1. Verenigingplus en Opleidingplus voor verenigingen en opleidingscentra

Transcriptie

1

2 1. Verenigingplus en Opleidingplus voor verenigingen en opleidingscentra Inleiding Het inschrijvingsproces voor cursussen of trainingen brengt veel administratieve moeilijkheden met zich mee. Registreren van contactgegevens, inschrijvingen voor cursussen, communicatie naar cursisten toe, overzichten van wie voor welk onderdeel is ingeschreven, afhandelen van betalingen, afleveren van facturen of attesten. Al deze manuele handelingen vallen te automatiseren via onze online applicaties. Dit geeft u de mogelijkheid om te focussen op strategische beslissingen in plaats van repetitieve tijdverslindende taken. Het volledige administratieve traject met betrekking tot de organisatie en het beheer van cursussen kan dus professioneel, efficiënt en tijdbesparend worden aangepakt met de software van Abusol, een flexibel assortiment aan noodzakelijke tools, waardoor u ook een hoger rendement zult halen. Dankzij onze toepassing kunnen diverse taken beter worden verdeeld en interne processen geoptimaliseerd. Wij kunnen instaan voor onderstaande zaken: Website - Nieuws publiceren - Beveiligd gedeelte - RSS en mobiel - Nieuwsbrieven - Social media Ledenbeheer - Contactbeheer - Facturatie Workshop beheer - Kalender - Registratie - Facturatie en betaling - Beheer registraties - Attest en diploma - Trainingsarchief - Video en presentaties - Enquête workshop 9470 Denderleeuw Pagina 2

3 2. Inhoudsopgave 1. Verenigingplus en Opleidingplus voor verenigingen en opleidingscentra Inhoudsopgave Website voor vereniging en trainingsinstituut Algemene informatie op de website Publiceren van nieuws op de website Beveiligd gedeelte RSS feed en mobiele toegang tot de site Nieuwsbrieven Social media voor uw vereniging of opleidingsinstituut Ledenbeheer voor vereniging Opzoeken van leden Aanpassen van lidinformatie Toevoegen van leden Weergeven van leden Beveiligde toegang voor leden Leden leveren input voor website Bedrijfsprofiel aanpassen Publicatie nieuws, events en jobs Facturatie Workshop beheer Kalender Registratie Facturatie en betaling Beheer registraties Attest en diploma Training of workshop archief Video s en presentaties Enquête workshop Denderleeuw Pagina 3

4 3. Website voor vereniging en trainingsinstituut De website wordt gebruikt om informatie te geven over de organisatie, het ontstaan en haar activiteiten. Daarnaast kan men op de website ook registraties voor allerhande activiteiten mogelijk maken en gemakkelijk beheren. Het grote voordeel is dat de vereniging nu ook virtueel aanwezig is en daardoor een professionele uitstraling krijgt. Het administratieve werk wordt gereduceerd en er kunnen gepersonaliseerde confirmaties met e-ticket verstuurd worden naar de mensen die zich hebben ingeschreven voor cursussen, evenementen,... De website kan heel eenvoudig of uitgebreid zijn, afhankelijk van de wensen van de klant Denderleeuw Pagina 4

5 3.1. Algemene informatie op de website Voor de website wordt een lay-out uitgewerkt in lijn met de huisstijl van de organisatie om zo tot een consistente communicatie te komen. Verder omvat de website een aantal algemene informatieve pagina s waarop men de bezoekers meer informatie kan verschaffen over het ontstaan en de doelstellingen van de organisatie, de locatie van de verschillende afdelingen, Daarnaast kan men op de website ook nieuwstopics, opleidingen en evenementen die georganiseerd worden door de organisatie of haar partners verspreiden. Voor het uitwerken van de lay-out van de website baseren we ons op beeldmateriaal van de klant. De lay-out kan variëren van heel eenvoudig (enkel het logo van de organisatie en bijhorend kleurenpallet) tot heel complex Denderleeuw Pagina 5

