Handleiding EPD CVRM Gebruik en transmurale werkwijze

Transcriptie

1 Handleiding EPD CVRM Gebruik en transmurale werkwijze

2 Mei 2013 Inhoudsopgave 1 Algemeen Contact Begeleiding implementatie vanuit Diamuraal Nieuwsbrief en EPD releases Doel van de pilot VRM Evaluaties uitgevoerd door Diamuraal Lege EPD s Praktijkorganisatie Werkwijze bij intake Tijdsplanning consulten Follow-up patiëntenafspraken (planfunctie EPD) Declaraties Functionaliteiten EPD intern, algemeen/ homepage Sneltoetsen en keuzevelden...7 Patiëntenlijst CVRM Een nieuwe patiënt aanmelden Werklijsten...9 Berichten, mailbox Berichten inbox Opstellen bericht (over een patiënt van de eigen organisatie) Indicatoren, rapportages en no-show BSN nummers controleren/invoeren Functionaliteiten EPD intern, EPD van de patiënt In gebruik nemen van een dossier Invoeren van controles Monitor Behandelplan Medicatiemodule Werklijst m.b.t. patiënt Index Toegang patiënt Functionaliteiten EPD extern (verwijzingen en consultatie s) Verwijzing naar de Diëtist Consultatie specialist

3 1 Algemeen 1.1 Contact Helpdesk Diamuraal: Tel: en Te bereiken op werkdagen van 8-17 uur. Website Diamuraal: Via menu item voor zorgverleners is veel informatie te vinden; Nieuwsbrieven, EPD-handleidingen, FAQ s en protocollen deel 1 en 2. In het menu-item van Portavita opstellen bericht kan een bericht met een vraag of opmerking betreffende een patiënt worden gestuurd naar de helpdesk van Diamuraal. Kies bij aan een andere organisatie, vul bij naam diamuraal (of een gedeelte hiervan) in. 1.2 Begeleiding implementatie vanuit Diamuraal Bij het instromen in de Diamuraal zorggroep VRM, wordt ondersteuning geboden. Er komt een medewerker van Diamuraal (intake functionaris) de praktijksituatie bespreken. Hierbij kunnen ook eventuele belemmeringen bij het instromen worden besproken. Er komt een ervaren POH in de praktijk om de werking van het EPD als instrument in de zorgverlening en de transmurale werkwijze uit te leggen, vragen te beantwoorden en waar nodig te adviseren. Deze begeleiding vindt plaats vlak na de start. Waar nodig kan deze begeleiding uitgebreid of herhaald worden. Zo nodig kan ook op een later moment POH begeleiding worden aangevraagd. Bijvoorbeeld voor de implementatie van het digitaal logboek. (Vaak is dit al geïmplementeerd in de eerste 6 maanden) Alle begeleiding tijdens de implementatie is kosteloos. 1.3 Nieuwsbrief en EPD releases De praktijk ontvangt via het opgegeven adres de nieuwsbrief en informatie over EPD releases. Veel informatie is te vinden op de website

