Handleiding online boekhouden Admisol nv

Transcriptie

1 Handleiding online boekhouden

2 I Admisol, online boekhouden Inhoud 1 Intro 1 2 Quick start 2 3 Basisfuncties 3 1 Het... scherm 3 2 Navigatie Ingave Lijstjes... (grids) 6 Nieuw... 7 Opvragen... 9 Personaliseren... 9 Zoeken en... filteren 11 Sorteren Verw ijderen Export Excel Keuze... periode 16 6 Logboek Basisbestanden 1 Klanten... en leveranciers 20 Adresgegevens Betalingsinform... atie 23 Boekhoudkundig Extra Com m ercieel Facturatieadres... (leveringsadres) 25 Adrescode Klanten self-service... (CSS) 25 Diverse links Boekhoudplan Vreemde... valuta 28 4 Artikelen... (Office) 30 5 Artikelen... (Stock) Automatisch aanvullen gegevens 1 Via... de klantenfiche/ leveranciersfiche 38 2 Rechtstreeks... vanuit een document 39 3 Controleren... van klanten/ leveranciers 40 4 BTW-nummer... niet herkend 42

3 Inhoud 6 Boeken II 43 1 Dagboeken Verkopen... en aankopen 45 3 Standaard... boeking 49 4 Documenten... kopiëren naar een nieuw document 50 5 Voorbeeldboekingen... aankopen 50 Belgacom Garage (autokosten) Medecontractant Medecontractant... en goederen sam en 54 Intracom (Europees) privé gebruik Telefoonkosten Autokosten Medecontractant Voorbeeldboekingen... verkopen 63 Verkopen... binnenland 63 Verkopen... Europa 65 7 Financieel Financieel... m et BTW 68 Financieel... (autom atisch) 69 Financieel... m et gestructureerde m ededeling (OGM) 70 8 Diverse Opening... klanten en leveranciers BTW-correcties Afpunten... openstaande posten 76 Tijdens het... boeken van een financiële 77 Afpunten zonder... saldo via afpuntingen 79 Via diverse Via een financieel... dagboek m et een "0" verrichting Verbeteren Verbeteren... voor de btw aangifte 82 Verbeteren... na de btw aangifte 82 Verbeteren... na afsluiting periode 83 7 Facturatie 84 1 Uitgaande... Facturatie 84 2 Uitgaande... facturatie in vreemde valuta 88 Aanm aken... vreem de valuta 89 Valuta koppelen... aan een klant 89 Vaste prijs... in vreem de valuta via artikelfiche 90 Vaste prijs... in vreem de valuta via prijsafspraken 91 3 Voorbeeldboeking Factuur tankstation Lay-out Instellingen... Layout 96 Hoofding... 97

4 III Admisol, online boekhouden Promotekst Voettekst Condities Opslaan als Autom atisch... verschijnende teksten 100 Te betalen Kredietbeperking Korting contant Intrastat Samenvatting... per artikelgroep 101 Taksen Betalingen Domiciliëringen BTW mededelingen Opladen Logo Boekhoudkundige Lijsten Lijsten... in.pdf BTW-aangifte Lijsten... in Excel Diverse Maatlijsten Btw periode afsluiten Afsluiten... van de BTW-periode Overzicht... van facturen per BTW code Historiek... aangiftes/ doorsturen naar Intervat Verbeteren Afschrijvingen Aankoopfactuur... met investering Afschrijvingen Boeken... van afschrijvingen Verkopen... van een investering Opstarten eerste boekjaar Opening... klanten en leveranciers Opening... bank en kas Openingsbalans Instellingen Dossierinstellingen Bedrijfsidentificatie Param eters... dossier 127 Gebruikers Periodes

5 Inhoud IV Talen Standaardfiche... klanten en leveranciers 137 Param eters... klanten en leveranciers 138 Groepen... klanten en leveranciers Dagboeken Leveranciers Klanten Aanmaak... pro-forma factuur 143 Aanmaak... dagboek 144 Aanmaak... documentenstroom 146 Instellen lay-out Financieel Diverse BTW Opening... klanten en leveranciers BTW-instellingen Tax-adres... profiel 151 Tax-type Tax-code Tax-om schrijving Tax-relatie Hulpprogramma's Controleprogram... ma 156 Nieuw dossier... binnen huidig abonnem ent 157 Nieuw dossier... binnen een nieuw abonnem ent 159 Hulpprogram... m a's 162 Documenten... verplaatsen van periode 162 Hernummering... boekingen op stukdatum 164 Hulpprogramma... voor het afpunten van alle openstaande posten 164 Tussenvoegen... document 165 Verplaatsen... documenten 167 Layout Nieuw boekjaar... / Overdracht 168 Overdracht... vorig boekjaar 168 Im port beginbalans Im port openstaande... posten klanten/ leveranciers 172 Im port afschrijvingen Aanvraag automatisch boeken van de bank (coda's) Timesheets Aanmaken... Timesheet 176 Manueel Tim er in... tim esheet Timesheets... menu Facturatie Overzicht... per klant Timesheets... en tarieven per medewerker 186 Vaste prijs... per m edew erker 186

6 V Admisol, online boekhouden Vaste prijskolom... per m edew erker Fout... gemaakt Scanning (documenten bewaren) Instellingen Bestanden... opladen Boeken... op basis van Scans Bestand... toevoegen aan reeds gemaakte boeking Iphone... document app Taken 1 Admisol... takenbeheer (voorbeeld) Gebruik Instellingen Een... taak definiëren Repetitieve taken en repetitieve taaknummers Een... repetitieve taak aanmaken Bedrijfsanalyse Budgettering Budget... verwijderen Analyses Analyses... opvragen en bewaren Analyses... verwijderen Standaard... en voorbeeldanalyses Kostprijs Kredietbeperking Aanmaken... tax-code voor kredietbeperking Aanmaken... artikel-code voor kredietbeperking Kredietbeperking... ingeven in parameters Intrastat Instellingen Boeken De... aangifte Domiciliëringen DOM Instellingen

7 Inhoud VI Aanm aken... dom iciliëringsbestand 234 dom 80 kom... t binnen in de bank 236 Bank neem... t dom iciliëring terug Klantenbeheer (CRM) CRM... scherm Gebruik Routeplanning... via Google Maps Juridisch Betalingsbestanden Betalingbestanden... intro Afpunten... negatief bedrag in SEPA/CIRI 243 Afpunten... via een diverse 244 Negatief bedrag... rechtstreeks aftrekken via SEPA/CIRI CIRI Aanm aken... CIRI bestand 247 Opvragen... CIRI bestand 248 Wissen van... een reeds aangem aakte CIRI 250 Instellingen... CIRI SEPA Aanm aken... SEPA 252 Opvragen... SEPA 253 Wissen van... een reeds aangem aakte SEPA betalingsbestand 255 Instellingen... SEPA Analytisch Analytisch... intro Instellingen Boeken Consulteren Afdeling Projecten Project Managem... ent (PRM) 266 Instellingen Analytisch Instellingen Repetitieve facturen (forfaits) Instellingen Gebruik Historiek Extra... CRM Fiches

8 VII Admisol, online boekhouden 1 Fiches Intro Opmaken... van de fiches De... aangifte Verworpen uitgaven Werkwijze Prijsafspraken Werkwijze Uitgebreide... voorbeelden Vaste... prijzen in vreemde valuta Betalingsherinneringen Betalingsherinneringen... intro Instellingen Voorbeeld Aanmaken... rappel CSS (Customer Self Service) Instellingen Gebruik Importeren gegevens (Excel) Importeren... basisbestanden Importeren... afschrijvingen Importeren... openstaande klanten en leveranciers Importeren... beginbalans Import... facturen (boekhoudkundig) Import... financiële Kostprijs Webservices Gebruik... webservice Beschrijving... Admisol XML bestanden FAQ Vragen... boekhouding 331 Boekhoudkundige... vragen vb w elke rekening boek ik restaurtantkosten, Boeking niet... chronologisch 331 Overstappen... naar ander boekjaar/ periode 331 Docum ent... in verkeerde periode geboekt 331 Afsluiten... boekjaar/ overdracht/ aanm aken nieuw e periode 332 Facturen... in de verkeerde periode geboekt 332

9 Inhoud VIII Boekingen... van bepaalde rekeningen afdrukken 332 Num ering... docum enten 333 Afschrijving... gedeeltelijke verkoop 333 Aanm aak... creditnota 333 Probleem... bij afpuntingen (controleprogram m a) 333 Hoe facturen... per project bekijken 333 Betalingsbestand:... creditnota aftrekken 334 Zoeken op... bedrag 334 Rappels terug... op niveau x 335 Creditnota... verw ijderen van rappel 335 Adresw ijziging... op facturen en rappels 336 SEPA of CIRI... w issen (bestand en financieel) 336 Betalingsbestand... SEPA of CIRI niet te vinden 336 Fout bij bew... aren SEPA of CIRI 337 Hoe boek... ik een banksaldo naar bv. rekening Boeken opening... in vreem de valuta (financieel) 338 Foutm elding... bij bew aren investering 339 Overdracht... w anneer er reeds in DV geboekt w erd Vragen... BTW 340 BTW% aanpassen Negatief bedrag... BTW corrigeren 341 BTW num... m er invullen in klantenfiche/ leveranciersfiche 341 Buitenlands... BTW num m er ingeven 341 Hoe op BTW... tax profiel zoeken 343 Boekingen... per BTW vak 343 BTW en tel... invullen btw aangifte 343 BTW kw artaal... aangifte naar m aandaangifte e.o Vragen... over de Admisol facturen 344 Facturen... opvragen Adm isol 344 Facturatie... verbruikte lijnen 344 Facturatie... verbruikte lijnen per dossier en niet voor alle dossiers sam en Vragen... coda 345 Aanvraag... coda's via bankvolm acht 345 Coda overslaan Coda lijn... per lijn boeken 345 Coda's im... porteren uit het verleden 345 Autom atisch... boeken van de bank Vragen... lijsten 346 Balans of... grootboek afdrukken jaar/ periode tot jaar/ periode 346 Lijst in een... bepaalde taal afdrukken 347 Num m ering... klanten/ leveranciers 347 Verw ijderen... klant/ leverancier 347 Bestand.xls... en/of.pdf: onm ogelijk te dow nloaden Divers Aanm aak... nieuw dossier 351 Aanm aken... nieuw e gebruiker 352 Inloggen... openbaar, norm aal, pasw oord vandaag onthouden 352 Boekhouder... toegang verlenen tot dossier 352 Stopzetting... sam enw erking boekhouder 353 Stopzetting... Adm isol abonnem ent 353 Problem en... bij het inloggen/ aanm elden 353 Pasw oord... vergeten 354

10 IX Admisol, online boekhouden Login: geen... toegang tot deze applicatie 354 Inloggen... nieuw e versie Adm isol 354 Hoe een proform... a factuur als betaald zetten? 354 Kopie verkrijgen... vorige boekjaren 355 Back-up verkrijgen... boekjaar x 355 Sneltoetsen... Adm isol 355 Trage w erking... Adm isol 356 Chinese... tekens bij het afdrukken van groot aantal pdf's 356 Dossier heropenen... na volledig afsluiten ervan 356 Geen w ijziging... te zien na aanpassing lay-out 357 Mijn logo... is groter dan 50k Gestructureerde mededeling Instellingen Diverse Criteria... IAB Vereisten Paswoord... wijzigen Paswoord... vergeten? Back-ups Meerdere... dossiers Rechtstreekse... BTW boekingen Basistermen Documentnummer Transactienummer %... aftrekbare BTW Boekdatum... en stukdatum Voorwaarden Jaarlijks... gefactureerde kosten Stockagekost Setup... kost Maatwerk Helpdesk

11 Intro 1 1 Intro Boekhouden met plezier! Welkom bij Admisol, de nieuwe manier van boekhouden. Online boekhouden: geen installatie van software op uw computers, geen upgrades, gewoon inloggen en u werkt, zonder zorgen omtrent de veiligheid van uw gegevens. Dankzij het ISO-gecertificeerd logboek waarin alle transacties 369 automatisch worden bewaard, behoudt u op elk moment een overzicht en weet u steeds wie, wat, waar en wanneer gedaan heeft. Admisol is bovendien het eerste boekhoudpakket dat conform de regels van het IAB 363 werkt. Admisol garandeert deze conformiteit, alsook die aan toekomstige Belgische voorschriften en normen. De Admisol oplossing laat een optimale en transparante samenwerking toe tussen de accountant en de gebruiker. Beperking van aansprakelijkheid het is aan de gebruiker of zijn boekhouder om toe te zien op de correcte toepassing van Admisol. De voorbeelden zijn enkel indicatief. Het standaardboekhoudplan en de BTW-instellingen zijn louter bedoeld als voorbeeld. Vertrekkende van dit voorbeeld is het aan de gebruiker om de gegevens aan te passen aan de noden van diens administratie.

12 2 2 Admisol, online boekhouden Quick start Welkom bij Admisol, online boekhouding. Om zo snel mogelijk te kunnen starten, raden we u aan de volgende stappen te overlopen: 1. Kijk even bij de 'Basisfuncties'. Hier ziet u de verschillende delen van het scherm kan zoeken/filteren 11, sorteren 12, verwijderen 2. Verifieer het bijgeleverde boekhoudplan 3. Vul de basisgegevens in: , leert u hoe de navigatie en exporteren werkt, hoe u. Bedrijfsidentificatie 127 : naam en adres van de firma Het boekjaar en de periodes 133 Het boekhoudplan 26 De verschillende dagboeken 126 benoemen Gebruikers 131 : toegang en rechten geven om uw dossier te gebruiken De verschillende talen 135 waarin u documenten wenst te produceren Eventuele afdelingen of bijkomende vestigingen 4. Indien het een nieuwe firma betreft, vult u enkel de basisgegevens in. Indien het een bestaande firma betreft, vult u de beginsituatie in: Openstaande klanten en leveranciers 124 op de eerste dag van het boekjaar Saldo bank(en) en kas(sen) 124 De beginbalans 125 kan, maar hoeft niet onmiddellijk ingebracht te worden.

13 Basisfuncties 3 Basisfuncties 3.1 Het scherm 3 Laten we eerst even de verschillende zones van het scherm overlopen, waarin we 4 balken aantreffen. 1 Identificatiebalk Deze balk omvat de volgende gegevens: de icoon van uw browser (in ons voorbeeld van Google Chrome) het dossiernummer " " (het dossiernummer is een intern nummer bij Admisol) de huidige gebruiker "greg@admisol.com". 2 Periodebalk Hier ziet u de huidige boekdatum en de bijhorende Periodes 133. De boekdatum staat steeds standaard op de datum van vandaag. In dit voorbeeld is de datum 17/08/2012, wat voor dit dossier overeenkomt met periode 8 van boekjaar Opmerking: Indien de gebruikte boekdatum verschilt van de huidige datum wordt hiervan melding gemaakt d.m.v. een opvallende aanduiding in de periodebalk. Bij het boeken zelf krijgt u bovendien de melding van mogelijke fouten aan de hand van een foutenlijst.

14 4 Admisol, online boekhouden 3 Knoppenbalk Afhankelijk van uw plaats binnen het programma vindt u verschillende bruikbare icoontjes/ knoppen. Van hieruit kan u allerhande functies activeren. Enkele voorbeelden: "Rekeningen" "Projecten" "Klanten" "Leveranciers" "Artikelen" "Afdelingen" "Analytisch" "Lijsten" "Periodes" "Instellingen" "Help" "Afsluiten" 4 Menubalk Via de menubalk kent u steeds uw positie in het programma en kan u bovendien snel navigeren tussen de verschillende schermen. In het huidig voorbeeld bevindt u zich in het onderdeel "BTW-aangifte", wat deel uitmaakt van het item "boekhoudkundige lijsten". U kan onmiddellijk naar het hoofdmenu navigeren door op het onderlijnde woord "Hoofdmenu" te klikken. De menubalk laat u toe om snel en gemakkelijk naar een welbepaald vorig programmaonderdeel terug te keren zonder verscheidene malen op het icoon klikken (of door de toetsencombinatie Alt + B). "Annuleren" te moeten

15 Basisfuncties Navigatie De Admisol online administratie is een 100% web-based applicatie. Dit wil zeggen dat we een aantal beperkingen hebben qua gebruik van toetsen. Zo zijn een aantal toetsen voorbehouden voor uw browser (programma waarmee u op het internet surft en waarmee u inlogt in Admisol). "Help": de functietoets F1 geeft de helpfunctie van uw browser weer, en niet (in tegenstelling tot wat u zou verwachten) de 'help' van Admisol. Om de Admisol helpfunctie op te roepen maakt u gebruik van het "Help" icoon (of sneltoetsencombinatie Alt + H). De functietoets F2 is zoals "in place edit": dit is een Windows functie om een geselecteerd veld te editeren. De functietoets F5, binnen Windows "refresh", wordt gebruikt om een pagina te vernieuwen. Deze kan niet gebruikt worden binnen Admisol. "Annuleren": om terug te gaan naar het voorgaande scherm, maar zonder iets te bewaren of te selecteren; vergelijkbaar met [Escape] "OK": om door te gaan met het geselecteerde; vergelijkbaar met "OK" "Bewaren": om gegevens te bewaren en het scherm te verlaten "Bewaren+": om gegevens te bewaren en een volgend nieuw gegeven aan te maken Dubbelklik in een internet-applicatie Het is eigen aan een internet-applicatie dat "dubbelklikken" iets anders werkt. I.p.v. 2 maal snel na elkaar te klikken, dient u: een eerste maal te klikken om een gegeven te selecteren een tweede maal te klikken om te activeren Dit is o.m. het geval bij de keuze van een lijn in een grid. 3.3 Ingave Geldige ingave datum: Indien de huidige boekdatum (bovenaan in de periodebalk) 27/06/2012 is, beschikt u over volgende ingavemogelijkheden: 27/06/12 => 27/06/ /06/2012 => 27/06/ => 28/06/ => 28/03/ /03 => 28/03/ => 01/01/2013 Het toegevoegde jaartal is afhankelijk van de periode waar u in werkt.

16 6 Admisol, online boekhouden Ingave van data verloopt eenvoudig en snel! Geldige ingave bedrag: Het te gebruiken decimaal teken, zijnde "," of "." hangt af van de instelling van uw computer. Waar u een bedrag kan ingeven, kan u ook rekenen: * 1,21 / 1, [Enter] [Enter] [Enter] [Enter] => 300,00 => 121,00 => 100,00 => 21,00 U kan eveneens ronde haakjes gebruiken binnen de bewerkingen. (37+1)*2 [Enter] => 76, Lijstjes (grids) Binnen Admisol wordt er veelvuldig gebruik gemaakt van "grids". Een grid is een lijst met informatie waaruit u kan selecteren, filteren en sorteren. Vanuit een grid kan u tevens een nieuwe fiche aanmaken, verwijderen, exporteren enz. In onderstaand voorbeeld ziet u de grid van het basisbestand "Leveranciers". Acties kunnen via de muis alsook via het toetsenbord. Bediening via toetsenbord: Zorg ervoor dat u in de onderste balk, zijnde de "filterbalk" staat. U kan nu volgende pijltjestoetsen gebruiken [omhoog], [omlaag], [PgUp] en [PgDwn] (pagina omhoog en pagina omlaag). Selecteer met de pijltjes het gewenste gegeven en druk dan op [Enter] om het te selecteren. Bediening via de muis:

17 Basisfuncties 7 Klik een eerste maal op een lijn zodat deze grijs staat. Klik een tweede maal om het scherm te verlaten met de aangeduide selectie. Dit is hetzelfde als eerst aanduiden en vervolgens op "OK" te klikken. "Annuleren" (Back): terug naar het vorige scherm, geen selectie "OK": terug naar het vorige scherm met in dit geval selectie van de leverancier "DHL". Indien de cursor in de filterbalk staat, kan u ook selecteren door op [Enter] te drukken. "Eerste" "Vorig" "Volgend" "Laatste" "Nieuw" "Verwijderen" "Opvragen" "Opnieuw" (Refresh): alle gegevens worden opnieuw van de server gehaald. Indien een filter actief is, wordt deze opgeheven. "Overzicht": de gerelateerde gegevens van de selectie opvragen; in huidig voorbeeld: de documenten van de leverancier. "Export naar Excel bestand": via dit icoon kan u onmiddellijk een Microsoft Excel bestand openen met hierin alle gegevens Nieuw "Nieuw": aanmaak van een nieuwe fiche

18 8 Admisol, online boekhouden "Annuleren" (Back): terug naar het vorige scherm zonder de gegevens op te slaan Na ingave van de gegevens, klikt u op "Bewaren" om de gegevens op te slaan en het scherm te verlaten. Na ingave van de gegevens, klikt u op "Bewaren+" om de gegevens op te slaan en een nieuw ingavescherm te krijgen. Gebruik deze knop om meerdere fiches na elkaar aan te maken, zoals bv. een reeks van leveranciers. "Historiek": hiermee kan u de historiek zien. In een leveranciersfiche kan u bv. zien wanneer de fiche aangemaakt werd en wat de wijzigingen zijn sinds aanmaak. U ziet wie wat gedaan heeft, wanneer en vanwaar. Zie ook het Logboek 17. Indien de fiche fouten bevat, kan u de gegevens niet bewaren. Op het scherm krijgt u in het rood een overzicht van de foutmeldingen. Zo wordt in onderstaande scherm melding gemaakt van een "Ongeldige BTW-code". Deze meldingen laten u toe de fiche gericht te vervolledigen en/of aan te passen.

19 Basisfuncties Opvragen "Opvragen": met een druk op dit icoon gaat u naar de detailfiche van de geselecteerde rij waarin u de gewenste wijzigingen kan doorvoeren. Voor mogelijke vervolgacties als zijnde "Annuleren", "Opslaan", zie hoofdstuk nieuw Personaliseren In Admisol kan u naar wens de kolombreedte vergroten of verkleinen alsook de lijst groter of kleiner maken. Kolombreedte aanpassen

20 10 Admisol, online boekhouden In bovenstaand voorbeeld zouden we graag de kolom 'Straat' willen vergroten. Plaats de cursor tussen 'Straat' en 'Nummer' en houd de linker muisknop ingedrukt terwijl u naar links sleept. U zal zien dat de kolom breder wordt. Indien u de kolom smaller wenst hoeft u enkel naar links te slepen. Lijst vergroten/ verkleinen Wanneer u een lijst wenst te vergroten/ verkleinen gaat u op de grijze balk, onderaan de lijst, klikken en naar beneden slepen om de lijst te vergroten. om te verkleinen sleept u naar boven. *** De instellingen worden per gebruiker bijgehouden zodat u niet telkens de lijsten terug hoeft aan te passen ***

21 Basisfuncties Zoeken en filteren Enkelvoudige zoekactie d.m.v. één parameter Zoeken kan binnen elke grid a.d.h.v. één parameter in elke afzonderlijke kolom. In bovenstaand voorbeeld hebben we "gent" ingevoerd als filter in de kolom "Plaats" en onze enkelvoudige zoekactie bevestigd met [Enter]. In de grid komen nu enkel de leveranciers te staan waarbij in de kolom "Plaats" het woord "Gent" geheel of gedeeltelijk voorkomt. Mogelijkheden naast "Gent" kunnen zijn: "Gentbrugge" of "Sas Van Gent" enz. Meervoudige zoekactie d.m.v. verschillende parameters U kan ook op meerdere parameters tezamen zoeken, vb. binnen de kolommen "Plaats" en "Straat". In bovenstaand voorbeeld hebben we "laan" ingevoerd als eerste filter in de kolom "Straat" en "gent" als tweede filter in de kolom "Plaats" en onze meervoudige zoekactie bevestigd met [Enter]. In de grid komen nu enkel de leveranciers te staan waarbij in de kolom "Straat" het woord

22 12 Admisol, online boekhouden "laan" geheel of gedeeltelijk voorkomt én bovendien in de kolom "Plaats" het woord "Gent" geheel of gedeeltelijk voorkomt. In ons voorbeeld krijgen we Enkel "Victor Braeckmanlaan" als enige gevestigd in de stad "Gent". Het opzoeken of filteren van gegevens kan zeer eenvoudig. Geef onderaan de filterbalk in wat u zoekt en bevestig met [Enter]: u krijgt dan enkel het resultaat dat voldoet aan de parameter(s) van uw zoekactie binnen één of meerdere kolommen van de grid. Tip "Opnieuw" (Refresh): om alle filters in één handeling uit te schakelen en alle gegevens opnieuw zichtbaar te maken. Bijkomende filtermogelijkheden Overal waar u een "+" ziet in de "Filter(balk)" kan u uitgebreid gaan filteren. Hiervoor dient u op de + te klikken en uit de verschillende filteropties te kiezen. Geef het bedrag gevolgd door [ENTER]. * "Alles" schakel de uitgebreide filtermogelijkheden uit = "Gelijk" zoek naar een exact bedrag! "Niet Gelijk" alle bedragen worden gefilterd met uitzondering van het ingegeven bedrag > "Groter" alle bedragen groter dan het ingegeven bedrag worden weergegeven < "Kleiner" alle bedragen kleiner dan het ingegeven bedrag worden weergegeven T "Tussen" de bedragen tussen... en... worden weergegeven Sorteren Sorteren kan binnen elke grid en op elke kolom door eenvoudigweg op een kolomkop te klikken. Oplopend / aflopend sorteren

23 Basisfuncties 13 Eenmaal klikken op kolomkop "Naam": u krijgt de leveranciers alfabetisch op naam gesorteerd, oplopend van a naar z. Een tweede maal klikken op de kolomkop "Naam" geeft een aflopende sortering, van z naar a Verwijderen In dit voorbeeld willen we de leveranciersfiche "Belgacom" verwijderen.

24 14 Admisol, online boekhouden "Verwijderen": met een druk op dit icoon verwijdert u de geselecteerde rij. Vooraleer de fiche definitief verwijderd wordt, dient u de actie te bevestigen. Beveiliging bij verwijderen Indien een fiche nog gerelateerde items bevat, kan deze niet verwijderd worden en krijgt u een foutmelding. Voorbeeld: een leverancier waarop reeds facturen werden geboekt, kan u niet verwijderen. Indien u de fiche alsnog wenst te verwijderen, moet u eerst de gerelateerde gegevens zoals bv. facturen verwijderen. Dit kan echter NOOIT wanneer de periode reeds is afgesloten.

25 Basisfuncties Export Excel In bijna elke grid kan u klikken op selectie naar Excel kan exporteren. "Export naar Excel bestand", waardoor u de huidige Kies voor Openen. Let wel: om een Excel bestand te openen, dient u te beschikken over Microsoft Excel, Microsoft Excel Viewer of een andere software die Excel compatibele bestanden kan inlezen.

26 16 Admisol, online boekhouden Opmerking: Bij een administratie met meerdere talen worden tevens alle in het dossier gebruikte talen 135 mee geëxporteerd naar Excel. In bovenstaand voorbeeld ziet u het boekhoudplan met zowel Nederlandse als Duitse als Franse omschrijvingen. Het exporteren van gegevens is een gelogde transactie en komt in het logboek 17. De volledige selectie, inclusief alle detailgegevens, worden opgeslaan zodat er achteraf nooit discussie kan ontstaan over de gegevens die geëxporteerd werden. Zie Importeren gegevens om een Excel te importeren Keuze periode "Periodes": hiermee kan u het boekjaar alsook de boekhoudkundige periode selecteren. Dit icoon vindt u in het scherm "Hoofdmenu". Bovenaan links kan u het boekjaar selecteren. In de tabel daaronder selecteert u de bijhorende

27 Basisfuncties 17 periode. De boekdatum wordt automatisch aangepast naar de laatste datum van de geselecteerde periode. "Vandaag": u selecteert de huidige periode, waarbij de boekdatum automatisch aangepast wordt aan de datum van vandaag. "Afsluiten periode": de boekhoudkundige periode wordt definitief en onherroepelijk afgesloten. U kan een periode enkel afsluiten op voorwaarde dat de voorgaande periode reeds afgesloten is. U dient periodes dus chronologisch af te sluiten en periode per periode tewerk te gaan. Er zal u gevraagd worden om deze actie te bevestigen. Admisol zendt een code per SMS naar het GSM-nummer van de gebruiker. Deze code dient ingegeven te worden alvorens de periode te kunnen afsluiten. Let wel: eenmaal een periode afgesloten is, kunnen boekingen van de afgesloten periode niet meer veranderd worden. Een afgesloten periode kan op geen enkele manier nog heropend worden. "Instellingen": om boekjaren en/of boekhoudkundige periodes aan te maken Zie ook periodes 133 voor meer informatie over boekjaar, periodes en hoe periodes aan te maken. Er zijn ook Hulpprogramma's 162 om documenten van periode te veranderen, tussenvoegen, sorteren enz. Zie hiervoor Hulpprogramma's Logboek Admisol is ontwikkeld met het oog op makkelijk en transparant samenwerken. Het is uitermate belangrijk dat u steeds een overzicht heeft van wie wat doet. Hiertoe kan u het geautomatiseerd logboek consulteren. Overzicht per sessie In het Hoofdmenu vindt u de optie "Instellingen" waarin u "Overzicht vorige sessies" selecteert (zie onderstaand scherm).

28 18 Admisol, online boekhouden Door op "Overzicht vorige sessies" te klikken, krijgt u een grid van de sessies. Deze zijn aflopend gesorteerd, u kan oplopend sorteren door op de kolomknop "Transactienummer" te klikken. Naast sorteren kan u ook de andere gridfunctionaliteiten gebruiken zoals 'Export naar Excel bestand'. Zie "Grids" 6. Wanneer u verder naar rechts scrolt, kan u zien welke gegevens er aangepast werden. Zo ziet u in onderstaand voorbeeld dat info@admisol.be aangepast werd naar info@admisol.com. Overzicht vanuit een fiche Een detail kan u ook opvragen vanuit de meeste andere schermen door op de knop "Log" te klikken. Hiermee ziet u de historiek. In een leveranciersfiche kan u bv. zien wanneer de fiche aangemaakt werd en wat de wijzigingen zijn sinds de aanmaak ervan. U ziet wie wat gedaan heeft, wanneer en vanwaar.

29 Basisfuncties 19 In bovenstaand voorbeeld zien we de veranderingen doorgevoerd in de leveranciersfiche van Admisol, vergelijk hiertoe vnl. de kolom "Oude waarde" met de kolom "Nieuwe waarde". Concreet: Gebruiker heeft vanuit IP de volgende gegevens aangepast: ter attentie van, straat, nummer, postcode, plaats, telefoonnummer en het adres. Ook is het mogelijk om na te gaan wanneer de aanpassing gebeurde. *** De combinatie van het dossiernummer met het transactienummer geeft binnen Admisol een unieke zoeksleutel. Dit is de manier waarop we de correctheid en de authenticiteit van de gegevens kunnen verzekeren. ***

30 20 Admisol, online boekhouden 4 Basisbestanden 4.1 Klanten en leveranciers Klanten en leveranciersfiches hebben dezelfde lay-out. Beide zijn echter strikt gescheiden. Voor alle handelingen "klanten" zoals uitgaande factuur kan u enkel een klantenfiche gebruiken. Idem voor handelingen "leveranciers": enkel leveranciersfiches zijn toegestaan. Als u een relatie heeft die zowel "klant" als "leverancier" is, dient u deze tweemaal afzonderlijk aan te maken. In de fiche vindt u verschillende gegevensonderdelen, dit naargelang de geselecteerde opties: Adresgegevens 21 Betalingsinformatie Boekhoudkundig Extra Commercieel 24 Facturatie adres Adrescode Klanten self-service Diverse links Verschillende zaken zijn voorzien zoals: controle dubbel btw nummer controle dubbel adres

31 Basisbestanden Adresgegevens Hierbij geeft u algemene informatie in zoals o.a. naam en adres, BTW-nummer, telefoon/fax en bankgegevens. Naam geef de naam in van uw klant. T.a.v. ter attentie van. Wanneer u dit invult kan u kiezen of u dit al dan niet in de lay-out opneemt. Straat, Nummer, Bus, Postcode, Plaats bij ingave van een postcode zal de plaatsnaam automatisch voorgesteld worden. Admisol controleert op dubbels. Van zodra u 2 maal dezelfde adres ingeeft krijg u onderstaande melding.

32 22 Admisol, online boekhouden BTW-nummer bij ingave van het BTW-nummer wordt er gecontroleerd op de geldigheid. Tevens wordt er melding gemaakt mocht het BTW-nummer dubbel voorkomen in uw dossier. U kan echter wel meerdere fiches aanmaken met hetzelfde BTW-nummer. Telefoon, GSM, Fax de nummers worden automatisch omgevormd naar het internationale formaat. Zo kan u deze downloaden naar Excel en eventueel naar een GSM. Bankrekening Belgisch bankrekeningnummer met controle van de geldigheid. Geef alle nummers na elkaar in. BIC, IBAN Europees bankrekeningnummer met controle van de geldigheid Let wel: u dient OF een Belgisch bankrekeningnummer, OF een Europees nummer in te geven. Taalcode

33 Basisbestanden 23 wanneer u de taalcode aanpast, zal de Latour van uw facturen aangepast worden naar de layout van de geselecteerde taal. Bv. taalcode FR zal automatisch de lay-out FR kiezen. Ook zullen de Franse omschrijvingen van de artikels (indien dit ingevuld is) verschijnen bij de facturatie. Document info bij document info kan u specifieke tekst vermelden dat u op de factuur (of bestelbon,...) wenst (specifiek voor deze klant). LET OP! Indien u de vermelding wenst te zien moet u nog bij lay-out de nodige aanpassingen doen. Zie hiervoor "lay-out > instellingen > promotekst" Betalingsinformatie Mededeling standaard mededeling om te vermelden op de factuur (klant) of bij de betaalopdracht (leverancier). Deze mededeling die standaard voorgesteld wordt bij het boeken van een factuur, kan u overschrijven. Betalingstermijn aantal dagen voor de berekening van de vervaldatum Einde maand bij een betalingsvoorwaarde zoals "30 dagen einde maand" dient u "einde maand" aan te vinken. Domiciliëring volmacht link deze klantenfiche aan een eerder geregistreerde domiciliëringsvolmacht. Dit indien u Sepa Dom gebruikt. Domiciliëringsnummer het domiciliëringsnummer wat u voor deze klant van zijn bank kreeg. Dit gebruikt u indien u de optie Domiciliëringen 233 gebruikt. Korting contant aantal percent korting voor deze klant gefactureerd wanneer deze contant betaalt. Indien dit een negatief getal is wordt dit een Kredietbeperking 227 Korting dagen aantal dagen dat de korting contant of de kredietbeperking geldig blijft. Geen betalingsherinneringen het aanvinken zorgt ervoor dat de klant niet opgenomen zal worden bij de rappels. Zie ook betalingsherinneringen Boekhoudkundig

34 24 Admisol, online boekhouden Tax-adresprofiel het soort adres: binnenland, medecontractant, EU enz. Deze instelling bepaalt hoe de facturen zullen geboekt worden. U kan deze instelling op het moment van boeking steeds aanpassen per factuur. Zie ook Tax-adres profiel 151 Valuta code de valuta code waarin u deze relatie meestal wenst te boeken. Zie ook basisbestanden vreemde valuta 28 Centralisatierekening boekhoudkundige rekening waarop de verrichtingen gecentraliseerd worden. Rekening tegenboeking rekening die automatisch ingevuld wordt bij het boeken van een aan- of verkoopfactuur. Bij gebruik van artikelen heeft het rekeningnummer op de artikelfiche voorrang op dit nummer. Ten tijde van de boeking kan dit overschreven worden. Indien u meerdere rekeningen nodig heeft kan u deze instellen via een Standaard boeking 49. Fiche door het aanvinken kan er automatisch een fiche aangemaakt worden voor alle boekingen waar zowel het adres als de rekening "fiche " aangevinkt is. Zie ook "fiche " Extra Extra 1 en Extra 2 hier kan u extra informatie invullen over de klant/ leverancier. Deze wordt echter niet opgenomen op de factuur Commercieel Groep klik op de link "Groep" om het bestand "Groep" te bereiken. Hierin kan u zowel een bepaalde groep selecteren alsook een nieuwe groep aanmaken. Prijsgroep definieer tot welke prijsgroep uw klant behoort. Dit indien u gebruik maakt van de Prijsafspraken 285 Verantwoordelijke 1/2 het is mogelijk om een gebruiker verantwoordelijk te stellen voor een klant/ leverancier. Dit wordt gebruikt binnen Admisol Accountancy en bij de taken. Afdruk bedragen hiermee kan u bepalen of de bedragen al dan niet op de afdruk moet komen. Dit kan u instellen bij de afdruk: zie Instellingen Lay-out 96

35 Basisbestanden Facturatieadres (leveringsadres) Binnen Admisol spreken we niet van leveringsadressen. In plaats hiervan kunnen we op een adres vermelden wat het facturatieadres is. Hierdoor kan u onbeperkt adressen aanmaken, welke u vb als leveringsadres kan gebruiken. Bij het maken van een factuur ziet u automatisch alle bonnen van zowel het facturatie- als gerelateerde (leverings) adres. Om dit te doen volstaat het om het klantnummer van het facturatieadres toe te voegen aan de gerelateerde fiche. Bv. Pizza Hut nv, Brussel heeft adrescode Vervolgens maak je een fiche "Pizza Hut Gent" aan en geef je bij adrescode voor boekhouding " " in. Soort voor boekhouding is standaard ingevuld met CUST: KLANT Adres voor de facturatie hier kan u het adres (de klantnummer) ingeven waar deze klant moet gefactureerd worden. De klantnummer vindt u onderaan in de klantenfiche. Zie Adrescode Adrescode Adrescode wordt automatisch toegekend. U kan echter ook zelf een code kiezen. Zie hiervoor parameters adressen bij Parameters klanten en leveranciers 138 automatische sleutel. Adressoort automatisch op "CUST" voor de klanten (Engels: customer), "VEND" voor de leveranciers (Engels: vendor) Klanten self-service (CSS) Indien u de optie CSS (Customer Self Service) 297 gebruikt komt hier automatisch het paswoord in dat de klant zal moeten gebruiken om de self service te gebruiken.

36 Admisol, online boekhouden Diverse links Wanneer het BTW-nummer ingevuld is, heeft u de mogelijkheid om via links bepaalde informatie te verkrijgen over de klant/ leverancier. Publicaties in het staatsblad link naar het staatsblad Balansen link naar de Nationale Bank van België, waar u de balans(en) van de klant kan terugvinden RSZ Controle inhoudsplicht sociale zekerheid Controle geldigheid btw nr via vies Admisol controleert of het BTW-nummer geldig is. Automatisch aanvullen adres (externe dienst) aan de hand van het BTW-nummer zal Admisol de adresgegevens van de klant aanvullen/ aanpassen Google Maps aan de hand van deze link zal u de routebeschrijving naar uw klant/ leverancier zien. Zie ook: Routeplanning via Google Maps Boekhoudplan Wanneer u een administratie start, kijkt u best eerst het boekhoudplan na (via hoofdmenu > rekeningen). Hiertoe exporteert u makkelijkheidshalve de gegevens naar Excel 15 zodat u het boekhoudplan in detail kan analyseren.

37 Basisbestanden 27 Rekening Rekening alle rekeningen bestaande uit 1 of 2 cijfers beschouwen we als titelrekeningen. Deze worden op de balans afgedrukt, samen met het totaal van de onderliggende rekeningen. Voorbeelden: Zo krijgt u voor rekening "2", nl. "OPRICHTINGSK,VASTE AKT,VORD<1j", een algemeen totaal van alles wat op een rekening van klasse 2 geboekt is, m.a.w. elk rekeningnummer dat begint met het cijfer 2. Zo krijgt u voor rekening "20" enkel de totalen van de rekeningen startend met "20", zoals de "200000", "201000" enz. Standaard gebruiken we in België een boekhoudplan met 6 cijfers. U mag dit echter volledig naar eigen goeddunken aanpassen. Omschrijving afhankelijk van het aantal door u geselecteerde talen 135 zullen er meerdere omschrijvingsvelden verschijnen. Tax code het soort boeking zoals investeringen, goederen, kosten zal automatisch voorgesteld worden. U

38 28 Admisol, online boekhouden kan deze weliswaar steeds veranderen per individuele boeking. Zie ook Tax-code 153. % aftrekbare btw u kan de BTW-aftrek beperken, zoals bv. bij personenwagens tot 50%. Indien u dit veld leeg laat, wordt het automatisch 100%, dus volledig aftrekbaar. Zie ook % aftrekbare BTW 370 % Privé gebruik u kan rechtstreeks op de rekening aanpassen welk aandeel (percentage) voor privégebruik is. Zie "Privé gebruik" 57. Verworpen uitgaven hier kan u bepalen welk type van verworpen uitgave deze rekening is. Zie "Verworpen uitgaven" 281. Fiche door het aanvinken zal er automatisch een fiche aangemaakt worden voor alle boekingen waar zowel het adres als de rekening "fiche " aangevinkt is. Zie ook "Fiche " 277. Afschrijvingen Rekeningen worden gebruikt voor het automatisch genereren van een afschrijvingsvoorstel. Zie ook "Afschrijvingen" 116. Rekening afschrijving rekening voor het boeken van de afschrijving Rekening afschrijvingskosten kostenrekening voor de afschrijving Toepassing U kan het gebruik van de rekening beperken. Selecteer waar u de rekening wenst te kunnen gebruiken. Zo kan u bv. zorgen dat de centralisatierekening voor klanten niet rechtstreeks gebruikt wordt. Dit kan enkel indien er voor deze rekening nog geen boekingen gebeurden. Analytisch Selecteer of u de rekening al dan niet wenst te splitsen via 1 of meerdere analytische niveau's. Zie Analytisch 258. Budget de budget code waaraan u deze rekening wenst te koppelen. Zie Budgettering Vreemde valuta Indien u met vreemde munten werkt dan kan u dit ingeven via Hoofdmenu > Valuta U geeft telkens een koers in en een datum vanaf wanneer deze koers van toepassing is. Tijdens het boeken wordt, afhankelijk van de boekdatum, de koers voorgesteld. Deze koers kan u tijdens het boeken nog aanpassen voor de betreffende boeking.

39 Basisbestanden Kies de valuta code (bv. USD, YEN, BPD,...), de datum vanaf wanneer de koers moet gebruikt worden en geef de koers in. Vervolgens klikt u op om te bewaren. 29

40 Admisol, online boekhouden Artikelen (Office) Het is mogelijk om een artikelbestand aan te maken en deze artikelen te gebruiken in de verkopen. Naargelang de Admisol versie is deze artikelfiche beperkt dan wel uitgebreid. De artikelfiche bestaat uit 4 onderdelen: "Artikel", "Verkoop", "Boekhouding" en "Diverse" Artikel Artikelnummer vrij te kiezen en uniek nummer. Indien u geen nummer ingeeft zal Admisol automatisch een nummer toekennen. Omschrijving omschrijvingsveld per door u ingestelde taal Artikelgroep

41 Basisbestanden 31 klik op de link "Artikelgroep" om het bestand "Artikelgroep" te bereiken. Hierin kan u zowel een bepaalde groep selecteren alsook een nieuwe groep aanmaken. Verkoop Prijs 1: Verkoopprijs excl. BTW deze prijs wordt automatisch voorgesteld bij het maken van een factuur exclusief BTW Prijs 2: Verkoopprijs incl. BTW deze prijs wordt automatisch voorgesteld bij het maken van een factuur inclusief BTW Rekening verkoop voorgestelde rekening bij het boeken van een verkoopfactuur Tax-code verkopen 153 voorgestelde tax-code bij het boeken van een verkoopfactuur Indien u een factuur maakt met prijzen exclusief btw dan komt automatisch prijs 1. Indien u een factuur maakt van het type 'btw inbegrepen' krijgt u automatisch prijs 2. Prijs1 en prijs2 zijn volledig vrij van elkaar. Veel bedrijven hanteren verschillende prijzen voor enerzijds inclusief BTW klanten (meestal particulieren) en anderzijds exclusief BTW klanten. Vandaar heeft u de mogelijkheid om 2 verschillende prijzen in te geven waartussen geen vaste relatie bestaat. Zo kan u bv. een artikel verkopen voor 100,00 exclusief BTW en hetzelfde artikel voor 149,95 BTW inbegrepen aan een particuliere klant. Heeft u meerdere prijzen nodig? Gebruik dan de uitgebreide artikelfiche van Admisol Stock en de "Prijsafspraken" 285. Boekhouding Rekening verkoop hier kan u het rekening koppelen waarop u wenst te boeken wanneer u het artikel verkoopt (standaard ingesteld op rekening "Verkopen BTW tarief 21%" Tax-code verkopen hier stelt u de tax-code in voor het verkoop van het artikel. *** Indien uw artikels dezelfde tax-code en rekening hebben dan kan u dit aanpassen via hoofdmenu > instellingen > dossierinstellingen > parameters dossier. In onderstaand voorbeeld hebben we "Verkopen BTW tarief 6%" en "Verkopen basis 6%" ingegeven. Telkens we een artikel aanmaken zullen deze gegevens automatisch ingevuld worden.***

42 Admisol, online boekhouden Artikelen (Stock) De artikelfiches in Admisol Stock zijn uitgebreider dan de fiches van Office. Hieronder bespreken we enkel de verschillen met office. Artikelnummer Zoals overal binnen Admisol kan u een nieuwe fiche aanmaken op basis van een bestaande. Vraag artikel 1 op, verander het nummer in 2 en bewaar: u heeft een nieuw artikel gemaakt. Het nummeren van de artikelen kan op verschillende manieren. Zo kan u gewoon nummeren, start bv. bij nummer 1, dan 2 enz. Het is echter mooier om te starten met 1001, dan 1002 enz. zodat de artikelnummers gelijk zijn van lengte en mooi gesorteerd worden. U kan eventueel ook kiezen om het artikelnummer van de leverancier over te nemen. Om te vermijden dat 2 leveranciers hetzelfde nummer gebruiken kan u een leveranciersafkorting voor het nummer plaatsen, bv. BR.1234 voor Braun 1234, PH.1234 voor Philips 1234 Probeer echter niet om een classificatiesysteem in het artikelnummer in te bouwen, daar loopt u gegarandeerd mee vast. Indien u een artikelnummer veel moet uitspreken, bv. dicteren aan de telefoon, gebruik dan korte nummers, of deel op met punten. Zo kan iedereen artikel correct uitspreken. Artikel echter is heel wat moeilijker, sommigen zeggen twaalf vierendertig zesenvijftig, anderen honderd drieëntwintig vierhonderd zesenvijftig,.. Door het plaatsen van puntjes "verplicht" u de klant tot een uitspraak, heel makkelijk, vooral als de klant een vreemde taal spreekt.

43 Basisbestanden 33 Omschrijving FR/NL/UK geef hier de omschrijving van het artikel. Werkt u met buitenlandse klanten, geef dan ook de omschrijving in de andere talen in. Telkens u een factuur voor een buitenlandse klant maakt, zal Admisol de taal automatisch aanpassen (indien de taalcode aangepast is in de klantenfiche). Leverancier duid hier aan wie de leverancier is van het artikel. Klik op de link "Leverancier" en duid de gewenste leverancier aan of maak desnoods een nieuwe leverancier aan. Artikelnummer leverancier welke artikelnummer geeft de leverancier aan zijn artikel? dit kan u hierin ingeven. Omschrijving leverancier welke omschrijving geeft de leverancier aan het artikel. Aankoopprijs leverancier geef de aankoopprijs van het artikel bij de leverancier. Munt kies met welke munt u de artikelen aankoopt. Zie ook Vreemde valuta 28. Koers geef hier de koers in van de munt waarmee u de artikelen aankoopt. Zie ook Vreemde valuta 28. Aankoopprijs per hoeveelheid wat is de aankoopprijs per hoeveelheid Korting hoeveel % korting krijgt u bij de aankoop van het artikel Aankoopeenheid geef hier in welke eenheid u het artikel aankoopt (m, stk, L,...) Stockfactor het begrip factor duidt op de verkoopscoëfficient naar de verkoopprijs exclusief BTW. Zo zal een factor 2 de aankoopprijs verdubbelen. Dit geeft een marge van 50%. Prijs 1/2/3/4/5, Formule geef hier tot 5 prijzen per artikel en maak indien nodig een formule. Diverse Minimumstock geef hier de stock die u minimum wenst te hebben. Artikelgroep U bent volledig vrij in de keuze van artikelgroepen. Bedenk wel dat u, indien u gebruik wenst te maken van de Prijsafspraken 285, u per combinatie van artikelgroep (op de artikelfiche) / prijsgroep (op de klantenfiche) minimaal één prijsafspraak moet maken. Volgende groepering is aan te raden: Deel u activiteit op in niet meer dan 7 onderdelen, en nummer deze per 10 (10, 20, 30,..) Zo kan u nog steeds nummers tussenvoegen, mocht dit nodig zijn. Verdeel elke groep nu opnieuw in maximaal 7 delen, vervolgens, indien nodig, nogmaals. Zo krijgt u vb groep Gebruik groep 90 voor de speciale zaken, vb 9010 uurloon, 9020 taxen, 9030 verplaatsingskosten,

44 34 Admisol, online boekhouden Verberg vanaf niet alle artikelen blijft u eeuwig gebruiken. De artikelen die niet meer gebruikt worden kan u niet verwijderen want deze werden ooit aan facturen gekoppeld. Hier kan u een datum ingeven vanaf wanneer u het artikel niet meer wenst te zien. Boekhoudkundig Rekening aankoop hier kan u het rekening koppelen waarop u wenst te boeken wanneer u het artikel aankoopt (standaard ingesteld op rekening "Handelsgoederen aankopen" Rekening verkoop hier kan u het rekening koppelen waarop u wenst te boeken wanneer u het artikel verkoopt (standaard ingesteld op rekening "Verkopen BTW tarief 21%" Tax-code aankopen hier stelt u de tax-code in voor de aankoop van het artikel. Tax-code verkopen hier stelt u de tax-code in voor het verkoop van het artikel. Taksen Binnen Admisol kan u per artikel 8 verschillende taksen definiëren. Indien u een bedrag invult bij één of meerdere tax-velden zal de corresponderende takslijn automatisch verschijnen op het document. Binnen Admisol hebben we standaard 8 verschillende tax artikelen: tax1 tot en met tax8. Bij het invullen van de taxlijn worden de parameters van het tax artikel gebruikt. Zo kan u bv. ecotax boeken op , of leeggoed boeken zonder btw (via tax-code v0)

45 Basisbestanden 35 Berekening verkoop aantal Marge en factor Het begrip factor duidt op de verkoopscoëfficiënt naar de verkoopprijs exclusief btw. Zo zal een factor 2 de aankoopprijs verdubbelen. Dit geeft een marge van 50%. Een factor is van aankoop naar verkoop Een marge is van verkoop naar aankoop (hoeveel korting kan je geven tot je terug op de aankoopprijs zit) Berekening van de aankoopprijs en aankoophoeveelheid We kopen een rol kabel van 25 meter. De leverancier verkoopt deze per 3 rollen in een doos. Een doos van 3 rollen (25 meter) kost 75 Onze verkoopseenheid is meter, we verkopen per meter. Één meter kost ons één euro, namelijk 75 delen door 3 (3 rollen) delen door 25 (meter per rol). De stockfactor is de omrekening van de hoeveelheid leverancier naar de hoeveelheid verkoop. Berekening van de verkoopprijs

46 36 Admisol, online boekhouden Er zijn 5 verkoopprijzen beschikbaar. Via de prijsafspraken kan u bepalen welke klant welke prijs krijgt. Zie Prijsafspraken 285. Om de verkoopprijs te bepalen start je normaal gezien van het veld aankoopprijs (E) Je kan gebruik maken van een factor, veld factor (F). Zo kan je bepalen dat de eerste prijs de aankoop maal de factor is. Hiervoor gebruik je de formule #E * #F Om de prijzen te herrekenen druk je op automatisch.. Na het aanpassen van de factor gebeurt dit Formulevoorbeeld 1: aankoop maal factor Formule: #E * #F Formulevoorbeeld 2: verkoopprijs % Formule: #U * 1.1 Formulevoorbeeld 2: steeds minimaal 10 marge Formule: if (#E- (#E*#F) < 10) return (#E + 10); else return (#E*#F); Als de aankoop de aankoop * factor kleiner is dan 10, dus als de marge < 10 dan geven we de aankoop + 10 terug, anders doen we de aankoop maal de factor. Externe artikellijst Indien uw leverancier zijn artikelen via Admisol ter beschikking stelt kan u deze rechtstreeks gebruiken. U dient geen artikelfiches aan te maken, de leverancier zorgt hiervoor. Sommige leveranciers leveren een aankoopprijs aan, sommige een verkoopprijs, sommige beiden.

