AAN De leden van de raad

Transcriptie

1 AAN De leden van de raad Verzonden d.d. Datum besluit 28 juli Uw kenmerk Ons kenmerk Bijlagen 1 Behandeld door M. Bisschops, T Betreft Bestuurskrachtmonitor/plan van aanpak bedrijfsvoering Geachte raadsleden, Op 5 maart jl. hebben wij uw raad het bestuurskrachtprofiel van de gemeente Stein voorgelegd en een aantal actiepunten geformuleerd. Daarbij is toegezegd dat we voor de zomer een plan van aanpak zouden presenteren over de actiepunten 1. Versterking van de beleidsvorming en bedrijfsvoering 2. Organisatieverandering, waaronder doorzetting van de uitwerking van het Dienstverleningsconcept. Voor de volledigheid hebben wij het raadsvoorstel van 5 maart jl. bij deze brief gevoegd. Organisatieverandering en bedrijfsvoering. Voor de organisatieverandering en verbetering van de bedrijfsvoering heeft ons college op 27 maart 2007 een prioritering aangebracht naar aanleiding van het rapport Bouwen aan Resultaten. Uw raad is daarover via de commissie Middelen en Bestuurlijke Zaken uitgebreid gerapporteerd in mei Inmiddels zijn een aantal zaken opgepakt en uitgevoerd: 1. Doorontwikkeling PUZA (zie hieronder) 2. HR cyclus Op basis van de nota HR-cyclus is gestart met functioneringsgesprekken waarin resultaatgerichte afspraken worden gemaakt. Deze operatie is in februari geëvalueerd waarbij de conclusie is getrokken dat niet iedereen een functioneringsgesprek gehad heeft (PUZA en BORA) of de verslagen daarvan niet zijn opgemaakt en ondertekend (BORA en SB). Bovendien zijn de gemaakte resultaatgerichte afspraken vaak onvoldoende concreet zijn en SMART. Voor de Functiewaardering is gestart met het maken van de indelingsformulieren die noodzakelijk zijn voor de herkenbaarheid van de functies voor de medewerkers. Ook deze formulieren zijn niet allemaal correct verwerkt. 3. Implementeren P&C cyclus Dit is een voortdurend punt van aandacht geweest. 4. Cultuurverandering Hieraan is gewerkt via de implementatie van de bedrijfsvoeringinstrumenten. Er is geen parallel daaraan lopend traject opgestart. 5. Trajecten in het kader van de wereld draait door

2 Rechtmatigheid Er zijn inspanningen verricht die hebben geleid tot een positieve rechtmatigheidverklaring over 2008 Rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie heeft inmiddels twee nieuwe onderzoeken verricht waaraan medewerking is verleend (P&C-cyclus en reserves en voorzieningen) Bestuurskrachtmonitor De monitor is afgerond en aan uw raad voorgelegd. E-loket incl. WABO, BAG, DKD, Wet elektronische Bekendmaking Er is gewerkt aan de verbetering van de basisregistraties. Aansluiting van de BAG per 1-7- is-zoals bij de meeste gemeenten-niet gelukt. Daarnaast is er gewerkt aan de implementatie van de WABO en de WED. De DKD 1 e fase is afgerond. Evaluatie directiemodel De adjunct-secretaris is benoemd en de (nieuwe) managers leggen meer de nadruk op de output. Wij zijn vanwege de marktsituatie er niet in geslaagd de functie van strategisch projectleider in te vullen, daar wordt na de zomer een nieuwe poging gedaan. De andere projectleiderfunctie is wel succesvol ingevuld. Per 1 januari jl. zijn alle interim-managers vervangen door vaste medewerkers. De daarna ontstane vacatures op de afdeling BORA en het Steinerbos zijn inmiddels ook met vast personeel opgevuld. De bestuurskrachtmonitor vraagt aandacht voor de doorontwikkeling van een aantal bedrijfsvoeringinstrumenten. Daarnaast hebben ook de nieuwe managers op basis van de ervaringen in de eerste maanden prioriteiten toegekend aan de op te pakken instrumenten. In gezamenlijk overleg met het management komt het college met de volgende prioritering voor de periode -maart 2010: MOET (organisatiebreed, wordt door alle afdelingen opgepakt.) HRM -fg-bg; gericht op maken van resultaatgerichte afspraken (fase 1 hrm-notitie) -ziekteverzuim; doelstelling - 0,5% -capaciteitsplanningen verbeteren; vooralsnog geen opmaat naar individuele werkplannen en afdelingsplannen (stopzetten traject A+O fonds) P&C beklijven -apk s beschrijven (opmaat naar productraming) -budgethoudersregeling -maatwerk voor de rol van de DOEN (impact op totale organisatie is beperkt, wordt door een afdeling opgepakt) Rechtmatigheid via IC plan Uitvoeringsmaatregelen pm. Actie CC; continue proces. uitvoeringsmaatregelen raakt meerdere afdelingen nnb Criteria nieuwe reserve personele aangelegenheden Actie: directie; september TEMPORISEREN (vooralsnog geen activiteiten tot maart 2010) Integriteit -geen organisatiebrede aandacht voor implementatie van vastgestelde integriteitregels, wel wordt aandacht besteed aan de verscherping van de budgethoudersregeling Inkoop-aanbesteding (meldpunt adhoc via juridische zaken, evt opvullen via stagiaire). Indien noodzakelijk extern invullen. 2