4 1.4 Doel van de pilot VRM Het doel van de pilot is om de patiënten met verhoogd cardiovasculair risico in de praktijk in kaart te brengen en te gaan vervolgen en behandelen conform de NHG richtlijn Cardiovasculair risicomanagement. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire preventie. Inclusiecriteria: Alle patiënten uit de categorie secundaire preventie Patiënten uit de categorie primaire preventie indien het cardiovasculair risico volgens de NHG risicotabel >20% bedraagt. Patiënten uit de categorie primaire preventie, waarbij het risico tussen de 10-20% bedraagt, en waarbij tevens additionele risicofactoren in het spel zijn, en wel 2 of meer mild risico verhogende factoren of 1 of meer ernstig risico verhogende factoren. Exclusiecriterium: Patiënten met diabetes mellitus. Deze zitten reeds in het DM ketenzorgprotocol. Patiënten die deelnemen aan de studie van een poly pil (Julius Centrum Utrecht) 1.5 Evaluaties uitgevoerd door Diamuraal Tijdens de pilot zal Stichting Diamuraal de praktijken volgen om het verloop van het proces en de uitkomsten te monitoren. 1.6 Lege EPD s Aan het eind van de pilot (na 4 kwartalen) controleert de stichting Diamuraal welke patiënten volledig gescreend zijn. Een volledige screening bestaat uit volledig invullen van een jaarcontrole inclusief jaarlab. Daarbij is vast komen te staan of het om een patiënt met secundaire preventie of primaire preventie gaat. In het geval van primaire preventie is de risicoscore vastgelegd. De oorspronkelijke risicoscore is tevens vastgelegd. Bij non-respondenten moet worden vastgelegd waarom de patiënt niet is gezien. Noteer de reden bij het tab-blad no show in een tussentijdse controle. In het scherm Overzicht, tab-blad onderzoeken onder het kopje Fase, komt geannuleerd te staan. Het EPD blijft (voorlopig) open. Voor meer informatie hierover raadpleeg het Diamuraal Protocol VRM deel 1. Een overzicht van het aantal no shows wordt getoond door in Overzichten (home-page) op no show te klikken. De controle op non-respons kan ook worden uitgevoerd door vanuit de homepage bij Overzichten, op achtereenvolgens Rapportages, CVRM, Proces te klikken

5 2 Praktijkorganisatie Handleiding Pilot CVRM EPD 2.1 Werkwijze bij intake In tegenstelling tot bij Diabetes Mellitus is bij VRM in het EPD geen aparte intakemogelijkheid. Het de 1 e keer invullen van een jaarcontrole leidt tevens tot de intake. Door de jaarcontrole volledig in te vullen wordt duidelijk of het een patiënt betreft uit de categorie secundaire preventie, dan wel primaire preventie. Dit wordt zichtbaar in het monitorscherm en boven in de gele balk achter de patiënt naam. In het geval van primaire preventie wordt tevens de risicoscore getoond. In het monitorscherm is onder het tabblad Risicoprofiel zichtbaar hoe de score tot stand gekomen is. Tevens zijn historische waarden zichtbaar, indien er meerdere scores ingevuld zijn. Omdat de meeste patiënten reeds behandeld zijn, zal de risicoscore per definitie lager zijn dan op het moment dat de behandeling ingesteld werd. Belangrijk: Om te bepalen of de patiënt in het VRM zorgprotocol mag worden geïncludeerd, wordt in het HIS van de patiënt gekeken op welke argumenten (tensie, Chol/HDL ratio en roken/niet roken) de behandeling destijds is ingesteld. Deze waarden worden via Index, Let op dat met de pijltjestoets in dit geval score voor inclusie wordt gekozen!! Daarbij wordt de huidige leeftijd gebruikt. Indien hoger dan 20% is dit voldoende. Indien 10-20% moet bekeken of er additionele risicofactoren in het spel zijn Nu komt het: blijkt het risico met historische waarden alsnog onder de 10% uit, of tussen de 10-20% zonder additionele risicofactoren, zou de patiënt in principe uit het VRM zorgprotocol moeten. Er vindt echter behandeling plaats. Immers, de patiënt is geïncludeerd op basis van medicatiegebruik. De aanbevolen werkwijze is als volgt: bij gebruik antihypertensiva en/of cholesterolverlagers staak deze medicamenten één voor één en controleer eens per 3 maanden. Blijft het risico onder de 10% resp % zonder additionele risicofactoren staak dan uiteindelijk de behandeling, en daarmee ook het zorgprotocol. 2.2 Tijdsplanning consulten Adviesplanning vanuit Diamuraal: 30 min. voor eerste jaarcontrole / intake 20 min. voor volgende jaarcontroles 10 min voor tussentijdse controle Het is aan te raden de eigen planning van controles te handhaven. Veel praktijken zien bijvoorbeeld de patiënt voor een jaarcontrole rondom zijn/haar verjaardag