47 Basisbestanden 37 U kan een vaste factor instellen, vb 1.3, zodat u alles wat u aankoopt aan 100 zal verkopen aan btw.

48 38 5 Admisol, online boekhouden Automatisch aanvullen gegevens Indien u over het BTW-nummer beschikt van uw klant of leverancier dan kan u de gegevens van de klant automatisch laten invullen. Dit kan op 2 manieren. 1. via de klantenfiche/leveranciersfiche bij het ingeven van een document (IF, UO, UB,...) Via de klantenfiche/ leveranciersfiche Ga via het hoofdmenu naar 'Klanten' of nieuwe klant/ leverancier aan te maken. 'Leveranciers' en klik op 'Nieuw' om een Geef in het veld 'BTW-nummer' het BTW-nummer van uw klant/ leverancier in. Vervolgens klikt u onderaan op 'Automatisch aanvullen adres (externe dienst)'.

49 Automatisch aanvullen gegevens 39 Admisol zal zowel de naam als de adresgegevens invullen. U kan deze gegevens, indien nodig, nog altijd aanpassen. Let op! Niet alle bedrijven geven hun adresgegevens vrij. Voor deze bedrijven zal enkel de naam ingevuld worden. 5.2 Rechtstreeks vanuit een document In onderstaand voorbeeld starten we vanuit een inkomende factuur. In het veld 'Leverancier' gaat u het BTW-nummer van de leverancier ingeven en vervolgens op [ENTER] drukken. Admisol zal automatisch een leveranciersfiche aanmaken en de naam en het adres van de leverancier ingeven.

50 Admisol, online boekhouden Controleren van klanten/ leveranciers Dankzij deze functie kan u snel nagaan of de adresgegevens van een klant of leverancier nog steeds up-to-date zijn. In onderstaand voorbeeld hebben we de klant Belgacom opgevraagd via hoofdmenu > 'klanten'.

51 Automatisch aanvullen gegevens 41 Indien u wenst te weten of de adresgegevens (en benaming) nog steeds up-to-date zijn dan gaat u onderaan op 'Automatisch aanvullen adres' klikken. In onderstaand voorbeeld zien we dat de straat aangepast is. De vorige waarde staat vermeld in het groen. Klik op 'Bewaren' Indien u de aanpassingen wenst te bewaren. Klik op indien u de gegevens niet wenst te wijzigen. 'Annuleren'

52 Admisol, online boekhouden BTW-nummer niet herkend Bij ingave van een foutief nummer zal Admisol u de onderstaande melding geven.

53 Boeken 6 43 Boeken Binnen Admisol onderscheiden we 4 verschillende dagboeken: 1. Verkopen uitgaande facturen, creditnota's 2. Aankopen inkomende facturen, creditnota's 3. Financieel bank en kasboek 4. Diverse. diverse algemene rekeningen. openingsdagboek klanten en leveranciers. BTW-correctiedagboek U kan elk type dagboek naar eigen wens bijmaken. Zo kan u voor elke bankrekening een financieel dagboek aanmaken. Zie hiervoor instellen "instellen dagboek Financieel (Bank en Kas)" 147. Belangrijk om weten Periode al dan niet afgesloten Zolang de periode niet afgesloten is, spreken we van "proefboekingen". Niettegenstaande de boekingen in proef staan, kunnen alle lijsten afgeprint worden. Op de afdruk van de lijsten zal dan ook steeds "PROEF" vermeld worden. Bij proefboekingen kunnen de klanten en leveranciers reeds afgepunt worden, d.w.z. dat u betalingen kan toewijzen aan een reeds geboekte factuur. Zolang de periode open is, kan u de documenten opvragen en verbeteren. Let wel: eens een periode afgesloten is, kan er NIETS meer veranderd worden aan de boeking. Aanpassingen kunnen dan enkel nog via tegenboekingen. Chronologische volgorde De nummeringen dienen chronologisch de periodes te volgen. Zo kan een document met nummer 100, geboekt in periode 3, nooit gevolgd worden door document 101 geboekt in periode 2. Indien er reeds een document geboekt is in een periode kan er nooit een document van hetzelfde dagboek geboekt worden in de voorgaande periode. Er is echter wel een hulpprogramma dat toelaat om documenten van periode te veranderen, zie verplaatsen document 162. Verwijderen document De nummering van een dagboek dient steeds doorlopend te zijn, nummers mogen nooit ontbreken. Hierdoor kan enkel het laatste document verwijderd worden. Dit kan bovendien alleen indien dit document zich in een open periode bevindt. Boekhoudkundig evenwicht U kan slechts boeken als debet en credit gelijk zijn. Bij onevenwicht wordt hiervan melding gemaakt (zie onderstaande schermen).

54 44 Admisol, online boekhouden Bij bedragen in evenwicht wordt hiervan melding gemaakt zoals in het onderstaand scherm. 6.1 Dagboeken Per journaal krijgt u steeds een grid met een overzicht van de boekingen. Het laatst geboekte document staat steeds bovenaan. In deze grid kan u een reeds geboekte document opvragen en, indien het een niet-afgesloten periode betreft ("proefboeking"), kan u deze boeking nog aanpassen. U kan alle gridfuncties gebruiken: u kan dus zoeken (filteren), opvragen, bijmaken, exporteren naar Excel enz. "Annuleren" (Back): terug naar het vorige scherm, geen selectie "OK": terug naar het vorig scherm met in dit geval selectie van de leverancier "Adagio". Indien de cursor in de filterbalk staat, kan u ook selecteren door op [Enter] te drukken. "Eerste" "Vorig" "Volgend" "Laatste" "Nieuw" "Verwijderen": de nummering van een dagboek dient doorlopend te zijn, nummers mogen niet ontbreken. Hierdoor is het enkel mogelijk om het laatste document te verwijderen (op voorwaarde dat dit document zich in een niet-afgesloten periode bevindt). "Opvragen": een document van een afgesloten periode kan u enkel opvragen, niet

55 Boeken 45 verbeteren. Veranderingen dienen te verlopen via tegenboeking. "Opnieuw" (Refresh): de gegevens worden opnieuw van de server gehaald. Indien een filter actief is, wordt deze opgeheven. "Overzicht": de gerelateerde gegevens van de selectie opvragen; in huidig voorbeeld: de documenten van de leverancier. "Export naar Excel bestand": via dit icoon kan u onmiddellijk een Microsoft Excel bestand openen met hierin alle gegevens. 6.2 Verkopen en aankopen We overlopen het boeken in verschillende stappen, waarvan u zelf vrij de volgorde kan bepalen. Tijdens het boeken behoudt u te allen tijde de mogelijkheid om alles aan te passen. Keuze van klanten of leveranciers In ons voorbeeld: leverancier: geef een deel van de naam in, bv. "bel"

56 46 Admisol, online boekhouden Indien slechts één mogelijkheid beantwoordt aan uw selectie, zal deze automatisch gekozen worden. Indien er meerdere keuzemogelijkheden zijn, bv. "Belgacom" & "Belcolade" zal u de grid van de adressen getoond worden waaruit u een keuze kan maken. In deze grid kan u, indien de klant/ leverancier nog niet bestaat, tevens een nieuwe fiche aanmaken. U kan ook op de onderlijnde link "Leverancier" klikken: hierdoor komt u in de grid leveranciers terecht waar u een leverancier kan selecteren of een nieuwe aanmaken. "Overzicht": ga naar het overzicht van de leveranciers/klanten en kies hier uw leverancier/klant. Tip: * [ENTER] in het veld naast leverancier/ klant zorgt ervoor dat u meteen een lijst krijgt van leverancier/ klanten in het scherm van de factuur "Nieuw": hiermee gaat u direct naar een nieuwe leveranciers- of klantenfiche. Wanneer u bovenaan op het disketje klikt om de fiche te bewaren zal het veld leverancier/klant ingevuld zijn in de factuur. Tip: Wanneer u een nieuwe leverancier of klant ingeeft (in het veld naast leverancier/ klant) zal Admisol automatisch vragen of u naar het overzicht wenst te gaan of u een nieuwe klant wenst aan te maken. "Opvragen": wanneer u hierop klikt zal u naar de klantenfiche gaan waar u de nodige aanpassingen kan aanbrengen. "Controle BTW-nummer": de geldigheid van het BTW-nummer wordt gecontroleerd via VIES. "Google Maps": zorgt voor een directe link naar Google Maps Identificatiegegevens van het document Boekdatum automatisch de huidige boekdatum. Zie ook Boekdatum en stukdatum 370 Stukdatum datum van het document. Kan een datum uit een andere periode zijn. Zie ook Boekdatum en stukdatum 370 Vervaldatum datum waarop de factuur betaald dient te worden. De vervaldatum wordt automatisch berekend aan de hand van de aantal dagen en einde maand instellingen op de klantenen leveranciersfiche. Referentie factuurreferentie van de klant of leverancier, met controle op dubbels. Indien deze referentie reeds in gebruik is, wordt hiervan melding gemaakt. U kan evenwel dezelfde referentie

57 Boeken 47 nogmaals gebruiken. Info vrije tekst voor meer uitleg over de factuur. De hier ingebrachte tekst komt bij de tegenboekingen te staan. U kan ze per tegenboekingslijn nog aanpassen. Totaalbedrag totaal van de factuur, BTW inbegrepen. Na het ingeven van dit veld worden de tegenrekeningen automatisch ingevuld. Eventuele wordt de BTW uitgesplitst. Valuta U kan hier aanduiden over welke valuta het gaat (Euro, Dollar,...). Zie basisbestanden vreemde valuta 28 Koers staat standaard op de koers van de gekozen munt (euro = 1). Wanneer u met vreemde valuta werkt en u duidt dit aan naast "totaalbedrag", zal de koers automatisch aangepast worden. Zie basisbestanden - vreemde valuta 28 Te vermelden bij betaling mededeling bij betaling aan de leverancier of mededeling die de klant dient te vermelden bij betaling. Indien uw leverancier steeds dezelfde mededeling heeft, kan u deze standaard op de leveranciersfiche ingeven. Indien het een gestructureerde mededeling betreft moet u deze volledig ingeven, inclusief de 3 plusjes /2017/ Tegenboeking In de meeste gevallen hoeft u hier niets meer te doen. Als u bij de leverancier reeds een tegenrekening inbracht, staat deze automatisch ingevuld. Indien dit een binnenlander betreft, zal de BTW reeds uitgesplitst zijn. U behoudt ook hier de mogelijkheid om alles aan te passen. U kan lijnen toevoegen in de blanco regel, waarna er telkens een nieuwe blanco regel verschijnt. Indien u deze historiek niet wenst kan u een standaard boeking 49 maken. Rekening wordt automatisch overgenomen van de betrokken klant- of leveranciersfiche. U kan deze aanpassen. Bij ingave van een niet-correct rekeningnummer, opent zich de grid van rekeningnummers waarin u kan zoeken en/of een nieuwe rekening aanmaken. Bedrag (netto) bedrag van de tegenboeking Tax-adres profiel 151 wordt overgenomen van de klant- of leveranciersfiche. Kan manueel aangepast worden, vb. medecontractant. Als u een foute code inbrengt, komt u automatisch in het tax-adres profiel scherm terecht: hier kan u de juiste code kiezen of een nieuwe aanmaken. Tax-code 153 soort boeking: reeds ingevuld via het boekhoudplan, maar kan hier aangepast worden (goederen, kosten, investeringen...) BTW % BTW-percentage: reeds ingevuld via de grid tax-relatie, relatie tussen het land van de leverancier en het soort boeking BTW-bedrag BTW-bedrag. U kan hier manueel ingrijpen. BTW aftrekbaar % gedeelte aftrekbare BTW Info

58 48 Admisol, online boekhouden tekst zoals hoger onder "Info" bij "Identificatiegegevens van het document" gespecifieerd, opnieuw aanpasbaar. Wordt afgeprint in het grootboek. % Privé gebruik zie privé gebruik 57 De reeds vroeger gebruikte boekingen en instellingen voor deze klant of leverancier worden getoond en ingevuld. U kan dan makkelijk op de correcte lijn het bedrag invullen. U kan ook gebruik maken van een Standaard boeking 49 Bewaren U kan slechts boeken als debet en credit gelijk zijn. Bij onevenwicht wordt hiervan melding gemaakt. Bij evenwicht van de bedragen krijgt u een melding zoals in onderstaand scherm. "Bewaren": klik op bewaren om de gegevens op te slaan, waarbij u de mededeling krijgt van het nummer waaronder het document bewaard wordt. In onderstaand vb. "IF.2004.a.6", zie documentnummer 369 voor meer informatie. U bent nu klaar om het volgende document in te geven. Overzicht van de boeking U heeft steeds controle over wat u boekt. Hieronder ziet u hoe de detaillijnen werkelijk geboekt worden. Overzicht van de BTW-uitsplitsing U behoudt steeds controle over de BTW-verwerking. U ziet onmiddellijk in welke BTW-vakken er wordt bijgeschreven.

59 Boeken Standaard boeking Tijdens het boeken worden de reeds gebruikte rekeningen reeds ingevuld. U krijgt steeds een overzicht van de reeds gebruikte rekeningen, BTW tarieven, tax-codes,... voor de gekozen klant of leverancier. Indien u wenst kan u ook zelf een standaard boeking maken. Vul alles in zoals u het wenst: wis / voeg boekingslijnen toe vul tax codes aan pas % aftrekbare btw aan pas % privé gebruik aan vul eventueel een bedrag in Bewaar deze standaardboeking door onderaan te klikken op "Bewaar dit als standaardboeking voor deze klant/leverancier" Voorbeeld: standaardboeking Belgacom: steeds 25 internet, het saldo zijn telefoonkosten. Bewaar deze standaardboeking door onderaan te klikken op "Bewaar dit als standaardboeking voor deze klant/leverancier"

60 50 Admisol, online boekhouden Indien u terug wenst te gaan naar het standaard systeem volstaat het de standaard boeking te wissen. Klik hiervoor onderaan de boeking op "Standaardboeking wissen voor deze klant/ leverancier". 6.4 Documenten kopiëren naar een nieuw document Indien u een documenten die van repetitieve aard is (bv. een factuur van eenzelfde leverancier die elke maand terugkeert) dan kan u dit document kopiëren naar een nieuw document. Ga hiervoor naar het dagboek waar het document zich bevindt en vraag het document op door op 'Opvragen' te klikken. Onderaan, bij Bijkomende functies > Documenten, gaat u selecteren naar welk dagboek u het document wenst te kopiëren. Vervolgens klikt u op de link: 'Dit document kopiëren naar een nieuw document'. U kan het document naar wens aanpassen waardoor u het ook als basis kan gebruiken voor een nieuw document. 6.5 Voorbeeldboekingen aankopen Enkele voorbeelden: Belgacom 50 Garage (autokosten) 52 Medecontractant 53 Medecontractant en goederen samen Intracom (Europees) Belgacom We hebben een factuur van Belgacom voor een totaalbedrag van 172,64. Ga naar Hoofdmenu > boekhoudkundig (IF: Inkomende Factuur) en klik op nieuwe factuur aan te maken. om een

61 Boeken 51 Eens u leverancier en totaalbedrag ingeeft ziet u de opsplitsing. Onderaan links ziet u wat er effectief in het grootboek komt. U ziet in dit voorbeeld de leverancier, de kost en de aftrekbare BTW. Onderaan rechts ziet u de BTW verwerking. U klikt op om te bewaren. Indien het uw eerste factuur is krijgt u de vraag of u akkoord gaat met nummer 1 (standaard nummeren we vanaf nummer 1). De eerste factuur wordt dan IF.a U kan echter kiezen om met een ander nummer te starten. Gebruik echter niet nummer 12001, de 12 van 2012 staat namelijk al in de nummering.

62 Admisol, online boekhouden Garage (autokosten) We hebben een factuur van Garage voor een totaalbedrag van 214,79. Hier behandelen we de gedeeltelijke BTW aftrekbaarheid. Ga naar Hoofdmenu > boekhoudkundig (IF: Inkomende Factuur) en klik op nieuwe factuur aan te maken. om een Eens u leverancier en totaalbedrag ingeeft ziet u de opsplitsing. Onderaan links ziet u wat er effectief in het grootboek komt. U ziet in dit voorbeeld: de leverancier, 2 x de kost (1x voor de onderhoudskost, 1 x voor de BTW die we niet mogen aftrekken) de aftrekbare BTW (50%). Onderaan rechts ziet u de BTW verwerking (merk ook dat de BTW hier eveneens 50% is). U klikt op om te bewaren. Indien het uw eerste factuur is krijgt u de vraag of u akkoord gaat met nummer 1 (standaard nummeren we vanaf nummer 1). De eerste factuur wordt dan IF.a

63 Boeken 53 U kan echter kiezen om met een ander nummer te starten. Gebruik echter niet nummer 12001, de 12 van 2012 staat namelijk al in de nummering Medecontractant Hieronder tonen we een voorbeeld voor medecontractant. We hebben een nieuwe vloer laten plaatsen door leverancier "Medecontractant" voor 3000,00 en ontvangen hiervoor een factuur. Ga naar Hoofdmenu > boekhoudkundig (IF: Inkomende Factuur) en klik op nieuwe factuur aan te maken. om een Eens u leverancier en totaalbedrag ingeeft ziet u de opsplitsing. Onderaan links ziet u wat er effectief in het grootboek komt. U ziet in dit voorbeeld: de de de de leverancier kost verschuldigde BTW medecontractant aftrekbare BTW *** Merk op dat de BTW op en af gaat. Dit omdat we de BTW aangeven en tegelijkertijd

64 54 Admisol, online boekhouden terugvragen*** Onderaan rechts ziet u de BTW verwerking (met terug de BTW die op en af gaat). *** Vergeet niet bij het aanmaken van de leverancier om het tax-profiel op medecontractant te plaatsen *** U klikt op om te bewaren. Indien het uw eerste factuur is krijgt u de vraag of u akkoord gaat met nummer 1 (standaard nummeren we vanaf nummer 1). De eerste factuur wordt dan IF.a U kan echter kiezen om met een ander nummer te starten. Gebruik echter niet nummer 12001, de 12 van 2012 staat namelijk al in de nummering Medecontractant en goederen samen Op een en dezelfde factuur zowel medecontractant als goederen is perfect mogelijk met Admisol. Voorbeeld: installatie keuken is medecontractant, de apparaten zijn onderworpen aan BTW. Stel dat we een factuur van leverancier "Medecontractant" ontvangen van 2500,00 medecontractant en 500,00 goederen. Ga naar Hoofdmenu > boekhoudkundig (IF: Inkomende Factuur) en klik op nieuwe factuur aan te maken. om een

65 Boeken 55 Eens u leverancier en totaalbedrag ingeeft ziet u de opsplitsing. De 2de lijn moet u de eerste keer manueel ingeven (Admisol zal de rekening onthouden en deze de volgende keer voorstellen). Hiervoor gaat u in de kolom "rekening" en op de 2de lijn ofwel het rekeningnummer ingeven (zijnde ) ofwel de omschrijving geven (bv. handelsgoederen) gevolgd door [Enter]. Onderaan links ziet u wat er effectief in het grootboek komt. U ziet in dit voorbeeld: de de de de de leverancier kost (611000) kost (604000) voor de handelsgoederen verschuldigde BTW medecontractant aftrekbare BTW, omvat het gedeelte van medecontractant en van de handelsgoederen Onderaan rechts ziet u de BTW verwerking. *** Merk op dat u kan rekenen: geef bij het bedrag op de tweede lijn 500/1.21 in en u krijgt 413,22 te zien of druk op tussen de kolommen "bedrag" en "tax-adresprofiel" voor een automatische berekening *** *** Vergeet niet bij het aanmaken van de leverancier om het tax-profiel op medecontractant te plaatsen ***

66 56 Admisol, online boekhouden U klikt op om te bewaren. Indien het uw eerste factuur is krijgt u de vraag of u akkoord gaat met nummer 1 (standaard nummeren we vanaf nummer 1). De eerste factuur wordt dan IF.a U kan echter kiezen om met een ander nummer te starten. Gebruik echter niet nummer 12001, de 12 van 2012 staat namelijk al in de nummering Intracom (Europees) Van leverancier Duitsland bvba (BTW nummer DE ) krijgen we een factuur van 79,90 voor de aankoop van handelsgoederen. Ga naar Hoofdmenu > boekhoudkundig (IF: Inkomende Factuur) en klik op nieuwe factuur aan te maken. om een Eens u leverancier en totaalbedrag ingeeft ziet u de opsplitsing. Onderaan links ziet u wat er effectief in het grootboek komt. U ziet in dit voorbeeld: de de de de leverancier kost verschuldigde BTW aftrekbare BTW

67 Boeken 57 *** Merk op dat de BTW op en af gaat. Dit omdat we de BTW aangeven en tegelijkertijd terugvragen*** Onderaan rechts ziet u de BTW verwerking (met terug de BTW die op en af gaat). *** Vergeet niet bij het aanmaken van de leverancier om het tax-adres profiel op "EU" "Binnen de EU" te plaatsen *** U klikt op om te bewaren. Indien het uw eerste factuur is krijgt u de vraag of u akkoord gaat met nummer 1 (standaard nummeren we vanaf nummer 1). De eerste factuur wordt dan IF.a U kan echter kiezen om met een ander nummer te starten. Gebruik echter niet nummer 12001, de 12 van 2012 staat namelijk al in de nummering privé gebruik Binnen Admisol kan je automatisch de privé kosten (gedeeltelijk) op bv. rekening courant boeken. Dit kan automatisch door: dit bij '% privé gebruik' in te vullen bij het Boekhoudplan door dit te bewaren in een Standaard boeking 49 U kan de rekening selecteren bij Parameters dossier , Rekening voor privé gebruik. Telefoonkosten Telefoonkost 20% privé Optie 1: boek als btw 80% aftrekbaar, niet aftrekbare btw op de kost. Vervolgens verwerp je achteraf 20% van de kost

68 58 Admisol, online boekhouden Optie 2: maak gebruik van het vakje % privé gebruik tijdens het boeken. Dit kan automatisch ingevuld worden indien u dit op de rekening aangeeft.

69 Boeken In dit geval komt zowel 20% van de kost als 20% van de BTW op de rekening courant. 59

70 Admisol, online boekhouden Autokosten Autokosten BTW 50% aftrekbaar 20% privé Autokosten BTW 50% aftrekbaar 75% privé

71 Boeken 61

72 Admisol, online boekhouden Medecontractant Medecontractant BTW 75% aftrekbaar Medecontractant BTW 75% aftrekbaar 25% privé

73 Boeken Voorbeeldboekingen verkopen Enkele voorbeelden: Verkopen binnenland Verkopen Europa Verkopen binnenland We boeken een verkoop aan klant "klant a" van 121,00. Ga naar Hoofdmenu > boekhoudkundig (UF: Uitgaande Factuur) en klik op factuur aan te maken. om een nieuwe

74 64 Admisol, online boekhouden Eens u klant en Totaalbedrag ingeeft ziet u de opsplitsing. Onderaan links ziet u wat er effectief in het grootboek komt. U ziet in dit voorbeeld: de klant de opbrengst de verschuldigde BTW Onderaan rechts ziet u de BTW verwerking. U klikt op om te bewaren. Indien het uw eerste factuur is krijgt u de vraag of u akkoord gaat met nummer 1 (standaard nummeren we vanaf nummer 1). De eerste factuur wordt dan UF.a U kan echter kiezen om met een ander nummer te starten. Gebruik echter niet nummer 12001, de 12 van 2012 staat namelijk al in de nummering.

75 Boeken Verkopen Europa We boeken een verkoop aan klant "klant b" met BTW-nummer FR van 12345,00. Ga naar Hoofdmenu > boekhoudkundig (UF: Uitgaande Factuur) en klik op factuur aan te maken. om een nieuwe Eens u klant en Totaalbedrag ingeeft ziet u de opsplitsing. Onderaan links ziet u wat er effectief in het grootboek komt. U ziet in dit voorbeeld: de klant de verschuldigde BTW Onderaan rechts ziet u de BTW verwerking (merk op dat het volledige bedrag geboekt wordt op code 46 "Verkopern intracommunautair"). *** Vergeet niet bij het aanmaken van de klant om het tax-profiel op "EU" "Binnen de EU" te plaatsen *** *** "Controle BTW-nummer": klik op dit icoon om de geldigheid van het BTW-nummer van de klant te controleren via VIES***

76 66 Admisol, online boekhouden U klikt op om te bewaren. Indien het uw eerste factuur is krijgt u de vraag of u akkoord gaat met nummer 1 (standaard nummeren we vanaf nummer 1). De eerste factuur wordt dan UF.a U kan echter kiezen om met een ander nummer te starten. Gebruik echter niet nummer 12001, de 12 van 2012 staat namelijk al in de nummering. 6.7 Financieel Opgelet! Binnen Admisol wordt "Financieel" lijn per lijn geboekt. In plaats van een volledig afschrift in één keer te boeken boekt u elk bedrag afzonderlijk. Dit werkt veel sneller. Zo kan Admisol ook al automatisch op bedrag gaan zoeken. Probeer niet om een uittreksel van een volledige maand (zoals je krijgt uit online banking) als 1 boeking te bewaren, maar bewaar bedrag per bedrag! Identificatie van het afschrift Hier zien we het rekeningnummer van de financiële rekening, in dit geval rekening "656000": "Bankkosten".

77 Boeken 67 Boekdatum automatisch de huidige boekdatum. Zie ook Boekdatum en stukdatum 370 Nr. uittreksel nummer van het afschrift Stukdatum datum van het uittreksel, standaard dezelfde datum als de boekdatum. Zie ook Boekdatum en stukdatum 370 Totaalbedrag zoals op het bankuittreksel: dus positief voor ontvangen bedragen en negatief voor bedragen die van de rekening gaan, in dit geval "-63,89" Saldo controleer het saldo. Bij het aanmaken van een nieuwe bankverrichting zien we eerst het huidig banksaldo. Het saldo staat op "0,00". Zie Opening bank en kas 124 om het beginsaldo aan te passen. Tegenboeking(en) Klant indien het bedrag een klant betreft, geeft u hier een deel van de naam van de klant in. Alle openstaande documenten voor deze klant verschijnen in de grid. Door te klikken op het onderlijnde woord "Klant" komt in de grid "Klanten" terecht waar u een klant kan selecteren, opzoeken of een nieuwe aanmaken. Leverancier indien het bedrag een leverancier betreft, geeft u hier een deel van de naam van de leverancier in, in dit vb. "belga". Alle openstaande documenten voor deze leverancier verschijnen in de grid. Door te klikken op het onderlijnde woord "Leverancier" komt in de grid "Leveranciers" terecht waar u een leverancier kan selecteren, opzoeken of een nieuwe aanmaken. Rekening indien het noch een klant noch een leverancier betreft, geeft u hier de betrokken rekening in. Door op het onderlijnde woord "Rekening" te klikken komt u in de grid "Rekeningen" terecht waar u een rekening naar keuze kan opvragen, een rekening kan opzoeken of een nieuwe aanmaken. In onderstaand voorbeeld krijgen we de leverancier "Belgacom nv/sa" te zien.

78 68 Admisol, online boekhouden Aangezien het bedrag "-63,89" overeenkomt met één van de bedragen in de kolom "Saldo", wordt het reeds ingevuld in de kolom "Bedrag". Het invullen van een bedrag naast een saldobedrag geldt als afpunting. Indien de geselecteerde klant of leverancier geen factuur heeft, dient u het bedrag in de kolom "Bedrag" op de lijn "Voorschot" te plaatsen. Opmerkingen Per bank dient u een afzonderlijk financieel dagboek opening bank en kas aan te maken. Voor ingave beginsaldo zie Financieel met BTW In ons voorbeeld gaat er "-7,26" van de rekening. Het betreft "-6" bankkosten en "-1,26" BTW. Totaalbedrag "-7,26" Rekening "656000" (Bankkosten) Doordat dit journaal ingesteld staat op binnenland en de code bij kosten betreft, wordt het bedrag gesplitst in netto (bij bedrag) en BTW. U kan uiteraard zelf alles manueel aanpassen. Detail van de boeking BTW-uitsplitsing U ziet dat ook bij bankkosten de BTW automatisch correct uitgesplitst wordt.

79 Boeken Financieel (automatisch) Admisol zorgt ervoor dat uw bankafschriften automatisch en dagelijks klaar staan. Voor de procedure tot aanvraag van de coda's zie "Aanvraag automatisch boeken van de bank" 173. Let wel: dit kan niet retroactief, u kan m.a.w. niet vragen om bankafschriften voorafgaand aan de datum van inwerkingtreding van uw aanvraag ontvangen. We hebben als voorbeeld KBC.

80 70 Admisol, online boekhouden Boekdatum hier verschijnt automatisch de huidige boekdatum Nr. uittreksel nummer van het afschrift, zoals door uw financiële instelling aangeleverd Stukdatum datum van het uittreksel, zoals door uw financiële instelling aangeleverd Totaalbedrag zoals door uw financiële instelling aangeleverd Saldo dit is het boekhoudkundige saldo van de rekening CODA Saldo dit is het saldo zoals door uw financiële instelling aangeleverd Admisol zoekt automatisch de bijhorende tegenrekening. A.d.h.v. verschillende parameters kunnen er automatisch klanten, leveranciers of rekeningen getoond worden. Indien er geen historische boeking is, dient u manueel de betrokken klant, leverancier of rekening te selecteren. Bankverrichting zonder historiek Indien het de eerste maal betreft dat u een betaling uitvoert, in dit geval rekeningnummer ( ) van Belgacom, dient u zelf de leverancier "Belgacom" te zoeken. Dit doet u door naast het veld "Leverancier" een deel van de naam in te geven en op [Enter] te drukken. Bankverrichting met historiek Indien deze rekening reeds voorkomt zal de leverancier, of zullen verschillende leveranciers, automatisch gekozen worden. Admisol is zelf lerend: op basis van o.a. het type betaling, rekeningnummer, (gestructureerde) mededeling, bedrag zoekt het systeem de correcte klant, leverancier of algemene rekening. *** Het boeken van de financiële verloopt zeer snel dankzij de automatische CODA berichten. *** Financieel met gestructureerde mededeling (OGM) Wanneer u werkt met gestructureerde medelingen voor de uitgaande documenten zal u bij het boeken van de bank (indien de klant bij het uitvoeren van de betaling de gestructureerde mededeling vermeld heeft) een groene coda zien. Admisol zal automatisch de klant gaan opvragen met het bijhorend document en deze direct afpunten. Zie hieronder.

81 Boeken 71 Soms kan het zijn dat de klant met een gestructureerde mededeling betaalt, maar dat het bedrag niet overeenkomt met een uitgaande document. Admisol zal dit herkennen, het bedrag in het oranje aanduiden en de andere openstaande documenten opvragen. U kan zelf kiezen wat u met het bedrag doet (bv. boeken als voorschot, afpunten aan een andere factuur,...). Zie hieronder.

82 72 Admisol, online boekhouden *** In de kolom 'Omschrijving' kan u rechtstreeks op de link klikken om naar de klantenfiche geleid te worden. Wanneer u op de link in kolom 'Document code' klikt zal u rechtstreeks naar het document geleid worden *** Voor de instellingen van de gestructureerde mededeling zie: Aanvraag automatisch boeken bank 346

83 Boeken Diverse Niets zo eenvoudig als een "Diverse", een boeking tussen verschillende rekeningen, klanten of leveranciers. Hoofding Boekdatum hier verschijnt automatisch de huidige boekdatum. Zie ook Boekdatum en stukdatum 370 Info vrije tekst voor meer informatie over de boeking. De hier ingebrachte tekst komt bij detail te staan, u kan ze per tegenboekingslijn nog aanpassen. Deze tekst wordt niet bewaard, het is enkel de individuele info ingegeven in de tegenboekingslijnen die bewaard wordt. Detail Rekening boekhoudkundige rekening. Bij ingave van een niet-correcte rekening opent de grid rekeningen zich automatisch. Debet vul hier het debetbedrag in. Enkel positieve cijfers toegelaten. Credit vul hier het creditbedrag in. Enkel positieve cijfers toegelaten. Info tekst, zoals hoger onder "Info" (bij "Hoofding"), wordt hier automatisch gekopieerd, opnieuw aanpasbaar. Wordt afgeprint in het grootboek.

84 74 Admisol, online boekhouden Zie ook afpunten via een diverse: Via diverse Opening klanten en leveranciers Het doel van dit openingsdagboek is het ingeven van de klanten- en leverancierssaldi bij de start van het gebruik van Admisol. Boekhoudkundig worden deze tegengeboekt aan de rekeningen en , respectievelijk "Beginsaldo klanten" en "Beginsaldo leveranciers". Zie tevens: opstart nieuw boekjaar: opening klanten en leveranciers 124. Wanneer u in het hoofdmenu klikt op "Opening klanten & leveranciers" krijgt u de melding, indien u nog niet in periode 0 bent, dat dit enkel kan in periode 0 en wordt u gevraagd of u naar periode 0 van het huidig boekjaar wenst te gaan. U klikt op "ja". Bovenaan kan u kiezen of het om een leverancier of klant gaat en daarnaast kan u de naam of een deel van de naam ingeven. Boekdatum altijd de eerste dag van het boekjaar Stukdatum datum van het document Vervaldatum vervaldatum van het document Referentie oorspronkelijk nummer van het document Info bijkomende informatie betreffende het document Totaalbedrag negatief voor een creditnota/ voorschot

85 Boeken 75 ** Dit dagboek kan enkel gebruikt worden in periode 0. De tegenrekening kan u bepalen bij instellingen klanten en leveranciers 137. ** 6.10 BTW-correcties Admisol heeft een speciaal dagboek voor BTW: hierin kan u, steeds binnen de geselecteerde periode, een rechtstreekse invloed uitoefenen op BTW-boekingen. Wanneer u op klikt, komt u terecht in bovenstaand scherm. Hier krijgt u een lijst van alle BTWcodes en kan u deze aanpassen in de kolom "Bedrag". Hoofding Boekdatum hier verschijnt automatisch de huidige boekdatum TAX type indien er in uw dossier meerdere BTW-stelsels aanwezig zijn, kan u hier een selectie maken. Zie tax-type 152. Info commentaar betreffende deze boeking Detail Tax-code de BTW-code zoals in tax-code Bedrag positief of negatief bedrag 153 U kan meerdere BTW-journalen aanmaken, zie aanmaken van een nieuw BTW-journaal ** Dit is het enige dagboek waar debet en credit niet gelijk hoeven te zijn. ** 150.

86 Admisol, online boekhouden Afpunten openstaande posten Afpunten is het koppelen van verschillende boekingen, bv. een betaling aan een factuur afpunten ("hangen"). Er zijn verschillende manieren van afpunten. Het makkelijkst is om tijdens het boeken van de financiële bank of kas de betaling onmiddellijk aan de correcte factuur (of facturen) af te punten (toe te wijzen). Zie hiervoor: "boeken van het Financiële" 66. Indien u op de lijst openstaande posten bij eenzelfde klant/leverancier 2 x hetzelfde bedrag ziet staan, 1 x positief, 1 x negatief: punt deze aan elkaar af via afpuntingen 79 Indien wat u wenst te koppelen een saldo heeft (bv. een betaling van een bedrag lager dan het bedrag van de factuur) moet u dit boeken via een DV:diverse verrichting. Via een diverse verrichting kan u steeds 2 (of meerdere) boekingen aan elkaar koppelen. Voorbeelden: Eenzelfde klant heeft zowel een factuur van 100 als een betaling van 100: punt deze af via afpuntingen 79 Eenzelfde klant heeft een factuur van 100, een factuur van 50, en een betaling van 150: punt deze af via afpuntingen 79 Een klant moet ons 100. Deze klant is tevens leverancier, wij moeten hem ook 100: boek deze aan elkaar via een "Diverse" 73 Een klant heeft een factuur van 100, een betaling van 75, u wenst deze aan elkaar af te punten (zodat er een saldo is van 25): boek deze aan elkaar af via een "Diverse" 73 Samengevat: Indien u op de lijst openstaande posten bij eenzelfde klant/leverancier 2 x hetzelfde bedrag ziet staan, 1 x positief, 1 x negatief: punt deze aan elkaar af via afpuntingen. Wenst u andere zaken aan elkaar te hangen? Gebruik dan een diverse of een financieel dagboek. Voorbeelden: Tijdens het boeken van een financiële 77 Afpunten zonder saldo via afpuntingen 79 Via diverse 79 Via een financieel dagboek met een "0" verrichting 80

87 Boeken Tijdens het boeken van een financiële Als u tijdens het boeken van een financiële ziet (zoals in onderstaand scherm) dat er saldi zijn die elkaar opheffen kan u deze afpunten. Kies in het "Hoofdmenu" bij "Boekhouding" onder "Financieel", "FB: Financiële Bank" en open dit dagboek. Klik op "Nieuw" om een nieuwe fiche aan te maken. Vraag de klant/leverancier/rekening op waarvaan u de financiële verrichting wenst af te boeken door in het respectievelijk veld een deel van de naam of rekening in te geven. In geval van andere openstaande posten voor de door u geselecteerde klant/leverancier/rekening zullen deze posten tevens in de lijst verschijnen. U kan de openstaande posten afpunten door de bedragen in te vullen bij kolom "Bedrag", naast de corresponderende bedragen van kolom "Saldo" en ervoor te zorgen dat de plus- en mintekens op 1 horizontale lijn identiek zijn (zie voorbeeld). In ons voorbeeld ziet u het uittreksel voor een klant Travelcoop ten bedrage van + 447,54 EUR. Indien het de eerste betaling betreft, vraagt u "Travelcoop" op bij het veld "Klant" door een deel van de naam in te geven. Indien het geen eerste financiële transactie van deze klant betreft, stelt Admisol deze automatisch voor met diens openstaande posten. Bij het verschijnen van alle transacties van de geselecteerde klant in de lijst vult Admisol automatisch het bedrag van het uittreksel, nl. "447,54" in bij de kolom "Bedrag" naast het respectievelijk bedrag in de kolom "Saldo". U ziet tevens in de lijst de openstaande posten verschijnen en merkt dat "UF" met waarde "100" kan afgepunt worden met "FK" met waarde "-100". Dit doet u door in de kolom "Bedrag" het corresponderend bedrag in te vullen met een identiek + of teken. Dus: u vult in de kolom "Bedrag" het getal "100" in naast "100" van de kolom "Saldo" voor de uitgaande factuur (UF) u vult in de kolom "Bedrag" het getal "-100" in naast "-100" van de kolom "Saldo" voor de financiële kas (FK) De groene balk vermeldt "Bedragen in evenwicht", waarna u deze afpunting kan opslaan via "Opslaan". Handige tip: "Selecteer / deselecteer alle bedragen": dit icoon laat u toe om alle openstaande bedragen in één stap te selecteren en af te punten, zonder dat u manueel de bedragen één per één dient in te vullen.

88 78 Admisol, online boekhouden

89 Boeken Afpunten zonder saldo via afpuntingen U kan twee of meerdere bedragen aan elkaar afpunten via afpuntingen. In bovenstaand voorbeeld heeft de klant Travelco 1 maal 25,00 betaald en 1 maal 75,00 betaald. We punten deze bedragen af aan UF.a door op de + te klikken naast de kolom "Volgnummer". We bewaren de afpunting door op te klikken. Opgelet met de volgorde! stel: u heeft een betaling in 2010 en de factuur in 2012: u kan wel de factuur afpunten aan de betaling, maar niet de betaling aan de factuur Via diverse Ga via het hoofdmenu naar "DV: Diverse verrichtingen" (onder diverse). Kies bij "Type" of het gaat om een Rekening/ klant/ leverancier. Bij nummer geef je de naam van de leverancier, klant of het rekeningnummer.

90 80 Admisol, online boekhouden In bovenstaand voorbeeld had de klant reeds 25,00 betaald. We punten dit bedrag af aan UF.a en klikken op om te bewaren. De volgende keer dat de klant zal betalen zullen we zien dat er in plaats van 100,00 slechts 75,00 zal openstaan Via een financieel dagboek met een "0" verrichting Indien u de afpuntingen niet via een diverse wenst te doen kan het ook via een financieel dagboek. Meestal gebruikt u echter een divers dagboek. Kies "Financiële Kas" in het "Hoofdmenu" bij "Boekhouding" onder "Financieel" en open dit dagboek. Klik op "Nieuw" om een nieuwe fiche aan te maken (indien u de financiële kas nog niet geboekt heeft, zal u automatisch een nieuwe fiche krijgen en hoeft u niet op te klikken). Vul bij het "Totaalbedrag" het getal "0" in. Vraag de klant/leverancier/rekening op waarvoor u openstaande posten wil afpunten door in de respectievelijke velden "Klant"/"Leverancier"/"Rekening" een deel van de naam in te geven. Vul de bedragen in bij kolom "Bedrag" naast de corresponderende bedragen van kolom "Saldo" en zorg ervoor dat de plus- en mintekens op 1 (horizontale) lijn identiek zijn (zie voorbeeld). In ons voorbeeld ziet u dat in de kolom "Saldo" de bedragen Travelcoop "100" (uitgaande factuur) en "-100" (financiële kas) elkaar opheffen en mogen afgepunt worden. Dit doet u door in de kolom "Bedrag" het corresponderend bedrag in te vullen met een identiek + of - teken. Dus: u vult in de kolom "Bedrag" het getal "100" in naast "100" van de kolom "Saldo" voor de uitgaande factuur (UF) u vult in de kolom "Bedrag" het getal "-100" in naast "-100" van de kolom "Saldo" voor de financiële kas (FK) De groene balk vermeldt "Bedragen in evenwicht", waarna u deze afpunting kan opslaan via "Opslaan". Handige tip: "Selecteer / deselecteer alle bedragen": dit icoon laat u toe om alle openstaande bedragen in één stap te selecteren en af te punten, zonder dat u manueel de bedragen één per

91 Boeken 81 één dient in te vullen. Als u niet wenst dat afpuntingen in het algemene dagboek "Financiële Kas" zichtbaar zijn, kan u een speciaal afpuntingsdagboek aanmaken, waarin u enkel afpuntingen registreert. Hiertoe voert u onderstaande stappen uit: A. HOOFDMENU BASISBESTAND REKENINGEN: bijkomende rekening financiële kas aanmaken in het boekhoudplan Log in in uw dossier Maak een 2e rekening "Kas" (voor afpuntingen) aan door de optie "Rekeningen" te selecteren onder het "Hoofdmenu" bij "Basisbestanden": - selecteer in de rekeningenlijst de rekening "Kas" die reeds standaard in het dossier staat nl. "570000" (Kas) en ga naar de detailfiche van deze rekening door er nogmaals op te klikken - maak een nieuwe (en in dit geval tweede) rekening kas aan door het veld "Rekening" en "Omschrijving" te overschrijven/wijzigen naar bv. "Rekening" = "571000" en "Omschrijving" = "Afpuntingskas" - bewaar door op het icoon "Bewaren" te klikken Resultaat: U heeft nu 2 rekeningen "Kas" in uw boekhoudplan, zijnde "570000" (Kas) en "571000" (Afpuntingskas) B. HOOFDMENU EXTRA INSTELLINGEN DAGBOEKEN: financieel "afpuntingsdagboek" aanmaken Klik in "Hoofdmenu", onder "Extra" op "Instellingen" (of kies "Instellingen" in de iconenbalk bovenaan) Kies "Financieel" onder de hoofding "Dagboeken" Selecteer de lijn "FK" of "Financiële Kas" tot deze balk blauw gekleurd is. U klikt nogmaals op deze

92 82 Admisol, online boekhouden lijn om in de detailfiche van het financieel dagboek te komen. In de detailfiche van "FK" of "Financiële Kas": - vul de "Documentcode" en "Omschrijving" in naar wens (door de gegevens te overschrijven/ veranderen) bv. "Documentcode"="FX" ("Omschrijving"="Afpuntingskasboek") - vul naast "Rekening" het rekeningnummer "Afpuntingskas" in dat u (zoals hoger beschreven bij stap A) aangemaakt heeft in het basisbestand "Rekeningen", nl. in ons voorbeeld "571000" - bewaar via het icoon "Bewaren" à Resultaat: "FX" ("Afpuntingskasboek") is gelinkt aan rekening boekhoudplan "571000" Eenmaal u stap A en B heeft doorgevoerd verloopt het afpunten zoals beschreven in punt 1 "Via de Financiële Kas met een "0" verrichting". U werkt echter in het speciaal aangemaakt financieel "Afpuntingskasboek" dat u terugvindt onder "Hoofdmenu" bij "Boekhouding" - "Financieel" Verbeteren In Admisol kan u elk document verbeteren. U moet echter wel rekening houden met afgesloten periodes/ BTW-aangiftes. Voor de mogelijkheden en beperkingen zie: Verbeteren voor de btw aangifte 82 Verbeteren na de btw aangifte 82 Verbeteren na afsluiting periode Verbeteren voor de btw aangifte Voor de BTW aangifte kan u te allen tijde boekingen verbeteren. U gaat naar de gewenste boeking en vraagt deze op door op nodige aan en klikt u op te klikken. Vervolgens past u het om te bewaren Verbeteren na de btw aangifte Na de BTW-aangifte kan u de boekingen nog aanpassen (bv. een naam wijzigen van een klant of leverancier) doch de aanpassingen mogen geen invloed hebben op de BTW-vakken (de bedragen per BTW vak heeft u reeds aangegeven). Indien dit toch invloed heeft op de BTW vakken dan krijgt u onderstaand foutmelding te zien. Bv. wanneer u een 60-rekening aanpast naar een 61. De BTW vak gaat echter van 82 naar 81!

93 Boeken 83 Oplossing: Indien er correcties nodig zijn: U kan deze doorvoeren aan de hand van een diverse verrichting. Zie Diverse 73. Indien u facturen vergeten boeken bent: 2 mogelijkheden: 1. U maakt een nieuw dagboek aan en boekt de facturen in dit dagboek. Zie Dagboeken U heropent de BTW periode (via Hoofdmenu > lijsten > BTW-aangifte > laatste BTW periode openzetten). Let op: eens u de BTW periode terug opent zal u geen foutmelding krijgen i.v.m. de BTW-vakken. Houd er rekening mee dat een controleur, tijdens een BTW-controle, u kan vragen om dit te verantwoorden Verbeteren na afsluiting periode Er zijn 2 soorten periodes: boekhoudkundige periode BTW periode Eens de boekhoudkundige periode afgesloten is via "Afsluiten periode" kunnen er geen veranderingen meer aangebracht worden. U kan een periode enkel afsluiten op voorwaarde dat de voorgaande periode reeds afgesloten is. U dient periodes dus chronologisch af te sluiten en periode per periode te werk te gaan. Er zal u gevraagd worden om deze actie te bevestigen. Admisol zendt een code per SMS naar het GSM-nummer van de gebruiker. Deze code dient ingegeven te worden alvorens de periode te kunnen afsluiten. Let wel: eenmaal een periode afgesloten is, kunnen boekingen van de afgesloten periode niet meer veranderd worden. Een afgesloten periode kan op geen enkele manier nog heropend worden.

