CHECKLIST MUZIKALE EVENEMENTEN (Jeugdfuiven, optredens, festivals, etc...)

Transcriptie

1 Milieutips: - druk recto/verso af - druk pagina 7 en 8 enkel af indien nodig CHECKLIST MUZIKALE EVENEMENTEN (Jeugdfuiven, optredens, festivals, etc...) Naam evenement: Datum en aanvangsuur van het evenement: Checklist volledig invullen en MINIMUM 6 WEKEN voor het evenement indienen op de dienst vrije tijd. Voorbehouden voor de administratie: Datum afgifte dossier op DVT: Inhoud dossier: O checklist O aanvraag publiciteit gewestwegen O aanvraag verkeersregeling O aanvraag uitleendienst O aanvraag gemeentelijke ondersteuning Julie Bijnens Dienst vrije tijd Hoogdorpsstraat Alken julie.bijnens@alken.be 1

2 Organiserende vereniging /persoon: Naam adres telefoon of gsm-nummer en adres van de eindverantwoordelijke: Locatie 1 : Doelpubliek: Inkomprijs en drankprijs v.d. meest gevraagde consumptie: 1. ALGEMENE AANDACHTSPUNTEN 1.1. Algemene Veiligheid CONTACTPERSONEN POLITIE Twee contactpersonen die de politie gedurende het hele evenement kan bereiken: Naam:. GSM: Naam:. GSM: CAPACITEIT verwacht aantal bezoekers : aantal bezoekers op vorige editie : de maximumcapaciteit wordt door de brandweer vastgelegd (gemeenschapscentrum Taeymans, fuifzaal : 900 personen) TOEZICHT (vink aan welke maatregelen genomen zullen worden) Eigen ordedienst (= Betrouwbare en verantwoordelijke volwassenen houden toezicht op en naast de evenementenlocatie) De bijlage op pagina 7 moet in dit geval volledig ingevuld worden! De eigen ordedienst is herkenbaar (vb.: t-shirt, badge, ) Een erkende bewakingsfirma wordt ingehuurd. Naam firma : Adres firma : Telefoon- gsm nummer firma : ALCOHOL (& DRUGS) (vink aan welke maatregelen genomen zullen worden) Preventiemaatregelen (vb.: non-alcholische cocktails, sensibiliseringsaffiches, ) Controle uitvoeren (bijv.: leeftijd alcoholgebruikers). LET OP! Strafrechterlijke vervolging door politie is mogelijk bij overtredingen van de wetgeving! -16 = geen alcohol, -18 = geen sterke drank 1 Indien het evenement in een tent doorgaat, moeten het bouwboek van de tent en een gedetailleerde situatieschets van het terrein op voorhand aan de politie bezorgd worden. Tevens dient de brandweer uitgenodigd te worden om het terrein te inspecteren. Zorg dat je de keuringsattesten v.d. tent kan voorleggen. Aan de politie geef je door op welke datum de brandweer langskomt. 2