6 2.3 Follow-up patiëntenafspraken (planfunctie EPD) Het EPD biedt de mogelijkheid om zorgactiviteiten te plannen. Wanneer de jaarcontrole wordt gepland in het patiëntendossier, verschijnt deze op de werklijst van alle activiteiten (homepage) op het moment dat in de planning aangegeven is. Wanneer het EPD van de patiënt wordt geopend ziet u in het menu-item monitor de uitgevoerde en geplande controles. In alle werklijsten, op de homepage en in het dossier van de patiënt, worden in de toekomst geplande activiteiten zichtbaar door een vinkje te zetten bij: Toon in de toekomst geplande activiteiten. 2.4 Declaraties Na het instromen in de pilot CVRM, verandert niets in de manier waarop wordt gedeclareerd. Zorg geleverd door de POH wordt blijft vergoed worden vanuit de POH financiering. Indien de arts controles verricht mogen deze gewoon als consulten gedeclareerd worden. Eventuele 24 uurs bloeddrukmetingen worden als M&I verrichting gedeclareerd. Zie voor informatie over het koptarief Protocol CVRM deel 1. Voorwaarden voor uitbetaling bonus Inclusie patiënt Patiëntgegevens worden aangeleverd op basis van een uitdraai uit het HIS op medicatie tegen hoge bloeddruk en/of verhoogd LDL, alsook antistolling. De huisarts krijgt een vergoeding voor elke geïncludeerde patiënt mits op 1 oktober 2013: 1. De patiënt conform de richtlijnen van het protocol onder de doelgroep CVRM valt (zie protocol) 2. Minimaal één jaarcontrole is ingevoerd 3. De indicatoren van ZiZo dataset zijn ingevoerd (minder dan 12 maanden geleden bepaald): a. Bloeddruk b. Rookstatus c. BMI d. Beweging e. Familie anamnese f. Voedingsgewoonte g. Alcoholgebruik h. Bloedglucose i. LDL-cholesterol Betaling De huisarts krijgt het bedrag van 60 euro per geïncludeerde patiënt, waar de voorwaarde 1 en 2 verplicht zijn en 3 wordt berekend in een totaalpercentage van alle geïncludeerde patiënten. Voorbeeld: de praktijk is gestart met 120 patiënten die voldoen aan de voorwaarden voor inclusie. Bij 90 patiënten is een jaarcontrole ingevoerd en de indicatoren zijn bij deze patiënten voor 80% gevuld. De huisarts ontvangt aan een totaal bedrag van 80% van 90 x 60 euro = 4320 euro. Voorschot De huisarts ontvangt eind 2012 een voorschot van 20 euro per patiënt hetgeen verrekend zal worden met de bonus. Indien er geen recht op een bonus is dan zal dit verrekend worden met de inkomsten van de overige ketens. Overige voorwaarden: Vóór 1 oktober 2013 hebben 1. Alle huisartsen en POH s hebben de CVRM scholing gevolgd 2. Alle POH s hebben de opleiding motiverende gesprekstechnieken gevolgd - 6 -

7 3 Functionaliteiten EPD intern, algemeen/ homepage ALGEMEEN 3.1 Sneltoetsen en keuzevelden Tab Shift + Tab Alt + Tab F11 F5 De plaats van de cursor 1 positie vooruit De plaats van de cursor 1 positie terug Wisselen tussen verschillende vensters of programma s in Windows (handig bij kopieerwerk) Maximaal leesvenster zonder navigatieknoppen in Internet Explorer (nogmaals F11 voor normale weergave) Vernieuwt het scherm, dit kan werken wanneer een scherm blijft hangen of bij inlogproblemen. Reeds ingevoerde gegevens worden echter NIET opnieuw geladen. In plaats van op de knop Enter te klikken kun je (in bijna alle velden) ook de Entertoets gebruiken. Bij invoervelden met een? moet altijd de tab- toets en niet de enter- toets worden gebruikt De datum kan ingevoerd worden zonder koppelteken dus bijvoorbeeld: wordt na Tab of Enter automatisch Bij een datum kun je ook letters gebruiken zoals v (vandaag), m (morgen), -1 (gisteren),10d (over tien dagen) enz. In veel keuzevelden volstaat het intypen van bijv. r voor rechts, n voor nee enz. Met de Tab toets wordt het volgende veld (Shift- Tab is een veld terug) geselecteerd. De keuzeletter wordt onderstreept weergegeven. Gebruik indien mogelijk de navigatieteksten in het scherm, het gebruik van de pijltjestoetsen in de internet browser kan resulteren in een foutmelding. In alle werklijsten, op de homepage en in het dossier van de patiënt, worden in de toekomst geplande activiteiten zichtbaar door een vinkje te zetten bij: Toon in de toekomst geplande activiteiten

