HoGent Studentenraad Jaarverslag

Transcriptie

1 HoGent Studentenraad Jaarverslag

2 You can leave your hat on Baby take off your coat Real slow And take off your shoes I'll take off your shoes Baby take off your dress Yes yes yes Ach, die studentenraad, die studenten, het is ook altijd wat! Zouden die niet beter wat studeren? Moeten die wel inspraak hebben? You can leave your hat on Een positieve participatiecultuur: appreciatie, erkenning, gedragenheid Studenten als evaluatoren, als participanten Studenten als partners en experten Studenten als ambassadeurs van verandering Go on over there Turn on the light No all the lights Come over here Stand on this chair That's right Raise your arms up into the air Now shake 'em You give me a reason to live HoGent Studentenraad en de HoGent samen groeien, samen werken samen voor een kritische, creatieve en open instelling met studentenparticipatie hoog in het vaandel Sweet darling You can leave your hat on Suspicious minds a talkin' Try'n' to tear us apart They don't believe In this love of mine They don't know I love you They don't know what love is I know what love is Sweet darling You can leave your hat on Met dank aan Joe Cocker

3 DEEL1: HGSR 1. Bestuursstructuur HGSR Intern Algemene vergadering Stuurgroep Werkgroepen Vertegenwoordiging binnen bestuursstructuur HoGent Inrichtingsorgaan Bestuurscollege Commissies en HoGent-werkgroepen Ondersteuning Studentenstatuut Getuigschriften voor deelname studentenparticipatie Studentenmedewerkers/participatiecoaches Financieel Logistieke ondersteuning Inhoudelijke thema s Werking HGSR De plaats van de HGSR binnen het organigram HoGent Aandachtspunt verkiezingen inrichtingsorgaan Bestuurscollege Voorzitterswissel Annulering AV 13 maart 3 april Statuten HGSR Participatiereglement Plichten Adviezen Dossiers Werkgroepen Communicatie Ecologie Extern ICT Internationalisering Kwaliteit & Onderwijs Integratie 38

4 DEEL2: FACULTAIRE PARTICIPATIECOMMISSIES 1. Faculteiten De participatiecommissies Structuur Ondersteuning Werving & opstart academiejaar Getuigschriften voor deelname aan studentenparticipatie Overzicht werking participatiecommissies Participatiecommissie FMW (SIVIL) Participatiecommissie FBO (STUBO) Participatiecommissie FNT (SPRINT) Participatiecommissie School of Arts (SOFA) Nabeschouwing 63 DEEL3: ACTIVITEITEN & SAMENWERKINGEN 1. Inleiding Activiteiten Samenwerkingen 78 PERSBERICHTEN

5 DEEL1: HGSR 1

6 1. Bestuursstructuur HGSR 1.1. Intern De HoGent Studentenraad (HGSR) is de officiële studentenraad van de HoGent en behartigt de belangen van alle HoGent-studenten. De HGSR fungeert als overlegplatform, adviesorgaan en uitvalsbasis en ondersteunt bovendien tal van projecten, zowel binnen als buiten de hogeschool. De HGSR brengt de verkozen studentenvertegenwoordigers van de faculteiten samen en biedt naast haar eigen werking ook onderdak aan alle studenten uit de faculteitsraden en de opleidingscommissies, de participatiecommissies, de algemene vergadering van de Studentenvoorzieningen (stuvoraad) en de leden van het inrichtingsorgaan van de hogeschool. Het bestuur van de HGSR bestaat uit de algemene vergadering en de stuurgroep. Dossiers worden voorbereid in werkgroepen Algemene vergadering De algemene vergadering is het hoogste beslissingsorgaan van de HGSR en is als volgt samengesteld (vastgelegd in de statuten HGSR): - voorzitter van de HGSR; - ondervoorzitter van de HGSR; - leden van de stuurgroep; - 8 rechtstreeks verkozen studentenvertegenwoordigers per faculteit/school of Arts; - 3 rechtstreeks verkozen studenten in het inrichtingsorgaan van de HoGent, waaruit één student door de HGSR wordt voorgedragen voor het bestuurscollege; - 8 rechtstreeks verkozen studenten in de stuvoraad. - De voorzitter roept de algemene vergadering minstens vijf keer per academiejaar samen. Data: oktober 7 november 5 17 december 28 januari 20 februari 8 mei 26 juni De algemene vergadering keurt de planning van het academiejaar goed. Deze planning wordt opgemaakt door de studentenmedewerkers, in overleg met de voorzitter. In de jaarplanning worden de belangrijkste data vastgelegd van de vergaderdata van de algemene vergadering, de stuurgroep, alsook de data van de belangrijkste acties en evenementen. Samenstelling algemene vergadering Voorzitter: Jens Antjon (FBO) vanaf 28 januari: Timothy Segers (FNT), ad hoc - Ondervoorzitter: Timothy Segers (FNT) - Stuurgroep: voorzitter en ondervoorzitter en voorzitters werkgroepen: Communicatie: Koen Schurgers (FBO), Jonas Rooman (FBO 28 februari) Ecologie: Kirsten Bonte (FBO-vanaf 17 december) Extern: Brecht Hubau (FMW) ICT: Gaëtan van den Bulcke (FBO t.e.m. 11 februari) Jonathan Cottenier (FBO, vanaf 20 februari) Internationalisering: Jonathan Hoogewijs (FNT) Kwaliteit en onderwijs: Gertjan Veeckman (FMW), vanaf 25/02 Elise Meulenijzer (FBO) Ad hoc integratie: Bram Vandenberghe (UGent) 2

7 - 8 rechtstreeks verkozen studentenvertegenwoordigers per faculteit/school of Arts. Faculteit/School of Arts Vertegenwoordigers plaatsvervangers Mens en Welzijn Kerensa Baert Evelien van Waes Brecht Hubau Matthias Merckx Natuur en Techniek Jonathan Hoogewijs Lisa Cattoir Timothy Segers Delphine Van de Geuchte Bedrijf en Organisatie Gaëtan van den Bulcke Lynn Moerenhout School of Arts Bram Van de Velde Jakoba Heyvaert Liesbeth Vandermeeren Ana Verbraeken Stijn De Kegel Thibaud Lécluse - 3 rechtstreeks verkozen studenten in het inrichtingsorgaan van de HoGent Koen Schurgers (FBO t.e.m. 28 februari) Jens Antjon (FBO vanaf 1 maart) Sarah Desmet (SOA), Bosse Provoost (SOA) - 1 student, gekozen uit de 3 mandatarissen inrichtingsorgaan, wordt voorgedragen voor het bestuurscollege: Koen Schurgers (FBO vanaf 11 oktober t.e.m. 28 februari) Jens Antjon (FBO vanaf 1 maart) - 8 rechtstreeks verkozen studenten in de stuvoraad Vertegenwoordiger Jens Antjon (FBO) Jasper Cordonnier (FNT) Gertjan Veeckman(FMW) Nico Verstappen (FMW) Anthea Deblaere (SOA) Yannai DeJonghe (FMW) Sanderijn De Smet (FMW) T Jonck Marlène (FMW) Plaatsvervanger Emmy Baert (FMW) Rein Baert (FNT) Josephine Horré (FMW) Shana Elegeert (FBO) Joshua Mas (SOA) Yenti Hernalsteen (FMW) Gaëtan van den Bulcke (FBO) Matthias Merlyn (FMW) Stuurgroep De stuurgroep is de locomotief van de HGSR. De stemgerechtigde leden van de algemene vergadering verkiezen uit de bredere studentenpopulatie jaarlijks een voorzitter en ondervoorzitter HGSR en duiden de voorzitters van de verschillende werkgroepen aan. Deze vormen samen de stuurgroep. De stuurgroep heeft als taak de interne werking te garanderen, de actuele dossiers te behartigen en de inhoudelijke langetermijnvisie van de HGSR mee te ontwikkelen. Samenstelling: voorzitter, ondervoorzitter, voorzitters van de werkgroepen (zie samenstelling algemene vergadering). Data: 7-29 oktober 26 november 3 december 11 februari maart april 20 mei 3

8 Werkgroepen Werkgroepen zijn cruciaal om de studentenraad optimaal te laten renderen: voorbereiden en opvolgen van dossiers, standpunten innemen, wervend werken naar nieuwe leden, contact met de achterban,... De werkgroepen behartigen elk een specifiek thema: - communicatie - ecologie - extern (GAST, StuGent, VVS) - ICT - Internationalisering - kwaliteit en onderwijs - ad hoc integratie. Een overzicht van de werking per werkgroep kan men terugvinden in 3.4: Werkgroepen 1.2. Vertegenwoordiging binnen bestuursstructuur HoGent Inrichtingsorgaan Het inrichtingsorgaan (de vroegere raad van bestuur) houdt toezicht op het vervullen van de zending van de hogeschool door het bestuurscollege en staat het bestuurscollege met raad terzijde. Het inrichtingsorgaan is samengesteld uit een bestuurlijke geleding van dertien leden, een personeelsgeleding van acht leden en een studentengeleding van drie leden. De studenten worden rechtstreeks verkozen. In de verkiezingen, mei 2013, werden evenveel kandidaatstellingen ingediend als er mandaten te geven waren. Bovendien was er tegemoet gekomen aan het organiek reglement bepaalde quorum inzake de gelijkwaardige vertegenwoordiging van beide geslachten, waarbij maximum twee derde van de leden van de studentengeleding van hetzelfde geslacht mag zijn. Het kiesbureau besliste op 7 mei 2013 om de kandidaatstellingen ontvankelijk te verklaren en alle kandidaat-vertegenwoordigers en kandidaat-opvolgers voor verkozen te verklaren. De mandaten van deze verkozen studentenvertegenwoordigers en hun opvolgers duren twee academiejaren en vangen aan bij de start van het academiejaar en lopen tot het einde van het academiejaar Verkozen kandidaten: 1. vertegenwoordiger Eggermont Sebastiaan M (SOA) - opvolger Provoost Bosse M (SOA) 2. vertegenwoordiger Schurgers Koen M (FBO) - opvolger Antjon Jens M (FBO) 3. vertegenwoordiger Desmet Sarah V (SOA) - opvolger Degraeve Louise V (SOA) Sebastiaan Eggermont neemt zijn mandaat niet op. Bosse Provoost wordt vertegenwoordiger. Koen Schurgers neemt zijn mandaat op maar vertrekt in het tweede semester op buitenlandse stage in Dublin. Omdat deze stage niet verenigbaar is met zijn mandaat in het inrichtingsorgaan, dient hij zijn ontslag in. Zijn mandaat loopt t.e.m. 28 februari. Zijn opvolger, Jens Antjon, wordt vertegenwoordiger vanaf 1 maart. 4

9 Bestuurscollege Het Bestuurscollege bestuurt de hogeschool en beschikt daartoe over alle bevoegdheden die niet uitdrukkelijk aan een ander bestuursorgaan zijn toegekend. De verkiezing van de student die zetelt in het bestuurscollege van de Hogeschool Gent, wordt geregeld in Artikel 31 van het decreet van 13 juli 2012 met de titel Bijzonder Decreet houdende regeling van de bestuurlijke organisatie en werking van sommige publiekrechtelijke hogescholen. Dit artikel behandelt de samenstelling van het bestuursorgaan dat in de Hogeschool Gent de naam Bestuurscollege draagt. Het artikel behandelt tevens de voordracht van een student in dit bestuursorgaan: Indien studenten van de hogeschool worden voorgedragen, dan geschiedt deze voordracht op grond van een rechtstreekse verkiezing of een getrapte verkiezing, in welk geval de betrokken studenten worden verkozen door de leden van de studentenraad. In een bijzondere algemene vergadering HGSR van 3 oktober wordt Koen Schurgers voorgedragen voor het bestuurscollege door de HGSR. Het inrichtingsorgaan keurt dit goed en Koen Schurgers neemt zijn mandaat op. Koen Schurgers vertrekt in het tweede semester op buitenlandse stage. Omdat deze stage niet verenigbaar is met zijn mandaat in het bestuurscollege, dient hij zijn ontslag in. Hij blijft in het bestuurscollege t.e.m. 28 februari. In een bijzondere algemene vergadering op 17 december, werden de drie studenten van het inrichtingsorgaan uitgenodigd om te kandideren, Sarah Desmet en Jens Antjon gingen hierop in. Jens Antjon werd voorgedragen om Koen op te volgen bestuurscollege vanaf 1 maart. Het inrichtingsorgaan keurt dit goed. (zie ook: Inhoudelijke thema s, Bestuurscollege ) Commissies en HoGent-werkgroepen De algemene vergadering draagt de studentenvertegenwoordigers voor de mandaten in de officiële adviesorganen van de HoGent: onderwijsraad (2 mandaten), kwaliteitsraad (2), bouwcommissie (1) kiesbureau (2). Deze adviesorganen verrichten beleidsvoorbereidend, beleidsondersteunend en coördinerend werk voor het bestuurscollege. Naast deze officiële adviesorganen zetelt de HGSR ook in ad-hoc werkgroepen en overlegorganen van de HoGent: PR werkgroep HoGent (1), werkgroep internationalisering HoGent (1) en de stuurgroep van het Centrum voor Ondernemen (1).De algemene vergadering vormt ook de springplank naar externe studentenvertegenwoordiging, zoals de GAST (Gentse Associatie Studentenraad), StuGent (Studentenoverleg met de Stad Gent) en de Vlaamse Vereniging voor Studenten (VVS). Mandatarissen in officiële adviesorganen HoGent, voorgedragen door de algemene vergadering: - Onderwijsraad (2): Gertjan Veeckman (FMW), Manon Bossu (FBO) (vanaf 25/02) Jens Antjon (FBO) - Kwaliteitsraad HoGent (2): Gertjan Veeckman (FMW), Manon Bossu (FBO) (vanaf 25/02) Jens Antjon (FBO) - Kiesbureau HoGent (2): Koen Schurgers (FBO), Jens Antjon (FBO) vanaf 1 maart tweede mandaat niet ingevuld - Bouwcommissie HoGent (1): Timothy Segers (FNT) Andere overlegorganen: - PR werkgroep HoGent (1) Jens Antjon (FBO)/Jonas Rooman (FBO) - Werkgroep internationalisering HoGent (1) Jonathan Hoogewijs (FNT) - Stuurgroep Centrum voor Ondernemen HoGent (1) Gilles Van Impe (FBO) 5

10 2. Ondersteuning 2.1. Studentenstatuut Studentenvertegenwoordigers van de HoGent kunnen het Bijzonder statuut aanvragen. Dit bijzonder statuut is vastgelegd in de Onderwijs- en examenregeling, Artikel 23. Met dit bijzonder statuut kan de student in kwestie individuele bijzondere examen- en onderwijsregelingen aanvragen. Een student die in aanmerking wil komen voor een bijzonder statuut moet een aanvraag indienen die door de Commissie Bijzonder Statuut wordt beoordeeld. De studietrajectbegeleider kan de student bijstaan bij de voorbereiding van de aanvraag. Een aanvraag bijzonder statuut gebeurt schriftelijk via het daartoe bestemde aanvraagformulier gericht aan de contactpersoon zoals vermeld op het aanvraagformulier. De aanvraag wordt ingediend uiterlijk op 15 oktober en bij laattijdige inschrijving binnen 15 kalenderdagen na inschrijving. In uitzonderlijke omstandigheden kunnen aanvragen later ingediend worden. De uitzonderlijkheid moet worden aangetoond. De Commissie bijzonder statuut beslist over het toekennen van het bijzonder statuut binnen 30 kalenderdagen na het indienen van de aanvraag bij de contactpersoon. Ze bezorgt bij erkenning een attest bijzonder statuut aan de student en brengt tezelfdertijd de faculteit/school of Arts op de hoogte. De erkenning is slechts één academiejaar geldig en moet door de student elk jaar opnieuw worden aangevraagd. Het is belangrijk dat de aanvraagprocedure tijdig wordt opgestart, anders komt de student in de problemen bij de aanvraag van zijn/haar IOEM. De commissie is echter steeds flexibel in het behandelen van de aanvragen die om door de student verduidelijkte redenen na het verstrijken van de deadline worden ingediend. Op de eerste algemene vergadering van de HGSR op 10 oktober werd er bij alle studentenvertegenwoordigers op aangedrongen om het statuut aan te vragen. Het toekennen van het bijzonder statuut is immers ook een appreciatie voor al het werk dat een studentenvertegenwoordiger op vrijwillige basis verricht. Studentenvertegenwoordigers die problemen ervaren voor het bekomen van IOEM nemen contact op met hun studietrajectbegeleider. Zij kunnen hierin tussenkomen/bemiddelen. Het oprichten van een ombudsdienst voor studentenvertegenwoordigers, decretaal verplicht vanaf 1 oktober 2014, wordt voor studentenvertegenwoordigers die problemen ondervinden, een extra kanaal waar ze eventuele problemen kunnen aankaarten. 2.2 Getuigschriften voor deelname studentenparticipatie Studenten met het mandaat van studentenvertegenwoordiger krijgen, na een jaar inzet, een officieel getuigschrift van de HoGent, op diplomapapier, ondertekend door de algemeen directeur, voor hun inzet (Deel 2: Facultaire Participatiecommissies: 2.4.). 6

11 2.3. Studentenmedewerkers/participatiecoaches De HGSR wordt ondersteund door twee voltijdse personeelsleden op B-niveau, nl. David van der Rol en Gert Vandyck. Eén medewerker staat in voor de ondersteuning van de studentenraad en de opvolging van de centrale administratie (HGSR naar boven). De andere medewerker staat in voor de ondersteuning van de studentenraad en de participatiecommissies (HGSR naar beneden). De taken zijn niet eenduidig gescheiden en overlappen. De studentenmedewerkers zijn een onmisbare schakel in de werking van de HGSR. Ze vorme n samen met de voorzitter en ondervoorzitter het team. In het team wordt de agenda van de stuurgroep voorbereid, problemen gesignaleerd en gedelegeerd, alsook praktische zaken behandeld zoals het gebruik van het HGSR-lokaal. De vacant verklaring voor studentenmedewerkers gebeurt op de wijze dat is vastgelegd voor administratieve personeelsleden van de HoGent. De HGSR heeft medebeslissingsrecht over de opstelling van de vacature en de samenstelling van de selectiecommissie. De eindbeslissing voor de uiteindelijke aanwerving ligt bij de stuurgroep van de HGSR. Per uitzondering kan er gewerkt worden met een procedure die hier van afwijkt, maar dan uitsluitend mits overleg en akkoord verklaring van de voorzitter van de HGSR. 2.4 Financieel De HGSR wordt gefinancierd door de HoGent. De budgethouder is de algemeen directeur. Het beheer en de opvolging van de begroting zit bij de studentenmedewerkers, die als goede huisvaders het budget beheren, in overleg met de voorzitter HGSR en/of de stuurgroep en de directie financiën van de HoGent. Voor elke uitgave is de toestemming vereist van de budgethouder. Voor het opmaken van de jaarlijkse begroting wordt vooruit gekeken naar de doelstellingen van het komende academiejaar, alsook naar het verloop van het lopende academiejaar. Waar wil de HGSR meer op inzetten? Waar minder? De begroting wordt jaarlijks ingediend voor eind juni. Regis Debrulle, directeur financiën en ICT HoGent, was te gast op de algemene vergadering van de HGSR op 5 december 2013, voor een toelichting over de begroting HGSR, gekaderd in de begroting van de HoGent en de besparingen die moeten worden doorgevoerd. 2.5 Logistieke ondersteuning Op campus Schoonmeersen, D-gebouw, beschikt de HGSR over een groot lokaal met faciliteiten: computers, printer, vaste telefoon, microgolfoven, waterkoker ijskast, Dit lokaal mag door de HGSR-studenten vrij gebruikt worden. Studenten van de stuurgroep hebben toegang met hun studentenkaart. Voor alle vergaderingen van de HGSR, de stuurgroep en de werkgroepen worden lokalen aangevraagd en catering voorzien, inclusief broodjes, door de studentenmedewerkers. Er staan permanent twee plooifietsen ter beschikking, zodat studenten zich vlot kunnen verplaatsen tussen de verschillende campussen in Gent. Alle vervoeronkosten die de studenten die de HGSR vertegenwoordigen binnen de VVS maken, worden vergoed en Go Passen worden ter beschikking gesteld. De deelname aan bv. de eindactiviteit van VVS wordt betaald door de HGSR, evenals eventueel andere bijscholingen/vormingen in het kader van studentenvertegenwoordiging, in de meest brede zin van het woord. Op die manier worden studentenvertegenwoordigers, die onbezoldigd en zich vrijwillig inzetten, toch maximaal logistiek en financieel ondersteund. 7

12 3 Inhoudelijke thema s 3.1. Werking HGSR De plaats van de HGSR binnen het organigram centrale administratie HoGent In het organigram van de HoGent staat de voorzitter HGSR op dezelfde hoogte als de algemeen directeur en de voorzitter van het inrichtingsorgaan. Door deze positionering kan de HGSR daadkrachtig haar beslissingen nemen. De HGSR wordt ernstig genomen door de andere directies, diensten en sectoren net omwille van deze positie binnen het organigram en de rechtstreekse lijn en associatie met de algemeen directeur. Er dient over gewaakt dat de HGSR deze plaats in het organigram behoudt Aandachtspunt verkiezingen inrichtingsorgaan 2015 De drie studenten die zetelen in het inrichtingsorgaan van de HoGent worden rechtstreeks verkozen. Iedere student kan zich kandidaat stellen, los van de betrokkenheid of bekendheid met de standpunten en werking van de HGSR. De HGSR heeft niet in de hand welke studenten deze bestuursmandaten opnemen. Toch kunnen deze studenten, die stemrecht hebben omwille van hun bestuursmandaat, met drie stemmen zwaar op beslissingen van de HGSR wegen. Dit is een belangrijk aandachtspunt voor de verkiezingen in De HGSR dient zwaar in te zetten op een dynamische verkiezingscampagne en studenten stimuleren uit de eigen rangen om zich kandidaat te stellen. Ook tijdens de stemmingsperiode, kan de HGSR acties organiseren om de studenten aan te zetten om te gaan stemmen op de eigen kandidaten. Met dergelijke campagnes verhoog je immers de naambekendheid van de HGSR enerzijds en verhoog je de belangstelling voor studentenparticipatie anderzijds Bestuurscollege De HGSR kreeg op dinsdag 24 september informatie over de voordracht van kandidaten voor de inrichting van het bestuurscollege. De twee ambtshalve leden van het bestuurscollege (de voorzitter en de algemeen directeur) zijn beiden van het mannelijke geslacht. Van de bestuurlijke geleding worden er twee mannen en één vrouw voorgedragen terwijl van de personeelsgeleding een vrouw wordt voorgedragen. Opdat de voordracht via de door de HGSR georganiseerde verkiezing geldig zou zijn, mag het bovenvermelde quorum dat niet meer dan twee derde van de leden van hetzelfde geslacht mag zijn, niet doorbroken worden. Concreet betekent dit dat een vrouwelijke kandidaat moet worden voorgedragen. Aan de HGSR werd gevraagd om de voordracht van Sarah Desmet, de enige in aanmerking komende kandidaat gezien het genderevenwicht, te bevestigen. Een ad hoc stuurgroep werd meteen samengeroepen om dit te bespreken en om protest aan te tekenen tegen het feit dat de studentenraad voor een voldongen feit werd geplaatst. De ad hoc stuurgroep besliste om geen goedkeuring te verlenen aan de voorgedragen kandidaat, maar het volledige dossier voor te leggen op de eerste algemene vergadering van het academiejaar, nl. op 1 oktober. Op deze algemene vergadering was van de drie mogelijke kandidaten, enkel Koen Schurgers aanwezig, de anderen waren verontschuldigd. Om gelijke kansen te waarborgen voor alle kandidaten werd er, conform het decreet, een verkiezing georganiseerd op een uitzonderlijke algemene vergadering op 3 oktober, waarop de 3 kandidaatstudenten(dhr. Bosse Provoost, dhr. Koen Schurgers en mevr. Sarah Desmet) uitgenodigd werden te kandideren voor het mandaat in het bestuurscollege. Koen Schurgers en Sarah Desmet gingen hierop 8