94 84 7 Admisol, online boekhouden Facturatie Admisol Office heeft een beperkte facturatiemodule, waarin u de lay-out van de facturen naar eigen voorkeur kan personaliseren. Een meer uitgebreide module, Admisol Stock, is eveneens beschikbaar. U heeft de keuze tussen facturen BTW-inclusief en BTW-exclusief. Zo zal u bv. als u verkoopt aan particulieren kiezen voor BTW-in, u gebruikt dan de prijzen inclusief BTW. Op het einde van de factuur zal het BTW-bedrag berekend worden. Interessant om weten: in te stellen factuur lay-out 93 artikellijst 84 voor repetitieve omschrijvingen, artikels, diensten alle facturen beschikbaar in pdf-formaat onmiddellijk en van de facturen onmiddellijke registratie van de betaling Indien u regelmatig dezelfde facturen moet maken, kijk dan ook eens naar Repetitieve facturen (forfaits) 271. Wenst u ook offerte, bestelbon, leveringsnota? kijk dan bij Admisol Stock Kostprijs optie 'Facturatie' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost naast de boekhoudlijnen ook 1/3de lijn per artikel, tenzij artikellijnen kleiner dan 50 tekens: 6 lijnen kleiner dan 50 tekens tellen slechts voor 1 artikellijn. Zie de individuele opties voor eventuele bijkomende stockagekosten. Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies 7.1 doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office. Uitgaande Facturatie Zoals overal in Admisol komt u eerst in een "grid" terecht met de Admisol gridfunctionaliteiten zoals zoeken, sorteren, filteren en exporteren naar Excel. Vanuit dit scherm heeft u de mogelijkheid om de aangemaakte factuur onmiddellijk per aan de bestemmeling over te maken.

95 Facturatie 85 "Nieuw" "Verwijderen": de nummering van een dagboek dient doorlopend te zijn, nummers mogen niet ontbreken. Hierdoor is het enkel mogelijk om het laatste document te verwijderen (op voorwaarde dat dit document niet tot een reeds afgesloten periode behoort). "Opvragen": een document van een afgesloten periode kan u enkel opvragen, niet meer verbeteren. Veranderingen dienen te verlopen via tegenboeking. "Export naar Excel bestand": via dit icoon kan u onmiddellijk een Microsoft Excel bestand openen met hierin alle gegevens uit de grid. "Afdruk" "Factuur verzenden via ": het adres ingevuld in de klantenfiche wordt hiertoe gebruikt.

96 86 Admisol, online boekhouden Keuze van de klant Geef de naam van de klant geheel of gedeeltelijk in. Indien slechts één mogelijkheid beantwoordt aan uw selectie, zal deze automatisch gekozen worden. Indien er meerdere keuzemogelijkheden zijn, zal u de grid van de adressen getoond worden, waaruit u een keuze kan maken. In deze grid kan u, indien de klant nog niet bestaat, tevens een nieuwe fiche aanmaken. U kan ook op de link "Klant" klikken om in de grid "Klanten" terecht te komen waar u een bestaande klant kan opzoeken, selecteren of een nieuwe klant aanmaken. Basisgegevens van de factuur Boekdatum automatisch de huidige boekdatum

97 Facturatie 87 Stukdatum datum van het document. Kan een datum uit een andere periode zijn. Vervaldatum datum waarop de factuur betaald dient te worden Referentie eventuele referentie opgegeven door de klant Projecten (niet in bovenstaand voorbeeldscherm zichtbaar; enkel zichtbaar indien u de optie "projecten 267 " activeert) indien u gebruik maakt van "Projecten" kan u het projectnummer ingeven. Bij een ongeldig project komt u in het projectscherm terecht waar u een project kan opzoeken, selecteren of een nieuw aanmaken. Totaalbedrag het totaal van de factuur. Wordt automatisch ingevuld. Contante betaling U kan, tijdens de registratie van een verkoopfactuur, onmiddellijk een contante betaling meegeven. Deze wordt in het kasboek geboekt (zie instellingen dagboek klanten 142 ), de factuur wordt afgepunt. Contante betaling het totaalbedrag van de contante betaling, met een maximum van het totale factuurbedrag Info betaling vermelding in het kasboek Detail van de factuur Artikelnummer indien het ingebrachte artikelnummer reeds in het artikelbestand aanwezig is, worden de gegevens automatisch ingevuld. Zoniet komt u automatisch in de grid "artikelen" terecht. Aantal het aantal stuks. Gebruik een negatief getal als u een creditnota wenst aan te maken. Omschrijving de omschrijving van het artikel wordt reeds ingevuld. U kan dit aanpassen. Prijs de prijs van de artikelfiche wordt reeds ingevuld. U kan deze aanpassen. Korting positief bedrag, bv. "10" wordt -10% Totaal totaalbedrag van de lijn. Wordt berekend. Tax-adres profiel 151 wordt overgenomen van de klant- of leveranciersfiche. Kan manueel aangepast worden, vb. medecontractant. Als u een foute code inbrengt, komt u automatisch in het tax-adres profiel scherm terecht: hier kan u de juiste code kiezen of een nieuwe aanmaken.

98 88 Admisol, online boekhouden Tax-code 153 soort boeking: reeds ingevuld via de artikelfiche, maar kan hier aangepast worden BTW % BTW-percentage: reeds ingevuld via de tax-relatietabel 155, relatie tussen land van de leverancier en soort boeking Rekening wordt automatisch ingevuld a.d.h.v. de artikelfiche. Opnieuw aanpasbaar. Projecten 267 (niet in bovenstaand voorbeeldscherm zichtbaar; enkel zichtbaar indien u de optie "Projecten" activeert) tekst zoals hoger gespecifieerd bij "Projecten" onder "Basisgegevens van de factuur". Bij een ongeldig project of een klik op het woord "Projecten" komt u in het projectscherm terecht. Bewaren "Bewaren": om de gegevens op te slaan, waarbij u melding krijgt van het nummer waaronder het document bewaard wordt. Opmerkingen U kan instellen dat uw facturen standaard inclusief of exclusief BTW zijn (dagboek klanten bovenaan bij facturatie "BTW inbegrepen" aanvinken. 142 ) of U kan gebruik maken van de artikellijst 84 voor repetitieve omschrijvingen, artikels, diensten. Maak per BTW-code minstens één artikel aan, en gebruik dit steeds als basis om te factureren. 7.2 Uitgaande facturatie in vreemde valuta Om de facturatie in vreemde valuta te kunnen voeren dient u eerst een paar zaken in te stellen: aanmaken vreemde valuta 89 vreemde valuta koppelen aan een klant 89 Bij het maken van een verkoopfactuur (of bestelbon, ) zal de valuta automatisch ingevuld worden en zal de artikelprijs aangepast worden aan de valuta. Bv: artikel 1 kost 100 Dollar = 0.5 (1 Dollar kost een halve euro) Als we aan een dollar-klant factureren komt er 200 te staan in plaats van 100 (200 Dollar is immers gelijk aan 100 Euro). Indien u een vaste prijs in Dollar wenst te gebruiken dan heeft u 2 opties: a) b) een dollar-prijs kiezen in de artikelfiche een prijs ingeven via prijsafspraken 91 90

99 Facturatie 89 In beide gevallen dient u een prijsafspraak (link) te maken voor de dollar-klanten. Vervolgens gaat u de prijsafspraak (prijsgroep) toewijzen aan de klant (via de klantenfiche kiest u bij prijsgroep 'USD'). *** Prijsafspraken kan u activeren via hoofdmenu > instellingen > dossierinstellingen > parameters dossier. Vink 'Prijsafspraken' aan en klik op 'Bewaren' om te bewaren*** Wat als u de prijs van een bon wil aanpassen van Euro naar Dollar? In het document verandert u de munt van Euro naar Dollar. Selecteer onderaan bij prijzen de prijsgroep (bv Dollar) en klik op 'Prijzen herberekenen'. Opgelet! De prijzen worden uit de artikelfiches gehaald, manueel aangepaste prijzen worden overschreven door de prijs in de artikelfiche, rekening houdend met de geselecteerde prijsafspraak Aanmaken vreemde valuta Via hoofdmenu > basisbestanden > vreemde valuta kan u de valuta aanmaken en een koers ingeven. Deze koers is geldig vanaf een bepaalde boekdatum. Zie: basisbestanden - vreemde valuta Valuta koppelen aan een klant Geef de valuta in via hoofdmenu > klanten. Selecteer de klant en vraag deze op door op 'Opvragen' te klikken. In de klantenfiche gaat u naast 'Valuta' (onder 'Boekhoudkundig') de valuta ingeven. Klik vervolgens op 'Bewaren'.

100 Admisol, online boekhouden Vaste prijs in vreemde valuta via artikelfiche In de artikelfiche gaat u bij 'Prijs 5' de dollarprijs ingeven Via hoofdmenu > prijsafspraken vult u het volgende in: 'Prijsgroep' (link) USD 'Factor verkoop 5' (zodat verkoopprijs 5 gebruikt wordt) 1 Vink 'Verhinder vreemde valuta' aan zodat de prijs blijft staan en niet aangepast wordt aan de valuta. Klik vervolgens op 'Bewaren' om te prijsafspraak te bewaren.

101 Facturatie Vaste prijs in vreemde valuta via prijsafspraken Via hoofdmenu > prijsafspraken vult u het volgende in: 'Prijsgroep' (link) USD 'Vaste prijs': hier geeft u de Dollarprijs in Vink 'Verhinder vreemde valuta' aan zodat de prijs blijft staan en niet aangepast wordt aan de valuta. Klik vervolgens op 'Bewaren' om te prijsafspraak te bewaren.

102 Admisol, online boekhouden Voorbeeldboeking Factuur tankstation Factuur tankstation Klant a heeft op 17/10/2012 getankt voor 56,32 en wenst een factuur. Teneinde eenvoudig een factuur aan te maken raden we u aan om een artikel aan te maken met de verkoopprijs. Zie Artikelen (Office) 30. Wanneer u de factuur aanmaakt geeft u de naam van de klant in, in de kolom 'Rekening' geeft u de naam van het artikel bv. Diesel. Vervolgens gaat u de prijs ingeven (in ons voorbeeld 56,32). U zal zien dat in de kolom 'Aantal' het aantal liter Diesel automatisch berekend zal worden. U bewaart de factuur door op te klikken.

103 Facturatie Lay-out Personaliseer de lay-out van uw documenten aan de hand van Lay-out instellingen. Binnen Admisol zijn er 2 soorten van documenten: pdf. xls. De standaard Admisol lay-out (.pdf) Het nadeel van de standaard lay-out is dat u deze slechts beperkt kan aanpassen. Er zijn echter veel voordelen: Het is een.pdf document, u kan dit mailen naar een klant. Bevat veel automatische instellingen: Korting contant Kredietbeperking Teksten bij gebruik btw code (bv. medecontractant: btw te voldoen art ) Intrastat Taksen Samenvatting per artikelgroep Voorschot, betaling Domiciliëring Plaats voor promotietekst Plaats voor verkoopsvoorwaarden, deze komen onderaan op de laatste pagina (staan er op als u

104 94 Admisol, online boekhouden mailt of faxt) Verschillende talen Voorbeeld

105 Facturatie 95

106 Admisol, online boekhouden Instellingen Layout Bij Hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma s > lay-out kan u het uitzicht van uw documenten beperkt beïnvloeden. U die nt pe r docume nt e n pe r t a a l die u we nst t e ge bruike n e e n la y -out a a n t e ma ke n! "Annuleren": keer terug naar het vorige scherm "Bewaren": druk op de diskette om de instellingen te bewaren "Afdrukken": via het printer icoontje kan u onmiddellijk een voorbeeld afdrukken. Er moet wel reeds minstens 1 factuur gemaakt zijn. Document kies hier uw dagboek waarvoor u de lay-out wenst aan te passen Taal (talen) kies de taal waarvoor u de lay-out wenst aan te passen. Voor elk document (factuur, bestelbon, ) moet u per taal (NL, FR, ) een lay-out aanmaken. Indien u een factuur maakt aan een Franstalige klant (er staat FR in het veld taal bij de klantenfiche) wordt de lay-out UF (factuur) FR (Frans) gebruikt. Lay-out zorg ervoor dat dit steeds op standaard factuur staat Toon BTW totalen (Ja/Neen/Volgens klantenfiche) toont al of niet de BTW totalen Toon Betalingen (Ja/Neen/Volgens klantenfiche) indien een factuur reeds (gedeeltelijk) betaald is wordt dit erop vermeld Toon te betalen kader (indien saldo) (Ja/Neen/Volgens klantenfiche) Toon artikelnummer op artikel lijn (Ja/Neen)

107 Facturatie 97 Samenvatting per artikelgroep (Ja/Neen) al dan niet per artikelgroep een samenvatting tonen Resolutie dit gaat over de resolutie van al de afbeeldingen. Hoe hoger de resolutie, hoe kleiner en mooier de afbeeldingen. Voorbeeld: 300 dpi: de afbeelding komt ongeveer 3 keer kleiner dan op het scherm in bv. paint. Titellijn top + de eigenlijke factuur, het deel onder het adres, kan u laten zakken door hier een aantal millimeter in te stellen. *** Laat alle opties aanstaan, tenzij u iets wil onzichtbaar maken. *** Elementen elke factuur omvat 4 elementen: hoofding 97 : bovenaan elke bladzijde van de factuur: identificatiegegevens van het bedrijf en/of afbeelding (logo) promotekst 98 : onder de detaillijnen van de factuur: tekst of afbeelding (logo) bv. "Gelukkig Nieuwjaar" voettekst 99 : onderaan elke bladzijde van de factuur: identificatiegegevens van het bedrijf (hier: zonder afbeelding) condities 99 : enkel op de laatste bladzijde onderaan de factuur, maar boven de voettekst *** Geef alle tekst direct in in Admisol. Admisol ondersteunt niet alle tekens, alsook [ENTERS], uit bepaalde tekstverwerkers bv. "Microsoft Word" *** Kopiëren van een lay-out: Zie 'opslaan als ' Hoofding Lettertype kies hier het gewenste lettertype. Grootte kies hier de grootte van jouw lettertype Top hier kan u de afstand tot de bovenste marge (standaard ingesteld op 20mm) instellen. Bv. 0mm zal ervoor zorgen dat uw hoofding 20 mm van de bovenrand verwijderd wordt. Links hier kan u de hoofding naar rechts verschuiven ten opzichte van de linker marge (standaard ingesteld op 15mm). Bv. 20mm zal ervoor zorgen dat uw hoofding 3 cm van de linker rand verwijderd wordt.

108 98 Admisol, online boekhouden Wissen klikken op deze knop zal de volledige inhoud van het veld wissen. Afbeelding zorg ervoor dat u een afbeeldingsbestand heeft in.jpg formaat (de afbeelding moet ongeveer 3 x groter zijn dan het uiteindelijk gewenste afdrukformaat) en maximum 50k groot zijn via [Bestand kiezen...] selecteert u het bestand klik vervolgens op [Opladen] Promotekst Klantspecifieke vermeldingen. U kan een tekst ingeven en /of een tekening opladen. Deze tekst komt onder de laatste artikellijn te staan. U kan deze echter ook gebruiken voor persoonlijke mededelingen. In de klantenfiche heeft u een veld document info. Dit veld kan u gebruiken om klant specifieke gegevens in te geven, zoals leveringsuren, sluitingsdagen, telefoonnr. voor leveringen, In de promotekst kan u volgende velden invullen: #ad_phone #ad_mobile #ad_fax #ad_ #ad_extra1 #ad_extra2 #ad_docinfo deze velden worden automatisch vervangen door de gegevens van de klanten / leveranciersfiche Wissen klikken op deze knop zal de volledige inhoud van het veld wissen. Afbeelding zie "Opladen logo" 102 Automatisch invullen met document info van adressen (Ja/Neen) kies of u al dan niet de tekst uit de documentinfo in de klantenfiche op uw factuur wenst. Zie "Klanten en leveranciers" 20. *** U kan slechts 250 karakters ingeven als promotekst. ***

109 Facturatie Voettekst Wissen klikken op deze knop zal de volledige inhoud van het veld wissen. Afbeelding zie "Opladen logo" 102 Voorbeeld van een grafische voetlijn: *** U kan slechts 250 karakters ingeven als Voettekst. *** Condities Plaats de verkoopsvoorwaarden mee op uw documenten! Voorgedrukte verkoopsvoorwaarden komen immers niet mee met een of een fax! Wissen klikken op deze knop zal de volledige inhoud van het veld wissen Opslaan als... Het volstaat om 1 keer een lay-out in te stellen om deze vervolgens te kunnen kopiëren naar een nieuw dagboek. Selecteer bovenaan het dagboek en de taalcode van de welke u de lay-out wenst te kopiëren.

110 100 Admisol, online boekhouden Bij 'Opslaan als...' gaat u het dagboek en taalcode selecteren naar dewelke u de lay-out wenst te kopiëren. Klik op 'Bewaren' om de de wijzigingen op te slaan. In onderstaand voorbeeld gaan de lay-out kopiëren naar het dagboek 'PF: Pro-formafactuur' met taalcode 'FR' Automatisch verschijnende teksten Volgende items komen, indien nodig, automatisch op het document (bv. de factuur): te betalen 100 kredietbeperking 100 korting contant 101 Intrastat 101 samenvatting per artikelgroep taksen 101 betalingen 102 domiciliëring 102 BTW mededelingen Te betalen Dit vak komt automatisch als het een boekhoudkundig document is en de factuur nog niet voldaan is. Dit komt bv. niet bij een offerte omdat een offerte geen boekhoudkundig document is. U kan eventueel instellen dat dit vak nooit moet getoond worden. Bankrekening, BIC en IBAN kan u ingeven bij instellingen > parameters dossier > bedrijfsidentificatie Kredietbeperking Indien de kredietbeperking ingesteld is komt deze automatisch onderaan het "te betalen" vak. Zie ook Kredietbeperking 227.

111 Facturatie Korting contant Indien de korting contant ingesteld is komt deze automatisch onderaan het "te betalen" vak Intrastat Indien nodig worden de Intrastat gegevens afgedrukt (worden enkel afgedrukt indien u Intrastat plichtig bent en het een IC levering betreft) Zie Intrastat 229 voor meer uitleg Samenvatting per artikelgroep Indien u dit wenst kan een samenvatting per artikelgroep komen. Voorbeeld: artikelgroep stukken en artikelgroep werk: onderaan de factuur ziet u het totaalbedrag voor stukken en voor werk Taksen Bij gebruik van de taksen (in de artikelfiche van Admisol Stock) worden de taksen getotaliseerd onderaan de factuur.

112 Admisol, online boekhouden Betalingen Indien een factuur reeds (gedeeltelijk) betaald is komt dit er op Domiciliëringen Indien u gebruik maakt van domiciliëring wordt het te betalen kader automatisch aangepast. Zie Domiciliëringen BTW mededelingen De tekst "BTW vrijgesteld " kan u ingeven bij instellingen > btw instellingen > tax-adresprofiel. Zo kan u bij bv. medecontractant een automatische tekst laten verschijnen in de taal van de klant Opladen Logo Een logo is een tekeningsbestand van het type.jpg in het standaard Windows formaat. Het bestand moet kleiner zijn dan 50Kb Het logo is groter op het scherm dan als het geprint wordt. Maak uw logo op het scherm ongeveer 2.5 keer groter dan u het wenst op de afdruk (schermresolutie 75dpi, pdf resolutie 200dpi)

113 Facturatie 103 Om een logo op te laden klikt u op "Bestand kiezen", u selecteert het bestand, nadien klikt u op "Opladen".

114 104 8 Admisol, online boekhouden Boekhoudkundige Lijsten Bij hoofdmenu > lijsten kan u verschillende lijsten raadplegen en of exporteren naar Excel of.pdf. Alsook is het hier mogelijk om uw BTW-aangifte aan te maken. Lijsten in.pdf 104 BTW-aangifte 105 Lijsten in Excel 109 Diverse Lijsten in.pdf Selectie Boekjaar staat automatisch op het huidig boekjaar, aanpasbaar Periode staat automatisch op de laatste periode van het huidig boekjaar, aanpasbaar Tekst standaard staan vermeld: gebruikersnaam, datum en het uur. Deze gegevens worden op elke lijst afgedrukt. Aan te passen bij "Instellingen", "parameters dossier 127 ". Taal u kan de lijsten in verschillende talen afdrukken, naargelang de talen 135 die u gebruikt in uw dossier. Download zip met alle dagboeken U krijgt een gecomprimeerd (zip) bestand met daarin alle dagboeken. Dagboeken

115 Boekhoudkundige Lijsten 105 De dagboeken kan u per periode afdrukken. U kan enkel afdrukken als er gegevens zijn binnen geselecteerd(e) dagboek/periode. Afdruk lijsten Kies de lijst die u wenst af te drukken: Balans, Grootboek, Openstaande klanten... Naargelang uw internetbrowser kan u een andere scherm te zien krijgen bij het downloaden van een bestand. Kies voor "Openen". De lijsten worden aangeleverd in.pdf formaat. Om deze te kunnen openen en afprinten heeft u Adobe Acrobat Reader nodig, op de meeste computers standaard beschikbaar. U kan Adobe Acrobat Reader gratis downloaden op de site Opmerking Op elke lijst staat een uniek referentienummer geprint, bestaande uit 2 delen: het dossiernummer en het transactienummer 369. Het nummer verschijnt op elke pagina van de lijst en is niet verwijderbaar, wat de authenticiteit garandeert van de lijst. 8.2 BTW-aangifte U kan ten alle tijde de btw aangifte raadplegen, dit zonder enige vorm van centralisatie. Indien u de BTW aangifte wenst door te sturen via Intervat dient u de BTW periode definitief af te sluiten. Vervolgens krijgt u het XML bestand dat u rechtstreeks via intervat kan doorsturen.. Het BTW aangifte scherm

116 106 Admisol, online boekhouden Aanvragen Terugbetaling aanvragen het vak op de BTW-aangifte "Aanvraag om terugbetaling" zal aangekruist staan. Formulieren aanvragen het vak op de BTW-aangifte "Aanvraag van betaalformulieren" zal aangekruist staan. Klantenlisting nihil voor de klantenlisting worden bij de vakken "Totaal omzet" en "Totaal BTW" het bedrag 0,00 ingevuld. Type Kwartaal- of maandaangifte afhankelijk van de dossierinstellingen 127 verschijnt in dit scherm maand- dan wel kwartaalaangifte. Jaartal vul het kalenderjaar in (niet het boekjaar!) Kwartaal of maand afhankelijk van de dossierinstellingen 127 vult u hier de betrokken kalendermaand of het kwartaal in. BTW periode definitief afsluiten vink dit aan indien u uw BTW-aangifte wenst in te dienen. Opmerking een BTW-aangifte kan over meerdere boekjaren en meerdere periodes lopen. Dit gebeurt automatisch. Om verder te gaan, klik op het icoon "Afdrukken". Totaal per BTW-code Alvorens de aangifte af te drukken, krijgt u een overzicht van de totalen per BTW-vak.

117 Boekhoudkundige Lijsten 107 "Detail": u kan inzoomen op het aangeduide vak "Afdrukken": om de BTW-aangifte te printen Inzoomen op een BTW-vak We zoomen in op het vak 81 en zien het detail: een aankoopfactuur. We kunnen nog meer in detail gaan door een factuur te selecteren en op "Opvragen" te klikken. We komen dan in de factuur zelf terecht. Bij een niet-afgesloten periode kan u hier de factuur nog altijd aanpassen. Afdrukken We gaan terug naar de BTW-aangifte en selecteren "Printen".

118 108 Admisol, online boekhouden Klik op "Openen". Adobe Acrobat Reader wordt geopend en u krijgt de BTW-aangifte te zien.

119 Boekhoudkundige Lijsten 8.3 Lijsten in Excel Hier kan u kiezen welke gegevens u naar Excel wenst te exporteren. Diverse Bij de diverse lijsten hebben we o.a. een link naar: Fiche zie Fiche Export Accon balans een programma van Kluwer om de jaarrekeningen op te stellen Export First 109

120 110 Admisol, online boekhouden een programma van Intersentia om de jaarrekeningen op te stellen 8.5 Maatlijsten Admisol kan voor u lijsten op maat programmeren. Vanuit Admisol Accountancy is het, mits het volgen van de juiste cursussen, mogelijk zelf lijsten aan te maken. Indien u specifieke lijsten wenst dan maken we deze op maat. Geef duidelijk aan welke gegevens u wenst velden op de lijst (bv. factuurdatum, bedrag, klantnaam,..) sortering van de lijst (bv. op vervaldatum) selectie van de lijst (bv. van klant tot klant) gewenste output van de lijst:.pdf of.xls Stuur een voorbeeld van een lijst door (bv. in Excel) zodat we een offerte kunnen aanmaken.

121 Btw periode afsluiten Btw periode afsluiten Met Admisol kan u zeer eenvoudig uw BTW-aangifte doen. Deze kan ook rechtstreeks, aan de hand van een XML bestand naar Intervat verzonden worden. Uw BTW-aangifte indienen via XML bespaart u heel wat tijd omdat u de BTW-vakken niet manueel dient in te vullen. 9.1 Afsluiten van de BTW-periode Zodat u de BTW periode kan afsluiten gelieve te gaan naar: Hoofdmenu > Lijsten. Bij de topic 'BTW', klikt u op 'BTW-aangifte'. Vervolgens geeft u het jaartal en de periode en vinkt u 'BTW periode definitief afsluiten' aan. U klikt op om verder te gaan.

122 112 Admisol, online boekhouden Bovenaan bij 'Totaal code' ziet u of u BTW moet betalen (code 71, aan de staat te betalen) of terugvorderen (code 72, door de staat verschuldigd). In de grid ziet u per BTW-code hoeveel er geboekt werd. Druk op om verder te gaan met de BTW-aangifte. Geef in het veld uw naam en klik vervolgens op 'Ok' om de BTW-periode af te sluiten. Hier kan u kiezen of u uw BTW-aangifte in.pdf of Excel wenst te downloaden en of u een diverse wenst aan te maken.

123 Btw periode afsluiten Overzicht van facturen per BTW code Overzicht opvragen BTW-codes: U heeft 2 mogelijkheden om een overzicht van de facturen per BTW-code te verkrijgen: 1. U klikt op 'BTW-detail' om een overzicht te krijgen van alle facturen per code. U kan kiezen tussen een overzicht in Excel of.pdf. 2. U selecteert in de grid een lijn met de BTW-vak waarvan u een overzicht wenst. Klik bovenaan op om een overzicht te verkrijgen van alle facturen die invloed hebben op de gekozen BTWcode. U kan in de grid een factuur selecteren en deze opvragen door op factuur klikt u op om terug te keren naar het overzicht. te klikken. Één maal in de

124 114 Admisol, online boekhouden Alle gridfuncties zijn hier mogelijk (sorteren, filteren,...) alsook het exporteren naar Excel door op te klikken. Voor meer info over de gridfuncties zie: Lijstjes (grids) Historiek aangiftes/ doorsturen naar Intervat Wanneer u uw BTW-periode afgesloten heeft, zal een XML-bestand gedownload worden. Dit bestand kan u direct via Intervat verzenden. Admisol voorziet een directe link naar Intervat. Gelieve hiervoor te gaan naar: Hoofdmenu > lijsten > BTW-aangifte. Naar Intervat klik op deze link om rechtstreeks naar Intervat te gaan. Intervat info klik op deze link om meer informatie te verkrijgen omtrent Intervat Laatste BTW periode open zetten hiermee kan u de laatste BTW periode heropenen. ***Let op! Indien u reeds uw BTW aangifte ingediend heeft dan hoort u elke wijziging bij

125 Btw periode afsluiten 115 een BTW-controle te kunnen verantwoorden*** Bij 'Afdruk historiek' ziet u de BTW aangifte die we reeds aangemaakt hebben. Hier kan u nog het pdf bestand verkrijgen (door op 'Afdrukken te klikken' alsook het XML bestand (door op XML te klikken). 9.4 Verbeteren Zie Verbeteren 82.

126 Admisol, online boekhouden Afschrijvingen Afschrijvingen en investeringsaftrek waren nog nooit zo eenvoudig. Een investeringsfiche wordt automatisch aangemaakt als u een aankoopfactuur boekt en bv. de taxcode 153 "Investering" gebruikt. U kan ook gewoon manueel een investering toevoegen. Automatisch u boekt een aankoopfactuur en gebruikt bv. de tax-code "Investering" (investering: elke tax-code 153 waarbij de optie "Investeringen" geactiveerd is) er wordt automatisch een investeringsitem aangemaakt u kan dit item (ook achteraf) vervolledigen en de afschrijvingstabel genereren zie Aankoopfactuur met investering 117 Manueel Ga naar het hoofdmenu en klik op "Afschrijvingen" vervolgens klikt op afschrijvingsitem toe te voegen. Zie Afschrijvingen 118 "Nieuw" om een De afschrijvingen en de investeringsaftrek worden automatisch afgeprint als bijlage bij de balans. U kan deze ook exporteren naar Excel. U kan ook de afschrijvingen importeren via Excel. Zie "Import afschrijvingen" 302. Boeken Vervolgens kan u automatisch de afschrijvingen laten boeken dmv een diverse verrichting; Zie Boeken van afschrijvingen 120 Verkoop U kan een investeringsitem ook verkopen en uitschrijven. Zie Verkopen van een investering 123 Kostprijs optie 'Afschrijvingen' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost 1 lijn per boekjaar. Voorbeeld: aankoop wagen, afschrijving op 5 jaar: 5 lijnen Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office.

127 Afschrijvingen Aankoopfactuur met investering We boeken een factuur van BTW voor de aankoop van een GSM bij de leverancier "Belgacom". We boeken naar de rekening Deze rekening heeft standaard als code "I" van investeringen. Elk item die u boekt op een tax-code 153 waar de optie "Investering" aangevinkt staat, wordt automatisch in de investeringen opgenomen. Admisol Accountancy: na het bewaren van een factuur met investeringsitem komt u automatisch in het afschrijvingsscherm Admisol Office: het afschrijvingsitem wordt aangemaakt, het afschrijvingsscherm wordt niet getoond, u, of uw boekhouder, kan via het hoofdmenu > afschrijvingen de afschrijvingen vervolledigen. ***Indien u wenst kan u wel automatisch naar het afschrijvingsscherm gaan: hiervoor gaat u naar instellingen > dossierinstellingen > parameters dossier > 'verwerk afschrijvingen' aanvinken.***

128 Admisol, online boekhouden Afschrijvingen Als u in het hoofdmenu voor het item "Afschrijvingen" kiest, krijgt u de lijst met de investeringsitems. Hier kan u een nieuw item toevoegen dmv de groene plus, een item wissen enz. U ziet dat de geboekte factuur (garage) (zie vorig voorbeeld: "aankoopfactuur (leverancier) met investering 117 ") automatisch een investeringsitem genereerde. U kan dit nu vervolledigen. U kan tevens manueel een investeringsitem toevoegen. Detailfiche Referentie automatisch volgnummer van de afschrijving Omschrijving

129 Afschrijvingen 119 benaming van het investeringsitem: automatisch overgenomen van de factuur, aanpasbaar Rekening investering boekhoudkundige investeringsrekening: automatisch overgenomen van de factuur, aanpasbaar Investeringsbedrag het totaalbedrag minus de "Afgetrokken btw" Aankoopwaarde excl. het totaalbedrag minus de "Aangerekende BTW" Aangerekende BTW het BTW totaal dat aangerekend werd op de factuur Afgetrokken BTW het aandeel van de BTW dat afgetrokken mag worden (hier 50%) Boekjaar aankoop boekjaar waarin het investeringsitem aangeschaft werd: automatisch overgenomen van de factuur, aanpasbaar Afschrijvings %/ aantal jaar percentage van de afschrijving. Bv 20 is een afschrijving van 5 jaar Lineair/degressief (1/2) de keuze voor een lineaire (1) dan wel een degressieve afschrijving. Bij een lineaire afschrijving wordt de afschrijving steeds op het totaalbedrag berekend. Bij degressief wordt het percentage verdubbeld, tot aan het maximum, bepaald in het veld "Max. degressief %". De afschrijving wordt berekend a.d.h.v. de restwaarde, en dit zolang de degressieve afschrijvingswaarde groter is dan de lineaire. Op het moment dat de lineaire afschrijving groter wordt dan de degressieve wordt er overgegaan op lineaire. Boekjaar verkoop geef hier het boekjaar van de verkoop in. De afschrijvingstabel wordt automatisch herberekend. Eventuele investeringsaftrek wordt getotaliseerd op het jaar van verkoop. Investeringsaftrek % percentage van de investeringsaftrek Stukdatum refereert naar de datum op de factuur Document refereert naar het oorspronkelijk document Pro rata 1e jaar standaard is dit 1/1. U kan echter kiezen om het eerste jaar meer of minder af te schrijven. Indien u in het eerste boekjaar slechts 1 maand wenst af te schrijven, geeft u hier 1/12 in. Max. degressief % maximum afschrijvingspercentage in het geval van degressieve afschrijving. Zo zullen, in het geval van een afschrijving van 20% degressief met maximum van 33% de eerste afschrijvingen degressief aan 33% gebeuren, nadien de overige aan 20% lineair. Document u kan het factuurnummer van de verkoop ingeven. Eenmalig=1/Gespreid=2 geef "1" voor eenmalig, "2" voor gespreide aftrek. Bij eenmalige aftrek wordt de investeringsaftrek enkel in het jaar van aankoop berekend, op basis van het totaalbedrag. Bij gespreide aftrek wordt de investeringsaftrek berekend op de afschrijving, en dit voor alle jaren. Vervolledig de gegevens en druk op de knop "Bereken" om de afschrijvingstabel te genereren.

130 120 Admisol, online boekhouden In bovenstaand voorbeeld ziet u de afschrijvingen tot en met Merk op dat in het eerste jaar slechts 6/12 afgeschreven wordt. U kan hier nog steeds manueel aanpassen Boeken van afschrijvingen Een afschrijving kan u automatisch laten boeken vanuit een Diverse Ga naar hoofdmenu > diverse en klik op de 73 om een nieuwe diverse te maken. Onderaan bij bijkomende functies kan u kiezen voor Afschrijvingen. In de diverse gaat u onderaan naar "Afschrijvingen". Hier kan u door op "Ga naar overzicht afschrijvingen" te klikken een overzicht verkrijgen van uw afschrijvingen. Klik op "OK" om de afschrijving op te vragen (in ons voorbeeld hadden we onze wagen in juli gekocht pro rata 6/12).

131 Afschrijvingen Druk vervolgens op 121 "Bewaren" om op te slaan. *** Het boeken van een afschrijving genereert automatisch een diverse verrichting, die u steeds kan aanpassen. De laatste gegenereerde boeking kan u terug verwijderen *** Het kan zijn dat niet al de gebruikte afschrijvingsrekeningen voldoende ingevuld zijn. Indien dit zo is krijgt u een waarschuwing. Om de afschrijvingen te boeken is het nodig dat de afschrijvingsvelden ingevuld zijn bij alle gebruikte investeringsrekeningen. Zie hiervoor het onderdeel 'Afschrijvingen' in het Boekhoudplan 26.

132 122 Admisol, online boekhouden U dient na te gaan of alle gebruikte investeringsrekeningen een rekening hebben bij het onderdeel "Afschrijvingen".

133 Afschrijvingen Verkopen van een investering Als u een investeringsgoed verkoopt, dient u de afschrijving aan te passen. In het jaar van verkoop wordt er niet meer afgeschreven. Admisol totaliseert automatisch de laatste investeringsaftrek toegestaan, nl. het saldo van de investeringsaftrek van alle volgende periodes. Ga na of dit voor uw administratie wenselijk is. We verkopen de gsm in het jaar 2015: We geven in het veld "Boekjaar verkoop" het jaar "2015" in en drukken op [Enter]. De afschrijving voor het jaar 2015 blijft. In 2015 wordt er niet meer afgeschreven (afschrijvingsbedrag staat op "0"). De lijn staat er echter wel nog voor de investeringsaftrek, d.i. het saldo van de investeringsaftrek van alle volgende periodes. Laten we even teruggaan naar het voorbeeld onder de rubriek "afschrijvingsitems 118 ", meer bepaald naar de laatste printscreen in deze rubriek. We stellen vast dat de som van de waarden in deze tabel vanaf 2015, nl. 4x "3,25" en 1x "1.63" het saldo "14,63" geeft, bedrag dat ingevuld staat op de 2e lijn van de lijst in bovenstaand scherm. Het veld "Document" laat u toe het factuurnummer van de verkoop in te geven. Het uitboeken van de afschrijving doet u via een diverse.

134 124 Admisol, online boekhouden 11 Opstarten eerste boekjaar 11.1 Opening klanten en leveranciers Er zijn 2 mogelijkheden om klanten en leveranciers te openen. Optie 1: maak een vorig boekjaar aan en boek op de normale manier de openstaande klanten en leveranciers 45 facturen. Is uw huidig boekjaar bv. 2012, maak dan boekjaar 2011 aan, met 1 periode, bv. van 01/01/2011 tot en met 31/12/2011. Bij het inboeken van de beginbalans zal u in het huidig jaar d.m.v. een diverse 73 het saldo aan de en de (of de door u gekozen rekening, zie setup standaardfiche klanten en leveranciers 137 ) boeken. Optie 2: werk via het speciale dagboek opening klanten en leveranciers kan enkel gebruikt worden in periode Dit dagboek Kies een rekening voor de opening klanten en leveranciers (zie standaardfiche klanten en leveranciers 137 ) bv en , respectievelijk "Beginsaldo klanten" en "Beginsaldo leveranciers". Geef via het dagboek "opening klanten en leveranciers" 74 de openstaande posten in. Doe dit NIET in het vorige, maar in het boekjaar wat u wenst te boeken. Boek bij het inboeken van de beginbalans de af tegen de , en de tegen de Opening bank en kas Ook hier zijn er verschillende mogelijkheden. Let wel: u heeft 1 financieel journaal nodig per bank en kas, zie: Instellingen dagboeken > "Financieel" 147 Om snel te kunnen starten, stellen wij voor om via het respectievelijke bankboek als eerste verrichting het saldo weg te boeken naar de wachtrekening. Bij het inboeken van de beginbalans boeken we dan de diverse banksaldi af tegen de wachtrekening. Zie hiervoor Boeken > "Financieel" periode U kan echter ook de bank openen via een Diverse 109 in

135 Opstarten eerste boekjaar 125 Voorbeeld Neem bv. het dagboek ING met als saldo ,91,-: Vul bij totaalbedrag ,91,- in Kies als rekening (Wachtrekeningen) Bevestig uw boeking door op "Bewaren" te klikken Openingsbalans Het inbrengen van de openingsbalans doen we d.m.v. een diverse 73 in periode 0. Let wel: 1. Indien u de openstaande klanten inbracht via het dagboek "opening klanten en leveranciers 124 " dan dient u de post te vervangen door , zijnde "Beginsaldo klanten" (of een andere door u gebruikte wachtrekening). 2. Indien u de openstaande leveranciers inbracht via het dagboek "opening klanten en leveranciers 124 " dan dient u de post te vervangen door , zijnde "Beginsaldo leveranciers" (of een andere door u gebruikte wachtrekening). 3. Indien u het beginsaldo bank (550000) en kas (570000) reeds boekte, dient u deze saldi tegen te boeken op de wachtrekening (of een andere door u gebruikte wachtrekening). ** Vergeet niet uw werkdatum naar de periode 0 te verplaatsen. Zie hiervoor: periodes 133. **

136 Admisol, online boekhouden Instellingen In het "Hoofdmenu" vindt u de optie "Instellingen". "Instellingen" vindt u zowel in de iconenbalk als onder de rubriek "Extra" van het "Hoofdmenu". Binnen de instellingen vindt u de onderdelen: Dossierinstellingen Dagboeken BTW-instellingen Hulpprogramma's

137 Instellingen Dossierinstellingen Bedrijfsidentificatie In onderstaand scherm vullen we de basisgegevens van het dossier in Parameters dossier Dit betreft de instellingen eigen aan het dossier en bestaat uit 8 delen: Parameters dossier BTW-aangifte BTW-aangifte (Intervat) via uw boekhoudkantoor Analytisch Diverse Artikel Klanten self-service Extra Parameters dossier Bedrijfsnummer het dossiernummer " " (het dossiernummer is een intern nummer bij Admisol) Land de landinstellingen moeten steeds op "BE" blijven staan, zo krijgt u de Belgische instellingen zoals BTW.

138 128 Admisol, online boekhouden Chronologisch boekdata verplicht dit zorgt ervoor dat alle boekhoudkundige documenten chronologisch genummerd worden BTW-aangifte BTW/IC-aangifte maandelijks aanvinken maakt maandaangiftes mogelijk BTW/IC-aangifte per kwartaal aanvinken maakt kwartaalaangiftes mogelijk Geen BTW aangifte indien er geen BTW-aangiftes nodig zijn BTW-aangifte (Intervat) via uw boekhoudkantoor Dossier aangever (kantoor) hier hoort het dossiernummer van het kantoor te komen (start met 1234) Gebruiker de gebruikersnaam van de persoon die de aangifte zal doen Analytisch Afdeling(en) indien u met meerdere afdelingen binnen uw dossier werkt: zie afdelingen Projecten voor opvolging van projecten binnen uw dossier: zie ook projecten 265 Analytisch indien u bijvoorbeeld bepaalde rekening wenst op te splitsen: zie ook analytisch (link naar) Diverse

139 Instellingen 129 Rekening voor toegestane korting contante betaling hier kan u de rekening kiezen waarop u korting bij contante betaling (aan klanten) wenst te boeken. Standaard staat deze op "Kortingen aan klanten". U kan een andere rekening kiezen of een nieuwe aanmaken door op de link "Rekening voor toegestane korting contante betaling" te klikken. Rekening voor toegestane korting contante betaling hier kan u de rekening kiezen waarop u korting bij contante betaling (van leveranciers) wenst te boeken. Standaard staat deze op "Kortingen leveranciers". U kan een andere rekening kiezen of een nieuwe aanmaken door op de link "Rekening voor ontvangen korting contante betaling" te klikken. Infolijn op afdruk wanneer u lijsten afdrukt in pdf-vorm, dan kan u vermelden door wie een wanneer het afgedrukt werd. De mogelijke variabelen zijn: #user, #datetime, #date, #time. U kan met deze variabelen een zin vormen, zoals: "Dit document werd afgedrukt door #user op #date om #time." Indien u aanpassingen wenst aan te brengen op een Excel lijst zie link lijsten Infolijn in zin die telkens vermeld wordt in een bij het versturen van een factuur via de facturatiemodule 84. voor bankbestanden: dit is niet meer in gebruik. Helpdesk heeft toegang tot dossier door deze optie aan te vinken kan u helpdeskmedewerkers toegang verschaffen tot uw dossier. zie Helpdesk 373. Toon periode scherm wanneer dit aangevinkt is zal u telkens u in Admisol inlogt de periode keuze scherm te zien krijgen. U kan de gewenste periode kiezen waarin u wenst te werken. Multinationaal deze speciale optie mag enkel door Admisol geactiveerd worden. Dit is indien u in hetzelfde dossier verschillende landen instellingen nodig heeft. Afdrukken foutieve BTW-aangifte aanvinken zorgt ervoor dat u uw BTW-aangifte, ook al is deze foutief (met rode foutmelding), kan afprinten

140 130 Admisol, online boekhouden Factoring: via maatwerk kunnen we een bestand aanmaken voor uw factoring bedrijf. Verwerk afschrijvingen na boeking wanneer u een afschrijving geboekt heeft, zal u automatisch naar de afschrijvingsfiche gaan. Zie ook Afschrijving 120. Korting contant bij facturatie krijgt u 2 extra velden "Korting contant" en "Aantal dagen". Rekening voor korting contant hier kan u de rekening kiezen waarop u "Korting contant" wenst te boeken. Standaard staat deze op "Toegekende kortingen". U kan een andere rekening kiezen of een nieuwe aanmaken door op de link "Rekening voor korting contant" te klikken. Rekening voor privé gebruik hier kan u de rekening kiezen op welke rekening uw "privé-uitgaven" geboekt moeten worden. Standaard staat deze op "Rekening courant". U kan een andere rekening kiezen of een nieuwe aanmaken door op de link "Rekening voor privé gebruik" te klikken. Artikel voor kredietbeperking zie Kredietbeperking 227 Intracom code code voor de intracommunautaire handelingen. Staat standaard op L "Diensten aan andere lidstaten binnen de EG" Prefix project id hier kan u een prefix ingeven dat steeds terug zal komen in het begin van de project-id. Artikel Prijsafspraken hiermee kan u verschillende verkoopprijzen hanteren. Bv. alle klanten uit prijsgroep A krijgen 10% korting. Zie ook Prijsafspraken 285 Prijs decimalen hier kan u aanduiden tot hoeveel decimalen u na de komma wenst te gaan. Dit werkt enkel voor de prijs van de artikels in facturatie. Het totaalbedrag wordt afgerond naar 2 cijfers na de komma. Aantal decimalen dit zorgt ervoor dat u tot meerdere cijfers na de komma kan ingeven bij aantal. Het totaalbedrag wordt afgerond naar 2 cijfers na de komma. Prefix artikel id wanneer u de prefix invult zal elk nieuw artikel-id beginnen met deze prefix. Bv. prefix ABCD zal ervoor zorgen dat wanneer u een nieuw artikel aanmaakt het artikelnummer door ABCD zal worden voorafgegaan, voorbeeld ABCD10001 zal gevolgd worden door ABCD Rekening aankoop (enkel Admisol stock) hier kan u ingeven welke "Rekening aankoop" standaard in de nieuwe artikelfiche moet komen Tax-code aankopen (enkel Admisol stock) hier kan u ingeven welke "Tax-code aankopen" standaard in de nieuwe artikelfiche moet komen

141 Instellingen 131 Rekening verkoop hier kan u ingeven welke "Rekening verkoop" standaard in de nieuwe artikelfiche moet komen Tax-code verkopen hier kan u ingeven welke "Tax-code verkopen" standaard in de nieuwe artikelfiche moet komen Klanten self-service Klanten self-service (CSS) geef uw klanten toegang tot een overzicht van hun facturen. Laat ze zelf hun openstaande posten bekijken, een duplicaat van een factuur opvragen of een domiciliëringsaanvraag afdrukken. Zie ook "CSS" 297. Domiciliëringsaanvraag downloaden toestaan hier kiest u of uw klanten al dan niet een domiciliëringsaanvraag kunnen downloaden. Munt kies de standaardmunt binnen Admisol. Standaard is dit euro. Extra Extra password voorzie uw hoofddossier van een extra beveiliging aan de hand van een extra paswoord Gebruikers Via de instelling "Gebruikers" kan u een nieuwe gebruiker aanmaken die toegang heeft tot het dossier waarin u zich bevindt. Ook kan u de gebruikersrechten van een reeds bestaande gebruiker wijzigen.

142 132 Admisol, online boekhouden Naam gebruiker hier vult u het adres in van de nieuwe gebruiker. Gebruikersrechten u kan de gebruiker toegang verlenen of ontzeggen tot bepaalde opties. Excel (behalve export Excel in lijsten) de gebruiker kan geen Excel-lijsten downloaden. Lijsten de gebruiker heeft toegang tot de lijsten Instellingen de gebruiker heeft geen toegang tot instellingen Gebruikersrechten de gebruiker krijgt wel toegang tot de instellingen, maar kan geen gebruikersrechten aanpassen Veranderen van periode de gebruiker kan geen periodes aanpassen Afsluiten periode de gebruiker kan geen periodes afsluiten Boekhouding de gebruiker heeft geen toegang tot boekhoudkundige documenten (Admisol Office) Artikelen de gebruiker heeft geen toegang tot de artikelen Toon timesheet prijs de gebruiker kan geen aangerekende prijzen zien in de timesheets Toon timesheet te factureren de gebruiker kan niet de te factureren timesheet zien Bedrijfsanalyse de gebruiker heeft geen toegang tot het module bedrijfsanalyse Uurtarief hier kan u per gebruiker een huurtarief ingeven. Via prijsafspraken 285 kan u dit toepassen bij facturatie en timesheet.

143 Instellingen 133 Aanmaak nieuwe gebruiker Via instellingen > gebruikers klikt u op en geeft u het adres van de nieuwe gebruiker. Nadat u de gebruikersrechten ingesteld heeft klikt u op melding te zien. om te bewaren en krijgt u onderstaande Een gebruiker aanmaken heeft altijd invloed op de facturatie en gaat dus gepaard met extra kosten. Om te vermijden dat u per ongeluk een gebruiker aanmaakt wordt er een sms code naar uw GSM verzonden. Indien u geen nieuwe gebruiker wenst aan te maken klikt u op "Annuleren". Indien u wel een nieuwe gebruiker wenst aan te maken geeft u de code in (LET OP! deze is hoofdletter gevoelig) en klikt u op OK. De nieuwe gebruiker zal een mail ontvangen met daarin een link naar Admisol. U kan de nieuwe gebruiker enkel vervolledigen door op de link in deze mail te klikken! heeft u de mail niet ontvangen? Kijk dan bij de ongewenste mail (spam) in uw mailbox. De eerste keer dat de nieuwe gebruiker inlogt zal een nieuw paswoord gevraagd worden alsook het GSM-nummer Periodes Via de instelling "Periodes" kan u nieuwe boekjaren en periodes aanmaken. Opgelet: elk boekjaar heeft een periode 0 nodig voor de eerste dag van het boekjaar!

