gravita PSUBL-GT PSU Boekhouden Light Module GT V1 bankadministratie

Transcriptie

1 gravita Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal Tel. & fax: / Inschrijfnummer KvK: Postbank Fiscaalnummer B01 PSUBL-GT PSU Boekhouden Light Module GT V1 bankadministratie Versie V oktober 2007

2 2 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober 2007 Inhoud Voorwoord...3 Deel I Inleiding tot verwerking van bankrekeningen...4 Hoofdstuk I-1 Algemeen Een (Post)bankrekening Een kas bijhouden Journaalposten Bestanden van de (Post)bank...5 Hoofdstuk I-2 Het starten van de module PSU Boekhouden Light met module GT De eerste keer starten...6 Deel II De module GT Het hoofdscherm rekening beheer Een rekening kiezen Een nieuwe rekening aanmaken Bestanden van de (Post)bank opnemen Handmatige mutaties Handmatige bankmutaties Kasmutaties Coderen en boeken Op een grootboekrekening boeken Debiteuren en crediteuren facturen Splitsing boeken De zoekfunctie Afdrukken van mutatielijsten Een rekening verwijderen...19

3 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober Voorwoord De module GT van PSU Boekhouden Light heeft de mogelijkheid om mutaties die via download van de (Post)bank worden ontvangen, op te nemen. Het betreft bestanden van Postbank Girotel on-line, mijn.postbank.nl, de Rabobank en de ABN AMRO bank. Ook is het vanaf versie V1.10 mogelijk om een kasboek (of meerdere) bij te houden met de module GT. De mutaties van de bankrekeningen of de kas zullen in een beheerscherm per maand worden weergegeven. Maximaal kunnen er 9 bankrekeningen/kasboeken worden bijgehouden per boekhouding. Er kan een beginsaldo worden ingegeven, zodat het eindsaldo steeds te controleren is met dagafschriften of de inhoud van de kas. De mutaties zijn daarna snel te coderen en worden dan automatisch doorgeboekt in PSU Boekhouden Light. Codering is mogelijk op grootboekrekening of factuur (debiteuren/crediteuren). Het programma bevat ook een zoekfunctie, zodat in de betalingen en ontvangsten kan worden gezocht. De gevonden mutaties zullen dan in een andere kleur worden weergegeven. Aangezien het bestand van vooral mijn.postbank.nl zo nu en dan een foutje bevat, bestaat de mogelijkheid om handmatig mutaties toe te voegen of te verwijderen. Natuurlijk heeft Gravita de hoop om in de toekomst ook voor klanten van andere banken de mogelijkheid te bieden om met module GT de bankrekeningen automatisch te verwerken. Wij hopen op medewerking en verzoeken van gebruikers voor het opnemen van bestanden van andere banken. Het is natuurlijk mogelijk om vanuit documentatie van banken de bestandsvorm en voorwaarden te lezen en die in het programma op te nemen. De ervaring leert ons echter dat het opnemen van zulke bestanden niet altijd gemakkelijk gaat. Er blijken in de praktijk een aantal haken en ogen aan te zitten, die alleen met ervaring en inzicht, de ervaring en het inzicht van de gebruiker kunnen worden geautomatiseerd. Zo heeft Gravita zelf veel ervaring met bestanden van Girotel Online en mijn.postbank.nl. De punten die niet of bijna niet in de documentatie van de Postbank is opgenomen hebben ons veel werk gekost. Enkele voorbeelden: - Girotel: mutaties blijven ongeveer één maand in het systeem. Na die maand zijn de mutaties écht weg. Er is geen mogelijkheid om de mutaties terug te krijgen. Rest alleen handmatig invoeren. - Mijn.postbank.nl: van tijd tot tijd staan er dubbele mutaties in de bestanden. Bij de saldocontrole blijkt dat het eindsaldo niet sluit met het laatste dagafschrift. Het probleem is wel snel gevonden, en kan door een handmatige mutatie worden gecorrigeerd. Vanaf versie 1.01 heeft de module PSUBL-GT de mogelijkheid om bestanden van de Rabobank op te nemen. Het betreft de bestandsvormen: - regels van gelijke lengte ; - komma gescheiden ; - Rabobank formaat. De overige bestanden van de Rabobank zijn niet gratis en hebben we daarom niet opgenomen. Vanaf versie 1.10 heeft de module PSUBL-GT de mogelijkheid om bestanden van de ABN AMRO op te nemen. Het betreft het tekstbestand. Bij het uitkomen van versie 1.10 was nog niet bekend of het MT940 bestand van de ABN AMRO gratis is.

