Voorwoord 17. Deel 1 Organisatie en samenleving 19

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Voorwoord 17 Deel 1 Organisatie en samenleving 19 1 Organisaties en hun omgeving Inleiding Plaats van een bedrijf in de samenleving Invoer-, doorvoer- en uitvoerstroom Stakeholders Omgevingsfactoren Bedrijfsbestuur en samenleving Sectoren van bedrijvigheid Non-profitorganisaties Samenwerkingsverbanden van bedrijven Maatschappelijke verantwoording 34 2 Organisatie en structuur Inleiding Arbeidsverdeling Functiebeschrijvingen Procedurebeschrijvingen Organisatieschema s Lijnorganisatie Lijn-staforganisatie Lijn- en stafstructuur met functionele relaties Matrixorganisatie Ententestructuur Welk organisatiemodel is geschikt? 50 Literatuur 52 Deel 2 Administreren 53 1 Personeelszaken Beleid Organisatie De personeelsafdeling 55 5

2 1.1.3 De personeelsfunctionaris Personeels- en salarisadministratie Werven en aannemen Is er wel een vacature? Introductie van de onderneming Functieprofiel De inhoud van de functie Manieren van werving De personeelsadvertentie Selectie: omgaan met sollicitanten Personeelsdossier Attentiepunten bij indiensttreding De identificatieplicht Introductie Inwerken De arbeidsovereenkomst De kenmerken van een arbeidsovereenkomst Wat schriftelijk moet Wijziging van de arbeidsovereenkomst Soorten arbeidsovereenkomsten Flexibele arbeidsrelaties Opzegging van de dienstbetrekking Pensioen of vroegpensioen Ontslag op staande voet Ontslagprocedure Zwangerschaps- en bevallingsverlof Ouderschapsverlof Kortdurend zorgverlof Langdurend zorgverlof Aansprakelijkheid en verzekering Auto van de zaak Particuliere autoverzekering Kostenvergoedingen Reiskosten woon-werkverkeer Verhuiskostenregeling Bedrijfsadministratie Boekhouden De wettelijke verplichtingen Verschillende eisen per rechtsvorm? Basisprincipes boekhouden Winstbepaling Verplichtingen en vormvoorschriften Factuur en BTW Loonadministratie Verwerking van de mutaties 113 6

3 2.1.9 Rekeningstelsel De accountant Belastingen Inkomstenbelasting: de boxen Loonbelasting en sociale premies Verzekeringen Werk en privé Inleiding Opvangmogelijkheden voor kinderen Werken en zorgen voor een zieke Meer tijd voor jezelf Adressering van binnenlandse brieven Adressering van buitenlandse brieven 132 Literatuur 138 Deel 3 Archiveren en post verwerken Van archiefbeheer tot elektronisch documentbeheer Waarom archiveren? Wat archiveren? Archiefwet 1995 en andere wetgeving Archiefwet Bepalingen voor organisaties die niet vallen onder de Archiefwet Niet-wettelijke bewaartermijnen Rangschikken Opzet classificatieschema Algemene punten van aandacht een verhaal apart Hoe wordt onderdeel van het digitale archief? Het registreren van Een procedure voor het archiveren van Nog enkele tips tot besluit Postverwerking Binnenkomende post Uitgaande post Wie bewaakt de post? Over de essentie van professionele postbehandeling Digitale postverwerking 167 7

4 5 SharePoint in het bedrijf Wat is SharePoint? Samenwerken in SharePoint 170 Literatuur 172 Deel 4 Communiceren Klantvriendelijk telefoneren De eerste indruk Toekomst voor de telefonist(e) Plaatsbepaling communicatie Plaats in de organisatie Werkzaamheden communicatiemedewerker Zelf doen of uitbesteden Concerncommunicatie Belang van concerncommunicatie Imago en identiteit Afstemming imago en identiteit Huisstijl Interne communicatie Belang van interne communicatie Informatie en motivatie Interne publieksgroepen Interne communicatielijnen Personeelsblad Sociaal jaarverslag Communicatie bij veranderingen Communicatie-audit Communicatie via social media Perscontacten Omgaan met de pers Benadering door de pers Actief persbeleid Persconferentie en persbezoek Persbericht Persfoto s Spelregels Basisdocumentatie en informatiebronnen Planmatige aanpak van communicatie Opzet plan Analyse 226 8

5 6.3 Planning Uitvoering Evaluatie Praktijkvoorbeeld Mondelinge communicatie Communicatie Motiveren van medewerkers Samenwerken 244 Literatuur Nieuwsbrieven Inhoud Print of elektronisch? Opmaak Verzending Spam Huisstijl Meer dan knippen en plakken alleen Intercultureel communiceren Deinende demografie Diversiteit Toegepaste communicatievaardigheden Globalisering: moet ik me aanpassen? 272 Literatuur 273 Deel 5 Faciliteren Wat houdt facility management in? Schoonmaakonderhoud Prestatiecontracten Schoonmaakprogramma Schoonmaak in eigen beheer Catering Bedrijfscatering De hygiëne in het bedrijfsrestaurant Drankautomaten Catering bij speciale gelegenheden 285 9

