Fondsdocumenten SNPF. Klachten- en geschillenregeling

Transcriptie

1 Fondsdocumenten SNPF Klachten- en geschillenregeling

2 Klachten- en geschillenregeling Artikel 1. Begripsbepalingen In deze regeling zijn de begripsomschrijvingen van de statuten en pensioenreglementen van Stichting Notarieel Pensioenfonds (SNPF, hierna ook te noemen: het fonds) van toepassing. In aanvulling op de statuten en pensioenreglementen gelden de volgende begripsomschrijvingen: Klacht: een schriftelijke of digitale uiting van ontevredenheid over behandeling, bejegening of andere vorm van dienstverlening die door de belanghebbende als onjuist, onvolledig of nalatig wordt ervaren. De uiting van ontevredenheid wordt door de belanghebbende niet als een geschil in de zin van de klachtenen geschillenregeling gekwalificeerd. Geschil: een geschil tussen het fonds en een belanghebbende over de wijze waarop de wet, de statuten of een reglement van het fonds is of zal worden toegepast, waarbij de belanghebbende zich op het standpunt stelt dat hij in zijn rechten jegens het fonds is of zal worden geschaad en waarbij partijen in eerste instantie niet tot overeenstemming hebben kunnen komen. Geschillencommissie: De geschillencommissie van het fonds. Belanghebbende: een persoon die als deelnemer, gewezen deelnemer, pensioengerechtigde of (gewezen) partner rechten kan ontlenen of meent te kunnen ontlenen aan het bepaalde in het pensioenreglement van het fonds, waarbij in het geval van een klacht onder belanghebbende ook de werkgever wordt verstaan. Administrateur van het fonds: TKP, gevestigd te Europaweg 27, 9723 AS Groningen. KLACHT Artikel 2. Indienen van een klacht 1. Een belanghebbende heeft het recht een klacht in te dienen bij het fonds. De klacht wordt in behandeling genomen door de administrateur van het fonds. De klacht bevat: a. een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de wijze van uitvoering van de werkzaamheden waarover wordt geklaagd; en b. naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en eventueel een adres van belanghebbende. 2. De klacht kan digitaal worden ingediend door middel van het klachtenformulier op de website Het klachtenformulier is te vinden onder klacht of geschil?. 3. Schriftelijke indiening is ook mogelijk, de klacht kan worden gestuurd naar: Stichting Notarieel Pensioenfonds Postbus JA Groningen o.v.v. Klachtenafhandeling Klachten- en geschillenregeling december /6