13 in. Hun motivatie en ervaring werden getoetst in de bijzondere algemene vergadering. De algemene vergadering besliste om Koen Schurgers voor te dragen om te zetelen in het Bestuurscollege van de Hogeschool Gent. Op vrijdag 11 oktober, 8 uur, kwam het inrichtingsorgaan opnieuw samen om te stemmen over het nieuwe voorstel van de HoGent: Koen Schurgers wordt opgenomen in het bestuurscollege. Om de genderquota in evenwicht te houden stelde de HoGent voor om het bestuurscollege uit te breiden met één persoon. Door de uitbreiding van het aantal niet-ambtshalve bestuurders behorende tot de bestuurlijke geleding van drie naar vier, kon aan de decretale vereiste worden voldaan, ongeacht het geslacht van de studentenvertegenwoordiger die wordt verkozen door de studentenraad. De uitbreiding wordt goedgekeurd door het inrichtingsorgaan op 11 oktober Voorzitterswissel HGSR De voorzitterswissel in de HGSR was een rechtstreeks gevolg van het voordragen van Jens Antjon, toenmalige voorzitter HGSR, voor het mandaat in het bestuurscollege. Na raadpleging van en overleg met de stuurgroep van de HoGent Studentenraad diende hij zijn ontslag in als voorzitter van de HoGent Studentenraad. Het was in de praktijk immers niet haalbaar om beide mandaten op een correcte, kwaliteitsvolle manier op te volgen. Het mandaat van voorzitter HGSR werd open verklaard. Om geen tijd te verliezen en het tweede semester te kunnen starten met een nieuwe voorzitter, besliste de stuurgroep om zo snel mogelijk een datum vast te leggen voor een bijzondere algemene vergadering, rekening houdend met de examen- en blokperiode van januari De vergadering vond plaats op 28 januari. Timothy Segers, huidige ondervoorzitter en ad hoc voorzitter, stelde zich kandidaat. Volgens de statuten wordt de voorzitter verkozen met twee derde meerderheid van de aanwezige leden. De bijzondere algemene vergadering bereikte echter geen consensus en besliste om Timothy Segers, aan te stellen als ad hoc voorzitter (wat hij als ondervoorzitter al was). Volgens de statuten moeten er, in elke volgende algemene vergadering, opnieuw verkiezingen worden georganiseerd. Het mandaat voorzitter HGSR bleef bij gebrek aan kandidaten echter ook gedurende de rest van het semester vacant. Timothy Segers bleef bijgevolg ad hoc voorzitter Annulering AV 13 maart 3 april De stuurgroep van de HoGent Studentenraad besliste unaniem in de vergadering van 11 maart, om de algemene vergaderingen van 13 maart en van 3 april te annuleren. Een hechte, daadkrachtige stuurgroep is de motor van de HoGent Studentenraad. Op korte termijn waren er echter heel wat bestuursleden vertrokken en nieuwe bestuursleden aangesteld. Vandaar dat de stuurgroep besliste om voluit in te zetten op de werking van de stuurgroep, het uitwerken van concrete dossiers en acties, de uitbouw van de werkgroepen, alsook het organiseren een aantal leuke wervingsacties om nieuwe vertegenwoordigers aan te trekken. De eerstvolgende algemene vergadering vond plaats op 8 mei. Er werd een nieuwe oproep gelanceerd voor kandidaten voorzitter HGSR Yelien Parewyck (FMW) was kandidaat en werd unaniem verkozen. 9

14 3.1.6 De statuten in opmaak Tijdens het lopende werkingsjaar werd op regelmatige basis vastgesteld dat de huidige statuten hiaten, onvolledigheden en onverenigbaarheden vertonen (er zijn eindeloze stemrondes, er zijn geen vlotte systemen van opvolging voor de mandaten ingebouwd ). Er dienden zich ook enkele concrete probleemstellingen aan, zoals de lage aanwezigheid van stemgerechtigde leden. Eén van de oorzaken hiervan zijn de keuzes die gemaakt zijn bij de opmaak van vorige en huidige statuten. Toen het moeilijk bleek om studenten aan te trekken voor de studentenraad, werd een grote groep studenten, de student-vertegenwoordigers van de stuvoraad, statutair opgenomen als stemgerechtigd lid van de Algemene Vergadering. Om dezelfde reden werd vastgelegd dat er twee studenten en plaatsvervanger per faculteit konden kandideren voor een plaats in de HGSR Dit ging om de uitbreiding van het aantal verkozen stemgerechtigde leden binnen de HGSR. Elk van deze functies werd gekozen door de achterban van HoGent-studenten, die men geacht wordt te vertegenwoordigen. Er volgde hiernaast echter ook een uitbreiding van leden op basis van niet door de achterban verkozen posities: - Er was een grote gerodeerde ploeg van anciens, die elk een meerwaarde bieden aan verschillende aspecten binnen de HGSR. Er werd gekozen om al deze personen op gelijke basis te betrekken, dit door iedereen die actief was stemrecht te geven in de AV op basis van bijvoorbeeld het werkgroepvoorzitterschap. Dit breidde de stuurgroep sterk uit. Wat aanvankelijk een goed idee leek, bleek minder voordelige gevolgen te hebben: - Het verschil tussen de stuurgroep en de Algemene Vergadering werd vaag. Dit leidde tot lage daadkracht van de Algemene Vergadering. In de praktijk nam de stuurgroep de meeste beslissingen: o Doordat er vaak weinig stemgerechtigde leden aanwezig waren op de vergaderingen bestond de Algemene Vergadering uit dezelfde groep studenten als de stuurgroep. Er was slechts miniem verschil tussen de 2 vergaderingen. o Indien er wel andere leden aanwezig waren hadden deze te weinig macht om een beslissing van de stuurgroep tegen te gaan. Dit laatste punt werkte demotiverend om de vergaderingen verder bij te wonen. Om deze reden kon de Algemene Vergadering gezien worden als het forum waar de beslissingen van de stuurgroep enkel werden meegedeeld, maar had ze in se nog weinig te zeggen. Een tweede probleem ontstond door het feit dat alle leden evenveel doorwegen bij de beslissingen binnen de vergaderingen. Het werd moeilijker om keuze te maken wie bij de Stuurgroep hoort en wie bij de Algemene Vergadering hoorde. Dat dit echter twee verschillende vergaderingen zijn en dat er nu eenmaal een verdeling van de plaatsen moet gebeuren, hoort bij de essentie van democratie en van de structuur Stuurgroep - Algemene Vergadering. Zoniet, verdwijnt hiërarchie en wordt leiderschap vaag en kunnen geen knopen meer worden doorgehakt wanneer dit nodig is. Op zich is elk lid evenwaardig, maar er moesten systemen ingebouwd worden, waarbij er beslissingen kunnen genomen worden. Beter een (minder goede) beslissing, dan geen beslissing. De statuten werden bijgevolg opnieuw bekeken, zonder teniet te doen dat iedereen zich nog steeds geapprecieerd voelt in zijn engagement. De nieuwe statuten zijn een pleidooi om een functionele werking van twee verschillende vergaderingen op te richten en een meer democratische werking van de HGSR te garanderen 10

15 3.1.7 Participatiedecreet particpatiereglement HoGent Het decreet dat participatie aan hogescholen en universiteiten regelt wordt ook wel het participatiedecreet genoemd. Het is eigenlijk slechts een klein onderdeel van het decreet betreffende de rechtspositieregeling van de student, de participatie in het hoger onderwijs, de integratie van bepaalde afdelingen van het hoger onderwijs. Het bepaalt o.a. dat de hoger onderwijsinstellingen een participatiereglement hanteren. Op HoGent is het participatiereglement, zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur (B/RVB/2006/AB/0019), nog steeds in voege. Dit reglement werd door de studentenmedewerkers geüpdatet, maar ook volgende moet hierin nog worden opgenomen: Volgens artikel II.68, 3, van het participatiedecreet Hoger Onderwijs is het instellingsbestuur verplicht om een ombudsdienst aan te duiden voor de studentenvertegenwoordigers vanaf 1/10/2014. Art. II.68 Het bestuur legt de nodige faciliteiten voor de studentenafgevaardigden vast. Deze faciliteiten betreffen ten minste de wijze waarop in functie van de werking van de studentenraad onderwijsactiviteiten en examens op flexibele wijze kunnen worden gepland en afgeweken kan worden van de verplichte aanwezigheid voor bepaalde opleidingsonderdelen. IN VOEGE VANAF 1/10/2014 (Decr. XXIII, B.S ; Art. V.72 : "Art. II Het bestuur maakt in samenspraak met de studentenraad een statuut van studentenvertegenwoordiger op. Dat statuut bepaalt de nodige faciliteiten voor de studentenvertegenwoordigers in interne en externe raden e n organen om een goede vertegenwoordiging te garanderen. Deze faciliteiten betreffen ten minste de wijze waarop in functie van de werking van deze raden en organen onderwijsactiviteiten en examens op flexibele wijze kunnen worden gepland en afgeweken kan worden, indien dit de goede werking van de studentvertegenwoordiging in het gedrang brengt, van de verplichte aanwezigheid, werk- en examenvormen en indiendata voor bepaalde opleidingsonderdelen. 2. Het instellingsbestuur legt, in samenspraak met de studentenraad, een lijst vast met de mandaten waarvoor het statuut, vermeld in paragraaf 1, van toepassing is. Daarbij houdt zij ook rekening met mandaten op supra - instellingsniveau. 3. Het instellingsbestuur stelt een ombudsdienst aan waar studentenvertegenwoordigers terechtkunnen indien hun rechten niet worden gerespecteerd." Op het moment van het afronden van dit jaarverslag werd nog geen ombudsdienst aangesteld. 11

16 3.1.8 Plichten Naast de bevoegdheden en rechten heeft de studentenraad ook plichten. De belangrijkste hiervan is de informatieplicht tegenover de achterban. Dit lijkt evident, maar is in de praktijk niet zo vanzelfsprekend. De HGSR zet voluit in op het onderhouden van de website hgsr.be en facebookpagina HGSR. Er werd vorig academiejaar gekozen voor een HGSR-corner in de maandelijkse HoGentnieuwsbrief, i.p.v. een eigen nieuwsbrief. HGSR-evenementen en acties worden bovendien ook nog ondersteund met affiches en flyers. Communicatie naar de achterban is dus geen of/of verhaal, maar een en/en verhaal. Toch is de HGSR en zijn werking onvoldoende bekend. Hoe kunnen we de communicatie naar de achterban verbeteren? De stuurgroep woonde een presentatie bij over hoe intern en extern communiceren op 24 april. Elise Meulenijzer, lid van de stuurgroep (student marketing) gaf een boeiende uiteenzetting hoe je dit in de praktijk best aanpakt. Om de zichtbaarheid op de verschillende campussen te verhogen, werd vorig academiejaar een afficheringsbeleid uitgewerkt. In afwachting van een permanente oplossing werd bij de start van het academiejaar gekozen voor staande panelen, op locaties waar een optimale zichtbaarheid werd gegarandeerd. De studentenmedewerkers bezochten alle campussen en maakten een gedetailleerde planning op. De panelen werden kort daarop in overleg met DGFB geplaatst. In de praktijk blijkt echter dat deze staande panelen, niet blijven staan of ze worden gebruikt voor andere doeleinden. De focus van de HGSR moet nog meer liggen op een intensief gebruik van deze panelen. Er worden wel steeds affiches gedrukt, maar soms raken ze niet allemaal verdeeld over de verschillende campussen. Aandachtspunt academiejaar : uitwerken van een permanente oplossing om de zichtbaarheid van de HGSR in de verschillende campussen te verhogen. 12

17 3.2 Adviezen Volgens het participatiedecreet van 19 maart 2004 heeft een studentenraad altijd adviesrecht over student gerelateerde zaken. De HGSR maakt ruim gebruik van dit adviesrecht naar het hogeschoolbestuur. Dit academiejaar werden 12 adviezen geschreven en overgemaakt aan de algemeen directeur en de bevoegde diensten. Adviezen worden niet alleen geschreven: ze worden opgevolgd, bijgestuurd en de voorgestelde oplossingen worden geëvalueerd. Adviezen worden voorbereid door de stuurgroep, werkgroepen en door de studentenmedewerkers en voorgelegd en goedgekeurd op een algemene vergadering van de HGSR. A. Advies drinkwaterfonteintjes campus Melle 10 oktober 2013 Probleemschets Vorig academiejaar formuleerde de HGSR een advies i.v.m. drinkwaterfonteintjes, campus Melle werd toen echter niet vermeld. Het enige drinkwaterfonteintje op deze campus staat in de resto. De resto wordt ook gebruikt door de leerlingen van het secundair onderwijs en het is er ontzettend druk. Omwille van die reden eten heel wat studenten hun lunchpakket op in de ontmoetingsruimte van de campus, waar er echter geen drinkwatervoorziening is. De vraag voor het plaatsen van een drinkwaterfonteintje in de ontmoetingsruimte van campus Melle werd gericht naar directie studentenvoorzieningen. Deze directie is echter niet bevoegd voor het plaatsen van drinkwaterfonteintjes in het gebouw. Op alle andere plaatsen in de campussen moet de vraag worden gesteld aan directie gebouwen en facilitair beheer. De Hogeschool Gent Studentenraad stelt voor om een drinkwaterfonteintje te plaatsen in de ontmoetingsruimte op de campus Melle, en bijkomend een tweede drinkwaterfonteintje te voorzien op een andere plaats op de campus Melle. Antwoord HoGent (14/11/2013) De werkwijze die hiervoor gehanteerd wordt, is de volgende: - In de restaurants/cafetaria of de onmiddellijke buurt zorgt de directie Studentenvoorzieningen voor aankoop, plaatsing en nadien opvolging van de hygiëne (inbegrepen de keuring) van de drinkwaterfonteintjes. De directie Gebouwen en Facilitair beheer zorgt voor aansluiting op het drinkwaternet van het gebouw. - Op andere plaatsen in de gebouwen zorgt de betrokken faculteit/school of Arts voor aankoop, plaatsing en nadien opvolging van de hygiëne (inbegrepen de keuring) van de drinkwaterfonteintjes. De DGFB zorgt hier ook voor de aansluiting van het apparaat op het drinkwaternet van het gebouw. Campus Melle valt onder de faculteit FNT. De vraag werd gesteld aan de decaan van de faculteit (18/11/2013). Timothy Segers (FNT) en vertegenwoordiger van de HGSR in de bouwcommissie, plaatste de vraag ook op de agenda van de bouwcommissie. Er blijkt een verschil te zijn tussen drinkwaterfonteintjes en de fonteintjes op het leidingwater. Het plaatsen op zich is geen probleem, het onderhoud wel. Hygiëne is zeer belangrijk en dat is ook het grootste probleem. Indien deze toestellen niet goed onderhouden worden, bestaat het risico dat bacteriën zich vermenigvuldigen en dat de hygiëne en voedselveiligheid in het gedrang komt. Juni 2014: Er is nog steeds geen waterfonteintje in de ontmoetingsruimte campus Melle, alsook geen nieuws hieromtrent. 13

18 B. Advies domeinnaam hgsr.be 7 november 2013 Probleemschets Sinds het begin van academiejaar is de domeinnaam hgsr.be niet langer in bezit van de Hogeschool Gent Studentenraad. Hierdoor kan de Hogeschool Gent Studentenraad niet langer subdomeinen en adressen aanmaken. Enkel door zich te richten tot de directie ICT is dit mogelijk. Hierdoor voelt de Hogeschool Gent Studentenraad zich verplicht de vragen omtrent de domeinnaam te beperken tot het hoogst noodzakelijke om de directie ICT niet te overbelasten. De Hogeschool Gent Studentenraad stelt dat: - De domeinnaam hgsr.be kan gekoppeld worden aan het direct admin systeem van Boxmagazine. - De werkgroep ICT van de Hogeschool Gent Studentenraad in de toekomst het onderhoud van de domeinnaam kan voorzien. - De pagina s van de HGSR binnen de HoGent Site kunnen behouden worden door middel van een redirect vanop hgsr.be. De Hogeschool Gent Studentenraad stelt voor om de rechten en het beleid rond de domeinnaam hgsr.be van de directie ICT over te hevelen naar de werkgroep ICT van de Hogeschool Gent Studentenraad. De website van de HGSR zal bij het huidige systeem blijven van de HoGent doormiddel van een redirect. Eventueel kan er gebruik gemaakt worden van de nameservers van de HoGent indien gewenst. Antwoord HoGent (27/11/2013) De vraag om hgsr.be in beheer van de voorzitter ICT van de HGSR te geven, werd negatief beantwoord. Antwoord van Regis Debrulle, directeur financiën en ICT: o Kostprijs is 8 per jaar bij Belnet waar het vroeger een serieus veelvoud was. o Binnen de HoGent wordt gestreefd naar een uniforme oplossing voor alle HoGent domeinen omwille van efficiëntie. o Binnen de HGSR is er een sterk wisselend publiek waardoor beheer vaak verloren gaat bij de komst van andere studenten (en de directie ICT dan de feiten achterna holt). o Het is vanuit de directie ICT de politiek om geen domeinregistraties extern plaatsen die daarna een redirect doen naar de HoGent webservers. o Vraag: Is het echt noodzakelijk dat men adressen ook nog eens adressen gebruikt? Opvolging advies - Besluit AV 5 december: De algemene vergadering kan zich vinden in dit antwoord, uitgezonderd het gebruik van een adres. Het is belangrijk dat de studentenvertegenwoordigers een hgsr.be adres gebruiken. Op die manier wordt de HGSR steeds opnieuw gepromoot. De algemene vergadering beslist dat de werkgroep ICT elk jaar één keer een volledige lijst van HGSR-leden zal doorsturen naar de centrale dienst ICT voor de aanmaak van de hgsr.be adressen. Kleine wijzigingen tijdens het academiejaar worden door de studentenmedewerker doorgegeven. Na overleg met de centrale dienst ICT, kregen de studentenmedewerkers de rechten om hgsr.be adressen aan te maken. Dit werkt sneller en efficiënter. Aandachtspunt : Het aanmaken van de hgsr.be adressen blijft een aandachtspunt. Er is heel wat verloop onder studentenvertegenwoordigers, de lijst moet permanent geüpdatet worden. 14

19 C. Advies helpdesk.hogent.be aanbieden in het Engels 7 november 2013 Opmerking: dit is een herhaling van het advies van 13 december 2012 Probleemschets De website is een website die een grote meerwaarde biedt voor de student in zijn functioneren op school. Deze websites worden ook door buitenlandse studenten (vb. Erasmus-studenten) gebruikt. De website heeft geen mogelijkheid tot taalverandering of alternatieve Engelstalige versie. De Hogeschool Gent Studentenraad wenst dat de website aangeboden wordt in het Engels zodat deze toegankelijk is voor anderstalige studenten. Antwoord HoGent: (27/11/2013) Regis Debrulle, directeur financiën en ICT: Er wordt in overleg met de dienst communicatie bekeken welke stukken van de website interessant zijn ter vertaling en welke niet. Een volledige vertaling is op korte termijn niet mogelijk dus er moet gekozen worden. Wat het advies inzake de vertalingen betreft wordt er, samen met de dienst communicatie bekeken, welke stukken van de website interessant zijn ter vertaling en welke niet. Een volledige vertaling op korte termijn is niet mogelijk dus moet er gekozen worden. Opvolging advies - Stand van zaken juni 2014: geen vordering in dit dossier. Juni 2014: geen extra stukken vertaald van de website. Academiejaar : verdere opvolging van dit advies. D. Advies omtrent de vaststelling van het studiegeld voor het academiejaar en het vaststellen van het terug te betalen studiegeld bij uitschrijving, stopzetting of wijziging van een contract Advies studiegelden november 2013 Vanuit de Directie Onderwijs werd aan de Hogeschool Gent studentenraad gevraagd om een advies betreffende bovenstaande te schrijven. De Hogeschool Gent Studentenraad neemt akte van het voorstel van het Bestuurscollege van de Hogeschool Gent betreffende het vaststellen van het studiegeld voor het academiejaar en erkent de wettelijke basis waarop dit voorstel is geformuleerd, nl. het Onderwijsdecreet XXIII van 10 juli De studentenraad heeft geen verdere opmerkingen wat betreft de faculteiten Natuur en Techniek, Mens en Welzijn en Bedrijf en Organisatie. Wat betreft de vaststelling van het studiegeld voor de School of Arts was het tijdsbestek tussen de mededeling van de wijziging met betrekking tot het verhogen van het studiegeld met 50 % voor een bepaald aantal buitenlandse studenten, en de deadline van het advies, te kort om voldoende informatie in te winnen en de achterban van studenten voldoende te bevragen. 15

20 Aangezien de verhoging van het studiegeld niet gering is, stelt de participatiecommissie van de School of Arts zich vragen. De verhoging van het studiegeld creëert een budget hetwelke als volgt gemotiveerd wordt: - De achtergrond van deze buitenlandse studenten (China, Rusland, Japan ) verschilt doorgaans zeer sterk van die van de andere studenten zowel qua taal, cultuur als onderwijsconcept, waardoor bijkomende inspanningen vereist zijn om deze studenten adequaat sociaal en pedagogisch op te vangen binnen de opleidingen. Dit impliceert ook bijkomende kosten. - De behandeling van de dossiers van de studenten in kwestie impliceert ook administratief bijkomend werk en bijkomende kosten. - Benchmarking leert dat de studiegelden voor vergelijkbare kunstopleidingen in Vlaanderen doorgaans veel hoger liggen, soms zelfs het tienvoudige. Over de vergelijking met vergelijkbare kunstopleiding in Vlaanderen verklaart de participatiecommissie van de School of Arts zich akkoord. De andere twee motiveringen roepen enkele vragen op met betrekking tot de bepaling van de groep buitenlandse studenten die een verhoging van het studiegeld zullen kennen. Het impliceert ook dat er meer faciliteiten voor een bepaalde groep buitenlandse studenten zullen aangeboden worden. Wat de concrete invulling hiervan is, is echter niet duidelijk: o Betekent dit een scheiding inzake studentenadministratie en aanspreekpunten voor Europese en niet-europese studenten? Zal hier voldoende personeel voor ter beschikking zijn? o Wat wordt er begrepen onder adequaat sociaal en pedagogisch opvangen? Hoe wordt dit concreet ingevuld en wat is de nood hiertoe? o Veel docenten doceren reeds in 2 talen en Belgische studenten moeten vaak genoegen nemen met Engelstalige cursussen en lessen. Men mag veronderstellen dat de betreffende groep buitenlandse studenten op zijn minst deze taal machtig zijn indien ze een buitenlandse studie starten. Men kan niet verwachten dat aan elke taal wordt tegemoetgekomen. Een verandering aan deze regeling lijkt niet voor de hand en wenselijk. o Met betrekking tot de bepaling van de groep buitenlandse studenten die een aanpassing van het studiegeld zullen kennen: anderstalige studenten die wel binnen de Europese Unie wonen, kampen vaak met gelijkaardige taal-/cultuurproblemen maar kennen geen studiegeldverhoging. o De participatiecommissie van de School of Arts (en bijgevolg de Hogeschool Gent Studentenraad) wenst bijgevolg meer informatie over de concrete bestedingen voor de betreffende groep buitenlandse studenten vooraleer zij een positief advies kan verlenen. De Hogeschool Gent Studentenraad neemt akte van het voorstel van het Bestuurscollege van de Hogeschool Gent betreffende het vaststellen van het terug te betalen studiegeld bij uitschrijving, stopzetting of wijziging van contract en heeft geen verdere opmerkingen. Antwoord HoGent opvolging advies: Het Bestuurscollege HoGent beslist in de vergadering van 3 december dat er onvoldoende informatie voorhanden is over de doelgroep waarvoor de School of Arts het studiegeld met 50 % wil verhogen. Het studiegeld werd niet verhoogd voor deze doelgroep. Academiejaar : verhoging van het studiegeld in het algemeen, zowel als voor de bijzondere doelgroepen blijft een aandachtspunt. 16