8 HOMEPAGE Patiënten 3.2 Patiëntenlijst CVRM Hier wordt een overzicht gegeven van de patiënten die door de huisartsenpraktijk zijn aangemeld voor deelname aan de Pilot CVRM. Door op de naam van de patiënt te klikken, wordt haar/zijn EPD geopend. Het is handiger de optie snel zoeken te gebruiken en hier de naam of geboortedatum van de patiënt in te typen om het EPD van de patiënt te openen. (De lijst Extern, huisartsenpraktijk bevat bij CVRM geen patiënten) 3.3 Een nieuwe patiënt aanmelden Een nieuwe patiënt wordt via het menu-item aanmelden patiënt ingevoerd, kies CVRM. Gebruik hier alleen de geboortedatum en zoek in het verkregen overzicht naar de naam van de patiënt. Dit om te voorkomen dat de patiënt al een COPD EPD heeft en dat dubbele dossiers ontstaan. Wanneer de naam niet in de lijst voorkomt kan een nieuw dossier worden aangemaakt

9 Taken 3.4 Werklijsten Op de homepage worden 4 werklijsten getoond. In de praktijk wordt van twee werklijsten gebruik gemaakt, te weten: werklijst van alle activiteiten en werklijst mijn activiteiten. Deze werklijst(en) dienen elke werkdag te worden bekeken. Op deze werklijsten staan: o Jaarcontroles die door de huisarts moeten worden geaccordeerd o Geplande controles o Rapportages van diëtistenbegeleiding Hier zal op (korte) termijn ook de antwoorden op aangevraagde consultaties door internist - nefroloog, cardioloog of neuroloog terug te zien zijn. In alle werklijsten, op de homepage en in het dossier van de patiënt, worden in de toekomst geplande activiteiten zichtbaar door een vinkje te zetten bij: Toon in de toekomst geplande activiteiten. 3.5 Berichten, mailbox Berichten inbox Binnengekomen berichten worden weergegeven in berichten inbox. Het advies is om de inbox iedere werkdag te bekijken. Het is van belang de patiënten duidelijk te vertellen dat het berichtenverkeer nooit gebruikt moet worden voor spoedeisende zaken Opstellen bericht (over een patiënt van de eigen organisatie) Aan wie wordt het bericht gestuurd? Kies voor Patiënt met digitaal logboek of Een andere organisatie. Vul bij naam geadresseerde, de naam van de patiënt of bij een andere organisatie bijvoorbeeld de diëtist in. Bij een bericht aan Een andere organisatie wordt vervolgens de naam van de betreffende patiënt ingevuld. Geef bij onderwerp aan waarover het bericht gaat. Bij het vakje uw bericht wordt de vraag of melding ingevoerd. Het bericht wordt verstuurd door op Enter te klikken

10 Overzichten 3.6 Indicatoren, rapportages en no-show Het menu item indicatoren geeft een overzicht hoe de praktijk zich verhoudt in een vergelijking met alle praktijken binnen zorggroep Diamuraal. Het item (managment) rapportages toont: o Het proces: hoe verloopt het zorgproces. Hebben de controle(s) die binnen een jaar moet(en) zijn uitgevoerd, ook echt plaatsgevonden? Ook wordt het aantal contacten het laatste jaar getoond. o Uitkomsten: er wordt een overzicht gegeven van de behaalde resultaten, betreffende Hba1c, LDL,Triglyceride, Bloeddruk, MDRD, Cockcroft en BMI. De data worden elke maand geactualiseerd. Deze items geven pas na 6-12 maanden gebruik van het EPD zinvolle management informatie. 3.7 BSN nummers controleren/invoeren Via labkoppeling, management informatie is o.a. een overzicht op te vragen van patiënten, bij wie geen BSN nummer is ingevoerd en/of waarbij het BSN nummer niet geverifieerd is. (Het is verplicht om dit bij elke patiënt in te vullen)