4 4 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober 2007 Deel I Inleiding tot de verwerking van bankrekeningen Hoofdstuk I-1 Algemeen 1. Een (Post)bankrekening In de boekhouding is een grootboekrekening voor (Post)bank een balanspost. Bij een positief saldo een bezit, bij een negatief saldo een schuld. Doorgaans zal het saldo positief zijn (hopelijk), en dus een bezit. De dagafschriften die de (Post)bank aanmaakt en naar de rekeninghouder verstuurt zijn zogenaamde rekening-courant overzichten. Een bezit van een bepaald bedrag is voor de ontvanger een vordering op de betreffende bank. De mutaties op het saldo worden doorgaans gespecificeerd weergegeven. Verschillende banken zullen saldi en mutaties weergeven als een rekening-courant. Dit betekent dat wij de mutaties tegenovergesteld zien. Het dagafschrift geeft een positief saldo als negatief aan. Ons bezit is voor de bank immers een schuld van de bank aan ons. Om het een en ander iets soepeler te laten verlopen, zullen we in deze inleiding en handleiding uitgaan van een positief saldo, positief weergegeven, en mutaties met bij en af. Vrijwel alle grotere banken werken tegenwoordig met dit systeem. De handmatige verwerking van (Post)bankafschriften kan soms aardig wat tijd kosten. Elke mutatie dient te worden gecontroleerd, en in veel gevallen worden vergeleken met de geboekte bedragen in de boekhouding. Ook dient te worden nagekeken of de nummering van de afschriften klopt. Is dit niet het geval, missen we wellicht een dagafschrift. In het geval van betalingen van facturen of ontvangsten op verzonden facturen, dient te worden gecontroleerd of het bedrag juist en volledig is en het factuurnummer dient te worden gecontroleerd. Tenslotte dient het saldo te worden gecontroleerd. Het oude saldo van het dagafschrift dient gelijk te zijn aan het huidige saldo van de grootboekrekening. Daarna kan de journaalpost worden ingeboekt in het boekhoudprogramma. Doorgaans is er een bepaald punt waarop een keuze moet worden gemaakt om de invoer te automatiseren. Voor administraties met twee mutaties per maand lijkt het meestal weinig zin te hebben om te automatiseren. Bij honderd mutaties per maand ligt het voor de hand om de invoer te automatiseren. Het heeft bij weinig mutaties echter ook zin om te onderzoeken of automatisering niet beter is. De voordelen van automatisering zijn: - minder kans op tikfouten; - het werk wordt meer routinematig; - mutaties worden overzichtelijker weergegeven; - er is een extra zoekfunctie mogelijk bij controle; - met een goede back-upprocedure zijn de mutaties ook voorhanden na calamiteiten. Uit ervaring weten wij dat de automatisering van de (Post)bankboekingen op jaarbasis veel tijd kan besparen. De weergave van mutaties in de module GT geeft een extra dimensie aan de overige onderdelen van telebankieren, te weten automatisch betalen via Girotel on-line of mijn.postbank.nl en Rabobank of ABN AMRO bank telebankieren. 2. Een kas bijhouden Vanaf versie 1.10 kan de module GT ook een kasboek bijhouden. Er is een speciaal mutatiescherm toegevoegd, waarmee snel de kasmutaties kunnen worden ingegeven. Er zijn geen echte verschillen tussen (Post)bankboekingen en kasboekingen, behalve het feit dat kasboekingen (eenmalig) met de hand worden ingegeven. Het vervolgens coderen en doorboeken volgt dezelfde lijn als het coderen en boeken van een (Post)bankrekening.