21 E. Advies parkeerproblematiek campus Melle 29 november 2013 HoGent kent diverse uitdagingen met betrekking tot parkeermogelijkheden rondom haar campussen. Voor de meeste campussen worden de studenten gesensibiliseerd om zoveel mogelijk de auto thuis te laten, aangezien er op korte termijn geen eenvoudige oplossing voorhanden is. De HGSR wenst echter de aandacht te vestigen op de specifieke situatie op Campus Melle. Ook op deze campus zijn te weinig parkeerplaatsen voor studenten. In de omgeving zijn er weinig reglementaire alternatieven. Deze plaatsen bevinden zich tevens in een zone waar men maximaal 2 uur mag parkeren. De lessen overschrijden echter deze tijdsduur en het is niet toegelaten noch wenselijk om de lessen te onderbreken en te verlaten om de tijdsduur te verlengen. Hét grote verschil met de andere campussen van HoGent is dat het openbaar vervoer op deze locatie in weinig gevallen een optie is. Het openbaar vervoersnetwerk van Gent loopt tot Gentbrugge. Van daar uit zijn er onvoldoende bussen die het vervoer van en naar de campus regelen. Veel studenten zijn bijgevolg verplicht aangewezen op het eigen vervoer. Mogelijke oplossingen zouden kunnen zijn: o De aanleg van meer parkeermogelijkheden op Campus Melle. o Gesprekken met de aangrenzende Tuinbouwschool omtrent het delen van de parkeermogelijkheden. o Gesprekken met de Gemeente Melle voor de aanleg van een parkeerterrein in de buurt. o Gesprekken met De Lijn om de Campus beter bereikbaar te maken. De HGSR vermoedt dat dit probleem reeds gekend is bij HoGent. Toch verzoekt ze de bouwcommissie om het probleem opnieuw te bekijken. Indien een oplossing onmogelijk zou blijken, had de HGSR graag een motivatie ontvangen met de reeds uitgeputte inspanningen voor communicatie naar de studenten toe. Antwoord HoGent Het advies werd besproken in de bouwcommissie van 5 december waar een aantal mogelijke oplossingen bekeken. Antwoord door Kris Willems, diensthoofd-coördinator Gebouwen en Facilitair Beheer (13 maart 2014) Externe mogelijkheden die zullen bekeken worden o Onderhandelingen met het gemeentebestuur Melle om de maximum parkeerduur op straat voor de campus hoger te stellen, bv. een halve dag (nu max.1u30) o In de buurt van de campus bevindt zich aan de overkant een met steenslag verharde oppervlakte. Er wordt nagegaan of deze niet als parkeerplaats kan gehuurd worden (voor zover er daartoe bouwtoelating is) o Onderhandelingen met de Lijn opdat de tramlijn tot aan de campus kan doorgetrokken worden. Interne oplossingen die zullen bekeken worden o De lessen die momenteel gedoceerd worden op de campus Melle worden zoveel mogelijk overgebracht naar de campus Schoonmeersen. o Parkeren op het domein van het KTA Melle is niet haalbaar (KTA heeft geen parkeerplaatsen in overtal dit is in het verleden al meerdere keren gevraagd). Academiejaar : opvolging van dit advies. 17

22 F. Advies academische kalenders december 2013 Vanuit de directie Onderwijs werd aan de HGSR gevraagd om een advies te schrijven over de academische kalenders van: - School of Arts: de professioneel gerichte opleidingen. - School of Arts: academisch gerichte opleidingen. - Faculteiten Mens en Welzijn, Natuur en Techniek en Bedrijf en Organisatie. De Hogeschool Gent Studentenraad stelt dat: - de toelating voor het schorsen van de lessen ter gelegenheid van de officiële opening van het academiejaar en voor het studentenevenement Student Kick-Off elk jaar opnieuw dient aangevraagd te worden, wat ook elk jaar opnieuw tot discussies leidt tussen studenten en docenten. - De opendeurdagen van de HoGent niet worden vermeld. De Hogeschool Gent Studentenraad stelt voor om in alle academische kalenders: - De schorsing van de lessen vanaf 15 uur op woensdag 24 september op te nemen. - De opendeurdagen van de HoGent te vermelden. De Hogeschool Gent Studentenraad stelt dat: - in het advies van de HGSR van 3/12/2012 betreffende de academische kalenders , het volgende werd gesteld: De studentenraad van de School of Arts werd vorig academiejaar gecontacteerd over de academische kalender en heeft toen de wijzigingen (nl het wegvallen van de intersemesteriële vakantie) goedgekeurd. De studentenraad van School of Arts vraagt de mogelijkheid om, na een evaluatie in het tweede semester van dit academiejaar, terug een korte vakantie in te voeren indien de periode tussen twee vakanties toch te lang zou blijken. Na evaluatie blijkt dat de periode tussen de examens en de aanvang van het tweede semester voor studenten te kort bleek binnen enkele opleidingen. Dit had in hoofdzaak te maken met de manier waarop de examens werden gespreid. Bijgevolg wenst de studentenraad van de School of Arts (en bijgevolg de Hogeschool Gent Studentenraad) de academische kalender van de academische opleidingen binnen de School of Arts slechts een positief advies te verlenen mits een goede spreiding van de examens binnen alle opleidingen, die toelaat om na de examens een voldoende groot rustpunt voor de studenten in te bouwen vooraleer de tweede semester van start gaat. Antwoord HoGent opvolging advies - De schorsing van de lessen vanaf 15 uur op woensdag 24 september wordt opgenomen. - De opendeurdagen van de HoGent worden vermeld. - School of Arts (zie advies 7). 18

23 G. Advies academische kalenders SOFA 28 januari 2014 Herformulering advies SOFA Vanuit de directie Onderwijs werd aan de HGSR gevraagd om een advies te schrijven over de academische kalenders van: - School of Arts: de professioneel gerichte opleidingen. - School of Arts: academisch gerichte opleidingen. - Faculteiten Mens en Welzijn, Natuur en Techniek en Bedrijf en Organisatie. - Op 5 december 2013 werd dit advies doorgestuurd. De HGSR wenst het advies met betrekking tot de academische kalenders voor de School of Arts te herformuleren: De Hogeschool Gent Studentenraad stelt dat: - in het advies van de HGSR van 3/12/2012 betreffende de academische kalenders , het volgende werd gesteld: De studentenraad van de School of Arts werd vorig academiejaar gecontacteerd over de academische kalender en heeft toen de wijzigingen (nl het wegvallen van de intersemesteriële vakantie) goedgekeurd. De studentenraad van School of Arts vraagt de mogelijkheid om, na een evaluatie in het tweede semester van dit academiejaar, terug een korte vakantie in te voeren indien de periode tussen twee vakanties toch te lang zou blijken. Na evaluatie blijkt dat de periode tussen de examens en de aanvang van het tweede semester voor studenten te kort bleek binnen enkele opleidingen. Dit had in hoofdzaak te maken met de manier waarop de examens werden gespreid. Bijgevolg wenst de studentenraad van de School of Arts (en bijgevolg de HoGent Studentenraad) de academische kalender van de opleidingen binnen de School of Arts een positief advies te verlenen, maar vraagt ze naar een goede spreiding van de examens binnen alle opleidingen, die toelaat om na de examens een voldoende groot rustpunt voor de studenten in te bouwen vooraleer de tweede semester van start gaat. Academiejaar : aandachtspunt blijft een goede spreiding van de examens. H. Advies betreffende het ontwerp van het Onderwijs- en Examenreglement mei 2014 De Hogeschool Gent Studentenraad dient een uitspraak te doen over het ontwerp van het Onderwijs- en Examenreglement De Hogeschool Gent Studentenraad verleent een positief advies. I. Advies ter beschikking stellen resto D als bloklocatie tijdens weekends 8 mei 2014 Probleemschets De trend om gezamenlijk te blokken tijdens de examenperiodes blijft groeien. De HoGent komt hieraan tegemoet door het openleercentrum op campus Schoonmeersen open te stellen met maximale openingsuren. Het open leercentrum sluit echter op zaterdagmiddag. Er is een nood aan bloklocaties die open zijn tijdens de weekends. 19

24 De Hogeschool Gent Studentenraad stelt voor om: o Resto D, campus Schoonmeersen, open te stellen tijdens de weekends, telkens van 8 uur tot 18 uur, m.i.v. Hemelvaartweekend en Pinksterweekend; o aantal blokplaatsen: 250; o start weekend mei; o o laatste weekend juni; toegang enkel voor HoGent-studenten en voor UGent-studenten met campuskaart Schoonmeersen. Antwoord HoGent opvolging advies Dit advies werd goed onthaald. Heel wat praktische problemen kunnen vlot opgelost worden directie gebouwen en facilitair beheer Kris Willems (12 mei): - openen en sluiten gebouw: huisbewaarder - observeren en opvolgen veiligheidsfuncties: permanentiecentrum UGent - mogelijks noodzakelijke interventies technieken: technici in permanentie. Voor de controle op de toegang en het toezicht in de resto D zelf is de aanwezigheid van minstens één personeelslid nodig. Directie personeel en organisatie - Karla Desmet (16 mei): - - Alles moet juridisch en technisch in orde zijn, zodat zowel de studenten als de personeelsleden / jobstudenten in een veilige omgeving kunnen werken. - Een dergelijke vraag moet (ook voor jobstudenten) passen binnen de arbeidstijdregeling, conform de arbeidswet van 14 december 2000 zou er een ruime interpretatie moeten gemaakt worden om zondagswerk toe te staan. - Voor een dergelijke ingreep moeten onderhandelingen worden gevoerd met de representatieve vakorganisaties. - Bijkomend is er ook een overeenkomst binnen de Associatie die moet worden gerespecteerd en waarvoor ook met de associatie formeel overleg vereist is. - Conclusie: binnen de korte tijdspanne van de vraag van de HGSR kan er onmogelijk aan worden tegemoet gekomen. Indien de vraag blijft, zal de HGSR volgend academiejaar tijdig opnieuw contact moeten opnemen. Academiejaar : de HoGent Studentenraad neemt dit opnieuw op bij de start van het academiejaar. J. Advies betreffende de acces points op de homes 8 mei 2014 Probleemschets In de homes Mercator en Vesalius is er vraag naar meer acces points. Momenteel kunnen studenten enkel verbinden met het draadloze netwerk in de zitkamers. Naast het tekort heeft het draadloos netwerk ook de beperkingen die terug te vinden zijn op het netwerk binnen de lesgebouwen. De Hogeschool Gent Studentenraad stelt dat: - er een tekort is aan acces points op de homes; - het huidige draadloos netwerk op de homes te veel beperkingen heeft; - er vraag is om meer acces points te voorzien en deze dezelfde beperkingen te geven als het bekabeld netwerk. 20

25 De Hogeschool Gent Studentenraad stelt voor om: - de dienst studentenvoorzieningen te belasten met de aankoop van deze acces points; - de directie gebouwen en facilitair beheer te belasten met de uitvoering hiervan; - het draadloos netwerk op de homes van dezelfde beperkingen te voorzien zoals die terug te vinden zijn bij het bekabeld netwerk. Antwoord HoGent opvolging advies Regis Debrulle, directie financiën en ICT 20 mei: De Homes Vesalius en Mercator C & D worden tegen de start van het nieuwe academiejaar uitgerust met bijkomende Wifi Access Points zodat er volledige dekking is voor elke kamer. Alle studenten kunnen volgend academiejaar in hun kamer op de wifi. In de loop van de maand juni starten de collega s van DGFB reeds met de eerst bekabelingswerken in Vesalius. K. Advies betreffende plasmaschermen op HoGent 8 mei 2014 Probleemschets In bepaalde gebouwen worden de aanwezige plasmaschermen niet gebruikt. Vanuit de studenten is de vraag gekomen om deze te gebruiken om informatie naar de studenten toe weer te geven. Zij vragen of het mogelijk is om het bericht van de dag op de schermen weer te geven. Naast het bericht van de dag kunnen ook promofilmpjes van de HGSR afgespeeld worden. De Hogeschool Gent Studentenraad stelt dat: - er inderdaad schermen zijn die niet gebruikt worden; - dit nuttige informatie is naar de studenten toe; - er vraag is om deze schermen te gebruiken als informatiekanaal naar de studenten. De Hogeschool Gent Studentenraad stelt voor om: - in samenwerking met het personeel van het onthaal deze schermen dagelijks up te daten met het bericht van de dag voor alle aanwezige faculteiten; - naast het bericht van de dag ook promofilmpjes voor de HGSR te laten afspelen. Antwoord HoGent opvolging advies: Regis Debrulle, directie financiën en ICT 20 mei: Dit advies heeft vooral betrekking op de directie studentenvoorzieningen. Zij hebben de mogelijkheid om de plasmaschermen te bedienen via hun softwareprogramma. Academiejaar : verdere opvolging van dit advies. 21

26 L. Advies betreffende het aanpassen van zichtbare gegevens van studenten en docenten in de mailapplicatie 8 mei 2014 Probleemschets Momenteel is het niet mogelijk om de richting of vakgroep van een student of docent te bekijken via de applicatie. Voor studentenvertegenwoordigers en docenten is dit nuttige informatie. De Hogeschool Gent Studentenraad stelt dat: - de mogelijkheid om de faculteit te achterhalen reeds beschikbaar is; - de mogelijkheid om de functie te achterhalen reeds beschikbaar is; - er vraag is om ook de richting/vakgroep beschikbaar te maken. - De Hogeschool Gent Studentenraad stelt voor om: - de gegevens uit te breiden met de richting of vakgroep van desbetreffende persoon. Op deze manier is het gemakkelijker voor studentenvertegenwoordigers, docenten en anderen om de richting van een persoon te achterhalen. - Antwoord HoGent opvolging advies: Regis Debrulle, directie financiën en ICT 20 mei: Vanuit Directie financiën en ICT zal worden onderzocht of de vraag technisch kan in orde worden gebracht (office 365). Daarnaast zal ook JURIDISCH bekeken worden of de vraag kan ingevuld worden (privacy redenen). Wel kan op vandaag de vraag reeds opgevangen worden door op het HNet te zoeken naar de betrokken persoon en dan door te klikken op het aangegeven adres. Academiejaar : verdere opvolging van dit advies. 22

27 3.3. Dossiers A. ISIC kaart internationale studentenkaart Opnieuw staat de internationale studentenkaart ter discussie. De ISIC kaart werd al uitgebreid onderzocht, bediscussieerd en besproken met het HoGent-bestuur in De algemene vergadering van 21 februari 2013 volgde het HoGent-bestuur in haar besluit met als doorslaggevend argument dat de ISIC-kaart te duur was. Ook dit academiejaar doet GUIDO bvba opnieuw een voorstel om de gewone studentenkaart te vervangen door de ISIC kaart. De verantwoordelijke van GUIDO stelt de kaart voor aan de werkgroep kwaliteit en onderwijs en de werkgroep internationalisering op 12 december. Het voorstel wordt ondersteund door de algemene vergadering van de HGSR. Opnieuw wordt onderhandeld met het HoGent-bestuur, met alle betrokken diensten. Ook dit academiejaar wordt de ISIC-kaart niet weerhouden als alternatief voor de gewone studentenkaart. Redenen: - slechts een kleine groep studenten maakt gebruik van deze kaart in buitenland: dit is de totale investering niet waard; - de ISIC-kaart kan niet gebruikt worden voor de personeelskaarten, die op dit moment gelijklopend zijn met de studentenkaarten; - de kaarten moeten voldoen aan heel veel vereisten aangezien ze op HoGent worden gebruikt voor tal van toepassingen: kopieerapparaten, resto s, als toegangskaart; o Het is een betaalsysteem met certificaat. Dit heb je niet onder controle als je elders de kaart koopt. Een goedwerkend betaalsysteem is een essentieel gegeven. o Technisch blijft het bijzonder complex om alles te realiseren in één kaart: de kaart van HoGent wordt in één beweging gedrukt het zijn blanco kaarten die één keer door de printer gaan met de techniciteit er al in verwerkt. o De digitale sleutels, schrijfsleutels zijn eigendom van de HoGent en worden niet vrijgegeven aan externen. - Op dit moment kost de kaart 0.50 euro/stuk HoGent beschrijft ze zelf en heeft de digitale sleutels om de kaarten te coderen. - De kaart moet klaar zijn bij de centrale inschrijvingen (start 1 juli): de student krijgt bij inschrijving een volledige gepersonaliseerde kaart die meteen werkt. - Problematiek van de UGent-studenten op de HoGent-campussen: ook zij moeten toegang hebben tot een aantal faciliteiten. De UGent kaart was niet te implementeren op HoGent, dus deze studenten hebben twee kaarten: studentenkaart en campuskaart. Besluit: de ISIC kaart wordt niet ingevoerd ter vervanging van de gewone studentenkaart. B. Knaek Aanvullend dossier Het is belangrijk om dit dossier te vermelden, omdat dit volgend academiejaar wordt verdergezet. De Knaek is een studentenkortingspas. Dit dossier werd opgestart in oktober en daarna opnieuw opgenomen in december. Aangezien heel wat studentenvertegenwoordigers geïnteresseerd waren in deze pas, werd meer informatie opgevraagd. Zeno van de Ven, Knaek Promotions / CJP, Amsterdam, was te gast op 4 februari om het concept toe te lichten. 23

28 De kostprijs voor een Knaek is, indien deze voor alle studenten HoGent wordt aangekocht: 3,50 euro/pas. De normale aankoopprijs is 10 euro. De vraag werd gesteld aan het HoGent-bestuur om eventueel de Knaek aan te kopen voor alle studenten (cfr. Arteveldehogeschool). Er is echter geen budget voor deze aankoop. Aangezien je de Knaek kan vergelijken met het bonnensysteem uit de Guidogids, wordt de vraag gesteld om eventueel de aankoop van de Guidogids (voor de onthaalpakketten), te vervangen door de aankoop van de Knaek. Besluit: Er is geen overeenstemming tussen de studenten hierover. Vraag van de leverancier: Verkoop van de Knaek op campus Schoonmeersen, start academiejaar : Is er een mogelijkheid om een verkoopstand in te richten op de campus bij de start van het academiejaar? Knaek stelt zelf personeel aan en verkoopt de Knaek tegen een verminderde prijs. Deze vraag werd voorgelegd aan de juridische dienst. Er zijn heel wat voorwaarden hieraan verbonden. Het dossier wordt verder opgevolgd. C. Bloklocaties De stad Gent publiceert sinds een aantal jaren een lijst met alle bloklocaties die de Stad Gent en de hoger onderwijsinstellingen in Gent organiseren. Bij de examenperiode van mei/juni 2013 werd ook een betalende externe locatie opgenomen (5 euro/dag). De HGSR distantieerde zich van deze beslissing, met onderstaande argumenten: De Hogeschool Gent Studentenraad distantieert zich van het feit dat de nieuwe betalende bloklocatie, het klooster van de Paters Augustijnen, op dezelfde lijst wordt geplaatst als de gratis bloklocaties van de hoger onderwijsinstellingen en van de stad Gent. Dankzij de inspanningen van de hoger onderwijsinstellingen én van de stad Gent zijn er de laatste jaren heel wat gratis rustige studieplaatsen bijgekomen. Commerciële blokplaatsen horen volgens ons niet thuis op dezelfde lijst en horen alleszins niet gecommuniceerd te worden in één en dezelfde beweging. De Hogeschool Gent Studentenraad zal dan ook deze bloklocatie schrappen op de lijst alvorens deze te communiceren naar de studenten van de HoGent. De HGSR stond alleen met deze beslissing. Op de algemene vergadering van 10 oktober 2013 werd dit meteen geagendeerd. Besluit: de algemene vergadering beslist om bij het standpunt te blijven, dat betalende bloklocaties niet thuishoren op dezelfde lijst als de bloklocaties van de Stad Gent en van de hoger onderwijsinstellingen Gent. Het standpunt van de HGSR wordt herhaald op StuGent van 16 oktober. De HGSR staat opnieuw alleen met zijn standpunt. Tijdens de blok- en examenperiode mei-juni 2014 meldt StuGent dat de betalende bloklocatie van de wordt overzichtslijst geschrapt. De reden is een prijsverhoging en verlaging van het aantal plaatsen. De HoGent Studentenraad is bijzonder verheugd hierover en kreeg bovendien ook de steun van de Arteveldestudentenraad in haar protest om betalende bloklocaties op te nemen op de officiële lijst van de Stad Gent en haar hoger onderwijsinstellingen. Aandachtspunt : het creëren van bijkomende blokplaatsen tijdens het weekend blijft een groot aandachtspunt. 24