144 134 Admisol, online boekhouden Periodes zijn een zeer belangrijk gegeven binnen Admisol. Conform de richtlijnen van het IAB beschikken alle documenten over zowel een boekdatum als een stukdatum. In tegenstelling tot de stukdatum, die volledig vrij in te geven is, dient een boekdatum zich steeds binnen het afgebakend gebied van een periode te bevinden. Boekjaar Een boekjaar loopt niet noodzakelijk gelijk met een kalenderjaar. Zo kan een boekhouding starten op 1 januari, alsook op 17 september. Evenmin dient een boekjaar 1 jaar lang te zijn, het kan ook langer of korter zijn. Als boekjaar kiest u meestal het eindjaar: bij een boekjaar dat start en eindigt op 31 januari 2012 of op 24 september 2012 gebruikt u "2012" als boekjaar. Een boekjaar dat zowel over 2012 als 2013 loopt noemt u best Opgelet, zorg er voor dat er geen gaten in de nummering van de boekjaren zijn. Indien er gaten in de nummering zijn (vb. 2004, 2006, maar geen boekjaar 2005) dan kan u de automatische afschrijvingen niet gebruiken. Periode Het boekjaar delen we op in verschillende periodes. We starten een boekjaar steeds met periode "0", de openingsperiode. Deze periode beperken we tot de eerste dag van het boekjaar. Voor BTW-handelingen maken we geen gebruik van periodes. BTW-handelingen lopen steeds over

145 Instellingen 135 een kalenderjaar (de listing), of maand en kwartaal (de aangiftes). Vanaf datum... tot... Via deze velden geeft u de looptijd in waarin de boekdata voor deze periode zich moeten bevinden. Boekjaar DE/FR/NL/UK Hierin vult u de omschrijving in per door u geactiveerde taal. Opmerkingen Maak tijdig (d.i. voor het einde van het lopend boekjaar) alle periodes van het nieuwe boekjaar aan. U kan automatisch de periodes voor het volgende jaar aanmaken via de link "Automatisch aanmaken periodes nieuw boekjaar" U dient niet noodzakelijk de vorige periodes af te sluiten alvorens u nieuwe periodes kan aanmaken. Voor het selecteren en/of afsluiten van een periode, zie keuze periode 16. Maak steeds een periode 0 aan voor de eerste dag van het boekjaar. Zie ook Keuze periode 16 voor meer info. Er zijn ook Hulpprogramma's 162 om documenten van periode te veranderen, tussenvoegen, sorteren enz. Zie hiervoor Hulpprogramma's Talen Admisol is volledig multi-lingual. U kan zelf talen toevoegen aan uw administratie.

146 136 Admisol, online boekhouden We onderscheiden 2 soorten talen: werktaal: de taal waarin u werkt en dus ook de taal waarin het programma gebruikt wordt. Dit is naar keuze Nederlands, Frans of Engels. taalcode: de taal/talen waarin u de output wenst, dit zijn de gegenereerde documenten, zie hiertoe het onderdeel lijsten 104. Indien u meerdere talen instelt, zal op de schermen waar een omschrijving gevraagd wordt automatisch een veld per taal gecreëerd worden. Dus: u kan werken in het Nederlands en toch, via taalcode, een output (bv. boekhoudplan) in het Frans produceren. In bovenstaand scherm ziet u 3 taalcodes (Frans, Nederlands en Engels) met 3 respectievelijke omschrijvingsvelden.

147 Instellingen Standaardfiche klanten en leveranciers Standaardfiche: alle gegevens op de standaard klantenfiche worden overgenomen bij het creëren van een nieuwe klant. Idem voor de leverancier.

148 138 Admisol, online boekhouden Parameters klanten en leveranciers Adressoort "Cust" bij klant, "Vend" bij leverancier. Zorgt ervoor dat u op de lijsten kan zien of het om een klant of leverancier gaat. Omschrijving FR/NL/UK benaming "KLANT" of "DEBITEUR" Automatische sleutel indien geactiveerd: bij aanmaak van een nieuwe klantenfiche wordt automatisch het laatste klantnummer met 1 verhoogd. indien niet-geactiveerd: bij aanmaak van een nieuwe klantenfiche dient u zelf een uniek klantnummer toe te kennen. Aankopen selecteer aankopen voor leveranciers Verkopen selecteer verkopen voor klanten Tegenboeking openingssaldi de rekening gebruikt in het dagboek opening klanten en leveranciers 74

149 Instellingen Groepen klanten en leveranciers U kan verschillende groepen maken voor klanten en leveranciers. Deze kan u verder gebruiken bij het exporteren naar Excel van klanten- en leveranciersgegevens Dagboeken In Admisol kan u onbeperkt dagboeken aanmaken. Om een dagboek aan te maken ga naar: Hoofdmenu > instellingen > dagboeken. We willen een extra verkoopdagboek aanmaken. Kies "Klanten". Er zijn 2 mogelijkheden om een nieuw dagboek aan te maken.

150 140 Admisol, online boekhouden 1. we klikken op en we maken een volledig nieuw dagboek 2. we vragen een reeds bestaand dagboek op door op te klikken. We vragen UF op omdat deze het meest op het dagboek lijkt dat we willen aanmaken. Zodra u de naam aanpast zal u bovenaan "Nieuw" zien verschijnen. Druk op om te bewaren. Wanneer u terugkeert naar het hoofdmenu zal u uw extra dagboek zien Leveranciers Standaard hebben we reeds één inkomend journaal ingebracht met als afkorting "IF" voor "Inkomende factuur". U kan onbeperkt dagboeken aanmaken voor zover deze een unieke afkorting hebben van maximaal 4 tekens. Een dagboek kan enkel verwijderd worden indien het nog geen boekingen bevat.

151 Instellingen 141 Document code unieke afkorting van maximaal 4 tekens Omschrijving NL/FR/UK omschrijvingsveld per door u ingestelde taal Tax-adres profiel 151 standaard voorstel bij een boeking. Indien de leverancier een andere instelling heeft, wordt deze van de leverancier gebruikt. Tax-type 152 dit dagboek maakt gebruik van de Belgische BTW-instellingen. Dagboek voor contante betaling bij het boeken van de factuur kan u onmiddellijk een contante betaling ingeven. De betaling zal dan via het hier geselecteerde journaal geboekt worden. Facturatie wanneer u dit aanvinkt zal u via het dagboek een factuur kunnen aanmaken en zal deze ook geboekt worden. Debetnota (totaalbedrag > 0)/Creditnota (totaalbedrag < 0) u kan een dagboek beperken zodanig dat het enkel facturen of creditnota's kan bevatten. Verberg dagboek vanaf boekjaar wanneer u een dagboek vanaf een bepaald boekjaar niet meer gebruikt, kan u deze verbergen voor alle boekjaren die daarop volgen Voorraad soort indien er bij de facturatie een voorraadteller moet bijgehouden worden. Zie Admisol Stock Niet boekhoudkundig wanneer u dit niet aanvinkt zal het dagboek niet opgenomen worden in de verschillende boekhoudkundige lijsten en dus ook niet in de BTW-aangifte Overschrijven ingelezen stock locatie Zie Admisol stock Dagboek volgorde hiermee kan u kiezen in welke volgorde u uw dagboeken wenst te zien. Indien u uw dagboek

152 142 Admisol, online boekhouden "Offerte" vóór "Uitgaande factuur" wenst te zien dan moet hier voor "Offerte" bv. 10 ingeven en bij "Uitgaande factuur" 20. Vrije stukdatum hiermee zorgt u ervoor dat de stukdatum niet kleiner dan de boekdatum hoeft te zijn Klanten Standaard hebben we reeds één uitgaand journaal ingebracht met als afkorting "UF" voor "Uitgaande factuur". U kan onbeperkt dagboeken aanmaken voor zover deze een unieke afkorting hebben van maximaal 4 tekens. Een dagboek kan enkel verwijderd worden indien het nog geen boekingen bevat. Document code unieke afkorting van maximaal 4 tekens Omschrijving NL/FR/UK omschrijvingsveld per door u ingestelde taal Tax-adres profiel 151 standaard voorstel bij een boeking. Indien de leverancier een andere instelling heeft, wordt deze van de leverancier gebruikt. Tax-type 152 dit dagboek maakt gebruik van de Belgische BTW-instellingen. Dagboek voor contante betaling

153 Instellingen 143 bij het boeken van de factuur kan u onmiddellijk een contante betaling ingeven. De betaling zal dan via het hier geselecteerde journaal geboekt worden. Facturatie wanneer u dit aanvinkt zal u via het dagboek een factuur kunnen aanmaken en zal deze ook geboekt worden. Debetnota (totaalbedrag > 0)/Creditnota (totaalbedrag < 0) u kan een dagboek beperken zodanig dat het enkel facturen of creditnota's kan bevatten. Verberg dagboek vanaf boekjaar wanneer u een dagboek vanaf een bepaald boekjaar niet meer gebruikt, kan u deze verbergen voor alle boekjaren die daarop volgen Voorraad soort Niet boekhoudkundig wanneer u dit niet aanvinkt zal het dagboek niet opgenomen worden in de verschillende boekhoudkundige lijsten en dus ook niet in de BTW-aangifte Overschrijven ingelezen stock locatie Dagboek volgorde hiermee kan u kiezen in welke volgorde u uw dagboeken wenst te zien. Indien u uw dagboek "Offerte" vóór "Uitgaande factuur" wenst te zien dan moet hier voor "Offerte" bv. 10 ingeven en bij "Uitgaande factuur" 20. Vrije stukdatum hiermee zorgt u ervoor dat de stukdatum niet kleiner dan de boekdatum hoeft te zijn Prefix gestructureerde mededeling wanneer u hier een getal tussen 01 en 99 ingeeft zal er op uw uitgaande facturen en gestructureerde mededeling vermeld staan. Wanneer uw klanten de mededeling bij de betaling vermelden dan zal de factuur bij het boeken van de bank automatisch afgepunt worden. Vaste teksten (nog niet in gebruik) wanneer u facturen/ bestelbonnen/... mailt dan kan u ervoor zorgen dat er op elke mail een begeleidende tekst komt Aanmaak pro-forma factuur De pro-forma factuur is geen officiële factuur, maar een 'factuur' die gemaakt wordt voor de officiële factuur. Omdat dit geen officiële factuur is hoeft u hierop ook geen BTW te gaan voorschieten. Om een pro-formafactuur aan te maken dienen de volgende zaken te gebeuren: maak een dagboek aan voor de pro-formafacturen en vul de prefix voor gestructureerde mededeling in 144 maak een documentenstroom aan 146 stel de lay-out in 146

154 144 Admisol, online boekhouden Aanmaak dagboek Hiervoor dient u te gaan naar hoofdmenu > instellingen > dagboeken > klanten. U heeft 2 manieren om een nieuw dagboek aan te maken: U maakt een dagboek en start vanaf 0. Hiervoor klikt u op om een nieuw dagboek aan te maken. U start vanuit een bestaand dagboek bv. UF. Hiervoor selecteert u UF en gaat u vervolgens op klikken om het dagboek op te vragen en vervolgens aan te passen. De 2de manier is de meest eenvoudige omdat bepaalde gegevens reeds ingevuld zijn. U gaat alles aanpassen zodat de fiche identiek is aan onderstaand voorbeeld.

155 Instellingen 145 'Document code' mag u eventueel naar wens aanpassen (bv. UP). Idem voor 'Omschrijving'. Vergeet niet om 'Prefix gestructureerde mededeling (0-99)' in te vullen. Dit zijn de eerste 2 cijfers van de gestructureerde mededeling die vermeld staan op de pro-forma factuur. Wanneer de klant bij de betaling deze gestructureerde mededeling vermeldt zal u bij het boeken van het financiële de vraag krijgen of u van de pro-forma een factuur wenst te maken. Dit werkt enkel indien u gebruik maakt van het 'Automatisch boeken van de bank 173 '. Klik op om te bewaren. ***'Dagboek volgorde' zal ervoor zorgen dat het dagboek met de grootste waarde onderaan zal staan (bij klanten/ leveranciers/ diverse/ financieel). Bv. dagboek PF heeft volgorde 2 en UF 1. UF zal in het hoofdmenu boven PF komen te staan (zie voorbeeld hieronder). Dit is echter louter visueel, maar kan handig zijn in het geval dat er vele dagboeken zijn (bv. Offerte > Bestelbon > Leveringsnota > Pro-forma > Uitgaande factuur is overzichtelijker dan Uitgaande factuur > Bestelbon > Offerte > Leveringsnota > Pro-forma. Het ordenen van uw dagboeken zorgt ervoor dat u de stroom van documenten gemakkelijk kan volgen.***

156 146 Admisol, online boekhouden Aanmaak documentenstroom Een documentenstroom zal ervoor zorgen dat u rechtstreeks vanuit uw pro-forma factuur een uitgaande factuur kan maken.. Hiervoor dient u te gaan naar Hoofdmenu > Instellingen > Dagboeken > Documentenstroom. U krijgt een lijst te zien met alle stromen die reeds aangemaakt werden. Voor de Admisol Officegebruikers zal de lijst leeg zijn zoals in onderstaand voorbeeld. Klik op om een nieuwe stroom aan te maken. In onderstaand voorbeeld willen we bij het inlezen van de pro-forma factuur (PF) een uitgaande factuur (UF) aanmaken. Klik op om te bewaren Instellen lay-out Om de lay-out aan te passen van uw pro-forma facturen verwijs ik u graag door naar de topic 'Layout' 96 van de handleiding.

157 Instellingen 147 Tip: Indien u reeds een lay-out heeft ingesteld voor andere dagboeken dan kan u gebruik maken van dit lay-out. Kopieer de tekst van de reeds bestaande lay-out en plak deze in de lay-out voor de proforma facturen. Bewaar telkens u een tekst geplakt heeft door op te klikken. Uw logo('s) kan u eveneens gebruiken. Hiervoor dient u deze te downloaden en lokaal te bewaren (op uw harde schijf). Vervolgens gaat u de afbeelding importeren in de lay-out van het dagboek Financieel Standaard hebben we reeds 2 financiële journalen aangemaakt: "FB" voor "Financiële bank" en "FK" voor "Financiële kas". U kan onbeperkt journalen bijmaken voor zover deze een unieke afkorting hebben van maximaal 4 tekens. Een dagboek kan enkel verwijderd worden indien het nog geen boekingen bevat.

158 148 Admisol, online boekhouden Document code unieke afkorting van maximaal 4 tekens Omschrijving DE/NL/FR/UK omschrijvingsveld per door u ingestelde taal Rekening 26 - verplicht veld verplicht veld voor rekening voor deze bank of kas: betreft steeds een financiële centralisatierekening Tax-adres profiel 151 standaard voorstel bij een boeking. Indien de klant een andere instelling heeft, wordt deze van de klant gebruikt. Tax-type 152 dit dagboek maakt gebruik van de Belgische BTW-instellingen. Bankrekening 12 cijfers van een Belgische bankrekening CODA te activeren indien u de bank automatisch wenst te boeken met behulp van de CODA bankafschriften. Zie verder op deze pagina: "Procedure activatie automatische verwerking financiële gegevens" Valuta code kies in welke valuta het financiële moet gebeuren Verberg dagboek vanaf boekjaar wanneer u een dagboek vanaf een bepaald boekjaar niet meer gebruikt, kan u deze verbergen voor alle boekjaren die daarop volgen Referentie automatisch verhogen dit zorgt ervoor dat de referentie automatisch steeds met 1 verhoogd zal worden, vb bij boekingen in

159 Instellingen 149 het kasboek Dagboek volgorde hiermee kan u kiezen in welke volgorde u uw dagboeken wenst te zien. Indien u uw dagboek "Offerte" vóór "Uitgaande factuur" wenst te zien dan moet hier voor "Offerte" bv. 10 ingeven en bij "Uitgaande factuur" 20. Vrije stukdatum hiermee zorgt u ervoor dat de stukdatum niet kleiner dan de boekdatum hoeft te zijn Opnemen in SEPA-betalingen zorgt ervoor dat de betalingsbestanden opgenomen worden in het financieel dagboek. Zie ook Betalingsbestanden 242 Dagboek voor afboeking hier geeft u de kruispost in (bv "te ontvangen bankafschriften KBC"). Zie ook Betalingsbestanden 242 Tegenrekening voor afboeken enkel bij gebruik van CIRI/ SEPA, indien u dit leeg laat zal er geen boeking gebeuren. Zie ook Betalingsbestanden 242 Let wel: maak één journaal per bank aan, met voor elke bank een unieke rekening. Voor de procedure voor de activatie van de automatische verwerking van de financiële gegevens zie: Aanvraag automatisch boeken van de bank (coda's) Diverse Standaard hebben we reeds één journaal diverse ingebracht met als afkorting "DV"' voor "Diverse verrichtingen". U kan onbeperkt journalen bijmaken voor zover deze een unieke afkorting hebben van maximaal 4 tekens. Een dagboek kan enkel verwijderd worden indien het nog geen boekingen bevat.

160 150 Admisol, online boekhouden BTW Standaard hebben we reeds één BTW journaal ingebracht met als afkorting "BC" van "BTWcorrecties". U kan onbeperkt journalen bijmaken voor zover deze een unieke afkorting hebben van maximaal 4 tekens. Een dagboek kan enkel verwijderd worden indien het nog geen boekingen bevat Opening klanten en leveranciers Standaard hebben we reeds één journaal ingebracht met als afkorting "BV" voor "Boekingen vorige boekjaren". U kan onbeperkt journalen bijmaken voor zover deze een unieke afkorting hebben van maximaal 4 tekens. Een dagboek kan enkel verwijderd worden indien het nog geen boekingen bevat. Het rekeningnummer van de tegenboeking geeft u in bij parameters klanten en leveranciers 138.

161 Instellingen BTW-instellingen Admisol heeft een volledig open structuur, d.w.z. dat u zelf BTW-codes kan aanmaken. Hieronder vindt u een overzicht van de codes die we standaard meeleveren. BTW-verwerking is steeds afhankelijk van minstens 2 zaken, zijnde "wie" en "wat": WIE BE: Belg, binnenlander EU: buitenlander met een geldig EU BTW-nummer EXP: buitenlander zonder geldig EU BTW-nummer MED: binnenlander medecontractant NA: vrij van BTW WAT A: aankoop goederen K: aankoop kosten I: aankoop investeringen V0: verkopen 0% V6: verkopen 6% V12: verkopen 12% V21: verkopen 21% X59: rechtstreekse boeking vak 59 Wat Admisol zo speciaal maakt, is dat een boeking verloopt volgens de matrix van deze 2 gegevens. Zo zal een verkoop geboekt op V21 (verkopen 21%) aan een buitenlander EU automatisch een andere boeking krijgen dan een binnenlander, of een buitenlander niet-eu. Het grote voordeel hiervan is dat u de "WAT" codes kan linken aan de rekeningen, die steeds correct blijven. U hoeft deze dus niet per soort klant of leverancier aan te passen. Kijk tevens naar rechtstreekse BTW-boekingen Tax-adres profiel Dit is het "wie" gedeelte waaraan we refereerden in BTW-instellingen 151.

162 152 Admisol, online boekhouden Tax-adres profiel de code zoals u deze bij het boeken gebruikt. Deze wordt ingevuld bij de klanten- en leveranciersfiches. Omschrijving DE/FR/NL/UK omschrijvingsveld per door u ingestelde taal BTW inbegrepen indien geactiveerd: automatische BTW-uitsplitsing bij ingave van het totaalbedrag bij een aan- of verkoopfactuur Factuur info DE/FR/NL/UK dit invullen zal er automatisch voor zorgen dat de info op de uitgaande facturen automatisch met deze tekst zal ingevuld worden Intrastat indien geactiveerd: het gekozen tax-adres profiel wordt opgenomen in de Intrastat-aangifte, zie Intrastat Tax-type U kan meerdere tax-stelsels aanmaken. Standaard hebben we VAT_BE.

163 Instellingen Tax-code Dit is het "wat" gedeelte waaraan we refereerden in BTW-instellingen 151, nl. goederen, kosten enz. Deze codes zijn te beschouwen per tax-type. Indien u een Franse en Belgische BTW-aangifte wil boeken, moet u deze code tweemaal aanmaken. Tax-type code specifiek per land Tax-code zoals u deze bij het boeken gebruikt. Deze wordt op de rekeningenfiche ingevuld. Tax-code per taal DE/FR/NL/UK omschrijvingsveld per door u ingestelde taal Aankopen code bij aankoopfacturen Verkopen code bij verkoopfacturen Investeringen

164 154 Admisol, online boekhouden indien geactiveerd: automatisch aanmaak van een investeringsfiche voor de betreffende boeking Intrastat indien geactiveerd: het gekozen tax-adres profiel wordt opgenomen in de Intrastat-aangifte; Zie Intrastat Tax-omschrijving De omschrijvingen van de BTW-vakken op de BTW-aangifte, echter per tax-type. U kan dus een VAT_BE en een VAT_FR hebben met elk een vak 54, maar beide met een andere eigenschap. Tax-type code specifiek per land BTW-code de code zoals op de aangifte vermeld Tax-code DE/FR/NL/UK omschrijvingsveld per door u ingestelde taal

165 Instellingen 155 Enkel positief toegestaan bij afdrukken van de BTW-aangifte wordt een waarschuwing gegeven indien het totaalbedrag negatief is. Intracom code Blanco, dan wel de Intracom code S, L of T Teken veranderen (+/-) indien op 1: de positieve bedragen voor de BTW-code zullen negatief worden en omgekeerd Tax-relatie De relatie tussen de verschillende BTW-tabellen. Hier bepalen we welke actie moet gebeuren. Via de selectiebalk filteren we op zowel Tax-adresprofiel "be" (Belg, binnenland) als Tax-code "v21" (verkopen 21%). We zien dat 8 acties voldoen aan deze combinatie met de volgende BTWvakken 01, 03, 49, 54 en 64.

166 156 Admisol, online boekhouden Kijken we in detail: dan zien we dat de BTW in vak 03 komt Hulpprogramma's Controleprogramma Na het aanpassen/verbeteren van financiële is het aangewezen dat u het controleprogramma laat lopen. Via dit hulpprogramma kan u consistentie testen uitvoeren op de gegevens en op die manier vaststellen of er foutieve afpuntingen voorkomen. U gaat als volgt te werk: klik op "Instellingen" (icoon bovenaan in de iconenbalk van het "Hoofdmenu" of kies optie "Instellingen" bij "Extra" in "Hoofdmenu") klik in de kolom "Hulpprogramma's" op "Controleprogramma" klik vervolgens op het bliksem-icoon "Start" in de iconenbalk. Mochten foute afpuntingen voorkomen, zal u hiervan melding krijgen zodat u gericht correcties kan doorvoeren; zoniet verschijnt geen melding nadat u op het "bliksem"-icoon heeft gedrukt en kan u verder werken.

167 Instellingen Nieuw dossier binnen huidig abonnement Binnen uw Admisol abonnement is het mogelijk om een bijkomend dossier toe te voegen. U gaat als volgt te werk: klik op "Instellingen" (icoon bovenaan in de iconenbalk van het "Hoofdmenu" of kies optie "Instellingen" bij "Extra" in "Hoofdmenu") klik in de kolom "Hulpprogramma's" op "Nieuw dossier binnen huidig abonnement Admisol standaard dossier er zal een Admisol standaard dossier aangemaakt worden, deze kan u vanaf 0 opnieuw naar wensen instellen Eigen dossier bij het aanmaken van het nieuw dossier worden de instellingen van uw huidig dossier overgenomen. U klikt bovenaan op het vinkje wanneer uw keuze gemaakt heeft. Er zal een SMS-code verzonden worden naar uw GSM. Let op! Deze code is hoofdletter gevoelig. klik op OK om te bevestigen.

168 158 Admisol, online boekhouden Uw dossier werd aangemaakt. Klik op OK om te bevestigen. Zodat u uw nieuw dossier kan zien gelieve de volgende stappen te volgen: log volledig uit uit Admisol via sluit uw browser (het programma waarmee u op het internet surft) volledig af. heropen uw browser en ga naar klik op Nederlands en ga naar uw Admisol versie (Office, Travel, Stock,...) indien u met Microsoft werkt drukt u op F5 om uw pagina te refreshen, werkt u met Apple... geen uw gebruikersnaam en paswoord in en klik op aanmelden Wanneer u zich aanmeldt zal u uw 2 dossiers te zien krijgen. Het bijkomend dossier heeft dezelfde naam als uw hoofddossier gevolgd door het nummer 2. Dit kan u later aanpassen, samen met uw bedrijfsgegeven. Zie "Bedrijfsidenctificatie" 127. Hier kan u kiezen of u slechts in 1 dossier wenst te werken of in beide dossiers gelijktijdig. Wanneer u in 1 dossier wilt werken, duidt u het dossier aan door er 1 maal op te klikken en klikt u op. Indien u in beide dossiers wenst te werken vinkt u bovenaan "Selecteer meerdere bedrijven" en vinkt u de 2 dossiers aan. Klik bovenaan op om verder te gaan naar het hoofdmenu.

169 Instellingen 159 U kan naar believen switchen tussen uw beide dossiers door in de knoppenbalk op "OFFICE" te klikken Nieuw dossier binnen een nieuw abonnement Wanneer u een nieuw dossier binnen een nieuw abonnement wenst te maken zal u bovenstaande melding te zien krijgen. U gaat als volgt te werk: ga naar en kies voor Nederlands in de linker kolom mag u onder "Abonnementen" klikken op "Aanvraag (test)dossier" klik op "start de registratie" om u te registreren Geef uw adres in en klik op "Registreren". Admisol zal u een verzenden met daarin een link teneinde uw registratie te vervolledigen. Na het klikken op de link opent volgend scherm:

170 160 Admisol, online boekhouden Hier kan u uw paswoord ingeven en bevestigen. Let op! een paswoord is hoofdletter gevoelig en moet minstens 8 karakter lang zijn en mag geen spaties bevatten. Admisol volgt de strikte regels van het IAB. Omdat een gebruikersnaam en paswoord niet veilig genoeg geacht worden maakt de GSM integraal deel uit van het veiligheidsbeleid bij Admisol. Om veiligheidsredenen zal u af en toe een sms krijgen met een unieke toegangscode, welke u binnen Admisol zal moeten ingeven. Geef hier de unieke code in die U verzonden werd. Let op: de code is hoofdletter gevoelig.

171 Instellingen 161 Vul hier uw gegevens in. De velden met een (*) moet u verplicht invullen. Wanneer u de gegevens aangevuld heeft, klikt u op uitvoeren en krijgt u onderstaande scherm te zien. Nadat we uw aanvraag verwerkt hebben, bellen we u om uw éénmalige toegangscode te communiceren.

172 162 Admisol, online boekhouden Van zodra u inlogt, zal u bovenstaand scherm zien. U kan uw dossier 2 weken uitproberen. Om uw abonnement te activeren klikt u op de link "Afdruk PRO-Forma factuur". U parafeert de 3 bladzijdes en ondertekend de laatste (samen met de vermelding "Gelezen en goedgekeurd") Hulpprogramma's Een aantal handige tools: Documenten verplaatsen van periode 162 Hernummering boekingen op stukdatum 164 Hulpprogramma voor het afpunten van alle openstaande posten Tussenvoegen document 165 Verplaatsen documenten Documenten verplaatsen van periode Documenten verplaatsen van periode In uitzonderlijke gevallen kan u een document van periode verplaatsen. Een document van periode veranderen kan onder de volgende voorwaarden: beide periodes sluiten aan beide periodes zijn niet afgesloten u wilt het laatste document van een periode verplaatsen naar een volgende periode, waar het dan het eerste document zal worden. u wilt het eerste document van een periode verplaatsen naar een vorige periode, waar het dan het laatste document zal worden. Stel: we hebben document 96 als laatste document in periode 2012/5 en document 97 als eerste in periode 2012/6. Noch periode 5 noch periode 6 is afgesloten. UF.a UF.a periode 2012/5 periode 2012/5

173 Instellingen UF.a UF.a periode 2012/6 periode 2012/6 We hebben 2 mogelijkheden: document 96 verplaatsen naar periode 6 document 97 verplaatsen naar periode 5 Veel voorkomende vraag "Ik ben mijn werkdatum vergeten aanpassen en mijn laatste 10 facturen zitten in de huidige periode i.p.v. in de voorgaande. " Hoe tewerkgaan? Verander de periode (werkdatum) naar de periode waar de documenten zich bevinden met foute werkdatum. U krijgt per gebruikt dagboek zowel het eerste als het laatste document te zien. U kan het eerste document naar een vorige (niet-afgesloten) of het laatste document naar een volgende (nietafgesloten) periode overbrengen. De boekdatum wordt dan respectievelijk de eerste of de laatste datum van de nieuwe periode. Indien de vorige en/of volgende periode reeds afgesloten is, krijgt u deze mogelijkheid niet. Stel u heeft factuur UF.a t.e.m. UF.a in de verkeerde periode geboekt (deze moesten in periode 2 in plaats van periode 3). U gaat de lijn van het correcte dagboek aanduiden (in ons voorbeeld is het UF.a ) en u klikt op "Verplaats". U zal merken dat er slechts 1 document verplaatst wordt. Klik op "Verplaats" tot wanneer alle documenten naar de correcte periode verplaatst zijn. ***Let op! Wanneer een BTW-periode afgesloten werd, dan kan u geen documenten meer naar deze periode verplaatsen. Hiervoor dient u eerst de BTW periode te heropenen. Dit kan u doen via hoofdmenu > lijsten > btw-aangifte. Onderaan kan u klikken op 'Laatste BTW-periode terug open zetten'. Geef een reden om de BTW-periode te kunnen heropenen.***

174 164 Admisol, online boekhouden Hernummering boekingen op stukdatum Dit hulpprogramma biedt u de mogelijkheid om een dagboek,bv. aankoopfacturen, te hernummeren volgens de stukdatum in plaats van de boekdatum. ***Let op! Dit kan enkel binnen eenzelfde periode en kan niet gebruikt worden over verschillende periodes*** Hulpprogramma voor het afpunten van alle openstaande posten Soms kan het zijn dat u facturen van voorgaande jaren allemaal wenst af te punten. Dit kan het geval zijn bij bv. het importeren van een historiek (bij het importeren ervan staan alle facturen open). U zou kunnen alle openstaande posten tot en met een bepaald boekjaar kunnen laten afpunten zodat deze niet meer open staan. Voordat u de openstaande posten kan afpunten, gaat u eerst naar het gewenste boekjaar waarvoor u alle openstaande wenst af te punten. Dit kan u doen door in het hoofdmenu te klikken op het boekjaar en klik bovenaan op. Kies om te bevestigen. Voor het afpunten van alle openstaande posten gaat u naar hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma's > hulpprogramma's en klik op 'Automatisch afpunten van alle openstaande posten'. Kies het adressoort (Klant of Cust), het dagboek en de wachtrekening en klik op 'START'. De afpuntingen zullen per klant gegroepeerd worden en afgepunt worden aan de wachtrekening. Om uw keuze te bekrachtigen wordt er een sms-code verzonden. Geef de SMS-code in, in hoofdletters, en klik op 'OK'.

175 Instellingen 165 Klik op start om de openstaande klanten/ leveranciers automatisch af te punten. *** Let op! Alle klanten/ leveranciers zullen worden afgepunt, dit zowel voor de vorige jaren als periodes*** Tussenvoegen document Indien u nog een factuur moet boeken in een vorige periode, en er zijn reeds boekingen in een volgende periode, kan u een document tussenvoegen. Bijvoorbeeld: We willen een factuur met stukdatum 18/02/2013 voor IF.a boeken.

176 166 Admisol, online boekhouden Ga naar hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma's > hulpprogramma's. Kies het dagboek, het boekjaar en het document voor dewelke u een factuur wenst tussen te voegen en geef het aantal lege documenten die u wenst tussen te voegen. Klik vervolgens op 'OK'. Geef de SMS-code in om uw keuze te bekrachtigen en klik op 'OK'. Keer terug naar hoofdmenu > IF:inkomende facturen. U zal zien dat er een leeg document van Insurag tussengevoegd werd met als stukdatum 19/02/2013.

177 Instellingen Vraag de factuur op door deze te selecteren en bovenaan op leverancier aan en de stukdatum (en/of boekdatum) en klik op 167 te klikken. Pas de naam van de om te bewaren. *** Let op! Het is niet mogelijk om een factuur tussen te voegen wanneer de BTWperiode afgesloten is en wanneer de periode definitief afgesloten is (via hoofdmenu > > ) *** *** Wanneer u een document wenst toe te voegen vóór het eerste document van het daaropvolgende periode, dan zal u na het tussenvoegen van het lege document het tussengevoegd document van periode moeten verplaatsen. Zie ook: Documenten verplaatsen van periode 162 *** Verplaatsen documenten Met dit hulpprogramma kan u kiezen om uw inkomende facturen, waarvan de stukdatum kleiner is dan de begindatum van de periode waarin ze zich bevinden, te verplaatsen naar de vorige periode. Pas eerst de periode aan via hoofdmenu > en selecteer de periode waarvan u de documenten met een stukdatum lager dan de eerste dag van deze periode wenst te verplaatsen naar de (laatste dag van de) vorige periode. Om de documenten te verplaatsen gaat u naar hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma's > hulpprogramma's. In onderstaand voorbeeld wensten we alle stukken van periode 2013/3 met een stukdatum < 01/07/2013 te verplaatsen naar periode 2013/2 met boekdatum 30/06/2013. Klik op 'OK' om de documenten te verplaatsen.

178 168 Admisol, online boekhouden ***LET OP! Deze tool werkt niet wanneer btw-periodes reeds afgesloten zijn. Wel is het mogelijk om een boekjaar over te slaan. Bv. Alle documenten van periode 1/2013 met stukdatum < 01/01/2013 verplaatsen naar 4/2012*** Layout Zie hiervoor Lay-out Nieuw boekjaar / Overdracht In Admisol kan u zeer eenvoudig, via Hoofdmenu > instellingen > hulpprgramma's > overdracht vorig boekjaar, een nieuw boekjaar aanmaken (overdracht). Het overdragen van een nieuw boekjaar gebeurt via een Diverse 73. De volgende zaken worden overgedragen: beginbalans openstaande klanten en leveranciers dagboeken (journalen) afschrijvingen het saldo van de bank U kan overdrachten doen zoveel u wenst. Indien u eerder reeds een overdracht gedaan heeft dan kan u deze overschijven. Zie Overdracht vorig boekjaar 168. Indien het uw eerste boekjaar is in Admisol zie: Opening klanten en leveranciers Opening bank en kas 124 Openingsbalans Overdracht vorig boekjaar Via dit hulpprogramma (via hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma's > overdracht vorig boekjaar) bewerkstelligt u de overdracht van de saldi van het vorig boekjaar naar het huidig boekjaar. Doel: de saldi van de balansrekeningen van het vorig boekjaar overbrengen naar het huidig boekjaar. Dit programma maakt automatisch een diverse verrichting aan. Het programma doet niets onherroepelijk, u kan deze verrichting achteraf manueel aanpassen of verwijderen. U kan dit programma bovendien meerdere malen laten lopen.

179 Instellingen 169 Belangrijk: Dit programma werkt enkel indien u zich in de openingsperiode "0" bevindt van het nieuw boekjaar. Zorg ervoor dat u de periodes voor het nieuw boekjaar heeft aangemaakt. Meer vindt u hierover bij periodes 133. Opmerking: Indien u na deze overdracht nog aanpassingen doorvoert in het vorig boekjaar dient u dit programma opnieuw te laten lopen, of manueel de aanpassingen door te voeren. Klik op het icoon "Instellingen" dat u terugvindt in de iconenbalk van het "Hoofdmenu" of kies "Instellingen" onder de rubriek "Extra" van het "Hoofdmenu". Onder "Hulpprogramma's" klikt u de optie "Overdracht vorig boekjaar" aan. Hiermee wordt automatisch een diverse gecreëerd met de rekeningsaldi (rekeningen startend met een 1,2,3,4 of 5) van het vorig boekjaar. Dagboek De code van het diverse dagboek dat u wenst te gebruiken (bv. "DV" voor Diverse verrichtingen). Volgnummer Als u dit veld niet invult, zal automatisch het eerstvolgende vrije volgnummer gebruikt worden, dit

180 170 Admisol, online boekhouden binnen het hoger gekozen dagboek. Indien u een bestaand document wenst te overschrijven, bv. een reeds eerder met dit hulpprogramma aangemaakte diverse, kan u hier het betreffende nummer ingeven. De bestaande diverse verrichting zal dan overschreven worden. Info Omschrijving bv. "Opening". U bevestigt door te klikken op of op "Overdracht vorig boekjaar". Aansluitend wordt, zoals in onderstaande lijst, een "Diverse" aangemaakt met de overdracht van de gegevens van het vorig boekjaar. U kan deze lijst nog manueel aanpassen (of het hulpprogramma opnieuw laten lopen, mocht u hierna nog wijzigingen doorvoeren in het vorig boekjaar). Bewaar door op het icoon "Bewaren" te klikken. Het hulpprogramma "overdracht vorig boekjaar" opnieuw laten lopen voor het heraanmaken van de opening Stel dat u na de eerste aanmaak van deze "Diverse" de gegevens uit het vorig boekjaar nog wijzigt, kan deze diverse opnieuw geactualiseerd worden met inbegrip van uw wijzigingen.

181 Instellingen 171 Hiervoor gaat u als volgt te werk. Zorg ervoor dat u zich opnieuw in de openingsperiode "0" bevindt van het nieuwe boekjaar. U kiest de periode "0" via het icoon zie keuze periode 16. "Periodes". Voor meer uitleg omtrent de selectie van een periode, Klik op het icoon "Instellingen" dat u terugvindt in de iconenbalk van het "Hoofdmenu" of kies "Instellingen" onder de rubriek "Extra" van het "Hoofdmenu". Onder "Hulpprogramma's" klikt u de optie "Overdracht vorig boekjaar" aan. Gezien het niet de eerste maal betreft dat u de overdracht van het vorig boekjaar doorvoert en het een update betreft van de reeds voordien aangemaakte "Diverse", vult u de gegevens in zoals in onderstaand scherm: bij "Dagboek" vult u "DV" in (of de naam van de door u aangemaakte "Diverse" voor overdracht die u wenst te overschrijven) bij "Volgnummer" vult u "1" in (of het nummer van de door u aangemaakte "Diverse" voor overdracht die u wenst te overschrijven) bij "Wachtrekening saldo" vult u bv. de wachtrekening "499000" in bij "Info" vult u bv. "Opening" in U bevestigt door te klikken op "OK". Aansluitend wordt opnieuw de lijst "Diverse" aangemaakt met inbegrip van de wijzigingen welke u doorvoerde in het vorig boekjaar. U kan deze nog steeds manueel aanpassen. U bewaart de geactualiseerde lijst door op "Bewaren" te klikken. Mogelijk probleem U heeft reeds diverse ingeboekt in periode 1 of later, en wenst nadien de opening door te voeren. De opening is verplicht in periode "0", en binnen hetzelfde dagboek dienen de verrichtingen chronologisch te zijn. Hierdoor zal de diverse voor opening niet kunnen aangemaakt worden. Oplossing Maak een nieuw diverse dagboek 149 aan, bv. "DO" "Diverse Openingen", en boek de opening via dit dagboek.

182 172 Admisol, online boekhouden Import beginbalans Zie "Importeren beginbalans" Import openstaande posten klanten/ leveranciers Zie "Import openstaande klanten en leveranciers" Import afschrijvingen Zie "Import afschrijvingen" 302.

183 Aanvraag automatisch boeken van de bank (coda's) Aanvraag automatisch boeken van de bank (coda's) In Admisol kan u gratis de bankafschriften importeren van volgende banken: KBC, Fortis, ING, Dexia Belfius, Bank Van Breda, Recordbank, CBC, Bank van de post, Delta Lloyd bank, Landbouwkrediet (BKCP mogelijk vanaf 2014) De bank stuurt de bankafschriften elke nacht naar Admisol. Wij verwerken deze de volgende werkdag voor 12u 's middags. Staat uw bank er niet bij? Vraag uw bank om contact op te nemen met Admisol. Stappen: 1. geef de correcte bankgegevens in bij de financiële dagboeken en vink "CODA" aan 2. druk de bankvolmacht af 3. geef de correct ondertekende bankvolmacht af in uw bankkantoor Ga naar instellingen => dagboeken => financieel 1. controleer of de instellingen correct staan: Open het bankboek waar u automatisch wenst te boeken: vul het bankrekeningnummer in vink "CODA" aan bewaar via het disketje 2. Vraag de volmacht aan Onderaan krijgt u een lijst met de banken. Per dagboek kan u een bankvolmacht aanvragen voor

184 174 Admisol, online boekhouden zover de bank dit toelaat en u al de gegevens ingevuld heeft bij het dagboek. Voorbeeld: Voor dagboek KB29 kan u een bankvolmacht downloaden. Dagboek KB82 heeft reeds een actieve volmacht. Dagboek TR23 hoort bij een bank welke geen bankafschriften naar Admisol kan zenden Dagboek TR35 is nog niet volledig ingevuld. Vervolgens krijgt u een.pdf document. Dit document ondertekenen en in UW BANKAGENTSCHAP binnendragen. Opgelet, stuur dit formulier niet naar Admisol! Enkel de rekeninghouder (u dus) kan dit aanvragen. Vervolgens zal de bank de CODA berichten doorzenden naar Admisol. Na enige tijd (vb KBC: 1 week, Fortis tot 6 weken) zal u de bankafschriften zien verschijnen bij het boeken van de bank. *** Speciaal voor Fortis rekeningen: Fortis accepteert geen mail of fax. Fortis zal nog een set formulieren naar Admisol zenden, welke wij moeten tekenen, welke we naar u sturen en u vervolgens nogmaals persoonlijk in het Fortis agentschap dient af te geven ***

185 Timesheets Timesheets Alle prestaties worden eenvoudig bijgehouden en makkelijk gefactureerd. Registreer aan de hand van de module "Timesheets" hoe lang u voor een klant of project gewerkt heeft. Met de module Timesheets geniet u van de volgende voordelen: eenvoudig in gebruik tijdsbesparend (alle input in 1 programma zorgt voor grote tijdswinst) trek lijsten met de klanten die nog niet gefactureerde timesheets openstaan hebben weet hoe lang een medewerker gewerkt heeft aan een project en/of klant Ingave van de uren: hier zijn er 3 mogelijkheden: Ingave van / tot: berekening van aantal uren/minuten en te factureren in decimalen (1u30 min wordt 1.5 decimaal) Ingave van het aantal uren/minuten: berekening van het aantal decimaal Ingave van het aantal te factureren in decimalen (dus niet in uren/minuten). Dit gebruikt u als u een artikel ingeeft. Facturatie van de timesheets De timesheets kunnen automatisch gefactureerd worden. Tijdens het factureren ziet u de historiek van de klant en kan u eventueel aanpassen: een deel nog niet factureren en opsparen voor de volgende factuur een deel als niet factureerbaar plaatsen (u blijft dit zien bij de medewerker in kwestie) factureerbare uren aanpassen (de gepresteerde blijven staan) Timesheets en forfaits: indien u de optie 'Periodieke documenten (forfaits)' gebruikt kan u de gepresteerde uren linken aan een forfait voor de nacalculatie. Bijkomende taken, welke buiten de forfaits vallen kan u alsnog aanrekenen. Timesheets en projecten Indien u de optie 'projectbeheer' gebruikt kan u hier het project ingeven. De bijhorende klant wordt opgehaald. De timesheet wordt aan het project gerelateerd. Kostprijs optie 'Timesheets' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost 1/6de lijn per ingave Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office.

186 Admisol, online boekhouden Aanmaken Timesheet Om een timesheet aan te maken klikt u op 'Timesheet'. U zal het onderstaand timesheetscherm krijgen waar u uw prestaties kan ingeven. 'Vandaag': enkel zichtbaar indien de functie 'Timer in timesheet' actief is. Dit zorgt ervoor dat u in 1 klik terug naar de datum van vandaag kan gaan. 'Logboek': telkens er iemand een timesheet maakt wordt dit gelogd. Bekijk in dit logboek wie, wat en wanneer gedaan heeft. en 'Vorige' en 'Volgende': met deze knoppen kan u gemakkelijk naar de vorige/ volgende datums gaan Een timesheet aanmaken kan op 2 manieren: Manueel 177 Automatisch, aan de hand van een timer 178

187 Timesheets Manueel Klik op om een timesheet aan te maken. Geef bovenaan de datum in (standaard staat deze op de huidige datum). Bij 'Klant' gaat u de klant ingeven waarvoor u een aantal uren gepresteerd heeft of * [ENTER] indien u een overzicht wenst van alle klanten.

188 178 Admisol, online boekhouden De uren kan u vrij eenvoudig ingeven, hier zijn er 3 mogelijkheden: Ingave van / tot: berekening van aantal uren/minuten en te factureren in decimalen (1u30 min wordt 1.5 decimaal) Ingave van het aantal uren/minuten: berekening van het aantal decimaal Ingave van het aantal te factureren in decimalen (dus niet in uren/minuten). Dit gebruikt u om bv. een forfait in te geven, zoals postzegels, 9:00 13:10 kan ingegeven worden als kan ingegeven worden als 9; 9.00; 9,00; 9: ; 13,10; 13:10 Het totaal aantal uren ziet u onderaan. Prestaties ingegeven bij "aantal" komen niet bij het aantal gepresteerde uren. In de kolom "Artikelnummer" dient u een artikel aan de timesheet koppelen. Geef de naam van uw artikel in of geef * [ENTER] in. De prijs dat u in uw artikelfiche ingegeven heeft zal worden gebruikt bij de facturatie. Om een artikel aan te maken zie Artikel 30. In de kolom "Te factureren" kan u de te factureren uren ingeven. Soms heb je langer of korter gewerkt dan het aantal wat u wenst te factureren. Het aantal in de kolom "te factureren" is wat er werkelijk op de factuur gaat komen. In ons voorbeeld hebben we voor "klant c" 2,83 uur gewerkt, maar factureren we er maar één. In de kolom 'Info' krijgt u de omschrijving van het artikel. Deze omschrijving kan u aanpassen. Onderaan bij "Totaal" ziet u het aantal uren dat u gewerkt heeft op dinsdag 23/07/2013. Het bewaren van de timesheet gebeurt automatisch Timer in timesheet In Admisol is het mogelijk om de tijd dat u bezig bent voor een klant te timen. Dit werkt enkel voor de huidige dag (dus niet voor een datum in het verleden). Klik op de icoon 'Vandaag' om rechtstreeks naar de huidige datum te gaan.

189 Timesheets 179 Geef in de kader 'Stopwatch' de naam van de klant in alsook het artikelnummer en klik vervolgens op 'Start'. U zal 3 zaken opmerken: 1. er wordt een extra lijn aan de timesheet toegevoegd voor deze klant. Het beginuur wordt automatisch ingevuld. 2. de icoon timesheet heeft plaatsgemaakt voor een dynamisch icoon 3. de startknop is een stopknop geworden

190 180 Admisol, online boekhouden Wanneer u gedaan heeft met het leveren van de prestatie voor de klant gaat u op 'Stop' klikken. De timer zal stopgezet worden en het einduur zal ingevuld worden in de timesheet. Indien nodig kan u de uren manueel nog aanpassen.

191 Timesheets 181

192 Admisol, online boekhouden Timesheets menu Het tikmesheetmenu kan u bereiken via hoofdmenu > timesheets. Menu Timesheet Timesheets factureren factureer uw timesheets en pas deze aan of houd ze tegen. Te factureren hier krijgt u een Excelbestand van alle items die nog niet gefactureerd werden gesorteerd per klant U kan verschillende Excel-lijsten trekken en zo een overzicht houden over de prestaties: Artikelen per medewerker Klanten per medewerker Overzicht uren per medewerker

193 Timesheets 183 Overzicht forfait 14.3 Facturatie Klik op "Timesheet factureren" om de gepresteerde uren te factureren. Klant geef de gewenste klant in waarvoor u wenst te factureren Status kies of u de timesheet gaat factureren, niet factureren of tegenhouden. Om een lijn niet te factureren klikt u op "Tegenhouden". Gebruiker geeft aan wie de uren gepresteerd heeft Datum de datum waarop de uren gepresteerd werden Artikel het artikel gebruikt voor de prijsberekening Aantal aantal uren die gefactureerd worden (niet de gepresteerde uren) Omschrijving de omschrijving weergegeven in de artikelfiche Prijs de prijs weergegeven in de artikelfiche, al dan niet afhankelijk van een prijsafspraak 285 om een prijs per klant of een prijs per medewerker te gebruiken. Totaal prijs x aantal gefactureerde uren Klik op "Volgende" om naar de volgende klant te gaan zonder te factureren. *** Hier kan u nog steeds aantal/ omschrijving/ artikel aanpassen.***

194 184 Admisol, online boekhouden Eens u gekozen heeft welke prestaties u wenst te factureren kiest u onderaan in welk dagboek het gefactureerd moet worden en klikt u op "Factureren". Een nieuw document wordt geopend. Er zijn 2 mogelijkheden: Samenvatting op de factuur of detail. Samenvatting: Op de factuur komen alle omschrijvingen te staan, echter niet met een bedrag. Er is gewoon 1 lijn met het totaalbedrag. Klik op om te bewaren en de factuur te boeken. Indien eenzelfde omschrijving meermaals voorkomt wordt deze slechts eenmaal getoond. Detail: Op de factuur komen alle prestaties, dag per dag, in detail. De keuze tussen samenvatting of detail maakt u door middel van een prijsgroep. De standaard instelling is samenvatting. Indien u detail wenst maakt u een prijsgroep aan met daarin detail aangevinkt. Vervolgens plaatst u de klanten welke een detail moeten krijgen in deze prijsgroep. Wanneer u de factuur aangemaakt heeft komt u meteen terug naar de facturatie van de timesheets en kan u een nieuwe factuur aanmaken voor de volgende klant. Timesheets worden naar keuze (per klant instelbaar) globaal dan wel in detail gefactureerd. Dit is afhankelijk van de prijsgroep op de klantenfiche.