5 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober Journaalposten De journaalposten zijn uitgebreid besproken in onze boekhoudcursus van PSU Boekhouden Light. Volledigheidshalve volgt hier een kleine herhaling om aan te geven hoe de journaalpost in PSU Boekhouden Light zal worden geboekt. Om te beginnen een voorbeeld van een mogelijke (algemene) boeking: debet credit 1015 Bank (of kas) 2.319,91 (=nieuw saldo minus oud saldo) 1200 Debiteuren 2.319, Diverse kosten 1.000, Diverse opbrengsten 1.000,00 De hier weergegeven boeking bevat een ontvangst van een verzonden factuur, een diverse kostenpost en een diverse opbrengstenpost. De strekking van deze post berust op de volgende punten: - ontvangsten boeken we altijd credit ( bij ), uitgaven debet ( af ), - Als alle mutaties zijn geboekt, boeken we het saldo van de journaalpost op de grootboekrekening bank. Dit saldo kan van het dagafschrift worden gelezen als nieuw saldo minus oud saldo. In module GT zijn alleen de mutaties zichtbaar. Deze kunnen worden voorzien van een grootboekrekeningnummer. In het geval van de boeking op debiteuren dient hier ook het factuurnummer te worden opgegeven. PSU Boekhouden Light module GT zal de bovenstaande journaalpost zelf afmaken en doorboeken in de boekhouding. In het resterende deel van de handleiding zullen enige specifieke voorbeelden aangeven hoe de journaalpost zal worden opgesteld en geboekt. 4. Bestanden van de (Post)bank De mutaties kunnen via download worden verkregen van Girotel on-line, mijn.postbank.nl, de Rabobank en ABN AMRO. Het programma bevat verschillende beschermingen om fouten te voorkomen. Zo dient het bankrekeningnummer in het bestand overeen te komen met de opgegeven bankrekening in module GT, en werkt het programma per dag met volgnummers om dubbele boekingen te voorkomen. Tijdens het doorboeken van bestanden van de bank zullen alle mutaties altijd worden opgenomen in een back-upbestand. Gegevens komen meestal in delen. Wat betreft Girotel on-line is het al verplicht om minstens maandelijks de download te starten, anders verdwijnen de mutaties alweer van de server. Maar het komt ook voor dat vanwege controlewerkzaamheden er extra downloads zijn. Zodoende worden er per jaar dus al minstens 12 bestanden verkregen van de Postbank, maar meestal meer. Bij mijn.postbank.nl of de Rabobank kan dit minder zijn, maar het hoeft niet. Daarom heeft Gravita besloten om alle doorgeboekte mutaties, ongeacht uit welk soort bestand afkomstig, (ook) op te nemen in één bestand, zodat er in ieder geval altijd één bestand is waarin alle bankmutaties van één jaar staan. Voor dit doel is gekozen voor de layout van het Girotel on-line bestand. In dit bestand staan geen speciale bestandstekens en elke regel sluit af met een harde return (enter). Dit soort bestanden zijn vrij gemakkelijk in te lezen en te bewerken met vrijwel alle tekstverwerking-, spreadsheet- en databaseprogramma s. De naam van het bestand is GTDLppppppppppjjjj###.ASC. Waarbij pppppppppp staat voor bankrekeningnummer, jjjj voor jaartal, ### voor interne index. Het interne indexnummer heeft de volgorde van het keuzemenu voor rekeningnummers (zie II-2.) en kan (dus) een waarde hebben van 1 tot en met 9. Tijdens het doorboeken kan het gebeuren dat er in het bankbestand mutaties staan van meer dan één jaar. De module GT zal deze mutaties automatisch juist wegschrijven in de back-upbestanden van het betreffende jaar. Het verdient aanbeveling altijd een reservekopie te maken van dit bestand. In geval van nood kan de rekening worden verwijderd, opnieuw aangemaakt en door dit bestand opnieuw door te boeken, een oude toestand worden hersteld.