11 Functionaliteiten EPD intern, EPD van de patiënt 3.8 In gebruik nemen van een dossier De historie van lab uitslagen (laatste 2 jaar) is in principe al door de helpdesk van Diamuraal geïmporteerd via het menu-item Importeren labuitslagen. Mocht deze uitslagen ontbreken, kunnen ze op dezelfde wijze als bij DM worden geïmporteerd Invoeren van controles Op het moment dat een controle is geopend, is het mogelijk om eerder ingevoerde gegevens te bekijken, door rechts boven in het dossier op Monitor te klikken. Bij een jaarcontrole altijd eerst ja aan klikken bij de vraag: Klachten en symptomen in het tab-blad Ananmese. Op deze wijze worden alle vragen getoond, die bij jaarcontrole volgens het protocol moeten worden gesteld. Pas als alle vragen met nee worden beantwoord, verander je ja in nee (het vakje klapt weer in). In het EPD van de patiënt wordt een geplande controle geopend via het menu item Werklijst m.b.t. patiënt. Bij het tab-blad Afronding consult worden de interventies die zijn geregistreerd in het tabblad Risicofactoren overgenomen bij het klikken op Samenvatting Gebruik afronding consult verder op dezelfde manier als de P- regel (SOEP) in het HIS. Het menu-item Monitor, tab-blad Behandeling, laat onder het kopje Toevoegen / Raadplegen behandelbeleid deze afrondingen als een overzicht zien

12 3.10 Monitor Het menu item monitor geeft een totaaloverzicht van de metingen uit de controles en labonderzoeken en is opgebouwd uit verschillende tab-bladen, te weten: Behandeling, Laboratorium, ECG, enkel/arm index, 24-uurs bloeddrukmeting, risicoprofiel, lichamelijk onderzoek en logboek. Er wordt een overzicht gegeven van, Indicatie, Interventies, Behandelbeleid, Medicatie en uitgevoerde/geplande behandelingen. Er wordt een Automatisch behandeladvies getoond. Bij Toevoegen / Raadplegen behandelbeleid wordt een overzicht op volgorde van datum gegeven van de toelichting bij afronding consult. De transmurale samenwerking is gebaat bij een goed gebruik hiervan. Door op Toevoegen / Raadplegen behandelbeleid te klikken is het mogelijk om later (na het afsluiten van het consult) een toevoeging de doen. Deze kan echter niet meer worden verwijderd. Alle afrondingen zijn voluit boven elkaar leesbaar. Mocht een patiënt verhuizen naar een huisarts, die niet met Diamuraal werkt, is het in sommige gevallen handig om dit overzicht te printen. Een onderdeel van het monitorscherm vormt de Memo. Naast het (vooralsnog tijdelijke) gebruik van dit veld voor het noteren van het historische risico kan het Memoveld worden gebruikt voor aandachtspunten die elke controle weer van belang zijn. Hier wordt vóór een patiënt verwezen wordt, de relevante historie als ook eventuele allergieën en contra-indicaties vermeld. (De memo is voor de patiënt in het digitaal logboek niet te lezen) Behandelplan Bij een verhuizing wordt het EPD gestaakt, tenzij de nieuwe huisarts ook in Diamuraal werkt. Dan kan het dossier overgedragen worden aan de nieuwe huisarts. Het EPD dient ook gestaakt te worden op het moment dat een patiënt is overleden of er sprake is van een overdracht naar de tweede lijn Medicatiemodule Gebruik van deze module geeft een overzicht van de medicatie. Aanpassingen van de medicatie in het HIS worden niet automatisch in het Portavita EPD verwerkt Het invullen van deze module is alleen verplicht bij consulteren van de specialist. In elke jaarcontrole of tussentijdse controle kan bij het tab-blad medicatie op groepsniveau ingevuld worden welke soort(en) antihypertensiva, bloedverdunnende middelen of lipidenverlagende middelen een patiënt gebruikt Werklijst m.b.t. patiënt Vanuit de werklijst m.b.t. patiënt wordt een geplande, gepauzeerde of doorgegeven controle geopend