3 Artikel 3. Behandeling van de klacht 1. De administrateur van het fonds stuurt in ieder geval binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht aan belanghebbende een schriftelijke of digitale ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat informatie over de verwachte termijn van afhandeling en geeft aan tot wie de belanghebbende zich kan wenden bij vragen. 2. De klacht wordt uiterlijk vijftien werkdagen na ontvangst van de klacht afgehandeld. Indien de klacht niet binnen deze termijn kan worden afgehandeld, deelt de administrateur van het fonds dit voor het einde van die termijn schriftelijk of digitaal aan belanghebbende mee, waarbij een nieuwe afhandelingtermijn wordt vermeld. 3. Belanghebbende kan zich ter behartiging van zijn belangen laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. Eventuele kosten hiervoor worden door belanghebbende zelf gedragen. 4. Belanghebbende wordt in de gelegenheid gesteld zijn standpunt nader toe te lichten, indien de administrateur van het fonds dit noodzakelijk acht voor de goede afhandeling van zijn klacht. 5. Belanghebbende heeft recht op inzage in zijn of haar klachtendossier overeenkomstig de wetgeving op het gebied van de privacy, welke overigens ten aanzien van de klachtenprocedure onverkort van toepassing is. 6. Het oordeel over de klacht dient gebaseerd te zijn op een toereikend onderzoek en op voor belanghebbende kenbare feiten en stukken. 7. Het oordeel van de administrateur dient te berusten op een deugdelijke motivering en dient op alle onderdelen van de klacht in te gaan. De beslissing bevat een oordeel over de vraag of de wijze van uitvoering van de werkzaamheden waarover wordt geklaagd voldoende zorgvuldig jegens belanghebbende is geweest. 8. Indien na een gedegen onderzoek wordt vastgesteld dat het niet mogelijk is de ware toedracht met zodanige zekerheid te achterhalen dat daarop een oordeel gebaseerd kan worden, kan het geven van een reactie door de administrateur achterwege blijven. 9. De reactie op de klacht wordt schriftelijk aan belanghebbende meegedeeld. Artikel 4. Indienen bezwaarschrift met betrekking tot klacht 1. Indien belanghebbende het niet eens is met het oordeel van de administrateur van het fonds, heeft belanghebbende het recht zich met een gemotiveerd bezwaarschrift te richten tot het bestuur. Dit wordt in de in artikel 3 vermelde reactie van de administrateur op de klacht aan de belanghebbende meegedeeld. 2. Belanghebbende kan binnen drie weken nadat hij de reactie van de administrateur over de klacht heeft ontvangen zijn bezwaarschrift schriftelijk of digitaal aan het bestuur voor leggen conform artikel 2 lid 2 of Het bezwaarschrift bevat een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de redenen waarom belanghebbende niet kan berusten in de van de administrateur ontvangen reactie. 4. Het bestuur geeft binnen acht weken na ontvangst van het bezwaarschrift een oordeel over de behandeling van de klacht door de administrateur en voorziet zo nodig in een ander oordeel of besluit. Indien de klacht niet binnen deze termijn door het bestuur kan worden behandeld, wordt dit voor het einde van die termijn schriftelijk of digitaal aan belanghebbende medegedeeld, waarbij een nieuwe afhandelingtermijn wordt vermeld. 5. Het bestuur brengt haar oordeel binnen twee weken nadat dit tot stand is gekomen schriftelijk ter kennis van de belanghebbende, onder vermelding van de al dan niet naar aanleiding van de klacht genomen maatregelen. Het besluit wordt vergezeld van een uiteenzetting omtrent de in artikel 13 van dit reglement genoemde mogelijkheid om de klacht voor te leggen aan de Ombudsman Pensioenen, alsmede de mogelijkheid van beroep bij de civiele rechter. Klachten- en geschillenregeling december /6

4 GESCHIL Artikel 5. Aanhangig maken van een geschil 1. Indien een belanghebbende een geschil bij het fonds aanhangig wenst te maken, dient hij dit geschil binnen een termijn van drie maanden nadat het besluit of de uitvoeringshandeling, waarop het geschil is gericht, kenbaar is voor de belanghebbende, schriftelijk voor te leggen aan het bestuur van het fonds. 2. Het geschil kan digitaal aanhangig worden gemaakt door middel van het sturen van een naar met in het onderwerp de aanduiding geschil. 3. Het geschil kan tevens aanhangig worden gemaakt door een schriftelijke indiening bij: Stichting Notarieel Pensioenfonds Postbus JA Groningen o.v.v. Geschilafhandeling 4. Het bestuur geeft binnen acht weken een oordeel over het geschil en maakt het bestuursbesluit binnen twee weken na het nemen van het besluit kenbaar aan de belanghebbende. 5. Belanghebbende dient het binnen twee maanden na de reactie van het bestuur aan te geven indien hij zich niet met het bestuursbesluit kan vereenzelvigen. Het fonds dient het geschil dan binnen een maand na ontvangst van de reactie van de belanghebbende schriftelijk in bij de voorzitter van de geschillencommissie. Het fonds stelt hiertoe het dossier aan de commissie ter beschikking. De belanghebbende heeft het recht stukken in te voegen. 6. Het dossier moet bevatten: a. de naam en het adres van de belanghebbende; b. een dagtekening; c. een nauwkeurige omschrijving van het onderwerp van het geschil; d. alle correspondentie tussen de belanghebbende en het fonds met betrekking tot het geschil. Artikel 6. Samenstelling en benoeming geschillencommissie 1. De geschillencommissie bestaat uit drie leden, waarvan één voorzitter en één secretaris. Bij afwezigheid van de voorzitter treedt de secretaris tevens op als voorzitter. 2. De leden van de geschillencommissie worden benoemd door het bestuur van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). 3. De leden van de geschillencommissie dienen deelnemer, gewezen deelnemer of pensioengerechtigde van het fonds te zijn. De voorzitter behoeft niet aan deze eis te voldoen. Leden van de directie en/of medewerkers, het bestuur, de raad van toezicht of het verantwoordingsorgaan van het fonds, kunnen geen lid zijn van de geschillencommissie. 4. De leden van de geschillencommissie worden benoemd voor een periode van vijf jaar en zijn eenmaal aansluitend herbenoembaar. 5. Gedurende hun zittingsperiode kunnen de leden van de geschillencommissie -anders dan op eigen verzoek- wegens dringende reden van hun functie worden ontheven door degene die het betreffende lid heeft benoemd. Een dergelijk besluit moet met redenen omkleed zijn. Een dringende reden is in ieder geval aanwezig, wanneer het betreffende lid: a. uit hoofde van ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is zijn functie te vervullen; b. uit zijn ambt is ontzet of een ambt of betrekking aanvaardt waardoor -naar het oordeel van degene die het betreffende lid heeft benoemd- de onafhankelijkheid, vereist voor de vervulling van de functie, in gevaar kan komen; c. bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij een dergelijke uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; Klachten- en geschillenregeling december /6