29 D. Student Kick-off Student Kick-Off is hét welkomstevenement voor de Gentse studenten op het Sint-Pietersplein te Gent. Het Sint-Pietersplein wordt telkens omgebouwd tot een feestterrein waar optredens en randanimatie worden voorzien. Gezien het belang van het evenement (voor en door studenten) besliste de algemene vergadering van de HGSR unaniem op 16 mei 2013 om het bedrag van te begroten en te handhaven, en dit unieke studentenevenement maximaal te ondersteunen in Student Kick-Off is niet alleen voor studenten, maar ook door studenten: het is een uniek leerplatform waar alle Gentse studenten, ongeacht de onderwijsinstelling en/of de opleiding, hun talenten verder kunnen ontplooien: studenten kunnen met hun specifieke talenten engagement opnemen binnen de organisatie op diverse domeinen: algemene coördinatie, HR, communicatie, security, - Tijdens de editie 2013 namen 34 HoGent-studenten een engagement op in de organisatie van dit festival. - Student Kick-Off streeft ernaar om deze studenten maximaal te ondersteunen en labelt de verworven competenties. - Student Kick-Off biedt interessante doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie aan. - 1 europrojecten: Students for Students is een initiatief van Student Kick-Off vzw met als doel meer kinderen in ontwikkelingslanden kansen te geven op kwalitatief onderwijs. Student Kick-Off is verplicht om 1 euro inkom te vragen (politie Gent, omwille van security redenen). Deze middelen worden integraal gebruikt om nieuwe infrastructuren voor onderwijs op te zetten en/of bestaande infrastructuren verder uit te bouwen in ontwikkelingslanden. - De HGSR zetelt namens de HoGent in de algemene vergadering van de vzw Student Kick-Off. - De HGSR zorgt ervoor dat de HoGent prominent aanwezig is op dit belangrijk Gentse studentenevenement door de infostanden maximaal te benutten en creatief in te vullen. Editie 2013: de HGSR creëerde een hype op het volledige plein met de zoekactie Waar is Wally?. Academiejaar : voor eind december 2014 moet er een eerlijke verdeelsleutel zijn voor de Gentse hoger onderwijsinstellingen al naargelang het aantal studenten. E. Nieuwe affiches Aanleiding Het huidige beeld/affiche student in actie is aan vernieuwing toe. De HoGent Studentenraad heeft nood aan een nieuw, sterk campagnebeeld dat gebruikt kan worden in alle mogelijke evenementen en activiteiten. Een campagnebeeld dat duidelijk uitstraalt waarvoor de HoGent Studentenraad staat: medezeggenschap en medebestuur, participatie/inspraak van studenten. De verwachtingen voor een nieuw ontwerp: - Focus op participatie, dialoog, inspraak, medebestuur, samen sterk. - Gericht op een studentenpubliek: studentikoos, met humor, eigen aan studenten, een ontwerp gericht naar het doelpubliek studenten maar niet onderhevig aan trends. Deze affiche werd ontworpen door Niels Segers: de HGSR staat prominent op de affiche, de kleuren van de faculteiten/school of Arts werden verwerkt. Academiejaar : verder opvolgen en werk maken om dit beeld/affiche te steeds opnieuw te gebruiken als gezicht van de HGSR. 25

30 3.4 Werkgroepen De werkgroepen zijn cruciaal om de studentenraad optimaal te laten renderen: voorbereiden en opvolgen dossiers, standpunten innemen, wervend werken naar nieuwe leden, contact met de achterban De werkgroepen behartigen elk een specifiek thema. De HGSR telde bij de start van het academiejaar 6 statutaire werkgroepen en 1 ad hoc werkgroep: communicatie, ecologie, extern, ICT, internationalisering, kwaliteit en onderwijs en ad hoc integratie. Een ad hoc werkgroep functioneert met dezelfde draagkracht als een statutaire werkgroep. Op het einde van het academiejaar wordt beslist of de werkgroep statutair wordt of niet. Werkgroepvoorzitters worden aangeduid door de algemene vergadering en zijn automatisch lid van de stuurgroep en van de algemene vergadering. Dit academiejaar was er niet alleen voor de HGSR een voorzitterswissel, maar ook voor volgende werkgroepen: communicatie, kwaliteit en onderwijs en ICT. Bovendien werd er voor de werkgroep ecologie niet direct een nieuwe voorzitter gevonden. Kirsten Bonte werd pas aangesteld op 17 december. Dit alles heeft een impact gehad op de werking van de HGSR tijdens dit academiejaar. Een voorzitter is immers verantwoordelijk voor de efficiënte gang van zaken. Hij/zij roept de vergadering samen en bereidt deze ook voor. De voorzitter leidt tevens de vergadering en zorgt ervoor dat er verslag wordt opgemaakt, dossiers en adviezen worden opgevolgd, M.a.w. een werkgroep staat of valt met de voorzitter Communicatie Samenstelling Voorzitter: Koen Schurgers (FBO tot 28 februari), Jonas Rooman (FBO vanaf 1 maart) Leden: Manon Bossu, Pieter Teirlynck, Jens Antjon, Elise Meulenijzer, Mathias Dequae Jaarverslag opgemaakt door de huidige voorzitter, Jonas Rooman. Visie doelstelling(en) Het doel van de werkgroep communicatie is vooral het vergroten van de bekendheid van de HGSR, inclusief het uitdragen en het bekendmaken van beslissingen genomen door de HGSR. De werkgroep zal tevens, via haar afvaardiging in de vergaderingen van dienst communicatie van de HoGent, trachten bij te dragen aan de gevoerde strategie van de dienst communicatie. Het door de studentenvoorzieningen gefinancierde BOXmagazine, inclusief website, valt tevens onder de bevoegdheid van de werkgroep. Onder leiding van de voorzitter zal dit magazine worden verdergezet. De werkgroep zorgt voor het verder uitbouwen van de activiteiten op de Facebookpagina en tracht meer likes te halen. De doelstelling is om, op het einde van het academiejaar, 1000 likes te hebben, (dit, tegenover 550 likes bij de start). Strategie Door het organiseren van vergaderingen en workshops tracht de werkgroep de studenten warm te maken voor de activiteiten. De workshop aantrekkelijk & creatief schrijven zorgde er bijvoorbeeld voor dat de redactieploeg van BOXmagazine werd uitgebreid. 26

31 Evaluatie Op de HGSR Facebookpagina hebben we op dit moment 850 likes. Dit zijn er 150 minder als gehoopt. Opvallend is de stijging van de likes tijdens de kerstmarkt. Tijdens de kerstmarkt konden de studenten op de foto met de Kerstman en hun foto downloaden. Inzetten op foto s is dus de boodschap! Aandachtspunten volgend academiejaar Volgend academiejaar wil de werkgroep volop inzetten op het BOXmagazine. Dit, zowel als website als een gedrukt magazine. Er is één hoofddoelstelling: de HGSR bekender maken. Op deze manier worden studenten enthousiast gemaakt om te participeren in de HGSR, één van de werkgroepen, en/of in de redactie van boxmagazine.be Aanvulling bij het verslag van de werkgroep communicatie: Boxmagazine Kimberly Devriendt hoofdredacteur (afgestudeerd in 2013), nam nog de eerste semester het hoofdredacteurschap voor haar rekening, in afwachting van een nieuwe hoofdredacteur. Kimberly diende haar ontslag in voor het tweede semester, wegens te veel werk, alsook haar studies op UGent. Er werd geen andere hoofdredacteur gevonden. Boxmagazine.be stond dan ook op een heel laag pitje. De voortdurende zoektocht naar redacteurs/studenten die iets willen schrijven of bijdragen willen leveren, kent geen resultaten en is zeer ontmoedigend. Realisaties boxmagazine.be : - welkom@box: een gedrukt magazine, bijgesloten in alle onthaalpakketten en verdeeld op alle campussen bij de start van het academiejaar. Met een wedstrijd kon je een etentje winnen met de hoofdredacteur. - box@blok: gepland voor januari 2014: werd geannuleerd wegens gebrek aan artikels. De toekomst van Boxmagazine.be? Er zijn wel heel wat acties opgezet om volgend academiejaar boxmagazine.be een nieuw elan te geven. Voorlopig werd Boxmagazine.be, de website, offline gehaald. De website wordt grondig herwerkt tijdens de vakantiemaanden. De website moet het uithangbord worden van de HGSR. De lancering van BOX (magazine en website) start in de welkomstpakketten met een gouden flyer/ticket met informatie. Het thema hiervan wordt: Sjakie en de chocoladefabriek. In het gedrukte magazine, BOX, wordt begin oktober in navolging van het thema uitgepakt met een gouden, zilveren en bronzen ticket waarmee mooie prijzen zijn te winnen. Op die manier hoopt de werkgroep communicatie opnieuw te kunnen starten met een dynamische ploeg redacteurs. 27

32 3.4.2 Werkgroep ecologie Opvolging project : sensibilisatie studenten eten en drinken in auditoria Op de HoGent is het toegelaten om te eten en te drinken in de auditoria. In de praktijk rijst er echter een groot probleem: studenten nemen afval niet mee. Onderhoudspersoneel verliest heel wat tijd met het opruimen van afval. In de Arteveldehogeschool hadden ze met hetzelfde probleem te kampen. Ook daar werd de studentenraad aangesproken. De studentenraad maakte hiervoor een leuk filmpje waarin de studenten werden aangezet om het afval mee te nemen. De HGSR mocht vrij over het filmpje beschikken, met vermelding natuurlijk van de makers, en besliste om het in te zetten bij de start van het academiejaar. Het filmpje werd aangepast, ingekort, voorgelegd en goedgekeurd door het managementcomité van de HoGent op 5 september en daarna zo breed mogelijk verspreid bij de start van het academiejaar. Vrij snel werd het filmpje echter door de dienst communicatie centraal weer offline gehaald. Er was een patentprobleem voor de muziek van Disney van SABAM. Academiejaar De werkgroep ecologie is, sinds dit academiejaar, een statutaire werkgroep. Er werd bij de start van het academiejaar echter niemand bereid gevonden om het voorzitterschap op te nemen. Vandaar dat deze werkgroep een zeer late start kende. Kirsten Bonte, werd aangesteld als voorzitter in de bijzondere algemene vergadering van 17 december. Daarna kon deze werkgroep enkele belangrijke projecten realiseren. Lunch met punch: UA en HoGent strijden voor de titel meest punchy studentenfilm (in samenwerking met Vredeseilanden) Hogescholen en universiteiten vinden het belangrijk dat hun studenten gezond en duurzaam eten. Daarom werken een aantal onderwijsinstellingen, waaronder de Universiteit Antwerpen en de HoGent, al twee academiejaren samen met Vredeseilanden. Het doel is om studenten te sensibiliseren voor het thema en de smaak van duurzaam te laten ontdekken. Studentenrestaurants werken met plezier mee aan het project, omdat duurzaamheid hand in hand gaat met gezond én lekker eten. Bottom-up project: Dit jaar werd gekozen voor een project waarbij het initiatief van de studenten zelf moest komen. Er werd hen gevraagd een "film crew" samen te stellen, een filmscript te bedenken en de filmopnames te organiseren. Daarbij werden ze gefaciliteerd en professioneel bijgestaan door het reclamebureau Shortcut Advertising en de filmregisseur/cameraman Willem Vleugels. De twee - erg geslaagde movies waren te bewonderen op het speciaal voor dit project ontworpen webplatform Op HoGent ging Kirsten Bonte, voorzitter van de werkgroep ecologie, de uitdaging aan. Er werd een leuk filmpje gemaakt met verborgen camera. Op kon iedereen die dat wilde, maar zeker de studenten van de UA en de HoGent, stemmen voor zijn of haar favoriete film. De bedoeling was dat de films de talk of the town werden in de studentengemeenschappen, én massaal gedeeld werden via de sociale media. 28

33 Tussen 18 maart en 26 maart kon er gestemd worden. Op HoGent werd er massaal gesensibiliseerd met affiches, flyers en Facebook. Het mocht echter niet baten. De HoGent moest het onderspit delven voor de Universiteit Antwerpen: Hogent Tweets (19), Likes (298) / UAntwerpen Tweets (19), Likes (367) Groentepakketten: Door te participeren in de verkoop van groentepakketten wil de HoGent studenten aansporen om duurzame voeding te eten, alsook om te koken op kot. Het project groentepakketten UGent bestaat al drie jaar en wordt geleid door vrijwilligers met een duidelijke visie rond voeding en duurzaamheid. Om die visie in de praktijk om te zetten, bieden ze studenten wekelijks de kans om duurzame groente- en fruitpakketten aan te kopen. Dit gebeurt in samenwerking met De Wassende Maan, een biologisch-biodynamisch landbouwbedrijf uit Deinze. De bedoeling van het UGent-team is om een grote groep enthousiaste mensen samen te brengen die dit idee willen uitbreiden door o.a. de verkoop van de groentepakketten uit te breiden naar niet-ugentstudenten. Dit, door het openen van bijkomende afhaalpunten. Hiervoor werd een nieuwe naam gekozen: Groentepakketten UGent werd Mizuna. Het oprichten van een afhaalpunt groentepakketten op HoGent - Stand van zaken juni 2014 Geplande locatie: Campus Schoonmeersen Afhaalpunt: voorstel Foyer gebouw B (overleg gepland met Steven Provoost, diensthoofd Dienst gebouwen en omgeving) Opslagruimte: voorstel Kelderverdieping Resto D (overleg gepland met Steven Provoost, diensthoofd Dienst gebouwen en omgeving en met Guy VanderSchueren, Scolarest) Opstartvergadering met Groentepakketten UGent: gepland in september 2014 HoGent afhaalpunt: half september 2014 Afhaaldata: telkens op maandagen van het academiejaar Openingsuren: 16u30 tot 19u (na overleg) Bestellen: een week vooraf online of in het afhaalpunt Betalen: een week vooraf per overschrijving of cash in het afhaalpunt Aanbod en prijs: groentepakket fruitpakket - groente/fruitpakket - 6 /pakket Vrijwilligers: opstart met Kirsten Bonte, voorzitter werkgroep ecologie HoGent en met Wim Michels, student FNT agro- en biotechnologie HoGent en al vrijwilliger Groentepakketten UGent > oproep voor vrijwilligers voor afhaalpunt 29

34 3.4.3 Werkgroep extern Samenstelling Voorzitter: Brecht Hubau Leden: Jonathan Hoogewijs, Timothy Segers, Gaëtan van den Bulcke, Cindy Stevens, Yelien Parewyck, Jonas Rooman en Brecht Hubau Visie en doelstellingen De werkgroep extern bouwt de brug tussen de HGSR en de externe vergaderingen. Door hierin aanwezigheid te garanderen krijgt de HGSR een stem op associatie-, stads- en Vlaams niveau. Om de professionaliteit van de HGSR werking te waarborgen is het belangrijk om in de werkgroep een eenduidige mening te vormen die we, als HGSR, willen uitdragen naar externe partners. Deze informatieoverdracht werkt tweezijdig. Naast het bestaan van de stem van de HGSR in deze vergaderingen is het ook belangrijk dat er een vlotte terugkoppeling is vanuit die vergaderingen naar de werkgroep, stuurgroep en, indien van belang, op de algemene vergadering van de HGSR. Er worden ook connecties onderhouden met andere personen en instellingen die een meerwaarde kunnen betekenen voor de HGSR. De vergaderingen waar de werkgroep steeds aanwezig probeert te zijn: StuGent, GAST (Gentse Associatie Studentenraad) en VVS (Vlaamse Vereniging van Studenten). StuGent Studentenoverleg Gent (StuGent) werd opgericht in 2001 en vormt een het overlegorgaan tussen het stadsbestuur, de studentenvertegenwoordigers en de studentenvoorzieningen van de Universiteit Gent en de hogescholen. Het doel van StuGent is de integratie van de studenten in de stad Gent bevorderen en hen een stem geven in de uitwerking van het beleid. Dit overleg vindt ongeveer 5 maal per jaar plaats. Dit creatief en dynamisch orgaan realiseerde reeds allerlei initiatieven zoals Kot@gent, student en mobiliteit en het doopreglement. Actueler dit jaar is het glasverbod in de Overpoortstraat waardoor men overlast probeert in te perken. GAST De Gentse Associatie Studentenraad (GAST) is de studentenvertegenwoordiging bij de Associatie Universiteit Gent. Deze denktank, over de verschillende instellingen heen, dient als reflectiekamer om aan visieverbreding te doen. Binnen de associatie vind je naast HoGent ook Arteveldehogeschool, Universiteit Gent en HoWest terug. In deze studentenraad worden ook vaak dossiers voorbereid voor VVS. VVS De Vlaamse Vereniging van Studenten (VVS) is de overkoepelende organisatie van de studentenraden verbonden aan de instellingen van hoger onderwijs in de Vlaamse Gemeenschap. VVS is als het ware de Vlaamse studentenraad. Die kritisch naar het door de overheid gevoerde beleid gaat gaan kijken. VVS vertegenwoordigt de mening van de studenten aan deze instellingen over onderwijs, onderwijs gerelateerde en actuele zaken. VVS streeft naar de democratisering van het onderwijs en plaatst het verdedigen van de rechten van studenten en potentiële studenten hierin centraal. 30

35 Strategie - Werkgroep Extern wil participeren aan elke externe vergadering, zodat de HGSR vertegenwoordigd is in de drie organen (GAST, VVS en StuGent). Er wordt gestreefd naar een zo groot mogelijke vertegenwoordiging op de hierboven vernoemde vergaderingen, zodat de HGSR elke stem kan benutten. Zo heeft de HGSR in de VVS drie stemmen die ten volle benut kunnen/moeten worden. Dossiers moeten te gronde worden voorbereid wanneer de werkgroep extern de HGSR vertegenwoordigt in een vergadering. - De HGSR stelt de aanwezigheid in de verschillende externe werkgroepen voorop. De HGSR streeft er o.a. naar om aanwezig te zijn in de werkgroep Student en Imago van het project EUniversities. In de VVS wil de HGSR actief deelnemen aan de werkgroep sociaal en de werkgroep onderwijs. - Werkgroep extern ondersteunt de verschillende externe partners wanneer zij evenementen organiseren in het licht van studentenvertegenwoordigers of studenten. Zo werd er dit jaar deelgenomen aan de manifestatie tegen de onderfinanciering van het hoger onderwijs. - HGSR streeft er naar om met zoveel mogelijk studentenvertegenwoordigers aanwezig te zijn op het VVS-vormingsweekend. Informele contacten met andere studentenraden zijn van groot belang. Op deze manier kan je bijvoorbeeld, bij het innemen van een standpunt, op een grotere draagkracht rekenen. Evaluatie Werkgroep Extern stelt vast dat de doelstellingen deels werden bereikt. - Allereerst was er steeds een afvaardiging van HGSR-leden te vinden op externe vergaderingen, met uitzondering van enkele StuGent vergaderingen. In de VVS-vergaderingen was de HGSR steeds aanwezig met een maximale delegatie, zodat het volledige stemmenaantal kon benut worden. - De geagendeerde dossiers waren steeds voorbereid (niet iedereen individueel maar wel als collectief). - Deelname aan de verschillende werkgroepen is volgens de werkgroep extern meer dan deels bereikt. VVS: er was steeds iemand aanwezig op het nationaal overleg, financieringsdecreet, Op het merendeel van de VVS-werkgroepen was ook iemand afgevaardigd. Verder stellen wij vast dat we niet voluit hebben kunnen inzetten op het EUniversities project. Dit had veelal te maken met de intensiteit van de bijeenkomsten en het tijdstip van de vergaderingen. - Werkgroep extern was dit jaar een ondersteunde en organiserende partner bij de verschillende acties m.b.t. tot de onderfinanciering van het hoger onderwijs. Zo was de werkgroep extern partner op zowel nationaal, Vlaams, Gents als HoGent niveau. - Verder heeft werkgroep extern verschillende acties ondernomen: engagement voor de organisatie voor het VVS-congres op HoGent; twee infosessies sessies afgestudeerd, wat nu (samenwerking met andere Gentse studentenraden); verschillende sessies van de Huurdersbond tijdens de opendeurdag; de gratis fietsregistratie tijdens de kerstmarkt. - De werkgroep extern liet ook zijn stem horen voor: kwalitatieve en gratis bloklocaties, inbreng bij de totstandkoming van het studentenhuisvestingsbeleid van de stad Gent, het AUGent dictee,... 31

36 Aandachtspunten volgend academiejaar Er moet een grotere kern geëngageerde studentenvertegenwoordigers worden aangetrokken voor de werkgroep extern. Het eerste semester was de werkgroep op zo goed als alle externe vergaderingen aanwezig. Deze aanwezigheid slinkt tijdens het tweede semester door enkele studentenvertegenwoordigers die bijvoorbeeld stage hadden, Verder lijkt het opportuun dat er wordt nagedacht over de belangrijkheid van verschillende werkgroepen. Wat bijvoorbeeld met EUniversities, verschillende werkgroepen van stad Gent, : is de aanwezigheid van de HGSR op al deze werkgroepen vereist? Er zullen dus heel wat nieuwe geëngageerden moeten worden aangetrokken. Zoniet, zullen keuzes moeten gemaakt worden, afhankelijk van de relevantie van het onderwerp Werkgroep ICT De werkgroep ICT, onder voorzitterschap van Gaëtan van den Bulcke (FBO) t.e.m. 11 februari, kwam niet samen in het eerste semester. Er werd wel een advies herhaald van vorig academiejaar, nl. het aanbieden van de helpdesk HoGent in het Engels voor de internationale studenten. Het jaarverslag, opgemaakt door Jonathan Cottenier (FBO), voorzitter ICT sinds 20 februari. Samenstelling Voorzitter: Jonathan Cottenier Leden: Thomas Clauwaert, Pieter De Cock, Kristine De Roeck, Brent Floré, Natasha Heinkens, Gregory Oosterlinck, Pieter Teirlynck, Jürgen Van Meerhaeghe Visie doelstelling(en) - Een goede communicatie bewerkstelligen tussen de verschillende instanties die belangrijk kunnen zijn voor de werkgroep ICT. - Opvolgen van problemen en motiveren, aanmoedigen en bijsturen van oplossingen binnen de dienst Integrale Kwaliteitszorg, Onderwijsontwikkeling en e-learning en de dienst ICT. - HGSR en de werkgroep ICT bekender maken onder de studenten. - Een optimale samenwerking verkrijgen met de werkgroepen Communicatie, Onderwijs & Kwaliteit en Integratie. - Verbeteren van het online leerplatform Chamilo. - Opvolging werkpunten vorig academiejaar. 32

37 Strategie - Het organiseren van vergaderingen waar de verschillende problemen aangekaart kunnen worden en waarvoor gezamenlijk een oplossing kan gezocht worden. - Een nauwe samenwerking met de personen achter de schermen van Chamilo creëren, opdat zij de problemen op een snelle manier gemeld krijgen en deze op een correcte manier kunnen verwerken. - De overige punten doorgeven aan de juiste instanties en deze opvolgen. - Regelmatig feedback geven aan de desbetreffende studenten die de problemen hebben gemeld. - Tijdig de verslagen opstellen en deze bezorgen aan de juiste personen. - Het steunen van activiteiten, georganiseerd door de HGSR. - Het organiseren van activiteiten in het kader van ICT, in de meest brede zin. Evaluatie - Het merendeel van de communicatie inzake adviezen tussen de verschillende instanties verloopt via de studentenmedewerker. - Er is een vlotte communicatie met het personeel achter de schermen van Chamilo voor het opvolgen van problemen. - Er is goede samenwerking tussen de verschillende werkgroepen HGSR via de stuurgroep. - Het online leerplatform Chamilo is verbeterd: door de goede samenwerking zijn er enkele problemen heel snel opgelost. - De werkgroep ICT bekender maken bij de studenten is dit academiejaar niet gelukt. Belangrijkste reden hiervan is dat de werkgroep maar goed van start is gegaan in maart. Er was bovendien nauwelijks communicatie tussen de vorige en nieuwe voorzitter. Aandachtspunten volgend academiejaar - De werkgroep tijdig opstarten. - De HGSR en de werkgroep ICT bekender maken onder de studenten aan de hand van workshops (LaTeX en How to Google). - Studenten die niet in een informaticarichting zitten, proberen te overtuigen deel te nemen aan de werkgroep ICT (momenteel enkel input vanuit FBO, opleiding informatica). - Uitvoering van de geschreven adviezen opvolgen. - Optimaal gebruik maken van de chamilocursus die voor de HGSR aangemaakt is. - Opvolging van de app MijnLessenrooster. 33