6 3.2. Publiceren van nieuws op de website Men kan op de website zelf nieuws, evenementen en jobs gaan toevoegen. Mensen vinden alle items in een overzichtlijst met titel, introtekst en kleine foto. Indien ze interesse hebben om hier meer over te lezen kunnen ze doorklikken om het volledige artikel te raadplegen. Overzichtslijst: 9470 Denderleeuw Pagina 6

7 Detail: 9470 Denderleeuw Pagina 7

8 3.3. Beveiligd gedeelte Aan bepaalde doelgroepen (leden, cursisten,..) kan men via een login toegang verschaffen tot meer informatie. Voor ledenwerving kan het handig zijn om reeds een stukje van de informatie op de website te tonen zodat men hierop ook scoort in zoekmachines maar dat men moet inloggen - en dus lid worden - om alle informatie te zien. Naast meer informatie kan men ook meer functionaliteit aan ingelogde personen geven: onderhoud van het eigen profiel en voorstelling bedrijf, zelf nieuws, jobaanbiedingen of seminars toevoegen die gepubliceerd worden na goedkeuring van de administrator 9470 Denderleeuw Pagina 8

9 3.4. RSS feed en mobiele toegang tot de site Om het de bezoekers van de website gemakkelijker te maken kan men op de website ook RSS feeds aanbieden. Daarmee wordt de bezoeker op de hoogte gebracht als er nieuwe zaken op de website gepubliceerd worden in het gekozen interesseveld. Indien men bijvoorbeeld kiest om op de hoogte gebracht te worden van nieuwe nieuwsitems dan zal je de nieuwste nieuwsitems na publicatie op de website onmiddellijk terugvinden in de gekozen RSS lezer. Verder kan er een mobiele subsite aangemaakt worden specifiek afgestemd op de bezoekers met mobiele toestellen Denderleeuw Pagina 9

10 3.5. Nieuwsbrieven Via de e-marketing module kunnen diverse nieuwsbrieven opgemaakt en verstuurd worden. Nieuwsbrieven kunnen verstuurd worden op basis van reeds aanwezige gegevens of op basis van in Excel aangeleverde gegevens. In principe volstaat enkel het adres, maar indien meer gegevens bekend zijn kunnen we werken met gepersonaliseerde aanspreking. Bovendien kan men verschillende doelgroepen benaderen met verschillende nieuwsbrieven om zo de respons te verhogen. Zo kan men bedrijfsleden bvb een andere nieuwsbrief sturen dan publieke leden omdat deze anders benaderd moeten worden om dezelfde respons te krijgen. Indien men bepaalde mensen was vergeten uit te nodigen, kan men zelf nog extra uitnodigingen versturen. Daarnaast kan men zien welke nieuwsbrief een bepaalde persoon ontvangen heeft. Na een mailing wordt een rapport afgeleverd met daarin de belangrijkste gegevens van de mailing. Daarbij krijgt men een overzicht van de laatste actie van elke genodigde. Zo weet men bij wie de brief niet afgeleverd werd, wie doorgeklikt heeft, wie de brief gelezen heeft, 9470 Denderleeuw Pagina 10

11 3.6. Social media voor uw vereniging of opleidingsinstituut Versterk de kracht van uw website door social media te integreren. Hierbij zijn 3 luiken mogelijk: Er worden een aantal buttons geïmplementeerd die ervoor zorgen dat bezoekers nuttige informatie snel kunnen delen binnen hun sociaal netwerk. Zo bereik je niet alleen de gekende contacten en de mensen die de website via bvb zoekmachines vinden maar ook de mensen uit het netwerk van deze bezoekers. Plaats een overzicht van tweets (twitterberichten) over je onderwerp of je eigen Twitter account op de website. Via een eigen Facebook, Twitter en/of LinkedIn account zet men zelf informatie op de social media die nuttig zijn voor het doelpubliek Denderleeuw Pagina 11