6 6 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober 2007 Hoofdstuk I-2 Het starten van de module 1. PSU Boekhouden Light met module GT Het programma PSU Boekhouden Light zal bij het starten automatisch de installatie van de module zoeken. Als deze is gevonden zal het programma in het menu Modules de keuze voor de module GT vrijgeven. 2. De eerste keer starten Om met de module GT te kunnen werken, zal er tenminste één (Post)bankrekening of kas moeten worden aangemaakt. De module GT heeft de mogelijkheid om maximaal 9 rekeningen te beheren per boekhouding. Als het programma voor de eerste keer wordt gestart zal het direct het scherm Onderhoud systeembestand weergeven, zodat de eerste (Post)bankrekening of kas kan worden aangemaakt. Eventuele andere rekeningen kunnen worden aangemaakt zoals aangegeven in Deel II, sectie 2. De velden die minimaal moeten worden ingegeven voor een (Post)bankrekening: - rekeningnummer: het rekeningnummer van de (Post)bankrekening, - grootboekrekening: het grootboekrekeningnummer van de bankrekening. Het (Post)bankrekeningnummer moet gelijk zijn aan het nummer in het bestand van de (Post)bank (zie Hoofdstuk I-1 sectie 3). Als het nummer niet gelijk is zullen de mutaties niet worden opgenomen. Het nummer van de grootboekrekening zal eerst in PSUBL moeten worden aangemaakt. Hoewel het standaardrekeningschema al één bankrekening kent: nummer Door op de R knop te klikken kunt u een rekening uit het rekeningschema aanwijzen. Bij voorkeur dient het rekeningnummer te beginnen met 1 (rubriek 1, zie inleiding PSU Boekhouden Light).

7 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober Bij een kas kunt u volstaan met het selecteren van Kas bij soort en het opgeven van de grootboekrekening kas. In het standaardrekeningschema nummer Het weergegeven eindsaldo in module GT zal bestaan uit het ingegeven beginsaldo uit het laatste schermvoorbeeld, met alle bij mutaties bijgeteld en alle af mutaties afgetrokken. Om tot een eindsaldo te komen dat controleerbaar is met het laatst ontvangen dagafschrift of met de contante inhoud van de kas, dient bij beginsaldo het saldo te worden ingegeven van de (Post)bankrekening of de kas vóór de eerste mutatie die is opgenomen in module GT. De 'opslaan' knop zal de gegevens van de ingegeven rekening opslaan in het systeembestand. Na opslaan zal het hoofdscherm worden weergegeven. Hoofdstuk II sectie 1 zal vanaf dit punt de mogelijkheden verder duidelijk maken.

8 8 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober 2007 Deel II De module GT 1. Het hoofdscherm Girorekening beheer In de titel staan de gegevens die relevant zijn voor de boekhouding, vanuit PSU Boekhouden Light: - PSU GT Bank administratie en het versienummer; - de administratienaam; - het huidige jaartal. In het bovenste kader staan het bankrekeningnummer, het jaartal (vanuit PSU Boekhouden Light) en het saldo van de rekening. Dat saldo bestaat uit het bij systeemgegevens ingegeven beginsaldo, en een telling van de mutaties. Dit saldo zal worden opgeslagen in het systeembestand (zie 3.). Het (post)banknummer is weergegeven in een keuzemenu. Dit menu zal alle rekeningen van dit bedrijf (en jaar) tonen (zie 2.) en er kan eventueel een nieuwe rekening worden opgegeven (zie 3.). Het keuzemenu Grootboekrekening selectie bevat alle grootboekrekeningen, nummer en omschrijving, die bij de administratie in PSU Boekhouden Light voorkomen. Deze keuze dient voor het coderen en doorboeken van de mutaties naar PSU Boekhouden Light (zie 4.). Met de knop nieuw bankbestand doorboeken kan een nieuw bestand, ontvangen van de bank worden doorgeboekt (zie 4.). Met de knop Zoeken op tekst kan een tekst worden ingegeven waarop kan worden gezocht. Ook zoeken op bedrag is in dit geval mogelijk (zie 7.). Het onderste scherm geeft alle mutaties weer, per maand met een cumulatief saldo kolom. Door boven het mutatiekader een ander maand te kiezen, zal die maand worden weergegeven. De knop van de gekozen maand zal in geel zichtbaar zijn. Door met de linker muisknop te klikken op een regel van de mutatielijst, verschijnt een menu met mogelijkheden per mutatie.