38 3.4.5 Werkgroep Internationalisering Samenstelling Voorzitter: Jonathan Hoogewijs Leden: Anouschka Dejaeghere, Cindy Olbrechts, Gilles Jans, Els Taelman, Yenti Hernalsteen Visie doelstelling(en) De werkgroep ziet het als haar taak om de internationale student (zowel inkomende als uitgaande) te vertegenwoordigen en zijn/haar belangen te verdedigen. Het comfort van de student primeert waarbij hij/zij enkel dient te genieten van de internationale ervaring (vanzelfsprekend gepaard met bepaalde verantwoordelijkheden), in comfortabele omstandigheden en een stabiele omgeving. Dit, door een uitgebouwde begeleiding van HoGent-ervaringsdeskundigen en buitenlandse partners. De werkgroep volgt de actuele dossiers op en zorgt ervoor dat in alle dossiers de internationale student met respect wordt behandeld. Specifieke jaardoelstellingen - Opvolging van het buddy-systeem voor een blijvende en goede samenwerking tussen buitenlandse student en binnenlandse student. - Verder gaan met het uitbouwen van een nauwer en sneller contact met de internationale studenten. - Verdere opvolging van het Engelstalig aanbieden in het Engels van helpdesk.hogent.be. - Vertegenwoordiging in de VVS werkgroep internationalisering. - Aanwezigheid op en voorbereiding van de European student convention. - Bekijken van het Erasmus+ project en goede communicatie naar de studenten over de betekenis. - Het integreren van buitenlandse studenten in de werkgroep zodat deze studenten ook een stem hebben binnen de studnetenvertegenwoordiging. - Inkomende studenten meer met de binnenlandse studenten in contact laten komen door activiteiten te organiseren. Dit, niet alleen in het begin maar ook tijdens het academiejaar. - Verder uitbouwen van een standvastige werkgroep en dit bestendigen naar de toekomst. - Samen met de opleidingen zoeken naar oplossingen om opleidingen meer internationaal toegankelijk te maken. - Kijken hoe men meer studenten warm kan maken voor een buitenlandse stage of studie in het buitenland, met specifieke aandacht voor de knelpuntopleidingen. - In kaart brengen van de obstakels waardoor studenten afhaken om naar het buitenland te gaan en hier antwoorden op zoeken. Strategie De internationale studenten zijn een belangrijke doelgroep. Zij dragen immers ook het HoGent-imago mee naar het buitenland. Om de belangen van onze studenten te verdedigen zijn contacten belangrijk. Dit, zowel met de dienst internationalisering centraal HoGent als met de internationale studenten. Het huidige contact met de dienst internationalisering verloopt vlot. Dit wil de HGSR zeker behouden. Contacten met de studenten kunnen echter nauwer en sneller. Dit wordt gerealiseerd door een nauwer contact met ESN Gent, rechtstreeks contact met de verantwoordelijke internationale studenten binnen Vesalius (Yenti Hernalsteen; lid werkgroep) en de opvolging via Facebook Exchange students at University College Ghent(Belgium)

39 Evaluatie Een nieuwe voorzitter heeft steeds tijd nodig om de materie grondig te bestuderen, zich dossiers eigen te maken en zich in te werken. Internationalisering is een uitdaging voor de HoGent, maar ook voor de HGSR en is bovendien niet zo vanzelfsprekend. Het vergt heel wat werk. Er werd vooral gewerkt op aanwezigheid van de HGSR op vergaderingen en events: - De HGSR was aanwezig op de meeste vergaderingen internationalisering van HoGent centraal. - De HGSR was aanwezig op de Welcome Days (19 september en 6 februari). Hierop werd er een Engelstalige presentatie gegeven over studentenparticipatie op de HoGent, alsook een infostand ingericht tijdens de middagpauze. - Op vrijdag 8 november werkte de werkgroep internationalisering mee aan de ontvangst van een groep Bosnische studenten op campus Schoonmeersen. De HGSR gaf een korte uiteenzetting over studentenparticipatie, alsook over het leven van de student. De HGSR participeerde ook in de rondleiding op de campus en verzorgde de logistiek hiervan. - Er was steeds een HGSR-vertegenwoordiger aanwezig op de vergaderingen internationaal van de VVS. - Er was HGSR-vertegenwoordiging op de 27th European Students' Convention in Brussel van 18 tot 21 maart De werkgroep internationalisering werkte bovendien samen met de werkgroep kwaliteit & onderwijs aan een dossier om de gewone studentenkaart van HoGent te vervangen door de ISICkaart, de internationale studentenkaart. Aandachtspunten volgend academiejaar De basis werd gelegd en internationale contacten onderhouden. De werkgroep internationalisering kan volgend academiejaar goed starten. Een aandachtspunt is dat de huidige voorzitter op Erasmus vertrekt in het tweede semester. Tijdig voor opvolging zorgen is bijgevolg de boodschap. 35

40 3.4.6 Kwaliteit en onderwijs Samenstelling Voorzitter: Gertjan Veeckman (FMW)1 e semester, Elise Meulenijzer (FBO) 2 de semester Leden: Jasper Cordonnier (ondervoorzitter), Manon Bossu (secretaris), Dore Van Haastrecht, Gregory Oosterlinck Gertjan Veeckman diende onaangekondigd zijn ontslag in als voorzitter van de werkgroep Kwaliteit en Onderwijs (begin 2 e semester). Elise Meulenijzer werd aangesteld als ad-hoc voorzitter (bevestigd in de algemene vergadering van 8 mei). De overgang is niet goed gelopen. Er was geen informatieoverdracht. De doelstellingen en strategie die in het begin van het academiejaar waren vooropgesteld werden door de eerste voorzitter uitgeschreven. Jaarverslag opgemaakt door Elise Meulenijzer, huidige voorzitter. Zij brengt verslag uit van de dossiers waarvan ze op de hoogte is. Visie doelstelling(en) Het doel van de werkgroep onderwijs en kwaliteit is een rechtsreeks aanspreekpunt te zijn tussen de HGSR en de directie Onderwijs en dienst Kwaliteitszorg. Dit, door de vaste studentenvertegenwoordigers uit deze raden samen te brengen en de dossiers beter op te volgen. De werkgroep zal de dossiers eerst voorbereiden en ze voordragen in de algemene vergadering van de HGSR. De HGSR beslist om eventuele adviezen in te dienen bij desbetreffende directies. Strategie De meeste leden van de werkgroep studeerden vorig academiejaar af. Het is belangrijk om nu zo snel mogelijk een nieuw en gemotiveerd team samen te stellen voor de interessante, maar inhoudelijk zware, dossiers. De werkgroep wil vooral rekruteren uit de studenten die zetelen in de opleidingscommissies, aangezien heel wat dossiers van de kwaliteitsraad en de onderwijsraad hier aan bod komen. Uiteraard is elke enthousiaste en geïnteresseerde student welkom. Evaluatie Evaluatie en terugkoppeling op de doelstellingen is, door de moeilijke voorzitterswissel, voor de huidige voorzitter niet mogelijk. De werkgroep heeft dit academiejaar desondanks toch heel wat gerealiseerd en veel bediscussieerd. MOOC s: Massive Open Online Courses (MOOC s): Een uitdaging en opportuniteit voor de Hogeschool Gent? Het eerste grote topic voor de werkgroep waren de MOOC s. Er werd hier lang over gediscussieerd. Uiteindelijk heeft de werkgroep beslist om te adviseren dat het te vroeg was om deze MOOC s aan te bieden aan studenten. Er was te weinig kennis en onvoldoende onderzoek. Bovendien staan de MOOC s nog in de kinderschoenen. HoGent is nog niet klaar voor om de MOOC s voldoende te ondersteunen. Erasmusbeurzen Omtrent de Erasmusbeurzen kwamen heel wat vragen van studenten: op welke criteria baseert de HoGent zich om al dan niet een Erasmusbeurs toe te kennen aan studenten? Er is ook blijkbaar een groot verschil tussen de faculteiten. De werkgroep besliste om één algemene, voor iedere faculteit geldende procedure uit te werken samen met de werkgroep internationalisering. 36

41 Door de voorzitterswissel en het niet doorgeven van knowhow, is deze procedure niet uitgewerkt en is het een aandachtspunt voor Enquête bibliotheken HoGent In de algemene vergadering van 7 november kwamen de bibliotheken van de HoGent met de openingsuren uitgebreid aan bod. Bibliotheken blijken op de verschillende campussen verschillende openingsuren te hebben. Op deze algemene vergadering beslist de HGSR dat bibliotheekfaciliteiten moeten worden voorzien tot minstens een half uur na de laatste lessen op desbetreffende campus. Gertjan Veeckman, toenmalige voorzitter werkgroep kwaliteit en onderwijs, kreeg de opdracht om dit verder uit te zoeken naar de volgende algemene vergadering om de huidige openingsuren van de verschillende bibliotheken in kaart te brengen. De opvolging gebeurde door Elise Meulenijzer, huidige voorzitter. De grootste realisatie van de werkgroep Kwaliteit en Onderwijs is ongetwijfeld de enquêtering bij studenten omtrent de openingsuren van de HoGent-bibliotheken, tijdens de blok- en examenperiode van januari. Er was een online enquête, alsook werden op twee verschillende tijdstippen meer dan 800 papieren exemplaren verdeeld in het open leercentrum (de papieren enquête werd niet verwerkt). Uit de online enquête bleek dat de meerderheid van de studenten héél positief is over de medewerkers in de bibliotheken. De openingsuren in bepaalde bibliotheken worden wel als absoluut onvoldoende ervaren. Enkele opvallende cijfers toonden bovendien aan dat de meerderheid van de studenten grote interesse had in de opening van de blok@byb, de bloklocatie met 440 blokplaatsen in het open leercentrum op campus Schoonmeersen) tijdens de weekends in de blok- en examenperiode. Tijdens het weekend zijn er immers in Gent heel wat blokplaatsen tekort. De HGSR besliste in de algemene vergadering van 8 mei om hiervoor een officieel advies in te dienen en de opening van resto D op campus Schoonmeersen tijdens de weekends aan te vragen. Wegens de te korte tijdspanne tussen het advies en de start van de blok- en examenperiode, kon hier niet op worden ingegaan door het HoGent-bestuur. Dit wordt opnieuw opgenomen start volgend academiejaar. Aandachtspunten volgend academiejaar - Alert blijven voor het invoeren van MOOC s op HoGent. - Uitwerken van een procedure voor het toekennen van Erasmusbeurzen voor alle studenten van de HoGent, ongeacht de faculteit/school of Arts. - Zeker en vast opnieuw ijveren en doordrijven van het idee om ook in de weekends van de bloken examenperiode een bloklokaal te kunnen openen (resto D) voor studenten. - Beter communicatie tussen de leden van de werkgroep én een betere overdracht bij eventuele voorzitterswissels. 37

42 3.4.7 Werkgroep ad hoc integratie Historiek van deze ad hoc werkgroep Een groot deel van de studentenpopulatie van de HoGent integreerde dit academiejaar binnen de UGent. In de algemene vergadering van 16 mei 2013 drongen de studentenvertegenwoordigers van deze faculteiten aan op de oprichting van een platform voor deze UGent-studenten die fysiek blijven zitten op de campussen van HoGent. De algemene vergadering van de HGSR nam hierover een duidelijk standpunt in (goedgekeurd AV 16 mei 2013): de meest correcte werkwijze is het oprichten van een werkgroep binnen de GSR, Gentse studentenraad (UGent). De werkgroep mag een student afvaardigen naar de HGSR. Bram Vandenberghe en Dieter Annaert kregen de toestemming om te onderhandelen met de GSR om een compromis te zoeken. Indien het niet lukt via de GSR dan wordt een ad hoc werkgroep opgericht binnen de HGSR. Er wordt uiteindelijk een ad hoc werkgroep integratie opgericht binnen de HGSR. Samenstelling Voorzitter: Bram Vandenberghe Leden: Dieter Annaert Doelstelling/visie De ad-hoc werkgroep is opgericht om praktische klachten flexibel en efficiënter te kunnen oplossen. De geïntegreerde studenten, die nog altijd les volgen op de campus Schoonmeersen, zijn afhankelijk van de infrastructuur die aangeboden wordt door de HoGent. Wanneer hierbij problemen optreden is het niet steeds duidelijk waar ze terecht kunnen. Via de werkgroep en zo via de HGSR kan dit efficiënter en sneller behandeld worden dan dat dit moet aangekaart worden via de bureaucratische weg via de UGent. De werkgroep integratie streeft naar een zo goed mogelijke overgang voor de geïntegreerde studenten. Strategie Om een zo n breed mogelijk draagvlak te creëren wil de werkgroep integratie meer samenwerken met: - De diensten ICT van zowel HoGent als UGent. Dit om de technische computerproblemen op te lossen. - De werkgroep ICT van de HGSR, daar zij bijdragen tot de draagkracht om ICT problemen op te lossen. - De HGSR om alle praktische problemen door te sturen. - De GSR om organisatorische problemen te melden. - Er wordt getracht om zoveel mogelijk geïntegreerde studenten aan te trekken die zetelen in de facultaire raden. 38

43 Evaluatie De werkgroep ad hoc integratie maakte bij de start van het academiejaar een lijvig dossier op met alles wat fout liep of was gelopen bij de opstart van het academiejaar. Dit dossier werd doorgestuurd naar de directies van UGent en van HoGent. Op 16 december was er een overleg met alle directies. De voorzitters van de beide studentenraden werden uitgenodigd. Het dossier werd grondig doorgenomen, oplossingen werden voorgesteld, aandachtspunten meegenomen. Wordt de ad hoc werkgroep integratie statutair? De werkgroep ad hoc integratie werd academiejaar opgericht om de inkanteling van de masteropleidingen naar UGent vlot te laten verlopen voor alle UGent-studenten die nog studeren op campussen van de HoGent. Een ad hoc werkgroep heeft dezelfde rechten en plichten, maar is niet statutair verankerd in de HGSR. Op de algemene vergadering van 8 mei, werd besproken of deze ad hoc werkgroep statutair wordt. Het grote voordeel van de werkgroep is dat deze positief heeft kunnen wegen op de besluitvorming op een snelle en efficiënte manier. De huidige voorzitter, Bram Vandenberghe, zal het mandaat van voorzitterschap echter niet meer opnemen. Besluit: De algemene vergadering van 8 mei beslist dat de werkgroep niet statutair wordt. Deze werkgroep heeft in de overgangsfase goed werk verricht, maar de GSR kan dit nu overnemen. De GSR, de Gentse Studentenraad (UGent), kan echter altijd iemand afvaardigen naar de HGSR als er problemen zijn. Bovendien is er binnen de GSR een mandaat van campusverantwoordelijke op campus Schoonmeersen. 39

44 DEEL2: FACULTAIRE PARTICIPATIECOMMISSIES 40

45 1. Faculteiten HoGent bestaat uit 3 faculteiten (Natuur en Techniek, Mens en Welzijn, Bedrijf en Organisatie) en de School of Arts. Vorig academiejaar bestond de Hogeschool Gent uit 7 faculteiten en de School of Arts. Dit academiejaar integreerden de geassocieerde faculteiten naar de Universiteit Gent. Sommige ervan werden een eigen vakgroep terwijl andere onder een bestaande vakgroep vallen. Naast de HGSR, wordt studentenparticipatie binnen HoGent, ook facultair georganiseerd. In elk van de 3 faculteiten en de School of Arts was er de mogelijkheid om een participatiecommissie op te richten. 2. De participatiecommissies MISSIE EN VISIE De participatiecommissie biedt een forum voor de student en geeft hem een stem. Ze bestaat uit studentenvertegenwoordigers uit de verschillende opleidingen binnen de faculteit/school of Arts en behartigt de studentenbelangen door advies uit te brengen aan het beleid over de facultaire kwesties. Idealiter kent de participatiecommissie vertegenwoordiging vanuit elke opleiding van de faculteit/school of Arts en wordt ze vertegenwoordigd in andere raden binnen HoGent (opleidingscommissie, faculteitsraden, HGSR, Dienst Studentenvoorzieningen, enz.), waarbinnen ze de kans heeft haar standpunt lokaal en bovenlokaal te verdedigen. Ze streeft naar een constructieve samenwerking met haar partners en zorgt voor open communicatie naar de studenten. Door de organisatie van zowel formele als informele activiteiten, promoot ze studentenvertegenwoordiging en werkt ze actief aan ledenwerving. Op de vergadering van de commissie is iedere student welkom. Om de oprichting van de commissies te versoepelen en hen uit te laten groeien tot een sterk adviesorgaan kan er gerekend worden op steun van de faculteit faculteit/school of Arts en, als koepel van de verschillende participatiecommies, de HGSR Structuur Per faculteit is er een participatiecommissie werkzaam. Het aantal participatiecommissies binnen de HoGent is klein en sommigen vertegenwoordigen een groot aantal studenten verdeeld over verschillende, soms ver uiteen gelegen, campussen. Om de drempel laag te houden, hebben de participatiecommissies de mogelijkheid om zich onder te verdelen in werkgroepen. De onderverdeling gebeurt voornamelijk op basis van locaties waar de faculteit werkt. Opleidingsoverschrijdende (facultaire) thema s worden besproken op de participatiecommissies, waarop iedere werkgroep één of meer vertegenwoordigers heeft. Deze commissie stuurt vertegenwoordiging naar de HGSR die, op haar beurt, de thema s op centraal niveau behandelt. In de praktijk bleek de onderverdeling begin academiejaar enkel aangewezen binnen FMW en FBO. FMW: Het aantal geïnteresseerde en/of actieve studentenvertegenwoordigers was te groot om een vergadering werkbaar te houden. Splitsing volgens campus werd nodig geacht. Na elke vergaderronde wordt een extra vergadering ingelast (de echte participatiecommissie). 41

46 FBO: Ook hier was het aantal geïnteresseerde en/of actieve studentenvertegenwoordigers te groot om een vergadering werkbaar te houden. Hier werd gekozen om een opsplitsing te maken, zowel op basis van geografie als soort opleiding, nl. werkgroep Aalst, werkgroep Bedrijfsmanagement/Office- Management/Retailmanagement en de werkgroep Toegepaste informatica. Dit, aangezien de groep op Campus Schoonmeersen te groot zou worden en omdat de aan bod gebrachte thema s, vooral binnen de werkgroep TI, vrij specifiek waren. FNT & School of Arts: Deze participatiecommissies telden bij aanvang van het academiejaar te weinig leden om een opsplitsing nodig te maken. 42

47 2.2. Ondersteuning DEPARTEMENTALE ONDERSTEUNING De participatiecommissies genieten van ondersteuning binnen de faculteit/school of Arts. Deze ondersteuning kan zich vertalen in financiële, logistieke en/of materiële middelen. Op diverse faculteiten/school of Arts worden ook informele contactmomenten georganiseerd tussen de faculteit/school of Arts en haar studenten. ONDERSTEUNING VANUIT HGSR Om studentenparticipatie te stimuleren en op de hoogte te blijven van de facultaire kwesties en initiatieven wil de HGSR de band met de participatiecommissies nauw houden. Het zorgt tevens voor een lagere drempel die de doorstroom van studentenvertegenwoordigers naar de HGSR versoepelt. De HGSR staat bijgevolg klaar om ondersteuning te bieden aan de werking van de commissies en de lokale activiteiten. De HGSR wordt ondersteund door 2 medewerkers, waarbij de hoofdopdracht van 1 medewerker eruit bestaat de participatiecommissies te ondersteunen waar nodig. Dit vertaalt zich in een aangepaste vorm en werkwijze die verschilt per faculteit/school of Arts De medewerker werkt over de verschillende commissies heen. Dit geeft een globaal beeld op de algemene werking van studentenparticipatie binnen HoGent en helpt de noden en zwaktes per faculteit/school of Arts te identificeren en hierop in te spelen. De ervaring en kennis binnen een goed werkende participatiecommissie kan worden aangewend om, met respect voor de diversiteit in en tussen de faculteiten/school of Arts, nieuwe participatiecommissies op te richten en/of moeizamere werkingen nieuw leven in te blazen. Concreet vertaalt de ondersteuning zich in: Aanwezigheid van de medewerker op de vergaderingen van de participatiecommissies en adviseren, begeleiden en informeren tijdens deze vergaderingen. Begeleiding bij het oprichten van nieuwe studentenraden. Ondersteuning bij het formuleren van adviezen. Contacten onderhouden met de leden van de participatiecommissies en hen motiveren. Actief en drempelverlagend werken aan het werven van nieuwe leden. Zorgen voor een aanspreekpunt waar studenten steeds terecht kunnen voor informatie en advies. Uitleg verschaffen over en interesse wekken voor andere niveaus van studentenparticipatie. Aanwezigheid op lokale initiatieven en activiteiten. Doorstroom versoepelen naar bredere vormen van studentenparticipatie HGSR, STUGENT, GAST, VVS). Structuur en continuïteit bewaken van de werking. Rapportage tussen de studenten en de HGSR, de faculteiten en de centrale diensten. Enz. 43

48 2.3. Werving & opstart academiejaar Opstartvergadering: Aan het begin van het academiejaar worden de leden van de participatiecommissies van het vorige werkjaar en nieuwe geïnteresseerde leden samengeroepen voor een opstartvergadering, geleid door de studentenmedewerker of de voorzitter van de participatiecommissie. Netwerken via docenten, decanen, diensthoofden, opleidingscommissies en faculteitsraden/raad van de School of Arts: via deze spilfiguren worden zoveel mogelijk studenten die reeds een vertegenwoordigingsfunctie uitoefenen binnen de faculteit/school of Arts en nog geen deel uitmaken van de studentenraden aangeschreven. Op deze manier probeert elke studentenraad iedere opleiding te vertegenwoordigen en op elk niveau vertegenwoordiging te krijgen. Onthaaldagen (zie deel Activiteiten) Poffertjesbuffet (zie deel Activiteiten) Tijdens het academiejaar organiseren zowel de HGSR als de participatiecommissies verschillende activiteiten. Het gaat om informele/ontspannende activiteiten en informerende activiteiten Beiden zijn gericht op het werven van nieuwe leden en de participatiecommissies en de HGSR bekend te maken Getuigschriften voor deelname aan studentenparticipatie Voor regelmatige en actieve deelname aan de vergaderingen komen de studentenvertegenwoordigers in aanmerking voor een getuigschrift. Dit enerzijds als erkenning en beloning voor de inzet gedurende het academiejaar, maar anderzijds ook om een beeld te krijgen van het aantal effectieve studentenvertegenwoordigers. Op volgende manieren kunnen studentenvertegenwoordigers een attest verkrijgen: Minstens 2/3 aanwezigheid op de vergaderingen van de participatiecommissies. Een uitzonderlijke verdienste voor het goede verloop van de studentenparticipatie leveren. Op gemotiveerde voordracht van de voorzitter van de participatiecommissie. De participatiecommissies moeten regelmatig de contacten onderhouden met de HGSR en hun werking rapporteren. Het aantal uitgereikte attesten kan ook een maatstaf zijn om de werking van de participatiecommissies te beoordelen. Zeker wanneer men de cijfers kan vergelijken met de voorbije academiejaren. PC HGSR FMW WG Ledeg WG Schm WG Vesa FBO *WG Aalst *WG OM/BM *WG TI Arts FNT