195 Timesheets 14.4 Overzicht per klant Het is mogelijk om een overzicht te verkrijgen van de timesheets per klant. Ga hiervoor naar: Hoofdmenu > klanten Selecteer een klant en klik vervolgens op voor een overzicht. 185

196 186 Admisol, online boekhouden Hier ziet u onderaan Timesheet staan. Klik hierop voor volgend overzicht: Hier heeft u een detail van de factuur. Tevens kan u de lijst naar Excel exporteren. Indien u een fout gemaakt heeft en een timesheet wenst te ontkoppelen klik dan op "Loskoppelen van de factuur en alles terug openzetten". Zie ook Fout gemaakt Timesheets en tarieven per medewerker Standaard gebruikt Admisol in de timesheets de artikelprijs, indien gewenst uitgebreid met de prijsafspraken 285. Er zijn echter ook andere mogelijkheden. Vaste prijs per medewerker 42 Vaste prijskolom per medewerker Vaste prijs per medewerker U kan bij hoofdmenu > instellingen > dossierinstellingen > gebruikers kiezen voor welke medewerker u een vaste prijs wenst in te geven. Selecteer de medewerker en klik vervolgens bovenaan op "Opvragen".

197 Timesheets Onderaan bij 'Timesheet' kan u het uurtarief (in onderstaand voorbeeld 50,00) voor deze medewerker ingeven. 187

198 188 Admisol, online boekhouden Vervolgens maakt u een prijsafspraak om alle artikelen, een bepaalde groep van artikelen of een specifiek artikel te factureren aan het vaste uurtarief van de medewerker. Zie Uitgebreide voorbeelden Vaste prijskolom per medewerker U kan een medewerker koppelen aan 1 van de 5 verkoopprijzen per artikel. Ga hiervoor naar hoofdmenu > instellingen > dossierinstellingen > gebruikers. Kies voor welke medewerder u prijs u wenst in te geven. Selecteer de medewerker en klik vervolgens bovenaan op "Opvragen". Onderaan bij 'Timesheet' kan u ingeven uit welke prijskolom er zal gekozen worden wanneer de medewerker een document aanmaakt. In onderstaand voorbeeld is dit 1, dit refereert naar 'prijs 1' in de artikelfiche.

199 Timesheets 189 Voorbeeld: Artikel 1 heeft als prijzen 50, 55, 60 en 75 Medewerker a heeft prijskolom 1: als medewerker a het artikel ingeeft in een timesheet komt er 50 Medewerker b heeft prijskolom 2: als medewerker b het artikel ingeeft in een timesheet komt er 55 Maak een prijsafspraak: Zie Uitgebreide voorbeelden Fout gemaakt Stel u heeft een factuur gemaakt, maar er is een probleem. Ga zoals beschreven bij Overzicht klant 185 naar het overzicht en klik op "Loskoppelen van de factuur en alles terug open zetten".

200 190 Admisol, online boekhouden Nu kan u de factuur wissen. Alle reeds gefactureerde lijnen komen terug open te staan, bij een volgende factuur komen deze weer te voorschijn.

201 Scanning (documenten bewaren) Scanning (documenten bewaren) Via deze optie kan u een kopij (scan) van uw bestanden toevoegen aan eender welk stuk (factuur, diverse, bankafschrift, bestelbon, leveringsnota,...). Werkwijze: Het gebruik is zeer eenvoudig: u sleept het gewenste bestand naar het boekingsdocument. Samenwerking met boekhouder: bv. kantoor boekt aankoopfacturen U kan alle aankoopfacturen scannen, zowel 1 per 1 als een reeks facturen in 1 grote.pdf. Vervolgens sleept u het bestand (of de bestanden) onder de lijst van de aankoopfacturen. Het kantoor kan nu boeken op basis van de scans. Tweede scherm: De scan is zichtbaar naast het document en desgewenst ook in een tweede venster, makkelijk indien u met 2 schermen werkt. Instellen: U kan per dagboek kiezen of u deze optie wenst te gebruiken. Vraag via de Admisol help om deze optie aan te zetten. Vermeld voor welke dagboek(en) u dit wenst. Instellen van de scanner: 192 laat de scanner scannen naar.pdf op een lage resolutie, bv 200dpi. Kleur kan maar hoeft niet. Probeer de bestanden zo klein mogelijk, maar toch goed leesbaar te maken. Dit is afhankelijk van het type scanner. Opgelet: u bewaart een kopij (back-up) van uw bestanden in Admisol. U blijft zelf verantwoordelijk voor de originelen. Boeken op basis van scans of scans toevoegen aan reeds bestaande boekingen? De manier van werken bepaalt uzelf. Wij raden echter aan om te boeken aan de hand van de scans (in plaats van eerst te boeken en vervolgens de scan aan de boeking te koppelen).

202 192 Admisol, online boekhouden Zie: Boeken op basis van Scan 195 Bestand toevoegen aan reeds gemaakte boeking 196 Kostprijs optie 'Scanning' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost 1 lijn per begonnen schijf van 75k Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies 15.1 gratis Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office. Instellingen U kan per dagboek kiezen of u deze optie wenst te gebruiken. Vraag via de "Admisol help" om deze optie aan te zetten. Vermeld voor welke dagboek(en) u dit wenst. Instellen van de scanner Laat de scanner scannen naar.pdf-formaat op een lage resolutie (bv. 200dpi). Kleur kan maar hoeft niet. Probeer de bestanden zo klein mogelijk, maar toch goed leesbaar te maken. Dit is afhankelijk van het type scanner. De grootte van een scan wordt door verschillende zaken beïnvloed: - de densiteit van de scan (100, 200, 300,... dpi) - al dan niet kleur - het origineel U kan best een aantal facturen scannen als test en kijken wat voor u de beste instellingen zijn. Een zeer grote invloed is echter de scanner zelf. Een professionele scanner zoals een Panasonic KV-s1025C scant in 1 doorgang zowel de voor- als achterzijde (deze scanner bestaat dus uit 2 scanners) en zal de achterzijde automatisch wissen indien blanco. Dit type scanner scant zo'n 25 bladen (dus 50 zijden) per minuut en geeft zeer kleine bestanden (< 75k / pagina). Fujitsu biedt ook zeer degelijke scanners aan, zie bv. ScanSnap ix500 Een Hp of Brother multifunctional zal typisch tussen de 150 en 250 kb per pagina zitten, steeds afhankelijk van de gekozen instellingen. Instellen van de positie van het document bij het boeken

203 Scanning (documenten bewaren) 193 U kan kiezen waar u uw document wenst te zien tijdens het boeken (links/ rechts/ boven/ onder). Wij raden echter aan om te werken met een 2de scherm. Klik op scherm te kunnen verslepen. om het document naar uw 2de Deze optie is momenteel nog in testfase Bestanden opladen *** Alvorens u uw bestanden oplaadt raden we u eerst aan om de topic Instellingen te doornemen *** 192 U scant uw documenten in als.pdf en bewaart deze lokaal in een map op uw computer (bv. Admisol scans). U kan kiezen: 1 pdf per factuur: geschikt wanneer u scans wenst toe te voegen aan reeds bestaande documenten 1 grote pdf met meerdere facturen: wanneer u wenst te boeken aan de hand van de scans *** Let op! De grootte van het bestand (bestanden) die uw wenst te importeren is beperkt tot 15 mb*** In het hoofdmenu kiest u het dagboek waarvoor u de optie 'scan' aangevraagd heeft. U sleept uw gescande document(en) naar 'Drop bestanden hier'.

204 194 Admisol, online boekhouden Alternatief: U kan uw documenten eveneens importeren via 'Bestand kiezen' en 'Opladen'. Eens de bestanden opgeladen zijn krijgt u meerdere iconen te zien, namelijk:

205 Scanning (documenten bewaren) 195 maak gebruik van deze iconen om snel doorheen de scans de bladeren. 1/4 geeft weer dat u zich op het eerste document van de 4 bevindt. 'Downloaden': dit zal ervoor zorgen dat het document gedownload wordt. Let op! Admisol geeft het originele bestand weer. Indien u 1 bestand geïmporteerd heeft met daarin 10 facturen, dan zullen deze 10 facturen gedownloaded worden. 'Verwijderen': Verwijderen geeft u de volgende mogelijkheden: Indien gekoppeld aan een boeking: Loskoppelen van dit document (u kan het document opnieuw gebruiken in dit dagboek) Volledig verwijderen Annuleren Indien niet gekoppeld aan een boeking: Verplaats naar dagboek (en kies vervolgens in welk dagboek u de scan wenst te boeken) Volledig verwijderen Annuleren 'Afbeelding roteren': roteer uw afbeelding per 90 'Openen in een nieuw venster': maak gebruik van deze instelling indien u van 2 schermen gebruik maakt (of 1 groot scherm). U kan Vieveens 2 maal op de scan klikken om hetzelfde resultaat te verkrijgen. Hier staat in het rood IF.a , dit geeft kans op dubbel aan. Dit document werd reeds geboekt als aankoopfactuur 49. Deze optie is momenteel nog in testfase Boeken op basis van Scans Zodra er scans aanwezig zijn kan u dit zien in het hoofdmenu, naast het dagboek staat het aantal onverwerkte scans tussen haakjes vermeld. Om de documenten te boeken klikt u op scan is zichtbaar. om een nieuwe boeking te maken. De eerste (oudste)

206 196 Admisol, online boekhouden U ziet dat uw document rechts staat. U kan zelf kiezen waar u uw document wenst te plaatsen (links/ rechts/ boven/ onder). Klik op het document om het in een afzonderlijk venster te openen. Dit venster kan u eventueel op een tweede scherm plaatsen. Vul de gegevens in en druk op om te bewaren. Het stuk is geboekt, en de scan 'hangt' er aan. Meerdere pagina's Admisol toont steeds de laatste pagina eerst, zo ziet u beter dat er nog pagina's volgen (bv. in het geval dat er bijlagen zijn). Druk op > 'Volgende' om naar de volgende scan te gaan. Het vinkje van de selectie staat automatisch aan. Na het bewaren worden de pagina's automatisch van volgorde verwisseld zodat u het eerste blad eerst zal zien. Pagina overslaan Indien u een stuk nog niet wilt boeken, vink dan het vinkje uit zodat het niet meer geselecteerd is. Klik vervolgens op > 'Volgende' om het stuk te kiezen dat u wel wenst te boeken. Deze optie is momenteel nog in testfase Bestand toevoegen aan reeds gemaakte boeking Document toevoegen aan een reeds gemaakte boeking: Open de boeking waaraan u het document wenst toe te voegen. 'Sleep' het document(en) in de documentenzone. Het document is nu toegevoegd en gekoppeld.

207 Scanning (documenten bewaren) 197 U hoeft niet te bewaren, zodra u het bestand sleept en dropt wordt het automatisch opgeladen en gekoppeld. Alternatief: U kan ook uw document importeren via "Bestand kiezen" en "Opladen". Deze optie is momenteel nog in testfase.

208 Admisol, online boekhouden Iphone document app Voor de IPhone gebruikers hebben we een applicatie ontwikkeld waarmee u een foto kan nemen van een factuur, btw-bonnetje, rekening,... en deze meteen kan doorsturen naar de aankoopfacturen in Admisol waarna u of uw boekhouder/ accountant deze verder kan verwerken. Deze app kan u gratis downloaden via de app store. De app kan slechts gekoppeld worden aan 1 toestel. Dit betekent dat u de app kan gebruiken op uw IPhone, maar niet op uw IPad. Indien u de app op verschillende toestellen wenst te gebruiken heeft u een bijkomende Admisol IOS gebruiker nodig (betalend). Geef uw gebruikersnaam en paswoord in en druk op "Login".

209 Scanning (documenten bewaren) Maak een foto en kies het dagboek. Verzend het document. Het document is nu klaar om te boeken. Zie Boeken op basis van Scans Deze optie is momenteel nog in testfase

210 200 Admisol, online boekhouden

211 Taken Taken Het eerste doel van Admisol taken is niets te vergeten. Alles wat er voor een klant moet gebeuren wordt geregistreerd. Vervolgens worden de taken zo goed mogelijk over de medewerkers verdeeld. Dankzij Admisol taken heeft u steeds een overzicht wat er nog moet gebeuren, en door wie. Elke taak kan bestaan uit verschillend onderdelen voorbeeld koffie zetten: vullen met water vullen met koffie apparaat aanschakelen koffie uitschenken soorten taken: parallelle taken: u kan het koffie apparaat vullen met water en ondertussen kan iemand anders de filter vullen met koffie. Beide taken kunnen tegelijkertijd gebeuren, u hoeft niet te wachten tot het apparaat vol water is om de filter te vullen. U kan de filter eerst vullen, dan pas water bijdoen, het maakt niet uit. seriële taken: u kan pas koffie serveren na de koffie gezet is. Deze taak kan pas starten als de voorgaande taken afgewerkt zijn. competenties elke taak vereist een competentie. voorbeeld: het opbellen van een Engelstalige klant die een offerte kreeg zal gebeuren door iemand met de competentie 'verkoper Engelstalig'. Automatisch toewijzen van taken Elk onderdeel van een taak kan uitgevoerd worden door iemand met de juiste competentie. Indien er slechts 1 persoon de nodige competentie bezit zal deze persoon de taak toegewezen krijgen. Indien er meerdere mogelijke kandidaten zijn komt de taal in de pool terecht. Vaste medewerker Sommige taken worden steeds uitgevoerd door de verantwoordelijke voor de klant, zo kan je vb op de klantenfiche aanduiden wie de junior en wie de senior accountant is. Vanuit het standpunt van de Admisol gebruiker: Elke medewerker heeft een overzicht van wat er nog moet gebeuren, en kan zien op wie hij aan het wachten is om eventueel een taak te kunnen starten. Kostprijs optie 'Taken' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost 1/6de lijn per detail lijn van een taak Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies deze optie vereist steeds een configuratie bij u ter plaatse. Reken minimaal 3 uur tot 2 dagen Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office.

212 Admisol, online boekhouden Admisol takenbeheer (voorbeeld) Voorbeeld Elk onderdeel van een taak kan uitgevoerd worden door iemand met de juiste competentie. Indien er slechts 1 persoon de nodige competentie bezit zal deze persoon de taak toegewezen krijgen. Indien er meerdere mogelijke kandidaten zijn komt de taak in de "pool" terecht. Sommige taken worden steeds uitgevoerd door de verantwoordelijke voor de klant, zo kan je bv. op de klantenfiche aanduiden wie de junior en wie de senior is. Elke medewerker heeft een overzicht van wat er nog moet gebeuren, en kan zien op wie hij aan het wachten is om eventueel een taak te kunnen starten. Het is eveneens mogelijk om een repetitieve taak te toevoegen, bv. elk kwartaal een btw aangifte maken.

213 Taken 16.2 Gebruik Het overzichtscherm "Nieuw": taak toevoegen "Vernieuwen" "Instellingen" Aanmaken nieuwe taak Vanuit het takenoverzicht klikt u op om een nieuwe taak aan te maken. 203

214 204 Admisol, online boekhouden Kies bovenaan of de taak een leverancier of een klant betreft. Taak definitie kiest de gewenste tak definitie Vervaldatum geef de vervaldatum in waarbij de taak moet gebeuren Opmerking hier kan u nog bijkomende informatie noteren Afsluiten/ openen sluit de taakdetail af wanneer deze nog open staat, of opent de taakdetail wanneer deze gesloten is. Alles open opent alle taakdetails Alles close sluit alles taakdetails Eens alles ingevuld is klikt u op om te bewaren.

215 Taken Instellingen Vanuit het overzichtscherm van de taken klikt u op "Instellingen". Taak definitie hiermee kan u de taken definiëren Competentie elke taak wordt toegewezen aan een taak groep. Hier kan u een taakgroep aanmaken. Competentie gebruiker wijs een gebruiker toe aan een taakgroep. Kies welke gebruiker welke competentie heeft. Repetitieve taak nummers omschrijf een terugkerende taak Repetitieve taken beheer de klanten per terugkerende taak Automatisch aanmaken van taken definieer een datum waarop een taak moet aangemaakt worden 16.4 Een taak definiëren We willen een taak aanmaken voor de kwartaal aangiftes. De volgende stappen dienen te gebeuren: vanuit het takenoverzicht gaat u naar instellingen definieer de taak bij "Taak definitie" maak de verschillende competenties wijs de gebruikers toe aan een competentie maak de taak definitie detail aan maak de taak Zodat u een taak kan aanmaken moet u naar het takenoverzicht gaan en klikt u op "Instellingen"

216 206 Admisol, online boekhouden Taak definitie

217 Taken U maakt een nieuwe taak aan door op 207 te klikken. Bij "Taak definitie" geeft u een afkorting (in ons voorbeeld BTW K) en een omschrijving en klikt u op om te bewaren. Competentie We maken de competenties aan voor junior, secretariaat en senior. Klik op om een nieuwe competentie aan te maken.

218 208 Admisol, online boekhouden Geef de afkorting van de competentie en de omschrijving en klik op om te bewaren. Selecteer eventueel verantwoordelijke 1 of 2, zodat taken met deze competentie steeds door de verantwoordelijke van de klant gebeuren. Verantwoordelijke1 & 2 kan u invullen op de klantenfiche. Competentie gebruiker we wijzen de competenties toe aan een Admisol gebruiker Klik op om een Admisol-gebruiker aan een competentie te koppelen. Geef de naam ( adres) van de gebruiker alsook zijn/ haar competentie en klik op bewaren. om te

219 Taken Taak definitie detail In ons voorbeeld willen we binnen de taak "BTW kwartaalaangifte" de volgende deeltaken: Opvragen documenten Ontvangst documenten Klassement documenten Nazicht input aankopen/ verkopen Verbetering aankopen/ verkopen Opmaak aangifte + toevoegen intervat box Hiervoor keert u terug naar "Taakdefinitie" en klikt u op "Taak definitie detail" Klik op om een "Taakdefinitie detail aan te maken". 209

220 210 Admisol, online boekhouden taak definitie duidt de gewenste taak definitie aan waarvoor u een detail wenst aan te maken (in ons voorbeeld BWTk) volgnummer dit zorgt voor de volgorde waarin u de details binnen de taak wenst te hebben (bij ons start het opvragen documenten, dan ontvangen,...) de laagste nummers komen bovenaan in de lijst. Nummer per 10 zodat u achteraf makkelijk iets kan tussenvoegen. omschrijving DE/FR/NL/UK hier geeft u de omschrijving van de taakdetail. competentie kies de competentie waaraan u de taakdetail wenst te linken memo aanvinken zorgt ervoor dat u een veld krijgt waar u extra informatie kan ingeven wacht tot voorgaande klaar is aanvinken zorgt ervoor dat u met een bepaalde taak slechts verder kan indien alle vorige afgesloten zijn. Indien u de Timesheets 175 gebruikt: artikelnummer u kan direct een artikel koppelen aan de taken voor de berekening van de timesheet uren de tijd die reeds automatisch in de timesheet zal voorgesteld worden aantal het aantal dat reeds automatisch in de timesheet zal voorgesteld worden Klik op om te bewaren.

221 Repetitieve taken en repetitieve taaknummers Repetitieve taken en repetitieve taaknummers Het is eveneens mogelijk om een repetitieve taak te toevoegen, vb elk kwartaal een btw aangifte maken. Definieer een terugkerende taak Voorbeeld: een jaarlijks onderhoud, een jaarlijks commercieel bezoek, het maken van een btw aangifte voor een klant,... Definieer welke klanten deze taak moeten krijgen Een klant kan meerdere automatische taken toegewezen hebben. Maak automatisch de taak aan Als je per ongeluk 2 x dezelfde takenlijst doet voor dezelfde datum dan worden er geen taken aangemaakt. Als je ziet dat er iemand te kort staat op de lijst kan je deze bijmaken in de lijst, en vervolgens de taken opnieuw maken voor dezelfde datum. Enkel de laatst bijgemaakte zullen een taak krijgen. Kostprijs optie 'Repetitieve taken' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost 1/6de lijn per detail lijn van een taak Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies 17.1 deze optie vereist steeds een configuratie bij u ter plaatse. Reken minimaal 3 uur tot 2 dagen indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. de optie 'taken is nodig' Een repetitieve taak aanmaken Stappen: 1. beschrijf de takenlijst via "repetitieve taaknummers" 2. maak bij "repetitieve taaknummers" een taak aan 3. laat de taken aanmaken Repetitieve taak nummers Eerst maak je bij "repetitieve taak nummers" de beschrijving van de takenlijst

222 212 Admisol, online boekhouden Repetitieve taken Vervolgens maak je bij repetitieve taken de taak aan Hier beslis je welke klanten welke taak moeten krijgen. Je kan ook per lijst meerdere taken aan 1 klant geven. Automatisch aanmaken van taken Vervolgens laat je de taken aanmaken: Automatische taken Betalingsherinneringen Bij het maken van een betalingsherinnering kan er ook automatisch een taak aangemaakt worden. Zie ook "Betalingsherinneringen" 291. Per niveau betalingsherinnering kan u per taal een taak aanmaken. Voorbeeld: Een Nederlandstalige betalingsherinnering van niveau 1 bestaat uit het opbellen van de klant door de verantwoordelijke 1 (aangeduid in de klantenfiche). Nadat de boekhouding de rappel maakt zal de verantwoordelijke automatisch een taak krijgen om deze klant te bellen. Het resultaat van het gesprek kan deze in de taak invullen.

223 Repetitieve taken en repetitieve taaknummers 213 Voor een Franstalige betalingsherinnering van niveau 4 moet eerst door een medewerker met de competentie juridisch en competentie Frans een dossier voorbereid worden, vervolgens moet dit dossier overgemaakt worden aan het incassobureau. Deze taak bestaat uit 2 delen, waarbij het tweede deel (verzenden naar het incassobureau) maar kan gebeuren na het opmaken van het dossier. 1. Teruggevorderde domiciliëringen Als bij het automatisch boeken van de bank vastgesteld wordt dat een domiciliëring van een klant niet gelukt is kan er automatisch een taak gemaakt worden. Deze taak kan bv de commerciële verantwoordelijke verwittigen dat er een probleem is met de klant en een andere medewerker contact laten opnemen met de klant. 2. Ontvangst van boekingsdocumenten Zowel bij ontvangen mails als opgeladen bestanden kan u vermelden dat het om een stuk gaat wat moet geboekt worden, bv. mail van leverancier > bijlage moet geboekt worden als IF (inkomende factuur). Het aanduiden dat iets moet geboekt worden kan automatisch een taak aanmaken zodat de juiste persoon bij de boekhouding weet dat er iets geboekt moet worden. Als je per ongeluk 2 x dezelfde takenlijst aanmaakt voor dezelfde datum dan worden er geen taken aangemaakt. Als je ziet dat er iemand te kort staat op de lijst kan je deze bijmaken in de lijst, en vervolgens de taken opnieuw maken voor dezelfde datum. Enkel de laatst bijgemaakte zullen een taak krijgen. Samengevat: Voor de maandaangever kan je zeggen dat voor klant a de taak "BTW" moet doen, voor klant b de taak "enkel aangifte" moet doen, of voor klant C zowel de "aangifte" moet doen als de "bouwaangifte". Je heeft 1 x werk om deze lijst op te maken, Vervolgens kan je deze lijst laten "lopen" en alle taken van deze lijst voor een bepaalde datum laten aanmaken.

224 Admisol, online boekhouden Bedrijfsanalyse Een andere kijk op uw gegevens. Met de module bedrijfsanalyse houdt u in 1 oogopslag alles in de gaten. Het bedrijfsanalyse scherm

225 Bedrijfsanalyse 215 In het bedrijfsanalyse scherm heeft u in 1 oogopslag al de belangrijke gegevens. Budgettering: zowel op boekjaar als op periode niveau, rekening houdend met goederen in bestelling en op te maken/ te ontvangen facturen. Analyses (data mining): Admisol heeft een professionele tool voor gegevensanalyse (BI, business Intelligence). Dit kan u toepassen op verschillende bronnen zoals boekhouding, artikelkundige documenten (factuur, bestelbon,...), analytisch enz.. Gemaakte analyses kan u bewaren en op het dashboard plaatsen. Analyses kan u linken aan klanten, leveranciers, algemene rekeningen, artikelen, analytisch, projecten of afdelingen. Kostprijs optie 'Bedrijfsanalyse' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement

226 216 Admisol, online boekhouden Stockagekost Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies *Afhankelijk van de grote van de gekozen dataset kost een grafiek 1 lijn per lijnen in de dataset met een minimum van 10 lijnen. doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Alle versies. * Voor het maken van analyse wordt er een speciale kopij van de gegevens op een analyseserver geplaatst (een 'datacube'). Het maken van deze kopij wordt in rekening gebracht. Op deze kopij kan u onbeperkt en zonder meerkost analyses maken. Zodra u aanpassingen doet in Admisol (bv. klant bijmaken, aanpassen,...) is er een nieuwe datacube nodig. Bijvoorbeeld: u maakt een analyse op basis van boekhoudkundige gegevens: er wordt een datacube aangemaakt (betalend), u kan onbeperkt analyses maken (omzet per klant, bruto marge,...) zolang niemand iets in Admisol aanmaakt of aanpast Budgettering maak / beheer budgetten Voorbeeld van een budget analyse:

227 Bedrijfsanalyse 217 Het bovenste deel toont de huidige toestand. Onderaan zien we het budget in 3 vormen: het jaarbudget, begin van het jaar tot nu en de huidige periode. de 2 eerste kolommen hebben betrekking op het jaar, met het jaarbudget (eerste) en het reeds geboekte (tweede kolom) de volgende 2 kolommen zijn de totalen van het begin van het boekjaar tot en met de huidige geselecteerde periode. de 2 laatste kolommen tonen het budget van de huidige periode blauw: geboekt/budget oranje: in bestelling rood: te factureren.

228 218 Admisol, online boekhouden Links zien we het overzicht van begin van het jaar tot en met de huidige periode. We zien dat er 71,76% van het budget gehaald werd. Rechts zien we de huidige periode. We hebben nu 99,52% van de huidige periode behaald. Definiëren van een budget Een budget bestaat uit een budgetdefinitie en de uiteindelijke cijfers per jaar of per periode. Het budget is steeds in functie van een boekjaar (niet kalenderjaar). Het instellen van de budgetten bestaat uit 3 delen: het aanmaken van het budget het toewijzen van een budget aan een algemene rekening het invullen van de cijfers voor het budget Maak per budget een regel aan. ga naar het budget scherm Budget code of nummer van het budget Omschrijving omschrijving van het budget Teken veranderen indien het boekhoudkundig credit staat (bv. verkopen) vink je dit aan om positieve waarden te bekomen. Prorata vink dit aan indien u een jaarbudget opgeeft (in periode 0) dan wel u een budget opmaakt per periode (met uitzondering van periode 0) Min minimale percentage van het meterbereik (0) Max maximale percentage van het meterbereik (160) Van groen waar het groene meterbereik start

229 Bedrijfsanalyse 219 Tot groen waar het groene meterbereik stopt Idem voor geel (oranje) en rood Wijs toe aan een algemene rekening Ga naar hoofdmenu > rekeningen en vraag de algemene rekening op. Onderaan bij 'Budget' kiest u een budget, bv. budget 10: verkopen bij rekening , , Geef de budgetten in In dit voorbeeld hebben we een jaarbudget voor de verkopen (code 10) en een budget per kwartaal voor de personeelskosten. Hier hebben we een hoger personeelsbudget in kwartaal 2 (vakantiegeld) en kwartaal 4 (eindejaarspremie); U kan het budget ingeven door het budget op te vragen (detailfiche) en onderaan te klikken op 'Budget detail'. Budgetten en vaste contracten Indien u reeds weet welke facturen u zal ontvangen kan u deze reeds inbrengen als bestelbon via Admisol Stock. Zo heeft u een overzicht van het reeds toegewezen budget. Bij het boeken van deze facturen boekt u deze als inkomende factuur via Admisol Stock. Eens de factuur geboekt verminderd het bestelbedrag automatisch. Voorbeelden: contract onderaannemer, poetsdienst, huur reclamepanelen enz Budget verwijderen Om een budget te kunnen verwijderen dient u het volgende te doen: Verwijder de detaillijnen van het budget Dit kan u doen via hoofdmenu > bedrijfsanalyse > budget. Selecteer het budget die u wenst te verwijderen en klik op 'Opvragen'. Onderaan klikt u op 'Budget detail'.

230 220 Admisol, online boekhouden Selecteer de detaillijnen, voor het budget die u wenst te verwijderen en verwijder deze één per één door op 'Verwijderen' te klikken. Ontkoppel het budget van de rekening Ga hiervoor naar hoofdmenu > rekeningen. Vraag de rekening(en) op waaraan het budget gekoppeld werd. Bij 'Budget' gaat u het veld ofwel leegmaken, ofwel gaat u aan dit veld een nieuw budget toekennen. Verwijder het budget Eens de detaillijnen verwijderd zijn selecteert u het budget en klikt u op te verwijderen 'Verwijderen' om deze Analyses

231 Bedrijfsanalyse 221 De analyses zijn steeds op de actuele gegevens. Gebruik het vergrootglas om in detail te analyseren. maak/ beheer een analyse ga naar de detail analyse Een detail analyse

232 222 Admisol, online boekhouden Het scherm bestaat uit 2 delen: De grafiek De gegevens De grafiek Gegevensbron wat u wenst te analyseren, bv. boekhoudkundig, Weergave welke verdeling wenst u op de grafiek te zien Analyse wat is het bedrag dat u op de grafiek wil zien, bv. aantal, omzet, en wat, bv. totaal, gemiddelde Titel titel van de grafiek Stapelen

233 Bedrijfsanalyse 223 het eerste en tweede element van de grafiek worden boven elkaar in plaats van naast elkaar weergegeven Voortschrijdend totaal het tweede element is het eerste plus het tweede, het derde element is de som van het eerste + tweede + derde, Maak grafiek maakt de grafiek met de huidige gegevens en instellingen De analyse Naar gelang de gekozen gegevensbron heeft u hier verschillende zaken welke u kan analyseren. Selecteer wat u wenst te analyseren of filteren. Hier hebben we "Artikelgroep", "Jaartal" en "Artikel" gekozen. Bij artikelgroep hebben we gefilterd op bieren en frisdrank en op "Maak Grafiek" geklikt. Nu hebben we een grafiek met enkel de gegevens voor de groepen bier en frisdrank. Het lijstje van artikel toont nu welke artikelen er verkocht werden. Al de artikelen met een * voor werden verkocht, de artikelen met een (niet zichtbaar in ons voorbeeld) voor werden niet verkocht of horen niet tot de groepen bieren en frisdrank. U kan meerdere artikelen (of jaren, of eender welk element) selecteren door de Ctrl toets (command/apple toets voor apple gebruikers) ingedrukt te houden terwijl u klikt.

234 224 Admisol, online boekhouden Willen we nu weten hoeveel Jupiler we verkocht hebben per maand dan klikken we het artikel aan en klikken op "maak grafiek" Analyses opvragen en bewaren U kan analyses bewaren en opvragen. Naargelang waar u de analyse bewaart zal de analyse op bepaalde schermen automatisch getoond worden. Voorbeeld: U maakt een analyse met bv. de omzet per jaar, bewaart deze bij de klanten. Bij het klantenoverzicht komt nu automatisch een optie "bedrijfsanalyse". Als u hier op klikt komen alle analyses tevoorschijn welke u bewaarde in de map "klanten". De analyse zelf bevat nu enkel de gegevens van de geselecteerde klant Analyses verwijderen Een analyse verwijderen doet u via hoofdmenu > bedrijfsanalyse. Klik op 'Business intellingence' en vervolgens op 'Open' om een overzicht te verkrijgen van de plaatsen waar u de bedrijfsanalyses kan bewaren. Klik op de gewenste link om een overzicht te krijgen van alle analyses voor deze plaats. Selecteer de analyse die u wenst te verwijderen en klik op 'Verwijderen' Standaard- en voorbeeldanalyses In Admisol kan u uit een aantal standaardanalyses kiezen die u kan gebruiken (en eventueel nog aanpassen). Deze standaardanalyses kan u terugvinden via hoofdmenu > bedrijfsanalyse.

235 Bedrijfsanalyse 225 Vink de analyse(s) aan die u wenst te gebruiken. Vervolgens kan u de analyse(s) nog aanpassen en bewaren. Zie hiervoor: Analyses opvragen en bewaren 224 Hieronder vindt u een paar extra voorbeelden: Omzet per maand per jaar Vink "Voortschrijdend totaal" aan om steeds de totale omzet te zien, in januari de omzet van januari, in februari de omzet van januari tot en met februari enz. Zo kan u de totale omzet per jaar gemakkelijk vergelijken. Omzet per klantgroep voor het kalenderjaar 2011 Met bijkomende selectie jaar 2010.

236 Admisol, online boekhouden Kostprijs Het gebruik van deze module wordt verrekend via de lijnen. Afhankelijk van de grote van de gekozen dataset kost een grafiek 1 lijn per lijnen in de dataset met een minimum van 10 lijnen. Voorbeeld: u heeft artikel detaillijnen in uw dossier: een analyse kost 25 lijnen. Voorbeeld 2: u heeft grootboeklijnen in uw dossier: een analyse kost u 10 lijnen. Indien u meerdere analyses op dezelfde gegevensbron na elkaar doet wordt er slechts 1 keer aangerekend. Indien er nieuwere gegevens zijn (bv. iemand boekt een bijkomende factuur) wordt de dataset hernieuwd.

237 Kredietbeperking Kredietbeperking Kredietbeperking is het omgekeerde van een korting contant. U telt een bedrag bij de factuur bij. Indien de klant binnen de gestelde termijn betaalt mag hij het bedrag aftrekken. Indien u gebruik wenst te maken van kredietbeperking kan dit door bij de klant een negatieve korting contant in te geven. Volgende instellingen dienen te gebeuren: aanmaken tax-code voor kredietbeperking 227 aanmaken artikel tax-code voor kredietbeperking kredietbeperking ingeven in parameters Aanmaken tax-code voor kredietbeperking Bij instellingen > btw instellingen > tax-code een tax-code bijmaken voor kredietbeperking. Vergeet niet om "Verkopen" aan te vinken Aanmaken artikel-code voor kredietbeperking Maak vervolgens een artikel aan, bv. KREDIETB met omschrijving kredietbeperking. Vul bij 'tax-code verkopen' de zonet aangemaakte code KB (kredietbeperking) in. Vul bij 'verkoop rekening' een rekening in de reeks in. Dit artikel geeft u in bij Parameters dossier 127.

238 Admisol, online boekhouden Kredietbeperking ingeven in parameters Bij instellingen > dossierinstellingen > parameters dossier geeft u het zonet gemaakte artikel in bij "Artikel voor kredietbeperking". Zorg er ook voor dat "Korting contant" aangevinkt staat.

239 Intrastat Intrastat Sommige ondernemingen zijn verplicht een Intrastat aangifte in te dienen. In januari 2008 waren volgende criterea van kracht: Een onderneming - wiens jaarlijks bedrag van de aankomsten gelijk is aan of meer bedraagt dan is aangifteplichtig voor de aankomsten. Een onderneming wiens jaarlijks bedrag van de verzendingen gelijk is aan of meer bedraagt dan is aangifteplichtig voor de verzendingen. Een onderneming kan dus aangifteplichtig zijn voor geen, één of beide goederenstromen. Admisol beheert voor u de lijst van intrastat codes. Elk kalenderjaar wordt deze lijst lichtjes aangepast. Intrastat in Admisol Office: bij het boeken van een aankoop of verkoop factuur IC kan u de intrastat codes opgeven. De reeds gebruikte codes voor de geselecteerde klant/leverancier worden automatisch voorgesteld. Intrastat in combinatie met Admisol Stock: geef intrastatcode en gewicht in op de artikelfiche voor uitgaande facturen binnen europa (behalve België) komen de intrastat codes en gewichten op de factuur 'standaard layout' bij boeken van facturen worden intrastat codes automatisch opgenomen Verzending van de Intrastat aangifte Vanuit Admisol kan u de aangifte rechtstreeks indienen. Soorten aangiften Er zijn 2 soorten aangiftes: standaard en uitgebreide. Ééns u voor meer dan aankomsten of verzendingen heeft is een uitgebreide aangifte verplicht. Kostprijs optie 'Domicilieringen' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost Intrastat lijnen gelden als grootboek lijnen Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office.

240 Admisol, online boekhouden Instellingen Bij instellingen > btw instellingen kan u aanvinken waar u intratstat nodig heeft. Instelling enkel aankopen: bij Tax-adres-profiel EU intrastat aanvinken bij tax-code a en i (aankopen en investeringen) intrastat aanvinken Instelling enkel aankopen en verkopen: bij Tax-adres-profiel EU intrastat aanvinken bij tax-code a, i, v0,v21, (aankopen en investeringen) intrastat aanvinken Als u boekingen doet waar zowel het tax-adres profiel als de tax-code intrastat aangevinkt hebben zal het intrastat scherm automatisch tevoorschijn komen. Bij "Parameters dossier" 127 kan u kiezen voor de standaard of uitgebreide intrastat aangifte. (compset_intratstat: 0 = standaard, 1 = uitgebreide). Deze optie kan enkel door Admisol aangepast worden Boeken Bij het boeken zal, na het bewaren van een factuur waarop een Intrastat profiel gebruikt is, automatisch het Intrastat scherm getoond worden. Vul hier de Intrastat gegevens in en klik op bewaren.

241 Intrastat Goederencode U kan zowel de code als een deel van de omschrijving ingeven. U dient het totaalbedrag volledig te verantwoorden. 231

242 232 Admisol, online boekhouden Creditnota's Voor kredietnota's dient u de code te gebruiken. Melden transportkosten Hiervoor heeft u een aparte tax-code nodig, bv. "T" van transport met identieke instellingen als v21 maar zonder Intrastat De aangifte Kies jaar en maand en richting (arrival of dispatch) en klik vervolgens op bestand aanmaken. Vervolgens komt het bestand in de lijst. Klik op "Bestand" om het bestand te downloaden. Klik op verzenden om het rechtstreeks naar de Intrastat administratie te mailen. Eens het bestand aangemaakt zijn de facturen waarop Intrastat geboekt werd niet meer aan te passen. U kan echter wel het bestand verwijderen, op voorwaarde dat u het nog niet g d heeft.

243 Domiciliëringen Domiciliëringen Admisol verwerkt naadloos de domiciliëringen voor uw klanten. Er bestaan 2 soorten domiciliëringen, de nieuwe (sepadom) en de oude (dom80). Sepadom bestaat in 2 versies, b2b en b2c. Admisol kan beide verwerken. Via Admisol kan u ook de volmachten beheren. In de klantenfiche geeft u het domiciliëringsnummer (dom80) of volmacht (sepadom) op. Bij het maken van de facturen komen deze op domiciliëring te staan. Admisol maakt het domicilieringsbestand aan, dit kan u naar uw bank verzenden, meestal kan dit via online bankieren. Neem hiervoor contact op met uw bank. Eens de domiciliëringen op de rekening komen (via automatisch boeken van de bank) worden de bijhorende klanten automatisch afgepunt. Als een betaling terug afgenomen wordt (klant niet solvabel) zal de factuur opnieuw opengesteld worden, en de betaling in een volgend domicilieringsbestand opnieuw opgenomen worden. De historiek hiervan blijft zichtbaar (aangeboden op datum, terug van de rekening op datum... ) Kostprijs optie 'Domicilieringen' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost gratis Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies 21.1 doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office. DOM 80 DOM 80 zal vanaf 1 februari 2014 niet meer gebruikt worden. We raden u daarom aan om SEPA-dom in te stellen. Voor meer info zie:

244 234 Admisol, online boekhouden Instellingen Vooraleer u kan starten met domiciliëringen zal u eerst een nieuwe diverse dagboek moeten aanmaken, namelijk DOM80: Domiciliëringen. Gelieve hiervoor te gaan naar Hoofdmenu > Instellingen > Dagboeken > Diverse. Klik op om een nieuw dagboek aan te maken. Vul de fiche in zoals in bovenstaand voorbeeld en klik vervolgens op om te bewaren Aanmaken domiciliëringsbestand In de klantenfiche kan u een domiciliëringsnummer (dom80) ingeven in het veld mededeling. Bij het maken of boeken van een factuur komt het dom80 nummer bij "te vermelden bij betaling" te staan. Bij Hoofdmenu > Extra > Bijkomende functies > Dom80 kan u het bestand aanmaken. Alle

245 Domiciliëringen 235 facturen met zo n nummer, welke nog niet in een betalingsbestand zitten worden opgenomen. Aantal domiciliëringen geeft u het aantal domiciliëringen die opgenomen zullen worden in het bestand (tot en met de vervaldatum). Vervaldatum hier kan u kiezen, afhankelijk van de vervaldatum, welke facturen u wenst op te nemen in de domiciliëringen Lijst domiciliëringen geeft u een Excel - lijst van alle opgenomen domiciliëringen met het bedrag Rekening begunstigde de rekening waarop de domiciliëringen gestort zullen worden (kan u aanpassen bij Instellingen > Dossierinstellingen > Bedrijfsidentificatie) Spildatum de datum waarop de rekeningen van de debiteuren gedebiteerd worden met het bedrag van de domiciliëring Bestand aanmaken maak het domiciliëringsbestand aan Bestand opvragen vraag het bestand op dat u reeds aangemaakt heeft

246 236 Admisol, online boekhouden dom80 komt binnen in de bank We zien de dom80 binnenkomen in de bank. We boeken tegen aan de rekening Domiciliëring op rekening. Vervolgens krijgen we automatisch dit scherm te zien: Hier kiezen we het diverse dagboek voor de domicilieringen (in dit voorbeeld DOM80) We kiezen de rekening ' Domiciliëring naar klant' en drukken op 'Start'.

247 Domiciliëringen 237 Wanneer de balk op 100% gekomen is klikt u op 'OK'. Als het vakje Toon scherm aangevinkt is krijgt u diverse per diverse op het scherm te zien, waarbij u nog manueel kan ingrijpen. Hier zien we dat de klant afgeboekt wordt aan de rekening 'Domiciliëring naar klant' Bank neemt domiciliëring terug Sommige banken (bv. Bank van Breda) storten de domiciliëringen onmiddellijk door, alvorens deze te innen bij de klant. Het kan voorkomen dat de klant geen provisie heeft. In dat geval zal de bank het bedrag terug van de rekening nemen. Admisol herkent deze verrichting en zal de bijhorende factuur automatisch weer openzetten. Bij een volgende domiciliëring zal deze factuur weer opgenomen worden.

248 Admisol, online boekhouden Klantenbeheer (CRM) Admisol CRM (customer relationship management) is de synthese van alles wat in Admisol mogelijk is, bekeken vanuit het standpunt van de klant. Zodra u een klant aan de lijn heeft opent u een tab met het CRM scherm van de klant. Van hieruit heeft u onmiddellijk zicht op de openstaande bestellingen, niet betaalde facturen, nog uit te voeren taken en af te werken s. U kan onmiddellijk een nieuw document maken of opvragen. Kostprijs optie 'CRM' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost 1 lijn per geopende crm Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies 22.1 gratis Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office. CRM scherm Selecteer een klant en klik op het CRM icoon. U krijgt nu een nieuw tabblad enkel en alleen voor deze klant. In het CRM scherm heeft u alle mogelijke acties voor de klant. U ziet onmiddellijk wat er voor deze klant nog moet gebeuren. Voorbeeld CRM scherm (ingeklapt) Documenten Alle documenten welke u gebruikt, zoals offerte, bestelbon, factuur, komen hier te staan. Alles wat nu van belang is staat al uitgeklapt, bv. openstaande bestellingen en facturen.

249 Klantenbeheer (CRM) 239 "een afdruk van het document openen." "het document en" "item toevoegen" "geeft 1 regel per bon" "geeft ook de detail lijnen van de geselecteerde bonnen" Taken Het hart van uw onderneming zijn de taken. Alles wat moet gebeuren, door wie en wanneer. Hier ziet u alles wat nog moet gebeuren voor deze klant. Vink "enkel openstaande" uit om ook alle afgesloten taken uit het verleden te zien. Timesheets Indien u de Admisol Timesheets gebruikt kan u per klant / medewerker bijhouden hoelang u waaraan werkte. Dit kan u vervolgens gebruiken voor facturatie in regie of forfaitair. Bestand U kan Admisol gebruiken als opslagruimte voor al uw documenten zoals brieven, spreadsheets, contracten enz. Deze optie is gratis, enkel het opslaan van de bestanden wordt in rekening gebracht. Admisol bestandsopslag kan u gratis laten activeren mits een (betalende) configuratie & opleiding. Indien u Admisol gebruikt worden alle s hier gearchiveerd. Admisol kan mails lezen van een exchange server, imapi of pop3 mailbox. Betalingsherinnering Geeft een overzicht van al de betalingsherinneringen die u reeds stuurde naar deze klant. U kan ook een herinnering aanmaken. Webshop gebruikers Indien u door Admisol een webshop liet ontwerpen kan u hier de verschillende gebruikers zien welke toegang hebben tot deze klanten account. Voorbeeld CRM scherm (normaal)

250 Admisol, online boekhouden Gebruik Vanop het CRM scherm heeft u een overzicht van alles wat de klant aanbelangt. Alles wat open staat zal automatisch getoond worden. klik op de + om een deel open te klappen. klik op de om een deel te sluiten "item toevoegen" "opvragen" "de lijst vernieuwen" "de lijst naar Excel exporteren" "kiezen om alles te tonen dan wel enkel de openstaande"

251 Klantenbeheer (CRM) 241 Alle gegevens worden steeds in een lijst getoond. In een lijst kan u filteren en sorteren. Sorteren: door bovenaan in de blauwe balk te klikken, bv. klik op vervaldatum om te sorteren op datum. Filteren: onderaan de filterbalk kan u filteren door iets op te geven. Bv. in de kolom opmerking filteren op server, of op datum filteren (via de +) zodat enkel de data tussen 01/01/2011 en 30/01/2011 te voorschijn komen Routeplanning via Google Maps Via de CRM heeft u een rechtstreekse link naar Google Maps. Klik op 'Google Maps' voor een wegbeschrijving naar uw klant. De beginlocatie is het adres die u ingegeven heeft via hoofdmenu > instellingen > dossierinstellingen > bedrijfsidentificatie. De eindlocatie is het adres van de klant Juridisch Indien u de Admisol mail optie gebruikt (nog niet publiek beschikbaar, enkel voor beta testers): Admisol bewaart slechts een kopij van de s. De originele s moet u zelf (laten) bewaren. Dit kan bv. door eenvoudigweg ergens in een outlook te staan die de verschillende mail boxen leest. Admisol is niet aansprakelijk voor eventueel verlies van de stukken.

252 Admisol, online boekhouden Betalingsbestanden Vanuit Admisol kan u betalingsbestanden aanmaken. Deze betalingsbestanden kan u naar de meeste banken verzenden via homebanking. Binnen Admisol krijgt u een lijst met alle openstaande posten. U klikt aan wie u wenst te betalen. Vervolgens maakt Admisol een betalingsbestand aan, wat u op uw computer kan bewaren. Dit bestand kan u vanuit uw online banking tekenen en verzenden. De gemaakte betalingen kunnen reeds afgepunt worden aan een kruispost 'te ontvangen bankafschriften' zodat u niet per ongeluk dubbel betaald. Eens het bedrag effectief van de bank gaat boekt u het bedrag af tegen de kruispost 'te ontvangen bankafschriften', en komt deze terug op 0. Versies er zijn 2 versies mogelijk: CIRI: enkel binnenlandse betalingen EPA uw bank SEPA kan verwerken, gebruik dan SEPA Online banking: het kan zijn dat u bij uw bankier moet vragen om de optie 'betalingsbestanden verzenden' en/of de optie 'betalingsbestanden ondertekenen' te activeren. Neem hiervoor contact op met uw bank. Kostprijs optie 'Betalingsbestanden' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost gratis Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies 23.1 doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office. Betalingbestanden intro Admisol geeft geen betalingsopdracht door aan de bank. Admisol kan enkel een betalingsbestand aanmaken, wat u zelf (bv. via online banking), naar de bank kan doorsturen. Naar gelang de bank is dit een CIRI of een SEPA bestand. CIRI bestand: het oude systeem, enkel voor binnenlandse, Belgische betalingen. SEPA bestand: gebruik indien mogelijk het nieuwere SEPA formaat. Hiermee kan u zowel binnenlandse als andere europese betalingen uitvoeren.

253 Betalingsbestanden 243 Werkwijze: Uit een lijst van de openstaande facturen kan u aanduiden wie u wenst te betalen Het programma genereert 2 zaken: Een betalingsbestand (CIRI of SEPA) om naar de bank te zenden Een financiële verrichting zodat de leveranciers afgeboekt worden aan een rekening "Te ontvangen bankafschriften" Zeer belangrijk, lees dit! Het maken van een automatisch betalingsbestand genereert een financiële verrichting. Waarom? Hierdoor staan de geselecteerde facturen reeds als voldaan, zodat u niet 2 x dezelfde betaalt Als het geld van de bankrekening gaat, is dit het totaalbedrag, dus niet bedrag per bedrag. Zonder deze boeking zou u handmatig (opnieuw) moeten aanduiden wie betaald werd. Gevolg: Als het geld van de bank gaat, boekt u dit tegen aan de kruispost en niet aan de individuele leveranciers Afpunten negatief bedrag in SEPA/CIRI Wanneer u via Hoofdmenu > Bijkomende functies > SEPA / CIRI kan u soms moeilijkheden ondervinden wanneer u uit uw lijst met openstaande leveranciers een document met een negatief bedrag wenst af te trekken van een ander bedrag (bv. in onderstaand voorbeeld IF.a ten bedrage van -100,00 aftrekken van IF.a ten bedrage van 251,00 ). U kan niet zomaar de 2de lijn selecteren en op betaling klikken. U zou een foutmelding krijgen 'Saldo mag niet negatief zijn'. Om dit te voorkomen heeft u 2 mogelijkheden. 1. Afpunten via een diverse 244

254 244 Admisol, online boekhouden 2. Rechtstreeks afpunten SEPA/CIRI Afpunten via een diverse U kan het negatief bedrag afpunten via een diverse. Ga hiervoor naar hoofdmenu > DV: Diverse verrichtingen en klik op nieuwe diverse aan te maken. 'Nieuw' om een In kolom 'Type' gaat u 'Leverancier' kiezen, bij 'Nummer' geeft u de naam van de leverancier in (in ons voorbeeld 'TEST'). U zal een overzicht krijgen van alle openstaande facturen voor deze leverancier. We willen het saldo van 100,00 (van IF.a ) aftrekken van de 251,00 (van IF.a ). Klik op op de lijn waar u 100 ziet (in ons voorbeeld de 3de lijn). Het saldo zal overgenomen worden in kolom 'Credit' voor 100,00. Vervolgens klik u 2 maal op ingevuld wordt in de kolom 'Credit'. Klik op op de 2de lijn zodat er 100,00 om te bewaren. Wanneer u terugkeert naar SEPA/CIRI zal u zien dat factuur IF.a nog voor 151,00 openstaat en dat factuur IF.a verdwenen is.