13 3.14 Index Via de menu optie index kunnen losse observaties worden ingevoerd. In de eerstvolgende release zal het mogelijk zijn in de index de zogenaamde historische waarden van Chol/HDL ratio en tensie in te voeren, op basis waarvan destijds de behandeling is gestart. Deze historische waarde wordt vervolgens blijvend getoond in het Monitorscherm onder het tabblad Risicoprofiel Toegang patiënt De patiënt kan door middel van een eigen inlogaccount toegang krijgen tot het Digitaal Logboek. Hiervoor zijn aanvraagformulieren op de website bij Diamuraal beschikbaar. Het aanvraagformulier dient, ondertekend door de zorgverlener, aan de patiënt meegegeven te worden. De zorgverlener heeft geen toegang tot het Digitaal Logboek van de patiënt. Het digitaal logboek is de plek waar het individueel zorgplan van de patiënt beschreven wordt. Bij VRM zorg wordt dit als een belangrijk deel van het zelfmanagement van de patiënt beschouwd. Daar wordt beschreven wat de behandeldoelen zijn, en waar de patiënt aan wil werken. Meer nog dan bij DM wordt aanbevolen aan alle patiënten tijdens de intake een inlogaccount aan te bieden. Het digitaal logboek biedt aan patiënten die het willen en kunnen, de mogelijkheid zelf hun dossier in te zien, In het digitaal logboek patiënt worden de afspraken getoond die bij het tabblad Risicofactoren in het EPD zijn besproken en geregistreerd tijdens een controle. Ook kan de patiënt de lab uitslagen inzien. De stichting Diamuraal verzorgt trainingen voor patiënten die dit nodig hebben om met de computer/software overweg te kunnen. Deze cursus is kosteloos. Inschrijven kan via Het is mogelijk om in de praktijk extra POH begeleiding te krijgen voordat de patiënten toegang krijgen tot het digitale logboek

14 4 Functionaliteiten EPD extern (verwijzingen en consultaties) 4.1 Verwijzing naar de Diëtist Een voedingsadvies (door de diëtist) wordt aangevraagd in het dossier van de patiënt, via het menu-item Voedingsadvies. Geef de reden van de aanvraag aan. Voer een gewenste datum in. Meestal kan bij een aanvraag voor dieetadvies de automatisch ingevulde datum blijven staan. Kies voor aanvragen bij een Organisatie van Diamuraal Eemland. Vul die + Tab in. Vervolgens kan uit het overzicht worden gekozen voor een van de aangesloten diëtistenorganisaties. De patiënt wordt door de uitvoerende organisatie opgeroepen omstreeks de aangevraagde datum Indien een praktijk met een diëtiste samenwerkt, die nog geen contract heeft met Stichting Diamuraal, kan de diëtiste zich wenden tot het Diamuraal Bureau om een eventueel contract te bespreken. 4.2 Consultatie specialist Het EPD biedt (in de nabije toekomst) de huisarts de mogelijkheid om een consultatie bij de Internist-nefroloog/cardioloog/neuroloog aan te vragen zonder daarbij het hoofdbehandelaarschap te staken. Een advies door de Internist-nefroloog/cardioloog/neuroloog wordt aangevraagd in het dossier van de patiënt, middels het menu-item Consultatie spec.. Geef de reden van consultatie aan: Vul de vraagstelling in. Geef hierbij voldoende achtergrondinformatie. Vat de gegevens samen die in een gewone papieren verwijzing zouden worden vermeld. Bij een consultatie moet de relevante medicatie worden gecommuniceerd. Ook moeten eventuele allergieën en contraindicatie in memo worden vermeld Bij een consultatieaanvraag kan de automatisch ingevulde datum blijven staan. Kies voor aanvragen bij een Organisatie van Diamuraal Eemland. Kies vervolgens betreffende specialisme(internist-nefroloog/cardioloog/neuroloog. De patiënt wordt bij dit traject niet opgeroepen, via het EPD wordt een advies gegeven door Internist-nefroloog/cardioloog/neuroloog