9 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober De keuze Boeken met bovenstaande nummer geeft een codering en doorboeking aan (zie 6.1) op een grootboekrekening. De keuze Boeken op factuur (debiteur) en Boeken op factuur (crediteur) geeft de mogelijkheid om te coderen en door te boeken op een debiteur of crediteur en factuurnummer (zie 6.2). De keuze Splitsing boeken geeft de mogelijkheid om één mutatie op te splitsen over meerdere grootboekrekeningen (zie 6.3). De keuze Handmatige nieuwe mutatie ingeven geeft de mogelijkheid om handmatig mutaties toe te voegen, in verband met een eventueel probleem met het bestand van de (Post)bank of voor het boeken van kasmutaties (zie 5). De Mutatie verwijderen zal de geselecteerde mutatie verwijderen. Dit kan worden gebruikt voor het verwijderen van eventuele dubbele of fout ingegeven mutaties. Het verwijderen zal alleen werken als de mutatie nog niet is doorgeboekt. De afsluiten knop sluit het programma af en activeert het PSU Boekhouden Light scherm. 2. Een rekening kiezen Bij het starten van module GT zal het programma automatisch de eerste rekening activeren en tonen. Als er nog geen rekening is ingegeven, zal het programma het scherm Onderhoud systeembestand weergeven (zie I-1 sectie 2 en 3.), en de mogelijkheid geven om een rekening in te geven. Bij keuze voor de optie Nieuwe aanmaken zal eveneens het onderhoud systeem scherm worden weergegeven (zie 3.). Er kunnen per administratie in PSU Boekhouden Light maximaal 9 rekeningen worden ingegeven. Nieuw ingegeven rekeningen zullen direct in dit menu worden weergegeven en zijn dus verkiesbaar. Bij het kiezen van één van de weergegeven rekeningen, zullen de gegevens van die rekening worden weergegeven, zowel de mutatiegegevens als de gegevens op het scherm Onderhoud systeembestand (zie 3.). Ook het doorboeken van bestanden van de (Post)bank zullen alleen in die (Post)bankrekening worden geboekt.

10 10 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober Een nieuwe rekening aanmaken Als het programma voor het eerst wordt gestart, bij de keuze van Nieuwe aanmaken uit het keuzemenu (zie 2.) zal dit scherm worden weergegeven. Als er een rekening is gekozen kan ook handmatig dit tabblad Onderhoud systeembestand worden gekozen. Op het scherm worden bovenaan het bedrijf, de bedrijfsnaam en het lopende jaartal en maand aangegeven ter informatie. De in te geven velden zijn: (Post)bank of kas; Beginsaldo: Het beginsaldo van de(post)bankrekening van het lopende jaar, of, als de mutaties niet beginnen aan het begin van het jaar, het beginsaldo vóór de eerste mutatie. Als de rekening in het vorige jaar ook met module GT is beheerd, zal module GT automatisch het eindsaldo (Lopend saldo) van vorig jaar opnemen als beginsaldo. Rekeningnummer: Het rekeningnummer van de (Post)bankrekening. Dit veld is alleen in te geven bij een nieuwe rekening. Een bestaand rekeningnummer mag niet meer veranderen. Deze ingave is niet nodig voor een kas. Grootboekrekening: Het grootboek rekeningnummer van de bank- of kasrekening. Dit is de balansrekening waarop alle boekingen worden tegengeboekt (zie 6.). De Opslaan knop zal de rekeninggegevens opslaan in het systeembestand. Als het een wijziging van een bestaande rekening betreft, zal er een nieuwe doorrekening plaatsvinden van het Lopend saldo. De velden die ter informatie worden weergegeven: Rekeningnummer (midden): Bij een bestaande rekening zal hier het rekeningnummer worden weergegeven. Bij een nieuwe rekening zal: Nieuwe aanmaken worden weergegeven. Lopend saldo: Het lopende saldo betreft het saldo na de laatste mutatie. In de praktijk zal dit saldo steeds opnieuw worden ververst. Het neemt het beginsaldo en telt alle mutatie bij dit saldo op. De Verwijder rekeningen knop geeft de mogelijkheid om rekeningen te verwijderen (zie 9.). Alle gegevens, inclusief het back-up bestand (zie 9.) zullen worden verwijderd.

