaar van ontstaan (met name bij automatisering). Bij de afsluiting van het begrotingsjaar dienen de eindsaldi op derdenrekeningen beoordeeld te worden op de kans dat nog binnen een afzienbare termijn verrekening met derden zal plaatsvinden. Het deel waarvoor geen verrekening met derden kan plaats vinden, zal binnen begrotingsverband moeten worden geboekt, waarna de aldus ontstane eindsaldi moeten worden overgeboekt naar het volgende begrotingsjaar. Zolang echter de mogelijkheid van verrekening met derden blijft bestaan, zullen de uitgaven en ontvangsten moeten worden opgenomen in de extra-comptabele administraties van vorderingen en schulden (zie paragraaf 4.2.). In dit verband zij verwezen naar de Beschikking Kasbeheer Rekeningen van liquide middelen Op de rekeningen van de begrotingsartikelen en op de derdenrekeningen wordt een specificatie gegeven van de uitgaven en ontvangsten. Daarnaast dient in de begrotingsboekhouding ook de 20