5 d. bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld; e. het Nederlanderschap of het actief en passief kiesrecht verliest. 6. Een nieuw benoemd lid heeft zitting voor de tijd die degene die hij vervangt nog had te vervullen, en is na afloop van deze periode opnieuw benoembaar. Artikel 7. Bevoegdheid van de geschillencommissie De geschillencommissie is bevoegd geschillen in behandeling te nemen tussen een belanghebbende en het fonds met inachtneming van de bepalingen van de statuten, de pensioenreglementen en dit reglement. Artikel 8. Behandeling van een geschil 1. De secretaris zendt zo spoedig mogelijk een afschrift van het in artikel 5.2 bedoelde stuk aan de belanghebbende en aan de overige leden van de geschillencommissie. 2. De geschillencommissie verzoekt vervolgens aan het fonds en aan de belanghebbende een schriftelijke en gemotiveerde reactie te geven op het geschil. De belanghebbende dient daarbij tevens zijn eis aan te geven. Deze reacties dienen binnen twee maanden te worden gegeven, tenzij de geschillencommissie een andere termijn stelt. De in dit lid bedoelde stukken worden door de voorzitter zo spoedig mogelijk gezonden aan de overige leden van de geschillencommissie. 3. De belanghebbende en het fonds zijn bevoegd schriftelijk te verklaren van een schriftelijke reactie af te zien. Artikel 9. Plaats en tijdstip vergadering 1. Na ontvangst van de reacties van het fonds en van de belanghebbende of van de schriftelijke verklaring dat van een schriftelijke reactie wordt afgezien, doch uiterlijk na het verstrijken van de termijn voor het indienen van de schriftelijke reacties, bepaalt de voorzitter het tijdstip en de plaats van de vergadering waarin het geschil behandeld zal worden, behoudens het bepaalde in artikel De belanghebbende en het fonds worden per aangetekend schrijven opgeroepen om ter vergadering te verschijnen. 3. Een in dit artikel bedoelde vergadering is niet openbaar. 4. De geschillencommissie is bevoegd om in naar haar eenparig oordeel eenvoudige geschillen uitspraak te doen op basis van de overgelegde stukken zonder dat een mondelinge behandeling plaatsvindt. Artikel 10. Behandeling van het geschil ter vergadering 1. De geschillencommissie bepaalt de wijze waarop met inachtneming van de bepalingen van dit reglement het geschil wordt behandeld. 2. De geschillencommissie hoort de partijen die ter vergadering verschenen zijn, tenzij het bepaalde in artikel 9.4 van toepassing is. 3. Partijen zijn verplicht de geschillencommissie alle inlichtingen te verschaffen, die de geschillencommissie voor de behandeling van het geschil nodig acht. 4. Partijen kunnen ter vergadering zich door een schriftelijk gemachtigde doen vertegenwoordigen of door raadslieden doen bijstaan en voor zover de geschillencommissie zulks gewenst acht voor de beslissing van het geschil getuigen en/of deskundigen oproepen. Klachten- en geschillenregeling december /6