11 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober Bestanden van de (Post)bank opnemen Bij de keuze voor Nieuw bankbestand doorboeken zal het hiernaast weergegeven scherm de mogelijkheid geven om een bestand te kiezen om door te boeken. Er kan gekozen worden het zoeken naar bestanden met de extensie.asc, voor Girotel bestanden, de extensie.csv voor mijn.postbank.nl bestanden of de extensie.txt voor bestanden van de Rabobank of ABN AMRO. De bestanden zijn niet gelijk, en niet uitwisselbaar. Via een speciale sortering op specifieke zoeksleutels kunnen in principe wel beide soorten bestanden voor één rekening worden gebruikt. Er is echter een kleine kans dat het op problemen stuit. Daarom raden wij aan om altijd bestanden van één soort, dus Girotel, mijn.postbank.nl, Rabobank of ABN AMRO voor één rekening te gebruiken.

12 12 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober Handmatige mutaties Er zijn twee schermen voor het ingeven van handmatige mutaties. Eén voor handmatige mutaties voor een bankrekening en één voor handmatige kasmutaties. Voor kasmutaties is gekozen voor een kleiner formaat, zodat mutaties snel zijn in te geven. 5.1 Handmatige bankmutaties Het kan soms voorkomen dat een aansluiting van het saldo tussen de module GT en een opgave of dagafschrift van de Postbank niet klopt. Dat kan meerdere oorzaken hebben, maar de belangrijkste zijn: 1. Girotel De mutaties van girotel blijven ongeveer één maand beschikbaar. Bij te laat binnenhalen van de mutaties kunnen er dan mutaties verdwenen zijn. Deze mutaties dienen dan handmatig te worden ingegeven in het onderstaande scherm. Gravita heeft nog geen fouten in de bestanden die ontvangen worden van Postbank Girotel on-line kunnen constateren. 2. mijn.postbank.nl In de bestanden van mijn.postbank.nl zijn door Gravita zo nu en dan verschillen geconstateerd. Enerzijds stonden enkele mutaties dubbel in het bestand, anderzijds mist het bestand wel eens een mutatie. Over het algemeen zijn verschillen snel op te sporen en handmatig met onderstaand scherm te corrigeren. Het hierboven genoemde scherm kan worden verkregen met de keuze voor Handmatige nieuwe mutatie ingeven uit het contextmenu, verkregen door links te klikken op een mutatieregel. Geef in het bovenstaande scherm de mutatiegegevens in. Aangezien de module GT alle mutaties op datum sorteert, is het belangrijk om extra aandacht te geven aan de datum. Een mutatie die met de juiste datum is ingegeven, wordt geplaatst in de buurt van de foute mutatie. Zo is de mutatie in de toekomst goed thuis te brengen. Een juiste omschrijving is ook zeer belangrijk. Als de mutatie is ingegeven en akkoord bevonden, kan deze worden opgeslagen met de Opslaan mutatie knop. De knop Afsluiten sluit het venster af en geeft opnieuw het hoofdvenster van de module GT weer.