49 In waren alle 4 de participatiecommissies werkzaam. Dit werkjaar kwamen voor de getuigschriften in totaal 41 studenten in aanmerking voor de participatiecommissies (2012: 49 / 2013: 51) en 17 voor de HGSR (2012: 13 / 2013: 10). Vorig academiejaar werd besloten om contact te houden met de faculteiten/studentenraden die geïntegreerd zijn bij UGent. Dit, aangezien de meeste van deze studenten ook gebruik maken van dezelfde infrastructuur als HoGent en er gemeenschappelijke belangen kunnen ontstaan. Eén student uit de geïntegreerde faculteiten, die vorig jaar deel uitmaakte van de HGSR nam de taak van contactpersoon op zich en nam ook actief deel aan de werking en de vergaderingen van de HGSR. Om deze reden werd ook hem een attest uitgereikt Participatiecommissies HGSR Terwijl het aantal studenten die hun participatiecommissie binnen de HGSR vertegenwoordigen licht stijgt, kan men binnen de participatiecommissies een daling merken, in het bijzonder binnen de werkingen van FBO en FMW. De andere 2 werkingen (SOfA en FNT) stegen daarentegen licht in vergelijking met de voorbije 2 academiejaren. 45

50 Participatiecommissie FMW Participatiecommissie FBO Participatiecommissie FNT Participatiecommissie SOfA Deze evolutie kan verklaard worden door het gegeven dat, eens studenten zich meer hebben ingewerkt in hun taak als studentenvertegenwoordiger, zij steeds meer in contact komen met het bredere veld van studentenvertegenwoordiging. De eerste stappen worden meestal gezet in de participatiecommissie. Van daaruit stromen zij door naar de HGSR en worden ze ook betrokken bij bovenlokale vertegenwoordiging (bv. StuGent & VVS). Slechts weinig studenten kunnen dit in dat geval ook nog volwaardig combineren met de werking van de participatiecommissie. Om deze reden dient de participatiecommissie voortdurend van nieuw bloed voorzien worden en is werving een groot deel van de werking. Op deze evoluties binnen de participatiecommissies wordt in volgende delen verder op ingegaan. Ook wordt er aandacht gegeven aan de specifieke werking en de aandachtspunten van elk van de participatiecommissies. 46

51 3. Overzicht werking participatiecommissies 3.1. Participatiecommissie FMW (SIVIL) Studentenvertegenwoordigers Het aantal actieve leden ging sterk achteruit. Alle werkgroepen gingen achteruit. Dit reflecteerde ook in de werking Totaal Participatiecommissie Werkgroep Ledeganck Werkgroep Schoonmeersen Werkgroep Vesalius Algemeen: De sterke dalingen kunnen in eerste instantie te wijten zijn aan het aantal afgestudeerde studenten van het voorbije academiejaar en de studenten die zich meer gingen engageren in de HGSR waardoor er minder tijd overbleef om deel te nemen aan de participatiecommissie. De werking werd ook geteisterd door tegenslagen, zoals het ontslag van twee werkgroepvoorzitters, waardoor de continuïteit in het gedrang kwam. WG Ledeganck: In het begin van het academiejaar was er een stijging van het aantal aanwezigen op de vergaderingen. Dit ging gedurende het academiejaar achteruit, maar de overblijvende leden waren gemotiveerd en namen veel verantwoordelijkheid op zich. De ploeg is echter niet groot genoeg om alle opleidingen te vertegenwoordigen. WG Vesalius: De werkgroep was aanvankelijk vrij groot. Halverwege het jaar nam de voorzitter echter ontslag waardoor de structuur even zoek was. De ex-voorzitter bleek na zijn plotse ontslag niet meer bereikbaar om alle dossiers, contactgegevens en verslagen te overhandigen, waardoor de werking vertraging opliep. Eén student werd bereid gevonden om de verdere vergaderingen op te volgen maar deze kon zich minder goed vinden als leider van de groep. De studenten gingen niet meer in op de uitnodigingen voor vergaderingen die daarop volgden. 47

52 WG Schoonmeersen: Deze werkgroep kende een vergelijkbaar probleem. Ook hier liet de voorzitter plots niets meer horen. Er trad echter vrij snel een volwaardige opvolger op om de vergaderingen verder te leiden. De schade bleef hierdoor beperkt. Op het eind van het academiejaar is er een kerngroep overgebleven van een 6-tal personen, die potentieel heeft om naar volgend jaar toe een goede werking uit te bouwen. De vertegenwoordiging binnen de HGSR daalde licht. De SIVIL/HGSR-leden namen wel meer verantwoordelijkheid en taken op zich binnen de HGSR en namen actief deel aan de HGSR. De werkgroep Extern werd geleid door een SIVIL-student. De nieuw verkozen voorzitter van de HGSR voor het academiejaar is een SIVIL-student # vertw. in PC # vertw. in PC # vertw. in PC # vertw. in HGSR # vertw. in HGSR # vertw. in HGSR Werkgroep Ledeganck 48

53 Werkgroep Schoonmeersen Werkgroep Vesalius Vergaderingen SIVIL (PC) Campus Campus Campus Vesalius Ledeganck Schoonmeersen 17/10/ /10/ /10/ /10/ /11/ /11/ /11/ /11/ /12/ /02/ /02/ /12/ /03/ /03/ /04/ /05/ /05/ /04/2014 Budget en ondersteuning vanuit de faculteit Op iedere vergadering werden broodjes en drank ter beschikking gesteld. Voor de activiteiten werd, vanuit de faculteit, budget toegekend op basis van een begroting, opgesteld door de participatiecommissie. 49

54 Adviezen & thema s De officiële adviezen werden op de agenda van de faculteitsraad geplaatst. Dit werd gecombineerd met occasioneel formeel overleg met de decaan en het diensthoofd Studentenaangelegenheden. Andere onderwerpen werden via de opleidingscommissies aangekaart. De informele weg werd het meest benut. Vragen die bovenlokaal dienden behandeld te worden, gingen via de HGSR. Voorbeelden thema s Volgtijdelijkheidsregeling & stageplaatsen Volle bibliotheken Doorstroom informatie Examenroosters Activiteiten Medewerking filmvoorstelling Facebookactie Eindejaaractiviteit (Etentje) Opvolging aandachtpunten vorig academiejaar In alle werkgroepen is de opstart en opvolging qua leiderschap verzekerd naar volgend academiejaar toe. o Terwijl dit aanvankelijk zo was, werden de werkgroepen geteisterd door twee ontslagen waardoor de vergaderingen en de opvolging van de punten achterstand opliepen in het tweede semester. Naar volgend jaar toe is werving en in ieder geval het leiderschap van de werkgroepen een groot aandachtspunt. Algemeen kan men stellen dat de raden binnen FMW vrij zelfstandig en consequent draaien. o Dit academiejaar is gebleken dat SIVIL meer nood aan structuur heeft. De stuvers die hier het meeste aanleg voor hadden, zijn in de loop van de voorbije academiejaren afgestudeerd of zullen zich volgend academiejaar eerder voor de HGSR inzetten. In het begin van volgend academiejaar zal gezocht moeten worden naar studenten die meer leiderschap kunnen opnemen. Deze studenten zullen echter tijd nodig hebben om zich in te werken en zich te profileren. De studentenmedewerker zal een grotere rol moeten opnemen, dit naar het begeleiden van de (kandidaat)voorzitter, het consequent inplannen en structureren van de vergaderingen en het bijhouden van de verslagen en de contactgegevens. Als communicatiemiddel werd een nieuwe website ontworpen. Deze dient echter meer gepromoot te worden. o De website werd niet gebruikt. De beheerder van de site behoorde tot één van de afgestudeerde studenten. Om te communiceren maakten de studenten gebruik van Facebook. 50

55 Nota s, opmerkingen en aandachtspunten naar volgend jaar toe In vergelijking met vorig academiejaar gingen er minder activiteiten door. Zo werd geen wervingsactie georganiseerd in het tweede semester (cfr. De traditionele snoepenactie). Hiervan werd afgezien omdat er te weinig medewerkers waren voor de activiteit. In de plaats hiervan ging een Facebook-actie door. Deze had als bedoeling de werking van SIVIL in de kijker te zetten en de naambekendheid te verhogen. Dit bleek een goed initiatief maar zou eerder als aanvulling moeten dienen dan als vervanging voor de wervingsmomenten. Eén student nam zijn deelname (en het voorzitterschap) aan SIVIL mee als project binnen zijn opleiding. Op zich was hier geen bezwaar tegen, zolang dit geen formele samenwerking betekende tussen de participatiecommissie en de opleiding. SIVIL kan namelijk geen rol hierbinnen opnemen aangezien dit zou betekenen dat zij ook betrokken zou moeten worden in de quotering van de student. De toelating hiervan hangt bijgevolg louter af van de docent. Deze student verbrak echter alle banden met de studentenraad eens zijn project was afgelopen. Aangezien deze student gedurende zijn actieve periode echter een groot aantal verantwoordelijkheden op zich nam, geraakte de werking in het slop. In de toekomst zal SIVIL bijgevolg weigeren dat leden de studentenraadactiviteiten meenemen als onderdeel van hun opleiding. De opvolging van actieve leden na een ontslag van leden vormt een aandachtspunt, niet alleen voor de participatiecommissies, maar ook voor de HGSR. Dit wordt verder uitgewerkt bij de nabeschouwing. De werkgroep Vesalius en de werkgroep Ledeganck heeft volgend jaar geen leden. Bij aanvang van het academiejaar zullen hier extra inspanningen moeten gedaan worden om de werking op te starten. Vooral de wervingsactie zal vroeg aanvang moeten nemen en minder vrijblijvend moeten gebeuren. De werkgroep Schoonmeersen kende op het einde van het academiejaar een goede werking waarbinnen de samenhorigheid groeide. Deze ploeg kan het middel zijn om de werking over de hele faculteit aan te zwengelen. 51

56 3.2. Participatiecommissie FBO (STUBO) Studentenvertegenwoordigers De PC FBO kende een daling van het aantal leden naar het niveau van 2 jaar geleden. Dit kwam door de dalingen binnen de werkgroepen Aalst en Schoonmeersen. De Werkgroep Toegepaste Informatica werd daarentegen meer gestructureerd en kwalitatiever Totaal participatiecommissie Werkgroep Aalst Werkgroep BM/OM/RM Werkgroep TI Algemeen: De sterke dalingen kunnen in eerste instantie te wijten zijn aan het aantal afgestudeerde studenten van het voorbije academiejaar en de studenten die zich meer gingen engageren in de HGSR waardoor er minder tijd overbleef om deel te nemen aan de participatiecommissie. Ook hier werd de werking geteisterd door het ontslag van een werkgroepvoorzitter, waardoor de continuïteit in het gedrang kwam en de overdracht van de nodige gegevens moeizaam verliep. WG Aalst: Het aantal actieve leden daalde gedurende het academiejaar. In het verleden werd deze raad sterk begeleid door de studentenmedewerker en de voorzitter van PC FBO. Ook dit jaar was dit het geval. Eén lid werd alvast gevonden om het voorzitterschap van de afstuderende voorzitter op zich te nemen voor volgend academiejaar. WG BM/OM/RM: De eerste vergaderingen kende een lage opkomst. Deze situatie verbeterde pas tijdens het tweede semester. De leden die een groter engagement opgenomen hadden in de HGSR werden aangesproken om zich opnieuw in te zetten voor de participatiecommissie tot de werking wat meer aangetrokken is. WG TI: Deze werkgroep telde iets meer actieve leden dan voorheen. De werkgroep en de vergaderingen worden duidelijk gestructureerd qua leiderschap en opvolging van de opmerkingen. De studenten die de commissie vertegenwoordigen in andere raden en opleidingscommissies groeien in hun rol en nemen de mandaten steeds beter op. 52

57 # vertw. in PC # vertw. in PC # vertw. in PC # vertw. in HGSR # vertw. in HGSR # vertw. in HGSR Binnen de HGSR steeg het aantal FBO-stuvers. Deze studenten waren zeer actief. Het voorzitterschap werd gedragen door een FBO-student tot zijn ontslag op het einde van het eerste semester. Enkele FBO-studenten namen het voorzitterschap van enkele HGSR-werkgroepen op zich (IT, Ecologie, Communicatie). Eén FBO-stuvers werd verkozen voor het inrichtingsorgaan van HoGent en nam tevens een mandaat op binnen het bestuurscollege van HoGent. Werkgroep Aalst 53

58 Werkgroep BM/RM/OM Werkgroep TI Vergaderingen Participatiecommissie Campus Aalst Campus Schoonmeersen (OM-BM-RM) Campus Schoonmeersen (TI) 10/12/ /10/ /10/ /10/ /02/ /11/ /12/ /11/ /06/ /12/ /12/ /12/ /03/ /04/ /02/ /04/ /05/ /04/ /05/ /05/2014 Budget en ondersteuning vanuit de faculteit Op iedere vergadering werden broodjes en drank ter beschikking gesteld en er is een budget voor promogadgets. Er zijn dit academiejaar echter geen gadgets besteld. De faculteit sponsorde ook de slotactiviteit als beloning voor de actieve studentenvertegenwoordigers. 54

59 Adviezen & thema s De adviezen en vragen van studenten werden rechtstreeks met de decaan behandeld. Er werd 3 keer een overlegmoment georganiseerd tussen decaan en participatiecommissie. Andere onderwerpen, werden via de opleidingscommissies aangekaart. Vragen die bovenlokaal dienden behandeld te worden, gingen via de HGSR. Voorbeelden thema s Nieuw curriculum opleiding IT & I talent Tijdstip bekendmaking examenroosters Persoonsinformatie op Chamilo en Hnet. Activiteiten Naamactie Slotactiviteit (Etentje) Opvolging aandachtpunten vorig academiejaar Meer samenwerking tussen Campus Aalst en de andere twee werkgroepen was een aandachtpunt van vorig academiejaar. o Een eerste stap is gezet om één werking te creëren. De vergaderingen in Aalst werden steeds bijgewoond door de (Gentse) voorzitter van de participatiecommissie. Tijdens de vergadering werden de opleidingen van Aalst en Gent steeds vergeleken en als één en dezelfde opleiding beschouwd. Volgend academiejaar worden activiteiten gepland die gericht zijn om zowel de studenten van Aalst als die van Gent aan te spreken en samen te brengen. Ook zullen er gezamenlijke vergaderingen doorgaan. Het systeem van klasverantwoordelijken werd vorig jaar opnieuw ingevoerd binnen de opleidingen BM/OM/RM. Het bereiken van potentiële studentenvertegenwoordigers en de opstart van de werkgroep zou hierdoor eenvoudiger moeten worden. o Het aanduiden van de klasverantwoordelijken gebeurt door de docenten. Zij maken de studenten er echter onvoldoende attent van dat zij verwacht worden ook naar de studentenraad te gaan. Bijgevolg waren de klasverantwoordelijken zelden aanwezig op de vergaderingen. Een nieuwe samenwerking met de dienst studentenaangelegenheden binnen FBO zou hier beterschap in moeten betekenen (zie ook: nabeschouwing). De voorzitter van de studentenraad fungeert als spilfiguur voor de participatiecommissies en is aanwezig op alle werkgroepvergaderingen, onderhoudt nauwe contacten met de werkgroepvoorzitters en zorgt ervoor dat de doorgegeven punten behandeld worden. Hij maakte tevens op regelmatige basis een afspraak met de decaan om de punten te overlopen. Deze manier van vergaderen heeft voor de voorzitter een grote taakbelasting en verantwoordelijkheid tot gevolg. Vorig academiejaar is dit goed verlopen. Naar volgend jaar toe zal, o.m. door de studentenmedewerker, aandachtig moeten gevolgd worden of dit door de opvolger op een even adequate manier verloopt. Bijsturing of het opnieuw inlassen van de extra vergadering na de werkgroepvergaderingen zal misschien nodig blijken. o Het takenpakket blijkt inderdaad heel groot om te dragen voor één student en werd aanvankelijk ook minder doeltreffend uitgevoerd. Het ontslag van de voorzitter op het eind van het eerste semester betekende een impasse in de werking, vooral binnen de werking van de werkgroep OM/RM/BM. Hierna werd beslist om het takenpakket te verdelen tussen de drie studenten die het actiefst waren binnen de drie werkgroepen. 55

60 Deze werkwijze wordt verder gezet volgend academiejaar. Op het eind van het academiejaar nam de voorzitter meer taken op zich. Aangezien hij zich ook meer engageert in de HGSR, wordt het afwachten of hij alle mandaten kan blijven combineren. Nota s, opmerkingen en aandachtspunten naar volgend jaar toe De opvolging van actieve leden na een ontslag van leden vormt een aandachtspunt, niet alleen voor de participatiecommissies, maar ook voor de HGSR. Dit wordt verder uitgewerkt bij de nabeschouwing. De werking van de studentenraad wordt meer gestructureerd. Op het eind van dit academiejaar is al een jaarplan opgesteld voor het volgende. De dienst studentenaangelegenheden onderstreept het belang van de werking van de studentenraad en heeft het initiatief genomen om ook te werken aan het kwalitatiever aanstellen van de klasvertegenwoordigers. Ook wensen zij de dialoog te openen door op geregelde basis (minstens 1 maal per semester) samen te zitten. Dit is opgenomen in het jaarplan. In Aalst is de opvolging van het voorzitterschap verzekerd. Ook hebben zich nieuwe leden aangediend die volgend academiejaar werkzaam zullen zijn. Meer leden betekent dat er opnieuw genoeg mankracht is om activiteiten te organiseren en aan promo te doen. Mits er daadwerkelijk genoeg leden zijn, zal de werkgroep opnieuw de filmavond organiseren in het eerste semester. Ook in TI is het voorzitterschap verzekerd en zullen er genoeg leden zijn bij de opstart. De opvolging van de werkgroep BM/OM/RM is onzeker. Veel hangt af of de klasverantwoordelijken hun taak naar behoren zullen invullen. Er moet in ieder geval ook naast deze verantwoordelijken actief geworven worden. De participatiecommissie van de faculteit FBO als naam spreekt een student weinig aan. Aan het begin van het tweede semester werd een activiteit georganiseerd om een nieuwe, flitsende naam te zoeken voor de raad. Hiervoor werd de inbreng van de FBO-studenten gevraagd. Voor iedere suggestie voor een naam kon een formulier ingevuld worden, waarbij ze kans maakten op een waardebon. Op basis van deze actie werd de naam STUBO gekozen. 56

61 3.3. Participatiecommissie FNT (SPRINT) Studentenvertegenwoordigers De participatiecommissie van FNT kende een kleine groei en groeide uit tot een volwaardige en geëngageerde werking. Niet alle opleidingen werden echter vertegenwoordigd. In de HGSR zijn drie studenten actief, waarvan één het onder-voorzitterschap en, na het ontslag van de voorzitter, het ad hoc voorzitterschap op zich nam. Een andere student nam de leiding van de werkgroep Internationaal op zich. Vergaderingen Participatiecommissie 08/10/ /11/ /12/ /02/ /03/ /05/ /06/2014 Budget en ondersteuning vanuit de faculteit Op iedere vergadering werden broodjes en drank ter beschikking gesteld. Naarmate de participatiecommissie zich actiever ging profileren, breidde de ondersteuning uit. Er werd budget voor activiteiten vrijgemaakt en de studentenraad kreeg permanent een lokaal ter beschikking. 57

62 Adviezen & thema s De vergaderingen van de participatiecommissies werden geregeld bijgewoond door een medewerker studentenaangelegenheden. Deze persoon rapporteerde iedere vergadering over de opvolging van hun aan bod gebrachte opmerkingen. Vragen die bovenlokaal dienden behandeld te worden, gingen via de HGSR. Voorbeelden thema s Infrastructuur P-gebouw Volle resto s en bibliotheken Overzichtelijkheid cursussen Persoonsinformatie op Chamilo en Hnet. Activiteiten Naamactie Eindactiviteit Opvolging werkpunten vorig academiejaar Doordat de studenten actiever werden, groeide ook de interesse vanuit de faculteit naarmate het academiejaar vorderde. Deze nam het initiatief om voor meer ondersteuning te zorgen voor de studentenraad en opende een dialoog met de studentenvertegenwoordigers. Volgend academiejaar kan de participatiecommissie rekenen op een eigen lokaal. Er zal, met behulp van het beleid binnen de faculteit, actief op promotie van en werving voor de studentenraad ingezet worden. o De samenwerking met verschillende diensten binnen de faculteit is groter geworden. De studenten konden op medewerking rekenen bij de organisatie van hun wervingsmomenten. Met behulp van de dienst studentenaangelegenheden en de dienst kwaliteit werd een plan opgesteld om een wervingsronde te organiseren tijdens de lessen binnen alle opleidingen. Er vindt tevens op regelmatige basis overleg plaats tussen deze medewerkers en de studenten. Een aandachtspunt blijft de vertegenwoordiging van alle opleidingen binnen de commissie. Volgend jaar is enkel de vertegenwoordiging van Elektromechanica en Agro-en Biotechnologie verzekerd. o Elektromechanica, Mode, Textiel, Agro-en Biotechnologie en Chemie waren aanwezig. Voor de opleidingen Hout en Vastgoed werden geen vertegenwoordigers gevonden. De deelname aan de vergaderingen daalde echter gedurende het jaar, waardoor op het eind van het academiejaar enkel de richtingen Elektromechanica, Agro-en Biotechnologie en Mode vertegenwoordigd bleken. Nota s, opmerkingen en aandachtspunten naar volgend jaar toe De studentenraad heeft zoals vermeld een eigen lokaal ter beschikking gekregen. Het potentieel hiervan is groot, maar werd tot hiertoe onvoldoende benut. Er zijn plannen om op bepaalde vaste dagen permanentie te houden, wat de laagdrempeligheid moet verlagen naar de studenten toe en de bereikbaarheid vergroten. 58

63 Er is dit academiejaar veel ingezet op de werving van studenten. Het wervingsmoment dat traditioneel aan het begin van het academiejaar plaats vindt, werd in totaal 3 keer gevoerd, weliswaar met wisselend succes. Hiernaast werd ook een naambekendheidsactie georganiseerd, onder de vorm van een wedstrijd voor de naamkeuze van de participatiecommissie. Het format was hetzelfde als dat van de FBO-studentenraad. De naam die de participatiecommissie van FNT voortaan zal dragen is SPRINT. Deze initiatieven leiden ertoe dat de participatiecommissie geleidelijk aan bekend geraakt bij de studenten. Desondanks heeft het nog tot weinig nieuwe leden geleid. Aan de representativiteit moet blijvend worden gewerkt. Niet alleen voor de eigen werving gaat de studentenraad samenwerking met de dienst studentenaangelegenheden en de dienst kwaliteit aan. Ook worden de studenten bevraagd met betrekking tot hun mening wanneer er een bepaald plan op stapel staat en wordt een bijdrage gevraagd bij de eigen promoactiviteiten. Deze wisselwerking leidt ertoe dat er een goede verstandhouding is ontstaan. 59