3 fin. consulenten -implementatie en monitoring bezuinigingsmaatregelen voor 2010 ev FUWA -infobijeenkomst nieuw management over systematiek -opstellen indelingsformulieren -opstarten feitelijke waardering door externe commissie Organisatiebrede communicatie over organisatiemodel/dvc Opstart e-dienstverlening; plan van aanpak BAG/GBA/WABO en Wet Elektronische Bekendmaking(DIV) bouwen aan het op orde brengen van beheer Cultuurtraject: via invoering van P&C en HRM wordt voortdurend met medewerkers gesproken waarom zaken anders moeten en hoe te handelen. Medewerkers worden daarbij zonodig ondersteund. Geen apart traject. Quick wins deregulering plus sessie met raadsleden Aangepaste rechtspositieregels (BO- P&O) fasegewijs Inclusief LBP (BO-P&O) Actie: P&O plan van aanpak voor pakketten met regels september Overlegstructuur aanpassen aan feitelijke situatie Actie: directie september RIE Actie: BO plan van aanpak met prioritering oktober Projectmatig werken (training MRB) Actie MRB januari 2010 Communicatienota; intranet, website en perscontacten/- berichten, grotere projecten Actie: BO raad oktober Notitie mbt besturingsmodel Actie: directie Januari 2010 I&A-plan Actie: BO december Corsa-digitalisering (relatie e-dienstverlening) IB-meting (kwaliteitsmeting) Procesbeschrijvingen (relatie e-dienstverlening) Deregulering als project; muv quick-wins. Rest via e- dienstverlening Communicatienota; burgerparticipatie Juridische Kwaliteitszorg muv dienstenrichtlijn Dit leidt tot het volgende plan van aanpak: Actie Tijdpad probleemeigenaar HRM : voeren van Aug-dec gesprekken MO functioneringsgesprekken met resultaatgerichte afspraken Dec-jan 2010 evaluatie Febr 2010 vervolgafspraken Terugdringen ziekteverzuim - Voortdurende aandacht, strikt MO 3

4 0,5% hanteren ziekteverzuimbeleid Verbeteren Aug capaciteitsplanning (onderdeel begroting 2010) Verscherping Aug budgethoudersregeling APK s verbeteren 1 e aanzet 4.3 posten Aug, apk s producten januari 2010 Maatwerk rol financieel Continue proces consulenten bezuinigingsmaatregelen Aug voor 2010 ev FUWA infobijeenkomst Juni Indelingsformulieren September-oktober Opstart waardering Na bespreking indelingsformulieren met Organisatiebrede communicatie over organisatiemodel/dvc Opstart e-dienstverlening; plan van aanpak Quick wins deregulering sessie met raadsleden BAG/GBA/WABO en Wet Elektronische Bekendmaking(DIV) bouwen aan het op orde brengen van beheer medewerkers Okt Aug Dec Okt Sept Continue proces, vloeit over in e-dienstverlening (plan van aanpak) MO-medewerkers CC MO en medewerkers CC MO en medewerkers MO MO/PUZA Extern projectleider (via subsidieregeling)en MO BO BO Voor deze fase van de projecten zijn geen extra financiële middelen noodzakelijk. Financiering vindt plaats uit reeds beschikbaar gestelde budgetten (oa. raadsbesluit december 2008). Voor de uitvoering van een aantal zaken zijn op termijn naar verwachting wel extra budgetten nodig. Doorzetting van het Dienstverleningsconcept. Het concept wordt fasegewijs ingevoerd. Teneinde inzicht te krijgen in de stand van zaken is door het management van de afdeling publiekszaken in januari met behulp van het INK managementmodel een quick scan op de bedrijfsvoering van de afdeling publiekszaken uitgevoerd. De resultaten daarvan zijn leidend geweest om in prioriteit te geven aan het op orde brengen van een aantal beheerszaken en de eerder beschreven processen (ist) met betrekking tot de bijhouding van de GBA te herontwerpen (soll) en de balieprocessen te optimaliseren. In het 2e halfjaar wordt gewerkt aan het verbeteren van het telefoonproces. In de programmabegroting worden prestatie-indicatoren vastgesteld. De prestaties zullen zowel in kwantitatief als in kwalitatief opzicht gemeten worden. 4

5 Met de implementatie van de GBA als basisadministratie voor alle gemeentelijke persoonsregistraties, de BAG als basisadministratie adressen en gebouwen en de invoering van de WABO wordt in het 2e halfjaar en in 2010 gewerkt aan het herontwerpen van alle processen die met deze registraties te maken hebben. Het procesherontwerp moet er voor burgers toe leiden dat persoons- en adresgegevens slechts eenmaal verstrekt hoeven te worden (administratieve lastenverlichting). Voor de gemeentelijke organisatie leidt dit tot eenduidige en eenmalige vastlegging van deze gegevens. In 2010 wordt eveneens gestart met de implementatie van de virtuele mid-office. Ook hier is een gefaseerde aanpak leidend. De mid-office vormt een belangrijke schakel tussen de frontoffice-processen via internet (elektronische dienstverlening) en de back-office systemen. Voor de doorontwikkeling van ons telefonisch informatiecentrum zoeken we in 2010 samenwerking met een of meer regiogemeenten voor het ontwikkelen van een kennissysteem en als opmaat naar de doorontwikkeling richting het Klantencontactcentrum gemeenten (KCC) De raad heeft in december 2008 extra budgetten voor de doorontwikkeling van PUZA gereserveerd. Hiermee kan vooralsnog worden volstaan. Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Burgemeester en wethouders van Stein De secretaris, De burgemeester, 5