13 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober Kasmutaties Als het een kas betreft zal GT bij de keuze voor Handmatige nieuwe mutatie invoeren het invoerscherm voor kasmutaties tonen. Kasmutaties worden altijd handmatig ingegeven. Daarom is gekozen voor een verkorte vorm van mutatieregels. Hierdoor is een kas snel in te geven. Het coderen van de kas kan op dezelfde manier als bij bankmutaties. Dit kan periodiek gebeuren of direct. Het ligt voor de hand om bijvoorbeeld dagelijks de kasmutaties even in te voeren en vervolgens wekelijks of zelfs maandelijks te coderen en door te boeken. Geef de datum in, de omschrijving, bedrag van de uitgave OF het bedrag van de ontvangst. De Extra omschrijving hoeft niet te worden ingegeven. Het zal niet worden gebruikt voor de boeking en is alleen informatief. De knop Opslaan mutatie zal de mutatie opslaan in het mutatiebestand én in het backupbestand. Vervolgens zal de mutatie, weer puur informatief, in het onderste kader worden weergegeven. De Afsluiten knop zal het mutatiescherm afsluiten, en het bijgewerkte- beheerscherm tonen.

14 14 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober Coderen en boeken Het proces van coderen en boeken werkt bij de module GT vrij eenvoudig. Door aan een mutatieregel een grootboekrekeningnummer toe te kennen, zoals in onderstaande secties, zal de mutatie worden geboekt in PSU Boekhouden Light. Tijdens het aangeven van het grootboekrekeningnummer zal module GT een bestand met journaalregels aanmaken. Bij de keuze voor een andere (Post)bankrekening of bij het afsluiten van de module zal het bestand worden aangevuld met een tegenboeking in één totaalbedrag op de grootboekrekening Bank, die is opgegeven in het systeemscherm. De hele journaalpost zal dan aan PSU Boekhouden Light worden aangeboden. Als bij het toewijzen van een grootboekrekening de mutatie al een grootboekrekeningnummer bevat, zal er automatisch een correctieboeking worden geboekt. In het voorbeeld hieronder is per abuis de huur op de rekening Uitbesteed werk geboekt, en daarna pas op de rekening Huisvestingskosten. 6.1 Op een grootboekrekening boeken De rekening zal vooraf in het keuzemenu Grootboekrekening selectie, bovenaan het hoofdscherm (zie 1.), moeten worden aangegeven. Daarna kan de mutatie worden gecodeerd. Een mutatie kan worden voorzien van het gekozen grootboekrekeningnummer door te kiezen voor Boeken met bovenstaande nummer, in nevenstaand contextmenu, dat zichtbaar zal worden door op de regel met de linker muisknop te klikken op een mutatieregel.

15 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober Debiteuren en crediteuren facturen De keuze Boeken op factuur (debiteur) en Boeken op factuur (crediteur), uit het hiervoor weergegeven contextmenu, geeft eerst de mogelijkheid om een factuur af te boeken van de grootboekkaart debiteuren of crediteuren, en de mutatie te verwerken factuurlijst debiteuren of crediteuren. Keuze voor de boeking van een factuur zal een scherm weergeven met alle openstaande debiteuren of crediteuren facturen. Door in de lijst één van de facturen aan te klikken, zal het factuurnummer onderaan het scherm worden weergegeven. Ook kan er een ander factuurnummer onderaan worden ingegeven. Tenslotte kan er van een vooruitbetaling sprake zijn, waardoor de factuur (nog) niet in de lijst voorkomt. Door op de knop Factuur boeken te klikken zal het gekozen factuurnummer worden doorgegeven aan de module GT. De knop Annuleer zal het scherm sluiten en de regel niet coderen en boeken.

16 16 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober Splitsing boeken Met ingang van PSUBL-GT versie 1.01 is het boeken van een splitsing geïntroduceerd. Dit houdt in dat een mutatieregel niet meer op één grootboekrekening hoeft te worden geboekt, maar eventueel gesplitst naar maximaal 10 grootboekrekeningen per bankmutatie. In de kolom grootb van het hoofdscherm, zal dan geen grootboekrekeningnummer staan, maar meer. De journaalpost kan worden bekeken door weer te kiezen voor Splitsing boeken uit nevenstaand menu. Bij het boeken én corrigeren van een journaalpost, zal PSUBL-GT de journaalpost verdichten naar een zo klein mogelijke vorm: elke grootboekrekening zal één keer voorkomen, en bedragen zullen per grootboekrekening worden gesaldeerd. In het boekingsscherm zullen de belangrijkste velden worden weergegeven. Het te boeken bedrag, de datum van de mutatie en de omschrijving. Het saldo van de boeking zal steeds op de volgende lege regel in de bedragkolom worden weergegeven. Een journaalpost kan pas worden geboekt als het Te boeken bedrag en Saldo boeking, de totaaltelling van de daaronder ingegeven mutaties, gelijk zijn. In het rechterscherm staan alle grootboekrekeningen waarop kan worden geboekt. Door één van de rekeningen te dubbelklikken, zal het rekeningnummer worden ingevuld. Met de annuleer -knop kan de mutatie worden geannuleerd. De mutatie zal niet worden doorgeboekt.