255 Betalingsbestanden Negatief bedrag rechtstreeks aftrekken via SEPA/CIRI We willen het saldo van 100,00 (van IF.a ) aftrekken van 251,00 (van IF.a ). Klik op 'Betaling' (op de lijn van IF.a ). In kolom 'Bedrag' past u het bedrag aan van 251,00 naar 151,00 (dit is het verschil tussen 251,00 en 100,00 ). Klik op om te bewaren. Bij het boeken van het financiële zal u hier echter rekening mee moeten houden. U zal een betaling van -151,00 ontvangen. Neem zowel UF.a als UF.a op in de financiële verrichting (zie hieronder).

256 Admisol, online boekhouden CIRI Ciri bestanden zijn het oude betalingssysteem. Ciri werkt enkel voor binnenlandse, Belgische betalingen. Gebruik, indien dit voor uw bank mogelijk is, steeds SEPA 251 Aanmaken CIRI bestand 247 Opvragen CIRI bestand 248 Wissen van een reeds aangemaakte bestand Instellingen CIRI

257 Betalingsbestanden Aanmaken CIRI bestand Ga naar: Hoofdmenu > bijkomende functies > betalingen (CIRI: Belgische binnenlandse overschrijving) "Annuleren" "Bewaren" "Klanten" "Leveranciers" "Opvragen" Voor het aanmaken van een CIRI betalingsbestand dienen de volgende stappen te gebeuren: 1. Selecteer de gewenste bank vanwaar u wenst te betalen. Hier ziet u enkel de banken (financiële dagboeken) waar een bankrekening ingevuld is. 2. U selecteert de facturen die u wenst te betalen door er twee maal op te klikken. Deze facturen komen in onderstaande lijst terecht. Klik op het - knopje naast de betaling welke u wenst toe te voegen. U kan ook manueel een bedrag ingeven in de kolom bedrag. (De mededeling kan u eveneens aanpassen). Onderaan ziet u het totaalbedrag van de betaling.

258 248 Admisol, online boekhouden *** U kan een betaling doen aan een klant of leverancier welke geen openstaand saldo heeft (bv. voorschot). Selecteer voor klant, voor leverancier. U selecteert de klant of leverancier en deze zal aan de lijst toegevoegd worden. U kan het bedrag manueel ingeven in de kolom bedrag.*** 3. Druk op om het bestand aan te maken. Wanneer u op "OK" klikt, wordt het betalingsbestand aangemaakt en bewaard (hier als 10001). U kan te allen tijde het bestand terug opvragen. Zie Opvragen CIRI Opvragen CIRI bestand Om een reeds aangemaakt bestand aan te vragen gelieve te gaan naar Hoofdmenu > bijkomende functies > betalingen (CIRI: Belgische binnenlandse overschrijving) en klik op "Overzicht".

259 Betalingsbestanden "Annuleren" "Eerste" "Vorig" "Volgend" "Laatste" "Verwijderen" "Opvragen" "Opnieuw" Klik op om uw betalingsbestand op te vragen. 249

260 250 Admisol, online boekhouden U ziet alle betalingen die in het bestand opgenomen zijn. Door op de link van het document te klikken kan u rechtstreeks naar het document (FB.a ) gaan. Wanneer u klikt op "Bestand opvragen" zal u uw betalingsbestand opnieuw kunnen downloaden Wissen van een reeds aangemaakte CIRI Zodat u een betalingsbestand kan wissen dienen 2 zaken te gebeuren: 1. wis het bestand in het overzicht. Ga hiervoor naar Hoofdmenu > bijkomende functies > betalingen (CIRI: Belgische binnenlandse overschrijving) en klik bovenaan op een overzicht van de betalingen. voor Duid de betaling aan dat u wenst te wissen en klik vervolgens op

261 Betalingsbestanden wis de eventueel gemaakte financiële (kan enkel indien het de laatste is, anders moet u de financiële leeg maken en bewaren). De boeking, gegenereerd door het betalingsprogramma, kan je pas wissen als je ook het betalingsbestand wist Instellingen CIRI De firmafiche moet volledig ingevuld zijn (hoofdmenu >instellingen > dossierinstellingen > bedrijfsidentificatie). Bij de bank (instellingen > dagboeken > financieel ) moeten de volgende zaken ingevuld zijn: Bankrekening Dagboek voor CIRI (leeg = in eigen dagboek) Tegenrekening voor afboeken (leeg = er zal geen boeking gebeuren) Maak per bankrekening een kruispost aan. Bv t e ont v a nge n ba nka fschrift e n KBC Het betalingsbedrag zal een boeking doen in de vorm: Leverancier A Leverancier B Te ontvangen afschriften Op het moment van betaling (bedrag gaat van de rekening bank) boekt u het bedrag naar de kruispost in de plaats van naar de individuele leverancier. Deze zijn immers al betaald! Bank Te ontvangen afschriften Dagboek voor de automatisch gegenereerde verrichting U kan opteren om de verrichting in een afzonderlijk dagboek te plaatsen. Volgens Admisol is de beste werkwijze om dit veld leeg te laten, dan komt de verrichting in het bankboek te staan. Dit is erg praktisch omdat u bij het afgedrukte journaal steeds de detail van de betaling zal zien, enkele verrichtingen hoger SEPA Via het Sepa betalingsbestand kan u zowel binnenlandse als andere europese betalingen uitvoeren. Aanmaken SEPA 252 Opvragen SEPA 253 Wissen van een reeds aangemaakte SEPA bestand Instellingen SEPA

262 252 Admisol, online boekhouden Aanmaken SEPA Ga naar: Hoofdmenu > Bijkomende functies > Betalingen (Europese SEPA 2.0 vanaf 01/11/2012) "Annuleren" "Bewaren" "Klanten" "Leveranciers" "Opvragen" Voor het aanmaken van een SEPA betalingsbestand dienen de volgende stappen te gebeuren: 1. Selecteer de gewenste bank vanwaar u wenst te betalen. Hier ziet u enkel de banken (financiële dagboeken) waar een bankrekening ingevuld is. 2. U selecteert de facturen die u wenst te betalen door er twee maal op te klikken. Deze facturen komen in onderstaande lijst terecht. Klik op het - knopje naast de betaling welke u wenst toe te voegen. U kan ook manueel een bedrag ingeven in de kolom bedrag. De mededeling kan u eveneens aanpassen, deze is bij SEPA verplicht. Onderaan ziet u het totaalbedrag van de betaling.

263 Betalingsbestanden 253 *** U kan een betaling doen aan een klant of leverancier welke geen openstaand saldo heeft (bv. voorschot). Selecteer voor klant, voor leverancier. U selecteert de klant of leverancier en deze zal aan de lijst toegevoegd worden. U kan het bedrag manueel ingeven in de kolom bedrag.*** 3. Druk op om het bestand aan te maken. Wanneer u op "OK" klikt, wordt het betalingsbestand aangemaakt en bewaard (hier als 10001). U kan te allen tijde het bestand terug opvragen. Zie "Opvragen SEPA" Opvragen SEPA U kan te allen tijde het bestand terug opvragen. Hiervoor dient u terug te keren naar SEPA via Hoofdmenu > Bijkomende functies > Betalingen (Europese sepa 2.0 vanaf 01/11/2012) en op te klikken.

264 254 Admisol, online boekhouden "Annuleren" "Eerste" "Vorig" "Volgend" "Laatste" "Verwijderen" "Opvragen" "Opnieuw" Klik op om uw betalingsbestand op te vragen.

265 Betalingsbestanden 255 U ziet alle betalingen die in het bestand opgenomen zijn. Door op de link te klikken kan u rechtstreeks naar het document (FB.a ) gaan. Bestand opvragen Klik op "Bestand opvragen" om uw betalingsbestand opnieuw te downloaden. Deze kan u via uw online bankieren versturen Wissen van een reeds aangemaakte SEPA betalingsbestand Zodat u een betalingsbestand kan wissen dienen 2 zaken te gebeuren: 1. wis het bestand in het overzicht. Ga hiervoor naar Hoofdmenu > Bijkomende functies > Betalingen (Europese sepa 2.0 vanaf 01/11/2012) en klik bovenaan op overzicht van de betalingen. voor een

266 256 Admisol, online boekhouden Duid de betaling aan dat u wenst te wissen en klik vervolgens op 2. wis de eventueel gemaakte financiële (kan enkel indien het de laatste is, anders moet u de financiële leeg maken en bewaren). De boeking, gegenereerd door het betalingsprogramma, kan je pas wissen als je ook het betalingsbestand wist Instellingen SEPA De instellingen voor SEPA zijn bijna identiek aan de instellingen voor CIRI. De firmafiche moet volledig ingevuld zijn (hoofdmenu >instellingen > dossierinstellingen > bedrijfsidentificatie). Dit houdt hetvolgende in: Naam Adresgegevens Bankrekeningnummer Bij de bank (instellingen > dagboeken > financieel ) moeten de volgende zaken ingevuld zijn: Bankrekening Opnemen in sepa betalingen aanvinken Dagboek voor afboeking (leeg = in eigen dagboek) Tegenrekening voor afboeken (leeg = er zal geen boeking gebeuren) Maak per bankrekening een kruispost aan. Bv t e ont v a nge n ba nka fschrift e n KBC Het betalingsbedrag zal een boeking doen in de vorm: Leverancier A Leverancier B Te ontvangen afschriften

267 Betalingsbestanden 257 Op het moment van betaling (bedrag gaat van de rekening bank) boekt u het bedrag naar de kruispost in de plaats van naar de individuele leverancier. Deze zijn immers al betaald! Bank Te ontvangen afschriften Dagboek voor de automatisch gegenereerde verrichting U kan opteren om de verrichting in een afzonderlijk dagboek te plaatsen. Volgens Admisol is de beste werkwijze om dit veld leeg te laten, dan komt de verrichting in het bankboek te staan. Dit is erg praktisch omdat u bij het afgedrukte journaal steeds de detail van de betaling zal zien, enkele verrichtingen hoger.

268 Admisol, online boekhouden Analytisch Admisol beschikt standaard over 3 verschillende, totaal onafhankelijke analytische boeken. analytisch project afdeling per grootboekrekening kan u kiezen of u analytisch wil werken, en in welke analytische boeken (tot 3!) er moet gesplitst worden. voorbeeld: rekening telefoon per afdeling rekening onderaannemingen per project en per afdeling aankopen en verkopen per analytische rekening rekeningen met betrekking tot autokosten analytisch per nummerplaat rekening zowel analytisch, per project als per afdeling Project: Project is een analytisch dagboek met als extra een volledige project beheer module: start en einddatum per project, eens een project afgesloten kan u er niet meer (per ongeluk) op boeken kan gebruikt worden vanuit de timesheets en forfaits: sommige zaken zitten in het forfait, andere zaken worden per project gefactureerd Admisol Travel: elke reis, of elke groep is een project. Al de aankopen en verkopen met betrekking tot 1 reis komen op 1 project Admisol Retail: kasverkopen kunnen automatisch op het project 'winkelverkoop' komen Projectbeheer van offerte tot facturatie Lijsten: Balans: maak een balans op basis van volgende parameters: van/tot project van/tot afdeling van/tot analytische code grootboek: per project / afdeling / analytisch Kostprijs optie 'Analytisch' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost 1 lijn per boeking in een analytisch, project of afdeling dagboek Setup kost doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief

269 Analytisch 259 u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Maatwerk Helpdesk Admisol versies 24.1 Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office. Analytisch intro Het opzetten van een analytisch systeem vraagt een grondige voorbereiding. We moeten eerst en vooral proberen achterhalen wat de gewenste output is, rekening houdend met het feit dat de klant achteraf waarschijnlijk nog een aantal zaken extra zal willen. Neem volgend voorbeeld: Een consultancy onderneming heeft een pool van 100 zelfstandigen. Deze voeren opdrachten uit op projectbasis. Eenzelfde consultant kan op meerdere projecten werken, eenzelfde klant kan meerdere consultants / projecten hebben. We willen een overzicht per project, per klant, per consultant. Admisol biedt 3 verschillende, volledig onafhankelijke analytische boeken. Wij noemen deze afdeling, project en analytisch. U kan deze uiteraard voor andere doeleinden gebruiken, vb in een vervoeronderneming per transportmiddel (vrachtwagen). In het voorbeeld van de consultancy firma hebben we verschillende opties: We kunnen opteren om één van de parameters via het boekhoudplan te splitsen. In theorie kunnen we hier kiezen tussen project en consultant. We kunnen een kostenrekening maken per consultant, en een verkooprekening per project. In de praktijk lopen we hier snel vast, niettegenstaande u een 10-cijferig boekhoudplan kan gebruiken, het aantal zal dus geen probleem zijn, komt u hier snel in een onoverzichtelijke warboel terecht. We kunnen de parameters via een analytisch boek splitsen. Werkwijze 1 Per consultant maken we een aankooprekening en een leverancier. We plaatsen deze in de leveranciersfiche als standaard aankooprekening. We maken gebruik van het analytische boek projecten We vinken projecten aan bij instellingen > dossierinstellingen > parameters dossier We vinken projecten aan bij de verkooprekening en bij alle kostenrekeningen consultants. Als we bij het boeken één van deze rekeningen gebruiken wordt ons gevraagd deze te splitsen per project. Het totale bedrag van de grootboekrekening moet uitgeventileerd worden, indien nodig maak een project diverse aan voor niet toewijsbare. In de praktijk moeten we bij het boeken van de aankoop weten aan welke projecten de consultant gewerkt heeft. Bij de verkoop moeten we eveneens per project uitsplitsen.

270 260 Admisol, online boekhouden Werkwijze 2 Dan komt ongetwijfeld de volgende vraag: Wat is het rendement van mijn consultant. Hier is het kiezen of delen. Om dit te kunnen moeten we immers ook elke verkoop gaan splitsen per consultant. Dit kan, hoewel in vele gevallen dit niet makkelijk is. (Hoe splitst u? pro/rata?) Als deze vraag komt kan u gebruik maken van een bijkomend analytisch boek. Dit gebruiken we voor de consultants. Nu is het niet meer nodig, het kan nog maar hoeft niet, om per consultant een 603 rekening te hebben. We duiden 603 en 702 aan als beide, gesplitst per project en analytisch. Dit passen we tevens aan bij de basisinstellingen van het dossier. Vervolgens splitsen we bij aankoop en verkoop uit per project EN consultant. Vervolgens hebben we een overzicht per project en per consultant. Werkwijze 3 We zouden ook Admisol Stock kunnen gebruiken, en elke consultant als artikel beschouwen. Zo hebben we aankoop en verkoop per artikel, een totale aan- en verkoopwaarde. Instellingen Om analytisch te kunnen gebruiken in een dossier hebben we 2 zaken nodig: Bij instellingen > dossierinstellingen > parameters dossier vinken we aan welke analytische boeken we wensen te gebruiken. Vervolgens kiezen we per rekening via welke boek(en) deze moeten gesplitst worden. Om te splitsen moet aan beide voorwaarden voldaan zijn: zowel het dossier als de rekening moeten als analytisch, project en/of afdeling aangevinkt staan. Vervolgens maken we afdelingen / projecten of analytische benamingen aan. Boeken Indien u tijdens het boeken, zowel aankoop, verkoop, financieel als divers, boekt op een rekening

271 Analytisch 261 welke gesplitst moet worden krijgt u een kader om deze te splitsen. De knop voorstel zal de splitsing pro/rata doen zoals in het verleden. Consulteren 1. Detail per analytisch Via afdelingen / projecten / analytisch kunnen we per item een overzicht vragen, wat we kunnen exporteren naar Excel. 2. Balans Bij de actief/passief balans kunnen we een kolom maken per item. Zo kan u een balans maken met één kolom het volledige bedrijf, 2de kolom enkel een project. Analytische lijsten Bij lijsten > Analytisch Zo kan u een balans maken met één kolom het volledige bedrijf, 2de kolom enkel een project.

272 262 Admisol, online boekhouden Hier kan u een overzicht hebben gesorteerd per rekening of per analytisch boek Instellingen Om analytisch te kunnen gebruiken in een dossier hebben we 2 zaken nodig: 1. aanvinken bij instellingen 2. aanvinken bij de gewenste boekhoudkundige rekeningen Bij Hoofdmenu > instellingen > dossierinstellingen > Parameters dossier vinken we aan welke analytische boeken we wensen te gebruiken. Vervolgens kiezen we per rekening via welke boek(en) deze moeten gesplitst worden. Om te splitsen moet aan beide voorwaarden voldaan zijn: zowel het dossier als de rekening moeten als analytisch, project en/of afdeling aangevinkt staan. Vervolgens maken we afdelingen 265 / projecten 256 of analytische benamingen aan.

273 Analytisch Boeken Indien u tijdens het boeken, zowel aankoop, verkoop, financieel als divers boekt op een rekening welke gesplitst moet worden dan krijgt u een kader om deze te splitsen. De knop "Voorstel" zal de splitsing pro/rata doen zoals in het verleden. *** Let op! Indien u bij project a het volledige bedrag ingeeft (100,00 EUR) zal u geen bedrag kunnen toewijzen aan project B. Zorg ervoor dat er een deel van het bedrag op project A staat alvorens project B in te geven/*** 24.4 Consulteren Detail per analytisch Via detail per afdeling/ projecten/ analytisch kunnen we per item een overzicht vragen die we kunnen exporteren naar Excel. Klik hiervoor op nadien exporteren. om het overzicht te exporteren. Indien u wenst kan u eveneens filteren en Balans Bij de actief/passief balans (Hoofdmenu > lijsten > Actief/passief balans) kunnen we een kolom maken per item.

274 264 Admisol, online boekhouden Zo kan u een balans maken met één kolom het volledige bedrijf, 2de kolom enkel een project. Analytische lijsten Bij Hoofdmenu > lijsten > export Excel > analytisch kiest u "Analytische lijsten" Hier kan u een overzicht hebben gesorteerd per rekening of per analytisch boek.

275 Analytisch Afdeling "Afdeling": selectie/aanmaak afdeling. Indien geactiveerd bij "Instellingen" onder rubriek "parameters dossier 127 " vindt u dit icoon in het scherm "Hoofdmenu". Voor meer info: zie afdelingen Projecten Admisol heeft een uitgebreide project management module (PRM). Door te werken met projecten heeft u steeds een overzicht van de kosten en opbrengsten van een bepaalde activiteit. Een project omvat delen van handelingen van zowel inkomende als uitgaande facturen en loopt over meerdere klanten & leveranciers. Een project kan bv. het bouwen van een zwembad zijn. U kan de projecten aan- en uitschakelen via Hoofdmenu > Instellingen > Dossierinstellingen > Parameters dossier.

276 266 Admisol, online boekhouden Project Management (PRM) Via het project management scherm heeft u in een oogopslag een volledig overzicht van uw project. Het project management scherm kan u bereiken via basisbestanden > projecten > overzicht. Info Tekstveld met bijkomende info over het project. Bedrijfsanalyse Indien u analyses gemaakt heeft op project niveau kan u deze hier consulteren en in de diepte verder analyseren. Zie Bedrijfsanalyse 214 Detail documenten klanten alle artikelkundige documenten die nog open staan kan u hier in detail zien. Zo ziet u wat er voor dit project nog in bestelling is, moet gefactureerd worden enz. Detail documenten leveranciers alle artikelkundige documenten die nog open staan kan u hier in detail zien. Zo ziet u wat er voor dit project nog in bestelling is, moet gefactureerd worden enz. Boekhoudkundig hier ziet u een overzicht van alle openstaande boekhoudkundige documenten die met dit project te maken hebben. Boekhoudkundig overzicht

277 Analytisch 267 hier heeft u het boekhoudkundige resultaat van het project. Vanuit dit scherm kan u onmiddellijk documenten aanmaken en opvragen Instellingen U kan de optie "Projecten" activeren bij "Hoofdmenu" via instellingen , onder Parameters dossier Eenmaal geactiveerd verschijnt het icoon "Projecten" in de iconenbalk van het "Hoofdmenu" alsook in het "Hoofdmenu" bij de optie "Basisbestanden". Indien u klikt op "Projecten", komt u in onderstaande grid terecht. "Annuleren" "OK" "Eerste" "Vorig" "Volgend" "Laatste" "Verwijderen" "Opvragen" "Opnieuw" "Overzicht": dit geeft u een overzicht van alle geboekte aan- en verkoopfacturen op het geselecteerde project. U kan deze exporteren naar Excel voor verdere verwerking. "Export naar Excel bestand": exporteer alle projecten naar Excel. U kan ook eerst filteren op bv. omschrijving, startdatum,... en exporteren naar Excel

278 268 Admisol, online boekhouden Detailfiche Project vrij te kiezen uniek nummer of naam Startdatum startdatum van het project Einddatum datum waarop afloop van het project voorzien is Afgesloten project in uitvoering of beëindigd project Omschrijving FR/NL/UK per taal een omschrijving Adressoort link het project aan een adressoort (bv. CUST) Adresscode link het project aan een klant Info geef extra info omtrent het project 24.7 Analytisch Het derde analytische boek noemt 'Analytisch' Instellingen U kan de optie "Analytisch" activeren bij "Hoofdmenu" via instellingen , onder parameters dossier Eenmaal geactiveerd verschijnt het icoon "Analytisch" in de iconenbalk van het "Hoofdmenu" alsook in het "Hoofdmenu" bij de optie "Basisbestanden".

279 Analytisch 269 Indien u klikt op "Analytisch", komt u in onderstaande grid terecht. "Annuleren" "OK" "Eerste" "Vorig" "Volgend" "Laatste" "Verwijderen" "Opvragen" "Opnieuw" "Overzicht": dit geeft u een overzicht van alle geboekte aan- en verkoopfacturen op het geselecteerde project. U kan deze exporteren naar Excel voor verdere verwerking. "Export naar Excel bestand": exporteer alle projecten naar Excel. U kan ook eerst filteren op bv. omschrijving, startdatum,... en exporteren naar Excel "Importeren van een Excel bestand": importeer analytische projecten vanuit Excel Detailfiche

280 270 Admisol, online boekhouden Analytisch vrij te kiezen uniek nummer of naam Omschrijving FR/NL/UK per taal een omschrijving Selecteer de rekeningen waarvoor u een analytische opsplitsing wenst en vink analytisch aan. Zie Boekhoudplan 26.

281 Repetitieve facturen (forfaits) Repetitieve facturen (forfaits) Automatiseer u terugkerende documenten zoals huur, jaarlijks onderhoud, forfaitaire voorschotten enz. voorbeelden boekhoudkantoor: forfaitaire facturen naargelang de klant per maand of kwartaal, met een variabele prijs per klant maandelijks factureren van de meldingskamer alarmcentrale per kwartaal factureren van de huur garage onderhoudscontracten: maak jaarlijks een werkbon voor het jaarlijks onderhoud Forfait groep Alle klanten die een zelfde soort document op een zelfde tijdstip moeten krijgen komen in een groep. Periodiciteit Voor deze groep specifieert u wanneer deze welk document moeten krijgen. U kan vrij kiezen wanneer, vb maandelijks, kwartaal, semester, jaar, elke 14de februari,... Gebruik Met 1 druk op de knop maakt u al de documenten voor een bepaalde periode aan. U kan deze documenten nog steeds manueel aanpassen indien nodig. Extra vanuit de CRM module ziet u onmiddellijk welke periodieke documenten een klant krijgt Kostprijs optie 'Betalingsbestanden' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost 1 lijn per gemaakt document extra Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies 25.1 doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office. Instellingen "Forfait" kan u terugvinden bij "Timesheet" Het menu bevat de volgende onderdelen: of in het hoofdmenu bij Forfait.

282 272 Admisol, online boekhouden Eerst stel je de forfait definities op. Vervolgens voeg je klanten toe aan een definitie 1. Forfait definities Alle klanten die een zelfde soort document op een zelfde tijdstip moeten krijgen komen in een groep. Voor deze groep specifieert u wanneer deze welk document moeten krijgen. U kan vrij kiezen wanneer, bv. maandelijks, kwartaal, semestrieel, jaarlijks, elke 14de februari,... Druk op om een nieuwe "Forfait definitie" toe te voegen.

283 Repetitieve facturen (forfaits) 273 Indien u een groep wenst die maandelijks een forfait ontvangt dan moet u 12 "Forfait definities" aanmaken. *** Tip: Indien u vele "Forfait definities" moet aanmaken is het eenvoudiger en sneller om eerst een forfait definitie aan te maken en vervolgens te exporteren naar Excel In Excel maakt u de andere forfait definities aan. Vervolgens importeert u terug het document naar Admisol.***. 2. Klanten forfaits Per klant bepaalt U welke forfaits de klant moet krijgen. Klik op om een "Klanten forfait" aan te maken..

284 274 Admisol, online boekhouden In dit geval krijgt de klant de forfait "Maand", en zal hij 12 x per jaar een factuur ontvangen van Gebruik Eens alles correct ingesteld is kan u de documenten aanmaken door te klikken op "Factureren". Selecteer de definitie die u wilt laten aanmaken en geef de boekdatum in. Dit is de datum waarop de facturen zullen worden aangemaakt en geboekt. Klik vervolgens op "OK". Alle facturen (of werkbonnen,...) zullen worden aangemaakt. U kan deze documenten nog steeds manueel aanpassen indien nodig (bij facturatie). *** Let op! U kan de factuur aanpassen, doch niet wissen. Omdat de factuur gelinkt is aan een forfait dient u eerst de forfait te verwijderen. Zie Historiek 275. ***

285 Repetitieve facturen (forfaits) Historiek Elke bon welke je via de forfaits maakt komt in de historiek. U kan steeds terugvinden welke klant via welke historiek gefactureerd werd. Indien u wenst kan u hier een bon wissen. Als u vervolgens de forfaits opnieuw aanmaakt zal deze bon er terug bijkomen Extra CRM Vanuit de CRM module ziet u onmiddellijk welke periodieke documenten een klant krijgt. Zie CRM 238.

286 276 Admisol, online boekhouden

287 Fiches Fiches U kan de fiches zowel automatisch laten opmaken als manueel ingeven. Vervolgens kan u de fiches afdrukken of opvragen als XML bestand. Bij de klanten & leveranciers en rekeningen kan u aanduiden of u al dan niet een fiche wenst. Automatisch aanmaken van de fiches maakt een fiche aan voor alle adressen met vinkje waar geboekt is op een rekening met vinkje u kan de fiches manueel aanpassen. Handmatig maken van de fiches u kan fiches handmatig aanmaken, de adresgegevens van een klant/leverancier kunnen gebruikt worden. Kostprijs optie 'Fiche ' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost 1 lijn per fiche Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies 26.1 doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office. Fiches Intro U kan de fiches zowel automatisch laten opmaken als manueel ingeven. Vervolgens kan u de fiches afdrukken en als XML bestand via belcotaxonweb.html doorzenden. Fiches kan u vinden bij: Hoofdmenu > Lijsten > Diverse Het hoofdscherm

288 278 Admisol, online boekhouden Bovenaan heeft u een lijst met de verschillende fiches. De fiches met status 0 kan u nog aanpassen Opmaken van de fiches Manueel opmaken van fiches Klik op de om een fiche toe te voegen. Vul alle velden in en druk op. Semi-manueel opmaken van fiches Maak een nieuwe fiche aan en selecteer onderaan een klant of leverancier. De adresgegevens van de klant of leverancier worden automatisch uit de klantenfiche of leveranciersfiche gehaald en ingevuld. Vul verder manueel het bedrag en andere zaken aan.

289 Fiches Automatisch opmaken van fiches Bij klanten, leveranciers en rekeningen is er een vinkje "Fiche " voorzien. Er kunnen automatisch fiches aangemaakt worden voor alle boekingen waar zowel het adres als de rekening "fiche " aangevinkt is. Indien u klikt op "OK" worden de fiches aangemaakt waar zowel bij het adres als bij de rekening "fiche " aangevinkt werd. Zowel het adres als het bedrag wordt ingevuld. Vervolgens zal u elke fiche nog eens moeten openen, aanvullen en bewaren De aangifte Elke aangifte heeft een uniek volgnummer. Eens een aangifte aangemaakt is, kan u de fiches afdrukken en het xml bestand verzenden. U kan de aangifte niet meer wijzigen. Na het aanmaken van een aangifte wordt het volgnummer automatisch verhoogd.

290 280 Admisol, online boekhouden Vervolgens kan u de xml downloaden, opslaan en doorzenden alsook de aangifte verwijderen. U kan de fiches afprinten, dit is een.pdf document.

291 Verworpen uitgaven Verworpen uitgaven Intro In Admisol kan u eenvoudig de verworpen uitgaven beheren en instellen. Vervolgens kan u een lijst bekomen van deze verworpen uitgaven. Zie: Werkwijze Werkwijze Om de lijst van de verworpen uitgaven aan te maken dienen de volgende zaken te gebeuren. Aanduiden van de rekeningen waarvoor de verworpen uitgaven van toepassing is: Hiervoor gaat u naar Hoofdmenu > Rekeningen, vervolgens vraagt u de rekening op door op te klikken. In onderstaand voorbeeld hebben we rekening Restaurantkosten 31% genomen. U klikt op de link 'Verworpen uitgaven' om een lijst te verkrijgen met de reeds aangemaakte verworpen uitgaven. Klik op om een nieuw verworpen uitgave aan te maken.

292 282 Admisol, online boekhouden Code geef de code in van de verworpen uitgave Boekjaar geef het boekjaar in vanaf wanneer de verworpen uitgave van toepassing is %Privé gebruik hier geeft u het aantal % privé gebruik in van de verworpen uitgave. In ons voorbeeld zal voor de rekening Restaurantkosten 31%, 31% opgenomen worden in de lijst van de verworpen uitgaven. Omschrijving DE/FR/NL/UK geef de omschrijving van de verworpen uitgave Klik op om te bewaren. In het overzicht van de 'Verworpen uitgaven' selecteert u de zopas aangemaakte uitgave en klikt u bovenaan op. In de rekeningfiche zal het veld 'Verworpen uitgaven' ingevuld zijn.

293 Verworpen uitgaven 283 Vraag de lijst 'Verworpen uitgaven' op Deze lijst vindt u terug via Hoofdmenu > lijsten (Export naar Excel bestand). U klikt op 'Verworpen uitgaven' en zal een Excel-document verkrijgen met een overzicht van de verworpen uitgaven. *** Let op! In sommige versies van Microsoft Excel kan het zijn dat het document in 'Beveiligde weergave' geopend wordt, waardoor bepaalde totalen niet kloppen. Dit

294 284 Admisol, online boekhouden wordt vaak bovenaan in het Excel-document vermeld. Wanneer u op 'Bewerken inschakelen' klikt zal u de correcte bedragen kunnen zien ***

295 Prijsafspraken Prijsafspraken Uw voordeel: elke klant heeft steeds de correcte prijs, eender met welke medewerker hij spreekt. Bepaal de prijsgroep in de klantenfiche. Een korting kan zowel een % zijn als een vaste prijs, of vb de aankoopprijs + 10%. Zo heeft klant x artikel abc aan 100 per stuk of % per 12 Hiermee kan u een onbeperkt aantal verschillende verkoopprijzen hanteren. 1) Wie krijgt de korting selecteer voor welke klanten de korting geldig is 2) Voor welk artikel krijgt hij korting één bepaald artikel een volledige artikelgroep de artikelen van een bepaalde gelinkte leverancier 3) Vanaf welke hoeveelheid geldt de korting altijd vanaf een bepaald aantal 4) Welk soort korting krijgt de klant een vaste prijs een percentuele korting (zichtbaar op de factuur) een toeslag (in euro, niet zichtbaar op de factuur) de aankoopprijs x een bepaalde factor de eerste, tweede, derde, vierde of vijfde prijs uit de artikelfiche de eerste, tweede, derde, vierde of vijfde prijs uit de artikelfiche maal een bepaalde factor een combinatie van (een deel van) de eerste, tweede, derde, vierde of vijfde prijs uit de artikelfiche Voorbeelden: klanten met prijsgroep A krijgen 10% korting klanten met prijsgroep A krijgen 10% korting op de artikelen van groep ABC klanten met prijsgroep A krijgen 10% korting op de artikelen van groep ABC vanaf 10 stuks klanten met prijsgroep A krijgen 10% korting op artikel nummer X123 vanaf 10 stuks klanten met prijsgroep B krijgen alle artikelen aan aankoop + 10% klanten met prijsgroep B krijgen artikel X123 aan 150 klanten met prijsgroep B krijgen vanaf 12 stuks artikel X123 aan % klanten met van prijsgroep C krijgen alle artikelen aan de prijs uit prijskolom 3 klanten met van prijsgroep C krijgen alle artikelen aan de prijs uit prijskolom 4 x 1,1 dealer krijgen artikelen in bulk aan de eindgebruikersprijs - 30% - de verpakkingskost, aangegeven als prijs 5 op de artikelfiche klanten van de groep 'familie' krijgen de aankoopprijs + 5% Kostprijs optie 'Prijsafspraken' Jaarlijks gefactureerde Gratis optie bij uw Admisol abonnement

296 286 Admisol, online boekhouden kosten 372 Stockagekost Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies 28.1 Gratis doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office. Werkwijze U kan deze regels aanmaken bij Hoofdmenu >Prijsafspraken. Opgelet, eerst prijsafspraken aanvinken bij Parameters dossier 127 Prijsgroep: deze regel geldt enkel voor de klanten welke tot deze prijsgroep behoren. Artikellijst: indien leeg: deze regel geldt enkel voor Admisol artikelen. Indien ingevuld: regel enkel van toepassing op de vermelde externe artikellijst (link met een leverancier). Groep: dit is de artikelgroep waartoe het artikel behoort. Aantal: vanaf een bepaald aantal is deze regel van toepassing Korting: een % korting Toeslag: een vast bedrag wat bij de prijs bijkomt (u kan een negatief bedrag ingeven)

297 Prijsafspraken 287 Prijs: in de plaats van de prijs in de artikelfiche gebruiken we deze prijs Factor aankoop : in de plaats van de prijs in de artikelfiche nemen we de aankoopprijs maal deze factor Factor verkoop 1: we nemen de eerste verkoop prijs uit de artikelfiche maal deze factor Factor verkoop 2: we nemen de tweede verkoop prijs uit de artikelfiche maal deze factor Factor verkoop 3: we nemen de derde verkoop prijs uit de artikelfiche maal deze factor Factor verkoop 4: we nemen de vierde verkoop prijs uit de artikelfiche maal deze factor Factor verkoop 5: we nemen de vijfde verkoop prijs uit de artikelfiche maal deze factor Factor gebruiker uurtarief: dit is het uurtarief ingegeven bij de Admisol gebruiker Volgorde van de regels is er een regel voor dit artikelnummer vanaf deze hoeveelheid? is er een regel voor deze artikelgroep vanaf deze hoeveelheid? Een regel met een artikelnummer heeft voorrang op een regel met de artikelgroep een vaste prijs factor aankoop factor verkoop 131.

298 288 Admisol, online boekhouden Bij gebruik van de speciale prijs opties kan u slechts uit één van de opties kiezen. Indien er meerdere opties ingevuld zijn gaat het systeem de eerst ingevulde optie gebruiken. Een vaste prijs heeft dus voorrang op een factor aankoop of verkoop. Een factor aankoop heeft voorrang op een factor verkoop. Indien er een percentage ingevuld staat wordt dit overgenomen op het document. Indien er een toeslag ingevuld is wordt deze bijgeteld bij de gekozen prijs (vaste prijs, aankoop x factor of verkoop x factor) 28.2 Uitgebreide voorbeelden Voorbeeld om prijsgroepen te maken per prijskolom: Stel, u heeft 3 soorten klanten: A P D aannemer particulier doorverkoper U wenst dat de aannemer prijs 1 uit de artikelfiche krijgt Prijsgroep: A Bij optie 3 geeft u bij factor verkoop1 het getal 1 in U wenst dat de particulier prijs 2 uit de artikelfiche krijgt Prijsgroep: P Bij optie 3 geeft u bij factor verkoop2 het getal 1 in U wenst dat de doorverkoper de aankoopprijs + 5% krijgt Prijsgroep: D Bij optie 2 geeft u bij factor aankoop het getal 1.05 in Stel dat u sommige aannemers 5% korting wilt geven, en andere 3% toeslag, en u wenst dit onzichtbaar te doen voor de klant, dus u wenst dat de verkoopprijs in de plaats van of 97 wordt (u had ook kunnen een regel plaatsen met 5% zichtbare korting) A-5 aannemer 5% extra korting Bij optie 3 geeft u bij factor verkoop1 het getal 0.95 in A+3 aannemer toeslag 3% Bij optie 3 geeft u bij factor verkoop1 het getal 1.03 in Indien de korting zichtbaar moet zijn kan u opteren om deze bij korting/toeslag in te geven. Voorbeeld: uurtarief per medewerker Zie

299 Prijsafspraken 289 maak een prijsgroep aan (LET OP, dit hoort u te laten activeren door Admisol via het vraagteken), bv. A voor 'Algemeen'. Dit kan u aanmaken via Hoofdmenu > Klanten. U vraagt uw eerste klant op en in de klantenfiche klikt u op 'Prijsgroep'. Klik op om een nieuwe prijsgroep aan te maken en vul de fiche aan zoals in onderstaand voorbeeld. Klik op om te bewaren. wijs deze prijsgroep toe aan alle klanten. Dit kan u het snelst doen via een import - export Excel 299. Plaats de prijsgroep standaard op A in de standaardfiche 137. maak een prijsafspraak voor alle klanten van prijsgroep A zodat uurtarief aangerekend wordt maal 1. ***Zorg er eerst voor dat bij hoofdmenu > instellingen > parameters dossier 'Prijsafspraken' aangevinkt staat*** Via het hoofdmenu gaat u naar prijsafspraken en klikt u op maken. Bewaar door op te klikken. om een nieuwe prijsafspraak aan te

300 290 Admisol, online boekhouden In bovenstaand voorbeeld zal er voor alle klanten in prijsgroep a en voor alle artikels het uurtarief X 1 gehanteerd worden. Ander voorbeeld: voor een controle is het uurtarief + 15%: maak een prijsafspraak voor de prijsgroep 'A', voor het artikel 'controle'. Plaats 1.15 bij de factor van het uurtarief Vaste prijzen in vreemde valuta Zie hiervoor Uitgaande facturatie in vreemde valuta 88.

301 Betalingsherinneringen Betalingsherinneringen De module betalingsherinneringen is zo gemaakt dat u, eens alles ingesteld, blindelings de rappels kan aanmaken. Het principe is eenvoudig: na een eerste rappel komt de tweede, na de tweede de derde enz.. Eens alle vervallen facturen betaald zijn starten we terug van rappel 1. Tevens heeft u een overzicht van alle reeds gemaakte rappels per klant. U heeft de keuze om een aantal toeslagen in te stellen, al naargelang uw verkoopsvoorwaarden. Zo kan u een rappel kost instellen voor de gehele rappel, alsook een schadebeding (met minimumbedrag) en intresten (met minimumbedrag) per vervallen factuur. voorbeeld: Niveau 1: braaf Niveau 2: aangetekend + rappel kost 10 Niveau 3: aangetekend + rappel kost 10 + schadebeding 10% (min. 40) + intresten Niveau 4: naar advocaat/incassobureau Het niveau van de rappels wordt automatisch verhoogd, tot alle vervallen facturen betaald zijn. U kan maximaal 99 niveaus maken. U kan maken de rappels op voor facturen welke minimaal vb 15 dagen vervallen zijn. Kostprijs optie 'Betalingsherinneringen' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost 1 lijn per aangemaakte rappel Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies 29.1 doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office. Betalingsherinneringen intro Maak met dit module blindelings rappels aan. Het principe is eenvoudig: na een eerste rappel komt de tweede, na de tweede de derde enz.. Eens alle vervallen facturen betaald zijn starten we terug van rappel 1. Tevens heeft u een overzicht van alle reeds gemaakte rappels per klant. U heeft de keuze om een aantal toeslagen in te stellen, al naargelang uw verkoopsvoorwaarden. Zo kan u een rappel kost instellen voor de gehele rappel, alsook een schadebeding (met minimumbedrag) en intresten (met minimumbedrag) per vervallen factuur.

302 292 Admisol, online boekhouden Hierbij een voorbeeld: Niveau 1: Niveau 2: Niveau 3: Niveau 4: braaf aangetekend + rappel kost 10 aangetekend + rappel kost 10 + schadebeding 10% (min. 40) + intresten naar advocaat/incassobureau Maak vb Elke 5e en 20ste van de maand de rappels. Het niveau van de rappels wordt automatisch verhoogd, tot alle vervallen facturen betaald zijn. We maken de rappels op voor facturen welke minimaal 15 dagen vervallen zijn Instellingen Ga naar betalingsherinneringen via hoofdmenu > bijkomende functies > rappels. In de module betalingsherinneringen klikt u op 'Instellingen'. Hier kan u de verschillend niveaus aanmaken. U bent vrij om zo veel rappels te maken als u wenst. Document code

303 Betalingsherinneringen 293 het volgnummer van de rappel. Gebruik een doorlopende nummering! Omschrijving FR/NL/UK de titel Boven tekst FR/NL/UK tekst boven het facturen overzicht Onderste tekst FR/NL/UK tekst onder het facturen overzicht Kost rappel kost, éénmalige kost voor de rappel, ongeacht het aantal facturen. Minimum bedrag intrest indien het berekende bedrag aan intrest kleiner is dan dit bedrag wordt dit bedrag genomen als intrest bedrag. Intrest% het jaarlijkse intrest percentage. De intrest wordt als volgt berekend: (totaalbedrag factuur x (intrest /100)) / 365 * aantal dagen vervallen Minimum schadebeding indien het berekende bedrag aan schadebeding kleiner is dan dit bedrag wordt dit bedrag genomen als schadebeding bedrag. Schadebeding% percentage voor berekening schadebeding. Boodschap FR/NL/UK opvallende tekst op de rappel. Steunkleur bij documenten/ totaalbedrag/ boodschap dit aanvinken zal ervoor zorgen dat bepaalde delen van de rappel geaccentueerd zullen worden aan de hand van een gele achtergrond. Vermelden lijn met klantengegevens vermeldt boven de verkoopsvoorwaarden de naam, telefoonnummer, GSM-nummer, fax-nummer en

304 294 Admisol, online boekhouden het adres van de klant. ***De hoofding, voettekst en de verkoopsvoorwaarden kan u instellen bij lay-out. Zie "Lay-out" 93.*** 29.3 Voorbeeld Bij Admisol gebruiken we de volgende niveaus: Niveau 1: Titel: Betalingsherinnering Tekst bovenaan: Geachte, op heden ontvingen wij uw betaling(en) niet, waarvan detail hierna. Gelieve binnen 7 dagen na ontvangst van dit bericht de vervallen facturen te betalen. Bij een volgende aanmaning via aangetekende zending wordt 10 euro rappel kost aangerekend. Tekst onderaan: Gelieve de betaling(en) onverwijld uit te voeren op rek. nr Mocht(en) de betaling(en) inmiddels zijn uitgevoerd, dient deze herinnering niet in beschouwing genomen te worden. Dank voor uw bereidwillige opvolging. Boodschap in kader: Betaal onmiddellijk en vermijd een rappel kost van 10,00 euro! Niveau 2: Aanrekening rappel kost van 10 Titel: tweede herinnering (aangetekend) Tekst bovenaan: Geachte, op heden ontvingen wij uw betaling(en) niet. Gelieve binnen 7 dagen na ontvangst van dit bericht de vervallen facturen te betalen. Bij een volgende aanmaning wordt, conform onze voorwaarden, schadevergoeding en interest aangerekend. Tekst onderaan: Gelieve de betaling(en) onverwijld uit te voeren op rek. nr Mocht(en) de betaling(en) inmiddels zijn uitgevoerd, dient deze herinnering niet in beschouwing genomen te worden. Dank voor uw bereidwillige opvolging. Boodschap in kader: Betaal onmiddellijk en vermijd schadebeding en intresten! Niveau 3: Aanrekening van rappel kost 10 Aanrekening schadebeding van 10% men een minimum van 40 per factuur Aanrekening 7% intrest Titel: Derde herinnering (aangetekend) Tekst bovenaan: Geachte, op heden ontvingen wij uw betaling(en) niet, waarvan detail hierna. Gelieve binnen 7 dagen na ontvangst van dit bericht de vervallen facturen te betalen. Bij een volgende aanmaning wordt de dienstverlening tijdelijk stopgezet. Tekst onderaan: Gelieve de betaling(en) onverwijld uit te voeren op rek. nr Mocht(en) de betaling(en) inmiddels zijn uitgevoerd, dient deze herinnering niet in beschouwing genomen te worden. Dank voor uw bereidwillige opvolging. Boodschap in kader: Dit dossier wordt, behoudens betaling binnen de 7 dagen, overgemaakt aan onze raadsman. Niveau 4: Aanrekening van rappel kost 10 Aanrekening schadebeding van 10% men een minimum van 40 per factuur Aanrekening 7% intrest

305 Betalingsherinneringen 295 Titel: Mededeling Tekst bovenaan: Dit dossier werd overgemaakt aan onze raadsman. Tekst onderaan: Gelieve het schrijven van onze raadsman af te wachten en enkel op zijn rekening te betalen. Boodschap in kader: Gelieve enkel op rekening van onze raadsman te betalen a.u.b Aanmaken rappel Het overzichtscherm Minimum aantal dagen vervallen geef hier een aantal in. Deze refereert naar het aantal dagen dat de factuur vervallen is Alleen voor eigen klanten wanneer u met meerdere gebruikers werkt binnen Admisol kan elke gebruiker verantwoordelijk zijn voor een aantal klanten (zie link basisbestanden). Dit aanvinken zal ervoor zorgen dat de gebruiker rappels kan aanmaken voor zijn eigen klanten. Ook gedomicilieerde facturen opnemen klanten die betalen per domiciliëring zullen in de lijst opgenomen worden Aanmaken rappel Geef bij "Minimum aantal dagen vervallen" het aantal dagen vervallen in en klik op "Genereer voorstel" om een lijst te krijgen met de klanten die openstaande facturen hebben ouder dan XX dagen.

306 296 Admisol, online boekhouden Per klant gaat u een rappeltype ingeven. In ons voorbeeld ziet u dat we voor "leen" op 02/08/2012 reeds een rappel type 1 aangemaakt hebben. Admisol zal automatisch de juiste rappel voorstellen. U kan de rappel steeds aanpassen in de kolom "Rappel type". Het juiste type rappel is afhankelijk van de vorige rappel, als een vervallen factuur reeds op een vorig vervallen was, dan wordt het nummer met 1 verhoogd. In de praktijk komt het erop neer dat de rappels automatisch verhogen (minder braaf worden) tot wanneer alle vervallen facturen voldaan zijn. Dan start het weer vanaf niveau 1. Klik op een klant om de detail van de openstaande facturen te zien. Onderaan ziet u ook de detail van de reeds verzonden rappels, en kan u een kopij van een verzonden rappel downloaden. Wanneer u geen rappel wenst te versturen naar een klant laat u "Rappel type" blanco (zie La Parisienne). Klik op "Genereer betalingsherinneringen" om de rappels aan te maken Vervolgens kan u de lijst (een.pdf) downloaden met alle rappels van een bepaalde taal. Zo krijgt u, naargelang de instellingen in de klantenfiche, een lijst met Nederlandstalige en een lijst met Franstalige rappels. *** Indien er klanten zijn waarvan u geen rappels wenst te maken kan u dit instellen in de klantenfiche bij betalingsinformatie. Zie Klanten en leveranciers 20.***

307 CSS (Customer Self Service) CSS (Customer Self Service) Geef uw klanten toegang tot een overzicht van hun facturen! Laat uw klanten zelf de openstaande posten bekijken, een duplicaat van een factuur opvragen of zelfs een domiciliëringsaanvraag afdrukken. Unieke link voor de klant stuur de klant een link door. Vanaf dan kan de klant steeds zelf een overzicht van zijn facturen zien en een duplicaat opvragen. Kostprijs optie 'CSS' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost gratis Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies 30.1 doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office. Instellingen Via Hoofdmenu > Instellingen > Dossierinstellingen > Parameters dossier kan je de CSS parameters aanvinken. Maakt u de facturen via Admisol (dus ze komen in een.pdf of.xls bestand van Admisol), dan komt er naast de factuur een printer icoon te staan. Wenst u de Excel facturen niet te laten downloaden? Vink download Excel documenten uit Gebruik Pas de onderstaande code aan en stuur deze door naar uw klant: Vervang volgende: aaaaaa = het dossier nummer van uw dossier, staat steeds bovenaan als u inlogt bbbbbb = het klantnummer, kan u vinden in de klantenfiche ccccccc = het wachtwoord, kan u vinden in de klantenfiche bij csskey

308 298 Admisol, online boekhouden Als de klant op de link klikt krijgt hij een overzicht van alle facturen.