3 ROKEN Roken is verboden in jeugdlokalen, jeugdhuizen en gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Een gesloten plaats is een plaats die door wanden afgesloten is van de omgeving en voorzien is van een plafond. Tenten zijn ook gesloten plaatsen, tenzij minimum twee wanden volledig open zijn BRANDWEER/RODE KRUIS Indien fuif in GC Taeymans: Naam van de persoon die gedurende het evenement instaat voor brandpreventie. Naam : Telefoon of gsm nummer : Denk eraan om voor een evenement in openlucht, of in een ander gebouw dan een gemeenschapscentrum, de brandweer te contacteren. (voldoende aangeduide nooduitgangen, voldoende brandblussers, aanwezigheid brandgangen, stabiliteit van constructies, etc worden gecontroleerd). De brandweer is gelegen in de Willekensmolenstraat 120, 3500 Hasselt, tel.: Bij risicovolle evenementen (bijv.: groot bezoekersaantal, aanwezigheid dieren of het beoefenen van bepaalde sporten) is het aan te raden een medische post te voorzien. Het Rode Kruis is te bereiken via de heer Jean Pirens, De politie dient door de organisator op de hoogte gesteld te worden indien er extra afspraken gemaakt worden met de brandweer. De politie contacteer je via het adres wijk.alken@pzloon.be VERZEKERING Sluit de nodige verzekeringen af. Zorg minstens voor de verzekeringen burgerlijke en objectieve aansprakelijkheid en rechtsbijstand. Een verzekering Alle risico is geen overbodige luxe. Naam verzekeringsmaatschappij: Adres: Polisnummer: Voor een gemeenschapscentrum in Alken gelden volgende regels: De gebruiker/huurder dient de nodige verzekeringen af te sluiten voor burgerlijke aansprakelijkheid en eigen materiaal. De verzekeringsdocumenten moeten voorgelegd worden aan de lokale politie. De gebruiker/huurder betaalt 10% op de huurprijs van de infrastructuur van het gemeenschapscentrum Alken, voor de verzekering van het gebouw en inboedel van het gemeenschapscentrum PARKEREN/VERKEERSREGELING (vink aan welke maatregelen genomen worden) Een aparte verkeersregeling wordt aangevraagd. (aanvraagformulier te verkrijgen via de website of op de dienst vrije tijd en aldaar indienen) De materialen worden geleverd en opgehaald door de technische dienst. De organisatie zorgt zelf voor het uitzetten + opruimen v.d. verkeerssignalisatie. Parkeerbegeleiding Eigen toezicht op de parking (de bijlage op pagina 8 moet in dit geval volledig ingevuld worden). Parkeerwachters, GMO ers of gemeenschapswachten worden ingeschakeld EXTRA VEILIGHEIDSTIPS Vraag steeds naar keurings- en veiligheidsattesten (catering, tenten, elektriciteit). Vermijd gevaarlijke obstakels of duid ze aan (vb. uitstekende voorwerpen). Zorg dat bezoekers niet aan gas of elektriciteitsinstallaties kunnen. Zorg voor voldoende nooduitgangen, noodverlichting, brandgangen en -blussers. 3

4 1.2. Geluidsnormen & sluitingsuur Vanaf 1 januari 2013 gelden in Vlaanderen geluidsnormen voor muziekactiviteiten 2. Deze regelgeving over het maximale geluidsniveau geldt voor alle muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor publiek en waar elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld. De regelgeving over geluidsnormen voor muziekactiviteiten werd ingevoerd door de Vlaamse Regering. De lokale overheid (het college van burgemeester en schepenen) kan echter geval per geval strengere normen en bijkomende voorwaarden kan opleggen. In Alken geldt een maximale geluidslimiet van 95 db(a)laeq,15min. Occasionele activiteiten (= activiteiten die minder dan 12 keer per jaar doorgaan) die luider willen spelen dan 85 db(a)laeq,15min vragen per activiteit een toestemming aan het college van burgemeester en schepenen, met daarbij de gewenste maximumnorm GELUIDSVOLUME (vink aan): Gewenste geluidsvolume: O 85 db(a)laeq,15min O 95 db(a)laeq,15min Afhankelijk van het gewenste volume neem je als organisator bijkomende maatregelen: Luider dan 85dB(A)Laeq,15min maar stiller dan 95 db(a)laeq,15min: - je meet gedurende de hele activiteit het geluidsvolume. - het gemeten volume is zichtbaar voor de persoon die het volume bediend SLUITINGSUUR (vink aan) o Gewenst sluitingsuur: uur (uiterste sluitingsuur in Alken is 03.00u) (Zie gemeentebesluit van ) Er kan een afwijking op het sluitingsuur aangevraagd worden tot 04u. Tussen 3u en 4u moet steeds het geluidsvolume verlaagd worden tot 85 db(a)laeq,15min. en mogen er geen drankbonnen meer verkocht worden DE BUURT Werk preventief om geluidsoverlast te beperken (deuren gesloten houden, speelrichting luidsprekers, etc.) Breng de buren op de hoogte van het evenement. Bezorg een kopie van de brief aan de dienst communicatie ter goedkeuring GELUIDSMETER (vink aan) o Ik voorzie zelf een geluidsmeter (of deze is reeds aanwezig op de locatie). o Ik wens een gemeentelijke geluidsmeter te ontlenen en verklaar mij akkoord met de algemene voorwaarden. 3 Omschrijving van het meetsysteem: 10EaZy Klasse RT Meetsysteem met: klasse 2 micro + klem 10EaZy geluidsinterface USB kabel BNC kabel 5m software met JPEG logging Integratie van bovenstaand 10EaZy klasse RT systeem in flightcase met mini laptop met Windows. Vaste microfoonkabel van 2m. Volledig geïnstalleerd en klaar voor gebruik Algemene voorwaarden te verkrijgen op de dienst vrije tijd en op 4