64 3.4. Participatiecommissie School of Arts (SOFA) Studentenvertegenwoordigers Het aantal studentenvertegenwoordigers ging er dit academiejaar op vooruit. Het voorbije jaar zat de studentenraad in een impasse doordat de twee studenten die de studentenraad trokken, afgestudeerd waren en er een gebrek was aan leiderschap. Er bleef slechts een kleine kerngroep over uit de muziekopleidingen. Het zoeken naar nieuwe leden was problematisch. Naar het eind van het toenmalige academiejaar werden via een docent enkele nieuwe studenten gevonden die zich meer wilden engageren in studentenvertegenwoordiging. Deze eerstejaarsstudenten betekenden dit academiejaar een nieuwe start. Ook vervoegden enkele nieuw-verkozen studenten voor de faculteitsraad uit de opleiding beeldende kunsten de werking. Twee studenten engageerden zich actief in de HGSR, terwijl twee andere studenten deel uitmaakten van het inrichtingsorgaan van HoGent. De studenten die een mandaat opnamen in het inrichtingsorgaan werden aangesproken om bij te dragen aan de werking van SOFA. De respons hierop was echter te beperkt. Vergaderingen Participatie-commissie 09/09/ /12/ /09/ /02/ /09/ /03/ /10/ /05/ /11/2013 Budget en ondersteuning vanuit de faculteit Op iedere vergadering werden broodjes en drank ter beschikking gesteld. Het aanvragen van budget voor activiteiten en/of promotiemateriaal kan in overleg met de decaan. 60

65 Adviezen & thema s De vragen van studenten werden in samenwerking met een medewerker van de dienst studentenaangelegenheden behandeld. Hiernaast werden ook informeel geadviseerd bij de betrokken diensten. Vragen die bovenlokaal dienden behandeld te worden, gingen via de HGSR. Voorbeelden thema s Besteding studiogeld Wijziging academische kalender Tekort oefenlokalen voor de muziekopleidingen Defecte kopieermachines Campus Hoogpoort Activiteiten Er is vorig academiejaar meermaals de opmerking gevallen dat de studenten binnen de School of Arts geneigd zijn om vooral aan individuele zelfontplooiing te werken. Het gebeuren dat zich daarnaast op school afspeelt is van minder belang. Het leek aangewezen om meer te richten op informele promotieactiviteiten. Niet het expliciet werven is van belang. Wel de studentenraad en de studentenvertegenwoordigers zichtbaar maken en hen kennis te laten maken met hun achterban. Met dit als uitgangspunt zijn er dit jaar twee promoactiviteiten georganiseerd: Informele receptie met ideeënmuur Spel-/ontmoetingsnamiddag Opvolging werkpunten vorige academiejaren Het aantrekken van nieuwe leden blijkt moeilijk binnen de School of Arts. Volgend academiejaar moeten er extra inspanningen worden gedaan om nieuwe leden aan te trekken. Niet alleen de opleidingcommissievoorzitters moeten worden ingezet. Vooral de docenten kunnen hierin een rol spelen. Aangezien er veelal projectmatig gewerkt wordt, staan ze vaak vrij dicht bij de student. Het zijn zij die in de beste positie zitten om studenten te motiveren en hen te wijzen op het belang van studentenvertegenwoordiging. o Deze mogelijkheid werd benut, doch vrij beperkt. Het is naar volgend jaar toe vooral belangrijk deze docenten in kaart te brengen die het belang van een studentenraad genegen zijn en wervingsmomenten af te spreken binnen hun lessen. Toch werden op deze manier 2 nieuwe studenten vanuit de opleiding landschaps- en tuinarchitectuur werkzaam binnen SOFA. Uit de richting Drama werden tevens 3 studenten geworven. Deze werkwijze dient bijgevolg uitgebreid te worden, in combinatie met de andere wervingsmethodes. De studentenvertegenwoordigers binnen de opleidingscommissies gingen niet in op de uitnodiging van de opstartvergadering van SOFA. o De studentenvertegenwoordigers binnen de opleidingscommissies en de faculteitsraden moeten blijvend worden aangesproken. Zij worden geacht de spilfiguur te zijn tussen het beleid en de student. Een samenwerking met SOFA blijft bijgevolg gewenst. Op elke campus krijgt SOFA een zichtbare plaats om informatie te verspreiden (affiches, aankondigingen, mededelingen, ). 61

66 o De infopunten zijn beschikbaar. De HGSR plaatste aanplakborden op alle campussen, waarvan ook de participatiecommissies gebruik kunnen maken. Deze werden door hen echter te weinig benut. Dit vormt een aandachtspunt naar volgend jaar toe. Om de nood aan structuur het hoofd te bieden en een snelle opvolging van aangehaalde punten te verzekeren (en deze opvolging zichtbaar te maken), werden op regelmatige basis personeelsleden van de diensten studentenaangelegenheden en financiën uitgenodigd wanneer een probleem behandeld werd met betrekking tot hun dienst. o Dit blijkt een goede werkwijze en wordt ook naar volgend academiejaar herhaald. Niet enkel deze maatregelen zullen voldoende zijn om een representatieve en actieve studentenraad uit te bouwen. Volgend academiejaar zullen meerdere initiatieven moeten uitgedacht worden. o Deze initiatieven werden uitgewerkt als informele ontmoetingsmomenten (zie activiteiten ). De activiteiten hadden succes aangezien er een groot aantal deelnemers was. De naambekendheid werd vergroot maar leverde weinig nieuwe leden op. Andere nota s, opmerkingen en aandachtspunten naar volgend jaar toe Een onduidelijke formulering binnen het advies over de academische kalender van de HGSR leidde ertoe dat de kalender van de School of Arts niet werd goedgekeurd. Dit moet in de toekomst vermeden worden, indien men een goede verstandhouding met het beleid en de administratieve diensten van de School of Arts wil behouden. Dit gaf tevens aanleiding om de representativiteit van SOFA aan te kaarten. Representativiteit: Tijdens het academiejaar werd vanuit het beleid de representativiteit van de studentenraad meermaals in vraag gesteld. Er kwamen adviezen vanuit SOFA, maar deze konden niet getoetst worden in hoeverre ze gedragen werden door het merendeel van de studenten. Het is nodig om zoveel mogelijk opleidingen en opleidingsjaren vertegenwoordigd te krijgen binnen SOFA. Dit om meer gewicht te geven aan de adviezen en standpunten die zij inneemt. Zoals vermeld werd dit academiejaar vooral ingezet op informele ontmoetingsmomenten om nieuwe leden te werven. Het officieel voorstellen geraakte op deze manier wat op de achtergrond. De informele ontmoetingsmomenten moeten worden aangevuld met klassiekere wervingsmethodes. Volgend academiejaar zal er een ronde gedaan worden in alle opleidingen en opleidingsjaren binnen de lesmomenten. Studenten zullen (bij voorkeur met behulp van de opleidingscommissievoorzitters en de docenten) rechtstreeks en minder vrijblijvend aangesproken worden om deel uit te maken van SOFA. Hiernaast wordt, met hulp van de dienst studentenaangelegenheden, gepland om in het begin van het academiejaar een vergadering in te lassen met enkel deze studenten die reeds een beleidsmandaat invullen. In de loop van het academiejaar zijn studenten uit de opleidingen Landschaps- en tuinarchitectuur, Drama, Beeldende Kunsten en Muziek werkzaam geweest binnen de participatiecommissie. De opleidingen Audiovisuele Kunsten en Interieurvormgeving zijn blinde vlekken voor de participatiecommissie. Hieruit zijn nog geen studenten geworven, noch contacten gelegd. De 2 studenten uit Landschaps-en tuinarchitectuur studeren volgend jaar af, waardoor ook deze opleiding een blinde vlek dreigt te worden. De vergaderingen van SOFA, de verslagneming en de vlotte opvolging van de punten (m.a.w. de structuur) zullen nauwer moeten opgevolgd en ondersteund worden. Dit is een taak voor de studentenmedewerker. De groep bestond uit een divers publiek. De ene student leende er zich meer toe om studenten aan te spreken en te werven, terwijl de andere eerder een ondersteunende rol opnam in de vergaderingen. Naar volgend jaar moet er meer ingespeeld worden op deze complementariteit en kunnen duidelijke functies toegewezen worden. 62

67 4. Nabeschouwing De werking van de facultaire studentenraden en de participatiecommissie van de School of Arts verliep moeizamer in vergelijking met vorig academiejaar. Binnen de School of Arts gaat het aantal leden erop vooruit en heeft de raad potentieel. Toch dient ze aan structuur en representativiteit te werken. De studentenraad van FNT kende daarentegen meer structuur en breidde de (samen)werking met het beleid sterk uit maar de aangroei van nieuwe leden was te beperkt. De studentenraden van FMW en FBO hebben dringend nood aan nieuwe leden en enkele studenten die een trekkersrol willen opnemen. Het is duidelijk dat werving, representativiteit, profilering en samenhang van de participatiecommissie en een vlotte opvolging van de leden die dreigen af te studeren of hun mandaat stop te zetten dé werkpunten naar volgend jaar toe worden. Werving & representativiteit Het is al vermeld dat de representativiteit van de participatiecommissies vaak onvoldoende zijn om te spreken van een raad die iedere opleiding van de faculteit (en bijgevolg de hogeschool) reflecteert. Vooral binnen de School of Arts was dit een aandachtspunt. De organisatie van de wervingsmomenten voor volgend academiejaar wordt bijgevolg al op het einde van huidig academiejaar georganiseerd. Er is bijzondere aandacht om elke opleiding en, bij voorkeur, ieder opleidingsjaar aan te spreken. Tijdens de infomomenten (die zullen plaatsvinden in de groepslessen tijdens de eerste lesweken) zullen studenten rechtstreeks aangesproken worden en zullen kandidaten gevraagd worden om hun groep te vertegenwoordigen in de studentenraad. Indien er in een bepaalde groep niemand onmiddellijk bereid kan gevonden worden om deze taak op zich te nemen, wordt de vraag gesteld om tegen een kort daarop volgende datum iemand op te geven. Ook dit gebeurt persoonlijk. Dit wordt gecombineerd met informele ontmoetingsmomenten om naamsbekendheid te creëren en idealiter, opnieuw, leden te werven. De uiteindelijke doelstelling is dat studenten uit elke opleiding aanwezig zijn op elke vergadering. Samenhang binnen de studentenraad Het is vaak gebleken dat studenten bereid worden gevonden om deel uit te maken van de studentenraad, maar na enkele vergaderingen om diverse soms onduidelijke redenen afhaken. Eén mogelijke oorzaak kan gezocht worden bij het feit dat het een groep studenten betreft die elkaar in eerste instantie niet kent. Het is meestal slechts een (te kleine) kerngroep die van bij het begin vlot samenwerkt. Indien men elkaar enkel op de vergaderingen ontmoet duurt het een lange tijd tegen dat iedereen elkaar wat meer kan inschatten en dat er dynamiek in de groep komt. Dit dient dus van bij het begin gefaciliteerd te worden. Vorig jaar organiseerde de HGSR een teambuildingsactiviteit (dropping) zodat nieuwe leden en de anciens elkaar beter zouden leren kennen. Dit principe kan doorgetrokken worden naar de participatiecommissies. Eens er nieuwe leden gevonden worden dienen zij actief betrokken te worden bij de werking en dient er gewerkt te worden aan groepssfeer en dynamiek. Indien men de medestuvers beter leert kennen naast de vergaderingen zal men eerder geneigd zijn om blijvend aan de vergaderingen deel te nemen. Elke participatiecommissie dient te bepalen welke activiteit het best past voor de eigen werking. De activiteit dient zo snel mogelijk na de eerste vergaderingen te gebeuren. De HGSR neemt alvast in overweging om de dropping te herhalen en eventueel uit te breiden naar de participatiecommissies. De competitie tussen de verschillende groepen kan het groepsgevoel en de samenhorigheid binnen de teams verhogen. 63

68 Opvolging van de leden (continuïteit) Zowel de participatiecommissies als de HGSR kampte dit jaar met het probleem dat er veel ontslagen van voorzitters waren. Zoals reeds aangehaald betekende dit meestal dat de werking vertraging opliep of, in het slechtste geval, stopgezet werd. Dit omdat er geen vlotte overdracht van de dossiers en andere relevante informatie was. Ook vond men niet steeds een stuver die de taak van voorzitter op zich wou nemen. Dit moet in de toekomst ten alle koste vermeden worden. Bij de opmaak van de nieuwe statuten voor de HGSR wordt hier alvast rekening mee gehouden. Volgende bepalingen zijn opgenomen: Bij vrijwillig ontslag of het beëindigen van de studie wordt de stuurgroep verwittigd. Het ontslag wordt gericht aan de voorzitter en gaat in op de dag na de melding. Het ontslag bevat een overzicht en een stand van zaken van de lopende zaken waarmee het ontslagnemend lid belast was en heeft als bijlage een recente kopie van de dossiers van deze zaken, alsook de contactgegevens van alle personen en medewerkers die van belang zijn in deze dossiers. Bij voorkeur wordt bij het ontslag een opvolger voorgesteld en zijn contactgegevens toegevoegd. Bij het vroegtijdig beëindigen van een mandaat als gevolg van een motie van wantrouwen is het lid verplicht om, binnen een termijn van een week, een overzicht en een stand van zaken van de lopende zaken waarmee het lid belast was door te geven aan de stuurgroep en als bijlage een recente kopie van de dossiers van deze zaken, alsook de contactgegevens van alle personen en medewerkers die van belang zijn in deze dossiers toe te voegen. Ook al hangt het slagen van deze bepaling voor een groot deel af van de bereidwilligheid van de ontslagen of stoppende student, toch is het belangrijk dat deze regel formeel opgenomen is en gecommuniceerd wordt naar elke stuver. Hiernaast wordt aan elke student die van plan is om in de nabije of verre toekomst, om gelijk welke reden, te stoppen gevraagd om zelf een plaatsvervanger aan te brengen uit de opleiding/ het jaar die hij vertegenwoordigde. Het kenniscentrum en contactendatabase van de participatiecommissie dient tevens meer gestructureerd te worden aangepakt. Het blijkt immers dat de studenten hier soms te los mee omspringen en te laat aanpakken. De studentenmedewerker moet hier bijgevolg een grotere rol in spelen en toezien op de volledigheid. Hierbij kan de ondersteuning intensiever gebeuren, vooral bij deze raden die voor een groot deel uit nieuwe leden bestaan of bij deze raden waar er zich in huidig academiejaar problemen hebben voorgedaan. 64

69 DEEL3: ACTIVITEITEN & SAMENWERKINGEN 65

70 1. Inleiding Tijdens het academiejaar organiseert de HGSR tal van evenementen en activiteiten. Centraal staat het aantrekken van potentiële studentenvertegenwoordigers en/of het uitdragen van de HGSRnaam. Hiernaast worden ook activiteiten georganiseerd om de groepsband tussen de studentenvertegenwoordigers onderling te versterken. 2. Activiteiten ONTHAALWEEK september In de onthaalweek stonden diverse bezoeken aan de faculteiten gepland om de werking van de HGSR voor te stellen en studenten warm te maken om zich te engageren in studentenvertegenwoordiging. De verschillende activiteiten van de HGSR worden bondig weergegeven, alsook de werking van de participatiecommissies. De coördinatie werd gedaan door de studentenmedewerkers. Zij onderhielden de contacten met de faculteiten en stelden een planning op. Ze verzekerden dat de studentenvertegenwoordigers een time-slot hadden en iedereen wist waar en wanneer ze moesten zijn. Ook dit academiejaar namen de studentenvertegenwoordigers de presentatie voor zich. Een student zal immers meer aansluiting vinden bij een medestudent en het houdt de drempel laag. De student die de presentatie voor zich neemt, is bij voorkeur afkomstig uit de faculteit voor wie de onthaaldag plaats vindt. Voor de presentatie hadden de studentenvertegenwoordigers carte blanche. Wel moesten ze enkele punten verwoorden naar de studenten toe. Deze werden gestroomlijnd op een voorbereidende vergadering. De onthaalweek is niet het meest ideale moment om de werking voor te stellen. De eerstejaarsstudenten worden op dat moment overstelpt met informatie. De HGSR gaat vaak verloren hierin. Toch is het belangrijk aanwezig te zijn. Ook al worden er zelden leden geworven op deze dagen, de naam HGSR klinkt hierna niet onbekend meer. 66

71 TICKETVERKOOP UCOG 30 september 3 oktober De studentenraad stelt ieder jaar een stand op om tickets te verkopen voor de jaarlijkse openingsfuif (United Colors of Ghent). Dit gebeurt in de laatste dagen voorafgaand aan de fuif. Naast het promoten van de fuif, biedt het ook de gelegenheid om de HGSR in de kijker te zetten. Dit academiejaar werd er actief samengewerkt met Tumult.fm, een online cultuurplatform van Urgent.fm en partners, waaronder de Gentse hoger onderwijsinstellingen. Urgent.fm biedt een eigenzinnige focus op kunst en cultuur in Gent, voor studenten en al wat jong is. Tumult.fm verzamelt de must see en do s in het Gentse culturele leven op een handig online mediaplatform met eigen blog, radioshow en in een gezonde rebelse taal. Tegelijkertijd met de verkoop van de tickets, verzorgde Urgent.fm dj sets op campus Schoonmeersen. Tumult.fm werd ook geïntegreerd in United Colors of Ghent, met dj sets en infostands. 67

72 POFFERTJESBUFFET 15 oktober 24 oktober Het is belangrijk om de HGSR kenbaar te maken op de verschillende campussen. De voorbije jaren organiseerde de HGSR een gratis dessertbuffet voor de studenten van HoGent. Dit is het eerste echte wervingsmoment van het jaar. Dit academiejaar werd het concept herdacht. Dit omdat het dessertbuffet zeer duur in prijs was en de logistiek errond soms te groot was. Er werd bijgevolg naar een goedkoper en functioneler alternatief gezocht. Dit kwam er onder de vorm van het poffertjesbuffet. In plaats van desserts werd geopteerd om warme poffertjes uit te delen. Niet alleen de prijs werd hiermee gedrukt, ook de organisatie werd gemakkelijker. De taarten van het dessertbuffet moesten op voorhand worden besteld, waren onhandig in vervoer en konden niet lang gestockeerd worden. De poffertjes losten deze problemen op. De studentenraad hoopt studenten te informeren over de studentenraad en hen warm te maken om te participeren. Er werden folders uitgedeeld en de studenten worden aangesproken. De studentenmedewerkers zorgden ervoor dat de poffertjes voldoende voorradig waren en zorgden ervoor dat ze op de verschillende campussen terecht kwamen, met inbegrip van het materiaal om op te warmen en te serveren. Op de activiteit zelf sprongen ze bij waar nodig. De studentenvertegenwoordigers van de campus waren aanwezig om het woord te voeren met de studenten. Bij interesse, werd het adres genoteerd. Er werd, naast de HGSR, de nadruk gelegd op de werking van de participatiecommissies. Het is de eerste stap die de meeste studenten zetten in studentenvertegenwoordiging. De thema s staan op deze vergaderingen dichter bij hun leefwereld. Waarschijnlijk worden ze hierdoor dan ook meer aangesproken. Het is uit deze bron dat de studenten veelal doorstromen naar het bredere participatiewerk. 68

73 DROPPING 29 november Aan het begin van het academiejaar stelden de studenten en de studentenmedewerkers vast dat er nood was aan meer dynamiek binnen de groep en samenhang tussen de leden. De studentenmedewerkers en de ondervoorzitter namen het initiatief om een dropping te organiseren. Deze ging door in de streek van Merelbeke en gebeurde in samenwerking met jeugdhuis De Gnirk. Er namen een 10-tal HGSR-studenten aan deel. De dropping startte met een teammoment door samen eerst te eten. Achteraf konden ze nog napraten onder een drankje in het jeugdhuis. De dropping werd door de deelnemers als een heel leuke teambuildingsactiviteit ervaren en wordt dan ook behouden als teambuildingsactiviteit. Aandachtspunten: datum vroeger plannen, meer promotie voeren zodat er meer deelnemers en groepen zijn, omdat meer deelnemers een dropping boeiender maken. Er kan geopteerd om de activiteit uit te breiden naar de participatiecommissies. 69

74 FLIKKER OP - VERKOOP FIETSVERLICHTING 4 november verkoopstand: verlengd gedurende de volledige maand november Naar aanleiding van de verhoogde en aangekondigde fietsencontroles van de politie en de hoge boetes die daarmee gepaard gingen, besliste de HGSR om dezelfde week fietslichten te verkopen aan de studenten. Op 4 november, de dag van een grote fietscontroleactie van de Gentse politie, verkocht de HGSR fietslampjes. Op deze manier werden de studenten op de hoogte gesteld welk risico ze liepen en konden ze indien gewenst een stap voor zijn en een boete vermijden. Er werd gekozen voor de fietslampjes van studentenmobiliteit vzw, een samenwerking tussen Stad Gent en de Gentse hoger onderwijsinstellingen. StudentENmobiliteit verkoopt kwaliteitsvolle verlichting en bovendien konden alle niet-verkochte lampjes worden teruggegeven. De prijzen die HGSR mag aanrekenen, zijn dezelfde als die van studentenmobiliteit, nl euro voor een set, en 3.75 euro per lampje. Er werd ook een persbericht opgemaakt en verspreid door de centrale communicatiedienst HoGent. Verkoopstand op 4 november tegenover resto D: Verkocht: 11 sets (voor- en achterlicht), 4 achterlicht, 1 voorlicht. De verkoop viel tegen, maar de actie zelf werd gezien en de affiches werden gelezen. Er werd in ieder geval gesensibiliseerd om niet zonder fietsverlichting te fietsen. De prijs van de lampjes werd ook als té hoog ervaren, aangezien je lampjes veel goedkoper kan aanschaffen in andere winkels (weliswaar van mindere kwaliteit). Er kwamen van verschillende kanten positieve reacties en felicitaties voor deze actie. Daarom werd er onderhandeld met studentenmobiliteit om de verkoop van lampjes uit te breiden gedurende de volledige maand november, telkens van 12u30 tot 13u30 in het lokaal van de HGSR. Verkocht: 32 setjes, voor- en achterlicht 7 voor 7 achter Met dank aan studentenmobiliteit voor het leveren (en terugnemen) van de lampjes. 70

75 SPELLETJESAVOND 21 november Eind november organiseerde de HGSR haar jaarlijkse spelletjesavond. Alle studenten van HoGent waren hier welkom op. Deze informele activiteit probeert studenten aan te trekken en de naambekendheid van de HGSR te bevorderen. Er werd beroep gedaan op vzw De Slimme zet. Twee begeleiders lieten de deelnemers kennis maken met bekende en minder bekende spellen. De studentenmedewerkers zorgden voor enkele snacks en drank, de stuvers voor de ambiance. Het aantal deelnemers lag in dezelfde lijn van het voorbije academiejaar, nl. een 30-tal. Deze studenten waren vooral bestaande studentenvertegenwoordigers. Enkelen brachten ook medestudenten mee. KERSTMARKT 12 december De verantwoordelijkheid van deze actie werd opgenomen door een studentenvertegenwoordiger van de algemene vergadering, met ondersteuning van de studentenmedewerkers. Heel wat personeelsleden van de centrale administratie werkten ook mee. Ze bezorgden zelfgemaakte juwelen, breiwerk, kerstmateriaal en bakten massa s pannenkoeken. De Tuinbouwschool van Melle leverde prachtige kerstrozen aan inkoopprijs, Scolarest schonk 100 koffies. Op de kerstmarkt werden diverse producten en lekkernijen verkocht. De foyer op campus Schoonmeersen werd omgetoverd tot winters tafereel met kerstverlichting, kraampjes in kerstsfeer en natuurlijk prachtige kerstmuziek op de achtergrond, alsook een echte Kerstman waarmee je op de foto kon. De opbrengst van de kerstmarkt van 620 euro (200 euro meer dan ) werd geschonken aan Poverello Gent. De studentenraad koos heel bewust voor de ondersteuning van een Gents initiatief. Tijdens de kerstmarkt konden personeel en studenten gratis hun fiets laten graveren door de fietsregistratiedienst van de Stad Gent. Dit wordt ook vermeld in 1.4.2: samenwerkingen 71