6 4 Beveiliging Arbeidsomstandigheden en bedrijfshulpverlening Inrichtingsaspecten Meubilair Bedrijfshulpverlening ICT Infrastructuur Beveiliging van de computer Telefonie In eigen beheer of uitbesteden 301 Literatuur 302 Deel 6 Vergaderingen voorbereiden en notuleren Notuleren Inleiding Voor de vergadering Bespreek welke voorbereidende werkzaamheden je voor je rekening neemt Beschik tijdig over agenda en bijlagen, en neem deze door Weet wie er gaan vergaderen en wie welke vergaderrol heeft Weet bij wat voor soort vergadering je gaat notuleren Bepaal de juiste verslagvorm Ken de doelen van de agendapunten Controleer je registratiemateriaal Vraag om hulp als je moeilijkheden voorziet Tijdens de vergadering Luister op een actieve wijze Gebruik de juiste registratietechniek Na de vergadering Werk je aantekeningen binnen drie dagen uit in een rustige omgeving Zorg dat je verslag voldoet aan de eisen 324 Literatuur 327 Deel 7 Organiseren Evenementenorganisatie Inleiding Fase I: Opstart van het project en kaderstelling

7 1.2.1 Het organisatieteam samenstellen Projectplanning en projectmanagement Kaderstelling Fase II: Aanzet tot de invulling van het programma Aandachtspunten bij de invulling van het programma Zelf doen of uitbesteden? Selectie van een geschikte locatie Selectie van samenwerkingspartners Budgetteren en kosten bewaken Fase III: Programmakeuze en definitieve invulling Communicatie met de doelgroep Inrichting en decoratie Het culinaire palet Entertainment Audiovisuele benodigdheden Vervoer Diverse diensten Vergunningen en verzekeringen Het draaiboek Fase IV: De uitvoering Fase V: Afwikkeling en evaluatie 372 Literatuur Het organiseren van een interne vergadering Het ontvangen van bezoekers Het organiseren van een zakenlunch Zakenreizen Inleiding Interne en externe zaken Interne zaken Externe zaken Reisdocumenten Paspoort/identiteitsbewijs Visum Rijbewijs Verzekeringspolis Vaccinatieboekje en medisch paspoort Reisplanning Hotels Vervoermiddelen Reizen per auto Reizen per trein Reizen per vliegtuig

8 5.7 Financiële aspecten Creditcards Onkostendeclaraties Rapportages Diversen Landeninformatie Relatiegeschenken Daggeld Voltage en stekkers Mobiele telefoons Nazorg 403 Deel 8 Zakelijk schrijven De moderne zakenbrief Inleiding De zakenbrief Voordelen van de zakenbrief Nadelen van de zakenbrief Bellen en/of schrijven? Lay-out en briefconventies Lay-out Briefconventies De vaste onderdelen van een brief Adressering Plaats en datum Referentieregels Aanhef Begin- en slotzinnen Slotformule Ondertekening Kopie en bijlage Vervolgbladen Structuur Soorten brieven Goed- en slechtnieuwsbrieven Informerende brieven Verzoekbrieven Formats Antwoord op een vraag Slechtnieuwsbrief Klachtenbrief Reactie op een klacht Verzoekbrief Aanbiedingsbrief Uitnodigingsbrief Tot slot

9 2 Stijl Duidelijke stijl Bondige stijl Persoonlijke stijl Stijlbreuk Woordkeus Zinsbouw Buitenlandse zakenbrieven De Engelse briefindeling De Duitse briefindeling De Franse briefindeling De Spaanse briefindeling De Italiaanse briefindeling Verzendinstructies Interpunctieverschillen Spelling Korte geschiedenis van de spelling De nieuwe spelling Spellinggidsen De nieuwe spellingregels Bastaardwoorden Tussenletters -n- en -s Vervoeging van werkwoorden van Engelse herkomst Engelse samenstellingen en woordgroepen Accenten en trema s Samenstellingen Hoofdletter of kleine letter 477 Literatuur Zakelijke Brief of wat is het verschil? Het schrijven van een mail; hoe pak je het aan? Het denkwerk vooraf Het schrijven zelf De nazorg Het beantwoorden van s De vaste onderdelen van een bericht De inhoud van het bericht De alinea-indeling De schrijfstijl De toon Het gebruik van emoticons De bijlagen

10 6 Buitenlandse correspondentie Schrijven voor het intranet en internet Het profiel van de beeldschermlezer Gemeenschappelijke kenmerken van beeldschermlezers Gevolgen voor de schrijver De structuur van de pagina De pagina als geheel De kop, lead en inhoudsopgave De structuur van het middenstuk Tekstblokken Figuren, tabellen en foto s 521 Literatuur 522 Deel 9 Coördineren secretariaat Vergaderen; zó doe je dat! Doel van de vergadering Agenda Voorbereiding Deelnemers bepalen Weergave van het besprokene tijdens de vergadering De locatie Staand vergaderen Kwaliteit Juridische dimensies bij vergaderingen Feestdagen Vertalingen van feestdagen Gemeenschappelijke feestdagen in de Europese Unie Specifieke eigen feestdagen per land Vergaderen anders benaderen: ga digitaal! Wat is online vergaderen? Voordelen van digitaal vergaderen Do s en don ts bij online vergaderen 541 Literatuur Het Nieuwe Werken; what s new? Vergroot je zichtbaarheid door het maken van resultaatafspraken Wát je doet Hóe je dat doet Resultaatafspraken, of hoe goed doe je dat? Elimineer afhankelijkheid Bouw een marge in

11 4.3.3 Individu versus collectief Ontwikkelafspraken Zelf je resultaatafspraken aandragen Voortgang bespreken Laat je zien! Projectmatig werken S.O.S. voor secretariaten: werken met procesbeschrijvingen Het secretaresseoverleg Effectief samenwerken Doelen: kennen, begrijpen en accepteren Taken en verwachtingen: glashelder Samenwerken in de praktijk Managementondersteuning? Met visie en skills Communiceren en ICT-geletterdheid Sociaal-culturele vaardigheden Samenwerken Probleemoplossend vermogen, creativiteit en kritisch denken 582 Over de auteurs 585 Register