12 4. Ledenbeheer voor vereniging Het contactbeheer, dat ook vaak gebruikt wordt bij evenementen, werd significant uitgebreid zodat we nu ook tegemoetkomen aan alle noden van verenigingen en opleidingscentra. Indien men over de juiste rechten beschikt kan men contacten opzoeken, aanpassen, toevoegen en exporteren Opzoeken van leden In contactbeheer kan men gemakkelijk contacten opzoeken. Dit op basis van enkele beginletters van het bedrijf, de naam of op basis van een bepaalde selectie of filter. Om de zoekactie verder te vergemakkelijken kan men de gegevens sorteren op een bepaalde kolom, dit door simpelweg op de kolomtitel te klikken. In onderstaand voorbeeld staan alle professionele leden weergegeven gesorteerd op naam: 9470 Denderleeuw Pagina 12

13 4.2. Aanpassen van lidinformatie Om de gegevens van een lid aan te passen, gaat men eerst deze persoon opzoeken zoals hierboven beschreven. Vervolgens kan men op de link detail klikken en krijgt men alle contact- en lidinformatie van deze persoon te zien. Deze kan men aanpassen en vervolgens kan men de wijzigingen bevestigen door onderaan op de Update knop te drukken Toevoegen van leden Rechtsboven in contactmanagement kan men op de link Toevoegen drukken. Vervolgens krijgt men een blanco formulier te zien. Om nieuwe leden in het systeem in te geven volstaat het om alle gegevens in te vullen en onderaan op de knop Toevoegen te drukken Weergeven van leden Men kan er voor opteren om de ledenlijst op de website te publiceren. Op dat ogenblik worden alle contacten die in een bepaalde groep zitten op de website getoond. Men kan ook opteren om bijvoorbeeld enkel de naam aan iedereen te laten zien Denderleeuw Pagina 13

14 Meer gedetailleerde gegevens van het bedrijf kan men bijvoorbeeld enkel raadplegen als men aangemeld is als lid Denderleeuw Pagina 14

15 4.5. Beveiligde toegang voor leden Behalve de gedetailleerde ledenlijst kan men nog meer gegevens gaan beveiligen. Enkele voorbeelden: Het nieuwsarchief mag enkel geraadpleegd worden als men als lid is ingelogd. Enkel leden mogen zich inschrijven voor bepaalde cursussen of activiteiten. Papers en overige documentatie is enkel te bekijken door leden Leden leveren input voor website Hierbij zijn er verschillende mogelijkheden. Men kan de leden bijvoorbeeld enkel de toegang geven om het eigen profiel aan te passen, maar men kan de leden ook de mogelijkheid geven om nieuwsitems, events en jobs te publiceren op de website. Op die manier krijgen de leden extra waarde voor het lidmaatschap waarvoor ze vaak moeten betalen. Als administrator kan men alle teksten eerst controleren alvorens deze daadwerkelijk op de website gepubliceerd worden Bedrijfsprofiel aanpassen Men kan als lid van de organisatie een eigen bedrijfsprofiel opzetten vergezeld van het bedrijfslogo. In het bedrijfsprofiel kan men een woordje uitleg geven over het ontstaan en de bezigheden van het bedrijf. De leden kunnen de inhoud zelf gemakkelijk op de website toevoegen. Hierbij kan men de tekst vet en cursief weergeven, kan men opsommingtekens toevoegen en kan men een link plaatsen met behulp van onderstaande editor Denderleeuw Pagina 15

16 Publicatie nieuws, events en jobs Leden kunnen zelf nieuws publiceren waarvan ze denken dat dit interessant kan zijn voor de overige leden van de organisatie. Eerst wordt een titel toegevoegd en vervolgens kan men de gehele tekst toevoegen Denderleeuw Pagina 16

17 4.7. Facturatie Voor betalende bezoekers aan evenementen, opleidingen of cursussen kan er automatisch een elektronisch(e) factuur(voorstel) opgestuurd wordt in PDF formaat samen met een korte begeleidende brief. Dit gebeurt ongeveer een halfuur nadat de registratie werd afgerond zodat de elektronische betaling eerst verwerkt kan worden. Een kopie van deze factuur of dit factuurvoorstel wordt ook doorgestuurd naar een administratief contact binnen de eigen organisatie. De nummering van de facturen start vanaf een vooraf gedefinieerd nummer om de compatibiliteit met de voorgaande boekhouding te verhogen. Wanneer een factuur(voorstel) verstuurd wordt zal de betaalinformatie automatisch aangepast worden. Indien de factuur betaald werd verschijnt er automatisch een melding voldaan. Alhoewel PDF facturen regelmatig toegepast worden in het bedrijfsleven is het belangrijk om de wetgeving in verband met deze facturen op te volgen wat betreft authenticiteit en bewaartermijnen. Nadat men geregistreerd heeft ontvangt men een mail waarbij eerst een begeleidende brief verschijnt waarbij men wat meer informatie over de factuur kan geven. Vervolgens vindt men in bijlage de factuur als PDF bestand Denderleeuw Pagina 17