309 Importeren gegevens (Excel) Importeren gegevens (Excel) Dit hoofdstuk gaat over het importeren via Excel bestanden. Er is echter ook de mogelijkheid om via XML bestanden te importeren. Deze XML bestanden kan u via Admisol inlezen, of via een Admisol Web service rechtstreeks aanspreken. Vraag hierover meer info bij Admisol. Vanuit Admisol kan u elk basisbestand exporteren naar Excel. Ga naar het betreffende basisbestand en druk op de excel knop. Indien u dit op regelmatige basis moet doen kan u ook gebruik maken van de webservices. Hiermee kan u een eigen programma laten koppelen aan Admisol. Opmerkingen: De import van een basisbestand gaat nooit deleten. Indien u lijnen verwijderd in excel worden deze niet verwijderd in Admisol. Alle aanpassingen komen in het logboek, u kan steeds zien wat de vorige toestand van een individuele fiche was. U kan alle basisbestanden exporteren en importeren via Excell Het principe is steeds hetzelfde: 1. zorg dat er minimaal 1 item aanwezig is in de lijst 2. exporteer naar excel door op te klikken 3. pas de excel aan en bewaar 4. importeer de excel door op 31.1 te klikken Importeren basisbestanden Binnen Admisol kan u alle basisbestanden exporteren en importeren via Excel. Basisbestanden zijn onder andere klanten, leveranciers, boekhoudplan, btw instellingen, klantgroepen, prijsafspraken,... Voorbeeld: Klanten De volgende stappen dienen te gebeuren: maak een eerste klant aan exporteer de eerste klant naar Excel pas de lijst aan importeer

310 300 Admisol, online boekhouden Maak eerst een klant aan Ga naar hoofdmenu > klanten en klik op klantenfiche door op om een nieuwe klant aan te maken. Bewaar de te klikken. Exporteer de klant naar Excel Klik bovenaan op om een klantenlijst te verkrijgen in Excel. Pas de lijst aan U kan de velden aanpassen. Opgelet: indien u het klantnummer wist krijgt u automatisch een nieuwe fiche. Om nieuwe klanten toe te voegen kopieert u best een bestaande klant zoveel keer onderaan de sheet bij als u nieuwe wenst toe te voegen. Vervang vervolgens de naam, straat, EN plaats het klantnummer (ad_id) leeg als u een nieuwe wenst aan te maken. U bewaart dit bestand op uw harde schijf. Importeren

311 Importeren gegevens (Excel) Keer terug naar hoofdmenu > klanten en klik op 301 om het bestand te importeren. U selecteert uw bestand via "Bestand kiezen" en klikt daarna op "Opladen" U vinkt "Toon scherm" uit en daarna klikt u op "Start". Wanneer de import gedaan is klikt u op "OK". ***Als er een fout is krijgt u automatisch het betreffende scherm te zien. U kan de fout verbeteren en op bewaren drukken.*** Importeren nieuwe klanten en leveranciers (zonder klantnummer) Indien u een zelfde bestand 2 x importeert kan het zijn dat de gegevens er dubbel inkomen! Dit is zo indien u bv. een klantenbestand zonder klantnummer 2 x importeert. Een regel zonder klantnummer krijgt immers automatisch een nieuw nummer! Wissen van gegevens Een lijn die u wist uit de Excel zal nooit gewist worden in Admisol. We houden immers enkel rekening met de lijnen die in de Excel staan. Indien u gegevens wenst te verwijderen moet u dit steeds in Admisol doen, via de rode min.

312 Admisol, online boekhouden Importeren afschrijvingen Deze functie vindt u bij Office > Hoofdmenu > Instellingen > hulpprogramma's > Import afschrijvingen De volgende stappen dienen te gebeuren: maak een eerste afschrijving aan, er moet minimaal 1 investeringsitem in de afschrijvingstabel zitten om deze te kunnen exporteren. exporteer deze naar Excel pas de lijst aan importeer Maak een eerste afschrijving aan Er moet minimaal 1 investeringsitem in de afschrijvingstabel zitten om deze te kunnen exporteren. zie hiervoor Afschrijvingen 118 Exporteer deze naar Excel Klik bovenaan op om een klantenlijst te verkrijgen in Excel. Pas de lijst aan. Indien u het eerste veld, CODE, leeg laat, zal Admisol automatisch een nieuw nummer nemen en een nieuwe investeringsfiche aanmaken. Indien het veld CODE reeds een nummer bevat zal Admisol een nieuwe fiche maken, dan wel de bestaande fiche met deze code overschrijven. Importeer Ga naar hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma's > Import afschrijvingen.

313 Importeren gegevens (Excel) 303 U selecteert uw bestand via "Bestand kiezen" en klikt daarna op "Opladen" U vinkt "Toon scherm" uit en daarna klikt u op "Start". Wanneer de import voltooid is klikt u op "OK". ***Let op! U kan geen degressieve afschrijvingen importeren met 'Aantal jaar'. Om degressieve afschrijvingen te importeren kiest u 'afschrijvingspercentage'*** 31.3 Importeren openstaande klanten en leveranciers Het eerste jaar dat u Admisol gebruikt kan u de openstaande posten importeren. De volgende jaren hoeft u dit niet meer te doen, openstaande posten gaan automatisch over naar het volgend boekjaar. Voor de import ga naar: Hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma's > Import openstaande posten klanten/ leveranciers

314 304 Admisol, online boekhouden Volg stap 1 t.e.m Importeren beginbalans Het eerste jaar dat u Admisol gebruikt kan u de beginbalans importeren. De volgende jaren hoeft u dit niet meer te doen. U kan dan een overdracht doen van het vorig boekjaar. Zie "Overdracht vorig boekjaar" 168. Voor de import ga naar: Hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma's > Import beginbalans Volg stap 1 t.e.m. 5.

315 Importeren gegevens (Excel) Import facturen (boekhoudkundig) Opmerking: indien u de keuze heeft, of nog moet starten met het schrijven van een export bestand, kies dan voor XML in de plaats van Excel. Via bijkomende functies > import dagboek kan u een voorbeeld Excel bestand downloaden met de juiste kolommen. Kolommen DTID LHID ATID ADID Bookdate: Docdate: Duedate: Docref: Amount Net Tax TXAID TXCID documentcode, bv. IF documentnummer, bv. 24 adrestype, CUST (klant) of VEND (leverancier) adresnummer, bv boekdatum documentdatum vervaldatum factuurnr. leverancier of nr in de andere facturatie totaalbedrag BTW in netto BTW bedrag tax-adres profiel (bv. BE) tax-profiel (bv. V21) Voorbeeld 1 Voorbeeld 2: boeken over meerdere tegenrekeningen: De som van alle net + alle tax moet dan gelijk zijn aan amount

316 306 Admisol, online boekhouden Voorbeeld 3: minimaal nodig Voor het importeren van facturen heeft u minimaal de volgende velden nodig: DTID: dagboek ARID: adressoort (CUST of VEND) ADID: adresnummer (klant-/leveranciersnummer) Amount: bedrag btw inclusief Import financiële Te gebruiken voor de import van kasbladen. Enkel aan algemene rekeningen, dus niet aan klant of leverancier. Opmerking: indien u de keuze heeft, of nog moet starten met het schrijven van een link, kies dan voor XML in de plaats van Excel. Op termijn gaat de Excel ondersteuning volledig verdwijnen ten voordele van de XML! Importeren van basisbestanden via Excel blijft wel behouden. Kolommen

317 Importeren gegevens (Excel) DT_ID DP_ID PR_YEAR LH_ID LD_DEBET LD_CREDIT LH_DOCREF LD_INFO LH_BOOKDATE LH_DOCDATE PR_PERIOD AC_ID LH_STATUS 307 documentcode, bv. IF departement ID (afdeling) boekjaar documentnummer bedrag aan de debetzijde bedrag aan de creditzijde referentie omschrijving boekdatum stukdatum periode rekening van de tegenboeking Voorbeeld 31.7 Kostprijs Het gebruik van de import is een gratis optie binnen een Admisol abonnement. Dit betreft het importeren van bestanden via de Admisol gebruikers interface. De lijnen welke gegenereerd worden via de import worden aangerekend alsof deze manueel ingebracht worden, met andere woorden de stockagekost is dezelfde voor een geïmporteerd bestand als voor manueel ingebrachte gegevens. Uitleg betreffende de import, hulp bij het opstarten, nazien en testen van XML of Excel bestanden valt buiten de gratis helpdesk. Deze zaken worden aangerekend aan uurtarief. Voor import via een web-service gelden andere voorwaarden.

318 Admisol, online boekhouden Webservices U kan rechtstreeks aan Admisol koppelen, dit zonder gebruik te maken van de Admisol schermen. Achter de schermen gebruikt u de onderliggende Admisol web-services We stellen een webservice ter bedschikking met hierop de functies actief die nodig zijn voor uw toepassing. U kan ook opgeven vanaf welke ip adressen deze service bereikbaar moet zijn. Indien nodig maken we services op maat Kostprijs optie 'Webservices' Jaarlijks gefactureerde kosten x 12 = ex btw per jaar, jaarlijks vooraf betaalbaar Stockagekost gratis Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies 32.1 doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office. Gebruik webservice Het gebruik van de webservice kan enkel na uitdrukkelijke goedkeuring door Admisol. Het gebruik van de webservice is een afzonderlijke kost. Vraag Admisol om de URL. Voorbeeld van een functie: GetAddresses Ophalen van een adres, zowel klant als leverancier aan de hand van een 'where'

319 Webservices 309 xl_id is de taal waarin eventuele fouten weergegeven worden fields: zie hiervoor de fields uit de ADDRESS tag vb: AT_ID,AD_ID,AD_NAME where: zie hiervoor de fields uit de ADDRESS tag vb: AT_ID='CUST' and AD_VAT = 'BE ' voorbeeld resultaat: <?xml version="1.0" encoding="iso " standalone="no"?> <ADMISOL> <ADDRESS> <AT_ID>CUST</AT_ID> <AD_ID>14997</AD_ID> <AD_NAME>Admisol</AD_NAME> </ADDRESS> </ADMISOL> 32.2 Beschrijving Admisol XML bestanden Admisol XML bestanden kan je in Admisol importeren via "Bijkomende functies" => import dagboek. Je kan ook gebruik maken van de Admisol WEBSERVICE om rechtstreeks XML bestanden door te zenden. Zie "Gebruik webservice" 308. Het root element is <ADMISOL>

320 310 Admisol, online boekhouden Op het 2de niveau staan dan <ADDRESS>, <INVOICE> <INVOICE> bestaat uit <HEAD> en als dan niet één of meerdere <LINE> Indien u XML gebruikt is het aan te raden om de klantnummers NIET door Admisol te laten genereren, maar deze zelf te beheren. U kan dit doen door bij instellingen => klanten => instellingen => automatische sleutel uitvinken. OPGELET: XML is HOOFDLETTER GEVOELLIG, alle tag names in caps! <ADDRESS> Slechts 3 verplichte velden: AT_ID, AD_ID, AD_NAME (adressoort, adresnummer, naam) Lege, of niet voorkomende velden worden automatisch ingevuld met de waarde van de standaardfiche. (instellingen => klanten => standaardfiche en instellingen => leveranciers => standaardfiche) AT_ID(*) (*)Verplicht Moet voorkomen in de adressoorten Standaardwaarde: < AT_ID>CUST< /AT_ID> klant < AT_ID>VEND< /AT_ID> leverancier AD_ID(*) (*)Verplicht Klant of leveranciernummer. Gedrag afhankelijk van de parameters klanten en parameters leverancier. Indien "automatische sleutel" aangevinkt zal bij een lege AD_ID automatisch een nieuw nummer aangemaakt worden. Indien u zelf de klantnummers beheert dient u deze parameter uit te schakelen! AD_NAME(*) (*)Verplicht AD_ATTN geadresseerde persoon AC_ID Rekeningnummer van de klant/leverancier. < AC_ID >440000< /AC_ID > Indien AC_ID voorkomt moet de inhoud bestaan in het boekhoudplan en van het type centralisatierekening klant of centralisatierekening leverancier zijn AD_STREET AD_NUMBER AD_BOX AD_VAT Indien Belgisch BTW-nummer: mag in de vorm van of BE Buitenlandse nummers steeds XX waarbij XX de landcode is.

321 Webservices AD_ZIP AD_COUNTRY AD_CITY AD_ENDOFMONTH Berekening vervaldatum, 0 of AD_DUEDAYS Berekening vervaldatum: Aantal dagen AD_DEFAULTAC_ID Standard tegenboekingsrekening. Moet verplicht bestaan in het boekhoudplan TXA_ID 3 Tax-adres-profiel: bv. BE voor Belg, MED voor medecontractant. Moet voorkomen in tax-adres-profiel table (instellingen btw) AGR_ID 2 Adresgroep, indien aanwezig moet deze bestaan in de adres groepen tabel AD_IBAN IBAN bankrekeningnummer, moet een geldig IBAN nr. zijn AD_PHONE Formatering standard naar +32xxxxxxxxx Bij ingave nr. als 02/ è AD_MOBILE Zie AD_PHONE AD_FAX Zie AD_PHONE AD_ AD_URL AD_BANK Belgisch bankrekeningnummer. Ingave of AD_BIC Europese bank BIC AD_PAYMENTMESSAGE 14 Standard mededeling bij voorstel betalingsopdracht AD_DOMICILIATION 15 Nr. in de vorm van een Belgische bankrekening AD_EXTRA AD_EXTRA2 vrij in te vullen veld vrij in te vullen veld AD_KEY Paswoord voor de klant om via de CSS (customer self service) een facturenoverzicht te krijgen. <INVOICE> Elke invoice heeft verplicht 1 HEAD LINE is niet verplicht. Indien LINE voorkomt moeten er zoveel LINE items voorkomen tot het totaal van NET+TAX = HEAD.AMOUNT

322 312 Admisol, online boekhouden <HEAD> DT_ID(*) documentcode, bv. IF PR_YEAR boekjaar, bv 2003 LH_ID factuurnummer. Leeg = new PR_PERIOD periode, enkel verplicht indien LH_ID ingevuld AT_ID(*) adrestype, CUST (klant) of VEND (leverancier) AD_ID(*) adresnummer bv LH_BOOKDATE boekdatum (YYYY-MM-DD) Indien leeg = now LH_DOCDATE: documentdatum (YYYY-MM-DD) Indien leeg: = bookdate LH_DUEDATE: vervaldatum (YYYY-MM-DD) Indien leeg: = docdate + duedays/endofmonth LH_DOCREF factuurnr. leverancier of nr in de andere facturatie AMOUNT (*) totaalbedrag BTW in LH_INFO opmerking CUR_ID valuta code voor het document, deze moet bestaan in de valutacode tabel anders wordt het document standaard op EUR gezet. CUR_RATE koers van de valuta code LH_PAYMENTMESSAGE: te vermelden bij betaling. Indien leeg automatisch het factuurnummer. Volgende 2 velden genereren een afzonderlijke boeking in het kasboek, ingesteld in dagboeken > klanten > dagboek voor kontante betaling. Dit kan enkel voor uitgaande documenten. LH_PAYAMOUNT contante betaling, zal in het kasboek ingeschreven worden. Kan enkel gebruikt worden bij nieuwe documenten, niet bij edit. Dit kan enkel voor uitgaande documenten LH_PAYINFO opmerking in het kasboek. Dit kan enkel voor uitgaande documenten <LINE> AC_ID(*) rekening bv LS_AMOUNT(*) netto

323 Webservices LS_TAXAMOUNT(*) 313 BTW bedrag TXA_ID tax-adres profiel (bv. BE) (indien leeg: komt uit address.txa_id) TXC_ID tax-profiel (bv. V21) (indien leeg: komt uit boekhoudplan) Opmerking: voorlopig TXA_ID en TXC_ID wel verplicht! Opmerking: indien debet en credit van zelfde rekening: slechts 1 lijn doorgeven met saldo op, dus enkel debet of credit. Wanneer in één van de lijnen van een invoice een negatief getal voorkomt (korting die werd toegekend), dan wordt die op de BTW-rekening op dezelfde lijn gerekend als de positieve getallen. Concreet staan debet en credit op dezelfde lijn, en dat mag niet... Speciale tekens/letters mogen niet gebruikt worden (é, è, &,...) <ANALYTISCH> AN_TYPE(*) = AN analytisch AN_TYPE_KEY(*) sleutel (bv. B = Brussel) AN_AMOUNT waarde (if non existing: amount van ls_amount) AN_INFO (if non existing info van ls_info) hieronder enkele voorbeelden: <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <INVOICE> <HEAD> <AT_ID>CUST</AT_ID> <AD_ID>100016</AD_ID> <DT_ID>UF</DT_ID> <PR_YEAR>2012</PR_YEAR> <PR_PERIOD>7</PR_PERIOD> <LH_ID>2</LH_ID> <LH_BOOKDATE> </LH_BOOKDATE> <LH_DOCDATE> </LH_DOCDATE> <LH_DUEDATE> </LH_DUEDATE> <LH_DOCREF> </LH_DOCREF> <AMOUNT> </AMOUNT> </HEAD> <LINE> <AC_ID>744003</AC_ID> <LS_AMOUNT> </LS_AMOUNT> <LS_TAXAMOUNT>633.99</LS_TAXAMOUNT> <TXA_ID>BE</TXA_ID> <TXC_ID>v21</TXC_ID> <ANALYTIC> <AN_TYPE>AN</AN_TYPE> <AN_TYPE_KEY>001</AN_TYPE_KEY> <AN_AMOUNT>835.00</AN_AMOUNT> </ANALYTIC> <ANALYTIC> <AN_TYPE>AN</AN_TYPE> <AN_TYPE_KEY>002</AN_TYPE_KEY> <AN_AMOUNT>675.00</AN_AMOUNT>

324 314 Admisol, online boekhouden </ANALYTIC> <ANALYTIC> <AN_TYPE>AN</AN_TYPE> <AN_TYPE_KEY>003</AN_TYPE_KEY> <AN_AMOUNT>675.00</AN_AMOUNT> </ANALYTIC> <ANALYTIC> <AN_TYPE>AN</AN_TYPE> <AN_TYPE_KEY>004</AN_TYPE_KEY> <AN_AMOUNT>834.00</AN_AMOUNT> </ANALYTIC> </LINE> </INVOICE> </ADMISOL> <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <INVOICE> <HEAD> <AT_ID>CUST</AT_ID> <AD_ID>100016</AD_ID> <DT_ID>UF</DT_ID> <PR_YEAR>2012</PR_YEAR> <PR_PERIOD>6</PR_PERIOD> <LH_ID>2</LH_ID> <LH_BOOKDATE> </LH_BOOKDATE> <LH_DOCDATE> </LH_DOCDATE> <LH_DUEDATE> </LH_DUEDATE> <LH_DOCREF> </LH_DOCREF> <AMOUNT> </AMOUNT> </HEAD> <LINE> <AC_ID>744003</AC_ID> <LS_AMOUNT> </LS_AMOUNT> <LS_TAXAMOUNT>633.99</LS_TAXAMOUNT> <TXA_ID>BE</TXA_ID> <TXC_ID>v21</TXC_ID> <ANALYTIC> <AN_TYPE>AN</AN_TYPE> <AN_TYPE_KEY>001</AN_TYPE_KEY> <AN_AMOUNT>835.00</AN_AMOUNT> </ANALYTIC> <ANALYTIC> <AN_TYPE>AN</AN_TYPE> <AN_TYPE_KEY>002</AN_TYPE_KEY> <AN_AMOUNT>675.00</AN_AMOUNT> </ANALYTIC> <ANALYTIC> <AN_TYPE>AN</AN_TYPE> <AN_TYPE_KEY>003</AN_TYPE_KEY> <AN_AMOUNT>675.00</AN_AMOUNT> </ANALYTIC> <ANALYTIC>

325 Webservices 315 <AN_TYPE>AN</AN_TYPE> <AN_TYPE_KEY>004</AN_TYPE_KEY> <AN_AMOUNT>834.00</AN_AMOUNT> </ANALYTIC> <ANALYTIC> <AN_TYPE>PJ</AN_TYPE> <AN_TYPE_KEY>100001</AN_TYPE_KEY> </ANALYTIC> </LINE> </INVOICE> </ADMISOL <PAYMENTS> Je kan betalingen meegeven voor deze factuur. Deze worden geboekt in een diverse dagboek. De boeking wordt klant 0 / xxxx 121/0 zo kan je per factuur tegenboekingen specifieren, bv kruispost cash, , kruispost visa,... DT_ID(*) dagboek van het type diverse (bv DV) de datum wordt overgenomen van het hoofddocument <PAYMENT> AC_ID(*) rekening bv AMOUNT(*) bedrag. Bij uitgaande documenten (bv. factuur) positief bedrag = betaling (credit), negatief bedrag is teruggave (debt). Bij inkomende documenten omgedraaid. <ARTDOC> Een artdoc is een artikelkundig document, wat al dan niet naar de boekhouding gaat. Typisch bv. is een offerte of bestelbon een artikelkundig document wat niet naar de boekhouding gaat. Een factuur kan een artikelkundig document zijn wat wel naar de boekhouding gaat. Als u een artdoc importeert naar een document wat zowel artikelkundig als boekhoukundig is worden beide zaken aangemaakt, zowel het artikelkundig document als het boekhoudkundig document. <ARTDOC> volgt de structuur van <INVOICE>, met dat verschil dat de tag <LINE> vervangen is door <ARTLINE>. Elke invoice heeft verplicht 1 ARTHEAD en één of meerdre ARTLINE s LINE is niet verplicht. <ARTHEAD> DT_ID(*) documentcode, bv. IF PR_YEAR boekjaar, bv LH_ID factuurnummer. Leeg = new

326 316 Admisol, online boekhouden PR_PERIOD periode, enkel verplicht indien LH_ID ingevuld AT_ID(*) adrestype, CUST (klant) of VEND (leverancier) AD_ID(*) adresnummer bv LH_BOOKDATE boekdatum (YYYY-MM-DD) Indien leeg = now LH_DOCDATE: documentdatum (YYYY-MM-DD) Indien leeg: = bookdate LH_DUEDATE: vervaldatum (YYYY-MM-DD) Indien leeg: = docdate + duedays/endofmonth CUR_ID valuta code voor het document, deze moet bestaan in de valutacode tabel anders wordt het document standaard op EUR gezet. CUR_RATE koers van de valuta code LH_DOCREF factuurnr leverancier of nr. in de andere facturatie LH_PAYMENTMESSAGE: te vermelden bij betaling. Indien leeg automatisch het factuurnummer. <ARTLINE> ART_ID artikeltabel. veld niet verplicht. Indien opgegeven moet het verplicht voorkomen in de LA_QTY1 het artikel. aantal. Indien leeg komt hier het aantal zoals het automatisch komt bij ingave van LA_DESCRIPTION omschrijving. Indien leeg komt hier de omschrijving uit de artikelfiche, volgens de taal van de klant. LA_PRICE eenheidsprijs volgens het dagboektype BTW ex of BTW in. Indien leeg: prijs zoals weergegeven volgens de artikel/klant/aantal kombinatie in de prijsafspraken. LA_DISCOUNT1 korting in geheel getal, positief. 10 = 10% korting, dus niet 0.10 meegeven. Indien leeg: korting volgens kortingschema artikel/klant/aantal LA_TOTAL berekening. totaal van de lijn: (aantal x prijs) x (1-(korting/100)). Iendien leeg: automatische TXA_ID: indien leeg: tax-adres profiel van de gekozen klant/leverancier TXC_ID: indien leeg: de tax-code van het artikel LA_TAXPERCENT: indien leeg: btw% van de combinatie TXA_ID / TXC_ID - Niet invulbaar in scherm AC_ID boekhoudkundige rekening: indien leeg: rekening van het artikel. Indien lijn

327 Webservices 317 zonder artikel: standaard rekening van klant/leverancier Enkele voorbeelden voor artline: LA_QTY1 = 1, LA_DESCRIPTION= test, LA_PRICE = 100 LA_QTY1 = 1, ART_ID = test01 - Speciale tekens/letters mogen niet gebruikt worden (é, è, &,...) <PAYMENTS> Enkel voor boekhoudkundige documenten kan u ook betalingen meegeven. Zie (dus wel voor factuur, niet voor bestelbon) (dt_nonaccounting false in doctype) <FINDOC> Elke invoice heeft verplicht 1 HEAD LINE is niet verplicht. Indien LINE voorkomt moeten er zoveel LINE items voorkomen tot het totaal van NET+TAX = HEAD.AMOUNT <FINHEAD> DT_ID(*) documentcode, bv. FK PR_YEAR boekjaar, bv LH_ID nummer, Leeg = new PR_PERIOD bookdate periode, enkel verplicht indien LH_ID ingevuld, anders komt de periode volgens de LH_BOOKDATE boekdatum (YYYY-MM-DD) Indien leeg = now LH_DOCDATE: documentdatum (YYYY-MM-DD) Indien leeg: = bookdate LH_DOCREF referentie, nr van het kasafschrift AMOUNT(*) totaalbedrag, plus of - <FINLINE> AC_ID(**) rekening bv AT_ID(**) adrestype, CUST (klant) of VEND (leverancier)

328 318 Admisol, online boekhouden AD_ID(**) adresnummer bv (**) ofwel een rekening invullen, ofwel AT en AD invullen. Bij het invullen van AT/AD komt AC_ID automatisch aan de hand van de centralisatierekening in de adresfiche Indien het een klant of leverancier is kan u optioneel volgende parameters doorgegeven: DT_ID dagboek van het document dat wordt betaald DP_ID afdeling (standaard a gebruiken) PR_YEAR van het document dat wordt betaald jaar LH_ID nummer van het document dat wordt betaald Indien bovenstaande leeg of niet gevonden wordt het geboekt als voorschot LS_AMOUNT(*) netto, plus voor komt in kas, min voor gaat uit kas, zelfde teken dus als in de head LS_TAXAMOUNT BTW bedrag TXA_ID tax-adres profiel (bv. BE) (indien leeg: komt uit address.txa_id) TXC_ID tax-profiel LS_TAXPERCENT: (bv. V21) (indien leeg: komt uit boekhoudplan) indien leeg: btw% van de combinatie TXA_ID / TXC_ID LS_INFO <TIMESHEET> UR_ID(*) DATE(*) AT_ID(*) AD_ID(*) FROM(**) TO(**) HOURS(**) QUANTITY(**) INVOICED ART_ID(***) DESCRIPTION(***) TIMESHEET_ID bestaande timesheet, OPEN ingevuld TASK_TR_ID TASK_DETAIL_ID CLOSE_TASK gebruiker, bv.: test.test@test.com datum (YYYY-MM-DD) adres type, bv.: CUST (klant) adres code, bv.: start uur, bv.: 13:00 stop uur, bv.: 14:25 aantal uren (uurformaat), bv.: 08:00 aantal uren (decimaal), bv.: 2.5 te factureren uren (decimaal), bv.: 2 arikel code, bv.: art1258 omschrijving id van een bestaande timesheet (indien ingevuld: aanpassen van overschrijven van de velden) 0 of 1: 0: nog niet afgesloten (bv.:stop tijd niet ingevuld) 1: volledig taak id, bv.: taak detail id (verplicht in te vullen indien taak id ingevuld is), bv.: 4 0 of 1: 0: geen actie 1: taak afsluiten bij bewaren timesheet

329 Webservices 319 (*) Verplicht veld, moet voorkomen in xml (**) Minstens 1 van deze velden moet voorkomen en ingevuld zijn, meerdere mag ook (***) Minstens 1 van deze velden moet voorkomen en ingevuld zijn, meerdere mag ook. Indien omschrijving niet ingevuld is en artikel id wel: omschrijving van timesheet wordt ingevuld met omschrijving van artikel. Belangrijke opmerkingen betreft LH_BOOKDATE Bookdate: Binnen admisol is de boekdatum bepalend voor de periode. Om te kunnen boeken dient u op volgende zaken te letten: Is de boekhoudkundige periode open? Is de BTW periode open? Is de boekdatum chronologisch voor het dagboek (je kan niet eerst boeken op 15/10 en vervolgens op 14/10, tenzij in de instellingen chronologische boekdata verplicht uitgeschakeld werd) Bij het editeren van een document dient u steeds de boekdatum en de periode mee te geven. Voorbeelden XML Financieel Hierbij enkele voorbeelden. U kan deze voorbeelden ook koppelen, dus als één xml doorsturen. Tel hiervoor de individuele bedragen op en plaats het totaal in FINDOC. Vervolgens kan u de verschillende FINLINE tags toevoegen. Van kas naar kruispost Voorbeeld: van kas naar bank, dus naar een kruispost 58 Het bedrag staat negatief, uit kas. LH_ID is niet ingevuld, het stuknummer komt uit Admisol. <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <FINDOC> <FINHEAD> <DT_ID>FK</DT_ID> <PR_YEAR>2008</PR_YEAR> <PR_PERIOD>1</PR_PERIOD> <LH_DOCDATE> </LH_DOCDATE> <LH_DOCREF>van kas naar bank</lh_docref> <AMOUNT> </AMOUNT> </FINHEAD> <FINLINE> <AC_ID>580000</AC_ID> <LS_AMOUNT> </LS_AMOUNT>

330 320 Admisol, online boekhouden </FINLINE> </FINDOC> </ADMISOL> Voorschot van klant Voorbeeld: betaling door klant nr 788, bedrag 121 De betaling komt als voorschot, we hebben immers geen document gespecificeerd. <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <FINDOC> <FINHEAD> <DT_ID>FK</DT_ID> <PR_YEAR>2008</PR_YEAR> <PR_PERIOD>1</PR_PERIOD> <LH_DOCDATE> </LH_DOCDATE> <LH_DOCREF>betaling voorschot xxx</lh_docref> <AMOUNT>121</AMOUNT> </FINHEAD> <FINLINE> <AT_ID>CUST</AT_ID> <AD_ID>788</AD_ID> <LS_AMOUNT>121</LS_AMOUNT> </FINLINE> </FINDOC> </ADMISOL> Klant betaalt factuur Voorbeeld: betaling door klant van één specifieke factuur, UF.a <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <FINDOC> <FINHEAD> <DT_ID>FK</DT_ID> <PR_YEAR>2008</PR_YEAR> <PR_PERIOD>1</PR_PERIOD> <LH_DOCDATE> </LH_DOCDATE> <LH_DOCREF>klant is komen betalen</lh_docref> <AMOUNT>100.35</AMOUNT> </FINHEAD> <FINLINE> <AT_ID>CUST</AT_ID> <AD_ID>788</AD_ID> <DT_ID>UF</DT_ID> <DP_ID>a</DP_ID> <PR_YEAR>2008</PR_YEAR>

331 Webservices <LH_ID>207</LH_ID> <LS_AMOUNT>100.35</LS_AMOUNT> </FINLINE> </FINDOC> </ADMISOL> Betaling postzegels Voorbeeld: betaling postkosten van 50 In dit voorbeeld boeken we aan rekening nog uit te splitsen kosten <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <FINDOC> <FINHEAD> <DT_ID>FK</DT_ID> <PR_YEAR>2008</PR_YEAR> <PR_PERIOD>1</PR_PERIOD> <LH_DOCDATE> </LH_DOCDATE> <LH_DOCREF>postzegels</LH_DOCREF> <AMOUNT>-50</AMOUNT> </FINHEAD> <FINLINE> <AC_ID>619999</AC_ID> <LS_AMOUNT>-50</LS_AMOUNT> <LS_INFO>postzegels</LS_INFO> </FINLINE> </FINDOC> </ADMISOL> Artikelkundige factuur ok <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <ARTDOC> <ARTHEAD> <DT_ID>UF</DT_ID> <PR_YEAR>2009</PR_YEAR> <LH_ID>208</LH_ID> <PR_PERIOD>2</PR_PERIOD> <AT_ID>CUST</AT_ID> <AD_ID>100016</AD_ID> <LH_BOOKDATE> </LH_BOOKDATE> <LH_DOCDATE> </LH_DOCDATE> <LH_DUEDATE> </LH_DUEDATE> <LH_DOCREF>Referentie 12</LH_DOCREF> </ARTHEAD> <ARTLINE> <LA_QTY1>1</LA_QTY1> <LA_DESCRIPTION>test art line</la_description> <LA_PRICE>100</LA_PRICE> </ARTLINE> 321

332 322 Admisol, online boekhouden <ARTLINE> <LA_QTY1>1</LA_QTY1> <ART_ID>2</ART_ID> </ARTLINE> </ARTDOC> </ADMISOL> result: <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?> <ADMISOL> <OK> <PRIMARYKEY> <DT_ID><![CDATA[UF]]></DT_ID> <DP_ID><![CDATA[a]]></DP_ID> <PR_YEAR><![CDATA[2009]]></PR_YEAR> <LH_ID><![CDATA[208]]></LH_ID> </PRIMARYKEY> </OK> </ADMISOL> Artikelkundige factuur fout: boekjaar stemt niet overeen met periode en boekdatum <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <ARTDOC> <ARTHEAD> <DT_ID>UF</DT_ID> <PR_YEAR>2008</PR_YEAR> <LH_ID>208</LH_ID> <PR_PERIOD>2</PR_PERIOD> <AT_ID>CUST</AT_ID> <AD_ID>100016</AD_ID> <LH_BOOKDATE> </LH_BOOKDATE> <LH_DOCDATE> </LH_DOCDATE> <LH_DUEDATE> </LH_DUEDATE> <LH_DOCREF>Referentie 12</LH_DOCREF> </ARTHEAD> <ARTLINE> <LA_QTY1>1</LA_QTY1> <LA_DESCRIPTION>test art line</la_description> <LA_PRICE>100</LA_PRICE> </ARTLINE> <ARTLINE> <LA_QTY1>1</LA_QTY1> <ART_ID>2</ART_ID> </ARTLINE> </ARTDOC> </ADMISOL> result: <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?> <ADMISOL> <ERROR>

333 Webservices 323 <PRIMARYKEY> <DT_ID><![CDATA[UF]]></DT_ID> <DP_ID><![CDATA[a]]></DP_ID> <PR_YEAR><![CDATA[2008]]></PR_YEAR> <LH_ID><![CDATA[208]]></LH_ID> </PRIMARYKEY> <ERRORLIST> <ERRORMESSAGE><![CDATA[Boekdatum - Boekdatum stemt niet overeen met huidige periode]] ></ERRORMESSAGE> <ERRORMESSAGE><![CDATA[Boekdatum - Er is reeds een boeking in een volgende periode van huidig boekjaar.]]></errormessage> </ERRORLIST> </ERROR> </ADMISOL> Boekhoudkundige uitgaande factuur ok <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <INVOICE> <HEAD> <DT_ID>UF</DT_ID> <PR_YEAR>2009</PR_YEAR> <LH_ID>207</LH_ID> <PR_PERIOD>2</PR_PERIOD> <AT_ID>CUST</AT_ID> <AD_ID>788</AD_ID> <LH_DUEDATE> </LH_DUEDATE> <LH_DOCDATE> </LH_DOCDATE> <LH_DOCREF> </LH_DOCREF> <AMOUNT>548.88</AMOUNT> </HEAD> <LINE> <AC_ID>702000</AC_ID> <LS_AMOUNT>453.62</LS_AMOUNT> <LS_TAXAMOUNT>95.26</LS_TAXAMOUNT> <TXA_ID>BE</TXA_ID> </LINE> </INVOICE> </ADMISOL> Result: <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?> <ADMISOL> <OK> <PRIMARYKEY> <DT_ID><![CDATA[UF]]></DT_ID> <DP_ID><![CDATA[a]]></DP_ID> <PR_YEAR><![CDATA[2009]]></PR_YEAR> <LH_ID><![CDATA[207]]></LH_ID> </PRIMARYKEY> </OK> </ADMISOL>

334 324 Admisol, online boekhouden Boekhoudkundige uitgaande factuur fout: Totaal bedrag niet gelijk aan totaal detaillijnen <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <INVOICE> <HEAD> <DT_ID>UF</DT_ID> <PR_YEAR>2009</PR_YEAR> <LH_ID>207</LH_ID> <PR_PERIOD>2</PR_PERIOD> <AT_ID>CUST</AT_ID> <AD_ID>788</AD_ID> <LH_DUEDATE> </LH_DUEDATE> <LH_DOCDATE> </LH_DOCDATE> <LH_DOCREF> </LH_DOCREF> <AMOUNT>548.88</AMOUNT> </HEAD> <LINE> <AC_ID>702000</AC_ID> <LS_AMOUNT>453.00</LS_AMOUNT> <LS_TAXAMOUNT>95.26</LS_TAXAMOUNT> <TXA_ID>BE</TXA_ID> </LINE> </INVOICE> </ADMISOL> Result: <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?> <ADMISOL> <ERROR> <PRIMARYKEY> <DT_ID><![CDATA[UF]]></DT_ID> <DP_ID><![CDATA[a]]></DP_ID> <PR_YEAR><![CDATA[2009]]></PR_YEAR> <LH_ID><![CDATA[207]]></LH_ID> </PRIMARYKEY> <ERRORLIST> <ERRORMESSAGE><![CDATA[ - Bedragen niet in evenwicht]]></errormessage> <ERRORMESSAGE><![CDATA[ - Bedragen in rekeningklasse '1..7' niet in evenwicht]]> </ERRORMESSAGE> </ERRORLIST> </ERROR> </ADMISOL> Boekhoudkundige uitgaande factuur met betalingen ok <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <INVOICE> <HEAD> <DT_ID>UF</DT_ID> <PR_YEAR>2009</PR_YEAR>

335 Webservices <LH_ID>207</LH_ID> <PR_PERIOD>2</PR_PERIOD> <AT_ID>CUST</AT_ID> <AD_ID>788</AD_ID> <LH_DUEDATE> </LH_DUEDATE> <LH_DOCDATE> </LH_DOCDATE> <LH_DOCREF> </LH_DOCREF> <AMOUNT>548.88</AMOUNT> </HEAD> <LINE> <AC_ID>702000</AC_ID> <LS_AMOUNT>453.62</LS_AMOUNT> <LS_TAXAMOUNT>95.26</LS_TAXAMOUNT> <TXA_ID>BE</TXA_ID> </LINE> <PAYMENTS> <DT_ID>DV</DT_ID> <PAYMENT> <AC_ID>580010</AC_ID> <AMOUNT>500</AMOUNT> </PAYMENT> <PAYMENT> <AC_ID>580020</AC_ID> <AMOUNT>48.88</AMOUNT> </PAYMENT> </PAYMENTS> </INVOICE> </ADMISOL> Result: <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?> <ADMISOL> <OK> <PRIMARYKEY> <DT_ID><![CDATA[UF]]></DT_ID> <DP_ID><![CDATA[a]]></DP_ID> <PR_YEAR><![CDATA[2009]]></PR_YEAR> <LH_ID><![CDATA[207]]></LH_ID> </PRIMARYKEY> </OK> </ADMISOL> Boekhoudkundige inkomde factuur ok <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <INVOICE> <HEAD> <DT_ID>IF</DT_ID> <PR_YEAR>2009</PR_YEAR> 325

336 326 Admisol, online boekhouden <LH_ID>207</LH_ID> <PR_PERIOD>2</PR_PERIOD> <AT_ID>VEND</AT_ID> <AD_ID>100788</AD_ID> <LH_DUEDATE> </LH_DUEDATE> <LH_DOCDATE> </LH_DOCDATE> <LH_DOCREF> </LH_DOCREF> <AMOUNT>548.88</AMOUNT> </HEAD> <LINE> <AC_ID>604000</AC_ID> <LS_AMOUNT>453.62</LS_AMOUNT> <LS_TAXAMOUNT>95.26</LS_TAXAMOUNT> <TXA_ID>BE</TXA_ID> </LINE> </INVOICE> </ADMISOL> Result: <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?> <ADMISOL> <OK> <PRIMARYKEY> <DT_ID><![CDATA[IF]]></DT_ID> <DP_ID><![CDATA[a]]></DP_ID> <PR_YEAR><![CDATA[2009]]></PR_YEAR> <LH_ID><![CDATA[207]]></LH_ID> </PRIMARYKEY> </OK> </ADMISOL> Boekhoudkundige inkomende factuur fout: ongeldige rekening bij aankopen <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <INVOICE> <HEAD> <DT_ID>IF</DT_ID> <PR_YEAR>2009</PR_YEAR> <LH_ID>208</LH_ID> <PR_PERIOD>2</PR_PERIOD> <AT_ID>VEND</AT_ID> <AD_ID>100788</AD_ID> <LH_DUEDATE> </LH_DUEDATE> <LH_DOCDATE> </LH_DOCDATE> <LH_DOCREF> </LH_DOCREF> <AMOUNT>548.88</AMOUNT> </HEAD> <LINE> <AC_ID>702000</AC_ID>

337 Webservices 327 <LS_AMOUNT>453.62</LS_AMOUNT> <LS_TAXAMOUNT>95.26</LS_TAXAMOUNT> <TXA_ID>BE</TXA_ID> </LINE> </INVOICE> </ADMISOL> Result: <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?> <ADMISOL> <ERROR> <PRIMARYKEY> <DT_ID><![CDATA[IF]]></DT_ID> <DP_ID><![CDATA[a]]></DP_ID> <PR_YEAR><![CDATA[2009]]></PR_YEAR> <LH_ID><![CDATA[207]]></LH_ID> </PRIMARYKEY> <ERRORLIST> <ERRORMESSAGE><![CDATA[Rekening - Ongeldige rekening: ]]></ERRORMESSAGE> </ERRORLIST> </ERROR> </ADMISOL> Adres klant: ok <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <ADDRESS> <AT_ID>CUST</AT_ID> <AD_ID>788</AD_ID> <AD_NAME>Test Import Address XML</AD_NAME> <AD_STREET>Teststraat</AD_STREET> <AD_NUMBER>13</AD_NUMBER> <AD_BOX></AD_BOX> <AD_ZIP>9000</AD_ZIP> <AD_CITY>Gent</AD_CITY> <AD_COUNTRY>BE</AD_COUNTRY> <AD_VAT>BE </AD_VAT> <AD_PHONE>09/ </AD_PHONE> <AD_FAX>09/ </AD_FAX> <AD_ >info@admisol.com</AD_ > <AD_URL> <AC_ID>400000</AC_ID> <AD_ENDOFMONTH>1</AD_ENDOFMONTH> <AD_DUEDAYS>30</AD_DUEDAYS> <AD_BANK> </AD_BANK> </ADDRESS> </ADMISOL> Result: <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?> <ADMISOL> <OK> <PRIMARYKEY>

338 328 Admisol, online boekhouden <AD_ID><![CDATA[788]]></AD_ID> <AT_ID><![CDATA[CUST]]></AT_ID> </PRIMARYKEY> </OK> </ADMISOL> Adres klant fout: foutief btw nummer <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <ADDRESS> <AT_ID>CUST</AT_ID> <AD_ID>788</AD_ID> <AD_NAME>Test Import Address XML</AD_NAME> <AD_STREET>Teststraat</AD_STREET> <AD_NUMBER>13</AD_NUMBER> <AD_BOX></AD_BOX> <AD_ZIP>9000</AD_ZIP> <AD_CITY>Gent</AD_CITY> <AD_COUNTRY>BE</AD_COUNTRY> <AD_VAT>BE </AD_VAT> <AD_PHONE>09/ </AD_PHONE> <AD_FAX>09/ </AD_FAX> <AD_URL> <AC_ID>400000</AC_ID> <AD_ENDOFMONTH>1</AD_ENDOFMONTH> <AD_DUEDAYS>30</AD_DUEDAYS> <AD_BANK> </AD_BANK> </ADDRESS> </ADMISOL> Result: <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"> <ADMISOL> <ERROR> <PRIMARYKEY> <AD_ID><![CDATA[788]]></AD_ID> <AT_ID><![CDATA[CUST]]></AT_ID> </PRIMARYKEY> <ERRORLIST> <ERRORMESSAGE><![CDATA[Fout: Fiche kan niet bewaard worden]]></errormessage> <ERRORMESSAGE><![CDATA[Ongeldige BTW-code]]></ERRORMESSAGE> </ERRORLIST> </ERROR> </ADMISOL> Adres leverancier ok <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <ADDRESS> <AT_ID>VEND</AT_ID> <AD_ID>100788</AD_ID> <AD_NAME>Test Import Address XML</AD_NAME>

339 Webservices <AD_STREET>Teststraat</AD_STREET> <AD_NUMBER>13</AD_NUMBER> <AD_BOX></AD_BOX> <AD_ZIP>9000</AD_ZIP> <AD_CITY>Gent</AD_CITY> <AD_COUNTRY>BE</AD_COUNTRY> <AD_VAT>BE </AD_VAT> <AD_PHONE>09/ </AD_PHONE> <AD_FAX>09/ </AD_FAX> <AD_URL> <AC_ID>440000</AC_ID> <AD_ENDOFMONTH>1</AD_ENDOFMONTH> <AD_DUEDAYS>30</AD_DUEDAYS> <AD_BANK> </AD_BANK> </ADDRESS> </ADMISOL> result: <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?> <ADMISOL> <OK> <PRIMARYKEY> <AD_ID><![CDATA[100788]]></AD_ID> <AT_ID><![CDATA[VEND]]></AT_ID> </PRIMARYKEY> </OK> </ADMISOL> Adres leverancier fout: foutieve centralisatierekenig voor leveranciers <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <ADDRESS> <AT_ID>VEND</AT_ID> <AD_ID>100788</AD_ID> <AD_NAME>Test Import Address XML</AD_NAME> <AD_STREET>Teststraat</AD_STREET> <AD_NUMBER>13</AD_NUMBER> <AD_BOX></AD_BOX> <AD_ZIP>9000</AD_ZIP> <AD_CITY>Gent</AD_CITY> <AD_COUNTRY>BE</AD_COUNTRY> <AD_VAT>BE </AD_VAT> <AD_PHONE>09/ </AD_PHONE> <AD_FAX>09/ </AD_FAX> <AD_URL> <AC_ID>400000</AC_ID> <AD_ENDOFMONTH>1</AD_ENDOFMONTH> <AD_DUEDAYS>30</AD_DUEDAYS> <AD_BANK> </AD_BANK> </ADDRESS> </ADMISOL> 329

340 330 Admisol, online boekhouden result: <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?> <ADMISOL> <ERROR> <PRIMARYKEY> <AD_ID><![CDATA[100788]]></AD_ID> <AT_ID><![CDATA[VEND]]></AT_ID> </PRIMARYKEY> <ERRORLIST> <ERRORMESSAGE><![CDATA[ Fout: Fiche kan niet bewaard worden]]></errormessage> <ERRORMESSAGE><![CDATA[Type centralisatierekening stemt niet overeen met adrestype]] ></ERRORMESSAGE> </ERRORLIST> </ERROR> </ADMISOL> Timesheet <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ADMISOL> <TIMESHEET> <DATE> </DATE> <AT_ID>CUST</AT_ID> <AD_ID>tim276</AD_ID> <FROM>13:00</FROM> <TO>14:00</TO> <HOURS>01:00</HOURS> <QUANTITY>1</QUANTITY> <INVOICED>1</INVOICED> <ART_ID>w</ART_ID> <DESCRIPTION>timesheet omschrijving</description> <TASK_TR_ID> </TASK_TR_ID> <TASK_DETAIL_ID>4</TASK_DETAIL_ID> <CLOSE_TASK>1</CLOSE_TASK> </TIMESHEET> </ADMISOL> Combinatie U kan in één bestand zowel adressen, facturen als betalingen doorgeven. <ADMISOL> <ADDRESS> <INVOICE> <ADDRESS> <INVOICE> <ADDRESS> <INVOICE> <FINDOC> <FINDOC>

341 FAQ 33 FAQ 33.1 Vragen boekhouding Boekhoudkundige vragen vb welke rekening boek ik restaurtantkosten,... Voor boekhoudkundige vragen moet u zich wenden tot uw boekhouder of accountant. Voor vragen i.v.m. de werking van het programma kunt u bij Admisol terecht Boeking niet chronologisch U heeft in dit dagboek reeds in een latere periode of op een latere datum geboekt. Hierdoor kan u niet meer terug in een vorige periode boeken. De stukken moeten per dagboek steeds chronologisch geboekt zijn. De boekdatum kan niet lager zijn dan het laatst geboekte stuk. U kan echter wel de stukdatum aanpassen naar de datum van vb de factuur. Hiervoor zijn er 2 mogelijkheden: De boeking verwijderen tot waar u boekingen in vorige periode wenst te boeken en daarna de verwijderde boekingen opnieuw ingeven. Extra dagboek bijmaken en daar de boekingen in vroegere periode ingeven. Gebruik maken van het hulpprogramma om een document tussen te voegen. zie Hulpprogramma's Overstappen naar ander boekjaar/ periode In het hoofdmenu vindt u bovenaan een periode icoon daar kan u het boekjaar en de periode selecteren. Vervolgens ziet u bovenaan, met een gele achtergrond, de huidige periode verschijnen. Zie ook Keuze periode Document in verkeerde periode geboekt Er zijn 2 oplossingen: 1. U verwijdert alles facturen van periode X herbegint te boeken vanaf periode X U maakt een nieuw dagboek aan voor deze facturen. 3. Gebruik maken van het hulpprogramma om een document tussen te voegen. zie Hulpprogramma's 162 Omdat de facturen elkaar chronologisch moeten opvolgen is het niet mogelijk om facturen toe te voegen (in het midden van een periode). Wel kan men bv. de laatste factuur van een periode naar het begin van de volgende periode overbrengen (of de eerste van een latere periode naar een vorige

342 332 Admisol, online boekhouden periode) Afsluiten boekjaar/ overdracht/ aanmaken nieuwe periode Dit kan als volgt: 1. periodes aanmaken voor 2012 via hoofdmenu > instellingen > dossierinstellingen > periodes en klikken op de link ' Automatisch aanmaken periodes nieuw boekjaar' of maak deze manueel aan met de groene plus. Voor meer uitleg i.v.m. periodes zie: Periodes voor de overdracht van vorig boekjaar naar een nieuwe boekjaar gaat u via hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma's > Overdracht vorig boekjaar. Voor meer uitleg i.v.m. de overdracht zie: Overdracht vorig boekjaar uw accountant/ boekhouder de eindafsluiting van 20xx laten doen. 4. stap 2 opnieuw uitvoeren Facturen in de verkeerde periode geboekt Hiervoor moet u naar: Hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma's > hulpprogramma's Hier kan u facturen van de ene periode naar de andere overbrengen. Zie Hulpprogramma (verplaatsen document) Boekingen van bepaalde rekeningen afdrukken Om de lijst met boekingen af te drukken van een bepaalde rekening gaat u in het hoofdmenu onder basisbestanden naar rekeningen. Onderaan in het veld die het meest naar links gesitueerd is filtert u op de rekening die u zoekt. U selecteert de gewenste rekening (grijs of dubbelklik om te openen) en u klikt bovenaan op overzicht. Dit overzicht drukt u af wanneer u bovenaan op het printericoon klikt. Alternatief: U gaat naar: Lijsten > Grootboek en geeft van / tot rekening in en daarna print.