17 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober De zoekfunctie De zoekfunctie geeft de mogelijkheid om in de mutaties te zoeken naar een bepaalde tekst. Ook een bedrag kan zo worden gevonden door het als tekst in te geven. Na het zoeken zullen alle gevonden mutaties, dus de mutaties die de zoektekst bevatten, in een andere kleur worden weergegeven.

18 18 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober Afdrukken van mutatielijsten Met het tabblad Afdruk mutatielijst is een lijst af te drukken met de mutaties. Het programma geeft zelf de periode op van 1 tot en met 12, dit is naar willekeur te wijzigen. De afgedrukte lijst zal beginnen met het beginsaldo, eventueel opgehoogd met een telling van de mutaties vóór periode van. Na de mutaties volgt het saldo van een telling van beginsaldo plus weergegeven mutaties. De lijst is maximaal 132 tekens breed en zal daarom in de breedte op een A4 dienen te worden afgedrukt.

19 Handleiding PSU Boekhouden Light module GT Versie 22 oktober Een rekening verwijderen Met de knop Verwijder rekeningen op het tabblad Onderhoud systeembestand kan een rekening/jaar volledig worden verwijderd. Door een rekening te kiezen en op de Verwijder knop te klikken, zal zowel het interne mutatiebestand als het back-up bestand worden verwijderd. Zoals in het scherm te lezen is, zal alleen lopend jaar van de opgegeven rekening worden verwijderd, mits er nog geen gecodeerde mutaties zijn. Tijdens het doorboeken van bestanden van de bank zullen alle mutaties altijd worden opgenomen in een back-upbestand. Gegevens komen meestal in delen. Wat betreft Girotel on-line is het al verplicht om minstens maandelijks de download te starten, anders verdwijnen de mutaties alweer van de server. Maar het komt ook voor dat vanwege controlewerkzaamheden er extra downloads zijn. Zodoende worden er per jaar dus al minstens 12 bestanden verkregen van de Postbank, maar meestal meer. Bij mijn.postbank.nl of Rabobank kan dit minder zijn, maar het hoeft niet. Daarom heeft Gravita besloten om alle doorgeboekte mutaties, ongeacht uit welk soort bestand afkomstig, (ook) op te nemen in één bestand, zodat er in ieder geval altijd één bestand is waarin alle bankmutaties van één jaar staan. Voor dit doel is gekozen voor de layout van het Girotel online bestand. In dit bestand staan geen speciale bestandstekens en elke regel sluit af met een harde return (enter). Dit soort bestanden zijn vrij gemakkelijk in te lezen en te bewerken met vrijwel alle tekstverwerking-, spreadsheet- en databaseprogramma s. De naam van het bestand is GTDLppppppppppjjjj###.ASC. Waarbij pppppppppp staat voor rekeningnummer Postbank, jjjj voor jaartal, ### voor interne index. Het interne indexnummer heeft de volgorde van het keuzemenu voor rekeningnummers (zie 2.) en kan (dus) een waarde hebben van 1 tot en met 5. Tijdens het doorboeken kan het gebeuren dat er in het (Post)bankbestand mutaties staan van meer dan één jaar. De module GT zal deze mutaties automatisch juist wegschrijven in de backupbestanden van het betreffende jaar. Het verdient aanbeveling altijd een reservekopie te maken van dit bestand.