18 PDF file pro-forma factuur of rekening: 9470 Denderleeuw Pagina 18

19 Via facturatie kunnen de pro-forma facturen of rekeningen verder opgevolgd worden: 9470 Denderleeuw Pagina 19

20 5. Workshop beheer 5.1. Kalender Training of workshop kalender en versturen uitnodigingen Op de website wordt een kalender getoond die automatisch geactualiseerd wordt in functie van de tijd. Bezoekers krijgen een overzicht en kunnen doorklikken naar verdere details Denderleeuw Pagina 20

21 Via de registratieknop kan men zich onmiddellijk inschrijven voor de cursus, het seminar of de workshop. Daarnaast hebben de bezoekers de mogelijkheid om de informatie te delen met mensen uit hun sociale netwerk zodat de bekendheid van uw activiteiten toeneemt. Dit overzicht is ook toegankelijk via de mobiele applicatie en/of via RSS feed Denderleeuw Pagina 21

22 Via een nieuwsbrief kan men een uitnodiging versturen naar een specifieke doelgroep: Wanneer men klikt op de registratieknop komt men automatisch op het registratieformulier en worden de reeds gekende contactgegevens reeds automatisch ingevuld zodat het gebruiksgemak voor de leden/bezoekers toeneemt Denderleeuw Pagina 22

23 5.2. Registratie Online toepassing voor inschrijven en reserveren van cursussen of seminaries Pre-registratie door bezoekers / leden In de website worden één of meer registratiepagina s geïntegreerd. Een registratiepagina omvat vooreerst een inleiding met praktische info. In functie van de gewenste informatie kunnen hier extra onderdelen aan toegevoegd worden: - Opvragen contactgegevens (eventueel met selectie uit een lijst zodat de feedback uniform is (bvb aanspreektitels, ) - Opvragen extra informatie via tekstvelden, keuzelijsten (één mogelijke keuze) of selectievakjes (meerdere selecties). (bvb deelname aan lunch, keuze workshop, ) - Selectie betaalopties (lid, geen lid, extra korting,.. of in functie van het tijdstip) - Selectie betaalmethode (bvb overschrijving, elektronisch) Men kan leden laten inloggen zodat de reeds gekende informatie op voorhand wordt ingevuld zodat de gebruiker de gegevens even kan controleren en zijn of haar aanwezigheid kan bevestigen. Dit doet het gebruiksgemak van de website toenemen Denderleeuw Pagina 23

24 Na de inschrijving krijgt de ingeschrevene een professionele en gepersonaliseerde confirmatie toegestuurd, eventueel met een barcode, voor een vlotte verwerking. Indien men veel te maken heeft met particulieren, is het aan te raden om een PDF ticket toe te voegen aan deze mail aangezien men via webmail de afbeeldingen (zoals de barcode) vaak niet kan weergeven. Alle gegevens van het formulier worden in de database bijgehouden en het is mogelijk om voor iedere inschrijving een mail te sturen naar een gedefinieerd administratief adres binnen de vereniging of binnen het opleidingscentrum. Aan een registratieformulier kan men ook een betalingsmodule koppelen. In dat geval gebeurt de confirmatie in twee delen. Bij de eerste mail gaat men de bezoeker enkel bedanken voor zijn interesse. Indien men vervolgens de betaling heeft ontvangen krijgt deze automatisch zijn persoonlijk toegangsticket met barcode, al dan niet met een PDF ticket in bijlage Denderleeuw Pagina 24