6 5. Partijen zijn verplicht ten minste drie dagen voor de vergadering aan de secretaris en aan de tegenpartij schriftelijk mededeling te doen van de naam, de woonplaats en de hoedanigheid van de getuigen en/of deskundigen die zij willen doen horen. De geschillencommissie is bevoegd in bijzondere gevallen, ter beoordeling van de geschillencommissie, deze termijn te wijzigen. 6. De geschillencommissie is bevoegd andere getuigen en/of deskundigen dan bedoeld in het vorige lid op te roepen en te horen. 7. Getuigen en deskundigen worden afzonderlijk gehoord in tegenwoordigheid van partijen of hun vertegenwoordigers en de raadslieden, die ter vergadering verschenen zijn. Artikel 11. Beslissing van de geschillencommissie 1. De geschillencommissie oordeelt naar redelijkheid en billijkheid. 2. De geschillencommissie kan slechts tot een beslissing komen in een vergadering waarin de geschillencommissie voltallig is. 3. De geschillencommissie neemt haar beslissingen bij meerderheid van stemmen. De beslissing moet met redenen omkleed zijn en door de voorzitter worden ondertekend. 4. De voorzitter zendt een gewaarmerkt exemplaar van de beslissing aan de belanghebbende en het fonds. Het besluit wordt vergezeld van een uiteenzetting omtrent de in artikel 13 van dit reglement genoemde mogelijkheid om het geschil voor te leggen aan de Ombudsman Pensioenen, alsmede de mogelijkheid van beroep bij de civiele rechter. Artikel 12. Inhoud van de beslissing De beslissing van de geschillencommissie kan slechts inhouden: a. dat de geschillencommissie zich onbevoegd verklaart; b. dat de geschillencommissie de belanghebbende niet ontvankelijk verklaart; c. dat het bestuursbesluit dat onderwerp van het geschil is gehandhaafd kan blijven, waarbij de gronden van het betreffende bestuursbesluit hetzelfde kunnen blijven, kunnen worden gewijzigd of kunnen worden aangevuld; d. dat afgeweken wordt van het bestuursbesluit dat onderwerp van het geschil is. Artikel 13. Ombudsman Pensioenen 1. Het fonds acht zich gehouden aan de aanwijzingen die de Ombudsman Pensioenen aan het fonds geeft, tenzij het bestuur van oordeel is dat zwaarwegende argumenten zich daartegen verzetten. 2. Het fonds acht zich in ieder geval niet aan de aanwijzingen van de Ombudsman Pensioenen gehouden indien op deze instantie een beroep is gedaan voordat er gebruik is gemaakt van de in dit reglement omschreven procedures. Artikel 14. Geheimhoudingsplicht en vergoedingen 1. De leden van de geschillencommissie zijn verplicht hetgeen hun in deze functie ter kennis is gekomen niet verder bekend te maken dan voor de behandeling van het geschil noodzakelijk is. 2. De leden van de geschillencommissie ontvangen een vergoeding conform het door het bestuur vastgesteld vergoedingenreglement. Artikel 15. Kosten De kosten voor de behandeling van het geschil worden gedragen door het fonds. Artikel 16. Slotbepaling In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist in het geval van een klacht het bestuur en in het geval van een geschil de voorzitter van de geschillencommissie. Klachten- en geschillenregeling december /6

7 Artikel 17. Inwerkingtreding 1. Dit reglement vervangt alle voorgaande reglementen. 2. Dit reglement is vastgesteld in de bestuursvergadering van 27 november 2014 en treedt per die datum in werking. Klachten- en geschillenregeling december /6