76 De kerstmarkt werd gecombineerd met de lancering van een nieuwe HoGent-campagne. Er werden tienduizend kerstmutsen uitgedeeld om de nieuwe campagne en baseline bij studenten te lanceren: HoGent DOEN. De kerstmarkt was een groot succes en is alleszins een mooi initiatief en voor herhaling vatbaar. Een aandachtspunt blijft dat er voldoende studenten moeten zijn die hun schouders onder de organisatie zetten en dat er op de dag zelf voldoende vrijwilligers aanwezig zijn om alle kraampjes te bevoorraden en te bemannen. De datum wordt best vastgelegd bij de start van het academiejaar, en er moeten minstens drie studenten een coördinerende functie op zich nemen. 72

77 LEDENWEEKEND februari Het ledenweekend heeft als doel zowel de band tussen de studentenvertegenwoordigers te versterken als de actieve studentenvertegenwoordigers van de HGSR te belonen voor hun inzet gedurende het jaar. Bijgevolg bestaat het weekend uit een mix van ontspannende en teambuildingsactiviteiten. Het weekend werd voorbereid en begeleid door de twee studentenmedewerkers. Als locatie werd een vakantiehuis gehuurd in de gemeente De Haan. Er was plaats voor 12 studenten. 10 studenten schreven zich in. Het programma was als volgt samengesteld: Vrijdag 8/03 18/19u. Aankomst in De Haan & avondeten 21u.00 De leden krijgen de mogelijkheid om een spel te bowlen Zaterdag 9/03 Voormiddag: vrije invulling Namiddag: Karting te Middelkerke. Avondeten te Oostende (restaurant) Avond: Ontspannende activiteiten (kwis/karaoke) in het vakantiehuis Zondag 10/03 Voormiddag: Workshop CVO 73

78 INFOSESSIE PARKEERBELEID 27 februari uur Een onderwerp dat traditioneel heel wat beroering met zich mee brengt, is het parkeerbeleid op HoGent, m.i.v. het takelen van auto s. De speciale facebookgroep bestaat al uit 84 leden. De HoGent studentenraad besliste om een infosessie te organiseren over dit parkeerbeleid. Sprekers waren Steven Provoost (diensthoofd Gebouwen en Omgeving, Directie Gebouwen en Facilitair Beheer) en Frank Claeys (diensthoofd Interne Preventie, Milieu en Welzijn), die ieder vanuit hun expertise, het beleid toelichtten. Ondanks het feit dat de parkeerproblematiek, vooral op campus Schoonmeersen, steeds heel wat reacties uitlokte, waren er slechts een 10tal geïnteresseerde studenten aanwezig. Dit was bijzonder jammer, want de infosessie was inhoudelijk zeer goed. De verwachting was echter dat een onderwerp dat voor zoveel beroering zorgt, meer deelnemers zou aantrekken. Een aandachtspunt is ieder geval communicatie. Affiches verspreiden op zich is niet voldoende, noch een aankondiging op Facebook. Flyeren, studenten aanspreken, op voorhand een infostand oprichten, alsook een actieve communicatie op Facebook (met vragen, oplossingen, cases) zijn stappen in de goede richting. 74

79 FILMKWIS 20 maart In maart werd de tweede HGSR-filmkwis georganiseerd. Tijdens de examenperiode stelden de studentenmedewerkers in samenwerking met twee studenten deze kwis op. Op een centraal gelegen studentenlocatie in Gent waar ook drank en snacks aangeboden werden aan studentikoze prijzen, was er plaats voor een 15-tal ploegen van 4 personen, Als prijs werd onder andere een etentje in restaurant Het Pakhuis en filmtickets aangeboden. Om deze deels te financieren werd een inschrijving van 12 per ploeg gevraagd ( 3 per persoon). Aangezien de activiteit vooral gericht was op het bereiken van de eigen HoGent-studenten (wat immers de doelgroep van de HGSR is), waren de ploegen verplicht om minstens 2 HoGent- studenten in het team te hebben. Dit bleek niet steeds eenvoudig waardoor de inschrijvingen minder vlot dan vorig jaar liepen. Toch schreven zich toch 13 ploegen in. Het logistiek materiaal (projectie en geluid), werd geregeld door de medewerkers via de uitleendienst van Stad Gent en Stad Deinze. Er werd voorzien in een toepasselijke snack (popcorn) voor alle ploegtafels. Op de avond van de activiteit jureerden de medewerkers de antwoordformulieren. De studenten zorgden voor de projectie en de presentatie. De ploeg medewerkers op de avond van de activiteit was groot genoeg, maar het in elkaar steken van de kwis zelf is echter zeer arbeidsintensief. Na evaluatie lijkt het een goede activiteit om de HGSR-naam uit te dragen en in contact te komen met studenten waar men voorheen nog geen zicht op had. Het spreekt immers een divers publiek aan. De inschrijvingsregel kan versoepeld worden. 75

80 WORKSHOP CREATIEF SCHRIJVEN 29 april Het initiatief om een workshop creatief schrijven te organiseren kwam vanuit de werkgroep communicatie, waaronder ook boxmagazine.be valt. Boxmagazine.be staat op een zeer laag pitje door gebrek aan studenten die materiaal/artikels aanleveren. Met dit initiatief hoopte de werkgroep om nieuwe redacteurs aan te trekken. Sprekers: Ingrid Verhelst Deze fictieschrijfster schreef al zes boeken, twee theaterstukken en tal van kortverhalen. Zij geeft tal van workshops over hoe je kan leren om aantrekkelijk te schrijven. Dat deze vrouw kennis van zaken heeft kunnen we dus zeker niet ontkennen! Zij zal ons voornamelijk meer vertellen over hoe je een tekst opbouwt tot een geheel en hoe je een verhaal schrijft. Mark Bogaert Schrijver van meer dan 10 boeken, was 14 jaar docent "Sociologie van de beïnvloeding" aan de HUB en enkele jaren docent "Copywriting" aan de Karel-De-Grote Hogeschool, is gespecialiseerd in direct marketing, interactieve media en sponsored magazines Zijn meest recente boek is Met woorden verleiden. Hoe toepasselijk kan het zijn, vraagt een mens zich dan af. 16 studenten volgden de workshop die heel boeiend en interessant was. Ingrid Verhelst lanceerde meteen ook een columnwedstrijd, waarvan de winnaar gratis één van haar workshops kan volgen. Twee deelnemers stuurden een column in. De HGSR besliste om beide studenten de workshop van Ingrid Verhelst te laten volgen. Deze workshop is zeker voor herhaling vatbaar. 76

81 SLOTACTIVITEIT 26 juni Om het werkingsjaar af te sluiten, wordt het jaarverslag voorgesteld aan het HoGent publiek. Aansluitend wordt een receptie gehouden om na te praten. Dit is tevens een belangrijk netwerkmoment voor de werking, alsook een gelegenheid om de HGSR-naam uit te dragen en de overgang van de stoppende ploeg naar de nieuwe te versoepelen. Op deze activiteit zijn alle geïnteresseerden welkom. Er werd een uitnodiging verstuurd aan de algemeen directeur, alle diensthoofden, alle decanen, het personeel waarmee de HGSR gedurende het werkingsjaar rechtstreeks of onrechtstreeks mee in contact kwam, alle actieve studentenvertegenwoordigers en alle externe personen waarmee de HGSR heeft samengewerkt. Na de voorstelling volgt s avonds het echte afsluitmoment: een barbecue onder de leden. 77

82 3. Samenwerkingen Naast het organiseren van de eigen activiteiten, zorgt de HGSR ook voor een aanbod in samenwerking met andere diensten of organisaties. Dit gaat meestal om grotere evenementen en/of evenementen waarbij het publiek breder gaat is dan enkel de HoGent-studenten. Ook initiatieven die werden gesuggereerd door de HGSR-studenten, maar die dichter aanleunen bij een andere dienst worden hieronder meegerekend. STUDENT KICK OFF 25 september Volgens jaarlijkse traditie werd het begin van het academiejaar ingezet met een festival op het Sint- Pietersplein, georganiseerd door een samenwerkingsverband tussen de verschillende Gentse onderwijsinstellingen. Dit jaar was men reeds toe aan de 8 de editie, met volgende line-up: 2 Fabiola - Delta Crash - The Band of Willies - Sir Yes Sir - SquarElectric - Les Truttes - Rector Paul Van Cauwenberghe - 't Hof Van Commerce - Regi - We Are PrØstitutes. In ruil voor de bijdrage die geleverd wordt aan de organisatie, heeft de HGSR de mogelijkheid om standen in te richten op het infodorp van het festival. Om de standen invulling te geven werden twee activiteiten uitgedacht. Het uitgangspunt was de bekende Waar is Wally -franchise. Studenten konden deelnemen aan een spel: 5 studenten verkleedden zich in Wally-outfit en verspreidden zich over het festivalterrein. Studenten konden aan de stand een deelnemingsformulier verkrijgen en op zoek gaan naar de 5 Wally s om het formulier af te stempelen. In ruil voor het deelnemingsformulier werden HoGent-gadgets weggegeven en maakten ze kans op de hoofdprijs: een reischeque van 250. De uitgedeelde gadgets waren er tevens op gericht om te zorgen voor een hoge zichtbaarheid van het HoGent-logo op het festivalterrein (strandballen en zonnehoedjes). Het spel bleek zeer populair onder de studenten: 1000 deelnemingsformulieren werden uitgedeeld, 485 volledig ingevulde formulieren werden ingediend. De winnaar van de reischeque, kreeg tevens een VIP-kaart voor United Colors of Ghent, waar op ze de reischeque overhandigd kreeg. Naast dit spel, werd ook de mogelijkheid gegeven om, verkleed als Wally op de foto te gaan. Alle foto s werden achteraf verwerkt tot één grote Wally-prent en gepubliceerd op de HGSR-website. Studenten konden dan op zoek gaan naar zichzelf tussen alle andere Wally s. 420 studenten lieten zich fotograferen. Er werd een poster gemaakt met alle Wally s. Naar volgend jaar toe is de lat hoog gelegd om een even populair concept uit te denken. 78

83 79

84 UNITED COLORS OF GHENT 3 oktober HoGent presenteerde op donderdag 3 oktober voor de zesde keer op rij United Colors of Ghent. HoGent heette daarmee haar studenten welkom voor een nieuw academiejaar in de leukste studentenstad van Vlaanderen. De studenten konden in niet minder dan 3 zalen van de Vooruit helemaal uit de bol gaan op verschillende muzikale genres om zo het academiejaar met een knal van een party op gang te trekken. In de Concertzaal werd het feestende volkje een eclectische mix aan hedendaagse sounds voorgeschoteld. Ze werden hen gebracht door heel wat bekende namen als Gunther D (StuBru), de zwoele Merdan Taplak, de fantastische turntablists The Mixfits en nog meer regulars als Laston & Geo en Michael Midnight. Voor het tweede luik werd afgesproken in de Balzaal. Wie houdt van Urban sounds kwam hier zeker aan zijn trekken. TLP Troubleman, de ongekroonde king van de Belgische urban scene en presentator van zijn eigen TLP show op alweer StuBru en de Soul Shakers waren hier de dj s van dienst. Zij deelden het podium met twee ijzersterke live formaties nl. Halve Neuro en Rauw en Onbesproken. Urgent.fm en Tumult.fm Nieuw bij deze editie UCOG: in de Domzaal verzorgde Urgent FM samen met het cultuurplatform Tumult.fm de muziek. Beiden staan ze garant voor eigenzinnige keuzes én straffe dj's, met een line-up van de Tumult.fm Dj's Sam (Catfights) en Stefan, Gravity Grooves producer en Vooruit resident Liquid Brother en Sam aka Kinski. BLOK@BYB 6 januari 7 februari 26 mei 27 juni 80

85 De HGSR werkt samen met het openleercentrum en de studentenvoorzieningen om het open leercentrum op campus Schoonmeersen maximaal open te stellen tijdens de blok- en examenperiode. Het resto in D-gebouw volgt de openingsuren van de bloklocatie. Studenten kunnen ook s avonds nog een warme maaltijd nuttigen. Uitbreiding van de openingsuren, vooral tijdens de weekends, blijft een aandachtspunt (zie ook: adviezen HGSR). FREE YOUR MIND 13 januari 31 januari 26 mei 13 juni Vooral tijdens de blok- en examenperiode is het belangrijk om regelmatig de ledematen eens te strekken. De HoGent Studentenraad en de sportdienst HoGent zorgden er voor dat de blokkende studenten elke dag een half uurtje kunnen ontspannen. Jan Desmet, sportdienst HoGent, leidde alles in goede banen: Lang studeren aan één stuk door is niet goed voor de concentratie. Kort bewegen en ontspannen in de buitenlucht is ideaal om dat concentratieverlies tegen te gaan. Het is de bedoeling dat studenten die hele dagen op de campus studeren ook de kans krijgen om zich eens te ontspannen. Op het programma staan lichte activiteiten zoals een potje voetballen, frisbeeën, balspelletjes, hoelahoep, baseball, lacrosse, kubb Wat er wordt gegeven, kan je volgen op facebook. Het is de bedoeling dat de blokkende studenten buiten kwamen en meteen aan konden beginnen, zonder dat ze eerst andere kleren moesten aandoen of dat ze achteraf zwetend weer achter de boeken moesten kruipen. De sessies Free Your Mind kende in januari wat minder succes, maar toch daagde telkens een vaste groep studenten op. In juni werd een begeleidende Facebookpagina aangemaakt, waarop studenten zelf voorstellen konden doen m.b.t. welke sport er aan bod zou komen die dag. Op die manier werd er actief gecommuniceerd en kwamen er telkens toch een 30tal deelnemers opdagen. Dit initiatief is zeker voor herhaling vatbaar. Een aandachtspunt blijft de communicatie. 81

86 VALENTIJNSACTIE 13 februari Zo n studenten wonen en leven in Gent. Dit is een grote impact heeft op het dagelijkse leven in de stad. Daarom bundelt de Stad Gent de krachten met de onderwijsinstellingen en andere partners, onder de noemer Student in Gent, zowel om de studenten met open armen te ontvangen als om ervoor te zorgen dat het samenleven met de andere bewoners aangenaam verloopt. Ieder academiejaar, rond Valentijnsdag, vindt een informatiecampagne plaats op de universiteit en de hogescholen. De HGSR-studentenvertegenwoordigers hebben actief meegewerkt aan het verzorgen van de informatiestand. 82

87 FIETSREGISTRATIE 12 december In samenwerking met Stad Gent en StuGent (studentenoverlegplatform Stad Gent) kan een fietsenregistratie worden georganiseerd. Als een fiets wordt geregistreerd, wordt het rijksregisternummer van de eigenaar in het frame van de fiets gegraveerd. Daardoor kan men de fiets duidelijk identificeren en kunnen fietsdieven de fiets minder makkelijk doorverkopen. Om de zichtbaarheid van dit project te vergroten en te profiteren van het volk dat sowieso aanwezig was op de Kerstmarkt werd tegelijkertijd de fietsenregistratie georganiseerd. Op die manier was het een duidelijke zichtbare preventieactie van de Stad Gent. De HGSR liet speciale affiches drukken en verdeelde de dag zelf nog heel wat flyers in de fietsenstallingen. 30 studenten en personeelsleden lieten hun fiets graveren. Dit is volgens de technici van de Stad Gent een succes. 83

88 AFGESTUDEERD, WAT NU? 5 maart & 5 mei, telkens van uur Studeer je dit jaar af? Naast de zoektocht naar een eerste job, zijn er nog een aantal zaken die je in orde moet brengen. Kom naar de sessies 'Afgestudeerd! Wat nu?' en leer meer over vakbonden, verzekeringen, VDAB, en nog veel meer. Gratis inschrijven. De GAST (Gentse Associatie Studentenraad) organiseerde in samenwerking met de GSR, HGSR, ASR (studentenraden UGent, HoGent en Artevelde), Karel De Middeleir, studieadviescentrum UGent, VDAB, alsook de vakbonden, twee infosessies, met als thema: Afgestudeerd, wat nu?. Telkens waren er een 200tal geïnteresseerde studenten. Dergelijk succes wijst erop dat studenten nood hebben aan dergelijke, heel concrete en praktische, infosessies. Aangezien het niet direct de taak is van onze studentenraden om dergelijke sessies te organiseren, werd de vraag gesteld aan de hoger onderwijsinstellingen, om dergelijke praktische sessies volgend academiejaar te organiseren in een samenwerkingsverband. Wordt verder opgevolgd in

89 AUGENT DICTEE 25 maart Het Groot AUGent Dictee is een organisatie van de studentenraden en studentenkoepels van de UGent, de HoGent en de Arteveldehogeschool. Op dinsdag 25 maart werd de spellingkennis van de Gentse studenten getest. In het UFO vond de derde editie van het groot AUGent-dictee plaats: KUNDE GIJ SPELLN? Alle Gentse studenten waren welkom. Er waren ook dit jaar mooie prijzen te winnen en bovendien ontving elke deelnemer een goodie bag. Ook de HGSR zorgde voor verschillende prijzen: een VDK spaarboekje van 250 euro, verschillende fitnesskaarten, 500 flesjes water van Albert Heijn, cultuurprijzen van de Stad Gent, post-itjes van Logo vzw, Naar voorbeeld van het Groot Dictee der Nederlandse taal stelde de redactie van het studentenblad Schamper de tekst op. Sas Van Rouveroij, voorzitter van de raad van bestuur van de UGent, ging de uitdaging aan om het dictee voor te lezen. Nog dezelfde dag en nacht werd er verbeterd, zodat de resultaten op woensdag 26 februari konden worden bekendgemaakt. De organisatie was vrij uitgebreid: de studentenvertegenwoordigers van de verschillende instellingen hielden diverse vergaderingen, er werden affiches gedrukt, er werden sponsors aangezocht voor gadgets om goodybags samen te stellen voor alle deelnemers De HGSR liet latjes drukken met een opdruk ( Groot AUGent dictee ) en zorgde voor het papier. De UGent zorgde voor het drukken van de affiches, alsook voor de locatie. Aantal deelnemers: 259, waarvan 33 HoGent-studenten. De eerste HoGent-student stond op plaats 29 met 25 fouten. Hij ontving een HoGent-sweater en een duo filmticket 85

90 MANIFESTATIE 2 april Vlaamse en Waalse studenten komen op straat voor kwaliteitsvol onderwijs: Op 2 april 2014 kwamen Vlaamse en Waalse studenten op straat om te pleiten voor een rechtvaardige financiering van het hoger onderwijs. In Vlaanderen werd deze actie getrokken door studentenraden in verschillende steden. De Vlaamse Vereniging van Studenten (VVS) steunde deze acties en riep alle Vlaamse studenten op om deel te nemen. Studenten over heel België vinden het huidige financieringsbeleid van het hoger onderwijs onaanvaardbaar. De financiering van het hoger onderwijs in Vlaanderen en Wallonië is gebaseerd op het systeem van een gesloten enveloppe. Het systeem, ingevoerd in 1971, betekent dat er een vast budget naar onderwijs gaat, ongeacht het feit dat het aantal studenten voortdurend toeneemt. Op Vlaams niveau zijn er enkele aanpassingen gebeurd aan het systeem, maar deze zijn lang niet voldoende. Op dit moment ervaart elke instelling, zowel in de Franse als de Nederlandstalige gemeenschap, de gevolgen van de financieringsproblemen, die meer en meer beginnen doorwegen. Zo zijn leslokalen vaak in slechte staat, is er verouderde apparatuur en worden er richtingen afgeschaft. De onderfinanciering zal het aanbieden van kwaliteitsvol onderwijs steeds moeilijker maken. Na het succes van vorig jaar hielden Arteveldehogeschool, HoGent en UGent gezamenlijk een manifestatie in Gent! De GAST, de Gentse Associatie Studentenraad, coördineerde de actie studenten lieten hun stem horen voor betere kwaliteit van het hoger onderwijs. De HGSR nam actief deel aan de voorbereidingen van de manifestatie, zowel logistiek als financieel. De manifestatie vertrok op campus Schoonmeersen met een 300tal deelnemers. Op de eindbestemming, de Kouter, waren 1500 deelnemers aanwezig. 86

91 OPENDEURDAG & VVS CONGRES 26 april VVS-Congres De opendeurdag leent zich minder tot promotiemoment of wervingsmoment. Nieuwe studenten zijn op dat ogenblik vooral bezig met het kiezen van de studie. Toch is het belangrijk om, net zoals op de onthaaldagen, te laten zien dat de studentenraad bestaat. Dit jaar viel het jaarlijkse VVS-congres op dezelfde datum. Na overleg met VVS en de DGFB bleek de mogelijkheid te bestaan om het congres te laten plaatsvinden op Campus Schoonmeersen van HoGent. Het congres was het middel bij uitstek om de studentenraden en studentenvertegenwoordiging prominent aanwezig te laten zijn en te doen leven op de Campus tijdens de opendeurdag. Dagplanning: Ontbijt Plenum met welkomstwoord algemeen directeur HoGent Bert Hoogewijs + uitleg verloop van de dag keynotespeaker Freddy Mortier Werkgroepen met expert: onderwijs- sociaal - internationaal - vorming Lunch Keynotespeaker: Guy Aelterman, kabinetschef minister Smet Bevindingen onderzoek studentenparticipatie + toekomstvisie studenteninspraak Netwerkmoment met receptie Het congres is zeer goed verlopen. Alle deelnemers, alsook VVS en de HGSR, waren zeer tevreden. 87

92 Infosessies Huurdersbond Via StuGent, het studentenoverlegplatform van de Stad Gent, kreeg de HGSR het aanbod om gratis infosessies te organiseren voor de studenten. De HGSR maakte hiervan gebruik door op de opendeurdag, naast het VVS-congres, ook infosessies te organiseren over het huren van een kot, dit in samenwerking met de Huurdersbond en het open leercentrum van campus Schoonmeersen. De sessies startten om uur, doorlopend tot uur, en hadden als doel te informeren over het huren van een studentenwoning in Gent, boden praktische tips om tijdig een degelijke woning te vinden en behandelden de rechten en de plichten van huurders en verhuurders. De HGSR verzorgde de volledige communicatie. Er werden affiches (A0 en A2) en flyers (A5 en A6) verspreid. De aankondiging werd gepubliceerd op de website HoGent en opgenomen in de brochure van de opendeurdag. De flyers lagen ter beschikking in elke infostand op de opendeurdag. De Huurdersbond gaf in totaal 13 vormingen voor 140 bezoekers en beantwoordde een 20tal individuele vragen. De sessies werden als zeer positief ervaren door zowel de Huurdersbond als door de studenten en hun ouders. Bijgevolg zijn concrete afspraken gemaakt om de informatiesessies opnieuw te organiseren op de volgende opendeurdag (25 april 2015). 88

93 89