343 FAQ Numering documenten Binnen eenzelfde dagboek is er de wettelijke verplichting dat de nummering moet volgen. Enkel het eerste nummer van een reeks mag u vrij kiezen. Wel wettelijk toegelaten is een dagboek maken per economische noodzakelijkheid, als dit voor u noodzakelijk is (en u kan dit argumenteren bij een controle) mag u per maand een ander dagboek aanmaken en kan u in dat dagboek een andere nummering gebruiken Afschrijving gedeeltelijke verkoop Bij de verkoop van een deel van een vast actief kunt u de verkoop van het volledig bedrag laten gebeuren door jaar van verkoop in te vullen en vervolgens een nieuwe afschrijving aanmaken voor het saldo (resterend bedrag) Aanmaak creditnota U kan een factuur in min maken, en daar in vrije tekst op vermelden dat het om een creditering gaat. Het is ook mogelijk om een apart dagboek 'Creditnota's aan te maken waarin u uw creditnota's kan bewaren. U bent hier volledig vrij in Probleem bij afpuntingen (controleprogramma) Na het aanpassen van documenten, vooral als het aanpassingen betreft aan documenten welke reeds opgenomen zijn in een afpunting, is het aangeraden het controlleprogramma te laten lopen. Gelieve hiervoor te gaan naar: Hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma's > controleprogramma Vervolgens klikt u op. Voor meer info zie ook: "Controleprogramma" Hoe facturen per project bekijken Hiervoor zijn er 2 mogelijkheden: Hoofdmenu > projecten Zo krijgt u een lijst van alle projecten. Vraag voor 1 project een overzicht op en filter op IF. Wanneer u bovenaan op "Exporteren naar Excel" klikt zal u enkel de inkomende facturen voor dit project zien. Hoofdmenu > lijsten > export naar Excel bestand > analytisch. Hier kunt u bij detail per project kiezen welk project u juist wilt. Bovenaan kan u ook de periode aanpassen alsook het

344 334 Admisol, online boekhouden boekjaar. Wanneer u op klikt zal deze lijst in Excel geopend worden en ziet u de verschillende projecten. Deze lijst zal bestaan uit zowel de aan- als verkoopfacturen. Indien u enkel de aankoopfacturen wenst te behouden kan dit door manueel de verkoopfacturen te wissen (in Excel) Betalingsbestand: creditnota aftrekken Stel, u heeft een factuur van en een creditnota van 250. Beiden staan open. Om de factuur open te stellen voor 750, dus de creditnota er af te trekken moet u beide documenten aan elkaar hangen. Hoofdmenu > DV: diverse verrichtingen > Aanduiden bij type of het om een klant of leverancier gaat (linker kolom). Zoek nu u uw leverancier op (in kolom nummer) en ENTER. U krijgt een lijst met alle IF's. De creditnota moet nu gedebiteerd worden (in kolom debet) van de factuur waarvan u het bedrag wenst af te trekken (op de lijnt creditnota moet het bedrag creditnota in kolom credit en op de lijn waarvan u het bedrag wilt verminderen moet het in kolom debet). Klik op om te bewaren. Wanneer u nu gaat naar: Hoofdmenu > bijkomende functies > betalingen (ciri: Belgische binnenlandse overschrijving) en de leverancier aanduidt zal u in het kader bij saldo het bedrag zien dat nog betaald moet worden. Eens u dit gedaan heeft staat de factuur open voor 750, en staat de creditnota als voldaan. Als u nu een betalingsbestand zou maken krijgt u de factuur te zien voor 750. zie ook Afpunten openstaande posten Zoeken op bedrag Hiervoor zijn er 2 mogelijkheden: 1. Via Hoofdmenu > financieel dagboek (bv. DEXIA) U klikt op de groene plus. In het nieuwe document gaat u helemaal naar beneden en klikt u op overzicht boekingen met bedrag. Nu kan u een bedrag ingeven. Wanneer u op zoek bedrag klikt zal het gewenste bedrag opgezocht worden. 2. Via Hoofdmenu > Zoek op bedrag (bij boekhouding) U geeft bovenaan het bedrag in en klikt op "Zoek op bedrag" voor een overzicht van alle documenten waaraan dit bedrag gekoppeld is.

345 FAQ Rappels terug op niveau x Dit hangt ervan af of u de rappel historiek wenst te behouden. Indien ja: Gelieve te gaan naar: Hoofdmenu > bijkomende functies > rappels - minimum aantal dagen vervallen op bv. 30 op 'genereer voorstel' klikken naast de knop 'alles op' herinneringen op 1 zetten op 'alles op' klikken Nu zullen alle klanten op rappel 1 staan, maar blijven de vorige rappels in de historiek. Indien neen: Hier zal het manueel moeten. We gaan hier eveneens naar: Hoofdmenu > bijkomende functies > rappels - minimum aantal dagen op bv. 30 op 'Genereer voorstel' klikken in de lijst gaan we 2 x op de klant klikken klikken op 'historiek van betalingsherinneringen voor de klant' Hier kan u de rappels verwijderen Creditnota verwijderen van rappel Zodat u een CN kan verwijderen van een rappel gelieve te gaan naar: Hoofdmenu > Divers U drukt op zodat u een nieuwe diverse kan aanmaken. In de linker kolom (type) kiest u voor klant. In de kolom nummer geeft u de naam van de klant in en klikt u op enter. U krijgt nu alle facturen/ CN van de klant te zien. De CN moet u nu afpunten aan de factuur. Hiervoor gaat u op de grijze knop klikken links van 'saldo' (op dezelfde lijn van de CN) zodat de CN gedebiteerd wordt. Hierna zoekt u de factuur op waarvoor u de creditnota voor gemaakt heeft en klikt u terug op de grijze knop (op de lijn van de factuur). Het bedrag van de CN wordt nu afgetrokken van de factuur en zal dus ook niet opgenomen worden in de rappel. U kan de diverse bewaren door bovenaan op te klikken.

346 336 Admisol, online boekhouden zie ook zie ook Afpunten openstaande posten Adreswijziging op facturen en rappels Gelieve hiervoor te gaan naar: Hoofdmenu > klanten In de klantenfiche past u het nodige aan en klikt u vervolgens op om te bewaren. Wanneer u nieuwe facturen of rappels aanmaakt zal Admisol het nieuwe adres weergeven. ***TIP! Indien u reeds facturen aangemaakt heeft waar de adreswijziging moest gebeuren, hoeft u deze niet te verwijderen en opnieuw aan te maken. U selecteert de factuur en vraagt deze op met. Indien nodig past u de periode aan en klikt u op om te bewaren SEPA of CIRI wissen (bestand en financieel) Zie "Wissen van een reeds aangemaakt CIRI bestand" aangemaakte SEPA bestand" of "Wissen van een reeds Betalingsbestand SEPA of CIRI niet te vinden U kan een reeds gemaakt bestand opnieuw opvragen via vervolgens klikken op "Bestand opvragen". Zie "Opvragen CIRI" 248 en "Opvragen SEPA" 253, de juiste regel aanduiden en openen,.

347 FAQ Fout bij bewaren SEPA of CIRI Wanneer u de gewoonte heeft om het financiële steeds te boeken met als boekdatum de laatste dag van de maand, dan kan u onderste mededeling te zien krijgen. Bij het aanmaken van een SEPA of CIRI bestand zal Admisol een financiële verrichting genereren op de datum dat het bestand aangemaakt werd. Indien er boekingen geweest zijn in het financieel dagboek met een datum hoger dan de datum waarop het SEPA of CIRI bestand aangemaakt werd dan zal Admisol de fincanciële verrichting niet kunnen aanmaken (anders zullen de facturen niet meer chronologisch zijn). Oplossing: Ga naar het financieel dagboek en vraag de financiële verrichtingen één per één op (door op 'Opvragen' te klikken). Pas vervolgens de boekdatum aan en bewaar door op klikken. 'Bewaren' te Hoe boek ik een banksaldo naar bv. rekening Bijvoorbeeld op het einde van het jaar kan u een banksaldo overboeken naar rekening Dit kan u direct doen vanuit het financieel dagboek. U geeft bij 'totaalbedrag' het bedrag in dat moet overgeboekt worden en vraagt in de grid (op de eerste lijn) rekening op. Klik op de grijze knop om het bedrag over te nemen in de kolom 'bedrag'.

348 338 Admisol, online boekhouden Klik op om te bewaren. Voor het boeken van het financiële zie Financieel Boeken opening in vreemde valuta (financieel) Het boeken van het euro saldo doet u zoals een normale opening van een financiële, d.m.v. een diverse in periode 0 (voorbeeld automatisch d.m.v. overdragen vorig boekjaar) of d.m.v. door de eerste boeking in het financiële dagboek. Om echter het saldo in vreemde valuta correct te plaatsen dient u nog onderstaande te doen: Ga bij voorkeur naar periode 0. Ga naar het dagboek.

349 FAQ 339 Zorg ervoor dat de koers op 0,00 staat en dat er in de grid niets ingevuld staat. Bij totaalbedrag USD kan u het bedrag ingeven dat u wens over te brengen (in ons voorbeeld 15000,00 USD). Bewaar deze boeking. U zal zien dat bij de volgende boeking het saldo in USD ingevuld zal worden. ***Let op: Wanneer u een overdracht doet zal het bedrag in USD niet mee overgedragen worden (in tegenstelling tot het bedrag in EUR waar dit wel gebeurt). U zal dit elk jaar opnieuw moeten doen*** Foutmelding bij bewaren investering De automatische nummering van Admisol werkt alfanumerisch. Wanneer u gebruik maakt van de automatische afschrijvingen zal Admisol een nummer toekennen aan de afschrijving. Wanneer u de afschrijvingen manueel boekt kan u zelf de nummering kiezen. 2 verschillende nummeringen kunnen conflicten veroorzaken. Stel u bent gestart met het autmatisch aanmaken van afschrijvingen en uw afschrijvingen werden als volgt genummerd: 1,2,3,... tot 10. Later kiest u om de nummering aan te passen en te starten vanaf Wanneer u uw afschrijvingen zal boeken zal u vanaf niet meer kunnen boeken wegens een foutmelding. Admisol zal het nummer 10 voorstellen en niet kunnen we echter niet meer gebruiken omdat deze reeds gebruikt werd. Indien u later een eigen nummering wenst te gebruiken kies dan voor of a

350 340 Admisol, online boekhouden Overdracht wanneer er reeds in DV geboekt werd Een overdracht dient steeds in periode 0 te gebeuren. Hierbij kunnen er zich 2 problemen voordoen: 1. Er werd reeds geboekt in een DV waardoor er het document niet meer in periode 0 kan aangemaakt worden 2. Er werd reeds een overdracht uitgevoerd Indien 1: Hiervoor heeft u 2 oplossingen: 1. U maakt een nieuw dagboek aan (bv. DVO: openingen) Zie: Dagboeken U voegt een leeg document toe in uw diverse dagboek. Dit kan via Hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma's > hulpprogramma's. Bij 'Tussenvoegen document' kiest u het dagboek, het jaartal en het document waarvoor u een factuur wenst. U kiest om 1 leeg document aan te maken en klikt vervolgens op 'OK'. U zal een sms-code ontvangen om uw keuze te bekrachtigen. ***Let op! Indien de diverse waarvóór u de diverse voor de overdracht wenst tussen te voegen niet in periode 0 geboekt geweest is, zal u het document van periode moeten verplaatsen (het tussengevoegd document zal echter in de periode aangemaakt worden van het daaropvolgend document). Voor het verplaatsen van een document zie: Hulpprogramma's 162 *** Bij de overdracht zal u, wanneer er gevraagd wordt om een nummer in te geven, het nummer 1 ingeven. Nu zal de zojuist ingevoegde diverse overgeschreven worden met de overdracht. Indien 2: U gaat de overdracht doen via Hoofdmenu > Instellingen > Hulpprogramma's > Overdracht vorig boekjaar. Wanneer het volgnummer gevraagd wordt geeft u het nummer van de reeds aangemaakte overdracht (bv. 1). De vorige overdracht zal overgeschreven worden Vragen BTW BTW% aanpassen Hiervoor zijn er 2 mogelijkheden: Indien de 6% boeking een uitzondering is voor 1 leverancier: Maak een factuur voor de leverancier, selecteer de nodige rekening voor deze leverancier, pas btw% aan naar 6. Boek deze factuur niet, maar klik op bewaar als standaardboeking. Als u in de toekomst deze leverancier gebruikt zal u de geselecteerde BTW code zien staan. Zie Standaard boeking 49 Indien u een code A6 wenst, kan u een code A6 aanmaken: Maak een tax-code A6 aan (instellingen > BTW > tax-relaties, filter op taks-code a en exporteer naar

351 FAQ 341 Excel). Vervang overal de taks-code a door A6 en vervang overal de 21 door 6. Indien u wenst doen wij dit voor u. Druk hiervoor op het vraagteken rechtsboven. Tevens kan je de BTW code vrij van BTW aan een algemene rekening koppelen. Dit kan door de rekening op te vragen (basisbestanden > rekeningen), de taks-code op leeg plaatsen en bewaren Negatief bedrag BTW corrigeren Indien u op de btw aangifte een negatief bedrag heeft kan u de aangifte niet gebruiken. Er mogen immers geen negatieve bedragen voorkomen op een aangifte. U dient het negatieve bedrag over te dragen naar de volgende BTW periode. Uitzondering hierop is de laatste BTW periode van het jaar: dan mag u het vak gewoon op 0 plaatsen, en de overdracht laten vallen. Om dit op te lossen doet u 2 BTW correcties: in de periode van de btw aangifte: een btw correctie ter waarde van het negatieve bedrag (in plus). Dit bedrag wordt bijgeteld, zodat het vak op 0 komt. In de volgende btw periode (behalve indien de huidige btw periode de laatste is) boekt u een btw correctie met het negatieve bedrag. Zie ook BTW correctie BTW nummer invullen in klantenfiche/ leveranciersfiche Bij particulieren laat u het btw nummer leeg. Voor ondernemingen waarvan u het btw nummer niet kent tikt u BE- (of het voorvoegsel van het op te zoeken btw nummer van het land van de onderneming). Indien het een ondernemingsnummer is van een niet btw-plichtige (vb een arts) kan u dit leeg laten (zoals particulier) of ingeven met het voorvoegsel BXBij de listing worden de ontbrekende nummers (de nummers met BE- zonder nummer) getoond als foutief en kan u deze aanvullen. Klanten zonder btw nummer (dus veld btw volledig leeg) komen niet op de listing Buitenlands BTW nummer ingeven Zoals voorgeschreven bij VIES moet u het nummer ingeven zoals hieronder: Lidstaat Structure (NL) Format (NL) * AT-Oostenrijk ATU block of 9 characters (nl) BE-België BE block of 10 digits BG-Bulgarije BG or 1 block of 9 digits or1 block of 10 digits (nl)

352 342 Admisol, online boekhouden BG (nl) CY-Cyprus CY L 1 block of 9 characters (nl) CZ-Tsjechië CZ or 1 block of either 8, 9 or 10 digits (nl) CZ or CZ (nl) DE-Duitsland DE block of 9 digits (nl) DK-Denemarken DK blocks of 2 digits (nl) EE-Estland EE block of 9 digits (nl) EL-Griekenland EL block of 9 digits (nl) ES-Spanje 1 block of 9 characters (nl) FI-Finland ESX X4 FI FR-Frankrijk FRXX block of 2 characters, 1 block of 9 digits (nl) GB-Verenigd Koninkrijk GB or 1 block of 8 digits (nl) 1 block of 3 digits, 1 block of 4 digits and 1 block of 2 digits; or the above followed by a block of 3 digits; or 1 block of 5 characters (nl) GB or GBGD9996 HU-Hongarije GBHA9997 (nl) HU block of 8 digits (nl) IE-Ierland IE9S99999L 1 block of 8 characters (nl) IT-Italië IT block of 11 digits (nl) LT-Litouwen LT of 1 block of 9 digits, or 1 block of 12 digits (nl) LT (nl) LU-Luxemburg LU block of 8 digits (nl) LV-Letland LV block of 11 digits (nl) MT-Malta MT block of 8 digits (nl) NL-Nederland NL B998 1 block of 12 characters (nl) PL-Polen PL block of 10 digits (nl)

353 FAQ 343 PT-Portugal PT block of 9 digits (nl) RO-Roemenië RO block of minimum 2 digits and maximum 10 digits (nl) SE-Zweden SE block of 12 digits (nl) SK-Slowakije SK block of 10 digits (nl) Hoe op BTW tax profiel zoeken Gelieve hiervoor te gaan naar: Hoofdmenu > klanten Onderaan kan u volgens criteria filteren. In dit geval stel ik voor op TAX-adres profiel te filteren. BE is vanzelfsprekend binnenland EU (binnen de EU) EXP (buiten de EU). Op deze manier kan u alle klanten filteren die bv. niet binnen BE, maar wel buiten de EU zijn door in het vakje tax-adres profiel onderaan in het filtervak EXP in te tikken en enter Boekingen per BTW vak Ga naar lijsten > btw aangifte. Selecteer de juiste btw periode en klik op het printer icoon Nu krijgt u een lijst met de btw vakken te zien. Klik op het gewenste vak en vervolgens bovenaan op het overzicht icoon. zie ook BTW-aangifte BTW en tel invullen btw aangifte Er zijn 2 mogelijkheden om een btw aangifte in te dienen: 1. U doet de Btw-aangifte klant per klant. In dit geval zal u het adres en telefoonnummer van de klant moeten geven. 2. Admisol Accountancy: U doet de Btw-aangifte in bulk (alles tezamen). In dit geval zal u het adres en telefoonnummer van het kantoor moeten ingeven in het kantoor dossier De gegevens kan u ingeven bij instellingen > Bedrijfsidentificatie 127

354 344 Admisol, online boekhouden BTW kwartaal aangifte naar maandaangifte e.o. Wanneer u van een kwartaal- naar een maandaangiftes overstapt moeten 2 zaken gebeuren: 1. de periodes vanaf... per maand instellen. Zie Periodes de btw-aangifte instellen op maandelijks. Gelieve hiervoor te gaan naar: Hoofdmenu > Instellingen > Parameters dossier BTW/IC-aangifte maandelijks aanvinken en bewaren door bovenaan op het disketje te drukken Vragen over de Admisol facturen Facturen opvragen Admisol Voor een overzicht van de Admisol facturen gelieve te gaan naar: Hoofdmenu (office) > bijkomende functies > Admisol facturen overzicht. Wanneer u een factuur aanduidt en op vervolgens afdrukken. klikt zal u deze factuur kunnen downloaden en Facturatie verbruikte lijnen Voor een overzicht van de verbruikte lijnen gelieve te gaan naar: Hoofdmenu > Bijkomende functies > Overzicht dossier Facturatie verbruikte lijnen per dossier en niet voor alle dossiers samen Indien u bij het aanmaken van een nieuw dossier gekozen heeft voor "Nieuw dossier binnen huidig abonnement" zal u 1 factuur krijgen voor uw abonnement. Gedetailleerd factureren is hier niet mogelijk gezien de lijnen over alle dossiers geteld worden. Indien u in dossier A een factuur maakt en in dossier B een factuur wist, worden er geen lijnen aangerekend. Voor een algemeen overzicht van de verbruikte lijnen gelieve te gaan naar: Hoofdmenu > Bijkomende functies > Overzicht dossier

355 FAQ Vragen coda Aanvraag coda's via bankvolmacht Gelieve te gaan naar: Hoofdmenu > instellingen > dagboeken > financieel Onderaan ziet u de verschillende banken met de volmachten. Klik op "Nog geen bankafschriften ontvangen. Bankvolmacht aanmaken". Zie ook Aanvraag automatisch boeken van de bank (coda's) Coda overslaan Het overslaan van een coda dient enkel om in een andere volgorde te boeken. Bv. domiciliëring: eerst het inkomende bedrag boeken, dan pas de terugvordering (sommige banken doen eerst de terugvordering wegens geen dekking, dan de storting). Coda overslaan geeft geen boeking Coda lijn per lijn boeken Binnen Admisol boekt u het financieel lijn per lijn, dus bedrag per bedrag, en niet alle lijnen van een afschrift samen. U geeft bovenaan het bedrag in (wat van de rekening af gaat of wat er op gaat). Admisol zal automatisch de openstaande posten van het bedrag gaan zoeken. Vervolgens kiest u 1 van de voorgestelde posten, of selecteert u zelf een klant, leverancier of rekening. Zie ook "Financieel" Coda's importeren uit het verleden De coda berichten uit het verleden importeren is niet mogelijk. De bank boeken van voor het eerste coda afschrift doet u manueel. Deze moeten manueel worden ingegeven. Binnen Admisol boekt u het financieel lijn per lijn, dus bedrag per bedrag, en NIET al de lijnen van een afschrift samen U geeft bovenaan het bedrag in wat af of op de rekening gaat. Indien er een coda staat zal deze verdwijnen zodra u het bedrag, afschrift nummer of stukdatum

356 346 Admisol, online boekhouden aanpast. Zo boekt u de oudere verrichtingen, deze van voor de bank coda begon aan te leveren. Admisol zal automatisch de openstaande posten van het bedrag gaan zoeken. Vervolgens kiest u 1 van de voorgestelde posten, of selecteert u zelf een klant, leverancier of rekening. Zie Financieel Automatisch boeken van de bank Om ervoor te zorgen dat het boeken van de bank volledig automatisch verloopt gelieve het volgende te doen: Hoofdmenu > instellingen > dagboeken > klanten In kolom documentcode (linker kolom), gaat u naar de laatste lijn (die is een beetje geel) en typt u bv. UF (Uitgaande Factuur) en drukt u op ENTER. U vraagt 'Uitgaande Factuur' op door op het potloodje te klikken. Onderaan bij 'Prefix gestructureerde mededeling' kiest u een getal tussen 0 en 99. Vanaf nu zal Admisol een nummer (gestructureerde mededeling) toekennen bij elke uitgaande factuur. Wanneer de klant bij betaling deze mededeling gebruikt zal Admisol de betaling automatisch boeken. Bij lijsten (in het hoofdmenu) heeft u de mogelijkheid om de openstaande klanten en leveranciers af te drukken, dit zowel als.pdf als Excel bestand. zie ook Aanvraag automatisch boeken van de bank (coda's) Vragen lijsten Balans of grootboek afdrukken jaar/ periode tot jaar/ periode Voor wat betreft het grootboek gelieve te gaan naar: Hoofdmenu > lijsten Net boven BTW ziet u grootboek. U kiest boekjaar/periode tot boekjaar/periode en eventueel rekeningen en drukt op het printericoontje bovenaan. De balans kan u enkel per jaar afdrukken, om een actief/passief balans te verkrijgen gelieve te gaan naar: Hoofdmenu > lijsten > Actief/passief balans In de eerste kolom links kiest u 'Vrije periode', dan kan u definiëren vanaf/tot en welke periodes. Heel belangrijk is dat deze laatste compleet ingevuld zijn.

357 FAQ Lijst in een bepaalde taal afdrukken In het menu onderdeel "Lijsten" kan u bovenaan de taal selecteren waarin u die wenst af te drukken Nummering klanten/ leveranciers Binnen Admisol kan u wat de klantnummer betreft kiezen: U laat Admisol een nummer aanmaken U kiest zelf het klantnummer: Vanaf nu is het zo dat u zelf het klantnummer moet ingeven. Dit is onderaan de klantenfiche het veld Adrescode Verwijderen klant/ leverancier Dit kan door bovenaan de lijst met klanten/ leveranciers op te klikken. U kan echter enkel de klanten/ leveranciers verwijderen als op dit contact geen boekingen gebeurd zijn Bestand.xls en/of.pdf: onmogelijk te downloaden Stel dat u er niet in slaagt, een.pdf (Adobe Acrobat Reader) en/of.xls (Excel) bestand te downloaden, dan is het aangewezen uw tijdelijke Internet-bestanden te verwijderen. Dit doet u als volgt: Open Internet Explorer Kies in het menu de optie "Extra" / "Tools" Kies "Internet-Opties" / "Internet Options" Ga naar het Tabblad "Algemeen" / "General" en bij Browsegeschiedenis klikt u op "Verwijderen". Daarna vinkt u "Tijdelijke internetbestanden" aan en klikt u op "Verwijderen"

358 348 Admisol, online boekhouden

359 FAQ 349 Het verwijderen van de tijdelijke Internet-bestanden kan een aantal minuten duren. Krijgt u echter een balk dat het bestand tegengehouden werd dan kan u de veiligheidsinstellingen als volgt aanpassen: Open Internet Explorer Kies in het menu de optie "Extra" / "Tools" Kies "Internet-Opties" / "Internet Options" Ga naar het Tabblad "Beveiliging" / "Security" en klik op "Aangepast niveau".

360 350 Admisol, online boekhouden Scrol naar beneden tot wanneer u "Bestanden downloaden" tegenkomt. Vinkt "Inschakelen" aan.

361 FAQ Divers Aanmaak nieuw dossier Er zijn 2 manieren om een nieuw dossier te voorzien. 1. U kan een 2de dossier beheren onder hetzelfde abonnement 2. U kan een volledig nieuw dossier aanvragen in een nieuw abonnement. Een dossier onder hetzelfde abonnement is de meest voordelige optie, u betaald slechts 96 Excl. Btw extra per jaar dossier in hetzelfde abonnement. Het nadeel hiervan is dat u slechts 1 factuur ontvangt voor alle dossiers samen. Als u een factuur maakt in dossier A en een factuur wist in dossier B geeft dit geen aanleiding tot facturatie. Het aantal lijnen over alle dossiers samen blijft dezelfde. Indien het nieuwe dossier in een nieuw abonnement dient gemaakt te worden kost u dit 288 Excl. Btw + eenmalig 35 Excl. Btw per begonnen 1000 grootboeklijnen. U kan via Hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma's kiezen om een nieuw dossier binnen het huidige abonnement of een nieuw dossier binnen een nieuw abonnement aan te vragen.

362 352 Admisol, online boekhouden Zie: "Nieuw dossier binnen huidig abonnement". 157 en "Nieuw dossier binnen nieuw abonnement" Aanmaken nieuwe gebruiker Ga naar "Hoofdmenu > instellingen > dossierinstellingen > gebruikers". Klik op om een nieuwe gebruiker ( adres) toe te voegen. Als deze nog niet geregistreerd is zal er daarom gevraag worden. U antwoord 'ja' op deze vraag. De nieuwe gebruiker zal een krijgen in de mailbox met een link in waarop moet geklikt worden om de registratie af te handelen (nieuw paswoord, gsm nummer). Eens de registratie vervolledigd is en de nieuwe gebruiker inlogt zijn/ haar gebruikersnaam ( adres) en paswoord zal deze in het centraal dossierbeheer terecht komen. Ter info: kostprijs nieuwe gebruiker: 24,00 per maand + btw, jaarlijks voorafbetaalbaar. Indien u de mail niet vindt in uw inbox check ook de spam of ongewenste map. Mocht u de mail toch niet ontvangen hebben laat dan niet na om ons te contacteren zodat wij u verder kunnen helpen Inloggen openbaar, normaal, paswoord vandaag onthouden Dit is om veiligheidsredenen. Indien u bij een klant inlogt is het aangeraden om te kiezen voor: 'Dit is een openbare plaats', zo zal telkens de gebruikersnaam en paswoord gevraagd worden. Indien u wenst dat uw gebruikersnaam bewaard blijft, gelieve in het inlogscherm voor 'normaal' te kiezen. Indien u wenst dat zowel gebruikersnaam als paswoord bewaard blijft, gelieve dan in het inlogscherm te kiezen voor: 'paswoord vandaag onthouden'. (Ik zou dit echter enkel en alleen aanraden indien het om uw eigen computer gaat (bv. op kantoor)) Boekhouder toegang verlenen tot dossier Om uw accountant of boekhouder toegang te verlenen tot uw dossier dienen 2 zaken te gebeuren: U maakt gebruik van het vraagteken rechts bovenaan binnen Admisol om een hulpaanvraag te sturen met het verzoek uw boekhouder toegang te verlenen tot uw Admisol dossier. Uw accountant of boekhouder maakt gebruik van het vraagteken rechts bovenaan binnen Admisol om een hulp aanvraag te sturen met het verzoek toegang te krijgen tot uw dossier. Het is slechts als beide partijen uitdrukkelijk de toestemming verlenen dat we de dossiers mogen koppelen. Zodra deze aanvragen compleet zijn verzorgen wij de koppeling en wordt u hiervan op de hoogte gesteld.

363 FAQ Stopzetting samenwerking boekhouder Om de samenwerking met het kantoor stop te zetten dient u uw accountant/ boekhouder te vragen de toegang tot het dossier te verbreken. De accountant/ boekhouder heeft immers zowel het recht als de plicht bepaalde gegevens te kopiëren conform de wettelijke regeling ter zake. Hierdoor kan enkel het accountancy/ boekhoudkantoor voor u het loskoppelen verzorgen, dit kan op 2 manieren: Het kantoor verzoekt via de helpfunctie binnen Admisol het loskoppelen. Het kantoor gebruikt de optie kopiëren en loskoppelen van het dossier binnen Admisol Accountancy. Bij het gebruik van de 2de optie krijgt het kantoor op hun kosten een kopie van uw dossier ter beschikking, om zo te voldoen aan haar wettelijke bewaarplicht Stopzetting Admisol abonnement Het abonnement kan gestopt worden op 2 manieren: 1. Via aangetekend schrijven uiterlijk 3 maand voor vervaldatum met vermelding van onderstaande tekst 2. Door onderstaande tekst via de Admisol help te verzenden uiterlijk 3 maand voor vervaldatum: 'Dit dossier mag volledig afgesloten worden. Ik beschik over alle nodige documenten en gegevens. Ik bevestig uitdrukkelijk dat alle gegevens onherroepelijk mogen gewist worden.' Zolang het dossier in opzeg is (tot vervaldatum) kan u nog steeds boeken en raadplegen. Eens het dossier afgesloten kan niemand nog aan de gegevens. ***U kan nog steeds een controle krijgen over de boekhouding van de afgelopen jaren. Vergewis u ervan dat u over alle documenten beschikt.*** Problemen bij het inloggen/ aanmelden Indien u gebruik maakt van een snelkoppeling naar Admisol raden wij u aan om deze te verwijderen. Ga naar druk op F5 en log in in de desbetreffende module. Indien het probleem persisteert kan het probleem zich bij uw browser situeren. Installeer hiervoor "Google chrome" of "Firefox". Link naar Google chrome: Link naar Firefox:

364 354 Admisol, online boekhouden Paswoord vergeten Geef bij gebruikersnaam de correcte gebruikersnaam op (meestal is dit uw adres). Vervolgens klikt u op de link "Paswoord vergeten". Binnen enkele minuten ontvangt u op uw gsm een tijdelijke code. Via deze code kan u inloggen en een nieuw paswoord kiezen Login: geen toegang tot deze applicatie U probeert in te logen op een applicatie waar u geen toegang toe heeft. Bv. u probeert via Admisol Stock in te logen op een dossier dat geen optie Stock heeft. Mogelijke oplossing: log in via Admisol Office als het een office dossier betreft log in via Admisol Accountancy als het een accountancy dossier betreft Inloggen nieuwe versie Admisol Om de laatste versie van Admisol te kunnen gebruiken is het best om de volgende stappen uit te voeren: > support > in de tekst: Admisol heeft steeds nieuwe versies. De volgende versie van Admisol kan u hier reeds testen op de hier klikken. Dan inloggen via office of accountancy. U kan ook direct op de nieuwe versie van Admisol via: Dan inloggen via office of accountancy. Een snelkoppeling maken is niet interessant omdat u deze telkens er een nieuwe versie van Admisol zou komen zal moeten aanpassen Hoe een proforma factuur als betaald zetten? Dit kan alleen maar indien: a): u een gestructureerde mededeling op de pro-forma factuur vermeldt Zie Gestructureerde mededeling 360. b): u gebruikt maakt van de automatische bankafschriften (coda) Zie Aanvraag automatisch boeken van de bank (coda's) 173 c): de klant de gestructureerde mededeling invult bij de betaling d): u een documentenstroom van pro-forma naar factuur (of bestelbon,...) heeft aangemaakt.

365 FAQ 355 Zie handleiding Admisol Stock => bij het boeken van de bank krijgt u automatisch de vraag om een factuur (of bestelbon,...) te maken. Indien u dit doet zal de betaling ook aan dit document gekoppeld worden. Indien C) ontbreekt: ga naar stock, open de pro-forma, kopieer de gestructureerde mededeling (inclusief de +++ tekens) en plak deze in het financiële vergrootglas > referentie en klik op [zoek] Kopie verkrijgen vorige boekjaren Indien u een kopij wenst van uw gegevens kan u het volgende doen: Download alle lijsten uit Admisol en bewaar deze lokaal. Exporteer zoveel mogelijk bestanden (klanten/ leveranciers/...) naar een Excel bestand en bewaar deze lokaal. U kan ook in Admisol back-up bestand aanvragen: dit bestand is beveiligd en kan enkel gebruikt worden om, in geval van gegevensverlies, de gegevens binnen de 12 maanden terug op Admisol te plaatsen. U kan zelf niets uit dit bestand halen Back-up verkrijgen boekjaar x De Admisol back-up bestanden zijn maximaal 1 jaar geldig en dienen enkel om gegevens terug op Admisol te plaatsen indien er zich bij Admisol een ernstige crash zou voordoen en de Admisol backups ontoereikend zouden blijken. Indien u dit wenst bezorgen we u een back-up bestand. Indien u de gegevens van de voorgaande jaren wenst te behouden, kan dit door de verschillende dagboeken en lijsten te downloaden en te bewaren Sneltoetsen Admisol In plaats van de muis kan u ook sneltoetsen gebruiken. door de alt toets in te drukken samen met een letter kan u sneller werken. alt B: Back, 1 stap terug gaan alt N: New: nieuw alt S: Save: bewaren alt P: Print: naar lijsten gaan alt E: Exit: Afsluiten (=deurtje) alt H: Help Mac gebruikers: gebruik de CONTROL toets in plaats van ALT Alt-keys instellen in een Firefox browser (windows) open een FireFox window typ in de adresbalk about:config zoek naar ui.key.chromeaccess: verander de waarde (gewoon enter om te editeren) van 4 naar 5 zoek naar ui.key.contentaccess: verander de waarde (gewoon enter om te editeren) van 5 naar 4 sluiten en dan Admisol starten en de alt + N, alr + S en alt + B werken

366 356 Admisol, online boekhouden Trage werking Admisol U kan een snelheidstest uitvoeren via Wanneer u op de website bent gelieve dan te klikken op 'Meet uw downloadsnelheid' (rechts). Hierna vinkt u 'download' en 'upload' aan en klikt u op 'start de geselecteerde tests'. Hiermee wordt de snelheid en beperkingen van uw verbinding gemeten en krijgt u een zicht op waar het schoentje eventueel kan wringen, u zou minimaal 300 down en 30 up moeten halen voor een vlotte verbinding. Indien de resultaten slecht zijn dan ligt de oorzaak bij uw provider (internet leverancier). Zorg ervoor dat u een goede internet browser heeft. Admisol is gemaakt voor Firefox. U kan echter ook Google Chrome gebruiken. Microsoft Internet Explorer is echter ten zeerste af te raden Chinese tekens bij het afdrukken van groot aantal pdf's Als de.pdf op het scherm in orde is, maar bij het printen komen er rare tekens: Dit kan komen omdat het virtueel geheugen van uw computer te klein is. Vraag dit na bij uw computer leverancier. Een foute printerdriver kan eveneens de oorzaak zijn. Vraag dit na bij uw computer leverancier Dossier heropenen na volledig afsluiten ervan Een dossier afsluiten is een onherroepelijke actie en kunnen we niet meer openen. Indien er alsnog gegevens uit het dossier nodig zijn dan kunnen we een back-up terugzetten. De kosten die hiervoor aangerekend worden zijn: terugplaatsingskosten (forfait) ten bedrage van 285,00 EUR gebruik van Admisol voor 1 gebruiker per jaar ten bedrage van 288,00 EUR De prijzen zijn BTW-excl.

367 FAQ Geen wijziging te zien na aanpassing lay-out Ik selecteer de factuur en klik op doch krijg mijn lay-out/ wijzigingen niet te zien. Wanneer u uw lay-out aangepast heeft dient u eerst de reeds aangemaakte facturen te openen en vervolgens opnieuw te bewaren (door op lay-out. te klikken). U zal uw factuur krijgen met de nieuwe Indien uw probleem hiermee niet opgelost is controleer onderstaande zaken: Heb ik de lay-out in de correcte taal ingesteld? Uw lay-out dient u voor de verschillende taalcodes aan te maken. Indien uw klant de taalcode 'FR' heeft, maar u geen lay-out 'FR' ingesteld heeft dan zal u voor de facturen aan deze klant geen layout verkrijgen. Is het logo corrupt? U kan dit controleren door uw logo te wissen bij Hoofdmenu > instellingen > hulpprogramma's > lay-out. Bij hoofding, promotekst en/of voettekst gaat u uw logo wissen door op 'Wissen' te klikken. Vervolgens gaat u de lay-out bewaren en nogmaals proberen of u het kan afdrukken. Heeft u de tekst van de lay-out geknipt en geplakt uit een tekstverwerker? Wanneer u een tekst vanuit een tekstverwerker (bv. Microsoft Word) wenst te kopiëren dan kan dit. U mag deze echter niet rechtstreeks importeren in Admisol en dient eerst de tekst te plakken in 'Notepad' (kladblok) en vervolgens te kopiëren naar Admisol Mijn logo is groter dan 50k Vraag uw graficus om het logo op een kleiner formaat aan te leveren. Indien u op een Windows pc werkt heeft u meestal het programma 'Paint'. Hiermee kan u eventueel proberen om het logo te verkleinen.

368 358 Admisol, online boekhouden Open uw logo in paint. Klik op "Formaat wijzigen". Bewaar uw logo en kijk opnieuw of het niet groter is dan 50k. Is uw logo groter dan 50k herhaal dan de vorige stappen.

369 FAQ 359 Bij 'Percentage' geeft u bij "Horizontaal" 90 (of minder naargelang de grootte van uw logo) in (Verticaal wordt automatisch aangepast). Klik op "OK". Uw logo zal 10% kleiner zijn. Bewaar uw logo en kijk opnieuw of het niet groter is dan 50k. Herhaal de vorige stappen indien uw logo nog steeds groter is dan 50k.

370 Admisol, online boekhouden Gestructureerde mededeling U gebruikt reeds automatisch boeken van de bank en u gebruikt de Admisol facturatie met de standaard lay-out? Gebruik dan gratis volgende optie: Volautomatische boeking van de bank via gestructureerde mededeling plaats een gestructureerde mededeling op uw facturen (enkel indien u gebruik maakt van de standaard lay-out) als de klant bij betaling de gestructureerde mededeling gebruikt zal de betaling automatisch afgepunt worden. Indien u gebruik maakt van pro-forma factuur of offerte: plaats een gestructureerde mededeling op uw pro-forma factuur of offerte (enkel indien u gebruik maakt van de standaard lay-out) Als de klant bij betaling de gestructureerde mededeling gebruikt kan u automatisch een factuur of bestelbon aanmaken Bij het automatisch boeken van de bank komen de gestructureerde betalingen in een groene kleur en worden automatisch bewaard. U kan alles uiteraard blijven aanpassen zoals voorheen. Indien u reeds het automatisch boeken van de bank gebruikt, en de facturatie doet via Admisol kan u dit aanvragen via de Admisol help. We stellen dit kosteloos voor u in. Kostprijs optie 'Gestructureerde mededeling' Jaarlijks gefactureerde kosten 372 gratis optie bij uw Admisol abonnement Stockagekost gratis Setup kost Maatwerk Helpdesk Admisol versies 34.1 doe het zelf: gratis (u heeft veel ervaring met software, weet perfect hoe u alles moet opstellen) u weet perfect hoe u alles wenst en heeft dit duidelijk gedocumenteerd: setup op afstand aan uurtarief u wenst hulp bij het opzetten van structuren en deze door Admisol te laten instellen: vraag prijs Indien nodig kan er op maat bijgestuurd worden Deze optie valt niet onder de gratis helpdesk. Minimaal Admisol Office en automatisch boeken van de bank. Instellingen Zodat de gestructureerde mededeling op uw uitgaande document komt te staan gelieve te gaan naar: Hoofdmenu > Instellingen > Dagboeken > Klanten.

371 Gestructureerde mededeling Selecteer het gewenste dagboek en klik op 361 om deze op te vragen. Onderaan geeft u bij 'Prefix gestructureerde mededeling' een getal in bestaande uit 2 cijfers. Deze 2 cijfers zullen de eerste 2 cijfers vormen van de gestructureerde mededeling. Wanneer u een nieuw document aanmaakt zal de gestructureerde mededeling onderaan in een kader vermeld staan bij 'Te vermelden bij betaling'.

372 362 Admisol, online boekhouden ***Tip: wanneer u de gestructureerde mededeling ingeeft zal dit enkel aangeduid worden op de nieuwe documenten. Indien u dit wenst te zien op een document dat u eerder aangemaakt heeft, dan volstaat het om dit document te openen en vervolgens opnieuw te bewaren*** Wanneer de klant bij betaling de gestructureerde mededeling vermeldt, zal bij het boeken van de bank, de boeking automatisch gebeuren. Zie Boeken bank met gestructureerde mededeling 70 Dit kan enkel indien u gebruik maakt van het automatisch boeken van de bank. Mocht u het automatisch boeken van de bank niet gebruiken zie: Aanvraag automatisch boeken van de bank (coda's) 173

373 Diverse 35 Diverse 35.1 Criteria IAB 363 Admisol werkt conform de "Kwaliteitscriteria van de boekhoudsoftware" zoals bepaald door het IAB, "Instituut van de accountants en de belastingconsulenten". De Admisol oplossing: voorziet niet in "verborgen functies": alle beschikbare functies staan uitgelijnd in het handboek, zogenaamde "verborgen functies" zijn niet voorhanden. U hoeft ons dus niet te vragen om een hack code om bv. een afgesloten periode opnieuw te openen. werkt met afgebakende periodes: Admisol maakt het verschil tussen de boekdatum, nl. de datum die zich in de periode moet bevinden, en de stukdatum, de werkelijke datum zoals vermeld op het betreffende document. verhindert een periode af te sluiten als er verschillen zijn in debet-credit of als er geboekt is op onbestaande rekeningen. verhindert heropenen van een afgesloten periode. Het afsluiten van een periode is een onherroepelijke handeling. verhindert een boeking toe te voegen aan een reeds afgesloten periode. verhindert een boeking van een reeds afgesloten periode te schrappen of aan te passen. geeft duidelijk aan op afgedrukte documenten dat het om een proefboeking gaat: een afdruk met gegevens uit een niet-afgesloten periode bevat steeds het woord "VOORLOPIG" of "PROEF". voorziet erin dat alle transacties/bewerkingen traceerbaar zijn dankzij het ISO-gecertificeerd logboek. Volgende IAB optie is naar keuze te activeren: chronologische boekdata verplicht: binnen een journaal dienen alle boekdata chronologisch te zijn. beperking van het aantal open periodes: beperking tot maximaal 2 open periodes + de openingsperiode, verplichting om de openingsperiode af te sluiten binnen de maand volgend op de jaarlijkse algemene vergadering. Meer info over het IAB kan u vinden op De volledige tekst "Kwaliteitscriteria van de boekhoudsoftware" kan u hier inkijken Vereisten Om Admisol te kunnen gebruiken dient u te beschikken over: PC internet toegang. Hoewel het mogelijk is om te werken met een "trage" verbinding, zoals een GSM met GPRS, raden we een breedbandverbinding aan. GSM of telefoon met SMS-functie voor het ontvangen van o.a. activeringscodes een moderne internet browser. Admisol werd ontwikkeld voor gebruik te maken met Firefox, en dit zowel op PC, Mac als Linux. In de praktijk kan u ook Google Chrome gebruiken. Microsoft internet explorer is echter ten zeerste af te raden. indien u gebruik wenst te maken van de afdrukmodaliteit: Adobe Acrobat Reader (gratis te verkrijgen via indien u gebruik wenst te maken van de export mogelijkheid naar Microsoft Excel:. Microsoft Excel (bijgeleverd bij uw PC of afzonderlijk aan te schaffen)

374 364 Admisol, online boekhouden. Open office (gratis, gebruik liever geen "Excel viewer": enkel lezen (gratis): niet aan te raden gezien sommige totalen niet berekend kunnen worden Paswoord wijzigen Indien u uw paswoord wenst te wijzigen, ga naar "Instellingen" onderaan de "Hoofdmenu", of bovenaan via het icoon "Instellingen" in de iconenbalk. Klik op de onderlijnde link "Paswoord": hier kan u uw paswoord veranderen. Geef 2 maal uw nieuw paswoord in. Opgelet: uw paswoord moet minstens 8 tekens bevatten. Indien u uw paswoord vergeten bent, geen nood; u vindt meer info via de link "Paswoord vergeten 364?" 35.4 Paswoord vergeten? Paswoord vergeten? Vul uw adres in bij gebruiker Klik dan op "Paswoord vergeten? Klik hier." Geef de SMS code in (in hoofdletters). Deze is slechts 30 minuten geldig.

375 Diverse 365 Kies een nieuw paswoord met minimum 8 tekens en herhaal deze ter bevestiging. De paswoorden zijn versleuteld in de database waardoor deze door niemand (evenmin door de Admisol medewerkers) kunnen gezien worden. Opmerking: Bent u uw paswoord vergeten en heeft u uw GSM-nummer veranderd, dan dient u uw aanvraag per fax door te geven, dit door middel van het laatste blad van uw toetredingscontract, samen met uw nieuw GSM-nummer. Indien gewenst, kan u te allen tijde uw paswoord wijzigen 364.

376 Admisol, online boekhouden Back-ups Admisol neemt dagelijks back-ups van uw gegevens. Speciale regelingen m.b.t. back-ups Back-up nemen A: Admisol plaatst de gegevens, online op verschillende servers, op verschillende geografische locaties (zie richtlijnen IAB 363 ) B: Admisol maakt regelmatig offline back-ups Back-up terugplaatsen Storingen binnen Admisol: Admisol zorgt voor het terugplaatsen van de meest recente gegevens. De transacties die tussen de laatste back-up en de storing ingebracht werden, zijn verloren. U dient deze opnieuw in te geven. Het transactienummer zal verhoogd worden tot een transactienummer dat hoger ligt dan het transactienummer dat u mogelijkerwijs bereikt had Meerdere dossiers Indien uw loginnaam in meerdere dossiers voorkomt, krijgt u bij opstart van Admisol de keuze om een dossier te selecteren. Zie hiervoor tevens: gebruikers 131, Nieuw dossier binnen huidig abonnement 157, Nieuw dossier binnen een nieuw abonnement Rechtstreekse BTW boekingen In uitzonderlijke gevallen kan het noodzakelijk zijn om rechtstreeks op de BTW-vakken in te werken. Dit kan o.a. gebeuren bij het invoeren van douanedocumenten. U kan dit doen op 2 verschillende manieren: via het BTW-correcties 75 dagboek rechtstreeks bij het boeken van aankoop, verkoop en financiële 1. via het BTW-correcties dagboek Zie BTW-correcties rechtstreeks bij het boeken van aankoop, verkoop en financiële. Voorbeeld: een rechtstreekse boeking naar vak 59. We nemen aan dat de overeenkomstige grootboekrekening het nummer is. Via hoofdmenu > instellingen > BTW-instellingen > Tax-code maak je een tax-code die je bv. X59 noemt (klik op 153 aan ). Hier betreft het een tax-code welke we bij inkomende facturen

377 Diverse 367 mogen gebruiken, het vakje "Aankopen" staat aangevinkt. Maak nu de volgende tax-relatie relatie) aan: 155 (via hoofdmenu > instellingen > BTW-instellingen > tax- Als tax-code gebruiken we de zopas gecreëerde code "X59". Als BTW% geven we 100% in. Zowel "Tax debet", "Tax credit" als "Teken veranderen (+/-)" staan op 1.

378 368 Admisol, online boekhouden De overige velden staan allemaal op 0. Nu boeken we de aankoopfactuur: In dit voorbeeld boeken we een factuur van Belgacom, waar enkel aftrekbare BTW op staat, nl. 37. We geven als rekening in, en als tax-code X59. Zorg ervoor dat BTW% op 100 staat. De boeking is nu leverancier Belgacom / aftrekbare BTW en het volledig bedrag is in vak 59 bijgeschreven.