25 9470 Denderleeuw Pagina 25

26 9470 Denderleeuw Pagina 26

27 5.3. Facturatie en betaling Indien uw cursussen betalend zijn kan u ook elektronisch betalen (via kredietkaart of Bancontact) integreren in het inschrijvingsproces. Via het online betalingsplatform van Ogone kan deze transactie op een veilige manier tot een goed einde worden gebracht. Abusol is Certified Ogone Solution Partner voor de beveiligde verwerking van elektronische betalingen. Het bedrag van de inschrijving kan u dynamisch laten bepalen door verschillende factoren zoals datum van inschrijving, gewenste formule, etc... Er kan een automatische factuur gegenereerd en doorgestuurd worden, op naam van de ingeschreven persoon. De cursist krijgt per een gepersonaliseerde confirmatie van de inschrijving, een elektronische factuur en een betaalconfirmatie via het betaalplatform van Ogone. U of uw medewerker ontvangt de inschrijvingsgegevens en een elektronische factuur. Verder wordt de inschrijving en de betaling automatisch geregistreerd in het systeem. Anderzijds kan er ook gewerkt worden met manuele betalingen via overschrijving. Dan registreert u online wanneer de betaling succesvol is en handelt het systeem alle verdere stappen af. U krijgt ook een overzicht van alle uitstaande betalingen en u kan een gepersonaliseerde herinnering of aanmaning per verzenden Denderleeuw Pagina 27

28 5.4. Beheer registraties Opvolgen en correctie inschrijvingen, real-time rapportering Op ieder ogenblik is het voor iemand met de gepaste toegangsrechten mogelijk om de inschrijvingen op te volgen, te rapporteren, te corrigeren, te sorteren, te selecteren en te exporteren naar Excel. In onderstaand voorbeeld worden ook betalingen opgevolgd. Indien de persoon in kwestie nog niet betaald heeft, staat er een rood kruisje weergegeven in de kolom Betaald. Door op Detail te klikken, kan men de detailgegevens van de registratie bekijken en indien nodig aanpassen. Vervolgens krijgt de geregistreerde, afhankelijk van de instellingen een mailtje toegezonden met de nieuwe inschrijfgegevens. Men kan daarnaast ook extra checkboxen linken aan de registraties. Hebben deze personen reeds de mails of documentatie ontvangen, wie was aanwezig bij de opleiding Op deze manier kan alles wat te maken heeft met het evenement of de opleiding hier bijgehouden worden Denderleeuw Pagina 28

29 5.5. Attest en diploma Optioneel kunnen ook attesten, certificaten, etc... op een geautomatiseerde manier geprint en/of verstuurd worden naar geslaagde cursisten, indien dit van toepassing is. Deze attesten zijn vanzelfsprekend gepersonaliseerd Denderleeuw Pagina 29

30 5.6. Training of workshop archief Voor elke cursus wordt bijgehouden wie ingeschreven was en eventueel wie ook aanwezig was. Op deze manier wordt een archief opgebouwd dat kan gebruikt worden voor verdere marketing doeleinden Video s en presentaties Na het evenement kunnen foto's en video's toegevoegd worden aan de website. Video's worden in een overzicht getoond met korte inleidende tekst. Wanneer men doorklikt krijgt men meer informatie en kan de video afgespeeld worden Denderleeuw Pagina 30

31 9470 Denderleeuw Pagina 31

32 5.8. Enquête workshop Feedback na afloop van opleidingsonderdeel via enquête Na afloop van een cursus kunnen alle aanwezigen van dit onderdeel een mail ontvangen met een uitnodiging tot deelname aan een enquête waarin hun mening over de gevolgde sessie wordt gevraagd via een evaluatieformulier. Net zoals bij de inschrijvingen kunnen deze enquêtes ook zonder technische voorkennis en in minimale tijd door u of uw medewerkers worden aangemaakt. De resultaten van een bevraging zijn eveneens presenteerbaar via ons systeem of kunnen geëxporteerd worden voor verdere bewerking. Hiernaast op de screenshot ziet u een rapport van een evaluatieformulier dat zou afgenomen kunnen worden na afloop van een opleidingsonderdeel Denderleeuw Pagina 32