5 1.3. Wettelijke bepalingen SABAM Sabam moet door de organisator zelf aangevraagd en betaald worden indien er muziek van een andere componist of producer gespeeld wordt. Aanvraagformulieren te verkrijgen op de gemeentelijke dienst vrije tijd of doe je aangifte via de website BILLIJKE VERGOEDING De billijke vergoeding moet betaald worden indien in het kader van de activiteit of de werking opgenomen muziek afgespeeld wordt. -Gemeenschapscentra Alken + Sporthal Alken het gemeentebestuur betaalt de billijke vergoeding zelf. Aanvraagformulieren te verkrijgen op de gemeentelijke dienst vrije tijd of doe je aangifte via de website WET OP RACISME Weiger geen bezoekers omwille van huidskleur, religie of etniciteit ARBEIDSREGLEMENTERING Zorg voor geldende arbeidsovereenkomsten of vergoed vrijwilligers op basis van een vrijwilligersvergoeding. Zorg dat je je aan de regelgeving hieromtrent houdt. Als je met een erkende bewakingsfirma werkt zorg dan dat de bewakingsagenten reglementair werken. Je bent als organisator ook aansprakelijk in geval van zwartwerk PUBLICITEITSBORDEN & AANPLAKKEN (vink aan) o Ik plaats geen publiciteitsborden voor mijn activiteit o Ik vraag een vergunning aan voor het plaatsen van publiciteitsborden naast: o o Gemeentewegen: Duur van de plaatsing: van t.e.m. Plaatsbepaling: Gewestwegen (N-wegen): Aanvraagformulieren te verkrijgen op of bij de dienst vrije tijd. Je aanvraag indienen op de dienst vrije tijd. Je aanvraag wordt bezorgd aan het Agentschap wegen en verkeer, Duifhuisstraat 33, 3800 Sint-Truiden, Tel 011/ De plaatsing mag enkel gebeuren na goedkeuring door zowel het college van burgemeester en schepenen als het agentschap wegen en verkeer Gemeentelijke ondersteuning Je kan voor de organisatie van je activiteit een aanvraag indienen voor de gemeentelijke ondersteuning voor evenementen. Het reglement en het aanvraagformulier vind je terug op of bij de dienst vrije tijd. Het college van burgemeester en schepenen vraagt aan alle organisatoren om hun activiteit(en) tijdig door te geven via de online activiteitenkalender van de gemeente Alken. Vul het aangifteformulier in op De activiteitenkalender kan voor organisatoren een handig hulpmiddel zijn bij het zoeken van een geschikte datum voor hun evenement. Ja kan ook steeds contact opnemen met de dienst vrije tijd om te controleren of er op de gekozen datum reeds andere activiteiten gepland staan. BELANGRIJK: Geef je activiteiten tijdig door!!! 5

6 1.5. Programma Vermeld hier de dj s/live-bands die zullen optreden Artiest genre 1.6. Opmerkingen 2. ADVIES (wordt ingevuld door de Politie) 0 Positief advies betreffende de organisatie van het evenement Op volgende voorwaarden: 0 Negatief advies betreffende de organisatie om volgende reden(en) : Met de ondertekening van dit formulier verklaart de organisatie zich bereid om indien nodig geacht door de burgemeester of politie een overlegvergadering te plannen met deze overheden teneinde concrete afspraken te maken naar veiligheid toe. Dit formulier dient tenminste 6 weken voor datum van de organisatie overgemaakt aan de burgemeester. Ondergetekenden verklaren zich akkoord met de geldende reglementeringen en bovenstaande gegevens. de organisator (naam, datum en handtekening) de politie 6

7 3. IDENTIFICATIE VAN DE VERANTWOORDELIJKEN NAAM EN ADRES VAN DE PERSONEN DIE TOEZICHT HOUDEN OP DE FEESTLOCATIE TIJDENS HET EVENEMENT. 1) Naam : 2) Naam : 3) Naam : 4) Naam : 5) Naam : 6) Naam : 7

8 NAAM EN ADRES VAN DE PERSONEN DIE TOEZICHT HOUDEN OP DE PARKING TIJDENS HET EVENEMENT. 1) Naam : 2) Naam : 3) Naam : 4) Naam : 5) Naam : 6) Naam : 8